boletín comunicando ena 18
DESCRIPTION
Boletín electrónico de la Escuela Nacional de ArchiverosTRANSCRIPT
Jr. Rodríguez de Mendoza Nº 153 Pueblo Libre
Lima 21 - Perú
www.ena.edu.pe
(51-1) 463-0132
(51-1) 460-3400
Co
mu
nic
an
do
Bole
tín e
lectr
ónic
o d
e la E
scuela
Nacio
nal de A
rch
ivero
s
Año 4, N° 18
Lima, noviembre 2013
Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya
Director Nacional de la ENA: Ing. Jorge Espino Sánchez
Edición, Diseño y Diagramación: Arch. Giannina Miranda Wilson
Editori
al
El 21 de noviembre se realizó nuestra última conferencia del Programa “ Jueves
Archivístico ” del año 2013, que se denominó “ Talento Humano y Coaching en
Archivos", en la que disertaron el Magíster Cristian Fabián Germán, destacado
expositor de República Dominicana, quien es docente de la Universidad Nacional
Mayor de San Marcos; y la Archivera Sary Álvarez Benavente, egresada de esta Casa
de Estudios; mostrándonos sus experiencias en este importante campo. La sala Nasca
fue el escenario de esta actividad, recibiendo a una gran cantidad de público, quienes
estuvieron muy satisfechos con la temática presentada.
Con el esfuerzo y la dedicación de todo el personal directivo, administrativo y de
servicios de la Escuela Nacional de Archiveros, se ha logrado desarrollar eventos
académicos de calidad, con expositores nacionales e internacionales, logrando dotar a
nuestra colectividad de archiveros no solo de conocimientos, sino también de
experiencias vividas en el campo de la Archivística, de la tecnología, de la gestión del
conocimiento, entre otros temas importantes para el campo de la actividad humana.
Por otra parte, cabe destacar que se recibieron en las conferencias de los Jueves
Archivísticos a más de dos mil quinientos ( 2 500 ) asistentes, siendo este el evento
bandera de la Escuela Nacional de Archiveros, porque además se contó con la
participación de archiveros de los más recónditos lugares de nuestro Perú profundo,
quienes pudieron interactuar a través de las tecnologías de información y
comunicación que fue facilitada por el Ministerio de Cultura.
Cerramos pues el 2013 más que satisfechos por los logros obtenidos con el Programa
“ J ueves Archivístico” , lo que nos motiva a preparar la programación para el próximo
año con más novedades, en la que esperamos superar todas las expectativas, que
mantengan a la ENA como la entidad educativa “ líder en la enseñanza de la
archivística en el Perú” .
Ing. Jorge Espino Sánchez Director de la ENA
Clausura del Programa “ Jueves Archivístico 2013
Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18 Página 2
Desde el punto de vista sistémico contar
con archivos para la implementación de
una gestión idónea del conocimiento, es
una necesidad. Sin embargo, los archivos
intermedios no han sido calificados o
considerados dentro de esta concepción.
De esta forma muchas veces se
considera a los archivos pasivos por
dignidad y rescate de la memoria y el
Patrimonio Cultural, o tal vez por su
función de receptar pasivamente el
testimonio de las actividades
administrativas y ajustes de cuentas, el
carácter probatorio de los documentos o
la salvaguarda de muchos derechos
ciudadanos; o tal vez porque una de las
múltiples funciones que tiene es la
valoración de información y el
conocimiento para la correcta toma de
decisiones.
“ C onservados por sus creadores o por
sus sucesores para sus propias
necesidades o transmitidos a la institución
de archivo competente en razón de su
valor archivístico ” . ( Cruz Mundet,
2001:93 ) . Los Archivos Intermedios no
existen en nuestro país, salvo en el
Archivo General de la Nación y algunos
Archivos Regionales.
Partimos de la premisa que los archivos
son un activo en toda organización. Sin
embargo, ¿todos los archivos son
iguales? ¿Es acaso el archivo intermedio
considerado un interludio posterior a la
conclusión de utilidad o vida útil de la
información de archivo? ¿Podemos
considerar al archivo intermedio como una
fase obligatoria para toda valoración
documental previa a la transferencia
permanente de documentos históricos? ¿
Es válido el periodo de retención de
quince años para su conservación y
evaluación continua que permita su
posterior propuesta de eliminación?
( D uplá Del Moral 2005:40 ) . ¿Es
únicamente la fecha de prescripción del
derecho, que se sustenta con la
existencia del documento, que
fundamentamos la existencia de los
archivos intermedios?
Al respecto, si bien es cierto que los plazos
precaucionales inician con el término de la
vigencia, determinada por el fin de un
hecho administrativo, los objetivos de
conservación corresponden a los de
responder a reclamaciones de cualquiera
de las partes involucradas en el documento
o su tramitación, o servir de sustento a otro
¿Qué son los Archivos Intermedios?
