aula - organisering & opgaver ballerup...
TRANSCRIPT
AULA - organisering & opgaver Ballerup Kommune
v/Jesper Bak, Pædagogiske it-konsulent
www.ballerup.dk
2
Indhold
De formelle rammer for projektet
– Omfanget
– Projektorganisering
Proces og økonomi
- før og nu
- opgavetildeling og økonomi
Teknisk design
Kommunikation og budskaber lige nu
– Hvad er det vi kommunikere lige nu til skoler og dagtilbud?
PræsentationDe formelle rammer
Ballerup Kommune
– 5 distriktsskoler (9 matrikler)
– 2 specialskoler (2 matrikler)
– 5 distrikter (30 børnehuse)
3
Skoler:Medarbejdere og ledere: ca. 700Elever: ca. 5.500
Dagtilbud:Medarbejdere og ledere: ca. 500Børn: ca. 2.500
Forældre, værger og øvrige brugere: ca. 16.500
AULA – et projekt blandt andreDe formelle rammer
I Ballerup kommune har AULA status som værende et selvstændigt projekt
- AULA er ét projekt af mange i kommunens digitaliseringsstrategi for børne- og skoleområdet
4
Digitialiserings-strategi
Aula
Lærings-platform
Hardware og netværk
It-mentor-projekt
21Skills
Google for Education
it-etik,
it-trivsel og it-sikkerhed
– Projektorganiseringen er endnu ikke på plads, da projektlederen først ansættes fra 1. februar 2018
RollefordelingDe formelle rammer
Projektledelse
- Centerchef - Øverst ansvarlig for implementering af AULA/systemejer
- Digitaliseringschef - Ansvarlig for datamigrering og digitalisering
- Projektleder – Ansvarlig for projektet og kommunikationen
Fagkonsulenter
- Fagkonsulent med særligt kendskab til fagområderne
– Dagtilbud 0-5 år
– Skoleområdet 6-16 år
– Adminstrativt område
– Superbruger administration; support/kurser til administrativt personale
– Superbruger medarbejdere ; support/kurser til medarbejdere
5
Øvrige personer✓Kommunens administratorer✓Person med kendskab til web og generel opsætning i AULA
✓Kommunikation✓Tekniker ✓It-arkitekt✓Jurister
ProjektorganiseringDe formelle rammer
6
Styregruppe
Projektgruppe
Support
FagkonsulenterSuperbrugere
Datamigrering
DigitaliseringschefIT. tek. skolefolk
Lærere/pæd.
Uddannelse
FagkonsulenterSuperbrugere
Hjemmeside
Adm. konsulenterAdm. personale
Kommunikation
Projektleder
Widgets/integreringaf 3. part software
ProjektlederFagkonsulenter
Mål og AmbitionerDe formelle rammer
Mål:
– At AULA bliver en fælles løsning til undervisningsområdet, hvor der kan etableres en sammenhængende brugeroplevelse på tværs af skoler og kommuner
– At skabe en samlet digital løsning til it-systemer
Ambitionen
– At AULA implementeres problemfrit
– At alle brugere og medarbejdere tager portalen til sig
– At AULA lever op til en moderne kommunikationsplatform
Hvad er nyt?De formelle rammer
– Sammenhængende forløb 0-18 år sat i en digital ramme.
– Der er valgt og implementeret fælles it-systemer på 0-18 år, som er tidssvarende og driftsstabile.
– Alle administrative systemer og pædagogiske systemer har implementeret fællesoffentlige standarder og er dermed
sammenhængende og kan dele data på tværs.
– Målrettet kommunikation mellem alle parter i en overskuelig samarbejdsplatform.
8
Politiske orienteringProces og økonomi
Politisk orientering
9
•Business Case udarbejdes
•Inddragelse af digitalisering
2015 2. kvartil
•Tilslutning til AULA
•Orientering til skoleledelsen
2015 4. kvartil
Projektbeskrivelse /økonomisk oversigt
2017 4. kvartil
Næste trinProces og økonomi
Næste trin
10
•Projekt-organisering
•Kortlægning af eksisterende systemer.
2018 1. kvartil
•Migreringsplan
•Superbrugere på skolerne findes
•Ressourcer meldes ud
2018 2. kvartil
Kommunikation omkring Aula til skolens personale
2018 3.kvartil
Opgaver – personaleProces og økonomi
11
2018 2019 2020 2021
Superbrugere 2 lærere pr. matrikel0,5 pædagog pr. matrikel
Slutbrugerkursus (alle medarbejdere)
1 dag pr. medarbejder(klargøring/oprydning)
1 dag pr. medarbejder(klargøring/oprydning)
Oprydning/datamigrering 40 timer pr. superbruger Enkelte medarbejder tildeles tid
40 timer pr. superbrugerEnkelte medarbejder tildeles tid
Ledelse og styring af AULA Årsværk - projektleder
Systemadministrator Skole/SFO & Dagtilbud
2 fagkonsulenter + 1 administrativ konsulent
Opgaver – timefordelingProces og økonomi
12
2018 2019 2020 2021
Superbrugere 3 dage
pr.
superbruger
(lærer)
3 dage
pr.
superbruger
(pædagog).
Slutbrugerkursus (alle medarbejdere)
0,5 dag pr.
lærer
0.5 dag pr.
pæd.
