administración de empresa ii

Administración de Empresa II

Profesora : Yanina Vecchiola A.

Universidad de AtacamaFacultad de Ingeniería

Departamento de Industrias y Negocios

Evaluación de la asignatura

2 Pruebas 70%Controles de lectura 20%Trabajo 10%

Asistencia obligatoria 60%

Concepto de organización

Def.1: “Grupos humanos que alcanzan fines”

Def.2:“Las organizaciones son unidades sociales (agrupaciones humanas) deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos.”

Def.3:“Sistemas sociales de tipo propio caracterizados por su capacidad de condicionar su pertenencia. estos sistemas además ,unen la alta especificidad del comportamiento requerido a la generalización de la motivación”

DEFINICIÓN ORGANIZACIÓN

Sistemas Sociales de tipo propio caracterizados por su capacidad de condicionar su pertenencia. estos

sistemas además ,unen la alta especificidad del comportamiento requerido a la generalización de la

motivación

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

AdministraciónTécnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia en la coordinación de los recursos que integran una empresa.Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad

“Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas.”

Empresa “ Grupo social en el que, por medio de la administración del capital y trabajo, produce bienes o servicios para satisfacer necesidades de la sociedad ”.“ Toda aquella organización formada por personas, en donde sus acciones están armoniosamente coordinadas y aplicadas a materiales, equipo, maquinaria y dinero, con el propósito de lograr un objetivo previamente definido ”.

Funciones Administrativas Básicas

PlaneaciónOrganización

IntegraciónDirección

Control

Los objetivos de todo administrador y de toda organización es generar excedentes.

Una compañía de Excelencia reconoce e incorpora cambios apoyados en la:

GlobalizaciónTecnologías de la Información

Naturaleza y el Propósito de la planificación

La planificación comprende seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; se requiere tomar decisiones , es decir seleccionar entre cursos de acción futuros alternativos.

Salva la brecha existente entre donde se está y a donde se quiere ir

La planeación y control son inseparables. Planificación sin control no tiene sentido y vice

Planeación Implantación de los planes

Control: comparación de los planes

con los resultados

Acción correctiva

Sin desviaciones indeseables

de los planes

Desviación indeseable

Nuevos planes

Planificación (tipos de planes)

¿Cómo se clasifica la Planificación?Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa".

Tipos de planes

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).

Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

La planeación organizacional y el establecimiento de metas

Una de las responsabilidades fundamentales de los directivos es decidir la orientación futura de la organización y la manera de lograrlo.

¿Cómo planear el futuro en un ambiente inseguro y de cambios incesantes?

Se considera que la planeación es la más importante de las cuatro funciones de la administración.

Resumen de metas y planes Objetivo: estado futuro deseado que la empresa

trata de alcanzar. Los objetivos son importantes porque la

empresa tiene un propósito y ellos lo definen y formulan

Los objetivos organizacionales son metas a las cuales apunta un sistema administrativo abierto.Ellos fluyen naturalmente de la misión o propósito de la organización.

Plan : proyecto que especifica la asignación de recursos , los programas y otras acciones necesarias para cumplir las metas u objetivosEs un medio para lograr las metas u

objetivosLas metas determinan los objetivos

futuros ,los planes determinan los medios actuales

Planeación acción de definir las metas y los medios para obtenerlas

El propósito o misión organizacional es por lo cual la empresa existe ,dado un particular grupo de clientes y las necesidades de los clientes.

Metas /planes estratégicosAltos directivos

(empresa en su conjunto

Metas /planes tácticosGerentes de nivel medio(divisiones principales ,

funciones)Metas /niveles operacionales

Gerentes de nivel operativo

Departamentos , individuos

Declaración de misión

MENSAJE EXTERNO

Legitimidad ante inversionistas ,clien

tes ,proveedores comunidad

Mensaje InternoLegitimidad,motivación ,directrices,nor

El proceso de planear empieza con la misión formal que define el propósito ,en especial con las audiencias externas.

La misión es la base del nivel estrategico (compañía) , de las metas y de los planes ,los cuales a su vez moldean el nivel táctico (divisional) y operativo (departamental)

Los altos directivos se encargan de establecer las metas y estratégicos que reflejan un compromiso con la eficiencia y la eficacia .

Los gerentes de nivel medio se responsabilizan de establecerlas metas y planes tácticos .Por ejemplo los jefes de división o de unidades funcionales formula los planes tácticos que se centran en acciones principales que la división debe emprender para cumplir su parte en el plan estratégico diseñado por los altos directivos.

Los gerentes de primera línea y los supervisores diseñan planes operativos que se centran en las actividades y procedimientos que contribuyen a la obtención de metas tácticas y estratégicas

Los planes operativos indican los procedimientos o procesos específicos necesarios en los niveles bajos de la organización entre ellos los departamentos y los empleados.

La misión de una empresa describe lo que la empresa persigue y su razón de ser. La misión proporciona a la empresa:

LegitimidadEs fuente de motivación y compromisoEs guía para la acciónEs una justificación para las decisionesSirve como norma para medir el desempeño.

Declaración formal de la misión Es una definición general del alcance básico de

la empresa y de sus operaciones que la distinguen de otras parecidas.

Se centra en : El mercado Clientes Areas de sus actividades Valores Calidad del producto Ubicación de las instalaciones Actitud hacia los empleados

MISIÓN Una Misión debe tener 10 partes característica ,las cuales se enumeran a

continuación junto con los interogantes que debería ser capaz de responder: Clientes . ¿Quiénes son los clientes de la empresa? Productos o servicios. ¿Cuáles son los productos o servicios más importantes de la

firma Mercados: ¿Compite la firma geográficamente? Tecnología ¿Cuál es la tecnología básica de la empresa? Preocupación por la supervivencia ,crecimiento y rentabilidad ¿Cuál es la actitud de

la empresa con relación a las metas económicas? Filosofía.¿Cuáles son los valores ,creencias y aspiraciones fundamentales de la firma y

sus prioridades filosóficas? Concepto de si misma ¿Cuáles son las fortalezas y ventajas competitivas claves de la

empresa? Preocupación por la imagen pública. ¿Cuál es la imagen a que aspira la firma? Eectividad reconciliadora.¿Pone la firma atención a los deseos de las personas claves

relacionadas con la firma? Calidad inspiradora ¿Motiva a la acción la lectura de la misión?

Misión: Es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la organización para conseguir los propósitos fundamentales, indica de manera concreta donde radica el éxito de nuestra empresa. Puede construirse tomando en cuenta las preguntas: ¿Quienes somos? = identidad, legitimidad

¿Qué buscamos? = Propósitos

¿Quehacer? = Principales medios para lograr el propósito

¿Porqué lo hacemos? = Valores, principios, motivaciones

¿Para quiénes trabajamos? = Clientes

Historia de la divisiónTur Bus Cargo inicia el transporte de encomiendas en 1972 cubriendo algunos destinos tanto en el norte como en el sur. Dado el crecimiento sostenido, la preferencia de nuestros clientes, la tecnología utilizada y nuestra filosofía de servicio, hoy Tur Bus Cargo recorre el País desde Arica a Punta Arenas transportando la carga con eficiencia y puntualidad, gracias a la confianza que generamos en nuestros clientes.

TUR BUS CARGO

Nuestra Visión: “Ser Líder en el transporte de cargas, desde y hacia cualquier lugar con un servicio de excelencia y la más alta calidad para nuestros clientes”

Nuestra Misión: “Ser la empresa de transporte de carga que entregue a sus clientes particulares y empresariales, seguridad, cordialidad y puntualidad en sus envíos, con un equipo de excelencia, comprometido e innovador”. Infraestructura, Flota y Personal a Cargo

TUR BUS CARGO

Infraestructura, Flota y Personal a Cargo

Tur bus Cargo cuenta con 22 centros de transferencia, 170 oficinas comerciales de atención a público, desde Arica a Punta Arenas, 250 medios de transporte de carga entre móviles y camiones desde una capacidad de 6 m3 hasta 110 m3. Sistema de administración y seguimiento de Carga con tecnología de código de barras, sistemas informáticos en línea en todas las oficinas y centros de transferencia y más

Lan Chile

MISIÓN Crearemos valor para nuestros clientes, empleados, accionistas y la comunidad regional.Logrando la primera preferencia en el transporte aéreo de carga y pasajeros en todas las rutas que operemos liderando el mercado latinoamericanoPara ello nos esforzaremos en alcanzar un óptimo nivel de seguridadCrearemos lealtad en nuestros clientes en cada una de las relaciones y contactos, nos distinguiremos por la cordialidad en el servicioLograremos un importante crecimiento con rentabilidad mediante procesos eficientes y motivando a nuestras personas para lograr excelencia en el servicio y máximo desarrollo personal

VISIÓN

"Ser una de las 10 mejores líneas aéreas del mundo

VALORES

Seguridad, el intransable.Superación, el ADN de la CompañíaEficiencia, clave de la sustentabilidadCalidez, en nuestras relaciones con

los clientes y colaboradores.

No es el producto o servicio que ofrecemos nuestra razón de ser si no qué necesidad estamos satisfaciendo

Un propósito bien definido tiene tres elementos:

• Un verbo que indique cambio del status quo (incrementar, bajar, generar, eliminar, transformar, )

• La explicación del problema o condición que se busca cambiar

• La identificación de los clientes específicos

La expresión del quehacer suele comenzar con frases como:

A través de... Proveer... Prestar...

La misión pone de manifiesto:

Identidad de la organización para ser reconocida en su entorno

los valores, reglas , principios, que orientan la actividad de los integrantes

la cohesión alrededor de objetivos comunes, lo cual facilita la resolución de conflictos y motivación del personal.

Ejemplos de misión

Misión / Visión / Valores

Han pasado más de 115 años desde que aquella bebida novedosa se sirviera por primera vez en una fuente de sodas en Atlanta, Georgia. Hoy en día, el tomar una Coca-Cola implica no sólo tener entre las manos al refresco favorito del mundo, sino toda una historia de esfuerzo y dedicación, un presente lleno de entusiasmo, trabajo y energía, y un porvenir sólido impulsado por el compromiso de miles de empleados que constituyen el sistema Coca-Cola en cada país del orbe.

Misión Refrescar al mundo en cuerpo, mente y alma. Inspirar momentos de optimismo a través de nuestras marcas y

acciones, para crear valor y dejar nuestra huella en cada uno de los lugares en los que operamos.

Utilidades:Maximizar el retorno a los accionistas, sin perder de vista la totalidad de nuestras responsabilidades.

Gente: Ser un excelente lugar para trabajar, en donde nuestro personal se inspire para dar lo mejor de sí.

Cartera de Productos: Ofrecer al mundo una cartera de marcas de bebidas que se anticipan y satisfacen los deseos y las necesidades de las personas.

Socios: Formar una red de socios exitosa y crear lealtad mutua.

Planeta: Ser un ciudadano global, responsable, que hace su aporte para un

Ejemplo de jerarquía de metas y planes de una empresa manufacturera

Misión : Fabricar productos metálicos estándar y

específicos para varias aplicaciones en la industria de las máquinas herramientas.

Metas estratégicas (Presidente)12% de rendimiento sobre la inversión 5%de crecimientoSin despidosExcelente servicio al cliente

Metas tácticasVicepresidente de finanzas:

Mantener las cuentas pendientes por debajo de $500.000

Seguir obtenindo préstamos por debajo de $1.250.000

Ofrecer estados del presupuesto a los departamentos.

Tener cuentas morosas de no más del 2% del total.

Metas operacionales Gerente de cuentas por cobrar

Emitir facturas antes de 5 días de la ventaComprobar el crédito de clientes nuevos en 1

día laboralNo permitir que las cuentas tengan un

vencimiento mayor de 5 meses .Llamar a los clientes morosos una vez a la

semana.

Vicepresidente de producción Fabricar 1.200.000 productos con un costo

promedio de %19.Aumentar en 2% la productividad de

manufacturaResolver las quejas de los empleados en 3

días hábiles.

Metas operacionalesSupervisor : máquinas automáticas

Producir 150.000 unidades estándar con un costo promedio de $16.

Tener un tiempo ocioso de maquinaria menor de 7%.

Responder a las quejas de los empleados en 24 horas

Metas tácticas Vicepresidente de Marketing

Vender 1.200.000 unidades con un precio promedio de $27

Introducir una línea nueva de productosAumentar las ventas de 5% en nuevas áreas del

mercado.Abrir una oficina de ventas Obtener una participación del mercado de 19%

Metas operacionales Director de ventas región 1.

Responder a las preguntas de los clientes en 2 horas

Cumplir la cuota de ventas del 120.600 unidades

Trabajar con los vendedores para: Visitar diariamente 1 cliente nuevo Visitar a los clientes importantes cada cuatro

semanas Visitar a los clientes pequeños cada ocho semanas.

Ejemplos de misión Du Pont: DuPont es una compañía multinacional de alta tecnología que produce

productos químicos . Sirve a un grupo diversificado de mercados en los cuales el uso adecuado de tecnología provee la ventaja competitiva.

