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Unidad II. SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE Documento base para los temas:
1. Apreciaciones de Sistemas de Información
Contable.
2. Fases del Funcionamiento de un Sistema de
Información Contable
3. Características de la Información Financiera bajo
la Normativa Internacional
4. Código Contable y Apreciaciones
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 2
© Universidad “Dr. Rafael Belloso Chacín”
1ra. Edición
Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del texto de la
presente obra bajo cualquier forma, electrónica o mecánica incluyendo el
fotocopiado, el almacenamiento en algún sistema de recuperación de
información, o el grabado, sin el consentimiento previo y por escrito del
editor.
Contenido >> M.Sc. Armando Urdaneta
Diseño Instruccional >> Cristy Petit
Diseño Gráfico >> Erwin Aguirre
Diagramación >> María José Viloria
Maracaibo, Venezuela, 2009.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 3
CONTENIDO CONTENIDO ........................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 5
OBJETIVO ............................................................................................. 5
TEMA 1. Apreciaciones de Sistemas de Información Contable. ............................. 6
1.1. Definiciones de SIC ................................................................. 6
1.2. Elementos del Sistema Información Contable (SIC) ............................. 7
1.3. Tipos de SIC .......................................................................... 9
Tema 2. Fases del Funcionamiento de un Sistema de Información Contable .......... 11
2.1. Fases del funcionamiento de un Sistema de Información Contable ......... 11
2.2. Fase de Ingresos de Datos ......................................................... 12
2.2.1. Medios de Ingresos de Datos ............................................. 122.2.2. Modalidad de Ingreso de los Datos ...................................... 13
2.3. Fase de Validación de Datos ...................................................... 15
2.4. Fase de Actualización de Registros .............................................. 16
2.4.1. Actualización de Registros Interactivamente .......................... 172.4.2. Actualización de Registros en Lote ..................................... 18
2.5. Fase de Emisión de Reportes ...................................................... 18
Tema 3. Características de la Información Financiera bajo la Normativa Internacional ........................................................................................................ 20
3.1. Atributos cualitativos de la información financiera (IF) Según la IASB ..... 20
3.2. Otros atributos de la IF ............................................................ 22
3.3. Estados Financieros ................................................................ 23
3.3.1. Balance General ........................................................... 243.3.2. Estado de Ganancias y Pérdidas ......................................... 313.3.3. Estado de Cambio en el Patrimonio ..................................... 323.3.4. Estado de Flujo de Efectivo .............................................. 333.3.5. Notas Revelatorias ......................................................... 36
3.4. Estructura de la Identificación de los Estados Financieros ................... 37
Tema 4. Código Contable y Apreciaciones ................................................... 38
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4.1. Código Contable .................................................................... 38
4.2. Diseño del código contable ........................................................ 40
4.3. Circunstancias Especiales del Código Contable ................................ 41
4.3.1. Características del Código Contable según las Circunstancias Especiales ................................................ 42
SINOPSIS ............................................................................................. 45
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA ................................................................... 46
VÍNCULOS RECOMENDADOS ...................................................................... 47
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INTRODUCCIÓN
En la unidad II se abordará en la conceptualización de los sistemas de información
contable (SIC), revisando las distintas referencias teóricas al respecto, de modo de
ubicar en el contexto definitorio de los SIC y conocer así los enfoques planteados al
efecto; desarrollando de modo amplio el funcionamiento de estos sistemas, describiendo
sus fases constitutivas demarcadoras desde luego de la entrada, el proceso y la salida de
la información contable; seguido a los aspectos señalados y no menos importante será el
estudio del manejo de la información financiera bajo normas internacionales, puesto
que la adecuación del sic así como la estructuración de sus fases pasan por el
acatamiento pleno a las prácticas contables aceptadas universalmente.
Finalmente se hace mención y explicación de las características de la unidad mínima de
almacenamiento de la información financiera en los sic “el código contable”
ejemplificando y precisando el diseño adecuado de estos, comprendiendo así la
relevancia del mismo en la gestión y desarrollo de los sistemas en estudio.
OBJETIVO
Analizar los sistemas de información contable, como herramienta en la gestión de
información financiera considerando las prácticas contables generalmente aceptadas.
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TEMA 1. APRECIACIONES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE
En la actualidad los Sistemas de Información Contables (SIC) son sin lugar a dudas una
herramienta estratégica de gestión económica de las organizaciones. Al efecto existen
diversas posturas teóricas que explican y caracterizan a estos sistemas como un banco
de procesamiento de datos de índole financiero y no financiero para su conversión en
cifras de carácter monetario, de tal manera se exponen definiciones, elementos y tipos
de sistemas de información contable que se ubican en torno a su eje informativo.
1.1. Definiciones de SIC
A continuación se presentan algunas definiciones de sistemas de información contable.
Cuadro II.1. Definiciones SIC
Autor Definición
Horngren y otros (2007)
Señala que los sistemas de información contables es quizás una de las bases de las actividades empresariales, por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos, por lo que es imperioso que vaya al ritmo de las exigencias de los distintos usuarios dentro y fuera de la entidad.
Martelo (2008)
Un sistema de información contable, captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.
Sasso (1996) Manifiesta que para poder llevar a cabo eficazmente las diversas actividades en una empresa, es necesaria de manera fundamental la información, de allí que los sistemas de información contable uno de sus objetivos primordiales es precisamente brindar información.
López y otros (1996)
Va un poco más allá en su apreciación conceptual de los sistemas de información contables, pues los sitúa como una clase de sistema para la dirección empresarial que, a través de la realización del proceso contable, suministra información económica relevante para la gestión. Su utilización, por consiguiente, puede contribuir notablemente a facilitar y mejorar las decisiones empresariales.
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Ante las definiciones planteadas se puede decir que los SIC son la base estratégica
alrededor del cual fluyen y se procesan datos cuantitativos y cualitativos de orden
económico financiero, constituidos estos en puntales para el direccionamiento
estratégico gerencial y útiles para proporcionar un diagnostico y soluciones eficientes
sobre la situación financiera de un ente.
1.2. Elementos del Sistema Información Contable (SIC)
Un SIC consta de tres (3) elementos (vinculo: http://www.mailxmail.com/curso-
conocimientos-basicos-contabilidad/elementos-funciones-basicas-sistema-contable)
como: combinación del personal, procedimientos y recursos tecnológicos de diversas
magnitudes, ajustada siempre en función del tamaño organizacional y a los
requerimientos de sus usuarios. Meigs y otros (2000), refiere que al considerar a los SIC,
la atención se centra en la información que proporciona la contabilidad, los usuarios de
la información y el apoyo que brinda la información en las decisiones financieras.
Los elementos que según la información que proporciona la contabilidad en los sistemas
de información se presentan a continuación.
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Gráfico II.1 Elementos del Sistema Información Contable (SIC)
Según lo expuesto, los SIC gira en torno a la determinación de Costos e ingresos (costos
de empleos, de proceso y basado en actividad), de Activos y Pasivos (Propiedad planta y
equipo), y Flujos de efectivo (De operaciones, de financiamiento y inversión)
empresariales, cada una de esas vertientes son originadas por las actividades ordinarias
del ente donde confluyen recursos humanos, procedimientos y tecnología de soporte
para la producción de la información financiera en apoyo de las decisiones
organizacionales.
Ciertamente el desarrollo e instalación de un SIC en la empresa conociendo los diversos
elementos que se interrelacionan, no responde solo al trabajo del contador, es
importante destacar la colaboración de otros usuarios que aportarían y complementarían
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esa labor, comenzando desde las gerencias de áreas hasta los programadores
informáticos, cada uno de ellos agregando ideas y formas de crear mecanismos efectivos
para la obtención, procesamiento y generación de información contable, clave para la
evaluación del desempeño económico empresarial.
1.3. Tipos de SIC
Bernal (2004) coincide con lo planteado hasta el momento, al señalar que el sistema de
información contable es la combinación del personal, procedimientos y tecnología, que
un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de información financiera. No
obstante, éste autor manifiesta y destaca la existencia de dos tipos básicos de sistemas
de información contable.
