asif11 mapa de riesgos institucional - minsalud.gov.co · ausencia de información sobre las...

De Proceso GPL Gestión de la Planeación 1 Direccionamiento Estratégico

INTERNAS

Poco interés en la importancia que representa el reporte de resultados.

Desconocimiento del marco legal que establece la obligatoriedad de la presentación

oportuna de los planes.

Desconocimiento del proceso GPL Gestión de la Planeación.

EXTERNAS

Fallas en el aplicativo SUIFP.

Disponibilidad de recursos

PROBABILIDAD

Actos administrativos para cada vigencia con las fechas límites.

Capacitaciones impartidas a los responsables de la formulación del plan de

acción.

IMPACTO

Actos administrativos para cada vigencia con las fechas limites, lo que obliga a

las dependencias a formular el plan de acción, de lo contrario no pueden

formular plan de adquisiciones ni ejecutar recursos.

De Proceso GPL Gestión de la Planeación 1 Direccionamiento Estratégico

INTERNAS

Poco interés en la importancia que representa el reporte de resultados a través del

Sistema de Metas de Gobierno

Desconocimiento del marco legal y metodología que establece, entre otros aspectos,

la obligatoriedad del registro adecuado y oportuno de los indicadores y avances

relacionados del sector salud y protección social en el Sistema de Metas de Gobierno

Falta de información completa de los indicadores de acuerdo con los lineamientos del

Sistema de Metas de Gobierno

Ausencia de revisión técnica de las fichas de los indicadores de acuerdo con los

lineamientos del Sistema de Metas de Gobierno

Ausencia de revisión de las observaciones que realiza el DNP a los reportes de avances

de los indicadores de acuerdo con los lineamientos del Sistema de Metas de Gobierno

No llega la información oportunamente de posible financiamiento internacional de

alguna fuente de cooperación.

EXTERNAS

Fallas en el aplicativo del Sistema de Metas de Gobierno

Disponibilidad de recursos

Sobredimensionamiento de las metas planteadas por entes externos ante la misión

del Ministerio o de las entidades del Sector Salud y Protección Social

Deficiencias en la validación de la información cargada en el Sistema de Metas de

Gobierno por parte del DNP

Deficiencias en la oportunidad de la información que proviene de fuentes y entes

externos (por ejemplo, el DANE)

Reducción de recursos internacionales para apoyar iniciativas de cooperación sur-sur

sobre todo para países de renta media

Hay un cambio a nivel internacional en cuanto a asignación de recursos para países de

renta media.

PROBABILIDAD

Correos electrónicos mensuales comunicando las fechas limites para el cargue

de la información relacionada con los indicadores, de acuerdo con los

lineamientos del Sistema

Capacitaciones impartidas a los responsables del registro en el Sistema de

Metas de Gobierno

Revisión del diligenciamientos de las fichas por parte de la Oficina Asesora de

Planeación y Estudios Sectoriales del MSPS

Revisión oportuna de las observaciones efectuadas por el DNP a los registros

de avances de los indicadores del Sistema

Revisión oportuna del DNP frente a los registros de avances de los indicadores

del Sistema

IMPACTO

Gestionar con el DNP la actualización de los indicadores que no quedan

registrados en el Sistema de Metas de Gobierno

Definir conjuntamente entre las áreas responsables (gerentes de meta) y la

Oficina Asesora de Planeación, las justificaciones técnicas frente a los ajustes

necesarios para actualizar el Sistema de Metas de Gobierno.

Acciones administrativas para determinar la responsabilidad en la actualización

de los indicadores en el Sistema

Insistencia permanente al Grupo de Gestión Contractual para que apruebe la

iniciativa por su importancia.

Enviar comunicaciones para informar a los cooperantes el estado del trámite

de aprobación.

De ProcesoGPR Gestión de Proyectos de

Inversión Pública1 Direccionamiento Estratégico

INTERNAS

La dependencia no registra la información en las fechas establecidas.

La dependencia no tiene clara la necesidad de recursos.

EXTERNAS

Fallas en el aplicativo SUIFP.

Disponibilidad de recursos.

PROBABILIDAD

Verificaciones por parte de profesional de la Oficina Asesora de Planeación y

Estudios Sectoriales.

IMPACTO

Verificaciones por parte de profesional OAPES.

De ProcesoGRI Gestión de las Relaciones

Internacionales1 Direccionamiento Estratégico

INTERNAS

Personal insuficiente para la gestión de relaciones internacionales.

Inoportunidad de respuesta por parte de las dependencias.

EXTERNAS

Falta de recursos que impiden la participación de los servidores públicos en eventos

internacionales.

Falta de recursos que impiden la participación de los servidores públicos en eventos

internacionales.

Envió inoportuno de la invitación y agenda por parte de organismos internacionales.

No autorización de la comisión de servicios al exterior por parte de Presidencia.

PROBABILIDAD

Alimentar la base de datos de comisiones a exterior.

Realizar acercamiento con las áreas técnicas del MSPS.

Generar acercamiento con los organismos internacionales para la solicitud de

la información, a través de correo electrónico y llamadas telefónicas.

Enviar documentos de instrucciones e insumos a los organismos

internacionales y la Cancillería.

IMPACTO

Enviar documentos de instrucciones e insumos a los organismos

internacionales y la Cancillería.

Efectuar reuniones virtuales.

Enviar documentos de excusas frente a la no asistencia al evento internacional.



INTERNAS

Personal insuficiente para el tema de comisiones

Falta de divulgación del proceso y procedimientos del área.

Falta de consolidación de un programa que permita unificar la información de manera

compartida con Subdirección de gestión del talento humano, secretaria general y el

grupo de cooperación y relaciones internacionales.

Inoportunidad en la entrega de la comisión, invitación y/o agenda por parte de las

dependencias.

EXTERNAS

Falta de recursos, impiden la participación de los servidores públicos en eventos

internacionales.

Incumplimiento de compromisos internacionales por parte del MSPS, a causa de la

falta de recursos para la participación en escenarios internacionales.

Falta de envió oportuno de la invitación y agenda por parte de organismos

internacionales.

Falta de información en los términos de la invitación relacionados con el

financiamiento.

No autorización de la comisión de servicios al exterior por parte de presidencia.

PROBABILIDAD

Se cuenta con personal de cooperación internacional para apoyar las

actividades de registro de información para las comisiones de servicio al

exterior, desarrolladas por parte de relaciones internacionales.

Se cuenta con un documento de consulta el cual se envía a los servidores

públicos delegados.

Se genera acercamiento con los organismos internacionales para la solicitud de

la información a través de correo electrónico y llamadas telefónicas.

Se generan acercamientos con la Subdirección financiera , ministro,

viceministro y secretario general.

Se envían documentos de instrucciones e insumos a los organismos

internacionales y a cancillería.

IMPACTO

Envió de documentos de instrucciones e insumos a los organismos

internacionales y a cancillería.

Realización de reuniones virtuales.

Envío de documentos de excusas frente a la no asistencia al evento

internacional.



INTERNAS

Ausencia de información sobre las condiciones necesarias para la aprobación de

iniciativas.

Desconocimiento de la naturaleza jurídica de una iniciativa de cooperación

internacional.

EXTERNAS

Existencia de limitantes legales (vigencia de ley de garantías) que generan dudas sobre

la conveniencia de suscribir iniciativas de cooperación internacional

PROBABILIDAD

Diseño y permanente ajuste al procedimiento de suscripción de iniciativas de

cooperación.

Procedimiento diseñado y comunicación permanente con el Grupo de Gestión

Contractual.

Solicitar concepto jurídico a instituciones como la Agencia Presidencial de

Cooperación Internacional

Consulta directa a las fuentes cooperantes más frecuentes

IMPACTO




de aprobación.

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIF11

Formato Mapa de Riesgos Institucional Versión 1

FECHA DE REGISTRO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2016

Plan de contingencia

formulado

TIPO DE RIESGO

Incumplimiento legalEn la actualización del Sistema de Metas de Gobierno -

SISMEG/SINERGIAAlta Moderada Evitar

GPL-02 Plan de

mejoramiento

OPCIÓN DE

TRATAMIENTO

CONSECUTIVO PLANES DE

MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA

PROCESO (NUEVO MAPA DE

PROCESOS)

PROCESO (ANTERIOR MAPA DE

PROCESOS)ANÁLISIS DEL RIESGO

VALORACIÓN DESPUÉS

DE CONTROLES

Extrema Moderada Evitar

RIESGO

GPL-01 Plan de

mejoramiento

CAUSAS CONTROLES

No. de indicadores actualizados en el Sistema de

Metas de Gobierno en cada corte del mes / Total de

indicadores en el Sistema

Incumplimiento de

compromisos

Al no contar con el anteproyecto de presupuesto de

inversión en las fechas límite establecidasExtrema Baja Evitar

GPR-01 Plan de

mejoramiento

Número de dependencias que entregan

anteproyecto extemporáneamente

Incumplimiento de

compromisos

En los tiempos de oportunidad y pertinencia para garantizar

la participación en espacios internacionales priorizados

Incumplimiento de

compromisos

En los tiempos de oportunidad y pertinencia en el envío de

invitaciones y agendas para participar en reuniones a nivel

internacional

Extrema

CATEGORÍA EVENTO

InexactitudEn la consolidación del plan de acción y sus reportes de

seguimiento

No. De dependencias formuladoras de plan de

acción / Total dependencias que deben formular

plan de acción

INDICADOR(ES) Y/O HERRAMIENTA(S) DE

SEGUIMIENTO

Base de datos del Grupo de Cooperación y

Relaciones Internacionales.

Reuniones del Comité de Comisiones de Servicios al

Exterior.

Extrema Alta Reducir 104Base de datos del Grupo de Cooperación y

Relaciones Internacionales.

Baja Asumir

Incumplimiento de

compromisos

Ante la no aprobación de la iniciativa de cooperación

internacional por el Grupo de Gestión ContractualAlta Baja Asumir


formulado

Número de Iniciativas por considerar que tienen

inconvenientes legales.

Fecha de Versión 06 de septiembre de 2016




TIPO DE RIESGO OPCIÓN DE

TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO



INTERNAS



EXTERNAS


sobre todo para países de renta media


renta media.

PROBABILIDAD

Consulta directa a las fuentes cooperantes más frecuentes

IMPACTO

Se reformula la iniciativa para desarrollar actividades que no requieran

financiamiento internacional

Se comunica a la dependencia interesada para que responda a la necesidad de

manera unilateral (nacional)

Se comunica a las instituciones de alto nivel las dificultades para cumplir con los

compromisos

De ProcesoGCI Gestión de la Cooperación

Internacional1 Direccionamiento Estratégico

INTERNAS

Falta de personal técnico idóneo dentro de las dependencias del MSPS, para la

formulación y gestión de las iniciativas o convenios de cooperación.

Inexistencia de plazos para que las dependencias cumplan con su función dentro del

proceso.

EXTERNAS

Falta de recursos que permitan la cofinanciación de los convenios de cooperación

internacional.

PROBABILIDAD

Realizar capacitación con la agencia presidencial.

Emitir circular de lineamientos de cooperación internacional.

Generar reuniones con los cooperantes y las dependencias involucradas.

IMPACTO

Realizar acercamiento con las dependencias involucradas dentro del proceso

para que se gestione la iniciativa dada su importancia.



INTERNAS

No se reciben los correos ni las llamadas del cooperante.

EXTERNAS

Relación con el país cooperante no fluida o rota.

El cooperante no cuenta con los recursos necesarios para ejecutar la iniciativa.

El cooperante no recibe los correos ni las llamadas.

PROBABILIDAD

Se realizan seguimientos a las iniciativas propuestas enviadas.

Se trabaja para conseguir los recursos para la iniciativa.

IMPACTO

Se realiza seguimiento con mayor frecuencia con el fin de mejorar la

comunicación.

Se realizan acercamientos a través de correo, llamadas, cartas o en reuniones

presenciales.

Se comunica a la dependencia interesada que planifique acciones para

responder a la necesidad de manera unilateral (nacional).



INTERNAS



EXTERNAS


sobre todo para países de renta media.


renta media.

PROBABILIDAD

Consulta directa a las fuentes cooperantes más frecuentes.

IMPACTO

Se reformula la iniciativa para desarrollar actividades que no requieran

financiamiento internacional.

Se comunica a la dependencia interesada para que responda a la necesidad de

manera unilateral (nacional).

Se comunica a las instituciones de alto nivel las dificultades para cumplir con los

compromisos.



INTERNAS

Ausencia de información sobre las condiciones necesarias para la aprobación de

iniciativas.

Desconocimiento de la naturaleza jurídica de una iniciativa de cooperación

internacional.

EXTERNAS

Existencia de limitantes legales (vigencia de ley de garantías) que generan dudas sobre

la conveniencia de suscribir iniciativas de cooperación internacional.

PROBABILIDAD

Diseño y permanente ajuste al procedimiento de suscripción de iniciativas de

cooperación.

Procedimiento diseñado y comunicación permanente con el Grupo de Gestión

Contractual.

Solicitar concepto jurídico a instituciones como la Agencia Presidencial de

Cooperación Internacional.

IMPACTO




de aprobación.

De ProcesoSIG Administración del Sistema

Integrado de Gestión Institucional

2 Administración del Sistema

Integrado de Gestión

Institucional

INTERNAS

La elaboración del plan SIGI no se realiza de manera conjunta con las dependencias.

No existe participación de la Alta Dirección en la planificación del SIGI.

Insuficiencia de los recursos destinados para la planificación del SIGI.

No se establece adecuadamente el alcance del Sistema durante la vigencia.

Falta de cultura de autocontrol y mejora continua.

Desconocimiento de los requisitos asociados a los sistemas de gestión.

Desconocimiento de los beneficios con la implementación del SIGI.

No se tiene en cuenta las evaluaciones y seguimientos efectuados, para realizar la

planificación.

EXTERNAS

Modificación de las normas técnicas y requisitos asociados a los sistemas, que alteran

sustancialmente la planificación.

Eventos de carácter externo que modifican la estructura organizacional del Ministerio

y el Sistema, afectando el alcance e integridad.

Cambios de las metas del Gobierno en materia de Calidad.

No se identifica claramente los líderes de los temas y responsables de las actividades a

desarrollar.

Incongruencia con la definición y ejecución de otro tipo de planes de carácter

administrativo.

PROBABILIDAD

Elaboración del Plan SIGI con participación de las dependencias.

Presentación de la propuesta de plan para la implementación, mantenimiento y

sostenibilidad del SIGI, en sesión del Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo para comentarios y observaciones.

Establecimiento de un proyecto de inversión con recursos para la

implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIGI.

Presentación del plan del SIGI para observaciones y consolidación al Grupo de

Facilitadores del Ministerio.

Realización de socializaciones del plan SIGI en las dependencias.

Publicación del Plan SIGI en la intranet del Ministerio.

Vinculación de las evaluaciones realizadas al SIGI - internas y externas, como

elementos de mejora.

Definición del Plan SIGI con responsables de ejecución, apoyo y reporte de

seguimiento.

Definición de las actividades del Plan SIGI con participación de las

dependencias responsables de otro tipo de planes administrativos.

IMPACTO

Realización de ajustes al Plan SIGI, teniendo en cuenta la justificación

presentada.

Definición e implementación de acciones correctivas y de mejora que permitan

mejorar la situación existente.

Realización de auditorías internas de calidad y de gestión que permiten

detectar oportunidades de mejora basados en los hallazgos identificados.

Verificación de los avances obtenidos en el Plan del SIGI, producto de la

revisión por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, para

realizar los correctivos que se estimen convenientes.

Moderada Baja

Incumplimiento de

compromisos

Ante la no aprobación de la iniciativa de cooperación

internacional por el Grupo de Gestión Contractual.Alta Baja Asumir


formuladoNúmero de iniciativas en implementación.

Decisiones erróneasDurante la planificación del Sistema Integrado de Gestión

Institucional

Reportar el avance en la ejecución del Plan de

trabajo SIGI

(Fuente: Plan de acción de la Oficina Asesora de

Planeación y Estudios Sectoriales 2014)

ReducirSIG-01 Plan de

mejoramientoExtrema Moderada

AsumirPlan de contingencia

formulado

Número de financiaciones de las fuentes de

cooperación internacional.

Incumplimiento de

compromisos

Ante la no consecución de financiación para iniciativas de

cooperación sur-surExtrema Baja Asumir


formuladoNúmero de iniciativas en implementación.

Incumplimiento de

compromisos

Ante la no aprobación de la iniciativa y/o convenio de

cooperación internacional por parte de las áreas técnicas y

administrativas.

Alta Moderada Compartir o transferir 105Matriz de seguimiento a los convenios en proceso

de suscripción.

Incumplimiento de

compromisos

En la oportunidad de respuesta del cooperante

internacional.Asumir


formuladoNúmero de iniciativas formuladas.

Incumplimiento de

compromisos

Ante la no consecución de financiación para iniciativas de

cooperación sur-surExtrema Baja






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De Proceso GCM Gestión de la Comunicación3 Gestión de las Comunicaciones

Públicas y Estratégicas

INTERNAS

Las dependencias suministran información errónea, incompleta e inoportuna.

No realizar una verificación adecuada de la información recibida.

No controlar las fuentes responsables de suministrar la información.

Desconocimiento de la Política Institucional de Comunicaciones.

No contar con procedimientos documentados y divulgados.

Un servidor público suministra información al público externo sin ser vocero

autorizado.

Falta de coordinación para los desplazamientos del personal que recopila la

información a divulgar.

Un vocero autorizado otorga declaraciones o suministra información a medios de

comunicación sin el acompañamiento del Grupo de Comunicaciones.

EXTERNAS

Presión de los medios de comunicación para obtener información.

Falla tecnológica.

Interpretación inadecuada a favor de terceros.

Cambios de gobierno.

Cambios en la normatividad.

Recorte presupuestal.

PROBABILIDAD

Socializar la Política Institucional de Comunicaciones y sus actualizaciones.

Aplicar la Política Institucional de Comunicaciones definida.

Acompañar permanentemente a los altos directivos de la entidad, para

obtener información y determinar su oportunidad.

Realizar entrenamiento de voceros.

Publicar la información previo visto bueno de la dependencia fuente de la

información.

Revisar la solicitud de divulgación teniendo en cuenta su viabilidad,

conveniencia y oportunidad.

Revisar la propuesta de plan de comunicaciones teniendo en cuenta las

estrategias definidas, los recursos disponibles, la disponibilidad de tiempo y

pertinencia.

Realizar seguimiento al comportamiento de las estrategias y campañas de

divulgación, para su análisis con la dependencia responsable del tema y el

profesional encargado por parte del Grupo de Comunicaciones, y a través de

Subcomités Integrados de Gestión del Grupo, para tomar las medidas

pertinentes.

IMPACTO

Aclarar la información divulgada.

De ProcesoGVT Gestión para la Innovación y

Adopción de las Mejores Prácticas

de TIC

4 Gestión para la Innovación y

Adopción de las Mejores

Prácticas de TIC

INTERNAS

Falta de conocimiento específico de lo que se quiere, por parte de las dependencias.

Falta de conocimiento de las nuevas tecnologías en el mercado.

Falta de compromiso de las partes interesadas en la construcción colectiva y análisis

de la mejor alternativa.

Insuficiencia o falta de oportunidad de recursos monetarios asignados al proyecto.

Falta de seguimiento a los proyectos existentes.

Falta de acuerdos para el intercambio de información

Falta de apropiación de la tecnología.

