acta de revisión por la dirección noviembre 2012

ACTAANEXO 1

Código: SI-G-01-F-01

Version: 03

Fecha: 19/10/2011

Bogotá, D.C, día 15 mes Noviembre de 2012 11:30 a 14:30 horas

Lugar: Sede la Giralda

ASISTENTESNo NOMBRE CARGO REPRESENTA1 Gustavo Enrique García Bate Secretario General2 Andrés Mauricio Jiménez Pava Jefe Oficina Asesora de Planeación

3 Claudia Patricia Díaz Profesional Especializado Jefe de la Oficina de Control Interno

4 Edgar Mauricio Gracia Díaz Jefe Oficina de Información Pública5 Liliana García Lizarazo Jefe Oficina Asesora Jurídica6 Alejandra Páez Osorio Subdirectora de Gestión Contractual7 María Fernández Álvarez Subdirectora de Infraestructura8 María Jimena Acosta Subdirectora de Gestión Humana9 María Teresa Pardo Camacho Subdirectora Administrativa y Financiera

10 Andrés Iván Buritica Director de Asuntos Legislativos

11 Martha Cordero ContratistaDirectora de Gobierno y Gestión Territorial

12 Alonso Hurtado Gómez Subdirector de Seguridad y Convivencia

13 Felipe Botero Escobar Asesor Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos

Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos

14 Lucía Bastidas Ubate Directora para la Participación Ciudadana y la Acción Comunal

15 Luz Marina Mena Contratista

Director de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas y Palenqueras

16 Pedro Santiago Posada Director de Asuntos Indígenas Rom y Minorías

17 María Paulina Riveros Dueñas Directora de Derechos Humanos18 Rafael Antonio Torres Martin Director de Consulta Previa

INVITADOS

1 Jacinto Montero Lora Oficina Asesora de PlaneaciónCoordinador Grupo de Mejoramiento Continuo

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Ministerio del Interior República de Colombia

2 Lizbeth Urzola Estrada Oficina Asesora de PlaneaciónGrupo de Mejoramiento Continuo

3 Jhonatan Obregoso Oficina Asesora de PlaneaciónGrupo de Mejoramiento Continuo

4 Andrés Mauricio Pacheco Parra Oficina Asesora de PlaneaciónGrupo de Mejoramiento Continuo

AUSENTES JUSTIFICADO

1 Boris Felipe Zapata Romero Director de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas y Palenqueras SI

2 Sandra Patricia Devia Dirección Gobierno Y gestión territorial SI3 Gloria Inés Muñoz Parada Jefe Oficina Control Interno SI

4 Aníbal Fernández de Soto Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos SI

5 Juan Camilo Restrepo Gómez Viceministro de Relaciones Políticas SIORDEN DEL DIA

1. Importancia de la Revisión Por la Dirección2. Política de calidad y estado de los objetivos de calidad.3. Resultados de auditorías y Estado de las acciones correctivas y preventivas.4. Retroalimentación del cliente.5. Desempeño de los procesos (Indicadores de Gestión). 6. Conformidad del producto y servicio. 7. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad.8. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección.9. Estado del Plan de Gestión Ambiental. 10.Cambios que pueden afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.11.Recomendaciones para la mejora.12.Compromisos.

DESARROLLO

El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación presenta en forma sucinta informe de Revisión del Sistema Integrado de Gestión a los miembros del Comité de Gerencia, a sus delegados e invitados, de acuerdo con el orden del día previsto.

Durante la presentación del informe se generaron diferentes inquietudes relacionadas con los diferentes temas, tales como:

Política de calidad y estado de los objetivos de calidad.

Se sugirió que la política de calidad actual se mantuviera hasta finales de año, pero que se sometiera a revisión para hacerla coherente con los objetivos del plan estratégico que se encuentra en revisión. Esta sugerencia fue aprobada.

Resultados de auditorías y Estado de las acciones correctivas y preventivas.

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La información presentada referente a este tema se encuentra contenida en la presentación e PowerPoint y en el documento Word “Informe de Revisión por la Dirección”. En relación con este tema se acordó que todos los responsables de acciones pendientes de cierre, debían proceder a su cierre lo más pronto posible.

