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Citrix ShareFile Die ShareFile Web App
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Inhaltsverzeichnis
Einleitung ................................................................................................................................................. 2
Was ist ShareFile? ................................................................................................................................ 2
1. Die Anmeldung .................................................................................................................................... 3
2. Die Benutzeroberfläche ....................................................................................................................... 4
2.1 Eigene Dateien & Ordner ........................................................................................................ 4
2.2 Freigegebene Ordner .............................................................................................................. 4
2.3 Favoritenordner....................................................................................................................... 5
2.4 Posteingang ............................................................................................................................. 5
2.5 Papierkorb ............................................................................................................................... 5
2.6 Dateibox .................................................................................................................................. 6
2.7 Dateiversionen und Notizen .................................................................................................... 6
2.8 Online-Preview und Miniaturansicht ...................................................................................... 8
2.9 Online-Dokumentenansicht .................................................................................................... 8
3. Datei- und Ordneroperationen ........................................................................................................... 9
3.1 Upload von Dateien ................................................................................................................. 9
3.2 Freigabe von Dateien und Ordnern ....................................................................................... 10
3.3 Anfordern von Dateien .......................................................................................................... 13
3.4 Berechtigungen vergeben ..................................................................................................... 16
4. Benutzerverwaltung .......................................................................................................................... 17
4.1 Clients verwalten ................................................................................................................... 17
4.2 Freigegebenes Adressbuch .................................................................................................... 19
4.3 Persönliches Adressbuch ....................................................................................................... 19
4.4 Verteilergruppen ................................................................................................................... 20
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Einleitung
Was ist ShareFile?
ShareFile by Citrix ist ein sicherer Dateisynchronisierungs- und -freigabeservice für
Unternehmen, der die Anforderungen der Anwender an mobiles Arbeiten und
Zusammenarbeit und die Datensicherheitsanforderungen des Unternehmens gleichermaßen
erfüllt.
Mit Hilfe von ShareFile können Dateien einfach und sicher auf unserem firmeneigenen
Cloudspeicher abgelegt, von verschiedenen Geräten und Plattformen abgerufen und mit
Kollegen der Mediengruppe RTL sowie externen Personen ausgetauscht werden.
Der Service besteht aus verschiedenen Clients und Apps:
Web App
Sync Client for Mac und Windows
Desktop App for Windows
Outlook Plug-In
iOS und Android Apps
Diese Dokumentation soll die Funktionen und die Bedienung der Web App erklären und den
Einstieg in die Anwendung erleichtern.
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1. Die Anmeldung
Die ShareFile Web App wird im Web Browser über folgende URL aufgerufen:
https://mediengruppe-rtl.sharefile.eu
Die Anmeldung für Mitarbeiter der Mediengruppe RTL erfolgt über das „Employee Login“.
Externe Kunden nutzen das „Client Login“.
Mitarbeiter der Mediengruppe mit einem gültigen Benutzerkonto wählen das „Employee
Login“ und loggen sich dann mit ihrem Benutzernamen (plus angefügtem „@netrtl.com“) und
ihrem Kennwort ein.
Alle anderen Personen (z.B. externe Kunden) nutzen das „Client Login“ mit den an sie per
E-Mail zugesandten Anmeldeinformationen.
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2. Die Benutzeroberfläche
Die Web App ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt, deren Funktionen wir euch hier kurz
vorstellen wollen.
Die Seite „Home“ beinhaltet eine Übersicht über die verschiedenen Bereiche in denen Daten
abgelegt, heruntergeladen und Dritten zur Verfügung gestellt werden können.
2.1 Eigene Dateien & Ordner
Hier sind alle Dateien und Ordner zu sehen, die im eigenen Cloud-Speicher abgelegt sind.
2.2 Freigegebene Ordner
Neben den für einen Anwender freigegebenen Ordnern findet man hier die Projektordner.
Projektordner ermöglichen die gemeinsame Bereitstellung von Dateien und Unterordnern
für Mitarbeiter der Mediengruppe RTL sowie Externe.
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2.3 Favoritenordner
Bei besonders häufig genutzten Ordnern und Dateien bietet es sich an, diese als Favorit zu
markieren. Die gekennzeichneten Elemente finden sich dann hier wieder.
2.4 Posteingang
Hier gehen die Benachrichtigungen über die Freigabe von Ordnern sowie über den Up- und
Download von Dateien ein.
2.5 Papierkorb
Der Papierkorb ermöglicht das Wiederherstellen kürzlich gelöschter Elemente.
Die gelöschten Objekte werden automatisch nach 45 Tagen gelöscht. Nach diesem
Zeitraum ist eine Wiederherstellung der Daten nicht mehr möglich.
