auditoria 5.pdf

8/17/2019 auditoria 5.pdf

1/10

Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007Resolución N° 1736

Revisó: Director de Control Interno y Evaluación de Gestión Vicerrector Administrativo

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Código : PSE.01

Página 1 de 10

Versión : 11

Aprobó: Vicerrector Académico

ALCANCE

Establecer las pautas necesarias para realizar las auditorías internasen la Universidad Industrial de Santander de acuerdo con loslineamientos de la Institución y las normas aplicables según losSistemas de Gestión adoptados por la Universidad.

Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en lasauditorías Internas que se realicen a los procesos y elementos delos Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad y a losLaboratorios que se encuentren en el Programa de Acreditaciónde la Universidad Industrial de Santander.

Sistema de Gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la política y además para definir y controlar unaOrganización con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración.

Alcance de la Auditoría: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales,actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.

Auditado: Organización o persona que se somete a una auditoría. Equipo Auditor : Conformado por el Auditor Líder, el Auditor y el Auditor en formación quienes llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de

expertos técnicos, si se requieren. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditor Líder : Persona externa o funcionario de la Organización que coordina y direcciona el desarrollo de la auditoría interna y que cumple con el

perfil establecido. Auditor en formación: Persona que se encuentra en la fase de formación como Auditor y acompaña al Auditor en las Auditorías como parte de su

formación. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de

determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría Interna: Proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la misma Organización. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Norma NTC GP 1000:2009Norma NTC ISO 9001:2008Norma NTC ISO 19011:2012

Norma NTC ISO 14001:2004Norma NTC OHSAS 18001:2007Norma NTC ISO 17025:2005

Norma NTC ISO 15189:2009

Norma NTC ISO 5906:2012


2/10

DEFINICIONES

CONSIDERACIONES

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.01

Versión : 11

Página 2 de 10

Conclusiones de Auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos loshallazgos de la misma

Criterios de la Auditoría: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditoría. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que sea verificable. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos

pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora.

ACCIONES CORRE CTIVAS RESPONSABLE DE CIERRE

CalidadNC de Auditoría Interna: Auditor Interno que identificó la No Conformidad.NC de Auditoría Externa: Líder del Proceso Seguimiento Institucional .

Seguridad y Salud Ocupacional Líder del Proceso de Talento Humano

Ambienta l Líder del Proceso de Gestión Ambienta l

Laboratorios Auditor Líder de Laboratorios


El Director de Control Interno y Evaluación de Gestión, debe definir el programa de formación para los Auditores Internos que contribuyan alfortalecimiento de sus competencias y desempeño, teniendo en cuenta los siguientes parámetros :

a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestión establecido en la Norma NTC – ISO 19011 numerales 5.4.4 y el numeral 7 donde se orientasobre la determinación de las competencias requeridas para el equipo auditor.

La asignación del tiempo de auditoría requerido por cada Proceso, Unidad o Laboratorio, debe ser determinado por el Auditor líder correspondientejunto con su equipo auditor, durante la preparación del Plan de Auditorías Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditoría, cadaproceso, unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditoría anteriores.

El equipo auditor realizará el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditorías Internas y Externas; así

mismo, el cierre de dichas acciones estará a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro:


3/10

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DEREFERENCIA

Actividad Decisión Procesamiento en S.F. o

intranet

Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento


Página 3 de 10

Versión : 11

INICIO

1

1. Revisión del estado de los

Procesos, Subprocesos oUnidades del SGI-UIS oLaboratorios

1. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas deGestión adoptados por la UIS o de los Laboratorios, teniendo en cu enta los siguientes aspectos, según aplique:a) Grado de intervención de los requisitos críticos denorma en cada uno de los procesos, según la Matriz deinterrelación de requisitos incluida en el Manual del Sistemade Gestión Integrado o Manuales de Calidad de losLaboratorios.b) Número de No Conformidades detectadas durante laauditoría anterior.c) Grado de intervención de determinado proceso en losdemás procesos del S.G.I (transversalidad).d) Criticidad de los Riesgos.e) Número de Accidentes/Incidentes.f) Indicadores. g) Nivel de significancia de los I mpactos Ambientales.

- Informe de Auditoríasprevias.

- Caracterizaciones de

los procesos.

