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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITE

ACTA COMITÉ ESTRATEGICO AMPLIADO No: 05

Hora:8:00 am – 7:30 pm Fecha: 14 de febrero de 2.014

Lugar: Centro de Convenciones CAFAM

Dependencia que Convoca: Dirección Regional

Proceso: Direccionamiento Estratégica

Objetivo:

Revisar la implementación, avances y mejora del Sistema Integrado de Gestión, para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua, durante el periodo comprendido del 01-09-2013 al 31-12-13,

Agenda:

REVISIÓN POR DIRECCIÓN

AGENDA 14- 02 -2014

No. HORA TEMA A CARGO DE

1 8.00 - 8:15 am Apertura

Diana Patricia Arboleda Ramírez

Directora Regional

2 8:15 - 8:30 am Socialización de la Metodología a desarrollar en la

Revisión por Dirección

Doris Stella Romero Garcia

Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas

3 8:30 - 12:30 am

Mesas de Trabajo para desarrollar temáticas propias de

las entradas establecidas en el procedimiento

PR1OMPE1:

Mesa de Trabajo No 1 :ACVyN

Mesa de Trabajo No 2: Planeación

Mesa de Trabajo No 3: Administrativa

Mesa de Trabajo No 4: Gestión Servicio y Atención

Mesa de Trabajo No 5: Protección

Mesa de Trabajo No 6: Financiera-Jurídica-Gestión

Humana.

Adriana Marcela Rojas Murcia

Jorge Silva

Sasha Godoy Carvajal

Delfa Amparo Marcelo

Carmenza Gutierrez de Camacho

Luz Stella Méndez- Amparo Florez-Gracia Emilia

Ustariz-Adriana Albarracin

4 12:30 - 1:45 pm Almuerzo

5 1:45 -4:00 pm Plenaria Resultados Mesas de TrabajoDoris Stella Romero

Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas

6 4:00 -4:45pm Definición de Compromisos. Gladys Sandoval Trujillo

7 4:45 -5:00 pm Cierre




Desarrollo:

Antes de iniciar el ejercicio de Revisión por Dirección, la Directora Regional considera necesario socializar la información recibida en el Primer Encuentro de Directores Regionales del ICBF, para la construcción de la ruta de la Entidad para la Gestión 2.014.

Dio a conocer las líneas de acción para la vigencia 2.014 destacando:

Planeación

Metas Sociales y Financieras: deja de ser el ejercicio inercial donde el punto de partida será la construcción participativa del Diagnóstico Social Situacional de cada localidad, información que nos llevará a la focalización de la población. La Regional está avanzando en la construcción de estos Diagnósticos, los cuales deben ser enviados por los centros zonales el próximo 28 de febrero.

Es necesario con base en un Plan de Acción interno, construir Plan Operativo por centro zonal y por Grupo Regional, como elemento que permita implementar acciones innovadoras que impacten a las familias de nuestras localidades, buscar alianzas públicas o privadas, ONG, fundaciones, proyectos, experiencias y muy de la mano con la Academia, siempre teniendo como base los lineamientos de los servicios, que no son impedimento para la innovación.

Conductos regulares: empezar a tener control sobre el manejo de la información. La Directora Regional se comunicara en adelante directamente con el Director y Jefes de Oficina y se va a trabajar a través del Gestor Regional. En esta medida se debe evitar comunicación directa entre centros zonales y Sede Nacional, cualquier información se debe poner primero en conocimiento de la Directora. Igualmente a nivel Regional el conducto válido es la comunicación de Coordinador Centro Zonal a Coordinador Grupos Regional.

Sistema Nacional de Bienestar Familiar: El desafío es trascender a la articulación de la política. Indelegable la asistencia de los coordinadores en los comités locales de Infancia y adolescencia. Vincular a los NNA y Familias en la Rendición de Cuentas. Trabajar con las Juntas de Acción Local e involucrar el área rural.

Nutrición. Se cuestionó la estrategia de Nutrición en el ICBF, no es entrega de paquetes sin trabajo con familias. Las nutricionistas deben empezar a salir de oficina para hacer trabajo con familia. Generar conciencia de la malnutrición que no es tema solo ICBF, sino de salud pública

Primera Infancia: El reto importante es la construcción de paz. Buscar convenios para contar con asesores pedagógicos y esquemas de cofinanciación.

Rediseñar el esquema de Asistencia Técnica y Supervisión: Para el segundo semestre se espera implementar el nuevo modelo de supervisión, auditoría interna y Vigilancia y Control.




Acompañamiento y Seguimiento a Madres Comunitarias en su proceso de formación laboral y potencializarlas como agentes de cambio en la construcción de la paz.

Niñez y Adolescencia: Son muy pocos los programas que se tienen y la problemática como consumo, embarazo, trabajo infantil se ha disparado significativamente. Apuntar al trabajo con barras bravas, vincular grafíteros, llegar a colegios y trabajar conjuntamente con ONG de la Localidad, permite rescatar y focalizar esta población. Igualmente se está trabajando en la organización de Unidades Móviles.

Atención a Víctimas: La población víctima del conflicto asciende a 5.000.000, de los cuales 2.000.000, son NNA y Bogotá es de las ciudades que más recibe víctimas. El trabajo y la responsabilidad del ICBF es arduo en el post conflicto para la reconciliación, diálogo para perdonar y volver a ser amigos. Estudiar que es la justicia transicional para entender la reparación y garantía de no repetición.

Protección: 5 líneas de acción a trabajar:

Participación activa en la política institucional.

Ley 1098

Implementación modelo de atención 7 x 24, es el mayor reto. Establecer turnos.

Depuración de historias de atención

Preparación para la oralidad, diseñando propuestas y experiencia piloto de extraprocesal y preparar a los Defensores para ello.

Gestión de Servicio y Atención: Revaluar el tema de constatación de denuncias, hacer seguimiento a respuestas oportunas de todas las peticiones generando conciencia del deber funcional, es nuestra responsabilidad; el puesto No 28 ocupado por la Regional Bogotá según la evaluación del Nivel Nacional, se vio significativamente afectado por el tema de servicio y atención.

Comunicaciones: Romper el esquema actual y fortalecer la comunicación interna Muchas veces el ICBF solo se reconoce por aspectos negativos, lo bueno no se destaca. Las Regionales deben producir en el mes, 2 informes y 4 notas. Para ello se deben identificar historias de vida o habilidades y hacer reconocimiento público a servidores.

Gestión Humana: En la Evaluación de Desempeño es donde se presenta el mayor problema; los mismos servidores públicos se están evaluando. No se cumplen los




resultados porque los funcionarios no responden con sus obligaciones. Mejorar el clima organizacional es prioritario. Es necesario verificar la ocupación y distribución de tareas.

Propuestas Innovadoras: Enviar a la Dirección Regional para remitir a la Sede Nacional, las propuestas innovadoras de impacto y con proyección a ejecutar en lo posible a mediano plazo. Propuestas para mejorar: Es necesario unificar criterios entre centros zonales, tarea que queda desde la Regional. Repensar cómo desde la Regional llegamos a centros zonales, que información se solicita cómo se maneja y como se reporta. Coordinar con Gestión humana cronograma de capacitaciones de tal forma que no se cruce con otros eventos o actividades.

Como aporte a repensar en propuestas innovadoras, la Directora Regional presento el video “Atrevernos a soñar”, el cual enviará con la información que presento para que se socialice a los equipos de trabajo de los centros zonales y Regional.

Presentación Experiencia Usuario Incógnito Gestión de Servicio y Atención: Delfa Amparo Marcelo presenta por Centro zonal los resultados, frente a la atención que estamos brindando a nuestros usuarios en algunos centros zonales, resaltando las siguientes situaciones:

No se está registrando toda la información en el SIM. Información inicial brindada por el Vigilante Demora para atender los usuarios. Actitudes inadecuadas, llamadas personales en el momento de atención. Direccionamiento equivocado de los casos.

Este video llevo a los coordinadores a la reflexión y análisis y genero un espacio de sensibilización y motivación para mejorar este proceso no solamente en los centros zonales sino en los grupos de la Regional. Seguido se inicia la agenda para desarrollar la Revisión por Dirección, con base en las orientaciones y metodología impartida por la Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas, a partir de la información de las 17 entradas establecidas en el procedimiento.




1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión

Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos No. Hallazgos cerrados No. Hallazgos

abiertos

22 al 26 de Octubre de 2.012 48 26 22

16 al 20 de Septiembre 2.013 66 0 66

No Conformidad Acción

Implementada

Estado de

Avance Logros Dificultades

No.-1 AI-SIGE2013-BG03. Grupo de Planeación y Sistemas. No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin ubicación en la intranet de la totalidad de las actas de los Comités Estratégicos realizados durante la vigencia 2013.

Se implementa la Acción Correctiva

No.-1 Abierta

Remitir mediante correo electrónico las actas de comité, para sugerencias, correcciones. Ubicar en la intranet las actas de los comités.

No.1738. Solicitado a: Diana Patricia Arboleda Ramírez. AI-SIGE2012-BG07. Dirección Regional Bogotá. Equipo Macro Proceso Gestión Servicio y Atención. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: Registro - Registro inoportuno de peticiones en el sistema. Petición No. 13622588 1/06 ingresado al SIM el 14 de junio. -CZ San Cristóbal - Sin registro de actuaciones en el SIM.CZ San Cristóbal Ej. HA 1012919634 - Inoportunidad en el registro de las actuaciones.CZ San Cristóbal, Ej. HA 108285893 - Registros vencidos sin cierre. Ej. HA No.1014663504. CZ San Cristóbal - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM. No. 13622294 del 28/05/2012 -CZ San Cristóbal - Actuaciones desactualizadas respecto a los documentos de la HA. 28104957 Registros SIM 14319448, Registro SIM 14319448 creado el 27 abril, última actuación de la DF 27 abril 2012, -CZ Fontibón - Clasificación

Realizar visitas de acompañamiento en los centros zonales con el objetivo de retroalimentar frente al manejo y apropiación de la Ruta de Atención. Realizar monitoreo mensual de la capacitación y visitas de acompañamiento en la Ruta de Atención a Coordinadores, Responsables de Atención al Ciudadano, Gestores de Agenda y Equipos Psicosociales, a fin de determinar

Cerrada




inadecuada Ej. Queja Registro SIM 14319975 creada 25 de junio. CZ Fontibón. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG10

los logros y dificultades. Brindar herramientas a los profesionales responsables de atención al ciudadano en los CZ Suba, Rafael Uribe, Usme y Santafé, que permitan optimizar la gestión enfatizando sobre la responsabilidad que se tiene como servidor público frente a la respuesta efectiva de las peticiones. Efectuar seguimiento mensual a las peticiones que no den cumplimiento a la Ruta de Atención en los Centros Zonales y Grupos de la Regional, realizando la solicitud de gestión a los responsables del nivel regional o zonal. Verificar la disminución de las inconsistencias presentadas por centro zonal a lo largo de la vigencia 2013. (Frente a la clasificación adecuada e ingreso oportuno de las actuaciones), que




conlleve a la toma de decisiones.

No.1739. Solicitado a: Diana Patricia Arboleda Ramírez. AI-SIGE2012-BG08. Dirección Regional Bogotá. Equipo Macro Proceso Gestión Servicio y Atención. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: DIRECCIONAMIENTO: - Perfiles equivocados en la configuración en el aplicativo SIM. Ej.: un psicólogo con Defensor de Familia, pese a solicitudes del CZ hacia la mesa de ayuda. -CZ Mártires. - Perfiles equivocados en la configuración de Agenda Electrónica (psicólogo con Defensor de Familia). -CZ Fontibón. - Inoportunidad en el direccionamiento P1758563367, 13529524 Cz Usme; 1758412159, Cz Tunjuelito; 1758510516, 1758566173,1758484461. -CZ Kennedy. - Inoportunidad en la aceptación del direccionamiento de la petición. 1758563367 Cz Usme; 1758463528 CZ Tunjuelito; petición. 1758567391, 13744374. CZ Kennedy.

Efectuar verificación mensual del estado de las peticiones registradas en el Aplicativo SIM que se encuentren en estado (Creado) por Centro Zonal. Efectuar las solicitudes a cada uno de los centros zonales para gestionar las peticiones pendientes de direccionamiento y/o gestión en cada una de las peticiones Realizar monitoreo mensual de los resultados de las visitas de acompañamiento en el Aplicativo SEAC y Ruta de Atención. Verificar aleatoriamente la correcta asignación de perfiles en el Aplicativo SEAC y SIM con respecto a la información reportada por el Grupo de Gestión Humana Efectuar seguimiento mensual a las peticiones que no se hayan direccionado

Cerrada




efectivamente (Que se encuentren en Estado CREADO o DIRECCIONAMIENTO RECHAZADO), realizando la solicitud de gestión a los responsables del nivel regional o zonal.

No.1740. Solicitado a: Diana Patricia Arboleda Ramírez. AI-SIGE2012-BG09. Dirección Regional Equipo encargado Macro Proceso Gestión Servicio y Atención. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - Sin evidencia de constatación de denuncia. 1758530069, 13529524 Cz Usme - Inoportunidad en la constatación de denuncia.1758563367 z Usme.; CZ San Cristóbal Ej. HA 161181597255566; 13416642, Cz Tunjuelito; 1758510516, 13744374 CZ Kennedy. - Citas concedidas con más de 10 días para los asuntos conciliables. P1758563367 Cz Usme - para el mes de Septiembre en Kennedy. - Inadecuada clasificación de petición. 1758549421 CZ Tunjuelito; 1758548552 CZ Usme - Sin evidencia de constatación de denuncia.13226776 CZ Tunjuelito; 1758530069, 13529524 CZ Usme - Respuesta Inefectiva. 13415463 CZ Tunjuelito. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG09

Evidenciar inducción y re-inducción a los responsables del macro proceso gestión servicio y atención realizada en el 2013. Efectuar seguimiento mensual a las peticiones gestionadas por los centros zonales, verificando la correcta aplicación de la ruta de atención y la gestión en términos de oportunidad. (Evidenciando mediante correos electrónicos) Efectuar seguimiento mensual del comportamiento del indicador de asuntos conciliables y apoyar el desarrollo de estrategias para la

Vencida

En cuanto al Indicador de Asuntos conciliables, es notable que se logró subir de manera importante con respecto al primer semestre en el que se logró un indicador promedio del 55%. De los catorce centros zonales que atienden asuntos conciliables 10 C.Z se

Las actividades planteadas se realizaron con el fin de mitigar y corregir la comunicación con Clientes y el trámite y tratamiento llevado a cabo en las peticiones en aspectos como Inducción y Re inducción a Responsables del Macro proceso, se ejecutó en un 100%; Seguimiento mensual a las peticiones en cuanto a la ruta de atención se aplicó en un 100% evidenciado en las Actas de Informes Mensuales de C.Z; Seguimiento mensual al Indicador de Asuntos Conciliables en el que se evidencia

En cuanto al Indicador de Conciliables se presenta alta demanda en los C.Z críticos que no les permite bajar los días de la agenda en los oportunos, la falta de agilidad por parte del operador MIS para actualizar los datos de perfiles y sucursales de los profesionales reubicados especialmente los Defensores de Familia ha entorpecido el adecuado manejo de la agenda SEAC. En cuanto a la centralización de las Denuncias PRD, es importante evidenciar que el grupo de profesionales que




mejora del indicador de asuntos conciliables de los centros zonales que se encuentran en estado crítico. Efectuar, seguimiento y realizar reporte al Equipo de Atención de Servicio y atención acerca del plan de trabajo establecido por el CZ Engativá que con lleve a la mejora del indicador de asuntos conciliables en un 10% mensualmente. Efectuar, seguimiento y realizar reporte al Equipo de Atención de Servicio y atención acerca del plan de trabajo establecido por el CZ Ciudad Bolívar que con lleve a la mejora del indicador de asuntos conciliables en un 20% mensualmente. Efectuar, seguimiento y realizar reporte al Equipo de Atención de Servicio y atención acerca del plan de trabajo

encuentran en niveles adecuados y óptimos. En la estrategia de centralización de la Denuncias en la Regional en el indicador acumulado, a pesar de no alcanzar la oportunidad en tres días si se ha logrado que al finalizar cada mes se haya logrado el 98% acumulado de denuncias constatadas efectivamente.

que de septiembre a Noviembre se mantuvo en un indicador promedio de 61% en Diciembre (54%) disminuye notablemente por factores como vacaciones, reubicaciones y actualizaciones de perfiles en el SIM y SEAC.. Se apoyó el desarrollo de estrategias de mejora para los C.Z con indicador crítico como son Ciudad Bolívar, Suba, Engativá y Rafael Uribe estableciendo metas mensuales del 10 y 20% de avance hasta lograr la línea base del indicador. Verificar el estado de las denuncias pendientes por constatar y gestionar de los años 2011, 2012 y 2013 en donde se logró el 100% de cumplimiento de las 4438 denuncias pendientes en el aplicativo SIM. La centralización de las denuncias en la regional Bogotá, que ha aumentado

se encuentra vinculado al proceso de verificación de denuncias Regional Bogotá, no se encuentra completo según el enfoque del mismo para el desarrollo pleno de las actividades diarias; esto debido a que se han presentado traslados a otras área y Centro Zonales sin la respectiva reposición de los profesionales al área de denuncias. Los Centros Zonales Ciudad Bolívar, Rafael Uribe, Engativá y Suba no han registrado los resultados de las acciones emprendidas que den respuesta a la actividad planteada en Isolucion, lo cual no ha permitido solicitar el cierre a la Dirección Regional, para esta acción correctiva.




establecido por el CZ Rafael Uribe que con lleve a la mejora del indicador de asuntos conciliables en un 20% mensualmente. Efectuar, seguimiento y realizar reporte al Equipo de Atención de Servicio y atención acerca del plan de trabajo establecido por el CZ Suba que con lleve a la mejora del indicador de asuntos conciliables en un 10% mensualmente. Verificar el estado de avance de la constatación y registro efectivo en el aplicativo SIM de las denuncias de los años 2011, 2012 y 2013 (hasta el 06/05/2013) con corte 30/09/2013, 30102013 y 30/11/2013. En el marco del plan de trabajo establecido en la AC 2066. Acompañar la estrategia de la centralización de la constatación de denuncias en la Regional Bogotá y efectuar el

significativamente los resultados del indicador.




seguimiento a la efectividad de la constatación en términos de oportunidad y calidad.

No.1741. Solicitado a: Diana Patricia Arboleda Ramírez. AI-SIGE2012-BG10. Dirección Regional Equipo encargado Macro Proceso Gestión Servicio y Atención. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE: - Sin respuesta al peticionario: 13417017CZ Tunjuelito. - Sin evidencias de actuaciones en el SIM Ej. Registro 1758506100. Creada el 23 de abril, direccionada DF el 24 de abril. Aceptada el 16 de mayo, la rechaza el 23 de mayo (1 mes). CZ Fontibón. - Respuesta inoportuna al peticionario EJ Registro SIM 14319149 queja creado el 21 de marzo respuesta 8 de mayo 2012. -CZ Fontibón. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG11

Realizar visitas de acompañamiento en los centros zonales con el objetivo de retroalimentar frente al manejo y apropiación de la Ruta de Atención Realizar monitoreo mensual de la capacitación y visitas de acompañamiento en Ruta de Atención a Coordinadores, Responsables de Atención al Ciudadano, y Equipos Psicosociales. Sensibilizar en los profesionales responsables de gestión servicio y atención a los CZ a fin de enfatizar sobre la responsabilidad como servidor público frente a la gestión efectiva de las peticiones, en cumplimiento a la normatividad. Verificar la efectividad trimestralmente de la disminución de las inconsistencias

Vencida

Se logró que los aspectos a corregir fueran subsanados con registro en el SIM quedaran el 100% gestionado en el aplicativo en términos de calidad.

Las actividades planteadas se realizaron con el fin de mitigar y corregir la comunicación con Clientes en aspectos como visitas de acompañamiento en los 16 C.Z para verificación del registro de la ruta de atención en el 100%; Seguimiento a las inconsistencias halladas (142 peticiones) y su mejora en el aplicativo, llevada a cabo en el 100% avances del 30%; Sensibilización a los Líderes SIM de la importancia del cumplimiento de la ruta de atención a través de la Resolución 6707/2013 y su respectiva retroalimentación en cada C.Z en el 100%; Verificación trimestral de la disminución de Inconsistencias (687 peticiones con Estados Inadecuados) en

Los C.Z a los cuales se les requiere con mayor número de veces el ajuste de la información son Engativá, Suba, Ciudad Bolívar y Usaquén la ejecución de las actividades planteadas en SIM. Estos C.Z mencionados, tenían una alta cantidad de peticiones (353) por subsanar y registrar en el aplicativo en estados como Direccionadas, Aceptadas, Rechazadas, Pendientes de AAC060, Cerradas Sin AAC-060 y en gestión vencidas. La renuencia por parte de los profesionales para registrar las actuaciones pendientes como parte de su responsabilidad ya incumplida en términos de




presentadas por centro zonal a lo largo de la vigencia 2013. (frente a la respuesta al peticionario) Efectuar seguimiento frente a la comunicación con el cliente / ciudadano en términos de respuesta , inclusión de actuaciones en el SIM y oportunidad en la respuesta

los C.Z en el 100% avances del 14%; Seguimiento a través de muestra aleatoria a los diferentes tipos de peticiones en el aspecto de respuesta al peticionario en términos de calidad y oportunidad de 733 registros de peticiones como Derechos de petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias, 594 peticiones (81%) se encuentran gestionadas y cerradas con respuesta al peticionario dentro de los términos de calidad establecidos.

oportunidad y calidad. La falta de empoderamiento y compromiso por parte de la Coordinación Zonal para lograr la gestión inmediata de las peticiones pendientes. Se solicitó el cierre de la AC antes del vencimiento y no se ejecutó.

No. 1742 AI-SIGE2012-BG01. Grupo Administrativo. La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del SIGE, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: REGISTROS: - Documentos sin numeración consecutiva CZ San Cristóbal. Ej. Actas apertura Buzón. - Sin foliar los documentos archivados en carpetas de Comprobantes de Pago (Tesorería); CZ Revivir; Ej. Carpeta mejora continua, Formato de verificación de fecha 28 de marzo, 27 de abril. 30 de abril de 2012. -CZ Bosa. - Documentos archivados en orden inverso al establecido. Ej. Actas apertura de

CZ San Cristóbal. Numerar en forma consecutiva los documentos Actas apertura Buzón. 28/Feb./2013 CZ Bosa. Foliar los documentos archivados en carpeta mejora continua, Formato de verificación de fecha 28 de marzo, 27 de abril. 30 de abril de 2012. 28/Feb./2013

Cerrada

06/03/2013 El Coordinador del Centro Zonal San Cristóbal da instrucciones a la oficina de Servicios y Atención por medio de memorando donde ser recuerda que las actas de apertura de buzón deben ir con su respectivo consecutivo, desde la primera




buzón CZ Fontibón. ARCHIVO: - Archivos individuales (en puestos de trabajo) Ej.: Carpeta de seguimiento a estándares de calidad. CZ Bosa. FORMATOS: - Formato con espacios sin diligenciar: Ej.: sin diligenciamiento de fecha y ciudad en formato único de bienes y rentas y actividad económica privada. Ej.: Historia Laboral C.C 51.822.716. - Versión desactualizada del formato de actas: Ej. Actas de comité PARD número 37 y 38. CZ Revivir. - Identidad institucional desactualizada: Ej. Formato de programación de actividades. Folio 548, 555, 556,594, 605. Se retoman en lo que aplique, los hallazgos AI-SIGE2011-BG01, AI-SIGE2011-BG02.

CZ Fontibón. Archivar documentos en el orden establecido de las actas apertura de buzón. 28/Feb./2013 CZ Bosa. Eliminar los Archivos individuales (en puestos de trabajo) trasladando la Carpeta de seguimiento a estándares de calidad al archivo de gestión. 28/Feb./2013 G. Gestión Humana. Diligenciar la información en los espacios que se requieran: diligenciamiento de fecha y ciudad en formato único de bienes y rentas y actividad económica privada de la Historia Laboral C.C 51.822.716. 28/Feb./2013 CZ Revivir. Realizar en el formato vigente a la fecha de la reunión actas de comité PARD número 37 y 38. 28/Feb./2013

semana de enero indicando por el Numero 001. 06/03/2013 Se realiza Reunión con el objeto de realizar revisión de los expedientes de las HA de acuerdo a los requerimientos de las actividades plantadas en la acciones de mejora generadas como resultado de la auditoria, para subsanar lo correspondiente a cada una. De las accione de mejora generadas de acuerdo por auditoria a la fecha del proceso servicios y atención se encontró y se corrigió. Los Centros zonales San Cristóbal, Bosa, Fontibón, Gestión Humana organiza las capetas donde se evidenciaron los hallazgos Según lo establecido en las TRD




G. Financiero (Tesorería). Foliar los documentos archivados en carpetas de Comprobantes de Pago. 28/Feb./2013 Realizar grupo de estudio con los Coordinadores, con el fin de orientar sobre la aplicación de la Ley 594/2000, y la política archivística en el ICBF, con el fin de realizar una coordinación basada en el conocimiento 15/Mar/2013

Se mitiga la no conformidad evidenciada.

No. 1743 AI-SIGE2012-BG02. Grupo Administrativo. La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: TRD: - Sin evidencia de cumplimiento en lo establecido en las TRD en lo relacionado con serie y sub serie). Ej.: Carpeta de Plan de bienestar 2012; Ej. Soportes de realización de las acciones del Plan de asistencia técnica. - Carpetas sin identificar y no organizadas cronológicamente informes trimestrales técnicos 2012 -CZ Kennedy. - Carpetas con folios repetidos: CZ San Cristóbal Ej. HA 1014663504. - Carpetas con foliación incompleta y con ganchos de cosedora. Ej. Carpeta del Inmueble de ficha catastral 491 del 13 3 1979 ubicado en la carrera 92 Nro. 149-40 Sede Regional. - Carpetas con foliación incompleta CZ San Cristóbal Ej.

G. Gestión humana. Organizar la carpeta de Plan de bienestar 2012 según lo establecido en las TRD en lo relacionado con serie y sub series. 28/Feb./2013. CZ Kennedy. Identificar y organizar cronológicamente las carpetas de los informes trimestrales técnicos 2012. 28/Feb./2013 G. Administrativo. Foliar

Cerrada

El Centro Zonal Kennedy, Financiera , Gestión Humana, el Grupo Administrativo organiza las capetas donde se evidenciaron los hallazgos Según lo establecido en las TRD. El Centro Zonal San Cristóbal Realizar reunión y la revisión de los expedientes y de las HA de acuerdo a los requerimientos de las actividades planteadas en las

.




HA A1F0250869 - Carpetas sin rótulos de identificación (serie, sub serie) Ej.: carpeta de nóminas de Julio y Julio de 2012 -Gestión Humana; Ej. Oficios enviados secretaria coordinación; carpetas de archivo de Comprobantes de Pago (Tesorería). Se retoman en lo que aplique, los hallazgos AI-SIGE2011-BG01, AI-SIGE2011-BG02.

completamente y eliminar los ganchos de cosedora de la carpeta del Inmueble de ficha catastral 491 del 13 3 1979 ubicado en la carrera 92 Nro. 149-40. 28/Feb./2013 CZ San Cristóbal. Foliar completamente la HA A1F0250869. 28/Feb./2013 Gestión Humana. Identificar con los respectivos rótulos la(s) carpeta(s) (serie, sub serie) de nóminas de Julio y Julio de 2012. 28/Feb./2013 G. Financiero (Tesorería). Identificar con los respectivos rótulos (serie, sub serie) las carpetas de oficios enviados secretaria coordinación y carpetas de archivo de Comprobantes de Pago. 28/Feb./2013. Realizar grupo de estudio con los Coordinadores, con el fin de orientar sobre la

acciones de mejora generadas como resultado de la auditoria, para subsanar lo correspondiente a cada una. Se dio orientación sobre la aplicación de la Ley 594/2000, y la política archivística en el ICBF a las Coordinadora a Nivel Zonal y Regional, adicionalmente se realiza sensibilización a Profesionales, Técnicos y Asistenciales del Nivel Zonal y Regional, despejando dudas sobre la aplicación de la política de archivística del ICBF. Se establece y un cronograma de visitas de acompañamiento y apoyo a la gestión documental para el segundo semestres del 2013. Se encuentra que las causas raíces han sido mitigadas a




aplicación de la Ley 594/2000, y la política archivística en el ICBF, con el fin de realizar una coordinación basada en el conocimiento. 15/Mar/2013. Realizar grupo de estudio con los Profesionales de diferentes disciplinas con el fin de despejar dudas sobre la aplicación de la política archivística del ICBF, recordar la responsabilidad de los servidores en la conservación y custodia del acervo documental de la entidad. 15/Abr./2013. Realizar grupo de estudio con los Asistenciales con el fin de despejar dudas sobre la aplicación de la política archivística del ICBF, recordar la responsabilidad de los servidores en la conservación y custodia del acervo documental de la entidad. 15/Mayo/2013

través del plan de acciones.




Construir cronograma de visitas de acompañamiento y apoyo a la gestión documental para el segundo semestre del 2013. 15/Mayo/2013

No.1745 AI-SIGE2012-BG06. Grupo Planeación y Sistemas. La Entidad no planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencia de la participación del CZ en la elaboración de la matriz de identificación y evaluación de impactos ambientales. - CZ Usme, Tunjuelito, -Sin evidencia de participación en la elaboración de matriz SYSO. -CZ Tunjuelito Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG08


No.1745 Vencida

Construir una matriz de aspectos e impactos ambientales para cada Centro Zonal y Sede Regional. Definir actividades para fortalecer o mitigar el resultado de la medición de los impactos ambientales, con el apoyo del coordinador del centro zonal. Realizar seguimiento a las actividades propuestas para la mitigación de los impactos ambientales. Incluir como compromiso en la Revisión por Dirección el seguimiento mensual de las actividades propuestas en la matriz de




aspectos e impactos ambientales.

No. 1753 AI-SIGE2012-BG04 Grupo Administrativo. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: EDIFICIOS: - Infraestructura: goteras, mala ventilación, en el área de prevención cuarto piso - CZ Usme. -Sin ventilación y escalerilla adecuada en el archivo de gestión. -CZ Kennedy. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG05.

Solicitar al propietario del inmueble del CZ Usme realizar las adecuaciones necesarias. Verificar resultados de la gestión realizada por el propietario. Optimizar la ventilación del archivo de gestión del Centro Zonal Kennedy. Dotar a los archivos de gestión de la regional con escalerillas adecuadas.

Abierta

26/Mar./2013 y realiza la instalación de las ventanas correderas. 05/Jun./2013 Se recibe línea técnica para adquisición de escalerillas adecuadas. 05/Jun./2013 Se realiza solicitud adición de recursos para adquisición de escalerillas. El Propietario soluciona el tema de las goteras Arreglos locativos del Centro Zonal Usme, en cuanto al tema de la ventanearía, esta quedo realizó unos ajustes para que haya mejor circulación del aire en el inmueble.

Está pendiente optimizar la ventilación del archivo de gestión del Centro Zonal Kennedy; esta actividad depende de la adjudicación del contrato de mantenimiento y de ferretería.

La Acción Correctiva tiene fecha de cierre

No.1754 AI-SIGE2012-BG15. Grupo Administrativo Regional Bogotá. En la muestra de Historias de atención del PARD revisadas se evidenció que la Regional no llevó a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas en lo referente a: REGISTRO - HA sin los datos completos en la etiqueta o rótulo: Ej. HA 108285893 CZ San Cristóbal - HA sin número de identificación en todos los documentos. HA 1014663504 CZ San Cristóbal - Sin foliación total de los

Inicialmente se encuentra que se efectuaron las correcciones pertinentes, así mismo se estableció un plan de acciones a fin de mitigar las causas raíces evidenciadas.

Cerrada

Se encuentra fortalecimiento de la gestión documental liderada por el responsable del proceso a nivel regional.




documentos.- Ej. HA A1F0250869 CZ San Cristóbal - HA con documentos repetidos. Ej. HA 1014663504 CZ San Cristóbal; HA 10010546002012. -CZ Kennedy. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG19

No. 1762 AI-SIGE2012-BG21. Grupo Administrativo Regional Bogotá. La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento del proceso de gestión administrativa impidiendo demostrar la eficacia, eficiencia y la efectividad del mismo, como se evidenció en las siguientes situaciones: GESTION DE BIENES: Cuentadante sin entrega de bienes devolutivos al almacén. Ej. Cuentadante Nro.19106412 con fecha de retiro el 9 5 2012 Nivel Regional. - Cuentadante sin trámite de traslado. Ej. Cuentadante Nro. 51919566 con elementos en CZ Fontibón: Elementos identificados con Nro. 35618, 35615 y en Atención al ciudadano: 34323, 34321, 34322 - Sin la toma física y sin el acta de verificación vigencias 2010 y 2011. Cuenta dante Nro. 52296390. - Sin realización de Comités de Archivo Regional en la periodicidad establecida (Actas 001 del 31 5 2010, 001 del 17 8 2011, 002 del 29 9 2011, 003 del 19 12 2011, 001 del 17 02 2012 y 002 del 16 4 2012). Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG24.

Corregir la situación: cuentadante sin entrega de bienes devolutivos al almacén Nro.19106412 con fecha de retiro el 9/05 2012/ 28/Feb./2013. Corregir la situación: Cuentadante sin trámite de traslado Nro. 51919566 con elementos en CZ Fontibón: Elementos identificados con Nro. 35618, 35615 y en Atención al ciudadano: 34323, 34321, 34322. 28/Feb./2013. Asignación de delegados responsables del apoyo de Inventarios de bienes muebles y equipos en cada centro zonal para estar al tanto y dar trámite y efectuar seguimiento a las modificaciones de los inventarios individuales. 30/Mar/2013.

Abierta

Se asignan Delegados responsables del apoyo de Inventarios de bienes muebles y equipos en cada centro zonal para estar al tanto y dar trámite y efectuar seguimiento a las modificaciones de los inventarios individuales. Se capacitan a los delegados responsables del apoyo de Inventarios de bienes muebles y equipos de cada centro zonal y grupo regional para el control, manejo y las continuas novedades en el uso de los bienes muebles y equipos propiedad ICBF bajo la responsabilidad de los Servidores Públicos y Contratistas en los inventarios individuales. Con el objeto de Realizar la verificación física

La Acción Correctiva tiene fecha de cierre para diciembre por lo que se está desarrollando el tratamiento planeado en términos de oportunidad, se debe continuar con la realización de los Comités de Archivo.




Capacitación a los delegados responsables del apoyo de Inventarios de bienes muebles y equipos de cada centro zonal y grupo regional para el control, manejo y las continuas novedades en el uso de los bienes muebles y equipos propiedad ICBF bajo la responsabilidad de los Servidores Públicos y Contratistas en los inventarios individuales. 30/Mar/2013 Socializar a los servidores públicos y contratistas de la regional Bogotá la importancia de actualizar los datos del inventario de bienes. 15/Jun./2013 Recepción, análisis y uso de la información reportada por el grupo de gestión humana en relación a traslados, nombramientos, retiros y demás novedades de personal con el objetivo de mantener

de los bienes muebles y equipos en uso de Servidores Públicos y Contratistas, continuar con el proceso de identificación de los elementos con código de barras, actualizar los inventarios en el sistema y legalizar la tenencia por medio de la correspondiente firma del cuentadante se planea cronograma de visitas 2013. Teniendo en cuenta la información reportada por el grupo de gestión humana en relación a traslados, nombramientos, retiros y demás novedades de personal se mantienen actualizados los inventarios individuales. Se anexa la trazabilidad de un caso específico como ejemplo en el aplicativo ISOLUCION.




actualizados los inventarios individuales. 15/Jun./2013 Establecer cronograma de comités de archivo. 28/Feb./2013 Ejecutar cronograma de comités de archivo. 30/Dic./2013

Se Planifica los comités de archivo para la vigencia 2013. A la fecha se han realizado 4 comités de archivo dando cumplimiento la realización de un comité de archivo bimensualmente.

No.1763 AI-SIGE2012-BG29. Grupo Planeación y Sistemas Regional Bogotá. La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, por cuanto se evidenciaron las siguientes situaciones en la muestra aleatoria: - Sin evidencia de la formulación de acciones de mejora derivadas del seguimiento a los procesos. - Cierre inefectivo de la Acción correctiva derivada de auditoria interna No. SIGE2011-BG18 identificada en el Isolucion como AC No 873 CZ Tunjuelito. - Cierre inapropiado de NCS 2403 por el Grupo de Planeación y Sistemas, en la descripción de verificación se señala evidencia del mes de junio y la NCS se levantó en 17 julio y se cierra el 31 julio. - NCS 2371 del 21 de junio 2012 generada por el Grupo Prevención respecto a la contratación HCB segundo semestre, sin que el CZ hubiese incurrido en incumplimiento. -CZ Fontibón. - No se tomaron acciones correctivas necesarias para eliminar las causas de las no conformidades detectadas por la auditoria interna SIGE 2011: recurrencia del 54% de hallazgos de no conformidad (15 de 28).


No.1763 Vencida

Evidenciar capacitación a los grupos de la regional y centros zonales la naturaleza del macro proceso de mejoramiento continuo, la cual es realizada por los profesionales SIGE EPICO (con el apoyo del promotor EPICO del Grupo Planeación y Sistemas). Realizar la retroalimentación del análisis de causas raíces y tratamiento propuesto de las acciones correctivas y preventivas, previo análisis de los profesionales SIGE EPICO (con el apoyo del promotor EPICO del Grupo Planeación y Sistemas).




Enviar mensualmente a través de correo masivo los centros zonales y grupos que tengan acciones o actividades pendientes en aplicativo Isolucion, información remitida previamente por Profesionales SIGE EPICO a la Coordinación de Planeación para su verificación y envió. (Con el apoyo del promotor EPICO del Grupo Planeación y Sistemas). Presentar en el Comité Estratégico el estado de las acciones de mejora a los responsables de proceso a fin de establecer compromisos frente a un efectivo tratamiento. (Con el apoyo del promotor EPICO del Grupo Planeación y Sistemas).

No. 1764 AI-SIGE2012-BG31 Grupo Administrativo Regional Bogotá. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o

Adecuación cables en la entrada del

Cerrada

Se instala una tapa para el tablero eléctrico ya que este no




Mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: Infraestructura inadecuada - Escaleras caracol sin pasamanos Ej.: Sede Regional - Cables sin la seguridad requerida Ej.: entrada archivo Of recaudo Sede de la Regional Espacios y servicios asociados - Sin tomacorriente y tapa de seguridad: Ej.: cuarto eléctrico. Regional - Sin ventilación Ej.: Of Gestión Documental Sede Regional Otros - Extintor vencido Ej.: Cafetería Sede regional - Extintor sin soporte y sin señalización: Ej.: Of Protección, Of Cobro coactivo en Sede Regional

archivo de recaudo 15/Jun./2013 Instalación de tomacorriente y tapa de seguridad en cuarto eléctrico sede regional 15/Jun./2013 Adecuar oficina de gestión documental Sede Regional. 15/Jun./2013 Verificación y carga de extintores. 15/Jun./2013 Dotar de soportes a los extintores que no los posean 15/Jun./2013 Realizar campaña de sensibilización en relación al reporte de requerimiento de mantenimiento. 15/Jun./2013

Contaba con esta protección. Se corrige la toma corriente ubicada en la cocina del Primer piso. Se instala una canaleta de 10 cm para organizar los cables de alimentación de la red eléctrica y de datos. 16/09/2012 se firma acta de inicio del contrato del mantenimiento y carga de extintores propiedad del ICBF Regional Bogotá situados en los Centros Zonales y dependencias de la Regional Bogotá. Se envía correo masivo informando que las solicitudes al Grupo Administrativo deben realizarse así:

No. 1767 AI-SIGE2012-BG33La Entidad no se asegura de controlar el cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia y formación y toma de conciencia del recurso humano como se evidenció en las siguientes situaciones:

AC 1767 del 30/11/2012, de Dirección Regional, a la Dirección de Gestión Humana,

Vencida .Fecha prevista de cierre 31/03/2013.

Ninguno

Sin Análisis de causa, sin evidencias en el tratamiento, falta actividades, evidencias en el plan de acciones.




- Sin asignación de recursos para ejecutar el Plan Institucional de Capacitación 2012.

No. 1768 AI-SIGE2012-BG34La organización no ha establecido, implementado y mantenido un procedimiento para la valoración de riesgos como se evidencia en la siguiente situación: Medicina Preventiva y del Trabajo - Sin realización de programas de vigilancia epidemiológica para identificar claramente los riesgos relacionados con el trabajo.

AC 1768 del 30/11/2012, de DR, a la Dirección de Gestión Humana, Análisis de causa, 1 actividad de tratamiento a cumplirse el 08-03-13 y 3 de corrección a cumplirse el 1-03-13 En septiembre: Revisada la AC se encuentra: 1. No se adjuntan el 100% de evidencias descritas. 2. Las acciones no mitigan el 100% de las causas reales identificadas.

Vencida .Fecha prevista de cierre 30/06/2013. Se solicitó al equipo SYSO de la Sede Nacional presupuesto para el año 2014 donde se incluyen estas actividades.

