1

Bedre Dagsordener

- anbefalinger fra arbejdsgruppen

En del af projekt Godt Sprog. Sidst redigeret den 10. marts 2013.

2

Indhold Bedre Dagsordener .................................................................................................................................... 3

Metode – baggrunden for vores anbefalinger .............................................................................. 3

Målgruppe og medie .............................................................................................................................. 3

En læsevenlig dagsordenstekst ............................................................................................................. 3

Struktur og indhold .................................................................................................................................... 4

Ny struktur – det vigtigste først ....................................................................................................... 4

Genoptagelse af en sag ...................................................................................................................... 10

Supplerende oplysninger i en sag .................................................................................................. 11

Navne på sager ...................................................................................................................................... 11

Sprog ............................................................................................................................................................. 12

Vi udelader eller forklarer fagord.................................................................................................... 12

Forkortelser ............................................................................................................................................. 12

Sprog der gør teksten svær og tung ............................................................................................. 12

LIX – et værktøj i Acadre? ................................................................................................................ 13

Vi skriver korrekt .................................................................................................................................. 13

Design ........................................................................................................................................................... 14

Ny sag - ny side .................................................................................................................................... 14

Ensartede underoverskrifter ............................................................................................................. 14

En læsbar linjelængde ........................................................................................................................ 14

Vi bruger hele siden til tekst ............................................................................................................ 14

Ny header ................................................................................................................................................ 15

Ansvar og evaluering af Bedre Dagsordener ................................................................................. 16

Bilag 1 - Eksempler på indhold og struktur .................................................................................... 16

Bilag 2 - Eksempel på liste over forkortelser ................................................................................. 28

Bilag 3 – Eksempel på økonomiske indstillinger ........................................................................... 29

Bilag 4 - Eksempel på design ............................................................................................................... 30

3

Bedre Dagsordener I projektet Bedre Dagsordener har vi et mål om, at Stevns Kommunes dagsordener er gennemskuelige og lette at forstå. Succeskriteriet er at øge læsevenligheden i vores dagsordenstekster. I arbejdsgruppen har vi arbejdet med at definere, hvad vi mener en læsevenlig dagsordenstekst er/bør indeholde. I dette dokument kommer vi med vores anbefalinger til en læsevenlig dagsordenstekst, og hvordan vi mener, at Stevns Kommunes dagsordenstekster bør se ud fremover. Vi har primært fokuseret på de politiske dagsordener, men anbefalingerne gælder i princippet alle dagsordener, vi opretter i Acadre.

Metode – baggrunden for vores anbefalinger Første fase:

• Kommunens sprogpolitik og -strategi som blev godkendt i chefgruppen i 2012. • Tekstanalyse af 20 dagsordenstekster til kommunalbestyrelsen. Vi har valgt teksterne ud fra

en spredning i tid inden for det sidste år, emne og område. Teksterne er holdt op mod kommunens strategi for godt sprog.

• Seks interview med medlemmer af kommunalbestyrelsen - én fra hvert parti (efterår 2013). Vi har testet nogle af vores antagelser om, hvordan de oplever vores dagsordenstekster og spurgt til, hvordan de læser dem.

• Inspiration fra andre kommuner der arbejder med læsevenlighed i dagsordenstekster. • Arbejdsgruppens egne erfaringer med at skrive og læse dagsordenstekster.

Anden fase:

• Anbefalingerne er tilpasset efter kommentarer fra projekt- og styregruppe i Godt Sprog. • Vi har testet anbefalingerne af hos seks medlemmer af kommunalbestyrelsen samt syv

ansatte fra de forskellige centre/stabe, som jævnligt skriver dagsordener.

Målgruppe og medie Den primære målgruppe for vores dagsordener er kommunalbestyrelsen, som skal have det bedst mulige grundlag for at kunne træffe beslutninger. Men også borgerne/offentligheden er en væsentlig målgruppe, der skal kunne få indsigt i sagerne og beslutningerne i de åbne, offentlige dagsordener. Dagsordnerne er offentlige dokumenter, og det har vi lagt vægt på, at de skal afspejle. Fem ud af de seks politikere vi har talt med, læser dagsordener på deres tablet, mens én printer. Vores dagsordener er i dag tilgængelige på nettet (Politiker Web), og fremtiden er den digitale vej. Vores anbefalinger tager derfor udgangspunkt i, at dagsordensteksterne primært bliver læst på en tablet eller på en computer, men at vi også skal tage højde for en printvenlig version.

En læsevenlig dagsordenstekst Vi mener, at en læsevenlig dagsordenstekst skal være gennemskuelig, let at forstå og nem at få overblik over. Det hænger både sammen med tekstens struktur og indhold, sprog og design. Struktur og indhold Det er vigtigt, hurtigt at kunne spore sig ind på, hvad formålet er med en dagsordenstekst. Hvad skal modtageren tage stilling til, og er sagen til orientering eller til beslutning? Mængden af indhold

4

har også meget at sige – hvad er for eksempel need to know, og hvad er nice to know? Vi mener, at teksten gerne må være enkel, ikke være for lang og have sigende overskrifter, hvis det skal være nemt at få overblik. Det er i øjenfaldende, at vi i dag skal lede langt efter den vigtigste information. Samtidig er det ikke enstydigt, hvordan de forskellige afsnit bliver brugt. I dette dokument præsenterer vi vores anbefalinger til en ny struktur, hvor vi definerer, hvad formålet er med de forskellige afsnit, og hvordan vi kan bruge dem til at skabe en læsevenlig dagsordenstekst, der tager udgangspunkt i vores modtagere. Det indebærer desuden et forslag til en ny måde at håndtere genoptagelser på. Sprog Måden vi formulerer os på har stor betydning for, om en dagsordenstekst er gennemskuelig og til at forstå. F.eks. kan fagudtryk, lange ord og indskudte sætninger gøre en tekst svær at læse. Vores anbefalinger bygger på kommunens strategi for godt sprog, men vi har også valgt at udfordre denne: Skal vi for eksempel skrive du og vi i en dagsordenstekst, som strategien lægger op til? Skal vi undgå at bruge forkortelser, hvis det betyder, at vores indstillinger bliver meget lange?

