brukerveiledningdownloads.puni.no/file/145/brukerveiledninger/exceline... · 2012. 3. 9. · side 4...

Online EDB AS

Exceline Brukerveiledning

Side 2 © Online EDB AS – Support 73 96 25 29

Exceline Online EDB AS har utviklet Exceline –bransjeløsningen for treningssenter. Systemet brukes i dag på over 175

sentre i Norge - på alt fra små selvbetjente til kjeder med mange sentre. Exceline er løsningen for deg som

ønsker å ha full kontroll over driften og den beste kundeoppfølgingen.

Exceline inneholder en grunnmodul med Medlemskartotek, Kontrakter, Klippekort, Besøk, og Betalingsoppfølging med purring og inkasso.

Til grunnmodulen tilknyttes ønskede moduler som Trening – Instruktørbooking - Squashbooking - Shop med varelager – Booking Idrettshall - Treningsprogram – Gruppetrening – Kundeoppfølging –

Kommunikasjon – Sponsing. Se moduloversikt under.

Exceline kan også tilknyttes en AvtaleGiro-modul som gjør at du kan belaste kundenes konto elektronisk og reskontro oppdateres automatisk.

Exceline holder til enhver tid rede på hvilke medlemmer som har gyldig Kontrakt/Klippekort. Vi leverer også medlemskort slik at systemet kan knyttes til kortleser for adgangskontroll med bilde. Det kan også

styre dørlås for selvbetjent senter eller port/lyssignal.

Exceline tilbyr mange rapporter. Omsetningsrapport, besøksrapport, utestående, salgsrapport, besøkstoppen og purreliste er eksempel på dette.

Exceline inneholder svært fleksible rapportfilter. Dette gir brukeren mulighet til å plukke ut kunder, kontrakter, avdrag og klasser etter valgte kriterier og skrive ut disse på skjerm, listepapir, merkelapper eller

flettefil. I kommunikasjonsmodulen kan man sende epost eller SMS og la systemet automatisk sende ut

SMS med bursdagshilsen, bookingpåminnelse, kundeoppfølging, purring med betalingsinfo og melding til

kunder som ikke har trent på en stund.

Exceline kan integreres med nett/SMSbooking.

Modul Beskrivelse Grunnmodul Menyer og database. Faktura, purring og inkassofiler. Alle lisenser må ha grunnmodulen.

Trening Adgangskontroll med kortleser. Kan styre dør/port. Kontrakter, klippekort, frys og oppsigelser.

AvtaleGiro Rutiner for kjøring av AvtaleGiro mot BBS

Kommunikasjon Gir deg muligheten til å sende epost og SMS. Automatisk SMS ved bursdag, instruktørtime og

manglende trening krever abonnement hos Smallsoft.

Kundeoppfølging Planlegg og dokumenter kundeoppfølgingen. Ta ut lister over planlagte/utført aktiviteter for de

ansatte.

Instruktør Booking av instruktørtimer. Valg av type time. Styrer klippekort for PT. Vaktliste for oppsett av

timebok.

Klasse Timeplaner for ulike gruppeaktiviteter som aerobic, spinning etc med statistikker på belegg.

Administrerer timeplanen i Nett/SMSbooking fra Smallsoft

Sponsing Beregner rabatt ut fra antall betalende og lager faktura med fakturagrunnlag til sponsor. Sponsing

kan styres av antall besøk.

Shop Salg av varer kontant/á konto/gavekort. Varelager. Vi selger tilhørende PC-kasse og strekkodeleser.

Squashbooking Booking av squashtimer. Klippekort, enkelttimer og fastbaner. Også mulig med hallbooking.

Nett/SMSbooking Integrert Nett/SMSbooking leveres av Smallsoft

© Online EDB AS – Support 73 96 25 29 Side 3

Innholdsfortegnelse

Innholdsfortegnelse .................................................................................................................... 3 Installasjon av Exceline .............................................................................................................. 8 Oppstart av Exceline .................................................................................................................. 9

Hovedmenyen ........................................................................................................................... 10 Aktivitet .................................................................................................................................... 11

Kundeliste ............................................................................................................................ 12 Kundekort ....................................................................................................................... 13

Økonomi ..................................................................................................................... 14

Send SMS .............................................................................................................. 15 Kontrakt ..................................................................................................................... 16 Avdrag ........................................................................................................................ 17

Avdragskort ........................................................................................................... 18

Innbetalt ..................................................................................................................... 19 Notat ........................................................................................................................... 19 Oppfølging ................................................................................................................. 20

Oppfølgingskort ..................................................................................................... 21

Hent fast oppfølging .............................................................................................. 22

Interesser .................................................................................................................... 23 Loggfil ........................................................................................................................ 23 Aktivitet ..................................................................................................................... 24

Besøk .......................................................................................................................... 25 Program ...................................................................................................................... 26

Programkort ........................................................................................................... 27 Shop ........................................................................................................................... 28 SMSlogg ..................................................................................................................... 29

Sponsing ..................................................................................................................... 30

Klasser ........................................................................................................................ 31 Kontraktkort .................................................................................................................... 32

AvtaleGiro .................................................................................................................. 33

Kunde ......................................................................................................................... 34 Avdrag ........................................................................................................................ 35

Avdrag betaling ..................................................................................................... 36

Fravær ........................................................................................................................ 37 Fraværskort ............................................................................................................ 38

Tider/baner ................................................................................................................. 39 Knyttet ........................................................................................................................ 40 Oppfølging ................................................................................................................. 40

Besøk .......................................................................................................................... 40 Avbestilt ..................................................................................................................... 41 Tillegg ........................................................................................................................ 42

Kortleser .............................................................................................................................. 43

Les kort ........................................................................................................................... 43 Loggfil ............................................................................................................................ 44 Besøksliste ...................................................................................................................... 45

Booking ............................................................................................................................... 46

Shop ..................................................................................................................................... 47 Salg ................................................................................................................................. 47


Gamle salg ...................................................................................................................... 48

Betalinger ........................................................................................................................ 49 Dagsplan .............................................................................................................................. 50

Rapporter .................................................................................................................................. 51

Rapportoversikt ................................................................................................................... 51 Økonomirapporter ............................................................................................................... 53

Omsetning i periode ........................................................................................................ 53 Omsetning pr dag ............................................................................................................ 53 Periodeavvik ................................................................................................................... 53

Likviditet ......................................................................................................................... 53 Restverdi ......................................................................................................................... 53 Ubetalt pr valgt dato ....................................................................................................... 53 Betalinger ........................................................................................................................ 53 Aldersfordelt saldoliste ................................................................................................... 53

Omsetning pr avdeling .................................................................................................... 53

Besøksrapporter ................................................................................................................... 53

Sammendrag ................................................................................................................... 53 Besøkstoppen .................................................................................................................. 53 Besøksfrekvens ............................................................................................................... 54 Besøksliste ...................................................................................................................... 54

Besøk fordelt på avdeling ............................................................................................... 54 Avdelingsbesøk > 50% ................................................................................................... 54

Belegg ............................................................................................................................. 54 Belegg tilhører ................................................................................................................ 54 Liste kobling ................................................................................................................... 54

Liste kobling m/oppfølging ............................................................................................ 54 Liste knyttet .................................................................................................................... 54

Liste pr instruktør ............................................................................................................ 54 Klassefilter ...................................................................................................................... 55

Ukerapport ...................................................................................................................... 55 Vikartimer ....................................................................................................................... 55

Medlemsrapporter ................................................................................................................ 56

Betalingsmåte .................................................................................................................. 56 Alder/Kjønn .................................................................................................................... 56

Utvikling i periode .......................................................................................................... 56 Utvikling pr måned ......................................................................................................... 56 Status ............................................................................................................................... 56

Medlemmer pr tilbud ...................................................................................................... 56 Medlemmer pr poststed .................................................................................................. 56

Medlemmer pr instruktør ................................................................................................ 56 Salg ...................................................................................................................................... 56

Salg pr tilbud ................................................................................................................... 56

Provisjon pr selger .......................................................................................................... 56 Provisjon pr instruktør .................................................................................................... 56 Shopsalg .......................................................................................................................... 56 Salg pr vare ..................................................................................................................... 56

Salg pr konto ................................................................................................................... 57 Dagsoppgjør .................................................................................................................... 57

Kontrakter ............................................................................................................................ 57 Kontraktsfilter ................................................................................................................. 57


Gyldige kontrakter .......................................................................................................... 57

Alle kontrakter ................................................................................................................ 58 Forny kontantkontrakter ................................................................................................. 58 Startårsaker ..................................................................................................................... 58

Sluttårsaker ..................................................................................................................... 58 Kunder ................................................................................................................................. 59