Cuadro II.2. Tipos de SIC
Tipos Descripción Ejemplo
Integrados Estos comparten información para eliminar redundancia y facilitar el acceso a la información y la elaboración de informes.
II.1 En este tipo las actividades realizadas en los subsistemas administrativos, de venta u operaciones generan un flujo de datos que son alimentadas en tiempo real a nivel del subsistema de contabilidad, de tal manera que al vender, comprar y/o pagar una deuda administrativamente, entre otros, el SIC inmediatamente captura esa data, la valida y la procesa generando la información financiera que posteriormente es reciclada a la gerencias responsables de la toma de decisiones.
No Integrados
Realizan la transferencia de información mediante movimientos resumidos al final de periodos previamente definidos.
II.2 Sería un sistema de información en el cual los subsistemas coexistentes en una empresa (ventas, administración, operaciones, entre otros.), funcionan de modo independiente a la Contabilidad. En esta condición el flujo de datos es más lento dado que se reservan en cada área organizativa antes de ser transferido al SIC, así tendremos que Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Facturación, Inventario, entre otros, generarán un conjunto de productos que la contabilidad no conocerá sino al termino de un periodo especifico.
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En efecto, y en completo acuerdo con lo reseñado previamente, los dos tipos de SIC ya
mencionados son aplicados en empresas de modo general, puesto que los SIC
integrados se consolidan una serie de procesos y actividades, incluso paralelas a la
contabilidad, pero que generan y manipulan datos e información comunes, por lo cual
al unificarlos se agiliza la producción de información contable y crea mayor
oportunidad en la efectividad para la toma de decisiones. Sin embargo, al operar un
SIC no integrados, a pesar de crear transferencias de movimientos contables
periódicos, la oportunidad de la información no es la misma, es más tardía y se da el
riesgo de “redundar”, generando información ya trabajada por otros subsistemas.
De acuerdo con la revisión teórica efectuada es de relevancia destacar que una de las debilidades de la empresa es precisamente el no visionar la información como un sistema. En muchos casos, y la experiencia profesional así lo confirma al realizar auditorías a empresas de gran tamaño, en donde normalmente el levantamiento de las observaciones de control interno apunta hacia fallas en la integración y estandarización de la información, ya que cada usuario se muestra como un segmento dueño de su área, pero que no desea en algunos casos compartir su información, ni tampoco es capaz de trabajar por los objetivos globales propuestos por la administración del negocio, tal situación lejos de beneficiar a la empresa como tal, puede generar lentitud en los procesos de información y desde luego en las acciones directivas para la ejecución de las estrategias gerenciales
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TEMA 2. FASES DEL FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
El estudio de los SIC lleva a la revisión del modo en ¿Qué? y ¿Cómo? operan sus
componentes, al efecto que Catácora (1997) es más pragmático al exponer una
operatividad básica del SIC para administrar el volumen de información, promoviendo de
ese modo su especialización e incremento en la capacidad de almacenamiento
computacional. Desde este punto de vista conceptual el esquema de funcionamiento de
un sistema contable no es complejo, tal como se puede visualizar a continuación.
En tal sentido, en este tema se abordará cada una de las fases del funcionamiento de un
Sistema de Información Contable las cuales son: el ingreso de los datos, la validación de
datos, la actualización de registros y la emisión de reportes.
2.1. Fases del funcionamiento de un Sistema de Información Contable
Las fases del funcionamiento de un SIC están constituidas por una serie de secciones y
sub secciones que conforman la plataforma a través del cual viaja la información de la
contabilidad de la empresa. Por consiguiente, las fases del funcionamiento de un
sistema de información son el ingreso de los datos, la validación de datos, la
actualización de registros y la emisión de reportes, como se indican en la siguiente
gráfica.
Gráfico II.2. Fases del Funcionamiento del SIC
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2.2. Fase de Ingresos de Datos
En un sistema de información contable el ingreso de datos es una fase elemental dado
que demarca la captura de los insumos (Datos, Facturas, Giros, Varios Documentos de
Compra-Venta, entre otros.) que posteriormente serán sometidos a procesos de análisis
y transformación en el sistema contable.
Dependiendo del tipo de empresa y la tecnología dispuesta, esta fase pudiera ser o no
más dinámica, por ello en virtud del modo de organización de la empresa ésta pudiera
manejar el área de contabilidad bajo esquemas manuales o por el contrario
automatizado.
2.2.1. Medios de Ingresos de Datos
Ahora bien, se presenta la siguiente interrogante ¿A través de qué se puede efectuar el
ingreso de datos en un sistema de información contable?, Sin lugar a dudas el medio
base para llevar a cabo esta fase de funcionamiento, lo es el comprobante de diario,
dado que es allí donde se marca el paso inicial de posteo de data al sistema en cuestión.
El comprobante de diario consiste en el diseño de un registro contable en el diario legal
a nivel del sistema que deberá estar en función de las políticas y normas contables
dispuesta en la empresa.
Un comprobante de diario contable está conformado por dos o más asientos de diario,
los cuales a su vez hacen referencia como mínimo a un cargo (debito) y a un abono
(crédito). Es decir, cada vez que en contabilidad afectemos una cuenta bien sea
cargando o acreditando un valor en particular, estamos paralelamente realizando un
asiento diario contable.
Después de lo expuesto se presenta un ejemplo relacionado con el comprobante de
diario.
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Ejemplo II.3. Comprobante de diario para el ingreso de
datos
Como el caso de un comprobante de diario de ventas almacenadas a crédito generaría en el sistema (tres asientos de diario) un debito y dos abonos así:
Debe Haber Cuentas por Cobrar XXX Ventas XXX IVA Debito Fiscal XXX
Con base en el ejemplo planteado, se dice que en la contabilidad este registro marcaría
el paso inicial para la incorporación de la data financiera relacionada con las ventas del
negocio. Ahora dependerá de la naturaleza del ente que se trate, la cuantía y frecuencia
de realización de estos comprobantes.
2.2.2. Modalidad de Ingreso de los Datos
En un SIC la captura de los datos, es decir; de los insumos para el proceso contable (o
una modalidad de ingreso de los datos) generalmente se realiza a través de un
comprobante de diario, y pueden ser cargados o reflejados a nivel del sistema
manualmente o de manera mecanizada.
A continuación se expone un gráfico sobre la modalidad del Ingreso de los Datos.
Gráfico II.3. Modalidad de Ingreso de los Datos
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Partiendo del gráfico expuesto, se puede observar que el ingreso de los datos al SIC
puede ser desarrollado bajo estas dos perspectivas o modalidades en modo “manual” y
“mecanizado”, los cuales son explicados en el siguiente cuadro.
Cuadro II.3. Modalidad de Ingreso de los Datos
Modalidad Explicación
Manual El ingreso de datos manual en el SIC, se procesa directamente la información en medios físicos (Libros de Contabilidad sellados por el Registro Mercantil respectivo) o a través de terminales de información independientes (Computadores con aplicaciones contables no consolidadas a las demás actividades y/o subsistemas de la empresa), requiriendo con ello mayor participación del factor humano
Mecanizado En esta modalidad el SIC transfiere los registros de una manera más ágil y eficiente, pues es apoyado el ingreso de comprobantes de diario con medios de almacenamiento fijos, secundarios, o incluso electrónicos, generando así la información necesaria para las siguientes fases en el funcionamiento del sistema en cuestión. Dicho de otra manera un ingreso de datos mecanizado, es cuando la captura de la data se puede desarrollar por intermedio de mecanismos de soporte de información que normalmente digitalizan las transacciones económicas y a diferencia de la modalidad manual, existe mayor interacción con otros subsistemas organizacionales (administrativos, venta, operaciones, entre otros); facilitando así la gestión contable.
Por último, cabe hacer mención que bajo una modalidad manual, un SIC generalmente
aplica un proceso más lento para la recepción de la data contable, y se caracteriza por
un prolongado espacio de tiempo entre la ocurrencia del evento económico y el ingreso
de los datos al sistema, asimismo se apoya en terminales de información que actúan
independientes del resto de las áreas organizacionales.
