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CAPITULO IV

PROPUESTA DE DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO, ENFOCADO AL CONTROL FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO, PARA EL SECTOR PRODUCTIVO DE MICROEMPRESARIOS AVÍCOLAS, DEDICADOS A LA EXPLOTACIÓN DEL POLLO DE ENGORDE, EN EL DEPARTAMENTO DE LA PAZ. 1. GENERALIDADES Este capítulo presenta El Modelo de control Interno, enfocado al control financiero y

administrativo para el sector productivo de microempresarios avícolas dedicados a la

explotación del pollo de engorde. De tal forma que cada Microempresario avícola del

departamento de La Paz, implemente las herramientas de control financiero y

administrativo que les permita desarrollar una gestión empresarial eficiente.

El objetivo que persigue El modelo de control interno orientado al área financiera y

administrativa, es que pueda ser utilizado por propietarios y administradores de las

pequeñas granjas avícolas, para el mejoramiento y desarrollo de las actividades

productivas.

2. OBJETIVOS

2.1 General

Proponer un modelo de control interno, enfocado al control financiero y administrativo,

para el sector productivo de microempresarios avícolas, que le permitan optimizar los

recursos, mejorar la productividad y lograr una gestión empresarial eficiente.

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2.2 Específicos

1. Presentar al microempresario avícola, un modelo de control financiero, que le sirva como

parámetro de medición para la toma de decisiones.

2. Orientar al microempresario, sobre el análisis e interpretación de los resultados de la

aplicación de los controles administrativos, que le permitan medir la eficiencia de sus

operaciones.

3. Presentar al microempresario avícola, las herramientas necesarias que permitan conocer y

controlar sus debilidades financieras y administrativas, con la finalidad de implementar las

medidas preventivas y correctivas en forma oportuna.

3. IMPORTANCIA DEL MODELO

La importancia del modelo de control interno, enfocado al control financiero y

administrativo, para el sector productivo de microempresarios avícolas, del departamento

de La Paz, es que permita desarrollar una gestión empresarial eficiente, mediante la

aplicación de controles, verificación del cumplimiento de políticas y procedimientos, la

evaluación de las operaciones, y el análisis de los resultados.

Además es un modelo constructivo, que ayudara a la administración de estos negocios,

para mejorar las operaciones de la siguiente manera:

a) Proporciona a la administración un panorama general de la situación operativa del

negocio.

b) Señala las áreas que presentan deficiencias de control interno.

c) Presenta a la administración una herramienta de análisis, para medir la eficiencia de las

operaciones.

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d) Contribuye a generar un ambiente de proyección para el crecimiento y desarrollo del

negocio.

4. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Dado que en El Salvador, el Sector Productivo de Microempresarios Avícolas, carece de

apoyo técnico en materia de controles financieros y administrativos, que le permitan

ejecutar sus actividades, en forma eficiente y oportuna; y aunado a que los propietarios y

administradores poseen poco conocimiento sobre controles administrativos y financieros,

el sector no logra un crecimiento y desarrollo equilibrado y sostenible.

El sector microempresarial es cada día más importante para la economía nacional, por

cuanto es generadora de sub-empleos, lo que hace necesaria su capacitación no sólo en

aspectos productivos sino también en áreas básicas tales como las finanzas y la

administración; las cuales contribuyen al éxito empresarial del dicho sector.

La presentación de esta propuesta, busca fundamentalmente orientar al sector productivo

de microempresarios avícolas, sobre la aplicación del control interno administrativo y

financiero, facilitando en consecuencia la gestión empresarial, la cual logrará eficiencia en

las operaciones y por lo tanto el crecimiento y desarrollo del sector avícola.

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5. PRESENTACIÓN DEL DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO, PARA EL SECTOR PRODUCTIVO DE MICROEMPRESARIOS AVÍCOLAS.

Crea EstructuraOrganizativa,implementa

Contabilidad y AplicaControl Interno

MICROEMPRESA AVÍCOLA

PROPIETARIO

CONTROLINTERNO

ControlFinanciero(anexo 5)

LogrosAdminsitrativosy Financieros

EFICIENTE CONTROL OPERATIVOCONOCIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES

EFICIENTE TOMA DE DECISIONESINFORMACION FINANCIERA RAZONABLE

GESTIION EMPRESARIAL

ControlAdministrativo

(anexo 4)

111

5.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PROPUESTA Una de las principales debilidades observadas en el sector avícola, es que éste no dispone

de una definida estructura organizativa que distribuya de manera adecuada los niveles

jerárquicos, sus funciones y sus tareas.

Por la falta de dicha estructura, se ven excluidos de los beneficios que otorga el gobierno

central, por medio del Ministerio de Economía. Debido a ello y considerando la capacidad

económica del sector avícola, para disponer de una estructura integrada por un numeroso

grupo de personas, se propone un organigrama que se adapte a sus capacidades y

necesidades operativas.

a) Organigrama Propuesto para el sector microempresarial avícola:

Administrador (propietario)

Ventas Producción Administración

b) Descripción de Funciones y principales actividades

Administrador o Propietario

Su función principal es dirigir el personal que ejecuta las actividades del negocio y es

responsable de ejercer una gestión empresarial que permita la continuidad del negocio; así

mismo deberá ejecutar diferentes actividades relacionadas a la toma de decisiones y las

finanzas.

112

Administración Bajo esta dependencia se controlan los activos y las finanzas, dichas funciones deben ser

ejecutadas por el propietario ya que este sector no cuenta con numeroso personal que

permita delegar diferentes funciones y actividades. Dentro de las principales actividades se

encuentran las siguientes:

• La emisión de cheques y elaboración de remesas bancarias

• Pagos de empleados y proveedores

• Control de la caja chica

• Elaborar informes de caja

• Autorización de los egresos, entre otros

Producción

Área en la cual se ejecuta la actividad principal del negocio, el cual consiste en el

desarrollo del pollo de engorde, el responsable de esta área, además de ejercer ésta como

su actividad principal, debe realizar otras actividades relacionadas a la producción, ya que

existe la problemática antes expuesta de la carencia del recurso humano para la delegación

de funciones. Dentro de sus actividades adicionales se encuentra:

• Cotizar y efectuar las compras

• Control de las compras y registro de los respectivos impuestos

• Control de las existencias de aves en desarrollo y producto terminado

• Control de las existencias de Materias Primas (Concentrado para las aves, vacunas, etc)

Ventas

En esta área, que involucra el proceso de comercialización del producto terminado,

también se deben ejecutar actividades adicionales que ayuden a generar los ingresos, tales

como:

• Efectuar visitas a clientes para nuevas ventas

• Elaboración de facturas por ventas al contado y crédito

• Registrar los impuestos generados por las ventas

113

5.2 CONTABILIDAD FORMAL

La implementación del modelo de control interno, enfocado al control administrativo y

financiero, requiere que los microempresarios del sector avícola, cuenten con un sistema

de contabilidad formal, el cual contemple al menos los siguientes aspectos:

a) Catálogo y Manual de aplicación de Cuentas

Estos son los documentos guía para el registro de las transacciones, enumeran y definen

las cuentas contables que deben aplicarse de acuerdo al mayor o menor grado de

disponibilidad o exigibilidad.

b) Libros básicos para los registros contables

Estos son necesarios para el registro de las operaciones contables del negocio, dentro de

estos se consideran los siguientes:

• Libro Diario Mayor

• Libros Auxiliares

c) Comprobantes contables

Son los documentos que se generan por el registro de las operaciones del negocio, los

cuales sirven como medio de control interno del funcionamiento de las operaciones del

negocio.

d) Documentos complementarios

Estos representan el respaldo de la información que se registra en los libros en donde lleva

la contabilidad, permiten evidenciar en forma detallada las transacciones realizadas con

otras unidades económicas, ejerciendo un mejor control de las operaciones, las cuales se

reflejan en términos monetarios.

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e) Estados Financieros

Los estados financieros, representan un resumen de las operaciones realizadas por las

empresas, toda la información procesada y acumulada contablemente y que sirven a los

usuarios de ésta para la toma de decisiones. Es por ello que representa una herramienta

esencial con la que cuenta la empresa.

5.3 MODELO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

El Control administrativo constituye parte fundamental de la administración de una empresa,

que tiene por finalidad el cumplimiento de los objetivos de ésta, además permite ejecutar

planes de acción orientados a la medición de los resultados propuestos mediante políticas y

procedimientos. El control administrativo permitirá al sector productivo de microempresarios

avícolas, establecer una estructura organizacional, orientada a sobresalir en la agroindustria

avícola.

5.3.1 Descripción

El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno, representa una

responsabilidad administrativa importante, por lo que la implementación de procedimientos

que ayuden a la estructura de control interno con relación a la capacidad para registrar,

procesar, resumir e informar sobre las actividades de la entidad, constituye la base para la

toma de decisiones de las gerencias. Las empresas deben poseer controles administrativos para

cumplir los objetivos, el no contar con los controles mínimos, la empresa se vería en un

completo desorden, es por ello que el control administrativo se considera de vital importancia

por ser la herramienta organizacional, encaminada al desarrollo administrativo de la misma.

115

Para la adecuada estructura de control interno, se desarrollaran cada una de las áreas en las

cuales es necesario la implementación del control administrativo con la finalidad de medir la

efectividad, eficiencia y economía de la empresa.

5.3.2 Efectivo

El efectivo, representa para las empresas, un factor determinante para el cumplimiento de sus

obligaciones, y en muchos casos puede decidir el futuro de las operaciones. Dada la

importancia de este rubro, es necesario mantener un estricto control de las operaciones, para

salvaguardar los recursos de la empresa.

Para ello se describen a continuación, los procedimientos y formularios básicos que ayudarán

a mantener un adecuado registro y control de las áreas que involucra el efectivo.

5.3.2.1 Caja

Bajo este rubro se controlan los ingresos y egresos de efectivo, generados por la operatividad

de la empresa; sin embargo los ingresos diarios, deben ser remesados íntegramente a las

cuentas de banco. PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA EFECTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

EFECTIVO EN CAJA

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Mantener un adecuado control de las entradas y salidas de efectivo, que permita a la administración salvaguardar y conocer la disponibilidad en forma oportuna.

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN

Encargado de Caja

01

02

03

Elabora factura o comprobante de ingreso que ampare la entrada del efectivo (anexo No. 6) Recopila al final del día, toda la documentación que han generado los ingresos. Elabora informe de caja y prepara remesa bancaria y lo presenta al jefe inmediato (anexo No. 7)

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Jefe inmediato Encargado de los registros contables

04

05

06

07

08

Recibe el efectivo, remesa bancaria e informe de caja y verifica que coincida la información recibida. Si existen errores o diferencias, estas deben ser justificadas y corregidas por el encargado de caja, de forma inmediata. Si no existen errores, firma el informe de caja y envía remesa al banco el primer día hábil siguiente a la fecha de preparación del informe. Envía la información respectiva al encargado de los registros contables. Recibe la información, revisa y registra la remesa, envía copia al encargado de tesorería para su control

PUNTOS DE CONTROL • El encargado de la caja es responsable de elaborar los documentos que

amparan el ingreso o egreso en forma eficiente y oportuna. • El jefe Inmediato es responsable de verificar que se cumpla lo establecido en

el procedimiento. • El propietario o administrador es responsable de verificar que el

procedimiento se aplique de acuerdo a lo establecido

a) Formato de libro de caja para el control del efectivo Según procedimiento anterior, se presenta el formato de libro de caja que debe ser implementado

para el control del efectivo disponible en caja.

EMPRESA “X,Y,Z”

CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE CAJA

FECHA

CONCEPTO

ENTRADAS

SALIDAS

SALDO

Totales …………….

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b) Descripción de la Estructura del libro de Caja Para el control de los registros efectuados por movimientos de efectivo, manejados bajo el rubro de caja, se debe llenar el formulario adjunto de acuerdo al siguiente detalle:

Nombre de la empresa

Debe anotarse el nombre de la empresa o negocio de que se trate.

Fecha

En esta columna se anotará la fecha en que se registre la operación de efectivo.

Concepto

Columna en la cual se deberá escribir el tipo de transacción que genera el ingreso o egreso del

efectivo en caja, por ejemplo: remesa del día, abono a cuenta de cliente, etc.

Entradas

Deben anotarse todos los ingresos recibidos, independientemente del motivo que se trate.

Salidas

Deben anotarse todas las salidas de efectivo, que se generen por la operatividad del negocio.

Saldo

Esta columna debe registrar el resultado de restar el total de las salidas al total de las entradas,

además de sumar el saldo anterior.

5.3.2.2 Caja Chica

La creación de este fondo, tiene como principal objetivo, la cancelación de compras, gastos

y/o servicios, que requieran un desembolso inmediato y que correspondan a pequeños montos

establecidos por la administración.

118

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA EFECTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CAJA CHICA

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Controlar los desembolsos de cantidades de menor cuantía que no ameriten una emisión de cheques.

