项目十一 上司外出管理
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学习目标. 能说出安排上司商务旅行准备工作的内容。 能举例说明陪同上司商务旅行的注意事项。 能说出外出关于护照办理和签证办理的相关知识。 能画出办理护照与签证的工作流程。. 知识目标. 项目十一 上司外出管理. 能制定合理的商务旅行计划和行程安排。 能为上司旅行准备必备的随身携带物品及清单。 能根据上司要求预订酒、店安排交通。 能做好上司旅途中的各项工作。 能完成差旅费用的报销. 能力目标. 任务 一 安排 上司本地商务出行. 1. 任务 二 安排 与服务外地商务 旅行. 2. 学习内容. 思考与感悟. 案例 :见教材 - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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项目十一 上司外出管理 学习目标
能说出安排上司商务旅行准备工作的内容。能举例说明陪同上司商务旅行的注意事项。能说出外出关于护照办理和签证办理的相关知识。能画出办理护照与签证的工作流程。
知识目标
能制定合理的商务旅行计划和行程安排。能为上司旅行准备必备的随身携带物品及清单。能根据上司要求预订酒、店安排交通。能做好上司旅途中的各项工作。能完成差旅费用的报销
能力目标
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学习内容任务一 安排上司本地商务出行
任务二 安排与服务外地商务旅行
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思考与感悟
案例:见教材 水丽群在安排上司的旅行时,第一,不了解上司搭乘习惯或
者没征得上司同意,依自己想像安排交通工具,第二,在时间安排上, 9 号休息明显没有必要,增加了成本。第三,陪同旅行时有很多业务不熟悉,有待改正提高。
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学习内容任务一 安排上司本地商务出行
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理论学习
一、随从或准备上司本地商务出行
本地商务出行,一般指本市或本市周边地区的外出,多为检查工作,洽谈业务或与客户沟通感情。它的特点是:距离短;利用本单位交通工具或市区公共交通;无须带额外的私人物品;准备的材料相对单一。
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理论学习
二、上司本地商务出行的准备工作
订计划表
准备资料
准备物品安排车辆
安排酒店
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理论学习二、上司本地商务出行的注意事项
1.合理安排时间
2.注意效率
3.突出重点
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实训
根据实训任务描述,制订出行计划,列出物品清单。
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任务二 安排与服务外地商务旅行
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理论知识
一、编制好旅行计划与日程表
二、订票工作
三、订酒店
四、陪同旅行
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一、编制旅行计划和日程表
其它事项其它事项往返交通工具交通工具
地点地点时间
目的地、中转地、住宿活动地点以及就餐点
出发、返回、抵离、中转、各项活动旅行期间就餐休息时间
旅行表一式 1 份,一份存档,领导及家属一份
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二、订票
订票之前应要明确旅行目的地,根据上司的喜好,选择出行的交通工具。
订票之前应要明确旅行目的地,根据上司的喜好,选择出行的交通工具。
还要考虑的因素
旅行目的交通
形式
启程时间 是否中转住地远近 座位等
级
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改签时间应及时告之上司
根据上司计划退票或改签
在规定时间内完成
高铁或机票上身份证号
航班号或车次
出发时间与地点 取票、退改票
核查
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三、预订酒店宾馆住房
网上在线订 电话预定手机预订
查询地区酒店 -> 确定入住酒店 -> 提交定单 -> 确认回函 -> 预订
成功
酒店的官方网站或专门旅行网查询
流程
方式 途径
打当地的 114 号电话查询询
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通过 12306 预订火车票( http://www.12306.cn/ )
登录,进入相应网页 注册
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通过 12306 预订火车票( http://www.12306.cn/ )
