Организиране на електронната поща за по-висока...

Организиране на електронната поща

за по-висока продуктивност Методът Inbox Zero

Майк Рам

Затрупани от информация

• Загуба на време• Загуба на важна

информация• Прекъсване на

важна комуникация• Загуба на бизнес

Къде е проблемът?

• По-добра организация

• По-малко поща• Култура на

общуването• Борба със СПАМ

Какво може да се направи?

Организация

Какво е Inbox Zero?

Дисциплина

Merlin Mann

Кой го е измислил?

Връзки:• http://www.43folders.com/izero• http://lifehacker.com/software/

email/merlin-mann-presents-inbox-zero-282544.php

• http://www.slideshare.net/merlinmann/inbox-zero-actionbased-email

• Времето и вниманието ни са ограничени и незаменими

• Изискванията към нас са безкрайни

• Всяко съобщение води до действие

• Ние трябва да можем да управляваме действията си

Основни принципи

Организация• Папки

Как се постига Inbox Zero?Дисциплина• Обработка

(Processing)

• Задачи (To do)

• Чакащи (Waiting)

• Друг път (Later)

• Архив / 2009

Организация на папките

• Изтриване / Архивиране• Делегиране / Прехвърляне• Отговор• Отлагане• Действие

Организация на процеса

• Разкарайте всичко ненужно и неважноИзтриване

• Не изпитвайте угризения– Информацията

остарява бързо– Всичко важно може да

бъде намерено в интернет

– Пазете изтритите писма в кошчето

Архивиране• Архивирайте

само най-ценното

• Избягвайте сложните класификации– По години– По проекти

• Използвайте една папка и търсете в нея

• Делегирайте максимално!– Ако друг се нуждае

от информацията повече

– Ако друг би свършил работата по-добре

• Бъдете проактивни– Проследете задачата– Поставете писмото в

папка “Чакащи”

Делегиране

• Ако можете да отговорите веднага – направете го– Веднага: < 2 минути

• Пишете кратко• Изтрийте оригинала

– Той обикновено се включва в изпратеното писмо

Отговор

Отлагане

• Свобода на процедиране– Папка “Задачи”– Папка “Чакащи”– Органайзер

• Важно е да се проверяват редовно

• Ако можете – свършете го веднага– Веднага: < 2 минути

• Ако не можете – поставете задачата другаде– Календар, To-do list

• Изтрийте оригинала

Действие

• Обработвайте всички съобщения до изпразване на Inbox

• Изключете автоматичната проверка и нотификациите

• Изберете си определено време за проверка (2-3 пъти дневно)

• Използвайте филтри

Успешни практики

• Клиентите очакват отговор веднага?

• Колегите ни изпращат много писма?

• Компютърни системи ни заливат с писма?

• Сме били в отпуск и сме натрупали много непрочетена поща?

Какво да правим, когато...