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ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Código: FO-DE-13

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Fecha de Actualización: 30/07/2013

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ACTA Nº 006

Fecha: 02 de Abril de 2019 Lugar: Sala de reuniones de la Alcaldía Municipal Hora: 8:30 a.m. Asistentes: León Mario Bedoya López (Alcalde), Secretarios de Despacho y demás integrantes del Gabinete Municipal (Ver listado de asistencia adjunto). Generalidades. Se da inicio a la Revisión a las 8:30 a.m. del día Martes 02 de Abril de 2019, con la presencia de los miembros del comité de la alta dirección, representado por el señor Alcalde y los Secretarios de Despacho quienes ejercen como líderes de los procesos

ORDEN DEL DIA.

1. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM.

2. INSTALACIÓN- SEÑOR ALCALDE- y Representante SIGI

3. PRESENTACIÓN GENERAL DEL SIGI

4. REVISIÓN DE LA POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

5. RESULTADOS DE AUDITORÍAS

5.1. Internas

5.2. Externas (Ente Certificador)

5.3. Desempeño de auditores

6. RETROALIMENTACIÓN CON EL CLIENTE

6.1. Resultados encuesta de satisfacción con la comunidad

6.2. Resultados de la atención de reclamos, quejas, comentarios y sugerencias

7. ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

8. DESEMPEÑO DE PROCESOS Y SERVICIOS

8.1. Resultados de indicadores por proceso


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8.2. Resultados de servicios y/o productos no conformes

9. RESULTADOS DE LA GESTIÓN DEL RIESGOS POR PROCESO

10. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

11. CONCLUSIÓN FINAL ACERCA DEL SIGI

12. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

12.1. Mejoras para el SIGI - Procesos

12.2. Mejoras para la prestación de los servicios

12.3. Necesidades de nuevos recursos (Software, capacitación del personal etc)

12.4. Nuevos controles o acciones para los riesgos

INFORME DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LA VISIÓN

REVISIÓN DE COMPROMISOS ANTERIORES

DESARROLLO DE LA REUNION 1. VERIFICACION DEL QUÓRUM. El doctor Diego Alexander Aguirre Ramírez, quien actúa como representante de la Alta Dirección para el Sistema de gestión de la Calidad y se desempeña como Director Administrativo de Planeación del Municipio de Itagüí, verifica el quorum para dar inicio a la reunión y comunica a todos los asistentes el orden del día en que se indican los temas que serán tratados en la revisión por la Dirección, y que cuentan con datos que han sido consolidados con la información suministrada por cada una de las Unidades de la Administración municipal, y que los productos y las decisiones que en ésta se generen se enviarán a cada dependencia con el fin de que sean revisados y se tomen las acciones respectivas en reunión de comité de cada despacho. Solicita además a los asistentes registrarse en el formato respectivo de control de asistencia, verificando que efectivamente están todos los integrantes de gabinete, que son líderes de procesos, observándose quórum suficiente para realizar la reunión, por lo que se continúa con el desarrollo de la misma. (Ver Anexo).

2. INSTALACIÓN- SEÑOR ALCALDE-Representante SIGI

El señor alcalde doctor León Mario Bedoya López, saluda a los asistentes, señalando la importancia que tiene para la Entidad y para él como primera autoridad del Municipio, contar con un un sistema Integrado de gestión, en el que prevalezca la prestación de servicios con calidad y oportunidad a los ciudadanos, de manera transparente,, con sentido social, fortaleciendo la ética y la transparencia de la Gestión administrativa con procesos bien definidos para que los servicios ofrecidos a la comunidad sean los mejores; insiste el señor Alcalde en la importancia de que los Secretarios de Despacho y todos los funcionarios se comprometan con el mantenimiento y mejoramiento permanente del Sistema Integrado de Gestión del Municipio de Itagüí(SIGI).


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Reitera además, que éste es un proceso que permite que sea más fácil y práctico gobernar los destinos del Municipio, procurando una gestión más social, que solo se logrará con el compromiso decidido de parte de todos los que hacen parte de la Administración en todos los niveles de la organización y que cuenta con muy buena aceptación, que ha demostrado ser efectivo y que lo que lo que hay que procurar es el mantenimiento y mejoramiento continuo del mismo,.

3. PRESENTACIÓN GENERAL DEL SIGI.

Continuando con el orden del día previsto para la revisión por la dirección, el doctor Diego Alexander Aguirre Ramírez con el apoyo de la Coordinación de calidad y asesora del SIGI realiza la presentación general del Sistema integrado de Gestión de Itagüí (SIGI); presenta a los asistentes la Política de calidad, los objetivos de calidad, el Mapa de procesos; contextualizándolos frente a la gestión por procesos y la labor y aporte de cada desde las funciones propias de cada Unidad Administrativa al Sistema Integrado de Gestión, ante esto el señor alcalde doctor León Mario Bedoya López, nuevamente solicita de cada uno de los Secretarios de Despacho su compromiso para que el SIGI sea una herramienta administrativa que continué mejorando la gestión administrativa y que permita elevar la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Itagüí, como propósito principal de este modelo de Gestión administrativa con una proyección social. REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA VISIÓN

Se realiza la revisión del cumplimiento de la Visión del Municipio proyectada a 2025, la cual contiene el siguiente texto:

"En el año 2025 Itagüí será un municipio territorial y socialmente equilibrado, con un avance significativo en el cierre de sus brechas y menos contradicciones en su desarrollo. Un municipio industrial, comercial y de servicios; competitivo y productivo; social y culturalmente responsable, equitativo, seguro y pacífico; educado, saludable, incluyente y que reconoce sus grupos poblacionales, con énfasis en la garantía de derechos de la infancia, adolescencia y juventud. Con gobernanza y articulado en lo urbano - rural; integrado y con desarrollo regional sustentable; fortalecido institucionalmente para un buen gobierno y servicios con calidad. Itagüí, la ciudad de la alegría, que avanza con equidad para todos".