Responsable Paso Descripción Propietario o jefe Inmediato Encargado de Caja Chica Cajero o encargado del efectivo Encargado de los registros contables

01

02

03

04

04

05

06

07

08

Crea y entrega el valor de un fondo fijo constituido como caja chica. Delimita el valor máximo que se puede cancelar con dicho fondo, además de establecer los requisitos que deberán cumplirse para autorizar el desembolso. Recibe fondo fijo de caja chica y firma letra de cambio por el monto inicial. Recibe vales, facturas u otro comprobante que especifique el egreso a realizar y verifica que se encuentren debidamente autorizados, ya sea por el propietario, administrador o jefe inmediato (anexo No. 8) Verifica que el total del documento corresponda a la suma de los valores parciales. Y que dicho egreso sea realmente por gastos propios del negocio. Efectúa reembolso de los documentos presentados Antes de agotar el fondo, deberá solicitar al propietario o encargado del efectivo reintegro de dicho fondo, previa presentación del formulario en el cual se detallara lo siguiente: (anexo no 9)

- Fecha de solicitud del reintegro - Fecha, comprobante, valor y concepto de cada reembolso efectuado - Total del reembolso solicitado - Efectivo en caja - Total del fondo asignado

Revisa detalle y efectúa reintegro del fondo, si este cumple con los requisitos establecidos elabora cheque de reintegro y envía los documentos al encargado de los registros contables.

- Registrará en el libro o formulario correspondiente, el reembolso a realizar.

Recibe la documentación y registra las operaciones contables respectivas.

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de la caja chica es el responsable, que dicho fondo sea utilizado adecuadamente.

• El propietario o administrador es responsable de verificar que los reintegros

realizados correspondan a las operaciones de la empresa y de efectuar arqueos de efectivo en forma sorpresiva, y de verificar que el fondo sea utilizado de acuerdo a lo establecido (anexo No. 10)

119

5.3.2.3 Bancos

Este control tiene como principal objetivo, proporcionar a la administración una herramienta

que facilite el conocimiento de los ingresos y egresos de las cuentas de bancos, permitiendo

además conocer en forma real y oportuna la disponibilidad del efectivo para hacer frente a las

obligaciones de la entidad.

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA EFECTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS DE BANCOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Controlar las entradas y salidas de los fondos depositados en las instituciones bancarias, así como salvaguarda de los

mismos. Además determinar oportunamente las disponibilidades existentes en cada una de las cuentas bancarias.

Responsable Paso Descripción Encargado de Tesorería Responsable de Firma de Cheques Cajero o encargado de la entrega de cheques Encargado de Cuentas por Pagar

01

02

03

04

05

06

07

08

Recibe el comprobante de la remesa del deposito efectuado en el banco Registra en el libro auxiliar de Bancos las remesas efectuadas diariamente, así

como la determinación de disponibilidad

Recibe del encargado de cuentas por pagar los documentos que ameriten la emisión de cheques Revisa y emite cheques a favor de los beneficiarios, para luego registrarlos en el libro auxiliar de bancos y los envía al responsable de firmar los cheques. • El encargado de tesorería debe registrar las operaciones en el libro auxiliar de

bancos por cada una de las cuentas bancarias que posea (anexo No.11) Firma los cheques y los envía al encargado al cajero o encargado de entrega de cheques. Entrega los cheque y verifica que el voucher sea firmado de recibido por el beneficiario o representante, de igual forma los documentos que amparen el voucher sean debidamente cancelados por la persona que recibe el cheque Ordena y envía los documentos que han sido cancelados con cheques a la persona encargada de las cuentas por pagar, para que sea registrado el pago en los libros de cuentas por pagar.

120

Encargado de Contabilidad

09

Después de anotado los pagos registrados, envía la documentación a la persona encargada de la contabilidad, para que se elabore el comprobante de diario y archive con la respectiva documentación. Mensualmente solicita a Tesorería el libro auxiliar de bancos y estado bancario y coteja para identificar las aplicaciones no registradas por la empresa así como las operaciones presentadas por el banco. Estas operaciones identificadas, deberán registrarse en un formato de conciliación bancaria (Anexo No. 12)

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de tesorería es responsable de controlar las entradas y salidas

de efectivo, mediante las remesas y cheques de las cuentas corrientes respectivas

• El jefe de contabilidad es responsable de efectuar las conciliaciones bancarias

en forma oportuna y que se cumpla lo establecido en el procedimiento. • El jefe Inmediato es responsable de verificar que se cumpla lo establecido en

el procedimiento.

a) Formato de libro de bancos para el control del efectivo en las instituciones

financieras.

EMPRESA “X,Y,Z”

LIBRO DE CONTROL DE BANCOS Cuenta No. _______________________________________ Nombre del Banco: ________________________________

Fecha

Código de Referencia

Descripción

Entradas

Salidas

Saldo

Totales................

121

b) Descripción de la Estructura del formulario para libro de Bancos

Nombre de la empresa

Debe registrarse el nombre de la empresa.

Cuenta No.

Debe contener el número de cuenta bancaria que la empresa ha asignado al banco

Nombre del banco

En esta parte se anotará el nombre del banco en el cual se están efectuando los registros

Fecha

Se anotará la fecha a la que se está realizando la operación

Código de Referencia

En esta columna debe escribirse el No de Cheque, o el código de la transacción que se esté

realizando, por ejemplo si es remesa puede ser RM, etc.

Descripción

Debe anotarse una explicación breve del motivo por el cual se está registrando una operación

en el libo de bancos, así como el nombre del beneficiario.

Entradas

Se anotarán los valores que correspondan a incrementos efectuados en la cuenta bancaria y

que pueden ser por medio de remesas, o notas de abono efectuados directamente al banco (de

igual forma debe anotarse una breve explicación)

122

Salidas

Columna en la cual debe anotar el valor equivalente al cheque emitido, o que correspondan a

disminuciones por medio de notas de crédito efectuadas directamente al banco.

Saldo

Debe contener la diferencia aritmética de las columnas de Entradas y Salidas mas el saldo

anterior.

5.3.3 Cuentas por Cobrar

Los controles que resulten de la aplicación de las cuentas por cobrar, permitirán al

microempresario tener un amplio conocimiento sobre la situación en particular de cada uno de

los componentes de la cuenta, ya que este rubro abarca la clasificación de las diferentes

cuentas por cobrar a favor de la entidad.

5.3.3.1 Clientes

Este control permitirá conocer en forma adecuada, los saldos por cobrar a cada uno de los

clientes, y que corresponden estrictamente a las operaciones del negocio.

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA CUENTAS POR COBRAR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTROL CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Mantener en forma ordenada y al día, el valor de las cuentas por cobrar a clientes a favor de la empresa, por medio de un adecuado control y gestión de cobro.

Responsable Paso Descripción

Encargado de Cuentas por cobrar

01

Recibe facturas por ventas al crédito

123

Encargado de cobros Cajero del Banco Encargado de cobros Encargado de cuentas por cobrar

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Revisa las facturas o créditos fiscales y verifica que la suma de los valores individuales

correspondan al total del documento.

Registra en el auxiliar de clientes, las facturas o créditos fiscales de acuerdo al nombre del cliente. Clasifica los documentos y verifica las fechas de vencimiento y las entrega al encargado de cobros para que gestione la recuperación. Recibe los documentos que se encuentran pendientes y que cumplieron su fecha de pago. Elabora recibo en original y copia por el valor recuperado y entrega original firmado y sellado de cancelado al cliente. Elabora remesa al final del día por el monto total de lo recuperado y lo deposita en el banco. Recibe remesa, firma y sella de recibido. Entrega al Encargado de cobro, copia de remesa firmada y sellada. Recibe copia de remesa y la entrega al encargado de cuentas por cobrar, junto con las facturas que no fueron canceladas. Recibe los documentos debidamente cancelados por los clientes y los registra en el libro auxiliar de cuentas por cobrar a clientes, posteriormente envía copia al encargado de los registros contables para su registro.

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de Cuentas por cobrar es responsable de llevar un adecuado control

de los saldos para cada uno de los clientes. • El encargado de cobros es responsable de gestionar en forma oportuna y

eficiente, los documentos que ameriten su cobro. • El Propietario o administrador es responsable de verificar el procedimiento se

cumpla de acuerdo a lo establecido.

124

a) Formato de Libro Auxiliar de cuentas por cobrar a clientes

EMPRESA “X,Y,Z”

Cliente: ________________________________ Código: _____________________ Giro: _____________________________________________

FECHA

NO. DE

COMPROBANTE

DESCRIPCIÓN

CARGOS

ABONOS

SALDO

Totales………………

b) Descripción de la Estructura del formulario para cuentas por cobrar a

clientes

Nombre de la empresa Línea en que debe registrarse el nombre de la empresa.

Cliente

Espacio en el que se anotará el nombre del cliente del cual se lleve el control del saldo por

cobrar y que corresponda a deuda originada por el intercambio comercial.

125

Código

En esta parte debe anotarse el número que se asigne para el control del cliente

Giro

Debe anotarse la descripción de la actividad comercial ejercida por el cliente con el objeto

de tener información clara de cada uno de los clientes

Fecha

Se anotará la fecha del comprobante o documento que haga constar el crédito otorgado

No. de Comprobante

Debe anotarse el número del comprobante emitido por el crédito otorgado

Descripción

Se anotará una breve descripción que identifique el crédito otorgado como por ejemplo:

días del crédito concedidos, cantidad y producto vendido, fecha de posible pago o

cualquier otro dato que se crea conveniente

Cargo

Debe anotarse el valor del crédito otorgado por cada comprobante emitido

Abono

Se anotará el valor de todos los pagos o abonos recibidos del cliente

Saldo

Representa el valor total que debe el cliente, el dual se obtiene, restando de los cargos el

valor de los abonos y sumando el saldo anterior.

126

Totales

Se anotará la suma de los valores por cada columna de cargos, abonos y saldo, dichas

sumas servirán para comprobar el saldo final del cliente al restar del total de la columna de

cargo el total de la columna de abonos, el resultado obtenido deberá ser igual al último

saldo determinado.

5.3.3.2 Cuentas por cobrar a Empleados

Las cuentas por cobrar a empleados representan para la empresa parte importante de su

activo, al igual que las cuentas por cobrar a clientes, por lo que es necesario mantener un

adecuado control que asegure la transparencia de los saldos por cobrar, ya que los

empleados pueden descuidar sus pagos y por lo tanto volverse morosos.

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA CUENTAS POR COBRAR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Salvaguardar los derechos de la empresa, mediante un control adecuado de los préstamos, anticipos y créditos por venta de mercadería a empleados.

Responsable Paso Descripción Empleado Administrador o propietario Encargado de cuentas por cobrar

01

02

03

04

Completa y presenta al propietario o administrador “solicitud de créditos a empleados”, en la cual especifica las generalidades y el monto solicitado, así como también deberá anexar documentos que justifiquen el crédito. Recibe “solicitud de créditos a empleados” y analiza documentación presentada, posteriormente envía resolución a cajero o encargado de cuentas por cobrar. Si la solicitud es autorizada procedimiento continúa en paso 04; si es rechazada finaliza en paso 3. Informa al empleado, si su solicitud fue autorizada o rechazada Si la solicitud es de crédito de mercadería, se elabora factura a nombre del empleado y se efectúa el registro en el auxiliar de cuentas por cobrar • Si la solicitud es de anticipo de sueldo o préstamo, envía solicitud a tesorería

para que se elabore cheque a nombre del empleado

127

Encargado de Tesorería Propietario Cajero Empleado solicitante cajero Encargado de Planillas Encargado de cuentas por cobrar

05

06

07

08

09

10

11

12

Recibe solicitud autorizada y elabora cheque a nombre del empleado y lo envía al propietario o administrador para firma, posteriormente efectúa registro en el libro auxiliar de bancos Firma el cheque y lo envía al cajero para que lo entregue al empleado respectivo. Recibe cheque autorizado y entrega a empleado, el cual deberá firmar los documentos de respaldo, en señal de entregado. Se presenta a retirar cheque y firma los documentos de respaldo, en señal de recibido. Archiva los documentos respectivos y envía copia al encargado de planillas para efectuar los descuentos respectivos. Recibe copia de los documentos debidamente autorizados, para descontar al empleado la respectiva cuota. Informa mensualmente al encargado de cuentas por cobrar de los descuentos a empleados, para que este actualice los auxiliares respectivos. Recibe informe del encargado de planillas y actualiza el auxiliar de cuentas por cobrar a empleados

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado del registro de las cuentas por cobrar a los empleados es el

responsable de controlar todos los préstamos otorgados así como de los abonos efectuados por éstos

• El propietario o administrador son responsables de verificar que se cumpla lo

establecido en el procedimiento.

Nota: Para el control de cuentas por cobrar a empleados se utiliza el mismo formato de

cuentas por cobrar a clientes.

5.3.3.3 Cuentas por cobrar a propietarios

El control de cuentas por cobrar a propietarios es importante ya que las cuentas por cobrar

representan para la empresa, los recursos con que puede contar en una fecha determinada, por

ello se debe llevar un control que permita identificar la parte del capital en giro, que se ha

dado en concepto de prestamos o anticipos a cada uno de los propietarios del negocio.

128

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA CUENTAS POR COBRAR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CUENTAS POR COBRAR A PROPIETARIOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Salvaguardar los derechos que posee la empresa, por los préstamos otorgados al (os) propietario (s)

Responsable Paso Descripción Propietario Cajero Propietario Encargado de las cuentas por cobrar

01

02

03

04

05

05

06

Presenta por escrito una solicitud detallando el monto del préstamo a cajero. Elabora cheque a favor del propietario, lo registra en libro de ingresos y egresos de bancos y lo registra en el libro denominado “Cuentas por cobrar a Propietarios” Entrega al propietario cheque por préstamo solicitado. Recibe cheque y firma Comprobante de cheque de recibido. Aplica a la cuenta por cobrar del propietario los abonos recibidos del préstamo otorgado. Archiva los documentos de préstamos otorgados, juntamente con el comprobante de diario. de igual forma los documentos de los abonos que efectué el propietario. Mensualmente emite y presenta un informe conteniendo el estado de las cuentas por cobrar. PUNTOS DE CONTROL

• El encargado del registro de las cuentas por cobrar es el responsable de

controlar todos los préstamos otorgados al propietario, así como también los abonos efectuados por este.

