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La check-list pour vos événements#FLYERpourtous
Des impressions pour tous !
Bonjour,
La check-list pour vos événements 2
Que ce soit la première ou la centième fois que vous organisiez un événement, vous voulez que le résultat soit impeccable et éviter les mauvaises surprises.
C’est pourquoi nous avons élaboré une check-list pour événements.Imprimez-la rapidement pour commencer à planifier et assigner les tâches.
Pour commencerLes informations générales sur l’événement.Remplissez ci-dessous les informations générales sur l’événement.Soyez bref afin que tout ceux impliqués dans l’événement puissentles assimiler rapidement.
1.1 CONCEPT
Décrivez brièvement l’événement.
1.2 DATE
Quel jour aura lieu l’événement ?
1.3 LIEU
Où aura lieu l’événement ?
1.4 BUDGET
Quel est le budget total disponible pour l’événement ?
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1.5 SPONSORS PRINCIPAUX
Y a-t-il des sponsors ? Qui sont-ils ?
1.6 RESPONSABLE PRINCIPAL
Qui est responsable de l’organisation ?
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3-4 mois avant l’événementRéglez ces points-ci le plus rapidement possible.Car ceux-ci prennent généralement plus de temps que vous ne pensez. N’oubliez pas d’assigner un responsable et une échéance.
2.1 CHOISISSEZ UN DJ OU UN GROUPE
Avez-vous besoin d’un DJ ? Si oui, quel style ?
Responsable Date d’échéance
2.2 L’AMÉNAGEMENT
Trouvez un ou des partenaires pour l’aménagement, c’est-à-dire l’éclairage, les tentes, les décorations, les ordinateurs, les projecteurs, le son, le podium…
Responsable Date d’échéance
2.3 TROUVEZ DES SPONSORS
Imaginez une stratégie pour attirer des sponsors.
Responsable Date d’échéance
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2.4 PUBLICITÉ
Faites un plan détaillé pour promouvoir l’événement auprès d’un groupe-cible. N’oubliez pas les flyers, les affiches, les panneaux…
Responsable Date d’échéance
2.5 PRÉVOYEZ LES BESOINS GRAPHIQUES
Les tickets d’entrée, les tickets boisson, le programme et le fléchage.
Responsable Date d’échéance
2.6 POINTS DE VENTE
Déterminez comment les tickets seront vendus.
Responsable Date d’échéance
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2.7 FORMALITÉS D’INSCRIPTIONS
Renseignez-vous sur les formalités administratives à remplir sur place.
Responsable Date d’échéance
2.8 TRANSPORT VERS ET DEPUIS L’ÉVÉNEMENT
Proposez-vous une navette ? Contactez alors dès maintenant une entreprise de location.
Responsable Date d’échéance
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2 -3 mois avant l’événementIl est temps de peaufiner les grandes lignes.L’événement se rapproche, le décompte a commencé.
3.1 COMMANDEZ VOS IMPRESSIONS
Commandez dès maintenant vos flyers, affiches, livrets et autres matériel de promotion.
Responsable Date d’échéance
3.2 SÉCURITÉ INCENDIE ET AUTRES ASSURANCES
Vérifiez la sécurité incendie, la responsabilité civile et les assurances tous risques et mettez-les à jour si nécessaire.
Responsable Date d’échéance
3.3 POMPE À BOISSONS
Contactez une entreprise de location de pompe à boissons.
Responsable Date d’échéance
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3.4 LOCATION DE MATÉRIEL
Si vous vous occupez de l’aménagement, commandez/louez le matériel dès que possible.
Responsable Date d’échéance
3.5 CONTACTEZ UN TRAITEUR
Si nécessaire, contactez un traiteur.
Responsable Date d’échéance
3.6 PHOTOGRAPHE
Choisissez et contactez un photographe.
Responsable Date d’échéance
La check-list pour vos événements 10
3.7 COLLEZ LES AFFICHES
Organisez le collage des affiches.
Responsable Date d’échéance
3.8 ORGANISEZ LA SÉCURITÉ
Réservez l’équipe de sécurité.
Responsable Date d’échéance
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1 -2 mois avant l’événementL’organisation de l’événement devrait toucher à sa fin.Il est temps de mettre les points sur les i.
4.1 LE DÉROULEMENT DU JOUR J
Planifiez entièrement le déroulement de l’événement de manière précise pour éviter les mauvaises surprises le jour-même.
Responsable Date d’échéance
4.2 FAITES LA PROMO EN LIGNE
Facebook, LinkedIn, Twitter, ajoutez l’événement aux calendriers, envoyez les communiqués de presse, les invitations électroniques…
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4.3 LIEUX D’AFFICHAGE
Trouvez des lieux d’affichage et organisez l’affichage.
Responsable Date d’échéance
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4.4 DISTRIBUTION DES FLYERS
Définissez où les flyers seront distribués.
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4.5 DISTRIBUTION DES TICKETS EN PRÉVENTE
Veillez à ce que tous les lieux de vente disposent de tickets.
Responsable Date d’échéance
4.6 DISTRIBUTION DES AFFICHES
Deuxième collage des affiches.
Responsable Date d’échéance
4.7 CONTACTEZ LES PRESTATAIRES DE SERVICES
Contactez une entreprise de nettoyage et de ramassage des déchets pour après l’événement.