Se platea tratamiento, plan de acciones con 3 actividades y una evidencia

11-09-13: No es viable el cierre de la AC

No se adjuntan el 100% de evidencias descritas. 2. Las acciones no mitigan el 100% de las causas reales identificadas. Sin Análisis de causa, sin evidencias en el tratamiento, faltan evidencias en las actividades de plan de acciones.

No.1770 AI-SIGE2012-BG36 Grupo Planeación y Sistemas Regional Bogotá. La Entidad no ha identificado las vulnerabilidades y amenazas de sus activos, ni el impacto que la pérdida de confidencialidad, integridad y disponibilidad puede traer sobre dichos activos, Como se evidencio en las siguientes situaciones, de la muestra aleatoria verificada: - Seguimiento de Metas Sociales y Financieras, publicado en el RAS (\\172.16.40.7\Archivos Bogotá\PLANEACIÓN Y SISTEMAS\SIGE - REGIONAL BOGOTÁ\2012\ACTIVOS DE INFORMACIÓN REGIONAL BOGOTÁ 2012) - Carpetas de adopciones por ejemplo HA 11U-01242-1998-2, SIM RADICADO 032038 - Carpetas de entrevistas a parejas inscritas Enero a Diciembre de 2012


No.1770 Vencida

Socializar los activos de información en comité estratégico, enunciando los controles aplicables en la Regional Bogotá, en el marco de la triada de seguridad de la información, con el apoyo del Ingeniero Líder SGSI. Establecer compromiso en la Revisión por Dirección, donde se genere plan de




control a los activos de mayor impacto en los Centros Zonales y Grupos de la Regional, con el apoyo del Profesional EPICO de apoyo al SGSI. Remitir tips mensual Agosto y Septiembre. Brindar directriz a coordinadores para socializar en GET de Agosto. Socializar en los GET de los Centros Zonales, en tema activos de información, riesgos y responsables, con el apoyo de los ingenieros y profesionales EPICO. Iniciar campaña de salud informática de acuerdo con las Directrices de informática y tecnología. Agendar la ruta de implementación EPICA en el GET del Grupo de Planeación y sistemas, estableciendo alcance y




responsabilidad en lo referente al SGSI. Establecer seguimiento mensual a la Ruta de Implementación del Eje del SGSI, bajo responsabilidad del líder de seguridad del SGSI.

No.1771 AI-SIGE2012-BG37 Grupo Planeación y Sistemas Regional Bogotá. La Entidad no ha estimado para sus activos de información el nivel de riesgo, ni ha determinado su aceptación o la necesidad de tratamiento de los riesgos, a partir de los criterios establecidos como se evidencio en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Seguimiento de Metas Sociales y Financieras, publicado en el RAS - Carpetas de adopciones por ejemplo HA 11U-01242-1998-2, SIM RADICADO 032038 - Carpetas de entrevistas a parejas inscritas Enero a Diciembre de 2012, - Carpetas de procesos de adopción en el archivo ubicadas en las instalaciones del parqueadero costado norte


No.1771 Vencida

Realizar plan de trabajo para establecer matriz de riesgos del Eje del SGSI a la luz de los activos estimados de acuerdo a insumo suministrado desde el Nivel Nacional, acompañamiento profesional EPICO y líder SGSI. Valorar el riesgo y definir la matriz de riesgo con el responsable del proceso. Socializar en comité estratégico ampliado la matriz de riesgos de mayor impacto. Realizar seguimiento a la socialización de la matriz de




riesgos en los GET de los Centros Zonales, por parte de los coordinadores del Centro Zonal.

No.1772 AI-SIGE2012-BG38. Grupo Planeación y sistemas. Regional Bogotá. La entidad no asegura que los cambios y el estado de actualización de los documentos estén identificados como se evidenció en las siguientes situaciones, de la muestra aleatoria verificada: - Ruta manejo de equipo de cómputo socializada el 28 de Agosto de 2012. - Formato utilizado para el Inventarios de activos, V1. (está vigente el F1.G10.MPA6 V2 desde 29/06/2012)


No.1772 Vencida

Verificar el uso de documentación vigente. Solicitar a los responsables de proceso a nivel regional y Centros Zonales, la socialización de la documentación vigente en los procesos bajo su responsabilidad.

No.1773 AI-SIGE2012-BG39. Grupo Planeación y Sistemas. Regional Bogotá. La Entidad no ha mejorado continuamente su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, mediante el uso del objetivo de seguridad de la información, las acciones correctivas y preventivas.


No.1773 Vencida

Se realizó capacitación el día 09 de Agosto de 2013, a los Ingenieros de Sistemas de la Regional Bogotá, lo cual permitió la apropiación en este tema. Se elevó Acción de Mejora al Grupo Gestión Humana, Gestión Servicios y Atención, y Centro Zonal Kennedy, alusivos al Eje de Seguridad de la Información.

No.1774 AI-SIGE2012-BG40. Grupo Planeación y Sistemas Regional Bogotá. La entidad no ha retirado los derechos de acceso al correo electrónico una vez finalizado el


No.1774 Vencida

Se remitió comunicación a los Coordinadores de Centro Zonal y




contrato laboral de los profesionales, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada.

Grupos de la Regional Bogotá, sobre las implicaciones legales que se tienen frente al no reporte de novedades. Se realiza consolidado por Centro Zonal y Grupo de la Regional, identificando los perfiles que se han retirado del sistema.

No.1775 AI-SIGE2012-BG41. Grupo Planeación Regional Bogotá. La entidad no tiene protegidos los activos para reducir el riesgo de amenazas o peligro del entorno y la oportunidad de acceso no autorizado, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Impresora en uso en el área de adopciones puerto IP_172.16.40.192 - UPS cuarto piso del centro Puente Aranda - Racks del centro zonal Puente Aranda


No.1775 Vencida

Asignar claves de impresión a colaboradores del Grupo de Adopciones. Solicitar a la coordinación administrativa, el conducto regular de control de acceso para ingreso a cuartos de cableado y UPS en CZ y Regional. Remitir tips mensual Agosto y Septiembre. Brindar directriz a coordinadores para socializar en GET de Agosto. Seguimiento al compromiso establecido en GET, frente al uso y seguridad del




manejo de impresiones, bajo responsabilidad de los profesionales EPICO Reiterar la solicitud de control de ingreso restringido a los cuartos de UPS y Racks de los Centros Zonales y Regional Bogotá a la empresa de seguridad y de monitoreo y seguimiento por parte de los coordinadores. Responsable Sasha Godoy 09 de Agosto 2013. Verificar mensualmente, las bitácoras de ingreso a los cuartos de acceso de las UPS y Racks. Responsable Sandra Barrios 30 de septiembre. Realizar registro fotográfico verificar seguridad rack. Reiterar la solicitud de control de ingreso restringido a los cuartos de UPS y Racks de los Centros Zonales




y Regional Bogotá a la empresa de seguridad y de monitoreo y seguimiento por parte de los coordinadores. Responsable Sasha Godoy 09 de Agosto 2013. Verificar mensualmente, las bitácoras de ingreso a los cuartos de acceso de las UPS y Racks. Responsable Sandra Barrios 30 de septiembre.

No.1776 AI-SIGE2012-BG46 Grupo Planeación y Sistemas Regional Bogotá. La entidad no tiene adoptada una política de pantalla despejada para los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -En el Centro Zonal Barrios Unidos y Centro Zonal Puente Aranda


No.1776 Vencida

Enviar e-mail a colaboradores de la Regional Bogotá, con TIPS alusivos al concepto de Pantalla Despejada. Realizar seguimiento a los Grupos de la Regional verificando el concepto de pantalla despejada. Remitir tips mensual Agosto y Septiembre. Brindar directriz a coordinadores para socializar en GET de Agosto.




Seguimiento al compromiso establecido en GET, frente al uso y seguridad del manejo de impresiones, bajo responsabilidad de los profesionales EPICO. Realizar verificación aleatoria en los equipos de los usuarios.

No. 1777 AI-SIGE2012-BG48 Grupo Administrativa Regional Bogotá La entidad no cuenta con perímetros de seguridad para proteger las áreas que contienen información y servicios de procesamiento de información como se evidencio en la muestra aleatoria: - No existe control de acceso al archivo central, que colinda con el centro transitorio (centro zonal Puente Aranda).

Instalación de vidrio de seguridad entre el centro especializado Puente Aranda y el Centro Transitorio

Abierta

Se tiene en el tratamiento Instalación de vidrio de seguridad entre el centro especializado Puente Aranda y el Centro Transitorio, pero el contrato de ferretería no se ha adjudicado y la instalación del vidrio depende de la adjudicación del contrato. 30/08/2013 Se realiza adjudicación del contrato de mantenimiento instalaciones físicas por $190.510.913= y el suministro de elementos de ferretería por $58.000.000=.

La Acción Correctiva tiene fecha de cierre para diciembre por lo que se está desarrollando el tratamiento planeado en términos de oportunidad.




No.1781 AI-SIGE2012-BG44 Grupo Planeación y sistemas Regional Bogotá. La entidad no mantiene en su inventario de activos, los del proceso Gestión de Responsabilidad Penal y los activos de información del centro zonal Barrios Unidos


No.1781 Vencida

Realizar levantamiento de activos de información de los CZ y Grupos de la Regional. Reportar a la Dirección de Información y Tecnología el levantamiento de activos de Información. Actualizar los activos de información. Evidenciar el levantamiento de activos de información con alcance definido. Informar la ruta de acceso de inventarios de activos de información para consulta. Socializar los activos de información en comité estratégico ampliado, enunciando los controles aplicables en la Regional Bogotá, en el marco de la triada de seguridad de la información, con el apoyo del Ingeniero Líder SGSI.




Realizar seguimiento a la socialización del inventario de activos de información en GET de Centro Zonal.

No. 1782 AI-SIGE2012-BG41. Grupo Administrativo Regional Bogotá. La entidad no tiene protegidos los activos para reducir el riesgo de amenazas o peligro del entorno y la oportunidad de acceso no autorizado, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - UPS cuarto piso del centro Puente Aranda - Racks del centro zonal Puente Aranda.

El Grupo Administrativo establece parámetros frente a la protección de los cuartos técnicos, lo cual mitiga la causa identificada.

Cerrada

El Grupo Administrativo establece parámetros frente a la protección de los cuartos técnicos, lo cual mitiga la causa identificada.

No. 1783 AI-SIGE2012-BG37 Grupo Administrativo Regional Bogotá. La Entidad no ha estimado para sus activos de información el nivel de riesgo, ni ha determinado su aceptación o la necesidad de tratamiento de los riesgos, a partir de los criterios establecidos como se evidencio en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Carpetas de adopciones por ejemplo HA 11U-01242-1998-2, SIM RADICADO 032038 - Carpetas de entrevistas a parejas inscritas Enero a Diciembre de 2012, - Carpetas de procesos de adopción en el archivo ubicadas en las instalaciones del parqueadero costado norte

Realizar el análisis de riesgos de los activos de información físicos Planificar las actividades pertinentes para dar tratamiento a los riesgos evidenciados y/o asumir los correspondientes

Abierta

Se plantearon actividades tendientes a

mitigar el hallazgo.

Fecha prevista de

cierre 30/06/2014

No. 1836 AI-SIGE2012-BG19. Dirección Nutrición. La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PRESTACIÓN DEL SERVICIO - Inicio extemporáneo en la prestación del servicio vigencia 2012 de Recuperación Nutricional paquete. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG17

Acción correctiva 1836 del 19/12/2012 Asignar a las Regionales del ICBF los recursos correspondientes a los paquetes de Recuperación Nutricional Ambulatoria, con el fin de facilitar el

Vencida

Se garantizó la atención del programa recuperación nutricional durante la vigencia 2013

-La no asignación de recursos para completar el tiempo de atención de recuperación nutricional. - a través de la dirección de nutrición se solicita a la regional Bogotá




proceso de contratación con operadores con experiencia en el departamento y garantizar la continuidad de la prestación del servicio para que los niños y niñas beneficiarios reciban el paquete de alimentos durante el periodo establecido. - Establecer directrices técnicas, jurídicas y financieras para la contratación de los paquetes de Recuperación Nutricional Ambulatoria a través de las Regionales. Mayo de 2012. - Desde la Dirección de Nutrición, realizar seguimiento continuo al proceso de contratación por parte de las Regionales. Mayo, junio, julio y agosto de 2012 Estudiar la inclusión de paquetes de alimentos diferenciales, que contengan alimentos propios de cada región, teniendo en

desarrollar Gestión a nivel local sin embargo para Bogotá se ha visto disminución de asignación de recursos para complementación alimentaria




cuenta los hábitos alimentarios de los niños y niñas beneficiar y promoviendo las compras locales de alimentos

No. 1832 AI-SIGE2012-BG11. Grupo Jurídico Regional Bogotá. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE PRECONTRACTUAL: - Estudios previos sin la firma del profesional que los elaboró. Ej.: Ctos 1267, 1276 y 1287 de 2012. - Estudios previos sin la firma del Coordinador del Grupo Jurídico. Ej.: Ctos 530, 821, 807 y 670 de 2012 - Certificados de no existencia de personal en planta en los que se direcciona la contratación hacia un determinado candidato. Ej.: Contratos Nos 181, 1535, 1696, 24, y 150 de 2012. - Sin certificaciones de experiencia de persona natural en contrato de prestación de servicios. Ej. Cto No 150 de 2012. - Respuesta a las observaciones sin la firma del Coordinador Administrativo. Ej.: Cto No 1390 de 2012. - Consolidado de las evaluaciones sin la firma de los coordinadores jurídico y administrativo y de los profesionales evaluadores financiero y administrativo.

Remitir Cronograma de capacitación a los coordinadores de Centro Zonal y Grupos de la Regional. Realizar capacitación a los Grupos de la Regional y Centro Zonal sobre el Manual de Contratación. Realizar solicitud a los Grupos de la Regional y/o Centro Zonal que generan contratos la organización de los documentos. Realizar seguimiento a los contratos de aportes, prestación de servicios, mínima cuantía, convenios del mes de Enero. Realizar seguimiento a los contratos de aportes, prestación de servicios, mínima cuantía, convenios del mes de Febrero. Realizar seguimiento a los

100% Cerrada

Se evidencia el establecimiento de controles tales como: el seguimiento a los contratos de prestación de servicios, contratos de mínima cuantía. Así mismo, a través de la capacitación sobre el manual de contratación, se reduce la probabilidad de recurrencia del incumplimiento.




contratos de aportes, prestación de servicios, mínima cuantía, convenios del mes de Marzo. Realizar seguimiento a los contratos de aportes, prestación de servicios, mínima cuantía, convenios del mes de Abril.

No. 1834 AI-SIGE2012-BG12 Grupo Jurídico Regional Bogotá. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE DE EJECUCION CONTRACTUAL - Sin reporte de publicación del contrato en el SECOP. Ej.: Cto No 1696, 821, 670 de 2012. - Sin acta de inicio que figura como obligación en el contrato. Ej.: Cto No 181, 24, 150, 821 de 2012. - Sin comunicación al contratista del oficio de legalización. Ej.: Ctos Nos. 1267, 1276, 181, 1535 y 1696 de 2012. - Sin comunicación al supervisor del oficio de legalización. Ej.: Ctos Nos 1267, 181,24, 150 de 2012. - Comunicación al supervisor presentada un mes después de suscrito el contrato. Ej.: Cto No 1276 de 2012, suscrito el 27 de junio y comunicado el 24 de julio con memorando No 020987. - Sin comunicación al coordinador financiero Ej.: Ctos Nos 24, 150 y 1287 de 2012. Sin reporte de publicación en el SECOP de la adición. Ej.: Contrato No 1390 de 2012. - Certificación correspondiente al último pago mensual sin la firma del supervisor. Ej.: Cto No 24 de 2012.

Solicitar a Dirección Regional la ampliación de la planta de personal del Grupo Jurídico del área de contratación. Solicitar al Grupo de Planeación y Sistemas el suministro de un equipo de cómputo que cumpla con los requisitos de software para operación del SECOP. Realizar la solicitud de dos scanner para el Grupo Jurídico. Remitir memorando a los Coordinadores de la Regional y Centro Zonal indicando las obligaciones del supervisor frente a los contratos.

100% Cerrada

Se evidencia fortalecimiento en el conocimiento de las obligaciones establecidas en el manual de contratación. Lo que conlleva a mitigar la probabilidad de ocurrencia de la no conformidad .




Incluir el informe de la publicación de los contratos suscritos en la Regional Bogotá del año 2012. Incluir reporte de publicación del SECOP contratos de Enero a Abril 2013. Subir el aplicativo FUC Realizar la publicación de los contratos que se encontraron en el hallazgo.

No. 1835 AI-SIGE2012-BG13 Grupo Jurídico Regional Bogotá. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE POS CONTRACTUAL O DE LIQUIDACION - Contratos sin foliar. Ej.: Ctos Nos 807 y 1535 de 2012. -Vencimiento del término de liquidación. 2 contratos de 2008, 7 de 2010 y 10 de 2011. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2011-BG15

Evidenciar el seguimiento realizado en los Comité Estratégico, correspondientes a los meses de Febrero a Junio. Realizar acción de mejora a los Centros Zonales y Grupos de la Regional de acuerdo al faltante de contratos de liquidación.

Cerrada

La Coordinadora del Grupo ha realizado seguimiento en los en los Comité Estratégico, lo que permitió disminuir el número de contratos por liquidar. Evidencia Carpeta de Actas Comité Estratégico, Básico y Ampliado. Acta N° 3 del 05/02/2013, Revisión por Dirección 4/03/2013, Acta N° 8 del 03/04/2013, Acta N° 12 del 14/05/2013, Acta N° 13 del 21/05/2013, Acta N° 18 del 24/06/2013, Acta




N° 19 del 27/06/2013. Se elevó acción de Mejora a los Centros Zonales y Grupos de la Regional Bogotá, lo que permitió estar el día en la liquidación de os contratos.

No. 1842 AI-SIGE2012-BG26 Grupo Jurídico Regional Bogotá La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento del proceso de Gestión Jurídica impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad del mismo, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: Sin el cumplimiento por parte del ordenador del gasto de la obligación de remitir al día siguiente del pago total de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, de remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación regional, para que en un término no superior a 6 meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y presentar la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente.

Informar a la Coordinación Jurídica a través de memorando los fallos que se generen en los procesos a cargo de los abogados de Representación Legal. Abogados de Representación Legal, solicitando la elaboración de ficha tendiente a establecer si es procedente o no la acción de repetición.

Abierta

Mediante Memorando N° 24511 de fecha 24/09/2013 se solicita a la Coordinación Financiera comprobantes de pago de las sentencias Oracle Colombia e Impulso Temporal, para realizar el respectivo tramite. Evidencia Carpeta de expediente.

No. 1844 AI-SIGE2012-BG28 Grupo Jurídico Regional Bogotá La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento del proceso de Gestión Jurídica impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en la siguiente situación de la muestra aleatoria verificada: - Reporte de avance del indicador MPA2-02 Oportunidad en la notificación del mandamiento de pago que presenta un reporte del 31% al mes de septiembre presentando un rango de evaluación crítico.

Realizar la actualización del cuadro consolidado semanalmente. Requerir a la oficina de correspondencia la certificación de entrega de correspondencia. Solicitar capacitación al Grupo de Planeación y

100% Cerrada

Se evidencia que el Indicador MPA2-02 Oportunidad en la notificación del mandamiento de pago ha presentado mejora, con respecto al evidenciado en la auditoria SIGE 2012, la medición con corte a marzo 2013 es de 93%.




sistemas en el proceso jurídico administrativo de cobro coactivo. Solicitar a la Dirección General la actualización del manual de Cobro Coactivo a la oficina Asesora Jurídica. Realizar notificaciones de mandamiento de pago de acuerdo al contrato con vigencia 2012. Realizar la adición al contrato de publicaciones de avisos y edictos emplaza torios del año 2012. Realizar contrato de publicación de avisos y edictos emplaza torios que requiere la Regional Bogotá vigencia 2013. Reportar a la Dirección General Oficina Asesora Jurídica del mes de Enero. Reportar a la Dirección General Oficina Asesora Jurídica del mes de Febrero. Reportar a la Dirección General Oficina Asesora Jurídica del mes de Marzo. Realizar capacitación de los Procesos de Gestión Jurídica

Frente a las causas identificadas, se encuentra que se efectuó una capacitación en el manual de cobro coactivo y en el procedimiento la cual fue realizada por la Coordinadora del Grupo Jurídico. En ese mismo contexto frente a la no efectividad en las pruebas del correo 472, se evidencia requerimientos periódicos realizados a la supervisión del contrato.




(cobro Coactivo), Manual de cobro Coactivo y Hoja de vida de indicadores.

No.1845 AI-SIGE2012-BG42 Dirección Tecnología. La entidad no establece procedimiento para la gestión de medios removibles, como se evidencio en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada, manejo de USB: - Profesionales Área de archivo adopciones, y planeación y sistemas, - Profesionales centro zonal puente Aranda y Centro Zonal Barrios Unidos


No.1845 Vencida

Se prepara el tema y las fechas para realizar sensibilización sobre la guía de medios removibles. Hacer levantamiento de información y análisis para otorgar los accesos a los medios removibles. Realizar la sensibilización sobre el uso, la aplicación de la guía de medios removible. Definir los Niveles de autorización de medios removibles. Implementar políticas de seguridad de la información definidas en la guía correspondiente a la gestión de medios removibles. Centros zonales y Sede de la Dirección General, del alcance de la auditoria.




Verificar la efectividad de las políticas de seguridad de la información correspondiente a los medios removibles. Si la política no es cumplida de forma efectiva se elaborará procedimiento de para la aplicación frente a la gestión de medios removibles, adicionalmente se solicitara el compromiso de los dueños de proceso en la aplicación del procedimiento y las políticas de medios removibles desde la seguridad de la información.

No. 3420. Solicitado a: Diana Patricia Arboleda Ramírez. AI-SIGE2013-BG17. Dirección Regional Equipo de Aseguramiento a Estándares. No se evidenció que se esté implementando las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: - Sin evidencia de seguimiento a los compromisos establecidos en el Plan de mejoramiento cuando las variables afectadas atenten o pongan en riesgo la integridad del usuario del servicio, Ej. Gimnasio Los Sauces fue calificado bajo en la primera y segunda visita (58.20%) y unidad Lopez Osorio 1ra visita 48% y 2da

Presentar trimestralmente en comité estratégico ampliado las situaciones que ameriten acciones administrativas y legales para la toma de decisiones. Enviar memorando a los colaboradores que no asistan o de manera intermitente a los GET de los equipos de

Abierta

A diciembre el indicador MPEV2-P1-01 Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempladas en la Guía de Verificación de estándares, presenta un estado adecuado con el cumplimento en el 97%




visita 50.95% - CZ Bosa. - Sin evidencia de la verificación a la ejecución y cumplimiento de los planes de mejoramiento de ninguno de los operadores de la muestra verificada. Ej.: Hogares Sustitutos Fundación San Alfonso y Terciarios Capuchinos CZ Kennedy. - No se evidencia plan de mejoramiento de acuerdo a los resultados de supervisión de estándares primera visita año 2013. CZ Usaquén. - Sin seguimiento a julio 31 de 2013 al plan de mejoramiento contrato No 1456/11 Terciarios Capuchinos de Nuestra señora de los dolores de la modalidad HCB, producto de la visita de supervisión del CZ Fontibón. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2012-BG14.

aseguramiento a estándares Brindar parámetros para efectuar el empalme a los enlaces de Aseguramiento a estándares, lo cual será socializado en GET y memorando a los coordinadores con copia a gestión humana. Informar en el GET el hallazgo y el plan de acción elevado en la auditoria 2013; Documentar y reportar al Equipo de Aseguramiento a Estándares mensualmente en "formato acta de comité" el seguimiento y/o cumplimiento de los avances en las acciones contempladas en los planes de mejoramiento a las unidades y entidades visitas de verificación de estándares, (e inferior al 60% en porcentaje de cumplimiento por corresponsable y situaciones de reporte inmediato).




Documentar y reportar al Equipo de Aseguramiento a Estándares mensualmente en "formato acta de comité" el seguimiento y/o cumplimiento de los avances en las acciones contempladas en los planes de mejoramiento a las unidades y entidades visitas de verificación de estándares, (e inferior al 60% en porcentaje de cumplimiento por corresponsable y situaciones de reporte inmediato).

No. 3422. Solicitado a: Diana Patricia Arboleda Ramírez. AI-SIGE2013-BG31 Dirección Regional Equipo de Gestión Servicio y atención. No se evidenció el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad, como una de las medidas del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, como se observó en la muestra aleatoria seleccionada: Buzón de sugerencias - Sin la marcación del Buzón. Regional Bogotá. - Sin actas de apertura del buzón a corte de 30/07/2013. CZ Rafael Uribe. - Actas de apertura del buzón sin firmas de los servidores públicos responsables. CZ Suba - Actas de apertura del buzón sin rotación de servidor público responsable y sin firma del Coordinador del Centro Zonal. Suba

Disponer de soporte para definir el cambio de buzones en los CZ y regional, en aplicación de suministro definido por el nivel nacional Establecer control mediante seguimiento mensual, a la implementación del Proceso gestión de atención a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, realizando la solicitud de gestión del buzón de sugerencias a

Abierta

En los 16 C.Z de la Regional Bogotá se ha trabajado en la verificación de la toma del Acta de Buzón de Sugerencias el viernes de cada semana y sus correspondientes soportes de ser el

El C.Z Suba ha cumplido con la actividad planteada y con la secuencia de elaboración de las actas de buzón con sus soportes.

GSA ha gestionado a través de correos electrónicos la dotación para cada C.Z y la regional de buzones pero no se ha recibido respuesta efectiva por parte del nivel nacional. Por otra parte se solicitara al Grupo Administrativo la marcación con las letras que el hacen falta al buzón de la Regional Bogotá. Hay C.Z como Rafael Uribe y




los responsables del nivel regional o zonal. Seguimiento mensual a la implementación del control de sugerencias en los Centros Zonales y sede Regional

caso. Los profesionales de GSA de la Regional en el acompañamiento realizado de manera presencial garantizan con mayor control de la elaboración adecuada de estas para generar la cultura de la toma del Acta, de los adecuados soportes y la respuesta al peticionario ya sea por correo certificado o en publicación en cartelera.

Cespa, que tiene el buzón roto, otros como Usaquén no tienen Buzón (caja de cartón, por tanto no realizan Acta de Buzón). En los demás existe buzón un poco deteriorado pero que son utilizados según los lineamientos de la Resolución 6707/2013. Se ha evidenciado también que hay punto de atención que no poseen Buzón y donde son atendidos usuarios del ICBF, como lo es Casa de Justicia de Ciudad Bolívar y de Suba; Casa Quiroga del C.Z Rafael Uribe y Casa Blanca del C.Z Bosa.

No. 3427 AI-SIGE2013-BG05 Grupo Jurídico Regional Bogotá. No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la

Escanear la documentación de conceptos Hogares Sustitutos y definición Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos y

Abierta

La fecha de cumplimiento de la actividad es 28/02/2014 La fecha de cumplimiento de la actividad es 28/02/2014




muestra aleatoria seleccionada: - Carpeta sin marcación institucional y sin foliar. Ej.: Carpeta conceptos prórroga Hogares Sustitutos y definición Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos - PARD 2013.

guardarlos en un archivo de medio magnético (PDF). Capacitación al Abogado encargado de llevar este proceso por parte del Área de Archivo. Asignación del espacio para que reposen las carpetas en el archivo del Grupo Jurídico Regional Bogotá.

La fecha de cumplimiento de la actividad es 28/02/2014

No. 3428 AI-SIGE2013-BG16 Grupo Jurídico Regional Bogotá. No se evidenció que se asegure que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE PRECONTRACTUAL - Sin evidencia de consulta de antecedentes penales. Ej.: Contratos No. 1745, 1747, 1795 de 2012. - Sin evidencia de consulta de antecedentes disciplinarios. Ej.: Contrato No. 1795 de 2012.

Establecer documentos en la fase precontractual (Lista de chequeo) para la ejecución efectiva del contrato. Verificar en una muestra aleatoria los documentos que son requisitos en la fase precontractual. Ajustar las carpetas con la documentación requerida, si se encuentra incompleta. Realizar inducción en puesto de trabajo. Diligenciar el control de préstamo de documentos y limitar el préstamo únicamente del documento requerido.

Abierta

La fecha de cumplimiento de la actividad es 14/03/2014 La fecha de cumplimiento de la actividad es 14/03/2014 La fecha de cumplimiento de la actividad es 14/03/2014 La fecha de cumplimiento de la actividad es 14/03/2014 La fecha de cumplimiento de la actividad es 14/03/2014




No. 3429. Solicitado a: Diana Patricia Arboleda Ramírez. AI-SIGE2013-BG15 Dirección Regional Bogotá. Equipo de Gestión Servicio y atención. No se evidenció que se esté implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: REGISTRO EN SIM: - Duplicidad de peticiones. 1758553731 del 18/8/2012 y SIM Nro.1758505621 del 22/4/2012; SIM Nro. 13228902 del 17/12/2012 y 13228904 del 17/12/2012 Regional. - Registro inoportuno de peticiones en el sistema. 13228448 del 8/11/2012; 13228902 del 17/12/2012 Regional. 13949900 y 13949902 CZ Puente Aranda. SIM 14644702 HA 11M 1028948426 CZ Suba. - Sin registro de actuaciones en el SIM. 13940654 del 24/10/2012 Regional. 13534273, CZ Usme. 14321713 CZ Fontibón. - Inoportunidad en el registro de las actuaciones. 13227530 del 10/9/2012 Regional. 14532552 CZ Engativá. - Cierre de peticiones sin registro de actuaciones en el SIM. 14644223 CZ Suba. - Inconsistencias en el reporte del SIM. 1758596897 CZ Usme. - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM. No.10101686, 14419459 CZ Santafé. 13534273 CZ Usme. 14644483, 14644149 CZ Suba. 14532588 CZ Engativá. - Peticiones sin cerrar en el sistema. 13940654 del 24/10/2012; 1758714517 del 18/3/2013 Regional. 14644702, 14644309 CZ Suba. - Registros vencidos sin cierre. 13753715, 13941934, 13340893 CZ Puente Aranda. - Sin registro de peticiones encontradas en el buzón en el SIM: Acta buzón 13 y 19 de Nov/2012 CZ Suba. - Cierre de denuncia sin registro de la actuación realizada. 1758588440 CZ Puente Aranda. Se retoma en lo que aplique los hallazgos AI-SIGE2012-BG07 y AI-SIGE2012-BG54. DIRECCIONAMIENTO: (..) Ver las situaciones evidenciadas en el formato análisis de causas, no se contemplan aquí dado que el aplicativo Isolución no lo permite. Se retoma en lo que

Reporte mensual de la duplicidad de peticiones a MIS con copia a la Dirección de Gestión Servicio y atención para la mejora del proceso Realizar visitas de acompañamiento en los centros zonales con el objetivo de retroalimentar frente al manejo y apropiación de la Ruta de Atención, incluyendo en los CZ críticos San Cristóbal, Engativá, Ciudad Bolívar, Usaquén, Suba, Rafael Uribe y Usme , acciones que permitan optimizar la gestión enfatizando sobre la responsabilidad que se tiene como servidor público frente a la respuesta efectiva de las peticiones y lograr la meta de los indicadores Establecer control mediante seguimiento mensual a las peticiones que no den cumplimiento a la Ruta de Atención en los Centros Zonales y Grupos de la Regional, realizando la

Abierta

Para todos los 16 C.Z y las Dependencias de la Regional Bogotá se ha trabajado en la ruta de atención de servicios, en los términos de calidad y oportunidad en las peticiones y en las respuestas a los ciudadanos que así lo requieran por el mismo canal que solicitan la información, así como está estipulado en la Resolución 6707 de agosto de 2013. El acompañamiento realizado de

Los C.Z se han mostrado más receptivos en los registros de la información por subsanar en el SIM y subir los anexos en Isolucion de manera mucho más eficiente que en acciones de mejora pasadas. Ya que en la actualidad de los ocho C.Z que tienen actividades para esta acción de mejora, dos C.Z ya gestionaron la totalidad de gestiones en SIM y subieron anexos en Isolucion, Tres C.Z han subido anexos y han gestionado en SIM pero se han quedado colgados con una o dos peticiones pendientes.

Tres C.Z no han gestionado en SIM ni subido anexos en Isolucion, sin embargo ya se les solicito a través de correo electrónico el registro de actuaciones en ambos aplicativos.




aplique los hallazgos AI-SIGE2012-BG08 y AI-SIGE2012-BG55. TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - (..) Ver las situaciones evidenciadas en el formato análisis de causas, no se contemplan aquí dado que el aplicativo Isolución no lo permite. Se retoma en lo que aplique los hallazgos AI-SIGE2012-BG09 y AI-SIGE2012-BG56. CONTROLES: (..) Ver las situaciones evidenciadas en el formato análisis de causas, no se contemplan aquí dado que el aplicativo Isolución no lo permite. RESPUESTA AL CLIENTE: (..) Ver las situaciones evidenciadas en el formato análisis de causas, no se contemplan aquí dado que el aplicativo Isolución no lo permite. Se retoma en lo que aplique los hallazgos AI-SIGE2012-BG10 y AI-SIGE2012-BG57.

solicitud de gestión a los responsables del nivel regional o zonal. Establecer control mediante seguimiento mensual a las peticiones que no den cumplimiento a la Ruta de Atención en los Centros Zonales y Grupos de la Regional, realizando la solicitud de gestión a los responsables del nivel regional o zonal. Seguimiento mensual a la implementación del control a las peticiones que no den cumplimiento a la Ruta de Atención en los Centros Zonales y Grupos de la Regional. Verificar la disminución de las inconsistencias presentadas por centro zonal a lo largo de la vigencia 2013 y primer semestre de 2014. (frente a la clasificación adecuada e ingreso oportuno de las actuaciones), que conlleve a la toma de decisiones

manera presencial garantiza con mayor eficacia los resultados en términos de gestión y corrección de inconsistencias planteadas y acordadas con los C.Z en un 10% de avance mensual. Esto se evidencia en las bases de reporte de tiempos de respuestas donde se verifica en los Estados de la Petición, menor número de peticiones en estados Direccionado, Aceptado, Rechazado, Cerrada




sin AAC060 o Pendiente De AAC 060 o en Gestión Vencidas, en todos los C.Z y Dependencias de la Regional Bogotá.

No. 3477 AI-SIGE2013-BG25. No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin control en la ejecución del plan de asistencia técnica Ciclos de vida y Nutrición 2013. CZ Kennedy. - Sin evidencia de capacitación y formación a los Agentes Educativos de la modalidad Hogares Infantiles sobre valoración Nutricional. CZ San Cristóbal. - Sin liberación de los recursos oportunamente rubro C3201504401012 (En el mes de marzo de 2013 en Hogar Empresarial hubo descuento de 10 cupos a Amiguitos de Lio Cto No. 760/13). CZ Fontibón. - Sin registro en el informe trimestral de supervisión (Abril-Junio de 2013) de los incumplimientos presentados por el operador del Contrato No. 1456/11 de la modalidad externado, situación que fue puesta en conocimiento al Grupo Jurídico de la Regional el 6/5/2013. - Sin documentación completa en las carpetas de los niños. Ej.: Falta control de crecimiento y desarrollo, HCB modalidad familiar Travesura, NUIP: 1016064660, 1019999686, 1016044095,1016015350, 1028700176, 1019994676.CZ Fontibón. -Sin diligenciar ficha de caracterización. Ej.: HCB modalidad familiar Travesura, NUIP: 1016064660, 1019999686, 1016044095,1016015350, 1028700176,

Acción correctiva 3477 del 15/11/2013

Abierta Análisis de causa y plan de acción




1019994676.CZ Fontibón. -Sin evidencia de planilla de asistencia de los niños usuarios del mes de julio/13 en HCB Travesuras. CZ Fontibón. - Sin capacitación inicial, sin pasantía de las madres comunitarias que ingresaron 1 de junio 2013 (Proceso de Selección del Agente Educativo HCB). Ej.: Madres Comunitarias 52699994, 52700934, 53015251.CZ. Usaquén. - No se evidencia cumplimiento escolaridad acta de grado bachillerato, carta de aceptación familiar para HCB y verificación de antecedentes de madre comunitaria, hijos y conyugue. (Proceso de Selección del Agente Educativo HCB). Ej.: Madre Comunitaria 63500065 (ingreso en mayo de 2013). CZ. Usaquén. - No se evidencia verificación de antecedentes de madre comunitaria, hijos y conyugue. (Proceso de Selección del Agente Educativo HCB) Ej.: Madres Comunitarias 52415315 y 1020719686 CZ. Usaquén. - Usuarios con rango de edad superior a lo permitido en el programa Desayuno Tipo I y Tipo II (operador Villa Andrea) según visitas de estándares de fecha 04 de Julio de 2013 CZ Fontibón. - Sin seguimiento a la afiliación a SGSSS. Ej.: Operador Selva Dorada, Desayuno Tipo I y Tipo II según visitas de estándares de fecha 04 de julio de 2013 CZ Fontibón. - Entrega de complemento nutricional de manera semanal y no diario como lo estipula el manual operativo en programas desayunos infantiles tipo 1 y tipo 2, sin evidencia de la justificación por parte del operador. Ej.: Operador Selva Dorada, Villa Andrea, La Laguna, según planillas de entrega del mes de julio de 2013. CZ Fontibón.

No.3479 AI-SIGE2013-BG26. Grupo de Ciclos de Vida y Nutrición No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin seguimiento al cumplimiento del compromiso "Completar documentación del control de crecimiento y desarrollo" dejado en Acta No. 2 del 11 de






marzo de 2013 y el compromiso "Actualización control crecimiento y desarrollo" del Acta de Junio de 2013 del operador Selva Dorada. CZ Fontibón. - Planillas de entrega del completo nutricional sin firma de los usuarios y sin cantidades entregadas del Programa Desayuno Tipo I y II. Ej.: Operador La Laguna y Selva Dorada según planillas de entrega del mes de julio de 2013. CZ Fontibón. - Sin seguimiento al compromiso de allegar planillas del programa Desayuno Tipo I y II según Acta No. 6 del 25 de Abril de 2013. Ej.: Operador Selva Dorada. CZ Fontibón. - El almacenamiento de la bienestarina en Operadores La Laguna y Prado de Alameda de los programas Desayuno Tipo I y Tipo II CZ Fontibón. Incumple lo estipulado en el manual operativo para almacenamiento en cuanto a: > Almacenamiento de los complementos nutricionales en sitio no destinado exclusivamente para estos, los cuales se encuentran en riesgos de contaminación por escombros (Operador la Laguna).CZ Fontibón. > Espacio para almacenamiento con humedad y olores extraños, sin ventilación o aireación adecuada (Operador la Laguna y Selva Dorada). CZ Fontibón. > Sin cumplimiento con el espacio aproximado de 70 cm entre arrume y arrume y entre paredes y arrumes que permita la aireación, el transito del responsable y buen manejo de los mismos (Operador la Laguna y Selva Dorada). CZ Fontibón. - Sin concepto sanitario para el lugar de almacenamiento de alimentos operador la laguna y selva dorada CZ Fontibón

No. 3480 AI-SIGE2013-BG29. Grupo de Ciclos de Vida y Nutrición No se evidencio la preservación del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. como se logró observar en la inspección realizada al centro zonal: Centro Zonal KENNEDY Se observó bienestarína sin identificación, embalaje, almacenamiento y protección adecuada, la






cual se encontró almacenada en el primer piso del Centro Zonal

No. 3481. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG06. Grupo de Protección No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: G. Protección (Regional) - Archivos individuales o en puestos de trabajo. Ej.: Expedientes de Familias y Comunidades Indígenas del Programa permanencia en calle y copias de documentos y registros para el control financiero.

Abierta

No.3482. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG07. Grupo de Protección. No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Carpetas sin organización cronológica: Ej. Expediente 13229335. Solicitud No.00471 folios 51, 52, respuesta a solicitud folios 36 al 50. - Documentos sin radicar. Ej.: Folio 89 exp.13229335

Incluir en la evaluación de desempeño 2014 de los servidores públicos del Grupo de Protección el cumplimiento de las TRD. Gestionar con el Grupo Administrativo capacitación en Tablas de Retención Documental (TRD) para los profesionales del equipo de adopciones.

Abierta

Se incluyó en la calificación de los servidores públicos del Grupo de Protección un objetivo relacionado con el cumplimiento de las Tablas de retención Documental.

