activiodades de comunicacion
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S.E.P D.G.T.I S.E.I.T
INSTITUTO TECNOLOGICO
DE TUXTEPEC
CATEDRATICA
GUADALUPE SOLEDAD CANSECO CORTES
ALUMNO
CARLOS ENRIQUE OJEDA OJEDA
ESPECIALIDAD
LIC. ADMINISTRACION
SEMESTRE
3ro.
TEMA.
ACTIVIDADES DE LA 2da. UNIDAD
FECHA DE ENTREGA
5 DE NOVIEMBRE 2010
SAN JUAN BAUTISTA TUXTEPEC OAXACA
ACT.1. HACER UNA LISTA DE IDEAS PRINCIPALES DE CADA SUBTEMA.
2.1 CONCEPTOS Y CAMPOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.
Disciplina
Conocimientos
Análisis
Diagnostico
Organización
Perfeccionamiento
Miembros
Identidad
Desempeño
Actividades dinámicas
Estructura
Creación
Intercambio
Procesos
Almacenamiento de mensajes
Transmisión de información
Información
Comunicación organizacional
Comunicación empresarial
Comunicación institucional
Comunicación organizativa
Comunicación corporativa
Aptitudes
Conductas
Comunicación
2.2 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FORMAL
Descendentes
Funciones principales
Coordinar
Informar
Motivar
Controlar
Ascendente
Mensaje
Evaluar
Informar
Sugerir
Horizontal
Intercambio
Coordinación
Apoyo
COMUNICACIÓN FORMAL
Comunicación verbal
Comunicación escrita
Actas e informes
Manuales
Cursos de documentos
CUMUNICACION ORGANIZACIONAL INFORMAL
Forma positiva
Ayuda a la cohesión del grupo
Dar retroinformación
Forma negativa
Rumores o chismes
Productividad
COMUNICACIÓN INFORMAL
Fuentes de la organización
El rumor
Camarillas
TIPOS DE COMUNICACIÓN
Vertical
horizontal
2.2.1 TIPOS DE REDES
Instrucciones y ordenes
Ordenes generales
Ordenes específicos
Ordenes verbales
Ordenes escritas
Emisión de ordenes
En cuanto a la extensión
En cuanto a la forma
Canales y medios
Solicitar
Recibir teléfono, correo, computadora y mensajería
Enviar
Redes de comunicación
Formales
Informales
Supervivencia
Autorrealización
Estimación
Seguridad
Creación de seguridad
Amor (afecto)
Reducción de la ansiedad
Tipos de redes
Cadena
Circulo
Estrella
Rueda
Todos los canales
2.3 FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
Mantener la coordinación
Perspectiva sistemática
Alcanzar características esenciales
Trabajo en equipo
Contribuirán a logros
Pensamiento estratégico
Difusión
Aceptación
Factor de integración
Desarrollo personal
Búsqueda de la calidad total
2.4 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
Apoyar estructuralmente el proyecto
Factor estratégico
Quien lo ejecute
Lo diseñe
Lo planifique
Interdependientes
Complementarias
Sentimiento de pertenencia
Si estamos en un entorno económico
Adaptación a las condiciones del mercado
A la nueva economía
Marcados por las nuevas tecnologías
Adaptar a la organización a los cambios
Instrucciones para los empleados
Normas de la empresa
2.5 COMUNICACIÓN EXTRENA
Es la transmisión
Recepción de datos
Pautas
Imágenes
Para poder definir su estrategia
Sus políticas
Dinámica interna
Acción objetiva sobre el medio social
Comunicarnos continuamente con los clientes
Con los proveedores
Los propios empleados
Intermediarios
Ella dice de sí mismo
Sus productos o servicios
Su eficacia
Su forma de trabajar
La amabilidad de sus vendedores
Líderes de opinión
Gozan de recuperación
Reconocimiento
Mediante la experiencia personal
2.6 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA
Con clientes
Con proveedores
Intermediarios
Competencia
Medios de comunicación
Público en general
Departamentos de relaciones publicas
Prensa
Investigación de mercado
Comunicación corporativa
Funciones de comunicación externa
Sentimiento de pertenencia
Relaciones laborales
Transmiten una imagen positiva
Importante
Recuperada
2.7 BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGACIONAL
Marco de referencia
Atención selectiva
Juicios de valor
Filtración
Lenguaje de grupo
Diferencias de estatus
Comportamiento proxemico
Presiones de tiempo
Excesos de comunicación
Diferencias de lenguaje
Ruido
Emotividad
Comunicación verbal y no verbal incongruentes
Desconfianza
Tipos de barreras
Barreras en las fuentes
Barreras en la transmisión
Barreras en el receptor
Barreras de la retroalimentación
Superación de las barreras
En un proceso de dos etapas
De precepción de diferentes
De las diferencias de lenguaje
Del ruido
De la emotividad
De las comunicaciones verbales y no verbales
De la desconfianza
Comportamientos defensivos
Evaluación – descripción
Control – orientación del problema
Estrategias – espontaneidad
Neutralidad – empatía
Superioridad – igualdad
Certidumbre- provisionalísimo
ACT.2. HACER MAPAS CONCEPTUALES POR CADA SUBTEMA.
