CODE OF CONDUCT

CODE OF CONDUCT

2 / CODE OF CONDUCT

00 Sadržaj

CODE OF CONDUCT / 3

01 UVOD

Vizija, misija, vrijednosti PHOENIX Farmacije................................................................... 5

02 DJELATNICI I RADNO OKRUŽENJE

Što se očekuje od djelatnika PHOENIX Farmacije?........................................................... 7Zapošljavanje ...................................................................................................................... 7Profesionalni i osobni razvoj ............................................................................................. 8Pravilno navođenje naziva i loga kompanije ..................................................................... 8Business dress code .......................................................................................................... 8Radno okruženje ................................................................................................................ 8Zdravstvena zaštita, sigurnost, bolovanje ......................................................................... 9Droga, alkohol, pušenje ..................................................................................................... 9Osiguranje .......................................................................................................................... 9

03 KUPCI, DOBAVLJAČI I KONKURENCIJA

Doprinos uspjehu naših kupaca i dobavljača................................................................... 11Poštivanje konkurenata ................................................................................................... 11Primanje poklona ............................................................................................................. 11Sukob interesa .................................................................................................................. 11

04 INFORMIRANJE

Pravo na informaciju ........................................................................................................ 13Pravo na zaštitu osobnih podataka ................................................................................. 13Tajni podaci ....................................................................................................................... 13

05 DRUŠTVENA ODGOVORNOST TVRTKE

Političko djelovanje .......................................................................................................... 15Svijest o zaštiti okoliša ..................................................................................................... 15Podržavanje humanitarnih akcija .................................................................................... 15Korupcija ........................................................................................................................... 15

4 / CODE OF CONDUCT

01 Uvod

CODE OF CONDUCT / 5

PHOENIX Farmacija d.d. jedna je od vodećih veledrogerija u Hrvatskoj. Dio je europske korporacije PHOENIX Group sa sjedištem u Mannheimu, u Njemačkoj.Respektabilnu reputaciju koju ima godinama, grade njezini djelatnici i management. Kroz niz svakodnevnih situacija poslovanje ide svojim sigurnim tijekom na zadovoljstvo poslovnih partnera i djelatnika.Code of conduct sastavljen je kako bi podržao svoje djelatnike u održavanju i razvijanju reputacije i procesa PHOENIX Farmacije te tako gradio korporativnu kulturu koja će biti ugodna njima i vidljiva izvana. Teško je uvijek u svemu ispravno postupati i biti svjestan posljedica svakog djelovanja. Želimo istaknuti kako je bitna namjera i smjer u kojemu se želimo kretati kao kompanija. Želimo pomoći u održavanju kontinuiteta dobrih odnosa i razumijevanja između djelatnika i managementa kako bi svi zajedno ostvarili svoje osobne ciljeve, ciljeve tvrtke i njezinih vlasnika.

Vizija, misija, vrijednosti

VIzIJA

Naša osnovna djelatnost je trgovina lijekovima i medicinskim proizvodima. Visoko smo efikasna i organizirana tvrtka koja je kvalitetan i pouzdan partner svojim kupcima i dobavljačima. Svoju poziciju na tržištu jačamo proširujući usluge izvan veledrogerijskog poslovanja osiguravajući tako našim partnerima cjelovitu uslugu.

MISIJA

Doprinosimo uspjehu naših kupaca, zalažemo se za ciljani orijentirani rast, upravljanje troškovima i stvaranje novih vrijednosti.S našim kupcima dijelimo isti temeljni cilj: zdravlje i dobrobit pacijenata.Naše komparativne prednosti su naši pouzdani i vrijedni djelatnici, učinkovite strukture i procesi te snaga provođenja ideja u djelo.Naš uspjeh ovisi o kvaliteti usluge koju pružamo.

VRIJEDNOSTI

Vrijednosti koje njegujemo u skladu su s našom vizijom i misijom. Posvećeni smo uspjehu naših kupaca. Stvarajući vrijednost za kupca, ostvarujemo naš cilj koji nam omogućava razvoj i rast na osobnoj i korporativnoj razini.Prema sebi i svojoj okolini postupamo etično. Jasno nam je da su svi procesi i zaposleni u procesima međusobno povezani i ovise jedni o drugima. S drugima gradimo povjerenje i imamo otvorenu komunikaciju.Stvaramo novu vrijednost.