Por su parte, bajo una modalidad mecanizada, el espacio temporal entre el hecho
económico y el ingreso de los datos al sistema es mucho más reducido que la otra
modalidad, ello en virtud de que el SIC es instalado en línea directa de comunicación
con el resto de las áreas de la empresa apoyado desde luego con terminales de captura
programados para tal fin.
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2.3. Fase de Validación de Datos
Esta fase es el filtro intermedio entre las entradas y las salidas del SIC, de allí su
importancia para la confiabilidad y consistencia de los datos que fueron previamente
ingresados y que serán posteriormente sometidos a un proceso de transformación en
referentes económicos, es decir; en unidades monetarias que puedan ser leídas e
interpretadas como información financiera. En la validación de datos se verifica que los
datos ingresados cumplan con los parámetros establecidos para el control de los datos.
Dicha validación de datos se ilustra en el siguiente gráfico.
Gráfico II.4 Validación de Datos
A continuación se presenta un ejemplo de validación de datos.
Ejemplo II.4. Validación de Datos
Como ejemplo se tiene el periodo contable, la asignación de una referencia para el comprobante contable, la estructura de las cuentas, entre otros, son algunas demostraciones de criterios que le pueden ser aplicados al SIC para ir depurando los datos que serán procesados.
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Para tener una idea más concreta de lo explicado, se tiene que si un usuario de pronto quiere incorporar un comprobante contable que esta fuera del ejercicio económico que le ha sido configurado al sistema, sencillamente no lo va a poder realizar, dado que el criterio prefijado validará la data y le impedirá la acción, en virtud de esto es importante que en esta fase estén claros todos esos condicionantes, para que la información, que posteriormente se generará, sea lo más razonable, confiable y libre de errores posibles
2.4. Fase de Actualización de Registros
Esta fase consiste en el traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las
cuentas de mayor. Es aquí donde se da el grueso de la información y consiste
fundamentalmente en la transferencia mayorizada de la data que ha sido ingresada y por
supuesto validada. Ahora bien, ¿De qué manera puede la empresa por medio del SIC
llevar a cabo la actualización de sus registros?
A continuación se puede apreciar gráficamente las dos maneras posibles de llevar a cabo
la actualización de registros.
Gráfico II.5. Actualización de Registros
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Como se puede observar en el grafico la Actualización de Registros, este puede ser de
dos maneras: Interactivamente y en lote.
2.4.1. Actualización de Registros Interactivamente
La actualización de registros “interactivamente” es aquel que funciona en tiempo real,
es decir de modo inmediato.
Ejemplo II.5. Actualización de Registros
Interactivamente
Cuando el departamento de compras realiza un pago al proveedor de la factura XY, en ese momento el SIC está transfiriendo en línea la data proveniente desde compra, ingresando y validando en fracciones de segundos tales registros, por lo cual el proceso adquiere una dimensión altamente dinámica que lo convierte en interactivo.
Otras empresas poseen una plataforma que vincula desde internet al SIC, se viene hablando en los últimos años del XBRL (Extensible Business Reporting Language) que es un lenguaje digital financiero consistente en proporcionar una estructura de trabajo basada en XML, que la red de suministro de información de negocios mundial utilizará para crear, cambiar y analizarla información financiera reportada, ciertamente la tendencia de las economías es hacia la virtualización de todos sus procesos, actualizando permanentemente cuentas bancarias, solicitudes de compras, ventas, pagos de nomina, entre otros
Luego de lo expuesto, se puede obtener como resultado esta forma de actualización de
registros, sin lugar a dudas una ventaja competitiva para los negocios, y facilitando así a
los usuarios del SIC por un lado el desempeño y permitiéndoles por otro invertirlo en más
análisis y evaluación económica.
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2.4.2. Actualización de Registros en Lote
La actualización de registro en lote se centra en un modo distinto a la actualización de
registros interactivamente, puesto que se orienta a la acumulación de las operaciones al
término de un periodo específico para luego proceder a su procesamiento.
Ejemplo II.6. Actualización de Registros en Lote
Si se realiza una venta al día 1 del mes X, y la empresa registra la data en el SIC al cierre del mes, esa operación no será conocida ni procesada sino luego de transcurrido ese periodo. De tal situación se deriva un desfase entre la ocurrencia del evento económico y la actualización del registro en el SIC, trayendo como consecuencia un retardo en la entrega de la información a la administración de la empresa, haciendo que la información sea menos relevante para la gestión empresarial, constituyéndose incluso en un posible problema en los sistemas organizativos contables.
A pesar de esta realidad típica ejemplificada, se puede decir que en empresas pequeñas
de infraestructuras poco elaboradas o de gran complejidad, es común la aplicación de
este modo de actualización de registros y más aun cuando tercerizan (subcontratan), las
funciones del proceso contable con firmas de contadores o profesionales de la
contaduría en libre ejercicio, representando al tiempo un punto crítico en su rutina
administrativa, dado que es causa evidente de los atrasos en la contabilidad de los
mismos. En tal sentido, la actualización de registros en lote, es una modalidad
frecuentemente aplicada en empresas pequeñas dada su naturaleza y adaptación a este
tipo de organizaciones, en donde el proceso contable en su etapa inicial de formación,
no representa pues una actividad medular sino complementaria.
2.5. Fase de Emisión de Reportes
La fase final del SIC la constituye la emisión de reportes, la misma consiste en la serie
de informes generados de toda la data una vez ingresada, verificado el cumplimiento de
parámetros de validación y actualizada a nivel de los mayores en el catálogo de cuentas.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 19
Esta es una fase clave en la consulta de lo que ha sido procesado a nivel del sistema en
la empresa, dicha emisión de reportes se puede observar en el siguiente gráfico.
Gráfico II.6. Emisión de Reportes
Por consiguiente, la emisión de reportes es efectivamente los datos convertidos en
información para los diversos usuarios beneficiarios, conformando simultáneamente
incluso la evidencia física para el análisis y evaluación contable, acotando además que
es salida natural del SIC reportes tales como: el balance general, ganancias y pérdidas,
entre otros.
Ejemplo II.7. Emisión de Reportes
Otro tipo de reportes vinculados a salidas de otros subsistemas pero que comúnmente se confunde con las salidas del SIC, es el caso de conciliaciones bancarias, libros de IVA, libros de Banco y Accionistas, entre otros.
Estos reportes son productos de sistemas administrativos, de ventas u otros, y en tal
sentido vendrían a ser insumos para el proceso contable, y no salidas como pudiera mal
entenderse.
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TEMA 3. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA BAJO LA NORMATIVA INTERNACIONAL
En la actualidad la información financiera ha cobrado un papel trascendental en la vida
de los negocios, esto se explica en razón de los vaivenes constantes a los cuales son
sometidos los mercados, que exigen más información y sobre todo de más calidad. Ante
esta realidad, el tema que sigue a continuación trata de abordar una serie de
características que deben estar presentes en la información financiera considerando lo
establecido en la normativa internacional y describe la estructura de la misma.
3.1. Atributos cualitativos de la información financiera (IF) Según la IASB
En tal sentido, el marco conceptual para la preparación y presentación de los estados
financieros adoptado por el comité emisor de normas internacionales IASB (vinculo:
http://srvusa.nicniif.org/node/16 ) de fecha 2007, establece un conjunto de atributos
cualitativos que deben ser incorporados en la formulación de la IF tales como:
Comprensibilidad, Relevancia, Fiabilidad, y Comparabilidad.
• Comprensibilidad. Al elaborar los estados financieros la información que se
genera ciertamente debe ser entendible y tener un alto grado de significancia
para el usuario del mismo, en tal sentido no tiene ningún valor para la empresa la
preparación de informes con altos niveles de tecnicismo, pues es de suponer que
tal producto debe ser una herramienta para la toma de decisiones siendo
necesaria la total y absoluta comprensibilidad en la forma y contenido de los
estados financieros.