Kundefilter ...................................................................................................................... 59 Alle kunder ..................................................................................................................... 59

Avdrag ................................................................................................................................. 60

Avdragsfilter ................................................................................................................... 60 Klar for purring ............................................................................................................... 60 Klar for inkasso ............................................................................................................... 61

Frys ...................................................................................................................................... 62 Frysfilter .......................................................................................................................... 62

Kundeoppfølging ................................................................................................................. 63

Kundeoppfølgingsfilter ................................................................................................... 63

Kundeoppfølgingsliste ............................................................................................... 64 Ukerapport ...................................................................................................................... 64 SMS-logg ........................................................................................................................ 64

Sponsing/rabatt .................................................................................................................... 64

Beregn rabatt/Generer sponsoravdrag ............................................................................ 64 AvtaleGiro ........................................................................................................................... 65

Fullmakter ....................................................................................................................... 65 Oversikt fullmakter .................................................................................................... 65 Fullmakter med >=3 ubetalte trekk ............................................................................ 65

Slettede fullmakter med saldo .................................................................................... 65 Nye fullmakter – ikke godkjent etter 60 dager .......................................................... 65

Forny AvtaleGiro ....................................................................................................... 65 Prisendring AvtaleGiro .............................................................................................. 65

Trekk ............................................................................................................................... 66 Oversikt ubetalte trekk ............................................................................................... 66

Status trekk – gyldige kontrakter ............................................................................... 66

Ikke trekk i valgt måned ............................................................................................. 66 Ubetalte trekk ............................................................................................................. 66

Fullmakt ikke OK ....................................................................................................... 66 Trekk til behandling ................................................................................................... 66 Trekk med sletteanmodning ....................................................................................... 66

Diverse ..................................................................................................................................... 67 Oppsett ................................................................................................................................. 68

System ............................................................................................................................. 68 Lisens .............................................................................................................................. 69 Økonomi ......................................................................................................................... 70

AvtaleGiro ...................................................................................................................... 71 Nummerserier ................................................................................................................. 72 Kortleser .......................................................................................................................... 73 Purring ............................................................................................................................ 74

Passord ............................................................................................................................ 75 Passordvedlikehold .................................................................................................... 75

Kontraktsbetingelser ....................................................................................................... 76 SMS ................................................................................................................................ 77


Kategorier ............................................................................................................................ 78

Kontraktkategorier .......................................................................................................... 78 Interesser ......................................................................................................................... 79 Faktura tilleggstekster ..................................................................................................... 79

Fraværskategorier ........................................................................................................... 79 Oppfølgingskategorier .................................................................................................... 79 Sluttårsaker ..................................................................................................................... 79 Startårsaker ..................................................................................................................... 79 Faste SMS-tekster ........................................................................................................... 79

Faste oppfølginger .......................................................................................................... 80 Tilbud .................................................................................................................................. 81

Gyldige tilbud ................................................................................................................. 81 Alle tilbud ....................................................................................................................... 81 Tilbudskort ...................................................................................................................... 82

Timebøker ............................................................................................................................ 83

Åpningstider booking ..................................................................................................... 83

Åpningstider trening ....................................................................................................... 83 Avvikende åpning ........................................................................................................... 85 Timetyper ........................................................................................................................ 86 Timeboksjekk .................................................................................................................. 86

Kontraktsjekk .................................................................................................................. 86 Instruktør ............................................................................................................................. 87

Ansattliste ....................................................................................................................... 87 Vaktliste .......................................................................................................................... 88 Ukeplan ........................................................................................................................... 89

Klassekort ................................................................................................................... 90 Klassetyper ...................................................................................................................... 91

Se aktiviteter ........................................................................................................................ 92 Kontrollregn ........................................................................................................................ 93

Fjern gamle data .................................................................................................................. 93 Shop ..................................................................................................................................... 94

Vareliste .......................................................................................................................... 94

Kontoplan ........................................................................................................................ 94 Treningsprogram ................................................................................................................. 95

Standard program ............................................................................................................ 95 Hent øvelser ............................................................................................................... 95

Øvelsesgrupper ............................................................................................................... 96

Øvelsesgruppekort ..................................................................................................... 96 Øvelser ............................................................................................................................ 97

Øvelseskort ................................................................................................................. 98 Timeregnskap ...................................................................................................................... 99

Timelister ........................................................................................................................ 99

Timekort ................................................................................................................... 100 Timefilter ...................................................................................................................... 101 Oppgaver ....................................................................................................................... 101

Poststeder ........................................................................................................................... 101

AvtaleGiro .............................................................................................................................. 102 Fra BBS ............................................................................................................................. 103 Til BBS .............................................................................................................................. 104 Loggfil ............................................................................................................................... 105


Diverse rutiner ................................................................................................................... 106

Rutinebeskrivelser .................................................................................................................. 107 Rutinebeskrivelse for inkasso ............................................................................................ 107 Rutinebeskrivelse for sponsing .......................................................................................... 108

Rutinebeskrivelse for kommunikasjon .............................................................................. 109 Rutinebeskrivelse for integrert SMS ................................................................................. 110 Rutinebeskrivelse for fletting/masseutsendelse ................................................................. 111 Beskrivelse av flettefiler .................................................................................................... 112 Eksempel på rapportfilter i Exceline ................................................................................. 114

Rutinebeskrivelse for AvtaleGiro egenmelding ................................................................ 115 Tips angående AvtaleGiro ............................................................................................ 116


Installasjon av Exceline

Systemet er laget for en oppløsning på skjermen på minimum 1024*768 punkter. Hvis du kjører Vista må du

enten ha rettigheter som lokal administrator på PC’en eller slå av UAC- brukerkontroll.

Installasjon: - Sett inn CD

Hvis installasjonen ikke starter automatisk:

- Trykk på startknappen

- Velg Kjør og deretter Bla gjennom

- Finn CD-stasjonen, finn filen Setup.exe og velg OK

- Standard installsjonsmappe for Exceline er C:\Programfiler\Online\Exceline. Hvis installsjonsprogrammet

foreslår å legge det under ’Program files’, trykk Browse og endre stien til ’Programfiler’ (På norsk og uten

mellomrom).

- Trykk Next på alle valgene i installasjonen

1. Gå inn på Start->Søk->Alle filer og mapper. 2. Skriv BDEAdmin i feltet ’Hele eller deler av filnavnet’ og trykk søk 3. Dobbelklikk på BDEAdmin med gult tannhjul som ikon. 4. Velg fanen Configuration. 5. Åpne mappen System og deretter Init. Sett Langdriver til dBASE NOR cp865, Local share til true og

MaxFileHandles til 119.

6. Åpne mappen Drivers, deretter Native og velg DBASE. Sett Langdriver til dBASE NOR cp865 og Level til 5.

Exceline i nettverk Vi anbefaler at programmet installeres på hver arbeidsstasjon som forklart over. I tillegg må du legge inn hvor

databasen ligger på alle arbeidsstasjonene.

1. Gå inn på Start->Søk->Alle filer og mapper. 2. Skriv BDEAdmin i feltet ’Hele eller deler av filnavnet’ og trykk søk 3. Dobbelklikk på BDEAdmin med gult tannhjul som ikon. 4. Velg fanen Databases. 5. Velg aliasen Exceline (ikke dobbelklikk) og legg inn Path til Datamappen på serveren. (mappen

Excedata)

Oppstart med parameter Det er mulig å starte Exceline med diverse parameter. Disse brukes for å starte opp med avdelingsnummer, starte

i Kortlesermodus etc. Hvis du f.eks. skal bruke parameter 5 må du også legge inn de 4 første. Høyreklikk på

snarveien til Exceline og gå inn på Egenskaper og legg inn parametrene bak programnavnet i feltet Mål. Eks.

’c:\programfiler\online\exceline\exceline.exe 0 T F 1 T’. Parametrene er:

1. Avdelingsnummer. Settes til ’0’ hvis du ikke har avdelingsversjon evt. gjeldende avdeling. 2. Sjekk struktur. ’T’ hvis du vil at Exceline skal sjekke at du har riktig datastruktur eller ’F’. 3. Enbruker. ’E’ hvis du vil jobbe uforstyrret for andre brukere i Exceline. ’F’ for flerbruker. 4. Maskinnummer. Enkelte maskiner returnerer ikke nummer. Legg inn nummer for hver PC. 5. Start i Kortlesermodus. Sett ’T’ på maskinen for adgangskontroll og Exceline starter direkte i riktig

skjermbilde. Snarveien bør legges i Oppstart på Windows.


Oppstart av Exceline

Ved oppstart av Exceline må du først stille inn hvordan du vil bruke systemet og litt om datautstyret du skal

benytte. Innstillingene gjøres under Diverse i Hovedmenyen.