2.1 Concepto y campo de la comunicación organizacional
DISIPLINA
CONOCIMIENTOS
ANALISIS
DIAGNOSTICO
ALMACENAMIENTO DE MESAJES
PROCESOS
INTERCAMBIO
ORGANIZACION
PERFECCIONAMIENTOCREACION
MIEMBROS
ACTIVIDADES DINAMICAS
IDENTIDAD
DESEMPEÑO
TRANSMICION DE INFORMACION
INFORMACION
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA
COMUNICACIÓN CORPORATIVA
APTITUDES
CONDUCTAS
COMUNUICACION
2.2 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FORMAL
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INFORMAL
DESCENDENTE
ASCENDENTE
HORIZONTAL
FUNCIONES PRINCIPALES
COORDINAR
MOTIVAR
INFORMAR
CONTROLAR
MENSAJE
EVALUAR
INFORMAR
SIGERIR
INTERCAMBIO
COORDINACIONAPOYO
FROMA POSITIVA
FORMA NEGATIVA
AYUDA A LA COHESION DEL GRUPO
DAR RETROALIMENTACION
RUMORES O CHISMES
PRUDUCTIVIDAD
2.2.1 TIPOS DE REDES
INSTRUCCIONES Y ÓRDENES
EMISION DE ÓRDENES
CANALES Y MEDIOS
TIPOS DE REDSES
REDES DE COMUNICACION
ORDENES GENERALES
ORDENES ESPECIFICOS
ORDENES VERBALES
ORDENES ESCRITAS
ES CUANTO A LA ECTENCION
EN CUANTO A LA FORMA
SOLICITA
RECIBIR
ENVIAR
TELEFONO CORREO COMPUTAADORA MENSAJERI
FORMALES
INFORMALES
SUPERVIVENCIA
AUTORREALIZACIO
ESTIMACION
SEGURIDAD
CREACION DE SEGURIDAD
AMOR (AFECTO)
RUDUCCION DE LA ANSIEDAD
CADENA
CIRCULO
ESTRELLA
RUED
TODOS LOS CANALES
2.3 FLUJO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
MANTENER LA COORDINACION
PERPECTIVA SISTEMATICA
ALCANZAR CARACTERISTICAS ESENCIALES
TRABAJO EN EQUIPO
CONTRIBUIRAN EN LOGROS
PENSAMIENTO ESTRATEGICO
DIFUCION
ACEPTACION
FACTOR DE INTEGRACION
BUSQUEDA DE LA CALIDAD
DESARROLLO PERSONAL
2.4 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
APOYO ESTRUCTURALMENTE AL PROYECTO
FACTOR ESTRATEGICO
QUIEN LO EJECUTO
LO DISEÑE
LO PLANIFIQUE
INTERDEPENDIENTES
COMPLEMENTARIAS
SENTIMIENTOS DE PERTENENCIA
SI ESTAMOS EN UN ENTORNO ECONOMICO
ADAPTACION A LAS CONDICIONES DEL MERCADO
A LA NUEVA TECNOLOGIA
MARCADOS POR LAS NUEVAS TECNOLOGIAS
ADAPTACION A LA ORGANIZACIÓN A LOS
INSTRUCCIONES PARA LOS EMPLEADOS
NORMAS DE LA EMPRESA
ES LA TRANSMISION
RECEPCION DE DATOS
PAUTAS
IMAGENES
PARA PODER DEFINIR SU ESTRATEGIA
SUS POLITICAS
DINAMICA INTERNA
ACCION OBJETIVA SOBRE EL MEDIO SOCIAL
COMUNICACIÓN CONTINUA CON LOS CLIENTES
CON LOS PROVEEDORES
CON LOS PROPIOS EMPLEADOS
INTERMEDIARIOS
ELLA DICE DE SI MISMO
SUS PRODUCTOS O SERVICIOS
SU EFICACIA
SU FORMA DE TRABAJO
LA AMABILIDAD DE SUS VENDEDORES
LIDERES DE OPINION
GOZAR DE RECUPERECION
RECONOCIMIENTO
MEDIANTE LA EXPERIENCIA PERSONAL