Ninguno

No.3483. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG18. Grupo de Protección. No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: PROCESO: (..) Las situaciones evidenciadas se encuentran en el Informe de Auditoria SIGE 2013 AI-

CZ´s. En comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos, analizar 10 casos de NNA y revisar 50 Historias de Atención de NNA aleatoriamente

Abierta

En los meses de Noviembre y Diciembre los CZ que lograron revisar 60 casos por comité técnico consultivo (Análisis de 10 casos y revisión de 50 Historias de

Los CZ refieren que no logran realizar la revisión de los casos por falta de tiempo de las Defensorías de Familia y por el traslado de defensores de




SIGE2013-BG18. No se registra en su totalidad porque el Aplicativo Isolucion no lo permite. Se retoma en lo que aplique los hallazgos AI-SIGE2012-BG16, AI-SIGE2012-BG17, AI-SIGE2012-BG18 y AI-SIGE2012-BG59. PROCESO: (..) Las situaciones evidenciadas se encuentran en el Informe de Auditoria SIGE 2013 AI-SIGE2013-BG18. No se registra en su totalidad porque el Aplicativo Isolucion no lo permite. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2012-BG16, AI-SIGE2012-BG17, AI-SIGE2012-BG18 y AI-SIGE2012-BG59. REGISTRO EN SIM: (..) Las situaciones evidenciadas se encuentran en el Informe de Auditoria SIGE 2013 AI-SIGE2013-BG18. No se registra en su totalidad porque el Aplicativo Isolucion no lo permite. Se retoma en lo que aplique en los hallazgos AI-SIGE2012-BG15 yAI-SIGE2012-BG58.

vs.. Aplicativo SIM. G. Protección. Reportar a la oficina de control interno disciplinario los Defensores de Familia que tengan actuaciones pendientes de ingreso en el SIM, previa información reportada por la Central de Cupos del Grupo de Protección de la Regional Bogotá.

Atención) fueron: Ciudad Bolívar, Revivir y Tunjuelito. En el mes de enero los CZ que dieron cumplimiento al compromiso fueron: Revivir y Usme. Se envió memorando a la oficina de control interno disciplinario el día 26/12/2013 reportando tres Defensores de Familia de los CZ Puente Aranda, Rafael Uribe y Suba

familia que se realizó en el mes de enero. En los meses de Noviembre y Diciembre el CZ Usaquén no envió actas de comité. En el mes de enero no envió actas de comité el CZ Puente Aranda.

No. 3485. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG19. Grupo de Protección No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: ASISTENCIA TECNICA: - Sin evidencia de asistencia técnica a los operadores entre octubre diciembre de 2012. CZ Revivir. - Sin evidencia de cumplimiento de actividades de plan de asistencia técnica de 2013 Ej.: capacitación en BPM a hogares gestores y Asesoría en Orientación nutricional de bienestarina. - Sin evidencia de informes cualitativos y cuantitativos de la ejecución presentados por el supervisor de los contratos, en el último trimestre de 2012 CZ Revivir. - No se encontró Actas de Reuniones, GET o Comités que soporten o evidencien los seguimientos controlados y sistemáticos del plan de asistencia técnica. CZ Usaquén. - Sin cumplimiento del plan de asistencia técnica de 2013 de capacitación sobre aplicación de prueba psicológica

Construir cronograma para reporte del plan de asistencia técnica 2014. Socializar el cronograma al nivel zonal. Realizar seguimiento y realimentación del plan de asistencia técnica al nivel zonal desde el G. Protección.

Abierta

A partir del 17 de febrero la profesional Johana Pedraza del Grupo de protección realizara asesoría a los 16 CZ sobre el Plan de Asistencia Técnica.

Ninguno




Cuida. CZ Puente Aranda. - Sin evidencia del cumplimiento de nueve (9) actividades programadas en el Plan de Asistencia Técnica con corte Julio 31 de 2013. Ej. Seguimiento a HCB - Revisión Kardex de Alimentos, cumplimiento de minuta, Visitas de Seguimiento, Estandarización de Recetas, Respuesta a solicitudes. CZ Santafé.

No. 3486. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG20. Grupo de Protección. No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: PROCESO SRPA: - Sin evidencia que en el expediente se encuentra el informe de la Policía de Infancia y Adolescencia que debe entregar al Defensor de Familia, al momento de hacerle entrega del adolescente. Ej.: HA 11E1719-2010-01, HA 11-E-2506-2010-01 CZ Puente Aranda. - Sin evidencia de la verificación del cumplimiento del tiempo de la sanción dictada por el Juez de conocimiento. Ej.: HA 11E1719-2010-01 CZ Puente Aranda. - Sin evidencia del seguimiento por el Defensor de Familia, consistente en el acompañamiento al adolescente y a su familia en el proceso de integración familiar y social durante el término establecido en los lineamientos técnicos, cuando por orden del juez de conocimiento se dispone el egreso del adolescente. Ej.: HA 11E1719-2010-01 CZ Puente Aranda. - Sin control de cupos: El promedio de cupos utilizados en SRPA superan la capacidad instalada Ej. Centro Transitorio Amigoniano a Julio 2013 atendió en promedio 163 cupos y su capacidad instalada es 120 CZ Puente Aranda.

CZ 6 Puente Aranda. En comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos, analizar 10 casos de NNA y revisar 50 Historias de Atención de NNA aleatoriamente vs.. Aplicativo SIM.

Abierta

Se encuentra en elaboración plan de mejoramiento para realizar las correcciones de los hallazgos.

No.3487. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG21. No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria

Verificar el mayor registro de devoluciones por Defensor de Familia de las HA de adopciones, a fin de determinar

Abierta

El Grupo de Protección se encuentra realizando seguimiento a las Historias que son devueltas por el

Los Defensores de Familia a los cuales se les devuelve la Historia no están ingresando el oficio remisorio




seleccionada: - Devolución de HA en dos ocasiones por parte del comité de adopciones por incumplimiento de requisitos. Ej.: HA 1000513263-2012 (Expediente sin orden cronológico, documentación vencida expedida más de seis meses, no se encuentra concepto integral de idoneidad). CZ. Usaquén.

donde existe más recurrencia. Realizar capacitación a los defensores de familia que presenten mayor recurrencia de devolución de HA en el proceso de adopciones. Realizar capacitación a los líderes SIM, dando explicaciones técnicas del proceso de adopción, a fin de revisar las HA antes de que salgan del CZ. Brindar apoyo técnico por parte de los referentes de puntos estratégicos frente a los SNC que lleven más de 3 meses.

Comité de adopciones a través de una matriz que nos arroja la fecha límite para subsanar las inconsistencias de la Historia de Atención.

de las inconsistencias que es enviado por el Grupo de Protección.

No. 3488 AI-SIGE2013-BG01. Grupo Administrativo. No se evidencio que se asegure que la versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: G. Administrativa - Sin implementación de las versiones vigentes de los formatos del procedimiento de donación de Kimberly NIT 860.815.753, Coca Cola Femsa NIT 830.047.819 y Papeles Primavera NIT 830.014.825 así: - F1 PR1 MPA1 P5 Plan de distribución para las Donaciones - F1.PR13.MPA1.P5 Acta de Inventario de bienes en bodega - F2.PR16.MPA1 Inspección de mercancías donadas - F1 PR 16 MPA1 P5 Certificado de donación -

CZ 1 CIUDAD BOLIVAR Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 1 CIUDAD BOLIVAR Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 1 CIUDAD BOLIVAR Verificación Inventario Único

Abierta

Se plantearon actividades a los Grupos de la Regional y Centro Zonal tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/Jul2014




F2.PR12.MPA1.P5 Certificación Toma Física de Inventarios. - F2.PR14.MPA1.P5 Formato de Ingresos y Egresos consolidado - F1.PR2.MPA1.P5 Acta de Recibo de Inmuebles (inmueble Kra 25 No. 41 - 65 apto 301, Kra 44 59 64 apto 301, Kra 10A 5 15) - F1.PR11.MPA1.P5 Acta de entrega de Inmuebles (inmueble Calle 63D 24-44) - Sin la utilización del formato establecido. Ej. Acta de reunión de la supervisión realizada al Club Amigo del 15/7/2013. CZ Rafael Uribe. - Formatos desactualizados: Planes de asistencia técnica CZ Suba. - Formatos modificados: Actas de reunión con HCB No. 05 del 26/7/ 2013 y Acta 06 del 30/8/2013. CZ Fontibón. - Formatos desactualizados: Actas de reunión comité consultivo de restablecimiento de derechos. CZ Suba.

Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 1 CIUDAD BOLIVAR Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 2 TUNJUELITO Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 2 TUNJUELITO Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 2 TUNJUELITO Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 2 TUNJUELITO Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y




eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 3 USME Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 3 USME Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 3 USME Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 3 USME Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 4 SAN CRISTOBAL Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 4 SAN CRISTOBAL Realizar campaña de orden y aseo




en puestos de trabajo. CZ 4 SAN CRISTOBAL Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 4 SAN CRISTOBAL Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 5 KENNEDY Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 5 KENNEDY Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 5 KENNEDY Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 5 KENNEDY Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de




archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 6 PUENTE ARANDA Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 6 PUENTE ARANDA Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 6 PUENTE ARANDA Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 6 PUENTE ARANDA Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 7 BOSA Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño.




CZ 7 BOSA Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 7 BOSA Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 7 BOSA Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 8 RAFAEL URIBE Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 8 RAFAEL URIBE Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 8 RAFAEL URIBE Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 8 RAFAEL URIBE Verificación por




parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 9 SANTAFE Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 9 SANTAFE Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 9 SANTAFE Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 9 SANTAFE Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 10 FONTIBON Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la




evaluación de desempeño. CZ 10 FONTIBON Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 10 FONTIBON Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 10 FONTIBON Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 11 BARRIOS UNIDOS Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 11 BARRIOS UNIDOS Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 11 BARRIOS UNIDOS Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central.




CZ 11 BARRIOS UNIDOS Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 12 ENGATIVA Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 12 ENGATIVA Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 12 ENGATIVA Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 12 ENGATIVA Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 13 SUBA Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo.




CZ 13 SUBA Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 13 SUBA Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 14 USAQUEN Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 14 USAQUEN Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 14 USAQUEN Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 14 USAQUEN Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la




campaña de orden y aseo. CZ 15 REVIVIR Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 15 REVIVIR Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. CZ 15 REVIVIR Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 15 REVIVIR Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. CZ 16 MARTIRES Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. CZ 16 MARTIRES Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo.




CZ 16 MARTIRES Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. CZ 16 MARTIRES Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Administrativo. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. G. Administrativo. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. G. Administrativo. Socializar los formatos nuevos del SIGE - Proceso Gestión Administrativa con el apoyo del promotor EPICO. G. Administrativo. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. G. Administrativo. Verificación por




parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. G. Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. G. Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. Socializar los formatos nuevos del SIGE con el apoyo de los promotores EPICO. G. Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. G. Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. Verificación por parte de las




coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Financiero. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. G. Financiero. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. G. Financiero. Socializar los formatos nuevos del SIGE con el apoyo de los promotores EPICO. G. Financiero. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. G. Financiero. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Gestión Humana.




Articulación en busca de un espacio con ARL en el tema "Actitud frente al cambio" -enfoque a gestión documental-. G. Gestión Humana. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. G. Gestión Humana. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. G. Gestión Humana. Seguimiento a la inducción en puesto de trabajo (fortaleciendo la información referente a los documentos y formatos utilizados en el desempeño de sus funciones) G. Gestión Humana. Socializar los formatos nuevos del SIGE con el apoyo de los promotores EPICO. G. Gestión Humana. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la




transferencia al archivo central. G. Gestión Humana. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Jurídico. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. G. Jurídico. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. G. Jurídico. Socializar los formatos nuevos del SIGE con el apoyo de los promotores EPICO. G. Jurídico. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. G. Jurídico. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos




individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Planeación y Sistemas. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. G. Planeación y Sistemas. Informar modificaciones / creaciones / eliminaciones de documentación a los responsables de procesos. G. Planeación y Sistemas. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. G. Planeación y Sistemas. Socializar los formatos nuevos del SIGE con el apoyo de los promotores EPICO. G. Planeación y Sistemas. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. G. Planeación y Sistemas. Verificación por parte de las




coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Protección. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. G. Protección. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. G. Protección. Socializar los formatos nuevos del SIGE con el apoyo de los promotores EPICO. G. Protección. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. G. Protección. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Recaudo. Incluir resultados




de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. G. Recaudo. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. G. Recaudo. Socializar los formatos nuevos del SIGE con el apoyo de los promotores EPICO. G. Recaudo. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. G. Recaudo. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. G. Recaudo. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo.




Gestión de Servicio y Atención. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. Gestión de Servicio y Atención. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. Gestión de Servicio y Atención. Socializar los formatos nuevos del SIGE con el apoyo de los promotores EPICO. Gestión de Servicio y Atención. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. Gestión de Servicio y Atención. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo.




No. 3490 AI-SIGE2013-BG08. Grupo Administrativo No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: -(...) Las situaciones evidenciadas están en el AISIGE2013 BG08, dado que el Aplicativo Isolucion no permite este registro. Se retoman en lo que aplique, los hallazgos AI-SIGE2012-BG01, AI-SIGE2012-BG02, AI-SIGE2012-BG49, AI-SIGE2012-BG50.

G. Planeación y Sistemas. Informar modificaciones / creaciones / eliminaciones de documentación a los responsables de procesos. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos Regional. Socializar los formatos nuevos del SIGE - Proceso Gestión Administrativa con el apoyo del promotor EPICO. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se

Abierta

Se plantearon actividades tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/Jul/2014




verifica la evidencia en la AC 3488. G. Gestión Humana. Seguimiento a la inducción en puesto de trabajo (fortaleciendo la información referente a los documentos y formatos utilizados en el desempeño de sus funciones). Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. G. Gestión Humana. Articulación en busca de un espacio con ARL en el tema "Actitud frente al cambio" -enfoque a gestión documental-. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por




parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes




responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. Grupos y Centros Zonales. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. G. Administrativo. Adecuar la




ventana sin seguridad en el archivo de gestión CZ Kennedy.

No. 3491 AI-SIGE2013-BG09. No se evidenció el control de los registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz, efectiva y eficiente del sistema de Gestión de calidad, así como los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: Restablecimiento de Derechos - Registro: - Documentos archivados sin orden cronológico: H.A. 11A1007351740- 2012 CZ Ciudad Bolívar. HA 13420481 CZ. Tunjuelito. HA 11E1719-2010-01, 11-E-2506-2010-01 CZ Puente Aranda. HA 95021604110. CZ San Cristóbal. HA1019764080/2012. CZ Rafael Uribe. HA 14819101 C.Z. Mártires. HA 13420481; 13420530 CZ. Tunjuelito. HA 1141522349-2013 CZ. Usaquén. - Documentos repetidos y foliados: Folios 47 y 48 de la H.A. 11A1033700792-2012 CZ Ciudad Bolívar. HA 13331406; 13420267 C.Z.Tunjuelito. HA 11E1719-2010-01 folio 16. CZ Pte. Aranda. HA1019987439/2012 CZ Rafael Uribe. HA 14818625; 1758658170; 14818939; 13939944; 14817662 CZ. Mártires. HA 13331406; 13420267; 13420382 C.Z. Tunjuelito. - Documentos sin foliar: Actas Comité Consultivo 2013 CZ Bosa. H.A. 11A1007351740- 2012 CZ Ciudad Bolívar. HA No.1010168657 SIM 14212352. HA 13420481 CZ. Tunjuelito. HA 11-E-2506-2010-01 CZ Pte. Aranda. HA 1031540802 -1007718484-1000777042 -1000003305 -95021604110. CZ San Cristóbal. HA 14821122; 1758534554; 14817031; 14818117; 14821363; 1758658170; 14818939. CZ. Mártires. HA 13420481 CZ. Tunjuelito. - Documentos con elementos abrasivos: con ganchos de grapadora. Folios 47 y 48 - H.A. 11A1033700792-2012 CZ Ciudad Bolívar. - Documentos archivados en orden inverso al establecido:

G. Planeación y Sistemas. Informar modificaciones / creaciones / eliminaciones de documentación a los responsables de procesos. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos Regional. Socializar los formatos nuevos del SIGE - Proceso Gestión Administrativa con el apoyo del promotor EPICO. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables)

Abierta

Se plantearon actividades a los Grupos de la Regional y Centro Zonal tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/07/2014




Actas Comité Consultivo 2013 CZ Bosa. - Documentos sin numeración consecutiva: Actas de reunión 31/1/2013 y 09/7/2013 CZ Kennedy. - Carpetas sin organización cronológica: Carpeta Comité consultivo 2013. CZ Suba. - Archivo de gestión sin organización y sin identificación de acuerdo a las TRD: Actas de supervisión 2013 Club Amigo Diana Turbay CZ Rafael Uribe. - Archivos de gestión expuestos sin seguridad y/o en espacios reducidos: HA en el 2do piso sede 1 CZ Rafael Uribe. - Archivos de gestión no almacenados conforme a la norma: Ej. HA.1106786370/2012, 14G481/2007,1022993621/2012, 9709080569/2013.CZ Rafael Uribe. - Carpetas sin organización cronológica: HA 99012117055 CZ Revivir. - Carpetas sin rótulo de identificación (serie y sub serie, dependencia): HA 11M1002936722-2013 CZ Revivir. HA 1031540802 -1007718889-1000579408-1192795551-99091900951-1000777042-1000003305-950216044110-1000932602-100122077. CZ San Cristóbal. HA 1141126973 CZ Bosa. - Sin el formato de historia de atención. HA1019764080/2012, 1019764155 / 2012.CZ Rafael Uribe. - Formatos con espacios sin diligenciar: HA la información preliminar SIM 1031540802 CZ San Cristóbal.

como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. G. Gestión Humana. Seguimiento a la inducción en puesto de trabajo (fortaleciendo la información referente a los documentos y formatos utilizados en el desempeño de sus funciones). Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. G. Gestión Humana. Articulación en busca de un espacio con ARL en el tema "Actitud frente al cambio" -enfoque a gestión documental-. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con




el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión




tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. Grupos y Centros Zonales. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la




evidencia en la AC 3488.

No. 3492 AI-SIGE2013-BG28. Grupo Administrativo. No se evidencio que se identifique, verifique, protege y salvaguarde los bienes que son propiedad del cliente, como se observó en muestra aleatoria seleccionada: - Se detectó la pérdida de la HA N°1000807477-2009. CZ Kennedy.

G. Planeación y Sistemas. Informar modificaciones / creaciones / eliminaciones de documentación a los responsables de procesos. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos Regional. Socializar los formatos nuevos del SIGE - Proceso Gestión Administrativa con el apoyo del promotor EPICO. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por

Abierta

Se plantearon actividades tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/07/2014




parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. G. Gestión Humana. Seguimiento a la inducción en puesto de trabajo (fortaleciendo la información referente a los documentos y formatos utilizados en el desempeño de sus funciones). Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. G. Gestión Humana. Articulación en busca de un espacio con ARL en el tema "Actitud frente al cambio" -enfoque a gestión documental-. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión




tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Verificación Inventario Único Documental antes de realizar la transferencia al archivo central. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Realizar campaña de orden y aseo en puestos de trabajo. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por




parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488. Grupos y Centros Zonales. Verificación por parte de las coordinaciones para evidenciar la inexistencia de archivos individuales y eficacia de la campaña de orden y aseo. Grupos y Centros Zonales. Incluir resultados de la gestión documental pertinente al colaborador en la calificación en la evaluación de desempeño. Ya que la actividad está planteada en la AC 3488 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3488.




No. 3493 AI-SIGE2013-BG27. Gestión Administrativa. No se evidenció identificación del estado del producto y/o servicio con respecto a los requisitos de seguimiento y medición de acuerdo a la muestra aleatoria seleccionada: -La toma física de inventario no se está realizando con la periodicidad establecida. Ej.: Acta de toma física de bienes en bodega: toma física del mes de marzo de 2013 se realizó el 2 de mayo de 2013; toma física del periodo junio -septiembre de 2012 se realizó en octubre de 2012. - Sin cumplimiento en la periodicidad para la toma física de los bienes en servicio a cargo de los servidores públicos, contratistas y operadores de proyectos en misión del ICBF. Ej.: Bienes y servicios (CZ Suba, Ciudad Bolívar, Bosa, Usaquén, Kennedy Revivir, San Cristóbal y Regional Bogotá).

G. Administrativo. Asignar el cronograma de vacaciones teniendo en cuenta el cronograma de toma de inventarios (o buscar alternativas de suplir roles dentro del mismo tema de inventarios). G. Administrativo. Realizar la toma de inventario en bodega (del periodo Julio, Agosto y corte a septiembre 2013) en los primeros días de octubre. G. Administrativo. Realizar la toma de inventario en bodega (del periodo octubre, noviembre y corte a diciembre 2013) en los primeros días de enero 2014. G. Administrativo. Realizar la toma de inventario en bodega (del periodo enero, febrero y corte a marzo 2014) en los primeros días de abril 2014. G. Administrativo. Elaborar cronograma para la toma física de los bienes en servicio a cargo de los servidores

Abierta

Se plantearon actividades tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 15/Dic/2014




públicos y contratistas de la Regional Bogotá vigencia 2014. G. Administrativo. Garantizar la asignación de transporte a los colaboradores responsables de realizar la toma física de inventario para la toma de dos inventarios en la vigencia 2014. G. Administrativo. Realizar las dos tomas físicas de la vigencia 2014 según cronograma (si se mantienen tanto los recursos humanos existentes a la fecha del análisis de causas y el requisito pro parte del ICBF, teniendo en cuenta que se está evaluando desde el nivel Nacional la periodicidad de las dos tomas físicas al año).

No. 3494 AI-SIGE2013-BG33. Grupo Administrativo. No se evidenció que la prestación del servicio se realice cabo bajo condiciones controladas, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - El acta de entrega de elementos de fecha 2 de julio de 2013 procedente de donación realizada por la empresa Kimberly identificada con NIT 860.815.753, difiere en los elementos recibidos por el Centro Zonal Usme (el acta de entrega registra 850 cajas y el Centro

G. Administrativo. Asignar el cronograma de vacaciones teniendo en cuenta el cronograma de toma de inventarios (o buscar alternativas de suplir roles dentro del mismo tema

Abierta

Se plantearon actividades tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/Jun/2014




Zonal Usme manifiesta en escrito a mano que recibe 407). - El comprobante de ingreso de inventario No. 100 del 19 de junio de 2013, de la donación realizada por Coca Cola Femsa NIT 830.047.819, en su valor total se encuentra registrado por un valor inferior al documento de valorización en $ 1.098.800. - Sin evidencia en la carpeta del inmueble de la Kra 10A 5 15 del análisis de utilidad del inmueble. - Sin evidencia en la carpeta del inmueble de la Calle 63 D 24- 44 vendido mediante subasta pública del martillo de la ficha comercial. - Sin evidencia de la inclusión en las pólizas de seguros los inmuebles de la Kra 25 No. 41 - 65 apto 301, Kra 44 59 64 apto 301, Kra 10A 5 15, Calle 22 3 98, Kra 42 22 65. - Sin evidencia de reporte de la novedad de los inmuebles al Grupo de Gestión de Bienes para que sea excluido de las pólizas de seguro (Inmuebles: Kra 4 No.20-75 Of.103, Calle 63D Bis No. 24-48, Calle 69 No.7A- 32 Ap. 302, Calle 26 No. 3A- 47 Ap. 202, Kra 72A 70-38). -Sin evidencia del comprobante de egreso del inmueble ubicado en la Calle 53B 24-08, ni del envío al Grupo Financiero del mismo. -Sin evidencia del acta de recibo de los inmuebles de la Calle 22 No. 3 -98 y Kra 42 22 65. - Sin concepto sanitario para el lugar de almacenamiento de alimentos operador la laguna y selva dorada CZ Fontibón Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2012-BG21.

de inventarios) Ya que la actividad está planteada en la AC 3493 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3493. G. Administrativo. Realizar la toma de inventario en bodega (del periodo Julio, Agosto y corte a septiembre 2013) en los primeros días de octubre Ya que la actividad está planteada en la AC 3493 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3493. G. Administrativo. Realizar la toma de inventario en bodega (del periodo octubre,




noviembre y corte a diciembre 2013) en los primeros días de enero 2014 Ya que la actividad está planteada en la AC 3493 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3493. G. Administrativo. Realizar la toma de inventario en bodega (del periodo enero, febrero y corte a marzo 2014) en los primeros días de abril 2014. Ya que la actividad está planteada en la AC 3493 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3493.




G. Administrativo. Elaborar cronograma para la toma física de los bienes en servicio a cargo de los servidores públicos y contratistas de la Regional Bogotá vigencia 2014 Ya que la actividad está planteada en la AC 3493 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3493. G. Administrativo. Garantizar la asignación de transporte a los colaboradores responsables de realizar la toma física de inventario para la toma de dos inventarios en la vigencia 2014. Ya que la actividad está planteada en la AC 3493 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes




responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3493. G. Administrativo. Realizar las dos tomas físicas de la vigencia 2014 según cronograma (si se mantienen tanto los recursos humanos existentes a la fecha del análisis de causas y el requisito pro parte del ICBF, teniendo en cuenta que se está evaluando desde el nivel Nacional la periodicidad de las dos tomas físicas al año) Ya que la actividad está planteada en la AC 3493 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3493.

No. 3495 AI-SIGE2013-BG49. Grupo Administrativo. No se evidencia la generación de acciones

G. Administrativo. Construir cronograma de

Abierta Se plantearon actividades tendientes a




correctivas y preventivas frente a los resultados de las inspecciones realizadas en los diferentes centros zonales y en la Regional.

inspecciones integrales (fotocopiado, aseo, cafetería, vigilancia, transporte e infraestructura) a nivel zonal y regional. G. Administrativo. Realizar y reportar las inspecciones al nivel zonal y regional de acuerdo al cronograma y cuando se requiera. G. Administrativo. Generar acciones correctivas y preventivas frente a los resultados de las inspecciones realizadas en los diferentes centros zonales y en la Regional.

mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/Jun/2014

No. 3496 AI-SIGE2013-BG56. Grupo Administrativo. Se evidenciaron áreas clasificadas como seguras sin controles de ingreso adecuados, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Sin acceso restringido al área de archivo. Ej. CZ Suba ingresaron dos personas sin permiso. - Controles de acceso insuficientes. Ej. CZ Suba sin registro de acceso a usuarios, CZ San Cristóbal y CZ Puente Aranda sin registro de equipos portátiles a funcionarios.

G. Administrativo. Realizar campaña para sensibilizar a los colaboradores en relación al acceso a las áreas restringidas. G. Administrativo. Señalizar las áreas restringidas. G. Administrativo. Efectuar requerimientos cada dos meses a la compañía de vigilancia en relación al registro de equipos (portátiles, cámaras, video beam, iPad, etc.).

Se plantearon actividades a los Centros Zonales y Grupos de la Regional tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/Jun/2014




CZ 1 CIUDAD BOLIVAR. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 2 TUNJUELITO. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 3 USME. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 4 SAN CRISTOBAL. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 5 KENNEDY. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 6 PUENTE ARANDA. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 7 BOSA. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 8 RAFAEL URIBE. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 9 SANTAFE. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia.




CZ 10 FONTIBON. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 11 BARRIOS UNIDOS. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 12 ENGATIVA. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 13 SUBA. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 14 USAQUEN. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 15 REVIVIR. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia. CZ 16 MARTIRES. Monitoreo mensual de las actividades de vigilancia.

No. 3497 AI-SIGE2013-BG57. Grupo Administrativo. Se evidenció seguridad física deficiente para las oficinas, cuartos e instalaciones, de acuerdo a la siguiente muestra aleatoria verificada: - Oficinas de defensorías cerradas sin llave. Ej. Registro Fotográfico Centros Zonales Usaquén, Suba, Bosa, Puente Aranda. - Oficinas de defensorías expuestas sin suficiente seguridad. Ej. CZ Puente Aranda con espacio superior

Realizar campaña para sensibilizar a los colaboradores en relación al acceso y protección de las áreas. CZ 1 CIUDAD BOLIVAR. Estudiar la posibilidad y

Abierta

Se plantearon actividades a los Centros Zonales, tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/Jun/2014




suficiente para que pueda entrar una persona, CZ Usaquén puestos de trabajo de defensorías expuestas al público en el segundo piso. - Zonas de archivo con debilidades en la seguridad. Ej. CZ Kennedy ventana sin reja hacia el parqueadero con expedientes al nivel de esta ventana, CZ Puente Aranda Archivo Segundo piso sin custodia ni llave, CZ Revivir sin llaves de todos los archivos, CZ Rafael Uribe zona de archivo con fácil acceso al público segundo piso. - Archivadores en mal estado. Ej. Registro Fotográfico CZ Usaquén, CZ Bosa.

realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 1 CIUDAD BOLIVAR. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 2 TUNJUELITO. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 2 TUNJUELITO. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 3 USME. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura.




CZ 3 USME. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 4 SAN CRISTOBAL. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 4 SAN CRISTOBAL. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 5 KENNEDY. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 5 KENNEDY. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal.




CZ 6 PUENTE ARANDA. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 6 PUENTE ARANDA. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 7 BOSA. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 7 BOSA. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 8 RAFAEL URIBE. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según




capacidad de la infraestructura. CZ 8 RAFAEL URIBE. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 9 SANTAFE. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 9 SANTAFE. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 10 FONTIBON. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 10 FONTIBON. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las




puertas del centro zonal. CZ 10 FONTIBON. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 11 BARRIOS UNIDOS. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 11 BARRIOS UNIDOS. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 12 ENGATIVA. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 12 ENGATIVA. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las




puertas del centro zonal. CZ 13 SUBA. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 13 SUBA. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 14 USAQUEN. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 14 USAQUEN. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 15 REVIVIR. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según




capacidad de la infraestructura. CZ 15 REVIVIR. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. CZ 16 MARTIRES. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. CZ 16 MARTIRES. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal.

No. 3498 AI-SIGE2013-BG13. Grupo Administrativo. No se evidenció que se ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin accesibilidad para personas en condición de discapacidad: CZ. Usme, Suba, Mártires y Barrios Unidos, CZ Revivir (oficinas de las defensorías de familia en el 2 y 3 piso). - Sin salidas de emergencias. CZ Rafael Uribe. Transporte: - Sin suministro suficiente para la constatación de denuncias, seguimiento a programas y otras actuaciones PARD. CZ Engativá, CZ Puente Aranda. CZ Suba

G. Administrativo. Construir cronograma de inspecciones integrales (fotocopiado, aseo, cafetería, vigilancia, transporte e infraestructura) a nivel zonal y regional Ya que la actividad está planteada en la AC 3495 y con el ánimo de no generar confusión

Abierta

Se plantearon actividades tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 15/Dic/2014




Infraestructura y espacios asociados: - Infraestructura Inadecuada: Las dos Sedes separadas considerablemente dificultando su operación, deficiencias de distribución de espacios CZ Rafael Uribe. - Sin aireación del Archivo de gestión CZ Suba y Kennedy. - Sin sala de espera 2 piso ingreso a defensorías de protección; Carencia en unidades sanitarias para usuarios. CZ Puente Aranda. - Sin espacio para que se realicen reuniones o eventos de socialización o capacitación de funcionarios y operadores de los servicios CZ Engativá. - Sin espacio para archivo de gestión: CZ Suba, Puente Aranda. Servicios y Atención Nivel Regional. - Sin espacio para el normal crecimiento del archivo de gestión. Grupo Protección Regional. - Elementos ubicados a alturas peligrosas. (Archivo de gestión). Grupo Protección Regional. Mantenimiento: - Sin Mantenimiento: Pisos y paredes y techos en mal estado. CZ Rafael Uribe. Paredes deterioradas en la sede 2. CZ Bosa. Y Pintura deteriorada en Sede 1 Bosa. Humedad en paredes del 4 piso en área de defensorías de familia, escalera principal piso deteriorado y pintura CZ Puente Aranda. Paredes con grietas, goteras en la oficina Defensoría de Familia 2 y Trabajo Social. CZ Usme. Paredes con grietas, goteras en la oficina de coordinación y en las escaleras del edificio. CZ Suba. Pisos en mal estado en varias oficinas CZ Engativá. Se retoma en lo que aplique los hallazgos AI-SIGE2012-BG04, AI-SIGE2012-BG52 y AI-SIGE2012-BG53.

tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3495. G. Administrativo. Realizar y reportar las inspecciones al nivel zonal y regional de acuerdo al cronograma y cuando se requiera Ya que la actividad está planteada en la AC 3495 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3495

No. 3499 AI-SIGE2013-BG58. Grupo Administrativo. Se evidenció poca protección física contra daños por incendio, inundación, terremoto, explosión, desorden civil, y otras formas de desastres naturales o artificiales, de acuerdo a la siguiente muestra aleatoria verificada: - Humedad en las áreas de archivo. Ej. CZ Usaquén, CZ San Cristóbal. - Humedad en centros de cableado y UPS.

G. Administrativo. Construir cronograma de inspecciones integrales (fotocopiado, aseo, cafetería, vigilancia, transporte e infraestructura) a

Abierta

Se plantearon actividades, tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 15/Dic/2014




Ej. Regional Bogotá cuarto de UPS con humedad, CZ Puente Aranda centro de cableado tercer piso área de atención con malos olores y humedad, CZ Bosa Bodega centro de cableado con humedad.

nivel zonal y regional Ya que la actividad está planteada en la AC 3495 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3495. G. Administrativo. Realizar y reportar las inspecciones al nivel zonal y regional de acuerdo al cronograma y cuando se requiera Ya que la actividad está planteada en la AC 3495 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3495.

No.3500 AI-SIGE2013-BG50. Grupo de Planeación y Sistemas. Sin análisis de riesgos para los activos de información levantados en la

Se implementa la Acción Correctiva No.3500

Vencida

Actualizar el inventario de activos de Información de

No.3500 AI-SIGE2013-BG50. Grupo de Planeación y




Regional y Centros Zonales en la vigencia 2012 y 2013. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2012-BG37.

los Centros Zonales y Grupos de la Regional año 2013

Sistemas. Sin análisis de riesgos para los activos de información levantados en la Regional y Centros Zonales en la vigencia 2012 y 2013. Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2012-BG37.

No.3501 AI-SIGE2013-BG51. Grupo de Planeación y Sistemas Regional Bogotá No se evidenció la revisión de la eficacia de los controles establecidos en la declaración de aplicabilidad para regionales en la Regional Bogotá


Vencida

No.3501 AI-SIGE2013-BG51. Grupo de Planeación y Sistemas Regional Bogotá No se evidenció la revisión de la eficacia de los controles establecidos en la declaración de aplicabilidad para regionales en la Regional Bogotá

No.3502 AI-SIGE2013-BG54 Grupo de Planeación y Sistemas. 'Se evidenció que algunos activos de información del inventario levantado en la vigencia 2012 no tienen identificado su responsable. Ej. Vig 2012: Cuatro activos de información de la Regional Bogotá - Isolucion, Sistema Nacional de Bienestar Familiar y SIM.


Vencida

Realizar la actualización de los activos de información correspondiente al año 2013

No.3502 AI-SIGE2013-BG54 Grupo de Planeación y Sistemas. 'Se evidenció que algunos activos de información del inventario levantado en la vigencia 2012 no tienen identificado su responsable. Ej. Vig 2012: Cuatro activos de información de la Regional Bogotá - Isolucion, Sistema Nacional




de Bienestar Familiar y SIM.

No.3503 AI-SIGE2013-BG55. Grupo Planeación y Sistemas Regional Bogotá 'No se evidenció la utilización de reglas para el uso aceptable de la información y de los activos relacionados con las instalaciones de procesamiento de información, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Documentos con información personal de funcionarios y/o usuarios en papel de reciclaje o dejados en la impresora. Ej. CZ Bosa, CZ Kennedy, CZ Suba, CZ Usaquén, CZ Puente Aranda (Cuarto Piso).


Abierta

Realizar verificación a los puntos de impresión en los Cz y Grupos de la Regional sobre el uso del papel reciclado.

No.3503 AI-SIGE2013-BG55. Grupo Planeación y Sistemas Regional Bogotá 'No se evidenció la utilización de reglas para el uso aceptable de la información y de los activos relacionados con las instalaciones de procesamiento de información, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Documentos con información personal de funcionarios y/o usuarios en papel de reciclaje o dejados en la impresora. Ej. CZ Bosa, CZ Kennedy, CZ Suba, CZ Usaquén, CZ Puente Aranda (Cuarto Piso).

No.3504 AI-SIGE2013-BG63 Grupo Planeación y Sistemas Se evidenciaron prácticas inadecuadas en el uso de contraseñas, tal como se verifico en la siguiente muestra aleatoria: - Se encontraron claves de acceso de una funcionaria debajo del teclado en el CZ Puente Aranda Segundo Piso.


Abierta

Realizar envió de Tips alusivos a la Ley 1273 Delitos informáticos y protección de la información Realizar verificación aleatoria de bloqueo de los PC a los Servidores

No.3504 AI-SIGE2013-BG63 Grupo Planeación y Sistemas Se evidenciaron prácticas inadecuadas en el uso de contraseñas, tal como se verifico en la siguiente muestra




Públicos del Centro Zonal.

aleatoria: - Se encontraron claves de acceso de una funcionaria debajo del teclado en el CZ Puente Aranda Segundo Piso.

No.3505 AI-SIGE2013-BG64. Grupo Planeación y Sistemas. Se evidenció que los equipos desatendidos no cuentan con protección adecuada por parte de los usuarios, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Se encontraron algunos Equipos desatendidos sin sesiones bloqueadas. Ej. Registro Fotográfico CZ Suba, CZ Puente Aranda, CZ, Kennedy, CZ Bosa, CZ Usaquén.


Abierta

Realizar verificación aleatoria de bloqueo de los PC a los Servidores Públicos del Centro Zonal.

No.3505 AI-SIGE2013-BG64. Grupo Planeación y Sistemas. Se evidenció que los equipos desatendidos no cuentan con protección adecuada por parte de los usuarios, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Se encontraron algunos Equipos desatendidos sin sesiones bloqueadas. Ej. Registro Fotográfico CZ Suba, CZ Puente Aranda, CZ, Kennedy, CZ Bosa, CZ Usaquén.

No.3506 AI-SIGE2013-BG65 Grupo de Planeación y Sistemas. Se evidenció incumplimiento a la política de escritorio despejado y pantalla despejada, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Se encontraron algunas oficinas de defensores de familia sin escritorios despejados. Ej. Registro Fotográfico Centros Zonales Usaquén, Suba, Bosa, Puente Aranda, Kennedy, Usme, Santa Fe Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2012-BG46.


Abierta

Realizar seguimiento al cumplimiento la política de escritorio limpio y pantalla despejada en Centro Zonal y Grupos de la Regional.

No.3506 AI-SIGE2013-BG65 Grupo de Planeación y Sistemas. Se evidenció incumplimiento a la política de escritorio despejado y pantalla despejada, de




acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Se encontraron algunas oficinas de defensores de familia sin escritorios despejados. Ej. Registro Fotográfico Centros Zonales Usaquén, Suba, Bosa, Puente Aranda, Kennedy, Usme, Santa Fe Se retoma en lo que aplique el hallazgo AI-SIGE2012-BG46.

No. 3514 AI-SIGE2013-BG30. Dirección de Nutrición. No se evidenció el control de los equipos de seguimiento y medición para proporcionar la evidencia de la conformidad del servicio con los requisitos determinados, como se observó en la muestra aleatoria seleccionada: No se han definido unas rutinas adecuadas de verificación o calibración de los equipos de seguimiento y medición (Regional y CZs).



No.3518 AI-SIGE2013-BG61. Grupo de Planeación y Sistemas. Se evidenció que el cableado de energía y telecomunicaciones que conduce datos o soporte los servicios de información no se encuentra debidamente protegido de intercepción o daño, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Centros de cableado sin peinado y/o marquillado (Organización de cables). Ej. Regional Bogotá centro de cableado alterno, CZ Suba, CZ Bosa, CZ, Usaquén, CZ Puente Aranda Tercer piso, CZ Barrios Unidos, CZ Revivir, CZ Rafael Uribe, CZ San Cristóbal - Cables de red expuestos en centros de cableado. Ej. CZ Kennedy, CZ Bosa, CZ Barrios Unidos, CZ Suba, CZ Rafael Uribe,


Abierta

Realizar seguimiento al cumplimiento la política de escritorio limpio y pantalla despejada en Centro Zonal y Grupos de la Regional.




CZ Usaquén, CZ Puente Aranda, CZ Revivir, CZ San Cristóbal.

No.3519 AI-SIGE2013-BG60.Grupo Planeación y Sistemas. Se evidenciaron falencias en la protección contra cortes de energía y otros trastornos ocasionados por fallas en los servicios de soporte, de acuerdo a las siguientes situaciones: - La Planta Eléctrica del Centro Zonal de Engativá no se encuentra conectada a la UPS, para garantizar el suministro automático de electricidad.


Abierta

Realizar las actividades definidas por el Ing. Robert, para la conexión de la planta eléctrica.

No.3520 AI-SIGE2013-BG59. Grupo de Planeación y Sistemas. Se evidenció que existen equipos ubicados en lugares poco aptos y/o desprotegidos expuestos a riesgos de amenazas y peligros ambientales, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Se encontraron materiales que no pertenecen a los centros de cableado, Ej. CZ Bosa materiales de construcción, CZ Barrios Unidos tejas sobre el armario de los racks, CZ Puente Aranda Tercer Piso vidrios rotos y cajas con papeles, CZ Usaquén partes de escritorios. - Sin retiro de las UPS remplazadas, Ej. CZ Kennedy, CZ Bosa Bodega, CZ Puente Aranda, CZ Suba, CZ Usaquén, CZ Revivir.


Abierta

Realizar registro fotográfico de los Centros de Cableado.