1. Gå gjennom valgene under Oppsett. Se forklaring på side 68.

2. I Tilbud registrerer du alle dine tilbud. Se forklaring på side 81.

3. Hvis du har booking-aktiviteter stiller du inn Åpningstider under Timebøker. Se forklaring på side 83.

4. Registrer deretter ansatte i Ansattliste under Instruktør. Se forklaring på side 87.

5. Hvis du har Shop-modulen må varene registreres under Shop-Vareliste. Se forklaring på side 94.

Generelt Opplysningene om kundene er lagret i ulike registre. En kunde skal aldri ha mer enn ett kundekort, men kan ha

flere kontrakter/klippekort. AvtaleGiro-kontrakter fornyes under Rapporter-AvtaleGiro-Fullmakt-Forny

AvtaleGiro. Når en kunde skal fornye en annen type kontrakt registrerer du en ny kontrakt fra Kundekortet.

Registrer

Kunde - Registreres med Ny kunde fra Kundeliste under Aktivitet.

Kontrakt - Søk opp kunden i Kundeliste under Aktivitet. Velg Kundekort og Ny kontrakt på

fanen Kontrakt.

Enkelttime - Søk opp kunden i Kundeliste under Aktivitet og velg Besøk.

Endre

Kunde - Søk opp kunden i Kundeliste under Aktivitet og velg Kundekort.

eller

- Søk opp kunden i Rapporter-Kundeliste og trykk Valg.

eller

- Søk opp kunden i Rapporter-Kontrakter og trykk Kundekort.

Kontrakt - Søk opp kunden i Kundeliste under Aktivitet. Trykk Kundekort og deretter fanen

Kontrakter. Finn ønsket kontrakt og trykk Valg.

eller

- Søk opp kunden i Rapporter-Kundeliste. Trykk Valg og deretter fanen Kontrakter.

Finn ønsket kontrakt og trykk Valg.

eller

- Søk opp kontrakten under Rapporter-Kontrakter og trykk deretter Valg.

Slett

Samme muligheter som for endre.


Hovedmenyen

Fil – Her får du mulighet til å avslutte programmet. I tillegg kan du få frem opplysninger om leverandøren av

Exceline og logge inn som annen bruker hvis systemet er passordbeskyttet.

Aktivitet – Her foregår registrering av kunder, kontrakter, betalinger etc. Besøksregistrering og booking ligger

også i denne menyen. I Dagsplan kan du registrere antall deltagere på gruppeaktivitetene og i Shop registrerer du

alt kontantsalg av varer.

Rapporter – Her kan du generere rapporter oppdelt i gruppene Økonomi, Besøk, Medlemmer, Salg, Kontrakter,

Kunder, Avdrag, Frys, Kundeoppfølging, Sponsing/rabatt og AvtaleGiro.

Diverse – Her finner du alle innstillinger for systemet og registrering av grunnlagsdata. Modulen for

Timeregnskap ligger også i denne menyen.

AvtaleGiro – Her ligger rutinene for å behandle sendingene til og fra BBS. Du finner også en loggfil for alle

sendingene og en meny med diverse rutiner for AvtaleGiro her. I tillegg finner du rutinene for å lese inn

returfiler fra inkassoselskapet her.


Aktivitet

Programmet behandler to typer aktiviteter. Den første er bookingaktiviteter som baserer seg på timebøker f.eks.

Squash, Instruktør, Solarium og Hall. Bruken av programmet i forhold til disse aktivitetene er forklart på side 46.

Bruken for den andre typen aktiviteter som Trening er forklart på de følgende sider.

Aktivitetsmenyen kan også inneholde Shop hvor kontantsalg av varer registreres (forklart på side 47) og

Dagsplan hvor antall deltakere på gruppeaktiviteter registreres (forklart på side 50).

Etter å ha valgt ønsket aktivitet kan du velge mellom kortleser og kundeliste. Kortleser er en rutine for

adgangskontroll hvis maskinen er knyttet til en kortleser. Maskinen som styrer adgangskontrollen skal stå i

kortlesermodus. Rutinen er forklart på side 43.

Kundeliste inneholder rutiner for registrering av kunder, kontrakter og opplysninger knyttet til disse, samt

registrering av enkelttimer, og er forklart på de neste sidene.


Kundeliste

Kundelisten kan sorteres på Etternavn, Fornavn, Kundenummer, Kontonummer, Kortnummer, Fødselsdato,

Mobilnummer og E-post. Du kan søke på alle disse begrepene. Ved sortering på navn vil programmet søke mer

nøyaktig for hver bokstav du skriver inn i søkefeltet. Når du har funnet riktig etternavn kan du søke i fornavn

innen valgt etternavn. Dette er også mulig ved sortering på fornavn. Du finner flere søkebegreper i Rapporter-

Kunder-Alle kunder.

Kolonnen Tilbud viser hvilket tilbudsnummer kunden er tilknyttet, og kolonnen Trekk viser siste trekksum.

Kolonnen Status viser Kontrakt/Klipperkort på kundene med gyldig avtale og Enkelttime på de andre. Statusen

oppdateres kun automatisk når man har vært på Kundekortet og i adgangskontrollen. Kundeopplysningene står

med svart tekst hvis gyldig medlem og grå tekst hvis ikke.

Ny kunde Lager et nytt kundekort hvor du kan legge inn opplysningene om kunden. Søk først for å sjekke

om kunden er registrert tidligere.

Besøk Hvis kunden ikke har gyldig kontrakt eller klippekort hentes tilbudslisten frem med de gyldige

tilbudene av typen enkelttime for gjeldende aktivitet. Hvis gyldig kontrakt eller klippekort

belastes dette. Du kan etterregistrere besøk ved først å velge Besøksdato øverst til høyre.

Kundekort Åpner kundekortet for gjeldende kunde. Dobbelklikk på kunden gjør samme funksjon.

Avslutt Returnerer til hovedmenyen.

Søk etter Flytter markøren til søkefeltet med tastaturet. (Alt+S)

Sett utgår Blar gjennom hele kunderegisteret og oppdaterer kolonnen for kundens siste kontrakt utgår.

Sett status Oppdaterer dagens status på aktiviteten for alle kunder.


Kundekort

Kundekortet viser all informasjon om kunden. På fanene nederst ligger tilleggsinformasjon. Fanene er forklart på

de neste sidene. Opplysningene i grå felt blir hentet fra underregistre. Exceline viser automatisk bilde av kunden

hvis det finnes et bilde med kundenummeret som filnavn i mappen som er lagt inn i Bildemappe under Diverse-

Oppsett-System.

Navigering Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste kunde. Du kan velge sortering.

Max/Min Utvider/minker området for fanene. Praktisk hvis du skal lete i f.eks. en lang Avdragsliste.

Søk Åpner en rutine for å søke etter en ønsket kunde.

Kontrollregn Kontrollregner kundens og kundens kontrakters saldi.

Gi nummer Tildeler kunden et entydig kundenummer hvis kunden har 999999-nummer fra før.

Ny Lager et nytt kundekort hvor du kan legge inn opplysningene om kunden.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes kundekortet. Kontrakter, avdrag etc. blir ikke

slettet, da de brukes i rapportene. Slett kontraktene først hvis også disse opplysningene skal

slettes.

Avslutt Returnerer til kundelisten.

E-post Her kan du sende E-post til kunden via Outlook.

Mobil/SMS Her kan du sende SMS til kunden.


Økonomi

Foresatt Etternavn, Fornavn, Adresse, Poststed og Mobil - Hvis kunden er under 18 år eller AvtaleGiro-

kontrakter skal belastes en konto som kunden ikke disponerer må navn registreres. Hvis de også har forskjellig

adresse må også denne registreres. Eventuell purring/inkassosak bruker denne infoen.

Infokategori angir hvordan kunden vil informeres, hvor 0=post, 1=Epost og 2=SMS. Oppfølgingskategori brukes

for å rangere hvor tett oppfølging kunden skal ha.

Signert dopingregler kan brukes slik at adgangskontrollen varsler hvis dato mangler.

Tilhører Her kan du knytte kundekortet til et annet kundekort. Dette brukes for å registrere hvilket

firma, lag, gruppe etc. kunden tilhører. En kundeliste vises og du kan søke deg frem og velge

ønsket kundekort.

Betales av Her kan du knytte kundekortet til et annet kundekort for å registrere at en annen enn kunden

betaler hele eller deler av kontrakten. En kundeliste vises og du kan søke deg frem og velge

ønsket kundekort. Hvis du merker av på feltet Annen betaler på noen av avdragene til kunden,

vil dette avdraget knyttes til denne kunden.