Polaroid: Polaroid produce y vende productos fotográficos derivados de sus invenciones en el campo de la fotografía instantánea y de los productos de luz polarizados. Utilizando sus inventos en el campo de la luz polarizada ,la empresa se considera comprometida en una línea de negocios

Central soya: La misión principal de Central Soya es la de ser un productor y comercializador líder de productos para el negocio mundial agrícola y la industria alimenticia.

Central Portland Cement : Ha sido la filosofía de Central Portand Cement que “produzcamos y vendamos cemento , pero comercializemos concreto”. La compañía ve su trabajo de producir cemento de alta calidad y de trabajar con clientes para desarrollar nuevas aplicaciones del concreto a medida que se expanden los usos actuales

Características de las metas bien diseñadas : Están escritas en términos de resultados más que

de acciones. Son mensurables y cuantificables Señalan claramente sus plazos Son difíciles pero asequibles Se ponen por escrito Se comunican a todos los miembros de la

organización

Pasos para la fijación de metas: cinco pasosRevisar la misión de la organización Evaluar los recursos disponibles. (se debe ser

realista)Determinar las metas individualmente o con

comentarios de otros.Escribir las metas y comunicarlas a quienes

tienen que saberla.Revisar los resultados y ver si se consiguieron

las metas.

Objetivos operacionales /no operacionales

Objetivos operacionales : son objetivos que son hechos en términos observables o medibles . En ellos se especifican las actividades u operaciones necesarias para alcanzarlos. Ejemplo

Objetivos no operacionales Objetivos operacionales

1.Mejorar la calidad de un producto

2. Mejorar las comunicaciones

3.Mejorar la responsabilidad social

4.Emitir informes contables regularmente

1.Reducir las devoluciones por calidad en un 2%2.Hacer reuniones del personal e iniciar un boletín para mejorar las comunicaciones.3.Emplear a 50 personas con dificultades de adaptación laboral cada año4.Emitir informes contables mensuales para ser recibidos tres días después del cierre del período contable.

Análisis de medios y fines Definición: Es el proceso de llevar la organización hacia

el logro de los objetivos y requiere ejecutar las acciones apropiadas dentro de la organización para alcanzar los fines deseados.

Como se realiza: 1. Comenzar con el objetivo general que se

quiere lograr. 2. Descubrir el grupo de medios , especificados

de manera general para alcanzar este objetivo. 3. El tomar cada uno de estos medios , a su vez

como un sub-objetivo y descubrir los medios en detalle para lograrlo

Ejemplos de objetivos , medios y medidas

Aumentar la participación de mercado

Buen servicio

Moral y lealtad

Proporción de clientes que regresan

Retroalimentación informalRotaciónausentismo

Satisfacción del propietario Flujo de efectivo adecuado OcupaciónVentasGanancias operativas brutasGanancias del departamento

Estabilidad financiera Buena imagen en el mercado financiero

Proporción entre precio y gananciaPrecio de la acciónFlujo de cajaGanancias por acción

Tipos de planes

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.

Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

TIPOS DE PLANES

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

Tipos de planeación y el desempeño.

La planeación y el establecimiento de metas tienen como objetivo ayudar a la organización a conseguir un buen desempeño.

Los ejecutivos se valen de las metas estratégicas ,tácticas u operacionales para dirigir el personal y los recursos a la obtención de resultados específicos que permitan a la empresa hacer las cosas adecuadas y en forma eficiente.

TIPOS DE PLANES

Proceso de planificación

Estar al tanto de las oportunidades

Establecer objetivos O metas

Considerar las Premisas de Planeación

Identificar lasalternativas

Comparar las alternativasA la luz de los objetivos

Elegir una alternativa

Formular los planes De apoyo

Expresar los planes En números

PROCESO DE PLANIFICACIÓN

1. ESTAR AL TANTO DE LAS OPORTUNIDADAES El mercado La competencia Lo que quieren los clientes Nuestra fortalezas Nuestras debilidades

2. Establecer objetivos o metas En donde queremos estar Que queremos lograr Cuando lo queremos lograr

3. Considerar las premisas de PlaneaciónEn que contexto interno o externo operan

nuestros planes4. Identificación de alternativas

¿Cuáles son las alternativas más prometedoras para lograr nuestros objetivos?

5. Comparar las alternativas a a luz de los objetivos elegidos.¿Qué alternativa nos brindará la mejor

oportunidad para satisfacer nuestros objetivos a menor precio y con mayor ganancia?.

6. Elegir una alternativaElegir el curso de acción a seguir

7. Formular planes de apoyo Tales como planes para:

Comprar equipo Comprar material Contratar o entrenar trabajadores Desarrollar un nuevo producto

8.Expresar los planes en números Desarrollar presupuestos tales como:

Volumen y precio de las ventas Operación de gastos necesarios para la realización de los

planes Gastos para equipo de capital social

Principio del Compromiso

La planeación lógica abarca el período futuro necesario para cumplir a través de una serie de acciones los compromisos involucrados en las decisiones tomadas hoy.

El principio del compromiso implica que la planeación a LP no es realidad la planeación de decisiones futuras ,sino más bien la planeación para la repercusión futura de las decisiones de hoy

No existe un período de tiempo uniforme o arbitrario para el que se deba planificar una empresa o para el cual se deba planificar un determinado programa o cualquiera de sus partes

Importante

Los planes de corto y largo plazo deben estar coordinados ,por lo tanto no se debe elaborar ningún plan a corto plazo a menos de que este aporte o contribuya al logro del plan a largo plazo.

Métodos de planeación

Existen varios métodos de planeación para que la empresa se centre en un buen desempeño:Tres métodos

Administración por objetivosPlanes para una sola vez y planes permanentesPlanes de contingencia o de escenarios

Administración por objetivo

Def. Es un método en que los ejecutivos y empleados definen las metas de cada departamento , proyecto o individuo y las usan para vigilar el desempeño .

Proceso de administración por objetivos

1. Fijación de la misión y las metas más importantes de la empresa por parte de la gerencia.

2. Clarificación de los roles organizacionales

3. Establecimiento de los objetivos de los subordinados a través de una negociación jefe subordinado.

4. Establecimiento de las condiciones de seguimiento5. Ejecución6. Evaluación según lo acordado 7. Logro del objetivo 8. Negociación del objetivo para el próximo período

Administración por Objetivos

Ventajas:

Mejora la administración a través de la planeación orientada a los resultados

Esclarecimientos de papeles, estructuras, y delegación de autoridad.

Estimulo del compromiso personal con los objetivos propios y de la organización.

Desarrollo de controles mas efectivos.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Desventajas:La mayoría de los errores de la APO son a causa de Error en al momento de enseñar e incorporar la filosofía. No se

reconoce que para su éxito es importante la auto dirección y el autocontrol.

La omisión de proporcionar pautas a aquellos que establecen los objetivos, es con frecuencia otro problema

Dificultad para definir objetivos medibles, pero a su vez flexibles. A veces quien lo implanta da mucho énfasis a los resultados de

corto plazo. Excesivo interés por utilizar objetivos cuantitativos en áreas de

resultados no cuantitativo.

Normas para el establecimiento de Objetivos

La lista de objetivos no debe ser demasiado larga , pero sí cubrir losaspectos principales del trabajo

Deben ser verificables y estipular qué se tiene que lograr y cuándo Es conveniente señalar la calidad deseada y el costo estimado de dichos objetivos. Los objetivos deben representar un reto , señalar prioridades y fomentar el crecimiento y el desarrollo personal y profesional. Deben ser conocidos por todos los involucrados Deben ser congruentes con los demás planes Deben proporcionar retroalimentación oportuna para tomar las acciones correctivas necesarias Los recursos con que se cuenta deben ser suficientes para alcanzar los objetivos

Planes para una vez y planes permanentes

Los planes para una vez : planes cuyo fin es conseguir una serie de metas que difícilmente se repetirán a futuro. Incluyen programas y proyectos

Los planes permanentes: planes que sirven para guiar las actividades que se realizan varias veces dentro de la organización. Son políticas ,reglas y procedimientos.

En general los planes permanentes se refieren a las siguientes situaciones:Enfermedades del personalAusenciasTabaquismoCastigosContrataciónDespido.Una nuevo es la necesidad de diseñar

planes para uso de correo electrónico67

Principales tipos de planes permanentes y para una sola vez

Planes para una sola vez Planes permanentesPrograma•Planes para cumplir la meta una vez•Esfuerzo importante cuya realización puede tardar varios años•De gran alcance ,puede relacionarse con varios proyectos• Ejemplo : convertir todos los archivos en documentos digitales

Proyecto •Una serie de planes para alcanzar una meta por una sola vez•De menor alcance y complejidad que un programa , menor horizonte temporal.•A menudo parte de un programa más extenso• Ejemplo : renovar la oficina•Instalar un instaplanet para la empresa

Políticas•De amplio alcance : una directriz general•Basadas en las metas globales /plan estratégico de la empresa•Definen los límites dentro de los que deben tomarse las decisiones • Ejemplos: Políticas de un lugar de trabajo sin drogas• políticas contra el acoso sexual

Reglas •De corto alcance•Describen como se efectúa una acción en particular.•Pueden aplicarse a un ambiente concreto • Ejemplo: No fumar dentro de una oficina.

•Procedimientos:•A veces llamados procedimientos estándares de operación•Define una serie exacta de pasos para alcanzar ciertas metas• Ejemplo: procedimientos para atender las quejas de los empleados.

Planes contingentes

Planes que definen la respuesta de la compañía ante determinadas situaciones como emergencias , fracasos o condiciones imprevistas. Son llamados también escenarios Para diseñarlos se identifican los factores incontrolables tales

como recesión ,inflación, nuevas técnologias,etc. Para atenuar los efectos de estos factores incontrolables se

trabaja con escenarios que pueden ser optimistas, pesimistas o conservadores .

Planeación de la administración de crisis.Es un tipo especial de planes de

contingencia que se ocupan cuando las sucesos son tan repentinos y devastadores que exigen una respuesta inmediata.

Aunque las crisis varían , un buen plan para su manejo servirá para encarar cualquier desastre a cualquier hora del día o la noche.

Etapas de la administración de crisis

Etapa 1: Prevención Establecer relaciones Detectar las señales ambientales

Etapa 2: Preparación Formar un equipo de administración de la crisis y nombrar un

portavoz Diseñar un plan detallado de administración de crisis Instalar un sistema eficaz de comunicación

Control Dar una respuesta rápida :activar el plan de administración

de crisis Decir la verdad por cruda que esta sea Atender las necesidades emocionales y de seguridad Reanudar las actividades.

Métodos tradicionales de la planeación

¿Quien realiza la planeación ?Tradicionalmente ha sido realizada por :

Los altos directivos Una empresa consultoraPor los departamentos de planeación de la

empresa.

Departamentos de planeación

Son grupos de especialistas que están directamente bajo las órdenes del gerente de la empresa

Sus tareas principales eran reunir información detallada y diseñaran planes estratégicos para la organización .

Es un método de arriba hacia abajo .(previa aprobación del gerente se asignan las metas a alas unidades más importantes.

Aunque se utilizan hasta ahora no se considera conveniente para ambientes como los actuales de cambios muy rápidos.

Planeación descentralizada

En este método ejecutivos colaboran con planificadores para formular sus propios planes.

Los expertos trabajan junto con los jefes de las principales divisiones y departamentos para formular sus metas y planes.

Evaluación de los que planifican

Ocho criterios: El plan de la organización está por escrito El plan es el resultado del trabajo del equipo gerencial El plan define el presente y el posible futuro de los negocios de la

empresa El plan menciona específicamente los objetivos de la organización El plan identifica las oportunidades futuras y sugiere cómo obtener

ventajas de ellas El plan enfatiza tanto los factores del entrono interno como externo El plan describe el logro de los objetivos en términos operacionales

cuando es posible El plan incluye recomendaciones a corto y largo plazo

Planificación Estratégica

roceso de Planificación Estratégica.1. Insumos organizacionales (metas

clientes)2. Perfil de la empresa (evaluación de la

situación competitiva de la empresa y determinación del propósito de la empresa y su orientación geográfica.

3. Orientación de la alta dirección (orientación de los ejecutivos ,valores y actitudes hacia el riesgo.

Planificación Estratégica4. Propósito y objetivos principales 5. Ambiente Externo (Oportunidades y Amenazas

basados en factores económicos ,sociales ,políticos ,legales ,demográficos y geográficos)

6. Ambiente Interno (Fortalezas y Debilidades de la empresa en relación a la producción las ,operaciones, las compras, el marketing y los productos y servicios .