EXTERNAS

Cambios en la normatividad que puedan afectar la normal ejecución del proyecto.

PROBABILIDAD

Realizar la verificación de la propuesta de la mejor práctica a implementar, por

parte de la Alta Dirección y/o las dependencias misionales.

Realizar el seguimiento a las iniciativas aprobadas, durante el Subcomité de

Gestión de la OTIC.

Recopilar información relacionada con nuevas tecnologías de información, que

puedan ser incorporadas en el Ministerio.

Realizar y mantener convenios de intercambio de información que den apoyo a

las estrategias de implementación de mejores prácticas de TIC.

Verificar en el plan anual de adquisiciones las actividades que involucren TIC,

para orientar el desarrollo de las mismas.

Verificar las necesidades de recursos para las iniciativas aprobadas, y

consignarlos en el anteproyecto respectivo.

IMPACTO

Ajustar el alcance del proyecto y el plan de trabajo, teniendo en cuenta los

requerimientos a satisfacer y la iniciativa aprobada.

De ProcesoPSP Promoción Social de Personas y

Colectivos en Vulnerabilidad

5 Transversalización de Enfoques

Diferenciales

INTERNAS

Personal insuficiente en término cuantitativos.

Débil conocimiento del flujo de trabajo y las responsabilidades en áreas temáticas y la

Oficina en su conjunto.

Falta de disponibilidad de herramientas y fuentes de información, en particular las

que provee desde otras áreas.

Insuficiencia de información a nivel de captura, almacenamiento y recuperación de la

información.

Recorte presupuestal al interior de la Entidad.

Información no sistematizada.

No se cuenta con personal para sistematizar la información.

Desconocimiento de las competencias de la Oficina por parte de otras dependencias,

y también de las poblaciones con las cuales se trabaja y de sus derechos individuales y

colectivos.

EXTERNAS

Recorte presupuestal o recursos insuficientes.

Normas legales contradictorias.

Desconocimiento de las competencias de la Oficina por parte de la comunidad, y por

parte de las entidades territoriales y de otras instancias de gobierno; así como

desconocimiento de cómo funciona el SGSSS por parte de otras instancias de

gobierno.

Políticas públicas dispersas y fragmentadas.

Información insuficiente por parte de productores externos.

Factores contextuales (ejemplo, conflicto armado, paros, dispersión geográfica y

poblacional, desastres naturales que lleven a dispersar las poblaciones o cambiar las

prioridades en la atención).

Población ubicada en zonas de difícil acceso geográfico y escaso acceso de sistemas de

PROBABILIDAD

Realizar seguimiento trimestral a la ejecución del plan de acción de la

dependencia.

Efectuar reuniones de seguimiento a compromisos y tareas de los grupos

temáticos, a través de Subcomités Integrados de Gestión).

Realizar monitoreo y seguimiento a planes, programas o proyectos de

promoción social.

Realizar monitoreo y seguimiento a la ejecución de planes y programas de

promoción social, a través de Informes allegados frente al cumplimiento de

actividades, metas, indicadores e Informes de ejecución financiera.

Brindar asistencia técnica para la gestión de los programas o lineamientos.

Realizar la evaluación de los programas de promoción social al cierre de la

vigencia, y generar un informe final teniendo en cuenta el cumplimiento de las

metas definidas y los posibles ajustes a los programas en caso de trascender la

vigencia.

Realizar seguimiento al territorio de la atención con enfoque diferencial de la

población en vulnerabilidad, a través del aplicativo PAPSIVI.

Realizar seguimiento a la ejecución de los recursos mediante hojas electrónicas

de control.

Realizar alianzas con organismos de control.

IMPACTO

Realizar asistencia técnica en caso de retrasos, para implementar las acciones

correctivas a que haya lugar. Ver Proceso ATE Planificación, implementación y

evaluación de la asistencia técnica en el Ministerio de Salud y Protección Social.

Suspender la ejecución del programa o convenio, informar a las entidades

competentes y se liquida el convenio interadministrativo o de cooperación

internacional ver proceso GCI Gestión de la cooperación internacional, o el

De Proceso ATC Atención al Ciudadano6 Gestión de Servicio al

Ciudadano

INTERNAS

Falta de personal.

Debilidades del sistema de gestión documental.

Falta de conocimiento de los temas del Ministerio y de otras entidades por parte del

servidor público.

No están claramente definidas algunas de las responsabilidades de los temas de las

dependencias.

Desconocimiento de la normatividad interna por parte de los servidores públicos.

Los procesos y procedimientos no son aplicados por los responsables del trámite de

las peticiones.

Se presenta dificultad en la accesibilidad a los canales de atención.

No realizar la verificación y seguimiento al trámite oportuno de las peticiones.

EXTERNAS

Picos en el volumen de las peticiones radicadas.

Desconocimiento de las competencias del Ministerio por parte de los ciudadanos y

otras entidades.

Radicación múltiple de peticiones en diferentes entidades.

Debilidad en la interoperabilidad de las Entidades del Estado.

Cambio de normatividad.

Deficiente comunicación interinstitucional.

PROBABILIDAD

Promover el uso, mejoramiento y desarrollo de nuevas funcionalidades del

Sistema de Gestión Documental.

Actualizar y poner a disposición de la entidad los procedimientos de Atención a

Peticiones.

Dar los lineamientos e información pertinente a las dependencias de la entidad

sobre el trámite de las PQRSD.

Verificar que las peticiones cumplan los requisitos para trámite.

Hacer seguimiento permanente al trámite de las peticiones.

IMPACTO

Hacer efectiva la póliza de seguro responsabilidad civil de cargos directivos.

7 Mejora Contínua

Ejecución financiera de los programas dirigidos a

personas y colectivos en vulnerabilidad

ReducirInexactitud

Al divulgar información imprecisa, inoportuna o

inconveniente a través de los medios de comunicación

oficiales de la entidad

Alta Moderada

102

Incumplimiento de

compromisos

En las metas de atención a personas y colectivos en

vulnerabilidadExtrema Baja Asumir


formulado

Indicador de gestión del proceso:

Porcentaje de compromisos efectuados respecto a

las iniciativas en curso de TIC

Incumplimiento legal En la atención oportuna de una petición Extrema Moderada ReducirATC-01 Plan de

mejoramiento

Informes de gestión sobre la calidad y oportunidad

de atención a PQRSD a través de los canales de

atención

99Herramienta de seguimiento al proceso:

Plan de comunicaciones

Decisiones erróneasEn la selección de las mejores prácticas de TIC a adoptar o de

las estrategias para su implementaciónExtrema Moderada Reducir






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De ProcesoGIO Gestión de Insumos y

Operaciones

8 Gestión de las Intervenciones

Individuales y Colectivas para la

Promoción de la Salud y

Prevención de la Enfermedad.

INTERNAS

Declaración desierta de procesos contractuales o demoras administrativas.

Desconocimiento de los procesos internos contractuales para la adquisición de

insumos.

Insuficiencia de recursos asignados para la adquisición de insumos.

Falta de seguimiento por parte de la supervisión para los insumos.

Falta de idoneidad en el personal.

EXTERNAS

Inconsistencias de saldos de los insumos.

La información que suministra el DANE y el Sistema SIVIGILA sobre población y

enfermedades de interés en salud pública, es inoportuna e inexacta.

Fechas de vencimiento próximas o documentación incompleta de los proveedores o

donantes.

Los insumos recibidos no cumplen las especificaciones técnicas requeridas.

Retrasos en los medios de transporte externos.

Incumplimiento en la entrega oportuna de medicamentos por parte de los

proveedores.

Reporte con inconsistencias de saldos de insumos por parte de las Secretarías

Departamentales y Distritales de Salud del País.

PROBABILIDAD

Se determina un stock de seguridad para prepararse frente a cualquier

eventualidad que se pueda presentar.

Se determina un porcentaje de pérdida en caso de avería o daño de los

insumos.

Se determina un porcentaje de subregistro para atender a población dispersa.

Se determina un porcentaje de brote para atender los posibles brotes que se

presenten.

Comunicaciones mensuales con el reporte de inventario, fechas de

vencimiento y alertas a las Direcciones Técnicas del Ministerio.

Programación de insumos a través de SIVIGILA y PAI a través de PAIWEB.

Monitoreo rápido de coberturas.

Reuniones con el DANE e Instituto Nacional de Salud (SIVIGILA) para realizar

seguimiento y actualización de la información reportada, producto del estudio

de campo.

Definición de lineamientos técnicos en temas de medicamentos y biológicos,

que son remitidos a las entidades territoriales de salud.

Asistencia técnica y capacitaciones sobre programas regulares de salud pública

a las entidades territoriales de salud.

IMPACTO

Gestionar nuevamente el proceso de adquisición.

Priorizar tiempos para nueva programación y anticiparse nuevamente a los

hechos.

Buscar alianzas estratégicas con países de la región.

Investigaciones disciplinarias, procesos de investigación.

Póliza de seguridad para atender procesos disciplinarios en cargos directivos y

de almacén.

De ProcesoGIO Gestión de Insumos y

Operaciones

8 Gestión de las Intervenciones

Individuales y Colectivas para la

Promoción de la Salud y

Prevención de la Enfermedad.

INTERNAS

Inexactitud en las existencias de inventario en de insumos, medicamentos y biológicos

de interés en salud pública.

Existencia de inventario de insumos, medicamentos y biológicos de interés en salud

pública próximo a vencer.

Capacidad de almacenamiento insuficiente.

Falta de servicio de transporte para garantizar el traslado de insumos, medicamentos

y biológicos de interés en salud pública.

Estimaciones inadecuadas de insumos, medicamentos y biológicos de interés en salud

pública.

Demoras en la gestión administrativa para los procesos contractuales.

EXTERNAS

Inconvenientes de orden público, transporte.

Hurto o daño de insumos, medicamentos y biológicos de interés en salud pública,

durante su recorrido.

PROBABILIDAD

Comunicaciones mensuales con el reporte de inventario, fechas de

vencimiento y alertas a las Direcciones Técnicas del Ministerio.

Programación de insumos a través de SIVIGILA y PAI a través de PAIWEB.

Reuniones con el DANE e Instituto Nacional de Salud (SIVIGILA) para realizar

seguimiento y actualización de la información reportada, producto del estudio

de campo.

Definición de lineamientos técnicos en temas de medicamentos y biológicos,

que son remitidos a las entidades territoriales de salud.

Seguimiento a inventarios de existencias a nivel nacional y departamental de

insumos, medicamentos y biológicos de interés en salud pública.

Pareto de existencias.

Verificación de espacios disponibles y capacidad de almacenamiento.

Comités de contratación extraordinarios en caso de requerirse, por la

necesidad.

Realización del proceso contractual para desnaturalización de insumos,

medicamentos y biológicos de interés en salud pública.

IMPACTO

Gestionar nuevamente el proceso de adquisición.

Priorizar tiempos para nueva programación y anticiparse nuevamente a los

hechos.

Buscar alianzas estratégicas con países de la región.

Investigaciones disciplinarias, procesos de investigación.

Póliza de seguridad para atender procesos disciplinarios en cargos directivos y

de almacén.

Buscar alianzas estratégicas a nivel local y departamental.

De ProcesoPOS Exclusiones y Ampliación

Progresiva del Plan de Beneficios

9 Gestión de la Protección Social

en Salud

INTERNAS

Personal Insuficiente, para la elaboración o actualización de estudios análisis o

herramientas de exclusiones del sistema o ampliación progresiva del Plan de

Beneficios.

Falta de personal idóneo, capacitado y con experiencia y conocimientos para la

elaboración o actualización de estudios análisis o herramientas de exclusiones del

sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.

Alta rotación del grupo técnico que hace parte del proceso de elaboración o

actualización de estudios análisis o herramientas de exclusiones del sistema o

ampliación progresiva del Plan de Beneficios.

Falta de Oportunidad en análisis y estudios técnicos.

Retraso en el estudio técnico que sustenta el acto regulatorio sobre exclusiones del


Falta de planeación de recursos para los estudios técnicos necesarios para las

exclusiones del sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.

Falta de herramientas Tecnológica necesarias para el análisis de datos en el proceso

de para las exclusiones del sistema o ampliación progresiva del Plan de Beneficios.

EXTERNAS

Cambio en las Políticas que rigen a MinSalud.

Baja participación de la sociedad y los grupos de interés para las exclusiones del


Baja calidad de la información necesaria para adelantar los estudios técnicos para las


Entrega extemporánea o no entrega de la información por parte de los actores

externos que intervienes o hacen parte del proceso de exclusiones del sistema o

ampliación progresiva del Plan de Beneficios.

PROBABILIDAD

Planificar el personal contratista necesario para cada vigencia, así mismo se

cuenta con servidores públicos idóneos para desempeñar cada una de las

actividades contempladas para para exclusiones del sistema o ampliación

progresiva del Plan de Beneficios.

Contar con los proyectos de inversión, los cuales son una herramienta para el

seguimiento y ejecución de los estudios técnicos necesarios para la para


Contar con una infraestructura independiente que garantiza la oportunidad y

eficacia en el análisis de datos.

De CorrupciónPOS Exclusiones y Ampliación

Progresiva del Plan de Beneficios


en Salud

INTERNAS

Falta de continuidad en los procesos contractuales.

Posibles conflictos de interés.

Falta de control en el manejo de la información.

Ausencia de un repositorio de la información.

Falta de control en la información.

Falta de unificación de las bases de datos existentes.

Uso inadecuado de las bases de datos existentes.

EXTERNAS

Influencia de terceros en la necesidad de la información de la entidad.

Modificación de la normatividad que afecte los intereses del Ministerio.

Poco interés en la participación activa de la actualización del POS.

Posibles conflictos de interés.

PROBABILIDAD

Implementar el formato de conflictos de intereses que firman los funcionarios

de planta y contratistas de la DRBCTAS, y adicionalmente los diferentes actores

del sistema que participan en los procesos de actualización del Plan de

Beneficios.

Unificar y actualizar las bases de datos.

Aplicar la Ley 909 de 2004.

Aplicar las metodologías relacionadas con exclusiones y ampliación progresiva

del Plan de Beneficios.

Generar de manera Colectiva la metodología de Participación Ciudadana

vigente.

IMPACTO

Iniciar investigación disciplinaria.

Antes, durante y después de proceso de exclusiones y

ampliación progresiva del Plan de BeneficiosExtrema

Medicamentos e insumos de interés en salud

publica distribuidos

(Fuente: Plan de acción de la Secretaría General

2014)

Incumplimiento legalPara la distribución oportuna de los insumos, medicamentos

y biológicos de interés en salud pública

ModeradaUso indebido de

información privilegiada

GIO-01 Plan de

mejoramiento

Reducir

Incumplimiento legal

En la actualización o definición de los estudios, análisis o

herramientas para las exclusiones del sistema o ampliación

progresiva del Plan de Beneficios

Extrema Alta Reducir

Evitar

Extrema Moderada EvitarGIO-02 Plan de

mejoramiento

Medicamentos e insumos de interés en salud

publica distribuidos

(Fuente: Plan de acción de la Secretaría General

2014)

111

Sistema de Administración de Acciones Preventivas

y Correctivas con el estado de las acciones frente al

riesgo

96

Estudios, análisis, herramientas actualizadas o

establecidas/ Estudios, análisis, herramientas

Planeadas

Incumplimiento legalPara la disponibilidad oportuna de los insumos,

medicamentos y biológicos de interés en salud públicaExtrema Moderada






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De ProcesoAFC Afiliación Colectiva al Sistema de

Seguridad Social Integral


en Salud

INTERNAS

Omisión, desconocimiento o interpretación indebida de la normatividad vigente por

parte de los funcionarios.

Inexistencia de una herramienta informática adecuada para el proceso.

Inexistencia de controles en el proceso para detectar incumplimiento de la

normatividad por parte de los usuarios.

EXTERNAS

Inexactitud en la información suministrada por parte de las fuentes.

PROBABILIDAD

Verificar el cumplimento de los requisitos de Ley durante el trámite.

Implementar listas de chequeo definidas en la documentación del proceso.

Realizar cruces de información con las bases de datos citadas en el proceso.

Solicitar al usuario la subsanación de los requisitos establecidos que no se han

cumplido.

Realizar seguimiento al proceso y elaborar informe con el resultado del análisis

de los indicadores de gestión.

IMPACTO

Interponer un recurso de ley a la decisión emitida, por parte del usuario.

De ProcesoPPS Promoción de la Participación

Social en Salud


en Salud

INTERNAS

Desconocimiento de la normatividad vigente relacionada con la gestión del riesgo.

Error en la interpretación de la información recibida, relacionada con gestión del

riesgo de desastres.

Dificultades en el análisis de la información.

Falta de capacitación a los referentes de participación en los territorios encargados de

diligenciar la encuesta.

Desconocimiento de la normatividad vigente relacionada con el proceso de

participación social en salud.

Error en la interpretación de la información recibida, relacionada con las instancias de

participación.

EXTERNAS

Dificultades en la conexión para tener acceso a las encuestas.

Dificultades en el diligenciamiento de las encuestas.

Falta de liderazgo por los responsables en los territorios al momento de diligenciar la

encuesta.

PROBABILIDAD

Elaborar las encuestas de una manera técnicamente acertada, para que

cumplan con el propósito.

Mantener la base de datos actualizada de los referentes de participación.

Identificar los responsables en cada entidad territorial, para promover la

participación social en sus territorios.

IMPACTO

Rediseñar las encuestas para identificar la estructura, la organización y el

funcionamiento de las formas y modalidades de participación social.

Informar acerca de las instrucciones para dar claridad sobre el diligenciamiento

de las encuestas.

De Proceso CYT Costos y Tarifas9 Gestión de la Protección Social

en Salud

INTERNAS

Inoportunidad en la entrega de información para la actualización de las bases de datos

por parte de dependencias internas del Ministerio.

Capacidad de personal para ejecutar los procesos en los tiempos requeridos.

Falta de capacidad y tecnología de los servidores de la dirección para procesar

información.

Cambios en los procesos en las dependencias del Ministerio generadoras de

información.

Software inadecuado o ineficiente para la validación y análisis de la información.

EXTERNAS

Inoportunidad en la entrega de información para la actualización de las bases de datos

por parte de entes externos.

Cambio en la normatividad o requisitos de la recepción de la información.

Alza en las divisas que afecten los procesos de adquisición.

PROBABILIDAD

Generar memorandos y correos a las dependencias que suministran

información a la Dirección.

Establecer actividades para el manejo de la información en los servidores por

medio de backup y depuraciones a las bases de datos.

Enviar comunicados a las dependencias del Ministerio responsables de la

entrega de la información.

Realiza el plan anual de adquisiciones para la Dirección de Regulación de

Beneficios, Costos y Tarifas, para la contratación del personal necesario en la

ejecución de los procesos.

Adelantar el proceso de adquisición de almacenamiento para suplir las

necesidades de la Dirección.

Adquirir herramientas tecnológicas para la vigencia 2016 que permitan suplir

las necesidades de la Dirección de Regulación de Beneficios, Costos y Tarifas.

De Corrupción CYT Costos y Tarifas9 Gestión de la Protección Social

en Salud

INTERNAS

Falta personal necesario para realizar el proceso.

Falta de controles en la extracción de información.

Inadecuado manejo de los controles para la administración de la información y bases

de datos.

Posibilidad de edición de la información.

Falta de una plataforma de transporte de información segura.

EXTERNAS

Influencia de terceros en la necesidad de la información de la entidad.

Modificación de la normatividad que afecte los intereses del Ministerio.

