Asiakaskontaktissa toimivat työntekijät ovat strateginen resurssiNäin panostus Firstline Worker -työntekijöihin voi parantaa yrityksen tuottavuutta

Kun yrityksen toimintaa digitalisoidaan, Firstline Worker* -työntekijät saattavat helposti jäädä ulkopuolisiksi. Se on valitettavaa, sillä Firstline Worker -työntekijät ovat yritykselle tärkeä resurssi. Heitä työskentelee tehtaan tuotannossa, ja he havaitsevat ensimmäisinä tuotannon ongelmat ja hyödyntämättömät mahdollisuudet. Heitä toimii asiakaskontaktissa, ja he saavat ensimmäisenä kuulla asiakkaiden toiveet ja valitukset. Usein Firstline Worker -työntekijät ovat yrityksen suurin työntekijäryhmä. Heillä ei kuitenkaan yleensä ole työnsä tukena henkilökohtaisia tietokoneita, tehokkaita mobiililaitteita tai edistyneitä digitaalisia työkaluja.

– Digitaalinen muutos on vietävä koko organisaation läpi toimitusjohtajasta aina Firstline Worker -työntekijöihin asti, sanoo Microsoftin Modern Devices & Modern Workplace -liiketoiminta-alueen päällikkö Antti Kuosmanen. Moderni työskentelytapa ei synny pelkästään siten, että työntekijöiden käyttöön annetaan älylaite tai luodaan uusi mobiilisovellus. Tämä voi olla osa prosessia, mutta muutoksen on vaikutettava koko yrityskulttuuriin.

Tavoitteena on, että kaikki työntekijät sitoutuvat aidosti yrityksen kehittämiseen.

Yritykset ovat jo nyt enenevässä määrin alkaneet panostaa Firstline Worker -työntekijöihin, mikä on tuonut niille merkittäviä hyötyjä. Niinkin yksinkertainen asia kuin henkilökohtainen sähköpostiosoite voi saada työntekijän tuntemaan, että hän on enemmän osa yritystä. Yammerin ja Microsoft Teamsin kaltaiset yhteistyötyökalut puolestaan voivat parantaa sitoutumista ja tyytyväisyyttä sekä tuoda liiketoiminnalle monenlaisia hyötyjä. Uudet lisensointimallit ja pilvityökalut auttavat luomaan räätälöityjä ratkaisuja eri ammattikuntien vaihteleviin tarpeisiin. On esimerkiksi huomattu, että liikkuvien työntekijöiden varustaminen Surface-tietokoneilla ja Microsoft 365 -palvelussa toimivilla Secure Remote Access -turvallisuustoiminnoilla auttaa säästämään työntekijöiden työaikaa neljä tuntia viikossa.1

Firstline Worker -työntekijät

Miksi kaikki työntekijät on tärkeää ottaa osaksi digitaalista muutosprosessia

* Firstline Worker = käsittää mm. kenttä-, tehdastyöntekijät, korjaajat, hoitoalan, rakennus ja kaupan alalla työskentelevät työntekijät.

Firstline Worker -työntekijöihin sijoittamisen ennustetaan nousevan entistä tärkeämmäksi asiaksi digiaikana. Harvard Business Review 2018:n kyselyyn vastanneista yritysjohtajista 78 % oli sitä mieltä, että yritysten, jotka haluavat menestyä jatkossakin, on annettava työntekijöidensä käyttöön Internet-yhteys sekä pääsy työkaluihin ja tietoon.

Vaikka yhä suurempi osa on tätä mieltä, työtä tällä saralla riittää vielä. Raportissa siteerataan MIT, Sloan School of Managementin tutkijaa Michael Schragea, jonka mukaan yritysten halukkuuteen sijoittaa Firstline Worker -työntekijöihin vaikuttaa paljon se, näkeekö johto työntekijät kustannuksena vai resurssina, joka voi olla innovaatioiden ja paremman asiakaskokemuksen lähde.2