• Relevancia. No todas las transacciones o eventos que afectan directa o
indirectamente a un negocio tienen que ser informados, pues existen operaciones
que realmente no impactan de modo importante la situación financiera del ente,
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 21
prevaleciendo entonces un criterio de aceptación universal que es el de la
importancia relativa, en donde solo aquello que de verdad represente de modo
relevante una incidencia sobre el desempeño económico será incluido dentro de
la información procesada. Según el marco conceptual (2007), la información
posee la cualidad de la relevancia cuando ejerce influencia sobre las decisiones
económicas de sus usuarios, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o
futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.
• Fiabilidad. Este atributo es clave para la preparación y presentación de los
estados financieros, dado que si no hay razonabilidad, sino existe confianza en lo
que se está produciendo como información y sencillamente no hay suficiente
coherencia en la estructura y contenido de lo informado, ello traería como
consecuencia la falta de veracidad y de utilidad para los usuarios finales, dado
que lo generado a través de los distintos reportes no estaría en concordancia con
la realidad económica del ente que se trate. Al respecto de esto el Marco
Conceptual (2007) señala que para ser útil, la información debe también ser
fiable.
La información posee la cualidad de fiabilidad cuando está libre de error material
y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de
lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que
represente.
En los últimos años se han presentado varios casos que ponen al descubierto y en
tela de juicio la fiabilidad de los estados financieros, tal como Enron (vinculo:
http://es.wikipedia.org/wiki/Enron), Parmalat (vinculo:
http://es.wikipedia.org/wiki/Parmalat), Stanford Bank (vinculo:
http://www.stanfordbank.com.ve/), Arthur Andersen (vinculo:
http://es.wikipedia.org/wiki/Arthur_Andersen), entre otros; son lamentables
ilustraciones de cómo al carecer de fiabilidad la información financiera
presentada, al ocultar pasivos, activos, y tratar de crear ilusiones financieras,
sencillamente ha restado razonabilidad a la información arrojando así resultados
tremendamente negativos para la imagen de la empresa al punto inclusive de su
muerte jurídica.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 22
• Comparabilidad. Otra de las características que debe estar presentes en la IF es
la comparabilidad, la misma se refiere a la consistencia que debe prevalecer en
los estados financieros, aspecto de alta importancia en la evaluación económica
de un ente. Dicho de otra manera, la aplicación de criterios estándares que
faciliten una información homogénea y coordinada es una fortaleza que blindaría
a la información financiera y le proporcionaría mayor utilidad al usuario al
momento de decidir acciones económicas para la empresa.
En el Marco Conceptual (2007) se indica que la medición y presentación del
efecto financiero de similares transacciones y otros sucesos, deben ser llevadas a
cabo de una manera coherente por toda la entidad, a través del tiempo para tal
entidad y también de una manera coherente para diferentes entidades. Por
consiguiente, la razón de esta característica descansa en preservar la mayor
uniformidad posible en las políticas contables, en los controles internos y en
términos generales en las prácticas y técnicas contables aplicadas, pues caso
contrario estaría afectando indefectiblemente la estructura y contenido de la
información financiera.
3.2. Otros atributos de la IF
En relación a lo explicado, se presentan a continuación un cuadro con otros atributos
que se derivarían de la comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad de
acuerdo con las normas internacionales.
Cuadro II.4. Otros atributos de la IF
Atributos Explicación
Útil Es decir de real provecho a los usuarios en el negocio.
Relevante Para las diversas acciones empresariales asumidas.
Oportuna En el tiempo de respuesta.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 23
Atributos Explicación
Veraz En la calidad de la información producida.
Confiable Que no dé lugar a dudas o sospecha en el detalle de activos, pasivos, patrimonio, entre otros.
Razonable A la realidad económica del ente.
Adaptadas a las prácticas contables
En cuanto a estructura y contenido.
Sin lugar a dudas, que el cumplimiento fiel de las características cualitativas ya descritas
anteriormente, socavaría unas sólidas bases para una información financiera.
3.3. Estados Financieros
Los estados financieros corresponden a una serie de reportes que proporcionan una
situación de las finanzas en una organización, es decir; que son los principales cambios
ocurridos en la estructura financiera de la entidad.
Dentro de la estructura de la información financiera, cabe hacer mención que la norma
habla sobre el estado de situación financiera llamado Balance General, estado integral
de resultados considerado Estado de Ganancias y Pérdidas, Estado de Cambio en el
Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo y las Notas Revelatorias.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 24
Gráfico II.7. Estados Financieros
3.3.1. Balance General
En el Balance General se hace hincapié en varios modelos de presentación a saber:
Corriente y no corriente, grado de liquidez ascendente, grado de liquidez descendente,
Mezclas de las bases de presentación.
3.3.1.1. Corriente y No Corriente
De este modelo se desprende que desde que se compra una mercancía, se almacena en
la empresa, y procesa, hasta que finalmente se vende para convertirse nuevamente en
efectivo, se da naturalmente el ciclo normal de operaciones de un negocio, y es sobre
esa base que se indicará si un activo, pasivo o patrimonio neto es o no corriente,
generalmente a este particular se le añade que el periodo de análisis se remite a doce
meses o dos ejercicios económicos contiguos, cualquiera que ocurra o incluso
simultaneo.
Cabe destacar, que para distinguir entre corriente y no corriente o viceversa hay que
partir del ciclo operacional de la entidad mencionado, el cual se visualiza en el
siguiente gráfico.
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Gráfico II.8. Corriente y No Corriente
En la grafica presentada se indica una flecha que es representativa de la línea del
tiempo económica, dicho de otra manera el ciclo de conversión de sus recursos. Si se
mide el tiempo que tarda un recurso (Activo, Pasivo o Patrimonio Neto) desde que se
adquiere o incorpora al ente hasta que se convierte en efectivo, se notará que habrán
recursos con mayor movilidad (facilidad para convertirse en efectivo) y otros cuya
movilidad será poca o lenta (dificultad o retardo para convertirse en efectivo). De tal
manera que, desde esta óptica reseñada es fácil reconocer partidas Corrientes y No
Corrientes, relacionadas anteriormente como partidas circulantes y no circulantes, pero
que en esencia poseen los mismos atributos económicos.
A continuación se presenta un ejemplo referente al modelo corriente y no corriente.
Ejemplo II.8. Corriente y No Corriente
Una partida Corriente basándonos en las características explicadas por la NIC-1 lo serian: Caja Chica, Efectivo en Caja, Cuentas por Cobrar Comerciales, Inventarios, Inversiones Temporales, Préstamos Bancarios a corto plazo, Efectos por Pagar Comerciales, Retenciones Laborales, entre otros. Por su parte, como partida No Corriente se pueden reconocer las siguientes partidas: Propiedad Planta y Equipo, Inversiones Disponibles para la Venta, ISLR Diferido, Otros Activos (No identificados como Corrientes), Bonos por Pagar, Capital Social, Utilidades Acumuladas, entre otros.
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3.3.1.2. Grado de Liquidez Ascendente
Este criterio referido en la norma NIC-1 (vinculo:
http://www.ead.urbe.edu/pdf/lsi/nic1.pdf) es importante destacar que debe ser
aplicado en caso de que no sea adecuada la distinción entre corriente y no corriente. Al
decidir presentar el Estado de Situación Financiera (Balance General) en orden a su
convertibilidad en efectivo, es decir, los rubros deberán ser ordenados partiendo de lo
menos líquido o exigible. En el siguiente gráfico se expone el grado de liquidez.
Gráfico II.9. Grado de Liquidez Ascendente
Posterior a gráfico expuesto, se presenta el ejemplo del grado de liquidez ascendente.
Ejemplo II.9. Grado de Liquidez Ascendente
En los activos sería la propiedad planta y equipo y en el pasivo y patrimonio Neto lo sería el Capital Social; hasta llegar a lo más liquido o exigible, que sería en el caso de los activos, el efectivo y equivalentes de efectivo libres de cualquier restricción en su disponibilidad, y del lado del pasivo y patrimonio neto, las cuentas por pagar a proveedores.