7. Estrategias alternativas (en base al análisis interno y externo)

8. Evaluación y decisión de estrategias 9. Planeación a mediano y corto plazo e Implantación y

Control10. Consistencia y contingencia

Estrategias Alternativas

Una organización puede seguir diferentes tipos de estrategias

Especializar o Concentrar Diversificar Internacionalizarse Liquidar Atrincheramiento

Análisis Interno vrs Análisis Externo

Ambiente Externo Ambiente Interno

Las empresas identifican lo que podrían hacer.

Las empresas determinan lo que pueden hacer.

Es necesario que la empresa sea vista como un conjunto de recursos, capacidades y aptitudes centrales heterogéneos que pueden utilizarse para crear una posición exclusiva en el mercado.

Matriz FODA ( TOWS) Es una estructura

conceptual para el análisis sistemático que facilita la comparación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades de la organización

Fortalezas internas

Debilidades Internas

Oportunidades externas

Estrategia FOMaxi-maxi

Estartegia DOMini-Maxi

Amenazas externas

Estrategia FAMaxi-mini

Estrategia DAMini-Mini

Principales clases de estrategias y políticas

CrecimientoFinanzasOrganización PersonalRelaciones PúblicasProductos o ServiciosMercadotecnia

Tres estrategias Competitivas genérica de Porter

Se llaman estrategias genéricas porque pueden ser apropiadas a un nivel amplio para diferentes clases de organizaciones.

1. Estrategia global de liderazgo en costos

2. Estrategias de Diferenciación3. Estrategia de Enfoque

Implantación Exitosa de las Estrategias

1. Comunicación de las estrategias a todos los gerentes encargados de tomar decisiones fundamentales.

2. Desarrollo y comunicación de las premisas de planeación

3. Asegurar que los planes de acción contribuyan y reflejen los principales objetivos y estrategias

4. Revisiones periódicas de las estrategias5. Desarrollo de estrategias y programas de contingencia 6. Hacer que la estructura organizacional se adapte a las

necesidades de planeación7. Insistencia continua en la planeación e implantación de

la estrategia8. Creación de un clima en la compañía que obligue a la

planeación

Recursos

Insumos en el proceso de producción de una empresa, como el equipo, las habilidades de cada empleado, las patentes,etc.

Recursos tangibles Recursos intangibles

Recursos Financieros. Recursos Fisicos. Recursos Humanos. Recursos de la Organizacion

Marca. Recursos para la innovacion. Reputacion ante los clientes.

Capacidades

Representan la habilidad de una empresa para aprovechar los recursos que se han integrado en forma intencional para lograr una condición deseada.

Están dadas por las habilidades y conocimientos de sus empelados y su experiencia funcional.

Ejemplo de las capacidades de las empresas

Distribución Uso eficaz de las técnicas logísticas.

Wal- Mart

MercadotecniaPromoción eficaz de los productos de marca. Gillette

FabricaciónHabilidades de diseño y producción que generan productos confiables.

Aptitudes Centrales

Salen de los recursos y las capacidades.

Recursos CapacidadLa fuente de Aptitud

Central

Logra ventajacompetitiva sostenible?

Infraestructura de la firma

Manejo del recurso humano

Función de adquisiciones

Desarrollo de la tecnología

Logísticade

entrada

Opera - ciones

Logísticade

salida

Marketingventas Servicio

Actividades primarias

VALORCadena de Valor

Cadena de Valor

Actividades primarias.- Procesos claves de la empresa.

Actividades de apoyo.- procesos que ayudan al desarrollo de las actividades primarias.

Actividades Primarias Logística Interna.- Las actividades

asociadas con recibo, almacenamiento y diseminación de insumos del producto, como manejo de materiales, almacenamiento, control de inventarios, programación de vehículos y retorno a los proveedores.

Operaciones.- Actividades asociadas con la transformación de insumos en la forma final del producto, como maquinado, empaque, ensamble, mantenimiento del equipo, pruebas, impresión u operaciones de instalación.

Actividades Primarias

Logística de Externa.- Actividades asociadas con la recopilación, almacenamiento y distribución física del producto a los compradores, como almacenes de materia terminada, manejos de materiales, operación de vehículos de entrega, procesamiento de pedidos y programación.

Mercadotecnia y Ventas.- Actividades asociadas con proporcionar un medio por el cual los compradores puedan comprar el producto e inducirlos a hacerlo, como publicidad, promoción, fuerza de ventas, cuotas, selecciones del canal, relaciones del canal y precio.

Actividades Primarias Servicio.- Actividades asociadas con la

prestación de servicios para realizar o mantener el valor del producto (instalación, reparación, entrenamiento, repuestos y ajustes al producto).

Actividades Secundarias

Abastecimiento.- Se refiere a la función de comprar insumos usados en la cadena de valor.

Desarrollo tecnológico.- Esta dada por los conocimientos, procedimientos o la tecnología dentro del equipo de proceso. Se llama actividad de desarrollo de tecnología en vez de I+D porque tiene una connotación muy estrecha para la mayoría de gerentes, además el desarrollo de tecnología apoya a muchas de las diferentes tecnologías encontradas en las actividades de valor.

Actividades Secundarias

Administración de recursos humanos.- Actividades que implican la búsqueda, contratación, entrenamiento, desarrollo y compensaciones de todos los tipos del personal.

Infraestructura de la empresa.- Actividades que incluyen la administración general, planeación, finanzas, contabilidad, asuntos legales gubernamentales y administración de calidad.

Ventaja distintiva Son las habilidades, aptitudes, tecnologías

capaces de proporcionar beneficio diferenciado a los clientes buscando reducir costos de la Empresa.

HabilidadDistintiva

Calidadsuperior

eficienciasuperior

Innovación Aceptación del cliente

Ventaja distintiva

Ventaja Competitiva

“Una empresa tiene Ventaja Competitiva cuando logra posicionarse de mejor manera que la competencia en la captación segura de clientes y, además logra defenderse contra las fuerzas competitivas. “

M.Porter

Bajo 2 conceptos

Factores macroambientales. 5 fuerzas competitivas de Porter.

Factores Macroambientales

Factores sociales y culturales.- población que actúa de acuerdo a una cultura. Ej.Terrorismo, machismo, racismo, inseguridad ciudadadana, falta de empleo.

Factores políticos y legales.-Tener el catalogo de toda la legislación que las afecte y revisar periódicamente el surgimiento de nuevas leyes.

Factores Macroambientales Situacion económica.- afecta directamente la

prosperidad y el bienestar general del país. Ej. La tasa de crecimiento de la economía, tasas de interés, tipo de cambio, inflación. Inversión extranjera.

Factor tecnológico.-Medir riesgo que genera el cambio tecnológico donde participa la empresa.

5 fuerzas competitivas

Competidores Actuales

Rivalidad entrelos competidores

existentes

CompetidoresPotenciales

CompradoresProveedores

Sustitutos

Amenazas de nuevosingresos al sector

Poder de negociaciónde proveedores

Poder de negociaciónde compradoresAmenazas de productos

o servicios sustitutos

5 FUERZAS DE PORTER EN UN SECTOR INDUSTRIAL

Cinco fuerzas de Porter

La intensidad de cada una de estas fuerzas depende de diversas características comolas que se describen a continuación:

1. La amenaza de nuevas empresas que ingresa al sector depende de:· Economía de escala· Diferenciación del producto· Requisitos de capital· Acceso a los canales de distribución· Política gubernamental

2. Rivalidad entre empresas existentes

La rivalidad entre los competidores existentes da origen a manipular su posición (utilizando tácticas como la competencia en precios, batallas publicitarias, introducción de nuevos productos e incrementos en el servicio al cliente).

Rivalidad entre empresas existentes

Depende- Gran número de competidores o igualmente equilibrados.

- Crecimiento lento en el sector industrial.

2.5. La rivalidad entre las empresas del mismo sector industrial depende de:· El número y tamaño de los competidores· Taza de crecimiento del sector industrial· Costos elevados· Falta de diferenciación de los productos

3. Amenaza de productos sustitutos

La amenaza de productos sustitutos depende de:· Evoluciones tecnológicas· Reducciones de precios

Productos sustitutos

Los que merecen más atención son aquellos que:- Están sujetos a tendencias que mejoran su desempeño y precio contra el producto del sector industrial.

- Los producidos por sectores industriales que obtienen elevados rendimientos.

3. El poder de negociación de los proveedores se verá potenciada en función de las siguientes características:· Que los proveedores vendan a clientes o empresas fragmentadas· Que no hayan productos sustitutos· Que la empresa no sea un cliente importante para los proveedores· Que el producto que venden sea un insumo de vital importancia para la empresa

Poder de negociación de los proveedores

Los proveedores pueden ejercer poder de negociación sobre los que participan en

un sector industrial amenazando con elevar los precios o reducir la calidad de losproductos. Es poderoso si:

Que esté dominado por pocas empresas y más concentrado que el sector industrial al que atiende.

Poder de negociacion de los proveedores

Que no estén obligados a competir con otros productos sustitutos parala venta en su sector industrial.

Que la empresa no es un cliente importante del grupo proveedor.

Que los proveedores vendan un producto que sea un insumo importante para el negocio del comprador.

Que el grupo proveedor represente una amenaza real de integración hacia adelante.

2.4. El poder de negociación de los clientes será elevado si se dan las siguientes características:· Los clientes están concentrados· Importancia de la incidencia del producto en los costos totales del cliente· El cliente es un comprador de gran volumen· Disponibilidad de información· La calidad del producto del sector industrial no es importante para el cliente· Utilidad de las operaciones de compra

Poder de negociación de los clientes

Los compradores “compiten” en el sector industrial forzando a la baja de precios,

negociando por una calidad superior, o mayor cantidades de servicios y haciendo

que los competidores compitan entre ellos.

La acción conjunta de estas cinco fuerzas determinan la intensidad competitiva y la magnitud potencial de las empresas del sector industrial.

La o las fuerzas mas predominantes son las que gobiernan la posición de la empresa en el mercado y en cierto modo ponen en evidencia cuales son los puntos fuertes y débiles de las empresas,

Identificar estos puntos es de vital importancia para poder formular la estrategia competitiva o de crecimiento(generación del planeamiento estratégico).

El análisis FODA ( Fortalezas, Oportunida des, Debilidades, Amenazas) tiene por objeto integrar el diagnóstico interno con el externo para orientar a la empresa en la formulación de la estrategia más convenien te.• Una oportunidad es una circunstancia o situación del

entorno que es potencialmente favorable para la empresa.

• Una amenaza es una circunstancia o situación del entorno desfavorable para la empresa

• .Una fortaleza es un elemento favorable interno a la empresa.

• Una debilidad es un elemento desfavorable interno a la empresa que constituye un obstáculo para la consecución de los objetivos.

El análisis FODA

FODA Estratégico

La combinación de puntos fuertes y débiles con las oportunidades y amenazas permite la formulación de estrategias siguiendo el esquema siguiente: Análisis del entorno

Estrategiadefensivas

EstrategiasOfensivas

Estrategia de supervivencia

Amenazas Oportunidades

Fortalezas

DebilidadesEstrategia Adaptativa o de reorientaciónA

nális

La matriz de carterao portafolio La matriz de cartera. o matriz de crecimiento/cuota de

mercado, tiene por objeto analizar los distintos negocios, o la cartera de productos. desde el punto de vista de la asignación de los recursos y del equilibrio económico-financiero de la empresa

Según la unidad de análisis estratégico que se esté empleando. puede aplicarse la matriz a unidades de negocio o a grupos de productos (A, B, C. D. E, F, G, H, I, J, K).

La matriz parte de la hipótesis de que las cuotas de mercado altas generan rentabilidad y tesorería, y las tasas de crecimiento altas exigen mayores esfuerzos de inversión

Productos dilema o signos de interrogación

Los productos o las unidades de negocio se representan en la matriz mediante círculos de tamaño proporcional al volumen de ventas.

Los negocios con una cuota de mercado débil. en un mercado con potencial de crecimiento alto, son denominados dilema (interrogación ), porque puede optarse entre una estrategia de retirada o una de desarrollo de la demanda.

En este último caso serían necesarias fuertes inversiones

Productos estrellas

Los negocios con una cuota de mercado fuerte. en un mercado con potencial de crecimiento alto, se llaman estrellas, y la estrategia debe basarse en potenciar la participación en la cuota de mercado.

Aunque requieren fuertes inversiones por estar en un mercado en crecimiento, su elevado volumen de ventas les permite autofinanciarse.

Productos vaca lechera

Los negocios con una cuota de mercado alta, en un mercado con potencial de crecimiento bajo o negativo, se denominan generadores de caja o vacas lecheras.

Generalmente, son productos que han alcanzado la madurez, y el mercado presenta bajas expectativas de crecimiento. La inversión debe ser sólo la necesaria para mantener su posición dominante, por lo que suelen generar flujos de caja elevados

Productos perro

Los negocios con una cuota de mercado baja, en un mercado con potencial de crecimiento bajo o negativo, se llaman muertos o perro.

La estrategia más adecuada es de retirada

La estrategia global de la empresa debe buscar el equilibrio entre las distintas unidades de negocio, o entre los productos, de forma que las vacas lecheras permitan invertir en dilema para convertirlos en estrellas.

