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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITE

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No 12

Hora: Fecha: 14/04/2014

Lugar: Aula Virtual

Dependencia que Convoca: Planeación y Sistemas

Proceso: Mejoramiento continuo, Gestión de contratación, Protección

Objetivo: REALIZAR SEGUIMIENTO AL DESARROLLO DE LOS PROCESOS

Agenda: Verificación de quorum Seguimiento a compromisos de Comité Plan de Mejoramiento Liquidación de Contratos Seguimiento a compromisos de Revisión por Dirección Seguimiento compromisos hogares sustitutos Desarrollo:

Verificación de quorum: Se inicia el comité con la presencia de los coordinadores de centros zonales y de grupo planeación y sistemas y asistencia técnica, coordinador jurídico, coordinador administrativo y el cogestor dr Lelio Mota, Adela Torres.

La directora realiza un saludo a los asistentes donde resalta el hecho que se ha venido mejorando en muchos aspectos, pero que es muy importante continuar mejorando, y realiza la presentación del orden del día para aprobación.

Compromiso plan de asistencia técnica:

La directora indica que se ha realizado contacto con

La coordinadora del cz Yopal indica que se envió oficio a la encargada de la IPS.

La directora pregunta si en paz de Ariporo es posible realizar una brigada a lo que la coordinadora dice que es complicado en vista que las respuestas es que no se cuenta con recursos y no se concreta, el coordinador jurídico indica que se puede realizar una acción legal en nombre de los niños para obtener una respuesta.

La coordinadora de Paz de Ariporo indica que se puede directamente con el hospital ya que las eps tienen convenios para realizar las brigadas.

La coordinadora de GAT informa que la dra Diana cepeda es la encargada de la parte de salud de la regional.

INFORMACION SOBRE HS




La dra Soledad informa que quien se encarga de verificar los hs que se encuentran en otros municipios diferentes al Casanare, la coordinadora encargada de Villanueva indica que del cz se realizó visita y todo el proceso a un hogar en la ciudad de Tunja para los jóvenes que requieren ir a la universidad en ese municipio.

La dra soledad indica que se han presentado inconvenientes ya que los niños que se encuentran en otros municipios los defensores de familia se desentienden de esos niños.

La coordinadora de paz de Ariporo informa que Bogotá pone muchas trabas para realizar el traslado de los procesos.

La dra Soledad informa que se debe tener como primera opción que los niños ingresen a universidades en el Casanare ya que cuando se van a otros municipios se exponen a muchos riesgos y a pasar necesidades ya que los recursos que les brinda el ICBF son reducidos y no contemplan todas sus necesidades.

La directora indica que se debe verificar primero las carreras con las que se cuenta en la ciudad de Yopal ya que la principal causa es desconocimiento de las carreras con las que se cuenta en Yopal.

Liliana indica que se realiza el seguimiento a los niños que se van a las universidades a otras regionales, indica también que en el proyecto de vida se indica que los niños que se van a otras partes es según el perfil donde se determina que son niños que en su proceso han demostrado que pueden tener un buen resultado, cuando se determina lo contrario se les indica que deben estudiar a distancia.

La directora indica que se debe informar a los colaboradores que se debe seguir el conducto regular, ya que se han presentado solicitudes por parte de psicólogas y otros colaboradores que solicitan cupos en otras entidades o en otros hogares sustitutos.

La directora indica que la coordinadora de Yopal debe realizar el seguimiento para que se realice el traslado de Yerson Ivan Mosquera a la regional Caldas para realizar la formalización.

Se indica que los niños que ya se tienen ubicados en otras universidades se deben continuar los procesos y los nuevos si se debe tener como primera opción las universidades del Casanare.

Se indica que se debe evaluar si a los nuevos hogares sustitutos se van a ubicar niños nuevos o se van a reubicar los niños que ya se tienen en otros hogares.

La dra Liliana indica que eso lo determina la dinámica del cz por lo que se pueden presentar la necesidad de cambio de hogar de niños antiguos.

CREACION DE HOGARES SUSTITUTOS

La coordinadora del cz Yopal indica que se demora 3 meses en el proceso y que se realiza por defensoria, se indica que en los cz Villanueva también se hace por defensorías, en paz la encargada es la nutricionista Nataly Rojas ya que es la nutricionista de las 2 defensorias.