• El propietario es el responsable de dar cumplimiento a este procedimiento.

Nota: Para el control de cuentas por cobrar a propietarios se utiliza el mismo formato de

cuentas por cobrar a clientes.

5.3.3.4 Análisis de Antigüedad de cuentas por cobrar a Clientes

Este control permitirá conocer el saldo moratorio por cada uno de los clientes, y a la vez

ejercer una gestión en forma oportuna, incluso en forma jurídica.

129

CONTROL INTERNO PROCESO CUENTAS POR COBRAR ÁREA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE ANTIGÜEDAD DE CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Lograr la recuperación del valor de las cuentas por cobrar en poder de la empresa, por medio de un adecuado control y gestión de cobro.

Responsable Paso Descripción

Encargado de cobros 01

02

03 04 05 Cajero del Banco Encargado de cobros Encargado de registros contables

06

07

08

09

10

Mensualmente “emite reporte de cuentas por cobrar a clientes” en el que identifica aquellos que

tengan un periodo mayor a 30 días de vencido y establece:

- Nombre del cliente

- Número de factura y/o comprobante Crédito Fiscal

- Saldo en mora

Selecciona los casos en los que sea necesario efectuar visita para gestión de cobro y efectúa

visitas a clientes con saldos vencidos y gestiona cobro ante los clientes sin necesidad de la vía

judicial.

Recibe del cliente cheque o efectivo por la cancelación parcial o total del saldo. Elabora recibo en original y copia por el valor recuperado y entrega original firmado y sellado de cancelado al cliente. Elabora remesa o entrega efectivo al final del día por el monto total de lo recuperado y lo deposita en el banco. Recibe remesa, firma y sella de recibido remesa. Entrega al Encargado de cobro copia de remesa sellada Entrega al encargado de contabilidad los cobros recuperados durante el día, anexando copia del recibo de Ingreso firmado por el cliente y copia de remesa realizada. Recibe detalle de cobros recuperados y procede al registro respectivo..

Nota: En caso que al cliente se le hayan efectuado varias visitas y no cancela, se deben entregar los documentos al representante legal, para que sea éste quién gestione el pago por vía judicial.

Al final del ejercicio elabora una provisión o reserva por cuentas incobrables por aquellas cuentas de dudosa recuperación, dicha provisión se calculará de acuerdo a las políticas de la empresa

130

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de Cobros es responsable de gestionar los cobros a clientes, a fin

de mantener una cartera sana y para que la empresa no sufra problemas de iliquidez.

• El Jefe inmediato es responsable de verificar que el procedimiento se aplique de

acuerdo a lo establecido. • El administrador o propietario será responsable de crear política que establezca

una provisión de incobrabilidad y de verificar que el procedimiento se cumpla de acuerdo a lo establecido.

a) Formato de Libro Auxiliar de antigüedad de cuentas por cobrar

EMPRESA “X,Y,Z”

Detalle de cuentas por cobrar vencidas al ____ de ____________ del año __________

Código

Cliente

No de Documento

Días de

Vencimiento

Monto del

Documento

Saldo en

Mora

Totales..............

________________ ___________________

Hecho por Revisado

131

b) Descripción de la estructura del Libro Auxiliar de antigüedad de cuentas por cobrar

Código En esta columna se debe escribir el código asignado a cada cliente

Cliente

Columna en la cual se debe escribir el nombre del cliente según se encuentre registrado en

el libro auxiliar de clientes

No de Documento

Debe anotarse en esta columna el No. de la factura o Crédito fiscal vencido

Días de Vencimiento

En este espacio se debe anotar la cantidad de días de vencimiento del documento de cobro.

(facturas)

Saldo en Mora

Esta columna debe anotarse el monto adeudado por el cliente que se encuentra en mora

5.3.4 Inventarios

Para la mayoría de empresas, los inventarios representan la mayor fuente de ingresos ya

que sus recursos son invertidos en este, con la esperanza de venderlos en su estado original

o transformarlos en productos terminados para su utilización. Dentro de los inventarios

que aplican para la actividad avícola se tienen los siguientes:

• aves en desarrollo (Productos en Proceso)

• Productos Terminados (aves procesadas para la venta)

• Materiales y Suministros

132

5.3.4.1 Inventario de Aves en Desarrollo

Rubro que muestra el inventario total de las aves con que cuenta la empresa para

desarrollarlas a producto terminado. Este tipo de inventario le será de mucha utilidad a los

microempresarios avícolas para proyectar sus compras y para medir la calidad en cuanto a

peso y tiempo de vida de las aves.

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA INVENTARIOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE AVES EN DESARROLLO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Mostrar al microempresario en todo momento la existencia real de aves, que posee para el desarrollo de la actividad avícola.

Responsable Paso Descripción

Proveedor Encargado de Galeras Propietario

Encargado de los registros contables

01

02

03

04

05

06

07

08

09

Entrega pollitos de un día de nacido al encargado de las galeras.

Recibe los pollitos en las galeras preparadas para su ingreso y verifica que la cantidad

recibida coincida con la cantidad entregada según orden de compra

Completa el formulario “control de aves en desarrollo” de acuerdo a la información requerida Semanalmente verifica el peso de las aves, tomando una muestra representativa de acuerdo a la cantidad de aves por galera Cuando se realicen salidas, el encargado de la galera deberá anotarlas en el formulario “Control de Aves en Desarrollo” de acuerdo a su naturaleza; ya sea por venta de pollo en pie, destace o mortandad. Recibe mensualmente formulario “Control de Aves en Desarrollo”, y solicita a encargado de galera un chequeo físico. Compara las existencias físicas contra formulario “Control de Aves en Desarrollo”, si existen diferencias, solicita justificación al encargado de la galera. Traslada al encargado de la contabilidad, el resultado de la toma física, para que efectué la valuación respectiva en el libro de Costo de aves en desarrollo. Efectúa valuación de las existencias físicas recibidas.

133

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de la galera, es responsable de controlar adecuadamente las

entradas y salidas de las aves • El encargado de los registros contables es responsable de efectuar las

valuaciones de las aves de acuerdo a lo establecido en el procedimiento. • El propietario o administrador es responsable de verificar que el

procedimiento se cumpla de acuerdo a lo establecido.

a) Formato para control de las aves en desarrollo

EMPRESA “X,Y,Z”

Manada No.: _____________________ Cantidad: ___________________ Fecha Ingreso: ___________________ Ubicación: __________________

SALIDAS (unidades)

Fecha

Descripción

Peso Promedio Semanal

ENTRADAS (unidades) Mortandad Ventas

Total Salidas

(unidades)

EXISTENCIAS

(Unidades)

TOTALES.........

134

b) Descripción de la Estructura del formulario para el Control de las Aves en

Desarrollo.

Manada No.

En esta línea se debe anotar el numero a que corresponde la manada adquirida.

Fecha de ingreso

En esta línea se anotara la fecha en la cual se recibieron las aves para iniciar el proceso de

desarrollo.

Cantidad

En esta línea debe anotarse la cantidad total de las aves recibidas para el desarrollo

Ubicación

En esta línea se anotara la ubicación el la cual se desarrollaran las aves, es decir en la

galera en la que se encuentran.

Fecha

En esta columna se anotara la fecha en la cual se realiza la operaciones de entradas y

salidas ya sea por mortandad o venta.

Descripción

Columna en la cual se describirá el tipo de transacción que origino el movimiento de

entrada o salida de las aves.

Peso promedio semanal

En esta columna se anotara el peso promedio de que las aves tienen cada fin de semana,

para obtener el peso promedio debe pesarse 10% del total de las aves existentes o una

cantidad de aves que estime conveniente el microempresario.

135

Formula para determinar el peso promedio:

p1+p2+p3+p4.........……. Promedio = xx Libra Cantidad de pollos pesados

Aplicación :

3.5 +4.0+2.5+2.75 12.5 = 3.1875 lbs. Peso Promedio =

4 4

Entradas

En esta columna se anotaran la cantidad de aves que se adquieran para el desarrollo

productos

Salida por mortandad

En esta columna se anotaran la cantidad de aves que perezcan ( Mueran) diariamente

Salida por ventas

En esta columna se anotaran las aves que se trasladen para el proceso de destace y

posteriormente comercializarse.

Existencias

En esta columna se anotara el saldo que quede después de cualquier transacción de entrada

o salida y se calcula sumando el saldo anterior mas las entradas y restando las salidas (esta

actividad debe realizarse en forma diaria)

5.3.4.2 Inventario de Producto terminado

Bajo este concepto se controlara todo el producto que se encuentra listo para ser distribuido el

cual se encuentra en un lugar refrigerado.

136

PROCESO CONTROL INTERNO

ÁREA INVENTARIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar al microempresario avícola los lineamientos básicos para controlar la producción lista para ser vendida, así como también determinar el costo total invertido para llegar a esta etapa.

Responsable Paso Descripción Encargado del destace Encargado de producto terminado Propietario o Administrador

01

02

03

04

05

06

07

Recibe la cantidad de pollos que se a destinado para el destace. Verifica que la cantidad recibida coincida con nota de “envío” Procede a efectuar destace de acuerdo a “flujo del proceso de destace”, previamente se ha comprobado que las aves cumplen con los requisitos de sanidad y peso. Entrega los pollos destazados, al encargado de producto terminado, para que éste los mantenga en un lugar refrigerado hasta su venta. Recibe los pollos, destazados y procede a prepararlos en bolsas adecuadas a su peso y los coloca en el lugar destinado para su refrigeración y posterior venta. Registra en cuadro de control de producto terminado el ingreso de pollos destazados y entrega informe diario al propietario o administrador para su respectivo control y chequeo. Recibe informe diario de pollos destazados y efectúa chequeos físicos esporádicos, posteriormente firma y entrega al encargado de los registros contables para su respectiva valuación. Notas 1. El encargado de los registros contables debe valuar las existencias de pollos destazados

de acuerdo al procedimiento de Control de costo de Aves en desarrollo de acuerdo a la

siguiente formula:

Costo Unitario = Costos de la Manada en Desarrollo + Costo de Destace + Gastos

Distribución / Total de existencias de Pollos

2. Para el control del producto terminado, debe utilizarse el mismo formulario del control

de materiales y suministros.

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de destace, es responsable de efectuar dicha actividad tomando las medidas del seguridad e higiene y de cumplir el procedimiento de acuerdo a lo establecido.

137

• El encargado de producto terminado es responsable de controlar las existencias de

aves disponibles para la venta, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento. • El encargado de los registros contables es responsable de efectuar la valuación de las

aves de acuerdo a lo establecido. • El Propietario o administrador es responsable de verificar las existencias de acuerdo

como lo estime conveniente y de comprobar que el procedimiento se cumpla de acuerdo a lo establecido.

5.3.4.3 Inventario de Materiales y Suministros

En este rubro se controlaran todos los materiales y suministros que se adquieran, como

también el consumo de los mismo.

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA INVENTARIOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Lograr la Optimización de los recursos de la empresa mediante el adecuado tratamiento y control y registro de los niveles de inventarios.

Responsable Paso Descripción

Encargado de inventarios

01

02

03

04

Recibe los suministros o cualquier artículo solicitado.

Para dar validez a la recepción de las compras, debe revisar las cantidades recibidas contra la orden de compra y factura o Crédito Fiscal, nota de Remisión o envío emitido por el proveedor. Si no existen diferencias Firma y sella el documento presentado, guarda una copia y entrega original al proveedor Si existen diferencias en los materiales o suministros recibidos, elabora reporte de “Diferencias de Materiales y Suministros recibidos”, el cual deberá contener lo siguiente:

- Nombre del proveedor - No de Factura, Crédito Fiscal o documento presentado por el proveedor. - No de Orden de Compra - Nombre del artículo - Cantidad - Descripción de la diferencia

138

Encargado de los registros contables

05

06

07

08

Envía reporte al encargado de compras para que efectúe los tramites correspondientes. Luego de determinar las cantidades, efectúa Ingreso de los Materiales y/o suministros a la bodega y los coloca en el lugar respectivo, para lo cual debe asegurarse que éstos no tengan contacto directo con el piso. Controla todas las salidas destinadas al consumo de las aves y envía reporte al encargado de los registros contables para que efectúe los descargos respectivos en forma diaria. Recibe información del encargado de inventarios de Materias Primas, revisa y registra las entradas y salidas de acuerdo a lo establecido en el formulario “control de existencias de Materiales y Suministros”. PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de Inventarios es responsable de verificar que las cantidades

recibidas correspondan a lo facturado y de registrar los ingresos adecuadamente.

• El encargado de compras es responsable de verificar que documentos

presentados por el proveedor, corresponda a lo solicitado. • El administrador o propietario es responsable de verificar que el

procedimiento se aplique de acuerdo a lo establecido.

a) Formato para el control de las existencias de materiales y suministros

EMPRESA “X,Y,Z”

CONTROL DE EXISTENCIAS DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Artículo: _________________________________________ Unidad de Medida:___________

ENTRADAS

SALIDAS

SALDO

Fecha

Descripción

Cant C. Unit. Total Cant C. Unit Total Cant C. Unit. Total

Totales….........

139

b) Descripción de la Estructura del formulario para el control de Materiales y

Suministros

Articulo

Línea en la cual se notara el nombre del material o suministro que se controlará en cada una de

las tarjetas de control.

