acta revisiÓn por la direcciÓn cÓdigo: shf-e005-19

ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CÓDIGO: SHF-E005-19

RESPONSABLE: DEPENDENCIA: VERSIÓN: 1

Secretario de Hacienda Secretaría de Hacienda FECHA EMISIÓN:

2/09/2019

ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

CITANTE

Nombre: Karina María Otero Buelvas Cargo: Secretaría de Hacienda

Citación a Reunión de : Acta N° Carácter de la Reunión

21 de Octubre de 2019 001 Ordinaria X Extraordinaria

Fecha de Reunión Lugar de Reunión Hora de Inicio Hora Final

24 10 2019 OFICINA SECRETARIO

DE HACIENDA 8:30 a.m. 11:30 a.m.

Día Mes Año

ORDEN DEL DIA

1. El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas

2. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad

3. La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las

tendencias relativas a:

a) satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes;

b) el grado en que se han cumplido los objetivos de la calidad;

c) desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios;

d) no conformidades y acciones correctivas;

e) resultados de seguimiento y medición;

f) resultados de las auditorías;

g) el desempeño de los proveedores externos;

4. la adecuación de los recursos;

5. la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades

6. oportunidades de mejora.

7. Salidas de la revisión por la dirección: Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las

decisiones y acciones relacionadas con:

a) las oportunidades de mejora

b) cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad

c) las necesidades de recursos

8. Revisión Política de Calidad y Objetivos de Calidad

9. Resultados de la Revisión por la dirección

10. Proposiciones y varios

ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN SHF-E005-19

VERSIÓN 1

La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del link SGC http://www.monteria.gov.co/ La

copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado. 2 de 12

DESARROLLO DE LA REUNION

1. El estado de las acciones desde revisiones por la dirección previa

Por ser el primer informe de Revisión por la Dirección, no hay acciones desde revisiones por la dirección previa.

Sin embargo, como parte del mejoramiento continuo de Secretaría de Hacienda se relaciona a continuación los

resultados y logros (huellas) de la Secretaría de la Secretaría de Hacienda del Municipio de Montería:

Gracias a un gran esfuerzo financiero y a la disciplina fiscal, nuestra ciudad logró sanear sus finanzas y

salir de la Ley 550. Montería se encontraba en Ley 550 desde el mes de julio del año 2004 y gracias a la

excelente gestión del Gobierno de la Ciudad se pudo firmar el acta de terminación de la misma el 15 de

agosto de 2019. Durante este periodo se pagaron acreencias por valor de 115.813 millones de pesos. Es

importante destacar el aumento de los ingresos corrientes que ha registrado el Municipio, un hecho que

denota la confianza del contribuyente con la administración de la ciudad y la existencia de credibilidad

en la inversión de los recursos.

La administración municipal a través de la Secretaría de Hacienda, posterior a que el Municipio salió de

Ley 550, logró tramitar ante la Fiduciaria de Occidente, que en la modificación del Encargo Fiduciario 3-

112, se suprima a partir del 1 de noviembre de 2019, el cobro de las comisiones por administración y

pago de los recursos del Municipio de Montería. Lo anterior se verá reflejado en la disminución de los

gastos de funcionamiento de la administración municipal.

Debido a la confianza de los contribuyentes en las inversiones realizadas por el Gobierno de la Ciudad

y a la gestión de cobro realizada por la Secretaría de Hacienda, el Municipio de Montería incrementó

sus ingresos corrientes de libre destinación-ICLD, lo que le permitió pasar a Categoría Primera, a partir

de la vigencia 2019. El gobierno de Montería Adelante mantuvo los gastos de funcionamiento por debajo

del límite de su categoría, lo cual repercutió directamente en una mayor inversión económica, social y

en obras públicas en la ciudad.

Las operaciones de manejo de deuda de los créditos que fueron desembolsados en la vigencia 2015, la

actual administración municipal logró una reducción significativa en la tasa de interés, pasando de una

tasa del DTF+3.75 a DTF+2.5 en el caso de la deuda del Grupo Aval (Banco de occidente, Banco de

Bogotá, y Banco Popular); para Bancolombia la tasa de interés del DTF+3.3 disminuyó al DTF+2.2; para

los nuevos créditos desembolsados en la vigencia fiscal 2019, por un valor total de $30.000 millones se

logró una tasa DTF+2.0. En este sentido las operaciones de manejo de deuda disminuyeron el costo

promedio de la deuda anterior, lo cual fue una exitosa gestión de la Secretaría de Hacienda Municipal

de la actual administración, lo que se vio reflejado en una disminución en los gastos financieros por

concepto de intereses de la deuda.