Es importante señalar que esta Visión fue construida con el Plan de Desarrollo “Itagüí avanza con equidad para todos” que es la carta de navegación administrativa hasta diciembre 31 de 2019 y está articulada directamente con las líneas estratégicas, planes y programas descritos en el, por lo tanto, esta visión es coherente con los indicadores contemplados en estos programas; de la misma forma se analiza el aporte que desde los indicadores asociados a los procesos se hace seguimiento al cumplimiento de esta visión, pudiendo concluir que a la fecha está se ha cumplido en un 70.0 %

4. REVISIÓN DE LA POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

Seguidamente señala el doctor Diego Alexander Aguirre Ramírez como representante de la Dirección y con el apoyo de la Coordinación del SIGI , exponen la política de calidad para que sea


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validada o modificada por los asistentes, señalando su articulación con la Visión, la Misión del Municipio y con el Plan de Desarrollo, poniéndola a consideración de los asistentes, la cual contiene el siguiente texto: “El Municipio de Itagüí se compromete con el desarrollo social y regional sustentable, la satisfacción efectiva de las necesidades básicas de la comunidad y demás partes interesadas, con énfasis en la garantía de sus derechos en condiciones de equidad, haciendo de este un territorio fortalecido institucional y culturalmente, articulado en lo urbano y lo rural, con gobernanza, potenciando la gestión transparente de los recursos y la prestación de servicios con calidad a través del mejoramiento continuo de sus procesos”. No Presentándose objeciones, ni solicitudes de modificación, por lo tanto la Política de Calidad continua vigente en los mismos términos por unanimidad de los miembros del Comité. Seguidamente, se exponen los objetivos de calidad, los cuales tienen el siguiente texto:

1. Atender de manera oportuna y Efectiva las necesidades y solicitudes de la comunidad y partes Interesadas.

2. Promover espacios de participación comunitaria, permitiendo el acceso a la información y la

retroalimentación oportuna y confiable. 3. Mejorar continuamente los procesos de la administración municipal, fortaleciendo la gestión

integral del Talento Humano, la protección del Medio ambiente y la prestación de los servicios a la comunidad.

4. Actuar bajo los principios de la ética pública y de transparencia de cara a la comunidad y

partes Interesadas.

Concluyendo que estos son acordes con la política de Calidad y en general con la plataforma estratégica del municipio, por lo que se decide por la totalidad de los integrantes conservarlos en los mismos términos. Seguidamente se presentó los resultados de entendimiento de la Política de Calidad, que se realizó a los empleados Municipio a través de una encuesta, de la que se concluye que tanto la Política de Calidad como los objetivos de calidad son entendidos y adecuados y se articulan a los requerimientos normativos de la entidad. Análisis de la ENCUESTA SOBRE LA POLITICA DE CALIDAD, la cual se aplicó a una muestra representativa de empleados de todos los niveles de la administración municipal, y contratistas de prestación de servicios, en total se aplicaron y analizaron 469 encuestas. Se realizaron preguntas que tenían como propósito revisar el conocimiento y entendimiento de los aspectos fundamentales de la política y objetivos de calidad, la cual arrojo los siguientes resultados comparados con vigencias anteriores:

AÑO N° de encuestados No Entienden o no conocen la

Política Porcentaje de Entendimiento

AÑO 2016 488 9 98,%


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AÑO 2017 445 5 99% AÑO 2018 469 2 99.6%

Analizados los resultados y las unidades administrativas donde se presentó el % de desconocimiento de la política de Calidad y la época en que fue aplicada la encuesta, (Finales de enero, inicio de febrero) se evidenció que este porcentaje corresponde a contratistas de prestación de servicios, que recién ingresaron a la administración. Análisis de Cumplimiento de los OBJETIVOS DE CALIDAD, con respecto a estos se puede señalar que estos se cumplen a través de los indicadores de los Proceso, acorde a lo establecido en el aporte estratégico de las caracterizaciones de los proceso, analizados los resultados de 2018 comparados con el año 2017, se evidencia un alto % de cumplimiento de los mismos así:

OBJETIVOS DE CALIDAD 2016 2017 2018

Atender de manera oportuna y Efectiva las necesidades y solicitudes de la comunidad y partes Interesadas.

96,5 95 96.5

Actuar bajo los principios de la ética pública y de transparencia de cara a la comunidad y partes Interesadas

99,7 98 99.7

Mejorar continuamente los procesos de la administración municipal, fortaleciendo la gestión integral del Talento Humano, la protección del Medio ambiente y la prestación de los servicios a la comunidad.

97 97 97.6

Promover espacios de participación comunitaria, permitiendo el acceso a la información y la retroalimentación oportuna y confiable.

97 97 97.3

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 97,3 97 98%

COMENTARIOS: De este análisis se puede concluir que los Servidores públicos y particulares que ejercen funciones públicas, de la administración municipal en términos generales conocen y entienden la Política y los objetivos de calidad, lo que permite establecer el fortalecimiento Estratégico y Administrativo de la cultura de servicio con calidad dirigido a todos los usuarios y partes interesadas en los servicios prestados por el Municipio de Itagüí. ACCIONES DE MEJORA: Continuar socializando la política, los objetivos de calidad y el mapa de procesos, a los

funcionarios que ingresen al Municipio, y a los contratistas de prestación de servicios, con el fin de que conozcan el SIGI y lo hagan parte integral de su trabajo diario.

5. RESULTADO DE AUDITORÍA 5.1. Auditorías Internas 5.1.1 Auditorías Internas de Calidad:


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Se presenta un informe general de los aspectos más relevantes con respecto a los resultados del ciclo de AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD #6, llevadas a cabo en el mes de octubre de 2018; donde se concluyó que el mayor número de hallazgos se presentó con respecto a los numeral 7, 8, 9 y 10 de la norma ISO 9001 y 4.2.3, 4.2.4, 7 y 8 de la NTCGP 1000,; lo que ha permitido tomar acciones correctivas, preventivas para la mejora del servicio de acuerdo con los hallazgos presentados que en total fueron 113 Hallazgos de los cuales 29 son no conformidades (6 Numerales incumplidos) y 84 observaciones que comparado con los hallazgos del año 2017 (144 en total, 106 Observaciones y 38 No conformidades) evidencian una mejora del Sistema frente al cumplimiento de los requisitos de las Normas NTCGP 1000 e ISO 9001. Es importante anotar que esta auditoría, permitió evidenciar el fortalecimiento de la cultura de mejoramiento continuo en los funcionarios y particulares que ejercen funciones públicas en la administración Municipal de Itagüí y en el mejoramiento en la gestión administrativa basada en la calidad como una nueva cultura de servicio. 5.1.2 Auditorías Internas de Gestión: Se analiza en este ítem, los resultados de las auditorías de Gestión realizadas por la oficina de control interno de gestión, como fuente de mejoramiento de la gestión de los procesos, para el logro de las metas institucionales, el cumplimiento de la normatividad vigente, la atención de requerimientos y solicitudes por parte de la comunidad y partes interesadas, las cuales tuvieron los siguientes resultados en los dos últimos años:

Año No de Auditorias Hallazgos Observaciones

2016 9 22 38

2017 11 36 60

2018 16 61 83

Estos resultados reflejan la importancia de la cultura de control, lo que permite evidenciar diferentes aspectos en materia de supervisión de los contratos, aplicación de control de procesos y cumplimiento de metas previstas en los planes de acción de las diferentes dependencias. 5.2 Auditorías Externas 5.2.1 Auditorías Externas (ICONTEC): Son presentados los resultados y la evolución de las auditorias llevada a cabo por el ente certificador en este caso el ICONTEC, es de destacar que el Sistema no recibió No Conformidades Mayores, pero que por primera vez recibió una No Conformidad menor durante la Auditoría realizada en el año 2018, en la cual se realizó seguimiento a los requerimientos de la ISO 9001:2015 y que para el 2017 tampoco no se recibieron No Conformidades, no obstante se observa un sistema de calidad que cada día se consolida y fortalece más para brindar un excelente servicio a toda la comunidad y partes interesadas. Es importante tener en cuenta los aspectos por mejorar presentados por la auditoria de ICONTEC, se destacó además, por parte del equipo auditor que este es un sistema que ya empieza a mostrar


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aspectos que permitan evidenciar su solidez y madurez acorde a la Misión de la Administración Municipal. 5.2.1 Auditorías Externas (Contraloría Municipal): Este importante órgano de control fiscal realizó auditorias con hallazgos asi:

Año Nº de Auditorias ejecutadas Nº Hallazgos reportados

2016 61 112

2017 50 130

2018 34 126

Con estos resultados de las Auditorias de la Contraloría Municipal de Itagüí; se concluyó que el mayor número de hallazgos se presentó con respecto a la oportunidad en la publicación y pago de las cuotas de los contratos según lo pactado en estos. En este aspecto es importante señalar que en las Auditorías realizadas por La Contraloría Municipal de Itagüí, se aumentó el número de auditorías y de hallazgos con respecto al año anterior, lo que permite determinar mayor control a la gestión administrativa. (ej: Aumento en las políticas de control - Auditorias a los colegios) COMENTARIOS En este numeral, se evidencia mayor control a la gestión administrativa, lo que hace que el se generen mayores oportunidades de mejoramiento a la eficiencia, eficacia y efectividad del mismo, traducido en mejores servicios a la comunidad y partes interesadas y del mejoramiento del manejo de las finanza 6.3 Desempeño de Auditores: También es bastante relevante en este proceso de auditoría interna, el desempeño realizada por un grupo de setenta (84) auditores internos de calidad de la administración Municipal,quienes de manera profesional y ética desarrollaron una labor que garantizó la objetividad e imparcialidad en la ejecución de las mismas, cumpliéndose con una jornada de actualización frente a las normas de auditoría y muy especialmente en cuanto a la planificación de las mismas, redacción de no conformidades, presentación de informes , previa al desarrollo de la auditoria. Es de anotar que en este ejercicio se vincularon 33 nuevos auditores internos de calidad, de los formados durante este año y algunos de años anteriores que no habían tenido la oportunidad de hacerlo.

Año % Calificación Satisfactoria

% Calificación Insatisfactorio

N° de Auditores

2014 88 % 12% 73

2015 97 % 3% 6


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2016 96% 4% 39

2017 83 % 17% 70

2018 95.2% 4.8% 84

Dichos auditores, fueron calificados por los diferentes líderes de los procesos, con una calificación satisfactoria del 95.2% que comparado con el año anterior que fue del 83% denota una aumento considerable, producida especialmente el ambiente de confianza generada por los auditores y a la labor realizada en esta oportunidad por los coordinadores de Calidad, con un papel activo de acompañamiento a los auditados, lo cual genero mayor confianza en ellos. COMENTARIOS:

Continúan siendo los numerales 4 y 8 de la NTCGP 1000 y 7, 8, 9 y 10 de la norma ISO 9001 en el consolidado los de más alta participación en el número de hallazgos que se han producido de las auditorías internas de calidad, situación que se presenta por la rotación del personal y cambio de cultura hacia la estandarización y el mejoramiento continuo como principios que se debe seguir día a día para mejorar la prestación de los servicios hacia la comunidad y partes interesadas..

El ejercicio llevado a cabo por los auditores internos de calidad deja entrever la responsabilidad con que se asumió esta actividad por parte de la Coordinación y los auditores internos, quienes de manera objetiva y profesional desarrollaron este proceso.

ACCIONES DE MEJORA:

Continuar Implementando estrategias al interior de las unidades administrativas para mejorar el control de la información documentada y fortalecer la cultura del mejoramiento continuo.

6. RETROALIMENTACIÓN CON EL CLIENTE

Con respecto a este numeral se presentaron dos (2) informes; el primero a cerca de la satisfacción de la comunidad reflejada en los resultados de las encuestas aplicadas a los usuarios de los servicios que presta la Administración a través de las diferentes Unidades Administrativas denominado encuestas de satisfacción a la comunidad, y el segundo corresponde al análisis de la atención a las quejas, reclamos, denuncias y sugerencias que se recibieron en la Administración Municipal de Itagüí durante la vigencia 2018, comparados frente a los resultados obtenidos en el año inmediatamente anterior (2017). 6.1 Resultados encuesta de satisfacción con la comunidad En primera instancia se presentó el análisis de los resultados de la ENCUESTA DE SATISFACCIÓN A LA COMUNIDAD, aplicada durante el año 2018 donde se busco conocer de la comunidad la percepción con relación a la prestación de los servicios prestados desde las diferentes Unidades Administrativas y en cada uno de los procesos misionales de la Entidad.


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Esta encuesta se aplicó por unidad administrativa de acuerdo al número de usuarios atendidos en los diferentes sectores de la comunidad en total se aplicaron 16.700, encuestas las cuales arrojaron un porcentaje de satisfacción del 94.0%, así:

UNIDAD ADMINISTRATIVA N° ENCUESTADOS % SATISFACCIÓN

EDUCACIÓN 1339 98.6

MEDIO AMBIENTE 1897 96,0

INFRAESTRUCTURA 884 91.0

SALUD 870 95,0

PARTICIPACIÓN E INCLUSION SOCIAL 1301 94.0

MOVILIDAD 1319 96.0

PLANEACIÓN 1441 99.0

VIVIENDA 237 100.0

GENERAL 711 97.7

GOBIERNO 2865 91.0

HACIENDA 824 95

CULTURA 1062 98.3

DEPORTES 406 95.0

DIR TIC 713 92,0

COMUNICACIONES EXTERNA 831 86,5

COMUNICACIONES INTERNA 324 93,5

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNA 1430 95.3

TOTAL INTERNAS 1754 94.4

TOTAL EXTERNAS 16.700 94.% Lo cual muestra un ligero cambio, si comparamos los resultados del año inmediatamente anterior no significativa, teniendo en cuenta que para este año se aumentó significativamente el número de encuestados, el cual fue para el año 2017 de 12.376 los cuales calificaron la Administración con un promedio de 94.5% de satisfacción, lo que permite evidenciar un mantenimiento en la calidad en la prestación de los servicios a cargo de la entidad y frente a la percepción que tiene la comunidad de estos.