Investig
ació
n
Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18 Página 3
Por: Lic. José Villa Córdova (*)
(*) Licenciado en Historia por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, actualmente labora en la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación.
documento ahora vigente. Todos los
archivos intermedios no tienen iguales
funciones dependiendo la gestión
documental en una localidad, región o
nación. De ello se desprende su
particularidad.
Estos preceptos también se han
generalizado a nivel internacional. Por
ejemplo, en China el precepto intermedio
es conocido como limbo ( Wu Baokang,
1989: 3 ) , en México como Archivo de
Concentración.
Al igual que la subsistencia de los archivos
periféricos en el Perú, los archivos
intermedios han sido considerados
únicamente como una fase de
administración de los documentos que han
cumplido su vigencia administrativa. Si
volvemos al criterio de evaluación de los
documentos, la subsistencia de los
archivos intermedios da continuidad al
Archivo Intermedio.
Desde que Meisner ( 1937 ) estableciera
las tres reglas básicas para la valoración
documental, la edad del documento, el
contenido informativo y el orden jerárquico
de las administraciones ( central y
regional ) , la conservación de los archivos
como valor primaria estando en el inicio de
la cadena informativa, el control del ciclo
vital del documento y la celeridad ya no
parecen ser los únicos requisitos para ser
archiveros ( Fung, 1997:16,35 ) .
De esta forma como toda implementación
de un modelo idóneo de gestión, un
sistema archivístico o el conjunto integrado
de distintos archivos ( fondos y
colecciones ) en una entidad ( Sistema
Institucional de Archivo ) , el flujo de los
documentos debe controlarse, con la
dirección y el monitoreo profesional
( s egunda premisa ) .
Sin embargo, si solo nos enfocamos en su
concepción desde la perspectiva de los
fondos y colecciones acumulados a lo
largo del ciclo vital del documento o los
procedimientos técnicos archivísticos, los
archivos intermedios nos muestran
únicamente una imagen parcial de sus
necesidades. Otro enfoque corresponderá
al conocimiento de otros agentes
importantes en su desarrollo, así una
perspectiva del usuario, su concepción y
necesidades. Jaén señala que una de las
características de este enfoque usuario y
sus necesidades, permite detectar los
hábitos, consumos y requerimientos
primordiales de información que estos
requieren. Por ende, surge la cuestión de
si realmente conocemos cuales son las
carencias de información que precisan
esos colectivos. ( Jaen, 2005:35 ) .
Ahora bien, si consideramos que en los
archivos intermedios únicamente procede la
valoración de los documentos, es decir una
etapa previa a la selección y al expurgo,
con el objeto de conservar el Patrimonio
Documental; esa conservación que
reconoce su valor secundario y utilidad
posterior para lo cual fueron creados, es
también una visión parcial de una estrategia
de micro valoración. Por otra parte ¿una
mala aplicación del principio de
procedencia y orden original puede
trasladarse a los archivos intermedios?
En el caso de los Estados Unidos, la
referencia de existencia de archivos
intermedios es más reducida, incluso con
Investigació
n
Página 4 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
su programa less process more product en
los que los procesos son tantas veces
cuestionados en virtud que limitan la
accesibilidad a los usuarios y retrasan
algunas de las operaciones más
solicitadas. ( Green, 2005: 208 )
La archivística como todo constructo se
concretiza con definiciones puntales y
enmarcadas en conocimientos científicos,
válidos para la concepción de una
realidad. De esta forma entendemos al
archivo intermedio como la etapa de
concentración, tal como lo señala Cruz
Mundet ( 2011: 28) Sin embargo, no
coincidimos cuando sostiene que dejan de
ser utilizados con frecuencia, producto de
las transferencias de acuerdo a los plazos
y procedimientos establecidos por el
archivero. Sí coincidimos con la definición
de archivo entendido como un sistema
corporativo de gestión que contribuye de
manera efectiva, mediante una
metodología propia, a la definición de los
procesos de producción administrativa,
garantizando la correcta creación de los
documentos, su tratamiento, conservación,
acceso y comunicación. ( Cruz Mundet,
2001: 28 )
En el Perú, la difusión de los archivos
intermedios no es masiva; en tal sentido,
su prestancia integra los distintos fondos
documentales en las 25 regiones o en la
nación. Su presencia se consolida
activamente al sintetizar la gestión del
archivo central en su fase final,
permitiendo así un periodo de
conservación precaucional y que exista un
tratamiento técnico de los documentos,
una propuesta y finalidad determinada.
Existe un error al considerarlos
únicamente como receptores de
documentos, independientemente de su
valor y que además tienen una actividad o
movimiento de consulta casi nula, pasiva
y sin previa evaluación, y que este se
manifiesta en los periodos
correspondientes a la fase activa del ciclo
vital del documento ( tramitación y
vigencia ) . Las tramitaciones están
conclusas, pero un recurso o el regreso
sobre un asunto determinado puede
hacerlas tornar a la fase anterior. A partir
de esta fase, y en adelante, los
documentos están bajo la responsabilidad
y manejo directo del archivero. ( Cruz
Mundet, 2001: 28 ) .