2.5 COMUNICACIÓN ESTERNA
2.6 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA
CON LOS CLIENTESCON LOS PROVEEDORES
INTERMEDIARIO
COMPETENCIA
MEDIIOS DE COMUNICACION
PUBLICOS EN GENERAL
DEPERTAMENTOS DE RELACIONES PÚBLICAS
PRENSA
INVESTIGACION DE MERCADO
COMUNICACIÓN CORPORATIVA
SENTIMIENTOS DE PERTENENCIA
FUNCIONES DE COMUNICACIÓN EXTERNA
RELACIONES
RECUPERADA
TRANSMITEN UNA IMAGEN POSITIVA
IMPORTANTES
2.7 BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL
MARDO DE REFERENCIA
ATENCION SELECTIVA
JUICIOS DE VALOR
FILTRACION
LENGUAJE DE GRUPO
DIFERENCIA DE ESTATUS
COMPORTAMIENTO PROXEMICO
PRESIONES DE TIEMPO
EXCESOS DE COMUNICACION
DIFERENCIA DE LENGUAJE
RUIDO
EMOTIVIDAD
COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL INCONGRUENTES
DESCONFIANZA
TIPOS DE BARRERAS
EN LAS FUENTES
EN LA TRANSMISION
EN EL RECEPTOR
DE LA RETROALIMENTACION
SUPERACION DE LAS BARRERAS EN UN PROCESO DE DOS ETAPAS
DE PRECEPCION DE DIFERENTAS
DE LAS DIFERENCIAS DE LENGUAJE
DEL RUIDO
DE LA EMOTIVIDAD
DE LA COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL
DE LA DE3SCONFIANZA
COMPORTAMIENTOS DEFENCIVOS
EVALUACION - DESCRIPCION
CONTROL- ORIENTACION DEL PROBLEMA
ESTRATEGIAS - ESPENTANIEDAD
NEUTRALIDAD - EMPATIA
SUPERIORIDAD - IGUALDAD
CERTIDUMBRE - PROVISIONALISIMO
ACT. 3. RESUMEN DE TODA LA UNIDAD II. LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
2.1 CONCEPTO Y CAMPO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
El estudio de la comunicación organizacional puede ubicarse en el campo universal de las ciencias sociales alrededor de hace tres décadas.
La comunicación organizacional se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. No obstante se debe considerar que esta estructura no es estática sino cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización, por lo tanto, la comunicación se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinados de actividades interrelacionadas. La mayor parte de esta teoría establece principios claros acerca de la comunicación en las organizaciones o hacen suposiciones implícitas acerca del rol de la comunicación de las organizaciones “eficiente”.
La comunicación se ha entendido frecuentemente en las empresas como una mera “transmisión de información” de los directivos de los trabajadores, o como un asunto personal entre los diversos niveles jerárquicos o como una herramienta de “quita y pon” que únicamente se utiliza cuando existe en conflicto.