VIGENCIA N° DE ENCUESTADOS % DE SATISFACCIÓN % DE INSATISFACCIÓN

2015 4.391 93,00% 7,00%

2016 5.090 93,7% 6,30%

2017 12.376 94,5% 5,5%

2018 16.700 94% 6.00%


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Después de consolidar los resultados, se socializo el informe de los resultados a cada una de las dependencias, con el propósito de que se analice en los comités de calidad de éstas y se aplique si se requiere algún tipo de acción de mejoramiento. COMENTARIOS: Con respeto a dichos resultados, se concluyó a nivel general que pese a los buenos resultados,

es necesario continuar realizando amplia difusión de los resultados de la gestión administrativa a la comunidad, de manera que los usuarios y partes interesadas conozcan los logros, servicios prestados, la inversión social y las obras ejecutadas por la administración municipal, igualmente, es necesario que en aquellos procesos donde se obtuvo una calificación insatisfactorias se revise y analicen las posibles causas que afectaron la satisfacción de los usuarios para detectar oportunidades de mejoramiento en la prestación de los servicios a los usuarios y partes interesadas de la administración Municipal de Itagüí.

ACCIONES DE MEJORA:

Identificar en las encuestas el proceso o servicio evaluado, de manera que se pueda identificar de manera precisa la insatisfacción de los usuarios y dirigir las acciones de mejoramiento al servicio o proceso específico que lo requiera

Revisar y analizar las posibles causas que afectan la satisfacción de los usuarios para detectar y oportunidades de mejoramiento y aplicar acciones para mejorar la prestación de los servicios a los usuarios y partes interesadas de la administración.

6.2 Resultados de la atención de reclamos, quejas, comentarios y sugerencias Se presentó, un análisis de los resultados de la atención de reclamos, quejas, y sugerencias de la vigencia 2018. Dichos resultados muestran que la oportunidad en la respuesta fue del 99.98% y un promedio de 9 días, es decir se han mantenido los tiempos de repuesta comparados con los del año anterior, y se ha mejorado el porcentaje de oportunidad, cifras que son bastante buenas frente al empeño de esta administración en responder oportunamente los requerimientos de los usuarios y partes interesadas, manejando términos internos inferiores a los plazos legales.

VIGENCIA TOTAL VENCIDAS %

INOPORTUNIDAD 2016 20.585 77 0.37

2017 25.665 59 0.2%

2018 27.198 62 0.2 De la misma forma, se presentan las estadísticas frente al número de QRD presentadas a la administración para el año 2018, comparado con los años anteriores:


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VIGENCIA QUEJA RECLAMO DENUNCIA SUGERENCIA TOTAL

2015 1.785 127 227 78 2.217

2016 3.709 359 607 72 4.747

2017 4.015 909 733 113 5.770

2018 127 49 43 85 219

Se puede evidenciar una reducción muy significativa de las mismas, lo cual es con secuencia de la reclasificación que se hizo de las mismas de acuerdo a la definición legal de cada tipo y frente a la centralización del registro de las mismas a través de la oficina de atención al usuario y de la ventanilla única, así como el control de las mismas a través de un software. Frente a esto el Señor Alcalde y los Secretarios de Despacho, manifiestan su complacencia, ya que estos datos muestran realmente la gestión y responsabilidad de la administración frente a la información que se presenta a la comunidad y partes interesadas y el mejoramiento de la imagen de la entidad. La unidad administrativa que más PQRDS recibió para el año 2018 igual que en el año 2017, fue la Secretaría de movilidad, esto debido a la instalación de cámaras de Foto detección de infracciones en movilidad a la solicitud de prescripciones de infracciones y aplicación del proceso de cobro coactivo de las multas. De igual forma, se menciona que se continúan realizando mejoras a este procedimiento para mejorar desde la ventanilla única y la oficina de atención al usuario el registro de las mismas y fortalecer la interacción y retroalimentación con la comunidad de manera más ágil a través de diferentes herramientas tecnológicas. COMENTARIOS:

Frente a este tema es necesario fortalecer la importancia de responder oportunamente las PQDS en las unidades administrativas donde se continúan presentando incumplimientos a los rangos de respuesta, debido a que no atender oportunamente y de fondo las mismas puede traer consecuencias tales como sanciones, tutelas y demandas en contra del Municipio.

Se requiere diseñar y aplicar estrategias eficaces para mejorar la reclasificación, desde cada una de las Unidades administrativas.

ACCIONES DE MEJORA:

Analizar Periódicamente las QRD en cada una de las unidades administrativas realizando una reclasificación de las mismas de acuerdo a la definición legal de estos términos (Queja, Reclamo, Denuncia, Sugerencia) a fin de presentar datos reales de estas

Analizar las causas de las QRD y aplicar las acciones de mejoramiento pertinentes, tendientes a reducir las mismas.


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Diseñar acciones que permitan clasificar de manera adecuada, desde la oficina de atención al ciudadano, las QRD que se presentan a la administración diferenciándolas de los trámites y solicitudes de servicios a cargo de la Entidad.

7. ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. Se presenta por parte de la coordinación del SIGI, el informe sobre el estado de las acciones correctivas y preventivas con corte al cierre de la Vigencia 2018:

vigencia Acciones de

mejoramiento correctivas preventivas abiertas cerradas

2016 818 293 286 239 579 2017 988 374 18 286 702 2018 1300 495 16 460 840

Estos datos fueron comparados con los de 2016 y 2017, lo cual muestra una disminución en las acciones preventivas y un aumento en las correctivas lo que denota mas oportunidades de mejoramiento y fortalecimiento en la cultura del autocontrol al interior de la administración, la revisión periódica de las diferentes fuentes de mejoramiento continuo y en la gestión del riesgo, ya que las acciones preventivas, fueron llevadas a las matrices de riesgo y se les dio el tratamiento correspondiente. Estas oportunidades de mejoramiento tuvieron como fuente principal las auditorías internas y externas. Frente a este tema, el Representante de la alta dirección del SIGI invitó a los responsables a seguir tomando acciones de mejoramiento que contribuyan al mejoramiento de los procesos y servicios a fin de incrementar el nivel de satisfacción de los usuarios, y el registro oportuno de las mismas, para evidenciar históricamente la mejora de los procesos lo que redunda en el mejoramiento del servicio a la comunidad y partes interesadas. COMENTARIOS: Es necesario indicar que se continua afianzando la cultura de mejoramiento continuo por parte

de los servidores públicos del Municipio, con el registro y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas, estas últimas a través de la gestión de los riesgos, este último es un aspecto que se va consolidando, cada día más en la administración.

Se evidencia debilidad en la oportunidad de la aplicación de las acciones de mejoramiento y del seguimiento a la eficacia de las acciones para autorizar o no el cierre de los hallazgos.