Miksi yritykset eivät ole päässeet pidemmälle Firstline Worker -työntekijöiden digitalisaatiossa? Yritysjohtajien mukaan syitä ovat resurssien, osaamisen tai johdon kiinnostuksen puute laajaa muutosprosessia kohtaan. Näihin haasteisiin kannattaa kuitenkin tarttua, sillä tehokkuuttaan parantaneiden yritysten työntekijät ovat tyytyväisempiä ja ymmärtävät toimintaansa paremmin.3

Mitä hyötyjä Microsoft 365 ja Surface tuovat yrityksille?• 75 % vastaa ”parempi työtyytyväisyys”

• 76 % vastaa ”työntekijöiden sitouttaminen helpompaa”

• 80 % vastaa ”työntekijöiden luovuus lisääntyi”

• 84 % vastaa ”tuottavuus kasvoi mobiiliympäristöissä”

• 78 % vastaa ”IT-toiminnoissa säästyi aikaa ja rahaa”

Lähde: Forrester, Maximizing Your ROI From Microsoft 365 Enterprise With Microsoft Surface, 2018

Firstline Worker -työntekijöiden työskentelytapojen modernisoinnin haasteet ja mahdollisuudet

McKinseyn tekemän tutkimuksen mukaan sitoutumattomat työntekijät aiheuttavat yhdysvaltalaisyrityksille arviolta 450–550 miljoonan dollarin tappiot vuosittain.4 Tutkimukset myös osoittavat, että Firstline Worker -työntekijöillä on suora vaikutus sekä asiakasuskollisuuteen että asiakastyytyväisyyteen, ja erityisen suuri merkitys heillä on reklamaatiotilanteissa.5 Toinen tutkimus osoittaa, että palveluammateissa työskentelevät saivat asiakkailta parempia arvioita, jos he osoittivat olevansa vastaanottavaisia palautteelle.6 Monet asiat siis osoittavat, että sijoittaminen henkilökuntaan vaikuttaa muuhunkin kuin vain ”pehmeisiin arvoihin” ja että se itse asiassa voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen kilpailukykyyn.

Asiakastuntemus on avain yrityksen menestykseen. Asiakas- ja markkinointitutkimuksilla voidaan saada arvokasta tietoa, mutta niitä voidaan tehdä vain rajallinen määrä ja suhteellisen suppeana. Firstline Worker -työntekijät ovat päivittäin tekemisissä asiakkaiden kanssa, ja he saavat ensimmäisenä kuulla asiakkaiden valitukset ja toiveet. Oikein hyödynnettynä tämä voimavara voi tarjota ehtymättömästi tietoa ja näkemystä yrityksen toiminnasta. Se kuitenkin edellyttää, että yrityksellä

on prosessit ja työkalut tiedon keräämiseen ja eteenpäin viemiseen organisaatiossa.

– Moderni työskentelytapa tuo yksinkertaisesti monenlaisia hyötyjä, sanoo Microsoftin Modern Workplace -liiketoiminta-alueen päällikkö Jukka Veräväinen. Yritys pystyy hallitsemaan tietoa paremmin, ja työntekijöiden tyytyväisyys ja tuottavuus kasvavat. Työntekijöille muutos merkitsee parempaa työilmapiiriä, ja tällainen tyytyväisyys tarttuu myös asiakkaisiin.

Firstline Worker -työntekijöiden työskentelytavan modernisointi tuo siis yritykselle monia hyötyjä. Työkalut, joilla saadaan suora pääsy yrityskriittiseen tietoon, parantavat työntekijöiden mahdollisuuksia tehdä laadukasta työtä. Liiketoiminta teknistyy ja digitalisaatio muuttaa kokonaisten alojen toimintatapoja. Siksi on tärkeää, että työntekijöiden ammattiroolit voivat kasvaa samassa tahdissa organisaatioon kohdistuvien vaatimusten kanssa.

Yhteistyöhön ja viestintään kannustavat työkalut sitouttavat työntekijöitä, mitä yrityksellä on ehdottomasti syytä tukea.

Hyödyt ovat moninaiset: ihmisten välinen sosiaalinen vuorovaikutus lisääntyy, luova ongelmanratkaisu lisääntyy, uusilla osastoilla on mahdollisuus hyödyntää uusia menetelmiä ja työskentelytapoja ja tärkeä hiljainen tieto säilyy yrityksessä eikä katoa yrityksestä lähtevien osaavien työntekijöiden mukana.

