boletín comunicando ena 05

Jr. Rodríguez de Mendoza Nº 153 - Pueblo Libre / Telf. 463-0132 - Telefax: 460-3400 www.ena.edu.pe

Boletín electrónico de la Escuela Nacional de Archiveros

Año 3 Número 5 Lima, Octubre 2012

Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya Director Nacional de la ENA: Ing. Jorge Espino Sánchez Edición, Diseño y Diagramación: Pilar Mayta Arrunátegui

Palabras del director el Ing. Jorge Espino Sánchez.

Editorial. Página 2.

Digitalización de los Registros Civiles de Lima. Página 3 - 5. La Evaluación en Archivos Municipales. Artículo de investigación de Norma Catalina Fenoglio. Páginas 6 - 16.

Jueves Archivístico, una realidad. Página 17 - 20.

ENA

A la vanguardia en la formación de profesionales en archivos

Comunicando/Editorial2

Palabras del Director

La Escuela Nacional de Archiveros (ENA) se complace en presentar nuevamente su

Boletín Virtual a toda la comunidad archivística, el mismo que se publicará la primera semana de cada mes, con la finalidad de difundir las experiencias realizadas en este campo del conocimiento humano, así como las investigaciones que se realizan en la aplicación de las nuevas tecnologías para la conservación y digitalización de archivos. Asimismo, se publicarán artículos de los profesionales que han efectuado sus exposiciones en nuestros eventos académicos. Al ser la ENA la entidad pionera y líder en la formación de profesionales en archivos en el Perú, solo me queda expresar mi reconocimiento a todo el personal académi-co, administrativo y de servicios de esta institución por la gran labor que vienen des-arrollando, contribuyendo de este modo en el logro de nuestros objetivos y, por ende, al desarrollo del país. Hoy abrimos un cielo de esperanzas para un futuro prometedor a nuestros profesio-nales en archivos.

Ing. Jorge Espino Sánchez

Director de la ENA

Editorial

En esta edición con la cual volvemos después de mucho tiempo, hemos querido

hacer el esfuerzo de traerles además de las noticias que habitualmente presentába-mos, una sección de investigación, donde se pondrán ponencias y temas actuales de investigación de importantes intelectuales del ámbito archivístico nacional e interna-cional.

En este número incluimos la ponencia de la Lic. Norma Catalina Fenoglio, ‘La Eva-luación en Archivos Municipales’, la misma que forma parte de las exposiciones que hubo durante el congreso: Archivar ¿para qué?, que organizó el Archivo General de la Nación del Perú en octubre al año pasado. También incluimos una sección de ac-tualidad, donde publicaremos las últimas noticias y avances del Archivo General de la Nación y de la Escuela Nacional de Archiveros.

El presente número está dedicado al ‘Jueves Archivístico’, que permite que los archi-veros tengan un espacio para capacitarse y actualizarse permanentemente, así como el AGN pueda dar las pautas referidas a la Archivística.

3 Comunicando/Actualidad

Digitalización de los Registros Civiles de Lima

Sr. Jorge Andrés Revelo Caballero, Director de Archivos Públicos

Desde hace cinco años, en la Dirección de Archivos Públicos del AGN se

vienen digitalizando y digitando los registros civiles de Lima, gracias al

convenio que firmó la institución con la Sociedad Genealógica de Utah, el

17 de febrero de 2007, mediante Resolución Jefatural N° 176-2007AGN/J.

Actualmente, los coordinadores de dicho convenio son David Tirado

Sánchez de parte de la Sociedad Genealógica, y por el AGN el Sr. Jorge

Revelo, Director de Archivos Públicos

La importancia de este esfuerzo conjunto radica, entre otras cosas, en la

posibilidad de tener los registros civiles de nuestra capital en una base de

datos informatizada que se encuentre a disposición de las necesidades de

los usuarios. Los registros que se están trabajando son aquellos producidos

en la Municipalidad de Lima Cercado desde el año 1901 hasta 1996. Poste-

riormente, se planea hacer lo mismo con los demás municipios de nuestra

ciudad.


Inicialmente, se está avanzando con los registros de nacimientos. Desde el

2007 hasta el momento se han capturado 3 371 153 imágenes de registros

civiles. La Sociedad Genealógica de Utah se encarga de la captura y toma

de imágenes digitales y el AGN de la digitación de la información.

Personal de la Sociedad Genealógica de Utah en pleno proceso de captura de imágenes de los

libros registrales.

La Sociedad es financiada por la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los

Últimos Días, originaria de los Estados Unidos de Norteamérica, conocida

como Iglesia Mormona, y colabora activamente en la preservación de la in-

formación genealógica en diversas partes del mundo.

En el esfuerzo por actualizar las bases de datos de los registros civiles de

Lima, el AGN viene trabajando también, desde el año 2006, con el apoyo

ocasional del programa ADAI (Apoyo al Desarrollo de los Archivos Iberoa-

mericanos) y también por cuenta propia, digitando los registros de naci-

mientos del Municipio Limense.