Familie Her kan du knytte kundekortet til et annet kundekort for å registrere hvilken annen kunde

denne kunden er i familie med og dermed gies familierabatt. En kundeliste vises og du kan

søke deg frem og velge ønsket kundekort.

Sponsor Hvis lisensen omfatter Sponsemodulen registrerer du her hvilken sponsor kunden har, hvilken

kategori sponsing kunden skal ha og evt. Ansattnummer og Referanse.


Send SMS

Ved å trykke på knappen Mobil/SMS på Kundekortet kan du i denne rutinen sende SMS til kunden. Den samme

rutinen kan også sende SMS til betaler.

Fast SMS-tekst Her får du opp en liste med maler for tekster du kan bruke i SMSen.

Antall tegn En SMS kan være max 160 tegn. Rutinen teller antall tegn i meldingen din.

Send SMS Sender SMS til mottakeren.


Kontrakt

Her får du frem en liste over kundens kontrakter/klippekort. Listen kan være usortert, sortert på kontraktnummer

eller sortert på Gyldig t.o.m. Standard sortering kan velges i Diverse-Oppsett-System. Alle valgene bringer deg

til Kontraktkortet som er forklart på side 32.

Hvis kunden er knyttet til en kontrakt tilhørende f.eks. et idrettslag vil det vises en liste over disse knyttingene.

Kunden er da gyldig medlem i perioden denne kontrakten gjelder.

Ny kontrakt Lager et nytt kontraktkort hvor du kan legge inn opplysningene om kontrakten.

Nytt klippekort Lager et nytt klippekort hvor du kan legge inn opplysningene om klippekortet.

Valg Viser kontraktkortet til valgt kontrakt. Du kan også dobbelklikke i kontraktlisten.


Avdrag

Her får du frem en liste over alle kundens avdrag uavhengig av kontraktnummer. Listen kan være usortert,

sortert på forfallsdato, avdragsnummer eller betalingsdato. Standard sortering kan velges i Diverse-Oppsett-

System. Du finner flere muligheter til å behandle avdragene fra Kontraktkortet.

Utskrift Skriver ut Avdragslisten for en valgt forfallsperiode.

Kvittering Skriver ut en kvittering på gjeldende avdrag hvis det er betalt.

Faktura Skriver ut en faktura på gjeldende avdrag og legger dagens dato i feltet Utskrevet og Fakturert

hvis det ikke er betalt. Et AvtaleGiro-avdrag med dato i Utskrevet vil ikke bli innsendt til BBS.

Betaling Åpner rutinen for å registrere gjeldende avdrag som betalt. Du registrerer betalingsmåte, dato

og ansattnummeret ditt. Avdrag som er til behandling hos BBS kan ikke registreres betalt.

Registrer da betalingen på første avdrag som ikke er til behandling. Se forklaring på side 36.

Valg Åpner avdragskortet for gjeldende avdrag. Se forklaring på neste side. Du kan også

dobbelklikke på avdraget.


Avdragskort

På avdragskortet kan du vedlikeholde opplysningene om avdraget.

Navigering Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste avdrag.

Opphev betaling Fjerner betalingsdatoen og sletter innbetalingen.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes avdraget og saldoene beregnes på nytt.

Avslutt Avslutter avdragskortet og returnerer til avdragslisten.

Fast fakturatekst Her kan du knytte avdraget til en fast fakturatekst som du på forhånd har registrert som

en mal i Diverse-Kategorier-Faktura tilleggstekster. Dette kan f.eks. være forklaring til

hvorfor dere sender faktura.


Innbetalt

Viser en liste over kundens innbetalinger.

Akontoinnbetaling Starter en rutine hvor du kan registrere innbetaling av innvilget kredit eller

forhåndsbetaling på shop og enkelttimer. Brukes ikke for å registrere betaling av avdrag.

Valg Viser innbetalingskortet til gjeldende innbetaling. Du kan også dobbelklikke.

Notat

Her kan du skrive inn opplysninger om kunden som det ikke er laget plass til ellers på kundekortet. Eksempel på

aktuell info kan være at kunden ikke skal ringes etter 19 og bare på hverdager.

Alle hendelser, avtaler du gjør med kunden og annen kundeoppfølging skal registreres på fanen Oppfølging.

Dette fordi det blir mer strukturert, ved at man må legge inn dato og ansattnummer. Infoen blir da også

tilgjengelig fra Kontraktkort og kundeoppfølgingsrapportene.


Oppfølging

Denne listen viser alle aktiviteter som er gjort eller planlagt gjort mot kunden (Telefoner, brev, SMS, endringer

på fullmakten etc.). I tillegg kan du legge inn meldinger til kunden og merke av for PopUp (Mistet noe, kontakt

økonomiansvarlig, ring hjem, feil med betaling etc.). Disse meldingene vil komme opp i adgangskontrollen og

når noen senere går inn på kundekortet. Når kunden har fått meldingen fjernes PopUp-merket og aktiviteten

settes som utført av riktig ansatt.

Flytt Denne rutinen benyttes for å flytte planlagt dato for en serie oppfølginger. Still markøren på

den første oppfølgingen du vil flytte, trykk på knappen og oppgi datoen den skal flyttes til. De

neste oppfølgingene blir flyttet tilsvarende antall dager. Kan også flytte tilbake i tid.

Hent fast Gir deg en liste over faste oppfølginger som inneholder en eller flere aktiviteter. Nye kunder

skal kanskje ha faste oppfølginger i den første tiden. Se forklaring på neste side.

Utskrift Skriver ut kundekortet med listen over oppfølginger.

Registrer Lager tomt oppfølgingskort hvor du kan registrere opplysninger om oppfølgingen.

Valg Viser kortet til gjeldende oppfølging. Du kan også dobbelklikke. Se forklaring på neste side.


Oppfølgingskort

Hvis oppfølgingen er en SMS og Exceline er satt opp til å automatisk sende ut kundeoppfølginger vil systemet

sende ut teksten som ligger i SMS-tekst. Hvis denne er tom sendes teksten som ligger i Notat/SMS.

Hvis Utført er tom kan du sette inn dagens dato ved å benytte knappen Utført. Hvis det ligger en dato der, kan du

fjerne denne ved klikke på knappen Utført. Ved å aktivisere innlogging av operatør i Diverse-Oppsett-Økonomi,

slipper brukeren å legge inn ansattnummeret sitt i registreringsbildene.

Registrert av Her kan du hente nummer og navn fra Ansattlisten.

Utført Her settes dagens dato ved klikk. Dato fjernes om man klikker på nytt.

Utført av Her kan du hente nummer og navn fra Ansattlisten.

Kategori Her kan du hente kategori fra listen som er laget i Diverse-Kategorier-Oppfølgingskategorier.

SMS-tekst Her kan du hente tekst fra malene som er laget i Diverse-Kategorier-Faste SMS-tekster.

Antall tegn Teller hvor mange tegn meldingen består av. Max 160 tegn i en SMS.

Navigering Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste oppfølging.

Utskrift Skriver ut oppfølgingskortet.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes oppfølgingen.

Avslutt Returnerer til oppfølgingslisten.


Hent fast oppfølging

Denne rutinen hjelper deg å raskt planlegge en serie oppfølginger av kunden. Vedlikehold av Faste oppfølginger

gjøres under Diverse-Kategorier-Faste oppfølginger.

Registrert av Her kan du hente nummer og navn fra Ansattlisten.

Utført av Her kan du hente nummer og navn fra Ansattlisten.

Hent Registrerer oppfølgingene for valgt Fast oppfølging med det antall dager fra dagens dato som

står på hver aktivitet. Legg inn Registrert av og Utført av før du henter en Fast oppfølging.


Interesser

I denne listen ligger alle interesser som er registrert på kunden. I Rapporter-Kunder-Kundefilter kan du plukke ut

kunder med valgt interesse.

Registrer Her kan du knytte kunden til nye interesser. Du får frem en liste hvor du kan velge ønsket

interesse. Se forklaring på side 79.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes interessen.

Loggfil

I denne listen ligger alle meldinger som er laget i adgangskontrollen siden siste tømming.


Aktivitet

Denne fanen viser når kunden hadde prøvetime, hvilken rabatt og om kunden har benyttet aktiviteten.

Prøvetime blir lagt inn når du registrerer en time av timetype 9 på Kundeliste-Besøk eller på bookingaktiviteter.

For å kunne registrere en ny Prøvetime på kunden må du først slette datoen her.

Hvis du legger inn rabattprosent vil denne hentes inn når du selger noe til kunden.

Aktiv legges automatisk inn når kunden benytter aktiviteten.


