manual book aplikasi persuratan
DESCRIPTION
User Guide untuk penggunaan Aplikasi PersuratanTRANSCRIPT
MANUAL BOOK AplikasI Persuratan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan
Tampilan Awal Sistem pada saat alamat diakses di browser maka akan tampil seperti ini :
Untuk username dan Password administrator adalah sebagai berikut
Username : admin
Password : 12345
1. Menu Aplikasi
- Dasboard
- Setting
o Manajemen Akses : Menentukan akses setiap Bidang/Group
o Setting Bidang/Group : Manajemen Tambah, Edit, Hapus Bidang dan Group
o Manajemen Admin : Manajemen Penguna Aplikasi
o Setting Kodefikasi Nomor : Untuk Manajemen kodefikasi nomor surat/nota
o Setting Password : Menu untuk ganti password sesuai dengan yang login pada aplikasi
o Setting Profil : Menu untuk menampilkan setting profil pengguna
- Create
o Buat Naskah : Menu untuk menambah naskah
o Buat Surat Keluar : Menu untuk menambah surat keluar
o Buat Surat Masuk : Menu untuk menambah surat masuk
- Kotak Surat
o Surat Masuk : Menu untuk memanajemen surat yang masuk tersedia tombol (tambah,
edit, delete, view dan akses)
o Surat Keluar : Menu untuk memanajemen surat keluar setelah di input dari menu create
surat keluar.
o Penomoran Surat Keluar : Setelah diinputkan surat keluar tidak langsung otomatis
mempunyai nomor dan untuk membuat nomor surat keluar dari menu ini.
- Kotak Naskah
o Kotak Naskah Masuk : Untuk melihat naskah yang masuk dari bidang lain
o Kotak Naskah Keluar : Untuk melihat naskah yang kita buat dan memberi akses
tembusan kepada siapa saja
- Disposisi
o Surat Masuk : Menu untuk membuat disposisi surat masuk yang akses diberikan
sebelumnya di menu kotak surat -> surat masuk
- Arsip
o Arsip Naskah : Untuk melihat arsip naskah
o Arsip Surat : Untuk melihat arsip surat masuk dan surat keluar
2. Akses Tombol dalam Aplikasi
Tombol untuk tambah
Tombol untuk edit
Tombol untuk Delete
Tombol untuk View detail
Tombol Untuk memberi akses /group
3. Surat Masuk
a. Form Tambah Surat Masuk
Surat masuk bisa kita buat dari menu Create -> Surat Masuk
Atau bisa juga dari menu Kotak Surat -> Surat Masuk kemudian kita klik Tambah Data
Kemudian setelah selesai disimpan Surat masuk akan diperiksa oleh yang bersangkutan untuk
memberikan akses disposisi pada menu Kotak Surat -> Surat Masuk kemudian lihat pada surat
yang baru kita input tombol akses
Ketika kita klik akses Akan muncul form kembali untuk menujukan kemana surat , isian intruksi
dan akses tembusan surat masuk.
Setelah disimpan maka notifikasi akan muncul pada setiap bagian yag diberi akses
Untuk mencetak lembar disposisi bisa menklik tombol cetak lembar disposisi pada menu form
Akses Surat Masuk
4. Disposisi Surat
Setelah surat diberi akses tembusan maka surat akan masuk ke setiap bagian yang diberi akses
tembusan agar memberikan disposisinya masing-masing.
5. Surat Keluar
Untuk menambah surat keluar diinputkan oleh masing-masing bagian, untuk membuat surat
keluar dapat melalui Create -> Surat Keluar atau Kotak Surat -> Surat Keluar kemudian klik
tombol tambah data
Setelah dikirim kemudian akan diperiksa oleh pihak yang berkewajiban untuk memeriksa dan
akan memberi nomor surat melalui menu Kotak Surat -> Penomoran Surat Keluar
6. Nota Naskah
Nota Naskah dapat dibuat dari menu Create -> Buat Naskah setiap naskah yang diinputkan
akan masuk ke Kotak Naskah -> Kotak Naskah Keluar, setelah nota naskah ditambah kemudian
diharapkan agar memberi akses dengan tujuan agar dapat dilihat dan tembusan bisa
dilampirkan di hasil cetak form naskah nanti nya seperti berikut :
Contoh Lembar Nota dinas
7. Penomoran Surat Keluar dan Nota Naskah
Sistem penomoran pada aplikasi persuratan ini ada dua jenis yaitu manual dan otomatis dari
sistem.
Pilih kodenya
Jika ingin membuat otomatis nomor dari system tidak usah di ceklis checkbox manual. Jika ingin
manual silakan ceklis dan isikan nomor manual yang akan diisikan.
8. Manajemen Bidang/Group
Untuk menambah bisa dengan mengklik tombol Tambah Data, begitu juga dengan edit dan
hapus dengan mengklik tombol Edt atau Del
9. Manajemen Akses
Untuk mengakses menu ini masuk dari Menu Setting -> Manajemen akses
Kemudian Klik tombol edit setelah diklik akan tampil seperti dibawah ini.
- Kemudian berilah akses dengan cara ceklis tambah, edit, hapus, view(cetak) pada
setiap menu, sesuai dengan hak masing akun yang akan mengakses nya .
- Jika di ceklis maka hak akses akan diberikan.
- Akses special diberikan hanya untuk membatasi akses ditombol akses
pada Jika diceklis maka tombol ini akan tampil sesuai dengan group admin masing-
masing.
10. Alur Surat Masuk
11. Alur Surat Keluar
Surat Masuk Sekretaris/TU Diperiksa Kepala
kantor
Memberi Tujuan dan Hak
Akses Tembusan
Masuk kesetiap bagian yang
diberi akses tembusan
Kembali ke
Sekretaris/TU
Surat Keluar
Dibuat Oleh bagian
Diperiksa
Sekretaris/TU
Kemudian diberi
nomor
Kemudian dikirim