agilizando pmbok (con agile project management)

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Agilizando el PMBoKgcon Agile Project Management

WEBINAR CONJUNTO - MÉTODOS ÁGILES Y SUS APLICACIONES17 Febrero 2011

Agenda del curso

1. Introducción

2. Principios básicos de los métodos ágilesp g

3. Agile vs. PMBOK mundos separados pero complementarios

4. APMBOK (Agile Project Management)

5. ¿Cómo puedo agilizar lo que ya conozco del PMBOK?

6. ¿Qué puedo empezar a implementar YA?

7. Q&A / Debate

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Un poco de autobombo¿Quién soy?

Rafael Igual• Ingeniero Informático• Executive MBA• PMP Certified• PRINCE2 Certified• SCRUM Manager Certified• Miembro PMI y Vocal Junta Directiva PMI Madridy• 21 años de experiencia en diversos sectores• Emprendedor en consultoría estratégica TI y analista

independiente sobre innovación y transformación denegocios

• Director de proyectos, programas, portfolio y PMOoffice manager

• Asumiendo gran variedad de competencias y rolestécnicos y gerencialesE t lt í i t d ió• Experto en consultoría y asesoramiento en adopción yescalado de metodologías y prácticas agiles (Lean,Scrum, Kanban)

• Formador y mentor de jefes de proyecto, coaching deequipos de alto rendimiento

[email protected]/in/rafaeligualq p

• Consultor de soporte en cambios organizacionales ymodelos de gestión de personas

es.linkedin.com/in/rafaeligualtwitter.com/rafaeligualslideshare.net/rigualv

Un poco de autobombo¿Qué servicios ofrezco?

• Dirección de proyectos y programas (PMI, PRINCE2)• Dirección de PMO y portfolio

1.Formación IT Project & Service Management• Coaching de Equipos: perfeccionamiento de las capacidades del equipo de trabajo y en la adaptación mutua de sus componentes

3.Coaching & Mentoring

• Planificación estratégica y sistemas de control (CMI, A3 Thinking) • Gestión de Servicios TI (ITIL V3, ISO 20000)• Introducción a gestión de proyectos ágiles de

• Mentoring a Jefes de Proyecto: adquirir el conocimiento de la metodología y puesta en práctica• Mentoring y Coaching a Jefes de Proyecto: soporte a control y recuperación de proyectossoftware (Lean, SCRUM, Kanban, XP)

• SCRUM marco ágil para gestión de proyectos• Workshop adopción e integración de SCRUM

soporte a control y recuperación de proyectos

2.Consultoría Project Management 4.Herramientas & Soluciones

• Diagnostico cultura en dirección de proyectos y gestión basada en procesos• Implantación y adaptación de metodologías de gestión de proyectos (clásicas/ágiles)

2.Consultoría Project Management

• Implantación y formación herramientas 2.0• Implantación y formación plataformas Knowledge Management & Social Learning• Implantación y formación herramientas Web-

4.Herramientas & Soluciones

de gestión de proyectos (clásicas/ágiles)• Consultoría en gestión de proyectos: EPM, PPM, PMO, análisis de riesgos, revisión de beneficios, selección de herramientas• Gestión delegada de proyectos, internos o

• Implantación y formación herramientas Web-based Project Management & Social Software• Implantación y formación herramientas de Productividad Personal (Getting Things Done)• Creación y dinamización de Comunidades de g p y ,

externos del cliente (offshore)• Oficina de Proyectos: servicio de soporte para Jefes de Proyectos del cliente

Creación y dinamización de Comunidades de Práctica (CoP)

IntroducciónEntorno de los proyectos de software

Tradicionalmente, los proyectos informáticos se han gestionado siemprede la misma manera: inicio del proyecto, toma de requisitos, análisis,diseño, programación, pruebas, puesta en producción

Para garantizar que a lo largo de este proceso no nos alejamos delobjetivo perseguido por el cliente, se genera una cantidad ingente dedocumentación, actas, informes de seguimiento, solicitudes de gestiónde cambios diseños validaciones etcde cambios, diseños, validaciones, etc

Al mismo tiempo, tratamos de acotar el alcance inicial y no desviarnosde él, para evitar que los proyectos se alarguen en tiempo o coste

IntroducciónProyectos de software ¿predecibles?