- Matriz deInterrelación de

Requisitos. Anexo 1Manual del Sistema de

Gestión IntegradoMDI.01

PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS

Director de ControlInterno y Evaluación de

Gestión y Auditor Líder

2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías

Internas de los Sistemas de Gestión adoptados por laUniversidad.

Para la programación de las auditorías internas, esnecesario considerar que todos los procesos, subprocesos, y Laboratorios deben ser auditados por lo menos una vez alaño.

- FSE.01 Programa Anual de Auditorías

Internas de losSistemas de G estión.


Gestión y Auditor Líder

2. Elabora la propuesta del

Programa Anual de AuditoríasInternas de los Sistemas de

Gestión.

Propuesta Programa Anual de Auditorías Internas de los

Sistemas de Gestión.



4/10

Acta de Comité

del SGI

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO


Versión : 11

Página 4 de 10

DOCUMENTOS DEREFERENCIA

1

2

3. Presenta al Comité del SGIel Programa Anual de

Auditorías Internas de losSistemas de Gestión.

3. Presenta al Comité del SGI el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sist emas de Ge stión.

¿Requiereajustes?

4. Realiza los a justescorrespondientes.

5. Aprueba el Programa Anualde Auditorías Internas de l os


No

5. Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas de losSistemas de Gestión.

6. Elabora el Plan de Auditorías Internas de los


Comité del SGI

FSE.01 Programa Anualde Auditorías Internas

de los Sistemas deGestión.


Gestión

Auditor Líder y equipoauditor

6. Elabora conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión (FSE.02),definiendo entre otros, los siguientes aspectos:

Objetivo. Alcance. Equipo auditor. Fechas y tiempos de realización de auditorías.

-FSE.02 Plan de Auditorías Internas de

los Sistemas deGestión.


Gestión



Si

PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS

Plan de Auditorías Internasde los Sistemas de Gestión.




4. En caso de requerirse, realiza los respecti vos ajustes alPrograma Anual de Auditorías Internas de los Sistemas deGestión, de acuerdo a las observaciones efectuadas porComité del SGI.


5/10



Versión : 11

Página 5 de 10


10. Realiza reunión deapertura.

10. Realiza la reunión de apertura, en la cual se presenta elPlan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión, y seresuelven las dudas existentes. Se dejando evidencia de lareunión en el registro FTH.33 Control de Asistencia.

- Documentos y/o

registros de losProcesos,subprocesos, unidades

o Laboratoriosauditados.

2

9. Prepara los documentos necesarios con base en larevisión de la información pertinente relacionada con susasignaciones de auditoría . Entre dichos documentos seencuentran las listas de verificación creadas por cadaauditor.

7. Aprueba y Comunica el Plande Auditorías Internas de los


7. Aprueba y comunica el Plan de A uditorías Internas de losSistemas de Gestión al líder del proceso, subproceso, jefede unidad o director de laboratorio a auditar, segúnaplique. Cualquier modificación al Plan de Auditoría Internadebe ser acordada entre las partes antes de continuar conel proceso de auditoría.

3

Equipo auditor

-FSE.03 Lista de verificación.

-FSE.02 Plan de Auditorías Internasde los Sistemas de

Gestión.- FTH.33 Control de

Asistencia

EJECUCIÓN DE LA S AUDITORÍAS

8. Consulta los documentos pertinentes para el desarrollode la auditoría.

8. Consulta los documentos

del SGI pertinentes.

9. Prepara l a documentaciónpara la realización de auditorías

internas de los Sistemas deGestión.

PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS




Gestión.

Auditor Líder deLaboratorios

-FSE.02 Plan de Auditorías Internas de

los Sistemas deGestión.

Comunicación del Plan de Auditorías Internas de los


Control de Asistencia a lareunión de apertura



6/10



Versión : 11

Página 6 de 10


3

11. Desarrollo de auditorías enel sitio.

11. Recolecta y verifica la información de los procesos,subprocesos, unidades o laboratorios que le sean asignados,a través de la revisión de documentos y registros,observación directa y entrevistas al personal;confrontándolo con los criterios de auditoría para generarlos hallazgos según corresponda, diligenciando el FormatoLista de Verificación FSE.03.

NOTA: Durante la auditoría, el auditor líder puede reunirseperiódicamente con el equipo auditor para intercambiarinformación, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar

trabajo entre los auditores , según se re quiera.

