brukarmanual for medarbeidere i personalportalen · kladd under «min oversikt» brukarmanual i ad...

AD Travel Brukarmanual for prøvenemnda i

Hordaland Fylkeskommune

FAGOPPLÆRINGSKONTORET

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Oppbygging av brukarmanualen

Side 2 av 30 Innhald

Innhald

Oppbygging av brukarmanualen ............................................................................................................... 3

Pålogging og forklaring til hovudbilete ...................................................................................................... 4

Første gongs pålogging og glemt eller endre passord ........................................................................... 6

Inngangsbilete etter pålogging ............................................................................................................... 7

Registrere reiserekning ............................................................................................................................. 8

Registrere reiserekning – fagprøve enkelt dagar utan overnatting ........................................................ 9

Registrere reiserekning – fagprøve over fleire dagar utan overnatting ................................................ 13

Registrere reiserekning – fagprøve over fleire dagar med overnatting ................................................ 17

Elektronisk vedlegg .............................................................................................................................. 19

Mobil løysning ......................................................................................................................................... 21

Korleis laste opp bilete av kvitteringane dine ....................................................................................... 23

Min oversikt på mobil ........................................................................................................................... 24

Oversikt reiserekning .............................................................................................................................. 25

Min side ................................................................................................................................................... 27

Hjelp ........................................................................................................................................................ 28

Rekninga mi er avvist av attesterer – kva gjer eg? .............................................................................. 28

Kontakt oss.............................................................................................................................................. 30

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Oppbygging av brukarmanualen


Oppbygging av brukarmanualen Denne brukarmanualen omhandlar det som alle medlemmer av prøvenemnda bør kunne i AD Travel. Skjermbilete og tekst viser steg for steg kva du skal gjere.

Manualen er bygd opp med fargekodar som viser:

Kva du skal gjere

Informasjon/ det du må vere obs på

Tips

Du kan alltid klikke på pila nedst på sida for å kome tilbake til innhaldsregisteret.

Det vil vere ei blanding av nynorsk og bokmål fordi skjermbileta er på bokmål, medan resten av forklaringane er på nynorsk.

For meir utfyllande informasjon om AD Travel, ta kontakt med fagopplæringskontoret. Du finn også aktuell informasjon på www.hordaland.no/provenemnd som vi anbefaler å lese igjennom.

Utarbeid av: Svein Erik Såtendal, HR Seksjonen, HR Løn

Utarbeid desember 2015/marlavi

http://www.hordaland.no/provenemnd

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Pålogging og forklaring til hovudbilete


Pålogging og forklaring til hovudbilete Gå inn på www.hordaland.no/provenemnd - trykk på «Elektronisk reiseregning». Du får då opp eit nytt internettvindauge. Sjå neste side.

Tips! Vi anbefaler å lese igjennom dokumentene under aktuell informasjon.

http://www.hordaland.no/provenemnd



Pålogging framhald Logg inn:

Brukarnamn: tilsettnummer (lønsnummer på lønnslippa – 5 siffer)

Passord: (eige passord som gjeld AD Travel)

Firmakode: 2121200 Klikk deretter på «Logg inn» Brukarnamn og passord vert utstedt ved fagopplæringskontoret.

NB! Feilmeldingar Ta kontakt med fagopplæringskontoret dersom du får opp ein av feilmeldingane

«Brukeren er sperret. Kontakt administrator»

«Personen er ikke lenger aktiv i systemet»

«Personen har ingen aktive ansettelsesforhold»

Tips! Legg AD Travel som favoritt på nettlesaren din:

Høgreklikk på musa

Vel «legg til i favoritter»

Endre namn til dømes «reiserekning prøvenemnd» eller «AD Travel»

Vel «favoritter-feltet» i nedtrekksmenyen «opprett i»

Trykk «legg til»



Første gongs pålogging og glemt eller endre passord

GLEMT PASSORD Registrer inn:

Brukernavn: Ansattnummer (lønnsnummer på lønnsslippa – 5 siffer)

Firmakode: 2121200 Deretter trykker du «OK» Logg deg på AD Travel med det nye passordet du får tilsendt på din registrerte e-post.