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3-4 semaines avant l’événementVeillez à ce que tout soit prévu, jusque dans les moindres détails.L’événement a lieu dans moins d’un mois.
5.1 PAYEZ LA REDEVANCE À LA SABAM ET À LA RÉMUNÉRATION
ÉQUITABLE Payez les deux redevances afin que vous puissiez utiliser de la musique d’auteurs et d’artistes.
Responsable Date d’échéance
5.2 ORGANISEZ UNE CONFÉRENCE DE PRESSE
Il est temps de vous adresser à vos contacts dans la presse et de les informer au sujet de l’événement.
Responsable Date d’échéance
5.3 PREMIÈRE RÉPARTITION DES TÂCHES
Élaborez une première répartition des tâches pour tous les collaborateurs.
Responsable Date d’échéance
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1-3 semaines avant l’événementConcentrez-vous surtout sur les visiteurs !Les points les plus importants doivent désormais être réglés.
6.1 ÉTABLISSEZ LA RÉPARTITION DES TÂCHES DÉFINITIVES
Établissez la répartition des tâches définitive pour tous les collaborateurs.
Responsable Date d’échéance
6.2 AUTORISATION VÉHICULE PUBLICITAIRE
Demandez l’autorisation de circuler dans un véhicule publicitaire.
Responsable Date d’échéance
6.3 FAITES DE LA PUB
Affiches, internet, flyers, direct mailing…
Responsable Date d’échéance
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6.4 IMPRIMEZ LES MENUS, BADGES, PORTE-NOMS
Faites imprimer les badges des VIP, des visiteurs et de la sécurité. N’oubliez pas les menus et les porte-noms.
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1-3 jours avant l’événementContrôlez que tout soit en ordre.À partir de maintenant, tout va s’accélérer.
7.1 CONTINUEZ DE FAIRE DE LA PUB
Par exemple, en vous déplaçant dans un véhicule publicitaire.
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7.2 LE FLÉCHAGE
Mettez le fléchage en place.
Responsable Date d’échéance
7.3 PRÉPAREZ LE LIEU
Préparez la salle. N’oubliez pas d’aller chercher le matériel nécessaire.
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7.4 CONTACTEZ LES VOISINS
Écrivez un petit mot aux voisins et informez-les au sujet de l'événement.
Responsable Date d’échéance
7.5 ALLEZ CHERCHER ET PAYEZ LES TICKETS EN PRÉVENTE
Allez chercher et payez les tickets en prévente.
Responsable Date d’échéance
7.6 NUMÉROS DE TÉLÉPHONE UTILES
Faites une liste de numéros de téléphone utiles.
Responsable Date d’échéance
7.7 PRÉVOYEZ DU CASH
Si nécessaire, prévoyez suffisamment de monnaie pour la vente de tickets et de boissons.
Responsable Date d’échéance
7.8 PRÉVOYEZ LE MATÉRIEL POUR LE BAR
Décapsuleurs, serviettes, produit vaisselle, plateaux....
Responsable Date d’échéance
7.9 BRIEFING
Organisez un briefing avec tous les collaborateurs. Une bonne ambiance vous garantit une bonne expérience pour les collaborateurs.
Responsable Date d’échéance
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24 heures avant l’événementContrôlez tout à deux reprises.Un dernier effort, tout devrait être prêt.
8.1 CONFIRMEZ LA PRÉSENCE DU PERSONNEL DE SÉCURITÉ
Confirmez que le personnel de sécurité sera présent.
Responsable Date d’échéance
8.2 CONFIRMEZ LE TRAITEUR
Confirmez auprès du traiteur que tout est en ordre.
Responsable Date d’échéance
8.3 CONFIRMEZ LES MUSICIENS
Contactez tous les musiciens réservés et confirmez que tout est en ordre.
Responsable Date d’échéance
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8.4 CONTRÔLEZ LA SALLE
Contrôlez l’aménagement de la salle. Vérifiez la musique, l’éclairage, les porte-noms, les décorations, la climatisation, ...
Responsable Date d’échéance
8.5 FLÉCHAGE
Vérifiez le fléchage.
Responsable Date d’échéance
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Jusqu’à 5 jours après l’événementMême maintenant, vous devez régler certaines choses.Un bon suivi et une évaluation vous garantissent le succès de votre prochain événement.
9.1 CARTES DE REMERCIEMENT
Imprimez des cartes de remerciements et envoyez-les à tous vos collaborateurs.
Responsable Date d’échéance
9.2
ÉCRIVEZ UNE ÉVALUATION Faites un rapport d’évaluation détaillé avec des suggestions pour le prochain événement.
Responsable Date d’échéance
9.3 METTEZ LA LISTE DES PARTICIPANTS À JOUR
Mettez la liste des participants et leurs données à jour pour l’organisation de votre prochain événement.
Responsable Date d’échéance
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9.4 PAYEZ LES FACTURES
Le DJ, l’équipe de nettoyage, le traiteur, les impressions, la location, la SABAM, le podium, la décoration de la salle, les dégâts éventuels, les boissons, l’installation du bar…
Responsable Date d’échéance
9.5 FAITES UN RAPPORT FINANCIER
Faites un rapport financier détaillé des coûts et des revenus.
Responsable Date d’échéance
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pour tous !
DES QUESTIONS ? CONTACTEZ-NOUSAprès la lecture de ce document vous êtes prêts pour créer un événement réussi.
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