I interviewene med politikerne fortæller flere, at de som sådan ikke har problemer med sproget - hverken fagord eller forkortelser, men at der er plads til forbedringer. Flere nævner, at det hænger sammen med, at de har læst mange dagsordener i deres tid i kommunalbestyrelsen, men at de i starten skulle vænne sig til sproget. Det giver os især en opgave over for nye politikere og borgerne/offentligheden, som ikke har de samme forudsætninger. De skal også kunne forstå, hvad vi skriver. Design Vi mener, at et ensartet og simpelt design hjælper til at budskabet når frem. Korte afsnit er med til at give luft og hjælper til overblik, og brug af mellemrum, skrifttyper og skriftstørrelser kan hjælpe til at fortælle, hvad der er vigtigt, og hvad hører sammen. I dag kan vi finde mindst fem forskellige måder at fremhæve ord og lave underoverskrifter på. Det gør det svært at se, hvad det vigtigste er i teksten. I dette dokument kommer vi derfor med vores anbefalinger til design. Det indebærer bl.a. ændringer til længden på linjer i teksten på baggrund af anbefalinger i litteraturen om læsbarhed.

Struktur og indhold Vi anbefaler, at kommunalbestyrelsen så vidt muligt skal kunne tage stilling til en sag ud fra dagsordensteksten uden at læse bilag. I selve teksten har vi need to know information, og i bilag har vi nice to know information. Der kan dog være undtagelser. Rapporter og planer er typisk lange, og vi vil ikke kunne gengive dem fuldt ud i teksten. De hører til i bilag. Så hvis kommunalbestyrelsen skal vedtage en plan, vil de kunne finde den i bilag. Vi anbefaler, at en dagsordenstekst ikke er for lang - så vidt muligt ikke længere end 2 sider i print. Hvis en sag indeholder mange relevante detaljer, eller der er en tabel, der er længere end en A4 side, lægger vi dem også i bilag. Men det er vigtigt, at vi forklarer essensen af bilagene i selve dagsordensteksten og henviser til bilaget.

Hvis en sag er politisk rejst, så skal det stå i dagsordensteksten.

Ny struktur – det vigtigste først I vores sprogstrategi står der, at vi skal tage udgangspunkt i modtagerens behov. Det betyder, at vi skriver det vigtigste først – det vigtigste budskab for modtageren, ikke os selv. Sådan er vores

5

dagsordener ikke sat sammen i dag. Flere af politikerne i interviewene fortæller eksempelvis, at de ofte læser indstillingen først og derefter springer rundt i teksten, når de læser en dagsordenstekst.

Med udgangspunkt i dette foreslår vi en ny struktur for vores dagsordenstekster:

I dag Ny struktur Resumé Beskrivelse af sagen Retsgrundlag* Økonomi* Vurdering* Bilag* Indstilling Beslutninger

Resumé Indstilling Beslutninger Beskrivelse af sagen Retsgrundlag* Finansiering Bilag* *udfyldes kun når relevant

Vi flytter de vigtigste afsnit Resumé, Indstilling og Beslutninger op i teksten. Bagefter er det så muligt at læse mere om sagen og finde bilag, hvis der er behov for det. Ved at læse Resumé og Indstilling som det første, får læseren svar på, hvorfor sagen er sat på dagsorden: Om det for eksempel er en sag til orientering, til beslutning, en genoptagelse, og hvad sagen helt overordnet går ud på. Vi foreslår, at afsnittet Vurdering bliver taget ud. Selve informationen skal stadig være der, den hører blot ind under Beskrivelse af sagen for at skabe bedre sammenhæng. Derudover ændrer Økonomi navn til Finansiering, som nu bliver et fast afsnit, der skal tydeliggøre, om sagen har konsekvenser i forhold til budgettet. Og hvis ja, hvordan?

I det kommende præsenterer vi den nye struktur. Du kan se et eksempel på strukturen i bilag 1. Resumé

Formål: Dette afsnit skal opsummere formålet med, at sagen er på dagsordenen. Helt kort, er det en sag til beslutning, til orientering? Og er der tale om en sag, der genoptages, så skal det fremgå her. Teksten skal være kort – max 5 linjer. Afsnittet skal dermed ikke give et omfangsrigt resumé af sagen, men give læseren en forståelse af, hvilke briller han skal læse teksten med. Eksempler på formuleringer:

• Kommunalbestyrelsen skal behandle budgetforslag for 2014-17 … • Kommunalbestyrelsen skal godkende forslag til Lokalplan X med henblik på, at planen skal i

høring • Sagen er en orientering til kommunalbestyrelsen om … • Der er kommet nye regler for genbrug og affald. Derfor skal ...