Sin embargo, la comunicación debe ser una labor engarzada en toda una política de empresa, una labor que requiere una metodología, una organización y una estrategia. Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustente las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un archivo que hay que gestionar.
Y mientras que estas empresas se concede un valor creciente a la comunicación considerándola un factor diferencial que repercute en su imagen, en su productividad y en su calidad de vida laboral. La complejidad del fenómeno comunicativo requiere en márcalo en relaciones interactivas y dinámicas.
2.2 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL
Es la idea de que tanto el individuo como la institución necesitan organizarse y comunicarse, es de gran aceptación. Es hacer énfasis en que una organización moderna constituye ante todo una composición social de seres humanos, y por tratarse de seres humanos el factor esencial de la conducta de una organización es la comunicación de todas las direcciones y en todos los niveles; es decir, a la línea de personas a través de las cuales pasan los mensajes, y la utilización de la tecnología.
Entonces establecemos que los flujos de comunicación se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y que representa en si la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación; lo cual puede ayudar a elevar la del proceso de las comunicaciones; es decir, que se logre transmitir efectivamente un mensaje.
La buena comunicación tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organización o grupo y se refiere a la transmisión y comprensión de significados. El flujo de mensajes entre las personas sigue un camino denominado RED de comunicaciones. La dirección de la red ha sido tradicionalmente dividida en comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales, dependiendo de quién lo inicia el mensaje y quien lo recibe. Existen y coexisten paralelamente redes formales e informales, por estas circulan sobre todos rumores e información oficina.
Así mismo, cuando hablamos flujos de comunicación, nos referimos a los procesos de comunicación que se lleva a cabo al interior de la organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y estos pueden ser de la siguiente manera:
A) DESCENDENTE: teniendo como funciones principales, las de coordinar, informal, motivar y controlar.
B) ASCENDENTE: dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la recepción del mensaje, evaluar, informar y sugerir.
C) HORIZONTAL (hay autores que la llaman lateral): aquí la función primordial es la de intercambio, coordinación y apoyo entra las personas de la misma posición jerárquica.
La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite en sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando facilita decisiones, ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesita las personas y los grupos para tomar decisiones.
Podemos considerar que cualquier intercambio de comunicación en una organización o grupos cumple con una o varias de estas cuatro funciones. De acuerdo con GIBSON Y DENELLY (1999) se estima que las organizaciones estadunidenses general 33 millones de rumores al año. Estos autores presentan la siguiente tipología:
A. CASTILLO EN EL AIRE: rumores anticipatorias a una situación de la empresa.
B. CONDUCTORES DE CUÑA: son los más dañinos y suelen difundir rumores como: “Mary logro el ascenso, porque se acostó con el jefe”, “Antonio tiene SIDA”. Este tipo de rumores son muy dañinos y destruyen lealtades.
C. DE RECTA FINAL: Suelen anticiparse a una situación final. Por ejemplo: la empresa se fusionara, habrá cambios de jefe, maría cambiara de empleo, etc.
A continuación presentamos una investigación realizada a una empresa textilera chino-mexicano, en donde podemos observar las distintas formas de comunicación y como el grupo informal actúa como elementos fundamental en la cohesión grupal, identidad y apoyo en solución de conflictos.
Dicho de otra forma, la comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FORMAL.
Entre los medios de comunicación más conocidos a nivel de las empresas esta el memorándum, correspondencia escrita, entre departamentos. La considerada comunicación formal en las organizaciones tiene direccionalidad, lo cual indica la relevancia o intencionalidad de la misma y se han clasificado en:
COMUNICACIÓN DESCENDENTE (de la dirección o gerencia hacia el personal)
COMUNICACIÓN ASCENDENTE (del personal hacia la dirección, gerencia personal de la empresa)
COMUNICACIÓN HORIZONTAL (entre el personal de igual jerarquía, entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan)
COMUNICACIOON ORGANIZACIONAL INFORMAL.
Este estilo de relaciones está basado en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas. La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a la empresa según como se emplee.