Unidad de medida En esta línea se describe el tipo de unidad de medida (Libras, Quintales, kilogramos o

unidades) que se utilizara para controlar las existencias.

Fecha

En esta columna se escribirá el día, mes y año en la cual se realiza cualquier operación de

entradas o salidas de materiales o suministro.

Descripción

Se detallara el tipo de operación que este generando cualquier movimiento de entrada o salida

de materiales o suministro.

Cantidad (para Entradas, Salidas y Saldo)

Se escribe las unidades de materiales o suministro que entran o salen de las existencias, y las

que resulten después de sumar al saldo anterior las entradas y restar las salidas

Costo Unitario de las Entradas

En esta columna se anota el precio de la compra de los materiales y/o suministros

• El precio promedio se calcula tomando el saldo anterior mas las entradas menos las

salidas, dividido entre las unidades existentes

140

Total

En esta columna se anotara el valor total resultante de multiplicar el costo unitario promedio

por el total de las entradas, salidas y saldos existentes.

Costo Unitario de las Salidas

En esta columna se anota el costo promedio obtenido mediante operación de costo unitario

Total Salidas

En esta columna se anotara el valor total resultante de multiplicar el costo unitario promedio

por el total de las unidades salientes.

5.3.5 Compras

El rubro de compras, representa la actividad de adquisición de materias primas, insumos o

cualquier otro bien necesario para el desarrollo de las actividades operativas de la empresa.

Tiene como objetivo ejercer un adecuado control sobre el proceso y regular los mecanismos de

compra para que sean eficientes, oportunos y a bajo costo.

5.3.5.1 Proceso de Compras y Cotizaciones

Con la aplicación del proceso de cotizaciones para efectuar las compras, la empresa obtiene un

ordenamiento que le permite identificar el mejor proveedor y con la mejor calidad al mas bajo

costo. La cotización además sirve para verificar cumplimiento y garantizar el compromiso en

el suministro de las mercancías.

141

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA COMPRAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE COMPRAS Y COTIZACIONES

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Controlar en forma eficiente el proceso de adquisición de bienes y servicios, necesarios para las operaciones de la

empresa.

Responsable Paso Descripción Solicitante Encargado de Compras Encargado de compras Proveedor Recepcionista o encargado de inventarios

01

02

03

04

05

06

07

08

09

Debe llenar un formulario denominado Solicitud de Compra en el cual se especifique la cantidad, descripción del producto, fecha de requisición. Esta solicitud deberá estar autorizada por el jefe inmediato Recibe solicitud de compra autorizada y posteriormente solicita 3 cotizaciones a diferentes proveedores Recibida las tres cotizaciones, compara y elige la mejor cotización que sea favorable para la empresa, de acuerdo a la calidad, precio y forma de pago del bien o servicio (anexo 13) Elegido el proveedor a quien se le solicitara el bien o servicio, procede a elaborar una orden de compra que deberá ser autorizada por el jefe inmediato. Firmada la orden de compra la envía al respectivo proveedor para que proporcione el bien o servicio en la fecha estipulada en la orden de compra. Proveedor envía el producto a la empresa Recibe y verifica los bienes o servicios si están de acuerdo a la orden de compra enviada al proveedor y solicitada por ellos. Si los bienes y servicios cumplen con los requerimientos solicitados firma de recibido la nota de remisión o el comprobante respectivo. Procede al registro a los controles de inventario respectivo

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de las compras es responsable de controlar toda orden de

compra emitida, así como de proveer a todas las áreas de la empresa con lo solicitado.

• El jefe Inmediato es responsable de verificar que se cumpla lo establecido en

el procedimiento.

142

a) Formato de Solicitud de Compra

Este formulario deberá ser utilizado por la persona que requiera adquirir cualquier clase de

artículos, sean estos de materias primas, materiales, suministros o servicios.

EMPRESA, XYZ

Solicitante: _____________________________________ No.

___________ Departamento: ____________________________________________ Fecha: ________________________________ Tipo de Compra: ___________________

Cantidad

Descripción

____________________ ____________________ _____________________ Hecho por: Revisado Autorizado

143

b) Descripción de la estructura del formulario Solicitud de Compra

No.

Se anotará el número correlativo de la solicitud

Solicitante Debe anotarse el nombre de la persona que solicita la compra

Departamento

Se anotará el nombre del departamento o unidad que solicita la compra

Fecha

Se anotará la fecha de la solicitud

Tipo de Compra En este espacio se debe describir para que se utilizará la compra, es decir si será para gastos,

inventario o si se trata de un servicio.

Cantidad

Debe anotarse las unidades que se requieren

Descripción Se debe anotar los nombres y descripción de los bienes o servicios solicitados

c) Formato de orden de compra

El formato para orden de compra, debe ser utilizado, una vez que la solicitud de compra haya

sido autorizada, lo que da paso a la colocación del pedido al proveedor, garantizando que

previamente existe una necesidad.

144

EMPRESA “X,Y,Z”

FORMATO DE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA

Fecha de emisión : ________________________ Orden No._____________ Solicitante:_______________________________ Fecha de Entrega: _______________________

Proveedor: _______________________________ Cantidad

Descripción

Observaciones:___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________

____________________ ____________________ _____________________ Hecho por: Revisado Autorizado

145

d) Descripción de la estructura del formulario de orden de compra

Fecha

En este espacio debe anotarse la fecha en la cual se ha emitido la orden de compra, lo cual

facilita el monitoreo por compras que pendientes de recibir.

Proveedor

Deberá colocarse el nombre del proveedor que tendrá a cargo suministrar las mercancías,

materiales y/o suministros que se requieran.

Solicitante

En esta parte debe escribirse el nombre de la persona que requiera las mercancías. Por ejemplo

se requieren materias primas deberá llevar el nombre del encargado del inventario de las

materias primas y suministros

Fecha de entrega

Este espacio debe completarse con la fecha que se haya establecido con el proveedor, en la

cual serán recibidas las mercancías correspondientes.

Cantidad

Debe colocarse la cantidad de mercancías, según sea requerido por la empresa.

Descripción

Espacio que deberá contener las especificaciones necesarias de los bienes y servicios

solicitados al proveedor.

Observaciones

Deben anotarse aquellas especificaciones de bienes y servicios solicitados, es decir sirve para

ampliar o recordar al proveedor cualquier compromiso adquirido.

146

5.3.5.2 Compras e Impuestos

Este procedimiento proporciona los lineamientos básicos para el registro de las compras de

bienes y servicios adquiridos durante el mes, documentadas por comprobantes de crédito

fiscal.

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA IMPUESTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE COMPRAS Y SU IMPUESTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Lograr que el registro de las compras y su impuesto (Crédito Fiscal), se realice en forma eficiente y oportuna, mediante un adecuado

control de las operaciones.

Responsable Paso Descripción Encargado de Cuentas por pagar

Encargado del registro del Iva

01

02

03

04

05

06

07

08

Entrega al encargado del registro del Iva, las facturas y/o comprobantes de crédito fiscal

recibidos durante el día.

Recibe los documentos de compras (créditos fiscales), revisa que la información esté correcta y que los valores parciales coincidan con el total del documento. Procede a efectuar el registro, en el libro de compras Al finalizar el mes, deberá efectuar revisión de los documentos físicos, contra los registros efectuados, con el objeto confirmar que todos los documentos hayan sido registrados. Al final de cada mes debe determinar el total de las compras y el crédito fiscal obtenido por las compras efectuadas, para posteriormente elaborar la respectiva declaración de Impuestos. Compara el impuesto del crédito fiscal obtenido durante el mes por las compras y débito fiscal resultado de las ventas Determina el saldo del impuesto a favor o en contra y elabora declaración del Impuesto; entrega al jefe inmediato para su revisión y firma. Recibe y revisa declaración del impuesto, en caso existan errores regresa la declaración para su respectivo corrección, si no existen inconvenientes firma y entrega al encargado de impuestos para su respectivo trámite.

147

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado del registro de las compras es responsable de elaborar

declaración de impuestos de acuerdo a lo establecido por la ley. • El Jefe inmediato es responsable de verificar que se cumpla con los requisitos

legales y de verificar que el procedimiento se aplique de acuerdo a lo establecido.

a) Formato para el registro de las compras y cálculo del impuesto

El formato que se presenta a continuación, corresponde al libro de compras que la empresa

debe utilizar, por medio del cual se determinará el impuesto a favor y liquidar así contra el

débito fiscal obtenido por las ventas del mes.

LIBRO DE COMPRAS

Empresa "X,Y,Z"Mes:__________________ año:____________

Internas Importación Internas Importación

Totales

FechaCorrelativo Compras Excentas Compras Gravadas IVA Total Compras

Retención a TercerosNombre del ProveedorNo. de

RegistroNo. de

Comprobante

148

b) Descripción de la estructura del formulario para el registro de las compras e

impuesto

Mes y año

Deberá anotarse el mes y año en el cual se está registrando la compra

Correlativo Se anotará el número correlativo de cada registro

Fecha de emisión

Se anotará el número del crédito fiscal que respalda la compra realizada

No. De registro

Compras Gravadas

Se anota la fecha de emisión que describe el comprobante de crédito fiscal

No. De Comprobante

Debe anotarse el número de registro del proveedor asignado por la Dirección General de

Impuestos Internos.

Nombre del proveedor

Se anotará el nombre del proveedor, según se muestra en el comprobante de crédito fiscal

Compras exentas

En está columna se registrarán las compras internas exentas y las importaciones exentas

En está columna se divide en tres sub-columnas, en las cuales se anotarán los registros de

acuerdo al siguiente orden, el valor total de las compras internas, el valor de las importaciones

gravadas y el valor del IVA de las compras gravadas.

149

Iva Columna en la que se anotará el valor del IVA ( Crédito Fiscal)

Total Compras

Se anotará la sumatoria de las compras internas más el valor del IVA

Retención a Terceros

Se anotará el valor del impuesto retenido a terceras personas por operaciones en las que se

debe retener el impuesto a no contribuyentes del impuesto, tales como servicios profesionales,

fletes, alquileres, etc.

5.3.6 Activos fijos

Rubro que refleja el valor de los bienes con que cuenta la empresa y que son adquiridos para

su conservación sin el fin de venderlos, son de uso exclusivo de esta y sirven para el

desarrollo de las actividades normales del negocio.

5.3.6.1 Activo Fijo y Depreciación

El control del activo fijo se hace necesario, por cuanto representa las inversiones fijas de la

empresa, que ayuda a la gestión de créditos para fortalecer su capital. Para que los activos

fijos sean considerados como tales deben cumplir con algunos requisitos, dentro de los cuales

se tienen: el monto de los activos, la clase, duración y demás criterios definidos por cada

entidad, para lo cual se debe hacer uso del procedimiento que lo rige.

150

PROCESO CONTROL INTERNO

ACTIVO FIJO ÁREA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE ADQUISICIÓN, RETIRO Y DEPRECIACIÓN DE ACTIVO FIJO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Mantener un adecuado control sobre los activos fijos, con el objetivo de salvaguardar la integridad de los mismos, reflejar su valor presente y mantener únicamente aquellos que sean de utilidad para el desarrollo de las actividades del negocio.

Responsable Paso Descripción

Propietario o Administrador

05

06

Establece a partir de que monto se registraran los bienes como activos fijos

Recibe y revisa que los activos estén de acuerdo a lo solicitado y firma de recibido el documento presentado que ampare el ingreso y lo envía al encargado del registro de los activos fijos.

Recibe información del encargado de compras, revisa y lo registra en los libros correspondientes y completa el formulario “Control de Activo Fijo – Depreciación” para dar ingreso al activo de acuerdo a las especificaciones establecidas en documento de compra (factura, comprobante de crédito fiscal)

Calcula y establece cuotas de depreciación para cada activo de acuerdo a lo establecido por la Ley en el momento de su adquisición y efectúa registros contables mensualmente.

El Administrador o propietario son responsables de verificar que se cumpla lo establecido en el procedimiento.

Solicitante

Encargado de compra Proveedor

Encargado de compra/ solicitante

Encargado de activo fijo

01

02

03

04

07

Elabora una solicitud de compra en la cual se especifiquen las generalidades de los activos a adquirir y el uso que se le dará, enviando al encargado de compras Recibe solicitud de compra, revisa que cumpla con las especificaciones y si no encuentra inconvenientes, elabora orden de compra y la envía al proveedor

Recibe orden de compra, y envía los activos solicitados al lugar que se le ha especificado

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado del activo fijo es responsable del control y registro de dichos activos, existentes en cada uno de los departamentos.

151

a) Formato para el control de los Activos Fijos y su Depreciación EMPRESA “X,Y,Z”

FORMATO DE CONTROL DE LAS ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO Y DEPRECIACION

________________________________________________________________________Cantidad__

Código:_________ Ubicación:____________________________________________________________

Adquirido en:______________________________________________________________________________

Valor: _______________________________ Vida Util:___________________________________

Cuenta Contable:_______________________________________________ % de Depreciación Anual:________________________________________

Valor Depreciación Mensual:______________________________________

DESCRIPCIÓN

FECHA

Valor a Depreciar

Depreciación Mensual

Depreciación Acumulada

Valor en Libros

Observaciones:__________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________

____________________ ____________________ _____________________ Hecho por Revisado Autorizado

Nombre y Descripción del bien:_______________________________________________________________

Fecha de Adquisición:______________________ Fecha de Inicio de Uso:_______________________

152

b) Descripción de la Estructura del Formulario para el Control de

Adquisición de Activos Fijos – Depreciación.