Eksempel på tekst ved genoptagelse af en sag: Kommunalbestyrelsen skal vedtage Lokalplan nr. 117, Stevnsparken. Forslaget til lokalplanen var på dagsordenen ved kommunalbestyrelsens møde den 23. august 2013, hvor forslaget blev godkendt og sendt i høring. Se bilag 1.

Henvisninger til love og paragraffer hører ikke til i dette afsnit.

6

Indstilling I dag er det forskelligt, hvem der står som afsender på en indstilling. Ofte er det forvaltningen. Vi anbefaler, at det er det enkelte center/stab, der indstiller, fordi det er mere konkret, direkte og viser et fagligt tilhørsforhold. En fagenhed i en stab kan også vælge at være afsender, hvis det er mere korrekt end at hele staben står på som afsender. Det kan f.eks. være Økonomi, der indstiller og ikke Økonomi, HR & It.

Formål: Dette afsnit skal indeholde centrets/stabens anbefaling til beslutning. Derudover skal det fremgå, hvem der har kompetence til at afgøre sagen og hvilke udvalg, der eventuelt skal behandle sagen. Eksempel på formulering af en indstilling: Teknik & Miljø indstiller til KB via PTU og ØU, at

1. godkende affaldsplan 2014-18 (lille begyndelsesbogstav) 2. … 3. … (punktum efter sidste linje).

En indstilling skal være tydeligt formuleret og ikke kunne fortolkes på forskellige måder. Den skal kunne klippes ud af dagsordensteksten sammen med Resumé og stadig give mening. Vi lægger ikke op til noget i indstillingen, som der ikke bliver lagt op til undervejs i dagsordensteksten.

I dag skriver vi udvalgene med forkortelser. Det giver god mening at beholde disse forkortelser, da de lange navne ellers vil gøre en indstilling lang og kringlet at læse. Men det er vigtigt, at en læser kan se, hvad forkortelserne betyder. Derfor foreslår vi, at der kommer en forklaring på forkortelserne på første side i dagsordenen under indholdsfortegnelsen. Se bilag 2.

Vi anbefaler, at vi har retningslinjer for, hvordan vi formulerer indstillinger, der indeholder økonomi, så vi skriver dem på samme måde. Se eksempler i bilag 3. Beslutninger

Formål: Skabe overblik over historik - hvem har anbefalet/blevet orienteret/godkendt hvad? Vi skriver beslutningerne ind efter dato. Det vil sige den ældste først, ligesom vi gør i dag, for at illustrere historikken.

Er indstillingen delt op, kan vi henvise til nummereringen. For eksempel: 1. godkendt

2. godkendt

3. KB godkender ikke at …

Hvis der er en beslutningstager, der ikke er til stede ved et møde under et dagsordenspunkt, så skriver vi: Ikke til stede: Navn, titel eller (partibogstav). For eksempel: Ikke til stede: Jakob Bigum Lundberg, direktør Ikke til stede: Thor Grønbæk (C)

I de politiske dagordener skriver vi beslutningsreferat. Eventuelle særstandpunkter kan blive tilført protokol i overensstemmelse med Styrelseslovens regler.

7

I andre dagsordener f.eks. MED-udvalg er det god skik at sætte nogle ord på, hvad der er blevet drøftet under et dagsordenspunkt, så det også er muligt for en læser, der ikke har været til stede på mødet at vide, hvad der er blevet drøftet.

Beskrivelse af sagen

Formål: Beskrive fakta i sagen og centrets/stabens vurdering. Hvad har Kommunalbestyrelsen ellers brug for at vide om sagen for at kunne træffe den pågældende beslutning? For eksempel, (mere) information om:

• Hvad er årsag til, at sagen er til behandling? Hvad er baggrunden for sagen?

• Hvad handler sagen om?

• Hvad er status? Har sagen tidligere har været behandlet, giver vi en kort historik og fremhæver de vigtigste informationer, som kommunalbestyrelsen har brug for at vide for at kunne træffe beslutning.

• Hvad er centrets/stabens vurdering af løsningsmulighed(er)? Hvilke fordele og ulemper, problemstillinger og konsekvenser knytter sig til den enkelte løsningsmulighed? Har løsningen konsekvenser for andre besluttede aktiviteter, serviceniveau, tidsplaner, politikker, organisationen, økonomi, borgerne eller lignende – inden for sagens område eller andre kommunale områder?

Argumenterne skal lede op til indstillingen.

Retsgrundlag*

Formål: Hvilke love, bekendtgørelse(r) og cirkulære(r) ligger til grund for indstillingen? Vi skriver navnet på lov/bekendtgørelsen, nummer og paragraf og laver et link til retsinformation.dk, hvor læseren kan finde det.

Eksempel: Bekendtgørelse af lov om offentlige veje nr. 893, 9. september 2009, § 2, stk. 5. Find lovgrundlaget ved at gå ind på retsinformation.dk. og indtast nummer og årstal. Vi anvender kun afsnittet, hvis det er relevant for sagen.

8

Finansiering

Formål: Give et overblik over, om sagen har konsekvenser for Stevns Kommunes budget? Og hvordan en given udgift bliver finansieret/hvor bliver pengene taget fra? Vi forholder os både til anlæg og drift og beskriver begge, når det giver mening. Eksempler på anlæg: Inden for budgettet/ingen ekstra udgifter:

Sagen har ingen konsekvenser for Stevns Kommunes anlægsbudget, da der er afsat et rådighedsbeløb på x kr. i budget 2014, som kan finansiere anlægsbevillingen. Sagen har ingen konsekvenser for Stevns Kommunes anlægsbudget, da der er et rådighedsbeløb på x kr. [indsæt hvor i budgettet], som kan finansiere anlægsbevillingen.