De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado.
De forma negativa, el rumor o chime, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organización.
COMUNICACIÓN FORMAL.
Una comunicación es formal cuando se relaciona con la organización. Se han colaborado canales formales para que la organización este funcionado.
1. Comunicación verbal (tramo corto), los filtros formales son por ejemplo una secretaria.
2. Comunicación escrita.los memorándum se utilizan para transmitir información breve y concisa.
3. Actas e informes. Formalidades. Los informes contiene información estandarizada y preestablecida.
4. Manuales. Estos establecen los procedimientos en la organización ante una determinada situación
5. Curso de documentos. Se le conoce también como expediente.
COMUNICACIÓN INFORMAL.
1. Fuera de la organización. Pero se da con personas pertenecientes a la misma que tiene una relación fuera.
2. El rumor. Es aquel que se pasa de boca en boca entre la gente.
3. Camarillas.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
Vertical: cuando se da del jefe a sus subordinados
Horizontal: entre el mismo personal.
2.2.1 TIPOS DE REDES. (REDES DE COMUNICACIÓN, CANALES Y MEDIOS)
Para dirigir, un administrador para cualquier nivel que este situado, debe dar órdenes o instrucciones, de comunicación, de motivación, de liderazgo y de coordinación, que son los principales componentes de la organización para dirigir.
INSTRUCCIONES Y ÓRDENES
A. ORDENES GENERALES. Son aquellas destinadas a todas las personas de la empresa.
B. ORDENES ESPECÍFICAS. Son aquellas destinadas a determinadas personas constituyen obligaciones de alguna persona relacionada con un servicio a organismos de la empresa.
C. ORDENES VERBALES. Son aquellas transmitidas a viva voz.
D. ORDENES ESCRITAS. Son aquellas transmitidas mediante alguna carta o documento.
CANALES Y MEDIOS
Los medios y canales de los que se dispone en una empresa para solicitar, recibir y enviar información son básicamente el teléfono, el fax, la mensajería y el computador. Cada una de estos medios o canales ofrece una serie de ventajas.
TELEFONO/ FAX
Es muy importante dispones de una lista telefónica de elaboración propia con todos los teléfonos y fax de interés para la empresa: clientes, fabricantes, distribuidores, centros de información, de documentación, librerías, información telefónica y asociaciones del sector.
CORREO
Si la información no es urgente, o si se quiere obtener por escrito, se puede solicitar por teléfono, por fax, o bien por medio de una carta para que la envíen por correo, como por ejemplo, el solicitar un catalogo de productos con sus características y precios.
COMPUTADOR
La documentación obtenida puede presentarse de varias formas, audiovisual y sonora, utilizada en los disquetes de los computadores y en el CD- ROM.
MENSAJERIA
Para recoger y enviar información escrita, importante, original o urgente, lo mejor es hacerlo a través de mensajeros.
REDES DE COMUNICACIÓN
En este sentido y en general cada uno de los seres humanos, los trabajadores poseen actitudes particulares, emociones y habilidades individuales que aflojan de acuerdo a las circunstancias y herramientas previstas por su medio de acción directa.
Es este sentido, cualquier instituto desarrolla sus procesos comunicativos y comerciales, en un medio ambiente ideado y adecuado especialmente `para estos propósitos, dentro del cual, la comunicación organizacional implica un transcendente proceso de traspaso de mensajes dirigidos con un proceso especifico hacia sus públicos internos.
Es importante destacar, que cuando hablamos de redes de comunicación, nos referimos más que a un traspaso de mensajes, pues este proceso implica además, la transmisión de códigos, gestos y emociones traducibles por los actores .implicados por el acto de comunicarse.
TIPOS DE REDES
a) CADENA: este tipo de red, los miembros se traspasan información mediante la interacción con los integrantes continuos (pares).
b) CIRCULO: este tipo de red, al igual que la anterior, la información se transmite por los pares, con la diferencia que el circulo se logra cerrar.
c) ESTRELLA: en este tipo de red, todos los miembros están en igualdad de condiciones, pero los flujos están cruzados y no existe contacto con los pares.
d) RUEDA: este es un modelo de red altamente centralizado, en el cual un individuo monopoliza la capacidad de comunicación de los flujos comunicacionales.
e) TODOS LOS CANALES: este modelo es el ideal, el de máxima eficiencia y operatividad que se puede dar en una organización.