选目的地,车次,支付
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• 观看 12306 网购票演示
http://video.baomihua.com/url44721876/29303119
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通过手机 APP 订票(以携程为例)
通过手机助手安排携程 APP
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通过手机 APP 订票(以携程为例)
查询订票
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确定随同人员
拟旅行计划
与有关访问单位联系
订酒店车票
自己差旅物品
预支出差费用
办理出国手续(若要)
准备上司所需要的资料
安排前往机场车辆
陪同出差
一、陪同旅行前的工作
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二、旅行时工作
做好出差日志记录
安排好住宿与交通工具安排访问、
会谈等活动旅行时工作
保持与本单位的联系
看管行李
收集和保管差旅票据
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结束工作
结算酒店住宿
费与伙食费 收拾行李
整理资料 向出差目的单位告别
安排
接站
三、旅行结束时工作
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秘书没有陪同出差
结束工作
整理上司带
回来的资料
与物品
代上司整理票据到内务报销
发感谢信 汇报出差期间公司营运情况
写出
差报
告
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实训任务
思科公司伍经理等一行 5 人计划 5 月 5 日到深圳参加文化博览会, 5 月 7 日到珠海参加一个文化交流活动,会期一天, 9 日参加广州文化产品推广会, 10 日返回合肥。她还决定利用参加珠海文化交流活动和参加广州文化推广会的间隙,到公司东莞办事处,了解该处今年的计划完成情况。在广州期间伍经理要到花都探访原来的合作伙伴,商谈开发游戏软件的事宜。由于这次去深圳事务较多,伍经理要求秘书古丽雯陪同前往。古丽雯接到任务后很快制订好计划,并积极做好陪同她出差的准备工作,旅程很顺利, 10 日准时返回公司。
思科公司伍经理等一行 5 人计划 5 月 5 日到深圳参加文化博览会, 5 月 7 日到珠海参加一个文化交流活动,会期一天, 9 日参加广州文化产品推广会, 10 日返回合肥。她还决定利用参加珠海文化交流活动和参加广州文化推广会的间隙,到公司东莞办事处,了解该处今年的计划完成情况。在广州期间伍经理要到花都探访原来的合作伙伴,商谈开发游戏软件的事宜。由于这次去深圳事务较多,伍经理要求秘书古丽雯陪同前往。古丽雯接到任务后很快制订好计划,并积极做好陪同她出差的准备工作,旅程很顺利, 10 日准时返回公司。
任务描述
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实训
根据任务完成旅行计划表 ,并完成差旅报销单的填写
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实训指导
• 了解上司商务旅行的时间地点、商务旅行意图以及随行人员等相关情况。根据上司的要求确定商务旅行时间,确定商务旅行人员名单,制定出商务旅行计划
1. 了解情况
• 商务旅行计划,最好用表格的形式制作,主要包括项目应有:日期、时间、交通工具、到达地点、入住酒店、事项安排、温馨提示等。旅行计划每人一份。
2. 制订计划
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• 通过网络或电话了解机票(车、船票)、酒店的相关情况,并提前预订。预订机票需要提供乘坐人的身份证号码。订好机票(车、船票)、酒店后,在商务旅行计划中注明,并通知出行人员
3. 预定机票酒店
通知与总经理商务旅行的相关人员做好商务旅行准备工作。
4. 准备物品与资料
旅行网有哪些?请登录完成实训。
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参考旅行计划表( P141 )日期 时间 交通
工具入住酒店 事项 地点 用品 温馨提示 其它
7月1 日
9 : 00-
11 : 00
飞机 圣廷苑酒店
飞往深圳 红荔路158 号
携带机票与身份证
当地气温30度,有阵雨。
酒店电话:0755-3245×××
14 : 0-
17 : 00
步行 考察华强北电子市场
华强北路 照相机
7月2 日
全天 出租车 圣廷苑酒店
参加高交会 深圳会展中心(福民路)
名片、相机
阴天 叫车电话:96651
7月3 日
全天 出租车 走访深圳高新区
南山科技园 地图 晴天
7月4 日
9 : 00-
11 : 00
广深动车
天河四海酒店
前往广州 天河区东晓路 99 号
携带个人行李
最早一班6 :30 ,每15分钟一班,
乘站点:深圳罗湖站
14 : 00-
17 : 00
出租车 与天都公司谈合作
天河区中山路 5560
号
合作协议书、印章
下午有雨 天都王总电话:13543333×××
7月5 日
9 : 00-
12 : 00
飞机 返回长沙