Estrategias Competitivas La Estrategia Competitiva busca obtener un rendimiento

importante sobre la inversión Son las acciones ofensivas o defensivas de una

empresa para crear una posición defendible dentro de una industria

Son la respuesta a las cinco fuerzas competitivas Porter identificó tres estrategias genéricas

que podrían usarse:

liderazgo en costos diferenciación Enfoque (nicho)

Diferenciación Crearle al producto o servicio algo que sea percibido en toda la

industria como único La diferenciación se considera como la barrera protectora contra

la competencia debido a la lealtad de marca Como resultado debería producir una menor sensibilidad al

precio Diferenciarse significa involucrarse en actividades costosas

como: Investigación Diseño del producto Materiales de alta calidad, o Incrementar el servicio al cliente

Estrategia de diferenciación

Para que el público perciba que es diferente , la empresa puede utilizar la publicidad , las caracteristicas distintivas de su producto, el servicio o una nueva tecnología.

Es una estra´tegia rentable porque los clientes son leales y pagarán precios altos por los productos. Ejemplos: autos Mercedes Benz ,Ropa Tommy Hilfiger

Una diferenciación eficaz: reduce el poder de negociación de los grandes compradores porque

otros productos son menos atractivos esto a su vez sirve para disminuir las amenazas de productos

sustitutos. Sube las barreras para el ingreso de nuevos competidores.

Líder en costo

Se refiere a la capacidad de una empresa de reducir los costos asociados a un producto.

La empresa debería procurar la baja de costos productivos.

El logro de una ventaja competitiva a través de los costos, implica que la cadena productiva acumulada resulte menor (en costos).

La compañía busca agresivamente instalaciones eficientes, reducciones de gastos y el control riguroso de los costos para producir bienes de con mayor eficiencia que sus competidores

Una posición de costos bajos permite vender a precios menores

que la competencia y aún así ofrecer una calidad similar y obtener una utilidad razonable

Liderazgo en costos Tener el costo más bajo y lograr un volumen

alto de ventas Se espera que esto la conduzca a obtener

utilidades por encima del promedio y se proteja de las cinco fuerzas competitivas

Competencia por Precios

Rebaja de utilidades

Eliminación de competidores ineficientes

Estrategia de concentración

Tipo de estrategia competitiva que procura concentrarse en un mercado regional o un grupo de consumidores

Utilizará la diferenciación o el costo bajo pero solo en un mercado meta pequeño

Propósito de la estrategia

La esencia de la formulación de una estrategia consiste en decidir como la empresa será diferente .

Los ejecutivos toman decisiones sobre si realizará actividades distintas o semejantes , pero ejecutadas en forma diferente a como lo hace la competencia.

Las estrategia cambia necesariamente con el tiempo para adaptarse a las condiciones del ambiente , sin embargo las empresas no seguirán siendo competitivas si : no diseñan estrategias centradas en la competencia básica si no crean sinergia Si no crean un valor para los clientes.

Competencia básica

Def: actividad de negocio que una empresa hace bien en comparación con los rivales

Representa una ventaja competitiva porque se adquieren habilidades de las que carecen ellos.

Una competencia básica puede darse en : Investigación y desarrollo En conocimientos tecnológicos prácticos En la eficiencia en el proceso Servicio excepcional al cliente

Sinergia

Def: Condición que se da cuando las partes de una organización interactúan para producir un efecto conjunto mayor que la suma de sus partes cuando actúan solas.

La organización puede lograr una ventaja especial de costos , de tecnología ,fuerza de mercado o habilidad administrativa.

Manejada en forma adecuada puede crear un valor adicional con los recursos existentes e impulsar las utilidades

La sinergía se obtiene entre otras formas mediante buenas relaciones con los proveedores, o mediante alianzas entre compañías.

Creación de valor

Def: ofrecer valor al clienteValor : es la combinación de beneficios

recibidos y de costos pagados por él.Los ejecutivos ayudan a su

organización a producir valor a producir valor cuando diseñan estrategias que explotan las competencias básicas y generan sinergia

Niveles de la estrategia

1. Estrategia a nivel corporativo :se debe responder la pregunta ¿en que negocio estamos ?Se refiere a la organización en su conjunto y a la

combinación de unidades de negocio y líneas de producto que la constituyen.

Las acciones estratégicas de este nivel suelen relacionarse con la adquisición de empresas, adiciones o desinversión en unidades de negocios, en plantas o líneas de productos y empresas conjuntas en otras áreas.

2. Estrategia a nivel de negocio:se centra en la pregunta: ¿Cómo competimos?

Se relaciona con las unidades de negocios o líneas de productos de la organización

Se centra en cómo una unidad compite dentro de la industria por los clientes.

Las decisiones estratégicas en este nivel se refieren a: la inversión de publicidad a la dirección y alcance de la investigación y desarrollo , a los cambios de productos, al desarrollo de productos nuevos A equipos e instalaciones A la expansión o reducción de líneas de productos

Estrategia en le nivel funcional. Se debe responder a la pregunta :¿Cómo apoyamos la estrategia

competitiva en el nivel de negocios.Se relaciona con los principales

departamentos funcionales de la unidad.Se centra en las funciones más

importantes :Finanzas, investigación y desarrollo ,marketing, producción .

Niveles de la estrategia en las organizaciones.

Estrategia a nivel corporativo¿En que negocio estamos?

Estrategia a nivel de negocio¿Cómo competimos?

Estrategia a nivel funcional

¿Cómo apoyamos la estrategia competitiva en el nivel de negocios?

Formulación VS implementación de estrategias

Formulación de estrategias:Etapa de la administración estratégica en que se plantea y se toman decisiones a fin de establecer las metas y un plan estratégico específico.entre otros se evalúa el ambiente externo y los problemas internos así como en integrar los resultados en metas y una estrategia.

Implementación de estrategiasSe administra y ejecuta el plan estratégicoEtapas de la administración estratégica en que se

usan las herramientas administrativas y organizacionales para orientar los recursos al cumplimiento de las metas estratégicas

La realidad es que las ventajas sólo duran hasta que nuestros competidores las copian o las

superan. Copiadas o superadas las ventajas se

convierten en un costo. El copiador o el innovador sólo podrá explotar

su ventaja, durante un espacio de tiempo limitado antes que sus competidores reaccionen. Cuando los competidores reaccionan, la ventaja original empieza a debilitarse y se necesita una

nueva iniciativa.

Implantación Exitosa de las Estrategias

1. Comunicación de las estrategias a todos los gerentes encargados de tomar decisiones fundamentales.

2. Desarrollo y comunicación de las premisas de planeación3. Asegurar que los planes de acción contribuyan y reflejen los

principales objetivos y estrategias4. Revisiones periódicas de las estrategias5. Desarrollo de estrategias y programas de contingencia 6. Hacer que la estructura organizacional se adapte a las

necesidades de planeación7. Insistencia continua en la planeación e implantación de la

estrategia8. Creación de un clima en la compañía que obligue a la

planeación

Toma de decisiones

Decisión : elección que se hace entre las alternativas disponibles.

Toma de decisiones: proceso de identificar problemas y oportunidades para resolverlos después.Es un esfuerzo que se hace antes y después de

escoger una alternativa Muchos suponen que escoger es lo más

importante del proceso de toma de decisiones ,pero no es más que una parte.

Toma de decisiones

Por ejemplo un jefe de contabilidad toma la decisión al seleccionar al auditor asistente entre 3 de sus auditores a cargo.

Esto requiere de varios pasos. Evaluar si necesita un auditor asistente Investigar la disponibilidad de candidatos Entrevistarlos para obtener la información

necesaria Seleccionar uno Socializarlo para incorporarlo al nuevo cargo para

garantizar una decisión exitosa.

Toma de decisiones

Decisiones administrativas suelen clasificarse en dos categorías: programadas y no programadas

Decisiones programadas: Corresponden a situaciones que han

ocurrido con suficiente frecuencia para establecer reglas aplicables en el futuro.

Se adoptan frente a problemas recurrentes

Toma de decisiones

Decisiones no programadasDecisión que se toma en respuesta a un

problema que es único , que está mal definido y poco estructurado , y que tiene consecuencias importantes para la organización.

Por ejemplo decisiones referentes a la planeación estratégica, alta incertidumbre y decisiones complejas.

Toma de decisiones

Ejemplos de decisiones no programadasConstruir una plantaDesarrollar un nuevo productoEntrar en un nuevo mercado geográfico

Toma de decisiones

Certidumbre ,riesgo, incertidumbre, ambiguedad.

Una diferencia fundamental entre una decisión programada y una no programada es el grado de certidumbre e incertidumbre que enfrenta el ejecutivo al decidir.

Toma de decisiones

Certidumbre: significa que el decisor cuenta con toda la información necesaria El decidor cuenta con información sobre

condiciones de operación , los costos o las restricciones de recursos las opciones y los resultados posibles.

Riesgo: decisión que se basa en metas bien definidas y buena información , pero los resultados futuros relacionados con las alternativas dependen de la suerte.

Incertidumbre: Los ejecutivos conocen las metas que desean alcanzar pero no disponen de suficiente información sobre las alternativas ni el futuro.

Ambiguedad : Ni las metas ni el problema son claros resulta difícil definir las alternativas y no se cuenta con información referente a los resultados.

Proceso de toma de decisionesIdentificación de un problema

Identificación de los criteriosde decisión

asignación de ponderaciones a los criterios

Desarrollo de alternativas

Análisis deAlternativas

Selección deUna alternativa

Implementación de la alternativa

Mis representantes de venta necesitan computadoras nuevas

Evaluación de la eficacia de la decisión

Precio SoporteFabricante y modelo FiabilidadGarantías Historia en materia de reparaciones

Fiabilidad 10Servicio 8Periodo de garantía 5Servicio a domicilio año 1 5Precio 4

Compaq NEC SharpHP IBM TI

Comprar compaq

1.Problema . Discrepancia entre dos estados de cosas, el existente y el deseado

2.Criterios de decisión: criterios que definen lo que es pertinente en una decisión

3.Asignación de ponderaciones a los criterios: determinan la importancia de cada criterio.

4.Desarrollo de alternativas : Elaborar una lista de las alternativas viables con las que se podría resolver el problema.

5.Análisis de alternativas: Corresponde al análisis crítico de cada alternativa. las fortalezas y debilidades de cada alternativa resultan evidente cuando se comparan con los criterios y ponderaciones establecidas en el paso 2 y 3.

6. Selección de una alternativa.Escoger la mejor alternativa de la lista de alternativas.

7. Implementación de la alternativa: proceso de comunicar una decisión a las personas afectadas y lograr que se comprometan a ponerla en práctica.

8. Evaluación de la eficacia de la decisión .Evaluar el resultado de la decisión para saber si efectivamente se solucionó el problema.

Estilos de toma de decisiones

Los gerentes tienen diferentes estilos cuando se trata de tomar decisiones y resolver problemas.

Modelo 1:Tres formas distintas de abordar un

problemas:Evasión del problemaResolución del problemaBúsqueda de problemas

Evasión de problemas :actitud que adopta la persona ante problemas, tratando de evadir o ignorar la información que indique la presencia del problema

Resolución de problemas: actitud de la persona que aborda los problemas tratando de resolverlos en cuanto se presentan.

Búsqueda de problemas: Actitud de la persona que aborda los problemas buscando activamente problemas que resolver o nuevas oportunidades que aprovechar

Modelo 2El estilo de toma de decisiones varía según

dos dimensiones:1.- Modo de pensar de las personas

racionales y lógicos o creativos e intuitivos

2.-Tolerancia a la ambigüedad Alta baja

Estilos dentro de la toma de decisiones.

bajaModo de pensar racional intuitivo

tolerancia a la ambiguedad

analítico conceptual

dirigente conductual

Estilo dirigente: Estilo de toma de decisiones que se caracteriza por

una baja tolerancia a la ambigüedad y un modo de pensar racional.

Son individuos eficientes y lógicos Estas personas toman decisiones rápidas y se

enfocan en el corto plazo. Su eficiencia y rapidez para tomar decisiones

frecuentemente lo hacen con un mínimo de información y se basan en la evaluación de muy pocas alternativas

Estilo analítico. Estilo de toma de decisiones que se caracteriza por

una alta tolerancia a la ambigüedad y un modo racional de pensar.

Reúnen más información antes de tomar una decisión y consideran un número mayor de alternativas que las personas de estilo dirigente.

Se caracterizan por la forma cuidadosa de tomar decisiones y su habilidad para adaptarse y enfrenta situaciones únicas.

Estilo conceptual:Estilo de toma de decisiones que se

caracteriza por una alta tolerancia a la ambigüedad y una manera de pensar intuitiva.

Suelen tener una perspectiva muy amplia y consideran una amplia gama de alternativas

Enfocan su atención en el largo plazo y son sumamente hábiles para encontrar soluciones creativas a los problemas.