Igualmente se mencionó que:

Al elaborar los planes de mejoramiento se debe aplicar el instrumento de causa raíz que está contenido en el procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento, el cual se encuentra publicado en la página web del Ministerio.

Realizar un Plan de Acción para que los líderes de cada área se comprometan con la aplicación del tema de gestión documental

Agilizar la aprobación de la guía de formulación y adopción de Políticas y Sensibilizarlo, como parte del Sistema.

Retroalimentación del cliente.

Los detalles presentados a los miembros del Comité, referentes a este tema se pueden consultar en el punto 3 del Informe de Revisión por la Dirección.

Se presentó el Informe del primer semestre de las Quejas, reclamos y sugerencias en donde los asistentes realizaron una variedad de aportes e inquietudes respecto de dicho tema:

Mejorar el manejo de la línea de atención al cliente.

Instalar a todos los contratistas la herramienta SIGOB y capacitarlos.

Los asistentes de manera general se pronunciaron acerca del inadecuado manejo que se le da al tema de Quejas, Reclamos y Sugerencias.

Implementar un sistema que ayude a disminuir los tiempos de respuesta de las peticiones.

Mejorar la atención del cliente.

Generar políticas para el uso del SIGOB.

Realizar un control del SIGOB y reportar alertas a las respectivas áreas.

Revisar porqué la correspondencia está llegando tarde a las dependencias.

Revisar la causa por la que a veces se recibe la misma comunicación con diferentes radicados.

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Capacitación a los funcionarios y contratistas acerca del nuevo portal del Ministerio.

Algunos asistentes se pronunciaron sobre la actualización de los documentos publicados en la página web.

El jefe de la Oficina de Información Pública mencionó que la información que se encuentra en la página web será migrada para la nueva página del Ministerio a más tardar el 19 de Noviembre con el fin de que esté disponible para la auditoría.

Incluir en la página web fotografías acerca de lo que hacen cada una de las dependencias.

Desempeño de los procesos (Indicadores de Gestión)

De acuerdo con el resultado de la medición de los procesos se observa que el sistema es conveniente y adecuado con respecto a la Eficacia, Eficiencia y Efectividad con un porcentaje promedio del 87%, resultado arrojado por la medición de los indicadores de Procesos.

El resultado de los indicadores se puede consultar en el punto 4 “Desempeño de los Procesos del informe de Revisión por la Dirección.

Los comentarios presentados por parte de los asistentes fueron los siguientes:

Revisar las cargas de trabajo y las funciones del grupo de Vigilancia y Control para determinar las necesidades del talento humano.

Elaborar Directiva Ministerial con el fin de que alleguen la información solicitada a tiempo a la Dirección de Asuntos Legislativos.

Se mencionó la necesidad de contar con una sola batería de indicadores para su seguimiento.

De acuerdo al resultado del indicador de Inspección, vigilancia y control:

a) El Secretario General solicitó una lista de las peticiones que se respondieron fuera del tiempo.

b) La Dirección de Democracia evidenció la necesidad de un contador para apoyar al área de Vigilancia y Control.

Conformidad del producto y servicio.

El resultado final de todos los Productos No Conformes del Ministerio del Interior que se

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presentaron en la reunión de la Alta Dirección se pueden consultar en el punto 5 del Informe de Revisión por la Dirección.

Los comentarios que se obtuvieron acerca del tema fueron:

La Dirección de Consulta Previa manifiesta que se ha venido trabajando hace 3 meses en la implementación de un aplicativo para el control del tema de certificaciones.

Nota. La Dirección de Consulta Previa deberá desarrollar un Plan de Mejoramiento con el fin de eliminar las causas que generan los productos no conformes en los certificados de presencia. Este tema fue aceptado y se va a revisar.

Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad

El estado de los riesgos del Ministerio a 30 de Junio de 2012 fue presentado por el Representante de la alta dirección al comité y los detalles del mismo se encuentran señalados en el Punto 6 del Informe de Revisión por la Dirección.