Debemos señalar otros enfoques, que
coinciden en esta propuesta, pero que
señalan la presencia y necesidad de estos
de forma esporádica o aislada durante
periodos largos de tiempo en silencio,
volviendo su aceptación únicamente para
el expurgo de los mismos. Estas barreras
conceptuales muchas veces traen consigo
confusión y recelo por parte de los
gestores documentales ( entiéndase
encargados de generar o producir los
documentos ) , en virtud que la trasgresión
del concepto subyace a las necesidades
prácticas, y muchas veces sin fundamento
de las funciones de los archivos centrales.
Básicamente podemos precisar que los
archivos intermedios tienen como función:
Reunir ordenadamente todos los
documentos que circulan en una región
que hubieran cumplido su ciclo
Investig
ació
n
Página 5 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
administrativo, tomando en consideración
tanto su periodo precaucional de
conservación, así como la gestión semi-
activa de su funcionamiento
Asegurar la perfecta conservación de los
documentos.
Asegurar la máxima rapidez en la
localización y envío de los documentos
requeridos por las diversas
dependencias de la empresa.
Almacenar los documentos debidamente
clasificados, ordenados y foliados
Establecer mecanismos de ubicación del
documento de forma agilizada.
Asegurar la recuperación de información.
Ser un centro activo de información que
permita relacionar los nuevos
documentos con los ya transferidos.
Tienen un rol activo como medio de
consulta cuando se pretende indagar en
las actuaciones del pasado.
Los documentos que custodian cumplen
una función probatoria cuando existen
organismos o entidades que pretendan
demostrar la realización de un acto.
Proporcionar información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados
dentro de la institución.
La creación de los Archivos Intermedios
no solo subyacen a la necesidad de un
espacio intersticial de valoración y
periodo precaucional, sino por el
contrario también es necesario precisar
que son fuentes inagotables de
conocimiento, prácticas y sustento de
derechos ciudadanos muchas veces
agotados en la vía administrativa, más no
en la vía judicial, investigación, etc.; es
decir su valor secundario.
Adicionalmente existe otro óbice que
corresponde a la concepción de los
documentos conservados en los archivos
intermedios, si bien es cierto han perdido
su valor primario ( e ntiéndase al valor
otorgado por la gestión de oficina o
trámite correspondiente ) , el
desconocimiento de la utilidad para la
cual fueron creados, deviene en una
suerte de periodo de transferencia
complementaria y muchas veces auxiliar
a la labor de los archivos centrales. Por
otra parte en ellos únicamente no debe
respetarse el orden original impuesto
muchas veces en forma equivocada por
el gestor o por el archivo central y el
Sistema de Archivo Institucional, como un
“ e spacio intersticial entre gestión e
historia ” . Ketelar ( 1 988 ) señalaba que
estos instrumentos de empoderamiento y
liberación tenían como derrotero la
gestión oportuna de la información para
su posterior enclaustramiento. (Scott
Cline,2009: 72,331 ) .
En el Perú la implementación de los
archivos intermedios data de la década de
los 80´s, muy a pesar que desde antes se
administraba un archivo de los poderes del
Estado. Es desde el Proyecto de
Implementación del Sistema Nacional de
Archivos y Gestión de Documentos: RAMP
Proyecto Piloto, elaborado por la UNESCO
donde se establecen las recomendaciones
para el desarrollo de los archivos en el
Perú. En él Cortés Alonso ( 1981 )
señala:
El problema es que el archivo intermedio,
en realidad apenas ha materializado su
existencia de manera firme, pues hasta el
momento funciona en el Archivo General
de la Nación y solo tiene como local propio
parte del antiguo cuartel de Santa Catalina
que sirve de depósito a los documentos
del Censo de 1970
Más adelante precisa algunos alcances
para el Archivo Intermedio del Archivo
General de la Nación:
01 archivero jefe ( 1 1-2 ) , 3 archiveros
Investigació
n
Página 6 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
( j efes de sección) , 3 auxiliares de
archivo y 4 secretarias contar con una
cámara de desinfección, mesa grande para
selección, máquina para destrucción de
documentos expurgados, carros transporte
de fondos, estantería para instalación
temporal de fondos y un vehículo para
transporte de fondos ( propio o crédito
para alquilar el servicio ) . En el depósito
contemplar 5,000 m.l. de estantería simple
y doble faz ( según convenga en los
depósitos ) , armarios para planos,
higrómetro, extintores de incendios,
aparatos de alarmas, aparatos
acondicionadores de aire ( temperatura,
humedad ) , aparatos de purificación del
aire ( polvo, contaminación ) , puertas y
vanos de seguridad entre otros. ( Cortes
Alonso, 1981:53 )
En la actualidad muchos de los equipos
necesarios no han sido considerados,
Otros con mucho esfuerzo se han ido
adquiriendo y se ha planificado su
adquisición. El caso en las localidades y
regiones es similar; se carecen de
herramientas para el funcionamiento de los
Archivos Intermedios a nivel regional. En
ello nos encontramos pues frente a la
problemática de la Política Archivística en
el Perú que no es exclusiva del Estado.
