aula 8 - gerenciamento da comunicação
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TRABALHO EM GRUPO DA AULA PASSADA
• Métodos específicos de Gestão– 5S: Instrumento de mobilização dos colaboradores
para aplicação de mudanças no ambiente de trabalho bem como na vida pessoal, buscando melhorias em ambas as áreas
– 8S: é o programa 5S acrescido de 3S adicionais.– Seis sigma: é uma estratégia de melhoria da
competitividade e rentabilidade, buscando ter não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades.
– Benchmarking: Observa-se a experiência de lideres de mercado com o fim de extrair dela algum aprendizado que venha a melhorar os padrões de desempenho.
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Comunicação
• Processo pelo qual a informação é transferida entre os indivíduos através de símbolos, sinais e outros.
• Processo de duas vias:– Emissor
– Receptor
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Comunicação
EMISSOR RECEPTOR
MENSAGEM
FEEDBACK
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Comunicação
EMISSOR RECEPTOR
MENSAGEM
FEEDBACK
CodificarCodificar
CodificarCodificar
DecodificarDecodificar
DecodificarDecodificar
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Comunicação
EMISSOR RECEPTOR
MENSAGEM
FEEDBACK
CodificarCodificar
CodificarCodificar
DecodificarDecodificar
DecodificarDecodificar
RUÍDO
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Comunicação
Ruídos:
•Distorções em sinais eletrônicos
•Erros de escrita e interpretação
•Voz baixa ou rouca
•Falta de atenção do receptor
•Jargões
•Siglas
•Linguagem não adequada
•Fatores ambientais pertubardores
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Comunicação
Ruídos:
•Atitudes antagônicas
•Posição na organização
•Cultura
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Ouvir
• Temos dois ouvidos e uma boca
• Ouça mais do que fale
“Pense, observe, ouçae só então fale, paranão se arrepender depois”
Robert Wong
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Ouvir
• Desligar a voz interior, evitando julgar enquanto ouve
• Fazer perguntas para esclarecer, validando a compreensão
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Interações na comunicação
• 2 pessoas, 1 interação
• 3 pessoas, 3 interações
• 4 pessoas, 6 interações
• 5 pessoas, 10 interações
• 20 pessoas, 190 interações
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Interações na comunicação
• NI = (NP (NP - 1)) / 2
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Dimensões Típicas da Comunicação
• Oral
• Escrita
• Tom de voz
• Linguagem corporal
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
90% do tempo de um Gerente de Projeto são investidos em comunicação
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
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Gerenciamento da Comunicação
• O que comunicar?
• Para quem comunicar?
• Como comunicar?
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Gerenciamento da Comunicação
• O que comunicar?
• Para quem comunicar?
• Como comunicar?
FASE DE PLANEJAMENTO
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5W2H
• Quem necessita? (who)
• Qual informação? (which/what)
• Porquê? (why)
• Quando? (when)
• Onde deverá ser disponibilizada? (where)
• Como será fornecido? (how)
• Quanto custará a disponibilização? (how much)
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
Gerenciamento das Comunicações
1. Identificar as partes interessadas
2. Planejar as comunicações
3. Distribuir as informações
4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas
5. Reportar o desempenho
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
Gerenciamento das Comunicações no ciclo de vida de um projeto:•Iniciação
– Identificar as partes interessadas•Planejamento
– Planejar as comunicações•Execução
– Distribuir as informações– Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
Gerenciamento das Comunicações no ciclo de vida de um projeto:•Controle
– Reportar o desempenho•Encerramento
– Não há processos
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Identificar as partes interessadas– Processo de identificar todas as pessoas ou
organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Identificar as partes interessadas– Entradas:
• Termo de abertura do projeto• Documentos de aquisição• Fatores ambientais da empresa• Ativos de processos organizacionais
– Ferramentas• Análise de partes interessadas• Opinião especializada
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Identificar as partes interessadas– Saídas:
• Registro das partes interessadas• Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas
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Análise de stakeholders
ALIADOSSatisfazer
BLOQUEADORESGerenciar de perto
MEMBROS DA REDEMonitorar
DESACELERADORESManter informado
Grau de interesse no projeto
Isole e negocieBase de poder
Construa rede política
Negocie
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Análise de stakeholders
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Planejar as comunicações– Processo de determinar as necessidades de
informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Planejar as comunicações– Entradas:
• Registro das partes interessadas• Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas• Fatores ambientais da empresa• Ativos de processos organizacionais
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Planejar as comunicações– Ferramentas
• Análise de requisitos da comunicação• Tecnologia das comunicações• Modelos de comunicações• Métodos de comunicação
– Saídas:• Plano de gerenciamento das
comunicações• Atualizações dos documentos de projeto
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Plano de comunicação
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Distribuir as informações– Processo de colocar as informações
necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Distribuir as informações– Entradas:
• Plano de gerenciamento do projeto• Relatórios de desempenho• Ativos de processos organizacionais
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Distribuir as informações– Ferramentas
• Métodos de comunicação• Ferramentas de distribuição das
informações– Saídas:
• Atualizações dos ativos de processo organizacionais
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Métodos de distribuição da comunicação
• Reuniões do projeto, apresentações, cópias impressas, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos
• Ferramentas de comunicação digital: e-mail, fax, correio de voz, teleconferência, páginas em websites
• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais, software para trabalho colaborativo, interfaces web, etc.
