edhrm oum مهارات ادارة الاجتماعات

1

Meeting skillsاإلجتماعات مهارات

NAME: Ahlam Mohammed AbassOpen University Malaysia EDHRM

عباس: محمد أحالم األسمالمفتوحة : الجامعه الجامعه اسم

الماليزيا : التنمية إدارة الدراسه مجال

البشرية

البداية قبل

قصيرة تدريبة دورة من جزء هو العرض هذا في اقدمها دراسة عن عبارة التدريبة الدورة هذ

الدورات ” اثر بعنوان بي الخاص التخرج مشروع” االنجاز في التدريبة

تعليق واضافه للجميع االستفاده تتم ان ارجو

3

We will discussعن نتحدث سوف

General Definition عام تعريف

Basic Facilitation Skills االساسية المهارات

Good Meeting Beginning الجيدة االجتماع بداية

Discussion مناقشة

We will discussعن نتحدث سوف

End of the Meeting االجتماع نهاية

General Guideline العامة التوجيهات

Signs of Successful meeting الناجح االجتماع عالمات

5

Most of us الموظفين معظم

Bad experience of meeting? سيئة إجتماعات خبرة

Good experience of meeting?جيدة إجتماعات خبرة

6

General Definition عام تعريف

The art and science of managing meetings and group processes is named “Facilitation”

وفن يدعى والعمل االجتماعات إدارةعلمالجماعي .

7

Facilitation تسهيالت Facilitator guide the group members in

meeting to share ideas, opinions, experiences, and expertise in order to achieve a common goal and agreeable action plan.

ل العمل فريق بتوجيه واآلراء يقوم األفكار لتبادل اجتماعوخطة مشترك هدف تحقيق أجل من والخبرات والتجارب

. مقبولة عمل

8

Team Developmentالفريق تنمية

Building on each others’ ideas البعض أفكار علي االفكار بناء

Different perspectives النظر وجهات إختالف

Better conclusionأفضل نتيجة

Funالمرح

Sharing the load االعباء تقسيم

Potential Advantages المحتملة المزايا

9

Team Development الفريق تنمية

Potential Disadvantages المحتملة العيوب Confusion

االرتباك No agreement

االتفاق عدم Conflict

الصراعات No time for individual thinking

الفردي للتفكير وقت ال Can avoid responsibilities

تجنب المسؤوليات

10

Basic Facilitation Skillsاألساسية المهارات

Making everyone feel comfortable and valued

والتقدير باالرتياح يشعرون الجميع جعل Increase understanding

الفهم زيادة Listening and observing

المالحظة و االستماع Guiding the group

الفريق توجيه Ensure Commitment to Action

بالعمل االلتزام ضمان

11

1 -Making everyone feel comfortable and valued

والتقدير باالرتياح يشعرون الجميع جعل

Get to know them منهم للتقرب اسعى

Use body language الجسد لغة استخدام

Thank participants المشاركين أشكر

12

2-Increase Understandingالفهم زيادة

Use team-building activities. العمل فريق أستخدام

Set ground rules. القواعد تحديد

Search for agreement. الموافقة عن البحث

13

3 -Listen and observeالمالحظة و االستماع

Listen actively.. بتمعن االستماع

Scan the room.. الغرفة تفحص

Do not make assumption تفترض ال

Check for understanding تفاهم وجود من التحقق

Rephrase their responses الردود صياغة إعادة

Summary نبذة

Recap الخالصة

Write it down التدوين

14

4-Guide the groupالفريق توجيه

Refer back to the meeting objectives and agenda

. األعمال وجدول االجتماع أهداف إلى الرجوع Stray from the agenda when necessary.