ENDRE PASSORD – gjerast ved første gongs innlogging Registrer inn:

Brukernavn: Ansattnummer (kalla lønnsnummer på lønnsslippa – 5 siffer)

Dagens passord

Firmakode: 2121200

Nytt passord

Gjenta nytt passord Deretter trykker du «Logg inn» Du kjem nå inn i AD Travel for å skrive reiserekning med ditt nye passord.



Inngangsbilete etter pålogging En reise er ein pålagt og/eller godkjent reise av ikkje fast karakter under utføring av arbeid eller oppdrag for arbeidsgjevar/oppdragsgjever»

.

Klikk på nedtrekksmenyen ADTravel

Vel «Reiseregning» for å skrive ny reiserekning

Vel «Min oversikt» for å sjå kva du har registrert av reiserekningar og kva status dei har

Desse boksane skal du ikkje nytte.

Tips! Her ser du kor du er i AD Travel til ein kvar tid.

Tips! Under «linker» finner du

Bompengesatser i Norge

Statens reiseregulativ

Tips! Trykk tasten «F5» uansett kva skjermbilete du er i AD Travel og du kjem tilbake til dette skjermbilete.

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Registrere reiserekning


Registrere reiserekning Systemet er til ein kvar tid oppdatert med riktige satsar, og følgjar Statens reiseregulativ. Reiserekninga skal sendast til godkjenning seinast innan 14 dagar etter gjennomført fag-/sveineprøve. All dokumentasjon skal leggjast i eiga ferdig adressert og frankert konvolutt.

NB! Du kan ikkje registrere dato fram i tid på reise start og slutt. Dato må

være passert!

Klikk på nedtrekksmenyen ADTravel

Vel «Reiseregning» for å skrive ny reiserekning

Vel «Min oversikt» for å sjå kva du har registrert av reiserekningar og kva status dei har



Registrere reiserekning – fagprøve enkelt dagar utan overnatting Vel «reiseregning» i nedtrekksmenyen i Inngangsbilete etter pålogging og du kjem inn i dette bilete

Registrer:

Reise start/stopp - dato og kl

Formål/arrangement

Reiserute - frå utgangspunkt til oppdragsstad

Kjøring - totalt antall km

Utlegg Skriv eventuelt utfyllande kommentarar/opplysningar på gul lapp. Sjå neste side.

NB! Reisestopp er når du er tilbake i frå reisa (tur / retur)

NB! Hak av «ingen diett» dersom du får dekt alle måltida på reisa. Ved krav om kostgodtgjersle

Oppdragsstaden må ligge meir enn 15 km frå reisens utgangspunkt, (15x2=30km)

Reisa må ha vart over 6 timar



Registrere reiserekning – fagprøve enkelt dagar utan overnatting framhald

«Gul lapp»

Tips! Her skal du skrive inn

Namn og fødselsdato på kandidatane

Presisering av klokkeslett start-slutt og km distanse kvar dag.

Evt. andre opplysningar eller kommentarar til reisa.

NB! Ved bruk av «gul lapp»

Skriv inn opplysningane

Trykk «lagre»



Registrere reiserekning – fagprøve enkelt dagar utan overnatting framhald «Val av utlegg»

Framgangsmetode

1. Vel utleggstype under «kategori» 2. Skriv inn «antall», gje ein

«Beskrivelse» samt beløp før du vel «Legg til». Utlegget legg seg under kategori.

3. Gjenta punkt 1 og 2 inntil alle utlegg er registrert.

Tips! Du kan enten velje Avbryt, Slette, Lagre eller Send til godkjenning. Vel du Lagre som kladd kan du ta reiserekninga fram at seinare for å fullføre den før du veljar Send til godkjenning. Reiserekninga vert sendt til attesterer etter at du har valt Send til godkjenning.

Dersom du skal slette eit utlegg – trykk på blyanten og du får opp vindauget. Du tek der stilling til om utlegget skal slettast.



Registrere reiserekning – fagprøve enkelt dagar utan overnatting framhald

NB! Utlegg merket med raud skrift krevjar kvittering. Når du sendar reiserekninga til godkjenning legg du bilaga i den ferdig adressert og frankerte reiserekningskonvolutten, som du får frå fagopplæringskontoret. Utanpå konvolutten skriv du rekningsnummer (gis automatisk av systemet), fag og ditt namn. Send konvolutten i posten, evt. legg reiserekningskonvolutten i same konvolutt som prøveprotokollen, og postlegg den seinast innan 14 dagar etter utført fag-/sveineprøve.