Chaotic projects

Agile

projectsStructured

projects Agile projects

p j

Fuente: “Strategic Management and Organizational Dynamics “, Ralph Stacey tomado de “Agile Software Development with Scrum”, Ken Schwaber y Mike Beedle.

Introducción Vida cotidiana de un Director de Proyecto

Un cliente pide una propuesta para conseguir un determinado producto de software.El cliente tiene una idea aproximada de lo que quiere, que intenta transmitirte. Conesta borrosa información realizas una estimación de tiempo y coste, que acuerdas conel cliente: “Esto lo tendrás en 12 semanas por 100.000€”.

A ver si os suena esto:

• La primera fase del proyecto es la toma detallada de requisitos. Comienzan aaparecer requisitos que nunca imaginasteaparecer requisitos que nunca imaginaste.

• Como el plazo y coste están cerrados, te agarras a la respuesta tradicional: “estoestá fuera del alcance”.

• El cliente se incomoda… te presiona para que aceptes. Tu superior y equipo tepresionan para que NO aceptes.

• A lo largo del proyecto, surgen nuevas necesidades no contempladas inicialmente:lo la go del p oyecto, su ge uevas eces dades o co te pladas c al e te:funcionalidades muy deseables en las que nadie pensó, integraciones convenientescon otros sistemas, ideas brillantes del propio equipo de desarrollo…

• A todo decimos que NO para no desviarnos del alcance inicial.

La realidad es dura, pero ¿cómo sobrevivir? …

Introducción Vida cotidiana de un Director de Proyecto

Al cabo de 12 semanas el producto está terminado. El cliente lo ve por primeravez, y descubre que:

• No es eso “exactamente” lo que él tenía en la cabeza Quizá no lo• No es eso exactamente lo que él tenía en la cabeza. Quizá no lotransmitió bien o no le entendiste

• El producto carece de funcionalidades muy importantes que surgieronposteriormente al cierre del alcance, y no pudieron incorporarse

• El producto tiene ciertas funcionalidades que no resultan muy útiles, o queí

p q y qpodrían haberse definido mejor

• ¿Y ahora cómo le cuento yo esto a mi Jefe?

Por tanto, los 100.000€ no se han empleado de la mejor manera posible. Y ahoraes cuando le pides otros 50 000€ para lanzar la Fase II e incorporar todo lo que sees cuando le pides otros 50.000€ para lanzar la Fase II, e incorporar todo lo que sequedó por el camino…

El cliente… ¿Te va a volver a contratar? Probablemente sí, porque así es como todo el mundo hace las cosas. ¿No?

A t t lt t bi t lt d d Ante entornos altamente cambiantes y con alto grado de incertidumbre, flexibilidad y agilidad como respuesta

IntroducciónPrincipales causas de fracaso en los proyectos

Ratio proyectos de exito

Ratio proyectos proyectos fallidos

Sobrecostes

Retrasos

Fuente: Standish Group

Introducción¿Por qué tengo que cambiar y ser mas ágil?

“Locura: Hacer lo mismo que la

vez anterior vez anterior, pero esperar

lt d resultados diferentes.”atribuida a Albert Einstein


ResultadoEl trabajo del gestor no es hacer los deberesVicios de la gestión formal Vicios de la gestión formal “gestionar no es controlar”La cultura del cumplimiento es contagiosag

Principios básicos de los métodos ágilesFundamentos

Agile supone un cambio radical de enfoque, pasando de controlar a facilitar, de dirigir a realizar “coaching”, que , g g , qacepta que:

… el problema no puede ser totalmente p pdefinido o comprendido desde el principio

… hay que maximizar la habilidad del equipo para adaptarse lo más rápidamente posiblepara adaptarse lo más rápidamente posible

… el cliente NO es el enemigo

la mejor comunicación es la comunicación… la mejor comunicación es la comunicacióncara a cara

… el software en funcionamiento es la i i l did d principal medida de progreso

Principios básicos de los métodos ágiles¿Alguien lo pone en practica?

