项目十一 上司外出管理

项目十一 上司外出管理 学习目标

能说出安排上司商务旅行准备工作的内容。能举例说明陪同上司商务旅行的注意事项。能说出外出关于护照办理和签证办理的相关知识。能画出办理护照与签证的工作流程。

知识目标

能制定合理的商务旅行计划和行程安排。能为上司旅行准备必备的随身携带物品及清单。能根据上司要求预订酒、店安排交通。能做好上司旅途中的各项工作。能完成差旅费用的报销

能力目标

学习内容任务一 安排上司本地商务出行

任务二 安排与服务外地商务旅行

思考与感悟

案例：见教材 水丽群在安排上司的旅行时，第一，不了解上司搭乘习惯或

者没征得上司同意，依自己想像安排交通工具，第二，在时间安排上， 9 号休息明显没有必要，增加了成本。第三，陪同旅行时有很多业务不熟悉，有待改正提高。

学习内容任务一 安排上司本地商务出行

理论学习

一、随从或准备上司本地商务出行

本地商务出行，一般指本市或本市周边地区的外出，多为检查工作，洽谈业务或与客户沟通感情。它的特点是：距离短；利用本单位交通工具或市区公共交通；无须带额外的私人物品；准备的材料相对单一。

理论学习

二、上司本地商务出行的准备工作

订计划表

准备资料

准备物品安排车辆

安排酒店

理论学习二、上司本地商务出行的注意事项

1.合理安排时间

2.注意效率

3.突出重点

实训

根据实训任务描述，制订出行计划，列出物品清单。

任务二 安排与服务外地商务旅行

理论知识

一、编制好旅行计划与日程表

二、订票工作

三、订酒店

四、陪同旅行

一、编制旅行计划和日程表

其它事项其它事项往返交通工具交通工具

地点地点时间

目的地、中转地、住宿活动地点以及就餐点

出发、返回、抵离、中转、各项活动旅行期间就餐休息时间

旅行表一式 1 份，一份存档，领导及家属一份

二、订票

订票之前应要明确旅行目的地，根据上司的喜好，选择出行的交通工具。

订票之前应要明确旅行目的地，根据上司的喜好，选择出行的交通工具。

还要考虑的因素

旅行目的交通

形式

启程时间 是否中转住地远近 座位等

级

改签时间应及时告之上司

根据上司计划退票或改签

在规定时间内完成

高铁或机票上身份证号

航班号或车次

出发时间与地点 取票、退改票

核查

三、预订酒店宾馆住房

网上在线订 电话预定手机预订

查询地区酒店 -> 确定入住酒店 -> 提交定单 -> 确认回函 -> 预订

成功

酒店的官方网站或专门旅行网查询

流程

方式 途径

打当地的 114 号电话查询询

通过 12306 预订火车票（ http://www.12306.cn/ ）

登录，进入相应网页 注册

通过 12306 预订火车票（ http://www.12306.cn/ ）

选目的地，车次，支付

• 观看 12306 网购票演示

http://video.baomihua.com/url44721876/29303119

通过手机 APP 订票（以携程为例）

通过手机助手安排携程 APP

通过手机 APP 订票（以携程为例）

查询订票

确定随同人员

拟旅行计划

与有关访问单位联系

订酒店车票

自己差旅物品

预支出差费用

办理出国手续（若要）

准备上司所需要的资料

安排前往机场车辆

陪同出差

一、陪同旅行前的工作

二、旅行时工作

做好出差日志记录

安排好住宿与交通工具安排访问、

会谈等活动旅行时工作

保持与本单位的联系

看管行李

收集和保管差旅票据

结束工作

结算酒店住宿

费与伙食费 收拾行李

整理资料 向出差目的单位告别

安排

接站

三、旅行结束时工作

秘书没有陪同出差

结束工作

整理上司带

回来的资料

与物品

代上司整理票据到内务报销

发感谢信 汇报出差期间公司营运情况

写出

差报

告

实训任务

思科公司伍经理等一行 5 人计划 5 月 5 日到深圳参加文化博览会， 5 月 7 日到珠海参加一个文化交流活动，会期一天， 9 日参加广州文化产品推广会， 10 日返回合肥。她还决定利用参加珠海文化交流活动和参加广州文化推广会的间隙，到公司东莞办事处，了解该处今年的计划完成情况。在广州期间伍经理要到花都探访原来的合作伙伴，商谈开发游戏软件的事宜。由于这次去深圳事务较多，伍经理要求秘书古丽雯陪同前往。古丽雯接到任务后很快制订好计划，并积极做好陪同她出差的准备工作，旅程很顺利， 10 日准时返回公司。

思科公司伍经理等一行 5 人计划 5 月 5 日到深圳参加文化博览会， 5 月 7 日到珠海参加一个文化交流活动，会期一天， 9 日参加广州文化产品推广会， 10 日返回合肥。她还决定利用参加珠海文化交流活动和参加广州文化推广会的间隙，到公司东莞办事处，了解该处今年的计划完成情况。在广州期间伍经理要到花都探访原来的合作伙伴，商谈开发游戏软件的事宜。由于这次去深圳事务较多，伍经理要求秘书古丽雯陪同前往。古丽雯接到任务后很快制订好计划，并积极做好陪同她出差的准备工作，旅程很顺利， 10 日准时返回公司。

任务描述

实训

根据任务完成旅行计划表 ,并完成差旅报销单的填写

实训指导

• 了解上司商务旅行的时间地点、商务旅行意图以及随行人员等相关情况。根据上司的要求确定商务旅行时间，确定商务旅行人员名单，制定出商务旅行计划

1. 了解情况

• 商务旅行计划，最好用表格的形式制作，主要包括项目应有：日期、时间、交通工具、到达地点、入住酒店、事项安排、温馨提示等。旅行计划每人一份。

2. 制订计划

• 通过网络或电话了解机票（车、船票）、酒店的相关情况，并提前预订。预订机票需要提供乘坐人的身份证号码。订好机票（车、船票）、酒店后，在商务旅行计划中注明，并通知出行人员

3. 预定机票酒店

通知与总经理商务旅行的相关人员做好商务旅行准备工作。

4. 准备物品与资料

旅行网有哪些？请登录完成实训。

参考旅行计划表（ P141 ）日期 时间 交通

工具入住酒店 事项 地点 用品 温馨提示 其它

7月1 日

9 ： 00-

11 ： 00

飞机 圣廷苑酒店

飞往深圳 红荔路158 号

携带机票与身份证

当地气温30度，有阵雨。

酒店电话：0755-3245×××

14 ： 0-

17 ： 00

步行 考察华强北电子市场

华强北路 照相机

7月2 日

全天 出租车 圣廷苑酒店

参加高交会 深圳会展中心（福民路）

名片、相机

阴天 叫车电话：96651

7月3 日

全天 出租车 走访深圳高新区

南山科技园 地图 晴天

7月4 日

9 ： 00-

11 ： 00

广深动车

天河四海酒店

前往广州 天河区东晓路 99 号

携带个人行李

最早一班6 ：30 ，每15分钟一班，

乘站点：深圳罗湖站

14 ： 00-

17 ： 00

出租车 与天都公司谈合作

天河区中山路 5560

号

合作协议书、印章

下午有雨 天都王总电话：13543333×××

7月5 日

9 ： 00-

12 ： 00

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