Toda institución, gubernamental o privada,
con o sin fines de lucro y hasta cada
familia debe formular y aplicar una política
de manejo de documentos nacidos en una
tramitación y de la información que
contienen. ( Vasquez, 2004: 5 ) .
No obstante existen buenas prácticas como
las del Archivo Regional de Ayacucho que
con voluntad y decisión ha podido adquirir
un nuevo local válido para la conservación
de la memoria institucional y en ello el
Archivo Intermedio.
BIBLIOGRAFÍA
CORTEZ ALONSO, Vicenta. Sistema
Nacional de Archivos y Gestión de
Documentos. París: RAMP Proyecto Piloto.
UNESCO, 1981.
CRUZ MUNDET, José. Manual de
Archivística. Madrid: Fundación G.
Sánchez., 2001.
DUPLÁ DEL MORAL, Ana. “ Glosario de
Terminología Archivística ” . Revista del
Archivo General dela Nación del Perú 24.
Lima , 2004.
GREEN, Mark A. & Dennis MEISSNER..
“ M ore Product, lessprocess: Revamping
tradicional archival processing ” ,
AMERICAN ARCHIVIST. 68, 2005.
VASQUEZ MURILLO, Manuel. Recorrido
Satelital sobre una política archivística.
Registro, 2004
JAEN GARCÍA, Luis. El Sistema Nacional
de Información Archivística: como modelo
de unificación de archivos . Editorial
Universidad de Costa Rica, 2006.
CLINE SCOTT. TotheLimit of OurIntegrity:
Reflectionson Archival Being. The
American Archivíst. Seattle, 2009.
Investig
ació
n
Página 7 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Nuevo local del Archivo Regional de Ayacucho
Hoy en día pocas
p e r s o n a s
encuentran utilidad
a la investigación
histórica más allá
de la que pueda
reportar a su
p rop io au to r .
Cuando un científico de otras disciplinas
realiza un descubrimiento trascendente,
como la cura de alguna enfermedad, jamás
se pone en duda que su aporte sea vital
para el desarrollo de la sociedad. ¿Por qué
un investigador social no tiene similar
reconocimiento? Toda sociedad necesita
indagar en su pasado, proyectar un cambio
a partir del entendimiento de lo que ha
sido, para entender lo que es y lo que
podrá, con esfuerzo, llegar a ser, porque:
Somos el resultado de nuestros
antecedente y el origen de lo que vendrá
después. Si sabemos aprovechar las
enseñanzas tendremos facilitado el trabajo
para nuestro desenvolvimiento, y si
sabemos dejar memoria de esta actualidad
que vivimos facilitaremos el camino a las
generaciones futuras.( P escador del Hoyo,
1991: 59 )
En el Perú poco se ha avanzado en cuanto
a la apertura de los archivos históricos
públicos y privados a los investigadores,
pues son grandes las trabas que se les
ponen para llevar a cabo sus indagaciones,
pese a que el Reglamento de la Ley
28296, “ Ley General del Patrimonio
Cultural de la Nación ” , señala:
Artículo 48º.- Investigación de bienes
culturales muebles
Los propietarios o poseedores de bienes
culturales muebles permitirán a los
investigadores debidamente acreditados
por los organismos competentes, el acceso
a tales bienes, quedando dichos
organismos obligados a brindar al
propietario en forma gratuita el resultado de
la investigación.
La Historia y la Archivística
Es reconocida la importante relación
existente entre la Archivística y la Historia.
La segunda cumple un rol de ciencia
auxiliar de la primera para las tareas de
Organización, específicamente la
Clasificación, y de Descripción. La
Archivística también es una disciplina
auxiliar de la Historia, en tanto que le
permite acceder a las fuentes
documentales escritas; pero no solo ello,
pues para el historiador es fundamental
también que esas fuentes puedan ser
reconocidas según su productor, pudiendo
hacer uso del documento en su real
contexto. Es decir, el Principio de
Procedencia y Orden Or ig ina l
característico de la archivística es de vital
importancia para la investigación histórica.
Por ello, Bauer decía:
Los Archivos son, por regla general,
conjuntos orgánicos, y deben ser
administrados con arreglo a ello. Esto
significa, por consiguiente, que el que
Página 8
Los Archivos Históricos y la Investigación
(*) Profesional en Archivos por la Escuela Nacional de Archiveros, Bachiller en Historia por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. actualmente trabaja en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Investigació
n
Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Por: Arch. Giannina Miranda Wilson (*)
investiga en un Archivo debe indagar las
circunstancias originarias y las relaciones
entre las distintas oficinas y autoridades, de
las cuales se derivó la colección y que, por
así decirlo, debe recorrer nuevamente el
curso anterior de los asuntos, el curso que
las actas debieron seguir. (Bauer, 1970:
563 )
Ciertamente, las fuentes archivísticas no
son las únicas de las que puede valerse el
historiador, pero son esenciales para
determinados periodos de tiempo y temas
de investigación. Al respecto, Porras decía:
«Las fuentes escritas o documentos son
objetos de la Historia Científica. Esta nace
con el espíritu de investigación y de
crítica» ( Porras, 1963: 14 ) .