Influencia inapropiada de los actores interesados en el calculo de costos y tarifas.

Inconsistencia de la información entregada por parte de Terceros que sirven como

insumo para el calculo de costos y tarifas.

PROBABILIDAD

Contemplar en el Plan anual de adquisiciones la contratación de personal

especializado para la recopilación, consolidación y análisis de información.

Establecer un formato para el control de las solicitudes de información.

Establecer un formato para autorizar el acceso a las bases de datos a través de

las herramientas de análisis que maneja la Dirección.

Limitar los permisos de edición sobre la información dispuesta en las bases de

datos.

Realizar acuerdos de confidencialidad y conflicto de intereses.

Establecer procesos para la solicitud de información.

IMPACTO


De ProcesoGGP Gestión de Guías de Práctica

Clínica

10 Gestión de la Prestación de

Servicios de Salud

INTERNAS

No disponer de procedimientos para la actualización de GPC aprobados y divulgados.

Debilidad en la articulación de procesos del Ministerio.

Desconocimiento del proceso y procedimientos documentados para el desarrollo de

las guías.

No contar con la activa participación de las áreas técnicas involucradas en el desarrollo

de las guías.

No convocar la totalidad de actores en el desarrollo de las guías

EXTERNAS

Cambios normativos, técnicos y metodológicos.

PROBABILIDAD

Realizar convocatoria a las reuniones de desarrollo de las GPC.

Aplicar la guía metodológica para elaboración de guías de práctica clínica para

el Sistema General de Seguridad Social Colombiano documentada, aprobada y

publicada.

Aplicar el proceso y procedimientos para el desarrollo de guías, aprobados y

publicados.

IMPACTO

Efectuar revisión de la guía desarrollada por parte de pares internacionales y

consulta pública para determinar si es necesario realizar ajustes antes de su

publicación.

De Proceso

GAM Gestión de Actualización de las

Condiciones, Estándares y Criterios

del Manual de Habilitación de

Prestadores de Servicios de Salud


Servicios de Salud

INTERNAS

Desconocimiento o falta de claridad de normatividad vigente con incidencia sobre los

estándares y criterios a definir en el Manual de Inscripción de Prestadores y

Habilitación de Servicios de Salud.

Error en la interpretación de la información recibida relacionada con las condiciones,

estándares y criterios del Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de

Servicios de Salud.

Fallas en la revisión del manual por los diferentes actores, previo a su expedición.

EXTERNAS

Falta de socialización de normatividad expedida por otras entidades.

Cambios en la tecnología biomédica (discontinuidad de equipamiento o generación de

equipos de tecnología avanzada).

PROBABILIDAD

Analizar y organizar la información consolidada de las solicitudes de

actualización del Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de

Servicios de Salud.

Solicitar a la fuente ampliación de la información recibida relacionada con las

condiciones, estándares y criterios del Manual de Inscripción de Prestadores y


Depurar y consolidar la información recibida relacionada con condiciones,

estándares y criterios del Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación

de Servicios de Salud.

Reunir y analizar la evidencia normativa, técnica o científica vigente,

relacionada con los temas que fueron clasificados, como los que podrían

generar actualización de normativa del Manual de Inscripción de Prestadores y

Habilitación de Servicios de Salud, para visto bueno del Director o Subdirector

de Prestación de Servicios y Atención Primaria.

IMPACTO

Aclarar a las Direcciones Territoriales y demás actores interesados los criterios

o condiciones establecidos en el Manual de Inscripción de Prestadores y


Ajustar y actualizar el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de

Servicios de Salud.

Baja

Moderada

Inexactitud

Al reunir y analizar la evidencia normativa, técnica o científica

vigente, relacionada con los temas que fueron clasificados,

como los que podrían generar actualización normativa del

Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de

Servicios de Salud.

Extrema Moderada Reducir

Decisiones erróneas

Durante el trámite de la solicitud de autorización y la

realización del seguimiento y control a las entidades

autorizadas para realizar afiliación colectiva al Sistema de

Seguridad Social Integral

Extrema

Uso indebido de


Durante el desarrollo de las actividades de solicitud,

recepción, consolidación y análisis de información, que sirve

de insumo para los cálculos de costos y tarifas



formuladoDecisiones erróneas En el desarrollo de las Guías de Práctica Clínica Extrema

Alta Moderada Reducir

Incumplimiento de

compromisos

Al no identificar de manera correcta las necesidades de

funcionamiento de las organizaciones de participación social

en salud

Alta Moderada Reducir

Inexactitud

Reuniones periódicas de seguimiento al proceso de

desarrollo de Guías de Práctica Clínica

AFC-F01 Lista chequeo requisitos legales realizar

afiliación colectiva diligenciada para cada caso.

AFC-F02 Lista chequeo requisitos legales refrendar

autorización.

107

112



riesgo

63

Herramienta de seguimiento a la identificación de

las necesidades y dificultades para la conformación

y funcionamiento de las formas organizativas de

participación social en salud

Reducir

Durante la recepción y validación de la información

108

Documento consolidado que evidencia

cumplimiento de actividades establecidas para

analizar los temas que eventualmente pueden

generar actualización del Manual de inscripción de

prestadores y habilitación de servicios de salud

113 Cumplimiento a los cronogramas establecidos






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De Proceso

GAM Gestión de Actualización de las

Condiciones, Estándares y Criterios

del Manual de Habilitación de

Prestadores de Servicios de Salud


Servicios de Salud

INTERNAS

Pretender que a través de los requisitos de habilitación se reglamenten asuntos de

competencia de otras áreas del Ministerio de Salud y Protección Social, aún no

regulados.

Presentación de eventos adversos frecuentes que induzcan a la toma de decisiones

apresuradas, sin el debido análisis técnico, científico y jurídico.

Desconocer los documentos asociados al proceso.

EXTERNAS

Formulación de iniciativas legislativas que vuelvan obligatorios requisitos para la

atención en salud, no incluidos en habilitación.

Cambios en la tecnología biomédica (discontinuidad de equipamiento o generación de

equipos de tecnología avanzada).

PROBABILIDAD

Evitar la inclusión de temas pendientes de reglamentar por otras áreas del

Ministerio en el Manual de inscripción de prestadores y habilitación de

servicios de salud.

Validar el texto final por parte del Director de Prestación de Servicios de Salud

y Atención Primaria

Presentar la propuesta de ajuste y actualización del Manual de Inscripción de

Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud al Viceministro de Salud

Pública y Prestación de Servicios o al Ministro de Salud y Protección Social.

IMPACTO

Posibilitar la actualización del Manual..

Ajustar y actualizar el manual de habilitación de prestación de servicios de

salud.

De ProcesoHSO Habilitación de Servicios

Oncológicos


Servicios de Salud

INTERNAS

Falta de asistencia técnica a las Direcciones Territoriales Departamentales y Distritales

para entregar información correcta a los prestadores.

Campos de información insuficientes en el Registro Especial de Prestadores para

registrar todas las novedades.

EXTERNAS

Prestadores desisten de la habilitación del servicios, aún después de haber sido

notificada la visita.

Registro de información incorrecta en el REPS, por parte de los prestadores.

PROBABILIDAD

Brindar asistencia técnica a las Direcciones Territoriales Departamentales y

Distritales para que entreguen información correcta a los prestadores y al

Ministerio.

Socializar la Guía para la Habilitación de Servicios Oncológicos.

Verificar los documentos soporte de la novedad de apertura registrada en el

REPS por la Dirección Territorial de Salud.

Revisar la inscripción del servicio en el reporte de novedades de servicios

oncológicos en el REPS, programar y realizar la visita previa de verificación al

servicio para el cual se solicitó la habilitación.

Realizar auditoría al informe en mesa de evaluación y enviar resultado al

prestador con copia a la DTS.

IMPACTO

Apoyar a las Direcciones Territoriales Departamentales y Distritales a realizar

asistencia a los prestadores de su jurisdicción.

De ProcesoGRD Gestión del Riesgo de Desastre

en Salud


Servicios de Salud

INTERNAS

Desconocimiento de las fases y/o actividades del proceso.

Desconocimiento de la normatividad vigente relacionada con la gestión del riesgo.

Error en la formulación del plan de acción

Error en oportunidad de la ejecución de los recursos en todas las fases del proceso y

en la planeación de la vigencia siguiente.

EXTERNAS

Recortes en el presupuesto.

Cambio de Gobierno.

Ocurrencia de eventos adversos naturales y/o antrópicos.

Recortes en el presupuesto.

PROBABILIDAD

Desarrollar las actividades propias del Comité Técnico Asesor de Plan Nacional

de Salud Rural del Ministerio de Salud y Protección Social.

Desarrollar las actividades propias del Comité Técnico Asesor de Apoyo a

Programas de Desarrollo de la Salud del Ministerio de Salud y Protección Social-

.

Desarrollar las actividades propias del Comité de Análisis y Seguimiento al

Presupuesto de los Fondos de la Protección Social del Ministerio de Salud y

Protección Social.

Desarrollar las actividades propias del Subcomité Integrado de Gestión de la

Oficina.

Realizar Jornadas de actualización en cuanto a documentación para la labor

realizada se refiere.

IMPACTO

Desarrollar el Comité Técnico Asesor de Plan Nacional de Salud Rural del

Ministerio de Salud y Protección Social.

Efectuar revisión al Plan de Acción.

De ProcesoARS Análisis de los Recursos del

Sistema General de Seguridad Social

en Salud

11 Análisis de Recursos del

SGSSS y Planeación Financiera

Territorial

INTERNAS

Desconocimiento por parte del personal sobre el SGSSS su normatividad, procesos y

lineamentos del Ministerio.

Insuficiencia de personal para la elaboración de los estudios.

No seguimiento al proceso y procedimientos definidos.

Error tipo humano en la digitación o formulación.

EXTERNAS

Reporte por parte de los actores del SGSSS la información con inconsistencias o por

fuera de los términos requeridos.

Cambio normativo.

Cambios drásticos en los supuestos macroeconómicos.

PROBABILIDAD

Orientar de manera constante al personal en relación con la normatividad y

procedimientos para cada tema.

Realizar control de los resultados por parte del Coordinador del Grupo y del

Director.

Efectuar revisión por parte del Director de Financiamiento Sectorial respecto a

los documentos técnicos antes de su presentación a la alta Dirección del

Ministerio.

Efectuar revisión por parte de la alta Dirección del Ministerio sobre los

documentos técnicos antes de su socialización y/o publicación.

Divulgar los procesos y procedimientos definidos.

IMPACTO

Publicar los informes y estudios en la página Web del Ministerio.

Realizar seguimiento al Cronograma establecido.

De ProcesoPFT Planes Financieros Territoriales

de Salud



Territorial

INTERNAS

Desconocimiento por parte del personal sobre la normatividad vigente, el proceso y el

procedimiento del Ministerio.

Falta de claridad sobre los criterios de validación a aplicar.

Insuficiencia de personal para asistir el proceso.

Falta de articulación entre las direcciones que participan en el proceso de Planes

Financieros Territoriales de Salud.

EXTERNAS

Cambio normativo.

Reportar por parte de los actores del SGSSS la información incompleta, con

inconsistencias o por fuera de los términos requeridos, tanto para los Planes

Financieros Territoriales de Salud, como para las fuentes con las que se validan.

Rotación de personal a cargo del tema, dentro de las entidades responsables en los

Departamentos y Distritos.

Falta de coordinación interna en las entidades responsables en los Departamentos y

Distritos.

PROBABILIDAD

Definir lineamientos estandarizados para la presentación de Planes Financieros

Territoriales de Salud.

Aplicar los criterios de validación de los Planes Financieros Territoriales de

Salud.

Definir y aplicar los procesos y procedimientos.

Realizar coordinación entre las Direcciones que participan en el proceso.

IMPACTO

Verificación de la información validada por parte del Coordinador.

Moderada


Al aprobar texto final de la modificación del Manual de

Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de

Salud y enviar propuesta de ajuste normativo a la Dirección

Jurídica.

Alta Moderada

Inexactitud Durante el análisis y elaboración de los documentos técnicos Extrema

Decisiones erróneasDurante la consolidación y validaciones de los Planes

Financieros Territoriales en SaludExtrema


Al no observar en su totalidad el cumplimiento de las

responsabilidades en el marco de la normatividad

relacionada con la Gestión del Riesgo y de Presupuesto

Nacional

Alta

Al programar y realizar la visita previa de verificación al

servicio para el cual se solicitó la habilitación

Moderada

Baja AsumirPlan de contingencia

formuladoAlta

Documento final del proceso de habilitación de

nuevos servicios oncológicos

Reducir 109

Documento de conclusiones y compromisos de las

reuniones con los profesionales asignados a la

habilitación de servicios de salud

Moderada Reducir 67

Matriz de verificación donde se incorporan los

elementos normativos en las etapas de planeación

del proceso


(Número de planes financieros territoriales de salud

evaluados en el periodo plurianual/ Total

departamentos y distritos) * 100.

Ver indicador "Conceptos de Planes Financieros

Territoriales de Salud"

Reducir 118Un total de 4 publicaciones de documentos

técnicos al año

Reducir 116






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De ProcesoSFS Saneamiento Financiero del

Sector



Territorial

INTERNAS

Desconocimiento por parte del personal sobre la normatividad vigente en el

Saneamiento Financiero del Sector, así como el proceso del Ministerio.

Insuficiencia de personal para asistir el proceso.

No contar con los procesos actualizados y socializados.

No contar con la capacidad y conectividad requerida para el registro y procesamiento

de la información en los aplicativos dispuestos para la aclaración y saneamiento de las

deudas

EXTERNAS

Dificultad en la generación de los reportes por partes de los actores del SGSSS, en las

condiciones establecidas por el Ministerio.

Reportar por parte de los actores del SGSSS la información con inconsistencias o por

fuera de los términos requeridos.

Cambio normativo.

PROBABILIDAD

Capacitar al personal acerca de la norma generada y el proceso que se realizará

con relación a ella.

Realizar actualización al proceso.

Realizar validaciones de estructura en los diferentes aplicativos.

Verificar la consistencia en la información.

IMPACTO

Publicar informes en la página Web del Ministerio.

De ProcesoCVS Ciclo de Vida y Reingeniería de

Sistemas de Información

12 Ciclo de Vida y Reingeniería

de Sistemas de Información

INTERNAS

Errónea interpretación del acto administrativo que ampara un sistema de información

misional por parte del usuario funcional, que genera un mal requerimiento.

Falta de conocimiento específico de lo que se quiere, por parte de las dependencias.

Falta de disponibilidad o cambios del personal de las partes interesadas, en la

construcción colectiva para el sistema de información.

Errores en la definición del alcance y/o especificación de requerimientos.

Inapropiada reducción de los tiempos en fases criticas del proyecto como definición

de especificaciones, desarrollo y pruebas.

Falta de seguimiento al desarrollo del proyecto.

Desconocimiento de los lineamientos operativos de la OTIC para el tema de

Desarrollo de software.

No se realizan pruebas al sistema de información desarrollado o actualizado.

Las soluciones planteadas no son adecuadas al requerimiento.

Incidencias de software no atendidas correctamente.

EXTERNAS


PROBABILIDAD

Revisar el alcance de la solicitud de desarrollo o actualización del software,

entre el solicitante y la Oficina de TIC.

Efectuar reuniones periódicas de seguimiento a la ejecución del plan de trabajo

con el usuario funcional o líderes de las dependencias del Ministerio, para

conocer los avances por actividades especificas.

Realizar la definición de los requerimientos funcionales y no funcionales con

verificación del área funcionales a través del diligenciamiento del formato CVS-

F05 Especificación de requerimiento.

Verificar que los Sistemas de un alto nivel de complejidad sean desarrollados

por expertos en desarrollo de software (fabrica de software) que usan

metodologías de probada validez.

Realizar seguimiento al sistema a través de Subcomités Integrados de Gestión

en la Oficina de TIC.

Involucrar al área funcional primordialmente en las actividades de planes de

pruebas y ejecución de pruebas.

IMPACTO

Aplicar las pólizas de cumplimiento en los contratos de Consultoría para

desarrollo de sistemas de información.

Realizar corrección de un defecto en el software, detectado durante el

mantenimiento a los sistema de información.

De ProcesoCVS Ciclo de Vida y Reingeniería de




INTERNAS

El tiempo de ejecución de las actividades de desarrollo exceda el tiempo planeado y

no se alcanza a cumplir la entrega del software.

Se requiere hacer reprocesos en fases previas a la puesta en producción por detectar

errores en el software, tales como: hacer más levantamiento de especificaciones,

análisis, rediseños, nuevos desarrollos, pruebas adicionales.

Cambios del personal clave en algunas de las fases del proyecto.

Insuficiencia o falta de oportunidad de recursos asignados al proyecto.

Falta de conocimiento en la tecnología en la que esta siendo desarrollado el sistema.

No continuidad o renovación tardía del contrato del personal que esta desarrollando

e implantando el software.

Los recursos humanos asignados a la ejecución del proyecto son pocos a los

requeridos.

Sobrecarga de trabajo.

Falta de seguimiento al desarrollo del proyecto.

Cambio de prioridades para los desarrollos de software.

EXTERNAS


Entrega tardía de datos externos a ser incorporados en el sistema.

PROBABILIDAD

Desarrollar un plan de trabajo y cronograma identificando holguras de tiempo

en la ruta crítica del proyecto.

Efectuar reuniones periódicas de seguimiento a la ejecución del plan de trabajo

con el usuario funcional o líderes de las dependencias del Ministerio, para

conocer los avances por actividades específicas.

Realizar la programación de la contratación de la Oficina de TIC, verificando las

necesidades de recurso humano para el cumplimiento de la entrega de los

productos de software comprometidos.

Realizar pruebas al desarrollo o actualización del software de los sistemas

misionales.



IMPACTO

Aplicar pólizas de cumplimiento en los contratos de Consultoría para desarrollo

de sistemas de información.

Reprogramar el desarrollo del software para un período posterior, teniendo en

cuenta las prioridades vigentes.

De CorrupciónCVS Ciclo de Vida y Reingeniería de




INTERNAS

Falta de verificación de la información de las personas que se contrata (SIGEP y

entidades de Control, etc.)

No se realizan acuerdos de confidencialidad.

Desconocimiento de los efectos sancionatorios por cruces o extracción de

información de las bases de datos de los sistemas de información misionales no

autorizados.

Desconocimiento del Código de Ética del Ministerio.

Inexistencia de Políticas de Seguridad de la Información.

Falta de registro de las operaciones sobre la información reservada y confidencial.

Conflicto de intereses de los servidores públicos o contratistas que ejecutan los cruces

o extracción de información de las bases de datos de los sistemas de información

misionales.

Falta de controles en la ejecución de procesos de cruces o extracción de información

de las bases de datos de los sistemas de información misionales.

No contar con un procedimiento documentado y socializado.

Vulnerabilidad de los sistemas de información.

EXTERNAS

Intereses económicos de terceros.

Intereses políticos.

PROBABILIDAD

Realizar una selección idónea del personal que apoya las actividades del

análisis de fuentes para el Sistema de Gestión de Datos.

Recibir las solicitudes de cruces o extracción de información por parte de los

actores de manera formal y por escrito.

Llevar a cabo la firma del Acuerdo de Confidencialidad definido en la OTIC.

Asumir el Código de Ética del Ministerio.

Documentar, divulgar, socializar y aplicar las Políticas de Seguridad de la

Información.

Ejecutar los procedimientos automáticos de cruces de información o

extracción de datos únicamente sobre bases de datos de producción.