6 / CODE OF CONDUCT

02 Djelatnici i radno okruženje

CODE OF CONDUCT / 7

Što se očekuje od djelatnika PHOENIX Farmacije?Code of conduct predstavlja standarde ponašanja djelatnika PHOENIX Farmacije.Menadžeri tvrtke imaju odgovornost biti uzori svojim djelatnicima. Njihov je zadatak voditi svoje timove, razvijati ih i podržavati. Na tom putu bi se trebali pridržavati Smjernica rukovođenja PHOENIX Grupe i Code of conducta. U svom radu djelatnici trebaju biti svjesni da u svakom trenutku predstavljaju tvrtku i odgovorni su za njezin imidž. Prema suradnicima, kupcima i dobavljačima postupa se s poštovanjem. Code of conduct ne može pokriti sva ponašanja i područja djelovanja, pa se zato prilikom donošenja određenih odluka i reakcija trebamo zapitati:Postupamo li etično?Mogu li ja ovo objasniti obitelji i prijateljima?Što bi se dogodilo da se ovo pojavi u novinama?Promišljanjem i organizacijom možemo jako utjecati na događaje koje očekujemo i na ciljeve koje planiramo ostvariti. Ako predviđamo, smanjit ćemo mogućnost nastanka problema.Kada smo svjesni svojih postupaka i želimo postupati po načelima ispravnosti, možemo biti sigurni da ćemo rjeđe upadati u probleme.Uvijek se o bitnim stvarima možemo savjetovati s prvim nadređenim. Ako se dogodi situacija koju ne možemo riješiti unutar svog odjela, poželjno je javiti se u Odjel općih, pravnih i kadrovskih poslova.Za svaku nedopuštenu radnju unutar organizacije nadležan je Odjel općih, pravnih i kadrovskih poslova.

zapošljavanjeNovi djelatnici zapošljavaju se kad je u organizaciji nastala potreba - zbog povećanja obujma posla, novih potreba za specijalstima u procesu rada, zbog fluktuacije ili strateškog otvaranja novih segmenata poslovanja.Voditelji i direktori predlažu, a Uprava Društva odobrava pokretanje procesa regrutacije novih djelatnika.Odjel općih, pravnih i kadrovskih poslova pokreće i vodi proces regrutacije usaglašavajući se s voditeljima i direktorima odjela za koji je odobren proces.U vođenju procesa glavna nit vodilja je naći djelatnika koji posjeduje tražene kompetencije, ali i osobnost koja će se uklopiti u socijološko okruženje te da materijalna kompenzacija bude u skladu s odobrenim mogućnostima PHOENIX Farmacije.Prednost u zapošljavanju na nova radna mjesta imaju djelatnici PHOENIX Farmacije.Novi djelatnik na radnom mjestu najprije prolazi obuku, upoznaje radnu okolinu, organizacijsku strukturu kao i ovaj dokument. Voditelj/direktor odjela zadužen je za provedbu navedenih dužnosti u čemu mu može biti na usluzi i Odjel općih, pravnih i kadrovskih poslova.

8 / CODE OF CONDUCT

Profesionalni i osobni razvojPozivamo naše djelatnike da budu otvoreni prema učenju i usvajanju novih vještina. Procesi i usluge na tržištu stalno se usavršavaju i optimiziraju, stvarajući okruženje i svijest o potrebi kontinuiranog učenja kako bismo kao kompanija ostali konkurentni. PHOENIX Farmacija kontinuirano podržava i potiče profesionalni i osobni razvoj djelatnika kroz interne ili eksterne edukacije, coaching i savjetovanja.Nastojimo prepoznati ambiciozne i vrijedne djelatnike koji se ističu te ih dalje obrazovati i razvijati.

Pravilno navođenje naziva i loga kompanijeKod navođenja imena kompanije, PHOENIX Farmacija d.d., PHOENIX se piše velikim tiskanim slovima, dok se Farmacija piše malim tiskanim slovima, osim prvog početnog slova. Logo PHOENIX Farmacije obvezno se koristi u boji Pantone 334 na bijeloj podlozi. Ako se ne koriste boje, logo se primjenjuje u crnoj boji. Logo se ne smije modificirati ni na koji način.

