documentacion administrativa

Solicitud de Cotización

Es un formato de carta o formato electrónico por medio de la cual se solicita una cotización a una empresa.

¿Cuándo Sirve?

Cuando al adelantar un proyecto

determinado se desea obtener cotizaciones de varias empresas para desarrollarlo.

¿Por qué Tenerla?

•Detalla elementos que se debe cotizar• Especifica lo que se debe de tener en cuenta después de recibir la cotización.

•Documento para solicitar mercadería a un Proveedor, misma localidad, no vendedores.•Documento Formal.

•SOLICITA:

•Concreto

•Claro

•Específico

Orden de Compra

•SOLICITUD DE COTIZACIÓN ORDEN DE COMPRA

•Documento Numerado

Detalles de la Compra: cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad.

ORDEN DE COMPRAS: FAX, CORREO ELECTRONICO, CORREO, TELEFONO.

USO: Dcto. Duplicado Original y Copia

ORDEN DE COMPRA

¿Cómo enviar órdenes de compra y su uso?Las órdenes de compra pueden ser hechas por teléfono o verbales., enviadas por fax o por correo electrónico siendo este ultimo el medio mas usado por las empresas por la ventaja de poder solicitar el cargo del mensaje de correo por la rapidez, y también puede ser modificado si así lo acuerdan ambas partes.En cualquier caso, este proceso inicia la orden y cuenta con todas las consecuencias jurídicas de carácter vinculante de una persona manejadas con este documento. Firmas en cualquiera de estos documentos se considerarán válidas.

Tipos de Órdenes de Compra

Una Orden de Compra en blanco es para una serie de compras hasta un

determinado monto en Soles y con un plazo determinado.

Ordenes de Compra se utilizan cuando el comprador sabe que habrá la necesidad

de nuevas compras de artículos similares durante un cierto período de tiempo. Se utilizan para mantener los presupuestos de los proyectos y el control. Esto ahorra

tiempo y la Orden de Compra no crea papeleo innecesario. La Orden de Compra

en blanco también podría ser utilizada para enviar el mismo fin a más de una

dirección.

El soporte de PO es muy probable que sigan este camino. Tiene que existir la necesidad de comprar un producto por la empresa., puede ser una nueva computadora o varios artículos de un proyecto actual. El artículo se encuentra en el departamento de compras de una X empresa y entonces genera una Orden de Compra, que se enviarán al proveedor. Esto se llevará a cabo por uno de los métodos anteriores. El vendedor recibe la Orden de Compra autorizada por las firmas correspondientes a comprar de esta manera. La orden se llena y las instrucciones de envío se indican en la Orden de Compra. La orden se envía y el comprador comprueba la hoja de embalaje con la copia de la Orden de Compra en su poder. Cuando cada cosa está correcta, el documento se puede marcar como recibido y se envían a las cuentas por pagar. Se gestiona un cheque al proveedor de acuerdo a los términos que el comprador y el vendedor han acordado a la hora de establecer la cuenta. El registro de la compra ha hecho su trabajo y la Orden de Compra puede ahora presentarse como concluido.

SOPORTES DE ORDENES DE COMPRA

Orden de Compra Software y plantillas

Plantillas para Microsoft Word y Excel se pueden encontrar en Internet. Estas plantillas permiten a un comprador utilizar el software existente para crear Órdenes de Compras. Una plantilla de esta naturaleza hace viable el diseño de una orden de compra de forma fácil. La mayor parte del trabajo ya se ha completado. Los cambios se pueden hacer, pero puede que no sea necesario.

LEGALIDADES DE ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es un documento FORMAL. Y es importante que sea un documento por escrito.Errores que se encuentren en la orden de compra, no son culpa del vendedor. Si surge una controversia acerca de una compra, la orden de compra será fundamental en la determinación de quién es el ofensor.

POLÍTICAS DE UNA ORDEN DE COMPRA

Las políticas de una orden de compra son estándar en cualquier empresa.La mayoría de las empresas poner por escrito cómo se harán las compras. Definen los límites de soles para las compras. ¿Quién tiene la autoridad para hacer compras en nombre de la compañía? ¿Qué tipo de Orden de Compra se utilizará y qué tipo de registro?. Se puede sugerir que todas las compras por encima de un determinado monto en soles debe atravesar el departamento de compras.

¿POR QUÉ EL VENDEDOR QUIERE UNA ORDEN DE COMPRA?

 Los vendedores

aprecian el uso de la Orden de Compra,

porque trae CLARIDAD a una orden.

Modelo de Orden de Compra en Blanco

Modelo de Orden de Compra ya llenado

LIQUIDACIÓN DE COMPRA

La Liquidación de Compra es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen

las personas naturales o jurídicas, sociedades conyugales, sucesiones

indivisas, sociedades de hecho y otros entes colectivos a productos y/o

acopiadoras (Persona Natural) de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria y pesca artesanal, de

productos silvestres, minería. Siempre que éstas (reiteramos, personas naturales) no otorguen comprobante de pago por estar

imposibilitados de obtener número de RUC.

USOS

a. Se emitirán en los casos señalados en el numeral del Art. 6 y cuando la ley o la administración tributaria lo determine.b. Podrán ser empleados para sustentar gastos o costos para efecto tributario.c. Permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal siempre que se cumpla con lo establecido en el manual.

¿Quiénes pueden emitir Liquidaciones de Compra?

Los contribuyentes del Régimen General y del Régimen Especial del

Impuesto a la Renta que realizan operaciones con vendedores que no están

inscritos en el RUC.

¿En qué casos se permite la emisión de Liquidaciones de

Compra?

Únicamente se permite la emisión cuando el vendedor es una persona

natural productora y/o acopiadora de productos primarios derivados de la

actividad agropecuaria, pesca artesanal y de extracción de madera,

de productos silvestres, minería aurífera artesanal, artesanía y

desperdicios y desechos metálicos y no metálicos, desechos de papel y

desperdicios de caucho.

¿Estos comprobantes permiten ejercer el derecho a crédito fiscal?Las Liquidaciones de Compra permiten ejercer el derecho al crédito fiscal siempre que el IGV sea retenido y pagado por el comprador (PDT - 617 - Otras retenciones) quien actúa como agente de retención.Para ello el monto de retención deberá señalarse detalladamente en el comprobante de pago para que surta los efectos tributarios mencionados. Además, estos comprobantes pueden ser empleados para sustentar gasto o costo para efecto tributario.

¿Cuál es la información básica que debe tener?

¿Cómo se debe llenar?

¿Puedo verificar si un documento es autorizado?

AUTORIZADO

¿Qué hacer si la información ingresada es equivocada?

¿Cuándo y cómo se da de baja el documento?

¿Cuándo y cómo se actualiza la información del documento?

GRACIAS