Kun työntekijöitä kannustetaan auttamaan toisiaan ja hyödyntämään toistensa osaamista ja kokemusta, tällainen osaamisen jakaminen tuo synergiaetuja. Työntekijöille on kuitenkin tarjottava oikeanlaiset edellytykset tehdä työtään eli pääsy tarvittaviin digitaalisiin työkaluihin ja älylaitteisiin.

Turvallisuusnäkökohtia ei myöskään pidä sivuuttaa. Kun poikkeuksista raportoidaan ja tiedonkulku on nopeaa, fyysinen turvallisuus ja kriisivalmius paranevat. Digitaalinen turvallisuus taas liittyy tietoturvaan. Yritystiedon arvo on jatkuvassa kasvussa, ja jos työntekijöillä ei ole työkaluja tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön, he usein ottavat asiat omiin käsiinsä ja alkavat käyttää yksityisiä palveluja. Kun tällaisista varjo-IT-järjestelmistä tulee arkea, yritys menettää tietonsa hallinnan eikä pysty enää estämään arkaluonteisten tietojen vuotamista esimerkiksi kilpailijoille.

”Firstline Worker -kohderyhmälle soveltuvien pienikokoisten ja edullisten laitteiden kysyntä on kasvussa. Monille sopiva laite on Surface Go. Tämä ultrakannettava kulkee helposti mukana ja sopii siksi kaikille liikkuville työntekijöille. Se sopii esimerkiksi vaihtuvissa ympäristöissä työskenteleville Firstline Worker -työntekijöille, kuten rakennustyöläisille, palvelutyöntekijöille ja myyjille, jotka tarvitsevat helposti mukana kuljetettavaa tietokonetta.”

Antti Kuosmanen, Modern Devices- ja Modern Workplace -liiketoiminta-alueen päällikkö

SAS on perustettu elokuussa 1946, ja yritys teki ensimmäisen lentonsa samana vuonna. Ensimmäinen Atlantin ylittävä lento Tukholmasta New Yorkiin kesti yli yhden vuorokauden ja vaati useita välilaskuja. Nykyään SAS liikennöi 272 lentoreitillä Euroopan, Yhdysvaltojen ja Aasian kohteiden välillä. Päivittäisiä lähtöjä on 817, ja yhtiö kuljettaa vuosittain 30 miljoonaa matkustajaa.

Lentoyhtiöllä on ymmärrettävistä syistä paljon työntekijöitä, jotka eivät työskentele toimistotiloissa. SAS:llä on noin 3 500 back office -työntekijää ja noin 11 000 Firstline Worker -työntekijää. Heillä kaikilla on Office 365 -lisenssi. Back office -työntekijöillä on E3-lisenssit ja harvoin tietokoneen ääressä työskentelevillä Firstline Worker -työntekijöillä verkkoyhteydessä toimivat E1-lisenssit.

SAS varusti hiljattain koko noin 5 000 työntekijää käsittävän lentävän henkilökuntansa (lentäjät ja matkustamohenkilökunnan) älylaitteilla. Vastaavia aloitteita on tehty lähtöselvityksen ja porttien työntekijöillä, ja työntekijöille on jaettu noin 1 500 älylaitetta.

Scandinavian AirlinesPerustettu: 1946Pääkonttori: Solna, RuotsiToiminta: Kotimaan, Euroopan ja mannertenvälinen lentoliikenneLiiketoiminta-alue: Koko maailmaTyöntekijöitä: n. 14 500Liikevaihto: 42 654 milj. SEK (2016/2017)7

Asiakasesimerkki

Office 365 -migraation yhteydessä SAS sijoitti sopeutusohjelmaan, jonka päätavoitteena oli saada kaikki työntekijät ymmärtämään, miten Office 365 ja sen eri sovellukset auttavat tehostamaan työskentelyä. Tavoitteena oli lisäksi parempi Office 365 -sijoituksen tuotto ja alustan suurempi käyttöaste. Siksi SAS otti yhteyttä Avega Groupiin, jolla oli kokemusta Office 365 -käyttöönotoista.