VISITAS A HS

Se indica que en el cz paz de ariporo se esta realizando doble trabajo ya que los niños en el hs no hablan porque se sienten cohibidos por lo que los deben citar al cz, se indica lo mismo en el cz Yopal.




Liliana indica que las visitas son muy productivas ya que pueden verificar cosas que no se pueden en la consulta, y se han obtenidos muy buenos resultados, ya que pueden por eje captar cosas que después se pueden ahondar en la cita, las visitas las realizan los psicólogos, ts y defensores.

En el cz Yopal que debido a las visitas se han identificado casos de abuso en 3 hogares por parte de esposos e hijos de madres sustitutas.

Se dice que a raíz de estas visitas se logra que se afiance vinculos con los niños por lo que ellos sienten más confianza con los profesionales y se logran descubrir casos como los de abuso al generarles confianza a los niños.

Se está realizando un GET de psicólogos y ts en la regional donde se socializa la forma en que se llevan los procesos y las actividades que se están desarrollando en los cz.

La directora indica que se debe realizar también de defensores de familia.

La coordinadora del cz Paz de ariporo indica que se debe tratar los temas de los informes periciales a lo que la coordinadora de Villanueva indica que se están incluyendo.

REPORTE INMEDIATO

Se indica que hay una situación por trabajo informal de los jóvenes de protección porque son jóvenes que estudian únicamente los fines de semana y consiguen trabajo informal para los días entre semana, por lo que la coordinadora del cz Yopal indica que se va a realizar gestión con los almacenes éxito, jumbo y otros de cadena que podrían darle las condiciones que exige la ley para que puedan trabajar los niños menores de edad, ya que para los que ya son mayores de edad no se tienen restricciones al respecto.

Compromisos fecha de

cumplimiento Responsable

Actividades Realizadas Verificación de

evidencias




Elaborar plan de asistencia técnica Zonal e incluir

articulación con los entes territoriales en pro de subsanar las variables; 10: Afiliacion en

el sistema de salud, 13:Crecimiento y desarrollo, 15:

Acciones de gestión social comunitaria, 19: Planilla de entrega de complemento nutricional, 22: control de

distribución de alimentos, 23: beneficiarios efectivamente

atendidos.

28/02/2014

Coordinadoras de Centro Zonal

Se replantea el compromiso en

vista que se realizó el plan de

asistencia técnica pero no se

incluyó la articulación para

subsanar las variables.

Se está realizando un

diagnóstico para determinar

que niños de comunidades

indígenas no tienen

garantizados los derechos el día

10/04/2014

En primera infancia se realizan

seguimiento en el comité

tecnico, y en el plan de

asistencia tecnica se relaciona

en el plan de asistencia tecnica

y supervision realizada a las

unidades, y en la revision de

los informes tecnicos

administrativos.

Se realizo autorizacion a los

agentes educativos DIA para

que se realice la entrega

mensual de los complementos.

Las evidencias se

encuentran en el

repositorio del

centro zonal.

Obligación 2.2.5

de los contratos

de primera

infancia Acta 09

del 06/03/2014

Actas de

Seguimiento:

Acta 09 del 1 y 2

de abril, en

Carpeta en

archivo de

gestion de

referentes de

primera infancia.

Se realizo diagnostico de la

necesidad de capacitacion para

madres sustitutas.

Se elaboro plan de capacitacion

a madres sustitutas el 04 de

Marzo de 2014

Acta 001 del

06/02/2014

Realizar oficio a Rene Diaz Santillo para establecer si se continúa o se cierra el hogar sustituto.

14/02/2014 Coordinadora de cz Yopal

Se proyecto oficio dirigido a

Rene Diaz Santillo

Radicado 438 del

24/02/2014

Dar información sobre los hogares sustitutos, a aspirantes

a Madre Sustituta o Padre Sustituto.

Todos los viernes a las

4:00 Pm

Paz de Ariporo

Se esta realizando los jueves la

responsable de esta actividad es

la nutricionista Nataly Rojas

Acta 04 del

19/02/2014

Acta 05 del

20/02/2014

Acta 08 del

27/02/2014

Acta 10 del

06/03/2014

Acta 11 del

13/03/2014

Acta 14 del




20/03/2014

Acta 15 del

27/03/2014

Villanueva

Se estan realizando jornadas

los viernes en la mañana con

prevencion y en la tarde

proteccion.