Besøk

Denne listen viser alle kundens besøk på senteret. Under Rapporter-Besøksrapporter-Liste kobling kan du skrive

ut liste med antall besøk i valgt periode for en gruppe kunder.

Opptelling av besøk for en periode gjøres for alle kunder i Rapporter-Kunder-Kundefilter. Da kan man i filteret

plukke ut de kundene som har et valgt antall besøk.

Antall besøk Teller opp antall besøk i en valgt periode.

Utskrift Skriver ut besøksliste for en valgt periode.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes besøket. Timebøkene oppdateres hvis det gjelder

en bookingaktivitet.


Program

I denne listen ligger kundens treningsprogram. Når programmet er utgått kommer det opp varsel i

adgangskontrollen.

Registrer Lager et nytt programkort hvor du kan legge inn øvelsene. Se forklaring på neste side.

Valg Viser kortet til gjeldende program. Du kan også dobbelklikke. Se forklaring på neste side.


Programkort

Her kan du redigere valgt treningsprogram.

Navigering Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste program ved å klikke på pilene.

Utskrift Skriver ut treningsprogrammet

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes treningsprogrammet

Hent fra standardprogram Denne rutinen viser en liste over registrerte standardprogram som du kan

hente inn øvelsene fra. Se forklaring på side 95.

Ny øvelse Henter frem listen over tilgjengelige øvelser hvor du kan hente inn ønsket

øvelse. Se forklaring på side 95.

Valg Viser øvelseskortet hvor du kan redigere opplysningene om øvelsen. Se

forklaring på side 96.


Shop

Her registreres alt salg av varer som skal knyttes til kunden. Kunden kan forhåndsbetale varer ved at du

registrerer en innbetaling. Når kunden kjøper varer kan disse avregnes debetsaldoen. Hvis kunden ikke har

forhåndsbetalt får kunden negativ saldo som senteret kan kreve inn senere. Dette gjør at du kan følge opp de som

f.eks kjøper en brus og skal betale etter trening. Hvis kunden glemmer å betale har du oversikt over hva kunden

har kjøpt og hvor mye han skylder. I Diverse-Oppsett-Økonomi velger du om Kredit- og debetsalg skal være

mulig.

Se forklaring til Shopsalg på side 47.


SMSlogg

I denne listen ligger alle SMS’er som er sendt eller i ferd med å sendes til kunden. Dobbelklikk eller Valg åpner

en detaljert visning av meldingen, som inneholder info om sendingstidspunkt, mobilnummer og annen info.


Sponsing

Sponsemodulen i Exceline er laget for å forenkle behandlingen av rabatterte kontrakter og kontrakter der en

sponsor betaler hele eller deler av det månedlige beløpet. Den er basert på at den som blir sponset har en ordinær

AvtaleGirokontrakt. Sponsoren må også ha en kontrakt pga sponsoravdraget må være knyttet til en kontrakt. Før

innsendelse av månedens trekk kjøres en rutine som trekker fra evt. rabatt og sponsebeløp og lager sponseavdrag

og fakturagrunnlag for sponsoren. Ved at rabatten kan legges inn i steg kan dette brukes for å motivere kundene

på en sponsorkontrakt til å verve flere i og med at deres egen månedspris går ned.

Registrer en kontrakt på sponsoren med pris 0 og varighet for den perioden som avtalen gjelder.

På Kundekortet til sponsoren kryss av for Sponsorkunde og legg inn nummeret på sponsorkontrakten.

Oppgi evt. minimumsbeløp etter rabatt for å unngå at rabatt trekkes fra hvilemedlemskap.

Du kan velge at rapporten fra sponseberegningen skal vise antall besøk pr ansatt også hvis det kun en

rabattavtale. Det er også mulig å legge inn kredittid og tekst på sponsefakturaen som overstyrer standarden.

Legg inn rabattstegene. Det første feltet angir minimum hvor mange som må være à jour med betalingen pr siste

måned. I det andre feltet oppgir du rabattbeløpet.

Registrer så opplysninger om evt. sponsing. Sponsingen kan deles i kategorier hvis sponsoren ønsker å sponse

ulike beløp. Hvis sponsoren krever et minimum antall besøk for å sponse sine styrer dette om Exceline lager

sponseavdrag for kunden. Det er også mulig å sponse pr besøk hvis minimumsbesøk ikke er oppnådd.

Sponseliste Her får du en rapport over alle som er tilknyttet sponsoren og en oversikt over

betingelsene.

Sponsorkort Lager en rapport med info om sponsoren og en oversikt over betingelsene.

Skattegrunnlag Rapport med info om hvor mye hver enkelt ansatt er sponset i gitt periode.


Klasser

I denne listen ligger alle klassene kunden har vært med på. Listen blir oppdatert fra Selvbetjeningsmodulen i

Exceline og fra iBooking.


Kontraktkort

Kontraktkortet viser all informasjon om kontrakten. På fanene nederst ligger tilleggsinformasjon. Opplysningene

i grå felt blir hentet fra underregister.

Når du skal registrere en ny kontrakt må du legge inn Inngått, Kategori og nummeret ditt i Registrert av og

deretter velge ønsket Tilbud. AvtaleGiro-tilbud godtas bare hvis kontonummer er registrert på kundekortet eller

dette er valgt i oppsettet. Kontroller at ønskede opplysninger om økonomien er riktig og trykk på Lag avdrag.

Programmet lager da avdrag iht. opplysningene på kontraktkortet.

Navigering Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste kontrakt.

Max/Min Utvider/minker området for fanene. Praktisk hvis du skal lete i f.eks en lang Avdragsliste.

Kontrollregn Kontrollregner kontraktens saldi

Nullstill Setter tildato til dagens dato, fjerner ubetalte avdrag og legger inn oppsagtdato.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes kontrakten med underregister.

Oppsigelse Lager utskrift med bekreftelse av registrert oppsigelse. Viser gjenstående betalinger og tildato.

Fullmakt Skriver ut svarkupong for registrering av AvtaleGiro-FBO (fullmakt) hos BBS.

Utskrift Skriver ut kontrakten. I Diverse-Oppsett-Økonomi kan man velge skriftstørrelse på betingelser.

Fanene er forklart på de følgende sidene.


AvtaleGiro

Fanen AvtaleGiro inneholder opplysningene om fullmakten. Dobbelklikk på ledetekst for å fjerne datoene.

Manuell oppdatering avgjør om det skal genereres avdrag på kontrakten i rutinen Forny AvtaleGiro.

Oppsagt viser evt. dato kontrakten er oppsagt.

Neste tilbud benyttes når kunden skal ha et annet tilbud neste gang kontrakten fornyes. Vi anbefaler f. eks. at

studentkontrakter skal gå over til ordinær pris en gang i året, og at de må vise gyldig studentbevis for å gå videre

på studentpris. Da kan man legge inn Neste tilbud på Tilbudskortet og kontrakten får dette tilbudet hver gang den

fornyes.

Bundet t.o.m. viser evt. til hvilken dato kontrakten er bundet. Prisendringsrutinen vil ikke endre avdrag i

bindingstiden. Feltet brukes vanligvis ved binding utover 12 måneder.

Oppsagt kunde viser evt. dato kunden skrev oppsigelsen. Brukes vanligvis ikke.

Beløpsgrense pr mnd viser hvor mye det er tillatt å trekke i løpet av en trekkmåned. Beløpet må ta høyde for

fremtidige prisstigninger og at flere trekk kan trekkes samme måned pga etterslep. Beløpet brukes kun på

svarkupongen og viser ikke reell beløpsgrense hos BBS.

Fornyet oppdateres når kontrakten fornyes i rutinen Forny AvtaleGiro

Kontonavn viser kontoens eier hvis den ikke tilhører kunden. Navnet hentes fra Kundekortet.

Ikke skriftlig varsel kan kunden velge ved utfylling av Svarkupong. Senteret sparer gebyrer hvis avkrysset. Hvis

man bruker Egenmelding brukes ikke dette feltet.

Mottatt fra BBS oppdateres hver gang status på fullmakten kommer i retur fra BBS.

Kontonummer inneholder kontoen fullmakten er knyttet til.

Status AvtaleGiro vil være 1 på en ny kontrakt og 6 når den er godkjent hos BBS. Hvis kunden sletter fullmakten

i banken får den status 7. Det kan bare sendes inn trekk hvis fullmakten har status 6 – Godkjent. Sett status 2

hvis det ikke skal være fullmakt på denne kontrakten. I KID vises fullmaktens KID-nummer. De 7 første sifrene

er kontraktnummeret, de 3 neste avdragsnummeret og det siste er et kontrollsiffer.


Kunde

Denne fanen viser personalia hentet fra kundekortet.