Nombre y Descripción del bien Debe detallarse el activo Fijo al que se refiere, por ejemplo: sillas, computadoras, etc.

detallando las generalidades del bien como la serie, modelo, clase, entre otros.

Cantidad Detallar las cantidades adquiridas

Código Aquí debe escribirse el número correlativo que la empresa posee para el control de

los activos.

Ubicación Debe detallarse en que lugar se instalará el activo adquirido

Adquirido en En este espacio debe anotarse el nombre del proveedor que suministro el bien

Valor Debe anotarse la sumatoria de los costos incurridos para la adquisición del bien (flete,

instalación, etc.)

Vida Util En este espacio debe escribirse el tiempo que se espera utilizar el bien adquirido, y debe

considerarse lo establecido en la Ley del Impuesto s/la Renta

Fecha de Adquisición Se anota la fecha de la compra del activo detallando día, mes y año

153

Fecha de Inicio de Uso Lugar en el que debe anotarse el día, mes y año en que el bien se comenzado a utilizar

Cuenta Contable Debe escribirse el número de cuenta en la cual se registra contablemente el bien

% de Depreciación Anual En este espacio se anota el % asignado para la depreciación, el cual debe estar apegado a lo

establecido por la Ley de Impuesto s/la Renta

Valor Depreciación Mensual Este espacio debe utilizarse para anotar el valor que se ha establecido para el registro contable

de la depreciación y es obtenido mediante la siguiente formula:

Valor Depreciación = Valor Activo Fijo X % de depreciación asignado al bien 12 meses

Descripción En esta columna se debe anotar una breve descripción de la transacción que se esta realizando,

por ejemplo: compra de 1 congelador, depreciación del mes, entre otros.

Fecha Columna en la cual se anotará el día, mes y año en que se realice la transacción

Valor a Depreciar Debe anotarse en esta columna el valor que corresponde a la vida útil del bien a depreciar

Depreciación Mensual En esta columna, se anotará el valor de la cuota que se ha establecido para la depreciación

mensual

154

Depreciación Acumulada Columna en la cual se debe escribir el resultado de sumar al saldo anterior de esta columna, el

valor de la depreciación del mes.

Valor en Libros Se anota el valor que tiene el activo, después de haber aplicado la depreciación, y se calcula de la siguiente forma:

Valor en libros = Valor original del Activo Fijo – Depreciación Acumulada

5.3.7 Cuentas por Pagar

El rubro de las cuentas por pagar, esta integrado por aquellas cuentas que representan una

obligación para la empresa y requieren de un pago a una fecha determinada, dichas

obligaciones pueden ser adquiridas por la confianza entre los involucrados (Proveedores) ó por

medio de documentos (Préstamos Bancarios, Letras de Cambio, Hipotecas, etc.).

El registro de proveedores permite tener un adecuado control de las obligaciones adquiridas

por la empresa, por compras de materias primas, materiales y suministros, activos fijos y

servicios entre otros, son deudas a corto plazo, es decir que su pago es menor a un año.

PROCESO

5.3.7.1 Proveedores

CONTROL INTERNO

ÁREA CUENTAS POR PAGAR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Controlar las deudas y obligaciones que la empresa posee con cada uno de los proveedores que suministran bienes y servicios al negocio.

155

Responsable Paso Descripción

Encargado de Cuentas por pagar

Encargado de Tesorería

04

12

Administrador ó Propietario

Encargado de cuentas por pagar

Cajero o Encargado de entrega de cheques

01

02

03

05

06

07

08

09

10

11

Recibe facturas de los proveedores y revisa operaciones aritméticas de cantidades y valores de los documentos, como también verifica que los documentos tengan la firma de recibido y anexa la orden de compra. Elabora quedan de acuerdo a los valores de las facturas, y establece fecha de pago de acuerdo a la política de pago de la empresa o convenio establecido con el proveedor (anexo No. 14) Ordena documentación de las facturas recibidas y quedan entregados y envía estos documentos a la persona encargada de la custodia y el registro de los documentos.

Registra en un libro auxiliar denominado “Cuentas por pagar a proveedores” y en forma detallada por cada uno de los proveedores, las facturas o comprobantes de crédito fiscal.

Después de haber registrado las facturas en el libro de cuentas por pagar a proveedores archiva de acuerdo a la fecha de pago una copia de la factura y la original la envía al encargado de impuestos. Envía copia de la factura al encargado de la contabilidad para que efectúe el registro de la obligación

Llegada la fecha de pago establecida en el quedan, prepara las facturas y las envía al responsable de autorizar los pagos para que sean firmadas de autorizado. Recibe y devuelve las facturas autorizadas para el pago al encargado de tesorería. Recibe documentos autorizados y emite cheques, posteriormente los registra en libro de entradas y salidas de bancos, luego los envía a firma; ya firmados son recibidos nuevamente y entregados a cuentas por pagar.

Recibe cheques y registra los pagos a los proveedores en el libro de cuentas por pagar a proveedores y posteriormente los envía a la persona encargada de la entrega de los cheques

Recibe y entrega cheques a los proveedores y le firman de recibido el voucher, esta documentación es enviada al encargado de la contabilidad posteriormente para su contabilización y archivo de los documentos con el comprobante de diario Nota: Se recomienda la creación de una política que regule la presentación de documentos emitidos por el proveedor, de tal forma que se garantice el registro oportuno de las compras y el Crédito fiscal.

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de las cuentas por pagar a los proveedores es responsable de registrar las deudas y abonos que se le efectúen a los proveedores y de igual forma mantener oportunamente los saldos actualizados.

• El propietario o administrador es responsable de verificar que el procedimiento se aplique de acuerdo a lo establecido.

156

a) Formato de Libro Auxiliar para el control de cuentas por pagar a proveedores

El formato de cuentas por pagar a proveedores es un mecanismo de control que permite

mantener la integridad de los saldos adeudados por la empresa, en concepto de compras

necesarias para la actividad económica de la misma. (Para garantizar que los registros sean

correctos, se debe solicitar mensualmente al proveedor, un estado de cuentas, con el

objeto de verificar y garantizar la razonabilidad de los saldos, y permita identificar

posibles errores u omisiones en el registro de las facturas).

EMPRESA “X,Y,Z”

LIBRO AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR

Proveedor:____________________________________________________

Fecha de registro

Referencia

Descripción

Plazo Abonos

Cargos

Saldo

Totales.................................

157

b) Descripción del formulario para el control de las obligaciones por pagar a

proveedores

Proveedor

En este espacio se detalla el nombre del proveedor, al cual se le adeuda

Fecha del registro

Es la fecha en la cual se registra la operación en la empresa

Referencia

Espacio en el cual se debe anotar el número de documento presentado por el proveedor

Descripción

Debe anotarse un indicador de la deuda, por ejemplo: 25 qq de Concentrado Inicio, 400

pollitos de clase “x”, etc.

Plazo

En esta columna se debe anotar el tiempo (en número de días), en el cual se debe hacer

efectivo el pago del compromiso adquirido.

Cargos

Espacio en el cual se anotaran el valor de las nuevas deudas contraídas con los

proveedores

Abonos

Se completa con las cantidades pagadas total o parcialmente a los documentos presentados

a cobro por el proveedor y del cual se lleve registro.

158

Saldo

Se calcula restando al monto de la columna de cargos, el monto de la columna de abonos,

más el saldo anterior. Este representa el valor adeudado al proveedor.

5.3.7.2 Propietarios

El propósito fundamental del libro auxiliar de propietarios, es controlar las deudas a cargo de

la empresa a favor de los propietarios, evitando así que exista una mezcla de las operaciones

personales con las de la empresa (principio de entidad). PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA CUENTAS POR PAGAR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CUENTAS POR PAGAR A PROPIETARIOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Controlar las deudas y obligaciones que la empresa pose con cada uno de los propietarios

Responsable Descripción Encargado de cuentas por pagar

04

07

Encargado del registro contable Encargado de Tesorería

Propietario Cajero o Encargado de entregar cheques

01

02

03

05

06

08

Recibe el documento que justifique el egreso de efectivo, cancelación de Facturas o cualquier documento que muestre internamente una transacción de la empresa (Distribución de utilidades). Revisa operaciones aritméticas de los documentos Registra los documentos que comprueba la obligación con el propietario en el libro auxiliar denominado “Cuentas por pagar a propietarios” Los documentos deben registrarse en forma detallada. Elabora la partida de diario y registra la operación realizada Elabora cheque para el pago de la obligación con el propietario y registra el cheque en el libro de entradas y salidas de banco, traslada información al encargado de los registros contables para su respectiva contabilización. Registra el pago al propietario en el libro auxiliar de cuentas por pagar

Recibe el cheque y firma el voucher de recibido Envía documentación al responsable de contabilidad para que sea archivado juntamente con el comprobante de diario

Paso

159

PUNTOS DE CONTROL

El propietario o administrador es responsable de verificar que el procedimiento se aplique de acuerdo a lo establecido

• El encargado de las cuentas por pagar a los accionistas es responsable de registrar las deudas y abonos que se le efectúen a los accionistas y de igual forma mantener oportunamente los saldos actualizados.

• El jefe Inmediato es responsable de verificar que se cumpla lo establecido en el procedimiento.

Nota:

Para el Control de las cuentas por pagar a Propietarios, se utilizará el mismo formato de

cuentas por pagar a proveedores.

5.3.7.3 Instituciones Financieras

CONTROL INTERNO

El registro de las deudas a Instituciones financieras, a través de libro auxiliar de cuentas por

pagar, tiene como objetivo fundamental, controlar el valor de las deudas en concepto de

préstamos normales o de líneas de crédito especiales, mediante el seguimiento oportuno de los

pagos efectuados así como también de nuevos créditos. PROCESO ÁREA CUENTAS POR PAGAR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CUENTAS POR PAGAR A INSTITUCIONES FINANCIERAS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Controlar las deudas y obligaciones que la empresa posee con cada una de las instituciones financieras y bancarias

Descripción Propietario/o Administrador

01

Entrega la copia del documento firmado por la obtención de un crédito al responsable de cuentas por pagar

Encargado de Cuentas Por pagar

02

03

Efectúa el registro de la obligación contraídas con el banco en un libro auxiliar denominado Cuentas por pagar a instituciones financieras

Controla los pagos mensuales mediante una tabla de amortización de deuda.

Responsable Paso

160

04

05

06

PUNTOS DE CONTROL

Encargado de Tesorería Encargado de Cuentas Por Pagar

Elabora cheque para amortizar la deuda con el banco y lo envía a firma dicho cheque Recibe cheque y lo envía al banco para amortizar la deuda, la cual es registrada en el libro auxiliar de Cuentas por Pagar a Instituciones Financieras. Envía el documento de pago al responsable de la contabilidad para que elabore el comprobante de diario y lo archive juntamente a este.

• El encargado de las cuentas por pagar, es responsable de registrar las deudas contraídas y abonos realizados a instituciones financieras y de mantener saldos los actualizados en forma oportuna.

• El propietario o administrador es responsable de verificar que el procedimiento se aplique de acuerdo a lo establecido

Nota:

De la misma forma que se concilia un proveedor, se debe solicitar mensualmente un estado de

cuentas a la Institución financiera, para garantizar que los pagos efectuados han sido aplicados

correctamente, lo que permite identificar oportunamente cualquier anomalía.

Para el Control de las cuentas por pagar a Instituciones Financieras se utilizará el mismo

formato de cuentas por pagar a proveedores.

a) Formato de tabla para el control de préstamos otorgados por las

instituciones financieras

161

EMPRESA “X,Y,Z”

Fecha de Vencimiento:__________________________ Referencia No. :_______________ No de Cuotas:__________ Valor de Cuota: ¢______________

CAPITAL

INTERESES POR PAGAR

Fecha

Descripción

Cuota

Amortiz. Amortización Saldo Amortización Saldo

Totales..................................

Institución:____________________________________ Monto:

b) Descripción de la estructura de tabla para el control de préstamos otorgados por

las instituciones financieras

Institución Se anota el nombre de la institución financiera, la cual ha otorgado el crédito

Monto

Espacio para anotar la cantidad del crédito aprobado

Fecha de vencimiento

Debe anotarse en este espacio, la fecha para la cual se ha contratado el crédito.

162

Referencia

En este espacio se anota la fecha en la cual se otorgo el préstamo

Este espacio debe ser completado con el número de referencia entregado por la institución

financiera

Número de cuotas

En este espacio se anotará el número total de cuotas que la empresa pagara

Valor de la cuota

Se anota el valor de la cuota determinada por la institución financiera

Fecha

Descripción

Es esta parte se anota la operación que se está realizado, por ejemplo: abono cuota No. 5

Amortización (Capital e Intereses)

En esta área se anota el valor de las cuotas canceladas tanto de capital como de interés

Saldo

Este resulta de disminuir del saldo anterior el valor de la amortización para el capital y el

interés

5.3.8 Ventas

Las ventas representan para la empresa los ingresos reales obtenidos directamente por las

operaciones normales del negocio, es decir por la venta del pollo de engorde y menudo, así

mismo puede registrarse bajo este rubro el valor de las ventas de subproductos como la

gallinaza entre otros.

163

5.3.8.1 Ventas e impuesto

Para el control de los ingresos en concepto de ventas al crédito o contado, que efectúe la

empresa, así como también los impuestos generados por dicha operación, es necesario llevar

los registros en los libros correspondientes, tal es el caso del libro de ventas para

contribuyentes y libro de ventas para consumidor final.