No se ha

realizado actas

ya que la

asistencia es

minima.

Yopal

En Villanueva se encuentran

diseñando un boletin

informativo, para realizar la

convocatoria, ya que las que se

han realizado asta ahora no se

ha tenido asistencia

Se Programo una socilizacion

el dia 14/02/2014, pero no se

cuenta con evidencia, ya que

nadie asistio.

Yopal: Se realizo folleto y se

envio oficio a presidentes de

Junta de Accion Comunal el 17

de febrero.

Paz de Ariporo: Se realizo el

dia Jueves 20/02/2014

Yopal Radicados

para presidente

de junta de

accion comunal:

331, 333-343,

345-383, 385,

387-397, 400-

401 del

19/02/2014

Creación de Nuevos hogares sustitutos Yopal: 9, Villanueva:

5, Paz de Ariporo: 4; Mayo de 2014

Villanueva

Se crearon 4 nuevos hogares el

16 de enero de 2014, del

proceso de selección de

noviembre de 2014.

Se dio inicio en el mes de enero

al proceso de selección de

nuevos hogares al cual se

presentaron 8 aspirantes nuevas

y 5 que se habian presentado en

convocatorias anteriores y se

habian encontrato falencias por

lo que continuaron en el

proceso y se evaluo que tenian

condiciones para ser tenidas en

cuenta nuevamente.

En el momento quedan 3

aspirantes en el proceso ya que

de las 13 en total: 2 fueron

aptas pero desertaron, 3 no

cumplieron con las condiciones

habitacionales, y las 5 de las

convocatorias anteriores no

cumplen con los requisitos.

Resoluciones de

creacion de

hogar sustituto:

001, 002, 003,

004 del

16/01/2014

Analisis

demografico con

registro

fotografico,

carpetas

individuales de

las 5 aspirantes

aptas, una

carpeta general

con las 5

consideradas no

aptas.




Paz de Ariporo

Se crearon a la fecha 2 nuevos hogares sustitutos

en el centro zonal

Resoluciones; 08 del

07/04/2014 de creacion de

hogar sustituto .

Yopal

Elaborar cronograma de visitas a unidades de servicio y Hogar Sustituto por parte del equipo

psicosocial.

10/02/2014

Villanueva

En Villanueva hizo entrega el día 13 de febrero a

Defensorías y unidad de víctimas quienes tambien

van apoyar en este proceso.

Cronograma de Visitas

Paz de Ariporo

Se elaboro cronograma de visitas

Se envio mediante

correo electronico a la

directora el 03/03/2014

desde la coordinadora

del cz.

Yopal Se envio el dia 22/02/2014 a los equipos, con copia a la directora

Cronograma de Visitas

Enviar mensualmente a asistencia técnica avance del cumplimiento del cronograma de visitas a hogares sustitutos.

31/12/2014 Coordinadoras cz

No se esta realizando, en

seguimiento se ionformo a los

centros Zonales Paz de Ariporo

y Villanueva que se debe

enviar las actas de visita

escaneadas al responsable en el

grupo de asistencia tecnica.

Enviar evidencias de Situaciones de Reporte Inmediato a responsable de aseguramiento para gestionar con el nivel nacional cierre de los reportes.

31/01/2014

Coordinadoras

Villanueva/Yopal

Villanueva: Correo de Sandra Chaparro del

30/02/2014

Correo a Reinel Alfonso

Sanchez Reina el 11/02/2014

con las evidencias de

las SRI enviado por Diana Clemencia

Torres




Los 3 cz deben verificar las cuentas del año 2013 de Hogar Sustituto, gestores, cdi, hcb, y enviar en Excel a la regional a más tardar el viernes para registro de PACCO y enviar a Planeación y sistemas y asistencia técnica.

31/01/2014 Coordinadores de

CZ

Se realizó verificación y se envió excel a Planeación y

Sistemas.

Paz de Ariporo: 30/01/2014

correo electrónico a

Noraima Alvarez

Villanueva: 31/01/2014

Yopal: 29/01/2014

La directora indica que en vista que se acerca el mes de las madres se plantea la idea de realizar un video de la gestión de las madres con imágenes de ellas con los niños, y ofrecerles una serenata que se podría asumir por parte de los colaboradores.