Uso de claves para cifrar la información que se entrega en medio magnético

correspondiente a cruces o extracción de información de las bases de datos de

los sistemas de información misionales.

IMPACTO

Reportar a la Oficina de Control Interno Disciplinario el hecho presentado.

Cerrar y ajustar el acceso a las fuentes de información al detectar uso no

adecuado.

Uso indebido de


Durante la generación de cruces o extracción de información

de las bases de datos de los sistemas de información

misionales

Incumplimiento de

compromisosPara la entrega del software Extrema Moderada Reducir

122



riesgo

Extrema

InexactitudEn el desarrollo o actualización del software de los sistemas

de información misionalesExtrema Baja Asumir

InexactitudDurante el reporte de información de los actores del Sistema

General de Seguridad Social en SaludExtrema Moderada Reducir 117


formulado


Porcentaje de aplicativos misionales del SISPRO con

mejoras efectuadas


Porcentaje de aplicativos misionales del SISPRO con

mejoras efectuadas

(Informe de deuda del sector generado en el

trimestre (30 días después de generado el reporte

por el aplicativo)/ Informe Programado en cada

trimestre) * 100. Ver Indicador "Oportunidad en la

Generación de los Informes " asociado al Proceso

ARS–Análisis de los Recursos del Sistema General

de Seguridad Social en Salud

(Valor Pagado de las Deudas Reconocidas No

pagadas por ET en el marco de los Decreto 1080 de

2012 y 058 de 2015/Valor Total de la Deudas

Reconocidas No pagadas por ET en el marco de los

Decreto 1080 de 2012 y 058 de 2015) * 100. Ver

indicador "Estado de Pago de las Deudas" asociado

al Proceso SFS Saneamiento Financiero del Sector

103

Moderada Reducir






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De ProcesoIFD Integración de Datos de Nuevas

Fuentes al Sistema de Gestión de

Datos

13 Integración de Datos de

Nuevas Fuentes al Sistema de

Gestión de Datos

INTERNAS

Aplicación errónea de criterios o instrucciones en cualquiera de las fases del proceso

de integración.

Falta de compromiso de las partes interesadas en la construcción del modelo.

Falta de conocimiento específico de lo que se quiere, por parte de los usuarios.

Omisión del análisis de datos requeridos en la construcción del modelo

multidimensional.

Cambios de personal que afecten negativamente cualquiera de las fases del proceso

de integración.

Falta de seguimiento al proyecto.

Errores en la definición del requerimiento para la integración de las fuentes de

información.

No se realizan pruebas al cubo de información desarrollado.

El cubo desarrollado no es adecuado al requerimiento.

EXTERNAS

Cambios en la normatividad que puedan afectar la normal ejecución del cubo

dispuesto.

PROBABILIDAD

Realizar el análisis de las solicitudes generadas por los usuarios respecto a la

inclusión de una nueva fuente.

Verificar que existan anexos técnicos para el reporte de información de datos,

o el uso de un acto administrativo en el que se encuentre el anexo técnico

mediante el cual se vaya a reportar los datos a ser cargados.

Realizar la ejecución de pruebas con los funcionarios encargados por parte de

las áreas misionales para comprobar la funcionalidad del modelo

multidimensional.

Llevar a cabo el seguimiento al desarrollo del modelo multidimensional para la

incorporación de una fuente a la Bodega de Datos.



Verificar el diligenciamiento del formato FD-F01 Análisis de Fuentes y

Perfilamiento de Datos en el cual se documenta el análisis de la fuente de

datos.

IMPACTO

Pólizas de cumplimiento en los contratos de Consultoría.

Realizar ajustes al cubo en producción para dar cumplimiento a los requisitos

definidos por el usuario

De CorrupciónIFD Integración de Datos de Nuevas

Fuentes al Sistema de Gestión de

Datos

13 Integración de Datos de

Nuevas Fuentes al Sistema de

Gestión de Datos

INTERNAS

No se verifican los antecedentes de las personas que se contratadas a través del SIGEP

e información de Entes de Control.

No se establecen acuerdos de confidencialidad.

Desconocimiento de los efectos sancionatorios por la manipulación indebida de la

información.


Conflicto de intereses en los servidores públicos o contratistas que ejecutan el

proceso con entidades del sector.

No se tienen implementados esquemas de auditoría, ni trazabilidad al proceso de

carga o manipulación del Sistema de Bodega de Datos.

Vulnerabilidad de los sistemas de información. .

.

EXTERNAS

Presión de terceros para la manipulación de información de tal manera que no se

vean afectados sus intereses.

Intereses económicos del sector.

Presiones políticas.

PROBABILIDAD

Realizar una selección idónea del personal que apoya las actividades del análisis

de fuentes para el Sistema de Gestión de Datos.

Realizar la inducción al personal que ingresa para apoyar las actividades de

gestión de información, respecto al Sistema de Gestión de Datos.

Recibir y analizar las solicitudes de integración de nuevas fuentes de datos por

parte de los actores de manera formal y por escrito.


Llevar a cabo la firma del Acuerdo de Confidencialidad definido en la OTIC.

Efectuar de forma programada pruebas de vulnerabilidad y Ethical Hacking a

los servidores en los que se encuentra la Bodega de Datos.

IMPACTO


De ProcesoGRP Gestión de Regulación de

Precios de Medicamentos

14 Gestión de Medicamentos y

Tecnologías en Salud

INTERNAS

Desconocimiento de la metodología para la regulación de precios.

Bases de datos de información de medicamentos desactualizadas.

No contar con el personal suficiente para la ejecución del proceso.

No se realiza retroalimentación con los actores interesados del sistema.

Alta rotación de personal.

No contar con el espacio y recursos adecuados para la ejecución del proceso.

No contar con herramientas tecnológicas apropiadas para el levantamiento de

precios.

EXTERNAS


No contar con acceso a la información y bases de datos públicas.

PROBABILIDAD

Estandarizar las bases de datos de insumo para la regulación de precios de los

medicamentos.

Realizar consulta pública de: a) los mercados relevantes a observar, b)

priorización de los mercados concentrados para referenciar, c) Ficha de

regulación de precios de medicamentos, d) mercados relevantes a observar, e)

índices IHH.

Realizar el chequeo cruzado entre el cálculo del Índice de Herfindahl -

Hirschman - IHH calculado manualmente, respecto al obtenido a través del

Aplicativo de la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio), para realizar

los ajustes en caso de ser necesario y priorizar los mercados concentrados que

serán referenciados.

Verificar que los CUM del listado de medicamentos priorizados, coincidan con

la base de registros de medicamentos del INVIMA (esta base se descarga de la

página Web del INVIMA), teniendo en cuenta los siguientes criterios de

estandarización.

Revisar el cálculo de la base de datos del aplicativo SIC, con respecto a la base

de datos con el cálculo del IHH por mercado relevante, con la marcación si el

IHH > 2500.

Verificar el listado de medicamentos en la Base del cálculo por mercado

relevante con IHH>2500, contra los precios establecidos en las bases de datos

descargables y online de cada uno de los países referentes para el

levantamiento de precios, para el período de referencia.

Verificar que la información contenida en la Base de datos del levantamiento

de precios de medicamentos, corresponda con los soportes descargados y

consultados online, teniendo en cuenta nombre comercial, forma

farmacéutica, cantidad de presentación, principio activo, precio menor y

precios atípicos.

De CorrupciónGRP Gestión de Regulación de

Precios de Medicamentos

14 Gestión de Medicamentos y

Tecnologías en Salud

INTERNAS

Conflicto de intereses en los servidores públicos o contratistas que ejecutan el

proceso con empresas del sector.

No contar con controles claramente definidos para el proceso de regulación de

precios de medicamentos.

No contar con procesos y procedimientos documentados y socializados.

Falta de ética de los funcionarios y contratistas que realizan el proceso de regulación

de precios de medicamentos.

No contar con mecanismos de publicación y socialización de los listados de

medicamentos a ser regulados, la conformación de los mercados relevantes y de la

ficha de regulación.

EXTERNAS

Intereses económicos del sector.


Débil participación ciudadana y control social.

PROBABILIDAD

Recibir y publicar las solicitudes por parte de los actores de manera formal y

por escrito.

Divulgar los listados de medicamentos a ser regulados, la conformación de los

mercados relevantes y la ficha final de regulación.

Realizar reuniones con los actores involucrados en la regulación, en presencia

de un número plural de servidores públicos o contratistas del Ministerio.

Realizar consulta pública de: a) los mercados relevantes a observar, b)

priorización de los mercados concentrados para referenciar, c) Ficha de

regulación de precios de medicamentos, d) mercados relevantes a observar, e)

índices IHH.

Guardar los soportes de los levantamientos de los precios, en la carpeta

compartida de la Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud.

IMPACTO

Realizar investigación disciplinaria contra el funcionario y/o el operador.

De ProcesoABC Adjudicación, Renovación y

Condonación de Becas Crédito en

Salud

15 Desarrollo del Talento

Humano en Salud

INTERNAS

Desconocimiento de las fases y/o actividades del proceso, por parte de las personas

responsables dentro de la Dirección del Desarrollo del Talento Humano en Salud.

EXTERNAS

Reducción del presupuesto asignado al programa de Becas Crédito.

Perdida de interés en fortalecer o promocionar el programa de Becas Crédito.

Cambio en la normatividad.

Fallos o cambios en los sistemas de información que soportan el programa de becas

crédito en el Icetex.

PROBABILIDAD

Realizar informe de supervisión y seguimiento al Convenio.

IMPACTO

Realizar ajuste al Informe de gestión.

InexactitudDel modelo multidimensional construido para una fuente de

datos a ser incorporada a la Bodega de Datos

Uso indebido de

información privilegiadaDurante la gestión de la información en la Bodega de Datos

Incumplimiento de

compromisos

Al presentarse desconocimiento de las responsabilidades

definidas para cada uno de los actores que intervienen en las

etapas del proceso.

Extrema Moderada Evitar

Baja AsumirExtrema

ABC-01 Plan de

mejoramiento

Cumplimiento a los compromisos de la Dirección

del Desarrollo del Talento Humano en Salud,

acordados en el Comité del Fondo de Becas

Moderada Reducir 120



riesgo



riesgo


Porcentaje de ahorro por regulación de precios de

medicamentos


formulado

Oportunidad en el reporte de fuentes de

información a la bodega de datos

Extrema

Decisiones ajustadas a

intereses propios o de

terceros

Durante la regulación de precios de medicamentos Extrema Moderada Reducir 113

InexactitudDe la información contenida en la ficha de regulación de

precios de medicamentosExtrema Baja Asumir


formulado






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De ProcesoCPS Calidad y Pertinencia en los

Programas de Formación del Talento

Humano en Salud


Humano en Salud

INTERNAS


Desconocimiento de normatividad.

EXTERNAS

Diferencia de Criterios entre el Ministerio de Salud y Protección Social y el Ministerio

de Educación Nacional.


PROBABILIDAD

Efectuar revisión documental de la relación docencia servicio de los programas

nuevos de educación superior.

IMPACTO

Hacer seguimiento a los programas de formación del área de la salud

aprobados por el Ministerio de educación.

De ProcesoCPS Calidad y Pertinencia en los

Programas de Formación del Talento

Humano en Salud


Humano en Salud

INTERNAS


Desconocimiento de la normatividad.

EXTERNAS

El Ministerio de Educación Nacional no informe y envié el respectivo concepto y la

base de datos de visitas a IPS.


PROBABILIDAD

Revisar conforme al Decreto 4904 de 2009 las solicitudes enviadas de concepto

técnico previo por parte de las instituciones educativas.

Efectuar revisión documental de los escenarios de prácticas: convenios

docencia servicio y los anexos del Acuerdo 153 de 2012.

IMPACTO

Reubicar el lugar de practica para el alumno.

De ProcesoGIS Gestión de Información del

Talento Humano en Salud


Humano en Salud

INTERNAS

Ausencia de un proceso para la gestión de información del talento humano en salud.

Desconocimiento de la importancia de identificar, definir, validar, consolidar y analizar

la información del talento humano en salud.

Ausencia de plataforma tecnológica que facilite los procesos de intercambio, gestión y

disposición de la información.

Ausencia de personas con las competencias necesarias para apoyar la gestión de la

información del talento humano en salud.

EXTERNAS

Resistencia de los actores al reporte de datos necesarios para gestionar la información

del talento humano en salud.

Ausencia de un sistema de información definido, integrado al SISPRO en las diferentes

etapas del ciclo laboral, articulado con todas las fuentes de información en los ámbitos

nacional y territorial.

PROBABILIDAD

Recibir, validar, depurar, consolidar y preparar las salidas de información.

IMPACTO

Establecer indicadores para el seguimiento y la evaluación del talento humano

en salud.

Gestionar información y conocimiento a través del Observatorio de Talento

Humano en Salud.

De ProcesoASS Análisis de la Situación en Salud

en las Entidades Territoriales

16 Planeación, Monitoreo y

Evaluación de los Resultados en

Salud Pública

INTERNAS

El personal no es suficiente para realizar la asistencia técnica hasta el ámbito

municipal.

Inoportunidad en la entrega de información existente en la ruta de salida de la

información.

Demoras y complejidad en los procesos administrativos contractuales en la Oficina de

Gestión Contractual.

Recorte presupuestal que ponen en desventaja el proceso de elaboración del ASIS.

Actualización continua de información en SISPRO lo que afecta las consultas

realizadas, para la construcción de los ASIS.

Ausencia de alguna información en SISPRO.

EXTERNAS

Falta de acceso a internet y equipos de computo que responda a las necesidades de

apoyo tecnológico para elaborar los ASIS en las Entidades Territoriales.

Ausencia o inoportunidad de información clave para el diagnóstico de salud

relacionado con los determinantes sociales de la salud que dependen de otros

sectores.

La dificultad en la accesibilidad geográfica por parte de los responsables de la

elaboración del ASIS para recibir asistencia técnica.

Incumplimiento por parte del personal en la aplicación de los lineamientos técnicos y

metodológicos para la elaboración del ASIS.

Falta de reconocimiento del ASIS como un instrumentos para la toma de decisiones,

por parte del gobernante.

Sobre carga de las responsabilidades asignadas a los profesionales responsables de

hacer el ASIS en las Entidades Territoriales.

Alta rotación del personal que elabora el ASIS en las entidades territoriales.

PROBABILIDAD

Diseñar y aplicar la guía metodológica unificada y vigente.

Efectuar requerimientos específicos de información a la Oficina de TIC.

Desarrollar un curso virtual de ASIS para fortalecer las capacidades técnicas del

personal en las entidades territoriales las cuales tiene a cargo este proceso.

Realizar trasferencia de recursos financieros Fosyga a las entidades territoriales

departamentales y distritales para la contratación de profesionales que apoyen

la elaboración del ASIS en departamentos, distritos y Municipios.

Realizar convenios administrativos con otras entidades de carácter nacional,

para la obtención de información.

Implementar estrategias de asistencia técnica en modalidad virtual que

permitan manejar las dificultades en la accesibilidad geográfica por parte de

los responsables de la elaboración del ASIS.

Brindar asistencia técnica presencial a todos los departamentos con sus

municipios para la capacitación metodológica y posteriormente cursos

remediales a los departamentos con dificultades para elaborar el ASIS.

Contratar profesionales que justifican los conocimientos previos requeridos.

Generar un requerimiento de carácter permanente a la Oficina de TIC, el cual

estipuló la calidad, la cantidad, contenido, flujos y periodicidad de la

información requerida.

Realizar delegación especifica de un profesional con formación en derecho,

para gestionar los procesos contractuales de la Dirección.

Delegar profesionales referentes por entidades territoriales de salud

designadas, para la verificación de la calidad y la completitud del ASIS.

Realiza notas a pie de página en los documentos ASIS que hacen referencia a la

fecha de consulta de los datos.

Utilizar listas de chequeo que verifican la adherencia a la Guía Metodológica en

los Documentos ASIS.

De ProcesoGFC Gestión del Conocimiento y

Fuentes de Información



Salud Pública

INTERNAS

Desconocimiento de los Procesos del Grupo por parte de las otros dependencias

dentro del MSPS.

Mediana estandarización en el flujo de datos e información.

Recorte presupuestal que impide el desarrollo de nuevos procesos.

Insuficiente personal para responder al volumen de requerimientos actuales.

Demoras y complejidad en los procesos administrativos contractuales.

EXTERNAS

Demora en el establecimiento de compromisos y cumplimiento por parte de las

instituciones que generan y gestionan la información relevante.

Recorte presupuestal que afecta el desarrollo al interior del MSPS.

Desactualización de las herramientas informáticas, lo cual afecta también a las

direcciones territoriales.

PROBABILIDAD

Desarrollar estrategias que permitan la organización y documentación de

procesos.

Generar documentación y estandarización de flujos de datos.

Contratar personal de apoyo en condiciones específicas.

Realizar trabajo articulado con otras áreas y organismos internacionales,

instituciones publicas y privadas.

Articular con la OTIC.

Facilitar el acceso a bases de datos, informes y publicaciones del Ministerio.

Generar metodologías que permitan el uso de medios virtuales para la

divulgación de información.

IMPACTO

Generar estrategias para verificar la calidad, consistencia y oportunidad de la

información y de los datos.

Estandarizar las definiciones y criterios de producción de los indicadores.

Establecer los canales de acceso y disponibilidad de la información.

Realizar capacitaciones del proceso de Gestión del conocimiento y Fuentes de

Información a la Oficina de Control Interno y Oficina Asesora de Planeación y

Estudios Sectoriales.

De Proceso PDS Planeación en Salud



Salud Pública

INTERNAS

Personal insuficiente para el desarrollo de las fases propuestas.


Recorte presupuestal que ponen en desventaja el proceso de comunicación, mercado

y movilización social y la disposición de información de salud para el análisis.

Falta de oportunidad en la capacidad de respuesta frente a requerimientos de

desarrollos en sistemas de información.

EXTERNAS

Intereses de los mandatarios de turno diferentes al horizonte del Plan.

Alteraciones de orden público.

Falta de disposición de recursos financieros en los territorios para apoyar la

comunicación, mercadeo y movilización social de los actores involucrados.

Desastres naturales.

PROBABILIDAD

Realizar convenios de cooperación internacional con una agencia específica

para el manejo demográfico en los territorios.

Capacitar, sistematizar y estandarizar los mensajes, temas y herramientas para

los equipos multiplicadores.

Programar grupos internos de trabajo con las diferentes áreas misionales.

Realizar soporte con recurso humano, tecnológico e insumo a la Oficina de TIC.

Realizar asignación exclusiva de personal para el desarrollo del proceso

contractual (procedimiento interno y lista de chequeo).

Ajustar y adaptar la metodológica para el despliegue y difusión de las

metodologías y herramientas en el marco del Plan Decenal de Salud Pública al

territorio nacional.

Ajustar el modelo actual de asistencia técnica unificado para el proceso de

comunicación, mercadeo y movilización social y planeación en salud para los

territorios.

Extrema Baja AsumirPlan de contingencia

formulado

InexactitudEn la información que provee el Análisis de Situación en

Salud (ASIS)

Incumplimiento de

compromisos

Durante el proceso de despliegue y difusión de las

metodologías y herramientas en el marco del Plan Decenal

de Salud Pública al Territorio Nacional

AltaPlan de contingencia

formuladoBaja Asumir

* Elaborar e implementar los lineamientos para la

operación de los planes de salud territoriales y el

funcionamiento de la comisión intersectorial de

salud pública.