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA INGRESOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

VENTAS E IMPUESTOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar los lineamientos básicos para el registro de las ventas y su impuesto, para que dicho registro sea realizado en forma eficiente y oportuna, mediante un adecuado control de las operaciones.

Responsable Paso Descripción

Encargado de Caja

Encargado del

registro de las ventas

01

- Si el Crédito es mayor que el Débito, la empresa no pagará impuesto

02

03

04

05

06

07

08

Entrega al encargado del registro del impuesto, las facturas y/o comprobantes de crédito

fiscal emitidos durante el día (anexo No 15 y 16)

Recibe los documentos de ventas (facturas y/o créditos fiscales) y revisa que la información esté correcta y que los valores parciales coincidan con el total del documento. Procede a efectuar el registro, en los libros correspondientes (ventas contribuyentes y consumidor final). Archivara las facturas y/o comprobantes de crédito fiscal en forma correlativa. Deberá cerciorarse que todas las facturas o comprobantes de crédito fiscal emitidas durante el mes queden registradas. Al finalizar el mes deberá totalizar en los libros respectivos, las ventas totales del mes y su respectivo impuesto. Compara el impuesto de las ventas (Débito Fiscal) con el impuesto de las compras ( Crédito Fiscal) y hacer lo siguiente:

En cualquiera de los casos deberá efectuarse liquidación de aquel impuesto que fuese menor, según sea el caso.

Elabora declaración de IVA (anexo No. 17)

- Si el Debito es mayor que el crédito pagará impuestos

164

09

Propietario Tesorería Encargado del registro de las ventas

10

11

Firma declaración y manda a pagar dicho impuesto, según sea el caso

Sí, existe impuesto a pagar elabora cheque a nombre de la Dirección General de Tesorería y envía el respectivo pago.

Envía documentación a contabilidad para su correspondiente contabilización.

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de los registros de las ventas es el responsable de elaborar las respectivas declaraciones de acuerdo a las instrucciones establecidas en la respectiva ley.

• El jefe inmediato es responsable de verificar el cumplimiento de los requisitos legales y comprobar que el procedimiento se cumpla de acuerdo a lo establecido.

a) Formato de libro de ventas para consumidor final

N O M B R E D E L E S T A B L E C IM IE N T O _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

R E G IS T R O N o . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

M E S A Ñ O

N o . D E L N o . A L N o . V E N T A S C o r r e la t iv o E X E N T A S T O T A L E S

T o ta le s d e l M e s

V E N T A S IN T E R N A S

E X P O R T A C IO NG R A V A D A S

L O C A L E S

I.V.A. 13% ______________________

Resumen:

Total de ventas Gravadas ______________________

Ventas Netas ______________________

165

b) Descripción de la estructura del formulario para libro de ventas de

consumidor final

Debe anotarse el No. de registro que la empresa tenga asignado por la Dirección General de Impuestos Internos para realizar trámites legales

Nombre del Establecimiento En este espacio se debe anotar el nombre de la empresa

Registro

Mes y Año Anotar en este espacio se debe anotar el mes y año para el cual se hacen los registros (se debe

elaborar una hoja por cada mes)

No. Correlativo En esta columna se detalla el número de registros que se haya efectuado durante el mes (1, 2,

3, 4…etc.)

Del No. Detallar en esta columna el número de factura con la cual se inicia la facturación del día

Al No. Columna en la cual se detalla el número con la cual se termina la facturación del día.

Ventas Exentas En esta columna se registra el valor de la venta de productos exentos de impuesto

Ventas Gravadas Locales En esta columna se anotará el valor total de las ventas efectuadas dentro del territorio nacional

166

Ventas Gravadas Exportación En esta columna se registra el valor total de las ventas efectuadas a clientes del exterior

• Determinación del Débito Fiscal

El débito fiscal es el que se genera por las ventas gravadas, y su calculo se establece de la

siguiente forma:

Calculo: Total de Ventas Gravadas = Ventas Netas X 13% = Débito Fiscal

1.13

c) Formato de libro de ventas a contribuyente

Ventas Totales Columna en la que debe anotarse el valor que resulta de sumar las ventas exentas más las ventas gravadas

NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO ____________________________________________

MES:________________ AÑO:_________ REGISTRO No. ______________________

DIA No. Comprobante NOMBRE DEL CLIENTE No. DE VENTAS I.V.A. De Credito Fiscal REGISTRO EXPORTACION (DEBITO FISCAL)

TOTALES

VENTAS INTERNASEXENTAS GRAVADAS TOTAL

167

d) Descripción de la estructura del formulario para el registro de las Ventas a

Contribuyentes

Mes y año

No. de Comprobante

Columna en la cual debe anotarse el nombre del contribuyente al cual se le ha efectuado la

venta, en caso de anulación del comprobante debe anotarse la palabra “anulado”

No. de Registro

En esta columna debe anotarse el número de registro del contribuyente al que se le ha

efectuado una venta

Exportaciones

En estas columnas se deben anotar las ventas de acuerdo a su naturaleza, es decir, las exentas

(sin impuesto), las gravadas (que generan el impuesto) y el total de la venta.

Se anota el mes y el año en el cual se está registrando la venta

Día

Se anota la fecha de emisión del comprobante de crédito fiscal

Debe anotarse en forma correlativa el número del comprobante de crédito fiscal, generado por

las ventas, también deben anotase los comprobantes anulados

Nombre del Cliente

Anotar en este espacio el valor de la venta realizada a clientes del exterior, la cual de acuerdo

a la ley del impuesto a la transferencia de bienes muebles y a la prestación de servicios (IVA),

son gravadas con tasa cero.

Ventas Internas

168

Iva – Débito Fiscal

Columna en la cual se anota el valor del impuesto generado por la venta (% vigente)

CONTROL INTERNO

5.3.9 Costos de Aves en Desarrollo

En este proceso, se controlan los costos correspondientes al desarrollo de las aves, por cada

manada que se controle. Dichos costos servirán para valuar las existencias de aves en

desarrollo.

PROCESO ÁREA COSTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

COSTOS DE PRODUCCIÓN DE AVES EN DESARROLLO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Llevar un mejor control de la producción en desarrollo y los costos incurridos en el desarrollo de cada manada.

Responsable Paso Descripción Propietario

- Costo de la manada

Encargado de Producción

01

02

03

04

05

Proporciona al encargado de producción formulario para el control de la producción en desarrollo, dicho formulario contendrá lo siguiente:

Recibirá formulario para el control de los costos de producción.

Recibirá aves de un día de nacido Procede a anotar en formulario de control el ingreso de dichas aves

Anotará la cantidad y costo de todo insumo proporcionado a las aves, para ello deberá auxiliarse de los pesos y medida de los mismos, como por ejemplo: El concentrado proporcionado a la manada deberá ser pesado y sacar la conversión correspondiente entre el costo y cantidad así:

- Fecha y cantidad de aves ingresada a la galera

- Insumos proporcionados a la manada (vitaminas, agua, colorantes, aserrín etc.) y costo de los mismos

- Costo por semana de crecimiento - Costo total invertido en el desarrollo.

169

06

07

Total de libras Libras proporcionadas a cada manada

Hacer esto por cada insumo según sea su conversión

En la columna de costo por semana anotará el costo por cada semana de la manada.

Al finalizar el proceso de desarrollo (crecimiento - destace) deberá totalizar todos los costos incurridos en el desarrollo de la manada, incluyendo en ella los costos de destace y distribución de las aves.

PUNTOS DE CONTROL

• El encargado de los registros contables de la producción será responsable de controlar todos costos que se incurran en el desarrollo de las aves.

1 Costo de concentrado = costo por libra X libras consumidas = costo total

• El propietario o administrador es responsable de verificar que el procedimiento se cumpla de acuerdo a lo establecido.

170

a) Formato para el Control de los Costos de Producción de Aves en

Desarrollo.

EMPRESA “X,Y,Z”

COSTOS DE PRODUCCIÓN DE AVES EN DESARROLLO

No. de Manada:_________________ Fecha:________________

Ubicación:__________________

Cantidad Recibida:______________ Costo Inicial:_____________________

Descripción Cantidad Costo x

unidad Semana

1 Semana

2 Semana

3 Semana

4 Semana

5 Cantidad Valores Pollitos Concentrado P/Crecimiento

Concentrado P/Desarrollo

Agua

Materiales

Aserrín, Granza u otros

Cal Otros Insumos

TOTALES...................

_______________ __________________

Elaborado por Revisado

Determinación del Costo Unitario

Costo Unitario = ___Costo Total___ Existencia de Aves

Semanas de Crecimiento TOTALES

171

b) Descripción de la Estructura del formulario para el Control de Costos

producción de Aves en Desarrollo

No. de Manada

Debe anotarse el número de manada recibida

Fecha

Se anotara la fecha de recibida la manada

Ubicación

Debe anotarse el lugar donde se ubicará la manada, por ejemplo si las galeras están

identificadas por números, deberá anotarse el número asignado a dicha galera

Anotar en este espacio, la cantidad de aves recibidas

Muestra los insumos proporcionados a las aves para su desarrollo y crecimiento

Se anotará el costo unitario de cada insumo proporcionado

Cantidad Recibida

Costo Inicial

Se anotará el costo inicial o valor de compra de la nueva manada

Descripción

Cantidad

Anotar en este espacio, la cantidad de insumos suministrados a las aves, la cual puede utilizar

la unidad de medida definida para su manejo (galones, libras, sacos, etc.)

Costo por Unidad

172

Semanas de Crecimiento

Se anota en este espacio, el costo semanal de cada insumo proporcionado a las aves, dicho

costo se obtendrá al multiplicar la cantidad de insumos, por el costo unitario de cada uno, el

resultado obtenido, debe anotarse en la columna de la semana a la que pertenezca.

Costo por unidad

En este espacio se anotará costo invertido por cada manada, y se obtiene dividiendo el costo

total entre el total de aves existentes por cada manada

Costo total

Anotar en este espacio, la sumatoria de todos los costos semanales por cada insumo

Existencia

Debe anotarse las existencias reales de aves por cada manada al final de cada producción

c) Formato para el Control de Consumo de Alimento por Manada

E m presa : ______ ______ ______ ______ ______ ______ U b icac ión :____ ______ ______ ___

F echa d e Ing reso :___ _______ ______ ______ ______ __ C lase :____ ______ ______ ______ _

C an tidad de av es 1e r. D ía :__ ______ ______ ______ ___ N o . D e M anad a :_ ______ ______ _

S e m a n as /F ec h aD L M M J V S S e m a n a l A c u m u lad o

123456789

10

T o ta l G ene ra l

C O N S U M O D E A L IM E N T O (en L ib ras ) C O S T O D E LA L IM E N T O (e n ¢ )

R E C O R D D E C R E C IM IE N T O y C O N S U M O D E A L IM E N T O

173

d) Descripción de la estructura del formulario para el Control del Consumo

de alimento por manada.

Empresa

Ubicación

Anotar en esta línea el tipo de ave que se está desarrollando (en el caso que la empresa

desarrolle más de una clase de aves

Se debe anotar el número de aves que ingresan al proceso, ya que es importante conocer la

perdida de alimento por las aves desechadas (muertes)

No. de Manada

Columna en la cual se anota el número de semana en la que se encuentra el proceso de

desarrollo

En esta línea detalla el nombre de la empresa

En esta línea se anotara la ubicación el la cual se desarrollaran las aves o sea en la galera

en la que se encuentran.

Fecha de Ingreso

En esta línea se anotara la fecha en la cual se recibieron las aves para iniciar el proceso de

desarrollo.

Clase

Cantidad de Aves primer día

En esta línea se anota el número de manada que se está desarrollando

Semanas

174

Consumo de Alimento (en libras)

En estas columnas se anota la cantidad de alimento proporcionado a las aves durante el día

Espacio para anotar la cantidad de alimento proporcionado durante cada semana de

desarrollo

Acumulado

En esta columna se detalla el valor equivalente a las libras de alimento proporcionado a las

aves en desarrollo

Semanal

En esta columna se debe anotar el total de alimento proporcionado a las aves durante su

desarrollo (se establece sumando el saldo acumulado de la semana anterior, más el total de

la semana presente)

Costo del Alimento

5.3.10 Gastos de Operación

Bajo este rubro se pretende llevar un control de todos aquellos gastos de operación (ventas,

administración, financieros y tros gastos) en los que la empresa incurre para cumplir con su

finalidad algunos de esto son: pago de teléfono, alquileres del local, agua, transporte, entre

otros.

175

PROCESO CONTROL INTERNO

GASTOS DE OPERACIÓN ÁREA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

GASTOS DE OPERACIÓN

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Mantener un control eficiente de los gastos de operación que un negocio incurre durante un periodo determinado tales como Gastos de venta, Gastos de producción, Gastos Administrativos y Financieros.

Responsable Descripción

Encargado de cada departamento

Encargado de contabilidad

01

02

03

04

05

06

07

08

Recibe las facturas o comprobantes respectivos que justifiquen la erogación del gasto Revisa la documentación relacionada con las cantidades, valores e impuestos facturados Envía al encargado de los registros contables, los documentos de justificación.

Codifica la documentación recibida, de acuerdo al tipo de gasto e impuesto facturado (gastos de producción, de venta, de administración y financieros)

PUNTOS DE CONTROL

Recibe la documentación y luego la clasifica

Elabora el comprobante de diario y anexa la documentación respectiva Registra el comprobante de diario en el libro auxiliar contable y mayor El total de los gastos al final de cada ejercicio los utiliza para elaborar el estado de resultado.