ACCIONES DE MEJORA: Realizar seguimiento real a la aplicación de las acciones de mejoramiento y a la eficacia de las

mismas, para determinar o no el cierre de los hallazgos por parte de los responsables.


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8. DESEMPEÑO DE PROCESOS Y SERVICIOS

8.1 Resultados de indicadores por proceso

En referencia a este asunto el doctor Diego Alexander Aguirre Ramirez, representante de la alta dirección, resalta la consolidación de las mediciones que se realizan en cada uno de los procesos ejecutados por las unidades Administrativas de la Entidad, el análisis periódico y la aplicación de acciones de mejoramiento para corregir las desviaciones identificadas y tendencias no deseadas oportunamente, disponiendo de información oportuna para la toma de decisiones; y el logro de las metas institucionales.

VIGENCIA TOTAL

INDICADORES

INDICADORES QUE CUMPLIERON

LA META

INDICADORES QUE NO CUMPLIERON

LA META

% DE CUMPLIMIENTO

2016 236 169 67 72%

2017 238 203 35 85%

2018 237 209 28 88%

COMENTARIOS: En términos generales se puede observar que los indicadores que se manejan por proceso son acordes a los objetivos y metas de cada uno de ellos y de los planes de acción de cada unidad administrativa, se cuentan con los registros y evidencias necesarios para realizar el cálculo y análisis de los mismos, la tarea es que en los comités de calidad de las diferentes secretarías y dependencias se analicen periódicamente, se tomen las acciones necesarias y se continúe con las actividades de seguimiento y control para el cumplimiento de las metas establecidas, así como la revisión y análisis de los mismos para verificar que se esté midiendo a través de ellos la eficiencia de los procesos y la efectividad o impacto de los mismos frente a los usuarios y partes interesadas, ya que al respecto aún se encuentran debilidades Se concluye que en general el resultado para esta vigencia es satisfactorio, comparado con las vigencias anteriores se observa un aumento significativo, lo que denota mejora en la planificación y gestión desde los procesos para el logro de las metas institucionales ACCIONES DE MEJORA: Realizar las gestiones necesarias para el logro de las metas establecidas en los procesos y en

los planes de acción, reprogramando las actividades en caso de evidenciar tendencias no deseadas, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Plan de Desarrollo

8.2 Resultados de las salidas no conformes Al analizar el tema de conformidad de los productos y servicios, se encuentra que para el periodo analizado se presentaron en total 405 Productos o Servicios no conformes, relacionados con el usuario externo a los cuales se les aplicó oportunamente los correctivos y las acciones correctivas


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y/o preventivas necesarias para corregir la desviación y evitar su uso no intencional, es de anotar que frente a los resultados de las revisiones anteriores donde se ha encontrado debilidad en este tema ya se han dado pasos importantes para afianzar la cultura del registro y control de las salidas no conformes, evidenciado en el número de unidades administrativas que reportan dicho control, no obstante, se concluye que este tema aún requiere afianzamiento, para que este control se convierta en parte de la labor diaria de los funcionarios que entregan productos y servicios a la comunidad.

UNIDAD ADMINISTRATIVA 2016 2017 2018

SEC. EDUCACIÓN 24 13 9

OFIC COMUNICACIONES 0 4 0

SEC. GENERAL 2 (2552) 3 1

SEC. PARTICIPACIÓN E INCLU 0 1 0

SEC. DEPORTES 0 2 0

SEC SALUD 1 1 0

SEC. HACIENDA 3 (1619) 0 0

SEC SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 13

SEC GOBIERNO 0 0 18

ADQUISICIONES 0 0 20

SEC MOVILIDAD 0 0 377

TOTAL 30 24 438

Es importante resaltar que cada proceso cuenta con la identificación de sus salidas no conformes, lo que facilita el análisis y control de los mismos y sirve de referencia para la toma de acciones correctivas y preventivas (Riesgo), el tratamiento de los mismos, fortaleciendo el sistema de gestión de la calidad de la entidad y la prestación de los servicios a cargo de la Entidad. COMENTARIOS: ACCIONES DE MEJORA: Reportar trimestralmente el control de las salidas no conformes y el registro de las mismas y el

tratamiento dado, verificando que sea el adecuado una vez sean detectados. 9. RESULTADOS DE EVALUACIÓN DE RIESGOS POR PROCESO

2018 TOTAL RIESGOS RIESGOS MATERIALIZADOS

Total 187 9 Materializados 9 5%


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Comparativo:

VIGENCIA TOTAL RIESGOS RIESGOS

MATERIALIZADOS % MATERIALIZACIÓN

2016 204 27 13,24% 2017 220 22 10 % 2018 187 9 5%

Riesgos por Tipo:

TIPO DE RIESGO TOTAL RIESGOS MATERIALIZADOS %

Riesgos de Corrupción: 54 0 0% Riesgos de Cumplimiento: 55 7 13% Riesgos de Imagen: 4 0 0% Riesgos de Tecnología: 6 0 0% Riesgos Estratégicos: 8 0 0% Riesgos Financieros: 5 0 0% Riesgos Operativos: 55 2 3.7% Total General 187 9 5%

Para el periodo analizado se controlaron 187 riesgos en total en todos los procesos y al analizar su ocurrencia o materialización durante este periodo encontramos que se materializaron 9 de ellos lo que equivale a un 10% en donde el mayor volumen estuvo representado por riesgos operativos, de lo que se puede concluir que en su mayoría las acciones o controles aplicados fueron efectivos y sirvieron para evitar el riesgo, y en los que se materializaron ninguno tuvo consecuencias graves para la administración ni afecto la prestación de los servicios, ni la imagen de la entidad ya que las acciones establecidas sirvieron para disminuir su impacto y su probabilidad de ocurrencia, en el análisis comparativo con los años anteriores es evidente el afianzamiento de la cultura de la gestión de los riesgos identificados para cada proceso y desde cada Unidad Administrativa y las acciones planteadas para su control, al respecto se presentaron estadísticas del control de los riesgos por procesos y por Unidades Administrativas. COMENTARIOS: No obstante haber evidenciado gran avance en este tema es necesario continuar el trabajo permanentemente que se realiza desde la coordinación del SIGI con los líderes MECI y la asesoría y acompañamiento permanente para dar cumplimiento a los requerimientos normativos y a los de cada área y proceso en particular, con el fin de anticiparse a la posible ocurrencia de los eventos o situaciones que pueden poner en riesgo el logro de las metas establecidas desde los planes, programas, proyectos y procesos de la Entidad. ACCIONES DE MEJORA: Continuar con el registro y control permanentemente a los riesgos identificados para los

procesos desde cada una de las Unidades Administrativas, evitando desviaciones potenciales


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que generen afectaciones negativas en las metas institucionales y en la prestación de los servicios ofrecidos a la comunidad.