3.3.1.3. Grado de Liquidez Descendente
En este modelo es fácil presuponer que será la condición opuesta al modelo explicado
previo a este. En tal sentido, aquí prevalece un ordenamiento que se inicia con lo más
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 27
liquido para la empresa, que estaría representado por el efectivo y sus equivalentes
hasta lo menos líquido que pudiera ser la propiedad planta y equipo. En el plano del
pasivo y patrimonio neto se comenzaría con las cuentas por pagar a proveedores hasta
culminar con el capital social.
Es importante destacar, que en estos modelos asociados a la liquidez tanto ascendente
como descendente no es relevante la distinción corriente y no corriente. Así como
también, si se opta por presentar el estado de situación financiera por los criterios
corrientes / no corrientes o viceversa, el aspecto de la liquidez será algo secundario y no
determinante, ello con base en lo tipificado por la normativa internacional.
Gráfico II.10. Grado de Liquidez Descendente
Después de la presencia del gráfico anterior, se visualiza un ejemplo relacionado con el
grado de liquidez descendente.
Ejemplo II.10. Grado de Liquidez Descendente
En este aplicando un criterio de liquidez descendente, y partiendo de los activos, lo mas liquido o exigible sería el efectivo y equivalentes de efectivo, libres desde luego de cualquier restricción en su disponibilidad, y en el pasivo y patrimonio Neto lo sería las cuentas por pagar a proveedores hasta llegar a lo menos liquido o exigible, que sería en el caso de los activos, la propiedad planta y equipo, y del lado del pasivo y patrimonio neto, el Capital Social.
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3.3.1.4. Mezclas de las Bases de Presentación
En relación con las mezclas de presentación, podrían generarse 2 modelos adicionales
que serian los que se muestran en el siguiente cuadro donde se describen cada uno.
Cuadro II.5. Mezclas de las bases de presentación
Modelos Adicionales Descripción
Corriente / No Corriente con Grado de Liquidez Ascendente
En este modelo presentado se ordena priorizando primero los grupos generales de corrientes y no corrientes, y una vez identificados estos se procede a organizarlos en función de su convertibilidad de efectivo comenzando por lo menos líquido o exigible hasta llegar a lo más líquido o exigible.
Corriente / No Corriente con Grado de liquidez Descendente
En este criterio se invierte parcialmente el orden expuesto en el modelo previo, iniciando en el estado de situación financiera de igual modo con las partidas corrientes y luego le siguen las clasificadas como no corrientes, posterior a ello se ordena de acuerdo con la convertibilidad del efectivo desde lo más liquido o exigible hasta llegar a lo menos liquido o exigible. Este modo de presentación dicho sea de paso es el más familiar y aplicado en el caso de nuestro país, con la salvedad de que la sección patrimonial es contrapuesta a lo previsto en la mezcla de presentación según la normativa internacional (es decir, los elementos capital, reserva y utilidades acumuladas que componen el patrimonio neto).
De estos modelos se denota la flexibilidad implícita, pues la norma indica la posibilidad
de adecuar un criterio o modelo de presentación, según la naturaleza de la empresa. De
igual manera se hace mención, que en estos modelos se pueden presentar otras mezclas
entre ellos permitiendo variar el grado de presentación. Del balance general y sus
modelos de presentación se puede ejemplificar lo siguiente:
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Ejemplo II.11. Modelos de Presentación
En un banco por ejemplo le sería más conveniente la presentación en función al grado de liquidez, dado que el aspecto monetario es el activo de mayor funcionalidad en estas organizaciones, no obstante; una empresa fabricante de productos metálicos, en el cual será conveniente un criterio relacionado con las categorías corriente y no corrientes pues su naturaleza está fortalecida en recursos no monetarios
En efecto, en la NIC-1 (2008) se explica cuáles deben ser las características de las
partidas corrientes y no corrientes asimilándose a las partidas conocidas de activos
circulantes y no circulantes que es el nombre que anteriormente se les daba en el país.
Seguidamente se observa el siguiente balance aplicando NIC-1.
Ejemplo II.12. Estado de Situación Financiera Bajo NIC-1
Industrias Urdaneta S.A Balances Generales al 31 de Diciembre de 2008 y 2009
(Expresado en Miles de Bolívares)
Activos Patrimonio Neto y Pasivos
Activos No Corrientes: 08 09 Patrimonio Neto: 08 09
Otros Activos xx xx Capital Social xx xx
Impuesto a la Renta Diferido
xx xx Excedente de Revaluación xx xx
Activos Intangibles xx xx Reservas xx xx
Inmuebles, Maq. Y Equipo xx xx Resultados Acumulados xx xx
Inversiones Permanentes xx xx Total Patrimonio Neto xx xx
Cuentas por Cobrar – L.P. xx xx
Activos Corrientes: Pasivos No Corrientes:
Gastos Pagado por Anticipo
xx xx Impuesto Renta Diferido xx xx
Existencias xx xx Ingresos Diferidos xx xx
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Otras Cuentas por Cobrar xx xx Deudas Largo Plazo xx xx
Cuentas por Cobrar Comer
xx xx Total Pasivos No Corrientes xx xx
Valores negociables xx xx
Caja y Bancos xx xx
Total Activos Corrientes xx xx
TOTAL DE ACTIVOS xx xx
Patrimonio Corrientes:
Otras Cuentas por Pagar xx xx
Cuentas por Pagar Comer xx xx
Sobregiros y Prést. Banc xx xx
Total Pasivos Corrientes xx xx
TOTAL PATRIMONIO NETO Y PASIVOS
xx xx
Después de la visualización del balance presentado y la revisión de los modelos de
presentación en cuanto a estructura y contenido del mismo, se puede originar la
siguiente pregunta, ¿En qué modelo según la NIC-1 fue presentado el balance general
anterior de Industrias Urdaneta C.A?
Posterior a la interrogante planteada, se entiende que el balance presentado fue de
acuerdo con el modelo No Corriente y Corriente, en combinación con el criterio de
liquidez ascendente, que va desde lo menos líquido o exigible hasta lo más líquido o
exigible.
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3.3.2. Estado de Ganancias y Pérdidas
Por otra parte en relación con el estado de ganancias y pérdidas la norma se refiere a
dos formas de ser presentado vista como desglose de los gastos, tal como se puede
apreciar a continuación.
Cuadro II.6. Desglose de los Gastos
Desglose de los gastos
Descripción Ejemplos
Basada en la naturaleza de los gastos.
Enfocada en el máximo detalle de lo que conforma o compone las actividades de un negocio, así se tiene que en el caso del costo de lo vendido, tendría que ser presentado de conformidad a su estructura implícita, que serían los elementos del costo
Ejemplo II.9 Depreciación, compra de materiales, costos de transporte, beneficio a los empleados y costo de publicidad. (Tales como: Materiales, Mano de Obra, y CIF).
Basada en la función de los gastos.
Enfocada en el resumen general de los elementos que constituyen sus gastos, de acuerdo con las actividades del negocio, es decir; La agrupación de los egresos es más generalizada y atiende al tipo de actividad que lo genera, en la actualidad en Venezuela el criterio de más aplicación y que no contraviene a la norma internacional es la clasificación basada en la función de los gastos.
Ejemplo II.10 Si la actividad es de ventas, será entonces Costo o Gasto de Ventas, si es de la Gerencia, Gastos Administrativos, y así sucesivamente.
Sin embargo es de acotar, que si es utilizado el enfoque por función debe en notas revelatorias explicar la composición o naturaleza de los gastos resumidos por función.
Se observa el siguiente ejemplo tomando como base el publicado en la propia NIC-1
(2008) aplicando el criterio por función.
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Ejemplo II.13. Ganancias y Pérdidas Enfoque por
Función
Empresa Ejemplo Estado Integral de Resultados Desde 01/01/2009 hasta el 31/12/2009 (Expresado en miles de Bolívares) Ingresos ordinarios (X) Costo de ventas (X) Utilidad bruta (X) Otros ingresos (X) Gastos de distribución (X) Gastos de administración (X) Otros gastos (X) Utilidad antes de impuesto (X)
Considerando el ejemplo anterior, los cambios son relativamente mínimos a nivel de la
estructura que se venía aplicando en tal sentido, desaparece el rubro de partidas
extraordinarias, y los otros ingresos son reubicados luego de la utilidad bruta para
continuar con el resto de los egresos operacionales de la empresa. Lo demás
técnicamente hablando se mantiene en cuanto a presentación.