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2.6 Dateibox
Die Dateibox ist ein temporärer Speicher der von den ShareFile-Funktionen „Freigeben“ und
„Anfordern“ genutzt wird. Alle Dateien, die in der Dateibox liegen, haben eine Lebensdauer
von 30 Tagen und werden dann automatisch gelöscht. Wenn sie Dateien länger vorhalten
möchten, müssen diese in permanente Ordner verschoben werden.
2.7 Dateiversionen und Notizen
Wird eine Datei ein zweites Mal in einen ShareFile-Ordner geladen, so wird die bereits
vorhandene Datei überschrieben. Die Vorversion bleibt dabei allerdings bestehen, was durch
dieses Symbol gekennzeichnet wird.
Ein Klick auf das Symbol öffnet eine Übersicht der gespeicherten Dateiversionen. Diese
können hier erneut herunterladen oder gar gelöscht werden.
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Hinweis: Es werden die jeweils letzten 5 Versionen einer Datei gespeichert! Dies ist zu
beachten, wenn die Funktionalität gezielt eingesetzt wird, um eine Historie der Datei zu
erstellen. Ebenfalls ist in diesem Zusammenhang bei der Nutzung des Sync Clients Vorsicht
geboten, da dieser automatisch die Dateien synchronisiert und somit auch eine neue Version
abgelegt wird. Weitere Informationen zu diesem Thema erhält man in der Dokumentation des
Sync Clients.
ShareFile bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Notizen an gespeicherten Dateien und
Ordner zu heften. Fährt man beispielsweise mit dem Mauszeiger über eine Datei, so erscheint
am rechten Rand das Notiz-Symbol .
Ein Klick auf das Symbol öffnet den Notizeditor:
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2.8 Online-Preview und Miniaturansicht
Im Dateibrowser sind nun die Miniaturansicht für Microsoft Word und -PowerPoint-Dateien,
PDF-Dokumente sowie für die gängigsten Bilddateien verfügbar. Miniaturansichten werden
dabei immer in Echtzeit anhand der letzten Version eines Dokumentes generiert.
2.9 Online-Dokumentenansicht
Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) Dokumente und Adobe PDF Dokumente können
zur Ansicht im Web Browser geöffnet werden.
Im Internet Explorer ermöglicht die Präsentationsfunktion
sogar eine Vollbildansicht.
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3. Datei- und Ordneroperationen
3.1 Upload von Dateien
Über die Schaltfläche „Dateien hochladen“ kann man Dateien und Ordner in einen ShareFile-
Ordner hochladen. Dazu markiert man im Windows-Explorer die Dateien bzw. Ordner und
zieht sie in den grauen Bereich. Alternativ lässt sich über den eingeblendeten Link „Dateien
suchen“ ein Dialog öffnen, in welchem die gewünschten Dateien/Ordner ausgewählt wird.
Um eine Datei im gewünschten Ordner des Cloudspeichers abzulegen, bestätigt man die
zusammengestellte Auswahl mit „Upload“.
Nach der Bestätigung wird man über den Fortschritt des Speichervorgangs informiert.
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3.2 Freigabe von Dateien und Ordnern
Die Bereitstellung von Daten an Dritte erfolgt über den Menüpunkt „Freigeben“.
Hier stehen zwei Optionen zur Verfügung: „E-Mail mit ShareFile“ und „Link anfordern“
E-Mail mit ShareFile:
In den „Nachrichtenoptionen“ lassen sich Einstellungen für Benachrichtigungen und Sicherheit
festlegen.
Aktiviert man die Option „Empfänger müssen sich anmelden“ und versendet die E-Mail an eine
zu diesem Zeitpunkt noch nicht im System vorhandene externe Person, so wird für diese
Person eine Clientregistrierung durchgeführt (mehr dazu in Kapitel 4).
Sollen Daten nur zur Ansicht zur Verfügung gestellt werden, so lassen sich die Berechtigungen
des Empfängers anpassen. Ändert man die Auswahl von ‚volle Kontrolle‘ auf ‚nur Online-
Ansicht‘, so kann der Empfänger die bereitgestellten Dokumente nur im Web Browser
betrachten und diese nicht speichern oder gar ausdrucken.
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Unterstützt werden hier Microsoft Office Dokumente (Excel, PowerPoint, Word), sowie Adobe
PDF und die gängigsten Bildformate.
Die weiteren Sicherheitseinstellungen ermöglichen es, die Dauer bzw. die Anzahl möglicher
Downloads zu beschränken.
Änderungen in den Optionen werden für zukünftige Nachrichten gespeichert.
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Link anfordern
Genügt die durch ShareFile generierte E-Mail nicht den Ansprüchen, so kann man auch einen
Link anfordern und diesen anschließend über den gewünschten Weg Dritten zur Verfügung
stellen.
Die Einstellmöglichkeiten in den Linkoptionen entsprechen den bereits oben erörterten
Nachrichtenoptionen. Das Ergebnis einer solchen Anforderung sieht dann folgendermaßen
aus:
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3.3 Anfordern von Dateien
Um Dritten einen Austauschordner freizugeben, wird die Funktion „Anfordern“ genutzt.