REVISIÓN DE COMPROMISOS ANTERIORES

N° Compromiso Acciones Responsable Fecha de

logro Estado

1

Difundir oportunamente la política, los objetivos de calidad y el mapa de procesos, a los funcionarios y contratistas que ingresen al Municipio, con el fin de que conozcan el SIGI y lo hagan parte integral de su trabajo diario.

Difundir permanentemente la Política y los objetivos de calidad a través de las pantallas de los PC, carteleras, pagina web, Jornadas de Inducción y Reinducción

Coordinadores de Calidad

30/09/2018

Cerrada

2

Continuar fortaleciendo las competencias del grupo de auditores internos de calidad de la Administración, antes de realizar las auditorias.

Realizar capacitacion la cual fortalezca las competencias al grupo de auditores seleccionados para realizar las auditorias

Representante de la Dirección para el SIGI

30/09/2018

Cerrada

3

Sensibilizar a los auditados antes de iniciar las auditorías internas de calidad, sobre la finalidad de las mismas y el papel de los coordinadores de calidad en las auditorias.

Socializar y fortalecer el sentido de las auditorias internas a los directivos de cada Unidad Administrativa

Representante de la Dirección para el SIGI Coordinadores de Calidad

30/09/2018

Cerrada

4

Implementar estrategias al interior de las unidades administrativas para mejorar el control de la información documentada y fortalecer la cultura del mejoramiento continuo.

Realizar capacitación y reuniones con los funcionarios en las diferentes Unidades Administrativas para mejorar el control de información documental


30/09/2018

Cerrada

5

Implementar estrategias al interior de las unidades administrativas para mejorar el control de la información documentada y fortalecer la cultura del mejoramiento continuo

Realizar revisiones periódicas al uso de la información documentada del SIGI al interior de cada unidad administrativa

Lideres de Procesos, Lideres del SIGI

30/06/2018

Cerrada

6

Fortalecer el análisis de la encuesta de satisfacción de la comunidad, especialmente el método y las causas de la

Asesorar y acompañar a los líderes SIGI en el análisis de la encuesta de satisfacción de la comunidad, especialmente el método y las causas de la

Coordinadores del SIGI Asesores de Calidad

31/07/2018

Cerrada


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logro Estado

insatisfacción para garantizar la objetividad y aplicar las acciones pertinentes para mejorar la percepción de los usuarios y partes interesadas

insatisfacción

7

Diseñar acciones que permitan clasificar de manera adecuada, desde la oficina de atención al ciudadano, las QRDS que se presentan a la administración diferenciándolas de los trámites y solicitudes de servicios a cargo de la Entidad.

Capacitar al personal de la oficina de Atención al Ciudadano para que clasifiquen de manera adecuada las QRDS

Líder Atención al Ciudadano - Secretario General

31/07/2018

Cerrada

8

Analizar Periódicamente las PQRDS en cada una de las unidades administrativas realizando una reclasificación de las mismas de acuerdo a la definición legal de estos términos (Queja, Reclamo, Denuncia, Sugerencia) a fin de presentar datos reales de estas, analizando sus causas y aplicando las acciones de mejoramiento pertinentes, tendientes a reducir las mismas

Designar desde en cada una de las unidades administrativas un profesional que se encargue de realizar la reclasificación de las PQRDS de acuerdo a la definición legal de estos términos a fin de presentar datos reales de estas y analizando sus causas

Líderes de Procesos, Líderes del SIGI

31/12/2018 Con

seguimiento

semestral

Cerrada

9

Verificar que se realice el seguimiento a la eficacia de las acciones para determinar o no el cierre por parte de los líderes de proceso.

Realizar seguimientos trimestrales verificando el seguimiento a la eficacia de las acciones y el cierre oportuno de las mismas

Lideres de Procesos, Lideres del SIGI

31/12/2018 Con

seguimiento

semestral

Cerrada

10

Realizar las gestiones necesarias para el logro de las metas establecidas en los procesos y en los planes de acción, tendientes a dar cumplimiento a lo establecido en el Plan de

Verificar periódicamente los seguimientos a los Indicadores y Riesgos de los Procesos Requerir a los Líderes de Proceso la aplicación de


31/12/2018 Con

seguimiento

semestral

Cerrada


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logro Estado

Desarrollo. acciones en el caso de evidenciar tendencias no deseadas en el cumplimiento de las metas antes de que culmine la vigencia (10/10/2018)

11

Revisar el planteamiento de los indicadores, frente a las metas u objetivos de los procesos y de los planes de acción, verificando la medición a través de ellos de la eficacia, eficiencia y efectividad.

Analizar los indicadores del Proceso verificando que estén alineados con las metas y objetivos del mismo y su eficacia y eficiencia Verificar en las asesorías y revisiones periódicas a los indicadores que éstos cumplan estén alineados con las metas u objetivos de los Procesos y de los Planes de acción y midan eficacia, eficiencia y efectividad.

Líderes de Procesos Líderes SIGI

30/06/2018

Cerradas

12

Afianzar desde cada una de las unidades administrativas el control de las salidas no conformes y el registro de las mismas, para prevenirlos, evitar su uso no intencional y darles el tratamiento adecuado una vez sean detectados.

Asesorar y acompañar a los líderes SIGI a través de la agenda semanal de asesoría en el control de las salidas no conformes y el registro de las mismas


31/12/2018 Con

seguimiento

semestral

Cerrada

13

Alimentar permanentemente el mapa de riesgos establecido para los procesos desde cada una de las Unidades Administrativas, siempre que se identifiquen desviaciones potenciales que generen afectaciones negativas en las metas institucionales y en la prestación de los servicios ofrecidos a la comunidad, que requieran la aplicación de acciones preventivas

Verificar a través de la agenda semanal de asesoría que los lideres SIGI identifiquen las desviaciones potenciales que generen afectaciones negativas en las metas institucionales y en la prestación de los servicios y las registren en la matriz de riesgos


31/12/2018 Con

seguimiento

semestral

Cerrada

14 Revisar, Actualizar y socializar los procesos y

Asesorar y acompañar a los líderes SIGI en la

Líderes de Procesos

31/12/2018

Cerrada


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logro Estado

procedimientos siempre que hayan cambios normativos

actualización de la información documentada del SIGI, siempre que se requiera

Líderes SIGI Con seguimi

ento semestr

al

15

Incluir en el Plan de Capacitación, bienestar y estímulos e incentivos a los lideres MECI-Calidad y auditores internos (3 o 4 días al año) como compensación por la importante labor que desempeñan en el sostenimiento y mejoramiento continuo del SIGI y el logro de las metas institucionales relacionadas.