– Haasteena oli saada useammat työntekijät käyttämään Office 365:tä, kertoo Senior Project and Change Manager Cecilia Bergman Avega Groupilta. SAS oli jo valinnut Office 365:n ja halusi myös kasvattaa sen käyttöastetta, joten saimme tehtäväksi tehostaa käyttöä ja lisenssien mahdollisuuksien hyödyntämistä. SAS on digitalisoinut asiakastoimintoja kattavasti, kuten luonut digitaaliset matkavaraus- ja lähtöselvityspalvelut, mutta sisäisiä prosesseja ei yrityksen mielestä ollut kehitetty samassa tahdissa.

Tähän mennessä yhteistyö on tuottanut laajan toimintojen käyttöönoton SAS:n työntekijöiden keskuudessa, ensimmäisessä vaiheessa ensisijaisesti back office -työntekijöiden parissa. Lisäksi on toteutettu muutama suoraan Firstline Worker -työntekijöihin liittyvä pilottiprojekti. Toinen niistä on nimeltään Crew Schedule Deviation Planning, jonka tavoitteena on helpottaa lentävien työntekijöiden työvuorojen muutospyyntöjen tekemistä:

– Kaikkien lentävien työntekijöiden pitää pystyä ilmoittamaan poikkeuksista digitaalisesti, selittää SAS:n Service Manager Digital Workplace Göran Wendelius. Aikaisemmin heidän piti

kääntyä lähimmän esimiehensä puoleen ja pyytää työvuoromuutosta, jonka esimies lähetti sähköpostitse back office -työntekijöille, jotka puolestaan muokkasivat työvuorolistoja. Nyt työntekijät ilmoittavat muutostoiveistaan itse iPad-sovelluksella, joka synkronoituu suoraan SharePoint-luetteloon, ja back office voi ottaa kantaa muutospyyntöön.

Toinen projekti on pilottitutkimus, jonka työnimi on tällä hetkellä ”laajat viestintämahdollisuudet lentäjille”. Tutkimus sai alkunsa siitä, kun SAS:n sisäisissä selvityksissä kävi ilmi, että lentäjät eivät kokeneet riittävää yhteyttä yritykseen ja ilmaisivat, että parempi viestintä johdon ja työntekijöiden välillä olisi avuksi:

– Lentäjät ovat erityinen ammattiryhmä, Göran Wendelius toteaa. He ovat usein hyvin sitoutuneita työhönsä mutta heitä ei koskaan näy toimistolla. Ainoa tapa saada heidät osallistumaan fyysiseen palaveriin on, jos he sattuvat olemaan lentokentällä juuri palaverin aikaan. Siksi selvitämme erilaisia vaihtoehtoja, kuten Skype for businessin ja Yammerin käyttöä. Tällä hetkellä viestintä tapahtuu lähes poikkeuksetta sähköpostitse.

– Office 365 -alustaa kehitetään jatkuvasti, ja siksi olemme molemmissa tapauksissa käyttäneet standard-toiminnallisuutta, Cecilia Bergman sanoo. Olemme rakentaneet Microsoftin tarjoamien moduulien pohjalta PowerApp-sovelluksia, mikä on auttanut pitämään kehitysajan lyhyenä ja kustannukset kurissa.

Carlsberg A/S on tanskalainen panimokonserni, jonka pääkonttori sijaitsee Kööpenhaminassa. Yritys on perustettu vuonna 1847, ja se alkoi jo varhain panostaa vientiin. Carlsbergissa on tapahtunut voimakasta kansainvälistä laajentumista, kun yhtiö on muun muassa ostanut muita panimoja ja tuotemerkkejä. Yli 150 maassa toimiva Carlsberg on tällä hetkellä maailman neljänneksi suurin panimoyritys.

Konsernin yli 41 000 työntekijästä noin 18 000 on erilaisia teollisuustyöntekijöitä. He ovat yrityksen Firstline Worker -vahvuus – näillä työntekijöillä on paras näkemys tuotannosta ja jakelusta, ja he havaitsevat mahdolliset toimintahäiriöt ja laitteiden ja rutiinien puutteet ensimmäisenä.