Hvis ikke holdes inden for budgettet/ekstra udgift: Sagen medfører en tillægsbevilling på x kr., som bliver finansieret af kassebeholdningen. Eksempler på drift: Inden for budgettet/ingen ekstra udgifter:

Sagen har ingen konsekvenser for Stevns Kommunes driftsbudget, da [institutionen] vil kunne afholde udgifterne inden for den afsatte budgetramme.

Hvis ikke holdes inden for budgettet/ekstra udgifter: Sagen medfører en tillægsbevilling på x kr., som bliver finansieret af kassebeholdningen.

Hvis en sag hverken medfører anlægs- eller driftsudgifter (f.eks. en lokalplan, en politik osv.): Sagen har ingen konsekvenser for Stevns Kommunes budget.

Afsnittet har tidligere heddet Økonomi og er blevet brugt på mange forskellige måder. Vi foreslår, at afsnittet fremover bliver brugt til at tydeliggøre, om sagen har konsekvenser for budgettet, og hvordan en given udgift bliver finansieret. Både anlæg og drift.

Der vil være tilfælde, hvor det kun giver mening at beskrive anlæg eller drift. Hvis vi f.eks. har en sag, der handler om en anlægsbevilling til at fælde et træ, så vil det være oplagt at beskrive, om sagen har konsekvenser for anlægsbudgettet, men ikke for driftsbudgettet. Hvis kommunen derimod skal etablere et nyt areal til luftning af hunde, så vil det give mening både at forholde sig til anlægsbudget (etablering af areal) og driftsbudget (vedligeholdelse af areal). Selve sagens økonomi hører fortsat til i afsnittet Beskrivelse af sagen. F.eks. det vil koste x kr. at etablere et areal med hegn, låge osv., hvor borgerne kan lufte hunde. Ligesom der er lagt op til i dag, så anbefaler vi, at Økonomi fortsat skal ind over alle sager, der berører/kan berøre Stevns Kommunes budget. Ikke nødvendigvis for at se den færdige version af en dagsordenstekst, men undervejs i sagens forløb.

9

Bilag*

Formål: Afsnittet består af 2 dele, der gør det muligt at tilføje tekst oven over listen bilag. Det er for eksempel muligt at angive historik, hvis et bilag er tilføjet undervejs eller ændret i.

Se eksempel: Bilag nummer 3 er blevet tilføjet efter mødet i ØU den 28. oktober 2013.

1. Aftale om budget 2014-16 2. Notat om økonomisk opfølgning – lukket 3. Oversigt over takster for 2014 fra X-Købing Kommune

Et bilag skal have et sigende navn, der dækker over dets indhold, og formatet skal være i pdf. Vi anbefaler, at vi ikke har flere bilag af samme navn i en dagsordenstekst. For at undgå dette samt at vi ikke får en meget lang liste af bilag med næsten ens indhold, kan det i nogle tilfælde være en fordel at samle flere bilag (dokumenter) i et bilag, f.eks. høringssvar. Men det må være en vurdering fra sag til sag i forhold til, hvad der giver bedst overblik for modtageren.

Overskriften i bilaget skal så vidt muligt matche navnet på bilaget, så hvis vi printer bilagene ud, så er det let at se, hvilket bilag der er tale om. Det vil dog ikke altid være muligt at ændre i overskriften, hvis det er et eksternt dokument, vi vedlægger som bilag. Vi foreslår, at vi fjerner sags-nummeret i Acadre, som tidligere har været en del af navne på bilag. Det er unødvendig støj for målgruppen, som alligevel ikke har adgang til Acadre. Hvert bilag vil automatisk få et nummer tilknyttet i den rækkefølge, det lægges på. Hvis der er tale om et lukket bilag, så vil det automatisk blive tilføjet til navnet. Nummeret skal gøre det nemmere at henvise til bilag. For eksempel: ’Se bilag 3’ eller ’Bilag 2 er tilføjet efter mødet den 26. oktober’.

10

Genoptagelse af en sag Vi har sager, som vi kan betegne som genoptagelser. Det er efter vores mening sager, der består af flere faser og fremlægges til politisk beslutning flere gange. Eller det kan være en sag, hvor den endelige beslutning er, at der skal arbejdes videre med et af flere forslag til løsninger.

Det gælder for eksempel: Høringssager (f.eks. lokal- og kommuneplaner, politiker, reformer osv.) Men det kan jo i princippet gælde alle type sager, der f.eks. bliver sendt af sted i flere omgange. Flere andre kommuner vi har hentet inspiration fra anvender slet ikke genoptagelse. De skriver ikke videre på en sag eller vedlægger sagen i bilag, de laver en helt ny sag hver gang - med mindre det drejer sig om supplerende oplysninger, som de tilføjer.

Når vi i dag genoptager en sag, så tilføjer vi tekst i forlængelse af en sag. Det gør, at dagsordensteksten typisk bliver meget lang, der er flere indstillinger, og det er først et godt stykke nede i teksten, at det er tydeligt, at der er tale om en genoptagelse. Vi foreslår derfor en ny metode, der skal hjælpe til at skabe overblik:

*udfyldes kun når relevant.

