la nostraesperienza

Indicom è nata nel 2001 dall’esperienza ventennale dei suoi soci

fondatori e del loro staff.

Un patrimonio di professionalità e competenza che hanno per-

messo ad Indicom di mettere a punto un processo completo e

integrato, in outsourcing, di gestione dei documenti: dall’acqui-

sizione dell’immagine al caricamento automatico on-line del do-

cumento sul sistema gestionale del Cliente, dalla custodia degli

originali cartacei alla consultazione direttamente da Internet, fino

al processo di Conservazione Sostitutiva.

In questi anni sempre più aziende, leader nei rispettivi settori,

hanno identificato Indicom come loro partner qualificato nei

processi di gestione documentale.

La crescita ottenuta, costante e continua, ha permesso di essere

presenti sul mercato oltre che con le sedi storiche di Milano, Ber-

gamo e Rimini anche a Torino, Udine, Carrara, Roma e Chiasso.

In un’azienda di medie dimensioni, il costo di gestione di una

Fattura Fornitori (ricevimento, controllo, contabilizzazione, pa-

gamenti, gestione archivio) si aggira intorno a 17 euro (I.Ged

1-2005). Se moltiplicate questa cifra per il numero dei docu-

menti che vengono trattati ogni giorno nei vostri uffici ammi-

nistrativi, otterrete una somma importante. Questo significa

che la gestione del Ciclo Passivo è oggi un fattore critico, che

grava sull’efficienza dell’intero sistema aziendale, in quanto vi

costringe a dedicare risorse a un’attività per nulla strategica.

Che oggi può essere ceduta in outsourcing, ad un partner in

grado di svolgerla con un sistema sicuro e ad un costo di molto

inferiore: il risparmio può arrivare fino al 50 per cento.

gestione ciclo passivo:una scelta strategica

La contabilizzazione delle Fatture fornitori avviene utilizzando si-

stemi di riconoscimento OCR, quando le condizioni lo consen-

tono (volumi dei documenti e numero dei fornitori, soprattutto),

ma anche con soluzioni organizzative e tecnologiche particolar-

mente efficaci.

E’ il caso della stazione di lavoro utilizzata dai nostri operatori,

costituita da PC, scanner e stampante, che prevede la gestione

completa della fattura da un unico posto di lavoro, sulla base

del seguente flusso:

Gestione ciclo passivo: un sistema efficace

INSERIMENTO IN CONTABILITÀ DEI DATI DELLA FATTURA

ASSEGNAZIONE, DA PARTE DEL SISTEMA GESTIONALE, DEL PROTOCOLLO IVA STAMPA DI UN’ETICHETTA CON IL BARCODE DEL PROTOCOLLO SCANSIONE CON RICONOSCIMENTO AUTOMATICO DEL BARCODE

FIRMA DIGITALE ED INVIO IMMAGINI E DATI AL DB INDICOM

La gestione delle fatture fornitori richiede spesso di dover trattare

documenti che non vengono “accettati” dal sistema, oppure che

devono essere autorizzati.

Abbiamo realizzato un servizio che prevede, come funzionalità

opzionale, la gestione via Internet di un workflow essenziale che

consente scambi/richieste di dati tra i diversi utenti del sistema

(sia utenti Indicom che del Cliente).

Tale funzionalità può essere utilizzata per scopi diversi in funzio-

ne delle specifiche esigenze. Le principali applicazioni sono:

Gestione anomalie e visti autorizzativi

GESTIONE DELLE ANOMALIE NEL CORSO DELLA CONTABILIZZAZIONE DELLE FATTURE PASSIVE

GESTIONE DELLE ANOMALIE DURANTE L’ARCHIVIAZIONE OTTICA

GESTIONE DEI VISTI PER IL PAGAMENTO DELLE FATTURE PASSIVE

La necessità di consultare i documenti determina spesso perdite

e sprechi di tempo.

E oggi c’è sempre meno tempo per tutto. Ecco perché l’archi-

viazione ottica, grazie anche alla normativa sulla Conservazione

Sostitutiva, ha avuto negli ultimi anni uno sviluppo imponente.

Utilizzando quello straordinario strumento di comunicazione

che è Internet ed attraverso il portale messo a disposizione da

Indicom, per consultare un documento basta collegarsi alla rete

direttamente dal proprio gestionale, e in un attimo il documento

desiderato verrà visualizzato a video e potrà essere scaricato sul

proprio PC, inviato via mail e, se necessario, stampato.

E sarebbe Indicom, con la sua struttura e le sue risorse specializ-

zate, ad effettuare tutte le attività di alimentazione ed organizza-

zione del sistema documentale: preparazione, normalizzazione,

indicizzazione, controllo qualità, etc.