No. 3521 AI-SIGE2013-BG59. Grupo Administrativo. Se evidenció que existen equipos ubicados en lugares poco aptos y/o desprotegidos expuesto a riesgos de amenazas y peligros ambientales, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Se encontraron materiales que no pertenecen a los centros de cableado, Ej. CZ Bosa materiales de construcción, CZ Barrios Unidos tejas sobre el armario de los racks, CZ Puente Aranda Tercer Piso vidrios rotos y cajas con papeles, CZ Usaquén partes de escritorios. - Deterioro del piso falso en el centro de cómputo de la Regional Bogotá. - Cuarto de UPS CZ Puente Aranda sin cielo raso el cual permite que ingresen cualquier tipo de partículas. Continuación Numeral 9.2.1: -

G. Administrativo. Construir cronograma de inspecciones integrales (fotocopiado, aseo, cafetería, vigilancia, transporte e infraestructura) a nivel zonal y regional Ya que la actividad está planteada en la AC 3495 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el

Abierta

Se plantearon actividades, tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 15/Dic/2014




Centros de cableado sin aire acondicionado. Ej. CZ Suba, CZ Bosa, CZ Usaquén, CZ Puente Aranda (Dos Centros de Cableado), CZ Kennedy, CZ Revivir, CZ Barrios Unidos. - Aires acondicionados dañados o con mal funcionamiento. Ej. Centro de Computo Reg. Bogotá con un aire acondicionado dañado, CZ Puente Aranda aire acondicionado con mal funcionamiento. - Sin extintores en el centro de datos de la Regional Bogotá y los centros de cableado CZ Suba, CZ Bosa, CZ Usaquén, CZ Puente Aranda (Dos Centros de Cableado y UPS), CZ Kennedy, CZ Revivir, CZ Barrios Unidos. - Tacos de electricidad sin protección. Ej. CZ Barrios Unidos. CZ Bosa Bodega primer piso..

tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3495. G. Administrativo. Realizar y reportar las inspecciones al nivel zonal y regional de acuerdo al cronograma y cuando se requiera Ya que la actividad está planteada en la AC 3495 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3495.

No. 3522 AI-SIGE2013-BG61. Grupo Administrativo. Se evidenció que el cableado de energía y telecomunicaciones que conduce datos o soporte los servicios de información no se encuentra debidamente protegido de intercepción o daño, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Puntos de red inadecuados. Ej.CZ Bosa área de archivo con cables de red atravesados por el piso y por lo archivadores, CZ Suba oficina segundo piso sin puntos de red adecuados,

G. Administrativo. Construir cronograma de inspecciones integrales (fotocopiado, aseo, cafetería, vigilancia, transporte e infraestructura) a nivel zonal y regional Ya que la

Abierta

Se plantearon actividades, tendientes a mitigar el hallazgo. Fecha prevista de cierre 30/06/2014




CZ Puente Aranda puerto de red de la impresora segundo piso suelto. - Conexiones eléctricas inadecuadas, Ej. CZ Bosa zona de impresora y archivo, CZ Puente Aranda centro de datos tercer piso,

actividad está planteada en la AC 3495 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3495. G. Administrativo. Realizar y reportar las inspecciones al nivel zonal y regional de acuerdo al cronograma y cuando se requiera Ya que la actividad está planteada en la AC 3495 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3495.

No.3523 AI-SIGE2013-BG41 Grupo Planeación y Sistemas No se evidenció que en la información de entrada para la revisión por la dirección se incluyan: - La comunicación


Abierta

Incorporar a la RxD corte a Agosto la especificación de la totalidad de las




de las partes interesadas externas, incluidas las quejas.

entradas de los 4 ejes. Incorporar a la RxD corte a Diciembre 2013., las especificación de la totalidad de las entradas de los 4 ejes.

No.3524 AI-SIGE2013-BG43 Grupo Planeación y Sistemas No se evidenció que en la información de entrada para la revisión por la dirección se incluyan: - Retroalimentación de las partes interesadas. - Resultados de las mediciones de eficacia.


Abierta

Incorporar a la RxD corte a Agosto y Diciembre 2013., la especificación de la totalidad de las entradas de los 4 ejes.

No.3525 AI-SIGE2013-BG22 Grupo Planeación y Sistemas No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin registro de avance de la administración de los riesgos establecidos en el mapa de riesgos de 2013 CZ Revivir. - Sin evidencia del cumplimiento de la administración de los riesgos establecidos en el mapa de riesgos Ej.: Proceso Servicios y Atención de riesgo 2 CZ Pte. Aranda.


Abierta

Verificar el seguimiento al Mapa de Riesgos del Centro Zonal Revivir, Puente Aranda. Remitir la valoración de riesgos de la Regional Bogotá a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

No. 3526 AI-SIGE2013-BG10. Dirección de Nutrición. No se evidenció que se determina ni proporcionan los recursos necesarios como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Con asignación de recursos para la ejecución del programa de RN en Bogotá únicamente hasta el 30/9/2013, cuando el lineamiento establece que la modalidad funcionara durante 12 meses. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional.



No.3527 AI-SIGE2013-BG23.Grupo ciclos de vida y nutrición. No se evidenció que se lleve a






cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin reporte completo en el aplicativo Cuéntame de los datos básicos de los beneficiarios en las modalidades: Generaciones con Bienestar, Familias con Bienestar y PAE, según la muestra revisada. Grupo de Atención Ciclos de Vida y Nutrición- Regional. - Diferencias entre la información de ejecución reportada en SIM en el mes de marzo de 2013 y los pagos efectivos realizados de los Ctos. 501, 502, 503, 504, 505, 506,507 y 508 de 2013, modalidad HC agrupado. CZ Fontibón.

No.3528 AI-SIGE2013-BG38 Grupo Planeación y Sistemas No se evidenció que se mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, como se observó en las siguientes situaciones: - Sin desarrollo sistemático de Acciones Preventivas, Servicios No Conformes y No Conformidades del Sistema. Todos los Centros Zonales


Abierta

No se ha realizado análisis de causa ni se han establecido actividades al momento

No. 3529. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG39 Grupo Protección No se evidenció que se mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, por cuanto se verificaron acciones: - Sin el registro de las acciones correctivas para eliminar la causa raíz de los hallazgos del ejercicio de la auditoria vigencia 2012. Ej.: Hallazgo Nro. AI-SIGE2012-BG62 y AI-SIGE2012-BG63 (Fase II de la Auditoria) SRPA- Centro Especializado Puente Aranda. Protección - Regional.

Realizar el análisis de causas y definir tratamiento a las acciones de mejora producto de auditoria 2013

Abierta

Estos hallazgos no fueron reportados al Grupo de Protección. A la fecha se desconocen.

No. 3531 AI-SIGE2013-BG39 Grupo Administrativo No se evidenció que se mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, por cuanto se verificaron acciones: -Sin registro de avance en el aplicativo ISOLUCION para la Acción Correctiva No. 1783- AI-SIGE2012-BG37, vencida desde el 30 de junio de 2013.

G. Administrativa. Realizar seguimiento y registrar avance en el aplicativo ISOLUCION para la Acciones Preventivas y

Abierta





Grupo Administrativo Regional. -Sin registro de avance en el aplicativo ISOLUCION para las Acciones Preventivas ya vencidas desde el 30 de junio de 2013: AP No. 502-AI SIGE 2012, AP No. 497- AI SIGE 2012, AP No. 496- AI SIGE 2012.Grupo Administrativo Regional

Correctivas abiertas

No.3532 AI-SIGE2013-BG39 Grupo Planeación y Sistemas No se evidenció que se mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, por cuanto se verificaron acciones: - Sin tratamiento adecuado AC 1767 y 1819 (Direccionada a los dueños de proceso del Nivel Nacional). - Sin evidencia física o magnética de respuesta a las acciones de mejora. AC1845. (Direccionada a los dueños de proceso del Nivel Nacional). - Sin avances en la Acción Correctiva Nro. 3043. Centro Zonal San Cristóbal - Se evidencia Acción Correctiva No. 3023 abierta y vencida. CZ Barrios Unidos


Abierta

Gestionar ante la Sede Nacional, el reporte oportuno de las Acciones de Mejora.

No.3533 AI-SIGE2013-BG40 Grupo Planeación y Sistemas No se evidenció que se mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, por cuanto se verificaron acciones: - Sin tratamiento adecuado AP 496, 497,503 y 540 (Direccionada a los dueños de proceso del Nivel Nacional).


Abierta

Gestionar ante la Sede Nacional, el reporte oportuno de las Acciones de Mejora. Realizar seguimiento a través del aplicativo Isolucion el avance de las Acciones y de ser necesario remitir nuevamente comunicación por parte de la Dirección Regional.

No.3534 AI-SIGE2013-BG32 No se evidencio que como resultado del seguimiento de la medición de los procesos se tomen las acciones de mejora correspondientes, como se verifico en la siguientes situaciones


Abierta

Incluir en la programación del 2014, las modalidades Madre Gestante y




de la muestra aleatoria seleccionada: - Con diferencias entre los datos reportados en el tablero de control regional de los indicadores PAE y Familias con Bienestar y el consignado en las herramientas de control y seguimiento del consolidado de MSYF. - Con diferencias entre los datos consignados en las herramientas de control y seguimiento en TCP, en el indicador E12 (SIM) Regional - Programación en SIM en modulo metas sociales y financieras 2013 las modalidades internado para madre gestante o en periodo de lactancia y discapacidad Internado, pero no se registra ejecución ni está contratado CZ Pte. Aranda - Programación en SIM en modulo metas sociales y financieras 2013 la modalidad internado para madre gestante o en periodo de lactancia: 1 unid, 1 cupo 1 usuario, pero no se registra ejecución ni está contratado. CZ Revivir. - Sin evidencia de solicitud de modificación en SIM modulo programación metas sociales y financieras 2013 en razón a que está registrado en programación la modalidad internado para madre gestante o en periodo de lactancia: 1 unid, 1 cupo 1 usuario, pero no se registra ejecución ni está contratado CZ Revivir. - En SIM modulo programación metas sociales y financieras de 2013 en la modalidad atención especializada están programados 1592 cupos, pero los cupos contratados son 1740 cupos. CZ Revivir.

Discapacidad Internado.

No. 3535 AI-SIGE2013-BG36 Grupo de Ciclos de Vida y Nutrición. No se evidenció que se aplican métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Indicador de Niños, niñas y adolescentes atendidos por el Programa de Alimentación Escolar con resultados por debajo de la meta establecida en los meses de marzo, abril, mayo, junio y julio de 2013.






No.3538 AI-SIGE2013-BG52. Dirección de Tecnología e Información. No se evidenció la retroalimentación de la Sede de la Dirección General a la Regional Bogotá sobre los boletines de seguridad reportados por la PONAL


Vencida


No.3540 AI-SIGE2013-BG53. Dirección de Gestión y Tecnología La Regional no cuenta con una periodicidad para la revisión de los controles establecidos en la declaración de aplicabilidad de la Norma NTC ISO 27001:2006


Vencida


No.3541 AI-SIGE2013-BG62 Dirección de Información y Tecnología No se evidenciaron controles adecuados de detección, prevención y recuperación para protegerse contra código malicioso, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Antivirus sin descarga de actualizaciones al día. Ej. CZ Kennedy equipo de una funcionaria con definiciones de dos días anteriores, CZ Bosa Sede Casa equipo con antivirus desactualizado más de una semana. - El Antivirus y Antispware de las terminales brutas transaccionales del Grupo Financiero de la Regional Bogotá se encuentra desactualizado. Ej. Logs de Windows UPDATE obtenidos de los equipos y captura de pantallas.


Abierta


No.3542 AI-SIGE2013-BG66 Dirección de Información y Tecnología No se asegura que la información involucrada en las transacciones en línea estén protegidas para evitar divulgación, duplicación o repetición no autorizada del mensaje. - Equipos asignados para transacciones electrónicas al Grupo Financiero de la Regional Bogotá para preparar y aprobar pagos cuentan con envió y recibo de correos electrónicos a usuarios diferentes a los pares creados en el directorio activo. Ej.: [email protected], y [email protected] 17/09/2013.


Vencida





No.3553 AI-SIGE2013-BG45 Administrativa: La organización no determinó aquellas operaciones en donde la implementación de controles es necesaria para gestionar el riesgo de S y SO, como se observó en las siguientes situaciones: Centro Especializado REVIVIR: (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Especializado (CESPA) PUENTE ARANDA: (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro zonal ENGATIVA (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Zonal Fontibón (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Zonal Kennedy (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Zonal Barrios Unidos (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro zonal Bosa (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Zonal Mártires (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Zonal Rafael Uribe. (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Zonal San Cristóbal Sur. (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Zonal Suba (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro Zonal Usme (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45 Centro zonal Usaquén. (,,,) Ver situaciones evidenciadas en el informe de auditoría SIGE 2013. AI-SIGE2013-BG45

AC 3553 del 29/11/2013, de Dirección Regional, a Gestión Humana,.

Abierta Fecha prevista de cierre: 15/12/2014 Se avanzó en la detección de causa y propuesta de las siguientes actividades. * Establecer un equipo de trabajo de los grupos de gestión humana y administrativo, para conocer el estado a actual del programa de mantenimiento preventivo y correctivo y disponer de un plan de trabajo SYSO para la regional 2014. *Establecer

Se estableció equipo de trabajo de los grupos de gestión humana y administrativo, para conocer el estado a del programa de mantenimiento preventivo y correctivo a 2013 y disponer de un plan de trabajo SYSO para la regional 2014.




cronograma para el plan de trabajo (Primera reunión en diciembre 2013 *Seguimiento trimestral al plan de trabajo establecido. * Emitir comunicación por parte de la mesa de trabajo en cuanto a sensibilización de uso de los recursos.

No. 3554 AI-SIGE2013-BG11 No se evidenció que se determina ni proporcionan los recursos necesarios como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Equipos técnicos interdisciplinarios incompletos en Defensorías de familia: Falta Psicólogo en un equipo y se tienen únicamente 2 Nutricionistas CZ Engativá. Falta defensor de familia, Equipo interdisciplinario de una defensoría con varias funciones diferentes a la de su área CZ. Usaquén. Falta Nutricionista de ciclo de vida y nutrición y Restablecimiento de derechos. CZ Fontibón. Se retoma en lo que aplique, el hallazgo AI-SIGE2012-BG03.

AC 3554 del 29/11/2013, de Dirección Regional, a Gestión Humana.

Abierta Fecha prevista de cierre: 30/03/2014 Se avanzó en la detección de causa y propuesta de actividad. *Verificar el

Cambios de coordinador a de Grupo Gestión Humana, sin actualizar cambio en ISOLUCION por demora en cambio de perfil de usuario




cumplimiento del proceso establecido en la asignación del personal de los Equipos técnicos interdisciplinarios. Estas actividades tienen una fecha de cumplimiento de 21/03/2014.

No. 3555 AI-SIGE2013-BG12. Grupo de Gestión Humana No se evidenció control del cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia, formación y toma de conciencia del recurso humano como se verificó en las siguientes situaciones: - No se evidencio la ejecución del plan de capacitación correspondiente al periodo octubre-diciembre de 2012 y enero-julio de 2013. Ej.: Temas de capacitación programados a partir de marzo de 2013 entre los cuales se encuentran: Atención al Usuario, Conciencia de Equipo, Derecho Penal Acusatorio, Peritazgo Nutricionista. - Sin listas de verificación de la inducción a los servidores públicos de la Regional Bogotá vigencia 2013. - Sin Informes de Inducción del personal que ha ingresado durante la vigencia 2013.

AC 3555 del 29/11/2013, de Dirección Regional a Gestión Humana

Abierta Fecha prevista de cierre: 30/03/2014 Se avanzó en la detección de causa y propuesta de las siguientes actividades. *Solicitar la apropiación de recursos a partir del

Se design0r una persona responsable del proceso de inducción

Cambios de coordinador a de Grupo Gestión Humana, sin actualizar cambio en ISOLUCION por demora en cambio de perfil de usuario




mes de mayo para el plan de capacitación de la Regional Bogotá. *Designar una persona responsable del proceso de inducción. *Verificar el cumplimiento de la implementación del listado de verificación y del informe de inducción. Estas actividades tienen una fecha de cumplimiento de 21/03/2014.

No. 3556 AI-SIGE2013-BG44 GH: Dirección Gestión Humana. En la matriz de identificación de peligros no se contempló las medidas de control en la fuente, en el medio y en la persona y en la segunda valoración del riesgo no se toman las medidas de Intervención de acuerdo a la siguiente


Abierta Fecha prevista de cierre: 30/07/2014

No se ha determinado causa ni establecido actividades




jerarquía de control: por eliminación, sustitución, controles de energía, señalización, advertencias y/o controles administrativos, equipo de protección personal.

No se evidencia avance. .

No. 3557 AI-SIGE2013-BG44 GH: Dirección de Gestión Humana No se evidencio la identificación de los riesgos teniendo en cuenta las actividades que se realizan, el diseño de áreas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria/equipo, procedimientos de operación y organización del trabajo, incluida su adaptación a las aptitudes humanas, como se logró verificar en la revisión de la siguiente matriz: - Matriz Centro Zonal KENNEDY: El factor del riesgo físico no se ha identificado y cuyo peligro es el ruido, generado por la motobomba que succiona agua del tanque subterráneo. Situación que se identificó durante la auditoria, afectando a la trabajadora que se encuentra al dado del cuarto donde está ubicada la motobomba.


Abierta Fecha prevista de cierre: 30/07/2014 No se evidencia avance. .

No se ha determinado causa ni establecido actividades

No. 3560 AI-SIGE2013-BG55. Grupo Administrativo. Regional Bogotá. 'No se evidenció la utilización de reglas para el uso aceptable de la información y de los activos relacionados con las instalaciones de procesamiento de información, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Oficinas de defensorías sin llave con expedientes sobre los escritorios. Ej. CZ Bosa, CZ Engativá, CZ Kennedy, CZ Puente Aranda, CZ Rafael Uribe, CZ Suba, CZ Usaquén, CZ Usme, CZ San Cristóbal.

Realizar campaña para sensibilizar a los colaboradores en relación al acceso y protección de las áreas. Centros Zonales. Estudiar la posibilidad y realizar reubicación de las defensorías que están expuestas al público según capacidad de la infraestructura. Ya que la actividad está planteada en la AC 3497 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los





diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3497. Centros Zonales. Verificar la existencia, control y marcación de las llaves de la totalidad de chapas de las puertas del centro zonal. Ya que la actividad está planteada en la AC 3497 y con el ánimo de no generar confusión tanto en el tratamiento (por parte de los diferentes responsables) como en el seguimiento por parte del solicitante, se verifica la evidencia en la AC 3497.

No.3564 AI-SIGE2013-BG14. Grupo de Planeación y Sistemas. No se evidencio que se planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin evidencias de la participación del C.Z. en el Plan de implementación y sostenibilidad del SIGE y el Plan de Administración del Riesgo. CZ Tunjuelito.


Abierta

Socializar la fuente de formulación del plan de implementación y sostenibilidad del SIGE y administración del riesgo, así como la competencia del nivel zonal en dicha formulación.




No.3565 AI-SIGE2013-BG35. Grupo de Planeación y Sistemas. No se evidenció que se aplican métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin evidencia de los aportes por parte del centro zonal al plan de implementación y sostenibilidad SIGE. CZ San Cristóbal.


Abierta

Socializar la fuente de formulación del plan de implementación y sostenibilidad del SIGE, así como la competencia del nivel zonal en dicha formulación.

No. 3567 Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG14 Grupo de Protección No se evidencio que se planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin evidencia criterios de planeación frente al plan de asistencia técnica, afectando la conformidad de los criterios para Asistencia Técnica.CZ. Usaquén.

Construir cronograma para reporte del plan de asistencia técnica 2014. Socializar el cronograma al nivel zonal. Realizar seguimiento y realimentación del plan de asistencia técnica al nivel zonal desde el G. Protección.

Abierta

A partir del 17 de febrero la profesional Johana Pedraza del Grupo de protección realizara asesoría a los 16 CZ sobre el Plan de Asistencia Técnica.

No. 3568. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG36. Grupo de Protección. No se evidenció que se aplican métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcanza la tendencia optima de los resultados de los indicadores. Ej. A Marzo de 2013 Indicador PARD PM03-04 NNA en PARD ubicados en la modalidad de Hogar sustituto y con permanencia mayor a 12 meses (229/1057)=22%; Indicador PARD MPM5-P1-02 NNA en PARD ubicados en la modalidad de medio institucional y con permanencia mayor a 12 meses (249/1173)=21%. - Sin acciones de mejora

Generar los indicadores PARD mensualmente para reportarlos a los referentes para apoyar la gestión en centro zonal. Analizar comportamiento de los indicadores PARD en los Comités Técnico Consultivo Regional para la toma de decisiones. Generar acciones de mejora con base en la medición de indicadores PARD críticos del nivel

Abierta

Se está realizando análisis de los indicadores PARD en los comités técnicos consultivos del nivel regional para la toma de decisiones. Los referentes de los puntos estratégicos se encuentran realizando informe situacional de cada centro zonal, haciendo seguimiento a los Indicadores, Servicios no




efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcancen los resultados planificados. CZ Revivir - Sin acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcancen los resultados planificados Ej.: resultados de indicadores de protección y Regionales CZ Puente Aranda - Sin acciones de mejora efectivas derivados del análisis y resultados del indicador MPM5-P1-03 sin beneficiario creado (751) Ej. 1758314871 y 14120879 CZ Rafael Uribe. - Sin acciones de mejora efectivas derivados del análisis y resultados de los indicadores EJ: indicador MPM5-P1-03 sin beneficiario creado (157) y sin motivo de ingreso (223). CZ Bosa Sin evidencia de creación de Beneficiarios (712, 489, 152 y 204) de acuerdo al reporte del indicador Regional Nro.1 Centros Zonales Tunjuelito, Mártires, Santafé y Barrios Unidos respectivamente. - Sin motivo de ingreso de Beneficiarios 1.105, 889, 231 y 260 de acuerdo al reporte del Indicador Regional Nro. 2 Centros Zonales Tunjuelito, Mártires, Santafé y Barrios Unidos respectivamente. - Sin PARD de 129, 45, 75 y 17 Beneficiarios de acuerdo al reporte del Indicador Regional Nro. 3 Centros Zonales Tunjuelito, Mártires, Santafé y Barrios Unidos respectivamente. - Sin ubicación 509, 135, 192 y 106 Beneficiarios de acuerdo a la reportado por el indicador Regional Nro. 4 Centros Zonales Tunjuelito, Mártires, Santafé y Barrios Unidos respectivamente. - Sin trámite de 23 y 30 Peticiones de Permiso de Salida del País o sin el registro completo de las actuaciones establecidas de acuerdo al reportado por el indicador Regional Nro. 5 Centros Zonales Santafé y Barrios Unidos respectivamente. - Se evidencian 55 y 34 registros de NNA >18 años; 76 y 86 registros No definido en Discapacidad de un total de 334 y 355 registros respectivamente, del indicador Estadístico General de los NNA en PARD (SIM). CZs Barrios Unidos y Santafé. - Se evidencian 4 y 10 registros sin información del sexo del menor; 99 y 29 registros > de 18 años; 202

zonal. (Recurrencia). Reportar a la oficina de control interno disciplinario los Defensores de Familia que tengan actuaciones pendientes de ingreso en el SIM, previa información reportada por la Central de Cupos del Grupo de Protección de la Regional Bogotá.

conformes y situación en general.




y 336 registros No definido en Discapacidad, de un total de 1.000 y 1.019 registros respectivamente, del indicador Estadístico General de los NNA en RESTABLECIMIENTO. CZs Barrios Unidos y Santafé. - Sin acciones de mejora efectivas derivados del análisis y resultados de los indicadores EJ: indicador MPM5-P1-03 sin beneficiario creado (157) y sin motivo de ingreso (223). CZ Bosa - Sin acciones de mejora efectivas derivados del análisis y resultados del indicador MPM5-P1-03 sin beneficiario creado (751) Ej. 1758314871 y 14120879 CZ Rafael Uribe

No. 3570. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG37. Grupo de Protección. No se evidenció análisis de datos para demostrar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua, como se observó en las siguientes situaciones: - Sin Análisis a los resultados del TCP. 2013 CZ Revivir - Sin Análisis a los resultados de los indicadores Regionales 1, 3 y 4 en 2013 CZ Revivir. - Sin análisis de la tendencia de los resultados de los indicadores CZ Puente Aranda

Generar los indicadores PARD mensualmente para reportarlos a los referentes para apoyar la gestión en centro zonal. Analizar comportamiento de los indicadores PARD en los Comités Técnico Consultivo Regional para la toma de decisiones. Generar acciones de mejora con base en la medición de indicadores PARD críticos del nivel zonal. (Recurrencia). Reportar a la oficina de control interno disciplinario los Defensores de Familia que tengan actuaciones pendientes de ingreso en el SIM, previa información

Abierta

Se está realizando análisis de los indicadores PARD en los comités técnicos consultivos del nivel regional para la toma de decisiones. Los referentes de los puntos estratégicos se encuentran realizando informe situacional de cada centro zonal, haciendo seguimiento a los Indicadores, Servicios no conformes y situación en general.




reportada por la Central de Cupos del Grupo de Protección de la Regional Bogotá.

No. 3571 AI-SIGE2013-BG37. Grupo de Ciclos de Vida y Nutrición. No se evidenció análisis de datos para demostrar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua, como se observó en las siguientes situaciones: - Sin análisis de evidencias del resultado del plan de asistencia técnica que permita identificar las oportunidades de mejora para la toma de decisiones. Ej.: Plan de Asistencia Técnica año 2013 Hogares Comunitarios de Bienestar CZ Usaquén.



No. 3572. Solicitado a: Carmenza Gutiérrez De Camacho. AI-SIGE2013-BG38 Grupo Protección. No se evidenció que se mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, como se observó en las siguientes situaciones: Protección - Regional: - SNC Adopciones Nros. 1356 al 1359, 1363, 1367 al 1369 y 1371 desde 26/12/2012 con estado abierto. Se retoma en lo que aplique los hallazgos AI-SIGE2012-BG29 y AI-SIGE2012-BG64.

Verificar el mayor registro de devoluciones por Defensor de Familia de las HA de adopciones, a fin de determinar donde existe más recurrencia. Realizar capacitación a los defensores de familia que presenten mayor recurrencia de devolución de HA en el proceso de adopciones. Realizar capacitación a los líderes SIM, dando explicaciones técnicas del proceso de adopción, a fin de revisar las HA antes de que salgan del CZ.

Abierta

El Grupo de Protección se encuentra realizando seguimiento a las Historias que son devueltas por el Comité de adopciones a través de una matriz que nos arroja la fecha límite para subsanar las inconsistencias de la Historia de Atención.




Brindar apoyo técnico por parte de los referentes de puntos estratégicos frente a los SNC que lleven más de 3 meses.

2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas: - Análisis de resultados: La encuesta fue contratada para conocer el nivel de satisfacción del cliente externo con relación al cumplimiento que el ICBF da a sus programas y servicios, realizada por HELP LIFE a Diciembre de 2013. Se midió la Satisfacción del Usuario en los aspectos como Usuarios de los Centros Zonales; Usuarios de los Programas de Prevención, Usuarios de los Programas de Protección y Usuarios de los Procesos de Adopción. Esta encuesta fue socializada por el nivel nacional a través de video conferencia el 11 de Febrero de 2014. La población objetivo de la encuesta, fueron usuarios Centros Zonales, NNA de Hogares Sustitutos y Centros de Protección Internado; Adultos Usuarios de los Programas como Centros de Recuperación Nutricional, Hogares Infantiles, Hogares Múltiples, Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar FAMI y Desayunos Infantiles con Amor y Familias Adoptantes en el Exterior. Cada aspecto evaluado contó con un temario específico para poder analizar claramente la situación de cada uno. La calificación osciló desde 1 Muy Insatisfecho hasta 5 Muy Satisfecho. El porcentaje a nivel general, de usuarios satisfechos más bajo corresponde al 75.61% que fueron abordados en los centros zonales, mientras que el mayor porcentaje de usuarios satisfechos se encuentra en las familias adoptantes en el exterior (92.04%). En cuanto al Aspecto de Satisfacción con los Servicios de los Centros Zonales, la Regional Bogotá arrojó un resultado de 65.82%, es decir un nivel de calificación Satisfecho (-70%). Referente a los niveles de Insatisfacción con los Servicios de los Centros Zonales, la Regional Bogotá arrojó un resultado de 13.98%, un indicador bajo en este nivel. El aspecto Satisfacción con los Servicios a Padres de Familia de Primera Infancia en la Unidades de Prevención del ICBF, el resultado de la encuesta está en un nivel satisfactorio 86.85%. El índice de Insatisfacción con los Servicios a Padres de Familia de Primera Infancia en la Unidades de Prevención del ICBF es del 3.83%. La Regional Bogotá tiene uno de los índices más bajos de Usuarios Satisfechos (NNA) con los Servicios de Protección del ICBF con un resultado del 79.44% (-80%); con respecto a los Usuarios Satisfechos (NNA) con los Servicios de Protección arroja un resultado de 0.39% de niveles de Insatisfacción. En cuanto al tema de Índices Generales De Satisfacción Con Los Procesos De Adopción En El ICBF, para esta población se identificó que el nivel promedio general es de 92,04% de usuarios satisfechos.




- Acciones Implementadas: Los atributos evaluados en Centro Zonal por los usuarios susceptibles de mejora son Horarios y Tiempos de Prestación del Servicio, Atención de Citas, Atención del Defensor de Familia, toda vez que estos atributos obtuvieron los índices más altos de calificación por insatisfacción. De igual manera la gestión de las Sugerencias, Quejas y Reclamos con oportunidad fue calificada con altos índices de Insatisfacción. Con respecto a los atributos evaluados por Usuarios de los Programas de Prevención, las oportunidades de mejora se presentan en la gestión oportuna de las Sugerencias, Quejas y Reclamos con oportunidad fue calificada con altos índices de Insatisfacción. Los atributos evaluados por Índices De Satisfacción Del Grupo De Niños, Niñas Y Adolescentes Programas De Protección Del ICBF, el atributo que obtuvo el nivel más bajo fue la Ayuda Con las Tareas que reciben los NNA, lo relacionado con el Trato con los Demás NNA del Programa y los temas de Servicios de Apoyo como Recreación, Escucha y Ayuda en problemas de los NNA. Por su parte el índice de Usuarios Satisfechos Con Los Procesos De Adopción en el Exterior, la mejora debe apuntar a las temáticas del manejo de la información. Todo lo anterior requiere un Plan De Acción Preventivo para la Regional Bogotá, toda vez que, los resultados no son completamente Insatisfactorios, se deben aunar esfuerzos para mitigar y corregir con los recursos disponibles las falencias detectadas a través de la encuesta. - Dificultades: En el periodo planificado para la aplicación de las encuestas no se contó con el 100% del marco poblacional; se evidenció baja disponibilidad de los usuarios para la entrevista y en los puntos de atención la atención telefónica por parte de los profesionales de los puntos de atención fue baja, sin embargo la comunicación fue más eficiente a través de correos electrónicos con los profesionales. - Grado de Satisfacción del Cliente: (conclusión del análisis debe determinar nivel de satisfacción de los usuarios): En general, realizando un promedio entre las tres poblaciones objetivo de este estudio los usuarios se encuentran satisfechos en un 84,57%. 2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias) - Análisis de resultados: En el periodo transcurrido de 1 de Septiembre a 31 de Diciembre del año 2013, la Regional Bogotá, el Súper Cade Américas y sus 16 Centros zonales recibieron 444 peticiones entre Quejas, Reclamos y sugerencias discriminadas así: 170 Quejas, de las cuales se encuentran en estado Abierto Vencido 14 peticiones, Reclamos 249 se encuentran 11 peticiones abiertas vencidas y Sugerencias 25 de las cuales se encuentran Abiertas vencidas 2 peticiones, del total de las peticiones. QUEJAS

CENTRO ZONAL REGISTROS ESTADO

BARRIOS UNIDOS 5 CERRADOS

BOSA 22 1 GESTION

CIUDAD BOLIVAR 12 1 DIRECCIONADA




ENGATIVA 18 CERRADO

FONTIBON 3 CERRADO

KENNEDY 16 1 DIRECCIONADA

MARTIRES 12 CERRADO

PUENTE ARANDA 3 CERRADO

RAFAEL URIBE 5 CERRADO

REVIVIR 2 CERRADO

SAN CRISTOBAL 6 2 GESTION 1 DIRECCIONADA

SANTAFE 3 CERRADO

SUBA 18 1 GESTION

TUNJUELITO 5 CERRADO

USAQUEN 6 4 GESTION

USME 11 CERRADO

REGIONAL BOGOTA 23 1 DIRECCIONADA 6 GESTION

Con respecto a las Quejas en Regional Bogotá, el Centro Zonal Bosa recibió 22 registros, Engativá y Suba con 18 registros, Kennedy 16, Ciudad Bolívar y Mártires 12 registros y Usme 11 registros. En cuanto a los motivos los más recurrentes fueron Demora En La Atención (Omitir, Negar, Retardar O Entrabar De Asuntos A Su Cargo O Prestación Del Servicio) 46; Incumplimiento, Abuso O Extralimitación De Deberes O Funciones 41; Maltrato A Compañeros De Trabajo 8; Maltrato Al Ciudadano 51. Referente al Cargo o Profesión los más altos son Defensor de Familia 90; No Definido 29; Psicólogo 26 y Coordinador de Centro Zonal 12 quejas.

MOTIVOS DE QUEJAS




QUEJAS POR PROFESION O CARGO

RECLAMOS


BARRIOS UNIDOS 5 CERRADO

BOSA 33 1 GESTION

CIUDAD BOLIVAR 25 6 GESTION

ENGATIVA 28 2 DIRECCIONADAS

FONTIBON 8 CERRADO

KENNEDY 18 7 GESTION

MARTIRES 4 1 GESTION





RAFAEL URIBE 6 1 GESTION

REVIVIR 40 2 GESTION

SAN CRISTOBAL 19 1 GESTION

SANTAFE 4 CERRADO

SUBA 14 1 GESTION

TUNJUELITO 8 5 GESTION

USAQUEN 3 1 GESTION

USME 22 10 GESTION

REGIONAL BOGOTA 5 1 GESTION

Con respecto a los Reclamos en la Regional Bogotá, los centros zonales que más reclamos recepcionaron son Revivir recibió 40 reclamos; Bosa 33; Engativá 28; Ciudad Bolívar 25 y Usme 22 registros. En cuanto a los motivos los más recurrentes fueron Maltrato a Niños, Niñas y Adolescentes 59; Incumplimiento de Obligaciones 53; Idoneidad del Recurso Humano 26; Maltrato a Usuarios del Programa 20; Incumplimiento en Cobros No Autorizados 18; Oportunidad de producto o servicio 17;Incumplimiento en Calidad de producto o servicio 16.




MOTIVO RECLAMOS

SUGERENCIAS


BOSA 11 CERRADO

ENGATIVA 3 CERRADO


RAFAEL URIBE 1 CERRADO

SANTAFE 1 CERRADO

SUBA 3 CERRADO

USME 1 CERRADO

REGIONAL BOGOTA 2 CERRADO

Con respecto a las Sugerencias en la Regional Bogotá, los centros zonales que más sugerencias recepcionaron fueron Bosa 11 y Engativá, Puente Aranda y suba 3 Sugerencias. Los motivos más recurrentes fueron Servicio al ciudadano 15 registros y Felicitaciones y Agradecimientos 5 sugerencias.




MOTIVOS SUGERENCIAS

- Acciones Implementadas: Se estableció como Plan de Acción de GSA, programar visitas a los Centros Zonales y Dependencias con el objetivo de acompañar, asesorar y verificar de manera presencial la gestión de los centros zonales a través de la Líder SIM de cada C.Z, esto ha dado como resultado el cumplimiento de compromisos pactados con el fin de corregir y subsanar aquellas peticiones que requieran ruta de atención de servicio y gestión inmediata; por otro lado se han pactado avances del 10% mensual en las inconsistencias presentadas en el informe de cada mes con el fin de lograr el 100% de gestión de este tipo de peticiones aunado al hecho que la demanda por este tipo de peticiones no es tan alta. La verificación y revisión de las metas alcanzadas se hace a través del cruce de información de las bases de Tiempo de Respuesta de las peticiones, Consolidados Regional Centro Zonal y de Indicadores, de manera semanal, con el fin de garantizar por parte del profesional que realiza el seguimiento, el cumplimiento de la gestión en el avance propuesto del 10% - Mejoras Respecto a Resultados Anteriores: Es importante resaltar que en este periodo el Centro Zonal Usme fue el más recurrente en los bajos niveles de gestión y cierre oportuno de este tipo de peticiones, al cual se elevó una Acción Correctiva por bajo resultado en su indicador, este ha respondido positivamente con la cultura de registro, gestión y cierre y a la fecha esta acción de mejora ya se encuentra cerrada y su indicador en niveles adecuados. En la Regional Bogotá el Grupo Ciclos de Vida y Nutrición presenta bajos niveles de gestión y cierre oportuno en Q y R por lo tanto se solicitó a la Dirección Regional elevar una No Conformidad del Servicio, para impulsar la cultura de gestión oportuna en este Grupo.




3. Desempeño de los Macro proceso/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Direccionamiento Estratégico

Resultados de Indicadores por Macro proceso/proceso (Período Evaluado):

Nombre del indicador: MPE1-01 Eficiencia Ejecución Presupuestal Compromiso.

MPE1-01 Eficiencia Ejecución Presupuestal Compromisos

MES NUMERADOR DENOMINADOR RESULTADO RANGO

SEPTIEMBRE 95% 87% 109% OPTIMO

OCTUBRE 95% 87% 109% OPTIMO

NOVIEMBRE 97% 90% 108% OPTIMO

DICIEMBRE 99% 98% 101% OPTIMO

Análisis: Para el mes de Diciembre 2013 se presenta ejecución de obligación/compromisos: funcionamiento 99.86% así: gastos de personal 99.90%, gastos generales 99.06%, transferencias corrientes 99.98%. al cierre de la vigencia en funcionamiento queda un saldo de compromisos sin ejecutar de 36.18millones, de los cuales 1.83millones se constituyeron como reserva presupuestal. en inversión 98.38% así: mejoramiento y mantenimiento de infraestructura administrativa 99.9%, adquisición y/o producción de equipos, materiales, suministros y servicios administrativos 100%, divulgación, asistencia técnica y capacitación del recurso humano




99.14%, asistencia a la primera infancia a nivel nacional 98.96%, apoyo formativo a la familia para ser garante de derechos a nivel nacional 100%, protección-acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia 97.49% apoyo nutricional a la niñez y adolescencia registrados en matricula oficial al nivel nacional 98.97% prevención y promoción para la protección integral de los derechos de la niñez y adolescencia al nivel nacional 98.52% desarrollar acciones de promoción y prevención en el marco de la política de seguridad alimentaria y nutricional territorio nacional 99.87% atención a población vulnerable o excluida 100% asistencia técnica, divulgación y capacitación a servidores públicos para la administración del estado 100%. al cierre de la vigencia, en inversión quedó 4475.98millones como saldo de compromisos con saldos por ejecutar, de los cuales 1187.60 millones se constituyeron como reserva presupuestal.

Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Eficiencia Ejecución Presupuestal Compromiso se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

Nombre del Indicador: MPE1-02 Eficiencia Ejecución Presupuestal Obligaciones.

MPE1-02 Eficiencia Ejecución Presupuestal Obligaciones


SEPTIEMBRE 64% 60% 107% OPTIMO

OCTUBRE 75% 65% 115% OPTIMO

NOVIEMBRE 85% 70% 121% OPTIMO

DICIEMBRE 97% 92% 106% OPTIMO




Análisis: Para el mes de diciembre/2013 se registró ejecución obligaciones/apropiación presupuestal así: funcionamiento ejecución del 96.83% así gastos de personal 97.97%, gastos generales 95.36% transferencias corrientes 82.66%. inversión, presenta ejecución de 97.19%, donde mejoramiento y mantenimiento de infraestructura administrativa registro 99.89%, adquisición y/o producción de equipos, materiales, suministros y servicios administrativos 100% divulgación, asistencia técnica y capacitación del recurso humano 92.42% asistencia a la primera infancia a nivel nacional 98.46% apoyo formativo a la familia para ser garante de derechos a nivel nacional 99.72% protección-acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia 95.42% apoyo nutricional a la niñez y adolescencia registrados en matricula oficial al nivel nacional 98.59% prevención y promoción para la protección integral de los derechos de la niñez y adolescencia al nivel nacional 96.73%.

Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Eficiencia Ejecución Presupuestal Obligaciones se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

Nombre del Indicador: MPE1-05 Ejecución de Metas Sociales.

MPE1-05 Ejecución de Metas Sociales


SEPTIEMBRE 361.433 383.962 94% EN RIESGO

OCTUBRE 362.292 383.911 94% EN RIESGO

NOVIEMBRE 363.230 383.911 95% ADECUADO

DICIEMBRE 363.454 383.911 95% ADECUADO




Análisis: Las mayores dificultades se presentaron en el tránsito de modalidades a CDI y los ajustes administrativos para la contratación. Los Hogares Infantiles fueron los más afectados con bajas coberturas, según informes de los Centros Zonales por enfermedad de los NN o traslado de las familias, los Centros Zonales han señalado la necesidad de Asistencia Técnica por parte de la Regional. Con relación a los HCB la baja cobertura se argumentó en el proceso de tránsito y en la oferta Distrital lo cual ha impactado más a los Centros Zonales de Ciudad Bolívar, San Cristóbal, Kennedy, Rafael Uribe, y Usaquén. Por ultimo señalar que la ejecución de "desayunos" presentó baja ejecución durante toda la vigencia y para el mes de octubre se agudizo la baja ejecución por el receso escolar.