12. Informa al líder del proceso, subproceso, jefe de unidado director de laboratorio y al personal involucrado losprincipales hallazgos una vez terminada la auditoría.

12. Informa al líder delproceso, subproceso, jefe de

unidad o director delaboratorio los principales

hallazgos.

13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditoría,diligenciando el Formato FSE.04

4

Equipo Auditor

13. Prepara el Informe de Auditoría.

-FSE.04 Informe de Auditoría Interna.

14. Realiza la reunión de cierre presidida por el auditorlíder y las personas responsables de los procesos,subprocesos, unidades o laboratorios auditados, para

presentar el Informe de Auditoría haciendo énfasis en:a) Los hallazgos de la auditoría.b) Las conclusiones de la auditoría.Esta información se presenta para que sea comprendida yreconocida por el auditado.

Nota1: El director de Control Interno y Evaluación deGestión podrá asistir a las reuniones de cierre.

Auditor Líder

FSE.04 Informe de Auditoría Interna.

14. Realiza reunión de cierre.

Equipo Auditor

Auditor Líder junto a suequipo auditor

-FSE.03 Lista de Verificación .

Lista de Verificación


Informe de Auditoría Internade los Sistemas de Gestión.

-FSE.03 Lista de Verificación .

Nota2: En caso que el auditado presente alguna observaciónfrente al informe, será revisado por el auditor interno y elauditor Líder. Si es aceptada realiza el ajuste pertinente, delo contrario en la reunión de cie rre justifica la n o aceptación.


7/10



Versión : 11

Página 7 de 10


15a. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/Correctivas PSE.02

4

16. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluación deDesempeño del Auditor Interno para ser comentados conel equipo auditor y presentar reporte al líder de proceso deSeguimiento Institucional.

- FSE.08 Evaluación deDesempeño del Auditor Interno .

SEGUIMIENTO Y MEJORA

FIN

15b. Realiza la Evaluación de Desempeño a los miembros

del equipo auditor.

15b. Realiza evaluación de

desempeño.

- FSE.08 Evaluación deDesempeño del

Auditor Interno .

Auditor Líder Líder del Proceso/

Subproceso

Jefe de UnidadDirector de Laboratorio

16. Analiza resultadosobtenidos de la Evaluación de

Desempeño.


15a. Procedimiento de Acciones Preventivas/

Correctivas PSE.02

- PSE.02 Procedimiento Acciones Preventivas /

Correctivas

17.Evaluación de desempeñoal auditor líder

17. Realiza la evaluación de Desempeño al Auditor líder,

con su respectiva retroalimentación.

Líder Proceso

SeguimientoInstitucional

- FSE.20 Evaluación de

Desempeño del Auditor Lider.

18. Análisis de la Evaluación dedesempeño

18. Analiza conjuntamente con el auditor líder el reporte dela Evaluación de desempeño aplicada al equipo auditor conel fin de tomar las medidas necesarias para mejorar elproceso

Líder ProcesoSeguimientoInstitucional

- FSE.08 Evaluación deDesempeño del Auditor Interno .



8/10

CONTROL DE CAMBIOS



Versión : 11

Página 8 de 10

01 Creación del Documento

VERSIÓNFECHA DE

APROBACI ÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

02 Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de laCalidad de la Universidad Industrial de Santander

03 Ajuste en las Consideraciones, modificaciones en las Actividades No. 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 y 14 y eliminación de las Actividades No. 16, 17. 18 y 19 por inclusión del PSE. 02 y de las actividades 17 y 18

Octubre 03 de 2008

Noviembre 19 de 2007

Marzo 11 de 2009

04 Abril 15 de 2009 Inclusión de la consideración relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditoríasexternas.

05 Septiembre 21 de 2009Inclusión en el documento de referencia de la Actividad No. 17 el formato FSE.20 Evaluación de Desempeño del Auditor Líder comodocumento de referencia.

06

Cambio del nombre del procedimiento.Inclusión de la Normas NTC ISO 9001:2008. NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 15189:2007 y NTC ISO 17025,actualización de la NTC GP 1000:2009.

Ajuste del Objetivo y el Alcance referentes a los sistemas de gestión.Inclusión de los Laboratorios en el Alcance.