Tips! Du kan ta tilbake reiserekninga di dersom den inneheld feil og ikkje er attestert. Framgangsmetode 1. Hak av i rubrikken «Angre» 2. Trykk på rubrikken «Angre send til

godkjenning» 3. Trykk «OK» Angre send til

godkjenning (nytt vindauge) Reiserekninga er nå lagra som ein kladd under «Min oversikt»



Registrere reiserekning – fagprøve over fleire dagar utan overnatting Vel «reiseregning» i nedtrekksmenyen AD Travel og du kjem inn i dette bilete:

NB! Reiseslutt er når du er tilbake i frå reisa (tur/retur)

NB! Hak av «ingen diett», og legg til kostgodtgjersle under utlegg «kategori» dersom du oppfyller krava. Ved krav om kostgodtgjersle

Oppdragsstaden må ligge meir enn 15 km frå reisens utgangspunkt, (15x2=30km)

Reisa må ha vart over 6 timar

Klokkeslett start-slutt og km distanse skal presiserast kvar dag (Gul lapp – sjå neste side)

Kostgodtgjersla vert ikkje dekka dersom reiserekninga manglar reiserute og presisering av klokkeslett og km distanse.

Registrer:

Reise start/stopp - dato og kl

Formål/arrangement

Reiserute - frå utgangspunkt til oppdragsstad

Kjøring - totalt antall km

Utlegg

Tips! Skriv eventuelt utfyllande kommentarar/opplysningar på gul lapp. Sjå neste side.



Registrere reiserekning – fagprøve over fleire dagar utan overnatting framhald «Gul lapp»

Tips! Her skal du skrive inn

Namn og fødselsdato på kandidatane

Presisering av klokkeslett start-slutt og km distanse kvar dag.

Evt. andre opplysningar eller kommentarar til reisa.

NB! Ved bruk av «gul lapp»

Skriv opplysningane

Trykk «lagre»



Registrere reiserekning – fagprøve over fleire dagar utan overnatting framhald «Val av utlegg»

Framgangsmetode 1. Vel utleggstype under «kategori» 2. Skriv inn «antall», gje ein

«Beskrivelse» samt beløp før du vel «Legg til». Utlegget legg seg under kategori.

3. Gjenta punkt 1 og 2 inntil alle utlegg er registrert.

Tips! Du kan enten velje Avbryt, Slette, Lagre eller Send til godkjenning. Vel du Lagre som kladd kan du ta reiserekninga fram at seinare for å fullføre den før du veljar Send til godkjenning. Reiserekninga vert sendt til attesterer etter at du har valt Send til godkjenning.

Dersom du skal slette eit utlegg – trykk på blyanten og du får opp vindauget. Du tek der stilling til om utlegget skal slettast.



Registrere reiserekning – fagprøve over fleire dagar utan overnatting framhald

NB! Utlegg merket med raud skrift krevjar kvittering. Når du sendar reiserekninga til godkjenning legg du bilaga i den ferdig adressert og frankerte reiserekningskonvolutten, som du får frå fagopplæringskontoret. Utanpå konvolutten skriv du rekningsnummer (gis automatisk av systemet), fag og ditt namn. Send konvolutten i posten, evt. legg reiserekningskonvolutten i same konvolutt som prøveprotokollen, og postlegg den seinast innan 14 dagar etter utført fag-/sveineprøve.

Tips! Du kan ta tilbake reiserekninga di dersom den inneheld feil og ikkje er attestert. Framgangsmetode er 1. Hak av i rubrikken «Angre» 2. Trykk på rubrikken «Angre send

til godkjenning» 3. Trykk «OK» Angre send til

godkjenning (nytt vindauge) Reiserekninga er nå lagra som ein kladd under «Min oversikt»



Registrere reiserekning – fagprøve over fleire dagar med overnatting Framgangsmetoden er identisk som når du Registrere reiserekning – . Her omtales kun det som er spesielt med diett og overnatting. Når du er på overnattingsreiser har du rett på diett. Ta kontakt med fagopplæringskontoret for booking av hotellrom. Overnatting skal på førehand være avtalt med fagopplæringskontoret.