3.3.3. Estado de Cambio en el Patrimonio
En relación con el estado de cambio en el patrimonio neto la NIC-1 (2008) disponible en
el sitio oficial del comité internacional de normas IASB, revela que en este estado
financiero, deben presentarse los resultados integrales totales por el periodo, los
efectos por el cambio en políticas contables, cambios separados resultantes de
utilidades o perdidas, partidas de otros resultados integrales, aportes y distribuciones de
los dueños, y los dividendos distribuidos o alternativamente éstos últimos indicados en
notas explicativas apartes. Se puede observar la presentación de este estado financiero
según normas internacionales a continuación.
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Ejemplo II.14. Estado de Cambio en el Patrimonio según la NIC-1
Plasticos Urdaneta, C.A.Estado de cambios en el patrimonio netoPara los años que terminan al 31 de diciembre de 2008 y 2009(Miles de bolívares)
Capital en Reserva Reserva de Otras Util idades Totalacciones Legal Conversión Reservas Acumuladas Patrimonio
Saldos al 31 de diciembre de 2008 1.250 - - - 1.380 2.630 Cambios en políticas contables 0 0
Saldos al 31 de diciembre de 2008 reexpresados 1.250 - - - 1.380 2.630 Ganancia (pérdida) por revaluación de propiedades - - Inversiones disponibles para la venta
Ganancias (pérdidas) de valoración l levadas al patrimonio neto - - Transferencia a resultados por venta - -
Diferencia en cambio por conversión de negocios en el extranjero - - Ganancia (pérdida) actuariales por planes de beneficios definidos - -
Resultados reconocidos directamente en el patrmonio - - - - - - Resultado del período 2.450 2.450
Resultados Totales reconocidos en el período - - - - 2.450 2.450 Dividendos -1.200 -1.200 Emisión de capital en acciones 250 250
Saldos al 31 de diciembre de 2009 1.500 - - - 2.630 4.130
Como se verá las variaciones respecto al modo en como se venía presentando de
acuerdo con las normas locales venezolanas anteriores (DPC`s), (vinculo:
http://www.elcontadorpublico.com.ve/DPC.htm) tal como lo la señalan la DPC 0 y la
DPC 10, radica en el reconocimiento de resultados por revaluación de propiedades y la
consideración del valor razonable para la presentación de los componentes
patrimoniales, ello en virtud que el modelo aplicado convencionalmente en Venezuela
ha sido el histórico, y la incorporación del costo corriente era técnicamente un
elemento desaparecido del argot contable en el país, ahora nuevamente deberá ser
incorporado en las prácticas contables o por lo menos ser considerado.
3.3.4. Estado de Flujo de Efectivo
Este estado financiero mide la capacidad de la empresa para generar efectivo y
equivalentes de efectivo. Al respecto, la NIC-7 (2008) disponible en la página web del
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comité de normas internacionales IASB, refiere los modos de presentación que deberán
ser considerados por las empresas, en el se señalan el método tanto directo como
indirecto. Este estado se puede apreciar en el siguiente ejemplo aplicando el método
Directo.
Ejemplo II.15. Estado de Flujo de Efectivo aplicando El
método Directo
Plasticos Urdaneta, C.A.Estdo de Flujos del EfectivoPara los años que terminan al 31 de diciembre de (Miles de bolívares)
2009
FLUJO DEL EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIÓNCobros a clientes 30.450Pago a proveedores (27.600)Otros gastos pagados en efectivo (140)Impuesto sobre la renta pagado (800)
Flujos netos de efectivo por actividades de operación 1.910
FLUJO DEL EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE INVERSIÓNAdquisición de propiedades, planta y equipos (1.900)Cobro por venta de activo 20
Flujos netos de efectivo por actividades de inversión (1.880)
FLUJO DEL EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTOCobros por emisión de acciones 250Cobros por préstamos tomados a largo plazo 1.260Intereses pagados (270)Dividendos pagados (1.200)
Flujos netos de efectivo por actividades de financiamiento 40
VARIACIÓN DEL EFECTIVO 70 EFECTIVO AL INICIO 160 EFECTIVO AL FINAL 230
Luego del Estado de flujo de efecto aplicado al método directo, se muestra este estado
empleando al método Indirecto.
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Ejemplo II.16. Estado de Flujo de Efectivo aplicando El
método Indirecto
Plasticos Urdaneta, C.A.Estdo de Flujos del EfectivoPara los años que terminan al 31 de diciembre de (Miles de bolívares)
2009
FLUJO DEL EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIÓNResultado despues de impuesto 2.450 Ajustes por:
Depreciación 450Gasto Operacional no reconocido como ingreso 500Otros Gastos por expropiacion de terreno 100
Subtotal Resultado Ajustado 3.500Incremento de las cuentas por cobrar (700)Disminución de inventarios 950Disminucipon de cuenta por pagar (1.640)Incremento de intereses por pagar 400Disminucion de Impuesto sobre la renta (600)
Flujos netos de efectivo por actividades de operación 1.910
FLUJO DEL EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE INVERSIÓNAdquisición de propiedades, planta y equipos (1.900)Cobrado por venta de activo 20
Flujos netos de efectivo por actividades de inversión (1.880)
FLUJO DEL EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTOCobros por emisión de acciones 250Cobros por préstamos tomados a largo plazo 1.260Intereses pagados (270)Dividendos pagados (1.200)
Flujos netos de efectivo por actividades de financiamiento 40
VARIACIÓN DEL EFECTIVO 70EFECTIVO AL INICIO 160EFECTIVO AL FINAL 230
En general ambos métodos son admisibles por la norma, sin embargo la misma recomienda que sea empleado el Directo, pues brinda información más detallada y concreta sobre el uso y provisión de los fondos operativos, con la limitante de que se requeriría mayor información por parte del cliente en algunos casos para la preparación del flujo de efectivo bajo este método. En nuestro país, el método de más frecuencia en uso ha sido el indirecto, por lo cual no se está contraviniendo a la norma, pero a través de notas revelatorias podrían ser subsanados la falta de detalle en el movimiento de efectivo operacional, que es la razón por la cual no se recomienda el indirecto
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 36
3.3.5. Notas Revelatorias
En cuanto a las notas revelatorias la NIC-1 (2008), destaca que debe ser presentada la
información acerca de la base para la preparación de los estados financieros, así como
las políticas contables especificas utilizadas, y en general toda información que sea
relevante y necesaria para que el usuario de la misma pueda tomar decisiones efectivas
con base en lo mostrado en esos estados financieros. Seguidamente se puede apreciar el
ejemplo sobre Notas Revelatorias.
Ejemplo II.17. Notas Revelatorias
NOTA 1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD MAS SIFNIGICATIVOS Los principios y prácticas contables más significativas para la preparación de los estados financieros se describen a continuación: Estas prácticas y políticas han sido aplicadas consistentemente para todos los años presentados, excepto que se indique algo diferente.
a. Bases de Presentación Los estados financieros de la compañía han sido preparados de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), adoptadas por el Consejo Internacional de Normas de Contabilidad (International Accounting Standads Board – IASB), las cuales comprenden: (i) NIIF, (ii) Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) e (iii) interpretaciones originadas por el Comité de Interpretaciones de Normas Internacionales de Información Financiera (CINIIF) o el anterior Comité Permanente de Interpretación (Standing Interpretations Committee – SIC) y bajo el modelo de costos históricos.