VERSIÓN 1



Entidad Bancaria Tasa DTF

Anterior Tasa DTF Actual

Grupo Aval (Banco de occidente, Banco de

Bogotá, y Banco Popular) DTF+3.75 DTF+2.5

Bancolombia DTF+3.3 DTF+2.2

Davivienda y Bancolombia (Nuevo

Crédito) - DTF+2.0

La Secretaría de Hacienda Municipal en el Gobierno Montería Adelante 2016-2019, logró desde el

proceso de contabilidad la depuración de saldos iniciales con la Ecuación Patrimonial, y la conciliación

bancaria de manera mensual, teniendo como resultado que los saldos iniciales estén actualizados y a

tiempo real. Así mismo, realizó las depreciaciones a los inventarios de muebles y enseres reportados por

la Secretaria General (Almacén), estableciendo la vida útil de estos y el valor a depreciar, lográndose así

realizar dichas depreciaciones periódicamente. Implemento el uso del Nuevo Marco Normativo para

Entidades de Gobierno (NICSP) para los estados financieros, con el fin de que los saldos a la fecha se

muestren reales y ajustados.

En virtud de lo anterior, actualmente la contabilidad del Municipio de Montería muestra saldos

razonables en la información contable, lo que permitió que los estados contables y la gestión

presupuestal en la vigencia 2018 presentara un resultado favorable.

Se cuenta con un software propio del Municipio de Montería, para la administración de las Rentas

Municipales, facilitando la forma de pago del Impuesto Predial Unificado a los contribuyentes de nuestra

ciudad. Estos pagos se pueden realizar a través de la página web de la Alcaldía de Montería con tarjetas

de crédito Visa o Mastercard, Vía Baloto y Grupo Éxito (Éxito, Carulla y Surtimax). Así mismo, el botón

de pago PSE, a través de Placetopay. También se implementó un programa de integración, vía Web

Service, entre el Municipio y entidades bancarias autorizadas para realizar la labor de recaudo, lo cual

nos permitió ofrecer a los contribuyentes pagos al sistema del Área de Rentas en tiempo real y con total

protección a los datos.

Como estrategia para mejorar el flujo de información entre el sistema de información del proceso de

Rentas con los procesos de Tesorería y Contabilidad del sistema integrado de información SIIM, se

mejoró y se puso en funcionamiento la herramienta desarrollada para la Secretaría de Hacienda, que

permite importar la información de recaudos de los diferentes impuestos que se facturan y pagan en el

sistema de Rentas, de tal forma que el flujo de la información sea pueda realizar de forma diaria y sin

que medie digitación alguna, sistema automatizado. La herramienta además de integrar la información

producida en el sistema del proceso de Rentas, permite parametrizar la información previa que se

requiere para que la herramienta haga los cruces de información de manera adecuada a la base de

datos SIIM.


VERSIÓN 1



2. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la

calidad

De conformidad con el análisis de los cambios en el contexto de las cuestiones externas e internas de la Secretaría

de Hacienda del Municipio de Montería, que afecten el SGC, se documenta en el análisis de contexto externo e

interno de conformidad con el SGC y que son parte de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 son:

• Análisis del contexto interno y externo

• Información de las partes interesadas internas y externas

• Plataforma estratégica de la Secretaría de Hacienda

• Análisis y evaluación de riesgo de los procesos

Estos se encuentran registrados en la SHF-E001-19 Plataforma Estratégica Secretaría de Hacienda.

En el año 2019 no se han presentado planificación de cambios al sistema de gestión de la calidad, sin embargo,

se definió el procedimiento SHP-E004-19 planificación de los cambios y formato SHF-E006-19 planificación de

cambio.