Para dicha labor, cuenta con un software especializado que le permite avan-

zar un promedio de trece mil actas diarias por digitador.

Este trabajo ha rendido ya el fruto de 2 53 516 registros de actas que,

posteriormente, se indexaran a las imágenes que digitaliza la Sociedad Ge-

nealógica, que a la fecha ascienden a la cantidad de 3 371 153 ; de esta

forma, podrán ser colgadas en un servidor de internet que facilitará su

búsqueda, contribuyendo a facilitar el acceso a la información para los in-

vestigadores que la requieran. Una buena noticia para todos desde luego.

Digitadora del AGN ingresando la información

de los registros municipales al soporte informático.

Detalle de la página web Family Search https://www.familysearch.org/ , de la Sociedad Genealógica de Utah, en la que se puede apreciar la información dis-ponible actualmente en inter-net, tanto para usuarios inte-resados como para investi-gadores de todo el mundo.

6 Comunicando/Investigación

*Ponencia presentada en el Congreso: Archivar ¿para qué? Realizado por el Archivo General de la Nación del Perú en Octubre de 2011.

Lic. Prof. Norma Catalina Fenoglio

INTRODUCCIÓN

Hay dos premisas ampliamente conocidas por los archiveros en general y los ar-chiveros municipales en particular:

La primera de ellas es la imposibilidad de conservar la totalidad de la producción documental contemporánea y la necesidad de establecer normas sobre los plazos de conservación de los documentos. Por ello, y dado que de la decisión que se tome depen-de la conservación o eliminación de cada documento y, en consecuencia, la constitución del patrimonio documental, su evaluación se ha convertido, al decir de reconocidos espe-cialistas del mundo entero, en la piedra angular del tratamiento archivístico.

La segunda, es que los municipios son la base de la pirámide institucional del país y, por ende, los Archivos Municipales y los documentos que en ellos se guardan son fun-damentales para la marcha de la administración. Además de constituir el elemento sus-tancial para la salvaguarda y recuperación de la memoria histórica institucional y local, los Archivos son un instrumento básico de administración, la fuente de los antecedentes en que debe basarse toda acción de gobierno, la prueba de la gestión administrativa y el centro de información al que puede recurrir la ciudadanía en defensa de sus derechos.

Al unir estas dos afirmaciones, vemos la importancia que tiene la evaluación en los Archivos municipales.

PLANTEO TEÓRICO

Entendemos la evaluación de los documentos como la función archivística por la cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrati-vos y cuáles de ellos han de conservarse para que puedan ser utilizados con fines de investigación o por su valor social. Este proceso abarca una etapa intelectual -la valora-ción- y dos operaciones físicas -la selección y la disposición final o ejecución de la deci-sión, que puede ser: transferencia o eliminación.

James B. Rhoads sostiene que “es tal vez la actividad profesional más difícil y más importante de los archiveros, porque una vez que se resuelva eliminar un conjunto de documentos la decisión es irrevocable y muy probablemente la información contenida en ellos no podrá obtenerse de ninguna otra fuente1”. Antonia Heredia Herrera, por su parte, considera que la evaluación ha cobrado alto pro-tagonismo por depender de ella, “la solución a ese terrible problema que no es solo de

1. James Rhoads: La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de infor-mación Un estudio del RAMP, Programa General de Información y UNISIT, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), Archivo General de la Nación Colombia, 1995.

La Evaluación en Archivos Municipales*


volumen documental sino de volumen de información”. Sea uno u otro el motivo, todos reconocen la necesidad de eliminar parte de los docu-mentos que las administraciones producen y existen diferentes enfoques, varias teorías, numerosos criterios y principios a tener en cuenta 2. Enumeraremos algunos y nos detendremos en aquellos que puedan resultar más ade-cuados para aplicar a nivel de archivos municipales. 1. Criterios para juzgar el valor primario: Carol Couture y Jean-Yves Rousseau, en la obra Los archivos en el siglo XX pro-pusieron, para juzgar el valor primario de los documentos de archivo un cierto número de preguntas que el primero de los autores ha presentado en forma de criterios, como si-gue:

Criterios ligados a la función de prueba administrativa:

□ función(es) o actividad(es) que fundamenta(n) el documento;

□ decisión(es) administrativa(s) que fundamenta(n) el documento;

□ ubicación de esa(s) función(es) o actividad(es) con relación a la estructura del con-

junto del organismo;

□ curso de la información y del documento que la contiene, en el aparato administrati-

vo.

Criterios ligados a la función de prueba legal:

□ derecho(s) que sostiene el documento;

□ ley(es) y/o reglamento(s) que tienen alguna incidencia sobre la conservación del do-

cumento en cuestión;

□ plazos establecidos por la prescripción legal;

□ obligación de obtener, si la hubiera, el permiso de un organismo determinado antes

de eliminar.