Solicitar a Servicios Administrativos (Talento Humano) que incluya dentro del plan de capacitaciòn, bienestar y estímulos e incentivos a los Líderes MECI y auditores internos, como compensación por la importante labor que desempeñan

Secretaria de Servicios Administrativos

30/06/2018

Cerrada

16

Designar como líder MECI-CALIDAD servidores comprometidos con la Entidad, que sean de confianza del secretario, (no los que no saben que poner a hacer), al respecto se solicita el cambio de la líder MECI de la Secretaría de Movilidad

Solicitar a los Jefes de las Unidades Administrativas, responsables de los Procesos la designación de Líderes MECI comprometidos con la Entidad y de confianza Informar oportunamente a cada Líder de Proceso o Secretario de Despacho las dificultades presentadas con el Líder MECI para que sean evaluadas y se toman las acciones pertinentes

Secretarios de Despacho

30/06/2018

Cerrada

17

Incluir al Líder MECI en las reuniones de los grupos primarios, con el fin de que en este escenario pueda socializar y validar la información de los procesos y de la Coordinación y asesoría del SIGI.

Solicitar a cada Líder de Proceso o Secretario de Despacho que incluyan a los Líderes MECI en los Grupos Primarios de las respectivas Unidades Administrativas, con el fin de que socilicen la información del SGC. Verificar la asistencia de los Líderes MECI a los grupos primarios.

Coordinadores SIGI Líderes de Procesos

31/12/2018 Con

seguimiento

semestral

Cerrada

18 Analizar los aspectos en las cuales los usuarios y partes

Asesorar y acompañar a los líderes SIGI en el análisis de

Lideres de Procesos -

30/09/2018

Cerrada


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logro Estado

interesadas manifiestan insatisfacción o inconformidad, esto para las encuestas de percepción, corregirlos y aplicar acciones para evitar que vuelvan a suceder.

los aspectos en las cuales los usuarios y partes interesadas manifiestan insatisfacción o inconformidad y en la aplicación de acciones para evitar que vuelvan a suceder.


19

Disposición una herramienta tecnológica (Software) para el manejo de los indicadores, riesgos, acciones de mejoramiento, salidas no conformes, entre otros,

Solicitar una herramienta tecnológica (Software) para el manejo de los indicadores, riesgos, acciones de mejoramiento, salidas no conformes, entre otros

Lideres de Procesos

31/12/2018 con seguimi

ento trimestr

al

Cerrada

20

Continuar con el tratamiento y gestión de los riesgos, verificando la efectividad de los controles y las acciones propuestas para la gestión de los mismos,

Asesorar y acompañar a los líderes SIGI el tratamiento y gestión de los riesgos, verificando la efectividad de los controles y las acciones propuestas para la gestión de los mismos,


30/09/2018

Cerrada

Una vez revisados y verificados los compromisos suscritos en la revisión por la Dirección anterior se concluye que las acciones propuestas fueron cumplidas y por lo tanto se autoriza el cierre de las mismas

10. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

Se identificaron y analizaron los siguientes cambios que podrían afectar o generar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad: LEGALES Ley de Garantías En cuanto a la ley de garantías, desde el inicio del año se planificó desde el inicio del año la contratación de los bienes y servicios requeridos por la administración, necesarios para la prestación efectiva de los servicios a la comunidad y partes interesadas, por lo tanto no tendrían por que verse afectados Ley 1952 de 2019 Código General Disciplinario En cuanto a la entrada en vigencia del Código General disciplinario: Se Ajustó el manual de funciones, con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos normativos, en cuanto a competencias, autoridades y responsabilidades


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La Secretaría Jurídica está gestionando la contratación de capacitación a funcionarios en código disciplinario. POLITICOS Elecciones de gobernantes Departamentales y Municipales Manejo indiscriminado de la información en época electoral Cambio de Gobernante Nuevas políticas Institucionales Frente al tema electoral señala el Alcalde que se requiere tener una buena información en las reglas de juego para el momento preelectoral y prevenir contratiempos, con el Comité electoral deje las cosas claras. CAMBIOS ADMINISTRATIVOS Cambios en el Gabinete Empalme Desde ahora se está planeando y gestionando con la Secretaría Jurídica todos lo relacionado con el empalme. Jurídica: el contrato de empalme no es solo para el empalme, se busca manejar el tema de la información para que esta sea filtrada y revisada por los responsables antes de que salga de la entidad, Se debe hacer un buen cierre de la gestión, en el mes de octubre se debe tener un documento con todo el desarrollo de estos cuatro años, con el fin de realizar una “buena entrega”de la gestión de esta administración elaborando “informes de Gestión muy completos”. Desarrollo del Concurso de carrera administrativa En cuanto a la provisión de cargos de carrera administrativa mediante el concurso Previsto para 357 Cargos la Secretaría de Servicios Administrativos va a ser muy prudente, teniendo en cuenta que muchos empleados se quedan, que otros se van a declarar desiertos y que aun no se puede generar estrés con el fin de no bajar la productividad. Se proyectó documento de como proceder en estos temas con las personas que se retiran esperar que el proceso culmine, cada secretario debe identificar los puntos y temas clave que están en cabeza de los funcionario que ya están fuera del concurso para designando un acompañamiento de otra funcionario con carácter de permanencia y fortalecer los procedimientos documentados, de manera que esto no genere traumatismos en la ejecución de los procesos y la prestación de servicios a cargo de la entidad Cada secretario debe detectar en que casos se da esto. Realizar una buena inducción realizándola en menos de un mes mejorando el desempeño de los nuevos empleados y los reportes del MIPG.


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Jefe de control interno: un cambio que hay que tener en cuenta es la parte financiera para la liquidación de los funcionarios que salen por motivo del concurso Cumplimiento Metas Plan de Desarrollo En cuanto al cumplimiento de las metas de gobierno, señala el Director Administrativo de Planeación que se realizó el análisis con los secretarios de despacho de las metas pendientes y estas fueron incluidas en los planes de acción de esta vigencia, a los cuales se les hace seguimiento trimestral, con el fin de detectar oportunamente las tendencias no deseadas y acercarnos al cumplimiento de las mismas, es de anotar que el cumplimiento del plan de desarrollo a diciembre 31 fue de aproximadamente el 80%. En este ítem se realizó un análisis de los cambios que ya se han presentado y la forma como se han planificado y ejecutado sin generar traumatismos en la prestación de los servicios a cargo de la entidad, ni alteraciones significativas en la ejecución de los procesos, ni en las funciones de los servidores públicos, lo que permiten hoy mostrar un Sistema, consolidado, conocido y aplicado en todos los procesos, planes, programas y actividades que ejecuta la administración municipal de Itagüí. ACCIONES DE MEJORA:

Elaborar un plan para el proceso de empalme en el cual se dé a conocer a este y a su equipo de trabajo la operación del SIGI, sus bondades, el esfuerzo y dedicación de los funcionarios.