NB! Dersom ikkje alle måltida er dekt - skriv du inn talet på døgn med «Full pensjon» og/eller talet på «Frokost», «Lunsj» og «Middag» som er dekt i «Ant måltidstrekk» og trykkar «Legg til». Du får då opp eit nytt vindauge. Registrer inn namn og adresse på hotellet og trykk «Legg til». Ved privat overnatting utanfor heimen, skriv du «privat overnatting». Ein del av dietten er her trekkpliktig.

Vel overnattingstype:

Overnatting betalt av arbeidsgiver (faktura)

Overnatting betalt selv (ikke kursdeltakelse)

Pensjonat/hybel/brakke uten kokemuligheter

Privat overnatting/hybel/brakke m/kokemuligheter

Tips! Du treng ikkje

hake av for «ingen diett»

presisere klokkeslett start-slutt kvar dag på gul lapp



Registrere reiserekning - fagprøve over fleire dagar med overnatting framhald

Reiserekninga ser nå slik ut.

NB! Reduksjon måltidsfråtrekk og informasjon om hotellet legg seg her. Send reiserekninga til godkjenning som forklart under «Registrere reiserekning utan overnatting»



Elektronisk vedlegg Under er det vist korleis du knyter bilag til rekninga di elektronisk via knappen «vedlegg» i staden for å sende inn kvitteringer/dokumentasjon i papirformat.

Framgangsmåte 1. Skanne/ta kopi av kvitteringa og send den

på e-post til deg sjølv

2. Lagre vedlegget på pc’en din

3. Eller ta bilete av kvitteringa med din mobil

(sjå mobil-løysning)

4. Klikk på knappen «vedlegg» og du får

opp eit nytt vindauge

Klikk på + teiknet for å leggje til vedlegg

frå personleg vedleggsregister

Klikk på «tilbake» knappen

Hent vedlegg frå filkatalog på din pc:

Klikk «Bla gjennom» for å velje

vedlegg frå ein filkatalog på din pc

Vel det vedlegget du vil leggje ved

rekninga di

Klikk deretter på «Åpne»

Klikk på «legg til» og «tilbake»

NB! Elektronisk vedlegg skal sendast inn i eit ikkje-lett-redigerbart format, til dømes JPG, PDF Alle detaljer må vere lesbare!



Elektronisk vedlegg framhald

Bilaget er lagt til rekninga (raud tekst

= elektronisk bilag)

NB! Klikk her og du slettar vedlegget

NB! Det er bilaga som viser under «tilknyttede filer» som legges til reiserekninga

NB! Alle utlegg med raud tekst skal det sendast inn dokumentasjon på. (Prøveprotokollen som leiar sendar inn til Fagopplæringskontoret er dokumentasjon på honoraret – den trengs ikkje leggast ved rekninga)

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Mobil løysning


Mobil løysning Med den mobile løysninga kan du ta bilete av kvitteringane dine og sende til ditt bileteregister i web-versjonen. Du kan i tillegg sjå alle reiserekningane du har skrive under «min oversikt». Her kan du mellom anna sjå om din reiserekning er overført til løn eller er avvist. Skiv inn heile url/nettadresse https://adtravel.adg.no/mobil manuelt inn i nettlesaren på mobilen din og du får følgjande vindauge

Logg inn:

Brukarnamn: tilsettnummer (lønsnummer på lønnslippa – 5 siffer)

Passord: (eige passord som gjeld AD Travel)

Firmakode: 2121200 Deretter trykker du «Logg inn» og du får opp bilete som vist på neste side

Tips! Lagre adressa på mobilen din. Da slepp du å skrive inn adressa kvar gong du logger deg inn i AD Travel

https://adtravel.adg.no/mobil



Inngangsbilete

Du er nå logga på AD Travel si mobile-løysning (app).