Gammel KID benyttes når man går over til Exceline fra et annet program. Her legges da kundens KID fra det

gamle programmet. Før AvtaleGiro kan trekkes via Exceline må fullmaktene sendes inn til KID-konvertering.

Avdragsbeløp brukes på kontraktutskriften og settes ved kontraktregistrering. Hvis man senere har behov for å

skrive ut kontrakten med annet avdragsbeløp kan man endre det her.


Avdrag

Her får du frem en liste over kontraktens avdrag. Listen kan være usortert, sortert på forfallsdato,

avdragsnummer eller betalingsdato. Standard sortering kan velges i Diverse-Oppsett-System

Prisendring Brukes når kunden skal endre tilbud. Endre først tilbudsnummer og still deretter markøren på

det første avdraget som skal ha ny pris. Prisen hentes fra Avdragssum på Tilbudskortet.

Generer avdrag Rutine for å lage nye avdrag på gjeldende kontrakt. Forlenger kontrakttiden hvis ønskelig.

Samle Samler avdragene i en valgt forfallsperiode til et samleavdrag. Benyttes hvis kunden

misligholder kontrakten og du vil sende faktura på restbeløpet, og når kunden sier opp

kontrakten og du vil fjerne avdrag.

Utsett Denne rutinen benyttes for å endre forfall på avdragene. Still markøren på det første avdraget

du vil flytte, trykk på knappen og oppgi datoen det skal flyttes til. De neste avdragene blir

flyttet tilsvarende antall dager. Kan også flytte tilbake i tid.

Utskrift Skriver ut Avdragslisten for en valgt forfallsperiode.

Kvittering Skriver ut en kvittering på gjeldende avdrag hvis det er betalt.

Faktura Skriver ut en faktura på gjeldende avdrag og legger dagens dato i feltet Utskrevet og Fakturert

hvis det ikke er betalt. Et AvtaleGiro-avdrag med dato i Utskrevet vil ikke bli innsendt til BBS.

Betaling Åpner rutinen for å registrere gjeldende avdrag som betalt. Du registrerer betalingsmåte, dato

og ansattnummeret ditt. Avdrag som er til behandling hos BBS kan ikke registreres betalt.

Registrer da betalingen på første avdrag som ikke er til behandling.

Registrer Lager et nytt avdragskort hvor du kan registrere opplysningene om avdraget. Rutinen benyttes

når en kunde vil dele et avdrag i to eller du vil lage en kreditnota med negativt beløp.

Valg Åpner avdragskortet for gjeldende avdrag. Se forklaring på side 18. Du kan også dobbelklikke

på avdraget.


Avdrag betaling

Trykk på knappen for ønsket betalingsmåte, velg evt. avdeling som mottar betalingen og ansattnummeret til den

som registrerer innbetalingen.

OCR/KID brukes når manuelt registrerer en innbetaling etter å ha fått en innbetaling på feillisten ved innlesing

fra BBS. Dette kan være betalt feil beløp, dobbeltbetaling eller betalt med feil KID.

Melding bank må brukes når kunden har betalt et avdrag i bank uten å oppgi KID.

Inkasso anvendes når du må registrere en innbetaling via inkassoselskapet manuelt.

Gavekort benyttes når kunden betaler med et gavekort.

Ok Registrerer valgt betalingsinfo.

Avbryt Returnerer til avdragslisten uten å registrere betalingen.


Fravær

Denne listen inneholder kontraktens avtalte fraværsperioder. Kontrakten er ugyldig i de avtalte periodene.

Frys deles inn i følgende kategorier:

Frys med Gyldig frysgrunn (Sykmelding/Militær/Jobbreise etc.)

- Legg inn sykemeldingsperioden under Fravær på kontrakten og bekreft forlenging av kontrakten.

- Kjør rutinen Utsett for å endre forfall på avdragene i frysperioden.

Frys av andre grunner (Ferie etc).

- Legg inn ønsket frysperiode under Fravær på kontrakten og ikke bekreft forlenging av

kontrakten. Frys kun hele måneder.

- Endre avdragssum iht. prislisten på avdragene for frysperioden.

Registrer Oppretter et nytt fraværskort hvor du kan legge inn opplysningene om fraværet. Etter

registreringen må du velge om kontrakten skal forlenges med fraværsperioden.

Valg Åpner fraværskortet for gjeldende fravær. Se forklaring på neste side. Du kan også

dobbelklikke på fraværet.


Fraværskort

Navigering Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste fraværsperiode.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes fraværsperioden.

Avslutt Returnerer til fraværslisten.


Tider/baner

Denne fanen benyttes kun på bookingkontrakter.

Under registrering av kontrakt:

Registrer Registrerer tid/bane som er valgt i listene nederst. Hvis du legger inn pris pr time beregnes

kontraktpris ut fra hvor mange timer det blir i kontraktsperioden.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes gjeldende tid/bane.

Under vedlikehold av kontrakt:

Slett timer i valgt periode Sletter bookede timer i valgt periode.


Knyttet

Her finner du en liste over alle kunder som er knyttet til gjeldende kontrakt. Knytting benyttes når et

firma/gruppe inngår kontrakt/klippekort som gjelder flere personer. Senteret kan f.eks. selge et klippekort på 200

klipp til et firma og knytte de ansatte opp mot dette slik at de belaster samme klippekort.

Øverst til høyre står det hvor mange som er knyttet til kontrakten.

Utskrift kontrakt u/økonomi Skriver ut kontrakt uten opplysninger om pris, betaling etc. Brukes for å få

kunden til å signere på medlemsbetingelsene.

Utskrift knyttinger Skriver ut liste over alle som er knyttet til kontrakten.

Kopier knyttinger Rutine for å kopiere knyttinger fra oppgitt kontrakt. Benyttes når

firmaet/gruppen inngår ny kontrakt og du vil overføre knyttingene fra den gamle.

Registrer Her kan du knytte kunder til kontrakten. En kundeliste vises og du kan søke deg

frem og velge ønsket kundekort.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes gjeldende knytting

Søk En kundeliste vises og du kan søke deg frem og velge ønsket kunde. Exceline

finner så evt. knytting til kunden. Brukes bl.a. når du skal slette knytting.

Oppfølging Denne listen viser alle aktiviteter som er gjort og som skal gjøres mot kunden. Se forklaring under Kundekort.

Besøk Denne listen viser alle kundens besøk som er knyttet til denne kontrakten. Se forklaring under Kundekort.


Avbestilt

Denne listen viser alle kundens avbestilte bookingtimer. Kontrakten inneholder et felt som viser hvor mange

timer kunden har til gode. Ved betaling av nye timer får man evt. opp mulighet for at timen belastes kontrakten.


Tillegg

Viser en liste over kontraktens avtalte tillegg.

Tillegg brukes for eksempel når kunden i en periode skal delta på et kurs. Kontrakten registreres da med det

tilbudet den skal ha når kunden er ferdig med kurset. Deretter registreres et tillegg for den perioden kunden skal

delta på kurset. Prisen på avdragene i perioden tillegget varer, oppdateres da iht. prisen på tillegget. Prisen på

tillegget avgjøres av om det er Tilbudstype 4 som legges i tillegg til avdragsprisen eller Tilbudstype 5 som

erstatter avdragsprisen.

Hvis kunden skal ha et tillegg som vist i skjermbildet, setter man vanligvis ikke en stoppdato. Da vil kunden få

dette tillegget inntil han avbestiller det. Da går man inn på tillegget og setter en til og med dato.

Registrer Oppretter et nytt tilleggskort hvor du kan legge inn hvilket tillegg kunden skal ha og hvilken

periode det skal gjelde. Etter registreringen vil avdragene justeres.

Valg Åpner tilleggskortet hvor du kan redigere opplysningene eller slette tillegget. Du kan også

dobbelklikke på tillegget.


Kortleser

Denne rutinen foretar adgangskontroll. Fanen Kundekort viser kundekortet hvis oppgitt kortnummer er registrert.

Loggfil viser en liste over alle meldingene om kundene som har registrert kortet sitt og Besøksliste viser hvem

som har registrert kortet sitt. I Diverse-Oppsett-Kortleser kan du stille inn hvordan rutinen skal fungere. Fanene

er forklart på de følgende sidene.

Det er mulig å vise et vindu med mindre info som er beregnet for visning til kundene. Dette vises i kun 5

sekunder og kan enten vises på en egen skjerm eller legges over det vanlige bildet. Kundebildet velges i menyen

Diverse-Oppsett-Kortleser.

Les kort

Systemet søker i kunderegisteret om medlemskortet er registrert og sjekker om kunden har gyldig adgang og

belaster kontrakten med besøk. Kundekortet og evt. meldinger om kunden vises. Meldinger kan gjelde utgått

kontrakt, frosset kontrakt, ubetalt avdrag, oppfølginger med PopUp, kunden har bursdag etc. Det er også mulig å

sette opp Exceline til å sende SMS med disse meldingene slik at kunden får info uavhengig av betjening.