Las diferentes opiniones y comentarios que resultaron de dicho tema fueron:

Incluir el tema de Riesgos, Indicadores y Producto no Conforme en los comités internos de cada dependencia.

Certificarnos para el año 2014 en lo referente a la seguridad de la información institucional y Gestión ambiental.

Incluir en el presupuesto 2014 la implementación de Seguridad de la Información y gestión ambiental

Analizar y redistribuir las cargas entre los supervisores de contratos.

Revisar y mejorar el aplicativo Sistema Interno de Contratación-SIC.

Modificar el procedimiento de viáticos.

Mejorar las estrategias de defensa frente a las demandas contra el Ministerio.

El inventario de Bienes que ingresan debe estar centralizado para todo el Ministerio del Interior.

Revisar y ajustar el riesgo del Grupo de Servicio al Ciudadano, contenido en el mapa de riesgos.

Reorganizar a las personas encargadas de trasmitir los conocimientos acerca de la organización del Archivo.

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Aumentar el espacio físico y el capital humano competente para tratar el archivo de cada una de las dependencias.

Realizar inducciones a cada uno de los funcionarios y contratistas que ingresan al Ministerio con mayor frecuencia y con la intensidad requerida y fortalecer el proceso de reinducción a los funcionarios y contratistas que ya vienen con el Ministerio.

Revisar el procedimiento de Viáticos con el fin de minimizar los tiempos de respuesta para realizar las comisiones.

Revisar y ajustar el procedimiento de la Dirección Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras.

Revisar las cargas de trabajo y las funciones del Grupo de Gestión de lo Contencioso para determinar las necesidades de talento humano.

Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección.

Los compromisos que se dejaron la pasada revisión por la dirección fueron tratados por el expositor y se acordó que todos los responsables de acciones pendientes de cierre, debían proceder a su cierre lo más pronto posible. El detalle de este tema puede consultarse en el punto 7 del Informe de Revisión por la Dirección.

Estado del Plan de Gestión Ambiental.

La política de Gestión Ambiental fue aprobada por el Comité cumpliendo con los requisitos que se especifican en el informe de Revisión por la Dirección en el punto 8.

Cambios que pueden afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.

Modificación de la Estructura Orgánica: en varias reuniones efectuadas con la Secretaria General, se ha venido discutiendo el tema de la necesidad de reestructurar el Ministerio lo cual está en estudio.

Recomendaciones para la mejora.

El Comité de Gerencia debe aprobar la Política de Calidad y sus respectivos objetivos, observando la coherencia con la planeación estratégica que se encuentra en revisión y ajuste.

Cerrar las acciones correctivas vencidas de las Auditorías Internas y Externas y las de la Revisión por la Dirección en lo posible para final de año.

Consolidar un Nomograma en la página web para consulta general. Entregar el reporte de seguimiento del Plan de Acción con corte a 30 de

Septiembre a la Oficina Asesora de Planeación de las dependencias que faltan. Realizar compromisos para mejorar la percepción del cliente en los puntos que se

tocaron anteriormente. Organizar las Bases de datos de las dependencias que tengan información de los

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clientes externos. Organizar las Bases de datos de las dependencias que tengan información de los

clientes externos. Informar al solicitante, cuando su solicitud sea transferida a otra entidad. Definir la responsabilidad con respecto al seguimiento de las Quejas, reclamos y

sugerencias. Revisar las cargas de trabajo y las funciones del grupo de Vigilancia y Control para

determinar las necesidades del talento humano. Elaborar Directiva Ministerial con el fin de que alleguen la información solicitada a

tiempo a la Dirección de Asuntos Legislativos. Revisar el esquema para facilitar el seguimiento a los indicadores de la entidad. La Dirección de Consulta Previa deberá desarrollar un Plan de Mejoramiento con el

fin de eliminar los productos no conformes en los certificados de presencia. Revisar el procedimiento de Viáticos con el fin de minimizar los tiempos de

respuesta para realizar las comisiones. Revisar y ajustar el procedimiento de la Dirección de Comunidades negras,

afrocolombianas Raizales y palenqueras. Revisar las cargas de trabajo y las funciones del Grupo de Gestión de lo

Contencioso para determinar las necesidades de talento humano. Elaborar circulares para comunicar a todo el personal los procedimientos para el

entrada y salida de bienes a las sedes del Ministerio del Interior. Fortalecer el compromiso de los participantes en los procesos para reportar a

tiempo la información para consolidar los informes. Instalar el antivirus en todos los equipos del Ministerio del Interior y realizar su

respectiva contratación con tiempos prudentes. Organizar las Bases de datos de las dependencias que tengan información de los

clientes externos. Organizar el archivo del Ministerio del Interior de cada una de las dependencias y

las TRD. Cumplir con todos los compromisos que se encuentran vencidos y en ejecución en

el mes de Diciembre de 2012.

CONCLUSIONESDe acuerdo a lo encontrado en la Conformidad del producto o servicio se muestra la apropiación del concepto de producto No conforme, sin embargo es preciso continuar mejorando para reducir la presencia de productos no conformes en los diferentes procesos de la entidad.

Es importante se revisen los requisitos del producto o servicio para determinar con mayor claridad el producto NO Conforme y a su vez que se facilite la medición de la satisfacción del cliente.

De acuerdo con el resultado de la medición de los procesos se observa que el sistema es conveniente y adecuado con respecto a la Eficacia, Eficiencia y Efectividad con un porcentaje promedio del 87%, resultado arrojado por la medición de los indicadores de Procesos.

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Respecto al tema de riesgos, es preciso decir existen los instrumentos y se están aplicando por parte de cada uno de los responsables de los procesos, lo cual se puede evidenciar con los mapas de riesgos y los correspondientes seguimientos realizados. Lo anterior señala la conveniencia y adecuación de la aplicación de este instrumento dentro del sistema integrado de gestión institucional. Se muestra que hay una actitud de mejora para que la entidad sea más eficaz, eficiente y efectiva en cada una de nuestras actividades estratégicas, misionales, de apoyo y de evaluación relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión institucional.

Se evidencia el compromiso de la dirección en su afán por tomar acciones de mejora que conlleven a una mejor prestación del servicio, para la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros, usuarios, beneficiarios o clientes.

Finalmente es sabido que las debilidades que hoy existen, se convertirán en oportunidades para la mejora continua.

El Ministerio del Interior cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad formalmente establecido e implementado que requiere que se continúe con la cultura orientada hacia el mejoramiento continuo.

COMPROMISOS

RESPONSABLE ACCIONES FECHA LIMITE CUMPLIMIENTO*

ENTREGATIPO

Comité de Gerencia.

Revisar la Política y Objetivos de Calidad de acuerdo al Plan Estratégico que se está desarrollando 2012-2014.

20 de febrero de 2013

Todos los líderes de procesoConsolidar un Nomograma en la página web para consulta general.

28 de Junio de 2013

Dependencias que aún no han enviado

Entregar el reporte de seguimiento del Plan de Acción con corte a 30 de Septiembre a la Oficina Asesora de Planeación.

20 de noviembre de 2012


ENTREGATIPO

Oficina de Información Pública, Subdirección Administrativa y Financiera y

Realizar compromisos para mejorar la percepción en:

1 de Abril de 2013

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Todos los líderes de proceso

Confiabilidad de la información de la página web del Ministerio del Interior.

Señalización para ubicar al usuario, respecto de la dependencia a la que se dirige.

Amabilidad y cortesía en los ascensores.

Amabilidad en la atención telefónica.

Cortesía y amabilidad en el personal de recepción.

Oficina de Información Pública

Organizar las Bases de datos de las dependencias que tengan información de los clientes externos.

28 de Junio de 2013

Grupo de Servicio al Ciudadano.

Que se le dé respuesta o copiar al solicitante cuando la solicitud se transfiera a otra entidad.

1 de Abril de 2013

Secretaría General y Oficina de Información Pública

Definir la responsabilidad con respecto al seguimiento de las Quejas, reclamos y sugerencias.