Business dress codeBusiness dress code označava standardizirana pravila odijevanja u radnom okruženju.Svaki zaposlenik bez obzira na to na kojem mjestu radi, svojom pojavom i ponašanjem u javnom prostoru mora ostavljati pozitivan dojam na druge ljude. Njegovani izgled i urednost zaposlenika doprinose povjerenju stranaka i poslovnih partnera prema tvrtki. Time se izražava pozitivan odnos zaposlenika prema poslu kojim se bavi, ali i poštovanje prema suradnicima i poslovnim partnerima.Odjeća bi se trebala prilagoditi statusu i prigodi, vrsti posla, godinama, sezoni, dobu dana, kulturološkoj sredini i tjelesnim predispozicijama kao bitan činitelj u stvaranju prvog dojma, a potom i imidža. Imidž pojedinca sukreira imidž poduzeća.Djelatnici za čija je radna mjesta propisana radna odjeća, obvezni su nositi je i brinuti se o njezinoj čistoći. Pažljivom brigom onemogućiti oštećivanje radne odjeće.

Radno okruženjePHOENIX Farmacija potiče poštovanje među zaposlenima i princip istih mogućnosti. Svaki djelatnik zavređuje jednake uvjete i mogućnosti bez obzira na spol, godine, religiju, rasu, seksualnu orijentaciju, nacionalnu ili etničku pripadnost.Nije prihvatljiv nikakav vid diskriminacije što uključuje i dvosmislene seksualne primjedbe, isticanje i ismijavanje nečijih osobnih karakteristika, podrijetla i sl., sve zbog čega bi se bilo koji djelatnik osjećao loše u svom okruženju.Osobno dostojanstvo i poštovanje trebaju biti osnovne karakteristike radnog okruženja.

CODE OF CONDUCT / 9

zdravstvena zaštita, sigurnost, bolovanjePHOENIX Farmacija djeluje u skladu sa zakonima RH i gospodari u duhu dobrog gospodarstvenika te se dodatno brine za zdravlje i sigurnost svojih djelatnika i podupire ih u liječenju prema odredbama iz Kolektivnog ugovora, Zakona o zaštiti na radu i šire u skladu s mogućnostima koje odobrava Uprava Društva.Svi poslovni centri i njihovo vodstvo osiguravaju pravovremeno obavještavanje u slučaju nezgoda na radu u skladu sa zahtjevima regulatornih tijela i PHOENIX Farmacije.Da bi se spriječilo ponavljanje nezgoda na radu, moraju biti poduzete primjerene mjere te prikupljene i razmijenjene relevantne informacije.Sve nezgode ili štetni događaji koji mogu imati posljedice po zdravlje ljudi, okoliša ili obavljanje posla moraju biti istraženi.Djelatnici imaju obvezu prijaviti svoj izostanak s posla zbog bolesti, nezgode ili više sile čim je moguće, prije početka ili tijekom radnog dana kada djelatnik ne dođe na svoje radno mjesto. Liječnici izdaju potvrdu o početku bolovanja koju djelatnik treba predati poslodavcu čim bolovanje nastupi. Nakon prestanka bolovanja, a najkasnije krajem mjeseca za tekući mjesec, djelatnik treba dostaviti doznaku o bolovanju.Tijekom sezone prehlada i gripa djelatnici se mole da se pridržavaju higijenskih propisa dezinfekcije ruku te da koriste bolovanje kada su inficirani kako se bolest ne bi dalje širila.

Droga, alkohol, pušenjeNajstrože se zabranjuje konzumacija ilegalnih droga tijekom radnog vremena. Zabranjeno je i konzumiranje alkohola, osim kad to iznimno dopuste direktori Društva.Konzumacijom droga i alkohola mogu se prouzrokovati štete u procesu rada ili narušiti ugled tvrtke te povrijediti Zakon o zaštiti na radu.Pušenje na radnom mjestu nije dopušteno. Dopušteno je samo u prostorijama označenima za pušenje. Ako ne postoje prostori za pušenje, poslodavac nalaže da se puši izvan objekta Društva.Ako povrijede ove odredbe, djelatnici snose odgovornost i moguću štetu.