Archiviazione ottica: i documenti on-line

Grazie alla Conservazione Sostitutiva da oggi è possibile distrug-

gere gli archivi cartacei. I principali vantaggi sono:

Smaterializzazione: possibilità di convertire tonnellate

di documenti cartacei in piccoli supporti ottici

Abbattimento dei costi di gestione: meno locali,

meno personale, eliminazione costi per l’acquisto della carta

Inalterabilità: i documenti non possono essere manomessi,

non si possono più sbiadire, rovinare o macchiare

Migliori performance: miglioramento significativo della

produttività e dei processi interni

L’attività può essere affidata in outsourcing alla nostra azienda.

Indicom si occupa anche di delivery delle Fatture Attive ai Clienti

finali, attraverso sistemi di postalizzazione tradizionale oppure

con invio di mail con il link al portale dal quale consultare e sca-

ricare i documenti.

Conservazione Sostitutiva: finalmente si puòo'

Non solo l’archiviazione e la consultazione dei documenti, con

Indicom anche l’attività di caricamento on-line diventa più snella.

Tutto corre su Internet o attraverso un collegamento privilegiato

fra la nostra rete e la vostra. I documenti, preventivamente pre-

parati, vengono caricati sul vostro sistema gestionale sulla base

delle modalità operative che ci avrete indicato, senza alcuna

modifica o intervento sul vostro software. È come avere un ufficio

esterno con risorse specializzate che lavorano esclusivamente

per voi, senza intaccare l’uniformità e la segretezza dei vostri

archivi.

Questo vuol dire semplicemente due cose: risparmiare denaro

e recuperare risorse per dedicarle a mansioni più importanti e

produttive.

Caricamento dati: l’ufficio in outsourcing

Particolare cura è stata posta nella sicurezza del sistema, sia dal

punto di vista informatico (Firewall, accesso ad Utenti registrati

con certificati digitali Client, possibilità di collegamento con linee

sicure), sia per quanto riguarda le garanzie nella continuità nel-

l’erogazione dei servizi ottenuta con cluster di server ridondati

e scalabili, duplicando apparecchiature, dati e immagini su altri

due Centri di back-up, sulla base di un protocollo di disaster

recovery particolarmente rigoroso. I server utilizzati sono colle-

gati in cluster e sono dotati di sistemi RAID1, RAID5 e RAID6.

È possibile inoltre accedere alla consultazione con protocollo di

trasmissione https. L’accesso alla rete, attraverso connessioni a

10 Mbps, è attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

Sicurezza senza confini

Per risolvere i problemi di spazio e di reperimento dei documenti

originali Indicom propone un servizio di custodia e gestione in

outsourcing. I documenti originali, preventivamente classificati,

si trovano inscatolati ed allocati su scaffalature appositamente

create, situate presso i nostri depositi, tutti dotati di impianti

antincendio ed antintrusione in regola con le più recenti norma-

tive in materia. I documenti sono a disposizione dei Clienti che,

attraverso la procedura di gestione web, potranno richiederli e

consultarli come immagini via Internet o riceverli direttamente

nella propria casella e-mail, via fax o con consegna diretta del-

l’originale. Il tempo previsto per la consegna di un originale o

di una copia è di 24 ore dalla richiesta (3 ore per le richieste

urgenti).

Custodia degli originali

Molto spesso gli archivi degli Enti pubblici si trovano in una reale

situazione di disordine, a causa di insufficienza di spazio a dispo-

sizione, mancata effettuazione di operazioni di selezione e scar-

to, inefficace o errata applicazione di Titolari di classificazione.

Indicom ha perfezionato una proposta modulare, in grado di

risolvere in maniera organica e definitiva tale problematica.

La soluzione offerta da Indicom è infatti costituita dalle seguenti

attività:

Censimento archivistico e Guida topografica

Sistemazione fisica ed Elenco di consistenza

Riordino e Inventariazione

Selezione e scarto

Manutenzione programmata

L’attività consulenziale ed operativa è sempre svolta da specialisti

accreditati e conosciuti presso le varie Soprintendenze Archivi-

stiche.

Gestione archivi Enti Locali

Indicom SrlVia Carnevali, 39 - 20158 MilanoTel. 02.33.00.28.05 - Fax 02.39.21.67.86

Indicom Centro Nord SrlVia del Lavoro, 33 47852 Coriano Loc. Ospedaletto (RN)Tel. 0541.65.72.14 - Fax 0541.65.79.20

Uffici a:Milano - Bergamo - Rimini Roma - Torino - Udine - Carrara Chiasso (CH)

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