El archivo histórico bien llevado, que toma
en consideración a su usuario, debe
proporcionar los medios para localizar en
forma rápida la información, a través de
los ins t rumen tos desc r ip t ivos ,
especialmente los catálogos.
Debe recordarse que en el siglo XIX, el
servicio a la investigación histórica fue la
prioridad de la Archivística, logrando su
configuración como disciplina auxiliar de
la Historia:
[…] los archivos desarrollaron
desmesuradamente la función de servicio
al historiador, y la Archivística buscó
nuevas teorías encaminadas a conseguir
que el archivo prestase buen servicio a la
Historia. Una de ellas se va a convertir en
el principio fundamental de la disciplina
archivística, el ya mencionado principio de
procedencia o de respetos de los fondos,
que, en definitiva no es más que el orden
natural en que se han ido produciendo
los documentos por la institución que los
ha generado, lo que permite conocer su
evolución histórica. ( Mendo, 1995: 30 )
La relación entre el archivero y el
historiador tiende a ser fructífera. Cuando
un archivero presta servicio a un usuario
investigador, se lleva la satisfacción de
haber contribuido con un trabajo que
llenará los vacíos acerca del conocimiento
de nuestro pasado. Por su parte, el
historiador está interesado en escuchar del
archivero acerca de todas aquellas «joyas»
que haya encontrado en su camino de
aplicación de los procesos archivísticos en
el acervo documental que maneja.
No se requiere que el archivero sea un
erudito, pero sí que tenga la paciencia de
escuchar a su usuario para comprender
mejor la línea de su investigación y evitarle
sumergirse entre documentos que no le
reportarán provecho.
El archivero, sin ser historiador, bien puede
detectar la importancia de los documentos
que constantemente revisa y brinda en
servicio. No se les exige a los archiveros
que investiguen científicamente un tema
determinado, pero sí que tengan el sentido
agudo para determinar lo que puede ser
motivo de un trabajo de investigación y
requiere ser puesto en conocimiento a
través de la elaboración de instrumentos
descriptivos.
El servicio a los investigadores
La posición de los investigadores respecto
a los archivos ha variado grandemente. En
Página 9 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Investig
ació
n
los inicios, cuando no existía la disciplina
archivística formalmente, muchos
historiadores, entre otros profesionales, se
abocaron a la tarea de organizar los
diferentes repositorios dispersos, a veces
con criterios no muy adecuados si lo
vemos desde las actuales perspectivas
archivísticas, pues primaba la orientación
temática, práctica por demás arbitraria,
pues lo que es un tema a destacar para un
investigador, no lo es para otro.
En ese entonces, el acceso a la
documentación histórica era bastante
restringida por la misma dispersión de los
archivos y la falta de instrumentos de
control. Fernando Silva Santisteban
describió lo siguiente en 1956:
Hasta hace poco tiempo, la labor del
investigador era verdaderamente ardua, la
documentación dispersa y sin la menor
guía se guardaba como una cosa vedada,
el historiador tenía que defenderse a favor
de la suerte y de los archiveros. Para
remediar este mal se decidió franquear al
público los repositorios de papeles
antiguos que poseía el Estado,
preocupándose de concentrar en un solo
lugar los fondos de diversa procedencia
que yacían esparcidos por distintas
oficinas públicas. Fue esta la primera
medida que facilitó grandemente la labor
de los estudiosos dedicados a la
investigación del pasado peruano. ( Silva
Santisteban, 1956: 149 )
Señalaremos a continuación las dificultades
a las que se enfrentan actualmente los
investigadores:
a ) . Limitaciones de acceso: la falta de
acceso a muchos archivos históricos es un
gran problema para los investigadores. De
los 67 archivos que participaron en el
Censo Guía que se ejecutó desde el 2004 y
figuran en la página del Ministerio de
Cultura de España, 34 señalan ser de
«acceso restringido»; sin embargo, los de
«libre acceso» no lo son tanto puesto que,
al no contar con instrumentos descriptivos,
no ofrecer servicios de reproducción y
carecer de espacio para atender a los
investigadores, no pueden brindar un
servicio completo.