Criterios ligados a la función de prueba financiera:

□ actividad(es) financiera(s) que sustenta el documento;

□ duración del ciclo contable y/o financiero de la institución;

□ duración del ciclo contable y/o financiero de la institución tutelar 3.

2. Criterios para juzgar el valor secundario: Para juzgar el valor secundario, Frank Boles y Julia Young presentaron, en 1991,

una síntesis de los criterios desarrollados por los archiveros de los Estados Unidos hasta ese momento, sistematizados de la siguiente manera:

2. Antonia Heredia Herrera: ¿Qué es un archivo?, Ediciones Trea, Colección Archivos Siglo XXI –I, Gijón, 2006, p. 53.

3 C. Couture: “Las Tablas de Plazos de Conservación: Fundamentos teóricos y estado de las prácticas”, en JANUS 1998.1 - LLIGALL 12, Barcelona 1997. Revue Archivistique-Revista Catalana d’Arxivística, As-sociació d’Arxivers de Catalunya, Anexo 2, pp. 187-188.


Criterios ligados al valor de la información:

□ Características ligadas a las funciones de la institución o de la unidad administrativa

(situación en la jerarquía, actividades específicas, el porqué el documento fue crea-

do).

□ Características ligadas al contenido del documento (importancia del sujeto, período

cubierto por los documentos, presencia del conjunto de documentos sobre el tema,

fiabilidad, relación entre el productor y el tema).

□ Características ligadas a la existencia de otras fuentes de documentación

(características físicas, rareza de la información, edad del documento, rareza en

general, rareza en función del tema, rareza en un centro de archivos, organización

de la información, originales o copias, formato, características intelectuales, redun-

dancia a nivel de fondo, redundancia a nivel del centro de archivos, redundancia a

nivel de otros centros de archivos).

□ Características ligadas a la utilización (interés del usuario, valor legal a largo plazo,

valor administrativo a largo plazo, relación valor secundario/utilización actual, rela-

ción valor secundario/utilización potencial; limitaciones de uso, grado de legibilidad,

grado de comprensión, restricciones de comunicabilidad).

Criterios ligados al costo de conservación de los documentos:

□ Características ligadas a la adquisición (costo de compra, costo de transferencia)

□ Características ligadas al tratamiento (nivel de competencia exigido, costo del mate-

rial, cantidad de trabajo necesario)

□ Características ligadas a la preservación (nivel de competencia exigido, costo del

material, cantidad de trabajo necesario)

□ Características ligadas al depósito (cantidad de documentos, tipo de depósito nece-

sario)

□ Características ligadas a la referencia (localización de los documentos y cantidad de

trabajo necesario, localización de la información, nivel de competencia exigido y

cantidad de trabajo necesario).

Criterios ligados a las consecuencias de la decisión resultante de la evaluación:

□ Características ligadas a las relaciones externas 4.

□ Características ligadas a las políticas y prácticas internas de la institución.

4. Ibídem, Anexo 3, pp. 188-189.

9 Comunicando / Investigación

3. Evaluación sobre bases definidas:

Sin desconocer la teoría de los valores -primario y secundario- propuesta por Theodore Schellenberg, Manuel Vázquez planteó el criterio de conservar en forma per-manente las series que evidencian el origen, el desarrollo y la desaparición de las unida-des 5, porque ellas revelan, como afirma dicho autor, cómo surgió la entidad, su trayecto-ria, para qué sirvió, qué representaba y qué repercusión tuvo en la comunidad nacional, provincial o local en la que desarrolló sus actividades.

Entiende que debe conservarse un abanico, lo más amplio posible, de información registrada en documentos nacidos de gestión, de todas las actividades de la administra-ción. Considera que la condición básica es la objetividad en el juicio y, para lograrla, pro-pone siete “puntos clave”:

a) El ciclo vital de los documentos con fechas exactas.

b) Clasificación y definición del término Documento de Archivo.

c) Formulación de objetivo y dimensión temporal de las series a guardar.

d) Definición de documentos e información repetidos.

e) Dividir la realidad contemporánea, en sectores.

f) Imponer doble evaluación: Series predecibles y Series no predecibles.

g) Sentido de la palabra “importancia”.

En cuanto al punto f), plantea evaluar, en primera instancia, el Valor Primario, pa-ra precisar la duración del plazo precaucional. Para ello, adopta como criterios, el jurídi-co, el contable y el característico o específico de las actividades de ese sector adminis-trativo (técnico): salud, educación, etc.

La segunda instancia consiste en evaluar el Valor secundario. En esta etapa, divide las series en

Series de Valor Predecible: Aquellas cuyo valor permanente se conoce desde antes de que se produzca el documento. Entiende que son de valor predecible los docu-mentos que evidencien el principio, el desarrollo y el fin de la unidad que se exami-na. Son, por ejemplo, los documentos dispositivos.

Series de Valor no Predecible: Aquellas que necesitan ser evaluadas para poder decidir su guarda y el modo, por cuanto su valor se basa en el tema o asunto, no en el tipo documental. Pueden ser:

Series rutinarias y repetitivas.