CAMBIOS CI CE

No Aplica para el presente informe

Articulación con terceros para intercambio de información

Sector gremial fuerte en la ciudad lo que favorece la inversión y alianzas estratégicas

Ingresos tributarios disponible a través de recaudos

Personal competente para el desarrollo de las actividades de la Secretaría de Hacienda

Trabajo en equipo y buenas relaciones interpersonales

Valoración de la experiencia y compromiso de personas con alto grado de conocimiento a través de su memoria

institucional y las capacitaciones al personal

Sistema de gestión de calidad implementado, que permite identificar diagnósticos reales y puntos de mejora en el

quehacer misional de la Secretaría de Hacienda

Evaluación periódica a través de indicadores amigables y entendibles que permitan mejorar la percepción de la gestión

institucional

Se motivan cambios en la cultura del autocontrol y la transparencia

Las estrategias implementadas por la nueva administración para mantener un buen clima laboral

Mejora continua del SGC

Se cuenta con buenos canales de comunicación con los entes de control

Se cuenta con página web.

Mantenimiento de los equipos y sistemas de información, para obtener una eficiencia y eficacia en los procesos.

Plataforma documental de la certificación de la NTC-ISO 9001:2015

Acceso a tecnología para los servicios tributarios a través de software

Ahorro de papel a través del software para procesos tributarios.

Credibilidad y confianza de la ciudadanía en la nueva

administración

La objetividad, imparcialidad y neutralidad, así como el acceso fácil

a los servicios que presta la Secretaría de hacienda

Avances de las tecnologías de la información y las comunicaciones

Modernización tecnológica mediante el uso de las Tics

Acceso a servicios públicos como Electricidad, agua

Cumplimiento en la implementación de las NICSP

Vinculación de personal bajo la modalidad de prestación de servicios

Cambio de personal por transición administrativa

Servidores/as públicos que no conocen los procesos y procedimientos que

deben aplicar

Infraestructura locativa y tecnológica insuficientes

Vulnerabilidad en los sistemas de información

Fallas en el proceso y la estrategia de comunicación interna (correos

institucionales)

Cambios políticos a nivel local o nacional

Cambios constantes en la legislación

Cambios en la estructura administrativa y rotación de personal por finalización de periodos de gobierno

Procesos litigiosos de vigencias anteriores no fallados

Recibir la orden de condonación y/o exoneración mediante sentencia proveniente de los Juzgados y el

Tribunal Especializado en Restitución de Tierras, de acuerdo con lo definido en la Ley 1448 de 2011 y el

Acuerdo Municipal No. 015 de 2013, se verifica y se aplica en beneficio de los predios restituidos la condonación y/o exoneración del pago del Impuesto Predial Unificado, intereses y demás tasas y

contribuciones, lo que conlleva a que el Municipio de Montería deje de percibir las sumas adeudadas por

los predios, disminuyendo así, los recursos que se destinan para el cumplimiento del Plan de Desarrollo.

Bajos recursos de impuestos

Debilidad en el control y seguimiento a fiducias y entidades bancarias

Cultura de no pago de los contribuyentes

Incumplimiento de los términos de ley

Demandas legales

Marco normativo desactualizado (Normograma en la página web)

Desconocimiento de las normas

AMENAZAS


VERSIÓN 1



3. La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las

tendencias relativas a:

a) SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y LA RETROALIMENTACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS

PERTINENTES

La satisfacción del cliente en las Secretaría de Hacienda fue medida desde dos perspectivas: Seguimiento de

PQRS y Encuesta de Satisfacción a las partes interesadas.

Se presenta los resultados de las encuestas de satisfacción realizadas a los contribuyentes y Secretarías de la

Alcaldía durante los meses de agosto, septiembre y octubre del año 2019.

Con respecto a los resultados de la encuesta de satisfacción del cliente, la variable con mayor puntaje de

calificación corresponde a satisfecho, ésta buena calificación se soporta en el consolidado de los radicados del

año 2019 (Solicitudes, peticiones, quejas y reclamos) tramitados a través del software “Impuestos PLUS” las cuales

cumplen con la atención y las respuestas al ciudadano dentro de los tiempos establecidos por ley, evidenciando

un porcentaje de cumplimiento del 98% en respuesta a dichos trámites.

Meses Total Radicados Porcentaje de

cumplimiento

Enero 979 98%

Febrero 1113 99%

Marzo 1433 100%

Abril 1252 99%

Mayo 1220 100%

Junio 1001 99%

Julio 1374 99%

Agosto 985 95%

Septiembre 1185 93%

Octubre 1036 98%

SATISFECHO

SATISFECHO

SATISFECHO

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

SATISFECHO

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

100,00%

100,00%

100,00%

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

100,00%

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

13

20

38

0

0

71

0

0

0

0

0

0

0

3

5TOTAL 66

2

13

18

35

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Febrero

Marzo

Abri l

Mayo

Junio

Jul io

Enero 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!

