tata laksana persuratan organisasi kemahasiswaan
Post on 05-Dec-2015
302 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
TATA LAKSANA PERSURATANORGANISASI KEMAHASISWAAN
UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN
Menulis Surat Dinas(Surat Resmi)
Pengertian
Surat dinas adalah surat resmi yang ditulis/dikirim oleh sebuahinstansi/kantor/organisasi untukkeperluan dinas/resmi.
Surat dinas harus ditulis dengan bahasayang baku serta memperhatikan kaidahkebahasaan yang benar.
SYARAT DASAR MENULIS SURAT DINAS
Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan
Pengusaan bahasa (Bahasa Tulisan)
Penguasaan pikiran dan perasaan
Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulisdan pembaca)
Pengetahuan teknik korespondensi
Sistematika surat dinas
BENTUK SURAT DINAS/SURAT RESMI
( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )
1. Kop suratMEMUAT INFORMASI TENTANG
- NAMA LEMBAGA/INSTANSI/ORGANISASI
- ALAMAT LENGKAP
- LOGO/LAMBANG (JIKA ADA)
CONTOH :
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS PALING HEBAT
UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN
Jalan Amal Lama No. 1, Tarakan, Telepon No. xxxxxxxx
2. Tanggal surat
PADA BAGIAN INI TIDAK PERLU MENULISKAN NAMAKOTA KARENA DI BAGIAN KOP SURAT SUDAHTERTERA NAMA KOTA
CONTOH :
19 Nopember 2014
3. Nomor, Lampiran, Perihal
CONTOH :
Nomor : 01/BEM-F/XI/2014
Lampiran : Satu berkas
Perihal : Permohonan bantuan dana
Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah nomor,
lampiran, dan perihal diusahakan sejajar.
4. Alamat tujuan suratAturan penulisan alamat tujuan surat :
1. Tidak perlu menggunakan kata ‘kepada’ tetapi langsung
menggunakan kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannya boleh
disingkat [Yth.]
2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan ‘Bapak atau Ibu’ jika
yang dituju adalah nama jabatan seperti Rektor, Walikota,
Direktur, Kepala Desa, dsb.
3. Jika yang dituju adalah nama individu, maka boleh ditambahi
dengan kata sapaan ‘Bapak’ atau ‘Ibu’ atau ‘Saudara’
4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan ada
nomor maka tidak perlu diberi tulisan ‘nomor’.
5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata ‘di’.
Contoh 1:
Yth. Bupati Nunukan
Jalan Pangeran Diponegoro
Nunukan
Contoh 2:
Yth. Ibu Dessy Ratnasari
Jalan Delima 10
Sukabumi
5. Salam pembuka
CONTOH :
Dengan hormat,
• Gunakan salam pembuka yang netral.• Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma
6. Isi surat
Contoh surat undangan :
Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada
pembukaan seminar tahunan yang akan diselenggarakan pada,
Hari : Senin
Tanggal : 14 September 2009
Waktu : pukul 09.00 Wite
tempat : Gedung Pusat Kemahasiswaan
Demikian, atas perhatian Bapak/Ibu kami mengucapkan terima
kasih.
• Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat• Isi surat bias berupa Undangan, Pemberitahuan, Permohonan Bantuan,
Permohonan Ijin, dsb• Secara umum isi surat dinas terdiri dari bagian pembukaan, bagian ini,
dan bagian penutup
7. Salam penutup
CONTOH :
Hormat kami,
• Gunakan salam penutup yang netral.• Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma
8. Jabatan, nama, & tanda tangan pengirim surat
CONTOH :
Ketua,
ttd
Putra Gagah Perkasa
9. Tembusan
CONTOH :
Tembusan :
1. Yth. Ketua Karang Taruna Kel Kampung Satu
2. Yth. Ketua Karang Taruna Kel Amal
Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu
mengetahui tentang isi surat tersebut.
Menyusun Proposal Kegiatan
Proposal
Asal Kata : (V)“Propose” yang berartimengusulkan dan Proposal (kata benda) berartiusulan
Jadi proposal berarti suatu rencana/usulan akansuatu proyek atau kegiatan
Penting: Waktu Pengajuan Proposal!!!(selambat-lambatnya : untuk kegiatan internal 2 minggu sebelum pelaksanaan
kegiatan; untuk kegiatan yang melibatkan pihak eksternal 3 minggu sebelumpelaksanaan kegiatan)
Jenis Proposal
Proposal Proposal Proyek/Usaha: Untuk Rencana Proyek/Usaha (biasanya ada analisa rugi – laba dan
kelayakan proyek)
Ada mapping kondisi
Ada Rencana Kerja
Contoh: Proposal PKM, Proposal PMW
Diajukan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek atau untukpendanaan proyek
Proposal Kegiatan : Untuk rencana kegiatan
Bersifat Tematis
Tahapan pengerjaan tidak selama proposal proyek/usaha
Diajukan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
Contoh : Proposal Acara Seminar, Proposal Bakti Sosial
Isi proposal Kegiatan
Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harusdilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )
What : Apa jenis kegiatan dan temanya
Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggarakegiatan
When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan
Where : Tempat pelaksanaan kegiatan
How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentukkegiatan, bagaimana aturan – aturan untuk berpartisipasi dalamkegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola (acara, dana, publikasi)
Format Proposal Kegiatan1. Halaman Sampul /Cover
2. Halaman Pengesahan
3. Latar Belakang
4. Tujuan Kegiatan
5. Nama dan Tema Kegiatan
6. Bentuk Kegiatan
7. Peserta
8. Penyelenggara
9. Jadwal dan Lokasi Kegiatan
10. Susunan Acara
11. Susunan Panitia
12. Rencana Anggaran
13. Penutup
14. Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Halaman Sampul/Judul/Cover
Berisi :
Nama/judul kegiatan
Lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
Penyelenggara yang bermaksud mengadakankegiatan
Halaman PengesahanBEM Universitas Mengetahui : Dosen Pendamping
BPM Universitas WR Kemahasiswaan
UKM
BEM Fakultas Mengetahui : Dekan/Wakil Dekan
Himpunan Mahasiswa Jurusan Mengetahui Ketua Jurusan
Catatan :Proposal yang ditujukan ke pihak luar UBT harus sepengahuan WR Kemahasiswaan
Latar Belakang
Secara umum esensi isi latar belakang adalahkesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang seharusnya.
Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum kekhusus (general to spesific)
Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi – penutup
Prinsip “ Why”
Tujuan KegiatanMengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebutdirencanakan
Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan , atau kalau tujuan lebihdari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurangpenting
Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya.
Prinsip “Why”
Bentuk KegiatanBuatlah uraian kegiatan yang relevan dengan tujuan kegiatan
Berisi tentang format kegiatan
Contoh : kegiatan/acara bakti sosial
Tema : misal: Give light a Chance!
Bentuk kegiatannya :
1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
2. Kerja bakti di Panti Asuhan bersama anak – anak panti asuhan
3. Pembagian baju – baju dan alat2 tulis kepada anak-anak pantiasuhan
4. Lomba mewarnai gambar bersama anak-anak pantia asuhan
5. Dll
Prinsip” What”
Peserta/Sasaran
Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatanyang kita rencanakan
Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuaidengan bentuk kegiatan yang kita rencanakan
Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan
Prinsip “ Who ”
Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadipenyelenggara kegiatan.
Biasanya penyelenggara ini adalah suatuorganisasi atau komunitas yang hendakmelaksanakan kegiatan karena alasan tertentu(mengacu pada latar belakang)
Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atausekretariat yang dapat dihubungi
Prinsip” Who”
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatanakan dilaksanakan
Prinsip Where dan When
Susunan Panitia
Isinya susunan panitia yang udah dibentuk
Tujuannya agar pihak-pihak yang menjadi tujuanproposal tahu dengan siapa merekaberhubungan/bekerja sama
Susunan yang umum : Penanggung Jawab
Panitia Pengarah (SC)
Panitia Pelaksana (OC) :Ketua, Bendahara, Sekretarisdan Seksi2
Prinsip “who”
Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan (Cash In), pengeluaran (Cash Out), dan jumlah kekurangan dana
Dapat di-breakdown dengan merancang anggaran danamasing-masing seksi, atau menurut jenis pengeluaran, kemudian ditotal secara keseluruhan
Menggunakan sistem penyusunan anggaran yang sederhana tetapi rapi, jelas dan rinci
Pastikan anggaran bersifat realistic dan riil
Penutup
Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungankepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat.
Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahuiPenanggungjawab kegiatan
Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
Ada format perjanjiannya
Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dansponsor partisipatif/Mitra
Biasanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika :
Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable
Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stand, Spot Acara, pemasangan media promo dsb)
Urusan mudah dan tidak berbelit –belit
Panitia/Humas bisa meyakinkan pihak sponsor
Sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihaksponsor
Menyusun Laporan Kegiatan
Laporan
Asal Kata : (V)“Report” yang berarti dokumentertulis yang menginformasikan pelaksanaan danhasil dari suatu kegiatan/pelaksanaan tugas.
Intinya: penyampaian informasi tentangpelaksanaan dan hasil suatu kegiatan/pelaksanaantugas
*) Sebagai PTN : Wajib diserahkan selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan bahanpemeriksaan SPI, Inspektorat, BPKP
Jenis Proposal
Proposal Proposal Proyek/Usaha: Untuk Rencana Proyek/Usaha (biasanya ada analisa rugi – laba dan
kelayakan proyek)
Ada mapping kondisi
Ada Rencana Kerja
Contoh: Proposal PKM, Proposal PMW
Diajukan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek atau untukpendanaan proyek
Proposal Kegiatan : Untuk rencana kegiatan
Bersifat Tematis
Tahapan pengerjaan tidak selama proposal proyek/usaha
Diajukan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
Contoh : Proposal Acara Seminar, Proposal Bakti Sosial
Isi Laporan KegiatanSecara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harusdilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )
What : Apa jenis kegiatan dan temanya
Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggarakegiatan
When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan
Where : Tempat pelaksanaan kegiatan
How :
1. Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan
2. Berhubungan dengan bagaimana pelaksanaan dan hasilkegiatan, termasuk good practices dan bad practices
Format Laporan Kegiatan1. Halaman Sampul /Cover
2. Halaman Pengesahan
3. Latar Belakang
4. Tujuan Kegiatan
5. Nama dan Tema Kegiatan
6. Bentuk Kegiatan
7. Peserta
8. Penyelenggara
9. Jadwal dan Lokasi Kegiatan
10. Susunan Acara
11. Pelaksanaan dan Hasil Kegiatan
12. Implementasi Anggaran
13. Penutup
top related