Media y telecos

Software y Hardware

Internet

ERP

Banca eBanca e Inversión

Sanidad y Salud

Defensa y aeroespacial

Juegos

Principios básicos de los métodos ágilesManifiesto ágil (www.agilemanifesto.org)

Principios básicos de los métodos ágilesLean Thinking

1. Respetar a las personas, porque el equipo es quien conoce cómo mejorar el proceso en que trabaja.

2 Eli i l d di i d l d 2. Eliminar los desperdicios que se producen en el proceso, todo aquello que no produce valor añadido en el producto.

3. Aplazar el compromiso, retardar las decisiones hasta que se p p , qdisponga de toda la información o no se pueda esperar más.

4. Crear conocimiento, tener feedback regular con el cliente para alinearse con sus expectativas alinearse con sus expectativas.

5. Hacer entregas rápidas, para permitir que el cliente pueda aprovechar antes los beneficios que le aporta el proyecto.

6. Desarrollar con calidad interna, de manera que el producto pueda ir creciendo con una velocidad sostenida.

7 O ti i l t t lid d d l j l d 7. Optimizar la totalidad del proceso, mejorar el proceso de creación del producto, desde la idea hasta su entrega.

Principios básicos de los métodos ágilesSCRUM

SCRUM no define procesos y técnicas para desarrollar productos, sino que es un framework (esqueleto) que sienta unas bases en las cuales enmarcar procesos y técnicas de desarrollo concretastécnicas de desarrollo concretas.

SCRUM…

• Está basado en la teoría de control de procesos

S b 3 i i i

Está basado en la teoría de control de procesos empíricos

• Es iterativo e incremental• Optimiza la predictibilidad y control de riesgos

Se basa en 3 principios:

• Transparencia: Todos los aspectos que influencian el resultado deben de ser visibles al cliente.

I ió T d l t d l d b d i i d • Inspección: Todos los aspectos del proceso deben de ser inspeccionados frecuentemente para detectar variaciones inaceptables en el mismo o en el producto resultante.

• Adaptación: Si se detectan variaciones inaceptables, se deben tomar medidas para d t di h di h lt dadaptar dichos procesos o dicho resultado.

Principios básicos de los métodos ágilesEntrega continua de valor al cliente

Ciclo de vida del Producto

T t l t f i lTotalmente funcionalSiempre operativo

Funcionalidades incrementales

SCRUM Framework¿Quién forma parte de un proyecto ágil?

¿Quiénes son los cerdos? Los que se están “jugando el jamón”…El TEl TeamEl Scrum MasterEl Product Owner

¿Quiénes son las gallinas? Los que pueden “contribuir con un huevo”…Usuarios (key user)Negocio (business analyst)Cualquier tipo de “stakeholder”

Las opiniones de las gallinas serán bienvenidas, pueden contribuir con suexperiencia… pero nunca intervenir en el trabajo del equipo.

SCRUM FrameworkCiclo básico proceso Scrum

Scrum diario

Product Owner Team Product Owner

Sprint de 2‐4 semanas

(24 horas)

Sprints Review & retrospective

Planning meeting

Backlog del sprint

Backlog del producto

Incremento del producto con calidad

d tiproductiva

Mundos separados pero complementariosAgile vs. PMBOK (diferencias y similitudes)

La esencia de ProjectProject

Management?g

Coste TiempoCoste TiempoAlcance Calidad

RiesgoRiesgo

Mundos separados pero complementariosAgile vs. PMBOK (diferencias y similitudes)

Gestión de la incertidumbre

vs.vs.Gestión por

incertidumbreincertidumbre

Mundos separados pero complementariosAgile WBS (equivalencia)

Timeboxing

Duración fija

Sin solapamiento

Duración fija

Sin solapamiento

No aplazable

Mundos separados pero complementarios¿Agile + PMBOK?

Initiate Plan ExecuteMonitor & Control

Close

ConstructionElabInc. Trans.

Elab.