Puntos Críticos: Fluctuación de la población escolar por temporada de receso y alta oferta distrital de programas orientados a la misma población objetivo.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Mejoramiento Continuo


Nombre del indicador: MPE2-01 % de Acciones Correctivas y Preventivas Eficaces.

MPE2-01 % de Acciones Correctivas y Preventivas Eficaces


SEPTIEMBRE 7 23 30% CRITICO

DICIEMBRE 8 58 14% CRITICO




Análisis: A corte 31/12/2013, se encuentra el siguiente comportamiento en Isolucion.

Acciones correctivas: Vencidas. 67, Cerradas en el Diciembre: 3. Acciones Preventivas: Vencidas 7. Los macro procesos que tienen AC y/o AP en estado vencido son: Direccionamiento Estratégico (1), Gestión Administrativa (4), Gestión Adopciones (4), Gestión Financiera (3), Gestión Humana (2), Gestión Jurídica (1), Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia (14), Gestión para la Nutrición (1), Gestión para la Protección (2), Gestión para Restablecimiento de Derechos (10), Gestión Servicios y Atención (10), Gestión Tecnológica (13), Mejoramiento Continuo (4). Resorte de la Dirección General se encuentran 3 AP vencidas elevadas a la: Dirección de Nutrición (1), Dirección Administrativa (2). AC Dirección Gestión Humana (2), Dirección Tecnología (1) Acciones por ejecutadas: Exposición al Comité Estratégico Ampliado el estado de acciones elevadas en el marco de la auditoria SIGE 2013, enfatizando la recurrencia.

Puntos Críticos: La Acciones Correctivas no se están gestionado dentro de los plazos establecidos, razón por la cual se reportan como vencidas. Las evidencias de la realización de las actividades propuestas no son cargadas en Isolucion oportunamente. Al postergar el cumplimiento de las actividades, se posterga por ende el cierre de la Acción Correctiva momento en el cual se hace el reporte de eficacia de la Acción Correctiva.

Nombre del Indicador: MPE2-02 Agentes Educativos (Madres Comunitarias, Maestras Jardineras, Operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF.




MPE2-02 Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF


SEPTIEMBRE 1.301 9.540 14% OPTIMO

DICIEMBRE 1.573 9.540 16% OPTIMO

Análisis: Se realiza una fuerte convocatoria y se tiene asistencia de la totalidad de los convocados por la estrategia de plan de choque realizada por parte de las profesionales ambientales que se encontraban laborando a la fecha.

Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Agentes Educativos (Madres Comunitarias, Maestras Jardineras, Operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

Nombre del Indicador: MPE2-03 % de Riesgos Controlados.

MPE2-03 % de Riesgos Controlados






Análisis: De 84 riesgos que tenían tratamiento planificado a Diciembre de 2013, tan solo 47 lograron evidenciar el 100% de las acciones planteadas, lo que genera el indicador del 57%, sin embargo no es posible dar lectura a este dato que tan solo el 57% de los riesgos fueron controlados ya que el incumplimiento se genera por el reporte incompleto de tan solo tres centros zonales (Kennedy, Suba y Usaquén), reportes que ya están actualizados pero que afectaron el indicador en el momento de envío a la Dirección General. Con el reporte inicial, la Regional Bogotá había planificado 2.244 actividades, de las cuales se obtuvo evidencia inicial de realización de 2.130 (95%). El 5% de actividades propuestas por la totalidad de grupos y centros zonales de la regional, no evidenciadas en los mapas de riesgo dan como resultado un indicador de riesgos controlados en 57%.

Puntos Críticos: La inoportunidad en los reportes de cada una de las áreas y centros zonales afecta directamente el cálculo del indicador. No se logra alcanzar el cumplimiento del 100% de las actividades propuestas.

Nombre del Indicador: MPE2-04 Porcentaje de Avance de la Ruta de Implementación y Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.




Análisis: El avance de la Ruta de Implementación y Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión con corte a Diciembre de 2013 se da en los siguientes términos según las líneas de acción existentes: I. SENSIBILIZACION Y CAPACITACION Calidad, Ambiental, Seguridad de la Información, SYSO = 73%. II. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO Calidad, Ambiental, Seguridad de la Información, SYSO = 60% Calidad = 70% Ambiental = 100% Seguridad de la Información = 117% SYSO = 98% III. AUDITORIAS INTERNAS SIGE Calidad, Ambiental, Seguridad de la Información, SYSO = 30% IV. MONITOREO DEL SIGE POR LA ALTA DIRECCIÓN Calidad, Ambiental, Seguridad de la Información, SYSO = 100% V. IMPLEMENTAR EL MODELO DE INNOVACION Y REPORTE DE BITACORAS Calidad, Ambiental, Seguridad de la Información, SYSO = 80%.

Puntos Críticos: El eje SYSO presenta el porcentaje más bajo en el tema de auditorías internas SIGE, de los 4 ejes solamente el eje Ambiental ha logrado el 100% en el tema de Implementación del Sistema Integrado.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia


Nombre del indicador:

MES RESULTADO RANGO

SEPTIEMBRE 78% EN RIESGO

OCTUBRE 74% EN RIESGO

NOVIEMBRE 91% ADECUADO

DICIEMBRE 78% EN RIESGO

MPE2-04 Porcentaje de Avance de la Ruta de

Implementación y Mantenimiento del Sistema Integrado

de Gestión




Análisis: Se realiza seguimiento y capacitación tanto a operadores como supervisores CDI INSTITUCIONAL 17 UNIDADES CON 3031 CUPOS, SE HA CONTRATADO EN MODALIDAD FAMILIAR 2 UNIDADES CON 400 CUPOS En este ejercicio transitaron 67 madres comunitarias a la modalidad CDI. y 12 madres FAMI a la modalidad FAMILIAR

Punto(s) Crítico(s): PENDIENTE FIRMA DEL CONTRATO DE LA ENTIDAD FENUR POR 310 CUPOS Y FUNTALENTO POR 220 CUPOS.


Análisis: Para el mes de Diciembre se inicia el Proceso Pre contractual con las Entidades Prestadoras del Servicio de los Hogares Comunitarios de Bienestar (HCB). Este proceso se lleva a cabo en los siguientes momentos: • Se solicita a los Centros Zonales la Documentación pertinente para ser traída a la Regional Bogotá. • Se recepcionan las carpetas donde se revisa por orden de la Sede Nacional la evaluación emitida por el Centro Zonal y si esta requería de Plan de Mejora, el Concepto de Idoneidad, la Evaluación de Estándares , la carta de Aceptación, fotocopias de Cedulas de ciudadanía del Representante Legal y Tesorero.





Análisis: En Diciembre se envía al Sena, el listado de las Madres Comunitarias, de los diferentes Centros Zonales interesados en iniciar la formación AIPI, en el año 2014. Y se realizó seguimiento a los agentes vinculados, se analizó y retroalimento los reporte que generó la sede nacional.





Análisis: 1. Se realiza asistencia técnica a los operadores del Programa, para realizar el cierre adecuado del Programa. 2. Se desarrolla último Comité Técnico con los Operadores del Programa. 3. Se realiza el cierre de acompañamiento y asistencia técnica, relacionada con la plataforma CUÉNTAME a los operadores del Programa. 4. Se verifican los soportes de cumplimiento para realizar las cuentas de cobro correspondientes al último mes de mes de operación. 5. Se verifica el cumplimiento de criterios de la última fase del Programa.6. Finaliza el proceso de supervisión de Estándares de Calidad a los operadores del Programa GCB, obteniendo resultados positivos, y se realiza la retroalimentación correspondiente. 7. Finaliza el Programa para la vigencia 2013, para lo cual se completan los productos y criterios necesarios, para gestionar el proceso de liquidación de contratos 8 CLOPS.


Análisis: El indicador se encuentra en riesgo teniendo en cuenta que la meta inicial de transito estaba para HCB y para Bogotá no se dio este tránsito por las siguientes causas: El Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición realizo el proceso técnico, precontractual y contractual para el transito y/o ampliación de coberturas para la modalidad CDI, según instrucción de la Subdirección de Primera Infancia. Cabe anotar que el requisito establecido por el nivel nacional de vincular mínimo 3 madres comunitarias por cada unidad de HI y LP de tránsito o ampliación de coberturas, no se cumplió por la negación de las madres comunitarias para transitar y dejar así su condición actual. Por lo cual a la fecha tenemos: Se ha contratado CDI INSTITUCIONAL 17 UNIDADES CON 3031 CUPOS, PENDIENTE FIRMA DEL CONTRATO DE LA ENTIDAD FENUR POR 310 CUPOS Y FUNTALENTO POR 220 CUPOS. SE HA CONTRATADO EN MODALIDAD FAMILIAR 2 UNIDADES CON 400 CUPOS. En este ejercicio transitaron 67 madres comunitarias a la modalidad CDI. y 12 madres FAMI a la modalidad FAMILIAR.





Análisis: En Diciembre el programa no se encontraba funcionando, pues solo se contemplaron 9 ciclos los que se cumplieron hasta el mes de Noviembre. La ejecución del programa se ha dado de manera adecuada, en todos los centros zonales adscritos a la Regional Bogotá.


Análisis: La ejecución de programa fue a l 100% de las madres famis las cuales se entregaron el material y fueron certificados al culminar el diplomado





Nombre del indicador: Niños y niñas de la Red Unidos con Atención Integral a la Primera Infancia (AIPI) MPM1-05

Análisis: De acuerdo a comunicación con la Dirección nacional , la información es tomada del aplicativo CUENTAME en el cual no se ha realizado el cierre de la vigencia 2013; Informa la




Sede Nacional que RED UNIDOS ha entregado bases nuevas y por tanto no hay cruce de bases actualizado.

Punto(s) Crítico(s): Sin cruce de bases actualizado


Análisis: Teniendo en cuenta los ejercicios de focalización que durante la vigencia 2013 se realizaron en las diferentes unidades de servicio, la población víctima de desplazamiento, en número disminuyó respecto a la población atendida en el 2012. Se realizaron procesos de seguimiento, direccionamiento y asignación de cupos a la población que así lo solicitó.

Punto(s) Crítico(s): La cantidad de población en esta condición que requirió atención en las modalidades de primera infancia del ICBF, disminuyó respecto al 2012.





Análisis: Tanto el acompañamiento de los Administradores del Servicio Cuéntame, de los Enlaces de Primera Infancia Regionales y Zonales; como del funcionamiento del Aplicativo Cuéntame, permitieron que las EAS lograrán el ejercicio exitoso de cargue de información de las Unidades de Servicio. la valoración porcentual superior al 100% corresponde a que la proyección - meta establecida estaba inferior al número de unidades realmente contratada.


Análisis: se realizó el tránsito de 76 madres comunitarias las cuales 12 eran famis y 64 de hogares comunitarios.





Análisis: Se ha continuado y reiterado a las entidades la importancia de culminar el proceso, realizando la actividad de vinculación - adicional - requerida.

Punto(s) Crítico(s): El aplicativo Cuéntame, generó algunos inconvenientes relacionados con las diferentes formas de cargue de los beneficiarios, habilitados en diferentes tiempos, lo cual generó inconvenientes respecto al proceso completo de cargue de esta información. Los cargues que se realizaron uno a uno, requieran de un proceso adicional que consiste en la vinculación del beneficiario a una unidad de servicio, proceso no realizado por todas las Entidades, sin implicar con ello, el no registro de beneficiarios, sólo que al momento de generar el informe, el administrador sólo toma los beneficiarios que han sido vinculados a una unidad de servicio.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y Adolescencia






Análisis: 1. Se realiza asistencia técnica a los operadores del Programa, para realizar el cierre adecuado del Programa. 2. Se desarrolla último Comité Técnico con los Operadores del Programa. 3. Se realiza el cierre de acompañamiento y asistencia técnica, relacionada con la plataforma CUÉNTAME a los operadores del Programa. 4. Se verifican los soportes de cumplimiento para realizar las cuentas de cobro correspondientes al último mes de mes de operación. 5. Se verifica el cumplimiento de criterios de la última fase del Programa.6. Finaliza el proceso de supervisión de Estándares de Calidad a los operadores del Programa GCB, obteniendo resultados positivos, y se realiza la retroalimentación correspondiente. 7. Finaliza el Programa para la vigencia 2013, para lo cual se completan los productos y criterios necesarios, para gestionar el proceso de liquidación de contratos 8 CLOPS





Análisis: 1) Se prestó servicio hasta el día 22 de Noviembre de 2013 según calendario escolar. 3) Se realizó informe final de ejecución del contrato de aporte No 1922/12

Punto(s) Crítico(s): 1) No se reportan coberturas para Diciembre de 2013 2) No se realizaron visitas de verificación a las unidades de servicio en Diciembre dado que el programa ya no estaba operando 4) No se realizaron comités mensuales de seguimiento PAE en Diciembre por que no estaba en funcionamiento.


Análisis: Se atendieron solo 389 beneficiarios en situación de desplazamiento verificados en el SIPOD. En cumplimiento a lo señalado en el parágrafo 4 del artículo 136 de la Ley 1450 de 2011 por medio de la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 el cual establece “Con el fin de alcanzar las coberturas universales en el Programa de Alimentación Escolar –PAE–, el Gobierno Nacional trasladará del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) al Ministerio de Educación Nacional (MEN), la orientación, ejecución y articulación del programa, sobre la base de estándares mínimos de obligatorio cumplimiento para su prestación, de manera concurrente con las entidades territoriales”. Teniendo en cuenta que el Ente Territorial mediante comunicación No S-2013-122878 de fecha 04 de septiembre de 2013 emitida por la Dirección de Bienestar Estudiantil de la Secretaria de Educación Distrital informó al Ministerio de Educación Nacional-MEN informo que asumiría la operación del Programa de Alimentación Escolar –ICBF a partir del mes de marzo de 2014, por consiguiente la Dirección General del ICBF en aras de garantizar la atención de los NNA hasta el fin del calendario escolar 2013 transfirió a la Dirección Regional Bogotá mediante resolución No 9138 de fecha 11/10/2013 recursos correspondientes al rubro presupuestal C32015040100101-recurso (11) ALIMENTACION ESCOLAR con la finalidad de que se adicionen a los contratos de aporte




celebrados con los operadores de la Convocatoria 003/12 y se garantice la atención de los NNA hasta el fin del calendario escolar y/o hasta el agotamiento de los recursos provenientes del Convenio Interadministrativo No 1427 de 2013.

Punto(s) Crítico(s): Durante el mes de Diciembre de 2013 no se realizó atención a los beneficiarios dado que el programa funcionó hasta el 22 de Noviembre de 2013 según calendario escolar y a partir del 2014 el programa será operado por el Ministerio de Educación Nacional.


Análisis: Se ejecutaron todos los días programados según calendario escolar 2013.





Análisis: La SED siguiendo las indicaciones impartidas por la Resolución No 3699 de 2011 para la presente vigencia realizó la reorganización de la Oferta Educativa para el distrito Capital, que afectó directamente la programación de unidades y beneficiarios del Programa de Alimentación Escolar PAE ya que desmontó Colegios de Convenio en las UPZ no Deficitarias. (Se observó una disminución de 53 Unidades Educativas y 32465 beneficiarios). para lo cual se solicitó el Ajuste Metas Sociales y Financieras Programa de Alimentación Escolar PAE 2013. Regional Bogotá según oficio No. 016284 del 24/06/2013 a la DIRECCION DE NIÑEZ Y ADOLESCENCIA y en respuesta informaron que Frente a esta situación, se determinó la necesidad de solicitar a la SED la información de las sedes educativas que no se encuentran cubiertas por el programa de alimentación escolar del Distrito, para distribuir los cupos que hasta el momento no se han podido ejecutar. Por lo anterior, en tanto no se tenga respuesta oficial de la SED, no se considera conveniente realizar la disminución de las metas sociales y financieras del Programa de Alimentación Escolar PAE. según memorando No. S_2013_045935.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión para la Atención de las Familias y Comunidades






Análisis: En el mes de diciembre de 2013 se adelantaron las siguientes acciones: 1. Asistencia Comité Política Pública Familia-Secretaría de Integración Social. 2. Se adelantó Comité Técnico Operativo Regional de Familia. 3. Se asistió a los eventos de clausura final del Programa Familias con Bienestar en diferentes localidades. 4. Envío de correos electrónicos de seguimiento técnico al Programa por parte del Enlace del Programa al Operador. 5. Envío de correos electrónicos por parte del Enlace Regional al operador de Familias con Bienestar y líder CUENTAME FAMILIAS de la Sede Nacional para seguimiento al cargue de familias en el aplicativo CUENTAME, FILEZILLA y F2.





Análisis: Se cumplió con la meta establecida para beneficiar 1.810 familias de Red Unidos.


Análisis: Se cumplió con la meta propuesta de beneficiar 3.297 Familias Victima, PARD, Vulnerables.





Análisis: Se cumplió con la meta inicial establecida.


Análisis:





Análisis

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión para la Nutrición



Análisis: El 18 de diciembre se envía memorando vía email a todas las nutricionistas referentes de SSN de los centros zonales con las orientaciones para el cargue de información de la cuarta toma.





Análisis: Las acciones coordinadas operador y comunidad permitió realizar un trabajo planificado que apunto especialmente a la sensibilización de las familias en el adecuado uso del paquete alimentario por parte del NN beneficiario, seguimiento a los controles de crecimiento.





Análisis: Las acciones coordinadas operador y comunidad permitió realizar un trabajo planificado que apunto especialmente a la sensibilización de las familias en el adecuado uso del paquete alimentario por parte del NN beneficiario, seguimiento a los controles de crecimiento.


Análisis:





Análisis: la realización de actividad física en las unidades de servicio con todos los NN beneficiarios de las modalidades, ajustes de la Minuta de HCB, sensibilización de las familias usuarias en el manejo de tiempo libre, consumo de alimentos con baja densidad calórica, fueron factores determinantes en estos resultados.

3.1 Desempeño de los Macro proceso/procesos: Gestión para la Protección / Gestión Restablecimiento de Derechos



Análisis: Actualmente el indicador se encuentra en Estado: ADECUADO. Se encuentran dos casos pendientes en el CZ Suba y CZ Engativá, por falta de registro en el aplicativo SIM. Se orientó a las Defensoras de Familia de los Centros Zonales correspondientes con el fin de que se subsane la inconsistencia. La modificación del indicador ayudo ya que se tiene en cuenta los NNA mayores de 15 años con bachillerato terminado, por lo cual se redujo el número de NNA que ingresan a la medición del indicador.

Nombre del indicador




Análisis: Actualmente el indicador se encuentra en Estado: OPTIMO. Se realizaron estudios de caso de NNA en los CZ Revivir, Kennedy, Fontibón, Usaquén, Barrios Unidos, Suba, Engativá, Bosa, Mártires y San Cristóbal Como evidencia existen 14 actas. No es verdad que no reingresen a PARD; sino que reingresan en el periodo de tiempo del seguimiento.





Análisis: Actualmente el indicador se encuentra en Estado: ADECUADO. Se realizaron estudios de caso de NNA en los CZ Revivir, Kennedy, Fontibón, Usaquén, Barrios Unidos, Suba, Engativá, Bosa, Mártires y San Cristóbal Como evidencia existen 14 actas.

Puntos críticos: El ingreso de las actuaciones al Aplicativo SIM no se encuentra completo y con oportunidad.





Análisis: Actualmente el indicador se encuentra en Estado: ADECUADO. Se han constituido hasta la fecha 105 Hogares Gestores (Desplazados en condición de discapacidad) los cuales tienen PARD a cargo de una Defensoría de familia. Se da respuesta a la demanda, con los cupos programados por la Regional

Punto(s) Crítico(s): Sin embargo la dificultad persistente es el no ingreso de la información en el aplicativo SIM.





Análisis: El indicador se encuentra en estado ADECUADO; en el mes de diciembre quedaron 6 casos reportados con alta permanencia de los CZ San Cristóbal, Revivir, Puente Aranda, Suba y Mártires. Se trabajó estudios de casos en los centros zonales, como evidencia existen 14 actas. La rotación en los H.S., se ha incrementado, ya que los equipos de Defensoría de Familia están definiendo los procesos en menor tiempo. Revisión de los procesos e Historia de Atención y envío a Instituciones para la atención especializada. Los equipos focalizan con mayor calidad el perfil de los NNA que ingresan a la modalidad. La realización de los CCRD y el seguimiento a los compromisos.





Análisis: El indicador se encuentra en ADECUADO. Durante el mes se realizaron estudios de caso de NNA en los CZ Revivir, Kennedy, Fontibón, Usaquén, Barrios Unidos, Suba, Engativá, Bosa, Mártires, San Cristóbal y Hogar Encuentro Sede Juan Rey. Como evidencia existen 14 actas.

Puntos críticos: Los equipos de Defensoría de Familia no envían a tiempo los procesos a los puntos estratégicos, para definir su situación, aumentando los tiempos de permanencia. Los procesos no son revisados a profundidad por parte de los equipos antes de enviar al Comité de Adopciones ocasionando la devolución del proceso y aumento de los tiempos de permanencia (reproceso).





Análisis: El indicador se encuentra EN RIESGO pese a que durante el mes se realizó revisión de este Indicador PARD, con los Equipos de Defensoría de los CZ Barrios Unidos, Usaquén, Engativá y Bosa; además se trabajó este indicador en el Comité Consultivo de Restablecimiento de Derechos del mes de Diciembre, disminuyendo el indicador notablemente, sin embargo se evidencia que a los ocho días nuevamente aumenta la cifra de NNA.

Punto(s) Crítico(s): Lo anterior se debe a falta de seguimiento de las medidas (Art. 96 Ley 1098 de 2006) y la falta de la actuación PRD_300 Fallo de Situación Vulneración de Derechos en el aplicativo SIM, al seguimiento ineficaz de los casos e ingreso de las acciones al Aplicativo SIM, a la renuencia de los Defensores de Familia para el ingreso permanente de las actuaciones al Aplicativo SIM y a los equipos psicosociales que no actúan como responsables del proceso.





Análisis: El indicador se encuentra en estado ADECUADO. Lo anterior se debe a que los Defensores de Familia no utilizan la función de delegación en el SIM (Defensores q reportan casos cargados a su nombre y que ya no laboran en I.C.B.F o fueron trasladados a otro Centro Zonal), no se realiza el adecuado Traslado de Historias entre centros zonales y su “direccionamiento” en el aplicativo SIM. También se debe al control ejercido por la central de cupos de no asignación de cupos, mientras no se encuentre las actuaciones pertinentes.





Análisis: El indicador se encuentra en estado ADECUADO. Se realiza verificación de los casos

pendientes revisando las Historias de Atención y realizando Estudio de Casos para ingreso de actuaciones. Como evidencia existen 14 actas.





Análisis: El indicador se encuentra en estado ÓPTIMO dado que los procesos de reintegro son acertados y el seguimiento garantiza la no reincidencia.

3.1 Desempeño de los Macro proceso/procesos: Gestión para la Protección / Gestión Adopciones



Análisis: Actualmente el indicador se encuentra en Estado: OPTIMO. Los NNA que son presentados al comité de adopciones tienen la posibilidad de ser asignados a una familia. Se cuenta con demanda de familias colombianas y extranjeras para adoptar y también gracias a la implantación de estrategias que posibilitan la adopción de NNAS mayores de 7 años.





Análisis: Actualmente el indicador se encuentra en Estado: OPTIMO. Se cuenta con demanda de familias colombianas y extranjeras para adoptar NNAS con características especiales. La implantación de estrategias que posibilitan la adopción de NNAS mayores de 7 años.

Punto(s) Crítico(s): En la Regional Bogotá no hay familias para asumir las patologías (Síndrome Costelo, Parálisis Cerebral Severa, Problemas Mentales, niños mayores de 8 años y Grupo de Hermanos) de los NNA presentados a comité.





Análisis: Actualmente el indicador se encuentra en Estado: ADECUADO. El seguimiento de este indicador es periódico. Durante el semestre de manera mensual se realiza la actualización del indicador identificando familias que se encuentran con seguimientos vencidos y próximos a vencer generando el contacto permanente. Mediante la búsqueda activa se ha logrado ubicar familias llevando a cabo desde la regional el seguimiento de familias que se encontraban en vencimiento. Se ha fortalecido el seguimiento pos adopciones de las familias colombianas gracias a la contratación de dos Trabajadoras Sociales exclusivas para este.

Puntos críticos: El indicador se afecta por los seguimientos de las familias extranjeras cuyos informes llegan de manera extemporánea





Análisis: El indicador se encuentra en ÓPTIMO dado que los NNA que son presentados al comité de adopciones tienen la posibilidad de ser asignados a una familia. Se cuenta con demanda de familias colombianas y extranjeras para adoptar. Y gracias también a la implantación de estrategias que posibilitan la adopción de NNAS menores de 7 años.





Análisis: El indicador se encuentra en ÓPTIMO. Se cuenta con demanda de familias colombianas y extranjeras para adoptar NNAS con características especiales. La implantación de estrategias que posibilitan la adopción de NNAS menores de 7 años. Las valoraciones específicas a nivel de salud por lo cual se identifica claramente el perfil

Punto(s) Crítico(s): Sin embargo se continúa con la dificultad de no tener familias para asumir las patologías (Síndrome Costelo, Parálisis Cerebral Severa, Problemas Mentales, niños mayores de 8 años y Grupo de Hermanos) de los NNA presentados a comité.

3.1 Desempeño de los Macro proceso/procesos: Gestión para la Protección / Gestión de Responsabilidad Penal






Análisis: Se continúa con el trabajo en familia articulando el marco pedagógico con enfoque de justicia restaurativa.

Puntos críticos: El indicador se encuentra en RIESGO debido a lo siguiente: Falta de oferta para vinculación laboral de los jóvenes, inestabilidad laboral de los progenitores, patrones de crianza permisivos, escasas alternativas para iniciar y/o continuar con la formación académica técnica, tecnológica o profesional una vez cumplen su sanción y en una gran parte porque reinciden en el consumo de sustancias psicoactivas con pares delincuentes. No hay seguimiento efectivo, ni aporta a garantizar que en el reintegro sea atendido integralmente. Falta de oportunidades a las familias de los NNAS, que propician la reincidencia

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión Soporte / Gestión Humana


Nombre del indicador: MPA1-P1-01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO




Análisis: El indicador se encuentra optimo gracias a la activa participación de los colaboradores y contratistas en las actividades propuestas en salud ocupacional para los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, 88 en total entre las que se realizaron, talleres de riesgo psicosocial, y ergonómico, jornadas aeróbicas, capacitación, jornadas de salud con apoyo de las EPS etc.

Punto(s) Crítico(s): Las coordinadoras(es) de Algunos Centros Zonales de la Regional y/o grupos No permiten la participación total de los colaboradores en actividades de SYSO.

Nombre del indicador: MPA1-P1-02 Cupos del programa de bienestar social ejecutados




Análisis: Las actividades programadas se cumplieron en un 100% el presupuesto fue ejecutado al 100% y el comportamiento del indicador estuvo en un promedio óptimo, en el mes de diciembre se desarrollaron las actividades de: Vacaciones Recreativas para los hijos de los servidores públicos, la jornada de integración de fin de año y la entrega de bonos de integración familiar.

Nombre del indicador: MPA1-P1-03 Cupos de capacitación ejecutados




Análisis: A pesar de no tener presupuesto específico, se efectuaron reportes de las capacitaciones internas que lograron que el indicador tuviera un resultado óptimo; las capacitaciones desarrolladas en el mes de Diciembre fueron: Hábitos de vida saludable y brigadas de emergencia.

Nombre del indicador: MPA1-P1-04 Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO

Análisis: La cifra de éste indicador no la reporta el Grupo de Gestión Humana de la Regional, en correo enviado por la Dirección de Gestión Humana el pasado lunes 30/09/2013, y ante la consulta de éste indicador el referente de Capacitación nos indica que éstos datos no debemos




analizarlos, ya que los “datos de estos indicadores son reportados desde la Dirección de Gestión Humana, con base en la información que se reporta desde el proyecto de calidad, y no son regionalizados”.


Análisis: La cifra de éste indicador no la reporta el Grupo de Gestión Humana de la Regional, en correo enviado por la Dirección de Gestión Humana el pasado lunes 30/09/2013, y ante la consulta de éste indicador el referente de Capacitación nos indica que éstos datos no debemos analizarlos, ya que los “datos de estos indicadores son reportados desde la Dirección de Gestión Humana, con base en la información que se reporta desde el proyecto de calidad, y no son regionalizados”.

Nombre del indicador: MPA1-P1-06 Colaboradores capacitados en el Sistema Integral de Gestión (SIGE)




Análisis: La cifra de éste indicador no la reporta el Grupo de Gestión Humana de la Regional, en correo enviado por la Dirección de Gestión Humana el pasado lunes 30/09/2013, y ante la consulta de éste indicador el referente de Capacitación nos indica que éstos datos no debemos

analizarlos, ya que los “datos de estos indicadores son reportados desde la Dirección de Gestión

Humana, con base en la información que se reporta desde el proyecto de calidad, y no son

regionalizados”.





Análisis: los resultados arrojados en la medición de eficacia demostraron metodologías apropiadas para el desarrollo de las jornadas de capacitación realizadas y aumento en el nivel de conocimiento por parte de los partes.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión Soporte / Gestión Financiera


Nombre del Indicador: MPA1-P2-03 Ejecución de PAC




Análisis: Se coordinó el registro de análisis de ejecución presupuestal con las áreas de la Dirección Regional de manera oportuna y eficiente cumpliendo a cabalidad con la meta planteada, logrando la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos.

Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Ejecución de PAC se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

Nombre del Indicador: MPA1-P2-01 Rezago Presupuestal


SEPTIEMBRE 198.106 216.834 91% ADECUADO

OCTUBRE 228.306 243.457 94% ADECUADO

NOVIEMBRE 259.385 271.469 96% ADECUADO


MPA1-P2-03 Ejecución de PAC




MPA1-P2-01 REZAGO PRESUPUESTAL


SEPTIEMBRE 19.724 19.847 99% ADECUADO


Análisis: El proceso de cancelación de reservas culminó en el mes de noviembre/2013, mediante acta de cancelación de reservas #7. Con esa acta se redujeron los saldos por utilizar de las últimas reservas. Al cierre de la vigencia 2013 se ejecutaron, sobre reservas presupuestales, pagos por 372.26millones.

Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Rezago Presupuestal se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

Nombre del Indicador: MPA1-P2-02 Ejecución Presupuestal




Análisis: Para el mes de Diciembre/2013 se registró ejecución presupuestal así: funcionamiento ejecución del 96.83% así gastos de personal 97.97%, gastos generales 95.36% transferencias corrientes 82.66%. al cierre 2013 funcionamiento queda con un saldo de apropiación por utilizar de 795.85 millones. inversión, presenta ejecución de 97.19%, donde mejoramiento y mantenimiento de infraestructura administrativa registro 99.89%, adquisición y/o producción de equipos, materiales, suministros y servicios administrativos 100% divulgación, asistencia técnica y capacitación del recurso humano 92.42% asistencia a la primera infancia a nivel nacional 98.46% apoyo formativo a la familia para ser garante de derechos a nivel nacional 99.72% protección-acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia 95.42% apoyo nutricional a la niñez y adolescencia registrados en matricula oficial al nivel nacional 98.59% prevención y promoción para la protección integral de los derechos de la niñez y adolescencia al nivel nacional 96.73% desarrollar acciones de promoción y prevención en el marco de la política de seguridad alimentaria y nutricional territorio nacional 99.87% atención a población vulnerable o excluida 93.89% asistencia técnica, divulgación y capacitación a servidores públicos para la administración del estado 99.54%. al cierre de la vigencia en inversión queda un saldo de apropiación por utilizar de 3.411,86 millones.

Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Ejecución Presupuestal se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión Soporte / Gestión Logística y Abastecimiento


Nombre del indicador: MPA1-P6-06 Porcentaje de los Recursos Contratados, Reportados en Plan Compras y Contratación.


SEPTIEMBRE 294.621 311.609 95% OPTIMO

OCTUBRE 298.144 311.899 96% OPTIMO

NOVIEMBRE 297.687 307.655 97% OPTIMO


MPA1-P2-02 Ejecución Presupuestal




MPA1-P6-06 Porcentaje de los Recursos Contratados, Reportados en Plan Compras y Contratación


SEPTIEMBRE 268.208.683.637 270.380.720.612 99% OPTIMO

OCTUBRE 267.735.743.314 270.096.781.661 99% OPTIMO

NOVIEMBRE 267.412.261.391 270.072.581.014 99% OPTIMO

DICIEMBRE 274.249.638.496 274.237.444.089 100% OPTIMO

Análisis: Se encuentra el indicador en estado Óptimo, porque el 100 % de los recursos asignados se encuentran correctamente reportados en plan de compras y contratación. Esto se debe al cumplimiento de los procesos en los plazos establecidos.

Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Porcentaje de los Recursos Contratados, Reportados en Plan Compras y Contratación se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

Nombre del Indicador: MPA1-P6-06 Recursos Ejecutados por el ICBF frente a los Recursos Asignados a la Regional y Sede de la Dirección General.




MPA1-P6-03 Recursos Ejecutados por el ICBF frente a los Recursos Asignados a la Regional y Sede de la Dirección General


SEPTIEMBRE 202.033.454.464 285.754.968.272 71% ADECUADO

OCTUBRE 221.363.036.993 281.375.743.197 79% EN RIESGO

NOVIEMBRE 249.195.685.578 289.143.228.109 86% ADECUADO

DICIEMBRE 272.373.674.749 281.111.434.959 97% ADECUADO

Análisis: El estado adecuado corresponde a que al corte 31 de Diciembre, el 97 % de los recursos han sido ejecutados por el ICBF, frente a los recursos asignados a la Regional Bogotá.

Puntos Críticos: Existe un 3% de los recursos asignados que a cierre 31 de Diciembre de 2.014 no se encuentran ejecutados por el ICBF, puede existir inoportunidad en la programación en PACCO.

Nombre del Indicador: MPA1-P6-05 Porcentaje de los Recursos Contratados por el ICBF.




MPA1-P6-05 Porcentaje de los Recursos Contratados por el ICBF


SEPTIEMBRE 270.380.720.612 272.112.337.604 99% OPTIMO

OCTUBRE 270.096.781.661 274.219.172.308 98% OPTIMO

NOVIEMBRE 270.072.581.014 276.264.835.742 98% OPTIMO

DICIEMBRE 274.237.444.089 275.540.111.209 100% OPTIMO

Análisis: Se encuentra en Óptimo, porque el 100% de los recursos asignados se encuentran contratados a 31 de Diciembre de 2013. Esto indica que se cumplió a cabalidad con el plan de compras y contratación PACCO para la vigencia 2.013.

Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Porcentaje de los Recursos Contratados por el ICBF se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

Nombre de Indicador: Porcentaje de los Recursos Ejecutados por el ICBF.




MPA1-P6-07 Porcentaje de los Recursos Ejecutados por el ICBF


SEPTIEMBRE 202.033.454.464 268.208.683.637 75% ADECUADO

OCTUBRE 221.363.036.993 267.735.743.314 83% ADECUADO

NOVIEMBRE 249.195.685.578 267.412.261.391 93% ADECUADO

DICIEMBRE 272.373.674.749 274.249.638.496 99% ADECUADO

Análisis: El estado adecuado del indicador corresponde al corte 31 de Diciembre 2.013 de los recursos contratados en el Plan de Compras y Contratación PACCO un porcentaje del 99 % de se encuentra ejecutado por parte del ICBF.

Puntos Críticos: Existe un 1% de los recursos que no fue ejecutado efectivamente por el ICBF.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión Soporte / Gestión Administrativa


Nombre del indicador: MPA1-P5-07 - ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN




ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION


MARZO 0 1.862 0 CRITICO

JUNIO 843 1862 45% ADECUADO



Análisis: El Grupo administrativo copila los formatos de inventarios únicos documentales de todos los grupos de la Regional y CZ. Se realizan jornadas de acompañamiento en el proceso de clasificación, ordenación , depuración y aplicación de TRD

Punto(s) Crítico(s): Se realiza el reporte a la Sede los metros lineales organizados e inventariados en el formato, pero persisten problemas en la modificación de formatos y no utilización de los estándares establecidos para la utilización del formato único documental.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión Soporte / Gestión Contratación


Nombre del indicador: MPA1-P4-02 - LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS




LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS


FEBRERO 59 80 74% Riesgo

ABRIL 302 848 36% Critico

JUNIO 470 489 96% Adecuado

AGOSTO 19 24 79% Riesgo

OCTUBRE 17 11 155% Optimo

DICIEMBRE 17 5 100% Optimo

Análisis: Se remite el informe de los contratos liquidados a la fecha solicitada es decir al 31 de Diciembre de 2013. Información que para el 2012 se resume de la siguiente manera: 1. Dos (2) contratos pendiente por liquidar correspondiente al año 2012. 2. Mil trescientos Noventa (1390) contratos liquidados correspondientes al año 2012. 3. Ciento diecisiete (117) contratos vigentes en ejecución suscritos el año 2012. 4. Trescientos cuarenta y seis (346) contratos que no requieren liquidación a los cuales Se anexo

certificación de terminación y estados de cuenta. 5. Setenta y cinco (75) números de contratos anulados. De igual forma para el año 2013 Se reporta lo siguiente: 1. Novecientos sesenta y nueve (969) contratos pendientes por liquidar correspondiente al año

2013. 2. Treinta y siete (37) contratos liquidados correspondientes al año 2013. 3. Ciento cincuenta (150) contratos vigentes en ejecución suscritos el 2013.




4. Dos (2) contratos que no requieren liquidación a los cuales Se anexo certificación de terminación y estados de cuenta.

5. Nueve (9) números de contratos anulados. Total contratos 2013 - (1167). Para el 15 de diciembre de 2013 se terminaron 100 contratos suscritos en el año 2011. Pendientes por liquidar total: 1071 De manera general para los años 2008, 2009 y 2010 no hay pendiente por liquidar ningún contrato. Se encuentra la evidencia en la base de datos NAS está actualizada a la fecha.

Punto(s) Crítico(s): Cinco (05) contratos del año 2012 se encuentran en investigación por

presunto incumplimiento y por lo tanto no se han podido liquidar.

Nombre del indicador: MPA1-P4-03 - SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS


FEBRERO 59 102 58% Critico

ABRIL 302 548 55% Critico




JUNIO 470 470 100% Optimo

AGOSTO 19 19 100% Optimo

OCTUBRE 17 17 100% Optimo DIOCIEMBRE 17 17 100% Optimo

Análisis: No existe ninguna liquidación pendiente por control legal.

Punto(s) Crítico(s): No se presentaron puntos críticos

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Gestión Jurídica


Nombre del indicador: MPA2-01 OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DEL AUTO DE AVOCACIÓN POR EL FUNCIONARIO EJECUTOR.

OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DEL AUTO

DE AVOCACIÓN POR EL FUNCIONARIO EJECUTOR.


MARZO 91 91 100% Optimo

JUNIO 1.158 1.158 100% Optimo

SEPTIEMBRE 30 30 100% Optimo





Análisis: Se efectúa el auto de conocimiento de avoco en termino de 5 días hábiles de todos los procesos enviados por el Grupo de recaudo, una vez se verifica que cumplen los requisitos de Ley para genera su posterior acto administrativo


Nombre del indicador: MPA2-01 OPORTUNIDAD EN LA NOTIFICACIÓN DEL MANDAMIENTO DE PAGO

OPORTUNIDAD EN LA NOTIFICACIÓN DEL

MANDAMIENTO DE PAGO


MARZO 959 1.028 93% Adecuado

JUNIO 929 966 96% Adecuado

SEPTIEMBRE 50 92 54% Critico

DICIEMBRE 29 43 67% Critico

Análisis. El indicador queda en critico debido a que es requisito indispensable para Notificar el Mandamiento de Pago la entrega de la guía de recibido o devuelto del oficio




en el cual se cita al representante legal para ser notificado personalmente. Una vez recibida esta guía se procederá a notificar por correo certificado o por avisa en prensa. Estas Certificaciones de entrega de Correo Certificado actualmente, se encuentran en seguimiento ya que la Oficina Gestión Documental de ICBF-Regional Bogotá, no ha enviado pruebas de entrega de los oficios enviados por correo certificado, acto que ha imposibilitado a este Despacho para adelantar gestiones en cada proceso, poniendo en alto riesgo de prescripción de los títulos que determinan las obligaciones objeto de cobro. El indicador queda en critico debido a que es requisito indispensable para Notificar el Mandamiento de Pago la entrega de la guía de recibido o devuelto del oficio en el cual se cita al representante legal para ser notificado personalmente. Una vez recibida esta guía se procederá a notificar por correo certificado o por avisa en prensa. Estas Certificaciones de entrega de Correo Certificado actualmente, se encuentran en seguimiento ya que la Oficina Gestión Documental de ICBF-Regional Bogotá, no ha enviado pruebas de entrega de los oficios enviados por correo certificado, acto que ha imposibilitado a este Despacho para adelantar gestiones en cada proceso, poniendo en alto riesgo de prescripción de los títulos que determinan las obligaciones objeto de cobro.