1 de Abril de 2013

Subdirección de Gestión Humana y Dirección para la Democracia, la Participación y la Acción Comunal

Revisar las cargas de trabajo y las funciones del grupo de Vigilancia y Control para determinar las necesidades del talento humano.

28 de Junio de 2013


ENTREGATIPO

Dirección de Asuntos Legislativos. Elaborar Directiva Ministerial

con el fin de que alleguen la información solicitada a

1 de Abril de 2013

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tiempo a la Dirección de Asuntos Legislativos.

Jefe Oficina Asesora de Planeación, Coordinador Grupo de Planes, Programas y Proyectos y Coordinador del Grupo de Mejoramiento Continuo.

Revisar el esquema para facilitar el seguimiento a los indicadores de la entidad.

1 de Abril de 2013

Dirección de Consulta Previa

Desarrollar un Plan de Mejoramiento con el fin de eliminar los productos no conformes en los certificados de presencia.

1 de Abril de 2013

Subdirección de Gestión Humana.

Revisar el procedimiento de Viáticos con el fin de minimizar los tiempos de respuesta para realizar las comisiones.

1 de Abril de 2013

Dirección de Comunidades negras, afrocolombianas y palenqueras.

Revisar y ajustar el procedimiento de la Dirección de Comunidades negras, afrocolombianas y palenqueras.

1 de Abril de 2013

Subdirección de Gestión Humana y Grupo de Gestión de lo Contencioso.

Revisar las cargas de trabajo y las funciones del Grupo de Gestión de lo Contencioso para determinar las necesidades de talento humano.

1 de Abril de 2013

Subdirección Administrativa y Financiera.

Elaborar circulares para comunicar a todo el personal los procedimientos para la entrada y salida de bienes a las sedes del Ministerio del Interior.

1 de Abril de 2013


ENTREGATIPO

Todos los líderes de procesoFortalecer el compromiso de los participantes en los procesos para reportar a

1 de Abril de 2013

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tiempo la información para consolidar los informes de Mapa de riesgo, Plan de Acción, Indicadores y Conformidad del Producto.

Oficina de Información Pública-Grupo de Sistemas

Instalar el antivirus en todos los equipos del Ministerio del Interior y realizar su respectiva contratación con el debido tiempo.

1 de Abril de 2013

Subdirección Administrativa y Financiera y todos los líderes de proceso.

Organizar el archivo del Ministerio del Interior y de cada una de las dependencias y las TRD.

28 de Junio de 2013

Subdirección Administrativa y Financiera

Realizar un Plan de Acción para que los líderes de cada área se comprometan con la gestión documental.

1 de Abril de 2013

Todos los líderes de procesos.

Aplicar el instrumento de análisis de causa raíz para eliminar no conformidades.

Nota. Este instrumento se encuentra contenido en el procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento, el cual se encuentra publicado en la página web del Ministerio.

1 de Abril de 2013

Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos y Viceministro de Relaciones Políticas

Agilizar la aprobación y publicación de la guía para formulación y adopción de Políticas y Sensibilizarlo.

1 de Abril de 2013


ENTREGATIPO

Oficina de Información Pública. Analizar la posible inclusión

en la página web de

1 de Abril de 2013

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fotografías acerca de lo que hacen cada una de las dependencias.

Oficina de Información Pública. Fortalecer el manejo de la

línea de atención al cliente.

1 de Abril de 2013

Oficina de Información Pública y Subdirección Administrativa y Financiera

Instalar a todos los contratistas la herramienta SIGOB y capacitarlos sobre la operación de la misma.

28 de Junio de 2013


Implementar un sistema que ayude a disminuir los tiempos de respuesta de las peticiones.

30 de Septiembre de

2013


Generar políticas para el uso del SIGOB.

1 de Abril de 2013


Realizar un control del SIGOB diariamente y reportar alertas a las respectivas áreas.

28 de Junio de 2013

Oficina de Información Pública

Migrar la información que se encuentra en la página web actual al nuevo portal web a más tardar el 19 de Noviembre con el objeto de que esté disponible para la auditoría externa.