2.3 FLUJOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
EL VALOR DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
La necesidad de comunicación en una organización se ve reforzada cuando observamos las múltiples ventajas que se derivas de ella, tanto para la organización como para las personas:
Los procesos de comunicación, desde una persona sistemática, permite a la organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su característica esencial.
La comunicación es, además, un instrumento de cambio. El pensamiento estratégico lleva implícito un mensaje de cambio.
Por otro lado, uno de los objetivos que toda organización persigue es que sus trabajadores estén motivados, identificados con los objetivos organizacionales.
Todo ello contribuirá a la mejora de la calidad de vida laboral y de la calidad del producto servicio ofrecido por la organización, al aumento de la productividad y el incremento de la competitividad.
La buena gestión de la comunicación interna debe alcanzar un objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización.
2.4 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
En este sentido, podemos decir que la comunicación interna se convierte en un factor clave en la hora de poder los cimientos para conseguir una solida estructura empresarial, en un elemento transversal para permitir la consecución de la estrategia general de la empresa o institución.
Pero además deberá contar con una dimensión no solo descendente, es decir, de arriba, da la dirección, abajo, al resto de personal de la organización, sino que para su adecuada puesta en marcha la comunicación interna debe tener también una dimensión ascendente y una dimensión transversal, que utilizaran distintas herramientas según la función que persigan.
Cuando hablamos de la aplicación del personal como uno de los objetivos de la comunicación interna nos estamos refiriendo a una situación en la que el trabajador de la organización se encuentra motivado con un sentimiento de pertenencia a este fruto no solo de sus condiciones de trabajo en sentido monetario, horario, etc., sino de su información con respecto a “lo que se cuece” en su trabajo.
También debemos tener en cuenta en este aspecto de ideas básicas como es la de que la información es poder, de manera que ofreciendo información al personal de una organización este se sentirá “poderoso”. Cuando hablamos de cambios de actitudes
como uno de los objetivos de la comunicación interna nos referimos a la información como motor de cambio a la organización.
Por otra parte la comunicación interna puede resultar fundamental en la mejora de la productividad desde los dos puntos de vista.
2.5 COMUNICACIÓN EXTERNA
La comunicación externa es la recepción y transmisión de datos, imágenes, pautas, referidas a la organización y a su contexto. Recibir información sobre las variaciones de la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas, y proyectos sobre su ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Las organizaciones se están comunicando continuamente con los clientes, los proveedores, los propios empleados, los intermediarios, etc.
En cuanto a la información que nos llega a la organización es conveniente diferencias los orígenes de la información o quien la produce, de las fuentes de información y marcos de referencia de los que disponemos o a la que tenemos acceso, y que actúan de filtros de la información.
Por una parte, obtenemos información de los medios de comunicación de masas. Todos estos mensajes que llegan al individuo pueden ser congruente entre sí o no serlo.
Por último, otra fuente de información es el propio contacto con la organización, pues es mediante la experiencia personal las más influyentes.
2.6 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA
La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración.
Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas y prensa, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización.
Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados.
Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia.
2.7 BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Todo factor que impide el intercambio entre el emisor y el receptor es una barrera para la comunicación. Sin importar sus fuentes, las barreras para una buena comunicación dificultan al receptor la comprensión del significado que el emisor desea transmitir con su mensaje.
La comprensión de las características generales de las barreras de comunicación ayuda a los gerentes a mejorar sus propias comunicaciones y resolver los problemas de comunicación con otros.