Punto(s) Crítico(s): Como se pude observar para comprobar cada una de las etapas de la notificación debemos tener como prueba la guía o comprobante de entrega emitida por la empresa de correos 472, la cual se demora entre tres a cinco meses en allegar el comprobante, afectando el impulso procesal.

Nombre del indicador: MPA2-04 OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DE LA RESOLUCIÓN QUE RECONOCE O NIEGA LA CALIDAD DE DENUNCIANTE




OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DE LA RESOLUCIÓN QUE

RECONOCE O NIEGA LA CALIDAD DE DENUNCIANTE.




Análisis: Es importante exponer dentro del análisis, que realizamos del indicador, consideramos que el mismo no está bien planteado, ya que este se reporta basándose en todas las resoluciones realizada en el semestre, sin percibir que esto debería ser únicamente en relación a las denuncias nuevas radicadas en el mismo periodo, sin embargo la dependencia de Vocaciones hereditarias, bienes vacante y Mostrencos de la Regional Bogotá, ha realizado un arduo trabajo en cuando a la definición de calidad de denunciante, y continuara buscando la forma de depurar los procesos.


Nombre del indicador: MPA2-05 PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LOS CRÉDITOS A FAVOR DEL ICBF EN LOS PROCESOS CONCURSALES DE INSOLVENCIAL EMPRESARIAL EL LEY 1116 DE 2006




PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LOS CRÉDITOS A FAVOR DEL ICBF EN LOS PROCESOS CONCURSALES DE INSOLVENCIAL EMPRESARIAL EL

LEY 1116 DE 2006




SEPTIEMBRE 20 20 100% Optimo


Análisis: La presentación de los créditos a favor del ICBF, se realiza de manera oportuna dentro del término legal establecido en la ley para cada caso. Para el mes de diciembre DE 2013 se llevaron a cabo 8 procesos para su representación.


Nombre del indicador: MPA2-06 OPORTUNIDAD EN LA RESOLUCION DE RECURSOS EN SEDE ADMINISTRATIVA




OPORTUNIDAD EN LA RESOLUCION DE RECURSOS

EN SEDE ADMINISTRATIVA


MARZO 0 0 0 No Aplica


SEPTIEMBRE 6 6 100% Optimo DICIEMBRE 9 9 100% Optimo

Análisis: Se contestaron la totalidad de los recursos recibidos dentro del término legal.


Nombre del indicador: MPA2-07 AVANCE DE LA PUESTA EN OPERACIÓN DEL SOFTWARE SIJA U OTRO No Aplica

Nombre del indicador: MPA2-08 OPORTUNIDAD EN LA CONTESTACIÓN DE DEMANDAS DE LOS PROCESOS JUDICIALES




OPORTUNIDAD EN LA CONTESTACIÓN DE DEMANDAS

DE LOS PROCESOS JUDICIALES




SEPTIEMBRE 10 10 100% Optimo DICIEMBRE 10 10 100% Optimo

Análisis: Una vez las demandas son notificadas al ICBF, los abogados del Grupo de Representación judicial controlaron términos y contestaron dentro de los tiempos establecidos, logrando así, una ejecución del 100%

Punto(s) Crítico(s): No se presenta puntos críticos

3.1 Desempeño de los Macro proceso/procesos: Gestión de Servicio y Atención / Gestión De Atención a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias






Análisis: Las QyR se recepcionan a través de los diferentes canales (telefónico, presencial, escrito, virtual) en los puntos de atención de C.Z y en la Oficina de Gestión de Servicios y Atención de la Regional Bogotá, las cuales son direccionadas oportunamente a los diferentes responsables. Corte 31/12/2013


Análisis: En el Mes de Diciembre 2013, se obtuvo un porcentaje de 53%, evidenciando que la oportunidad no cuenta con las condiciones requeridas para el indicador establecido. Durante el




desarrollo del mes de Diciembre se recibieron 405 denuncias de las cuales 214 contaron con oportunidad de 3 días de respuesta.

Punto(s) Crítico(s): En cuanto a los factores para no obtener la oportunidad requerida en el mes de Diciembre en las 191 denuncias restantes fueron: El grupo de profesionales que se encuentra vinculado al proceso de verificación de denuncias Regional Bogotá, no se encuentra completo según el enfoque del mismo para el desarrollo pleno de las actividades diarias; esto debido a que se han presentado traslado a otras área y Centro Zonales sin la respectiva reposición de los profesionales al área de denuncias. Durante este mes se presentaron los periodos de vacaciones y permisos navideños del personal de planta. Es importante destacar que las denuncias no requieren solo de una visita, sino que en ocasiones se generan dos y hasta tres desplazamientos a fin de obtener la información


Análisis: En este mes se presentó una disminución en el indicador respecto al mes anterior debido a varios aspectos; vacaciones de los Equipos de las Defensorías teniendo que asumir una sola Defensoría la agenda del mes; reubicaciones de Defensores de Familia en C.Z lo que amerito cambio en el SIM y el SEAC a través de MIS, que no fueron asignados a tiempo; Alta demanda de asuntos conciliables. Los siguientes Centros Zonales ha aumentado paulatinamente el Indicador, Ciudad Bolívar y Suba y los C.Z que bajaron el indicador son Mártires y Santafé. Por otro lado los C.Z que mantienen un indicador adecuado y óptimo son Barrios Unidos, Bosa, Fontibón, Kennedy, Puente Aranda, San Cristóbal, Tunjuelito y Usme.

Punto(s) Crítico(s): Los C.Z que continúan presentando un indicador crítico son Engativá, Rafael Uribe y Usaquén.





Análisis: Este indicador se logra debido a que el Equipo de profesional de la Central de Denuncias constata el total de las denuncias que se reciben en el mes.


Análisis: El resultado de este indicador se debe no solo al registro en el Aplicativo sino por el continuo seguimiento por los profesionales del GSA Reg. Bogotá. En cuanto a las Q y R que a la fecha no se han gestionado y se encuentran en estado vencido se solicitó a la Dirección Regional




elevar No Conformidad del Servicio, para los Grupos y C.Z que no cumplen con los términos de calidad y oportunidad en este tipo de peticiones.

3.1 Desempeño de los Macro proceso / procesos: Evaluación, Monitoreo y Control de la Gestión


Nombre del indicador: MPEV1-P2-03 % NC por proceso con cierre efectivo. Para la presente Revisión este indicador no reporta valoración.

Nombre del Indicador: % de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento.

MPEV1-P2-05 % de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento


SEPTIEMBRE 100% OPTIMO

Análisis: A corte 31 de Diciembre de 2013 la Regional Bogotá, no cuenta con Plan de Mejoramiento, hasta tanto se den a conocer los resultados de la Auditoria Regular de la CGR para conocer el informe oficial. En la medición anterior el indicador presento un comportamiento óptimo.




Puntos Críticos: A cierre 31 de Diciembre de 2.013 el proceso Número de Incidentes de Seguridad Atendidos Oportunamente se encuentra en estado óptimo y no presenta puntos críticos.

3.1 Desempeño de los Macro proceso/procesos: Aseguramiento a Estándares / Verificación Inspección y Control a Instituciones que Prestan Servicio Público de Bienestar Familiar



Análisis: El Equipo de Aseguramiento de la Regional Bogotá, hizo especial énfasis en documentar el seguimiento a los Planes de mejoramiento, a fin de trabajar en alianza con cada uno de los socios estratégicos, como estrategia de siembra para el 2014 y cosecha, en mayor cumplimiento y en una óptima prestación del servicio por cada modalidad de atención.





Análisis: En el seguimiento realizado por el equipo de aseguramiento regional Bogotá, se continúa enfatizando en la contundencia de las actividades planeadas y ejecutadas, como estrategia para mitigar los hallazgos y evitar reincidencia. De los 133 casos, 121 se ejecutaron acciones conducentes al cierre, las 12 que no fueron contundentes, fueron reforzadas y enviadas mediante correo electrónico el 29/01/2014, estamos pendientes de la retroalimentación por parte de la OAC de la Sede de la Dirección General.





Análisis: En el seguimiento realizado por el equipo de aseguramiento regional Bogotá, se continúa enfatizando en la contundencia de las acciones formuladas y ejecutadas, como estrategia para mitigar los hallazgos y evitar reincidencia.

Punto(s) Crítico(s): De los 146 casos, 138 fueron debidamente formuladas, sin embargo, 8 casos se les formuló acciones que fueron insuficientes para obtener el cierre, una de las causas es la rotación de personal en los centros zonales, motivo por el cual se solicitó para el 2014 a cada coordinador de centro zonal permanencia en el profesional delegado como enlace de Aseguramiento de Estándares de su centro zonal.


Análisis: El Equipo de Aseguramiento de la Regional Bogotá, durante el 2013 hizo especial énfasis durante los GET mensuales sobre la contundencia de ejecutar acciones conducentes a mitigar las causas desencadenantes de SRI, lo que trajo como consecuencia que de los 321 casos, 318 obtuvieron cierre

Punto(s) Crítico(s): Los restantes 3 casos, se causan por sobrecupo, motivo por el cual los profesionales de centros zonales se comprometieron a trabajar en la reunión del inicio del año, con los Representantes Legales sobre el tema.





Análisis: El Grupo Jurídico y el equipo de licencias de funcionamiento velo por el cumplimiento por parte de las Instituciones en cuanto a la renovación de licencia de funcionamiento ya que es una obligación esencial, para la continuación del contrato. De esta manera se logró que no exista ningún contrato sin la correspondiente licencia.




3.2 Conformidad del Servicio:

Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Macroproceso/procesos misionales y el macroproceso de apoyo Gestión Servicio y Atención y las acciones que se han tomado posteriormente.

Graficar por macro proceso/proceso el total de SNC describiendo el número y (%) de SNC cerradas y abiertos por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.




- Resultados comparativos con el periodo anterior: (Presentar un análisis del comportamiento de los servicios no conformes frente al reporte de la revisión anterior). En el corte septiembre – diciembre 2013 no se elevó ningún SNC, a comparación del corte enero – agosto 2013, en donde se elevaron 14 SNC. En relación al cierre, en el segundo corte se cerraron 16 SNC a comparación de primero en donde se cerraron 8. El único macro proceso que esta utilizando la acción de mejora “SNC” es el de Gestión para la Protección, específicamente el proceso de Gestión Adopciones. En el siguiente cuadro se plasman los periodos en que se elevan los SNC vs. los periodos en que se cierran los SNC, visualizando que históricamente en la Regional Bogotá el 22% de los SNC se cierran en el mismo periodo, el 55% se cierran en el segundo periodo y el 13% se cierran hasta el tercer periodo de revisión (dividiendo los periodos de enero a agosto y de septiembre a diciembre de cada vigencia, meses seleccionados teniendo en cuenda las revisiones por dirección de la vigencia 2013), obteniendo como promedio el 10% de SNC abiertos después de tres periodos de seguimiento, lapsos muy largos en comparación al requisito plasmado en el procedimiento control servicio no conforme y no conformidades del sistema, PR1.MPE2, Versión 8.0 “6. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): Inmediato”.

PERIDODO EN QUE SE ELEVA

SNC

SNC ELEVADOS

SNC CERRADOS ABIERTOS A 31 DIC

2013 ENE - AGO

2011 SEP - DIC

2011 ENE - AGO

2012 SEP - DIC

2012 ENE - AGO

2013 SEP - DIC

2013

ENE - AGO 2011 24 5 15 4 SEP - DIC 2011 11 6 5

ENE - AGO 2012 1 1 SEP - DIC 2012 19 2 7 5 5

ENE - AGO 2013 14 1 11 2 SEP - DIC 2013 0 0 0




TOTAL 69 5 21 10 2 8 16 7

4. Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso (Período Evaluado):

Nombre del indicador MPA1-P5-01 - NIVEL DE CUMPLIMIENTO ESTÁNDAR DE CONSUMO DE AGUA

NIVEL DE CUMPLIMIENTO ESTANDAR CONSUMO DE AGUA


MARZO 14.916 12.522 119% CRITICO

JUNIO 6.906 12.522 55% OPTIMO

SEPTIEMBRE 13.844 10.911 127% CRITICO


119%

55%

127%

60%

0%

50%

100%

150%

200%

250%

300%

350%

400%

450%

MAR JUN SEP DIC

OPTIMO CRITICO EN RIESGO ADECUADO RESULTADO FINAL




Análisis Se envió por correo masivo el día 20 de diciembre, video de sensibilización frente al uso adecuado del Agua y la Energía. Se realizan mantenimientos correctivos.


Nombre del indicador MPA1-P5-02 - NIVEL DE CUMPLIMIENTO ESTÁNDAR DE CONSUMO DEL RECURSO ENERGÉTICO.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO ESTANDAR CONSUMO DEL RECURSO

ENERGETICO


MARZO 285.895 301.241 95% ADECUADO

JUNIO 297.072 301.241 99% ADECUADO

SEPTIEMBRE 298.171 291.484 102% RIESGO

DICIEMBRE 331.305 291.484 114% CRITICO

Análisis

95% 99% 102%

114%

0%

50%

100%

150%

200%

250%

MAR JUN SEP DICOPTIMO EN RIESGO ADECUADO CRITICO RESULTADO FINAL




Se envió por correo masivo el día 20 de diciembre, video de sensibilización frente al uso adecuado del Agua y la Energía; se realizan mantenimientos correctivos, Se realizan limpieza y mantenimiento de las luminarias de la Regional Bogotá y los 16 centros zonales.

Punto(s) Crítico(s): A pesar de los mantenimientos correctivos que se hacen, aún falta implementación de

dispositivos ahorradores que nos permita generar un mayor impacto en el consumo de energía.

Todavía existe apatía por parte de los servidores públicos para realizar un consumo responsable pensé a las constantes campañas de sensibilización.

Nombre del indicador MPA1-P5-09 - EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GESTION AMBIENTAL


MARZO N.R 300.000.000 0 CRITICO

JUNIO 1.984.560 300.000.000 1% CRITICO

SEPTIEMBRE 95.799.467 300.000.000 32% RIESGO

DICIEMBRE 252.447.433 334.618.637 75% RIESGO

0% 1%

32%

75%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

MAR JUN SEP DIC

MPA1-P5-09 - EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GESTIÓN AMBIENTAL.

ADECUADO EN RIESGO CRITICO OPTIMO RESULTADO FINAL




Análisis Se realiza reporte de seguimiento al cronograma de ejecución presupuestal, a la Dirección Administrativa, De acuerdo a la hoja de vida del indicador MPA1-P5-09, el porcentaje del 75% se interpreta como la ejecución presupuestal de gestión ambiental, pero de acuerdo a la unidad ejecutora impresa a 30/12/2013 para el rubro C12303000010101, como saldo disponible se registra $8, para ello se solicita corrección del indicador.

Punto(s) Crítico(s): Durante la primera época del año se realiza todo el proceso contractual por ende en los

primeros meses no se ven datos reflejados, hasta que se firme el contrato, se inicie la prestación del servicio y se paga la primera cuenta.

Desde el momento de la prestación del servicio contratado y la radicación de la cuenta hasta que se reflejen los recursos ejecutados en los informes financieros, el proceso se está demorando aproximadamente dos meses, situación que afecta en el indicador porque se demora en visualizarse la ejecución real.

Por las cuantías determinadas para cubrir cada una de estas necesidades, debieron realizarse los procesos de convocatoria pública por la modalidad de menor cuantía, lo cual requiere de mínimo dos (2) meses desde que se inicia la publicación hasta que se adjudica y legalizan los contratos resultantes. De otra parte, los estudios previos son más complejos para elaborar, por lo tanto, requieren de mayor tiempo, para el caso de los elementos de ferretería, se necesitó la elaboración de una ficha técnica para cada producto y en el caso de los mantenimientos de instalaciones físicas, el diagnóstico de las necesidades y su priorización para ajustarlas al presupuesto asignado, también toma bastante tiempo. Con el agravante que la convocatoria cuyo objeto era seleccionar el contratista que suministrara los elementos de ferretería se declaró desierto y debió realizarse nuevamente, lo cual trajo como consecuencia que el presupuesto correspondiente se comprometió en el mes de julio-2013. Los recursos programados inicialmente para la poda y tala de árboles por valor de $6.000.000=, que se comprometieron en el mes de agosto-2013, se aclara, que la demora surgida para llevar a cabo la selección del contratista que preste este servicio, se derivó del déficit existente en la disponibilidad presupuestal para cubrir esta necesidad, teniendo en cuenta que en los estudios de mercado realizados para la elaboración de estudios previos el valor requerido ascendió a $19.000.000.

Nombre del indicador MPA1-P5-10 - EJECUCIÓN DE PLANES DE GESTION AMBIENTAL




EJECUCION PRESUPUESTAL DE GESTIONAMBIENTAL


MARZO N.R N.R 0 CRITICO

JUNIO 7 25 28% ADECUADO


DICIEMBRE 25 25 100% OPTIMO

Análisis Se realiza reporte de seguimiento al cronograma de ejecución del PGA, a la Dirección Administrativa. Reportando el 100% de las actividades Cumplidas.

Punto(s) Crítico(s):

A la Regional Bogotá se le establecieron 25 actividades para realizar seguimiento las cuales se encontraban con fecha de cumplimiento de la siguiente manera:

0%

28%44%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

MAR JUN SEP DIC

MPA1-P5-10 - EJECUCIÓN DE PLANES DE GESTION AMBIENTAL

CRITICO EN RIESGO ADECUADO OPTIMO RESULTADO FINAL




PERIODO No. De Actividades % EQUIVALENTE

Enero a Enero 2 actividades 8%

Enero a marzo 1 actividad 4%

Enero a julio 3 actividades 12%

Enero a mayo 1 actividad 4%

Enero a Diciembre 9 actividades 36%

Febrero a diciembre 3 actividades 12%

Enero a octubre 3 actividades 12%

Enero a agosto 2 actividades 8%

Marzo a Septiembre 1 actividad 4%

TOTAL 100%

El 72 % de las actividades reflejan cumplimiento hasta después de segundo semestre del año y de este porcentaje el 36 % refleja cumplimiento hasta finalizar el año; situación que en los primeros meses del año mostro este indicador en crítico. Se sugiere replantear el indicador para así determinar mayor objetividad la evolución de la Regional.

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.1 Acciones Correctivas

Graficar por macroproceso/proceso el total de Acciones Correctivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y por fuente. La fuente de Información Isolucion.




- Resultados comparativos con el periodo anterior: En relación a las AC elevadas por fuente diferente a auditoria se observa que en el corte septiembre – diciembre 2013 se elevaron 5 AC, a comparación del corte enero – agosto 2013, en donde se elevaron 21 AC (23% de AC elevadas en el periodo evaluado vs. periodo anterior). En relación al cierre, en el segundo corte se cerraron 5 AC a comparación de primero en donde se cerraron 2. Los siete (7) Macro Procesos / Procesos que utilizaron la acción de mejora “AC” fueron Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia, Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia, Gestión Restablecimiento de Derechos, Gestión Humana, Gestión Financiera, Gestión Servicio y Atención, Gestión de Atención a PQRS. En el siguiente cuadro se plasman los periodos en que se elevan las AC vs. los periodos en que se cierran las AC, dividiendo los periodos de enero a agosto y de septiembre a diciembre de cada vigencia, meses seleccionados teniendo en cuenda las revisiones por dirección de la vigencia 2013, visualizando que históricamente en la Regional Bogotá el 27% de las AC se cierran en el mismo periodo, el 31% se cierran en el segundo periodo, el 5% se cierran hasta el tercer periodo de revisión, 2% se cierran en el cuarto periodo, el 0% en el quinto periodo y un 2% en el sexto periodo, obteniendo como promedio el 34% de AC abiertas y vencidas después de seis periodos de seguimiento, lapsos muy largos teniendo en cuenta que el promedio de tiempos de tratamiento (fecha prevista de cierre menos fecha de creación) es de 122 días (uno, máximo dos periodos).


AC

AC

ELEV

AD

AS

CERRADAS

AB

IER

TAS

A

DIC

20

13

VEN

CID

AS

A D

IC 2

01

3

ENE - AGO 2011

SEP - DIC 2011

ENE - AGO 2012

SEP - DIC 2012

ENE - AGO 2013

SEP - DIC 2013

ENE - AGO 2011 4 0 1 3

SEP - DIC 2011 20 7 12 0 1

ENE - AGO 2012 11 8 2 0 0 1

SEP - DIC 2012 0 0

ENE - AGO 2013 21 1 4 16

SEP - DIC 2013 5 1 2 2

TOTAL 61 0 8 23 2 2 5 3 18

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.2 Acciones Preventivas

Graficar por macroproceso/proceso el total de Acciones Preventivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y por fuente. La fuente de Información Isolucion.




- Resultados comparativos con el periodo anterior: En relación a las AP elevadas se observa que en el corte septiembre – diciembre 2013 no se elevó ninguna AP, a comparación del corte enero – agosto 2013, en donde se elevó una AP. En relación al cierre, en el segundo corte no se cerró ninguna AP a comparación de primero en donde se cerraron 10. En el siguiente cuadro se plasman los periodos en que se elevan las AP vs. los periodos en que se cierran las AP, dividiendo los periodos de enero a agosto y de septiembre a diciembre de cada vigencia, meses seleccionados teniendo en cuenda las revisiones por dirección de la vigencia 2013, visualizando que históricamente en la Regional Bogotá el 0% de las AP se cierran en el mismo periodo y el 61% se cierran en el segundo periodo, obteniendo como promedio el 6% de AP abiertas y el 33% vencidas después de seis periodos de seguimiento, lapsos esperados de cierre teniendo en cuenta que el promedio de tiempos de tratamiento (fecha prevista de cierre menos fecha de creación) es de 232 días (uno, máximo dos periodos). Se debe tener en cuenta que el 50% de AP vencidas son de resorte nacional.


AP

AP

ELEV

AD

AS

CERRADAS

AB

IER

TAS

A

DIC

20

13

VEN

CID

AS

A D

IC 2

01

3

ENE - AGO 2011

SEP - DIC 2011

ENE - AGO 2012

SEP - DIC 2012

ENE - AGO 2013

SEP - DIC 2013

ENE - AGO 2011 0

SEP - DIC 2011 1 1

ENE - AGO 2012 0

SEP - DIC 2012 16 10 1 5

ENE - AGO 2013 1 1




SEP - DIC 2013 0

TOTAL 18 0 0 1 0 10 0 1 6

5.3 No Conformidad del Sistema:

Graficar por macroproceso/proceso el total de NCS describiendo el número y (%) de NCS cerradas y abiertas por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.




- Resultados comparativos con el periodo anterior: (Presentar un análisis del comportamiento de los servicios no conformes frente al reporte de la revisión anterior). En el corte septiembre – diciembre 2013 se elevó una NCS, a comparación del corte enero – agosto 2013, en donde se elevaron 31 NCS. En relación al cierre, en el segundo corte se cerraron 23 NCS a comparación de primero en donde se cerraron 32. Los macro procesos que están utilizando la acción de mejora “NCS” es el de Mejoramiento Continuo, Gestión para la Protección, específicamente el proceso de Gestión Restablecimiento de Derechos, Gestión Soporte en Gestión Humana, Gestión Administrativa y Gestión Contratación, Gestión de Servicio y Atención, Gestión de Atención a PQRS y Gestión Tecnológica. En el siguiente cuadro se plasman los periodos en que se elevan las NCS vs. los periodos en que se cierran las NCS, visualizando que históricamente en la Regional Bogotá el 44% de las NCS se cierran en el mismo periodo, el 39% se cierran en el segundo periodo, el 8% se cierran hasta el tercer periodo de revisión y el 5% hasta el 4to periodo (dividiendo los periodos de enero a agosto y de septiembre a diciembre de cada vigencia, meses seleccionados teniendo en cuenda las revisiones por dirección de la vigencia 2013), obteniendo como promedio el 3% de NCS abiertas después de cinco periodos de seguimiento, lapsos muy largos en comparación al requisito plasmado en el procedimiento control servicio no conforme y no conformidades del sistema, PR1.MPE2, Versión 8.0 “6. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): Inmediato”.

NCS ELEVADAS

CERRADAS ABIERTAS

A DIC 2013




PERIDODO EN QUE SE ELEVA AP

ENE - AGO 2011

SEP - DIC 2011

ENE - AGO 2012

SEP - DIC 2012

ENE - AGO 2013

SEP - DIC 2013

ENE - AGO 2011

83 42 25 6 8 1 1

SEP - DIC 2011

38 8 26 2 1 1

ENE - AGO 2012

47 30 7 7 2 1

SEP - DIC 2012

20 4 11 2 3

ENE - AGO 2013

31 12 17 2

SEP - DIC 2013

1 1

TOTAL 220 42 33 62 21 32 23 7

5.4 No Conformidad del Sistema Ambiental:

Graficar por macroproceso/proceso el total de NCS describiendo el número y (%) de NCS cerradas y abiertos por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

Normatividad Requisito no cumplido Ambiental Descripción de no

cumplimiento

Decreto 4741 de 2005

Art. 10°. Obligaciones del Generador. De conformidad con lo establecido en la Ley, en el marco de la gestión integral de los residuos o desechos peligrosos, el generador debe:

a) Garantizar la gestión y manejo integral de los residuos o desechos peligrosos que genera.

En la Resolución No.2237 del 17 de Octubre de 2013 “Por la cual se aprueba la eliminación y baja definitiva de lámparas luminarias”; Pero por disponibilidad de recursos para viáticos no se puede hacer el traslado de estas luminarias




b) Elaborar un plan de gestión integral de los residuos o desechos peligrosos que genere tendiente a prevenir la generación y reducción en la fuente, así como, minimizar la cantidad y peligrosidad de los mismos.

En la Resolución No.2237 del 17 de Octubre de 2013 “Por la cual se aprueba la eliminación y baja definitiva de lámparas luminarias”; Pero por disponibilidad de recursos para viáticos no se puede hacer el traslado de estas luminarias

c) Identificar las características de peligrosidad de cada uno de los residuos o desechos peligrosos que genere, para lo cual podrá tomar como referencia el procedimiento establecido en el artículo 7 del presente decreto, sin perjuicio de lo cual la autoridad ambiental podrá exigir en determinados casos la caracterización físico-química de los residuos o desechos si así lo estima conveniente o necesario.

El Plan de PSIRS, se presentó al finalizar la vigencia el cual fue aprobado y se debe ejecutar en la vigencia 2014.

d) Garantizar que el envasado o empacado, embalado y etiquetado de sus residuos o desechos peligrosos se realice conforme a la normatividad vigente.

El Plan de PSIRS, se presentó al finalizar la vigencia el cual fue aprobado y se debe ejecutar en la vigencia 2014

e) Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1609 de 2002 o aquella norma que la modifique o sustituya, cuando remita residuos o desechos peligrosos para ser transportados. Igualmente, suministrar al transportista de los residuos o desechos peligrosos las respectivas Hojas de Seguridad.

El Plan de PSIRS, se presentó al finalizar la vigencia el cual fue aprobado y se debe ejecutar en la vigencia 2014

En relación con las luminarias y los residuos electrónicos:

Art. 15 Responsabilidad del Fabricante o Importador (el ICBF, puede gestionar estos residuos con el proveedor)

No se tuvo en cuenta la inclusión de las obligaciones del contratista de suministro de elementos de ferretería.

Art. 20 Los residuos provenientes del consumo de productos o sustancias peligrosas están sujetos a plan de gestión de devolución de productos post consumo.

No se tuvo en cuenta la inclusión de las obligaciones del contratista de suministro de elementos de aseo y cafetería, transporte mantenimiento de vehículos, fumigación.




Decreto 895 de 2008

TODA - Cumplimiento a la normatividad, el cual estableció la obligatoriedad del cambio de bombillas incandescentes por lámparas ahorradoras de energía, al igual de cómo debe desarrollarse su monitoreo, seguimiento, recolección y disposición final de las bombillas.

Se han presentado los cambios de luminarias de acuerdo a las solicitudes, quedan áreas que cuentan con bombillas incandescentes.

Decreto 3450 de 2008

Art 1 En el territorio de la República de Colombia, todos los usuarios del servicio de energía eléctrica sustituirán, conforme a lo dispuesto en el presente decreto, las fuentes de iluminación de baja eficacia lumínica, utilizando las fuentes de iluminación de mayor eficacia lumínica disponibles en el mercado.

. Se han presentado los cambios de luminarias de acuerdo a las solicitudes, quedan áreas que cuentan con bombillas incandescentes.

Resolución 180606 de

2008

Art 5 Seguimiento: las entidades deberán reportar semestralmente al Ministerio de Minas y Energía la información relacionada con la presente medida

La sede Nacional No a dado claridad sobre a quien la regional le debe hacer este reporte de esta información.

Normatividad Requisito no cumplido SySO Descripción de no

cumplimiento

Ley 009 DE 1979 Código Sanitario Nacional

Artículo 84º.- Todos los empleadores están obligados a:

De acuerdo a inspecciones periódicas locativas, se determina que existen en algunos puestos de trabajo la necesidad de cambio parcial o total de los mismos.

a. Proporcionar y mantener un ambiente de trabajo en adecuadas condiciones de higiene y seguridad, establecer métodos de trabajo con el mínimo de riesgos para la salud dentro de los procesos de producción;

Resolución 1016 de 1989 MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

ARTICULO 10: Los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, tienen como finalidad principal la promoción, prevención y control de la salud del trabajador, protegiéndolo de los factores de riesgo ocupacionales, ubicándolo en un sitio de trabajo acorde con sus condiciones psicofisiológicas y manteniéndolo en aptitud de producción de trabajo.

De acuerdo a inspecciones periódicas locativas, se determina que existen en algunos puestos de trabajo la necesidad de cambio parcial o total de los mismos.

ARTICULO 11: El subprograma de Higiene y Seguridad Industrial tiene como objeto la identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que puedan afectar la salud de los trabajadores.




ARTICULO 14: El Programa de Salud Ocupacional, deberá mantener actualizados los siguientes registros mínimos:

Se solicita a contrato externo de aseo , las fichas técnicas de químicos utilizados y la socialización de las mismas

1. Listado de materias primas y sustancias empleadas en la empresa.

2. Agentes de riesgos por ubicación y prioridades.

3. Relación de trabajadores expuestos a agentes de riesgo.

4. Evaluación de los agentes de riesgos ocupacionales y de los sistemas de control utilizados........

Resolución 1075 de 1992 MINISTERIO DE TRABAJO

Y SEGURIDAD

SOCIAL

Artículo 1: Los empleadores públicos y privados, incluirán dentro de las actividades del Subprograma de medicina preventiva, establecido por la Resolución 1016 de 1.989 campañas específicas, tendientes a fomentar la prevención y el control de la fármaco dependencia, el alcoholismo y el tabaquismo, dirigidas a sus trabajadores.

No se ha socializado programa y política, realiza actividades contratadas por terceros, pendiente firmar política y validación de programa por parte de la Dirección General de Gestión Humana y socializarla

Resolución 2346 de 2007 MINISTERIO

DE LA PROTECCIÓN

SOCIAL

Artículo 3°. Tipos de evaluaciones médicas ocupacionales. Las evaluaciones médicas ocupacionales que debe realizar el empleador público y privado en forma obligatoria son como mínimo, las siguientes:

No se realizaron exámenes médicos periódicos en 2013

1. Evaluación médica pre ocupacional o de pre ingreso.

2. Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas (programadas o por cambios de ocupación).

3. Evaluación médica pos ocupacional o de egreso.

El empleador deberá ordenar la realización de otro tipo de evaluaciones médicas ocupacionales, tales como pos incapacidad o por reintegro, para identificar condiciones de salud que puedan verse agravadas o que puedan interferir en la labor o afectar a terceros, en razón de situaciones particulares.

Artículo 4°. El empleador tiene la obligación de informar al médico que realice las evaluaciones médicas pre ocupacionales, sobre los perfiles del cargo describiendo en forma breve las tareas y el medio en el que se desarrollará su labor.

No existen la totalidad de profesiogramas, se solicitan los mismos a la Dirección de Gestión Humana

En el caso de que se realice la contratación correspondiente, el empleador deberá adaptar las condiciones de trabajo y medio laboral según las recomendaciones sugeridas en el reporte o certificado resultante de la evaluación médica pre ocupacional.

Artículo 7°. Información básica requerida para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales. Para realizar

Existen documentos de programa de vigilancia




las evaluaciones médicas ocupacionales, el empleador deberá suministrar la siguiente información básica:

epidemiológico , pero no se ha iniciado la ejecución de los mismos 1. Indicadores epidemiológicos sobre el

comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los trabajadores, en relación con su exposición.

2. Estudios de higiene industrial específicos, sobre los correspondientes factores de riesgo.

3. Indicadores biológicos específicos con respecto al factor de riesgo.

Artículo 13. Evaluaciones médicas específicas según factores de riesgo. El empleador está obligado a realizar evaluaciones médicas ocupacionales específicas de acuerdo con los factores de riesgo a que esté expuesto un trabajador y según las condiciones individuales que presente, utilizando corno mínimo, los parámetros establecidos e índices biológicos de exposición (BEI), recomendados por la ACGIH.

No Aplica

Resolución 2646 de 2008 MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

Artículo 7°. Factores psicosociales extra laborales que deben evaluar los empleadores. Los empleadores deben contar como mínimo con la siguiente información sobre los factores extra laborales de sus trabajadores:

No se ha aplicado la Batería de Riesgo Psicosocial, la Dirección Nacional lo tiene programado para ejecutar en el 2014

a) Utilización del tiempo libre: Hace referencia a las actividades realizadas por los trabajadores fuera del trabajo, en particular, oficios domésticos, recreación, deporte, educación y otros trabajos.

b) Tiempo de desplazamiento y medio de transporte utilizado para ir de la casa al trabajo y viceversa...........

Artículo 8°. Factores psicosociales individuales que deben ser identificados y evaluados por el empleador. Los empleadores deben contar, como mínimo, con la siguiente información sobre los factores psicosociales individuales de sus trabajadores:

No se ha aplicado la Batería de Riesgo Psicosocial, la Dirección Nacional lo tiene programado para ejecutar en el 2014

a) Información socio demográfica actualizada anualmente y discriminada de acuerdo al número de trabajadores. Esta información debe incluir datos sobre: sexo, edad, escolaridad, convivencia en pareja, número de personas a cargo, ocupación, área de trabajo, cargo, tiempo de antigüedad en el cargo.

b) Características de personalidad y estilos de afrontamiento mediante instrumentos psicométricos y clínicos aplicados por expertos.

Artículo 16. Vigilancia epidemiológica de factores de riesgo psicosocial en el trabajo. Los empleadores deben adelantar programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo psicosocial, con el apoyo de expertos y la asesoría de la

Existe documentado PVE en riesgo Epidemiológico pero no se ha iniciado la ejecución, se realizan actividades de promoción y




correspondiente administradora de riesgos profesionales

prevención con el fin de mitigar el riesgo.


ARTÍCULO 14. LINEAMIENTOS PARA EL PERMISO DE TRABAJO EN ALTURAS. El permiso de trabajo en alturas es un mecanismo que mediante la verificación y control previo de todos los aspectos relacionados en la presente resolución que establece el reglamento técnico para trabajo seguro en alturas.

No existe programa de alturas en el ICBF.


Artículo 3º. Obligaciones del empleador. Todo empleador que tenga trabajadores que realicen tareas de trabajo en alturas con riesgo de caídas como mínimo debe:


1. Realizar las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales conforme a lo establecido en las Resoluciones 2346 de 2007 y 1918 de 2009 expedidas por el Ministerio de la Protección Social o las normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen.

2. Incluir en el programa de salud ocupacional denominado actualmente Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el programa de protección contra caídas de conformidad con la presente resolución, así como las medidas necesarias para la identificación, evaluación y control de los riesgos asociados al trabajo en alturas, a nivel individual por

empresa o de manera colectiva para empresas que trabajen en la misma obra;...

Artículo 7º. Contenido. El programa debe contener medidas de prevención y protección contra caída de alturas y debe hacer parte de las medidas de seguridad del Programa de Salud Ocupacional que de ahora en adelante se llamará Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).


Artículo 9º. Capacitación o certificación de la competencia laboral de trabajadores que realicen trabajo en alturas. Todos los trabajadores que laboren en las condiciones de riesgo que establece el artículo 1° de la presente resolución deben tener su respectivo certificado para trabajo seguro en alturas, el cual podrán obtener mediante capacitación o por certificación en la competencia laboral.


Artículo 10. Personas objeto de la capacitación. Se deben capacitar en trabajo seguro en alturas:

No existe programa de alturas en el ICBF. 1. Jefes de área que tomen decisiones administrativas

en relación con la aplicación de este reglamento en




empresas en las que se haya identificado como prioritario el riesgo de caída por trabajo en altura;

2. Trabajadores que realizan trabajo en alturas;

3. Coordinador de trabajo en alturas;

4. Entrenador en trabajo seguro en alturas; y,

5. Aprendices de formación titulada de las instituciones de formación para el trabajo, que ofrezcan programas en los que en su práctica o vida laboral pueda existir el riesgo de caída en alturas, deben ser formados y certificados en el nivel avanzado de trabajo seguro en alturas por la misma institución.

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

4) Las empresas con fundamento en la Resolución 1016 de 1989, Resolución 1075 de 1992, y la Resolución No 1956 de 2008, deben diseñar e implementar un programa de prevención adecuado a las características del sector económico, del perfil socio demográfico de los trabajadores y de los factores de riesgo y de protección a los que naturalmente están expuestos los trabajadores en la empresa, en una política de prevención del consumo de sustancias psicoactivas en las empresas

Se realizaron capacitaciones por la Dirección Nacional enmarcadas en el programa ELAD, espacio Libre de Alcohol y Drogas contratado con tercero, pero no se cuenta con programa socializado y política del mismo directo del ICBF

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

Macroproceso/proceso:_ Direccionamiento Estratégico_______________

Compromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido / Pendiente)

Fecha de Cumplimiento

Dificultades

Diseñar e implementar una metodología que permita efectuar el seguimiento efectivo a los compromisos establecidos por la Dirección Regional resorte del nivel regional y zonal.

No se ha diseñado la metodología para seguimiento a los compromisos de RxD

Vencido

Adelantar mesas de trabajo con los responsables de proceso, con el objeto organizar los equipos de trabajo, en el

Vencido




marco de la implementación de la Fase II.

Macroproceso/proceso: Mejoramiento Continuo



Dificultades

Fortalecer el Equipo de Promotores Épicos en Centro Zonal y Grupos del Nivel Regional.

No se han programado actividades que permitan fortalecer el Equipo de promotores EPICO de los Centros Zonales y Grupos de la Regional

Pendiente 30/06/2014

Asunto centralizado en Coordinador de Centro Zonal y en referente EPICO. Pérdida de sentido de pertenencia.

Realizar Micro Auditorias al interior de las dependencias, con el objetivo de identificar debilidades que se pueden mitigar.

No se ha definido la metodología para la realización de este ejercicio


No se realizan con periodicidad definida.

Desarrollar alertas tempranas para evitar el vencimiento de actividades y acciones de mejora.

No se ha desarrollado, ni enviado alertas tempranas para seguimiento a las actividades.


Dificultad en el seguimiento de las fechas de vencimiento

Incluir los compromisos de RxD en la evaluación de objetivos laborales de los Coordinadores del nivel Regional y Zonal.

Los compromisos Laborales frente a las evaluaciones de desempeño se establecerán a partir del primero de febrero y hasta el 27 del mismo mes.


Desarrollar mesas de trabajo articuladas entre dependencias de la Regional Bogotá y la Oficina de Gestión Regional.

No se han desarrollado mesas de trabajo

Vencido




Recolectar todos los puntos ecológicos que a la fecha no cumplen con los lineamientos actuales, pintarlos y devolverlos a los Centros Zonales, previos información reportada por el Grupo de Planeación y Sistemas.

Grupo Administrativo - Se efectuó la recolección de aquellos puntos ecológicos que no cumplen con los colores establecidos. - Se encuentra pendiente solicitar la pintura requerida. - Se hizo la consulta al Grupo de Planeación sobre cuáles son los colores con los que se deben pintar los puntos ecológicos.

Vencido

Se hizo la consulta al Grupo de Planeación sobre cuáles son los colores con los que se deben pintar los puntos ecológicos.

Macroproceso/proceso: Coordinación y articulación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar



Dificultades

Realizar eventos con mandatarios y autoridades locales con el fin de socializar y posicionar el decreto 936 del 9 de mayo de 2013 por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, por el cual se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se dictan otras disposiciones.

Se realizaron desayunos de trabajo, con alcaldes y alcaldesas con el fin de socializar el decreto 936 en las siguientes localidades Kennedy, Fontibón, Ciudad Bolivar, Mártires, Puente Aranda, Suma Paz, Usme, Engativá San Cristóbal. Se socializo a nivel del CODIA en el distrito.

Cumplido 30/12/2013

Afecto en el cumplimiento del 100%. Que en las otras localidades, los alcaldes y alcaldesas de la localidad no se presentaron al desayuno de trabajo, o no confirmaron la cita.

Realizar eventos con mandatarios y autoridades locales con el fin de socializar y posicionar el decreto 936 del 9 de mayo de 2013 por el cual se reorganiza el

CZ Ciudad Bolivar: se preparó y llevo a cabo un desayuno de trabajo con el alcalde Local Dr. Juan Carlos Amaya el 22 de noviembre de 2013 y representantes de las diferentes entidades que tienen presencia en la Localidad de Ciudad

Cumplido 30/12/2013 ninguna




Sistema Nacional de Bienestar Familiar, por el cual se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se dictan otras disposiciones.