Noviembre 19 de 2012

Oficina de Información Pública junto con todos los procesos

Actualizar la información publicada en la página web. 1 de Abril de

2013


ENTREGATIPO

Oficina de Información Pública. Capacitación a los

funcionarios y contratista

1 de Abril de 2013

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acerca del nuevo portal del Ministerio.


Definir estrategia para disminuir errores en el envío de EXT a las dependencias.

1 de Abril de 2013


Revisar porqué la correspondencia está llegando tarde a las dependencias.

1 de Abril de 2013

Dirección de Democracia, par la participación ciudadana y la acción comunal y Subdirección Administrativa y Financiera

Enviar a Secretaria General la lista de las peticiones que se respondieron fuera del tiempo.

1 de Abril de 2013

Oficina de Información Pública y Dirección de consulta previa.

Revisar la posibilidad de implementación de un aplicativo para el control de certificaciones en consulta previa.

1 de Abril de 2013

Comité de Gerencia

Incluir el tema de Riesgos, Indicadores y Producto no Conforme en los comités internos de cada dependencia.

1 de Abril de 2013

Subdirección de Gestión Humana y Jefes de Dependencia

Fortalecer los programas de inducción, reinducción y entrenamiento en los puestos de trabajo tanto a los funcionarios como a los contratistas.

30 de Septiembre de

2013


ENTREGATIPO

Subdirección Administrativa y Financiera Aumentar el espacio físico y el

capital humano competente

31 de Diciembre de 2013

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para tratar el archivo de cada una de las dependencias.


Preparar e instruir a las personas encargadas de organizar el Archivo de gestión.

28 de Junio de 2013

Oficina de Información Pública y Oficina asesora de Planeación

Revisar y ajustar el riesgo del Grupo de Servicio al Ciudadano.

28 de Junio de 2013


Centralizar el ingreso de Bienes al Ministerio del Interior.

28 de Junio de 2013

Oficina Jurídica y Direcciones con demandas

Mejorar las estrategias de defensa frente a las demandas contra el Ministerio.

28 de Junio de 2013

Subdirección de Gestión Contractual y la Oficina de Información Pública

Revisar y mejorar el aplicativo Sistema Interno de Contratación.

30 de Septiembre de

2013

Secretaria General, Subdirección de Gestión Contractual y dependencias relacionadas.

Analizar y redistribuir las cargas de trabajo entre los supervisores de contratos.

1 de Abril de 2013

Secretaria General, Oficina de Información Pública y Oficina Asesora de Planeación

Incluir en la planeación del presupuesto para 2014 la implementación de Seguridad de la Información y de Gestión ambiental

28 de Junio de 2013

Secretaría General, Oficina de Información Pública y Oficina Asesora de Planeación

Implementar para el 2014 la seguridad de la información institucional y la Gestión ambiental.

31 de Diciembre de 2013

Todos los procesos, con acciones pendientes de cierre

Todos los responsables de acciones pendientes de cierre

1 de Abril de 2013


ENTREGATIPO

en la revisión anterior, deben proceder a su cierre lo más pronto posible.

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Comité de gerenciaSe debe llevar a cabo la Planeación de la gestión de recursos a través de la Secretaría General

Diciembre 31 de 2013

*La Fecha límite de cumplimiento de cada uno de estos compromisos será desarrollada en un Plan de Mejoramiento que deberá formular el responsable de las respectivas acciones, citadas en el presente documento.

Anexos:

1. Listado de asistentes2. Presentación de la Revisión por la Dirección con corte 30 de Septiembre de 20123. Informe de Revisión por la Dirección con corte a 30 de Septiembre de 2012

Transcriptor: Lizbeth Urzola Estrada, Profesional Universitario-Oficina Asesora de Planeación

Firmas de los responsables,

GUSTAVO ENRIQUE GARCÍA BATESecretario General

ANDRES MAURICIO JIMENEZ PAVAJefe de la Oficina Asesora de Planeación

TRD:

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acta de revisión por la dirección noviembre 2012

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