Estilo conductual Estilo de toma de decisiones que se caracteriza por

una baja tolerancia a la ambigüedad y una manera de pensar intuitiva.

Trabajan bien con otras personas Les preocupan los logros de sus subordinados y

son receptivos hacia las sugerencias de los demás Frecuentemente organizan reuniones para

comunicarse, pero siempre tratan de evitar el conflicto.

La aceptación de otras personas es importante para quienes toman decisiones con este estilo.

Ejercicio Cuente las respuestas a. Esta es su

puntuación directivaCuente las respuestas b. Puntuación

analíticaCuente sus respuestas c. Puntuación

conceptualCuente sus respuestas d.Puntuación

conductual.

Función Organizar

Función Organización

Definición organización :Robbins: proceso que consiste en crear la

estructura de una organización .Daft: utilización de los recursos de la empresa

para alcanzar la meta organizacionalCerto: es el proceso de establecer el uso

ordenado de todos los recursos del sistema administrativo

La organización es importante porque nace de la estrategia .

La estrategia define Qué hacerLa organización define Como hacerloLa estructura es una herramienta que

sirve para aprovechar los recursos y cumplir los objetivos

Proceso de organización Procedimiento por el cual se crea la estructura de

una organización Estructura organizacional:

Marco formal de la organización de acuerdo con el cual las tareas se dividen agrupan y coordinan. Se presenta gráficamente en un organigrama

Diseño Organizacional: Desarrollo o modificación de la estructura de una

organización.

Entendiendo que cada recurso de la empresa representa una inversión para la cual el sistema administrativo debe buscar un retorno ,esto implica que:La organización adecuada de estos

recursos aumenta la eficacia y la eficiencia de su uso.

Los 16 parámetros generales de Fayol para organizar los recursos

Preparar y ejecutar de buena forma el plan operativo Organizar los aspectos humanos y materiales de manera que sean coherentes con los

objetivos , los recursos y los requerimientos pertinentes. Establecer una autoridad única competente y dinámica (estructura administrativa

formal) Coordinar todas las actividades y los esfuerzos Formular decisiones claras precisas e incuestionables Disponer una selección eficiente de modo que cada departamento sea liderado por un

gerente competente y dinámico y que los empleados se ubiquen donde pueden prestar el mejor servicio

Definir tareas Alentar la iniciativa y la responsabilidad Ofrecer recompensas justas y apropiadas por los servicios prestados Aplicar el uso de sanciones para los errores y las faltas Mantener la disciplina Garantizar que los intereses individuales sean coherentes con los intereses generales

de la organización Reconocer la unidad de mando Promover la coordinación humana y material Institucionalizar y efectuar los controles Evitar las reglas , los trámites y el papeleo.

Importancia de organizar

Organizar crea y mantiene las relaciones entre todos los recursos de la empresa ,al indicar cuáles recursos se utilizarán para cuáles actividades específicas y cuándo, dónde y cómo se van a utilizar.

Propósitos de la función organización

Dividir el trabajo a realizar en tareas y departamentos específicos

Asignar tareas y responsabilidades relacionadas con empleos individuales

Coordinar diversas tareas organizacionales Agrupar los trabajos en unidades Establecer relaciones entre individuos, grupos

y departamentos Establecer líneas formales de autoridad Distribuir y utilizar los recursos

organizacionales.

Diseño organizacional

Es el proceso que involucra decisiones sobre seis elementos claves:

1. Especialización del trabajo2. Departamentalización 3. Cadena de mando4. Amplitud de control5. Centralización y descentralización6. Formalización.

1. Especialización del trabajo o división del trabajo

Grado en el que las actividades de una organización se dividen en tareas separadas. Por tanto varias personas realizan diferentes partes del trabajo ,en lugar de que una sola persona realiza la totalidad del trabajo.

La esencia d la división del trabajo es que los individuos se especialicen en hacer parte de la tarea

Ventajas y desventajas de la división del trabajo

Ventajas: Cuando el trabajador se especializa en una tarea

su habilidad para realizar esa tarea aumenta. Los trabajadores que tienen un trabajo y un lugar

para hacerlo no pierden tiempo en cambiar de lugar o de herramientas de trabajo.

Al estar concentrado el trabajador en una sola tarea ,este se torna más fácil y más eficiente.

Al estar concentrado en una parte del trabajo ,permite una mejor comprensión de su trabajo.

Desventaja El uso extremo de la especialización hace que el

trabajo se torne tedioso ,y por eso las tasas de productividad tienden a bajar, como resultado de la resistencia de los trabajadores a ser considerados como máquinas.

La especialización se centra en únicamente en la eficiencia y la ganancia y deja de lado la variable humana de la empresa.

Los gerentes necesitan establecer un equilibrio razonable entre la especialización y la motivación humana.

División del trabajo y la coordinación

Coordinación : es el arreglo ordenado del trabajo de grupo para proveer una unidad de acción en busca de u propósito común.

La coordinación es un medio para alcanzar cualquiera y todas las metas de la organización.

La coordinación implica alentar a los individuos para que terminen la parte que debe realizar de un modo sincronizado y apropiado con miras a la tarea general.

Los grupos no pueden mantener su productividad sin coordinación . Ejemplos para mantener la coordinación son :

Por medio de la APO, Ejerce supervisión cercana

2. Departamentalización

Definición : Fundamento mediante el cual se agrupan las

tareas. Formas de departamentalización

Existen 5 formas de departamentalización que son las más comunes:

funcional por producto geográfica por procesos por clientes

Otros formas de departamentalización son :MatricialDe equiposRedesOrganización virtual

Enfoque funcional

Definición . Agrupa las tareas según las funciones

desempeñadas. Agrupa los puestos en departamentos atendiendo a habilidades, competencias y uso semejante de recursos.

La estructura funcional es un diseño vertical, la información fluye de arriba hacia abajo .

Departamentalización funcional

E m p resa S A A

P rod u c c ió n V en tas F in an z as

G eren c ia G en era l

Enfoque funcional

Ventajas:Uso eficiente de recursos , economías de

escalaAlta especialización y desarrollo de

habilidadesDirección y control de los altos directivos Excelente coordinación dentro de las áreas

funcionalesResolución eficaz de problemas técnicos

Enfoque funcional

Desventajas: Mala comunicación entre los departamentos

funcionales Respuesta lenta a los cambios externos ,se llega

tarde con las innovaciones Concentración de las decisiones en la cabeza de la

jerarquía, lo cual causa retraso Es difícil asignar la responsabilidad de os

problemas Poca visión de las metas organizacionales por

parte de los empleados Poca capacitación general administrativa a los

empleados.

A yu d in E s p on ja V erd e

L im p iez aE sc rib a aq u í e l ca rg o

H u m ec tan tes M aq u illa je

B e llezaE s c rib a aq u í e l ca rg o

G eren c ia G en era lE sc rib a aq u í e l ca rg o

ProducLever SAA

Definición :agrupa las actividades de acuerdo con las líneas de producto.

Departamentalización por producto

Departamentalización de productos

Ventajas: Adecuada para cambios rápidos en un ambiente

inestable Lleva a la satisfacción del cliente Significa una gran coordinación entre funciones Descentraliza la toma de decisiones Los gerentes se convierten en expertos en su

industria. Es mejor en grandes organizaciones con varios

productos

Departamentalización por productos

Desventajas:Elimina las economías de escala por

duplicación de funcionesDificulta la integración y estandarización

entre todas las líneas de producto.Visión limitada de los objetivos

organizacionales.

Departamentalización por área geográfica

Esta estructura se basa en la división por territorio, según donde se realiza el trabajo o los mercados geográficos en que el sistema administrativo se centre

Las distancias físicas pueden ser grandes o pequeñas (por ejemplo en distintos países o en una misma ciudad)

Cada unidad geográfica incluye todas las funciones requeridas para producir y vender productos en esa zona

Esto permite considerar aspectos tales como los diferentes gustos y necesidades.

Departamentalización por área geográfica Estructura geográfica

de Apple Computer

Ventajas La organización puede adaptarse a necesidades específicas

de una región Sirve mejor a las necesidades de mercados geográficos

únicos Respuesta rápida y flexibilidad en un ambiente estable Favorece el interés por las necesidades del cliente Es fácil asignar responsabilidades de los problemas con los

productos Descentraliza la toma de decisiones Es mejor en grandes organizaciones con varios productos Significa una gran coordinación entre las funciones.

DesventajasDuplicación de recursos en las divisionesMenos profundidad y especialización

técnica en las divisionesCoordinación deficiente entre las divisionesMenos control de los altos directivosCompetencia por los recursos corporativos.Conduce a una mala coordinación entre las

líneas de producto

Departamentalización por procesos

Agrupa los trabajos con base en el flujo de productos o clientes.

Ofrece departamentos según las principales fases del proceso utilizado para elaborar el producto

Departamentalización por proceso

Departamentalización proceso

Ventajas:Flujo eficiente de las actividades de trabajo.

Desventaja:Puede usarse solamente con ciertos tipos

de productos.

Departamentalización por clientes

Establece departamentos en respuesta a los grandes clientes de la empresa

Los clientes tienen necesidades y problemas comunes.

Se pueden atender mejor al tener especialistas para cada uno de ellos.

Departamentalización por clientes

ventajasLas necesidades y problemas son

atendidos por especialistas.Desventajas

Duplicación de funcionesVisión limitada de los objetivos

organizacionales.

Enfoque matricial

Es útil cuando la organización necesita estar muy enfocada en dos cosas

Ejemplo: producto/función producto/área geográfica proyectos/función La estructura matricial es la respuesta cuando

las organizaciones encuentran que ni las estructuras tradicionales (5)funcionan adecuadamente.

Estructura matricial

La estructura matricial tiene por objeto mejorarla coordinación horizontal y el acceso a la información.

Su rasgo distintivo es que posee dos líneas de autoridad

Estructura Matricial por proyectos

Presidente

G.funcional

Finanzas Producc Ventas I&D Compras

r oy e

Estructura Matricial

Ventajas:Uso más eficientes de recursos que en una

sola jerarquíaFlexibilidad y adaptabilidad al ambiente

cambianteAdquisición de habilidades generales de la

administración y de especialidadesCooperación interdisciplinaria ,

conocimientos especializados al servicio de todas los proyectos

Estructura matricial

Desventajas.Frustración y confusión causados por la

cadena doble de mandoMuchos conflictos entre los dos lados de la

matriz.Demasiadas reuniones , más discusiones

que medidas concretasNecesidad de capacitar en relaciones

humanasPredominio de un lado de la matriz.

Estructura de equipo

Es una alternativa para resolver problemas de lentitud en las comunicaciones organizacionales.

Es una repuesta a la necesidad de delegar autoridad, asignar la responsabilidad a niveles más bajos y formar equipos participativos que logren el compromiso del personal.

Estructura en que la empresa se compone de equipos que coordinan su labor y que trabajan directamente con los clientes para alcanzar metas globales.

Este enfoque permite a las empresas ser más flexibles y sensibles en un ambiente competitivo global.

Hay dos manera de concebir el uso de los equipos en la organización: Equipos transfuncionales : se componen de empleados

provenientes de varios departamentos funcionales que se encargan de reunirse como grupo y resolver problemas propios.

Equipos permanentes: grupos de empleados a quienes se reúne en un grupo parecido a un departamento formal. Los equipos juntan a miembros de todas la áreas funcionales para enfocarlos a una tarea o a un proyecto en particular

Ventajas. Tienen algunas ventajas de la estructura funcional. Disminución de las barreras entre

departamentos ,mayor compromiso Menos tiempo de respuesta , decisiones más

rápidas Mayor espíritu de grupo, entusiasmo basado en la

participación de los empleados. Reducción de los gastos generales administrativos.

Desventajas:Lealtades duales y conflictosTiempo y recursos destinados a las

reunionesDescentralización no planeada.

Enfoque de redes

Estructura que consiste en dividir las principales funciones y asignarlas a otra compañía que son subcontratadas por una pequeña oficina coporativa

Estructura de redes

Ventajas:Competitividad globalFlexibilidad /reto de la fuerza de trabajoReducción de gastos generales

administrativos

Estructura de redes

Desventajas:Ausencia de control directoRiesgo de perder una parte de la empresaDebilitamiento de la lealtad de los

empleados.

Orgnización virtual

Organización que cuenta con pocos empleados de tiempo completo y contrata temporalmente especialistas externos para que trabajen en un proyecto y luego los disuelve una vez cumplido el objetivo.

Las personas no forman parte de la empresa sino que constituyen una entidad independiente destinada a un propósito específico .

Las empresa la usan porque les permite captar personas con talento y energías que tienen un desempeño superior en vez de hacerse cargo de desarrollar esos talentos.

Organización virtual

VentajasPueden aprovechar las competencias de

todo el mundoGran flexibilidad y sensibilidadReducción de los costos generales

Organización virtual

DesventajasAusencia de control y fronteras débilesMayores exigencias impuestas a los

gerentesProblemas de comunicación y riesgo de

malos entendidos.