Se indica que se puede programar para que Claudia Parales se desplace a los cz para realizar jornada lludica con los jóvenes de protección donde se les enseñe a realizar manualidades en origami y demás para elaborar detalle de dia de las madres, se indica que el dia 2 de mayo se realizara en Paz de Ariporo,en Villanueva el dia 7 de Mayo, Yopal el 9 de Mayo.

Gestionar cantante con el ejército---dra Yenny.

COMPROMISOS CON MADRES SUSTITUTAS

Refiere la directora algunos casos que informan las madres sustitutas, como:

Consumo de sustancias: Se está adelantando capacitación las madres para el manejo.

Problemas psiquiátricos, por lo que se han realizado Gestion con entidades que se especialicen en estos casos ya que las entidades prestadoras de salud no se hacen cargo de estos casos.

Dotación inicial: la coordinadora de GAT indica que se está adelantando el contrato pero que se está estudiando la posibilidad de echar para atrás este contrato en vista que ningún operador quiere contratar por el monto del contrato y que se puede dar ese dinero para que las mismas madres realicen la compra de la dotación, por lo que la directora indica que se debe indicar a las MS a que hace referencia la dotación inicial.

La dra Soledad indica que se debe ejecutar el presupuesto que da la sede nacional para hogares sustitutos, ya que por no ejecución en el momento del corte la sede castiga y reduce el presupuesto a modo de castigo para la regional.

La dra Liliana indica que los recursos asignados para los niños que ingresan no alcanzan para cubrir sus necesidades básicas por que se cuenta con 15000 de emergencia y 70000 de dotación inicial y no se le están garantizando los derechos.

La coordinadora GAT indica que para poder dar la dotación escolar se debe contar con la certificación escolar.




COMPROMISOS RXD

Colombia telecomunicaciones Villanueva:

Reunión de jurídica: se realizó la reunión con el cz Yopal por el contrato PAE indígena y se determinó que con el estado de cuenta se va a realizar liquidación unilateral.

Realizar reunión 26 de febrero para realizar liquidación del contrato convenio con la gobernación Villanueva y paz de ariporo, se indica que el informe ya se realizó y que se remitieron los documentos a jurídica.

El coordinador jurídico indica que se pudo evidenciar que se encontraron contratos que aparecen liquidados pero que no se tienen las actas de liquidación y que se cuenta con estados de cuenta e informes finales y que aún no se han realizado los trámites, por lo que desde jurídica se están revisando las carpetas de los contratos.

La directora solicita el cronograma de todo el año de las jornadas de archivo para poder gestionar el apoyo del are administrativa.

La coordinadora del cz paz indica que se presentan inconvenientes por el archivo de los documentos ya que debe aclarar que cada uno es responsable de archivar los documentos que genera, la directora indica que el compromiso es que de cada defensoría se debe establecer un responsable de archivar los documentos.

La coordinadora del cz Paz indica que tiene un inconveniente de convivencia laboral con el def de familia Fernando Pava, por lo que la directora indica que se debe tener en cuenta al comité de convivencia laboral, por lo que el coordinador jurídico como parte dl comité de convivencia indica que se van a realizar visitas a los cz para hablar sobre convivencia laboral, aclarando que solo aplica para los funcionarios de planta que si el acoso es contra algún contratista es competencia de la procuraduría, pero si se pueden orientar.

Se indica que si la coordinadora evidencia el caso si puede poner en conocimiento del comité para que se tomen medidas.

Se indica que unilateralmente no se puede indicar por ejemplo que solo se recibe correspondencia los martes y jueves.

Se informan inconvenientes con 472 ya que se presentan demoras y devolución de los documentos, se plantea la necesidad que Don esteban se encargue de llevar la correspondencia del día a día como tutelas.

Se plantea temas para tratar con el coordinador administrativo

Memorandos enviados.

La directora le informa al coordinador administrativo que aclare el memorando donde se especifica que los martes y jueves se recibe correspondencia, el coordinador administrativo indica que es a modo de información que el operador recoge la correspondencia únicamente esos días, en pro de que los colaboradores sepan.