Paso

• El encargado del registro de gastos es responsable de controlar todos los gastos existentes en cada uno de los departamentos

• El jefe Inmediato es responsable de verificar que se cumpla lo establecido en el procedimiento.

176

a) Formato para la Elaboración y Control y Distribución de los Gastos

Empresa “x, y, .z”

Distribución de Gastos del ______________ al ______________ del año “xx”

Tipo de Gastos Valor

Producción Administración Financieros

Ventas

Totales ............................

Distribución de Gastos Fecha

Nota: La distribución de los Gastos se efectúa de acuerdo a las políticas establecidas por la

empresa.

b) Descripción de la Estructura del Formato de Distribución de Gastos

Fecha

Espacio en el cual se debe anotar la fecha a la cual corresponde el período analizado

177

Tipo de Gastos

Describe el nombre del gasto efectuado por ejemplo, luz, teléfono, agua etc

Valor

Deberá anotarse el valor por cada gasto realizado

Distribución de gastos

Esta columna está subdividida en gastos de Producción, gastos administrativos financieros, y

de ventas, en cada columna se anotará el valor que corresponde como gasto según el área a

que corresponda , de acuerdo al porcentaje distribuido

5.3.11 Normativa Legal

Este punto trata de brindar a los microempresarios avícolas los lineamientos básicos para la

obtención y cumplimiento de los requisitos municipales, sanitarios y fiscales que necesita el

microempresario para desarrollar la actividad avícola

5.3.11.1 Sanitarias

Procedimiento en el cual se proporcionan los lineamentos necesarios para que los

microempresarios avícolas puedan solicitar la autorización de la operatividad del negocio ante

la entidad reguladora de la salubridad.

178

ÁREA LEGAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PERMISOS SANITARIOS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar los requisitos necesarios y los pasos a seguir para la obtención del permiso de sanidad, necesario para la operatividad del negocio.

Responsable Descripción Propietario

Directoror/a) de Unidad de Salud Inspectores de Sanidad Propietario

01

02

03

04

05

Una vez se haya elegido la zona, o se cuente con un lugar adecuado para la instalación de la granja, se debe hacer lo siguiente: Elabora escrito, dirigido al director(a) de la Unidad de Salud más cercana al lugar donde operará la granja; en dicho escrito se solicitará el permiso respectivo y deberá contener lo siguiente (modelo de solicitud anexo 18)

Debe anexar al escrito lo siguiente:

Evaluará dicha solicitud y delegará a los inspectores de Sanidad, para realizar inspección del lugar donde operará la granja. Elaboraran informe dirigido al director(a) de la Unidad de Salud, en el cual informarán si

dicho negocio cumple con los requisitos de higiene y salubridad que establece el Código

de Salud; además informarán si el negocio no perjudicará a los habitantes de la zona.

Entregará resolución sobre aprobación o negación del permiso solicitado Recibirá resolución

Nota La elección del lugar de ubicación de la granja tendrá que ser en una zona rural.

Paso

- Lugar y fecha de emisión - Credenciales del propietario - Nombre del negocio - Solicitud de permiso - Dirección exacta de donde operará la granja - Dirección para escuchar notificación

- Fotocopia de Cédula de Identidad Personal - Solvencia Municipal del inmueble donde funcionará el negocio - Constancia de los habitantes más cercanos al lugar donde funcionará la

granja; la cual deberá hacer constar que dichos habitantes aceptan la instalación de ésta y que su instalación no les perjudicará en nada

179

5.3.11.2 Municipales

Procedimiento en el cual se proporcionan los lineamentos necesarios para que un

microempresario avícola pueda tramitar la autorización de operatividad del negocio ante las

entidades municipales.

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA LEGAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

TRAMITES MUNICIPALES

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar los pasos a seguir para el registro de las instalaciones del negocio en la Alcaldía Municipal.

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Propietario

- Fotocopia de cédula y NIT del propietario

01

02

Se presenta al Departamento de Catastro de la Alcaldía de la localidad donde funcionará la granja. Llena y presenta formulario para declaración jurada en

original y triplicado, anexando los siguientes documentos:

PASO

- Balance o inventario inicial del negocio

- Si el lugar donde funciona el negocio es arrendado, deberá presentar fotocopia del contrato de arrendamiento.

- Recibo de Pago de los aranceles correspondientes del inmueble donde funcionará la granja (éste será calculado con base a los activos del negocio)

5.3.11.3 Fiscales

Procedimientos por medio de los cuales se proporcionan los lineamentos necesarios para

facilitar a los microempresarios al registro en el Ministerio de Hacienda para la obtención del

número de identificación tributaria (NIT) como el registro de contribuyente del IVA.

180

PROCESO CONTROL INTERNO ÁREA LEGAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

TRAMITES FISCALES

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar los pasos a seguir para la obtención del NIT y el registro del impuesto del IVA.

Responsable Paso Descripción

Propietario

01

02

03

04

N.I.T. ( Número De Identificación Tributaria) Se presenta al Ministerio de Hacienda o a sus delegaciones fiscales Departamentales a la unidad de inscripción tributaria. Cancelará los derechos correspondientes Llenará solicitud que esa unidad le proporcione Deberá presentar Cédula de Identidad Personal

REGISTRO DEL IVA

• En algunos casos la entrega del NIT se da en el momento de presentar la solicitud correspondiente, mientras en otros casos es entregado el siguiente día hábil de presentada dicha solicitud.

• Deberá presentarse al Ministerio de Hacienda o a sus delegaciones fiscales Departamentales de la unidad de la Dirección General de Impuestos Internos.

• Llenar formulario F-8 proporcionado por dicha unidad

• Presentar original de NIT y Cédula de Identidad Personal

181

5.4 MODELO DE CONTROL FINANCIERO

Control Financiero: facilita la medición de los recursos, orienta el adecuado uso de los

mismos y permite la minimización de costos, con el objeto de tener una eficiente rentabilidad.

La adopción de esta practica le servirá al avicultor como una herramienta de medición de los

recursos en términos monetarios y por lo tanto podrá evaluar la rentabilidad de los mismos.

5.4.1 Estados Financieros

Los estados financieros juegan un papel muy importante dentro de toda empresa, puesto que

son herramientas de control que le permiten recabar y acumular información financiera en

una forma periódica, la cual ayudará a la administración a la toma de decisiones viables para

el mejor funcionamiento de la empresa.

Dentro de los estados financieros considerados básicos dentro de una empresa están: el

Balance General. Estado de resultados.

5.4.1.1 Balance General

Es el documento contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha

determinada, ya que muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y

obligaciones que posee una empresa, así como también el importe del capital que posee para

iniciar o continuar sus operaciones.

El balance general proporciona los medios útiles para controlar la solvencia de la empresa,

analizar el costo de los nuevos financiamientos y determinar la flexibilidad que se tiene para

modificar la estructura básica del capital.

En este, las cuentas se clasifican de tal manera, que las partidas similares queden agrupadas y

sea posible obtener sub-totales de significación.

Las tres partidas que se incluyen en el Balance General son el activo, pasivo y capital.

182

• Activo Bienes y derechos que posee un negocio, son registrados de acuerdo al grado de disponibilidad

que tienen para convertirse en efectivo.

• Pasivo Deudas y obligaciones de un negocio, las cuales se registran de acuerdo al grado de

exigibilidad.

• Capital Este presenta la inversión de los socios o propietario de la empresa.

A continuación se describe los requisitos básicos que debe contener un Balance:

a) Encabezado: Indica el nombre del negocio

b) Leyenda “Balance General al...”: muestra la fecha a la cual se está elaborando

c) La composición del Activo y Pasivo.

d) La composición del Capital (Patrimonio).

e) Firmas del propietario, del contador y auditor externo (Si está obligado).

183

Empresa "x, y, z"

Balance General al _______ de _______________ Del año ________

Activo Pasivo

Circulante ¢ Circulante ¢ Caja ¢ Proveedores ¢ Banco Cuentas por Pagar Cuentas por cobrar Préstamos a corto plazo _________ Provisión Ctas. Incobrables ( ) Inventarios __________ Fijo ¢ Préstamos a Largo Plazo ¢_________ Fijo ¢ Terrenos ¢ Otros Pasivos ¢ Vehículos Mobiliario y Equipo Total pasivo ¢__________

Depreciación Acumulada (________ ) PATRIMONIO ¢

Gtos. pagados por anticipado ¢__________ Ejercicio __________

Galeras

Capital ¢ Otros Activos Utilidad (Perdida) del

Total Activo ¢ Total Pasivo y Capital ¢ __________

_____________________ ___________________________ ________________________ Propietario Contador Auditor

La obtención de la ganancia es uno de los principales objetivos de un negocio, el conocer

exactamente cuanto está ganando le será de gran utilidad a su propietario; esto se logra a

través del Estado de Resultado, en el sector avícola este estado refleja en detalle las ventas

realizadas, lo costos y gastos incurridos en el desarrollo de la actividad. Este informe es

recomendable realizarlo mensualmente y llevarlo sucesivamente por un período de un año,

para luego nuevamente comenzar a contabilizar los resultados del nuevo año.

Nota: El rubro de inventarios, está formado por los inventarios de aves en desarrollo, inventarios de

materiales y suministros e inventarios de producto terminado.

5.4.1.2 Estado de resultados

184

Esto ayudará a revisar las tendencias y comparar la actividad de un mismo período con

respecto al año anterior. Conociendo está información el propietario sabrá si el negocio está

creciendo o si debe hacer algún esfuerzo extra para obtener los resultados deseados.

Para llevar a cabo la elaboración de este informe se debe tener en cuenta la siguiente

información:

Ventas

Representa el valor de las ventas realizadas en un mes determinado, dicho valor podrá ser

obtenido del libro de ventas.

Costos

En este rubro representa el valor de los costos de materia prima, insumos, mano de obra y

todos aquellos costos que se involucren directamente con la actividad avícola. Este dato podrá

ser obtenido del control de costos por manada de la producción en desarrollo.

Gastos de Operación

Este rubro comprende todos los gastos indirectos como gastos administrativos, de

venta y financieros en los que incurre el negocio, los cuales no participan

directamente con la producción avícola como por ejemplo, sueldos del personal de

administración, alquileres etc.

185

Empresa “x, y, z”

Estado de resultados del ___ de _________ al___ de _________del año ____ Ventas

¢

Menos

Costo de Ventas (anexo 21) ¢__________

Utilidad Bruta ¢

Menos

Gastos de Operación

Gastos de Venta ¢

Gastos de Administración ¢

Gastos Financieros ¢__________ ¢____________

Utilidad de Operación ¢

Menos Otros Gastos ¢

Más Otros Ingresos ¢_____________

Utilidad antes de Impuestos y Reservas ¢

Menos Reserva Legal ¢_____________

Utilidad Antes de Impuesto ¢

Menos Impuesto Sobre la renta ¢_____________

Utilidad Neta a Distribuir ¢_____________

186

__________________ __________________ ___________________

Contador Propietario Auditor

5.4.2 Razones Financieras

Pasivo Circulante

5.4.2.1 Razones Financieras utilizadas para el análisis de las cifras de

Balance

Las siguientes razones financieras, servirán de base para que los propietarios o

administradores de las granjas avícolas, analicen las cifras mostradas en el balance, durante un

período determinado.

Activo circulante • Índice de Solvencia =

Pasivo a corto plazo

Esta razón financiera, determina la capacidad que tiene la empresa para hacerle frente a las

obligaciones a largo plazo.

• Capital Neto de Trabajo = Activo Circulante – Pasivo Circulante

Razón que sirve para comprobar la eficiencia con la cual se emplea el capital de trabajo en la

empresa.

Activo circulante – Inventario • Prueba del Ácido =

La aplicación de esta razón, proporciona una medida más exacta de la liquidez total, sin

embargo se utiliza sólo cuando el inventario de la empresa no puede convertirse fácilmente en

efectivo.

187

Pasivo Total • Razón de Endeudamiento =

Activo Total

Es un índice que mide la proporción de los activos totales aportados por los acreedores de la

empresa. Cuanto mayor sea este índice, mayor será la cantidad de dinero de otras personas que

se utiliza para generar utilidades.

Cuentas por Cobrar • Rotación de Cuentas por Cobrar = x 30

Ventas Netas al Crédito Razón financiera que indica la rotación que ha tenido la cartera de cuentas por cobrar y la

facilidad que tiene para convertirse en efectivo.

5.4.2.2 Razones Financieras utilizadas para el análisis de las cifras

reflejadas en el Estado de Resultados

Las razones financieras, que permiten analizar los resultados obtenidos en un período

determinado son:

Utilidad Neta

Utilidad Líquida

• Margen de utilidad por ventas = Venta Netas

Indica el margen de utilidad liquida que obtuvo el negocio en un periodo determinado por

cada colón vendido.

• Rentabilidad sobre el Patrimonio = Patrimonio

Indica el grado de utilidad que genera la empresa por cada colón invertido.

Costo de lo Vendido

188

• Rotación de Inventarios = Inventarios

Esta razón indica la rapidez con la que se venden los inventarios, de tal forma que mientras

mayor sea la rotación, mejor será el funcionamiento de la empresa.

5.4.3 Presupuestos

Son una herramienta financiera de mucha utilidad para las empresas, ya que estos le ayudan a

los empresarios a proyectar o planificar el desarrollo de las actividades a un período

determinado.