Bolivar, se logró dar a conocer el trabajo del ICBF en la localidad así como la inversión para primera infancia y se obtuvieron compromisos para trabajar mancomunadamente para vigencia 2014.


CZ Tunjuelito Vencido

Igualmente con relación al registro de la socialización del Decreto 936 con la alcaldesa, dicha actividad estaba programada a desarrollar a través de un desayuno para 18 invitados el cual fue cancelado por que a última hora la alcaldesa fue citada por el Alcalde Mayor a reunión extraordinaria el día 5 de diciembre a las 6:00am, en la misma fecha en que se realizaría la socialización a las 7:00am, posteriormente no se realizó por no contar con el presupuesto para la realización del




mismo. Se tiene programada para el mes de febrero de 2014.


CZ Usme: El 13 de diciembre se desarrolló Mesa de Trabajo de la Localidad de Sumapaz, en donde se socializó el decreto 936 del 9 de mayo de 2013. Se contó con la presencia del Alcalde Local, personero y Veedor de Sumapaz, DILE, Equipo SNBF Regional Bogotá, representantes de las modalidades y Funcionarios públicos del Centro Zonal Usme. El 18 de diciembre se desarrolló Mesa de Trabajo de la localidad de Usme, en donde se socializo el decreto 936 del 9 de mayo de 2013. Se contó con la presencia del Hospital de Usme, Alcaldía Local, Equipo SNBF Regional Bogotá, representantes de las modalidades y Funcionarios públicos del centro Zonal Usme.

Cumplido 30/12/2013

Realizar eventos con mandatarios y autoridades locales con el fin de socializar y posicionar el decreto 936 del 9 de mayo de 2013 por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar

CZ San Cristóbal: Se realizó socialización del Decreto 936 del 9 de mayo de 2013 junto con la ruta de protección propuesta para el SNBF

Cumplido 30/12/2013

A la convocatoria se invitó al alcalde de la localidad, sin embargo éste no se hizo presente, mostrando el desinterés cotidiano de




Familiar, por el cual se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se dictan otras disposiciones.

relación con el ICBF


CZ Kennedy: El 1 de noviembre del 2013, se ejecutó este compromiso mediante la estrategia de un desayuno con las siguientes autoridades: Hubo sección por parte de la JAL, un delegado de la Subdirección de Integración Social, Un delegado de la Dirección local de Educación, Un delegado del Hospital del Sur, Un delegado de la personería Local, 7 Agentes Educativos, 1 madre Sustituta, 1 Usuario de Hogar Gestor. Se socializo el decreto con las inquietudes, se crea propuesta de un presupuesto para el próximo año para presentar unos proyectos para niñez y juventud,

Cumplido 30/12/2013

No se hizo presente el alcalde a pesar de que se generó toda la motivación para lograr su presencia, enviando oficios con la debida antelación y confirmación con 8 días de

Realizar eventos con mandatarios y autoridades locales con el fin de socializar y posicionar el decreto 936 del 9 de mayo de 2013 por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, por el cual se reglamenta el

CZ Bosa: Se realiza socialización del Decreto en UAT extraordinaria realizada el día 18 de Diciembre

Cumplido 30/12/2013

Se requiere el ajuste del manual operativo del Decreto ya que no es aplicable con la actual administración Distrital




inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se dictan otras disposiciones.


CZ Rafael Uribe :Se realizó invitación a los Alcaldes Locales de Antonio Nariño y Rafael Uribe, solo aceptó la invitación la Alcadesa de la Localidad de Rafael Uribe, se llevó a cabo el desayuno de trabajo el 6 de diciembre de 2013

Vencido

Quedó pendiente ahondar en el decreto y lineamientos del SNBF debido a que el tiempo programado no fue posible cumplir por una entrevista de la Alcaldesa Local. Falta concretar fecha con el Alcalde Local de Antonio Nariño


CZ Santafé: El 2 de Octubre-2013, socialización del decreto 936 del 9 mayo de 2013, en el espacio de comité operativo de infancia y adolescencia con referentes institucionales. Pendiente con mandatarios locales en el 2014.

Vencido

Realizar eventos con mandatarios y autoridades

CZ Fontibón DICIEMBRE: ASISTENCIA MESA

Cumplido 30/12/2013




locales con el fin de socializar y posicionar el decreto 936 del 9 de mayo de 2013 por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, por el cual se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se dictan otras disposiciones.

PUBLICA 3/12/2013 en la gobernación de Cundinamarca, UATE 12/12/2013 consejo local de gobierno 12/12/2013; Mesa Colias 13/12/2013. Reunión Colia y familia 18/12/2013. 13/11/2013 se realiza desayuno para avances del Decreto 939 con la participación de delegados de la Señora alcaldesa, delegados de la personería y Madres Comunitarias.


CZ Barrios Unidos: 1. 1. Mediante oficio número 201304900000233 se enviará nuevamente invitación a cada uno de los alcaldes locales haciendo énfasis en la importancia de la divulgación y socialización del decreto 936 de 2013 y el apoyo como centro zonal en la asistencia técnica previa a los CLOPS 2. Siendo las 3:30 de la tarde se reúnen en el Centro zonal de Barrios Unidos la coordinadora Luz Dary Mesa, la Dra. Carmenza Mena referente de SNBF de la Regional Bogotá y Liliana Triviño referente de SLBF en el auditorio para dar inicio al proceso de divulgación y socialización del decreto 936 de 2013 y presentación del portafolio de servicios y programas que ofrece el

Vencido la no asistencia de los alcaldes




centro zonal Barrios Unidos. Siendo las 4:15 se da por terminado la reunión dado que los alcaldes locales de Chapinero, Teusaquillo, Barrios Unidos no se hicieron presentes frente al proceso de convocatoria efectuada. 3. se llega a la conclusión de que el 10 de enero de 2014 Se solicitara un espacio en el Consejo local de Gobierno de las tres localidades a fin de que los diferentes agentes conozcan el decreto 936 de 2013 y se apropien del mismo en las diferentes instancias de participación, a su vez dar a conocer el MANUAL OPERATIVO DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR.


CZ Engativá: Reunión con Alcalde Local y su equipo de trabajo local el día 9 de Diciembre de 2013. reunión con Alcalde local y equipo de trabajo con representantes legales coordinadoras de modalidades integrales de Primera Infancia ICBF el día 11 de Diciembre de 2013

Cumplido 30/12/2013 No





CZ Suba: Se realizó solicitud de cita a la Alcaldía Local, sin embargo por ser un mes de cierre en las diferentes entidades, comunicaron que informarían en el mes de Enero la asignación de la cita y un desayuno de trabajo.

Vencido

La fecha de solicitud no facilitó la asignación de la cita.


CZ Usaquén: Este Decreto fue socializado el GET con los servidores públicos del centro Zonal el día 27 de Junio de 2013, de igual manera se hizo socialización a las Directoras y Coordinadoras de la Modalidad de Atención Integral (CDI-HI) el día 15 de Octubre de 2013 en GET. Con el ánimo de que la socialización de decreto permita generar compromisos interinstitucionales se consideró importante dejar la socialización con las autoridades locales y directivos distritales para inicios de la vigencia 2014 una vez establecidos los cambios de Coordinación del Centro Zonal y cambio a nivel de personal en las entidades locales.

Vencido

Cambios de personal en las entidades Locales y de Coordinación del CZ del ICBF.





CZ Mártires: En fecha 29 de octubre y 6 de noviembre de 2013 se realiza socialización y análisis del contenido del Decreto 936 del 9 de mayo de 2013 con los Alcaldes y representantes del SLBF de las Localidades de Puente Aranda y Mártires respectivamente como consta en Actas.

Cumplido 30/12/2013 Ninguna.


Se creó el equipo con 5 profesionales 3 de Ciclos de Vida y Nutrición y dos de Protección.

Cumplido 01-11-13

La mayor dificulta es la rotación del recurso humano en el equipo.

Macroproceso/proceso: Gestión para la atención integral a la primera infancia



Dificultades

Realizar mesa de trabajo con el Subdirector Técnico de Primera Infancia

Hubo una comunicación permanente con la sede con el fin de mantener al día los indicadores, del programa AIPI, se

Cumplido 31-12-13




con el fin de realizar la inclusión en el indicador (E-04 Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral) a todos los agentes educativos en coherencia con lo establecido en el convenio SENA y la hoja de vida del indicador.

coordinaron gestiones con el Sena para las vinculaciones de los agentes educativos al programa de Atención a la Primera Infancia.

Realizar trazabilidad a los indicadores para presentar la propuesta en noviembre en mesa de trabajo –hojas de vida indicadores.

se realizó trabajo con cada uno de los macro procesos en el grupo de Atención de Ciclos de Vida y Nutrición para verificar y conocer las hojas de vida de cada indicador parar los que estaban en crítico y riesgos se plantearon métodos para subir el indicador, al mismo tiempo se hacían consultas a los encargados de la sede ya sea vía correo o telefónicamente

Cumplido 31-12-13

Macroproceso/proceso: Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y Adolescencia



Dificultades

Socializar con en el CLOPS la ruta para la prevención del reclutamiento en el distrito capital, basado en el

Se realiza socialización de la Ruta de Prevención de Reclutamiento Forzado en el CLOPS realizado en la Localidad de Bosa, Localidad focalizada en el CONPES

Cumplido 31-12-13




Conpes 3673/2010, para articulación distrital.

3673/10, el día 24-11-2013

Implementar la ruta de prevención del reclutamiento con los centros zonales y los operadores de las modalidades.

Se desarrolla proceso de capacitación con los Centros Zonales de Ciudad Bolívar, Bosa y Kennedy, Localidades priorizadas en el CONPES 3673/10, relacionado con la Ruta de Prevención del reclutamiento Forzado de Niños, niñas y Adolescentes.

Cumplido 31-12-13

Macroproceso/proceso: Gestión para la atención de las familias y comunidades



Dificultades

Reunión con el operador y el grupo de monitoreo y control para realizar seguimiento y verificación del indicador “MPM3-01 Familias de Red Unidos beneficiadas por el programa "Familias con bienestar”

Se Realiza Reunión con el operador Asociación Profesionales de Colombia, el equipo de monitoreo y seguimiento de la Sede Nacional, la coordinación, el enlace del programa Familias Con Bienestar el día 30 de octubre de 2013 para realizar seguimiento y verificación del Indicador MPM3.

Cumplido 31-12-13

Realizar acompañamiento al operador Indígenas para que realicen el respectivo cargue de las 90 familias al aplicativo CUENTAME “MPM3-03 Familias indígenas atendidas por el proyecto

Se realiza seguimiento con el operador Corporación Pueblos Ancestrales y el equipo de monitoreo y seguimiento para verificar el cargue de las 90 familias indígenas de la localidad de Usme

Cumplido 31-12-13




fortalecimiento a familias de grupos étnicos”

Realizar acompañamiento al operador Rom Gitanos para que realicen el respectivo cargue de las 54familias al aplicativo CUENTAME “MPM3-06 Familias Rom atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos”

Se realiza seguimiento con el operador Organización del pueblo gitano Unión Romaní y el equipo de monitoreo y seguimiento para verificar el cargue al aplicativo Cuéntame de las 54 familias atendidas en el proyecto apoyo al fortalecimiento de las familias de grupos étnicos.

Cumplido 31-12-13

Macroproceso/proceso: Gestión para la Protección / Gestión Restablecimiento de derechos



Dificultades

Dar cumplimiento al Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos logrando el análisis de 10 casos de NNA y la revisión de 50 historias (procesal y extraprocesal) vs. SIM, utilizando la lista de chequeo, por cada comité que se realice en el mes. (Reformulado)

Durante cada mes se llevó a cabo los comités de restablecimiento de derechos del cz, se dio revisión a las historias de atención, se organizó el archivo de casa de justicia. Se realizó transferencia del mismo a archivo central, en las actas de entrega de defensoría queda la revisión completa de historias de atención y se encontraron 871 historias antiguas sin representante legal las cuales se repartieron en tres defensorías para que se avoque y se realice seguimiento.

Cumplido 31/12/2013

Defensorías que no realizaron ninguna gestión con las historias lo que ocasiono que se acumularan y represara más trabajo.

Dar cumplimiento al Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos

Se comenzó a dar cumplimiento desde el mes de noviembre, se evidencia en las actas de comité consultivo

Cumplido 31/12/2013

Para poder tener mejor control de los Procesos de Restablecimie




logrando el análisis de 10 casos de NNA y la revisión de 50 historias (procesal y extraprocesal) vs. SIM, utilizando la lista de chequeo, por cada comité que se realice en el mes. (Reformulado)

regional de fecha 1 y 13 de noviembre. Y del 10 y 16 de diciembre.

nto se realiza con dos Defensorías el comité correspondiente al mes, y en el centro zonal se cuenta con 5 defensorías, por lo tanto los seguimientos a los compromisos son distantes.


Dar cumplimiento al Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos logrando el análisis de 10 casos de NNA y la revisión de 50 historias (procesal y extraprocesal) vs. SIM, utilizando la lista de chequeo, por cada comité que se realice en el mes. (Reformulado). Se realizó el 16 y 23 de diciembre los Comités Técnicos Consultivos, en donde se revisaron 138 HA dando cumplimiento a los compromiso de la Revisión por Dirección.

Cumplido 31/12/2013

Dar cumplimiento al Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos logrando el análisis de 10 casos de NNA y la revisión de 50 historias (procesal y extraprocesal) vs. SIM, utilizando la lista de chequeo, por cada comité

Desde el momento en que se planteó esta tarea se han venido realizando los comités consultivos con exclusividad de la meta propuesta

Vencido

Durante el mes de noviembre y diciembre se realizó la tarea de verificación de los 10 casos y la revisión de las HSF Vs SIM y se concluyó que la tarea de revisión de casos es provechosa dentro del




que se realice en el mes. (Reformulado)

comité consultivo pues la estrategia fue la de revisión por temáticas y/o indicadores, generándose funcionalidad en la mecánica de revisión, sin embargo en la revisión de las 50 HSF se concluye que no es nada funcional para el comité consultivo toda vez que el tiempo que demanda dicha tarea es considerable y no es del interés de todas las defensorías por ser una tarea completamente operativa que se hace por equipo de defensoría, con esto se pierde tiempo para los equipos.

Dar cumplimiento al Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos logrando el análisis de 10 casos de NNA y la revisión de 50

Los días 16 y 17 de Diciembre se realizó el cumplimiento del comité consultivo a raíz de las entregas de las defensorías que se trasladan a otros centros, caso puntual la Defensoría del Dr.

Cumplido 31/12/2013

No hay defensor del 2013 que reciba estos procesos por cuanto la Defensora que está asignada Dra. Cecilia




historias (procesal y extraprocesal) vs. SIM, utilizando la lista de chequeo, por cada comité que se realice en el mes. (Reformulado)

PABLO LOPEZ LOPEZ se procedió por parte de la Coordinadora y Equipo de la Defensoría No 5 revisando 73 historias de los años de 2013 y del año 2012 se revisaron 18 historias más, de las cuales 10 pasan a la Defensoría de la Dra. LEYLA BENAVIDEZ denominada defensoría de descongestión y las otras 8 pasan con la Dra. CECILIA ALFONSO quien retomara los procesos. El segundo Comité Consultivo es la Dra. DIANA SUAREZ en donde se revisaron 50 casos, los 10 restantes de los Hogares Gestores y centros de Emergencia. De esta forma se dio cumplimiento al compromiso.

Alfonso esta incapacitada un mes a partir 12 de diciembre y cuenta con vacaciones corriéndose el tiempo respectivo sin que se pueda adelantar los procesos entregados.


Se realizó comité técnico consultivo los días 3, 4,5 y 6 con la defensora de Fanny Rocio duarte quien traslada307 historias de atención al defensor Hugo Palacios Cipacon. El comité se llevó a cabo revisando en cada una de las historias de atención, con lista de chequeo de documentos, tablas de retención documental y verificando el ingreso de las actuaciones en el sim. se realizaron 20 estudios de caso: defensoría #2 con institución semillas de amor: Darling Yineth Palmera Pana Lina Alejandra Bulla Rocha

Cumplido 31/12/2013

La falta de personal técnico y asistencial de apoyo a los equipos de defensoría dificulta la aplicación de las tablas de retención documental en las historias de atención, teniendo en cuenta la dinámica del CESPA.




Natalia Osorio Forero Laura Lorena Melo Contreras defensoría 37 con fundación niño de los andes: miguel Angel sabogal Garzon Iván Andrés Mendoza vega miguel Yesid morales Mejía defensoría 10 srpa: Jovan Sebastián Diaz Melo defensoría 24 srpa: juan camilo Aldana Martin defensoría #1 con comunidad terapéutica san Gregorio: Jerson bustos rosas Stiven Andrey Avilar Rodriguez Juan Camilo Sandoval Santos Nelson Peñaranda Javier Stip Torres Canchon Caren Johanna Guevara Vargas Brandon Stiven Lopez Escobar Jorge Andres Pacanchique Leydi Catherine Ruiz Lopez Valentina Lopez Tulande Maryi Liceth Mayorga Triana

Dar cumplimiento al Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos logrando el análisis de 10 casos de NNA y la revisión de 50

Se realizaron los comités técnicos consultivos revisando 56 HSF

Cumplido 31/12/2013




historias (procesal y extraprocesal) vs. SIM, utilizando la lista de chequeo, por cada comité que se realice en el mes. (Reformulado)


Se realizaron tres comités técnicos consultivos de restablecimiento de derechos con la nueva orientación los días 1, 21 de noviembre y 13 de diciembre de 2013

Cumplido 31/12/2013


Comité Consultivos Realizados en fecha: 11/12/2013; 18/12/2013; 19/12/2013 y se remitió Matriz de Seguimiento, (44) m Casos, se revisaron las Historias de Atención Extraprocesal y se dio cierre a 32 historias de atención.

Cumplido 31/12/2013

La reubicación de los defensores de familias, algunos compromisos que quedaran pendientes por No cumplimiento del equipo de la defensorías de familia.

Dar cumplimiento al Comité Técnico Consultivo para el

DICIEMBRE: La Coordinadora realiza la revisión de 50 HSF para

Cumplido 31/12/2013




Restablecimiento de Derechos logrando el análisis de 10 casos de NNA y la revisión de 50 historias (procesal y extraprocesal) vs. SIM, utilizando la lista de chequeo, por cada comité que se realice en el mes. (Reformulado)

dar cumplimiento al compromiso acorde a la instrucción recibida en la RXD del mes de Octubre. Para el mes de Diciembre la Defensoría 2 registran 8 ingresos de inmigrantes en el libro radiador, Comité de Restablecimiento el 27de Diciembre para estudio de Permanencia de los niños en el Centro de emergencia San Miguel. Casos en seguimientos 7, con definición Reintegro en medio Familiar 2 y ubicación en Institución Casa corazones 1. En hogar sustituto 2 niños ubicados un niño de la Regional de paz de Arauca, para seguimiento médico, la regional se queda con el Caso; Caso en seguimiento y un caso con proyección para l Adopción. No reportan NNA para Proyecto de Vida. Defensoría 1: Activos 320, Registro de ingresos 24 registrados en el libro radiador de los cuales 10 son inmigrantes, En seguimiento 12, Comité de Restablecimiento 20 /12/2013 estudio de Permanencia de los niños en el Centro de emergencia San Miguel. Revisión de 50HSF reporte en Acta, casos con definición Reintegro familiar 5, caso adopción fallida, no reportan NNA para Proyecto de Vida.




Modalidad Externado 100 cupos, 13 egresos con igual número de ingresos, se dieron 7 ampliaciones de medida. Hogar gestor sin cambios 18 cupos, sin novedades.


En el mes de diciembre se realizaron tres comités en los cuales se constataron las historias tanto en físico como en el aplicativo. Con las defensorías de procesal y extraprocesal. (ver Actas) Pese a que la revisión de historia se realizo es preciso que esta se decisión se continúe realizando la próxima vigencia.

Cumplido 31/12/2013


Se realizó CCRD con el cumplimiento de la revisión del número de Historias solicitadas.

Vencido

En el mes de Diciembre de 2013 no se logró cubrir el 100% de las H.A., pendientes de revisión para el Centro Zona.. En el presente mes solo se revisaron H.A. de protección.

Dar cumplimiento al Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos

Se revisaron 15 historias que posteriormente fueron trasladadas; y para la vigencia 2014 se tiene el compromiso de

Vencido

Traslado de Defensores de Familia. Periodo de Vacaciones de




logrando el análisis de 10 casos de NNA y la revisión de 50 historias (procesal y extraprocesal) vs. SIM, utilizando la lista de chequeo, por cada comité que se realice en el mes. (Reformulado)

realizar la revisión de las 50 historias versus SIM utilizando lista de chequeo.

los Servidores Públicos.


Se realizaron comités en las siguientes fechas: Septiembre 13 de 2013, Septiembre 23 de 2013, Octubre 8 de 2013y Octubre 10 de 2013. Durante el mes de Noviembre y Diciembre no se llevaron a cabo comités. Se tiene programado comité para el 24 de Enero de 2014.

Cumplido 31/12/2013

Movimientos internos de personal del ICBF (centro zonal Usaquén).


Se revisaron 50 historias por comité consultivo realizado, más el análisis de 10 casos expuestos por cada equipo de defensoría.

Cumplido 31/12/2013





Se da cumplimiento mediante la revisión y análisis de 57 casos con sus respectivas historias de atención y verificación de actuaciones en el SIM, como consta en actas de restablecimiento de Derechos.

Cumplido 31/12/2013

Reportar a la Oficina de Control Interno Disciplinario los Defensores de Familia que tengan actuaciones pendientes de ingreso en el SIM, previa información reportada por la Central de Cupos del Grupo de Protección de la Regional Bogotá.

Se envió memorando a la oficina de control interno disciplinario el día 26/12/2013 reportando tres Defensores de Familia de los CZ Puente Aranda, Rafael Uribe y Suba.


Macro proceso/proceso: Gestión para la Protección / Gestión Responsabilidad Penal Adolescente

Participar con el ministerio de justicia en el programa piloto de prevención de la delincuencia juvenil, a través de grupos focales. (Reformulado)

Se participó en la mesa Distrital referente al tema de política de prevención en delincuencia juvenil; como evidencia existe actas del mes de noviembre y diciembre.

Cumplido 31/12/2013

Macro proceso/proceso: Gestión de Servicio y Atención / Gestión de Atención a PQRS






Dificultades

Realizar solicitud ante Dirección de Servicio y Atención para sensibilizar / capacitar a los colaboradores en atención.

Capacitación y sensibilización en atención al cliente , celebrada los días 12, 17, y 18 de diciembre de 2013 en jornadas de 8:00 a 5:00 pm , asistiendo alrededor de 30 diarias , es decir 90 personas. El tema fue calidad y calidez en la atención, sensibilización del servicio, trabajo en equipo y capacidad de atención y escucha.

Cumplido 31/12/2013

Establecimiento de dos grupos en la Central de Denuncias Regional, uno que sale a constatar y el otro ingresa la información al SIM y se rota diariamente con el fin de tener informes con calidad y oportunidad.

A partir del mes de Octubre se dividieron las profesionales de constatación en dos grupos los cuales se rotan para realizar las actividades de constatación un día y de ingreso de informes al aplicativo al otro día, dentro de los términos de calidad y oportunidad.

Cumplido 31/10/2013

Macro proceso/proceso: Gestión Administrativa



Dificultades

Diseñar herramientas de control operacional para el seguimiento del marco EPICO en la ejecución de los contratos.

La sede envía formato de la "LISTA DE CHEQUEO CLÁUSULAS ESTRATÉGICAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN", para que esta se ha aplicada a los contratos.


los modelos de los contratos ya están establecidos por la Dirección Nacional y por eso se dificulta dar cumplimiento especifico en cada uno de los contrato




Realizar seguimiento al proceso de transición del antiguo sistema de trámite de correspondencia al nuevo.

Desde la implementación del nuevo sistema de correspondencia, se han enviado diferentes correos electrónicos a la Sede Nacional así: Octubre 8 de 2013 Octubre 28 de 2013 Diciembre 4 de 2013 Se han enviado al Coordinador de Gestión Documental de la Sede Nacional con copia a Dirección Administrativa y Secretaría General


No existen lineamientos claros desde el nivel nacional y no ha habido respuesta a los requerimientos efectuados por la Regional.

Macro proceso/proceso: Gestión Humana



Dificultades

Reiterar la solicitud del tratamiento y evidencias de las acciones Correctivas 1767, 1768 y llevar seguimiento hasta lograr el cierre, mediante correos de la Regional a la Dirección de Gestión Humana

Se envía correo el mes de noviembre a la dirección Regional solicitando seguimiento de las acciones correctivas 1767, 1768 correspondientes a la dirección de gestión Humana de la Sede nacional.

Vencido

Lograr cumplimiento de los requisitos legales no cumplidos, mediante plan de trabajo regional (entrada 6)

Se elevó una acción correctiva a la Dirección de Gestión Humana referente a los exámenes periódicos, programa de orden y aseo.

Cumplido 30/12/2013

Enviar a la Dirección de Gestión Humana, propuesta de modificación del indicador de Frecuencia de

En el encuentro del día 17 y 18 de Octubre de 2013 de profesionales SYSO al realizar solicitud verbal de la necesidad de la modificación del indicador de frecuencia AT, el equipo SYSO de la

Cumplido 31/10/2013




accidentes de trabajo

Sede Nacional informa que el indicador se encuentra en ajustes.

Macro proceso/proceso: Gestión Tecnológica



Dificultades

Realizar la actualización de los activos de información de acuerdo a la Triada de Seguridad de la Información en Centro Zonal y Grupos de la Regional.

Los activos de información se encuentran actualizados a corte 31/12/2013

Cumplido 31/12/2013

Macro proceso/proceso: Aseguramiento a Estándares



Dificultades

Realizar el seguimiento a los operadores de hogares sustitutos con el fin de verificar que se realicen las visitas a las unidades de servicio, tomando muestras aleatorias para revisar la calidad de las visitas y el funcionamiento general de los hogares”. (Reformulado)

Durante el mes de Diciembre se realizaron visitas a los cuatro operadores de Hogares Sustitutos (Fundación Fe, Corporación Nodos, Fundación CRAN, y Fundación Universitaria San Alfonso), como evidencia existen las actas.


Remitir al equipo de Aseguramiento a estándares copia escaneada del acta de visita y resolución que soporta el otorgamiento de

A corte 31 de diciembre de 2013 se ha enviado a la OAC de la regional, en lo posible escaneada el acta de visitas, memorando firmado por la coordinación de protección, instrumento de verificación y la

Cumplido 31/12/2013

Debido al volumen de trabajo en ocasiones se dificulta escanear los documentos mencionados.




licencia de funcionamiento y Licencia, ya sea renovada, otorgada o negada con contratación vigente al Equipo de Aseguramiento a Estándares, a fin de articular el seguimiento a los pendientes que se relacionen en ellas por parte de los equipos de supervisión de apoyo de los CZ.

correspondiente resolución por medio de la cual se otorga, renueva o niega Licencia de funcionamiento.

Garantizar que el equipo designado para el otorgamiento o renovación de las licencias de funcionamiento, efectué la(s) visita(s) correspondientes de manera simultánea, a fin que el concepto sea unificado e integral.

Se proyecta memorando para la firma de la dirección Regional mediante el cual se solicita la visita por parte del equipo interdisciplinario con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos para otorgamiento o renovación de Licencias.

Cumplido 31/12/2013

Teniendo en cuenta que en ocasiones se asignan funciones diferentes a las de Licencias al equipo interdisciplinario no se realizan las visitas el mismo día por la totalidad del equipo, cabe aclarar que es muy mínimo el porcentaje en el que se presenta esta dificultad.

Garantizar que el equipo designado para el otorgamiento o renovación de las licencias de funcionamiento, efectué la(s) visita(s)

La persona del grupo administrativo que acompañaba el equipo de licencias, fue reubicada en el Grupo de Protección.

Cumplido 31/12/2013




correspondientes de manera simultánea, a fin que el concepto sea unificado e integral.

Garantizar que el equipo designado para el otorgamiento o renovación de las licencias de funcionamiento, efectué la(s) visita(s) correspondientes de manera simultánea, a fin que el concepto sea unificado e integral.

El equipo de licencias realizo durante la vigencia 2013 las visitas para la renovación de licencias, como evidencia existen las actas correspondientes.

Cumplido 31/12/2013




8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión

Macro proceso/proceso: Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones

Formalización de las madres comunitarias

Efecto Positivo: La entidad contratista adquiere mayor responsabilidad en el proceso asegurando la alianza estratégica establecida/ Negativo: Falta de preparación de las EAS para asumir la formalización

Posibles Acciones: Rediseñar implementación de asistencia técnica y supervisión. Priorizar acompañamiento a las madres

Firma proceso de paz

Efecto Positivo: Oportunidad para potencializar a las madres comunitarias como agentes en la construcción de paz /Negativo

Posibles Acciones: Potencializar a las madres comunitarias como agentes en la construcción de paz 2. Promover la cultura de participación de los NNA

Modificación de lineamientos

Efecto Positivo: Oportunidad para reutilizar recursos por no cubrimiento de cobertura /Negativo

Posibles Acciones: Flexibilización del lineamiento para reutilizar los recursos

Macro proceso/proceso: Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y Adolescencia


Posibles Acciones

Disminución de cobertura en el programa generaciones con

bienestar

Efecto Positivo/Negativo: Inadecuado uso del tiempo libre de los NNA

Posibles Acciones: Asignar Defensorías móviles locales que realicen trabajo preventivo.

Macro proceso/proceso: Gestión para la atención de las familias y comunidades


Posibles Acciones

Firma del proceso de paz

Efecto Positivo identificar un nuevo grupo poblacional para brindar la atención diferencial

Posibles Acciones: identificar un nuevo grupo poblacional para brindar la atención diferencial de acuerdo con los lineamientos técnicos




Macro proceso/proceso: Gestión para la nutrición


Posibles Acciones

No asignación de recursos para el programa RNA

Efecto Positivo/Negativo: Perdida del campo de acción de las profesionales en Nutrición.

Posibles Acciones: realizar un diagnóstico que permita establecer que los 1750 NN que a septiembre 2013 se beneficiaban por RNA, se encuentran recibiendo atención en los programas de ICBF o del Distrito

Macro proceso / proceso: Gestión para la Protección / Gestión Restablecimiento de Derechos


Posibles Acciones

Es una preocupación la atención de adultos con discapacidad mental absoluta ley 1369.

Negativo. No hay cupos para su atención siendo uno de nuestros deberes.

Puesta en marcha del Modelo de Atención 7 x 24

Positivo. Con lo cual se busca atender en tiempo real las denuncias, incentivando el trabajo preventivo y mitigando así la apertura de PARD

Puesta en marcha de la experiencia piloto de procesos orales en un Centro Zonal. Se propone C.Z. Barrios Unidos Fecha Diciembre de 2014

Positivo. Agilidad de tramites

Puesta en marcha de la experiencia piloto de conciliaciones centralizadas en dos Centros Zonales.

Positivo. Con miras a prevenir posibles situaciones de vulneración de derechos de los NNAS por no atención oportuna.

Macro proceso/proceso: Gestión Soporte/Gestión Financiera


Posibles Acciones

Implementación del Nuevo Modelo Financiero al interior de la Regional Bogotá del ICBF.

Positivo. Establecer nuevos controles en el proceso teniendo como base los lineamientos del Nuevo Modelo Financiero.

Macro proceso/proceso: Gestión Administrativa


Posibles Acciones

Introducción a la tecnología Sistema de Correspondencia Invesflow

EFECTO NEGATIVO Acumulación de documentos No hay lineamientos claros frente al tema de correspondencia




Perdida de la integralidad de los expedientes Al delegar la revisión de la correspondencia se pierde el control Sobrecarga laboral Demora en tiempos de respuesta La capacitación fue muy poca EFECTO POSITIVO Contribuir a la gestión ambiental Rompe paradigmas En condiciones óptimas podría agilizar el proceso Lograr una oficina sin papel Se puede realizar el teletrabajo POSIBLES ACCIONES Reforzar la capacitación Unificar criterios con el 472, frente a la importancia de los

documentos Implementar el sistema de correspondencia invesflow (472), en

la Regional Bogotá.

Unificar el archivo de fondos acumulados a nivel nacional

EFECTO NEGATIVO

Se pierde la oportunidad y eficacia de consultas, requeridas por CZ y Grupos de la Regional.

Al no haber línea clara sobre el tema, a la fecha no hay claridad sobre la logística para realizar el traslado

EFECTO POSITIVO Contar con unas instalaciones construidas con las condiciones adecuadas y modernas que permitan un manejo y conservación y que garantizando el cumplimiento de la política del SIGE. POSIBLES ACCIONES Una vez se establezca por el Nivel Nacional el cronograma de transferencias y las series a transferir, la Regional proceder a ejecutarlo con los recursos que se cuenten disponible.




9. Recomendaciones para la Mejora

Macro proceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado

Mejoramiento Continuo

Generación de tips sobre el contenido de los macro procesos y procesos vinculados al sistema de gestión, así como sobre los 4 ejes del SIGE con apoyo del profesional Épico.

Campañas día cero, compuesta por el seguimiento en cuenta regresiva para la fecha de cumplimiento en temas relacionados con SIGE.


Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia

Rediseñar implementación de asistencia técnica y supervisión, priorizando acompañamiento a las madres

La entidad contratista adquiere mayor responsabilidad en el proceso de formalización de las madres comunitarias asegurando la alianza estratégica establecida

Propuesta para potencializar a las madres comunitarias como agentes en la construcción de la paz, promoviendo la cultura de participación de los NNA

Fortalecimiento formalización de las madres comunitaria

Flexibilización del lineamiento para reutilizar los recursos

Reutilizar los recursos para mejorar la cobertura según demanda o atención en otras modalidades

Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y Adolescencia

Asignar Defensorías móviles locales que realicen trabajo preventivo.

Trabajo preventivo con adolescentes y NNA

Gestión para la nutrición

Realizar un diagnóstico que permita establecer que los 1750 NN que a septiembre 2013 se beneficiaban por RNA, se encuentran recibiendo atención en los programas de ICBF o del Distrito

Realizar un diagnóstico que permita establecer que los 1750 NN que a septiembre 2013 se beneficiaban por RNA, se encuentran recibiendo atención en los programas de ICBF o del Distrito




Macro proceso / proceso

Propuestas de Mejora Resultado esperado

Gestión para la Protección / Gestión Restablecimiento de

Derechos

Diseñar estrategias de trabajo con los NNAS hermanos de aquellos que tienen PARD, con el fin de generar acciones preventivas.

Disminuir los ingresos al proceso de restablecimiento

Gestión para la Protección / Gestión Restablecimiento de Derechos

Articulación del SNBF local, mediante la construcción de portafolio de servicios, que lleven a maximizar la utilización de las ofertas locales por parte de las familias.

Macro proceso/proceso


Gestión Humana

Se realizará análisis del volumen de colaboradores que se tienen por centro zonal, de acuerdo a los perfiles y necesidades, con el fin de determinar el desarrollo y lugar de ejecución de los contratos, con el propósito de equilibrar los equipos.

Que los equipos interdisciplinarios estén equilibrados para prestar un mejor servicio.

Gestión Humana

Establecer un mecanismo de evaluación de cliente interno desde la Coordinación de Gestión Humana para evaluar la atención y servicio a nuestros colaboradores.

Percepción de los colaboradores acerca de la atención y servicio de la coordinación de Gestión Humana para establecer oportunidades de mejora.

Macro proceso/proceso


Gestión Soporte/Gestión Financiera

Con los nuevos lineamientos del Nuevo Modelo Financiero, establecer puntos de control para el cumplimiento oportuno de las actividades a cargo de la Coordinación.

Que se evidencie oportunamente las debilidades en el proceso para tomar acciones preventivas antes de finalizar los procesos.

9. Recomendaciones para la Mejora

Macroproceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado




Gestión Tecnológica

Generar un Banco de Información relacionada con el SIGE que sea actualizada mensualmente y que contenga los procesos inherentes a cada Centro Zonal.

Realizar una línea de comunicación con el ingeniero Regional asignado al Centro Zonal con el fin de realizar la actualización de los activos de información de SGSI, garantizando la disponibilidad e integridad de la información.

Incluir las herramientas tecnológicas (Kactus, SIM, NSIR, Cuéntame, Invesflow) en los cursos de inducción a colaboradores que ingresan a la entidad y crear un paso a paso virtual para la práctica permanente a través de los Grupos de Estudio Zonales y de Dependencias de la Regional Bogotá.

Implementar servicios de share point (servicios en la nube) para la sistematización de información inherente a los Centros Zonales.


Gestión Jurídica

Solicitar capacitación en los cambios que se presentan en la norma en materia contractual y jurídica, por personas idóneas en el tema.

Aplicar y actualizar los procesos frente a los cambios que presenta la norma en materia contractual y jurídica.




10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

Macro proceso/procesos: Todos

Riesgos de mayor dificultad para su control o no controlados

Causas

A nivel regional los riesgos fueron controlados, sin embargo el indicador no visualiza esa situación, a continuación se realiza un análisis de la administración del riesgo con corte a diciembre 31 de 2013

El 5% de actividades propuestas por la totalidad de grupos y centros zonales de la regional, no evidenciadas en los mapas de riesgo dan como resultado un indicador de riesgos controlados en 57%.

Dato Descripción Valor

Numerador Número de riesgos que implementaron todo el tratamiento definido (acciones) y que fue

eficaz 48

Denominador

Total Riesgos que tenían previsto implementar todo el tratamiento (acciones) a

la fecha de corte. 84

Indicador

Número de riesgos que implementaron todo el tratamiento definido (acciones) y que fue eficaz / Total Riesgos que tenían previsto

implementar todo el tratamiento (acciones) a la fecha de corte.

57%

Macro Proceso / Proceso Indicador

Direccionamiento Estratégico 100%

Mejoramiento Continuo 100%

Gestión Coordinación y Articulación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar

100%

Gestión Atención Primera Infancia 100%

Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección integral de la Niñez y Adolescencia

100%

Gestión para la atención de las Familias y Comunidades. 100%

Gestión Nutrición 100%

Gestión Restablecimiento de Derechos 100%

Gestión Adopciones. 100%

Gestión Responsabilidad Penal 100%

Gestión Administrativa 100%

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/1%20Mapariesgos_Direccionamiento_R.Bogotá_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/2%20Mapariesgos_Mejoramiento_R.Bogotá_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/3%20Mapariesgos_SNBF_R%20Bogotá_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/4%20Mapariesgos_PRIMERA%20INFANCIA_R%20Bogotá_%20Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/5%20Mapariesgos_Gestiónpromociónprevenciónniñez_R%20Bogotá_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/6%20%20Mapariesgos_GestiónFamilia_R%20Bogotá_Diciembre%202013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/7%20%20Mapariesgos_GestionNutricion_R%20Bogotá_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/8%20%20Mapariesgos_GestiónRestablecimientodeDerechos_R%20Bogotá_DICIEMBRE.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/9%20%20Mapariesgos_GestióndeAdopciones_R%20Bogotá_DICIEMBRE.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/10%20%20Mapariesgos_GestióndeResponsabilidadPenal_R%20Bogotá_DICIEMBRE.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/14%20Mapariesgos_GestiónAdministrativa_R%20Bogotá_Diciembre2013.xlsm




Gestión Humana 100%

Gestión Financiera 100%

Gestión Logística y Abastecimiento 100%

Gestión Contratación 100%

Gestión Jurídica 100%

Gestión Atención a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. 100%

Evaluación y Monitoreo de la Gestión. 100%

Evaluación independiente del Sistema de Control Interno 100%

Aseguramiento de estándares 100%

CENTRO ZONAL Indicador

CZ 1 CIUDAD BOLIVAR 100%

CZ 2 TUNJUELITO 100%

CZ 3 USME 100%

CZ 4 SAN CRISTOBAL 100%

CZ 5 KENNEDY 80%

CZ 6 PUENTE ARANDA 100%

CZ 7 BOSA 100%

CZ 8 RAFAEL URIBE 100%

CZ 9 SANTAFE 100%

CZ 10 FONTIBON 100%

CZ 11 BARRIOS UNIDOS 100%

CZ 12 ENGATIVA 100%

CZ 13 SUBA 76%

CZ 14 USAQUEN 43%

CZ 15 REVIVIR 100%

CZ 16 MARTIRES 100%

Dificultades Metodológicas

• Confusión por el nuevo paso de validación de acciones desde el nivel regional. • Modificación del mapa de riesgos nivel zonal mediante observaciones vía correo electrónico. • Falta de reporte claro en relación a la ejecución de actividades.

Dificultades Técnicas

• El indicador mide que la totalidad de actividades sean efectivas y se hallan realizado para el control de un riego. Con una sola actividad que no se realiza, ya sea en el nivel regional o en cualquier centro zonal el riesgo no cuenta en el indicador.