A esto hay que añadir que, como se ha
señalado líneas arriba, muchos
documentos históricos no se encuentran en
archivos propiamente dichos y su acceso
es imposible, tal como señalaba Vicenta
cortés:
Los investigadores no pueden acudir a
algunos archivos porque, de entrada, como
ya hemos dicho, no sabemos que existan
siquiera. En caso de que lo sepan, y
aunque exista el deseo de los
responsables de los mismos por hacerlos
accesibles, pueden encontrarse en el caso
de carecer de instalaciones, recursos y
personal, de todas o de algunas de estas
«causas condicionantes», que hacen
negativa la oferta de atención a los
consultantes. ( Cortés Alonso, 1979: 272 )
No obstante, la legislación archivística
contempla la accesibilidad a los archivos
conformantes del Sistema Nacional de
Archivos, tal como lo señala el Reglamento
de la Ley N.° 25323, “ L ey de creación del
Página 10 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Investigació
n
Sistema Nacional de Archivos ” , aprobado
por Decreto Supremo N.° 008-92-JUS:
Artículo 36°.- Todos los documentos que
custodian los archivos integrantes del
Sistema Nacional son accesibles al público
en general de acuerdo a las normas
administrativas vigentes sobre el particular
con excepción de aquellos que puedan
atentar contra los intereses y la seguridad
nacional y a la privacidad o intimidad
personal. El procedimiento se establecerá
de acuerdo a las normas dadas por el
Sistema Nacional de Archivos.
Los invest igadores nacionales,
fundamentalmente los de provincias,
requieren del archivero una especial
consideración. Ya se sabe que en muchas
ocasiones carecen de los recursos
suficientes, por ello no se les puede poner
trabas y hacerlos regresar incontables
veces. En una ocasión, brindando servicio
en un archivo histórico del sector público,
un investigador puneño, un antropólogo
aimara, explicó el objeto de su
investigación para la tesis de maestría por
la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos. Esta experiencia fue bastante
aleccionadora, fundamentalmente porque
este señor era portador de una historia viva
que muchos investigadores renombrados
quisieran poseer. Como era un
descendiente de comuneros de una zona
cercana a Huancané, explicó la
demarcación de su comunidad según
parcialidades y la lógica de la heredad
entre mujeres y hombres. Mientras
revisaba visitas de inicios del siglo XVIII,
fueron de gran asombro las conjeturas a
las que llegó y lo maravillado que estaba
de constatar la permanencia en la zona de
varias familias, incluida la suya, a través de
los siglos, consignados en documentos tan
antiguos; los apellidos descritos en ellos no
le eran ajenos. ¿Cómo negarle a una
persona con un bagaje cultural tan rico y
con un sentido de la investigación tan bien
orientado mayores alcances acerca de su
tema? Esos alcances no se limitaban a la
documentación existente en el archivo que
estaba consultando, iban más allá, y se le
orientó acerca de la necesidad de revisar
otros archivos.
En los archivos históricos no sólo se brinda
servicio a los historiadores, pues
profesionales de otras ramas también
acuden a ellos, formando el grupo de
investigadores, usuarios preponderantes de
todo archivo histórico. Antonia Heredia dice:
En los archivos históricos, la comunicación
de la información se traduce en elaboración
de la Historia. Pero hay que hacer notar
que hoy también se constata que es
necesaria para otras ciencias como la
Geografía, el Arte, la Geología, la
Antropología, la Farmacia ( Heredia, 1989:
381 )
La documentación histórica no debe ser
cerrada bajo llave porque su conservación
sería inútil. El pasado nos puede abrir
puertas hacia el futuro, las experiencias de
antaño deben constituirse en un derrotero
para las decisiones de hoy. Negarnos la
oportunidad de conversar con nuestros
antepasados y poner en limpio temas que
siguen siendo de debate, porque no han
sido resueltos aun, sería una gran
necedad. El archivero se convierte, para el
historiador, en la llave que brindará acceso
a un mar de documentos trascendentales.
Mención aparte merece la falta de acceso
a documentos considerada por algunas
instituciones como «clasificados» o
«reservados», que no tiene razón de entrar
en esa categoría por el lapso de tiempo
transcurrido.
Página 11 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Investig
ació
n
b ) . Deficiencias en el servicio de
reproducción: sus causales son de
diferentes tipos, la primera de ellas puede
ser la inexistencia de equipos para otorgar
ya sea copias fotostáticas o digitalizadas,
lo cual obliga al investigador a pasar horas
enteras en las salas de investigación
cuando, por lo general, lo que requiere es
recabar toda la información necesaria y
tomarse su tiempo para procesarla. Esto
siempre y cuando la documentación no se
encuentre deteriorada.
Sin embargo, por el lado contrario,
tenemos archivos que cuentan con equipos
y la pos ib i l idad de ent regar
reproducciones; pero, por pertenecer al
sector público y no estar debidamente
establecido este cobro, no se realiza el
servicio o se hace de forma limitada. La
figuración en el Texto Único de
Procedimientos Administrativos ( TUPA )
del servicio de reproducción en el sector
público es un gran escollo para la
investigación puesto que, si está
estipulada, ello limita grandemente la
investigación por volverla a veces
demasiado onerosa; pero si no lo está, es
más perjudicial, porque ni siquiera con
dinero se puede obtener un servicio que en
los archivos más reconocidos del mundo
es fundamental. Estos vacíos en la
normativa peruana resultan ilógicos si
tomamos en cuenta que el resguardo del
Patrimonio Documental no está siendo
debidamente atendido por falta de
recursos, y he aquí que nos vemos
rechazando una importante fuente de
ingresos que podría redundar en su
beneficio.