El presupuesto si es utilizado en una manera eficiente, generará muchos beneficios, ya que

este proyecta el camino que debe seguir la gerencia, tomando en cuanta sus diferentes

responsabilidades de expectativas de inversión que posee, proporciona además el logro de los

objetivos, si no se alcanzan se buscan las causas para efectuar las correcciones penitentes.

Dentro de los principales presupuestos aplicables a la actividad avícola están:

• Presupuesto de Inversión

• Presupuestos de gastos de operación

• Presupuesto de efectivo

5.4.3.1 Presupuesto de ventas

• Presupuesto de ventas

• Presupuesto de compras

• Presupuesto de mano de obra

Este tipo de presupuestos es de mucha utilidad para el empresario ya que le ayuda a planificar

para períodos determinados el nivel de ventas que espera tener, le servirá además para

comparar un período con otro.

189

Al iniciar un negocio este tipo de presupuesto se elaborará con base a pronósticos de ventas,

tomando en cuenta ciertos parámetros como: la ubicación, el giro, la competencia, la clientela

del negocio, la calidad del producto etc. cuando el negocio tiene un cierto tiempo de estar

operando Para elaborar este tipo de presupuesto se toma de base los períodos anteriores. Es

importante también mencionar que este presupuesto se puede elaborar mensual, trimestral o

anualmente, según sea la necesidad del empresario.

a) Formato de presupuesto de ventas

EMPRESA “X,Y,Z”

Fecha:________________________

Enero – Marzo Abril – Junio Julio – Septiembre Noviembre – Dic. DESCRIPCIÓN

Costo Unitario

Cantidad Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor Valor

Pollo de Engorde (Lbs) Menudos

Sub-productos (qq)

Otros Ingresos Comentarios:

SUBTOTALESPOR ERIODOS

PRESUPUESTO DE VENTAS POR TRIMESTRES PARA EL AÑO _________

190

b) Descripción de la estructura del formulario para presupuesto de ventas

Fecha

En esta columna se anota la fecha en la cual se está elaborando el presupuesto

Descripción

Columna que debe contener los principales rubros de los cuales se proyecta vender

Comentarios

Bajo este concepto, anotar cualquier información que amplíe el contenido del presupuesto

Periodo

El presupuesto de ventas puede ser elaborado de acuerdo a las necesidades de información que

se requiera y puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o incluso anual

Costo Unitario

En esta columna se anota el costo de cada uno de los productos que se está presupuestando

para la venta

Cantidad Columna en la cual se debe anotar la cantidad de producto proyectado para la venta del

período

Sub-totales por período

Anotar bajo cada columna la sumatoria de las cantidades y valores descritos

5.4.3.2 Presupuesto de inversión

El propósito principal de este presupuesto es ayudar al microempresario a pronosticar o

proyectar el monto de cuanto será la inversión para echar andar el negocio o cuanto necesita

para mejorar su funcionamiento. Se recomienda elaborarlo anualmente.

191

Este presupuesto es una herramienta de mucha utilidad para cualquier microempresario, ya

que permite planificar la inversión inicial del negocio, así como también las inversiones a

efectuarse en un periodo determinado. El presupuesto de inversión esta enfocado directamente

a la adquisición de maquinaria, edificios, terrenos y mobiliario y equipo. Es importante que

cada microempresario que efectué un presupuesto debe tomar de base el historial de periodos

pasados para poder proyectar las inversiones futuras.

a) Formato de Presupuesto de Inversión

EMPRESA “X,Y,Z”

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN PARA EL AÑO __________

Fecha:________________________

Fuentes de Financiamiento Programación Semestral de la inversión DESCRIPCIÓN

Monto de la

Inversión Propias Instituciones

Financieras

Otros

Medios

1er semestre 2do semestre Total

Inversión Fija

Materias Primas

Insumos

Terrenos

Instalación de Galeras

Maquinaria

Equipo

Gastos de Producción

Gastos de Operación

Otros Gastos

SUBTOTALES POR PERIODOS

192

b) Descripción de la estructura del formulario para presupuesto de inversión

Fuentes de Financiamiento

El objetivo de programar la forma de la inversión, es para no ser sorprendido y contar con los

recursos necesarios en el momento oportuno, la programación, puede ser según las

necesidades del negocio, ya sea mensual, bimensual, trimestral, etc.

Total

Anotar bajo cada columna la sumatoria de las cantidades y valores descritos

Fecha

En esta columna se anota la fecha en la cual se está elaborando el presupuesto

Descripción

Columna que debe contener los principales rubros de los cuales se proyecta invertir

Monto de la Inversión

Anotar en esta columna el total de la inversión proyectada para el período

Bajo estas columnas se debe anotar la procedencia de los fondos según corresponda

Programación de la Inversión

Columna en la cual se debe anotar la sumatoria de las inversiones proyectadas

Sub-totales por período

5.4.3.3 Presupuesto de Compras

Este tipo de prosupuesto pronostica la cantidad de materiales e insumos adquirir para la

operatividad del negocio durante un periodo determinado, en el cual se debe tomarse en

193

cuenta el criterio de las cantidades y volúmenes a consumir para evitar que el negocio se

quede sin liquidez y se almacenen cantidades considerables de materiales por una inadecuada

inversión en las compras.

a) Formato para la elaboración del presupuesto de compras

El formato para la elaboración del presupuesto de compras puede ser utilizado para planificar

cualquier tipo de adquisición, no necesariamente para compras de materias primas, materiales

y suministros etc.

EMPRESA “X,Y,Z”

PRESUPUESTO DE COMPRAS POR TRIMESTRE PARA EL AÑO ___________

Área: _______________________ Fecha:________________________

Enero – Marzo Abril – Junio Julio – Septiembre Noviembre – Dic. DESCRIPCIÓN

Costo Unitario

Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor

Pollo de Engorde

Concentrado Inicio

Concentrado Final Vitaminas Vacunas Otros Suministros

SUBTOTALES POR PERIODOS

194

b) Descripción de la estructura del formulario para el presupuesto de

compras

Area

Anotar en este espacio el departamento o área que requiera de la compra

Fecha

En esta columna se anota la fecha en la cual se está elaborando el presupuesto

Descripción

Columna que debe contener los principales rubros de los cuales se proyecta comprar, (incluye

cantidad de pollo, concentrado, vacunas etc.) con base a las proyecciones de crecimiento del

negocio

Costo Unitario

En esta columna se anota el costo de cada uno de los productos que se está presupuestando

adquirir para el período

Cantidad Columna en la cual se debe anotar la cantidad de compras que se ha proyectado adquirir para

el período

Valor

En esta columna debe considerarse un valor estimado del precio de adquisición al momento de

la compra

Periodos

El presupuesto de compras puede elaborarse de acuerdo a las necesidades de información que

se requiera y puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o incluso anual.

195

5.4.3.4 Presupuesto de Gastos de Operación

Mediante este tipo de presupuesto se pronostican todos los gastos necesarios para el

funcionamiento del negocio tales como pago de sueldos, luz, teléfono, agua, depreciaciones

de maquinaria y equipo, mantenimientos, intereses, comisiones entre otros. Estos gastos

pueden ser clasificados de acuerdo al departamento en el cual se realice el gasto (Gastos de

Venta, Administrativos y Financieros)

a) Formato para la elaboración del presupuesto de Gastos de Operación

EMPRESA “X,Y,Z”

PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACIÓN PARA EL PERIODO _______________ DEL AÑO _______

Área: _______________________ Fecha:________________________

Enero – Marzo Abril – Junio Julio – Septiembre Total DESCRIPCIÓN

Costo Por mes

Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor

Mano de Obra

Cuidandero

Destace

Gtos. Administrativos

Sueldos y Salarios

Alquileres

Amort. Instalaciones

Gastos de distribución

Interés por prestamos

SUBTOTALES POR PERIODOS

196

b) Descripción de la estructura del formulario para el presupuesto de Gastos

de Operación

Área

Anotar en esta línea el área para la cual se está proyectando el gasto, puede ser administración,

ventas, financieros, etc.

Fecha

En esta columna se anota la fecha en la cual se está elaborando el presupuesto

Descripción

Columna que debe contener los principales rubros de los cuales se proyecta efectuar

erogaciones con el fin de realizar las actividades del negocio, (puede incluirse mano de obra,

sueldos, vigilancia, pago de intereses, tasas municipales, etc.)

Costo por mes

Anotar en este espacio, el costo aproximado que tendrá cada una de las actividades a cubrir

mensualmente

Periodos

El presupuesto de Gastos puede elaborarse de acuerdo a las necesidades de información que se

requiera y puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o incluso anual

Total

Anotar en esta columna el resultado de la sumatoria de todas las columnas utilizadas

197

5.4.3.5 Presupuesto de Mano de obra

Este tipo de presupuesto considera el número de personal requerido y total de horas hombre,

expresadas en cantidad y costo de las misma, necesarias para el desarrollo de la actividad

avícola durante un periodo determinado.

a) Formato para la elaboración del presupuesto de Mano de Obra

EMPRESA “XYZ”

Presupuesto De Consumo de Mano de Obra por manada del al ____de____

No. De manada Cantidad de pollos por manadas

No. De horas proyectadas

Costo unitario por hora

Costo total de mano de obra

b) Descripción de la estructura del formulario para el presupuesto de Mano de

Obra

No. De manada

En está columna anotará el número de cada manada que se le a asignado

Cantidad de Pollos por Manada Deberá anotar la cantidad de pollos a desarrollara por manada

No. De horas proyectadas

Anotará el número de horas que espera consumir

198

Costo Unitario por Hora

Deberá anotar el costo por hora de mano de obra

Costo total de mano de obra

Anotará el resultado de multiplicar las columnas de No. De horas proyectadas con el costo

unitario de mano de obra, el cual representará el costo total a invertir por manda bajo este

concepto.

199

6. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

El plan de implementación, comprende el cronograma de las actividades a ejecutar para

dar a conocer el modelo de control interno, así como los recursos necesarios para su

aplicación en la microempresa.

La Implementación del modelo de control interno enfocado al control administrativo y

financiero para el sector de microempresarios avícolas, requiere el desarrollo de actividades

que ayuden a que dicha implementación se realice en una forma eficiente.

Las actividades son las siguientes:

1. Invitar al sector de microempresarios avícolas a la presentación del modelo y darles una

explicación a fondo del contenido, la forma de como funciona y los beneficios que

obtendrá por su aplicación.

2. Dar a conocer en forma específica el contenido de la propuesta a los microempresarios del

sector avícola.

6.1 Presentación del Modelo de Control interno

6.1.1 Objetivo

Presentar a los microempresarios avícolas el modelo de control interno, enfocado al

administrativo y financiero, el cual servirá para el análisis e interpretación de los resultados de

la operatividad de su negocio encaminados a la toma de decisiones que a su vez permitirán

desarrollar una eficiente gestión empresarial.

6.1.2 Procedimientos para la presentación de la propuesta

200

3. Colaborar con los microempresarios que adopten el modelo de control interno, ya que la

implementación de los controles así como su éxito, dependerá de su responsabilidad,

voluntad y posibilidades.

4. Supervisar el proceso de adaptación al modelo de control interno, con énfasis en la

periodicidad, lo que permitirá medir su efectividad. El control estará bajo la

responsabilidad de los propietarios o administradores, ya que serán estos los encargados

de realizar la gestión administrativa del negocio y por ende responsable en la toma de

decisiones viables que favorezcan la operatividad de dicho negocio.

6.1.3 Cronograma del Plan de implementación

FECHARESPONSABLES

ACTIVIDAD S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

Invitacion a los microempresarios avícolas Grupos de asesores

Presentación de la Propuesta a los microempresarios del Grupos de asesoressector avícola del departamento de la Paz.

Presentación de la Propuesta a la Asociación de Micro y Grupos de asesoresPequeños Empresarios AMPS

Capacitación a los microempresarios avícolas sobre la Grupos de asesoresaplicación de los controles financieros y administrativos

Verificación de la puesta en marcha de al aplicación de los Grupos de asesorescontroles Financieros y Administrativos

CRONOGRAMA PLAN DE PRESENTACION DEL MODELODE CONTROL INTERNO

MES 01 MES 02 MES 03

201

6.2 Recursos a utilizar y presupuesto para la implementación La implementación del modelo de control interno requiere de recursos humanos y

económicos, los cuales deben ser costeados por cada uno de los microempresarios que los

implementen, para ello se presenta un presupuesto estimado que incluye materiales y costos,

dicho presupuesto será proporcionado directamente a los microempresarios avícolas del

departamento de La Paz.

Presupuesto de Equipamiento Detalle Costo Total Costo unitario

2 contómetros ¢ 725.00 ¢ 1,450.00

850.00

1,000.00

2 Escritorios 650.00 1,300.00

2 Sillas Ejecutivas 250.00

700.00

1 Contador* 500.00 500.00

1,230.00 2,460.00

500.00

Totales ¢ 9,260.00

1 Máquina de escribir 850.00

Documentos de Control 1,000.00

500.00

1 Archivador de 4 gavetas 700.00

2 Auxiliares*

Otros

Asimismo se proporcionará un ejemplar de la propuesta del modelo de control interno a la

Asociación de Medianos y Pequeños Empresarios (AMPES) y otro a la Asociación de

Avicultores de El Salvador, con el objeto que sea utilizado como material de consulta por

estudiantes y personas interesadas en el tema.

*Dado el nivel económico de las empresas, estas pueden contratar firmas de despachos

contables para llevar la contabilidad de las mismas.