Oprydning/Datamigrering Adm. 150 t.
40 t pr.
superbruger.
1 dag pr.medarbejder
0,5 dag pr. medarbejder
0
Ledelse og styring af AULA Årsværk
Systemadministrator Skole/SFO & Dagtilbud
1 dag pr. uge1. Dag pr. uge
Opgaver – økonomiProces og økonomi
13
Opgave/Årstal 2018 2019 2020 2021 I alt
Superbruger 0 0,2 0,01 0 0,21
Slutbrugerkursus 0 1,2 0,8 0 2,0
Oprydning/Datamigrering 0,4 1,4 0,6 0 2,4
Ledelse og styring af AULA 0,6 0,6 0,6 0,6 2,4
Administration og Support (udvikling) 0,8 0,8 0,8 0,8 3,2
Drift 0 0,2 0,2 0,2 0,6
Øget driftsomkostninger 0,4 0,6 0,8 0,8 2,6
I alt 2,2 5,0 3,81 2,4 13,41
Opgaver – økonomiProces og økonomi
14
Opgaver/Årstal 2018 2019 2020 2021 I alt
Superbruger 0 0,2 0,01 0 0,21
Slutbrugerkursus 0 1,2 0,8 0 2,0
Oprydning/Datamigrering 0,4 1,4 0,6 0 2,4
Ledelse og styring af AULA 0,6 0,6 0,6 0,6 2,4
Administration og Support
(udvikling)
0,8 0,8 0,8 0,8 3,2
Drift 0 0,2 0,2 0,2 0,6
Øget driftsomkostninger 0,4 0,6 0,8 0,8 2,6
I alt 2,2 5,0 3,81 2,4 13,41
Administration og support
AULA bruger og identitetsadministration og integrationerTeknisk design
15
Adm-IDMOmada
Skole-IDMEasyIQ
SilkeborgDataLøn&Personale
Skole-AD
Uni*CUniLogin
IST-TabulexTea, Trio, Ida,
Klub
Cloud
Ballerup AdmDomæne
Ballerup SkoleDomæne
IT-Forsyning Shared Domæne
SafeWhereIdentity
IdP
Lærere, pæd (6-18 år), skolepersonale (BrugerID- og PersonObjekt, OrgEnhed, Pnr)
Lærere, pæd (6-18 år), elever, skolepersonale(CPR, Navn, Skoledistrikt, Klasse (elever))
AULADashboard
LæringsplatformSamarbejdsplatform
Pædagoger (0-6 år), Inst.personale(BrugerID- og PersonObjekt, OrgEnhed, Pnr)
Autoritativ for ansættelser,fratrædelser, ændringer
Forældre, værger NemID
1 23
2a
2b
45
6
7
Skole-myndighed personel
SAML-token(mulighed 1)
Tekniske opmærksomhedspunkterTeknisk design
1. Det ny UniLogin skal kunne holde en række metadata, fx medarbejderens arbejdsplads – det såkaldte P-nrP-nr er vigtigt ift. at kunne identificere en elevs skole, tandklinik mm., idet skoledistriktet, kan rumme flere skoler
2. På sigt skal lokal IDM-løsning overtage fagsystemernes (fx IST eller KMD) rolle som distributør af autoritative data. Det Sync. af personale er ikke-eksisterende i dag fra Lønsystem.
3. Mulighed for at brugerne selv kan nulstille password.
4. Mulighed for ”step-up” når brugeren skal arbejde med personfølsomme data m.v.Muligheder er sms eller NemID, men der skal også være en løsning, som er anvendelig for eleverne.
Hovedopgaver i AULAKommunikation og budskaber lige nu…
1. Nedlukning af Skole-/BørneIntra – opstart af Aula
2. Datamigrering
3. Ressourcer meldes ud og roller findes
4. Undervisning og træning
5. Ny hjemmeside
18
Nedlukning af SkoleIntra – opstart af AULAKommunikation og budskaber lige nu…
I samarbejde med superbrugere og tekniske it-folk på skolerne, påbegynder dette arbejde i foråret 2018.
Administrativt personale trækkes ind i processen efter behov.
19
–Flytningen af indhold vil ske så automatisk som muligt. Netcompany udvikler værktøjer til at flytte fælles data.
–Enhver medarbejder, der kan have oprettet indhold i Intra, skal forholde sig til, hvad der skal ske med dette indhold
–Opgaven vil blive konkretiseret i god tid i form af retningslinjer, guides samt tips & tricks
–Der gives tid til den enkelte til at udføre denne opgave.
Undervisning og træningKommunikation og budskaber lige nu…
2018 2. kvartil
• Tid tiluddannelseudmeldes tilskolerne
2018 4. kvartil
• Superbrugereuddannes
2019 1. kvartil
• Uddannelse afskolepersonale
20
Opmærksomhed på at personalet fåruddannelse lagt ind I skoleåretsplanlægning
Ny hjemmesideKommunikation og budskaber lige nu…
– Ballerup Kommunes strategi for officielle hjemmesider er, at der ønskes ensartethed for alle decentrale institutioner.
– Officielle hjemmesider er målrettet 3. parts brugere. Forældre, elever og personale, anvender SkoleIntra(AULA) tilkommunikation. Dette er en opmærksomhed, som der skalvære på AULA.
21