Tips! Klikk på symbolet og du får opp leverandør si brukarrettleiing

Tips! Klikk på «AD Travel logoen» og du kjem tilbake til hovudmenyen

Du kan ta bilete av kvitteringane dine med mobilen og laste de direkte opp til ditt personlege vedleggsregister i web-løysninga

Klikk på hengelåsen for å logge ut

Her ser du ei oversikt over alle reiserekningane du har skrive

NB! Du kan lukke bilete på mobilen utan å logge deg ut av AD Travel



Korleis laste opp bilete av kvitteringane dine Med mobil-løysning kan du ta bilete av kvitteringane dine når du er på reise og sende dei direkte til ditt personlege vedleggsregister i web løysninga. Når du kjem heim frå reisa, går du inn i AD Travel på ein PC for å skrive reiserekninga på vanleg måte. Du trykker så på vedleggsknappen på eit utlegg og legg ved bilete av kvitteringa (sjå elektronisk vedlegg). Med denne løysninga treng du ikkje sende inn bilaga i papirformat.

Trykk på «last opp filer»

Tips! Skriv kommentar til bilete slik at du enkelt finner det igjen i vedleggsregisteret. Døme:

Dato + kva bilaget gjeld

24082016 Tapt arb.fortj.

24082016 Parkering Bystasjonen

Vel «send» og du får opp eit nytt vindauge. Bilete vert lagra i ditt personlege vedleggsregister

NB! Alle detaljer må komme tydeleg frem og være lesbare!



Min oversikt på mobil På min oversikt i den mobile-løysninga kan du sjå kva du har registrert av reiserekningar i web-versjonen. Her kan du opne rekningane for å sjå kva du har sendt inn krav på, samt kva status rekninga har.

Vel «min oversikt» og du får opp eit nytt vindauge

Tips! Her kan du hente ut ulike data. Klikk deretter på symbolet «forstørringsglas» for gjennomføring av søket med ditt utplukk. Nedst på sida vises tal sider og bladfunksjon

Tips! Klikk på linja med reiserekninga du ønskjer å sjå for å opne og lukke den. Status viser om rekninga er overført til løn eller avvist mm.

NB! For å redigere rekninga må du logge deg på web-løysninga på PC

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Oversikt reiserekning i web løysninga


Oversikt reiserekning i web løysninga

Tips! Dersom du veljar AD Travel og dernest «Min oversikt» får du opp alle reiserekningar du har registert i eit samla vindauge. Sjå neste side.

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Oversikt reiserekning i web løysninga


Oversikt reiserekning framhald

Her kan du søke meir spesifikt for å få opp det du har registrert i AD Travel

Klikk på «boken» for å sjå «registreringa» di

Tips! Klikk på aktuell reiserekning i feltet «status» og du vil sjå kor tid dei ulike status og kommentarar er blitt endra i eit nytt vindauge.

Tips! Klikk på «blyanten» med omsyn til å fortsette registreringa som du tidlegare har lagra – gjeld dei «registreringane» som har status «kladd»

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Min side


Min side Her ser du kva opplysningar arbeidsgjevar har registert på deg i AD Travel. Tips!

Send ein e-post til [email protected] dersom opplysningane ikkje er korrekt.

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Hjelp


Hjelp

Rekninga mi er avvist av attesterer – kva gjer eg? Dersom attesterer har avvist reiserekninga di i AD Travel får du følgjande melding sendt til din e-post (merk kommentaren);

Logg deg inn i AD Travel for å korrigere rekninga før du sendar den på nytt til godkjenning. Vel «Min oversikt» og sjå neste side.

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Hjelp


Rekninga mi er avvist – kva gjer eg? framhald

Klikk på blyanten for å få opp reiserekninga di

NB! Korriger rekninga jfr den e-posten du mottok, sjå førre side. Når det er gjort vel du «Send til godkjenning»

Brukarmanual i AD Travel for prøvenemnda i HFK Kontakt oss


Kontakt oss Adresse: Hordaland fylkeskommune

Fagopplæringskontoret

Postboks 7900

5020 BERGEN

Telefon: 55 23 99 00

E-post: [email protected]

Ta kontakt dersom

- Din kontaktinformasjon og kontonummer må oppdateres

- Du treng fleire ferdig adresserte og frankerte reiserekningskonvoluttar og protokollkonvoluttar

- Du har spørsmål vedrøyrande reiserekningar

mailto:[email protected]

brukarmanual for medarbeidere i personalportalen · kladd under «min oversikt» brukarmanual i ad...

Documents