* Desarrollar el modelo de asistencia técnica para la

implementación de los planes de salud en las

entidades territoriales, EPS y otros actores de

sistema bajo la metodología Pase a la Equidad en

Salud.

(Fuente: Plan de acción de la Dirección de

Epidemiología y Demografía)

Actividad del plan de acción. Código 2200-04-04-01


en la asignación de cupos para un escenario de practica no

visitado o con concepto no favorable para ser escenario de

práctica formativa.

CPS-02 Plan de

mejoramiento

Número de conceptos emitidos por Conaces, con

sentido no favorableAlta


Reuniones del Subcomité de Gestión realizadas

para hacer seguimiento al proceso de gestión de

información / Reuniones del subcomité de gestión

programadas para hacer seguimiento al proceso de

gestión de información

Alta Baja AsumirPlan de contingencia

formulado

Incumplimiento de

compromisosEn la respuesta oportuna a requerimientos de información

Incumplimiento de

compromisos

Entrega incompleta de la documentación requerida por la

Dirección Del Desarrollo Del Talento Humano En Salud, para

evaluar la pertinencia de los nuevos programas académicos

de educación superior en el área de la salud.

Alta Moderada EvitarCPS-01 Plan de

mejoramiento

Número de errores presentados en la

documentación entregada

ASIS revisados, realimentados y ajustados mediante

lista de chequeo. Realimentación de los datos con

SISPRO y la entidad territorial.

Al existir ausencia de información precisa y confiable,

producida sistemáticamente, para sustentar la formulación

de política y realizar el seguimiento, monitoreo y evaluación

del talento humano en salud

Alta Moderada EvitarGIS-01 Plan de

mejoramiento

Moderada Evitar






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De Proceso VPS Vigilancia en Salud



Salud Pública

INTERNAS

Personal insuficiente para el desarrollo de las fases propuestas.


Recorte presupuestal que impide el desarrollo de nuevos procesos y nuevos equipos

en Vigilancia.

Falta de oportunidad en la respuesta frente a requerimientos de desarrollos en

sistemas de información.

EXTERNAS

La red de tecnología dada a las entidades territoriales tiene interrupciones en la

dedicación a los procesos de Vigilancia por cambio de la destinación por parte de la

entidad.

Falta desarrollar nuevos procesos que involucran nuevos actores de acuerdo a sus

funciones y competencias lo que impide un adecuado abordaje intersectorial de los

eventos.

Falta de tecnologías eficientes que permitan el análisis masivo de información en

corto tiempo para garantizar la oportunidad.

Falta de oportunidad en la llegada de información externa al Ministerio debido a

procesos y herramientas de información obsoletos o no integrados por parte del

INVIMA y el INS.

El comportamiento epidemiológico de los fenómenos supera la capacidad instalada.

PROBABILIDAD

Contratar personal de apoyo en condiciones especificas.

Realizar estrategias de difusión de los procesos y procedimientos del área.

Definir el Plan de capacitación en temas específicos al personal, de manera

compartida con otras direcciones del MSPS.

Efectuar seguimiento al uso de las tecnologías entregadas a las entidades

territoriales.

Realizar seguimiento frente a la identificación de los demás actores, sus

funciones y competencias.

Crear el Grupo de Vigilancia para el MSPS.

Realizar la planeación anticipada del personal requerido y los perfiles

necesarios para cada tipo de vigilancia.

Efectuar reuniones con la OTIC y el INS para integración de la información.

Desarrollar el cubo de SIVIGILA en SISPRO.

Desarrollar la APP Colombia Si Vigila.

IMPACTO

Contar con el Centro Nacional de enlace que con ayuda del equipo de

respuesta inmediata del INS apoyan las respuestas emergentes 7x 24.

Contar con un plan de contingencias multiriesgos para ser desplegado en casos

específicos.

Hacer planes adicionales de preparación y respuestas para casos especiales con

capacitación directa a todo el territorio nacional.

Realizar acompañamiento directo 7 x 24 a todos los puntos de entrada.

De Proceso GTH Gestión del Talento Humano 17 Gestión del Talento Humano

INTERNAS

Falta de compromiso de los Directivos y servidores públicos.

Estrategias inadecuadas para realizar la inducción.

PROBABILIDAD

Revisar las estrategias de inducción.

Socializar el proceso de inducción en comités.

IMPACTO

Publicar en los diferentes medios del Ministerio de: la estructura, la planta de

personal, el Manual de Funciones y Normativa del Ministerio.

De Corrupción GTH Gestión del Talento Humano 17 Gestión del Talento Humano

INTERNAS

Vulnerabilidad del sistema de información.

Desconocimiento del marco normativo.

PROBABILIDAD

Verificar que las novedades de nómina ingresadas al sistema estén acordes

con el informe de pre nómina.

Revisar el registro de transacciones que deja el sistema frente a la información

que es susceptible de modificación por los usuarios del Sistema de Nómina.

IMPACTO

Ajustar el Sistema de Nómina con la información correcta.

De Proceso GCO Gestión de Contratación 18 Gestión Contractual

INTERNAS

Inaplicabilidad de controles, procesos, procedimientos establecidos para la

supervisión de los contratos.

Deficiente e inoportuno control y seguimiento a la ejecución de las obligaciones y

objeto contractual por parte del supervisor.

Falta de adaptabilidad a las nuevas herramientas tecnológicas de la entidad.

PROBABILIDAD

Aprobar la documentación relacionada con el proceso de Gestión de

Contratación.

Aplicar el acto administrativo de supervisión y/o interventoría y demás

documentos relacionados con la actividad de supervisión.

Utilizar herramientas tecnológicas con información contractual.

Designar supervisores o supervisores de los contratos, convenios o negocios

jurídicos de naturaleza contractual

IMPACTO

Aplicar el procedimiento de Imposición de Multas, Sanciones y Declaratorias de

Incumplimiento al contratista.

Hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato o convenio.

Iniciar investigación proceso sancionatorio a supervisores de contratos o

convenios. .

De Proceso GCO Gestión de Contratación 18 Gestión Contractual

INTERNAS

Designación de personal sin la experticia técnica para la preparación de los

documentos previos a la solicitud de la necesidad.

No contar con procesos, procedimientos, manuales, instructivos y formatos

documentados y debidamente socializados.

No contar con la información técnica necesaria para estructurar los documentos

previos actualizados.

Falta de capacitación frente a la elaboración de los documentos previos para la

adquisición de bienes, servicios u obras.

EXTERNAS

Cambios normativos.

Cambio de gobierno que implican nuevas políticas públicas.

No contar con canales de comunicación apropiados con otras entidades y/o agencias

estatales.

PROBABILIDAD

Aprobar documentación relacionada con el proceso de gestión de

contratación.

Utilizar formatos e instructivos para estudios previos asociados a los diferentes

procesos de selección.

Revisar de manera previa y posterior los documentos asociados a los

diferentes procesos de selección por parte del Grupo de Gestión Contractual.


Realizar comité asesor de contratación.

IMPACTO

Realizar una revisión exhaustiva a la documentación asociada al respectivo

proceso de selección por parte del grupo gestión contractual y la dependencia

solicitante.

Hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato.

Realizar una adecuada supervisión al contrato, convenio o negocio jurídico de

naturaleza contractual.

De Corrupción GCO Gestión de Contratación 18 Gestión Contractual

INTERNAS

No contar con la información técnica necesaria para estructurar los documentos

previos de acuerdo al proceso de selección.

Omisión de la normatividad jurídica, técnica y financiera en los documentos previos y

el pliego de condiciones.

Inaplicabilidad o ausencia de controles, procesos, procedimientos establecidos para la

contratación.

Falta de Competencia del servidor público que lleva el proceso de selección.

EXTERNAS


Intereses particulares.

PROBABILIDAD

Verificar los requisitos mínimos legales, técnicos y financieros por parte del

Grupo de Gestión Contractual y la dependencia solicitante del proceso de

selección.

Realizar comité asesor de contratación para revisar aspectos del proceso de

selección.

Publicar la documentación exigida por la normatividad vigente en el SECOP.


Validar hoja de vida y soportes de contratistas (personas naturales) en el SIGEP.

IMPACTO

Iniciar investigación penal.


Iniciar Investigación fiscal.

Durante la etapa de planeación, selección, verificación y

suscripción del contrato, convenio o negocio de naturaleza

jurídica contractual (Grupo de Gestión Contractual)

Extrema

Incumplimiento de

compromisosEn la disposición y entrega oportuna de la información Extrema Sistema de Monitoreo de Eventos (SIME)

Uso indebido de


Moderada Reducir


formulado

Incumplimiento de

compromisos

De supervisión a contratos, convenios o negocios jurídicos

de naturaleza contractual (Grupo de Gestión Contractual)Extrema


formuladoEstado del Plan de Contingencia frente al riesgo

Incumplimiento de

compromisosAl no realizar el proceso de inducción Moderada Baja Reducir

GTH-01 Plan de

mejoramiento

Baja Asumir

Desvío de recursos físicos

o económicos

Baja Asumir

Al alterar información en el registro de novedades, archivos

de salida y documentos soporte del Sistema de NóminaAlta Baja Asumir


formuladoValidación del cargue de la nómina en SIIF

No. de servidores públicos con proceso de

inducción / No. De personas que ingresan al

Ministerio

Reducir 99.1 y 99.2Herramienta de gestión contractual de la

Subdirección Administrativa

Herramienta de Gestión Contractual de la

Subdirección Administrativa99.2

Inexactitud

En la planeación de la necesidad y preparación de los

documentos previos para la adquisición oportuna de bienes

y servicios por parte del Ministerio (Grupo de Gestión

Contractual)

Extrema Moderada






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De Corrupción GCO Gestión de Contratación 18 Gestión Contractual

INTERNAS



Desconocimiento e inaplicabilidad de la normatividad jurídica, técnica y financiera en

la supervisión.

Falta de imparcialidad y objetividad del o los servidores públicos responsables de la

supervisión.

No contar con información contractual estandarizada en herramientas tecnológicas.

EXTERNAS

Presiones a nivel jerárquico.

Presiones de los proponentes.


PROBABILIDAD

Verificar cumplimiento de requisitos técnicos por parte del supervisor.

Publicar informes parciales y finales de ejecución, cumplimiento y recibo a

satisfacción de contratos, convenios o negocio jurídico de naturaleza

contractual previamente avalados por el supervisor.

Definir las responsabilidades para el ejercicio de la Supervisión de contratos,

convenios o negocio jurídico de naturaleza contractual en el Ministerio.

Liquidar del contrato

IMPACTO



Iniciar Investigación fiscal. .

De Proceso GDO Gestión Documental 19 Gestión Documental

INTERNAS

Falta de cuidado al transcribir los datos de contacto.

Falta de verificación de los datos contenidos en la respuesta por parte de quien firma

la comunicación.

Desconocimiento de los beneficios de la herramienta de gestión documental.

EXTERNAS

Por error del ciudadano al suministrar los datos de contacto.

Fallas en la entrega por parte del Operador contratado para la distribución de la

correspondencia.

PROBABILIDAD

Validar en el Sistema de Gestión Documental, digitalizando el documento y

asociándolo al radicado.

Recibir la planilla y verificar contra los documentos entregados que no tenga

ninguna inconsistencia, firma y devuelve copia a la dependencia

IMPACTO

Verificar los requisitos para el envío de comunicaciones.


INTERNAS

Mala digitación de los datos del documento de entrada.

Descuido.

No se validan los documentos al momento de digitalizar.

Ubicación errada en los casilleros.

Falta de sensibilización de los funcionarios responsables de la radicación.

Incendio accidental o provocado.

Alto volumen de documentación que ingresa a la entidad.

EXTERNAS

Catástrofes medioambientales (terremoto, inundación etc.).

Acceso de personal no autorizado a la dependencia.

PROBABILIDAD

Retroalimentar, capacitar y concientizar a los servidores públicos que realizan

la tarea.

Validar los datos del remitente y competencia de la entidad.

Verificar los documentos en la digitalización y ubicación en casilleros.

IMPACTO

Generar planilla de documentos radicados y digitalizados, verificar contra

documentos físicos y entregar al archivo para su correspondiente ingreso al

expediente y/o carpeta.


INTERNAS

No se cuenta con un sistema de información para llevar la trazabilidad del documento.

Descuido.

Ausencia de instrumentos de control.

PROBABILIDAD

Realizar el Inventario Documental.

Entregar el expediente diligenciando el formato GDO-F05 Consulta-préstamo

archivo central con las respectivas firmas (tiempo máximo de préstamo 15 días

hábiles).

Registro del documento préstamo en aplicativo.

IMPACTO

Recibir el expediente prestado y firmar el formato GDO-F05 Consulta-préstamo

archivo central.

De ProcesoASI Administración de Sistemas de

Información

20 Administración de Sistemas

de Información

INTERNAS

Desconocimiento o incumplimiento de los requisitos contemplados en el

procedimiento ASI-P02 Ingreso de Aplicaciones Misionales al Centro de Datos.

Falta de conocimiento de las tecnologías en las que se encuentra funcionando los

sistemas de información misionales.

No contar con recursos: presupuestales, personas, documentos, destinados para la

administración del sistema.

Desconocimiento de los requisitos de configuración requeridos por el sistema de

información para que esté disponible.

EXTERNAS

Cambios en la normatividad que puedan afectar la ejecución presupuestal requerida

para la operación en el Ministerio.

Demora o falta de recursos tecnológicos del proveedor para realizar el

acondicionamiento y entrega de los servidores en los que se instala el sistema de

información.

PROBABILIDAD

Efectuar reuniones de entendimiento entre los usuarios funcionales, el

proveedor del servicio y el responsable de la OTIC para definir el alcance de los

servicios a solicitar.

Realizar reuniones con las direcciones misionales del MSPS, para evaluar las

propuestas de sistemas de información a ser desarrollados o adquiridos, y

definir los presupuestos de inversión.

Centralizar el contacto para aprovisionar los recursos de infraestructura

necesaria, entre el proveedor del Centro de Datos y los profesionales de la

temática de infraestructura y seguridad de la OTIC.

Revisar el cumplimiento de los parámetros para la recepción de software

misional, elaborado por terceros o donado, a través del formato ASI-F03

Definición de Línea Base Infraestructura para recepción aplicativos OTIC.

Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de seguimiento por servicios, con

el proveedor.

Realizar validaciones y pruebas de aceptación al aplicativo. .

IMPACTO

Reprogramación de ingreso del sistema de información al centro de computo.

De ProcesoASI Administración de Sistemas de

Información


de Información

INTERNAS

Los niveles de servicio acordados en el contrato del proveedor del servicio centro de

computo no se cumplen.

Bajo seguimiento y retroalimentación a los servicios ofrecidos por el proveedor del

Centro de Datos.

Falta de entendimiento por las partes respecto a las especificaciones para la operación

del sistema.

Falta de seguimiento a la disponibilidad de los sistemas de información por parte de

los responsables de la OTIC.

Carencia de elementos redundantes en los centros de cómputo que garanticen la

continuidad del servicio para el sistema de información, en caso de presentarse

eventos indeseados.

Generación de actos administrativos simultáneos que usan los servicios del Centro de

datos externo, sin contar con una planeación tanto en tiempo como de recursos.

No continuidad o renovación tardía del contrato del proveedor del servicio centro de

computo en el que se encuentran instalados los sistemas de información misionales.

Falta de conocimiento de los responsables de la operación de los sistemas de

información misionales.

EXTERNAS

Daños en la infraestructura asignada a los sistemas de información.

Ataques cibernéticos a los sistemas de información misionales

Cambios en la normatividad que puedan afectar la normal operación del sistema de

información.

Fallas en la conectividad de los proveedores del servicio.

PROBABILIDAD

Monitorear en la consola tanto las operaciones diarias realizadas en los

sistemas de información misionales, así como la disponibilidad de los sistemas

de información por parte del personal encargado.


el proveedor.

Disponer la cláusula de Acuerdos de niveles de servicio en el contrato del

proveedor de centros de computo, especificando si es el caso, para cada

sistema de información misional los requerimientos propios.

Realizar seguimiento a la disponibilidad de los sistemas de información

misionales a través de Subcomités Integrados de Gestión en la Oficina de TIC.

Distribuir las aplicaciones misionales criticas entre los servidores dispuestos por

el Centro de Datos.


el proveedor.

Realizar la aplicación de los parches sobre los servidores del Centro de Datos

Externo, en los que operan los sistemas de información misionales.

IMPACTO

Aplicar las pólizas de cumplimiento en los contratos de Consultoría para

desarrollo de sistemas de información.

Dar prioridad a los sistemas de información misionales que deben cumplir

periodos establecidos en actos administrativos, en caso de fallas.

Revisar la causa del incidente para definir los procedimientos a aplicar y realizar

su ejecución.

Incumplimiento legalAl perder documentación desde la radicación hasta la

disposición a la dependencia


formulado

Extrema

101Extrema

Incumplimiento de

compromisos

En el ingreso de un sistema de información misional al

Centro de Datos

Incumplimiento de

compromisosAl no disponer de los sistemas de información misionales Reducir

Extrema Baja

Inexactitud Al enviar comunicaciones externas Alta Baja AsumirPlan de contingencia

formulado

No. de oficios devueltos por dependencia / Total de

oficios producidos por la dependencia

Incumplimiento legalPor pérdida de documentos entregados en el archivo central

al solicitanteExtrema Moderada Reducir


Disponibilidad de la infraestructura tecnológica

para los aplicativos misionales del SISPRO

Durante la ejecución y/o liquidación del contrato (Grupo de

Gestión Contractual)Extrema Baja Asumir Estado del Plan de Contingencia frente al riesgo


Disponibilidad de la infraestructura tecnológica

para los aplicativos misionales del SISPRO

110

Revisión mensual de los documentos prestados y

solicitud de devolución en caso de superar los

quince (15) días que se establecen por norma para

el préstamo

Numero de documentos no entregados / Total de

documentos radicados



terceros

Moderada



formulado






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De CorrupciónASI Administración de Sistemas de

Información


de Información

INTERNAS

La asignación del perfil del usuario de bases de datos se realiza a criterio propio.

No se cuenta con un documento respecto a la asignación de perfiles de usuario de

bases de datos que incluya la política y la guía de cómo realizarlo.

La persona que realiza la asignación de los perfiles de usuario para acceso no cuenta

con las capacidades técnicas necesarias.


Inexistencia de políticas de seguridad de la información.

Inexistencia de controles asociados a la asignación de perfiles de usuario para acceder

a la información.

Inadecuado seguimiento a las actividades.

Vulnerabilidad de los sistemas de información.

EXTERNAS

Intereses económicos de agentes privados.

PROBABILIDAD

Diligenciar el formato de solicitud de servicio establecido por el proveedor del

Centro de datos, para la gestión de los perfiles.

Verificar la solicitud de servicio para la gestión de perfiles, por parte de los

funcionarios de la temática de infraestructura y seguridad de la información de

la Oficina de TIC.

Revisar y aprobar al interior de la Oficina de TIC, las hojas de vida del personal

que realiza la asignación de perfiles en el proveedor del Centro de Datos.


Documentar, divulgar, socializar y aplicar las Políticas de Seguridad de la

Información.

Verificar los perfiles creados contra lo ejecutado por el proveedor del Centro

de Datos.

IMPACTO

Acoger las pólizas establecidas en el Acuerdo Marco de Precios para el

proveedor de Centro de Datos.