OsiguranjeSvi djelatnici PHOENIX Farmacije osigurani su policom osiguranja od nezgode 24 sata. I tijekom radnog vremena i u slobodno vrijeme pokrivene su sve situacije mogućih nezgoda. Ako dođe do nezgode, djelatnici imaju pravo koristiti benefite sklopljene police osiguranja. Nakon liječenja trebaju dostaviti kopije medicinske dokumentacije u Odjel općih, pravnih i kadrovskih poslova. Točna definicija nezgode i prava po polici osiguranja nalaze se uz policu sklopljenu za određenu godinu.

10 / CODE OF CONDUCT 10 / CODE OF CONDUCT

03 Kupci, dobavljači i konkurencija

CODE OF CONDUCT / 11

Doprinos uspjehu naših kupaca i dobavljačaPHOENIX Farmacija osigurava sigurnu, brzu i kvalitetnu dostavu lijekova i medicinskih proizvoda svojim kupcima.Skladišta za čuvanje proizvoda i prijevozna sredstva opremljena su prema propisanim standardima i postoji osigurano praćenje njihove kvalitete.Osoblje koje radi u poslovnom procesu adekvatno je educirano po pitanju profesionalnosti, zaštite na radu i protupožarne zaštite.Svojim stavom prema poslu osiguravamo uspjeh naših poslovnih partnera i uspjeh naše tvrtke.

Poštivanje konkurenataSvoje komparativne prednosti PHOENIX Farmacija mora stvarati i održavati u skladu sa svojim vrijednostima i zakonom dopuštenim sredstvima.Djelatnici PHOENIX Farmacije ne smiju davati lažne izjave ili prenositi loše informacije o konkurenciji.S konkurentima ne smijemo dijeliti informacije o cijenama, rabatima i o uvjetima prodaje, marketinškim planovima, profi tu, troškovima, klasifi kaciji i rejtingu kupaca.Takvo ponašanje smatralo bi se izdavanjem poslovne tajne.

Primanje poklonaPoslovne odluke donose se u korist PHOENIX Farmacije pri čemu treba biti izbjegnut sukob interesa u kojem bi osobna korist došla do izražaja.Dopušta se primanje poklona kada su oni prigodni i kada nisu skuplji od 500,00 kn. Putovanja ili događaje koje nude poslovni partneri, a uključuju noćenje ili boravak u inozemstvu, mora odobriti Uprava Društva.Nije dopušteno podmićivanje kojim se traži protuusluga od naših djelatnika.U slučaju da postoji dvojba prihvatiti ili ne određeni poklon, molimo da se djelatnik javi svom prvom nadređenom.

Sukob interesaSvi su djelatnici obvezni raditi u najboljem interesu za PHOENIX Farmaciju. Do sukoba interesa dolazi kad osobna veza ili poznanstvo ima utjecaj na PHOENIX Farmaciju ili kad djelatnik iskorištava svoju poziciju u tvrtki za osobni interes.Djelatnici moraju isključiti nastanak opisane mogućnosti.

12 / CODE OF CONDUCT

04 Informiranje

CODE OF CONDUCT / 13

Pravo na informacijuPravodobno, iscrpno međusobno informiranje predstavlja osnovu za uspješno vodstvo i suradnju. Menadžeri su dužni pravodobno informirati djelatnike o svim stvarima koje su za njih važne. Informacije se trebaju izmjenjivati stalno i osim osnovnih informacija, treba omogućiti informacije koje opisiju širi kontekst izvan okvira konkretnog radnog zadatka.Važni instrumenti za cjelovitu razmjenu informacija su kontinuirani feedback, redoviti sastanci djelatnika, skupštine, pismene informacije i časopisi.

Pravo na zaštitu osobnih podatakaPHOENIX Farmacija je kao poslodavac obvezan prikupljati i obrađivati osobne podatke zaposlenika te se kao takav, temeljem odredbi Zakona o zaštiti osobnih podataka, smatra voditeljem zbirke osobnih podataka. Osobni podaci se prikupljaju isključivo uz privolu zaposlenika te u slučajevima koji su propisani zakonom. Prikupljene osobne podatke PHOENIX Farmacija dužna je zaštititi od svake moguće zlouporabe. Osobni podaci se čuvaju u posebnim prostorijama u koje imaju pristup isključivo ovlaštene osobe te su pohranjeni u posebnim ormarima koji su za to namijenjeni. Osobne podatke obrađuju zaposlenici Odjela kadrovskih, pravnih i općih poslova koji su izričito upoznati s činjenicom da osobni podaci zaposlenika predstavljaju poslovnu tajnu te bi svako neovlašteno iznošenje osobnih podataka zaposlenika predstavljalo težu povredu obveze iz radnog odnosa. Također, u slučaju zlouporabe osobnih podataka zaposlenika, PHOENIX Farmacija snosi kaznenu odgovornost kao pravna osoba. Nadzor nad načinom na koji se osobni podaci prikupljaju i obrađuju obavlja Agencija za zaštitu osobnih podataka kao ovlašteno tijelo.