– Carlsbergille kaikki työntekijät ovat erittäin arvokkaita. Jotta he tuntisivat kuuluvansa yritykseen, heidän on luonnollisesti saatava tietoa ja pystyttävä jakamaan osaamistaan, sanoo Carlsberg Groupin Global Director for Workplace Services Michael Carstens. Haasteena on kuitenkin, että Firstline Worker -työntekijämme käyttävät vain harvoin tietokonetta työssään. He ajavat trukkia tai panevat olutta eikä heillä ole aikaa istua tietokoneen ääressä seuraamassa sisäisiä keskustelufoorumeja.

Carlsberg GroupPerustettu: 1847Pääkonttori: Kööpenhamina, TanskaToiminta: Oluen, siiderin, virvoitusjuomien ja kivennäisveden valmistus, markkinointi ja myyntiTuotemerkit: 140 eri tuotemerkkiä, esimerkiksi Carlsberg, Karhu, Falcon, Pripps, Holsten, Ramlösa, Ringnes ja TuborgLiiketoiminta-alue: Koko maailmaTyöntekijöitä: n. 41 430, pääasiassa Länsi-Euroopassa, Itä-Euroopassa ja AasiassaLiikevaihto: 61 808 milj. DKK (2017)8

Asiakasesimerkki

Tällä hetkellä suurin osa tiedonvälityksestä tapahtuu manuaalisesti esimerkiksi ruokalassa pidettävissä tiedotustilaisuuksissa tai tiiminvetäjän palaverissa panimotilassa. Se on toiminut hyvin useiden vuosien ajan, mutta tiedon tarve kasvaa jatkuvasti. Carlsberg onkin jo jonkin aikaa etsinyt tehokasta ratkaisua, jolla yritys voisi pitää työntekijät ajan tasalla vaikkapa tietosuoja-asetukseen liittyvistä asioista tai kansainvälisistä toimintaohjeista sekä saada heidät viestimään keskenään.

– Pitkän aikavälin toiveenamme on saada Firstline Worker -työntekijämme tekemään yhtä tiivistä yhteistyötä kuin muut konsernin työntekijät tekevät, Michael Carstens toteaa. Haluamme oppia toistemme kokemuksista ja kuulla toistemme ideoita ja näkemyksiä.

Carlsberg toimii yli 40 markkina-alueella, joilla on erilaisia teknisiä tarpeita ja edellytyksiä. Joillakin markkinoilla työntekijöillä on käytössään sähköpostitili, mutta kaikilla markkinoilla näin ei ole. Useimmat konsernin IT-järjestelmät ovat erikoistuneita paikallisia järjestelmiä.

– Microsoft 365 -alusta ja talousjärjestelmä ovat ainoat maailmanlaajuiset IT-järjestelmät, jotka ovat käytössä koko konsernissa, Michael Carstens selittää. Siksi Firstline Worker -työntekijöiden osallistaminen olisi seuraava looginen askel. Se, miten osallistaminen toteutetaan käytännössä, jää nähtäväksi.

Tällä hetkellä työntekijöillä on pääsy yhteiskäytössä oleville päätteille, mutta tuleva ratkaisu voisi rakentua mobiililaitteille, mikä parantaisi liikkuvuutta.

Fitness24Seven on kasvanut yhdestä malmöläisestä kuntosalista kansainväliseksi ketjuksi, jolla on yli 200 kuntosalia kuudessa maassa. Suurin osa saleista sijaitsee Pohjoismaissa, mutta tavoitteena on kasvattaa saliverkostoa tuhanteen saliin vuoteen 2025 mennessä ja avata toiminta kahdella uudella markkina-alueella joka toinen vuosi.

Nopeaan laajentumiseen liittyy aina haasteita, mutta Fitness24Sevenin tapauksessa tilannetta hankaloittaa erityisesti maantieteellinen hajautuneisuus: yhdeksän vuotta sitten yrityksellä oli 26 kuntosalia, kun tällä hetkellä työntekijät ovat jakautuneet lähes 200 paikkakunnalle eri maissa.