Las barreras de la comunicación varían en su importancia y en su impenetrabilidad. Las barreras más comunes son:
1. Marco de referencia
2. Atención selectiva
3. Juicios de valor
4. Filtración
5. Lenguaje de grupos
6. Diferencias de estatus
7. Comportamiento proxemico
8. Presiones de tiempo
9. Exceso de comunicaciones
10. Proposiciones deferentes
11. Diferencias de lenguaje
12. Ruido
13. Emotividad
14. Comunicación verbal y no verbal incongruentes
15. Desconfianza
Barreras en la fuente: el emisor codifica o cifra el significado en un mensaje que no transmite con calidad el mensaje deseado.
Barrera en la transmisión: la transmisión es un proceso peligroso, en particular cuando el mensaje debe pasar por intermediarios.
Barreras en el receptor: la conducta del receptor a veces constituye a una amenaza de una buena comunicación.
Barrera en la retroalimentación: no siempre hay retroalimentación en la comunicación. Es un paso adicional que puede o no estar presente en ella.
Evaluación- Descripción: si la actitud, expresión, tono de voz, o elección de la frase por parte del ordenador se interpreta con un juicio o una valoración del, este asumirá una actitud defensiva.
Control- Orientación al problema: las afirmaciones, ordenes o simples observaciones que al perecer tratan de controlar a otro, suponen que el orador tiene mejor juicios y que, por tanto los oyentes son inferiores.
Estrategia- Espontaneidad: si pensamos que alguien esta “jugando” con nosotros y que no actúan de modo espontaneo, nuestra reacción normal es la resistencia.
Neutralidad- Empatía: la comunicación que expresa empatía por el oyente producirá una reacción extremadamente favorable.
Superioridad- Igualdad: se sabe por experiencia, que quienes asumen una actitud de superioridad no consiguen respuesta de cooperación ni amistosa.
Certidumbre- Provisionalísimo: cuando tratamos de impresionar a los otros indicados que conocemos todas las respuestas y que nada nos adaptara de nuestras convicciones, es posible que los oyentes adopten una actitud de enfrentamiento o de nueva información.
ACT.4.EJEMPLOS DE:
ORDENES: A. GeneralesEs un directorio publicado, originado un comandante, y atando sobre todo el personal bajo su comando, el propósito de el cual es hacer cumplir a política o procedimiento único a la situación de su unidad que no se trata de otra manera en regulaciones aplicables del servicio, ley militar, o derecho público.
B. EspecíficosPor esta razón y agregando la gran utilidad que brinda la investigación he encaminado este trabajo con el fin de brindar información sintetizada y generar inquietud no solo al estudiante de pre-grado sino también al lector común y corriente.
C. EscritosConocer los principios básicos de la comunicación escrita y las claves para un estilo breve, claro, correcto y adecuado.Mejorar el nivel gramatical y la corrección lingüística de nuestras composiciones escritas: adecuación, cohesión y gramática. Conocer los errores gramaticales más frecuentes y aprender a evitarlos.
COMUNICACIÓN FORMAL ESCRITA:A. Memorándum
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta.
B. CartaEjemplo de Figuras literarias: CoroEjemplo de Carta con párrafos clasificadosEjemplo de Guión de Adaptación para CortometrajeEjemplo de Carta pedido de materialesEjemplo de Carta en Word
C. Minuta de trabajo ù orden del díaLista de presenteAntecedentes y diseños del sistema de información hidráulicaCatalogo y base central del sistema de información hidráulicaInforme de actividades del sistema de información hidráulicaPropuestas de plan de trabajo anualAsuntos generales
D. Reporte1.- Rango de Fechas: seleccione una fecha de inicio y una fecha de terminación para su reporte.2.- Mostrar Reporte: Usted debe de elegir si su reporte será de un empleado en específico, de un solo departamento o un reporte de Todos los empleados.3.- Tipo de Reporte: A continuación usted debe elegir el tipo de reporte que en este caso podría ser de Asistencia, Retardos, Faltas o Tiempo Extra.4.- Incluir Gráfica: Si se trata de un Reporte de Retardos o Faltas Totalizado y usted eligió la opción de Mostrar el reporte por Empleado o Departamento, entonces el sistema le dará la opción de Incluir los datos del Reporte en una Gráfica que podrá configurar al estilo que usted lo desee, además podrá imprimirla.
E. ActasLa coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.