Den ny metode til genoptagelse af sager indebærer:

• at vi lægger den tidligere dagsordenstekst i bilag (pdf). Bilaget får navnet: Sagsfremstilling fra [udvalg] [dato]. Eksempel: Sagsfremstilling fra NFK den 24. september 2013

• i afsnittet Resumé angiver vi, at der er tale om en sag, der tages op igen. Vi nævner, hvornår sagen har været på dagsordenen sidst (udvalgsmøde og dato) og henviser til bilaget. Så ved læseren som noget af det første, at det er en genoptagelse, og hvor han kan finde den tidligere dagsordenstekst, hvis han har brug for det

• i afsnittet Beskrivelse af sagen ridser vi kort sagens forløb op og fremhæver de vigtigste konklusioner fra den tidligere dagsordenstekst, der er relevante for at kunne træffe beslutning

• vi tilføjer relevante bilag fra den tidligere sag og angiver, hvilke der er nye og hvilke, der er bilag fra den tidligere dagsordenstekst.

Kort fortalt så bygger vores metode på, at vi fjerner unødig støj og sætter fokus på det aktuelle: Vi har need to know information i selve teksten, vi har én indstilling i teksten (den der gælder for nu) og som en service ligger den tidligere dagsordenstekst i bilag, så nice to know informationen er inden for rækkevidde. Se eksempel i sidste halvdel af bilag 1.

I dag Ny metode Resumé Beskrivelse af sagen Retsgrundlag* Økonomi* Vurdering* Bilag* - skribent tilføjer evt. nye bilag Indstilling Beslutninger Sagen genoptages … (struktur gentages) Beslutninger – nye beslutninger bliver tilføjet

Resumé – skribent tilføjer, at sagen har været behandlet før (hvem/hvornår) og henviser til det bilag, hvor modtageren kan finde sagen Indstilling Beslutninger Beskrivelse af sagen – ud over at beskrive den nye sag forklarer vi det tidligere dagsordenspunkts forløb/nævner de vigtigste konklusioner, som er relevante for at kunne træffe beslutning Retsgrundlag* Finansiering Bilag - skribent tilføjer den tidligere dagsordenstekst og de bilag, der stadig er aktuelle.

11

Det er vigtigt, at det fremgår af selve dagsordensteksten, hvorfor en sag genoptages samt at vigtig information fra den tidligere dagsordenstekst fremgår af dagsordensteksten. Hvis et udvalg f.eks. har bedt om at få sagen videre op til kommunalbestyrelsen, så skal det stå i dagsordensteksten. Der skal også stå, hvis der er tale om politisk rejst sag, og hvis en indstilling kun lige går igennem med et flertal, eller der er protokolleret bemærkninger, som har betydning for den videre behandling af sagen. Så skal vi nævne det i selve dagsordensteksten.

Supplerende oplysninger i en sag Der er sager, hvor en sag får tilføjet oplysninger. Det er sager, hvor et udvalg undervejs beder om yderligere oplysninger, inden det kan træffe beslutning - typisk næste møde. Det kan for eksempel være et udvalg, der gerne vil have undersøgt andre alternativer/have nyt forslag til finansiering/beskrevet konsekvenser osv.

Hvis der kommer ny information, der gør, at indstillingen ændres, er der ikke længere tale om supplerende oplysninger i en sag men om en genoptagelse eller en helt ny sag. Det samme gælder hvis et udvalg sætter en sag på hold i en længere periode – så vil det være bedre at lave sagen som en genoptagelse ved at oprette sagen på ny.

I dag tilføjer vi typisk den supplerende information i forlængelse af sagen, og det giver samme problemer som i genoptagelse af en sag. Det bliver svært at få overblik over. Derfor foreslår vi en ny metode for, hvordan vi håndterer sager med supplerende information:

Vi foreslår, at

• i Resumé tilføjer vi, at sagen har været behandlet tidligere og henviser til afsnittet Nyt i sagen - eller til nyt bilag, hvis det er det nye i sagen. Vi skriver ikke oveni den gamle tekst i Resumé men laver et linjeskift og tilføjer nogle linjer.

• det skal være muligt at tilføje et nyt afsnit, der hedder Nyt i sagen [efter mødet i X udvalg den X]. I overskriften angiver vi, hvornår den nye information er tilføjet. For eksempel: Nyt i sagen efter mødet i BU den 17. marts 2013 Afsnittet skal indeholde den nye information og skal ind mellem Beslutninger og Beskrivelse af sagen, så læseren i forlængelse af beslutningerne kan se, hvad der er blevet tilføjet.

• i bilag beskriver vi, hvis vi har tilføjet bilag eller et bilag er opdateret.

Navne på sager Det skal være nemt at få overblik over hvilke type sager, der er på dagsordenen, når læseren ser på indholdsfortegnelsen. Derfor skal navnene på vores dagsordener være korte og sigende for

I dag Ny metode Resumé Beskrivelse af sagen Retsgrundlag* Økonomi* Vurdering* Bilag* - sagsbehandler tilføjer evt. nye bilag Indstilling Beslutninger Supplerende information Beslutninger – nye beslutninger bliver tilføjet

Resumé – skribent tilføjer, at sagen har været behandlet tidligere (hvem/hvornår) og henviser til afsnittet Nyt i sagen Indstilling Beslutninger Nyt i sagen [efter mødet i X udvalg den X] – skribent tilføjer nyt afsnit med ny information Beskrivelse af sagen Retsgrundlag* Finansiering Bilag* *udfyldes kun når relevant.