En términos generales como mínimo deberá revelarse los principios y políticas contables de mayor significancia aplicadas durante la gestión contable, ello con la finalidad de que se comprenda las bases sobre la cual descansa el sistema de información contable existente en una empresa independientemente de su naturaleza o sector en que se desempeña. Cabe destacar, que es conveniente la revisión a profundidad de la propia normativa internacional, ello a objeto de precisar los aspectos tratados, pues no se pretende con lo expuesto, sustituir lo enunciado por la norma, es de acotar que lo desarrollado tan solo es a nivel referencial, y simplemente para una comprensión didáctica de lo establecido en dichas normas.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 37
3.4. Estructura de la Identificación de los Estados Financieros
Para la presentación de los estados financieros, la estructura y contenido es uno de los
aspectos cuyas características en el caso venezolano estaría sujeto a modificaciones. Al
efecto la norma internacional de contabilidad No. 01 (NIC-1) en su cuarta difusión en el
año 2008, explica desde el párrafo 47 en adelante como debe ser la presentación de los
estados financieros.
En tal sentido, la NIC-1 en relación con la Estructura de la Identificación de los Estados
Financieros, explica inicialmente la identificación y el encabezamiento que deben llevar
todos los estados financieros como mínimo, en donde se destacan el nombre de la
empresa, el periodo del reporte y la moneda de presentación. Tal como se presenta en
el siguiente gráfico.
Gráfico II.11. Estructura de la Identificación de los Estados Financieros
Por último, se recomienda hacer lectura de la Norma Internacional de Contabilidad NIC-
1 (vinculo: http://www.ead.urbe.edu/pdf/lsi/nic1.pdf), en pro de ampliar los
conocimientos adquiridos en materia de lo expuesto en este tema.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 38
TEMA 4. CÓDIGO CONTABLE Y APRECIACIONES
El código contable es la unidad mínima de almacenamiento de la información en la
contabilidad, por ello es importante analizar ¿Cuáles son las características que posee?
y conocer los elementos que debe poseer al momento de su diseño, tomando en cuenta
ciertos parámetros que le permita cumplir con requerimientos de información de los
usuarios.
4.1. Código Contable
Un código contable según Díaz (2001) es un formato estructurado con base en niveles
específicos en el que se registran en forma clara, ordenada y comprensible los
incrementos o disminuciones de valor de las cuentas reales, nominales y de orden.
En este sentido, la estructura asignada al código contable dependerá siempre de la
naturaleza del negocio, sin embargo es claro que la identificación de sus niveles debe
capturar como mínimo la clase general, subclase, grupo, subgrupo y el auxiliar de
movimiento, en donde pueda ser informado y leído a una instancia adecuada la
información financiera de la empresa.
Cuadro II.7. Niveles del Código Contable
Niveles Explicación Rubros Contables
Clase General
Esta partida debe hacer referencia a la familia de máxima agregación que pueda ser reconocida, En este nivel se debe reunir los rubros cuya naturaleza sea de orden real, nominal o recordatorios y por lo general forman parte del primer nivel del plan de cuentas de cualquier negocio.
Tal como; Activos, Pasivos, Patrimonio Neto, Ingresos, Egresos, De Orden, entre otros.
Sub Clase Esta partida consiste en el desglose primario de la Clase General, y de dependerá de la naturaleza del ente y del criterio aplicado según las normas internacionales de información financiera. Al ubicarse en este segundo nivel, deberá considerarse las clases
Tal como; Corrientes, No Corrientes, Ingresos Ordinarios, Costos, Gastos, De Orden Deudoras, De Orden Acreedoras, entre otros.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 39
Niveles Explicación Rubros Contables
generales identificadas, para luego así determinar según las políticas contables fijadas por el ente las subclases a presentar en los reportes de información financiera.
Grupo En este nivel jerárquico, se da la desagregación de las subclases que hayan previamente sido definidas, En este punto del ordenamiento contable es alternativo y muy variable de una empresa a otra, pues cada negocio dispondrá de necesidades especificas de información financiera, de allí que no se puede hablar de una codificación totalmente estándar, sin embargo, es de recalcar que los grupos que puedan ser definidos en el catalogo de cuentas deben si considerar como mínimo las subclases de cuentas con las cuales se esté trabajando.
Tales como: Disponible, Exigible, Realizable, Prepagado, Deudas Comerciales, Laborales, Fiscales, Capital Social Suscrito y Pagado, Reservas, Superavit Acumulado, Ingresos de Ventas de Productos, Costos de Ventas, Gastos de Ventas y Administrativos, entre otros.
Subgrupo Corresponde al detalle de los grupos de cuentas identificados en una empresa. Al llegar a este nivel de estructuración contable, se empieza a establecer y descomponer cada subgrupo según su naturaleza y se es más específico en la descripción de las partidas, pero siempre en consideración del nivel jerárquico predecesor que en este caso seria los grupos de cuentas presentados.
Tal como; Efectivo en Caja y Banco, Cuentas y Efectos por Cobrar Comerciales, Cuentas por Pagar a Proveedores, Retenciones de IVSS por Pagar, IVA por Pagar, Ventas de Productos, Compras, Sueldos y Salarios, entre otros.
Auxiliar de Movimiento
Es el nivel de mas desglose en los tipos de cuentas explicados, y es a su vez el responsable de controlar las transacciones de cargos y abonos en el plan de cuentas diseñado en cualquier empresa independientemente de sus características, Toda empresa posee este tipo de cuentas, lo que no sería estándar es la cantidad de grupos y subgrupos incorporados, pues es dependiente de las necesidades circunstanciales y del contexto creado en torno a la empresa y los usuarios de la información financiera.
Tal como; Caja General, Banco Provincial, Cuentas por Cobrar a Urbe C.A., Cuentas por Pagar a Urdaneta C.A., Retención de SSO por Pagar, Capital Social, Reserva Legal, Ingresos por Ventas, Sueldos y Salarios de Empleados, entre otros.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 40
Es de destacar que los primeros tipos de cuentas expuestos (Clase, Subclase, Grupo y Subgrupo), no son rubros utilizados a nivel del SIC para el desarrollo del proceso contable directo, pues en términos generales solo son cuentas utilizadas para resumir la información financiera, siendo pues las auxiliares de movimiento las partidas encargadas de ese trabajo, que es el de llevar el movimiento (registro de las transacciones contables) de las operaciones económicas del negocio.
4.2. Diseño del código contable
Al diseñar un código contable ciertamente no debe esto constituirse en una simple
rutina, puesto que es allí donde descansa la plataforma de la información del sistema
contable.
El código contable debe estar en coordinación permanente con los propósitos del área de
contabilidad, es decir; la recopilación, la clasificación, la síntesis de la información y
la oportunidad de los reportes, de manera tal de atender las exigencias de presentar
una información financiera de optima calidad y que coadyuve en la consecución de los
propósitos empresariales.
Gráfico II.12. Diseño del Código Contable
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 41
Al instante de formular un plan de cuentas por medio de la codificación contable, el usuario del sistema tiene que conocer los requerimientos ordinarios del negocio, tal como, pagos de nomina, proveedores, instituciones financieras, control de activos, mercadeo, ventas, entre otros. La razón es evidente, si no hay un conocimiento pleno de las necesidades particulares, será tarea compleja de determinar la estructura contable que capturará la información de las actividades mencionadas
4.3. Circunstancias Especiales del Código Contable
En algunas oportunidades, es perentorio crear códigos contables que controlen
actividades o eventos no regulares en el negocio, tal como siniestros, pérdidas totales,
desincorporaciones, expropiaciones, donaciones, resultados de litigios, entre otros, con
lo cual se trata de que los códigos contables muestre lo relevante para el negocio y que
de alguna manera impacte significativamente en la situación financiera del negocio.
Tal como se plantea en la NIC-1, algunas NIIF especifican las circunstancias cuando una
entidad reconoce partidas específicas fuera de la utilidad o pérdida del período actual.
La NIC 8 especifica dos circunstancias: la corrección de errores y el efecto de cambios
en las políticas contables. Otras NIIF requieren o permiten componentes de otros
resultados integrales que cumplen con la definición del Marco Conceptual de ingresos y
gastos sean excluidos de la utilidad o pérdida.