Series que manifiestan hechos que exceden el nivel medio de interés y que pue-

den ser: periódicos o eventuales o inesperados.

4. Evaluación progresiva:

Un sistema de gestión documental organizado correctamente posibilita, como afir-ma Michael Roper, que la evaluación y la eliminación de los documentos se realice en forma progresiva desde el Archivo Corriente, con lo que disminuye notoriamente la canti-dad de documentos que se transfieren al Archivo Central 6.

Siguiendo esta teoría, en el proceso de “records continuum” que sostienen básicamente autores canadienses y australianos, Michael Roper sintetizó las propuestas y desarrolló un modelo alternativo consistente en una matriz de dos dimensiones: el eje horizontal

5. Manuel Vázquez: Cómo seleccionar documentos de archivo, Alfagrama Ediciones, Buenos Aires, 2006, p. 68. 6. Michael Roper: “The life cycle of the record”, en Arkhiyyon 10-11. Israel Archives Association, Jerusa-lem, 1999, pp. XI-XXVI.


representa las tres fases o edades de los documentos: corriente (o activo), semi corriente (o semi activo) e histórico (o inactivo), mientras que en el eje vertical están re-presentadas siete operaciones genéricas que deben realizarse respecto de los documen-tos en cada una de las tres fases, a saber: análisis y diseño, control, creación o recep-ción, evaluación, conservación, uso, descarte.

“Las operaciones -dice este profesional- se realizan en primer lugar sobre los documentos mientras se encuentran activos; si los documentos siguen teniendo utilidad, se repiten cuando están semi activos y, si continúan teniendo valor, las mismas operaciones se repiten otra vez cuando los documentos son inactivos. Una operación realizada sobre documentos durante una fase continuará tenien-do un efecto sobre ellos durante fases subsecuentes. A menudo las operaciones se realizarán en forma secuencial, pero puede haber iteración entre las opera-ciones en cualquier fase y el orden del funcionamiento puede cambiar en las fa-ses semi corriente y archivística.7

5. Evaluación funcional:

Una de las nuevas corrientes en el tema que nos ocupa, es la que propone la eva-luación funcional, consistente en analizar y describir las funciones de gestión de la enti-dad u organismo que se revisa y, a partir de ese examen, evaluar los documentos produ-cidos. El resultado de este estudio es la definición de áreas prioritarias, independiente-mente de la estructura administrativa de la institución (organigrama) cuyos documentos se evaluarán.

Según esta corriente, las decisiones acerca de lo que debe ser conservado se to-

man sobre la base de la información respecto de las funciones, los procesos y los proce-dimientos de gestión de los documentos.

Este criterio es el que ha utilizado Daise Apparecida Oliveira, para los municipios

del Estado de Sao Paulo, Brasil. Dicha profesional parte de un Cuadro de Clasificación Funcional, que incluye 1.719 series documentales pero que se caracteriza por ser flexi-ble a la realidad local, estructurado “en orden decreciente, a partir de macro funciones (grupo funcional), grandes funciones (subgrupos funcionales), funciones, subfunciones y series documentales”. 8

Los críticos a la evaluación funcional señalan que, al partir de las funciones admi-nistrativas, no se tiene en cuenta el valor secundario de los documentos, que general-mente no tiene relación con el origen de su creación, por lo que se corre el riesgo de eli-minar documentos valiosos para la historia, simplemente porque surgieron de funciones no consideradas como prioritarias. Sin embargo, no deja de ser una herramienta intere-sante para la gestión de los archivos y, como indica Michael Roper, “es la garantía de la preservación, o el medio de reconstitución de la procedencia y el orden original en los archivos, y la fuente de la información contextual en la descripción archivística”. 9

7. Ibídem, pp. XVII-XIX. 8. Daise Apparecida Oliveira: Planos de Classificaçao e Tabelas de Temporalidade de Documentos para as Administraçoes Públicas Municipais, Arquivo Público do Estado, Sao Paulo, 2007, pp. 23-24. En esta obra, identifica cinco grupos funcionales: 1.0 Gobierno, 2.0 Administración, 3.0 Finanzas, 4.0 Servicios Jurídicos y 5.0 Servicios Públicos. El Grupo Servicios Públicos, a su vez, está subdividido en 8 sub grupos funcionales: 5.1 Gestión territorial y ambiental; 5.2 Salud; 5.3 Educación; 5.4 Cultura y Turismo; 5.5 Depor-te y Tiempo libre; 5.6 Acciones sociales y ciudadanía; 5.7 Abastecimiento; 5.8 Seguridad pública. 9. Michael Roper: “The life …, p. XX.