12

indholdet i en sag. Vi anbefaler, at titler max fylder 60 tegn inklusivt mellemrum, så de ikke er længere end en linje og at overskrifterne består af to led. Eksempler på navne: Budget 2014 - 2. behandling Affaldsplan – forslag’ og måske senere ’Affaldsplan – endelig vedtagelse Børnepasningsplan - godkendelse Kick off for Tinghuset – anlægsbevilling Hvis der er tale om en lukket sag, kommer det automatisk til at fremgå af navnet. For eksempel: Samarbejde på trafikområdet – lukket

Sprog Sproget i vores dagsordenstekster skal afspejle Stevns Kommunes politik og -strategi for godt sprog. Det betyder, at vi skriver imødekommende, korrekt og forståeligt:

Vi udelader eller forklarer fagord I dag kan vi finde mange fagord i vores dagsordenstekster. Eksempelvis: Likviditeten, udgiftspres, teknisk forhøring, parafrase og tryksat kloakering. Det er ord, som kan være svære at forstå for en læser, der ikke er uddannet/arbejder inden for det fagområde, hvor det enkelte ord kommer fra. Det er ikke alle fagord, vi kan finde andre ord for, da ordet også kan miste sin betydning. Det kan typisk hjælpe at sætte nogle ord på, hvad det er, vi mener, når vi bruger ordet. Men det må være en balance. Det er ikke hensigtsmæssigt, hvis vi skal ud i alenlange ordforklaringer, som ikke er nødvendige for at forstå budskabet i teksten.

Forkortelser Vi undgår forkortelser med mindre det er almindeligt kendte forkortelser af offentligheden så som: F.eks., m.m., osv. Pas på interne forkortelser, eksempelvis BOP, K17, CG osv. Denne forkortelse har borgere/offentligheden ingen chance for at vide, hvad betyder. Vi anbefaler, at de politiske udvalg godt må forkortes i dagsordensteksterne. Det skyldes, at navnene på udvalgene er meget lange, og det vil blive nogle lange sætninger i indstillingerne, hvilket kun vil bremse læsehastigheden. Læseren vil kunne finde en ordliste med de politiske udvalgs forkortelser forrest i vores dagsordener under indholdsfortegnelsen. Se bilag 2. Er der brug for at forkorte lange ord, fordi de går igen flere steder i teksten, anbefaler vi, at forkortelsen bliver præsenteret i en parentes første gang ordet optræder. Så er læseren ikke i tvivl om, hvad forkortelsen betyder.

Sprog der gør teksten svær og tung Vi undgår sproglige konstruktioner, der gør teksten tung, svær at læse og bremser læsehastigheden. Det gælder bl.a. lange sætninger, indskudte sætninger og bagvendt ordstilling. For eksempel ’De i første omgang beskrevne …’ og ’den af udvalget godkendte …’. Vi undgår også at henvise til love midt i en sætning. Læseren stopper alligevel ikke op midt i en sætning for at slå det stykke af loven op. Vi undgår papirklicheer, som er ord, vi normalt ikke bruger i daglig tale. Hvorfor skrive såfremt, hvis vi kan skrive hvis, eller vedrørende, hvis vi kan skrive om. Klicheerne gør teksten formel/tung.

Vi undgår lange sammensatte ord. Det er for eksempel ord som lokalplanforslag (forslag til lokalplan), arbejdstidsregler (regler om arbejdstid), udlejningsvanskeligheder (vanskeligheder ved at få udlejet …). Vi skal arbejde med at bryde ordene op i flere ord. Det vil lette teksten, gøre den lettere at læse og mindre tung.

13

Vi skriver så konkret som muligt. For eksempel: Hvorfor bruge ord som ressourcer, hvis vi mener arbejdstimer eller penge, eller endnu mere konkret måske et specifikt beløb osv.

LIX – et værktøj i Acadre? LIX er en forkortelse for læsbarhedsindeks og et værktøj, som kan give en indikation af, om en tekst er svær at læse. Vi anbefaler, at vi får lavet en funktion i Acadre, hvor det er muligt at regne en teksts LIX tal ud for at vurdere, om udfaldet er forventeligt, eller om man bør arbejde med at gøre sin tekst lettere at læse. På nuværende tidspunkt er vi ved at undersøge, om det er muligt. Hvis vi gør brug af LIX, skal vi være opmærksomme på, at LIX ikke giver en garanti for, at en tekst er let eller svær at læse. Hvis vi f.eks. har en tekst med ordet kommuneplan, som går igen mange steder, vil vi sandsynligvis få et højt lix tal. Men det betyder ikke nødvendigvis, at teksten er svær. Modsat kan vi have en tekst med mange fagord, en rodet opbygning, som LIX ikke tager højde for. Formlen for at udregne LIX er antal ord per punktumlængde lagt sammen med procentdelen af de lange ord i teksten. Ud fra en stikprøve af de dagsordenstekster, vi har analyseret på, får vi LIX tal mellem 45-62. De fleste ligger i kategorien 45-55, som er kendetegnende for saglige bøger, populærvidenskabelige værker, akademiske udgivelser. Se LIX skalaen:

• >55 Meget svær, faglitteratur på akademisk niveau, lovtekster. • 45-54 Svær, f.eks. saglige bøger, populærvidenskabelige værker, akademiske udgivelser. • 35-44 Middel, f.eks. dagblade og tidsskrifter. • 25-34 Let for øvede læsere, f.eks. ugebladslitteratur og skønlitteratur for voksne. • <24 Let tekst for alle læsere, f.eks. børnelitteratur.