Existe otro problema con el cobro de
derechos de reproducción: no hay un costo
homogéneo y algunos archivos históricos
suelen recargar excesivamente este
derecho. Anteriormente existió una
normativa que incentivaba la investigación
en lugar de volverla onerosa; por ejemplo,
la Ley 16997, del 9 de mayo de 1968, al
establecer el arancel de derechos a cobrar
por los servicios que prestaba el Archivo
Nacional, estipuló lo siguiente:
Artículo 5° .- Quedan exceptuados del pago
de estas tasas los historiadores peruanos,
respecto de las copias fotostáticas o
microfílmicas que soliciten para fines de
estudios e investigación, que sólo abonarán
el costo del material empleado. Para las
copias simples que soliciten de los
documentos históricos, gozarán de una
reducción en la tarifa, dentro de las
posibilidades del Archivo, que les otorgará
las mayores facilidades.
Si bien es cierto la demanda se ha
acrecentado con respecto a los años en
que se emitió esta ley, pese al avance de la
tecnología hoy en día, las actuales tarifas
hacen más accesibles las reproducciones
documentales a los investigadores
extranjeros que a los connacionales, ya
que los primeros cuentan con un
presupuesto del que, por lo general,
carecen los segundos.
Página 12 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Investigació
n
En algunos archivos históricos extranjeros
se hacen solicitudes de servicio a través
de correos electrónicos y se abona el
monto en una cuenta, como hacen las
bibliotecas más reconocidas del mundo.
La tecnología ha sido creada para acortar
distancias y dificultades, y brindarnos la
información de forma inmediata en
beneficio de la ciencia. Parece que en ello
estamos a la retaguardia.
Estas deficiencias impiden que a nivel
internacional podamos responder a los
servicios brindados por archivos o
investigadores extranjeros. En una
oportunidad, en un archivo histórico se
brindó servicio a dos investigadores
brasileños que formaban parte de un
proyecto relacionado con el tema
fronterizo de su país y ofrecieron
proporcionar gran parte de la información
digitalizada por ellos, recabada a lo largo
de su investigación y que era, obviamente,
de interés para el Perú. Causó grata
sorpresa el desprendimiento con el cual
ofrecían el fruto de gran parte de su
trabajo, y lo correcto habría sido ofrecerles
en reciprocidad iguales beneficios. Pero,
fatalmente, chocamos en nuestro país con
una burocracia compleja, además de la
falta de personal y recursos, que nos
impiden prestar un servicio que debería
proporcionarse con la misma facilidad con
el que nos es ofrecido.
También está el tema de evaluar qué
documentación es pertinente de poner en
manos de investigadores extranjeros sin
que eso dañe los intereses de nuestro país;
situación que se vio reflejada en el contexto
del litigio marítimo entre Perú y Chile ante
la Corte Internacional de Justicia de La
Haya.
c ) . Falta de instrumentos descriptivos: el
archivero de los archivos históricos debe
involucrarse más en las investigaciones de
sus usuarios, dialogar con ellos en relación
a sus temas de investigación de forma que
pueda orientarlos satisfactoriamente y
conocer sus necesidades; no obstante, no
debe sustituir al usuario su labor de
investigación. Antonia Heredia señala sobre
la labor de servicio del archivero lo
siguiente:
No podemos olvidar que el archivero tiene
obligación de facilitar los documentos, la
información general y la orientación sobre
los fondos que custodia a través de los
instrumentos de descripción que ha de
elaborar y tener al día, también de
comunicar información sobre datos
concretos solicitados, pero en ningún caso
habrá de dedicar su tiempo a investigar
sobre temas amplios o inconcretos en
cuanto a su localización para provecho de
alguien cuya misión sea precisamente la
investigación. ( Heredia, 1989: 382 )
Solo asistiendo a los investigadores en
sus pesquisas se puede tener una idea
más fidedigna de las necesidades en
cuanto a los instrumentos de descripción:
La clasificación y catalogación de los
documentos es tan importante como la
Página 13 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Investig
ació
n
conformación de los propios archivos. No
basta reunir, hay que acrecentar con
nuevas adquisiciones los fondos
existentes y ponerlos en las mejores
condiciones para aprovechar de ellos toda
información histórica( S ilva Santisteban,
1956: 149 )
La guía es esencial en todo archivo
histórico, sin ella el propio archivero se ve
impedido de brindar servicio; es además
un instrumento difusor de la riqueza
documental del archivo. Actualmente son
contadas las guía elaboradas por archivos
históricos, por lo general de los más
conocidos.
Pero el instrumento que más beneficios
brinda al investigador y a la preservación
de los documentos es el catálogo.