6. Análisis Documental:

Un grupo de archiveros españoles -encabezados por Vicenta Cortés Alonso- que trabajó durante varios años en la problemática de los archivos municipales, propone un criterio que podríamos calificar como de corte más tradicional para evaluar los documen-tos, cual es “el análisis de la serie y de las que le son afines o contingentes”. 10 Conside-ran que es fundamental analizar cada tipo documental, tanto en sus caracteres externos como internos, para definir las series y, a partir de allí, precisar la vigencia administrativa de cada una, su utilidad administrativa y su valor para la investigación. Entienden que es necesario contar con “manuales de tipología documental” con su correspondiente análi-sis, para optimizar tanto el muestreo como el expurgo, por parte del administrador, como la consulta de parte del usuario.

Aunque se trata de una tarea ardua, estiman que dichos análisis proporcionan

una descripción completa de la fuente y que al leerlos, se puede apreciar si se tiene que conocerla o no, lo cual ahorra tiempo y esfuerzo, pues las series semejantes, por analog-ía, pueden merecer la misma valoración.11 7. Macro evaluación:

La macro evaluación fue definida como “un enfoque planeado, estratégico, holísti-co, sistemático y comparativo para la investigación e identificación de las necesidades de la sociedad respecto de los documentos”.12

Para Terry Cook -uno de los más reconocidos teóricos de esta corriente- es una “combinación entre la teoría, la estrategia y la metodología de la valoración de documen-tos”13; plantea que el archivero debe valorar el universo funcional y estructural en que el productor de un documento lo crea y lo utiliza y afirma que, como los valores que la ani-man cambiarán con el tiempo, el lugar y la cultura, al evaluar, el archivero construye el pasado que el futuro conocerá.14 Dado que al momento de decidir si un documento se conservará o se eliminará, se está eligiendo qué se recordará y qué se olvidará, este au-tor sugiere a los archiveros ser “especialmente sensibles al carácter político y filosófico de cada uno de los documentos”.15

La macro evaluación cambió el foco inicial de la evaluación: ya no es el documen-to y sus características lo que interesa, sino el contexto funcional en el que fue creado. Tampoco se tienen en cuenta los valores (primarios y secundarios). Si bien puede ase-mejarse a la denominada evaluación funcional (que analiza los documentos producidos por una entidad sobre la base de sus funciones institucionales) la diferencia reside en que “la macro evaluación se centra no sólo en la función sino en la interacción entre la función, la estructura y el ciudadano que, combinados, reflejan el funcionamiento del Es-tado dentro de la sociedad civil”.16

9.Michael Roper: “The life …, p. XX. 10. Vicenta Cortés Alonso: Nuestro modelo de análisis documental, Associaçao de Arquivistas de Sao Paulo, 2005, p.17. 11. Ibídem. p. 18. 12. Adrian Cunningham y Robyn Oswald: “Algunas funciones son más iguales que otras: El desarrollo de una estrategia de macroevaluación de documentos para los Archivos Nacionales de Australia”, en Archival Science, 2005 5, Primavera 2006, pp. 163-184. 13. Terry Cook: “Macrovaloración y análisis funcional: la preeminencia de la interacción político-social so-bre el gobierno”, en Tabula Nº 6, El refinado arte de la destrucción: la selección de documentos. Revista de Archivos de Castilla y León, Asociación de archiveros de Castilla y León, Salamanca, 2003, p. 87. 14. Íbidem, p.88. 15. Ídem. 16. Ibídem, p. 92.

12 Comunicando/ Investigación

Para evaluar según esta corriente debe realizarse, entonces, un exhaustivo análi-sis del contexto de producción de los documentos, y para ello se examinan tres aspec-tos:

en primer lugar, las funciones, subfunciones, programas y actividades de la enti-dad, en segundo lugar, la estructura, el organigrama administrativo en el que se des-arrollan las funciones y, en tercer lugar, el resultado de la interacción entre la ejecución de las funciones o los programa de la institución desarrolladas a partir de una estructura adminis-trativa y las conexiones con la sociedad, es decir, los ciudadanos quienes partici-pan tanto de las funciones como de la estructura y quienes afecta.17

Desde el punto de vista metodológico, las características básicas de la macro evaluación son, según Silvia Schenkolewski Kroll:

. la consideración del valor social de los documentos, 18

. la transición de la evaluación de documentos uno a uno a la evaluación según un análi-sis funcional de los sistemas administrativos, y . la interrelación entre el gobierno, la sociedad y los individuos.

El estudio se realiza en forma descendente y el archivero está involucrado en el proceso desde las primeras etapas de la creación de documentos.

La perspectiva “descendente” -o “top down”- consiste, sintéticamente, en la eva-luación de las instituciones en general y sus funciones, antes que de los documentos en sí, con el objetivo de identificar aquellos que muestren la naturaleza de la sociedad y de las instituciones en conjunto. En el caso de los Archivos públicos -en el nuestro, los Ar-chivos municipales-, el objetivo es identificar las fuentes de la memoria y las evidencias de las políticas y operaciones del gobierno, así como las interacciones entre los distintos organismos gubernamentales, entendiendo que ellas reflejan los valores de la sociedad toda, no solo las estimaciones de los creadores y usuarios de los documentos.