– Ilmeinen seuraus tästä kaikesta on, että on vaikeaa ylläpitää yhdenmukaista yrityskulttuuria, selittää Fitness24Sevenin järjestelmänvalvoja Lotta Schön. Koska hajautuneet työntekijät eivät juuri koskaan tapaa toisiaan, Skype korvaa fyysiset palaverit. Ihmisiä ei myöskään aina saa puhelimen päähän, mikä vaikeuttaa tehokkaan viestinnän ylläpitämistä.

Fitness24Seven (TwentyFourSevenGroup AB)Perustettu: 2003Pääkonttori: Lund, RuotsiToiminta: 222 vuorokauden ympäri avoinna olevaa kuntosaliaLiiketoiminta-alue: Ruotsi, Norja, Suomi, Puola, Kolumbia ja ThaimaaTyöntekijöitä: n. 1 500 kuudessa maassaLiikevaihto: 804 milj. SEK (2017)9

Asiakasesimerkki

Yrityksen vanha intranet oli vuodelta 2010, ja sen käyttö hankaloitui jatkuvasti. Se sisälsi vanhentunutta ja jäsentämätöntä tietoa, siellä ei ollut interaktiivisia toimintoja ja työntekijät viestivät usein yksityisten kanavien kautta tai puhelimitse Excelissä olleen puhelinluettelon mukaisesti. Kuntosaleilla oli painettuja ohjeita, joista oli eri versioita ja joihin työntekijät olivat tehneet muutoksia ja päivityksiä käsin.

Fitness24Seven otti yhteyttä Stratiteqiin saadakseen modernimman IT-ratkaisun. Stratiteqin ratkaisu oli uusi intranet JustAsk, joka perustuu Microsoft Office 365:een ja jossa yhteistyöalustana on SharePoint Online. Lisäksi käytössä on tanskalaisen ProActiven lisätuote IntraActive, joka lyhentää käyttöönottoaikaa ja jonka ansiosta ratkaisua voi käyttää myös mobiililaitteilla. Järjestelmään voidaan myös lisätä uusia toimintoja tarvittaessa.

– Kokosimme ja keskitimme viestinnän Office 365 -alustalle, sanoo Stratiteqin projektipäällikkö ja käyttöönottovastaava Stefan Hult. Kun otetaan huomioon kuntosaliketjun toiminnan hajautuneisuus, toimivaa ratkaisua ei olisi saatu aikaan ilman pilviteknologiaa ja Microsoftin lisenssimallia, jossa palvelut tulevat entistä useampien käyttöön. Nyt palvelujen tarjoamisesta Firstline Worker -työntekijöiden käyttöön ei tarvitse maksaa valtavia summia.

Työntekijöillä on E3-lisenssit, kun taas kaikilla Firstline Worker -työntekijöillä on F1-lisenssit, ja he käyttävät erilaisia mobiililaitteita. Kaikkien kuntosalityöntekijöiden välisen viestinnän helpottamiseksi on otettu käyttöön Yammer.

– Yammer on ollut menestys, Lotta Schön kertoo. Olemme luoneet ryhmiä, mikä helpottaa kysymysten esittämistä ja tiedon saamista. Ongelmat, joiden ratkaiseminen vei aiemmin päiviä, ratkeavat nyt jopa minuuteissa.

Haasteena on ollut saada kaikki työntekijät käyttämään alustaa.

– Sähköpostin lähettäminen kaikille ja käyttöönottoon kannustaminen toimii huonosti. Siksi olemme ottaneet Office 365:n käyttöön asteittain ja jäsennetysti, Stefan Hult sanoo. Kun ihmiset ymmärtävät järjestelmän hyödyt, he sitoutuvat siihen. Ennen uuden kuntosalin avaamista Thaimaassa hoidimme koko projektin Yammerissa, ja kaikki olivat innostuneita ja esittivät kysymyksiä ja mielipiteitä.

– Nyt Fitness24Seven on huomattavasti modernimpi työpaikka, Lotta Schön huomauttaa. Tällä hetkellä yhdellä kokonaan uuden konseptin salillamme on käynnissä Microsoft Teams -pilottiprojekti, ja odotamme innoissamme, että pääsemme arvioimaan sen tuloksia.