Catalogar constituye una tarea compleja,
puesto que requiere la lectura paciente de
los documentos, además de un estudio del
contexto en el cual fueron redactados.
d ) . La desconfianza que inspiran los
investigadores nuevos: Los investigadores
que acuden constantemente a un archivo
suelen ganarse la confianza del archivero,
en tanto que las personas nuevas generan
natural recelo. Sin embargo, se deben
buscar los mecanismos que generen
seguridad ante los nuevos usuarios y exigir
indistintamente a todos los mismos
requisitos, brindando igual trato. Para ello,
es indispensable que el archivo cuente con
un reglamento de servicio al que se deben
sujetar todos los usuarios sin distinción.
También sería importante que se contara
con un registro nacional de investigadores
que permita a los archivos históricos
identificar a sus investigadores y hacer un
seguimiento de sus investigaciones.
e ) . Problemas del horario: muchos
archivos restringen a unas pocas horas su
servicio, siendo este por lo general de
lunes a viernes en horarios de oficina, tal
como señalara Beatriz Montoya:
En casi todos los archivos el horario y los
días de atención al público están
supeditados al personal con que se cuenta,
y por lo general como este es escaso,
ningún archivo del Perú funciona más de 8
horas y en días feriados. (Montoya, 1985:
70 )
Evidentemente, ello no es problema para
quienes se dedican a tiempo completo a la
investigación histórica; sin embargo, hay
un sector considerable de profesionales
que laboran en diferentes centros y
destinan sus horas libres a la
investigación, ya que sabemos que esta
no siempre proporciona lo medios
suficientes para subsistir. La Sala de
Investigaciones de la Biblioteca Nacional
del Perú tuvo la brillante idea de funcionar
por un tiempo los días sábados e incluso
domingos, siendo de gran ayuda a la
investigación; no obstante, este servicio se
eliminó.
Página 14 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Investigació
n
Cada usuario, sea un investigador
especializado o no, sea connacional o
extranjero, debe ser tratado con la
característica actitud servicial del
archivero, porque su paciente consulta a la
documentación histórica implica un aporte
a la cultura e identidad nacional. Ya se ha
mencionado líneas arriba el caso de un
investigador aimara que orgullosamente
deseaba hacer una investigación histórica
acerca de su propia comunidad. Si cada
peruano como él se interesara en su
pasado, la historia del Perú estaría mejor
armada, sería más concientizadora y
fidedigna. Por ello, decimos que los
archivos históricos cumplen un papel
fundamental en el engranaje de la
identidad nacional, son focos de cultura
incuestionablemente.
El Archivo General de la Nación y los
archivos históricos deben tener un rol
participativo en la vida cultural del país.
Para ello deben contar con personal
suficiente en cantidad y calidad, un fondo
editorial por el cual se estimulen las
publicaciones archivísticas e históricas, un
reconocimiento mayor a nivel nacional e
internacional, y deben participar en más
de una actividad cultural nacional. Los
archivos históricos deben ser entendidos
como espacios de cultura que también
pueden generar recursos propios en
beneficio de su implementación.
Queda por decir que la Archivística debe
contemplarse como una disciplina tan
necesaria para la cultura y la administración
que su inexistencia haría colapsar a toda
una nación, por ello debe renovarse,
porque una disciplina que no se renueva
está condenada a la extinción.
Bibliografía:
BAUER, Wilhelm. Introducción al estudio de
la Historia. Cuarta edición. Barcelona:
Bosch, Casa Editorial, 1970.
CORTËS Alonso, Vicenta. Archivos de
España y América. Materiales para un
manual. Madrid: Editorial de la Universidad
Complutense de Madrid, 1979.
HEREDIA Herrera, Antonia. Archivística
General. Teoría y práctica. Sevilla:
Diputación Provincial de Sevilla, 1989.
MENDO Carmona, Concepción. «Los
archivos y la Archivística: evolución histórica
y actualidad». En: Manual de archivística.
Antonio Ángel Ruiz Rodríguez ( editor )
Madrid: Editorial Síntesis, 1995.
MONTOYA, Beatriz. «La accesibilidad a
documentos y archivos». En: Primer
Seminario Nacional de Archivos Históricos.
Lima: Archivo General de la Nación y
Organización de los Estados Americanos,
1985.
PESCADOR del Hoyo, María del Carmen.
«Nuestra memoria y los archivos». En:
Archivística, César Gutiérrez Muñoz
( c omp. ) . Lima: Pontificia Universidad
Católica del Perú, Facultad de Letras y
Ciencias Humanas, 1991.
PORRAS Barrenechea, Raúl. Fuentes
históricas peruanas. Lima: Instituto Raúl
Porras Barrenechea, 1963
SILVA Santisteban, Fernando. «Algunos
Archivos Históricos y repositorios de Lima».
En: Fénix, N.° 12, 1956-1957.
Página 15 Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18
Investig
ació
n
Bolet ín Elect rón ico “ C o municando ” N ° 18 Página 16
Conferencia: “ T alento Humano y Coaching en Archivos ” F
oto
gra
fías