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas– Processo de comunicação e interação com as
partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas– Entradas:
• Registro das partes interessadas• Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas• Plano de gerenciamento do projeto• Registro das questões• Registro de mudanças• Ativos de processos organizacionais
![Page 37: Aula 8 - Gerenciamento da Comunicação](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062523/58ef3a7a1a28ab46278b45b1/html5/thumbnails/37.jpg)
Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas– Ferramentas
• Métodos de comunicação• Habilidades interpessoais• Habilidades de gerenciamento
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas– Saídas:
• Atualizações dos ativos de processo organizacionais
• Solicitações de mudança• Atualizações do plano de gerenciamento
do projeto• Atualizações dos documentos do projeto
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Habilidades de Comunicação
• Técnicas de apresentação
• Oratória
• Técnicas de redação
• Idiomas estrangeiros
• Sistemas de comunicação
• Solucionar conflitos
• Técnicas de reunião
• Negociação
• Habilidade de ouvir
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Como melhorar a sua comunicação
• Habilidade de transmitir– Linguagem apropriada– Informações claras– Ambiente adequado– Atenção– Canais múltiplos– Face a face
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Como melhorar a sua comunicação
• Habilidade de escutar– Escuta ativa– Empatia– Reflexão– Feedback
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10 meios de evitar a perda de informação
1. Tome nota
2. Dê detalhes em ordem
3. Repita a informação
4. Faça perguntas (cheque)
5. Vá devagar
6. Use esboços e diagramas
7. Use destaque
8. Faça uma revisão rápida
9. Reduza o número de níveis
10.Use dois meios se possível
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Reuniões
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Reuniões
• Lançamento (kickoff meeting)• Acompanhamento (follow-up meeting)• Registro e acompanhamento de pendências• Levantamento e registro de lições aprendidas• Acompanhamento e registro de mudanças,
ações corretivas e preventivas• Entrega dos deliverables• Encerramento das fases e do projeto (end up
meeting)• Crises...
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Reportar o desempenho– Processo de coleta e distribuição de
informações sobre o desempenho, inclusive de andamento, medições do progresso e previsões
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Reportar o desempenho– Entradas:
• Plano de gerenciamento de projeto• Informações sobre o desempenho do
trabalho• Medições do desempenho do trabalho• Previsões de orçamento• Ativos de processos organizacionais
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Reportar o desempenho– Ferramentas
• Análise de variação• Métodos de previsão• Métodos de comunicação• Sistema de distribuição das informações
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Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Reportar o desempenho– Saídas
• Relatórios de desempenho• Atualizações dos ativos de processos
organizacionais• Solicitações de mudança
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Gerenciamento da Comunicação
• As pessoas precisam entender:
– O que têm de fazer
– O porquê elas têm de fazer
– O seu desempenho em relação ao esperado
– A sua situação profissional
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Gerenciamento da Comunicação
• Informação não pode:
– Ser improvisada
– Deixar para a intuição
– Deixar para o óbvio
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Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Documento formal que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar todo o processo de comunicação no projeto.
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Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Deve conter:– Título do projeto– Nome da pessoa que elaborou– Descritivos dos processos de gerenciamento
das comunicações– Eventos de comunicações: reuniões,
apresentações, etc...– Cronograma dos eventos de comunicações– Atas de reuniões– Exemplo de relatórios do projeto
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Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Deve conter:– Ambiente técnico e estrutura para
armazenamento e distribuição da informação– Alocação financeira para o gerenciamento
das comunicações– Nome do responsável pelo plano– Registro de alterações do documento– Aprovações
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Referências
• FABRA, M. G. M. C. Gerenciamento de Comunicação em Projetos. Apostila de MBA em Gerenciamento de Projetos com ênfase em TI, 2010.
• MENEZES, L. C. de M. Gestão de Projetos. 3. ed. Editora Atlas, 2001.
• PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4. ed. Editora Saraiva, 2012.
• MOURA, H. PMP sem segredos. 1. ed. Editora Elsevier, 2013.• CALACHE, M. L. GPC5 – Uma ferramenta para gestão de projetos
– Trabalho de conclusão de curso – MBA FGV, Campinas, 2013.• VARGAS, R. Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo
Diferenciais Competitivos. 7ª ed. Editora Brasport. Rio de Janeiro, 2009.