Igualmente se indica que cuando se lleve esa correspondencia se debe esperar el recibido.

El coordinador jurídico indica que se presentó que le informaron que no le podían recibir un documento ya que no se cuenta con quien lleve los documentos, el coordinador administrativo indica que el señor esteban tiene como función ser patinador los días que no se encuentre al servicio de la directora, informa también que los días martes y jueves se debe desplazar al caivas.

El coordinador jurídico indica que se debe hacer la aclaración de que la correspondencia que tiene términos se debe dar prioridad.

Se relaciona un memorando que se envío sobre el cumplimiento en los horarios y se manifiesta que no se están cumpliendo ya que incluso en horarios del medio día los vigilantes no permiten el ingreso de público y el servicio es continuo.

EL dor Jairo manifiesta que se le presento un inconveniente ya que solicito una cita para su hija y el día que se le asignó la cita y la profesional le manifestó que no era con ella y lo envio donde otra compañera y ella tampoco lo atendió.

Los coordinadores le indican al coordinador administrativo que cuando el evidencia un incumplimiento se les debe informar al coordinador que le corresponda, para que tome medidas, o se verifique antes si de pronto ya se hizo algún acuerdo con la persona.

Se indica que el plan de comisiones se va a presentar semanalmente y el seguimiento a legalización se va a realizar semanalmente en pro a dar cumplimiento a la resolución 4040.

La directora informa que con respecto a la empresa de vigilancia ya que se le ha manifestado por parte de los vigilantes, no tienen comunicación externa y no cuentan con apoyo.

También se le indica que solo se cuenta con un supervisor y que además al parecer este no cuenta con los requisitos para ejercer este cargo.

Se informa también que se viene presentando un inconveniente con los vehículos que aparecen rayas estando dentro del parqueadero del bienestar.

PLAN DE MEJORAMIENTO

COPIAR CUADRO

Se indica que lo que no se ingresó al inventario del almacén en su tiempo ya no se debe ingresar.

TABLERO DE CONTROL DE EJECUCION PRESUPUESTAL

La directora informa que a la fecha la regional se encuentra en el puesto 9 pero que se ha estado en el puesto 6 y antes en el 3, esto muestra que se ha estado dejando de pagar cuentas.

Por lo que se da un informe de los operadores que se están demorando en presentar las cuentas, porlo que se indica que desde los cz se deben recordar día antes a los operadores las fechas en que deben realizar el trámite de legalización de cuentas.

La referente de primera infancia indica que se tienen 1174 millones sin ejecutar, por lo que se hace un llamado para que se agilice el proceso de legalización de cuentas, trabajando en conjunto con los




operadores, se coloque personal que apoye, indica también que se han realizado get para unificar criterios.

La directora pregunta cuál es la razón por la que no se ha cumplido con la legalización de cuentas y en los meses de enero y febrero si se cumplió, la coordinadora de paz indica que se debió a que en los primeros meses se contaba con la presencia del personal en el cz y para el mes de marzo se encontraban haciendo supervisión, la directora indica que como estrategia de mejora no se debe programar visitas de supervisión por esas fechas.

Se indica que se deben priorizar la legalización de cuentas de los contratos más grandes, para que si no se alcanza a legalizar una cuenta pequeña entonces no se va a ver tan afectado el indicador.

La directora indica que la meta es mantenerse en los primeros 5 lugares en ejecución presupuestal.

La referente indica que mensualmente se envía un estado de las cuentas, para que sepan cuáles son las cuentas a legalizar en cada mes y hacer seguimiento.

La idea es prestar apoyo desde la regional a los cz, a lo que la directora indica que cuando se tenga comité operativo con operadores difíciles se invite a la referente de primera infancia.

La coordinadora de cz Yopal indica que se le presenta un inconveniente con un indicador que le marca 8 casos.

LIQUIDACION DE CONTRATOS

La directora indica que se estableció una meta quincenal de liquidación de contratos.

El coordinador jurídico informa que se realizó depuración de contratos ya que se contaba con 150 contratos sin liquidar, de los cuales se encontraban convenio macro que no indican erogación presupuestal por lo que no requieren liquidarse igual con los contratos de prestación de servicios que terminaron en 0 que no requieren ser liquidados y a la fecha se cuenta con 88 contratos sin liquidar.

