BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang

Perguruan tinggi adalah organisasi dimana knowledge (pengetahuan) banyak diciptakan dan digunakan secara terus menerus dan berkesinambungan. Penciptaan knowledge dalam sebuah organisasi tercapai melalui pemahaman terhadap hubungan proses mengubah tacit knowledge yang ada menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan, serta melalui desain proses sosial dengan mengalihkan tacit knowledge ke dalam explicit knowledge untuk menciptakan sebuah knowledge baru.

Saat ini sudah selayaknya bagi perguruan tinggi untuk mulai membangun Knowledge Management. Knowledge Management (KM) adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Untuk mewujudkan hal tersebut perlu adanya pemindahan knowledge dari tacit ke explicit atau dari explicit ke tacit, organisasi dapat melakukan melalui learning process.

Learning process diperlukan untuk mengelola berbagai pengetahuan yang tersebar di perguruan tinggi, salah satu pengelolaan yang perlu dilakukan dengan baik adalah mengelola sistem informasi akademik perguruan tinggi. Karena dalam sistem informasi akademik tidak hanya mencakup sistem proses belajar mengajar saja, tetapi mencakup semua proses mulai dari seleksi calon mahasiswa sampai pelacakan kelulusan, juga keterkaitan antara dosen pengajar dengan matakuliah.

1Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri

2

Perguruan tinggi sebagai sebuah organisasi yang juga terus berkembang, perlu untuk mengadopsi perubahan yang dihadapi baik dari lingkungan internal maupun lingkungan eksternal melalui learning organization dengan membagi knowledge dalam sebuah Biro maupun merubah cara koordinasi antar Biro dalam penyampaian informasi yang baik, sehingga tidak adanya informasi maupun knowledge yang hilang dalam organisasi tersebut.

Melihat peran knowledge yang penting bagi suatu organisasi, maka semua knowledge yang dimiliki oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga knowledge tersebut dapat berperan optimal untuk organisasinya. Dengan pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi, revolusi penyebaran dan pemanfaatan knowledge banyak diadopsi dan diimplementasikan oleh organisasi dalam menunjang proses-proses yang terkait dengan pemberdayaan knowledge yang mereka miliki.

Salah satu knowledge yang perlu dimiliki oleh perguruan tinggi adalah bagaimana (how to) mengelola dengan baik sistem informasi akademik yang ada, sehingga dapat menunjang kegiatan lain yang berhubungan. Seperti adanya kegiatan rutin pembuatan laporan semester sebagai laporan kepada Dikti oleh setiap perguruan tinggi yaitu berupa penyerahan laporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED).

EPSBED tersebut wajib untuk dilaporkan ke Dirjen Pendidikan Tinggi (Dikti) sebagai sistem evaluasi bagi masing masing program studi yang ada di perguruan tinggi dengan cara pengumpulan data sesuai dengan ketentuan surat edaran SK Dikti Nomor 34/DIKTI/Kep/2002. Kegiatan pembuatan laporan EPSBED ini dilakukan secara tim maupun perorangan yang ditunjuk oleh pimpinan untuk setiap program studi. Orang yang membuat laporan EPSBED disebut sebagai operator, bagi para operator, data penyusunan laporan program studi menjadi suatu kendala, karena proses pembuatan laporan yang baik seharusnya dengan mengolah data secara langsung melalui program aplikasi khusus untuk pelaporan EPSBED yang telah disediakan oleh Dikti. Akan tetapi program aplikasi tersebut

Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri

3

mempunyai format data yang berbeda dengan data pada sistem informasi akademik perguruan tinggi, sehingga perlu adanya penyesuaian validasi data untuk menghasilkan laporan yang diharapkan. Seorang operator harus dapat menggabungkan data dalam program studi yang berasal dari Biro lain.

Pengumpulan data yang berasal dari berbagai Biro ini membuat penyusunan laporan EPSBED diperlukan koordinasi pada semua Biro akademik maupun non akademik. Pada STMIK Mercusuar Bekasi, dalam penyusunan EPSBED dikerjakan oleh masing masing kepala program studi maupun staf yang mempunyai kemampuan dalam pengerjaan EPSBED. Sehingga apabila

kemampuan dalam penyusunan laporan tersebut tidak dibagi kepada orang lain maka STMIK Mercusuar akan terhambat dalam menyusun laporan pada setiap semester selanjutnya dikarenakan perlu adanya pengalihan pengetahuan tacit ke explicit dalam laporan EPSBED tersebut mulai dari pengumpulan data, proses pembuatan laporan hingga penyerahan laporan ke Koordiator wilayah IV Perguruan Tinggi (Kopertis) Bandung.

1.2.

Identifikasi Masalah

Perpindahan terhadap karyawan menyebabkan hilangnya knowledge dalam penyusunan laporan EPSBED yang berbentuk tacit. Sebagai akibatnya terjadi tidak konsisten penyajian laporan EPSBED pada perguruan tinggi. Diperlukan pula sosialisasi dan fasilitas bagi Biro lain yang terlibat dalam pembuatan laporan EPSBED untuk berkolaborasi.

1.3.

Tujuan Penelitian

Tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah untuk : 1. Untuk mengidentifikasi Knowledge yang diperlukan dalam pembuatan laporan EPSBED. 2. Untuk membuat model Knowledge management System yang sesuai dengan kebutuhan laporan EPSBED.

Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri

4

3.

Untuk mmemudahkan mengumpulkan data, informasi dan knowledge untuk proses pelaporan EPSBED sehingga memudahkan karyawan baru mencari referensi tentang laporan EPSBED.

4.

Untuk meningkatkan budaya saling berbagi pengalaman menyusun laporan, serta meningkatkan kolaborasi antara Kepala Program Studi dengan Biro dalam proses menyusun laporan EPSBED.

1.4.

Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini membahas pengembangan Knowledge Management System pada lingkungan STMIK Mercusuar Bekasi yang berkaitan dengan laporan EPSBED, yaitu Program Studi dan Biro yang terkait. Hasil penelitian ini akan dijadikan pedoman dalam pengembangan Knowledge Management System pada masa kini maupun masa mendatang.

Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri