Организиране на електронната поща за по-висока...
DESCRIPTION
Как да подобрим своята продуктивност в работата чрез ефективно управление на електронната поща? Методът "Inbox zero" - едно - успешен начин за справяне с имейлите, които ни затрупват.TRANSCRIPT
Организиране на електронната поща
за по-висока продуктивност Методът Inbox Zero
Майк Рам
Затрупани от информация
• Загуба на време• Загуба на важна
информация• Прекъсване на
важна комуникация• Загуба на бизнес
Къде е проблемът?
• По-добра организация
• По-малко поща• Култура на
общуването• Борба със СПАМ
Какво може да се направи?
Организация
Какво е Inbox Zero?
Дисциплина
Merlin Mann
Кой го е измислил?
Връзки:• http://www.43folders.com/izero• http://lifehacker.com/software/
email/merlin-mann-presents-inbox-zero-282544.php
• http://www.slideshare.net/merlinmann/inbox-zero-actionbased-email
• Времето и вниманието ни са ограничени и незаменими
• Изискванията към нас са безкрайни
• Всяко съобщение води до действие
• Ние трябва да можем да управляваме действията си
Основни принципи
Организация• Папки
Как се постига Inbox Zero?Дисциплина• Обработка
(Processing)
• Задачи (To do)
• Чакащи (Waiting)
• Друг път (Later)
• Архив / 2009
Организация на папките
• Изтриване / Архивиране• Делегиране / Прехвърляне• Отговор• Отлагане• Действие
Организация на процеса
• Разкарайте всичко ненужно и неважноИзтриване
• Не изпитвайте угризения– Информацията
остарява бързо– Всичко важно може да
бъде намерено в интернет
– Пазете изтритите писма в кошчето
Архивиране• Архивирайте
само най-ценното
• Избягвайте сложните класификации– По години– По проекти
• Използвайте една папка и търсете в нея
• Делегирайте максимално!– Ако друг се нуждае
от информацията повече
– Ако друг би свършил работата по-добре
• Бъдете проактивни– Проследете задачата– Поставете писмото в
папка “Чакащи”
Делегиране
• Ако можете да отговорите веднага – направете го– Веднага: < 2 минути
• Пишете кратко• Изтрийте оригинала
– Той обикновено се включва в изпратеното писмо
Отговор
Отлагане
• Свобода на процедиране– Папка “Задачи”– Папка “Чакащи”– Органайзер
• Важно е да се проверяват редовно
• Ако можете – свършете го веднага– Веднага: < 2 минути
• Ако не можете – поставете задачата другаде– Календар, To-do list
• Изтрийте оригинала
Действие
• Обработвайте всички съобщения до изпразване на Inbox
• Изключете автоматичната проверка и нотификациите
• Изберете си определено време за проверка (2-3 пъти дневно)
• Използвайте филтри
Успешни практики
• Клиентите очакват отговор веднага?
• Колегите ни изпращат много писма?
• Компютърни системи ни заливат с писма?
• Сме били в отпуск и сме натрупали много непрочетена поща?
Какво да правим, когато...