Vi anbefaler, at vores tekster så vidt muligt placerer sig under 50 (vejledende max), og med et gennemsnit på mellem 40-54, så længe en tekst efterlever vores principper om godt sprog. Passiver/du og vi Vi undgår så vidt muligt passive sætninger, der skjuler, hvem der handler. For eksempel ’Det er besluttet’ – hvem har besluttet? Og ’der udarbejdes’ – hvem udarbejder? I dag har vi mange passiver i vores dagsordenstekster. Det er i øjenfaldende, at det især er modtager og afsender, der skjules gennem brug af passiver. Det kan være med til at give teksterne et formelt præg. Eksempelvis: ’det indstilles’ i stedet for eksempelvis ’Teknik & Miljø indstiller’, og ’undersøgelsen vil være at finde’ i stedet for ’du kan finde undersøgelsen i bilag’. I sprogstrategien står der, at vi henvender os i en venlig tone og i øjenhøjde med modtageren. Det må på den ene side ikke være for formelt og modsat heller ikke virke familiært. Det betyder, at vi skriver direkte til vores modtagere: Vi kan altså godt skrive du til læseren, og vi om os selv (center/stab/Stevns Kommune), så længe det er tydeligt, hvem vi er. Men nogen steder vil det fungere godt og andre steder ikke, - det må være op til den, der skriver teksten at vurdere. Vi skriver ikke jeg eller De i en dagsordenstekst.

Vi skriver korrekt Vi skriver i overensstemmelse med Dansk Sprognævns regler om retskrivning og tegnsætning, og får gerne en kollega til at læse korrektur. Derudover har vi fælles retningslinjer for, hvordan vi bl.a. skriver navne på centre/stabe og udvalg. Se Stevns-ordbogen i Kodeks for Godt Sprog.

14

Design Alle elementer, der er beskrevet i dette afsnit, er illustreret i et eksempel i bilag 4.

Ny sag - ny side I dag kan vi opleve, at en ny sag kan begynde nederst på en side og nogle gang midt i headeren (overskrift, sagsnr. og initialer). Vi foreslår, at et nyt punkt altid begynder på en ny side. Det giver luft og hjælper til overblik. Konsekvensen er, at det kan medføre halvtomme sider i den samlede dagsorden. Der går dermed mere papir til, hvis man printer. Men udgangspunktet må være, at vores dagordener i dag primært læses på tablet/skærm.

Ensartede underoverskrifter I dag kan vi se eksempler på, at det er meget forskelligt, hvordan vi hver især laver underoverskrifter - eksempelvis fed kursiv, fed understreget, understreget kursiv, forskellige tekststørrelser osv. Det er ikke altid til at se, hvilke der er fast definerede afsnit, og hvilke der er underoverskrifter, skribenten selv har lavet, og så bliver det svært at få overblik over teksten og se, hvad der er det vigtigste. Derfor foreslår vi nogle faste retningslinjer for underoverskrifter.

De overordnede afsnit, for eksempel Resumé, Indstilling osv. anbefaler vi er med fed.

Underoverskrifter, anbefaler vi er understregede. Er der brug for at fremhæve tekst i et underafsnit, så bruger vi kursiv. Vi er i gang med at undersøge, om det er muligt at kunne vælge ’underoverskrift’ i Acadre, ligesom vi gør i vores websystem Skybrud Edit, når vi lægger tekst på stevns.dk. Så kan vi angive, hvis der er tale om en underoverskrift, og så sørger systemet selv for formateringen.

En læsbar linjelængde Undersøgelser viser, at det menneskelige øje let bliver forvirret, hvis linjerne i en tekst er for lange. Det er med til at mindske læsbarheden. En tommelfingerregel er, at der ikke bør være mere end 60-70 tegn i en linje (bogstaver inklusivt mellemrum):

Linjelængde Typografi Margen I dag Ca. 80 tegn

Verdana str. 9,5 2 cm venstre

6 cm højre

Forslag fremover

Ca. 70 tegn Verdana str. 10 2 cm venstre 6 cm højre

I dag er længden på en linje i vores dagsordenstekster ca. 80 tegn. Vi foreslår en længde på omkring 70 tegn, som litteraturen om læsbarhed anbefaler. For ikke at få for store margener i højre side, foreslår vi, at skriftstørrelsen sættes op fra 9,5 til str. 10, hvilket den sagtens kan tåle. Det giver en lidt større skrift og en margen i højre side på 6 cm som hidtil til at skrive noter på. Vi er i gang med at undersøge, om det er teknisk muligt at lave orddeling i teksten. Det betyder, at hvis der står et langt ord, så vil ordet blive delt i stedet for, at det flytter ned på næste linje. Vi bruger hele siden til tekst I dag finder vi kommunens kommunevåben og navnetræk på hver enkelt side i en dagsorden. Det skaber et brud i teksten for læseren. Derfor foreslår vi, at vi fjerner dette og udnytter hele siden til tekst. I stedet tilføjer vi ’Stevns Kommune’ i højre margen, hvor dato og sidetal står, så læseren

15

ikke er i tvivl om, at det er en tekst fra Stevns Kommune. Så udnytter vi også den bredde margen, og vi vil kunne korte lidt ned på længden af teksten, da vi får mere plads at skrive på.