En cuanto al “valor social” de los documentos, Terry Eastwood afirma que, en una sociedad democrática, la evaluación debe “satisfacer la necesidad que tienen los ciuda-danos de saber cómo se ha gobernado y, asimismo, permitirles llegar a comprender el lugar que ocupan dentro de las comunidades de las que se consideran miembros, inclui-da, por supuesto, la comunidad nacional”19. Este derecho a la información se relaciona tanto con la protección de los derechos individuales como con la defensa de la identidad.

METODOLOGÍA PRÁCTICA

Toda tarea de evaluación de documentos se recapitula en un cuadro, gráfico o lis-tado en el que se sintetiza el análisis y la decisión adoptada para cada serie o documen-to examinado. Este instrumento técnico recibe distintas denominaciones, según su con-tenido y características y según los países: Tabla de Retención, Tabla de Plazos de Con-servación, Tabla de Plazos Precaucionales, Tabla de Evaluación, Tabla de Plazos Míni-mos de Retención y Destino Final, Tabla de Temporalidades, Calendario de Conserva-ción, Cuadro de Expurgo, Cuadro de Selección, Catálogo de Disposición Documental, entre otras.

17. María Ángeles Valle de Juan (d): “Las instituciones parlamentarias: criterios para la evaluación y selec-ción de documentos”, en ICA Studies/Études, nº 15, p. 61. 18.Silvia Schenkolewski-Kroll: “Macro Evaluación de Documentos”, en Anuario I, Escuela de Archivología, Facultad de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba, 2009, p. 102. 19.Terry Eastwood: “La valoración archivística en las sociedades democráticas”, en Tabula, Nº 6… p. 81.


Para su preparación es fundamental la constitución de comisiones ad hoc, inter-disciplinarias, integradas por expertos de las distintas áreas administrativas, archiveros, abogados, economistas e historiadores. Si bien todas las opiniones son valiosas, la del responsable de las oficinas productoras es básica, por cuanto es quien conoce el origen, el trámite y la utilidad originaria de cada documento.

Este instrumento permite difundir las reglas de conservación, aplicarlas, hacerlas aprobar y asegurar el control, seguimiento, mantenimiento y actualización.20

Tiene cuatro funciones básicas:

1. Identificar los documentos de una entidad, con independencia de soporte y de formato.

2.- Documentar decisiones sobre la cantidad de tiempo que los documentos de-ben ser conservados debido a su utilidad administrativa para la entidad pro-ductora.

3.- Documentar decisiones sobre el destino final que se de a los documentos, con-cluido el periodo de validez (destrucción o conservación permanente).

4.- Confirmar que las acciones de disposición han sido autorizadas por la autori-dad apropiada.21

Podemos agregar que:

es una herramienta fundamental tanto para la selección de los documentos -por cuanto establece el destino final de cada tipo documental- como para la organización y normalización del archivo definitivo -por cuanto acompaña el proceso de eliminación o de transferencia.

está al servicio de la transparencia, ya que determina las responsabilidades de cada área en cuanto a la conservación de los documentos.

es de mucha utilidad para el historiador en el futuro, por cuanto da testimonio de la organización del organismo productor, de los procedimientos y de la producción do-cumental en una fecha y en un contexto determinado, así como de las prioridades y crite-rios adoptados, es decir, permite al historiador colocar cada documento en su contexto de producción.

Al confeccionar la Tabla deben tenerse en cuenta todos los documentos produci-dos y recibidos por la institución, cualquiera sea su soporte, es decir, no deben olvidarse los documentos electrónicos y, en lo posible, como lo propone Catherine Dhérent, cada soporte (papel, analógico, numérico) debe relacionarse con el otro.22

Dado que la administración municipal no es estática, sino que, como consecuen-cia de cambios en las políticas de gobierno y la utilización de las nuevas tecnologías suele sufrir modificaciones, tanto en los tipos documentales como en los procedimientos, es conveniente que, si se redacta una Tabla de Plazos de Conservación y Destino Final, ésta sea general y flexible, para evitar su pronta obsolescencia. Es suficiente que incluya cuatro columnas: “categoría/tipo de documentos”, “plazo de vigencia”, “destino final” y “observaciones”, como lo sugiere la Asociación de Archiveros de Francia. De ese modo, el archivero la utilizará como instrumento básico, que se complementará con “listados de documentos a transferir” y “listados de documentos a eliminar”, en los que se describirá cada serie prescripta con todos los detalles.23 Esto no obsta que, periódicamente, se revi-se y actualice para adecuarla a los cambios.

20. Carol Couture: “La función valoración en la archivística contemporánea: una sinergia entre varias con-sideraciones complementarias”, en Tabula Nº 6… p. 36. 21. International Records Management Trust (IRMT): Training in electronic Records Management, Module 3: Managing the creation, use and disposal of electronic records, London, 2009. CD-Rom. 22. Catherine Dhérent y otros: Les archives électroniques. Manuel pratique, Direction des Archives de France, février 2002, en <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/DAFmanuel%20version>, p. 22. 23. Association des Archivistes Français: Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archi-viste, Angers, 2004, p.68-70.