3. Cadena de mando

Línea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales más altos a los más bajos y define quien informa a quién.

Ayuda a los empleados a responder preguntas como:¿a quien recurro si tengo un problema?¿ante quien soy responsable?

3. Cadena de mando

Conceptos asociados a la cadena de mando. Autoridad: derecho inherente a puesto para decir

al personal a su cargo qué hacer y esperar que lo haga. Es el derecho a ejecutar o mandar.

Tipos de autoridad: Autoridad jerárquica o línea Autoridad de staff

Existen para facilitarles a los individuos realizar las responsabilidades que le han sido asignadas.

3. Cadena de mando

Autoridad de línea. Es la fundamental de una empresa. Refleja las

relaciones que existen entre el superior y el subordinado.

Consiste en el derecho a tomar decisiones y dar ordenes respecto a la conducta de los subordinados

En general la autoridad de línea tiene que ver con los asuntos directamente relacionados con el sistema administrativo, de la producción, ventas, finanzas.

3. Cadena de mando

Autoridad de staff. Consiste en la posibilidad de aconsejar o ayudar a

aquellos que tienen autoridad de línea .ejemplos de personal con autoridad de staff , contabilidad, RRHH.

Roles que despeña el personal de staff Consejero De servicio (ofrece servicios que pueden ser ofrecidos

más eficaz y eficientemente entregados por un grupo asesor centralizado que por muchos individuos dispersos)

De control( ayuda a establecer mecanismos de evaluación de los planes)

3. Cadena de mando

Unidad de mando La relación jerárquica o línea de mando se relacionan con la

unidad de mando de Fayol, que recomienda que cada persona tenga un solo jefe.

Si hay demasiados jefes que dan órdenes el resultado probable será

la confusión La contradicción La frustración Se genera entonces ineficacia e ineficiencia.

Responsabilidad: Obligación de desempeñar cualquier tarea asignada

4. Amplitud de control

Definición : Número de empleados que un gerente puede dirigir de manera eficiente y eficaz.

Determina el número de niveles y gerentes que tiene una organización.

Siempre que todo permanezca sin cambio a mayor amplitud más eficiente será la organización

4. Amplitud de control

Amplitud de gerencia = 4Empleados = 4096Gerentes (niveles 1-6) = 1365

Amplitud de gerencia = 8Empleados = 4096Gerentes (1-4) = 585

5. Centralización /descentralización

Centralización : Grado al que se concentra la toma de decisiones en un solo punto de la organización

Se refiere a la situación que un número mínimo de actividades y un mínimo de autoridad son delegados a los subalternos.

5. Centralización /descentralización

Descentralización : el grado en el que los empleados de nivel inferior proporcionan información o toman decisiones.

Se refiere a la situación en que un importante número de actividades laborales y un máximo de autoridad son delegados a los subalternos.

5.Centralización /descentralización

VARIOS GRADOS DE DELEGACIÓN

VARIOS GRADOS DE CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

MAX. DELEGACIÓN DE AUTORIDAD AUSENCIA DE DELEGACIÓN

DE AUTORIDAD

ORGANIZACIÓN DESCENTRALIZADA

Los conceptos de centralización y descentralización no son absolutos.

Una organización nunca es totalmente centralizada o descentralizada.

A medida que las organizaciones se vuelven más flexibles y sensibles ha habido una clara tendencia hacia la descentralización de la toma de decisiones.

El grado de descentralización de una empresa depende de la situación particular de esta.

Cuanto más grande es la empresa , mayor es la probabilidad de que la descentralización presente ventajas.

Cuanto más separados estén físicamente los clientes de la empresa más viable es el grado de descentralización

A medida que la línea de productos se vuelve más heterogénea aumenta la necesidad de descentralizar

La localización de las materias primas

La necesidad de rapidez en la toma de decisiones

Necesidad de creatividad

Más centralización Más descentralizaciónEl ambiente es estableLos gerentes de niveles inferiores no están preparados `para la toma de decisionesLos gerentes de niveles inferiores no desean tomar decisionesLas decisiones son importantesLa organización enfrenta una crisisLa empresa es grandeLa implementación eficaz de las estrategias de la empresa dependen de que los gerentes eviten opinar sobre lo que sucede.

El ambiente es complejo he inciertoLos gerentes de niveles inferiores están capacitados para tomar decisionesLos gerentes inferiores desean tomar decisionesLas decisiones son relativamente más importantesLa cultura corporativa está abierta para permitir que los gerentes opinen sobre lo que sucedeLa empresa está dispersa geográficamenteLa implementación de la estrategia de la empresa depende de que los gerentes tengan participación y flexibilidad para la toma de decisiones.

Factores que influyen en el grado de centralización y descentralización

EmpowermentAumento de poder a los empleados en la

toma de decisiones.Significa dar el poder , la libertad , el

conocimiento y las destrezas necesarias para tomar decisiones y lograr un buen desempeño

Hay pocas reglas y procedimientos , son los trabajadores y no los altos directivos quienes controlan las actividades.

6.Formalización

Grado en el que los trabajos de una organización son estandarizados , y en el que las normas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados.

Si un trabajo está muy formalizado, la persona que lo realiza tiene poco poder de decisión en cuanto a lo que se realizará, cuándo se hará y como lo hará.

Si los trabajadores hacen las cosas de la misma forma se logran resultados de producción consistentes y uniformes.

6.Formalización

El grado de formalización varía ampliamente entre organizaciones y dentro de ellas.

Diseño organizacional.

Cada organización debe encontrar el diseño que mejor se ajuste a su objetivo ,por tanto un diseño que funciona para una empresa no necesariamente funciona para otra.

Existen dos modelos genéricos de diseños organizacionalesOrganización mecánica o mecanicistaOrganización orgánica

Organización mecánica: es una estructura rígida y muy controladaTienden a ser eficientes y dependen en un

alto grado de normas reglamentos y tareas y controles estandarizados

Auque no existan organizaciones totalmente mecánica casi todas las grandes corporaciones e instituciones gubernamentales tienen alguna de estas características.

Organización orgánica: es una estructura adaptable y flexible.Las organizaciones orgánica tienen división

del trabajo pero los trabajos que el personal desarrolla no son estandarizados.

Los trabajadores de las organizaciones de tipo orgánica requieren reglas formales mínimas y poca supervisión directa.

Utilizan equipos de trabajo.

Organización mecanicista /orgánica

Mecanicista OrgánicaAlto grado de especialización Departamentalización rígidaCadena de mando definidaAmplitud de control reducidaCentralizaciónAlto grado de formalización

Equipos interfuncionalesEquipos integrados por varios niveles funcionalesLibre flujo de informaciónAmplitud de control ampliaDescentralizaciónFormalización escasa.

Saber cuál es la estructura adecuada depende de 4 factores de contingencia: La estrategia: la estructura organizacional debe

facilitar el logro de los objetivos El tamaño: A mayor tamaño (Nº de personas)

mayor tendencia al diseño mecánico La tecnología: A mayor rutina en la tecnología

mayor tendencia al diseño mecánico Grado de incertidumbre ambiental: Cuanto mayor

sea la incertidumbre, más flexibilidad necesita la organización por ende es recomendable el modelo orgánico.

Diseños organizacionales tradicionales.

Estructura simple: Escasa departamentalización Amplitud de control amplia Autoridad centralizada Poca formalización

Fortalezas: rápida, flexible,bajo costo de mantenimiento , responsabilidad definida

Debilidades: no es adecuada cuando la empresa crece,la dependencia de una persona significa riesgos.

Estructura funcional: Agrupa especialidades ocupacionales similares o

relacionadas. Fortalezas: ahorro en costos por

especialización, los empleados se agrupan con aquellos que tienen tareas similares.

Debilidades: puede ser causa de que los gerentes pierdan la visión de lo que es mejor para la organización en general , los especialistas en las funciones se aislan, poca comprensión de lo que hacen las otras unidades

Estructuras divisionales.Esta integrada por unidades o divisiones de

negocios separadas.Cada unidad o división posee autonomía

relativamente limitada con un gerente de división responsable del rendimiento y que tiene autoridad estratégica y operativa sobre su unidad.

La empresa matriz actúa como supervisor externo.

Fortalezas: Se centra en los resultadosLos gerentes de división son responsables

de lo que sucede con los productos y servicios.

Debilidades:La duplicación de actividades y recursos

aumenta los costos y reduce la eficiencia.

Cambio organizacional

Se define como cualquier alteración del personal ,la tecnología o la estructura.

El cambio es una realidad organizacional

Manejar el cambio es una parte integral del trabajo de todo gerente

El cambio es lo único permanente.

Fuerzas para el cambioFuerzas externas

Las leyes y reglamentos gubernamentalesTecnologíaMercado laboralCambios económicosCulturales y sociales

Si una empresa quiere mantenerse en el tiempo debe cambiar continuamente para responder a los cambios significativos del entorno, tales como: Cambio de necesidades de los clientes Las innovaciones tecnológicas Normas gubernamentales

Todos los gerentes de todos los niveles de la organización enfrentan durante sus carreras el reto de cambiar la organización.

Dado que el cambio es un aspecto fundamental de la existencia de una organización , los gerentes que han determinado los cambios adecuados para su empresa y los han implementado con éxito son gerentes muy valiosos para las organizaciones.

Cambio / Estabilidad Para el éxito de una empresa a largo plazo se

requiere un grado de estabilidad

(1) (2) (3)

Adaptación(cambio)

baja alta

estabilidad

baja(4)

(1) Alta probabilidad de muerte (lenta)

(2) Alta probabilidad de supervivencia.

(3) Alta probabilidad de supervivencia y crecimiento

(4) Certeza de muerte (rápida)(5) Certeza de muerte (rápida)

Cuando se realizan cambios sucesivos , sin tener en cuenta la estabilidad , el resultado es la confusión y el estrés de los empleados.

Factores que deben considerarse cuando una organización está cambiando.

Éxitos Del cambio

El tipo de cambio Que va a realizarse

La valuaciónDel cambio

El agente decambio

Las personasAfectadas

Por el cambio

Como determinarQue debe

cambiarse

Agente de cambio: es una personas de dentro o fuera de la organización que trata de modificar la actual situación organizacional.

Como determinar que debe cambiarse Solo se deben hacer aquellos cambios que

aumenten la eficacia organizacional. La eficacia organizacional se determina según la

relación entre : los factores humanos tecnológicos y estructurales

El tipo de cambio que debe realizarse Tecnológico Estructural : Humano

Cambio de factores humanos Hace énfasis en mejorar la eficacia organizacional

cambiando ciertos aspectos del personal para aumentar la eficiencia de la organización.

Desarrollo Organizacional (DO)

Los Individuos afectados por el cambio. Se debe tener en cuenta los siguientes factores:

La resistencia de las personas al cambio La reducción de la resistencia al cambio

Evaluación del Cambio Tiene como propósito determinar cuales de los

pasos dados para realizar el cambio deben modificarse para aumentar la eficacia de la organización la próxima vez.

El cambio y el EstrésEstrés: malestar corporal que un individuo

experimenta como resultado de enfrentar algún factor del entorno.

Está constituido por aquellos factores que producen cansancio y fatiga corporales

Administración de Recursos Humanos

Administración de los recursos humanos

Las personas es el activo más importante de nuestra empresa

Las personas es el recurso estratégico de la organización

Los recursos humanos pueden ser una importante fuente de ventaja competitiva.

Lograr el éxito competitivo a través del personal requiere un cambio fundamental en la manera en que los gerentes ven a sus empleados y a su relación laboral con ellos.

Esto implica ver al personal como socio y no solamente como un costo que debe minimizarse.

Las prácticas de GRH ( Gerencia de Recursos humanos producen un impacto significativo en el rendimiento organizacional.

Proceso de Gerencia de Recursos Humanos

Planeación de Recursos humanos

Reclutamiento Selección Identificación y selecciónDe empleados competentes

Reducción depersonal

Orientación CapacitaciónEmpleados adaptados y competentes

Con destrezas y conocimientos actualizados

Gestión deldesempeño

CompensaciónY

prestaciones

Desarrollo de carrera

Empleados competentes quePoseen alto nivel de

Desempeño, que pueden conservarlo a largo plazo

Es la tarea de reclutar y contratar no a alguien sino a la persona correcta .

Recursos humanos adecuados: son los individuos de la organización que hacen una contribución valiosa al sistema administrativo de una empresa para alcanzar las metas.

La contribución es el resultado de su productividad en los cargos que desempeña

La gerencia de recursos humanos es quien se encarga de administrar los recursos humanos.

La productividad de la empresa está determinada por la interacción entre los recursos humanos para utilizar los demás recursos del sistema administrativo.

Elementos que determinan cuán apropiado es una persona para una empresa son: Historia personal La edad La experiencia relativa al trabajo Nivel de educación formal.