I dag (øverst på hver side):

Nyt forslag (nederst i højre margen - se placering i bilag 4):

Ny header Et simpelt layout er med til at skabe bedre overblik over en tekst. Derfor anbefaler vi en ny header, når en ny sag starter. Header i dag – eksempel:

Forslag til header fremover:

Hvis det er en lukket sag, indgår det i overskriften på sagen:

Forslaget til ny header er simplificeret for at skabe mindre støj for læseren. Vi skruer ned for, hvor meget de interne oplysninger fylder, da det kun er en hjælp til os selv. Derudover har vi fjernet stregerne over og under for at skabe et let udtryk.

16

Ansvar og evaluering af Bedre Dagsordener På baggrund af anbefalingerne laver vi undervisning i, hvordan vi skriver dagsordener fremover i Stevns Kommune. Det skal klæde medarbejdere og ledere på til at efterleve det nye koncept. Derudover laver vi en vejledning, der samler det, man har brug for at vide, når man skal skrive/oprette dagsordener i Acadre – det vil sige både i forhold til indhold/sprog og teknik. Det er det enkelte center/stab, som har ansvaret for, at de nye regler efterleves – både hvad angår indhold og sprog. I dag kommer mange dagsordenstekster alligevel forbi ledere/chefer, inden teksten når på dagsordenen, og det er nærliggende, at den/disse personer også ser på, at teksten lever op til de nye regler. Det vil også være centrenes/stabenes eget ansvar at sikre, at nye medarbejdere bliver klædt på.

Derudover følger medlemmerne i arbejdsgruppen op på, om de nye regler bliver fulgt. I starten laver vi stikprøver hvert kvartal og herefter fortsætter vi med stikprøver hvert halvår. Kommunikation har ansvaret for at udvælge f.eks. 20 sager fra kommunalbestyrelsens dagsorden. Teksterne bliver fordelt mellem arbejdsgruppens medlemmer til en gennemgang, hvor vi samler op. Erfaringerne kan f.eks. munde ud i en vejledning til et enkelt center/stab eller en general vejledning til alle, og/eller der kan være behov for at justere den skriftlige vejledning.

De nye dagsordener kommer til at se dagens lys inden sommerferien 2014. Inden der er gået et år, dvs. inden sommerferien 2015, hvor projekt Godt Sprog slutter, laver vi en evaluering af det nye koncept, hvor vi spørger udvalgte personer i målgruppen, om det virker efter hensigten. Evalueringen skal indgå i en rapport, som også skal indeholde en generel opsamling af projektet og en plan for, hvordan Stevns Kommune kan fastholde et fokus på læsevenlige dagsordener efter projekt Godt Sprog stopper. Projektlederen for Godt Sprog har ansvaret for at lave denne evaluering/rapport.

Bilag 1 - Eksempler på indhold og struktur På de følgende sider kan du se et eksempel på en dagsordenstekst (ny struktur overfor hvordan det ser ud i dag) og en genoptagelse (ny metode overfor det vi gør i dag). Der er flere eksempler i gang, som skal med i en vejledning om, hvordan vi skriver dagsordener fremover.

17

Eksempel på dagsordenstekst, der følger ny struktur/koncept.

18

19

Samme dagsordenstekst – nuværende struktur, som den ser ud i dag.

20

21

22

Eksempel på genoptagelse, der følger ny struktur/koncept.

23

24

Samme genoptagelse – nuværende metode, som vi anvender i dag.

25

26

27

28

Bilag 2 - Eksempel på liste over forkortelser

29

Bilag 3 – Eksempel på økonomiske indstillinger Anlæg:

Bevilling, hvis der er afsat et rådighedsbeløb i budgettet:

Social, Sundhed & Ældre indstiller til KB via direktion, SSU og ØU, at

1. KB giver en anlægsbevilling på xx kr. til at ombygge Hårlev Rådhus til Sundhedscenter

2. finansiere anlægsbevillingen ved at frigive rådighedsbeløbet på xx kr., som er afsat i budget 2015.

Bevilling, hvis der ikke er afsat et rådighedsbeløb i budgettet:

Teknik & Miljø indstiller til KB via direktion, PTU og ØU, at

1. KB giver en anlægsbevilling på xx kr. til en cykelsti mellem Ammerup og Varpelev

2. finansiere anlægsbevillingen som en tillægsbevilling ved forbrug af kassebeholdningen.

Bevilling, hvis rådighedsbeløbet ikke er tilstrækkeligt:

Skole & Institution indstiller til KB via direktion, BU og ØU, at

1. KB giver en anlægsbevilling på XX kr. til renovering af skolebygninger

2. finansiere anlægsbevillingen ved at frigive rådighedsbeløbet på xx kr., som er afsat i budget 2014 og ved en tillægsbevilling på xx kr. fra kassebeholdningen.

Bevilling, hvis der er tale om en indtægt, hvor der ikke er afsat rådighedsbeløb:

Social, Sundhed & Ældre indstiller til KB via direktion, SSU og ØU, at

1. KB giver en anlægsbevilling på xx kr. til modtaget tilskud til servicearealer på plejecentre

2. finansiere anlægsbevillingen som en tillægsbevilling ved styrkelse af kassebeholdningen.

Drift:

Bevilling, hvis fagudvalget ikke selv kan finansiere udgiften:

Social, Sundhed & Ældre indstiller til KB via direktion, SSU og ØU, at

1. KB giver en tillægsbevilling på 75.000 kr. til tilskud til Frivilligt Arbejde i 2013

2. finansiere tillægsbevillingen ved forbrug af kassebeholdningen.

30

Bilag 4 - Eksempel på design