Variable Valor

TOTAL ACTIVIDADES REALIZADAS 2.130

TOTAL ACTIVIDADES PLANEADAS 2.244

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/11%20mapariesgos_Gestiónhumana%20mes%20de%20DICIEMBRE%20DE%202013%20(1).xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/12%20Mapaderiesgos_Gestionfinanciera_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/13%20%20Mapariesgos_Abastecimiento_R%20Bogotá_DICIEMBRE%20(Protección).xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/15%20Mapaderiesgos_Gestioncontratacion_Diciembre%202013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/16%20Mapariesgos_Gestionjuridica_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/17%20Mapariesgos_ServiciosyAtencion_R%20Bogota_DICIEMBRE%202013%20(3).xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/18%20Mapariesgos_Evaluación%20y%20Monitoreo_R.Bogotá_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/19%20Mapariesgos_EvaluacionIndependiente_R.Bogota_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/20%20Mapariesgos_Aseguramiento%20Estandares_R%20Bogotá_Diciembre%202013_1.xls

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%201%20Ciudad%20Bolivar_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%202%20Tunjuelito_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%203%20Usme_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%204%20San%20Cristobal_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%205%20Kennedy_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%206%20Puente%20Aranda_Diciembre2013.xls

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%207%20Bosa_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%208%20Rafael%20Uribe_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%209%20Santafe_Diciembre2013.xls

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%2010%20Fontibon_Diciembre2013.xlsx

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%2011%20Barrios%20Unidos_Diciembre%20%202013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%2012%20Engativa_Diciembre2013.xls

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%2013%20Suba_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%2014%20Usaquen_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%2015%20Revivir_Diciembre2013.xlsm

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/direccionamiento_estrategico/Procedimientos/Mapariesgos_CZ%2016%20Martires_Diciembre2013.xlsm




RELACION PORCENTUAL 95% El 5% de actividades propuestas por la totalidad de grupos y centros zonales de la regional, no evidenciadas en los mapas de riesgo dan como resultado un indicador de riesgos controlados en 57%.

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

Vulnerabilidades encontradas

No se cuenta con un software, ni dispositivo de almacenamiento para la realización de los back-up o copias de seguridad para aseguramiento de los activos de información almacenados en los servidores.

No se cuenta con herramienta de control para el manejo de los dispositivos de almacenamiento que permitan ejercer control sobre la información.

Perdida o daño de los activos físicos utilizados por los Centros Zonales y Regional Bogotá. Ingreso de personal no autorizado a las áreas que tienen restricción en los Centros Zonales y

Regional Bogotá.

Tipo de Vulnerabilidades Gestión de Operaciones y Comunicación Seguridad física de los activos Control de Acceso. Gestión de Activos

Tratamiento a las Vulnerabilidades. Contar con el software necesario para generar copias o respaldo de seguridad. Consultar e implementar el protocolo de seguridad para el uso de los dispositivos de

almacenamiento Establecer e implementar la política de control de ingreso de personal a las instalaciones. Establecer un procedimiento que permite la actualización de los activos de información en

centros zonales y Regional Bogotá de forma Oportuna.




12. Desempeño de SYSO

12.1 Desempeño de los procesos:

Resultados de Indicadores por proceso (Período Evaluado):

Análisis: los 6 accidentes de trabajo que ocurrieron durante el mes de diciembre fueron investigados con el acompañamiento del COPASO dando cumplimiento a la Resolución 1401 de 2007 Punto(s) Crítico(s): Falta oportunidad en el envío del reporte del accidente de trabajo por parte de las coordinaciones de centros zonales y grupos a Gestión Humana El cargue los accidentes de trabajo ocurridos en la Regional Cundinamarca y sede Nacional a la Regional Bogotá El auto reporte del accidentes de trabajo

13. Estado de la investigación de accidentes


78%

89% 89%100%

-10%

10%

30%

50%

70%

90%

110%

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

MPA1-P1-10 Frecuencia de accidentes de trabajo

Adecuado Optimo En riesgo




Se investigaron 19 presuntos accidentes de trabajo reportados, dentro de los términos que indica la resolución 1401 de 2007 Los 19 accidentes de trabajo fueron investigados con el acompañamiento del COPASO dando cumplimiento a la Resolución 1401 de 2007.

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.

Revisadas las actas de reunión de COPASO de Septiembre a Diciembre de 2013, se evidencio que se realizaron 04 reuniones, en las cuales se observa trazabilidad en la gestión y tareas propuestas dentro de las cuales podemos nombrar:

- Visita de inspección al centro zonal Ciudad Bolívar. - Solicitud a la Dirección Regional de acciones concretas para la mitigación del riesgo basadas

en dicha visita. - Acompañamiento en la investigación de accidentes de trabajo. - Capacitación en actualización en Legislación en Salud Ocupacional. - Gestión de consultorio médico para la Regional Bogotá. - Gestión Asignación presupuesto para el área de Salud ocupacional Los operadores que prestan sus servicios al ICBF dan cumplimiento al eje SYSO mediante la ejecución de una cláusula contractual de SYSO, los contratistas y terceros son vinculados a los programas de PYP de la Regional Bogotá, la invitación es enviada a la supervisora del contrato por ICBF, por otra parte cuando un contratista y/operador sufre un accidente de trabajo se le prestan los primeros auxilios y se realiza acompañamiento, se inspecciona el uso de EPP y reciben charlas de Riesgos como riego Eléctrico, ergonómico etc. No existe directriz alguna emitida por la dirección de gestión humana equipo SYSO un procedimiento en el cual se establezca el alcance de la brigada de emergencias a nivel distrital se establece que el tema de emergencias los debe solicitar quien convoca al evento y lo debe hacer al encargado o administrador o dueño del sitio escogido para tal fin , en la página de FOPAE se pueden descargar los requisitos para eventos masivos indicando si son al aire libre o si son en un lugar cubierto de igual forma se indica los contenidos necesarios para atender una emergencia teniendo en cuenta el número de asistentes, es de anotar que en la matriz de requisitos legales no hay legislación entorno a este tema. Julio09/2013 El Grupo Administrativo envió por medio de memorando un CD al Representante Legal de: Mantenimiento de vehículos, transportes, CAFAM, Vigilancia, Mantenimiento de elevadores, fumigación y lavado de tanque el cual contenía la multimedia del épico donde se visualiza la misión, visión y las Política del sistema integrado de gestión y todo lo que lo compone.




15. Desempeño y efectividad del SGSI


Resultados de Indicador de accidentes (Período Evaluado Septiembre – Diciembre 2.013):

Estadística de los accidentes reportados.

Análisis: Del Total de incidentes de seguridad de la Información recepcionados en el periodo el 80%, fueron atendidos oportunamente. Se gestiona de manera oportuna el direccionamiento de los incidentes de seguridad, así como la solución en los tiempos establecidos, se realiza seguimiento de la herramienta Remedy.

Puntos Críticos: Existe un 20% de los incidentes que no se gestionaron al cierre 31 de Diciembre de 2.013.

80%

100%

25%

80%

10%

60%

110%

160%

SEP OCT NOV DIC

MPA6-03 Número de Incidentes de Seguridad Atendidos Oportunamente

CRITICO EN RIESGO ADECUADO OPTIMO RESULTADO FINAL


SEPTIEMBRE 4 5 80% ADECUADO

OCTUBRE 1 1 100% OPTIMO

NOVIEMBRE 1 4 25% CRITICO

DICIEMBRE 4 5 80% ADECUADO

MPA6-03 Número de Incidentes de Seguridad Atendidos Oportunamente




16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

16.1 Planes de Trabajo:

Necesidad Actual

Estandarización de una nueva plataforma tecnológica que soporte los nuevos servicios implementados por la subdirección de recursos tecnológicos.

Uso de las herramientas informáticas que dispone el ICBF. Objetivos

Fortalecer la apropiación del SGSI a los colaboradores del ICBF sede regional Bogotá. Alcance

Capacitar, sensibilizar a los colaboradores de la Sede Regional Bogotá Recursos

No se cuenta con recursos financieros para desarrollar actividades.

Se dispone actualmente de la herramienta SharePoint para el manejo de la información Actividades de Implementación

Grupos estudio GET, concursos, charlas con expertos en el SGSI, Tips.




17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Presentar los resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismos de acuerdo al análisis de indicadores de los Macro proceso/proceso.

Sobresaliente x=100%

Satisfactorio 90%≤x<100%

Requiere mejora 70%≤x<90%

Atención prioritaria 60%≤x<70%

Atención inmediata 0%≤x<60%

El anterior resultado se consolida por el comportamiento de los indicadores de tablero control procesos, discriminado de la siguiente forma: 1.Lograr el Bienestar de las familias Colombianas:

Nombre de Macro- Proceso

Código del Indicador

Nombre del indicador Valoración Diciembre

2013

Gestión para la atención de las familias y comunidades

E-12 Familias beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

OPTIMO





MPM3-01 Familias de Red Unidos beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

OPTIMO


MPM3-02 Familias Victimas, PARD, Vulnerables beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

NA


MPM3-03 Familias indígenas atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos

OPTIMO


MPM3-04 Familias de comunidades negras atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos

NA


MPM3-05 Familias raizales atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos

NA


MPM3-06 Familias Rrom atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos

OPTIMO


MPM3-07 Familias palenqueras atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos

NA

2.Lograr la Atención Integral de Alta Calidad a la Primera Infancia:




2013

Gestión para la atención integral a la primera infancia

E-01 Número de niños y Niñas con Atención Integral a la Primera Infancia

ADECUADO


E-03

Número de niños y niñas atendidos en Hogares Comunitarios de Bienestar -HCB Familiares, Fami, Grupal y en Establecimientos de Reclusión y otras formas de atención.

ADECUADO


E-04 Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral.

OPTIMO


E-22 Número de niños y niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional

ADECUADO


MPM1-01 Cupos transitados a esquemas de atención integral EN RIESGO


MPM1-02 Número de niños y niñas entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados con el Programa - DIA-

OPTIMO


MPM1-03 Unidades de atención beneficiarias de la implementación de la Estrategia Fiesta de la Lectura.

OPTIMO


MPM1-04 Niños y niñas atendidos integralmente cuyos padres o cuidadores han asistido a jornadas de sensibilización

NA


MPM1-05 Niños y niñas de la Red Unidos con Atención Integral a la Primera Infancia (AIPI)

NA


MPM1-06 Niños y niñas de la Red Unidos atendidos en modalidades HCB familiares, FAMI, grupales, DIA y otras formas de atención.

NA


MPM1-07 Número de niños y niñas víctimas de conflicto armado atendidos en las diferentes modalidades de atención a la primera infancia.

CRITICO


MPM1-08 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de unidades de Servicio para la Dirección de Primera Infancia en el Sistema CUENTAME

OPTIMO


MPM1-09 Madres transitadas a esquemas de atención integral OPTIMO





MPM1-10 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de beneficiarios para la Dirección de Primera Infancia en el sistema Cuentame

CRITICO

Gestión para la nutrición E-21

Niños y niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, mayores de 2 años y menores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

OPTIMO

Gestión para la nutrición E-23 Niños y niñas que mejoraron su estado Nutricional que se encuentran en la modalidad Recuperación Nutricional con Enfoque Comunitario - RNEC

NA

Gestión para la nutrición MPM4-01 Niños de 0-2 años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI, con desnutrición global que mejoran su estado nutricional.

ADECUADO

Gestión para la nutrición MPM4-02

Niños y niñas menores de 5 años atendidos por el programa de recuperación nutricional ambulatoria con Desnutrición aguda o riesgo que mejoran su estado nutricional

ADECUADO

Gestión para la nutrición MPM4-03

Niños y niñas desplazados reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

ADECUADO

Gestión para la nutrición MPM4-04 Niños y Niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI, menores de 2 años) que permanecieron con Obesidad

OPTIMO

Gestión para la nutrición MPM4-07 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de beneficiarios para la Dirección Nutrición en el sistema CUENTAME

NA

3.Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes




2013

Gestión para la promoción y Prevención para la protección integral de las niñez y la adolescencia

E-05 Niños, niñas y adolescentes vinculados a programas de prevención (reclutamiento, gestación de adolescentes, uso del tiempo libre y procesos de participación)

OPTIMO


E-06 Niños, niñas y adolescentes atendidos por el Programa de Alimentación Escolar

CRITICO


MPM2-01 Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el Programa de Alimentación Escolar

CRITICO


MPM2-02 Días promedio de atención del Programa de Alimentación Escolar

OPTIMO


MPM2-03

Encuentros vivenciales realizados por el Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de los niños, niñas y adolescentes "Generaciones con Bienestar"

NA


MPM2-04 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de unidades de Servicio y beneficiarios para la Dirección de Niñez y Adolescencia

EN RIESGO

Gestión para la Protección E-08 Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y jóvenes vinculados a procesos de formación.

ADECUADO




Gestión para la Protección E-13 Porcentaje de niños, niñas y adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos

OPTIMO

Gestión para la Protección E-14

Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en 120 días o menos

ADECUADO


Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, SIN características especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada

OPTIMO


Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada

OPTIMO


Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número de informes de seguimientos post adopción en el periodo establecido

ADECUADO


Porcentaje de Niños, niñas y adolescente víctimas del desplazamiento forzado con proceso de restablecimiento de derechos por vulneraciones adicionales al desplazamiento.

ADECUADO

Gestión para la Protección MPM5-P1-01 Porcentaje de niños, niñas y adolescentes en PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses

ADECUADO

Gestión para la Protección MPM5-P1-02 Porcentaje Niños, niñas y adolescentes ubicados en la modalidad medio Institucional Internado con más de doce meses de permanencia.

ADECUADO

Gestión para la Protección MPM5-P1-03 Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida

EN RIESGO

Gestión para la Protección MPM5-P1-04 Porcentaje Niños, niñas y adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida

ADECUADO

Gestión para la Protección MPM5-P1-05 Porcentaje de niños y niñas menores de 6 años con situación legal definida en menos de 6 meses

ADECUADO

Gestión para la Protección MPM5-P1-06 Porcentaje niños, niñas menores de 6 años que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos

OPTIMO

Gestión para la Protección MPM5-P2-01

Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, SIN características y necesidades especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada

OPTIMO

Gestión para la Protección MPM5-P2-02

Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada

OPTIMO

Gestión para la Protección MPM5-P3-03 Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

EN RIESGO

4.Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a resultados







2013


MPM3-09 Porcentaje de cumplimiento en el registro de Familias para la Dirección de Familia y Comunidades en el Sistema Cuentame

OPTIMO

Direccionamiento estratégico MPE1-01 Eficiencia ejecución presupuestal compromisos OPTIMO

Direccionamiento estratégico MPE1-02 Eficiencia ejecución presupuestal obligaciones OPTIMO

Direccionamiento estratégico MPE1-05 Ejecución de metas sociales ADECUADO

Direccionamiento estratégico MPE1-07 Beneficiarios Focalizados CRITICO

Mejoramiento Continuo MPE2-01 % de Acciones correctivas y preventivas eficaces CRITICO

Mejoramiento Continuo MPE2-04 Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión

EN RIESGO

Coordinación y Articulación del SNBF E-29 Número de municipios con asistencia técnica del ICBF en la formulación de Políticas diferenciales en favor de niños, niñas y adolescentes.

NA

Coordinación y Articulación del SNBF E-31 Número de Municipios con los Consejos Municipales de Política Social monitoreados

NA

Gestión Soporte MPA1-P2-03 Ejecución de PAC OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P4-02 Liquidación de Contratos OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P5-07 Organización de Archivos de Gestión CRITICO

Gestión Soporte MPA1-P6-06 Porcentaje de los recursos contratados, reportados en plan compras y contratación

OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P1-03 Cupos de capacitación ejecutados OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P1-05 Colaboradores capacitados en el Eje de Seguridad de la Información

OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P1-06 Colaboradores capacitados en el Sistema Integral de Gestión (SIGE)

ADECUADO

Gestión Soporte MPA1-P1-08 Colaboradores capacitados en el de Calidad ADECUADO

Gestión Soporte MPA1-P1-09 Eficacia de la Capacitación OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P2-01 Rezago Presupuestal OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P2-02 Ejecución Presupuestal OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P4-03 Solicitud de liquidación de Contratos OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P6-03 Recursos ejecutados por el ICBF frente a los recursos asignados a la Regional y Sede de la Dirección General

ADECUADO

Gestión Soporte MPA1-P6-05 Porcentaje de los recursos contratados por el ICBF OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P6-07 Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF ADECUADO

Gestión Jurídica MPA2-01 Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el funcionario ejecutor.

OPTIMO

Gestión Jurídica MPA2-02 Oportunidad en la Notificación del mandamiento de pago

CRITICO

Gestión Jurídica MPA2-04 Oportunidad en la expedición de la Resolución que reconoce o niega la calidad de Denunciante.

OPTIMO

Gestión Jurídica MPA2-05 Oportunidad en la presentación de los créditos a favor del ICBF en los Procesos Concursales de insolvencia empresarial en Ley 1116 de 2006.

OPTIMO

Gestión Jurídica MPA2-06 Oportunidad en la resolución de Recursos en Sede Administrativa.

OPTIMO

Gestión Jurídica MPA2-07 Cumplimiento del registro de procesos en el Software SIJA u otro

NA

Gestión Jurídica MPA2-08 Oportunidad en la contestación de demandas de los Procesos Judiciales

OPTIMO

Gestión Tecnológica MPA6-01 Aplicación de las Herramientas Informáticas en el ICBF EN RIESGO




Evaluación, Monitoreo y Control de la Gestión MPEV1-P1-05 Mesas públicas y eventos de rendición de cuentas realizadas

ADECUADO

Evaluación, Monitoreo y Control de la Gestión MPEV1-P2-03 % NC por proceso con cierre efectivo NA

Evaluación, Monitoreo y Control de la Gestión MPEV1-P2-05 % de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento

NA

5.Incrementar el nivel de satisfacción de los niños, niñas, adolescentes, sus familias y ciudadanía beneficiaria del servicio




2013

Gestión Servicio y Atención E-40 Quejas y reclamos solucionados EN RIESGO

Gestión Servicio y Atención MPA5-02-01 Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD. CRITICO

Gestión Servicio y Atención MPA5-02-02 Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables

CRITICO

Gestión Servicio y Atención MPA5-02-03 Porcentaje de constatación de Denuncias PRD (Acumulado)

OPTIMO

Gestión Servicio y Atención MPA5-02-04 Quejas y reclamos cerrados ADECUADO

Aseguramiento a Estándares MPEV2-P1-

01

Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempladas en la Guía de Verificación de estándares.

ADECUADO


02 Acciones Ejecutadas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

ADECUADO


03 Acciones Formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

ADECUADO


04 Cierre de situaciones de reporte inmediato ADECUADO


05 Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante la ejecución del contrato con el ICBF.

OPTIMO

6.Prevenir la materialización de los riesgos mediante el fortalecimiento de la gestión de los riesgos, su monitoreo y evaluación




2013

Mejoramiento Continuo MPE2-03 % de riesgos controlados CRITICO

7.Asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información del ICBF.




2013

Gestión Tecnológica MPA6-03 Número de Incidentes de seguridad atendidos oportunamente

OPTIMO

8.Promover y adoptar mejores prácticas ambientales por parte de los colaboradores en desarrollo de sus actividades y de los aliados y beneficiarios en ejecución de los servicios.







2013

Mejoramiento Continuo MPE2-02 Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF

OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P1-07 Colaboradores capacitados en el Eje Ambiental OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P5-09 Ejecución presupuestal de gestión ambiental EN RIESGO

Gestión Soporte MPA1-P5-10 Ejecución de Planes de Gestión Ambiental OPTIMO

9.Optimizar el consumo de agua y energía en las instalaciones del instituto para mitigar el impacto ambiental asociado al uso indirecto de recursos naturales.




2013

Gestión Soporte MPA1-P5-01 Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P5-02 Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

CRITICO

13.Generar hábitos de auto-cuidado en los colaboradores del ICBF, mediante el desarrollo de jornadas de sensibilización en temas de Seguridad y Salud en el trabajo.




2013

Gestión Soporte MPA1-P1-01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO

OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P1-02 Cupos del programa de bienestar social ejecutados OPTIMO

Gestión Soporte MPA1-P1-04 Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO OPTIMO

14. Prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo, identificando, valorando y determinando los controles de los riesgos de Seguridad y Salud en el trabajo a que están expuestos los colaboradores del ICBF, en el desarrollo de sus actividades laborales.




2013

Gestión Soporte MPA1-P1-10 Investigación de Accidentes de trabajo OPTIMO

Presentar el resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismo de acuerdo al análisis de indicadores de los Macroproceso/proceso




Para definir el cumplimiento las políticas y de los objetivos del SIGE se les solicitó a las dependencias evaluar la implementación del SIGE: calificando el cumplimiento de cada política de 1 a 5, en una escala donde 1 es incumplimiento total y 5 cumplimiento total, justificando la calificación. La evaluación arrojó los siguientes resultados: El promedio de calificación de cumplimiento de política , a 31-12-2013 es:

Política Calificación Promedio

Integral 4.2

Calidad 4

Ambiental 3.8

Seguridad de la información 3.7

Seguridad y salud ocupacional 3.8

La justificación de la calificación se sustenta en las siguientes observaciones : Política integral

Teniendo en cuenta que el ICBF apunta a ser ejemplo mundial en la construcción de una sociedad prospera es indispensable disponer de mayor inversión de recursos que permitan garantizar el cumplimiento de las políticas para lograr mayor motivación y compromiso de los colaboradores.

Aunque que los avances en las diferentes políticas han sido significativos es importante resaltar que falta avance en la política de seguridad en la información, a través de la implementación de actividades que logren apropiar a los colaboradores y concientizar acerca de la relevancia para el quehacer diario.

No existe un cuidado total de la salud mental de los colaboradores. Los diferentes equipos de trabajo organizan grupos de estudio donde se socializan los

procedimientos creando espacios propicios el fortalecimiento de la mejora continua. Se considera que hace falta mayor compromiso por parte de los profesionales que desarrollan la

misión del Instituto, toda vez que se evidencia atención inadecuada a los usuarios, procedimientos irregulares y distantes de los procesos de Restablecimiento de Derechos, así mismo se evidencia alta demanda de servicios lo cual ha generado mayor concentración en atender casos de atención inmediata, dejando a un lado la prevención el cual debería ser uno de los factores determinantes de atención del ICBF.

No obstante que algunos colaboradores no tienen la buena actitud frente al desarrollo de la política integral, la mayoría presta sus servicios con calidad calidez, compromiso, amor y entrega para garantizar los derechos y bienestar de los N.N.A y las familias colombianas.

Política de Calidad

Aunque se cuenta con talento humano competente y comprometido con la mejora continua, hace falta compromiso e innovación.

La calidad se ve afectada por las acciones de inmediatez y falta de claridad de las instrucciones emanadas por la Sede Nacional




Aunque se ha logrado avanzar en la política y en la implementación de las diferentes herramientas que tenemos para el desarrollo de la misma, hace falta mayor apropiación por parte de los colaboradores.

El ICBF comprometido con la mejora continúa, se refleja en el seguimiento que se tiene a las acciones de mejora producto de la Auditoria, que verifica que se dé cumplimiento a los procesos y procedimientos que tiene el instituto.

Por medio de los procesos de auditoria interna se evalúa la competencia de los individuos que participan en el proceso de auditoría, lo cual le ayuda a la entidad a actuar para mejorar su desempeño mediante la implementación de controles de gestión.

Se ha tratado de articular esfuerzos a fin de apoyar las necesidades de la población sujeto de atención, se han hecho las gestiones pertinentes para desarrollar proyectos que involucren los diferentes actores del sistema, pero se han encontrado barreras frente a la participación de demás entidades que apoyen la misión de la institución en beneficio común.

Política Ambiental

Se aplican los controles operativos y las acciones de Prevención, Mitigación, Reducción y Control de los impactos ambientales que se encuentran al alcance de la Regional Bogotá.

Se han desarrollado estrategias que han favorecido la toma de conciencia de los funcionarios y personas adscritas a los programas de ICBF en el manejo adecuado y cuidado de los recursos naturales y materiales

No se evidencia la identificación de los aspectos e impactos ambientales para la respectiva prevención.

Aunque se ha logrado un avance significativo en la implementación de la política ambiental, es importante destacar que hace falta mayor concientización de las diferentes áreas del eje.

Se realizan las campañas pertinentes y la sensibilización adecuada para el buen uso y apropiación de los recursos.

Los dirigentes están comprometidos, con los recursos, socialización, sensibilización, pero falta compromiso de todos los colaboradores para lograr su optimización.

Aunque se han desarrollado campañas y acciones para motivar a los colaboradores en el Tema Ambiental, hace falta generar otras estrategias que ayuden a la difusión de los objetivos del sistema.

Se evalúan periódicamente los indicadores del consumo de agua y luz y se sensibiliza a los servidores sobre el consumo responsable de los mismos.

Política de Seguridad de la información

A pesar de que se han implementado estrategias para la seguridad de la información, falta mayor conciencia y compromiso en los colaboradores sobre la importancia del manejo de la seguridad de la información.

No se evidencian acciones tendientes a garantizar la política de seguridad en la información en la Regional Bogotá

Se ha trabajado en campañas que atienden estos requerimientos. Este tema es nuevo en el ICBF, y hace falta generar más cultura en el Servidor Público, para el

manejo de la información que se genera al interior del Instituto. Política de Seguridad y salud ocupacional

Se realizan mantenimientos correctivos de acuerdo a las necesidades del ICBF y teniendo en cuenta su alcance.




Aunque se han realizado campañas y acciones para el bienestar de los colaboradores del ICBF es necesario implementar estrategias que beneficien al 100 % de los colaboradores sin tener en cuenta el tipo de vinculación

Se está dando cumplimiento a la Política de SYSO, pero hacen falta algunos elementos que ayuden a integrarla ya que hay servidores públicos que tienen problemas de salud, producto del trabajo.

Se considera que es un tema que no se le ha dado la suficiente importancia, esta política no debe ser únicamente asumida desde notas sobre pausas activas, es necesario reforzar capacitar y entrenar a los funcionarios públicos frente a Seguridad industrial y posibles accidentes de trabajo.

Se dan lineamientos frente a la salud y no se ha logrado que se entreguen los botiquines para una emergencia. Se predica del crecimiento humano para lograr el desarrollo personal y no se da importancia a la capacitación de sus colaboradores al menos en los temas inherentes a sus labores.




DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

El resultado de la revisión debe incluir decisiones y acciones relacionadas con:

1. La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión 2. La mejora en el servicio en relaciona con los requisitos de los usuarios de las poblaciones atendidas 3. Cambios en la política, objetivos, metas del Sistema Integrado de Gestión 4. Necesidades de recursos para atender las decisiones 5. La actualización de la evaluación de riesgos y del plan de tratamiento de riesgos 6. La modificación de los procedimientos y controles que afectan la seguridad de la información, según

sea necesario, para responder a eventos internos o externos que pueden tener impacto en el Sistema Integrado de Gestión

7. La mejora en la medición de la eficacia de los controles aplica 27001:2006 Nota: Las decisiones se refieren aquellas determinaciones que agregan valor y mejoran el sistema relacionados con los puntos citados anteriormente las cuales deben tener acciones que conlleven a su cumplimiento. A continuación algunos ejemplos de lo que son decisiones: 1. Reestructurar o reorganizar los equipos interdisciplinarios 2. Alianzas estratégicas con las entidades del SNBF en su región 3. Definir estrategias para prestar los servicios 4. Ampliación de coberturas

Decisiones Macro Proceso: Mejoramiento Continuo

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

Entrada 9 Generación de un tip mensual sobre el contenido de los 4 ejes del SIGE con apoyo del profesional Épico.

Coordinador Planeación y

Sistemas 30/06/2014

Campañas día cero, para el seguimiento a las acciones de mejora (aplicativo Isolución), compuesta por el seguimiento en cuenta regresiva para la fecha de cumplimiento

Coordinador Planeación y

Sistemas 30/06/2014

Decisiones Macro Proceso: Coordinación y articulación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar


Entrada 7 Verificar el cumplimiento los CZ Rafael Uribe, Santafé, Barrios Unidos, Suba y Usaquén del compromiso de “Realizar eventos con mandatarios y autoridades locales con el fin de socializar y posicionar el decreto 936 del 9 de mayo de 2013 por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, por el cual se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se dictan otras disposiciones.” Se reformula en tiempo para los CZ Rafael Uribe, Santafé, Barrios Unidos, Suba y Usaquén

Diana Patricia Arboleda

Dirección Regional Coordinadora

Ciclos de vida y nutrición

CZ Rafael Uribe, Santafé, Barrios Unidos, Suba y

Usaquén

31/03/2014

Decisiones




Macro Proceso: Gestión para la atención integral a la primera infancia


Entrada 1 y 5 Control semanal con alertas, para el cierre eficaz de las acciones de mejora

Coordinadora Ciclos de vida y nutrición - Promotor Épico y enlaces de procesos Primera Infancia, Niñez y Adolescencia, Nutrición y SNBF

30/06/2014

Entrada 3 Solicitar a ANSPE verificación y validación de la información reportada en las bases de datos con el fin de que estas familias puedan ser ubicadas exitosamente en nuestras unidades de servicio.

Coordinadora Ciclos de vida y nutrición

31/03/2014

Entrada 3 Reiterar a los equipos de Primera Infancia de los Centros Zonales la importancia de identificar esta población y relacionarla a través del módulo de caracterización del SIM en el momento de relacionar el reporte de metas sociales y financieras de tal manera que el consolidado Bogotá se ajuste a la población realmente atendida en todas las modalidades de Primera Infancia

Coordinadora Ciclos de vida y

nutrición y Coordinadores 14

CZ regulares

31/03/2014

Entrada 3 Implementar nueva estrategia de control del aplicativo cuéntame, definida en 2014, dando insumos suficientes al coordinador para poder tomar las medidas de control necesarias en el cargue de los registros dentro de los tiempos establecidos en el lineamiento y el contrato, entre ellas la permanencia de los profesionales Cuéntame en las localidades más críticas.


Nutrición

30/06/2014

Entrada 8 y 9 Rediseñar implementación de asistencia técnica y supervisión, priorizando acompañamiento a las madres


Nutrición

30/06/2014

Entrada 8 y 9 Propuesta para potencializar a las madres comunitarias como agentes en la construcción de la paz, promoviendo la cultura de participación de los NNA


Nutrición

30/06/2014

Entrada 8 y 9 Flexibilización del lineamiento para reutilizar los recursos


Nutrición

30/06/2014

Decisiones Macro Proceso: Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez

y Adolescencia


Entrada 8 y 9 Asignar Defensorías móviles locales que realicen trabajo preventivo.

Coordinadores centros zonales

30/06/2014




Decisiones Macro Proceso: Gestión para la nutrición


Entrada 8 y 9 Realizar un diagnóstico que permita establecer que los 1750 NN que a septiembre 2013 se beneficiaban por RNA, se encuentran recibiendo atención en los programas de ICBF o del Distrito


Nutrición

30/06/2014

Decisiones Gestión para la Protección / Gestión Restablecimiento de Derechos


Entrada 3.1. MPM5-P1-03. Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida. Enviar por parte de la Regional de forma semanal el indicador.

Coordinación Grupo de Protección. (Promotor EPICO)

30/06/2014

Entrada 3.1. MPM5-P1-03. Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida. Identificar los equipos de Defensoría de Familia que no ingresan de forma oportuna en el aplicativo SIM

Coordinaciones CZ 15/03/2014

Entrada 3.1. MPM5-P1-03. Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida. Establecer tiempos y planes de trabajo específicos con los equipos que más presentan dificultades.

Coordinación Grupo de Protección

30/03/2014

Entrada 8. Presentar la propuesta a la Sede Nacional por parte de la Regional Bogotá de la modificación de los cupos contratados de semi internado a externado vulneración, propiciando así el aumento de cobertura de cupos.

Coordinación Grupo de

Protección (Referentes Puntos

Estratégicos)

30/03/2014

Entrada 8. Conocer, analizar e implementar la resolución 1441 la cual prioriza la discapacidad y consumo para así poder bridar la respuesta institucional desde la misma contratación-

Coordinación Grupo de

Protección (Vivian Gomez)

31/05/2014

Entrada 9. Diseñar estrategias de trabajo con los NNA hermanos de aquellos que tienen PARD, con el fin de generar acciones preventivas.


Entrada 9. Ubicar la atención de las Unidades móviles, desde los puntos estratégicos para facilitar la focalización de la población y fortalecimiento de la atención de las familias, con el objetivo de mitigar el ingreso de NNA a procesos de Restablecimiento de Derechos, acorde a lo establecido desde la lay 1448.


30/06/2014

Decisiones Gestión para la Protección / Gestión Adopciones





Entrada 3.2. Diseñar una lista de chequeo de revisión de Historias de Atención, para realizar verificación previo al envío a la Regional Bogotá.

Coordinación Grupo de Protección (Martha Arenas. DF Equipo de Adopciones)

30/03/2014

Entrada 3.2. Remitir Historia de Atención al comité de adopciones con el visto bueno de la coordinadora, sin excepción.

Coordinaciones Centros Zonales

30/06/2014

Entrada 3.2. Devolver las Historias de Atención que no tengan el visto bueno de la Coordinadora del Centro Zonal.


30/06/2014

Entrada 3.2. Realizar socialización y manejo de la lista de chequeo. Coordinación Grupo de Protección

30/03/2014

Entrada 3.2. Oficializar esta propuesta a través de memorando de la Dirección Regional, de lista de chequeo para historia de adopciones.


30/03/2014

Decisiones Gestión para la Protección / Gestión Responsabilidad Penal Adolescente


Entrada 1. Dinamizar los casos en los Comités Técnicos Consultivos para el Restablecimiento de Derechos para el egreso.

Coordinación Centro

Especializado Puente Aranda

30/06/2014

Entrada 3.1. MPM5-P3-03. Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. Hacer uso de los externados y seminternados de cada localidad


Entrada 3.1. MPM5-P3-03. Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. Hacer uso de los servicios institucionales locales en articulación con el Centro Especializado, teniendo como referentes a los delegados del SNBF de los Centros Zonales a que pertenezca el caso, teniendo la claridad que el seguimiento del caso es del Centro Especializado Puente Aranda.


Entrada 3.1. MPM5-P3-03. Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. En caso que no haya oferta local, el Centro Especializado desarrollará las acciones para suplir las necesidades específicas con las cuales se garanticen los derechos de los NNAS.

Coordinación Centro

Especializado Puente Aranda

30/06/2014

Decisiones Macro Proceso: Gestión Administrativa


Entrada 7 El compromiso “Recolectar todos los puntos ecológicos que a la fecha no cumplen con los lineamientos actuales, pintarlos

Coordinador Grupo Administrativo

31/03/2014




y devolverlos a los Centros Zonales, previos información reportada por el Grupo de Planeación y Sistemas.” Se reformula en tiempo

Entrada 3 Realizar mesas de trabajo con CZ y Grupos de la Regional, para unificar criterios de diligenciamiento de los formatos de reporte de inventario documental.


30/06/2014

Entrada 3 Establecer metas de archivo por Centro Zonal y Grupos de la Regional.


30/06/2014

Decisiones Macro Proceso: Gestión Humana


Entrada 7. Se toma la decisión de dar por cerrado el compromiso “Reiterar la solicitud del tratamiento y evidencias de las acciones Correctivas 1767, 1768 y llevar seguimiento hasta lograr el cierre, mediante correos de la Regional a la Dirección de Gestión Humana” por cuanto el tratamiento es competencia de Dirección de Gestión Humana

Dirección Regional Coordinador

Gestión Humana 14/02/14

Entrada 9 Establecer una estrategia de servicio al Cliente, en la cual se incentiven y promuevan acciones que generen trato adecuado hacia el cliente interno y externo, tono de voz moderado, atención personalizada, directa, oportuna, eficiente y ética profesional de las personas vinculadas que prestan el servicio público en el ICBF Regional Bogotá.

Coordinador Gestión Humana

15/08/14

Entrada 9 se realizará análisis del volumen de colaboradores que se tienen por centro zonal, de acuerdo a los perfiles y necesidades, con el fin de determinar el desarrollo y lugar de ejecución de los contratos, con el propósito de equilibrar los equipos.

Coordinador Gestión Humana

30/05/14

Entrada 12 : Solicitar a la Dirección de Gestión Humana depurar la base de datos de los accidentes de trabajo de la Regional Bogotá

Coordinador Gestión Humana-

Líder SYSO 30/06/2014

Entrada 12 : Solicitar a la Dirección de Gestión Humana ajustar la guía de reportes de accidentes de trabajo


Profesionales SYSO

30/06/2014

Entrada 13 : Construir una matriz para realizar seguimiento al accidente de trabajo y a las acciones propuestas



Entrada 14 : Solicitar a la Dirección de Gestión Humana (Equipo SySO) el alcance de la brigada de emergencias de la Regional Bogotá teniendo en cuenta que es una brigada básica y para atender un evento masivo se debe contar con una brigada de mayor nivel- Solicitar el procedimiento a seguir durante la organización de un evento masivo



Decisiones Macro Proceso: Gestión Financiera





Entrada 8: Establecer puntos de control para el cumplimiento oportuno de las actividades a cargo de la Coordinación Financiera, acordes al Nuevo Modelo Financiero.

Coordinación Gestión Financiera

30/03/2014

Decisiones Macro Proceso: Gestión Tecnológica


Entrada 9: Crear un sitio en la nube para la disposición de Información relacionada con el SIGE que sea actualizada mensualmente

Coordinación Planeación y

Sistemas 30/03I2014

Entrada 9: Designar por parte de coordinador del Centro Zonal un responsable para la interlocución con el ingeniero de sistemas desigando por la regional , con el fin de realizar la actualización de los activos de información de SGSI, garantizando la disponibilidad e integridad de la información.

Coordinación Planeación,

coordinador de CZ y Sistemas – Líder

SGSI

30/06/2014

Entrada 9: Incluir las herramientas tecnológicas (Kactus, SIM, NSIR, Cuéntame, Invesflow) en la inducción en el puesto d etrabajo a colaboradores que ingresan a la entidad, de acuerdo con el cargo a desempeñar .

Coordinación Planeación y

Sistemas – Líder SGSI

30/06/2014

Decisiones Macro Proceso: Gestión Servicio y Atención / Gestión Atención


Entrada 3.1. E 40. Quejas y reclamos solucionados. Generar alerta todos los viernes de cada semana a los centros zonales sobre el cumplimiento en cuanto a la respuesta de los derechos de petición y demás solicitudes, antes del vencimiento de los términos.

Dirección Regional Profesional

designado para GSA

30/06/2014

Entrada 3.1. E 40. Quejas y reclamos solucionados. Frente a la omisión del cumplimiento de funciones, realizar las acciones disciplinarias pertinentes. Remitir a la oficina de Control Interno Disciplinario Queja de los funcionarios que por falta de registro oportuno en la herramienta SIM, requiera una revisión de las actuaciones administrativas por presunta Amenaza, Inobservancia o Vulneración de los NNA, con copia al grupo de protección.

Coordinadores Centros Zonales

30/06/2014

Entrada 3.1. E 40. Quejas y reclamos solucionados. Los centros zonales, a través de sus coordinadores deben recibir y atender los casos GRIB (Grupo de Reacción Inmediata de Bienestar) direccionando a la Defensoría de Reparto para que realice su atención inmediata.

Coordinadores Centros Zonales

30/06/2014

Entrada 3.1. MPA5-02-02. Oportunidad en la atención de peticiones de asuntos conciliables. Realizar un diagnóstico por centro zonal, que evidencie la realidad del agendamiento de citas con el SEAC y días de atención, cruzando la información con las bases de datos de los aplicativos SEAC, SIM y agendamiento manual, logrando un plan de trabajo por cada centro zonal que dé respuesta a esta necesidad.


designado para GSA

30/06/2014




Entrada 3.1. MPA5-02-02. Oportunidad en la atención de peticiones de asuntos conciliables. Realizar acompañamiento desde los Grupos de GSA y la Dirección de Servicios y Atención de la Dirección General a los 14 centros zonales que atienden asuntos conciliables y no conciliables, tendiente a unificar criterios en todos los centros zonales.


designado para GSA

30/06/2014

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Seguimiento a los 169 compromisos establecidos (F2.PR10.MPE1 Versión 2.0) y que se registran en el ítem de desarrollo, Decisiones de entrada 17

Doris Stella Romero García Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas

Enviar información sobre el número de carpetas de NNA de Protección.

Coordinadores centros zonales. 19-02-14

Enviar a la Dirección Regional las iniciativas que no han tenido respuesta, para reenviarlas al Nivel Nacional.

Coordinadores centros zonales 17-02-14

Enviar presentación sobre Líneas de Acción 2.014, producto del Primer Encuentro de Directores Regionales y Video de Innovación.

Dra. Diana Patricia Arboleda Directora Regional.

20-02-14

Elaborar Diagnósticos sociales Situacionales. Coordinadores Regional y Centros Zonales.

28-02-14

Construir Planes Operativos por Grupos de la Regional y Centros Zonales.

Coordinadores Regional y Centros Zonales.

14-03-14

Producir en el mes, 2 informes y 4 notas que identifiquen historias de vida o habilidades y reconocimiento público a servidores.

Equipo Comunicaciones 14-03-14

Elaborar cronograma de reuniones, eventos de capacitación a nivel Regional

Adriana Janneth Albarracin Garcia Coordinadora Grupo Gestión Humana

28-02-14

acta de reunion comite acta comitÉ … · acta de reunion comite ... semestre se espera...

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