TOTAL

EVALUADOS

PERIODO

CALIFICACION OBTENIDA

INVALIDAS%

SATISFACCION

ESTADO DE

SATISFACCION


VERSIÓN 1



Por otra parte, se muestra el seguimiento a la atención de PQRS realizado por la Oficina de Control Interno, a

través del “Informe seguimiento PYXIS Secretaría de Hacienda” emitido por el jefe de control interno Dra. Mónica

Haddad Sofan, de conformidad como lo establece el acuerdo 060 de 2001 del archivo general de la nación

utilizando el software PYXIS, dando respuesta a solicitudes de partes de entes de control y personas naturales;

donde se evalúa con calificación de buen desempeño a la Secretaría de Hacienda del Municipio de Montería.

ESTADO DE LA SOLICITUD VIGENCIA 2019

Mayo Junio Julio Agosto Septiembre

Solicitudes ejecutadas 191 277 316 343 377

solicitudes pendientes 0 0 0 0 0

Solicitudes sin responsable 0 0 0 0 0

Total solicitudes 191 277 316 343 377

b) EL GRADO EN QUE SE HAN CUMPLIDO LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Como parte del compromiso de la Alta Dirección se estableció cinco los objetivos del Sistema de Gestión de la

Calidad a través de la metodología “SMART”, permitiendo un análisis integral, la identificación de oportunidades

de mejora, estableciendo controles; mejorando así, el desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión de la

Calidad para la Secretaría de hacienda, estos pueden ser medibles y cuantificados a través de los indicadores y

su evaluación para proporcionar información y datos del grado de cumplimiento. Los indicadores están

directamente asociados a los objetivos y se relaciona los resultados en el Formato “SHF-E003-19 objetivos

indicadores estratégicos”. Los objetivos de calidad son coherentes con la Política de Calidad. Estos objetivos se

mencionan a continuación:

Aumentar el índice de recaudo mediante estrategias de cultura de pago y mejoramiento de la confianza

de los contribuyentes.

Aumentar el grado de satisfacción de los clientes y partes interesadas

Mejorar continuamente la gestión de la calidad, mediante la gestión de procesos.

Optimizar y mejorar nuestros procesos asegurando el funcionamiento e impulso de la modernización

institucional.

Mejorar la competencia del personal en pro del cumplimento de los objetivos y estrategias de la entidad.

c) DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

La evaluación de desempeño de los procesos de la Secretaría de Hacienda se realiza por medio de la medición

de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. Los indicadores constituyen un instrumento que permite

recolectar de manera adecuada y representativa información relevante respecto a la ejecución y los resultados

de los objetivos estratégicos del SGC que contribuyen al cumplimiento de la política de calidad, de forma que se

pueda determinar la capacidad y el desempeño de los mismos. Teniendo en cuenta lo expuesto, en la medición

de los 14 indicadores definidos, participan 2 procesos estratégicos, 4 procesos misionales, 2 procesos de apoyos

y un proceso de seguimiento y control. Ver resultados en el SHF-E003-19 objetivos indicadores estratégicos.


VERSIÓN 1



d) NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

Las No conformidades y acciones correctivas fueron evidenciadas en ejercicio de auditoría interna al SGC, por

tal motivo se realizará seguimiento en un periodo no inferior a dos meses a las No Conformidades detectadas

con el fin de revisar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión y establecer su conveniencia y

eficacia.

En total en los hallazgos se encontraron 4 No Conformidades, 2 Observaciones, 5 Oportunidades de Mejora.

Considerando que las Observaciones son no conformidades potenciales o incumplimientos puntuales de los

requisitos del SGC, es necesario que se implementen los correctivos y/o las acciones correctivas para eliminar

dichas observaciones y sus causas. Las Oportunidades de mejora deben ser atendidas como fuente de mejora

continua del SGC.

NO CONFORMIDADES REQUISITO (S) EVIDENCIA OBJETIVA

No se evidenció en la Secretaría de

Hacienda del Municipio de

Montería, la implementación de un

programa de mantenimiento para

mantener conforme la

infraestructura necesaria (hardware)

para la prestación de los servicios.