Rødt kort vises hvis kortet ikke er registrert eller hvis kunden ikke har gyldig adgang.

Gult kort betyr at noe bør sjekkes i kundeopplysningene. F.eks. at kunden har forfalte ubetalte avdrag.

Grønt kort betyr at alt er OK.

Hvis systemet er tilknyttet portåpner vil porten/døren åpnes hvis kunden har gyldig adgang.

Åpne porten Systemet sender signal til portåpneren for manuell åpning av porten/døren. Valget er kun

tilgjengelig hvis portåpner er installert.

Kundeliste Viser kundelisten for søk på kunder.

Kundekort Viser kundekortet til gjeldende kunde.


Loggfil

Denne listen viser alle meldinger angående kunder som har registrert medlemskortet på kortleseren. Listen bør

tømmes regelmessig.

Tøm loggfil Sletter innholdet i loggfilen pr en valgt dato. For å velge dagens dato klikker du på kalenderen

og deretter på ’I dag’ nederst i vinduet.

Utskrift loggfil Skriver ut liste med de loggførte meldingene.

Åpne porten Systemet sender signal til portåpneren for manuell åpning av porten. Valger er kun tilgjengelig

hvis portåpner er installert.

Kundeliste Viser kundelisten for søk på kunder. Brukes ved manuell besøksregistrering.

Kundekort Viser kundekortet til kunden for gjeldende melding.



Besøksliste

Denne listen viser alle besøk som er registrert når kundene har registrert medlemskortet i kortleseren.

Åpne porten Systemet sender signal til portåpneren for manuell åpning av porten. Valger er kun tilgjengelig

hvis portåpner er installert.

Kundeliste Viser kundelisten for søk på kunder. Brukes ved manuell besøksregistrering.

Kundekort Viser kundekortet til kunden for gjeldende besøk.



Booking

Viser timebok for valgt aktivitet på gjeldende dato. Du kan velge dato ved å trykke på kalenderen i datofeltet.

Hvis aktiviteten har kontraktbooking (fastbaner) går du inn på Velg kunde og registrerer kontrakten fra

kundekortet. Faste gjøremål (vask i bildet over) kan legges inn i Diverse-Timebøker-Åpningstider booking. Hvis

du stiller deg på en time som er opptatt vil detaljert info vises i nederste linje.

Forrige Blar til forrige dag i timeboka.

Neste Blar til neste dag i timeboka.

Idag Blar til dagens timebok.

Utskrift Skriver ut timeboka for gjeldende dag.

Registrer tid Rutine for å registrere nytt tidspunkt i timeboka for gjeldende dag.

Slett tid Rutine for å slette gjeldende tidspunkt i timeboka for gjeldende dag.

Pause Blokkerer timen så den ikke kan bookes. Trykk Pause en gang til for å oppheve. Denne

funksjonen brukes også når instruktører endrer vakter.

Merknad Merker timen slik at instruktøren vet at Kundekortet må sjekkes for opplysninger om timen på

fanen Oppfølging. Navnet får et utropstegn foran.

Kommet Når kunden har meldt seg i resepsjonen kan man merke av for Kommet og navnet får en

overstrykning.

Type Velg timetype fra en liste. Timen får farge etter hvilken type.

Betal Sett timen til betalt ved å velge fra tilbudslisten og registrere betalingsmåte. Navnet vises i

kursiv etter at betaling er registrert.

Lag timebok Lager timebok for gjeldende dato hvis den ikke er laget.

Slett bestilling Sletter bookingen av gjeldende time.

Velg kunde Still deg på ønsket time, søk opp kunden og timen bookes. Du kan også dobbelklikke på timen.

Hvis du dobbelklikker på en opptatt time kommer du inn på Kundekortet til kunden.



Shop

Denne rutinen brukes for registrering av kontantsalg av varer. Hvis du ønsker å knytte salget til en kunde, skal

selge på kredit eller a konto må du gå inn på kundekortet og velge Shop. På fanen Salg registreres salgene, fanen

Gamle salg får du en liste over salgene som er registrert og på fanen Betalinger ser du bl.a. innbetalingene og

kan godkjenne dagsoppgjøret. Fanene er forklart på de følgende sidene.

Salg

Her foregår registreringen av salgene. Sum inneholder summen av det gjeldende salget. Du kan velge om

varelisten skal være sortert på Varenummer, Varenavn eller Strekkode og kan søke på disse begrepene.

Slik registreres et salg:

Søk opp og velg de ønskede varene eller bruk strekkodeleseren. Endre evt. pris, antall og rabattprosent. Velg Betalt for å godkjenne salget og legg inn betalingsmåte, beløp og ansattnummer.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes salgslinjen

Endre Gir deg mulighet til å endre pris, antall og rabatt på gjeldende salgslinje.

Gavekort Gir deg mulighet for å registrere salg av gavekort.

Kvittering Skriver ut kvittering for siste salg.

Betal Rutine for å registrere betalingen og avslutte salget. Se forklaring på side 36.

Ansattpris Bytter modus på prislisten slik at ansattpris brukes i stedet for veiledende pris.

Valg Registrerer et salg av gjeldende vare. Du kan også dobbelklikke.


Gamle salg

Her vises en liste over alle registrerte shopsalg.

Kvittering Skriver ut kvittering for valgt salg. Still markøren på ønsket salg før du trykker på knappen.


Betalinger

Her vises en liste over alle registrerte innbetalinger på shop. I tillegg vises et sammendrag for gjeldende

dagsoppgjør.

Kontantuttak kunde Benyttes når en kunde skal ta ut kontanter ved å belaste bankterminalen.

Utlegg varekjøp Anvendes når noen har lagt ut for senteret og skal få tilbakebetalt. NB! Beløpet må

legges inn som negativt beløp.

Godkjenn dagsoppgjør Skriver ut dagsoppgjøret, godkjenner det og stiller systemet inn på neste

dagsoppgjør. Før man godkjenner dagsoppgjøret teller man opp kassen og legger inn

summen i feltet Opptalt. Selv om senteret har kvitteringsskriver er det mulig å velge

utskrift på A4.

Kassakladd Skriver ut en kladd av dagsoppgjøret.

Kvittering Skriver ut kvittering for valgt salg. Still markøren på ønsket salg før du trykker på

knappen.


Dagsplan

Viser dagsplan for gruppeaktivitetene på gjeldende dato. Du kan velge dato ved å trykke på kalenderen i

datofeltet. Dagsplanen er laget ut i fra Ukeplanen (se forklaring på side 89).

Dobbelklikk på riktig linje i kolonnen Antall når du vil legge inn antall deltakere. Antall deltakere oppdateres

automatisk hvis du har nett- og/eller SMSbooking integrert med Exceline. Du kan endre opplysningene om en

klasse ved å klikke på feltet i listen. Instruktør og klassetype kan hentes fra lister.

Forrige Blar til forrige dagsplan.

Neste Blar til neste dagsplan.

Idag Blar til dagens dagsplan.

Navneliste Viser en liste over deltakerne på en klasse hvis du har nett- og/eller SMSbooking integrert med

Exceline.

Registrer Rutine for å registrere en ny klasse for gjeldende dag hvis den ikke ligger i Ukeplanen.

Slett Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes klassen.

Utskrift Skriver ut dagsplanen for gjeldende dag.


Rapporter

Det finnes rapporter i alle varianter for å dokumentere driften. Rapportene er gruppert i Økonomi, Besøk,

Medlemmer, Salg, Kontrakter, Kunder, Avdrag, Frys, Kundeoppfølging, Sponsing/rabatt og AvtaleGiro.

Rapportoversikt Økonomirapporter

Omsetning i periode Omsetning for valgt periode pr aktivitet og pr type.

Omsetning pr dag Daglig omsetning for valgt periode pr type.

Periodeavvik Sammenlign omsetning i to valgte perioder.

Likviditet Finn Innestående og Utestående for senteret.

Restverdi Finn restverdien på kontraktene. Periodiser resultatet.

Ubetalt pr valgt dato Liste over avdrag som sto som ubetalt på en valgt dato.

Betalinger Liste over betalinger ut fra valgte kriterier.

Aldersfordelt saldoliste Sum forfalt 1-90, 90-364, >= 1år og totalt.

Omsetning pr avdeling Fordeler inntektene pr avdeling i forhold til besøk.

Besøksrapporter

Sammendrag Antall besøk på ulike aktiviteter i valgt periode.

Besøkstoppen Liste med hvem som har trent mest i valgt periode.

