13.12Alden, Inc telah mempekerjakan Anda untuk meninjau kontrol internal untuk pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan penerbitan bahan bak . Anda mengamati berikut :Bahan baku, yang terutama terdiri dari komponen elektronik biaya tinggi, disimpan dalam gudang yang terkunci. Personil gudang termasuk pengawas dan empat pegawai. Semua yang terlatih, kompeten, dan cukup terikat. Bahan baku dikeluarkan dari gudang hanya atas tertulis atau lisan otorisasi oleh seorang supervisor produksi.Tidak ada catatan persediaan perpetual disimpan; maka, pegawai gudang tidak menyimpan catatan untuk barang yang diterima atau dikeluarkan. Untuk kompensasi, pegawai gudang melakukan inventarisasi fisik menghitung setiap bulan.Setelah perhitungan fisik, pengawas gudang sesuai dengan jumlah di tangan terhadap tingkat pemesanan ulang yang telah ditentukan. Jika dihitung adalah di bawah tingkat pemesanan ulang, supervisor memasuki nomor bagian pada daftar bahan permintaan yang dikirim ke rekening petugas hutang. Rekening Petugas hutang mempersiapkan pesanan pembelian untuk setiap item pada daftar dan mail ke pemasok dari siapa bagian terakhir yang dibeli.Para pegawai gudang menerima bahan memerintahkan setelah kedatangan mereka. Pegawai menghitung semua item dan memverifikasi bahwa jumlah setuju dengan kuantitas pada bill of lading. Bill of lading kemudian diparaf, tanggal, dan diajukan dalam gudang untuk melayani sebagai laporan penerimaan.Jelaskan kelemahan yang ada dalam siklus pengeluaran Alden itu .Sarankan prosedur pengendalian untuk mengatasi kelemahan dicatat dalam bagian .KelemahanPerbaikan RekomendasiBahan baku dapat dihapus dari gudang setelah otorisasi lisan dari salah satu mandor produksi.Bahan baku harus dihapus dari gudang hanya atas izin tertulis dari mandor produksi resmi.Bentuk otorisasi harus diberi nomor sebelumnya dan dicatat untuk daftar kuantitas dan pekerjaan atau nomor produksi, dan ditandatangani serta diberi tanggal.Praktik Alden tentang jumlah persediaan fisik bulanan tidak mengimbangi kurangnya sistem persediaan perpetual. Kuantitas di tangan pada akhir satu bulan mungkin tidak cukup untuk bertahan sampai hitungan bulan depan. Jika perusahaan telah mengambil ke rekening dalam membangun tingkat pemesanan ulang, maka membawa terlalu besar investasi dalam persediaan.Sebuah sistem persediaan perpetual harus dibentuk di bawah kendali orang lain selain pemilik toko. Sistem ini harus mencakup jumlah dan nilai-nilai untuk setiap item bahan baku.Total nilai persediaan per catatan abadi harus disepakati ke buku besar pada interval yang wajar.Ketika penghitungan fisik digunakan, mereka harus membandingkan dengan catatan perpetual. Dimana mereka harus menyelidiki perbedaan yang terjadi.Jika terjadi kesalahan pada catatan perpetual mereka harus melakukan penyesuaian.Pengendalian harus ditetapkan lebih dari keusangan bahan yang disimpan.Bahan baku dibeli pada tingkat pemesanan yang telah ditentukan dan dalam jumlah yang telah ditentukan. Karena tingkat produksi mungkin sering bervariasi sepanjang tahun, jumlah yang dipesan mungkin terlalu kecil atau terlalu besar untuk kebutuhan produksi saat ini.Permintaan untuk pembelian bahan baku harus berasal dari departemen manajemen produksi dan didasarkan pada jadwal produksi dan jumlah di tangan per catatan perpetual.Petugas akun hutang menangani kedua fungsi pembelian dan pembayaran tagihan. Fungsi pembelian harus terpusat di departemen terpisah.Pesanan pembelian diberi nomor sebelumnya harus berasal dari dan dikendalikan oleh departemen ini.Salinan pesanan pembelian harus dikirim ke departemen akuntansi dan penerimaan.Bahan baku selalu dibeli dari vendor yang sama Departemen pembelian harus mendapatkan tawaran yang kompetitif pada semua pembelian di atas jumlah tertentu.Tidak ada departemen penerima atau laporan penerimaan. Untuk pemisahan tugas yang tepat, individu-individu yang bertanggung jawab untuk menerima harus terpisah dari pegawai gudang.Sebuah departemen yang menerima harus ditetapkan. Personil di departemen ini harus menghitung atau menimbang semua barang yang diterima dan menyiapkan laporan penerimaan diberi nomor sebelumnya.Salinan laporan penerimaan harus disertakan pada persediaan ketika ditransfer ke penyimpanan dan ditandatangani oleh staf persediaan.Salinan yang ditandatangani oleh personel penyimpanan harus dikirim ke Utang Usaha untuk menunjukkan bahwa barang telah diterima dan ditempatkan ke dalam persediaan.Tidak ada pemeriksaan barang diterima. Karena komponen elektronik biaya tinggi biasanya harus memenuhi spesifikasi tertentu, mereka harus diuji untuk persyaratan ini saat diterima.Barang harus diperiksa untuk standar kualitas setelah di terima.Diskusikan bagaimana prosedur pengendalian mereka akan lebih baik diimplementasikan dalam sistem ERP terintegrasi dengan menggunakan perkembangan terbaru di bidang TI.Sistem ini dapat dikonfigurasi untuk membatasi akses hanya ke informasi yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi yang ditugaskan. Sebagai contoh, karyawan yang menerima tidak akan mampu menciptakan pesanan pembelian, atau melihat kuantitas pesanan.Sistem secara otomatis dapat menetapkan nomor untuk semua dokumen dan melacak mereka untuk mengidentifikasi perintah. Cek urutan secara otomatis dapat dilakukan pada semua dokumen elektronik diberi nomor oleh sistem.Penghapusan persediaan dari gudang dapat didokumentasikan dengan memiliki karyawan menghapus persediaan menggesek atau ID nya badge ( atau secara manual dengan memasukkan user ID dan password via terminal ).Sistem secara otomatis dapat mempertahankan catatan persediaan perpetual. Penghitungan fisik periodik persediaan akan terus diperlukan dan setiap perbedaan dengan jumlah tercatat diselidiki.Perusahaan harus mengadopsi baik MRP atau persediaan JIT untuk meningkatkan efisiensi memesan persediaan.Tanda tangan digital dan perangko waktu digital dapat digunakan untuk memverifikasi keaslian semua dokumen elektronik.EDI dan internet dapat digunakan untuk meminta dan menerima tawaran bersaing.Pemasok harus diminta untuk bar code atau RFID tag - semua item sehingga penerima yang dapat menggunakan IT untuk check-in semua pengiriman.Komentar oleh inspektur harus dimasukkan melalui on-line terminal.