Adicionalmente se solicitó el listado

de los recursos necesarios y no fue

presentado durante la ejecución de

la auditoría interna. Incumpliendo lo

establecido en la NTC-ISO 9001:2015

numeral 7.1.3

7.1.3

Al momento de realizar el ejercicio

de auditoría, no se presentó la

programación de los

mantenimientos preventivos y

correctivos de los equipos de

cómputo de la Secretaría de

Hacienda.

No se evidenció la información de

los recursos necesarios para el

funcionamiento en la prestación de

los servicios a través de los procesos

de presupuesto, rentas, tesorería y

contabilidad.

No se evidenció la implementación

de un programa de bienestar para

los funcionarios de la Secretaría de

Hacienda (personal propio de la

Alcaldía y contratistas), buscando

que se fortalezcan y potencien las

actividades que generalmente se

vienen realizando. Incumpliendo lo


numeral 7.1.4

7.1.4

Durante el ejercicio de auditoría, se

percibió (entrevistas) que algunos

funcionarios no tienen claridad en los

temas de bienestar que apoya el

proceso de Talento Humano.

1

1 1

0

1

2

3

7.1.3 7.1.4 7.2

NC DE LOS REQUISITO ISO 9001: 2015


VERSIÓN 1



No se evidencia que se haya

proporcionado la formación

identificada por la Secretaría de

Hacienda como necesarias para

fortalecer la competencia del

personal. Incumpliendo lo


numeral 7.2

7.2

No se evidencia que para todo el

personal se haya brindado

formación o tomado otras medidas

para lograr la competencia

necesaria

No se evidencia el registro de

seguimiento a la planeación de la

formación general, correspondiente

a su cumplimiento.

Adicionalmente se realizó sensibilización los días 9, 10 y 11 de octubre de 2019 a todo el personal de la Secretaría

de Hacienda, para incentivar el reporte de las no conformidades que puedan presentarse en la ejecución de los

procesos, asimismo, se divulgó el SHP-Q003-19 procedimiento acciones correctivas mejoras.

e) RESULTADOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Las actividades de Seguimiento y Medición del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Hacienda están

establecidas a través de la medición de los indicadores de gestión de los diferentes procesos, en donde se

muestran las tendencias y los resultados asociados con la Eficacia, Eficiencia y Efectividad. Se presentan los

resultados para la medición de los indicadores en el “SHF-E003-19 OBJETIVOS INDICADORES ESTRATÉGICOS”

Adicionalmente cada uno de los procesos tiene un seguimiento de la mejora que se relaciona a través de un

plan de acción definido para la Secretaría de Hacienda:

PROCESOS PLAN DE ACCIÓN ESTADO

PROCESO DE

RENTAS

IMPUESTO

PREDIAL

UNIFICADO

Generar recibos oficiales de pago del impuesto predial

unificado vigencia 2019. Cumplido

Iniciar cobro persuasivo a los contribuyentes que no se les

ha realizado procesos de cobro. Cumplido

Iniciar los procesos administrativos de cobro a deudores

que tengan vigencias fiscales por pagar y continuar con

los procesos de cobros existentes.

Cumplido

INDUSTRIA Y

COMERCIO

Verificar omisos conocidos. Cumplido

Verificar omisos desconocidos. Cumplido

iniciar los procesos administrativos de cobro a deudores

con vigencia por pagar y continuar con los procesos de

cobros existentes.

Cumplido

iniciar cobro persuasivo a los contribuyentes que no se les

ha realizado procesos de cobro. Cumplido

SOBRETASA A

LA GASOLINA

Verificar que el número de galones gravados reportados

por el distribuidor mayorista correspondan a los realmente

reportados por el distribuidor minorista.

En Ejecución.


VERSIÓN 1



Verificar la aplicación de la tarifa de la sobretasa a la

gasolina (18.5%) sobre la base gravable que está

constituida por el valor de referencia de venta al público

de la gasolina motor tanto extra como corriente, por galón,

que certifique mensualmente el ministerio de minas y

energía.

En Ejecución.

PROCESO DE

PRESUPUESTO PRESUPUESTO

Revisión de las nuevas normativas que en materia

financiera y presupuestal se hayan aprobado para

aplicarlas en el proyecto de presupuesto del municipio de

Montería.

