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Telework @ sanofi-aventis Belgium

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Sanofi-aventis is een wereldleider in de farmaceutische industrieOngeveer 100 000 medewerkers wereldwijd

n°1 in thrombosisn°2 in vaccinsn°2 in diabetes n°2 in oncologyUitgebreid gamma OTC-producten

N° 3 in Belgium Ongeveer 350 medewerkersKantoren in DiegemDistributiecentrum in BoortmeerbeekBelangrijkste activiteiten

Clinical researchMarket accessDistribution

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Sanofi-aventis in het kort

* Bron: IMS

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Hoe zijn we tot het project van telework gekomen?

Maakt deel uit van een bredere denkoefening rond employee satisfaction en productiviteit:

Betere balans tussen werk- en privéverplichtingenWelzijn en gezondheid Mobiliteitsproblemen

Verschillende analyses werden uitgevoerd:Afstanden woon-werk verkeer Absenteïsme / categorie van medewerkersFamiliale situatieLiteratuuronderzoek om de “best practices” te bepalenWetgeving

De conclusie van deze bevindingen was een voorstel voor een pilootproject rond telewerk

Uitgewerkt in samenwerking met een selectie van people managersVoorstel gedaan en goedgekeurd door het Directiecomité

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Voorafgaande hindernissen

De farmaceutische sector is (nog) een traditionele sector

Werkmethoden volgens een klassiek modelHet management is terughoudend

Vandaar de noodzaak om ervoor te zorgen dat de slaagkansen zo groot mogelijk zijn

Grondige analysesAangepaste communicatiePilootproject om de haalbaarheid te testen

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Une approche structurée

1) Sélection des participants

2) Choix: 1 ou 2 jours de télétravail par semaine

3) Cadre administratif & juridique

4) Communication aux collaborateurs

5) Sessions d’information pour les participants

6) Matériel

7) Formation

8) Brochure d’information

9) Suivi durant le pilote

10) Evaluation & analyse

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Quelles étapes avons-nous franchies?

1) Sélection des participants

Collaborateurs qui disposent déjà par leur fonction d’un PC portable et connexion internet sécurisé

Démarrer le plus vite possible Éviter des dépenses inutiles dans le cas où le projet serait abandonné.

18 personnes14 employés4 people managers

2) Choix: 1 ou 2 jour(s) de télétravail par semaine

Sur base de retour d’expérience d’autres sociétés Afin de garantir une flexibilité, pas de jour(s) fixes, mais à planifier

via système informatique (intranet)1 jour: 12 personnes2 jours: 6 personnes

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Quelles étapes avons-nous franchies?

3) Cadre administratif & juridique

Signature d’un avenant au contrat de travail conformément à la CCT N° 85 & 85bis

A l’exception du matériel informatique, l’ADSL & les frais de téléphone professionnels, pas de remboursement de frais supplémentaire :

Le télétravail s’effectue sur base volontaire

Sanofi-aventis dispose d’une assurance accidents du travail et d’une assurance “accidents de la vie privée” les collaborateurs sont assurés 24h/24h.

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Quelles étapes avons-nous franchies?

4) Communication envers l’ensemble du personnelLe Conseil d’Entreprise est régulièrement informé

Une communication générale pour l’ensemble du personnel est faite par mail et via l’intranet

5) Session d’info à l’attention des employés sélectionnés pour le pilote (3 mois avant le début du projet)

Information pratique et générale

Après cette session: décision de participer ou non

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Quelles étapes avons-nous franchies?

6) MatérielPC portable & souris

ADSL connexion

Clavier & imprimante

"support" pour le PC portable afin de positionner l’écran de manière ergonomique

7) Formation avec un partenaire externe (1 semaine avant le début du projet)

Pour les télétravailleurs et leur responsable hiérarchiqueSujets:

Comment communiquer?

Relations avec le responsable hiérarchique

Time management

Do’s & don’ts

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Quelles étapes avons-nous franchies?

8) Brochure d’information

Les télétravailleurs et leurs managers ont reçu une brochure d’information au début du projet :

En quoi consiste le télétravail ?

Une connexion internet sécurisée ? (VPN)

Conseils ergonomiques

FAQ

.....

Le télétravail : un manuel pratique

Septembre 2008

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Quelles étapes avons-nous franchies?

9) Suivi durant le piloteContinu:

Le télétravailleur et son manager remplissent un dashboard électronique après chaque jour de télétravail

Session mi-projet (début novembre) pour les télétravailleurs et leurs managers

Possibilité de partager les « best practices »Echanger sur les problèmes rencontrés et les améliorations à apporter

Pas de problèmes majeurs signalésLes « best practices » seront ajoutées dans la brochure d’informationIl y a clairement une ouverture d’esprit de la part des managers

Participation active au projetReconnaissance de la valeur ajoutée

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Quelles étapes avons-nous franchies?

10) EvaluationFin du projet = 31 janvier 2009.

Analyse en profondeur des informations récoltéesInput basé sur les dashboards

Input des télétravailleurs et de leur managers

Input des collègues (questionnaire ?)

Les modalités pratiques de l’extension du télétravail seront élaborées en fonctions des conclusions

Les critères à remplir pour pouvoir devenir télétravailleur seront également définis sur base des enseignements du pilote

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Conclusie

Ondanks initiële vraagtekens en een traditioneel werkkader, toch het project kunnen doorvoeren dankzij:

Grondige analyse op basis van facts & figures

Gestructureerde en gerichte aanpak

Buy-in van het Directiecomité

Betrekken van managers in het project

Systeem van management by objectives dat al bestaat

Professionele training & ondersteuningPeople manager met telewerker

HR met telewerker dankzij de dashboards

HR met manager dankzij de dashboards

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Conclusie

Belangrijkste resultaten:Bewustwording van de voordelen van telewerk

Efficiënter en sneller afwerken van bepaalde taken

Tijdswinst/besparing in verplaatsingen

Mentaliteitsverandering

Hogere motivatie & loyauteit van de werknemers

Met minimale investering maar gestructureerde aanpak kan telewerk zonder probleem ingevoerd worden

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Bedankt voor jullie aandacht - Merci pour votre attention

Voor bijkomende informatie – Pour plus d’information

«  Annelies.Haenen@sanofi-aventis.com »