Office 365 on Microsoftin tarjoama pilvipalvelujen sarja. Se on hyvä alusta uuden sukupolven intranetiksi. Se tarjoaa hyvät mahdollisuudet viestintään, tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön. Alusta tarjoaa turvallisen tiedon käsittelyn ja hyvän tietoturvan. Tässä ovat Office 365:n tärkeimmät työkalut, jotka voidaan ottaa keskeiseksi osaksi intranetiä:

SharePoint on jakamisessa ja yhteistyössä käytettävä työkalu. Käyttäjät voivat lähettää viestejä ja jakaa tiedostoja, tietoa, uutisia ja resursseja toisille työntekijöille ja ryhmille. He voivat luoda verkkosivustoja ja portaaleja. Projektit, ryhmät ja osastot voivat luoda omia ryhmäsivustojaan yhteistyötä varten.

Yammer on yrityksille tarkoitettu sosiaalinen media, jossa on joukko yhteistyötyökaluja. Yksi Yammerin tärkeimmistä toiminnoista ovat ryhmät. Jokaisella Yammer-ryhmällä on oma työalueensa, jossa käyttäjät voivat esittää kysymyksiä ja käydä keskusteluja. Yammerissa on edistynyt hakutoiminto.

Stream on videopalvelu, jonka avulla yrityksen on helppo luoda, ladata, jakaa ja hallita videoitaan. Palvelua on helppo käyttää intranetin muista osista käsin, kuten SharePointista, Yammerista ja Teamsista. Äänentunnistuksen ja kasvojentunnistuksen avulla voidaan tehdä hakuja yksittäisestä videosta tai kaikista yrityksen videoista.

Teams on työryhmille tarkoitettu chat-, keskustelu- ja tapaamisalusta. Käyttäjät voivat jakaa tapaamisissa tiedostoja ja sovelluksia. Työryhmillä on pääsy kaikkeen niiden tarvitsemaan sisältöön Office 365:ssä.

Planneria käytetään helppoon suunnitelmien laatimiseen, tiimien rakentamiseen, tehtävien jakamiseen ja tilannepäivityksiin. Järjestelmässä on helppo jakaa tiedostoja, käydä chat-keskustelua käynnissä olevasta työstä ja saada yhteenveto työn edistymisestä.

Graph on kehitysalusta, joka yhdistää Office 365:n palvelut ja sovellukset. Siinä on tehokkaat hakutoiminnot, ja sen avulla on helppo löytää ihmisiä, tiedostoja ja chat-viestiketjuja mistä vain Office 365:stä. Graphin avulla voidaan varmistaa, että kaikki yksittäisille käyttäjille päätyvä tieto on relevanttia heille.

StaffHub on kehitetty erityisesti Firstline Worker -työntekijöitä varten. Sen avulla on helppoa luoda, päivittää ja hallita työryhmien työvuoroja. Työntekijät saavat käyttöönsä kaiken heidän työvuorojaan koskevan tiedon, ja heidän on tarvittaessa helppo vaihtaa vuoroja keskenään. StaffHubissa työnjohtajat voivat myös helposti jakaa tiimeilleen tärkeää tietoa, kuten toimintaohjeisiin liittyviä asiakirjoja, uutisia ja päivityksiä.

Tulevaisuuden ratkaisut

1. Selvitä ja arvioi tämänhetkiset työkalut ja rutiinit

Miten hyvin viestintä toimii tällä hetkellä? Onko työntekijöillä käytettävissään digitaalisia työkaluja ja osaavatko he käyttää niitä? Käyttävätkö kaikki työkaluja? Pystyvätkö työntekijät viestimään keskenään ja johdon kanssa ja jakamaan tietoa helposti? Onko työntekijöillä käytettävissään turvalliset kosketusnäytölliset mobiililaitteet, jotka takaavat parhaan tuottavuuden?

2. Kartoita työntekijöiden tarpeet

Keskustele työntekijöiden kanssa: Miten he työskentelevät ja miten he haluaisivat työskennellä? Toivovatko he toimintoja, joita tällä hetkellä ei ole käytettävissä, vai ovatko toiminnot käytettävissä, mutta niitä ei käytetä taitojen tai tiedon puutteen vuoksi? Onko joitakin turhaa ärtymystä aiheuttavia asioita, joista olisi helppo päästä eroon ottamalla käyttöön uusia työkaluja tai rutiineja?