Así como se recomienda evaluar los documentos electrónicos al momento de su crea-ción, es aconsejable que la Tabla de Plazos de Conservación de todos los documentos -cualquiera sea su soporte- se confeccione al mismo tiempo que se elaboran los cuadros de cla-sificación. De este modo se habrá precisado, desde el comienzo, el ciclo vital de cada serie, desde su producción hasta su destrucción o transferencia al Archivo histórico y existirá un con-trol sistemático de todas las series y documentos, con el consecuente ahorro de tiempo, esfuer-zo y materiales.

Es necesario confeccionar, además, un documento en el que se explique y justifique el criterio de evaluación utilizado para que quede claro por qué se conservaron unos documentos y otros no. Esta acción debe ejecutarse, en primer lugar, porque el archivero debe ser responsa-ble de sus decisiones pero, además, porque ese documento permitirá al usuario futuro entender cómo se ha constituido el fondo documental de carácter permanente. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES Existen numerosas teorías para evaluar documentos; tantos, quizás, como profesionales especialistas haya en el tema. Todas se asientan en conceptos archivísticos concretos y, si bien el enfoque es diferente, todas permiten conservar un porcentaje de los documentos producidos, porque tienen valor secundario, siguen teniendo utilidad, son el producto de una función consi-derada prioritaria o porque son la evidencia del contexto en que fueron producidos y reflejan el funcionamiento del Estado. Esto es, según los principios de cada una de las corrientes citadas.

Con cualquiera de ellas es posible llegar a conservar en forma permanente los mismos documentos o la misma información, sin embargo, es imprescindible conocer los distintos modos y criterios para poder optar por el que más convenga, atento a las particularidades del fondo do-cumental que se trate y a la idiosincrasia local. Es fundamental, por ejemplo, considerar los ras-gos distintivos de la sociedad al momento de decidir la cantidad de material a conservar, por cuanto dicha elección afecta, como se dijo, el patrimonio documental.

Ningún método de evaluación es perfecto ni puede aplicarse en todos los Archivos. En una misma institución archivística es posible, incluso, aplicar un criterio de evaluación para una serie y, otro, para otras, según la situación particular y la realidad que se presente o, también, utilizar varios criterios combinados simultáneamente. En todo caso, es necesario respetar los principios y premisas generales de la teoría archivística y utilizar el o los criterios que mejor se adecuen en cada caso al fin perseguido.

Al momento de evaluar, es imprescindible analizar el contexto general de producción, la forma en que están ordenadas las series y cómo han llegado al Archivo, para luego decidir qué método o criterio es el que mejor se adecua o con el que se logrará un mejor resultado. Éste de-be ser, básicamente, conservar todo aquello que puede ser útil al futuro usuario, porque contie-ne datos sobre la organización, su estructura y funcionamiento o proporciona testimonios sobre personas, cosas o hechos y que, por ende, formará parte del patrimonio documental local y eli-minar todo documento cuyo contenido informativo no trasciende el valor primario, es repetitivo o puede encontrarse en otro documento.

En todos los casos, al momento de decidir, es necesario actuar con moderación y sentido común, como sugería Theodore Schellenberg a mediados del siglo pasado, y en caso de dudas, conservar y reevaluar al cabo de una cierta cantidad de años, teniendo en cuenta que la des-trucción es irreversible.

Cualquiera sea el criterio que se utilice, debe recordarse que en los Archivos guberna-mentales, y particularmente, en los municipales, la responsabilidad y el compromiso del archive-ro es medular, porque al deber ético- profesional se le suma la responsabilidad política ante la sociedad que está involucrada en los documentos y la información que se destruirá o se conser-vará según la decisión que se adopte.

15 Comunicando /Investigación

Para decidir el criterio a utilizar en un Archivo Municipal deberá tenerse en cuenta, también, el soporte de los documentos a evaluar por cuanto los documentos informáticos y los de imagen presentan características específicas que deben contemplarse en el momento de resolver su destino final. Cabe recordar que si el soporte es digital es fundamental consi-derar la autenticidad del documento, asunto que no presenta mayores complicaciones cuan-do se trata de soporte papel. Al evaluar documentos de imagen, además del soporte en sí, es necesario valorar la antigüedad, el contexto, la calidad, el tema y el autor de la imagen. Por otra parte, los conceptos tradicionales de original y copia no pueden aplicarse del mismo mo-do cuando se trata de fotografías o documentos electrónicos/digitales.

La existencia de tipos documentales similares y de procedimientos análogos para cada función municipal, permite al archivero tomar decisiones iguales a las tomadas por el colega de otra Municipalidad o realizar consultas ante un problema determinado y resolver en forma consensuada si se conserva o se elimina una determinada serie. Esta “cooperación” entre servicios facilita y optimiza la tarea de cada uno, da seguridad en la toma de decisiones, a la vez que disminuye el riesgo de que se eliminen documentos considerados vitales, tanto para la administración como para la memoria institucional.