Tajni podaciZabranjeno je koristiti tajne podatke PHOENIX Farmacije za osobne ili svoje poslovne aktivnosti. Svi djelatnici obvezni su čuvati i štititi tajne podatke Društva. Kada netko od djelatnika napusti tvrtku, takva obveza ostaje.Uprava Društva odlučuje kada će koju informaciju prezentirati u javnosti. Djelatnici ne smiju razmjenjivati važne informacije putem društvenih mreža, npr. Facebooka.Tajna informacija je svaka informacija koja nije dostupna javnosti i ima vrijednost za PHOENIX Farmaciju bilo da je u pisanom, elektroničkom ili usmenom obliku. Primjeri tajnih podataka:

podaci o ugovornim obvezama PHOENIX Farmacije; podaci o uvjetima prodaje; planovi marketinga i strategija; osobni podaci zaposlenih; popis kupaca i dobavljača; podaci o primanjima i bonusima zaposlenika; podaci iz oblasti zaštite imovine i djelatnika.

PHOENIX Farmacija ne odobrava neovlašteno fotografiranje svoje imovine i procesa rada. Odobrenje za fotografiranje mogu dati direktori Društva.

14 / CODE OF CONDUCT

05 Društvena odgovornost tvrtke

CODE OF CONDUCT / 15

Političko djelovanjePHOENIX Farmacija zabranjuje političko djelovanje u svojim prostorima, distribuciju političkih promotivnih materijala i političko agitiranje.Djelatnici Društva za radnog vremena ne smiju pokretati ili sudjelovati u političkim akcijama.

Svijest o zaštiti okolišaJedan od ciljeva PHOENIX Farmacije je ekonomično korištenje prirodnih resursa i minimaliziranje utjecaja na okoliš. PHOENIX Farmacija kroz svoje dnevne aktivnosti vodi brigu o okolišu poglavito u područjima:

skladištenja robe i pakiranja narudžbi – upotreba ambalaže koja se može više puta koristiti; zbrinjavanja ambalažnog otpada - ambalažni otpad se odvaja u za to predviđene kontejnere i zbrinjava u skladu sa zakonskim propisima i normama o zbrinjavanju ambalažnog otpada.

Sav otpad (ambalažni i ostali) nastao dnevnim aktivnostima PHOENIX Farmacije zbrinjava se na način propisan zakonom.Svi zaposlenici dužni su svoj posao obaviti u skladu sa smjernicama PHOENIX Farmacije o zaštiti okoliša iznesene u ovom Code of Conductu. Pozivaju se djelatnici da se uključe u razvoj aktivnosti koje podržavaju zdravlje i sigurnost na radnom mjestu.

Podržavanje humanitarnih akcijaPHOENIX Farmacija podržava organizaciju humanitarnih akcija te u njima sudjeluje u skladu s mogućnostima koje potvrde članovi Uprave Društva.Pomoć bolesnim djelatnicima, djelatnicima koji su pretpjeli velike materijalne štete te pomoć obiteljima preminulih djelatnika regulirana je odredbama Kolektivnog ugovora.

KorupcijaKorumpiranim se smatra djelatnik koji nudi ili pristaje na davanje zatraženog mita kako bi korumpirana osoba činjenjem, nečinjenjem ili propuštanjem činjenja pomogla u ostvarivanju koristi za pojedine osobe ili skupine.PHOENIX Farmacija najstrože zabranjuje svojim djelatnicima sudjelovanje u korupciji.

Postupanje suprotno ovim odredbama smatrat će se povredom radnog odnosa.

Zagreb, prosinac 2011.

CODE OF CONDUCT