De Proceso SIN Soporte Informático21 Gestión de Soporte a las

Tecnologías

INTERNAS

No tener una política de backups definida y operando

No contar con los sistemas de seguridad tecnológica - antivirus, firewall

Obsolescencia tecnológica

Control de acceso físico al centro de cómputo

No contar con los niveles de seguridad tecnológica - usuario y contraseña

Uso mal intencionado e inapropiado de sistemas y datos

Descarga de archivos desconocidos e ingreso a sitios inseguros

Fallas de Hardware y Software

EXTERNAS

Ataque tecnológico

Espionaje

Virus informáticos

PROBABILIDAD

Sistemas de seguridad tecnológica - antivirus, firewall

Actualización tecnológica (nuevos equipos)

Control de acceso físico al centro de cómputo

Niveles de seguridad tecnológica - usuario y contraseña

IMPACTO

Procedimiento de backups definida y operando

De Proceso APL Apoyo Logístico22 Administración de Bienes e

Insumos

INTERNAS

Falta de gestión con el contratista

Perdida de la solicitud

Solicitud fuera de la competencia del área

EXTERNAS

Incumplimiento del contratista ante una solicitud

PROBABILIDAD

Registro y programación de solicitudes

Aplicación Encuesta de Satisfacción del cliente interno

IMPACTO

Programación mantenimiento preventivo y correctivo

De ProcesoGBR Gestión de Bienes y Recursos

Físicos

22 Administración de Bienes e

Insumos

INTERNAS

Los Servidores Públicos y Contratistas no reportan oportunamente los traslados y

eventualidades.

Los Servidores Públicos y Contratistas desconocen que se debe reportar los traslados

o siniestros (manejo de bienes).

Ingreso y retiro de Servidores Públicos y Contratistas sin notificación oportuna.

Falta de compromiso por parte de los Servidores Públicos y Contratistas frente a los

bienes a cargo.

El sistema utilizado de identificación de los bienes no es el más adecuado.

Errores durante la identificación y descripción del bien.

Falta de comunicación de los supervisores de los contratos, respecto al control de los

bienes a cargo de los contratistas.

Ausencia de actos administrativos internos que reglamenten la responsabilidad frente

a la custodia, uso y entrega de los bienes en servicio.

Entes externos donan equipos de los convenios que no son informados por los

supervisores o interventores.

La Entidad terceriza el mantenimiento donde se reemplazan partes que no son

informadas por los supervisores o interventores.

EXTERNAS

Hurto por parte de personal externo a la Entidad.

PROBABILIDAD

Aplicar un sistema de inventarios de activos y bodega (Act&bo).

Asignar o trasladar los bienes en servicio a través del diligenciamiento del

formato GBR-F02 Traslado de bienes.

Identificar los bienes en servicio mediante un número de placa, que es

asignado por el sistema de inventarios Act&bo.

Asociar los bienes en servicio al número de cédula de los Servidores Públicos y

Contratistas que los tienen a cargo.(serie, descripción del elemento, valor).

Realizar pruebas aleatorias de inventarios en las dependencias.

Realizar anualmente el levantamiento de inventario físico y plaqueteado de

todos los elementos devolutivos en servicio de propiedad del Ministerio.

Asignar reemplazo de plaqueteo de seguridad en los equipos, para los casos no

legibles.

Realizar campañas de divulgación sobre el que hacer en materia de inventarios.

Indicar en las minutas de los contratos que requieran el uso de elementos de la

Entidad, cláusulas asociadas al buen uso de estos.

Remitir el inventario individual a todos los Servidores Públicos y Contratistas

registrados en la base de datos, cada cierre de vigencia, para su actualización

en caso de ser requerido.

IMPACTO

Enviar comunicaciones a Ex-Servidores Públicos, Ex Contratistas y sus

supervisores de contrato, en caso de inconsistencias en los bienes que tenían a

cargo.

Actualizar el inventario a través de pruebas aleatorias en caso de

desactualización.

Informar a la Oficina de Control Interno Disciplinario en los casos que se

evidencie la pérdida del bien y no sea posible su recuperación.


Físicos


Insumos

INTERNAS

Errores durante en el recibo y entrega de medicamentos, biológicos, e insumos en

salud pública, por parte de los operarios de bodega.

Los operarios de bodega no informan oportunamente las diferencias presentadas en

las cantidades de los elementos.

Ingreso de elementos no reportados al Ministerio.

Falta de coordinación entre los supervisores de compra y la Subdirección de

Operaciones para la recepción de los elementos adquiridos por el Ministerio.

."

EXTERNAS

Las Direcciones Territoriales o Entes Adscritos no informan oportunamente cualquier

diferencia presentada en las entregas.

Falta de coordinación entre los proveedores y los supervisores de los contratos para

la recepción.

PROBABILIDAD

Aplicar un sistema de inventarios de activos y bodega (Act&bo).

Reportar a las dependencias que adquieran los bienes en bodega, los saldos

con corte mensual.

Identificar los bienes en bodega mediante tarjetas kardex, y registrar sus

ingresos y salidas.

Realizar pruebas aleatorias mensuales de los bienes almacenados en la bodega.

Realizar anualmente el levantamiento de inventario físico de todos los

elementos almacenados en la bodega de propiedad del Ministerio.

Realizar la trazabilidad en los despachos para el control de inventarios a través

del diligenciamiento del formato GBR-F05 Lista de verificación de entrega física

en la bodega del MSPS.

IMPACTO

Enviar comunicaciones a los supervisores de contratos de compra y jefes de las

respectivas dependencias, sobre los saldos y rotación de inventario.


Físicos


Insumos

INTERNAS

Falta de planeación para la estimación de los bienes a adquirir, por parte de la

Subdirección de Operaciones.

No se cuenta con los recursos necesarios para la adquisición de los bienes.

Errores en la distribución del suministro al interior del Ministerio.

Errores en la solicitud de insumos de papelería, artículos de oficina e insumos de

impresión por parte de las dependencias.

EXTERNAS

Incumplimiento de obligaciones contractuales por parte del proveedor.

Mala calidad de los bienes adquiridos.

PROBABILIDAD

Comprometer oportunamente los recursos necesarios para la adquisición de

recursos físicos.

Solicitar al proveedor que posea un aplicativo para la programación y

aprobación de pedidos.

Capacitar al personal designado para realizar las solicitudes de pedidos.

Realizar campañas de divulgación sobre la programación de los pedidos.

Realizar seguimiento y control a la ejecución de los contratos de bienes y

recursos físicos que se estén ejecutando, y lo requieran.

Realizar encuestas de satisfacción frente a la calidad de los elementos

adquiridos.

IMPACTO

Hacer efectivas las pólizas de cumplimiento por parte de los proveedores.

De las cantidades físicas en bodega contra el Sistema de

InventariosExtrema Baja Asumir

Inventario físico de insumos en la bodega/ Saldo de

insumos en bodega a través del Sistema Act&Bo

* Encuesta de satisfacción frente al suministro

oportuno de papelería e impresión

* Informe de consumo de papelería e impresión

generado por el aplicativo del proveedor


formulado

Informe sobre la implementación de mecanismos y

resultados sobre acciones preventivas y correctivas

realizadas a la infraestructura tecnológica y

plataforma de comunicaciones.


formulado


formuladoExtrema Moderada


Extrema Moderada AsumirPlan de contingencia

formulado

InexactitudDe la información reportada en el Sistema de Inventarios de

Bienes en Servicio

Daño de Activos(Pérdida, daño, acceso no autorizado a los datos) Durante la

custodia en el Centro de Cómputo

Inexactitud

Incumplimiento de

compromisosPara el suministro oportuno de los recursos físicos

Daño de Activos Por inoportunidad en la prestación del servicio solicitado Asumir

Extrema Moderada Reducir 114

Número de inventarios de bienes en servicio

verificados y sin inconsistencias en el trimestre /

Número de inventarios verificados en el trimestre

Extrema

No de solicitudes recibidas / No. Solicitudes

atendidas

En la asignación de los perfiles de acceso a las bases de datos

de los sistemas de información misionalesExtrema



riesgo



terceros






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De Proceso GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera

INTERNAS

Solicitud del PAC inoportuna.

Presentación de cuentas con errores y demora en la corrección de los mismos.

Desconocimiento por parte de los supervisores y/o interventores y contratistas de la

requisitos que deben presentar para el pago.

Acumular pagos de varios meses.

No colgar en la base de datos de contratos, los documentos soportes para tramitar los

pagos.

EXTERNAS

Fallas en la herramienta SIIF Nación.

Inoportunidad en la asignación del PAC por parte del MHCP.

PROBABILIDAD

Emitir Actos administrativos donde se dan lineamientos para evitar demoras.

Aplicar el Procedimiento GFI-P05 Generación de obligación.

Revisar que la documentación soporte de pagos de contratos cumpla con los

requisitos de Ley.

IMPACTO

Emitir Actos administrativos.


INTERNAS

Entrega de Información de tipo financiero inoportuna.

EXTERNAS

Mal funcionamiento del SIIF.

PROBABILIDAD

Solicitar con anterioridad la información necesaria a las dependencias del

MSPS.

IMPACTO

Validación en el CHIP de la información que se va a enviar.

Emitir actos administrativos


INTERNAS

Reporte inoportuno de solicitud de PAC por parte de las dependencias.

EXTERNAS

El MHCP establece la programación anual del PAC, afectando el rubro de inversión.

PROBABILIDAD

Definir el Acto administrativo de Programación de PAC.

IMPACTO

Solicitar los recursos.


INTERNAS

Desconocimiento por parte de las dependencias sobre la oportuna información y

soporte de los ingresos o reintegros al Grupo de Tesorería.

PROBABILIDAD

Emitir acto administrativo con las orientaciones que deben seguir las

dependencias que originan la información.

IMPACTO

Bajar del Banco de la Republica y clasificar los ingresos que llegan al Ministerio.


INTERNAS

Errores en la información que soporta las decisiones.

Desconocimiento de los procedimientos establecidos.

EXTERNAS

Demora en reflejar la información real en SIIF Nación.

PROBABILIDAD

Procedimiento GFI-P03 Expedición de Certificado Disponibilidad Presupuestal.

Publicar en la página web del Ministerio la ejecución mensual, CDP'S y

compromisos.

IMPACTO

Diligenciar el formato GFI-F01 Solicitud Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.


INTERNAS

Falta de conocimiento y aplicación de la normatividad y procedimientos establecidos.

Ausencia de Planeación por parte de las áreas.

PROBABILIDAD

Emitir el Acto Administrativo para reglamentar las comisiones y

desplazamientos.

Revisar solicitudes radicadas.

Verificar que la Resolución contenga la información requerida.

Revisar la totalidad de documentos soportes. .

IMPACTO

Aplicar el Procedimiento.

De Corrupción GFI Gestión Financiera 23 Gestión Financiera

INTERNAS

Creación de perfiles en el Aplicativo de SIIF sin cumplimiento de los requisitos

establecidos.

Centralización inadecuada de conocimientos en sistemas para crear perfiles.

Incumplimiento de los procedimientos establecidos.

Uso indebido del token.

Perfil inadecuado de los servidores públicos responsables del manejo del token.

EXTERNAS

Debilidades en el Sistema SIIF para realizar traslados a pagaduría.

Crear perfiles inadecuados.

PROBABILIDAD

Operar a través del Aplicativo SIIF.

Realizar Firma Digital.

Aplicar la normatividad del Ministerio de Hacienda.

Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal.

IMPACTO

Realizar trazabilidad al uso de la firma digital en las operaciones realizadas.

De ProcesoGCP Gestión de Cobro Persuasivo y

Coactivo24 Gestión Jurídica

INTERNAS

No contar con los soportes formales de archivo que permitan hacer el cobro de

manera eficaz y adecuada.

No contar con la capacitación y orientación necesaria para ejecutar el proceso.

No contar con procesos y procedimientos adecuadamente definidos y socializados.

No contar con acceso y conectividad a fuentes de información.

EXTERNAS

No se han definido las políticas gubernamentales que faculten al Ministerio de Salud

para dejar de cobrar o para cruzar las cuentas que tengan por concepto de cuotas

partes pensionales en relación con Entidades Estatales del orden Territorial (Artículo

73 de la Ley 1153 de 2015 sólo permite la supresión respecto de Entidades del orden

nacional).

PROBABILIDAD

Disponer de una Base de Datos de Deudores de cuotas partes.

Organizar expedientes por cada deudor.

Realizar el Comité de Supervisión del Patrimonio Autónomo para apoyar al

Ministerio con la operación y logística de esta función.

Revisar y convalidar los Actos Administrativos y demás documentos que

produce el Patrimonio Autónomo que apoya al Ministerio con la operación y

logística de esta función.

IMPACTO

Revisar de forma permanente las Bases de Datos para determinar los cobros

con fecha cercana a su prescripción (3 años)

De ProcesoPLY Revisión de Concepto

Institucional en el Trámite de

Proyectos de Ley

24 Gestión Jurídica

INTERNAS

Se presenta un insumo que carece de contenido suficiente y calidad para avalar el

concepto institucional.

Se emiten conceptos técnicos con base en gacetas que no corresponden a la ultima

actuación.

EXTERNAS

Dificultad para consultar la Gaceta del Congreso al finalizar el lapso de las sesiones

ordinarias.

Congestión de las páginas del Congreso (Cámara de Representantes y Senado).

PROBABILIDAD

Priorizar el estudio de los conceptos institucionales de acuerdo con la agenda

legislativa aprobada semanalmente.

Coordinar con el grupo de Agenda Legislativa acciones en procura de obtener

los pronunciamientos técnicos requeridos para el trámite de concepto

institucional.

IMPACTO

Se adelantan actividades en procura de obtener los insumos para emitir el

concepto institucional.

Incumplimiento de

compromisos

Al demorar la generación de la obligación para pago

(Subdirección Financiera)Alta

El Grupo de Contabilidad posee unas planillas para

cada persona que obliga, y se le hace seguimiento

diario para que dicha obligación quede dentro del

mismo día obligada

ModeradaNo. Solicitudes tramitadas con lleno de requisitos /

No. Total de solitudes recibidas106



terceros


formulado

Reducir

Asumir

Incumplimiento legalAl no presentar los Estados Financieros en las fechas

estipuladas (Subdirección Financiera)Extrema Baja Asumir


formulado

El Grupo de Contabilidad posee un calendario en

Word donde contiene las fechas de los

vencimientos de la información financiera de cada

trimestre, de acuerdo a la Resolución 375 del 17 de

septiembre del 2007, dicha información se le hace

seguimiento la cual debe ser reportada a la

Contaduría por el Sistema CHIP

Incumplimiento de

compromisos

Al no pagar oportunamente las obligaciones con recursos de

inversión (Subdirección Financiera)Alta Baja Asumir


formuladoPAC ejecutado / PAC solicitado

PLY-01 Plan de

mejoramiento

Numero de conceptos institucionales

revisados/Número de conceptos institucionales

entregados en la dirección jurídica para ser

revisados

Incumplimiento de

compromisos

Cuando el insumo carece de contenido suficiente y de

calidad para emitir el concepto institucional. Extrema Extrema Reducir

Alta Baja

Al dejar de cobrar recursos por concepto de cuotas partes a

favor de la extinta CAJANAL EICEExtrema

Al usar los perfiles del Aplicativo SIIF en forma indebida Alta Baja AsumirPlan de contingencia

formuladoSeguimiento mensual a la ejecución presupuestal

BajaDecisiones erróneas AsumirPlan de contingencia

formulado

Seguimiento a través de los Comités de Supervisión

y de los Informes Mensuales de Gestión que

presenta la Fiduciaria vocera y administradora del

Patrimonio Autónomo de apoyo a esta gestión

Incumplimiento de

compromisos

Para la identificación de los ingresos consignados en la DTN a

favor del Ministerio (Subdirección Financiera)Extrema Baja Asumir


formulado

No. de ingresos reportados y soportados por las

áreas / No. de registros de ingresos asignados por la

DTN al MSPS

Inexactitud En la imputación presupuestal (Subdirección Financiera)Plan de contingencia

formulado

No. Solicitudes de CDP incorrectas / No. Total de

solicitudes de CDP


Al no contar con acto administrativo debidamente registrado

previo al desplazamiento y/o comisión (Subdirección

Financiera)

Extrema






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De ProcesoADD Proyectos de Actos

Administrativos Regulatorios del

Sector Salud y Protección Social

24 Gestión Jurídica

INTERNAS

Falta de conocimiento en las áreas técnicas para la elaboración de actos

administrativos .

EXTERNAS

Falta de medición del impacto económico respecto a la implementación del acto

administrativo.

Lento trámite de firmas y vistos buenos en cada una de las oficinas jurídicas y áreas

técnicas de las diferentes entidades que expiden el acto, nuevas versiones distintas a

las concertadas y nuevos puntos de vista a incluir en el proyecto, dificulta la

expedición del mismo, en un tiempo razonable.

PROBABILIDAD

Generar mesas de trabajo con el propósito de concertar los aspectos jurídicos

contenidos en los actos administrativos a expedir.

Realizar acciones de divulgación del Decreto 1345 del 2010 y los parámetros

documentales allí contenidos para la elaboración de los actos administrativos.

Elaborar un formato de publicación de actos administrativos, el cual debe ser

diligenciado por las áreas técnicas y enviado temporalmente a Maria del Pilar

Sanchez de TIC junto con el documento en PDF.

IMPACTO

Efectuar requerimiento de los documentos y antecedentes del proyecto de

acto administrativo a las áreas técnicas y devolución de los mismos, cuando no

cumplen con los requerimientos mínimos.

De ProcesoGAC Gestión de Acciones

Constitucionales24 Gestión Jurídica

INTERNAS

Insuficiencia de personal para desarrollar la labor asignada

Equipos obsoletos y desactualizados e insuficientes

Hacinamiento en el área

Cambio de normas internas

Personal que no esta suficientemente capacitado

Poco interés en la importancia que representa el reporte de resultados

Acumulación de tareas asociada a la sobrecarga laboral.

Ausencia o retraso en la entrega de la información solicitada a distintas Dependencias

No realizar vigilancia a los procesos entregados para su trámite puede generar

sanciones.

Falta de presupuesto que afecte la caja menor para realizar los trámites de envío

EXTERNAS

El juzgado agotando todos los medios de notificación utiliza al mismo tiempo el fax,

correo electrónico y certificado, y la notificación personal para allegar un mismo

documento, lo cual genera duplicidad de información .

El Despacho Judicial realice el conteo de manera errónea.

El correo certificado no allega en tiempo la documentación encomendada

Deficiencia en los canales de comunicación con los Despachos Judiciales

PROBABILIDAD

Realizar capacitaciones, sensibilizaciones frente a los temas de competencia

Realizar vigilancia a las decisiones adopatadas por los Despachos Judiciales

Gestión Telefónica y por correo electrónico.

Envío de comunicación interna a los procesos.

Asesoría personal para el cumplimiento de plazos

IMPACTO

Analizar los ducumentos que soporten la defensa del Ministerio ante el

despacho competente

De Proceso GCJ Gestión de Consultas Jurídicas 24 Gestión Jurídica

INTERNAS

Fallas en el sistema de correspondencia

Insuficiente personal para la demanda de consultas

No tener debidamente documentados los procesos y procedimientos en las

dependencias del MSPS

Desconocimiento de las normas por parte de los servidores públicos y/o contratistas.

Medios tecnológicos obsoletos

Ausencia de criterios unificados al interior del Ministerio sobre temas puntuales

Ausencia de reglamentación

EXTERNAS

Múltiples peticiones del mismo tema por los diferentes canales de comunicación.