Complementaria y consecuentemente la normalización -tanto normativa como procedi-mental- beneficia al usuario del archivo, por cuanto conocer anticipadamente qué y cómo puede encontrar determinados documentos, le permite ahorrar tiempo y esfuerzo, además de abrir nuevas expectativas de uso e investigación.

Evaluar documentos es la empresa más compleja y exigente que debe encarar el ar-chivero, dado los múltiples conocimientos, teóricos y prácticos que requiere -que superan lo estrictamente archivístico- y porque cada situación exige un estudio específico. Puesto que el objetivo último de la evaluación es constituir el patrimonio documental de la ciudad, la región y el país, es posible concluir afirmando que el proceso de evaluación documental es el marco de definición de toda política archivística y el archivero es su artífice, porque en ese momento tiene en sus manos las fuentes a partir de las cuales se redactará la historia.

Finalmente, parafraseando a Frank Boles, podemos afirmar que hay muchos caminos para seleccionar documentos, como hay muchos caminos para llegar a la luz; es decir, no existe una sola posición teórica o un solo camino metodológico que conduzca a las decisio-nes correctas en materia de evaluación. Por eso, “en Archivística, primar una determinada tendencia teórica y metodológica en la valoración es, en realidad, una herejía que debemos evitar”.24

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24. Frank Boles: “Hay muchos caminos hacia la iluminación: falsas dicotomías en la selección de docu-mentos”, en Tabula Nº 6… p. 106.

16 Comunicando

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17 Comunicando

La Escuela Nacional de Archiveros, ingresa en una nueva etapa, no sólo

remodelando sus instalaciones y equipo tecnológico, sino también en el

ámbito académico. Esta nueva etapa tiene un gran hito como apertura, el

cual es el ciclo de conferencias “Jueves Archivístico”.

Jueves Archivísticos, una realidad.

Lic. Marlitt Rodríguez Francia. Directora de Normas Archivísticas.

Inaugurando las ponencias en el primer Jueves Archivístico.

Lic. Norman Berríos Silva. Dando su ponencias en el primer Jueves Archivístico.

18 Comunicando

El Jueves Archivístico es un esfuerzo de la ENA por llevar las últimas inves-

tigaciones y temas de interés a la comunidad archivística del Perú. Siendo

uno de los fines del Archivo General de la Nación la formación, capacitación

y especialización científica y técnica del personal archivero a través de la

Escuela Nacional de Archiveros, se elabora el Programa Anual de Capacita-

ción y Especialización Archivística, en el que se brindan seminarios y cursos

en las modalidades presencial y a distancia tratando de cubrir la necesidad

de capacitación a nivel nacional.

Palabras del Lic. Pablo Alfonso Maguiña, Jefe Institucional del AGN. En la Inauguración del Jueves Archivísticos y de los nuevos ambientes de la ENA.

Lleno total en una de las conferencias

19 Comunicando

Se sabe que la gran parte de los Archiveros no dispone de mucho tiempo

para capacitarse en las actividades establecidas, es por ello que el “Jueves

Archivístico” es una alternativa para llegar a un mayor número de personas.

Este programa es gratuito y abierto al público en general.

Cola para la inscripción a la

conferencia.

A la fecha ya se han realizado dos conferencias, las cuales han tenido un

gran éxito. El pasado jueves 06 de setiembre se inauguró con el tema "La

Normativa Archivística en las Instituciones: Reglamento de Aplicación de

Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Docu-

mental Archivístico y Cultural de la Nación”, y el día 27 de setiembre se llevó

a cabo la segunda conferencia con el tema: “Gestión de Proyectos Archivís-

ticos”, a las que asistieron más de 300 personas, entre ellos trabajadores de

diversas instituciones del sector público y privado.

Las conferencias se desarrollarán el último jueves de cada mes en el recien-

te inaugurado auditorio de la Escuela Nacional de Archiveros. Finalmente

cabe señalar que esta actividad académica ha sido instituida mediante Re-

solución Jefatural N° 236-2012/J, de fecha 15 de agosto del presente año.

Próximas Conferencias:

Jueves 25 de Octubre “Seguridad y Salud Laboral en los Archivos”

Jueves 29 de Noviembre “Buenas Prácticas para la Gestión de Archi-

vos” ISO 9001-2008, Gestión de la Calidad y la ISO 15489, Gestión de Do-

cumentos”

Jueves 20 de Diciembre: “Tecnología de la Información Archivística”

20 Comunicando

Ponentes del Primer Jueves Archivístico Sr. Félix Cheng Carbajal Arch. Abel Hualpa Galindo Lic. Norman Berríos Silva Lic. Marlitt Rodríguez Francia.

Ponentes del Segundo Jueves Archivístico.

Arch. Jair Clavijo Suarez Ing. Rubén Astuhuamán

Ing. Guillermo Cabrejos.

boletín comunicando ena 05

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