Pasos para proveer recursos humanos en cualquier cargo de una organización son:

1. Reclutamiento2. La selección3. La capacitación4. La evaluación del desempeño

Reclutamiento: Es el llamado y la preselección de candidatos para

llenar una vacante. Su objetivo es determinar un grupo de personas del

cual alguien eventualmente será contratado Elementos a considerar para un proceso de

reclutamiento: La vacante que se esta tratando de llenar (conocimiento

del cargo) Donde pueden ubicarse los recursos humanos

potenciales Que rol desempeñan las leyes en el trabajo a reclutar.

1. Conocimiento del cargo.es necesario tener una acabada comprensión del cargo que se requiere llenar para lograr elegir un grupo de candidatos adecuados.

Para llevar a cabo el proceso se utilizan las siguientes técnicas:a) análisis del cargob) descripción del cargo

c) especificación del cargo

a) Análisis del cargo: tiene por objeto determinar la descripción de funciones

b) Descripción del cargo: es una lista de actividades específicas que tienen que realizar para hacer alguna tarea.

c) Especificación del cargo: es una lista de las características de la persona que debería contratarse para desempeñar una labor o tarea.

Análisis del CargoProceso para obtenerTodos los hechos relativos cargo

Descripción de funcionesContiene:Título del cargoUbicaciónResumen del cargoDeberesMaquinariasHerramientasEquipoMateriales y formularios utilizadosSupervisión dada y recibidariesgos

Especificación del CargoDeclaración de las cualidades humanas necesarias pararealizar el trabajo. Incluye entre otros elementos:ExperienciaEducación Capacitación JuicioIniciativaEsfuerzo físicoDestrezas físicasResponsabilidadHabilidades comunicativasCaracterísticas emocionalesDemandas sensoriales vista , olfato oído

Taller .Revise los avisos de trabajo del diario y establezca que tipo de información se entrega.

Conocimiento de las fuentes para el reclutamiento de recursos humanos.

Las fuentes de recursos humanos disponibles para llenar una vacante pueden clasificarse en dos:1. Fuentes internas2. Fuentes externas

1. Fuentes internas El grupo de personas que pertenecen a la

organización es donde se busca los posibles candidatos.

Para ubicarlos se requiere contar con un inventario de recursos humanos.

Inventario de recursos humanos: consiste en la información sobre las características de los miembros de una empresa. Esta información esta centrada tanto en el desempeño anterior de cada persona ,como en la potencialidad que pueda desarrollar con capacitación para utilizar mejor el personal en el futuro.

2. Fuentes externas.Las personas posibles se ubican fuera de la

organizaciónEn la competenciaAgencias de empleoLectores de determinadas publicaciones Instituciones educativas.

Selección :escoger una persona del grupo reclutado para ser contratada.

La selección es un ejercicio de predicción

Trata de predecir qué candidatos serán exitosos si son contratados, es decir que tengan un buen desempeños según los criterios que la organización usa para evaluar a los empleados.

Tipos de instrumentos para la selección SolicitudesPruebas escritasPruebas de simulación de desempeñoEntrevistas Investigación de antecedentesExamen físico

Qué no preguntar ¿Cual es la fecha de

nacimiento? ¿Cual es su estado

civil? ¿Planea tener una

familia? ¿Cuál es su lengua

materna? ¿ha sido arrestado

alguna vez?

Qué preguntar ¿Es mayor de 18

años? ¿se cambiaría de

domicilio? ¿Estaría dispuesto a

viajar dentro del país o al extranjero?

¿Cuáles son sus áreas de desarrollo profesional?

Inducción : Introducción del nuevo empleado a su

trabajo y a la organización.Existen dos tipos de inducción

Inducción sobre las unidades de trabajo Familiariza al empleado con los objetivos de la unidad

de trabajo Aclara cómo su trabajo aporta al logro de los objetivos

de su unidad Presentación en el grupo de trabajo

Inducción sobre la organización Informa los objetivos de la organización La historia de la empresa La filosofía de la empresa Los procedimientos de la organización Las normas de la organización Las políticas y prestaciones importantes de RRHH,

tales como : horario de trabajo, procedimientos de pago, las prestaciones , pago de horas extraordinarias.

Recorrido por las instalaciones

Taller .Elaborar un plan de inducción para los

alumnos de Ingeniería Comercial 2010.

Capacitación: Proceso de desarrollar cualidades de los recursos humanos que les permitirá ser más productivos y así aportar más al alcance de las metas de la empresa.

El propósito de la capacitación es aumentar la productividad del empleado mediante cambio en la conducta.

La capacitación del personal sigue cuatro pasos:1. Determinación de las necesidades de

capacitación2. El diseño del programa de

capacitación3. La administración del programa de

capacitación4. Evaluación del programa de

capacitación

1. Determinación de las necesidades de capacitación: Consiste en la información o las destrezas que un grupo o un individuo requieren para desarrollar aún más o aumentar la productividad del grupo o del individuo.

2. El diseño del programa de capacitación: conjunto de actividades que satisfagan las necesidades de capacitación

3. La administración del programa de capacitación: es la realización la capacitación en sí de los individuos seleccionados que van a participar en el programa.Algunas técnicas que se utilizan son :

Conferencias (clases expositivas) Instrucción programada (ej: programa a distancia) Capacitación en el puesto de trabajo (mezcla conocimiento y experiencia)

4. Evaluación del programa de capacitación: básicamente se debe evaluar el programa para determinar si satisface las necesidades para las que fue diseñado .Se recomienda responder preguntas como las siguientes:

¿El excesivo rechazo a los productos ha bajado?¿ Se están cumpliendo los plazos con mayor regularidad?¿Se están reduciendo los costos de M.O. por unidad

producida?

Evaluación de desempeño:Es el proceso de revisar la productividad

pasada de un individuo para evaluar el aporte que ha hecho al alcance de las metas del sistema administrativo.

Su propósito principal es ofrecer retroalimentación al personal de la empresa sobre cómo pueden ser más productivos y aportar a la empresa en la búsqueda de la calidad.

Por qué utilizar las evaluaciones de desempeño: McGregor sugiere las siguientes razones

Da criterios para apoyar aumentos de salarios, promociones, transferencias ,descensos o términos de contrato.

Es una forma para decirles a las personas cómo están haciendo su trabajo y de sugerirles cambios necesarios en su conducta , actitud, habilidad o conocimientos del cargo; les permite saber al subordinado que es o que le interesa al jefe respecto de su desempeño.

Proporciona una base útil para que los jefes se orienten en el apoyo a su personal.

FUNCIÓN DIRECCIÓN

Dirección

Función administrativa que consiste en utilizar la influencia para motivar al personal para alcanzar las metas organizacionales.

Es la acción de lograr que todos los miembros del grupo humano se propongan alcanzar determinados objetivos ,en concordancia con los planes y la organización de la empresa

Dirección

FACTORES HUMANOS EN LA ADMINISTRACION1. Multiplicidad de Papeles ( roles)

2. Singularidad de las personas

3. Dignidad de las personas

Teoría X y Teoría y de Mc Gregor

Suposiciones teoría X: Los seres humanos promedio sienten un

desagrado hacia el trabajo y lo evitaran si pueden.

La mayoría de las personas tienen que ser obligadas , controladas dirigidas y amenazadas con castigos para que dediquen el esfuerzo apropiado hacia el logro de los objetivo organizacionales

Los seres humanos promedio prefieren ser dirigidos ,desean evitar la responsabilidad , tienen relativamente poca ambición y sobre todo quieren seguridad.

Teoría X y Teoría y de Mc Gregor Suposiciones teoría Y:

El esfuerzo físico o mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso.

El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios de producir esfuerzos hacia los objetivos organizacionales

Las personas son capaces de comprometerse con los objetivos organizacionales

Los seres humanos no solo aceptan las responsabilidades sino que también la buscan.

Las personas son capaces.

Modelos Gerenciales Modelo Tradicional : insiste en el

control y la dirección Modelo de las Relaciones Humanas:

centra la atención en las necesidades sociales y egoístas

Modelo de Recursos Humanos : Se contempla al gerente como alguien que desarrolla , facilita y ayuda a los subordinados a lograr las metas de desempeño

Creatividad e Innovación

Creatividad: la capacidad y el poder de desarrollar nuevas ideas.Es importante para la administración de personas

Innovación : Uso de ideas creativas

Clave de la DirecciónArmonización de los objetivos

Los gerentes necesitan comprender los diversos patrones de conducta de ellos mismos y de sus subordinados

MOTIVACIÓN

UN GERENTE NO PUEDE HACER SU TRABAJO SIN CONOCER LO QUE MOTIVA A LAS PERSONAS

LOS MOTIVOS HUMANOS SE BASAN EN NECESIDADES CONSCIENTES O INCONSCIENTES

MOTIVACIÓN: IMPULSOS, ANHELOS, DESEOS Y FUERZAS SIMILARES

MOTIVACIÓNMOTIVADORES: SON COSAS QUE

INDUCEN A UNA PERSONA A DESEMPEÑARSE.

SON LAS RECOMPENSAS SON LAS RECOMPENSAS O INCENTIVOS IDENTIFICADOS QUE AGUDIZAN EL IMPULSO PARA SATOSFACER ESTOS DESEOS.

MOTIVACIÓNSATISFACCIÓN : PLACER QUE SE

SIENTE CUANDO SE SATISFACE UN DESEO

Proceso de Motivación Necesidad insatisfecha

Tensión

Impulsos

Búsqueda del comportamiento

Necesidad satisfecha

Reducción de tensión

Motivación

La motivación es la voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo hacia las metas y objetivos perseguidos, condicionadas por el deseo de satisfacer alguna necesidad individual.

La intensidad es el elemento de esfuerzo, el que esta condicionado por la urgencia de una necesidad

La necesidad es un estado interno que hace que ciertos resultados parezcan positivos

MOTIVACIÓN

• Probablemente la teoría de la motivación más conocida es la jerarquía de las necesidades de Maslow,

• Dice que existen cinco categorías de necesidades – fisiolígica, seguridad social, estima y autorealización- las cuales se encuentran estructuradas en forma de pirámida, y conforme se satisface una de ellas, la necesidad siguiente es la que se vuelve predominante

Teorías de la motivación

estima

social

seguridad

fisiológica

Autorrealización

Teoría de Maslow

Fisiológica: incluye lo que se denominaría pan, techo y abrigo

Seguridad: ante al daño físico como emocional

Social: sentimiento de afecto, pertenencia y aceptación

Estima: considera factores de estima interna hacia el respeto a uno mismo, la autonomía y el logro de objetivos y factores externos como el status, reconocimiento y atención

Autorrealización: el impulso de convertirse en lo que se cree capaz de ser, incluye crecimiento, lograr la satisfacción con uno mismo, etc.

Teoría Motivación -Higiene

Esta teoría explica que en la organización hay factores intrínsecos que se asocian a la satisfacción en el trabajo, y situaciones extrínsecas que se asocian a la insatisfacción del mismo, a estos se les llama factores de higiene

Los factores de higiene son aquellos que al encontrarse en la organización , pasan casi desapercibidos, se toman como algo normal, pero su inexistencia desmotiva.

Los factores intrínsecos son aquellos que hay que considerar como herramientas para fomentar la motivación del empleado

Teoría Motivación -Higiene

Factores higiénicos Factores motivantes

Supervisión LogroRelación con el supervisor ReconocimientoCondiciones de trabajo Trabajo en si mismoSalario ResponsabilidadRelación con los compañeros AvanceVida personal CrecimientoRelación con los subordinadosEstatusSeguridad

Teoría de las necesidades de McClelland Esta identifica tres tipos de necesidades que

afectan la motivación, por lo que supone que a los individuos se le deben entregar condiciones laborales que satisfagan – según la persona- en mayor o menor medida estas necesidades, con la finalidad de mantenerlo motivado. Esta clasificación es la siguiente:

Necesidad de logro: impulso por sobresalir y obtener logros en relación a los obtenidos por grupos estándares

Necesidad de poder: el deseo de tener impacto, ser influyente, controlar a los demás.

Necesidad de afiliación: deseo de crear relaciones interpersonales estables, cercanas y amistosas

Teoría de las necesidades de McClelland

A la personas que tienen alta necesidad de poder disfrutan estando “a cargo de”, son personas competitivas, les gusta el prestigio

Las personas que tienen necesidad de logro requieren que su trabajo les ofrezca:

Responsabilidad personal

Retroalimentación Riesgos moderados

TECNICAS ESPECIALES DE MOTIVACIÓN1. DINERO2. PARTICIPACIÓN3. CALIDAD DE VIDA EN EL

TRABAJO(CVT)4. ENRIQUECIMIENTO DEL TRABAJO

Sugerencias para motivar a los empleados

Reconozca las diferencias individuales Acople las personas con los puestos de trabajo Use el concepto de metas Asegúrese que las metas sean percibidas como algo

alcanzable Individualice las recompensas Vincule las recompensas con el rendimiento Compruebe que exista equidad dentro del sistema No pase por alto el dinero

MOTIVACIÓN ,LIDERAZGO Y ADMINISTRACIÓN

Los lideres y los gerentes tienen que responder a las motivaciones de las personas si es que quieren diseñar un ambiente en el cual las personas se desempeñen de buen agrado

El Poder

El poder se define como la capacidad que tiene un X para influir sobre un Y, de manera que Y actúe de forma que desea X.