Realizar una buena inducción realizándola en menos de un mes mejorando el desempeño de los nuevos empleados Identificar los puntos y temas clave que están en cabeza de los funcionario que ya están fuera del concurso designando el acompañamiento de otra funcionario con carácter de permanencia Fortalecer los procedimientos documentados, de manera que el cambio de funcionarios por el concurso de carrera, no genere traumatismos en la ejecución de los procesos y la prestación de servicios a cargo de la entidad

11. CONCLUSIÓN FINAL ACERCA DEL SIGI Desarrollado cada uno de los puntos del Comité de la Alta dirección, el señor Alcalde doctor León Mario Bedoya López, menciona que el Sistema de Gestión de la Calidad, ha permitido ofrecer servicios y programas que cumplen las expectativas de la Ciudadanía proyectando externamente una buena imagen de la Administración Municipal, tema que requiere de mucho compromiso de la Alta Dirección (Secretarios de Despacho) y recalca la importancia de seguir concientizando a los funcionarios de la administración sobre esta herramienta de gestión tan importante que tenemos y de la articulación que debemos realizar con las actividades del día a día, se busca hacer las cosas de la mejor manera pero es necesario que se asuma la mejor actitud, para obtener los verdaderos resultados que son la satisfacción de las necesidades básicas de la comunidad y el logro de las metas establecidas en el plan de desarrollo garantizando una mejor calidad de vida a todos los Itagüiseños.


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Finalizada la revisión por la dirección, se consolidan los compromisos para el mejoramiento del SIGI, de los servicios y las necesidades de nuevos recursos, asignando los responsables y las fechas previstas para el cumplimiento de las acciones propuestas. Finalmente El alcalde Municipal doctor León Mario Bedoya López determinó que de acuerdo a los resultados de la revisión del SIGI, el Sistema que se ha implementado es Conveniente, adecuado y eficaz para la Administración Municipal de Itagüí, su adecuación garantiza una clara definición de Responsabilidades y autoridades frente al cumplimiento de la misión, Visión y competencias de la Entidad y la satisfacción de las necesidades y expectativas, de la comunidad y partes interesadas de acuerdo a lo establecido en el plan de desarrollo y lo previsto en la Constitución y las leyes. Aplicables en la entidad. Con respeto a la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del SIGI se concluye que el SIGI ha permitido fortalecer día a día la cultura del mejoramiento continuo, a través de la apropiación y ejecución de los procesos por parte de los servidores públicos, en los cuales se busca no solo el cumplimiento de los indicadores y metas previstas en los diferentes planes y programas con que cuenta la Administración Municipal de Itagüí (80 % de cumplimiento en el plan de desarrollo), sino la optimización de los recursos en lo que el señor alcalde ha denominado “Hacer más con menos” lo que ha permitido la ampliación de cobertura, reducción en los tiempos de atención de los requerimientos de la comunidad y mayor inversión social, en cuanto a la efectividad es evidente el mejoramiento de la calidad de vida en la población, y la satisfacción de los usuarios frente a los servicios prestados por la entidad (94% en el 2018). Además de ser calificado como el 3er municipio del país en el índice de desempeño integral (entre 217 municipios), por el DNP y ser finalista del concurso superación de la extrema pobreza por Colombia Líder, reconocimiento a nivel nacional con el programa “un bebe tu decisión”. Asimismo, el SIGI ha sido asumido por el Comité de la Alta Dirección con un enfoque gerencial articulado a las labores cotidianas de la administración Municipal, lo que ha sido fundamental para afianzar el mejoramiento continuo de los procesos de la entidad y en la satisfacción de los usuarios y partes interesadas.

12. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Una vez finalizada la revisión por la dirección, se consolidan las mejoras propuestas, para el SIGI, referenciadas en cada ítem de esta Acta, las cuales serán documentadas y direccionadas por la coordinación de calidad y remitidas a los responsables de aplicar las acciones propuestas a fin de dar cumplimiento a las mismas, al igual que cambios que puedan afectar los servicios y los procesos y las necesidades de nuevos recursos, donde se asignan los responsables y las fechas previstas para estas mejoras.

Mejoras para el SIGI - Procesos Desde la Coordinación del SIGI se continuara con la Asesoría y acompañamiento a los líderes SIGI para el mantenimiento y mejoramiento del SIGI. Incluir en el Plan de capacitación, bienestar y estímulos incentivos a los líderes MECI – Calidad y auditores internos (2 días al año) como compensación por la importante labor que desempeñan los


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lideres SIGI en el sostenimiento y mejoramiento continuo del SIGI y el logro de las metas institucionales relacionadas. Mejoras para la prestación de los servicios Pide el señor Alcalde Municipal León Mario Bedoya López, que se brinde un servicio con excelencia a la ciudadanía, que se garantice la calidad en la atención de los usuarios por parte de los funcionarios de la administración. Analizar los aspectos en las cuales los usuarios y partes interesadas manifiestan insatisfacción o inconformidad en las encuestas de percepción, para corregirlos y aplicar acciones para evitar que vuelvan a suceder. Necesidades de nuevos recursos Los secretarios de despacho y líderes de procesos no hacen requerimientos especiales ya que consideran que con los recursos existentes están dando cumplimiento a las metas establecidas desde los procesos ejecutados en sus áreas, resaltando que una vez empiecen a operar los programas del nuevo plan de desarrollo es posible que de detecten nuevas necesidades para el cumplimiento o logro de sus metas. Nuevos controles o acciones para los riesgos Se plantea la necesidad de continuar con el tratamiento y gestión de los riesgos, verificando la efectividad de los controles y las acciones propuestas para la gestión de los mismos, para que la Administración Municipal cumpla con la finalidad de reducir al máximo la probabilidad de que se presenten situaciones que puedan afectar el cumplimiento de las metas institucionales y la prestación de los servicios que brinda la Administración Municipal de Itagüí a la comunidad y partes interesadas. . Se da por terminada la reunión siendo las 10:30 a.m. del día Martes 02 de abril de 2019. Para constancia se firma por; LEÓN MARIO BEDOYA LÓPEZ Alcalde DIEGO ALEXANDER AGUIRRE RAMIREZ Representante de la Dirección para el SIGI


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ANEXOS

Anexo #1: Lista de Asistencia a la revisión por la dirección.

Anexo #2: Presentación del SIGI:

Política de calidad, Objetivos de Calidad, Mapa de procesos.

Resultados Encuesta de Política de Calidad

Seguimiento objetivo de Calidad

Resultados Auditoría Interna

Resultados encuesta de satisfacción a la comunidad

Resultados de Atención quejas, reclamos y peticiones.

Estado de acciones correctivas y preventivas

Resultados del análisis de los productos o Servicios No Conformes

Resultados de evaluación de riesgos por proceso.

acta de revisión por la dirección 2019.doc)aplicaciones.itagui.gov.co/sigi/acta de revisión por...

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