. الضرورة عند األعمال جدول من ابتعد Challenge their assumption

افتراضهم تحدي Encourage them to go beyond (creative

tension) ) اإلبداعي ) التفكير أبعد الذهاب على تشجيعهم

15

4-Guide the groupالفريق توجيه

Instill the concept of Effectiveness الفعالية مفهوم غرس

Instill the concept of Initiative المبادرة مفهوم غرس

Ask about Plan B and even Plan C) ( ) البديلة ) الخطط ج الخطة وحتى ب الخطة عن أسأل

Ask them about short term, long term, milestone and continuity plan

ومعلما ، األجل طويلة ، قصيرة مصطلح حول منهم نطلباستمرارية وخطة

16

5 -Ensure Commitment to Actionالتاكد من االلتزام الى العمل

Review objectives for each agenda item.

األعمال جدول بنود من بند كل مع األهداف مراجعة Record decisions.

القرارات تسجل Develop an action plan.

العمل خطة وضع Ensure the team leader follow up ..

فريق قائد متابعة ضمان

17

Good Meeting Beginningلالجتماع جيدة بداية

1-Welcome participant:بالمشاركين ترحب

Formally start the meeting. رسميا االجتماع بدء

Welcome everyone officially.. رسميا بالجميع الترحيب

Use body language .الجسد لغة استخدام

18

2-Go over and approve meeting objectives and agenda

األعمال وجدول االجتماع أهداف على الموافقة

Post meeting objectives االجتماع أهداف في االشتراك

Ask for input on the objectives and agenda.

أالعمال وجدول األهداف على المدخالت عن اسأل Point out any changes to the agenda.

.األعمال جدول في تغييرات أي إلى اإلشارة

19

3-Explore the Issuesباالجتماع الخاصة المواضيع استكشاف

■ Keep the group on task المهمة على الفريق يبقي● Determine if you have enough time to complete

the agenda and the closing tasks.جدول الستكمال الوقت من يكفي ما لديك كان إذا ما تحديد

الختامية والمهام األعمال● Extend the meeting.

االجتماع توسيع● Help the group set priorities and decide which

remaining agenda items to address in the time remaining.

في● تناقش سوف البنود من اي تحديد في الفريق مساعدة . التالي االجتماع

20

4-Assess the group’s concentration and engagement

المجموعة ومشاركة تركيز تقييم

Read the group’s energy level. الفريق جهد مستوى قراءة

Check involvement. المشاركين اختيار

Avoid presentations after lunch.. الغداء بعد االجتماع في العرض تقديم تجنب

Give them a break. راحة فترة منح

Provide snacks. خفيفة وجبات تقديم

21

End of the Meetingاالجتماع نهاية عند

1-Identify the next stepsالتالية الخطوات تحديد

Complete an action plan.. العمل خطة استكمال

Update the Team calendar. الفريق تقويم تحديث

22

End of the Meetingاالجتماع نهاية عند

2-Evaluate the meetingاالجتماع تقييم

Do a group evaluation. العمل فرق تقيم

Debrief after the meeting. االجتماع بعد المعلومات استخالص

23

3-Adjourn on a positive note

Thank members for their perseverance and hard work.

الشاق وعملهم مثابرتهم على األعضاء أشكر Recall agreement.

االتفاق أذكر Remind participants of decisions that

received strong support.. قوي بدعم حظيت التي بالقرارات المشاركين تذكير

Make it official... . رسمية جعلها

24

General Guidelineعامه ارشادات

Always look for the positive. § دائما االيجابية عن البحث

Go easy.. مرن كن

Look to the group for support.. لتشجيعهم الفريق علي أطر

Seek outside assistance. الخارجية المساعدة التماس

25

Signs of Successful meetingالناجح االجتماع عالمات

Meetings start on time. له المحدد الوقت في االجتماع بداية

Meetings do not drag on االجتماعات إطالة عدم

Discussions are focused المناقشات في التركيز

Everyone participates الجميع مشاركة

Everyone listens - ideas have a fair hearing -- بشفافية تسمع األفكار يستمع الجميع

26

Signs of Successful meetingالناجح االجتماع عالمات

Tasks are clearly understood by all جميع قبل من بوضوح مفهومة المهام

Changes are developed collaboratively بالتعاون التغييرات تطويرها يتم

Meeting may be informal but productive

فعالة نتيجة ذو ولكن رسمي غير االجتماع يكون قد

27

Thank you all