El Poder

Bases del poder:

Poder coercitivo: poder que se basa en el temor.

Poder de recompensa: poder que apoya el logro de los objetivos a través de distribución de recompensas que los otros consideran valiosas.

Poder legítimo: poder que una persona recibe como resultado de su posición en la jerarquía formal.

Poder de experto: poder que se basa en la experiencia y conocimiento especiales, este poder esta basado en las habilidades.

Poder de referencia: poder basado en la posesión de recursos o características personales deseables por parte de un individuo.

El Poder

Para que exista poder tiene que haber alguien que sea sometido a ese poder, por lo tanto debe existir una relación de dependencia.

Si A depende de B, a mayor dependencia, mayor será el poder que tiene B sobre A.

La dependencia y por lo tanto el poder, se incrementa cuando se posee un recurso que es necesario, este recurso debe considerarse importante, escaso e insustituible

El Poder

Existen diversas tácticas de poder, es decir existen diversas formas mediante las cuales se pueden traducir las bases del poder en acciones ejecutables.

Cuando los administradores influyen en sus superiores las tácticas más populares son: razón, coalición, amistad, negociación, asertividad, mayor autoridad.

Cuando los administradores influyen sobre sus subordinados, las tácticas más populares son: razón, asertividad, amistad, coalición, negociación, mayor autoridad, sanciones

Liderazgo

El liderazgo es la capacidad de influir en el grupo , para que este logre las metas

La teoría de las características del liderazgo pretende buscar características de personalidad, sociales, físicas o intelectuales que diferencian a los líderes de los seguidores

La teoría del comportamiento propone e identifica que comportamientos diferencian a los líderes de los no, los más destacables aportes los entregaron la universidad de Ohio y Michigan

LIDERAZGOSe define como influencia , es decir

el arte o el proceso de influir sobre las personas para lograr que se esfuercen de buen agrado y con entusiasmo hacia el logro de las metas del grupo

LIDERAZGO Componentes del liderazgo:

Capacidad de usar el poder con efectividad y de un modo responsable

La capacidad de comprender que los seres humanos tienen diferentes fuerzas que los motivan en diferentes momentos y en diferentes situaciones

La capacidad de inspirar La capacidad de actuar en una forma que

desarrollará un clima favorable para responder a las motivaciones y fomentarlas.

LIDERAZGOPrincipio Fundamental del

Liderazgo:Puesto que las personas tienden a seguir a

quienes de acuerdo con su punto de vista , les ofrece un medio para satisfacer sus propias metas personales;mientras más comprendan los gerentes lo que motiva a sus subordinados y cómo operan estas motivaciones y mientras más demuestren que comprenden lo anterior al llevar a cabo sus acciones administrativas , es más probable que sean efectivos como líderes.

ESTILOS DE LIDERAZGO Estilos basados en el uso de la

autoridad1. Líder autocrático: ordena y espera

obediencia ,dirige mediante la capacidad de retener o conceder recompensas o castigo

2. Líder democrático o participativo: consulta con sus subordinados y estimula la participación. Puede consultar todo hasta tomar decisiones consultando previamente.

3. Líder liberal: usa muy poco su poder si es que lo usa y da a los subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones .estos líderes dependen mucho d elos subordinados que se fijan sus propias metas y los medios para alcanzarlas

LIDERAZGOLos 4 sistemas de administración

de LikertSistema 1: explotador autoritarioSistema 2: benevolente autoritarioSistema 3: consultorSistema 4: de adminstración

Liderazgo

Blake y Mouton desarrollaron una matriz gerencial, la que describe 81 estilos distintos de liderazgo:

LiderazgoEnfoque trayecto meta

Sugiere que la principal función del líderes:

Aclarar y fijar las metas de los subordinados.

Ayudarlos a encontrar el mejor camino para lograr las metas

Eliminar los obstáculos

Liderazgo La conducta del líder se clasifica en 4 grupos:

1. El liderazgo de apoyo: toma en cuenta la necesidad de los subordinados ,muestra preocupación por su bienestar y crea un clima organizacional agradable.

2. El liderazgo participativo: le permite al subordinado influir sobre las decisiones de sus superiores pudiendo influir en la motivación

3. El liderazgo instrumental: proporciona al subordinado asesoramiento específico y aclara lo que se espera de ellos

4. El liderazgo orientado al logro :fija metas retadoras , busca mejorías en el desempeño y tener seguridad que los subordinados alcanzaran las metas

Comunicación

Def:La comunicación es la transferencia de información y el entendimiento del significado

Pensamiento Codificación Canal Recepción descodificación Comprensión

Retroalim.

emisor receptor

Comunicación La comunicación puede tener una dirección ascendente, descendente o

lateral

Puede estar compuesta por redes formales (parte de la estructura) o redes informales (mediante rumos o chisme)

Puede ser verbal o no verbal, en las no verbales el mensaje es trasmitido a través del movimiento, señales, expresiones faciales, etc.

Los canales pueden serriqueza del canal tipo mensaje medio informaciónRiqueza no rutinario

ambiguo conversación cara a cara

teléfono correo electrónico

memorandos pobreza rutinario panfletos y/o boletines

Barreras de la comunicación

Filtración Percepción selectiva

Defensa Lenguaje

COMUNICACIÓN BARRERAS Y FALLAS EN LA

COMUNICACIÓN: Falta de Planeación Suposiciones no aclaradas Distorsión semántica Mensajes expresados defectuosamente Perdida por la transmisión o retención deficiente Escuchar defectuosamente y evaluación prematura Comunicación impersonal Desconfianza , amenaza y temor Sobrecarga de información Percepción selectiva Actitud Diferencias de status y el poder.

La Comunicación Interpersonal

Funciones de la comunicación :Cumple 4 Funciones principales en un grupo u

organización 1. Sirve para controlar la conducta de los

miembros

2. Fomenta la motivación

3. Escape para la expresión emocionalde sentimientos y satisfacción de necesidades sociales .

4. Facilita la toma de decisiones

• Se refiere a la forma como intercambian significados los miembros de los grupos

Puede ser de 3 maneras:

Comunicación Oral (discursos,reuniones etc)ventajas: velocidad y retroalimentacióndesventajas: Distorsión al pasar el mensaje de una persona a otra.

Comunicación escrita( memos,cartas,correo electrónico etc.)ventajas: Es tangible ,puede guardarse por mucho tiempo,es producto de un proceso cuidadosodesventajas:Consumo de tiempo,falta de retroalimentación.

Movimientos de cuerpo ,la entonación o énfasis que damos a las palabras,las expresiones del rostro y la distancia física entre el emisor y el receptor

Los mensajes más importante que comunica el lenguaje corporal son:• grado en el que un individuo simpatiza con

otro y se interesa en sus opiniones.• El estatus relativo percibido entre emisor y

receptor

Comunicación No verbal

Dirección de la Comunicación

La comunicación puede fluir en varios sentidos:

• Vertical Ascendente• Vertical descendente• Horizontal• Oblicuo

Pautas para mejorar la comunicación Tener claridad del mensaje antes de

emitirlo. Usar el lenguaje adecuado para el

receptor Considerar las necesidades de

información del receptor. La función de la comunicación es algo

más que transmitir información La comunicación efectiva es

responsabilidad no solo del emisor sino también del receptor de la información

Sugerencias para mejorar la comunicación por escritoUsar palabras y frases sencillasUsar palabras cortas y familiaresProporcionar ilustraciones y

ejemplosUsar frases y párrafos cortosUsar verbos activos Evitar palabras innecesarias

Comunicación efectiva en el grupoAutoridadTamaño (5-15)MembresíaTemasMinutasEfectividad de Costos

Función Control

CONTROLDEFINICION:

Es la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes creados para alcanzarlos

CONTROLLa planeación y el Control están

ligados estrechamente.Sin objetivos y planes no se puede

controlar porque el desempeño se tiene que comparar con algunos criterios establecidos.

CONTROLEl control es la función de todo los

gerentes y jefes, desde el presidente hasta el supervisor

PROCESO BÁSICO DEL CONTROL

1. Establecimiento de estándares2. Medir el desempeño y comparar

con los estándares3. Corregir las desviaciones

EstándaresDef: Son criterios contra los cuales

se mide el desempeño real o esperado.

En la mayor parte de las operaciones esto no es posible controlar todas las tareas que se están realizando debido a la complejidad y la diversidad de tareas que debe realizar 331

EstándaresPunto crítico: Son aquellas

actividades que si no se hacen bien entorpecen el logro del objetivo o aquellos muestran mejor que otros factores si los planes están funcionando

Principio del control del punto crítico

El control efectivo requiere de atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño con los planes

Preguntas para seleccionar los puntos críticos

¿Qué refleja mejor las metas de mi departamento?

¿Qué me mostrará mejor cuando no se cumplen estas metas?

¡Qué medirá mejor las desviaciones críticas? ¿Qué me dirá quien es el responsable de

cualquier fracaso? ¿Qué estándares costarán menos? ¿para que estándares se dispone

económicamente ,de información?

Tipos de estándares

1. Físicos: son mediciones no monetarias y son comunes de en el nivel operativo

2. De costos: son medidas monetarias , comunes en el nivel de operaciones

3. De capital: Mediciones monetarias de artículos físicos. ( capital invertido en la empresa)

4. De ingresos : Asignar valores monetarios a las ventas

5. De programa:6. Intangibles : No se expresan en mediciones

físicas o monetarias7. Metas como estándares: cumplimiento de

metas8. Planes estratégicos : cumplimiento de

planes334

ControlEl control es un sistema de

retroalimentación .

Comparación del Desempeño real con

los estándares

IdentificaciónDe las

desviaciones

Análisis de las Causas de lasdesviaciones

Programa de Acción

correctiva

Implantación De las

correcciones

Desempeño deseado

Desempeño real

Medición del Desempeñoreal

ControlInformación en Tiempo Real y Control. Es la información sobre qué está

pasando mientras ocurre. La información en tiempo real es posible

a trabes de la tecnología (uso de computadores y la recopilación ,transmisión y almacenamiento de datos.

La información en tiempo real no necesariamente hace posible el control en tiempo real

ControlInformación adelantada: es la

utilización de pronósticosEjemplo:

Pronósticos basados en Información histórica

Pronósticos basados en los últimos resultados( ventas,)

Requisitos para los controles efectivos

1. Adaptación de los controles a los planes y puestos.

2. Adaptación de los controles a los administradores

3. Garantizar la identificación de excepciones en puntos críticos

4. Objetividad de los controles5. Flexibilidad de los controles6. Adaptación del sistema de control al

clima organizacional7. Economía de los controles

Corrección de Desviaciones

Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Así se sabe donde aplicar acciones correctivas.

La forma de corregir las desviaciones es: Rehaciendo lo planes o modificando metas Ejercer su función de organización mediante la

reasignación o aclaración de tareas Contratación de personal adicional, mejor selección

y capacitación de los subordinados Despido = recontratación Mejor Dirección

AREAS CLAVES DE RESULTADO EN LA EMPRESA

Posición en el mercadoInnovaciónProductividadRecursos Físicos y FinancierosRentabilidadDesempeño y actitud del trabajadorResponsabilidad PúblicaServicio y Calidad

TECNICAS DE CONTROL

PRESUPUESTO:Son declaraciones de

resultados anticipados ya sea en términos financieros (de ingresos, gastos ,de capital ) como no financieros (Horas hombre, volúmenes de venta, unidades de producción ).

PRESUPUESTO

Tipos de presupuestos:

Ingresos y GastosTiempo ,espacio ,material y

productoGastos de CapitalEfectivo

PROBLEMAS DEL PRESUPUESTO

1. Presupuestación excesiva

2. Exceder las metas de la empresa

3. Esconder las ineficiencias

4. Ocasionar inflexibilidad

OTRAS TÉCNICAS DE PRESUPUESTO

Presupuestos variables: se diseñan para que cambien según cambia alguna variable importante como ser las ventas o la producción

Presupuestos alternativos y complementarios : presupuestos para diferentes escenarios

Presupuesto base Cero: se separa el presupuesto por unidad y se presupuesta a partir de cero es decir se realiza todo se calcula de nuevo para cada período.

Factores para un proceso de presupuesto efectivo

Los presupuestos se diseñan pero sólo como herramientas y no sustituyen la administración

Para mayor efectividad la elaboración y administración del presupuesto tiene que estar apoyada por la alta Dirección

Participación : todos lo que lo van a usar debieran participar

Estándares 345

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