Cumplido

PROCESO DE

CONTABILIDAD CONTABILIDAD

Depuración y actualización de los saldos de los libros

bancarios. En Ejecución

PROCESO DE

TESORERÍA TESORERÍA conciliar los saldos de los libros bancarios. En Ejecución

f) RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS

En el año 2019 en Secretaría de Hacienda, se realizó una auditoría interna al Sistema de Gestión de Calidad, la

primera Auditoría Interna al SGC, con el fin de determinar si el sistema de gestión de calidad aplicado en la

Secretaría de Hacienda del municipio de Montería es adecuado, eficaz y conveniente con las disposiciones

planificadas, adecuado en relación a los requisitos de las normas ISO 9001:2015, con los requisitos legales

aplicables y con los requisitos establecidos por la Secretaría y partes interesadas, y se mantiene de manera eficaz

para el logro de los Objetivos, bajo el mejoramiento continuo.

La auditoría se realizó el 17 octubre de 2019 y el plan de auditoria permite ver los criterios y los requisitos de la

norma ISO 9001:2015 y los procesos específicos que fueron auditados, así mismo, en el informe fue presentado

a cada proceso donde se evidencia el resultado del estado del sistema de gestión de calidad.


VERSIÓN 1



Se logró el cumplimento de los objetivos iniciales de auditoría, así mismo se logró desarrollar de acuerdo al plan

de auditoria planteado el ejercicio del primer ciclo de auditoría interna. Se evidencia compromiso del personal

de la Secretaría de Hacienda con el desarrollo de la auditoria interna, pues se contó con la disposición y

colaboración de todos para la observación, toma de evidencias, revisión de documentos y entrevistas.

El Sistema de Gestión de Calidad se encuentra en un proceso de mejora continua, reflejado en el crecimiento

de la Secretaría de Hacienda y el cumplimiento de la mayoría de los indicadores establecidos en el SGC;

soportado por una Alta Dirección comprometida, una estructura organizacional fortalecida y un personal que

demuestra su interés por satisfacer los requisitos de las partes interesadas.

Se pudo evidenciar que la auditoría interna fue un proceso confiable, cumplió con el procedimiento establecido

y obtuvo resultados acordes al estado del sistema de gestión de calidad, generando oportunidades de mejora

que están siendo trabajadas por los procesos. Ver resultados en el “Informe de auditoría Interna 2019”

g) EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES EXTERNOS

Se evidencia el cumplimiento por parte de los supervisores de los contratos, en la realización de las evaluaciones

de los proveedores en el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Existe un total compromiso para

continuar con la exhaustiva revisión y seguimiento a través de los informes de gestión que entregan los

contratistas; para su posterior contabilización y pago.

h) LA ADECUACIÓN DE LOS RECURSOS

La Secretaría de Hacienda cuenta con un presupuesto para atender las necesidades de recursos humanos,

materiales y de servicios, con el fin de garantizar la prestación de los servicios de la entidad.

i) LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y LAS

OPORTUNIDADES

Para cada uno de los procesos del SGC se identifican las condiciones internas y del entorno y sus causas, que

pueden generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de su objetivo

o que generan una mayor vulnerabilidad frente a riesgos en la calidad o servicios de la Secretaría. Las acciones

para abordar los riesgos están definidas en SHM-E003-19 matriz de riesgos y a las oportunidades en el archivo

SHM-E004-19 matriz de oportunidades.

j) OPORTUNIDADES DE MEJORA

El comité de calidad se reúne trimestralmente para realizar avances y seguimiento a la revisión por la dirección.

En este espacio se analizan todas las entradas y salidas de la revisión requeridas por la norma y se analiza el

estado del sistema de gestión de calidad, generando oportunidades para la mejora continua.

De acuerdo con el análisis del contexto se concluye trabajar con las siguientes oportunidades:

Credibilidad y confianza de la ciudadanía en la nueva administración

La objetividad, imparcialidad y neutralidad, así como el acceso fácil a los servicios que presta

la Secretaría de hacienda

Avances de las tecnologías de la información y las comunicaciones

Modernización tecnológica mediante el uso de las TICS


VERSIÓN 1



Cumplimiento en la implementación de las NICSP

4. SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: LAS SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

DEBEN INCLUIR LAS DECISIONES Y ACCIONES RELACIONADAS CON:

La Alta dirección concluye que el SGC de la Secretaría de Hacienda del municipio de Montería es conveniente,

adecuado, eficaz, eficiente y efectivo, teniendo en cuenta las oportunidades de mejora detectadas y las acciones

correctivas y preventivas que se vienen adelantando para eliminar las causas de las no conformidades detectadas

y potenciales.