I0I1‐N

IH

Mundos separados pero complementariosAgile + PMBOK (Agile Project Management)

Equipos pequeños (5–9 personas)Localizados - Multidisciplinares

Auto-organizados - Full timeResponsabiliad colectiva - Productividad

Agile Project Management¿Cómo puedo agilizar lo que ya conozco del PMBOK?

Gestión del tiempo

Definición de la actividadSecuencia de la actividadEstimación de tiemposDesarrollo de la agendaControl de la agenda

Iteraciones de tiempo prefijado (TimeBox)Iteraciones de tiempo constante

Siempre a tiempoó S óPriorización en vez de Secuenciación

Eliminar/Reducir DependenciasE bl d A i id dEntregables en vez de Actividades


Gestión de costes

Plan de recursosEstimación de costesEstimación de costesPresupuestoControl de costes

Coste = tamaño X duracionCoste = tamaño X duracion Equipo durante un determinado tiempo


Gestión del alcance

InicioPlanificación del alcancePlanificación del alcanceDefinición del alcanceVerificación del alcanceControl de cambio del alcance

Feedback frecuente con el clienteFeedback frecuente con el clienteDejar margen para la negociación

Aceptar el cambio de forma constanteAceptar el cambio de forma constantePriorización por valor negocio/coste (ROI)

Planificación evolutiva (Rolling Wave)Planificación evolutiva (Rolling Wave)


Gestión de riesgos

Plan de riesgosIdentificación de riesgosAnálisis c antitati o de riesgosAnálisis cuantitativo de riesgosAnálisis cualitativo de riesgosPlan de exposición de riesgosMonitorización y control de ries.

Gestión de riesgos implícitaRiesgos de valor negocio y técnicosg g y

Entregas/Revisiones frecuentesVisibilidad continua


Gestión de la calidad

Plan de calidadAseguramiento de la calidadControl de calidad

Calidad implícita desde el momento ceroVerificación continuaIntegración continua

Retrospectivasp


ComunicaciónGestión de la comunicación

Plan de comunicacionesDistrib ción de la informaciónComunicación Distribución de la informaciónInformes de eficienciaCierre administrativo

Lugar Común / CompartidoLugar Común / CompartidoSprint Planning Meeting

RetrospectivasRetrospectivasDaily Standup Meetings

Radiadores de información / Gestión VisualRadiadores de información / Gestión Visual


IntegraciónGestión de la integración

Desarrollo del plan de proyectoIntegración p p yEjecución del plan de proyectoControl integrado del cambio

Validar vision y project charterAgiliza plan y enfoque de proyectog p y q p y

Responsabilidad individualControl del cambio integradog


ComprasGestión de compras

Plan de necesidadesPlan de comprasComprasCompras ComprasSelección de proveedoresContratación administrativaCierre de contrato

Elabora contratos para soportar cambiosElabora contratos para soportar cambiosConstruye relaciones de confianza

Crea acuerdos “win win”Crea acuerdos “win-win”Enfoque de contrato adaptable y flexible

Permite la cancelación tempranaPermite la cancelación temprana


RRHHGestión recursos humanos

Plan de organizaciónRRHH Incorporación de personasDesarrollo del equipo

Equipos auto organizadosEquipos auto-organizadosIndividuos comprometidos y responsables

Performance de equipoPerformance de equipoPersonas motivadas

Eliminar impedimentosEliminar impedimentos

EmpowermentEmpowerment

S lf O i iSelf‐OrganizationTrust IndividualsTrust Individuals

AccountabilityAccountabilityAgile Project Management ... More Fun, Happy Teams!

picture by woodleywonderworks

In the end..Se hace camino al andar¿Qué puedo empezar a implementar YA?

Cambio culturalResponsabilidad colectivaResponsabilidad colectiva

Adaptación permanenteC i ióComunicación cara a cara

Mejora continua (ciclo deming)Enfoque servicial y colaborativo

Visibilidad de los problemaspSimplificar la complejidadGestión visual compartidaGestión visual compartida

Preguntas / Coloquio / Chat

“… Science never solved one problem pwithout creating ten more …”

Rafael IgualConsultant|Trainer|Coach

34 649 996 451+34 649 996 [email protected]

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