Das Anfordern von Dateien, bzw. die Freigabe eines Speicherorts, funktioniert ähnlich wie die
Bereitstellung von Dateien. Auch hier gibt es die beiden Auswahlmöglichkeiten „E-Mail mit
ShareFile“ und „Link anfordern“.
E-Mail mit ShareFile
Die angeforderten Dateien werden standardmäßig in der Dateibox (Achtung: automatische
Löschung!) abgelegt. Man kann aber auch einen anderen Uploadspeicherort wählen.
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Link anfordern
Auch hier ist standardmäßig die Dateibox als Uploadspeicherort hinterlegt, welcher jedoch
über „Bearbeiten“ angepasst werden kann.
Der angeforderte Link kann nun für den Upload bereitgestellt werden.
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Der Link, der über die beiden oben aufgeführten Wege erzeugt wird, führt den Endanwender
auf eine Webseite, die wie folgt aussieht:
Die hier hochgeladenen Dateien werden im zuvor festgelegten Speicherort abgelegt.
Hinweis: Der Upload von ganzen Ordnern ist nicht möglich. Muss allerdings eine vorgegebene
Ordnerstruktur beibehalten und weitergereicht werden, so kann man den gewünschten
Ordner in ein Zip-Archiv überführen und im Anschluss die Zip-Datei hochladen.
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3.4 Berechtigungen vergeben
Neben den bereits vorgestellten Wegen, Dritten Dateien bereitzustellen, bietet ShareFile die
Möglichkeit, den Zugriff auf „Eigene Ordner“ freizugeben.
Über den Konfigurationsbereich „ist freigegeben für…“ lassen sich die Berechtigungen für den
Zugriff anderer Personen und deren Berechtigungen hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Das
Thema „Benutzer hinzufügen“ wird in Kapitel 4 behandelt.
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4. Benutzerverwaltung
4.1 Clients verwalten
Um anonymen Datenaustausch zu verhindern, bietet ShareFile die Möglichkeit, Benutzer zu
verwalten. ShareFile unterscheidet hier zwischen Mitarbeitern des Unternehmens und
Externen. Die Mitarbeiter werden durch die Administratoren verwaltet. Die für Externe
vorgesehenen Benutzerkonten nennen sich Clients und können von jedem Mitarbeiter selbst
verwaltet werden.
Eine Übersicht über die Benutzerverwaltung erhält man über den Menüeintrag „Benutzer
verwalten“ in der oberen Navigationsleiste. Bereits angelegte Konten für Externe werden
unter „Clients durchsuchen“ in einer Liste dargestellt. In diesem Fall ist die Liste leer, da bisher
kein Konto angelegt wurde.
Wie die Erstellung eines Clients abläuft zeigt das Schaubild auf der nächsten Seite.
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Der erstellte Client wird Anschluss in der Übersicht dargestellt. Zu erwähnen bleibt noch, dass
in der Liste nur die Clients erscheinen, die man selbst erstellt hat.
4.2 Freigegebenes Adressbuch
Das „freigegebene Adressbuch“ beinhaltet alle für ShareFile freigeschalteten Mitarbeiter der
Mediengruppe und ist ebenso für alle sichtbar. In Ausnahmefällen können zusätzlich Clients
in das Adressbuch aufgenommen werden. Da die Ausführung dieser Funktion nur den
Administratoren vorbehalten ist, ist die Option bei der Erzeugung eines Clients zwar sichtbar
aber nicht auswählbar.
Sollte die Notwendigkeit bestehen, dass ein Client in das „freigegebene Adressbuch“
aufgenommen wird, so ist ein kurzer Anruf in der IT Services Hotline ausreichend, um dies in
die Wege zu leiten.
4.3 Persönliches Adressbuch
Neben dem „freigegebenen Adressbuch“ steht noch ein „persönliches Adressbuch“ zur
Verfügung. Dieses beinhaltet alle ShareFile Anwender mit denen man selbst Daten
ausgetauscht hat, egal ob Mitarbeiter der Mediengruppe oder externe Clients. Legt man einen
Client an, so wird dieser automatisch dem „persönlichen Adressbuch“ hinzugefügt.
Das Entfernen eines Benutzers aus dem „persönlichen Adressbuch“ führt nicht dazu, dass
dieser vollständig gelöscht wird. Wie bereits erwähnt, haben nur die Administratoren die
benötigten Berechtigungen, die Löschung eines Benutzers (Mitarbeiter und Client)
durchzuführen.
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4.4 Verteilergruppen
Zur Freigabe von Dateien und Ordnern für mehrere Personen, bietet sich in ShareFile die
Möglichkeit „Verteilergruppen“ anzulegen. Dies führt zu einer erheblich besseren Übersicht,
gerade wenn verschiedene Berechtigungen ins Spiel kommen.