Cambio de normatividad y normas contradictorias para resolver los temas objeto de

consulta

Ausencia de política interinstitucional para resolver temas de competencia común.

PROBABILIDAD

Vinculación de personal para atender las consultas.

Informe mensualizado sobre la gestión de cada una de las consultas asignadas

al Grupo.

Retroalimentación al interior del Grupo a través de reuniones periódicas.

IMPACTO

Analizar el potencial asignado y redistribuirlo conforme a sus capacidades.

Realizar llamados de atención que conlleven a mejorar la gestión en cada uno

de los temas asignados en los profesionales y/o contratistas.

Iniciar procesos disciplinarios

De Proceso GDL Gestión de Defensa Legal 24 Gestión Jurídica

INTERNAS

Alto volumen de trabajo por cada servidor público y contratista.

No contar con la capacitación apropiada y oportuna en materia judicial.

No contar con los procesos y procedimientos definidos y socializados.

.

EXTERNAS

Cambios normativos y jurisprudenciales.

No contar con mecanismos de comunicación oportunos para la recepción de

conceptos técnicos por parte de terceros.

Paros judiciales.

No poder realizar oportunamente la consulta de procesos a nivel nacional.

PROBABILIDAD

Realizar capacitación en materia de defensa judicial dirigida a los apoderados

de la Subdirección.

Realizar el Comité de Conciliaciones.

Revisar de manera periódica las actuaciones de los apoderados por parte de la

Subdirección de Asuntos Jurídicos de los Fondos y Cuentas.

Revisar el requerimiento de conceptos técnicos a dependencias o terceros

idóneos.

Socializar el proceso y procedimiento aprobado con el equipo de trabajo.

IMPACTO

Realizar el Cálculo de la Provisión Contable de Contingencias Judiciales.

Ejecutar la Póliza de responsabilidad civil.

Ejecutar los procesos disciplinarios correspondientes cuando haya lugar.

Realizar las acciones de repetición cuando corresponda.

De Proceso GDL Gestión de Defensa Legal 24 Gestión Jurídica

INTERNAS

Fallas en el manejo y recepción de la correspondencia.

Fallas en la vigilancia judicial de los procesos.

Medios tecnológicos incompatibles.

Depender de las diferentes áreas del Ministerio para obtener el apoyo técnico

necesario para la defensa de la entidad.

.

EXTERNAS

Despachos judiciales realizan notificaciones electrónicas sin adjuntar la totalidad de

los documentos.

Insuficiente información de la página de consulta de procesos de la rama judicial.

Decisiones judiciales que violan el debido proceso y afectan los intereses del

ministerio.

PROBABILIDAD

Aplicativo de defensa legal y conciliación extrajudiciales en el cual se registran

todas los proceso y conciliaciones en que es parte el ministerio y las

actuaciones realizadas.

Informe mensual de gestión presentado por cada uno de los apoderados del

ministerio.

Revisión periódica de actualizaciones de procesos y conciliaciones

extrajudiciales en litigio.

Informes diarios de movimiento de procesos generados por el contratista de

vigilancia judicial.

Memorandos de instrucciones de defensa legal.

IMPACTO

Presentar recursos o incidentes de nulidad, en los casos en que sea procedente

Reuniones bimensuales de seguimiento a procesos y tareas pendientes, se

traen los casos mas representativos

Iniciación de procesos disciplinarios

Interposición de acciones de tutela en contra de despachos judiciales por

debido proceso o derecho de defensa

De ProcesoAEL Administración de Entidades

Liquidadas

25 Administración de Entidades

Liquidadas

INTERNAS

Errores de interpretación normativa.

Exceso de carga laboral. .

PROBABILIDAD

Revisar los informes periódicos que presentan los Liquidadores en relación con

su gestión, y elaborar observaciones a los mismos.

IMPACTO

Revisar los informes periódicos que presentan los Liquidadores en relación con

su gestión, y elaborar observaciones a los mismos.


formulado

Número de Informes de Gestión presentados por

los Liquidadores / Número de Informes revisados,

con observaciones por parte del Grupo

63(No. Demandas contestadas dentro del termino

legal/No. Total de demandas notificadas)*100


número de solicitudes recibidas/ sobre número de

peticiones resueltas mensuales

Extrema ReducirADD-01 Plan de

mejoramiento

Numero de Proyectos Actos Administrativos

Revisados y ajustados jurídicamente / Número de

proyectos Actos Administrativos radicados para

estudio en la dirección jurídica

Evitar

Número de tutelas, fallos e incidentes tramitados

dentro del término/número de tutelas, fallos e

incidentes tramitados

Extrema Alta

Incumplimiento de

compromisos

Debido a la falta de envió de todos los antecedentes

necesarios para la revisión y aprobación del proyecto de acto

administrativo por parte de la Dirección Jurídica, (memoria

justificativa, concepto Superintendencia de Industria y

Comercio y Ministerio de Comercio, Industria y Turismo,

cuando se trate de materias que inciden en la libre

competencia de los mercados y reglamentos técnicos,

cuando a ello hay lugar, publicación del proyecto en página

web, entre otras)

Incumplimiento legalEn la contestación dentro del término perentorio otorgado

por el Despacho JudicialExtrema Alta

Extrema

Numero de demandas contestadas en termino

/Numero de demandas notificadas al Ministerio.

GAC-01 Plan de

mejoramiento

GCJ-01 Plan de

mejoramiento


63

Reducir

Evitar

Durante las diferentes actuaciones administrativas,

prejudiciales y judiciales.Extrema Moderada Reducir

Al tramitar fuera de términos una consulta jurídica realizada

por ciudadanos, entidades públicas y privadas, dependencias

del Ministerio de Salud y Protección Social

Al dejar vencer términos judiciales sin actuación por parte

del Ministerio

Incumplimiento legal Durante la ejecución de los procesos liquidatarios Alta Baja

Extrema Moderada

Asumir







TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO


Liquidadas


Liquidadas

INTERNAS

Falta de documentación en la historia laboral.

Falta de capacitación en el diligenciamiento de los formatos.

EXTERNAS

Falta de documentación en la historia laboral entregada por la entidad liquidada.

PROBABILIDAD

Verificar y priorizar la respuesta de acuerdo a la solicitud.

IMPACTO

Verificar la certificación contra la historia laboral.


Liquidadas


Liquidadas

INTERNAS

Desconocimiento del estado de los procesos judiciales del PAR.

Falta de análisis del contrato y de los informes de gestión presentados por el PAR.

Falta de seguimiento a los procesos judiciales por parte de la Fiduciaria a los

apoderados dejados por el liquidador.

Rotación del personal responsable del PAR en la Fiduciaria.

Incumplimiento de los plazos establecidos para la celebración de los Comités

Fiduciarios de Seguimiento periódicos.

EXTERNAS

Cambio de legislación que afecte el desarrollo de la administración de entidades

liquidadas

PROBABILIDAD

Revisar y analizar los informes de gestión.

Realizar seguimiento a los procesos judiciales en base de datos.

IMPACTO

Realizar seguimiento a través de comité de supervisión.

De Proceso EVC Evaluación y Control26 Control y Evaluación de la

Gestión

INTERNAS

Ausencia o retraso en la entrega de la información soporte.

Desconocimiento de la normatividad aplicable.

Información errada (criterios).

Ausencia de compromiso institucional.

Ausencia de sistemas de información.

Ausencia de registros de información.

EXTERNAS


Falta de articulación interinstitucional.

Incumplimiento en la entrega de información por parte de terceros.

PROBABILIDAD

Seguimiento y monitoreo de los informes que se realizan a través de actos

administrativos.

Comunicación de recordatorios a las dependencias con el objetivo que se

reporte a tiempo la información.

Validación de la información

IMPACTO

Gestionar entrega del informe con la Entidad que lo solicita.

De Proceso EVC Evaluación y Control26 Control y Evaluación de la

Gestión

INTERNAS

Ausencia de soportes.

Información errada.

Aplicación errada de criterios.

Carga alta de trabajo.

Ausencia de mecanismos para el flujo de la información dentro de la Entidad.

Desconocimiento a profundidad de temas técnicos de la Entidad.

EXTERNAS


Falta de articulación interinstitucional.

Incumplimiento de la entrega de información por parte de terceros.

PROBABILIDAD

Retroalimentación en el Subcomité Integrado de Gestión.

Mesas de trabajo.

Listas de chequeo.

Validación con el área del seguimiento.

Ejecutar pruebas del seguimiento o evaluación realizada.

IMPACTO

Capacitaciones internas.

De ProcesoGAD Gestión de Asuntos

Disciplinarios

27 Gestión y Prevención de

Asuntos Disciplinarios

INTERNAS

Ausencia o retraso en la entrega de la información solicitada a las distintas

dependencias.

Demoras en la segunda instancia.

Información errada (criterios).

Ausencia de compromiso institucional.

Alta rotación de personal.

EXTERNAS

Cambios en la normativa aplicable.

Incumplimiento en la entrega de información solicitada a las entidades o personas

externas tales como la UGPP, entre otros.

Mora en la remisión de los procesos iniciados por la Procuraduría General de la

Nación.

PROBABILIDAD

Realizar seguimiento de los procesos tramitados a través de informes

mensuales de gestión.

Reiterar las solicitudes de información mediante memorando a las

dependencias del Ministerio.

Reiterar las solicitudes de información mediante oficio a las Entidades o

personas externas.

Citar nuevamente mediante comunicación escrita a los versionistas y/o

declarantes a las diligencias programadas, cuando se justifique la ausencia.

Efectuar reuniones periódicas de seguimiento entre cada abogado

comisionado y la jefatura de la Oficina.

Efectuar reuniones para revisión conjunta de los casos a través de Subcomités

Integrados de Gestión.

Realizar seguimiento y control desde el ingreso de la queja, a través de la Base

de datos de quejas.

Revisar el contenido de los proyectos de auto, para los ajustes

correspondientes.

Realizar seguimiento y control al estado del proceso, a través de la Base de

datos de autos y el Libro de autos.

IMPACTO

Realizar investigación disciplinaria contra el funcionario que tiene asignado el

proceso, si el vencimiento de términos está injustificado.

De CorrupciónGAD Gestión de Asuntos

Disciplinarios

27 Gestión y Prevención de


INTERNAS

Falta de ética de los funcionarios, instructores, y los de conocimiento que realizan la

investigación y toman decisiones.

Situaciones subjetivas del operador disciplinario, que conllevan al incumplimiento del

marco legal y ético.

Falta de control en la aplicación de procesos institucionales, de directrices y políticas

de dirección.

Falta de una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación.

No existe independencia entre las dos instancias.

Ocultar piezas procesales de un expediente.

Falta de programación de diligencias.

Sobornos.

Manipulación de evidencias y testigos.

EXTERNAS



PROBABILIDAD

Efectuar revisiones para cada proceso entre el Jefe de la Oficina y el Abogado,

a través de comités.

Diligenciar con fecha y firma los Libros de entrega y recibo, respecto a las

quejas y documentos probatorios que van a formar parte del proceso.

Registrar la llegada de los documentos que forman parte del expediente, a

través de Sistema Orfeo.

Socializar la aplicación del régimen disciplinario al interior de la Oficina de

Control Interno Disciplinario, y del Código de Ética del Ministerio al ingreso de

nuevos funcionarios en la Oficina.

Efectuar reuniones para revisión conjunta de los casos a través de Subcomités

Integrados de Gestión.

Estudiar los procesos con independencia de los abogados, bajo el límite

jurídico.

Presentar informes de gestión, por parte de los abogados al Jefe de la Oficina

de Control Interno Disciplinario.

Presentar autonomía e independencia entre las instancias que conocen el

proceso disciplinario.

Realizar acompañamiento aleatorio en algunas diligencias por parte de la Jefe

de la Oficina de Control Interno Disciplinario.

Asistir y controvertir la prueba por parte del investigado (Derecho Legal).

IMPACTO

Realizar investigación disciplinaria contra el funcionario y/o el operador

disciplinario.

Efectuar decisiones administrativas preventivas tendientes a evitar la

repetición de las acciones en caso de presentarse.

Con el fin de favorecer o perjudicar a funcionarios

investigados y/o tercerosEstado del Plan de Contingencia frente al riesgo

Retroalimentación de los informes anterior a la

entrega de los mismos

Al elaborar la certificación para bonos pensiónales Alta Baja Asumir

Extrema 95Indicador de gestión del proceso:

Oportunidad en la atención de las quejas recibidas

EVC-01 Plan de

mejoramiento

Número de Certificaciones Laborales Expedidas

dentro del término / Número de solicitudes de

certificaciones laborales radicadas en el Grupo de

Entidades Liquidadas


formulado

Número de Informes Analizados por la Supervisión

/ Número de Informes de Gestión presentados por

las Fiduciarias

InexactitudPlan de contingencia

formulado


formulado

EVC-01 Plan de

mejoramiento

Informes de competencia de la Oficina de Control

Interno presentados oportunamente/Informes por

presentar

Durante la generación de informes de seguimiento y

evaluaciónAlta Moderada

ReducirModerada

Evitar

Extrema Alta Evitar

Inexactitud

Incumplimiento legalAl no cumplir con las obligaciones pactadas en el contrato de

fiducia mercantilExtrema Baja Asumir


De los términos establecidos en el Código Único Disciplinario

regulado en la ley 734 de 2002 y demás normas

complementarias

Extrema Baja Asumir

Incumplimiento legalEn la presentación oportuna de los informes de seguimiento

y evaluación



terceros






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De Proceso GPD Gestión Preventiva Disciplinaria27 Gestión y Prevención de


INTERNAS

Falta de disponibilidad de tiempo por cumulo de trabajo, que deba resolverse de

manera prioritaria por cumplimiento de términos legales.

Falta de conocimiento por parte de los usuarios, respecto de la función que tiene la

oficina para informar sobre las posibles consecuencias de comportamientos

constitutivos de falta disciplinaria.

Desconocimiento frente a conductas que puedan originar falta disciplinaria.

PROBABILIDAD

Efectuar revisión aleatoria de contratos.

Analizar las quejas recurrentes para enfocar la gestión preventiva.

Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de trabajo para la gestión

preventiva Disciplinaria, a través del Subcomité.

Diligenciar constancia de las asesorías prestadas.

IMPACTO

Definir nuevas estrategias de divulgación en el tema preventivo disciplinario.

De Proceso GRE Gestión de Recobros

Administración de Fondos de la

Protección Social -Gestión de

Recobros-

INTERNAS

Dificultad en el acceso a la información por el Administrador Fiduciario del Fosyga.

Realizar cálculos erróneos en el reconocimiento y pago de los recobros.

No contar con lineamientos o procedimientos documentados y socializados.

No contar con el personal idóneo y capacitado en el proceso.

Fallas o no disponibilidad del sistema para radicar recobros.

EXTERNAS

Cambios normativos.

Agotamiento de recursos para reconocimiento.

Catástrofe natural que afecte la continuidad de la operación.

Errores en la información presentada ante el FOSYGA.

PROBABILIDAD

Contratar auditoría integral a los recobros presentados por las entidades

recobrantes.

Contratar firma encargada de la Interventoría a los contratos suscritos con el

administrador fiduciario y la firma encargada de la auditoría integral.

Definir y aplicar la metodología para el cálculo de pago previo.

Validar los Resultados y de los criterios aplicados en el proceso de Auditoría

Integral a partir de cruces de información (Validaciones de sistemas).

Supervisar el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventoría.

Unificar la normatividad respecto a la presentación, radicación, verificación y

control de las solicitudes de recobro.

Validar la incorporación de las Reglas contractuales para la contratación de

personal.

Adelantar procesos de auditoría concurrente y socializar sus resultados.

Establecer mecanismos para socializar la normatividad vigente en materia de

recobros y reclamaciones.

De Corrupción GRE Gestión de Recobros



Recobros-

INTERNAS

Presiones internas de jerarquía.

Ausencia de controles, procesos y procedimientos.

Imparcialidad y objetividad de la auditoría a reconocimientos.

Conceptos técnicos que induzcan a un acto de corrupción.

Desconocimiento de la normatividad vigente.

Actuar en contra de la normatividad vigente.

Desconocimiento o eliminación de glosas.

EXTERNAS


Presiones de los gremios.

Competencia de quien realiza la auditoría para el reconocimiento de prestaciones.

PROBABILIDAD

Verificar el cumplimiento de requisitos por parte de la Oficina de Control

Interno.

Certificar los resultados del proceso de auditoría integral de las solicitudes de

recobros y reclamaciones generados por la firma auditora.

Contratar la firma encargada de la Interventoría a los contratos suscritos con el

administrador fiduciario y la firma encargada de la auditoría integral.

Validar los Resultados y de los criterios aplicados en el proceso de Auditoría

Integral a partir de cruces de información (Validaciones de sistemas).

Evaluar Resultados y Criterios de Auditoría Integral aplicados a partir de

metodología de muestreo establecida (Nivel de confianza del 97%).

Validar la incorporación de las Reglas contractuales para la contratación de

personal.

Adelantar procesos de auditoría concurrente y socializar sus resultados.

Establecer mecanismos para socializar la normatividad vigente en materia de

recobros y reclamaciones.

Documentar procedimientos de la Dirección relacionados con el

reconocimiento de prestaciones por recobros

De Proceso GRC Gestión de Reclamaciones



Reclamaciones-

INTERNAS

No contar con procesos y procedimientos documentados y socializados.

Desconocimiento de la normatividad relacionada con el trámite de las reclamaciones

presentadas con cargo a la subcuenta ECAT.

No contar con las herramientas para la consulta y seguimiento del proceso de gestión

de reclamaciones.

Deficiencias en el control y seguimiento en la atención de las solicitudes y desarrollos

tecnológicos. y/o reclamaciones.

EXTERNAS

Cambios normativos.

Desactualización de las bases de datos que sirven de insumo para el proceso de

validación.

Catástrofe natural que afecte la continuidad de la operación.

PROBABILIDAD

Publicar y socializar la normatividad expedida en materia de reclamaciones con

cargo a la Subcuenta ECAT.

Controlar bases de datos.

Contratar para realizar la auditoría integral a los reclamaciones presentados por

las entidades reclamantes.

Contratar interventoría a la firma auditora y al administrador fiduciario del

Fosyga.

Supervisar el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventoría.

Elaborar, aprobar, publicar y socializar el Manual de Reclamaciones

IMPACTO

Realizar restitución de recursos a pagos errados.

De ProcesoPIN Portafolio de Inversiones a Corto

Plazo


Protección Social -Portafolio de

Inversiones a Corto Plazo-

INTERNAS

Inapropiada información para la toma de decisiones del Comité.

Desconocimiento de los lineamientos y documentos para la ejecución del proceso.

No contar con los procesos y procedimientos documentados, aprobados y

socializados.

No realizar seguimiento al comportamiento del portafolio.

Inadecuada planeación por parte de la Fiduciaria.

No diligencia o debilidad en el seguimiento por parte del interventor del contrato.

No contar con una firma auditora al FOSYGA.

EXTERNAS

Condiciones económicas y financieras del mercado interno y externo.

Cambios normativos.

PROBABILIDAD

Solicitar recursos a las fiduciarias para el pago de compromisos del FOSYGA de

manera oportuna.

Realizar seguimiento y control a los portafolios de inversiones por parte de la

firma interventora.

Realizar seguimiento y control a los portafolios de inversiones por parte del

Comité Financiero del FOSYGA.

Aplicar los lineamientos normativos para la administración de los recursos de

los Fondos de la protección Social.

Verificar el cumplimiento de las Obligaciones contractuales del Administrador

Fiduciario.