Ejemplo II.18. Circunstancias Especiales
Si en una empresa una maquinaria que no está asegurada, se quema quedando totalmente inservible, esta inicialmente forma parte de la propiedad planta y equipo, pero al suceder el siniestro, lamentablemente provoca su desincorporación, por ello es menester del contador crear una partida especial digamos 6.1.01.001 bajo la denominación “Perdidas por Siniestros de Activos·, ello con el fin de poder reconocer gastos no previstos ocasionados por accidentes como los ilustrados y mantener informada a la gerencia de tales eventualidades que afectan al resultado operacional y desde luego a la situación financiera del negocio en un momento dado.
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4.3.1. Características del Código Contable según las Circunstancias Especiales
Por otra parte, además de lo referido, el código contable debe también manejar ciertas
características en su construcción según circunstancias especiales del código contable
que seguidamente se observará.
Gráfico II.13. Circunstancia Especiales
A continuación se explican las características planteadas en el gráfico anterior
Flexibilidad: Un código contable en su diseño debe ser adaptable y bajo ninguna
circunstancia ser creado con estructuras simples que no atiendan a la naturaleza
del negocio.
Ejemplo II.19. Flexibilidad
Si se crea la cuenta de Bancos con el código 1:01:01 y se configura como una cuenta de transacción, esto puede ocasionar un problema de flexibilidad, dado que si la empresa abre varias cuentas bancarias y se necesita un nivel 4 para desarrollar una estructura simple como la presentada provocaría la dificultad de no permitir más auxiliares de movimiento dada la configuración previa asignada.
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Claridad en la Descripción. Ello tiene que ver con la asignación de los nombres
a las cuentas, es común ver por experiencia profesional, errores en el diseño de
las cuentas al personalizar las mismas o en el peor de los casos generalizar.
Ejemplo II.20. Claridad en la Descripción
Otros gastos misceláneos, Cuentas por cobrar a Armando Urdaneta (nombre), Egresos varios, entre otros, son algunas demostraciones de lo que no se debe hacer al diseñar los códigos contables, pues el uso de cuentas personales recarga la estructura de cuentas, dado que si en algún momento es relacionado rompe vínculos con el negocio por diversas razones, quedaría la partida inutilizada para otros movimientos, y si es de las cuentas generales se cae en el error de usar las cuentas para balancear cualquier descuadre del sistema.
Jerarquizado. El código debe atender a una estructura preconcebida que supla
los niveles de clases, subclases, grupos y subgrupos hasta llegar a los auxiliares
de transacción, por ello es conveniente revisar todas las prioridades del ente de
modo de establecer una estructura debidamente jerarquizada.
Ejemplo II.21. Jerarquizado
Si se desea crear una partida relacionada con la propiedad planta y equipo, por ejemplo Vehículos. Ello implica que se debe reconocer una clase general que serían “activos”, una subclase “no corrientes”, un grupo “propiedad planta y equipo”; una cuenta ·”Vehículos”, y el auxiliar de movimiento sería el tipo de vehículo según el uso dado tal como “Vehículo de Reparto”. Y así sucesivamente cada rubro a ser ingresado al plan de cuentas de una empresa, debe hacerse considerando la jerarquía de las partidas y en conocimiento pleno de su alcance de modo de no generar confusiones en la lectura de los estados financieros.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 44
Gráfico II.14. Jerarquizado
En el Gráfico se observa un código contable jerarquizado en torno al manejo del efectivo
y la responsabilidad del control de los fondos menores a través de la caja chica.
• Adecuada clasificación. Referida ésta a la correcta aplicación de los criterios en
cuanto a estructura y contenido previsto por las normas internacionales de
información financiera. Cada partida que se vaya creando debe ser ubicada
(clasificada) de acuerdo con el modelo de presentación aplicable al negocio y en
consistencia con su naturaleza, resumiendo en conjunto el plan de cuentas de la
empresa.
Cabe reiterar, que el conjunto de códigos contables asignados en el negocio
constituyen las partidas en el catalogo de cuentas. Agrupadas como Cuentas del
Balance, Cuentas de Edo. Resultado y Cuentas de Orden; entendiendo así, que un
plan de cuentas se conforma por los códigos contables que la empresa va
construyendo y que finalmente son agrupados en clases generales de cuentas que
alimentan al Balance que serían cuentas de tipo real, al Estado de Resultados
(Ganancias y Pérdidas) que serían las cuentas nominales y a cuentas de orden que
corresponderían a cuentas recordatorias o de memo.
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SINOPSIS
En esta unidad II se aprecian los sistemas de información contable, comparando las
diversas referencias teóricas encontradas, haciendo mención a los elementos como lo
son: personal tales como los usuarios de información (accionistas, gerentes, acreedores,
clientes habituales, agencias reguladoras, propietarios, empleados y ventas),
procedimientos como el apoyo de decisiones (análisis costo/volumen/utilidad,
evaluación de desempeños, análisis incremental asignación de capital, ganancias por
acción, elaboración de presupuestos), y los recursos tecnológicos donde se maneja la
información con sus procesos. Cabe mencionar que los sistemas de información contable
pueden ser integrados y no integrado según la transferencia o el manejo de información
a procesar.
Seguidamente y como parte del contenido en esta unidad se encuentra, El
funcionamiento del Sistema de Información Contable, constituido por fases de atributos
identificados en cada proceso planteado en estas, desde el ingreso de datos, hasta la
emisión de reportes, pasando desde luego por la validación de datos y actualización de
registros.
En tal sentido se presentan, Las características de la información financiera bajo normas
internacionales, donde se permite conocer lo previsto por el Marco Conceptual y la NIC-1
precisando las cualidades generales de la información financiera relativas a
Comprensibilidad, Relevancia, Fiabilidad, y Comparabilidad; en esta materia se hace
observable la estructura y contenido de los estados financieros con base en los modelos
indicados por la normativa internacional.
Por último, se aborda el tópico de las características del código contable, en el cual se
exponen los elementos a considerar al momento de crear una partida contable, los
criterios para su diseño, tal como, la flexibilidad, la claridad en la descripción, la
jerarquización y la adecuada clasificación; dejando explicito en cada caso el correcto y
adecuado uso de la codificación para el buen y normal desempeño de los sistemas de
información contable.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 46
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA
Bernal Niño, Mireya. (2004). Contabilidad, Sistema y gerencia. Nuevo enfoque teórico-
práctico para la gestión y aplicación de la contabilidad como sistema de información.
Editorial CEC. Caracas. Venezuela.
Catácora. Fernando. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial McGraw
Hill. Caracas Venezuela.
Díaz, Hernando. (2001). Contabilidad General. Enfoque practico con aplicaciones
informáticos. Editorial Prentice Hall. Primera Edición. Colombia.
Horgren, C. Datar M, y Foster G. (2007). Contabilidad de Costos. Decimosegunda
Edición. México. Pearson Prentice Hall.
Meigs, Robert; Williams, Jan; Haka, Susan; Bettner, Mark. (2000).Contabilidad. La base
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Edición.
Sasso, Hugo L. (1996). El proceso contable. Ediciones Macchi. Buenos Aires. Argentina.
4ta. Edición.
López, A. José; Amat S. Joan; Amat S. Oriol, Balada O. Tomas; Blanco I. Felipe; Castelló
T. Enma; Lizcano A. Jesús; Ripoll F. Vicente. (1996). Contabilidad de Gestión
Avanzada. Planificación, Control y Experiencias Prácticas. Editorial McGraw Hill.
Madrid. España.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Instituto Mexicano de
Contadores Públicos e internacional Accounting Standards Comité Foundation, Libro
2007, donde también se incluyen las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y sus
interpretaciones hasta el 1 de enero de 2007.
Versión PDF Unidad II. Sistemas de Información Contable • Pág. 47
VÍNCULOS RECOMENDADOS
Martelo M., Lizeth (2008). Documento en línea. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable/sistema-
informacion-contable2.shtml Consulta: 08/06/2009. 3: 25 pm.
Sobre Sistema de Información Contable.
http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-
contable/sistema-informacion-contable2.shtml. Por Martelo 2008.
Sobre el estado financiero. http://www.gerencie.com/estado-de-cambios-en-el-patrimonio.html,
Sobre las Normas internacionales IASB (Internacional Accounting Standards Boards)
http://www.iasb.org/Home.htm
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