ESTABLECIMIENTO DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA PARA EL SIGUIENTE PERIODO:

A continuación, se proponen oportunidades de mejora con el fin de que el Sistema de Gestión de Calidad sea

conveniente, adecuado, eficaz, eficiente y efectivo; bajo el mejoramiento continuo:

Desarrollar estrategias de fortalecimiento en la Secretaría de Hacienda, para seguir reforzando la

credibilidad y confianza, a través de canales que integren al ciudadano utilizando los respectivos

desarrollos tecnológicos.

Reforzar el plan de la formación identificada para la Secretaría de Hacienda como necesarias para

fortalecer la competencia del personal.

Se recomienda la creación de canales de comunicaciones entre funcionarios que faciliten la fluidez de la

información y relaciones entre los mismos, como por ejemplo proporcionar los medios para tal fin

(Correos electrónicos institucionales).

Se recomienda un análisis de quejas y reclamos que permita generar planes de acción para eliminar las

causas y medir la eficacia de los planes emprendidos.

5. REVISIÓN POLÍTICA DE CALIDAD Y OBJETIVOS DE CALIDAD

Se revisó la política y los objetivos de calidad, no se considera necesario hacerle cambios ya que su definición

fue éste año (2019), sin embargo, se analizó la pertinencia a corto plazo de la política de calidad y objetivos de

calidad, se hace claridad que esta debe ser revisada en cada una de las reuniones del comité de calidad con el

fin de actualizar si es necesario en pro del cumplimiento del direccionamiento estratégico de la Secretaría de

Hacienda.

6. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

El sistema de Gestión de Calidad es adecuado porque: En el ciclo de auditoría interna de calidad aplicado en la

vigencia del año 2019 se verificó la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad pudiéndose comprobar la

capacidad del mismo para cumplir los requisitos legales, reglamentarios, de la norma ISO 9001:2015, de la

Secretaría de Hacienda y las partes interesadas.

El sistema de Gestión es conveniente porque: Está alineado con la misión y visión de la Secretaría de Hacienda

existiendo coherencia entre estas y la política de calidad, los objetivos de calidad e indicadores de gestión.


VERSIÓN 1



El sistema de Gestión es eficaz, eficiente y efectivo porque: los resultados obtenidos de la evaluación del servicio

prestado en la Secretaría de Hacienda, es satisfactorio para las partes interesadas, como se pudo evidenciar en

las encuestas de satisfacción aplicadas.

SI ES CONVENIENTE Porque existe coherencia de la Política de Calidad con los objetivos

estratégicos de los procesos y los indicadores de gestión.

SI ES ADECUADO Porque los resultados del sistema son útiles para la toma de decisiones en

pro del mejoramiento continuo y en la generación de valor agregado

SI ES EFICAZ Porque permite el logro de los objetivos planteados

SI ES EFICIENTE

Porque permite la optimización de los recursos en cada una de las

actividades identificadas en el SGC, adicionalmente, la inversión de

recursos en capacitación permitió la participación activa y empoderamiento

de los líderes, responsables de procesos en la profundidad de los resultados

SI ES EFECTIVO Por el impacto positivo en el entorno y la implantación de acciones de

autogestión permanente

7. PROPOSICIONES Y VARIOS

Está en proceso de implementación un nuevo procedimiento para el cruce de información con la Cámara de

Comercio de Montería, con el fin de que nos suministren la información de los contribuyentes y/o

establecimientos que se inscriban en su base de datos mercantil, para que de manera simultánea queden

registrados en el RIT (Registro Información Tributaria ) del Municipio de Montería la base de datos de Rentas ,

con el fin de reducir los trámites para los contribuyentes disminuyendo así el número de omisos desconocidos

del Impuesto de Industria y Comercio. Por lo anterior se recomienda hacer seguimiento al mismo.

APROBACION DE LOS ASISTENTES

PROCESO NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA

Gestión estratégica Karina María Otero Buelvas.

Presupuestos Marcedia Padrón Acosta

Rentas Jonás Salgado Soto

Tesorería Leonardo Andrade Hoyos

Contabilidad Álvaro Regino Ospino

Gestión administrativa

y financiera Gabriel López

Gestión de Talento

Humano Beatriz Méndez Cabrales

acta revisiÓn por la direcciÓn cÓdigo: shf-e005-19

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