Ajuste en la definición de Sistema de Gestión. Ajustes en las consideraciones en los literales a y d, referente a la inclusión de laboratorios, unidades y Sistemas de Gestión adoptados por laUniversidad.Inclusión de los Laboratorios / Directores en las a ctividades No. 1, 7, 11 y 12; inclusión del Auditor Líder como responsable de la actividadNo. 7, modificación de la Actividad No. 10 con el reemplazo del Acta de Reunión de Apertura por el Registro FTH.33, inclusión del Directorde Laboratorio como responsable de la Actividad No. 15b.

Inclusión de los Sistemas de Gestión en la Actividad No. 1, así como los aspectos relacionados con seguridad y salud ocupacional y ambiental. Ajustes en las Actividades N o. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, relacionados con la i nclusión de los Sistemas de Gestión adoptados por laUniversidad y los líderes de proceso/subproceso y jefes de unidad.Inclusión del Perfil de Auditor Interno, como Anexo del Procedimiento PSE.01

Mayo 24 de 2011

07 Mayo 22 de 2013

08 Noviembre 21 de 2013Inclusión de la Norma NTC ISO 5906:2012 en el Item de n ormatividad y en el perfil del auditor.

Actualización de la Norma NTC ISO 19011:2012 y NTC 15189:2009. Pág. 1, 9 y 10 Ajuste en el perfil del auditor interno lo referente a formación en la Norma ISO 15089:2009

09 Enero 20 de 2014 Ajuste definiciones y consideraciones

10 Marzo 25 de 2014 Se ajusto al el nuevo nombre del formato de Informe de Auditorías FSE.04

11 Se cambió el responsable de la actividad 12 a Equipo Auditor. Junio 11 de 2014


9/10

ANEXOS



Versión : 11

Página 9 de 10

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PERFIL DEL AUDITOR

PLANEACIÓN PREPARACIÓN EJECUCIÓNSEGUIMIENTO Y

MEJORA

INTERNO

- Elaborar conjuntamentecon el equipo auditor, elPlan de Auditorías Internasde Calidad (FSE.02)

- Planear y desarrollar las tareas asignadas por el Auditor Líder.

- Realizar la reunión deapertura, en la cual se presentael Plan de Auditorías Internas deCalidad, y se resuelven las

dudas existentes, dejandoevidencia de los participantes,en el Formato FTH33. Controlde Asistencia

- Realizar seguimiento a las

acciones correctivas que sonresultado de la auditoría.

- Asistir y participar en lasreuniones programadas porel Auditor Líder.

- Consultar los documentospertinentes para el desarrollode la Auditoría.

- Ejecutar la Auditoría.Recolectar y analizar lasevidencias de Auditoría quesean pertinentes y suficientespara obtener conclusiones

- Participar en las A ctividadesde Evaluación deldesempeño de los Auditoresen Formación.

- Preparar los documentos

necesarios para la realizaciónde las auditorías. Entre losque se encuentran las listasde verificación.

- Elaborar y entregar al AuditorLíder el Informe de Auditoríacon sus respectivos soportes enlos tiempos establecidos.

- Participar en lascapacitaciones y/oentrenamientos como

Auditor.

- Implementar las accionesde mejora que resulten de suevaluación de desempeño.

- Verificar que ladocumentación esté adisposición y seacomprendida por el auditoren formación.

- Realizar los ajustes ycorrecciones a los que hayalugar al informe de Auditoría.

-Apoyar el Proceso deformación de los auditoresen formación en cada una delas etapas del procedimiento,según corresponda.


10/10

ANEXOS



Versión : 11

Página 10 de 10

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PERFIL DEL AUDITOR

PLANEACIÓN PREPARACIÓN EJECUCIÓNSEGUIMIENTO Y

MEJORA

AUDITORES ENFORMACIÓN

- Asistir y participar en lasreuniones programadas por

el Auditor Líder.

-Consultar los documentospertinentes para el desarrollo

de la Auditoría.

- Participar en la Reunión deapertura, Auditoría en sitio y

Reunión de Cierre.

- Participar en lascapacitaciones y/o

entrenamientos como Auditor.

- Conocer el Plan de Auditorías Aprobado.

-Participar en la elaboración delInforme de Auditoría comosoporte para el Auditor Interno.

- Preparar los documentosnecesarios con base en larevisión de la informaciónpertinente relacionada consus asignaciones de Auditoríasegún orientaciones del Auditor Interno.

- Implementar las accionesde mejora que resulten de suevaluación de desempeño.

auditoria 5.pdf

Documents