Por lo que se planteó como meta realizar tramite de liquidación de 15 solicitudes de liquidación, delo que se informa que en la semana anterior se recibieron 10 solicitudes de liquidación del grupo administrativo.

Se indica que de los contratos de primera infancia se debe establecer un día para que se trabaje en la regional para verificar y realizar el trámite de liquidación.

Se informa que el nuevo manual obliga que el supervisor debe tener una copia en magnético.

2013

58: Se realizó la reducción y se encuentra con estado de cuenta en 0

108: Ya se envio escaneado el acta pero hace falta la original que se informa que no se encuentra en el cz tampoco y ya cambiaron de representante legal.

Yopal

75: Se encuentra en términos.




Se indica que los contratos que dicen 4 meses de liquidación en tiempo se debe solicitar la ampliación antes del 30 de abril de las polizas.

Villanueva

A todos los contratos de primera infancia se debe realizar solicitud de ampliación de pooliza.

2012

Paz de Ariporo

23: el operador ya no existe, verificar si se envió la citación al contratista para liquidar y realizar la liquidación unilateral, sino se debe realizar la citación por correo certificado.

36: igual al anterior

202: se puede liquidar bilateralmente, se debe enviar la citación a liquidar por correo certificado

211: está en tiempos

Villanueva

La coordinadora de cz yoapl indica que se esta planteando realizar una reunión con la gobernación por los contratos 210, 211 y 212, el coordinador jurídico indica que se debe adelantar con el estado de cuenta del ICBF.

2011

Paz

40: el operador ya no existe, se debe verificar si se envío la citación de liquidacion y si se tiene el estado de cuenta.

129: contrato de arrendamiento con el operador actual.

Villanueva

Verificar si se cuenta con la citación por correo certificado

2010

Paz

104: Pae sacama, ya no existe el operador,

Villanueva

2009

141: clubes, se encuentra en 0, se puede hacer de manera bilateral y analizar si procede o no enviar a control interno




La directora indica que se debe dejar claro que solicitudes de liquidación se van a enviar para el 30 de abril y definir las fechas en que se va a realizar el trabajo en jurídica.

LEGALIZACION DE COMISIONES

La coordinadora de cz paz de ariporo indica que el día viernes se radicaron ya todas las comisiones sin legalizar---Solicitar informe a la dra Yenny.

Decisiones:

Revisar las obligaciones de la empresa de vigilancia.

Cada coordinador define los horarios con su equipo de trabajo, exceptuando el personal de servicio y atención que siempre debe haber atención.

Se debe realizar seguimiento a la apertura del buzón todos los lunes por parte de la coordinadora y con un testigo que siempre debe ser diferente.

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Enviar oficio a las IPS solicitando brigada y una cita para hablar directamente con el encargado en red salud.

Coordinadoras de CZ 30/04/2014

Solicitar información de contactos de las universidades de Yopal y entregársela a Cristian encargado de proyecto de vida.

Directora 30/04/2014

Para contrarrestar las SRI de trabajo infantil se debe enviar oficio a los almacenes de cadena solicitando se vinculen laboralmente menores de 18 en protección con lo que establece la ley 1098

Coordinadora de cz Yopal 30/04/2014

Realizar reunión para definir liquidación del contrato de comunidad indígena

Coordinador jurídico Coordinadora cz Yopal

30/04/2014

Consultar a la sede si se puede replantear la actividad del almacén que indica ingresar al inventario artículos que ya se dieron de baja

Noraima 30/04/2014

Enviar carta al operador hogar infantil nuevos amigos, recordando que la cuenta del mes de marzo se envio fuera de tiempo y recordando que si el representante no se cuenta deben delegar quien firme y realice el trámite de las cuentas

Coordinadora de cz paz

Enviar mínimo 5 solicitudes de liquidación por centro zonal iniciando con los de mayor facilidad de liquidación.

30/04/2014 Coordinadoras de cz

Enviar oficio a operadores solicitando se realice la ampliación de las pólizas en términos (antes del 30 de abril) por 2 meses para continuar con el proceso de liquidación de contratos del 2013

Coordinadoras de Cz 22/04/2014

acta de reunion comite - portal icbf · que estudian únicamente los fines de semana y consiguen...

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