Besøksfrekvens Hvor ofte trener medlemmene. Gruppert på antall.

Besøksliste Besøksliste for valgt periode.

Besøk fordelt på avdeling Hvor mange trener på andre avdelinger?

Avdelingsbesøk > 50% Liste over kunder som trener mer enn 50% på valgt avd.

Belegg Når trener kundene? Planlegg bemanning og klasser.

Belegg tilhører Når trener kundene med valgt nummer i Tilhører.

Liste kobling Kundeliste med antall besøk i periode for valgt kobling.

Liste kobling m/oppfølging Sammen som Liste kobling + 3 siste oppfølginger.

Liste knyttet Kundeliste med antall besøk i periode for Knyttet.


Liste pr instruktør Kundeliste med antall besøk for valgt instruktør.

Klassefilter Filter for å sjekke utvalgte klasser.

Ukerapport Oversikt over gruppeaktivitetene med belegg.

Vikartimer Liste over klasser med vikar i en valgt periode.

Medlemsrapporter

Betalingsmåte Antall medlemmer pr betalingsmåte.

Alder/kjønn Medlemmer pr aldersgruppe og kjønn.

Utvikling i periode Viser medlemsutvikling i valgt periode.

Utvikling pr måned Medlemsutvikling pr måned i valgt periode.

Status Antall medlemmer/omsetning pr kunde/pr m2.

Medlemmer pr tilbud Viser antall medlemmer pr tilbud.

Medlemmer pr poststed Hvor bor kundene.

Medlemmer pr instruktør Medlemmer pr instruktør og siste besøk.

Salgsrapporter

Salg pr tilbud Salg, fornyet, omsatt og innbetalt pr tilbud.

Provisjon pr selger Omsetning fordelt på den som har registrert kontrakten.

Provisjon pr instruktør Omsetning fordelt på kundens instruktør.

Shopsalg Liste over shopsalgene i valgt periode.

Salg pr vare Omsatt pr vare.

Salg pr konto Omsatt pr regnskapskonto med betalingtypeoversikt.

Dagsoppgjør Liste over dagsoppgjørene i valgt periode.

Kontrakter

Kontraktfilter Filter for å finne utvalgte kontrakter.

Gyldige kontrakter Liste med gyldige kontrakter.

Alle kontrakter Liste med alle kontrakter for å finne ønsket kontrakt.

Forny kontantkontrakter Fornyer kontantkontrakter som utgår i valgt periode.

Startårsaker Oversikt startårsaker for kontrakter inngått i periode.

Sluttårsaker Oversikt sluttårsaker for kontrakter utgått i periode.

Kunder

Kundefilter Filter for å finne utvalgte kunder.

Alle kunder Liste med alle kunder.

Avdrag

Avdragsfilter Filter for å finne utvalgte avdrag.

Klar for purring Purrerutine.

Klar for inkasso Rutine for å generere inkassofil og rapporter.

Frys

Frysfilter Filter for å finne kontrakter som er frosset.

Kundeoppfølging

Jobbliste Ikke utførte oppgaver for en/alle ansatte.

Kundeoppfølgingsfilter Hva skal gjøres og hva er gjort?

Ukerapport Viser rapport over hva en ansatt har gjort.

SMS-logg Oversikt over SMS for en periode.

Sponsing/rabatt

Beregn rabatt/Generer sponsoravdrag Trekker ut rabatt/sponsing for trekk i gjeldende måned.

AvtaleGiro

Fullmakter

Oversikt fullmakter Viser status for fullmaktene.

Fullmakter med >=3 ubetalte trekk Dårlige betalere eller feil med fullmakt.

Slettede fullmakter med saldo Hvem har sagt opp i banken.

Nye fullmakter – ikke godkjent 60 dager Hvilke fullmakter må følges opp?

Forny AvtaleGiro Forleng kontraktene med ett år.

Prisendring AvtaleGiro Nye priser – oppdater pris på trekkene.

Trekk

Oversikt ubetalte trekk Viser status for trekkene pr måned.

Status trekk – gyldige kontrakter Hva er betalt, skal betales og skal ikke betale.

Ikke trekk i valgt måned Viser de gyldige kontraktene som ikke har trekk.

Ubetalte trekk Liste med forfalte ubetalte trekk.

Fullmakt ikke OK Trekk hvor fullmakten må sjekkes.

Trekk til behandling Hvorfor ikke mottatt retur.

Trekk med sletteanmodning Sjekk som er merket med sletteanmodning.


Økonomirapporter

Omsetning i periode Rapporten viser innbetalt a konto, på shop og pr aktivitet i tillegg til totalt – fordelt på betalingstypene kontant,

terminal, OCR, melding, inkasso og totalt i en valgt periode.

Omsetning pr dag Rapporten viser innbetalt pr dag – fordelt på betalingstypene kontant, terminal, OCR, melding, inkasso og totalt i

en valgt periode.

Periodeavvik Viser innbetalt a konto, på shop og pr aktivitet i to valgte perioder med avvik i kroner og prosent.

Likviditet Finn sum og antall kunder som har penger til gode, sum og antall kunder som skylder penger og hvor mye som

er forfalt.

Restverdi Finner restverdi på kontrakter/klippekort. Restverdien finnes ved å sjekke innbetalt i forhold til forbrukt.

Tallet kan brukes i regnskapet for å periodisere inntektene.

Restverdi kontrakter = Innbetalt – (Pris/(Dager totalt–Frys)*Dager brukt)

Restverdi klippekort= Innbetalt – (Pris/Klipp totalt)*Klipp igjen)

Ubetalt pr valgt dato Viser alle avdrag som var forfalt og ubetalt på valgt dato uavhengig av om det er betalt i ettertid. Tallet kan

brukes i regnskapet for å vurdere fremtidige inntekter.

Betalinger Filter for å finne ønsket utvalg betalinger. Velg betalingsperiode og betalingsmåte og de utvalgte betalingene

vises i en liste på skjermen.

Aldersfordelt saldoliste Viser hvor mye som er forfalt gruppert på 1-90, 90-364, >= 1år og totalt pr avdeling.

Omsetning pr avdeling Fordeler inntekter på avdelingene ut fra hvor besøket har vært og besøksfaktoren.

Besøksrapporter

Sammendrag Antall besøk på de ulike aktivitetene i valgt periode. Viser også besøkssammendrag for gruppeaktivitetene.

Besøkstoppen Kundeliste sortert på antall besøk i en valgt periode og for valgte aktiviteter. I Kundefilter kan du ta ut rapporter

over de kundene som har et gitt intervall besøk i en valgt periode.


Besøksfrekvens Viser hvor ofte kundene trener i en valgt periode. Grupperer på antall besøk.

Besøksliste Filter for å finne ønsket utvalg besøk. Velg periode/aktivitet og de utvalgte besøkene vises i en liste på skjermen.

Besøk fordelt på avdeling Viser en avdelings besøk, fordelt på avdelingene kundene tilhører for en valgt periode.

Avdelingsbesøk > 50% Liste over de kundene som har mer enn 50% av besøket på valgt avdeling i valgt periode.

Belegg Beleggsrapportene brukes for å finne ut når kundene trener. Dette gir deg mulighet til å planlegge bemanning og

når gruppeaktiviteter skal avvikles.

I denne listen registrerer du de tidsrommene du ønsker å undersøke. Ved å legge inn forventet besøk i tabellen

vil du få frem avvik i prosent på rapporten.

Ny tid Lager nytt tidsrom. Skriv inn tidsrommet i tabellen med kolon som timeskilletegn.

Slett tid Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes gjeldende tidsrom.

Rapport Genererer rapport for valgt periode på grunnlag av periodene.


Belegg tilhører Samme rapport som belegg for kundene med valgt nummer i Tilhører.

Liste kobling Kundeliste med antall besøk i periode for alle med valgt kobling på Kundekortene. Koblingen er et

kundenummer i feltene Tilhører, Betales av, Familie eller Sponsor. Brukes for eksempel som dokumentasjon for

firmakunder.

Liste kobling m/oppfølging Kundeliste med antall besøk i periode og 3 siste oppfølginger for kundene med valgt kobling.

Liste knyttet Kundeliste med antall besøk i periode for alle som er knyttet til et valgt kontraktnummer.

Liste pr instruktør Kundeliste med antall besøk i periode for kundene til valgt instruktør.


Klassefilter

Filter for å finne utvalgte klasser. Begrens utvalget ved å sette minimum og maksimumsverdier på feltene. Endre

færrest mulig standardverdier. En grå knapp med r�

brukerveiledningdownloads.puni.no/file/145/brukerveiledninger/exceline... · 2012. 3. 9. · side 4...

Documents