Solicitar al Administrador Fiduciarios la implementación de acciones

preventivas, correctivas o de mejora al proceso de portafolio de inversiones.

IMPACTO

Aplicar la póliza del contrato.

Aplicar sanción y Multa al Administrador Fiduciario por parte de la firma

Interventora.

De ProcesoCDC Gestión para la Compra Directa

de Cartera a las IPS


Protección Social -Gestión para

la Compra Directa de Cartera a

las IPS-

INTERNAS

No se cuenta con un aplicativo o medio informático para realizar las actividades de

verificación de requisitos de la solicitud y cálculo de intereses y seguimiento a la

amortización de las cuotas y los saldos.

No contar con procesos, procedimientos o manuales documentados, aprobados y

socializados para la compra de cartera.

No contar con lineamientos para la compra de cartera directa aprobados y

socializados.

Desconocimiento de la normatividad vigente en materia de operaciones de compra

directa de cartera

EXTERNAS

Cambios normativos que afecten la gestión.

Cambios en los indicadores financieros.

Cambios de Gobierno.

Responsabilidad social o ética de los solicitantes

No contar con medio tecnológico que permita la oportunidad en la información por

parte de las EPS o CCF. .

PROBABILIDAD

Revisar los lineamientos establecidos para la operación de la compra directa de

cartera a IPS.

Realizar el Comité de Análisis y Seguimiento al Presupuesto de los Fondos de la

Protección Social.

Revisar y realizar el acto administrativo de aprobación para la compra de

cartera directa.

Verificar el cumplimiento de requisitos de las solicitudes.

Verificar las cuentas bancarias de las IPS previo a los giros.

Aprobar y socializar los documentos relacionados con el proceso de compra

directa de cartera a IPS.

Aplicar los controles dispuestos para la compra directa de cartera, a través del

aplicativo.

IMPACTO

Ejecutar el Pagaré de las EPS o CCF.

Ejecutar la Póliza de responsabilidad civil de servidores públicos.

Incumplimiento legal Al realizar la compra directa de cartera a las IPS Alta Moderada


De los principios (seguridad, liquidez y rentabilidad), durante

la administración de los recursos de los Fondos de la

Protección Social

Extrema

Moderada ReducirUso indebido de


Durante el reconocimiento de las prestaciones que se

ocasionen por recobros y/o reclamacionesAlta

(Número de IPS beneficiadas con la compra directa

de cartera / Total de IPS solicitantes de la compra

directa de cartera) * 100

22Reducir

Moderada Reducir 27(Numero de políticas cumplidas / Total de políticas

establecidas) * 100

Al realizar el reconocimiento y pago de las tecnologías en

salud no incluidas en el Plan de Beneficios a las EPS y/o

Entidades Obligadas a Compensar - EOC


Durante el trámite de solicitudes de reclamaciones en los

tiempos definidos por la normatividadExtrema Moderada


Cumplimiento de las acciones definidas en el Plan

de trabajo de la gestión preventiva disciplinaria

Asumir

Incumplimiento legal 25

(Número de paquetes de recobros tramitados en

un término de tres meses / Total paquetes de

recobros radicados en el periodo) * 100

106.5



riesgo

Incumplimiento legal Reducir 24

(Número de reclamaciones reconocidas conforme a

la normatividad vigente / Total reclamaciones

radicados en el periodo) * 100


formulado

Incumplimiento de

compromisosAl no realizar las actividades de asesoría y gestión preventiva Alta Baja






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De ProcesoCDC Gestión para la Compra Directa

de Cartera a las IPS


Protección Social -Gestión para

la Compra Directa de Cartera a

las IPS-

INTERNAS

No contar con procesos, procedimientos o manuales documentados, aprobados y

socializados para la compra de cartera.

No contar con lineamientos para la compra de cartera directa aprobados y

socializados.

Desconocimiento de la normatividad vigente en materia de operaciones de compra

directa de cartera.

No contar con un aseguramiento del estado de liquidez en la IPS.

EXTERNAS

Cambios normativos.

Cambios en los indicadores financieros.

Cambios de Gobierno.

Responsabilidad social o ética de los solicitantes.

No contar con medio tecnológico que permita la oportunidad en la información por

parte de las EPS o CCF.

PROBABILIDAD

Revisar los lineamientos establecidos para la operación de la compra directa

de cartera a IPS.

Realizar el Comité de Análisis y Seguimiento al Presupuesto de los Fondos de la

Protección Social.

Revisar y realizar el Acto administrativo aprobación compra de cartera.

Verificar el cumplimiento de requisitos de las solicitudes.

Aprobar y socializar los documentos relacionados con el proceso de compra

directa de cartera a IPS.

IMPACTO

Notificar al Juzgado frente al concepto de Inembargabilidad.

De ProcesoGRR Gestión de Reintegro de

Recursos



Reintegro de Recursos-

INTERNAS

No contar con procesos y procedimientos elaborados, aprobados y socializados.

Desconocimiento de la normativa aplicable.

No contar con controles para realizar seguimiento a entidades deudoras y que se

encuentren en procesos de liquidación.

No generar las instrucciones con la oportunidad y calidad requeridas.

No hacerse parte oportunamente, en los procesos de liquidación de entidades.

EXTERNAS

Que las entidades deudoras se encuentren en proceso de liquidación.

Cambios normativos.

Dificultades con las bases de datos de las entidades requeridas.

No aplicar correctamente el procedimiento establecido.

Inoportunidad en la gestión del proceso de restitución de recursos.

PROBABILIDAD

Aplicar los lineamientos normativos definidos que regulan el proceso de

reintegro.

Contar con una Firma interventora.

Aplicación de procesos y procedimientos para reintegro de recursos.

Realizar seguimientos periódicos a los procesos de reintegro que se adelanten.

Aplicar el Manual operativo de reintegro del proceso de recobro y

reclamaciones.

Aprobar y socializar el proceso de reintegro.

IMPACTO

Aplicar pólizas de responsabilidad civil y de contratos.

Aplicar cláusulas de responsabilidad al Contratista por la falta de gestión

oportuna en los procesos de reintegro o en los procesos de liquidación de las

entidades deudoras.

De Proceso COM CompensaciónAdministración de Fondos de la

Protección Social -Compensación-

INTERNAS

No realizar la coordinación con las diferentes dependencias del Ministerio antes de

expedir las instrucciones y/o actos administrativos.

El alto grado de complejidad del proceso integral de compensación.

Falta de experiencia y conocimiento en la ejecución del proceso integral de

compensación.

EXTERNAS

Cambios normativos que afectan el proceso de compensación.

La no socialización previa con los diferentes actores del SGSSS antes de las expedición

de los actos administrativos.

PROBABILIDAD

Definir y aplicar los lineamientos legales del proceso.

Revisar y dar VoBo a los actos administrativos, oficio de instrucciones y/o

calendario de proceso de compensación.

Validar los proyectos de actos administrativos con los actores del SGSSS,

cuando se considere necesario.

IMPACTO

Aplicar la Póliza de responsabilidad civil cuando sea necesario.

Ajustar o aclarar el acto administrativo, oficios de instrucciones y/o calendario

de proceso de compensación

De Proceso GCO Gestión de Contratación



Contratación-

INTERNAS

Desconocimiento de las normas aplicables al proceso.

Designar personal sin la experticia técnica para la preparación de los documentos

previos a la solicitud de la necesidad.

No contar con la información técnica, jurídica y financiera necesaria para estructurar

los documentos previos.

Designar personal sin la experticia y conocimiento en la norma de archivo.

EXTERNAS

Cambios normativos.

Cambio de gobierno que implican nuevas políticas públicas.

No contar con canales de comunicación apropiados con otras entidades y/o agencias

estatales.

PROBABILIDAD

Aprobar y publicar el proceso de Contratación.

Aprobar y publicar el Manual de contratación.

Publicar Formatos e instructivos para estudios previos.

Revisar previa y posteriormente los documentos por parte del Grupo de

Gestión Contractual.

Definir y Utilizar listas de chequeo.

Aprobar, divulgar y socializar los procedimientos del proceso de Gestión de la

Contratación.

Divulgar y socializar los procedimientos de selección del proceso de Gestión de

la Contratación.

Capacitar a servidores públicos y/o contratista en la elaboración de estudios

previos, que adelanten procesos de contratación en la Dirección de

Administración de Fondos de la Protección Social y la Oficina TIC.

IMPACTO

Supervisar los contratos derivados de los procesos de contratación.

Garantizar cumplimiento de los contrato.

De Proceso GCO Gestión de Contratación



Contratación-

INTERNAS

Competencia del personal - dependencias solicitantes y supervisor.

Desconocimiento del contrato a supervisar por quien ejerce la supervisión.

Falta de Integración definición incompleta o imprecisa de los requerimientos de

información.

Definición inadecuada de obligaciones contractuales.

Seguimiento y acciones inoportunas a la ejecución del contrato por parte del

supervisor.

Fallas en el proceso de copia de respaldo o de restauración de la información, o

pérdida de la misma.

EXTERNAS

Cambios normativos.

Inoportunidad en la información por parte de otros actores del proceso de

contratación.

PROBABILIDAD

Aprobar Manual de Contratación.

Realizar Acto Administrativo de Supervisión y/o Interventoría.

Aprobar procedimiento para la Supervisión de Contratos.

Aplicar herramienta tecnológica con información contractual.

Aprobar procedimiento de Supervisión de Contratos.

Aprobar procedimiento de Liquidación de Contratos.

Realizar capacitaciones en materia de contratación y normatividad contractual

dirigida a servidores públicos y contratistas de la Dirección de Administración

de Fondos de la Protección Social y la Oficina TIC.

Realizar capacitaciones en materia de supervisión y/o interventoría dirigida a

servidores públicos y contratistas de la Dirección de Administración de Fondos

de la Protección Social y la Oficina TIC.

Aprobar, divulgar y socializar el proceso y los procedimientos del proceso de

Supervisión de Contratos a servidores públicos y contratistas de la Dirección de

Administración de Fondos de la Protección Social y la Oficina TIC.

IMPACTO

Aprobar y publicar el Manual de Imposición de Multas, Sanciones y

Declaratorias de Incumplimiento al contratista.

Hacer efectiva la garantía del cumplimiento del contrato.

Investigar proceso sancionatorio a supervisores de contratos.

Al solicitar compra directa de cartera Alta Moderada Reducir 22

(Número de IPS beneficiadas con la compra directa

de cartera / Total de IPS solicitantes de la compra

directa de cartera) * 100

(Número de procesos de compensación ejecutados

en los términos establecidos (cronograma) / Total

procesos de compensación programados) * 100

Reducir 103.5

(Número de solicitudes de procesos de selección

tramitados en los términos del Manual de

Contratación / Total solicitudes de proceso de

selección radicados en el periodo) *100

Inexactitud

Durante la elaboración del calendario del proceso de

compensación de la vigencia y los actos administrativos que

ajusten el proceso de giro y compensación

Alta Baja Asumir

Incumplimiento de

compromisos

Al no lograr el reintegro de los recursos apropiados o

reconocidos sin justa causaExtrema Moderada Reducir 25

Inexactitud

En la elaboración de los estudios previos para la adquisición

oportuna de bienes y servicios por parte del Ministerio

(Dirección de Administración de Fondos de la Protección

Social)

Extrema Moderada

Moderada Reducir 103.6

(Número de solicitudes de procesos de selección

tramitados en los términos del Manual de

Contratación / Total solicitudes de proceso de

selección radicados en el periodo) *100

Incumplimiento de

compromisos

(Obligaciones contractuales y post-contractuales) durante la

ejecución y liquidación del contrato (Dirección de

Administración de Fondos de la Protección Social)

Extrema


(Número de procesos de reintegros que finalicen

en el termino establecido en la normativa vigente (3

meses) / Numero de procesos iniciados) * 100


formulado






TRATAMIENTO


MEJORAMIENTO /

CONTINGENCIA


PROCESOS)




DE CONTROLES

RIESGO

CAUSAS CONTROLES

CATEGORÍA EVENTO


SEGUIMIENTO

De Corrupción GCO Gestión de Contratación



Contratación-

INTERNAS

Incorporación de requisitos de favorabilidad en beneficio de un determinado

proveedor.

Omisión de normatividad jurídica, técnica y financiera en el pliego de condiciones.

Inaplicabilidad o ausencia de controles, procesos, procedimientos establecidos para la

contratación.

Falta de Competencia del servidor público que lleva el proceso de contratación.

Presiones internas de jerarquía.

Falta de imparcialidad y objetividad del o los servidores públicos responsables del

proceso de contratación.

EXTERNAS


Intereses particulares.

PROBABILIDAD

Verificar requisitos mínimos legales por parte de la Subdirección.

Revisar ante el Comité asesor de contratación.

Publicar estudios previos y contratos en el SECOP.

Publicar de estudios previos, contratos, CDP, RP, pólizas, asignación de

supervisor, etc. en la página Web del Ministerio.

Publicar hoja de vida y soportes de contratistas en el SIGEP.

Verificar documentos soporte para proceso de selección.

Verificar base de datos de contratación por la Contraloría General de la

República.

IMPACTO




De Corrupción GCO Gestión de Contratación



Contratación-

INTERNAS

Presiones de jerarquía al supervisor del contrato.



Desconocimiento e inaplicabilidad de la normatividad jurídica, técnica y financiera en

la supervisión.

Falta de imparcialidad y objetividad del o los servidores públicos responsables de la

supervisión.

EXTERNAS


Presiones a nivel jerárquico.

Presiones de los proponentes.

PROBABILIDAD

Revisar base de datos de contratación por la Contraloría General de la

República.

Realizar proceso de Liquidación del contrato.

Definir responsabilidades del ejercicio de Supervisión de contratados en el

Ministerio.

IMPACTO




De Proceso GFI Gestión Financiera


Protección Social -Gestión

Financiera-

INTERNAS

No contar con los procesos, procedimientos y/o manuales para la ordenación del

gasto y autorización de giro.

Desconocer las actualizaciones de los procesos, procedimientos y/o manuales del

proceso.

No contar con lineamientos definidos y socializados para la ordenación de gasto y

autorización de giro.

No contar con un aplicativo que permita la verificación de requisitos para el giro de

manera oportuna.

No verificar plenamente los soportes y el cumplimiento de requisitos para la

ordenación del gasto y autorización de giro.

EXTERNAS

Cambios normativos.

PROBABILIDAD

Definir y aplicar los procesos, procedimientos y/o manuales para la ordenación

del gasto y autorización de giro.

Realizar la verificación plena de los soportes y el cumplimiento de requisitos

para la ordenación del gasto y autorización de giro.

Realizar el control de la Información relevante del Fosyga a través del Aplicativo

ERP-SII Sistema Integrado de Información FOSYGA -.

Aplicar lineamientos normativos para la ordenación del gasto y autorización de

giro.

Realizar interventoría y supervisión de la ordenación del gasto y autorización

de giro.

Socializar los procesos, procedimientos y manuales del proceso de Gestión

Financiera.

Revisar los controles del Módulo de Recaudo de Régimen de Excepción.

Evaluar la ejecución presupuestal, registros contables, ejecución de pagos.

IMPACTO

Restituir los recursos pagados.

Aplicar la póliza de responsabilidad civil.

De Corrupción GFI Gestión Financiera


Protección Social -Gestión

Financiera-

INTERNAS

Creación de perfiles en el aplicativo de SIIF sin cumplimiento de los requisitos

establecidos.

Conocimientos en sistemas para crear perfiles.

Incumplimiento de los procedimientos que hacen parte del proceso GFI Gestión

Financiera.

Uso indebido del token.

Perfil inadecuado de los servidores públicos responsables del manejo del token.

EXTERNAS

Crear los perfiles necesarios en el Aplicativo de SIIF.

PROBABILIDAD

Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el uso correcto del Aplicativo

SIIF-SII-ERP.

Aplicar el Código de Ética y valores en todas las fases del Proceso.

Establecer perfiles específicos para cada etapa presupuestal.

Asignar las claves de acceso en el Aplicativo SIIF-SII-ERP.

Evaluar la ejecución presupuestal, registros contables, ejecución de pagos.

IMPACTO

Realizar trazabilidad sobre el uso de la firma digital en las operaciones

realizadas.

De Proceso GTH Gestión del Talento Humano


Protección Social -Gestión del

Talento Humano-

INTERNAS

No realizar la verificación del perfil del candidato frente al Manual de Funciones

aprobado.

No contar con los procesos, procedimientos y manuales documentados y aprobados.

Desconocimiento de la normatividad vigente relacionada con la carrera administrativa.

No contar con lineamientos institucionales claramente definidos y socializados para la

vinculación y nombramiento de personal.

No contar con unidad de criterio con la Subdirección de Gestión de Talento Humano

del Ministerio.

No contar con el suficiente personal para la ejecución del proceso.

No contar con perfiles y Manual de Funciones aprobados para la Dirección de

Administración de Fondos de la Protección Social.

EXTERNAS

Inoportunidad en la autorización por parte de la Comisión.

Cambios normativos en materia de Carrera Administrativa.

Cambio de Gobierno - Ley de Garantías.

Comunicación adecuada con la Comisión.

PROBABILIDAD

Revisar los perfiles del candidato y documentos soporte frente al Manual de

Funciones.

Aplicar el Proceso de Gestión del talento Humano para la Administración de los

Fondos de la Protección Social aprobado y publicado.

Expedir Resolución con Manual de Funciones, perfiles y competencias

definidos.

Revisar la conformidad del acto administrativo con la autorización de la CNSC

para el nombramiento.

IMPACTO

Revocar el acto administrativo de nombramiento.

De ProcesoGCP Gestión de Cobro Persuasivo y

Coactivo



Cobro Persuasivo y Coactivo-

INTERNAS

EXTERNAS

PROBABILIDAD

IMPACTO

Extrema Moderada Reducir 106(No. de OGAG devueltas durante el trimestre / No.

de OGAG totales) *100

Estado del Plan de Contingencia frente al riesgo

Uso indebido de


Durante la etapa de planeación, selección, verificación y

suscripción del contrato (Dirección de Administración de

Fondos de la Protección Social)

ModeradaPlan de contingencia

formuladoEstado del Plan de Contingencia frente al riesgo

En la verificación y cumplimiento de los requisitos plenos

para la ordenación de gasto y la autorización del giro de

recursos de los Fondos de la Protección Social (Dirección de


Al favorecimiento propio o de terceros y uso indebido de los

perfiles asignados en el Aplicativo SIIF (Dirección de


Alta Baja AsumirPlan de contingencia

formulado

Durante la ejecución y/o liquidación del contrato (Dirección

de Administración de Fondos de la Protección Social)Alta

Baja Asumir

Estado del Plan de Contingencia frente al riesgo

Desvío de recursos físicos

o económicos

Baja

Inexactitud

En la clasificación de las reclamaciones reconocidas y

pagadas por el FOSYGA (Dirección de Administración de

Fondos de la Protección Social)

Alta Moderada Reducir 53

(Numero total de Resoluciones expedidas en el

periodo ordenando el cobro/Numero de

Resoluciones que se tienen previsto expedir en el

periodo)*100


formulado

Inexactitud



terceros


En el nombramiento de Servidores Públicos de la Dirección

de Administración de Fondos de la Protección Social

(Dirección de Administración de Fondos de la Protección

Social)

Extrema Moderada ReducirGTH-02 Plan de

mejoramientoInformes presentados - Fuente Plan de Acción


asif11 mapa de riesgos institucional - minsalud.gov.co · ausencia de información sobre las...

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