3. Pohdi yrityksen tarpeita

Mieti, miten yritys hyötyisi prosessista: Onko tavoitteena ensisijaisesti parantaa työtyytyväisyyttä, laatua vai tuottavuutta? Mille tasolle yritys tähtää? Onko kaikkien tarkoitus saada oma mobiililaite, kuten Surface Go, vai onko järkevämpää tarjota kaikille pääsy yhteiskäytössä oleville laitteille tai lisenssit, joita työntekijät voivat käyttää omilla yksityiskäytössä olevilla laitteillaan? Onko kehitettävä kokonaan uusi ratkaisu vai voidaanko nykyisen ratkaisun toiminnallisuutta laajentaa?

4. Ajattele mobiilisti

Firstline Worker -työntekijät eivät useinkaan työskentele toimistolla, joten ota liikkuvuus huomioon alusta lähtien. Mieti, miten hyvin kaavailtu ratkaisu toimii mobiililaitteilla ja muista myös Internet-yhteydet. Kaikilla aloilla työntekijöillä ei aina ole pääsyä Internetiin. Tällöin tarvitaan offline-tilassa toimivia työkaluja, joiden tiedot synkronoituvat, kun laite muodostaa yhteyden verkkoon.

5. Muista tietoturva

Turvallisuusajattelun tulee olla mukana koko prosessin alusta loppuun. Käsitelläänkö työkaluissa arkaluonteista tietoa ja miten sitä käsitellään, miten tiedot tallennetaan ja keillä työntekijöillä tulee olla pääsy mihinkin tietoihin? Työntekijöiden itse omistamien laitteiden käyttäminen voi olla edullinen ratkaisu, mutta tarjoamalla työntekijöille laitteet yritys pystyy hallitsemaan tietoturvaa paremmin ja asentamaan päivityksiä etänä, mikä säästää aikaa. Muista myös EU:n tietosuoja-asetuksen määräykset ja alakohtaiset erityismääräykset.

6. Ota tarvittaessa asiantuntija avuksi

Kaikissa yrityksissä ei ole tarvittavaa osaamista tai aikaa uusien IT-järjestelmien kehittämiseen tai käyttöönottoon. Microsoftilla on laaja kumppaniverkosto, jonka asiantuntijayritykset auttavat yrityksiä tunnistamaan tarpeet ja luomaan yrityksen liiketoimintaa mahdollisimman tehokkaasti hyödyttäviä ratkaisuja.

Tarkistuslista

Pohdittavaa ennen seuraavaa vaihetta

Seuraava vaiheLue lisää Firstline Worker -työntekijöistä ja heille tarjolla olevista ratkaisuista täältä.

Lue lisää Surface Gosta – toistaiseksi kevyimmästä ja pienikokoisimmasta Surface-laitteesta täältä.

Lähteet1 Forrester, Maximizing Your ROI From Microsoft 365 Enterprise With Microsoft Surface, 2018

2 HBR Building for success at the first line of business

3 Forbes Insights: Empowering the Firstline Workforce

4 McKinsey Transformational Change Survey 2014

5 J. Cambra-Fierro, I. Melero-Polo, R. Vázquez-Carrascoa: The role of frontline employees in customer engagement, Revista Española de Investigación de Marketing ESIC, vol 18/2, 2014

6 Yuntao Dong, Hui Liao, Aichia Chuang, Jing Zhou, Elizabeth M. Campbell: Joint effects of customer empowering behaviors and supervisory empowering leadership, Journal of Applied Psychology, 2015; 100 (5)

7 SAS Annual Report 2016/2017: https://www.sasgroup.net/en/sas-annual-report-2016-2017/

8 Carlsberg Annual Report 2017: https://carlsberggroup.com/media/22523/carlsberg-as_annual-report-2017.pdf

9 TwentyfourSevengroup AB Koncernnyckeltal 2017: https://www.allabolag.se/5568258718/twentyfoursevengroup-ab