abonelİk sÖzleŞmelerİ İcra daİresİ...

1

İcra Dairelerinin Etkinliğinin Artırılması (Faz II) Eşleştirme Referans Numarası: TR 14 IPA JH 09 17

ABONELİK SÖZLEŞMELERİ İCRA

DAİRESİ PROTOKOLÜ

2

DİZİN

1. PROTOKOLÜN ARKA PLANI VE İÇERİĞİ ................................................................. 3

1.1. GİRİŞ ..................................................................................................................... 3

1.2. YENİ İCRA DAİRELERİ MODELİNİN MİSYONU, VİZYONU VE İLKELERİ

5

1.2.1. Yeni Teşkilat Modeli ......................................................................................... 6

1.2.2. İcra Dairesi Protokolünün Yapısı .................................................................... 7

1.2.3. Teşkilat Fişi ........................................................................................................ 9

1.2.4. İş Pozisyonu Fişleri ............................................................................................ 9

1.2.5. Usul Fişleri ....................................................................................................... 11

2. KİTAPÇIKLAR ................................................................................................................. 13

2.1. ORTAK KİTAPÇIK .......................................................................................... 13

2.1.1. Ortak Teşkilat .................................................................................................. 13

2.1.2. Ortak İş Pozisyonları ...................................................................................... 14

2.1.3. Ortak Usuller .................................................................................................. 16

2.2.1. Takip Kayıt Bürosu Teşkilat Yapısı .............................................................. 21

2.2.2 Takip Kayıt Bürosu: İş Pozisyonları .............................................................. 22

2.2.3 Takip Kayıt Usulleri ......................................................................................... 26

2.3 HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU KİTAPÇIĞI .................................................. 27

2.3.1 Haciz İşlemleri Bürosu: Teşkilat Yapısı ......................................................... 27

2.3.2 Haciz İşlemleri Bürosu İş Pozisyonları .......................................................... 28

2.3.4 Haciz İşlemleri Bürosu: Usuller ...................................................................... 32

2.4 MALİ İŞLEMLER BÜROSU KİTAPÇIĞI ..................................................... 33

2.4.1 Mali işlemler Bürosu Teşkilatı ....................................................................... 33

2.4.2 Mali İşlemler Bürosu İş Pozisyonları ............................................................. 33

2.4.3 Mali İşlemler Bürosu Usulleri ......................................................................... 38

2.5 DOSYA VE ARŞİV BÜROSU KİTAPÇIĞI .................................................... 41

2.5.1 Dosya ve Arşiv Bürosu: Teşkilat ..................................................................... 41

2.5.2 Dosya ve Arşiv Bürosu: İş Pozisyonları ........................................................ 42

2.5.3 Dosya ve Arşiv Bürosu Usulleri ...................................................................... 46

3

1. PROTOKOLÜN ARKA PLANI VE İÇERİĞİ

1.1. GİRİŞ

İcra dairelerinin yapısına ilişkin protokol bir eyleme veya sürece dahil olan kişilerin rollerini ve sorumluluklarını detaylandıran, belirli bir durumda yerine getirilmesi gereken eylemleri ve zaman dilimlerini sırasıyla tanımlayan bir kaynaktır. Eylem protokolü yeni teşkilat modelinin uygulanmasına izin veren bir çalışma yöntemi sunar. Protokolün hazırlanmasında ki amaç; hıza, etkinliğe, verimliliğe, mantığa, idari sorumluluğa, koordinasyona ve işbirliğine dayanan bir iyileştirme kriteri oluşturarak icra dairelerinin işleyişinin daha anlaşılır ve tutarlı hale getirilmesidir. Protokolün ortaya çıkış amacı, adaletin işlevsel ve kurumsal gelişim ihtiyacına cevap veren, yeni icra modelinde icra dairelerinin bünyesinde oluşturulan alt büroların iş bölümlerini belirleyen, icra dairelerine gelen işlerin hangi bürolarda işlem göreceği konusunda uzman bir bakış sunmaktır. Mevcut eylem protokolü Abonelik Sözleşmeleri İcra Dairesine yönelik olup doğrudan veya dolaylı olarak hem icra çalışanlarını (Müdür, müdür yardımcı, katip) hem de icra dairelerinden hizmet alan vatandaşları etkilemektedir. Bu protokolün amacı, icra dairelerini meydana getiren farklı büroların ve bu bürolarda yerine getirilen usullerin yeni icra daireleri modeli çerçevesinde çalışılması ve analiz edilmesidir. Belirli bir yapıyı takip eden bu altı kitapçık icra dairelerinin kurulmasında temel alınan yeni teşkilat çerçevesine göre hazırlanmıştır: Ortak Kitapçık, Takip Kayıt Kitapçığı, Haciz Kitapçığı, Mali İşlemler Kitapçığı ile Dosya ve Arşiv Kitapçığı. Her kitapçığın içinde yukarıda bahsedilen protokolde ele alınan büroların açıklanması ihtiyacı görülmüştür. Bu ayrıntılı açıklama kitapçıklar vasıtasıyla ortaya koyulmuştur. Kitapçıklar, her bir protokoldeki birimlere özgü özellikleri belirten ve protokolün üzerine bina edildiği bir referans ve yönlendirme çerçevesidir. Her bir büroya verilen görevlerin anlaşılmasını kolaylaştırmak amacıyla kitapçıklar kendi bünyesinde fişlere ayrılmıştır. Bu fişler kurumsal şema, iş pozisyonları ve usuller hakkındadır. Fişlerin her birinde icra dairelerinin farklı süreçlerinin yanı sıra her bir eylemden sorumlu kişilerin ayrımının yapıldığı farklı aşamalar ve usuller de analiz edilmiştir. Teşkilat fişleri icra dairelerinde iş dağılımının ve hizmetlerin sunumunun en iyi düzeye çıkarılmasını sağlayan bir dizi kriter, norm ve tavsiye içermektedir. Bir teşkilat şeması fişinin

4

varlığı kurumun en iyi şekilde işleyişinin sağlanmasına doğrudan etki edeceğinden bir rekabet avantajı sağlar. Teşkilat fişi aşağıdakileri mümkün kılar:

İşin organizasyonu ve dağıtımı konusunda genel ve özel kriterler belirler. Hizmetlerin sağlanmasında gerekli olan insan ve materyal kaynağı bilinir. İcra hizmetlerinin sunumu konusunda standartların belirlenmesi. İcra daireleri tarafından sağlanan hizmetlerin verilmesi, yönetimi, izlenmesi ve

kontrolü için temel kriterler ve tavsiyeler belirlenir. İş pozisyonu fişleri yeni kurumsal yapıda farklı pozisyonları ve aynı zamanda icra daireleri personellerinin (Müdür, müdür yardımcısı, katip) idaresinin, görevlerinin ve performanslarının standartlaştırılması için genel kurallar belirlemeyi amaçlar. İş pozisyonları fişlerinin amacı:

İcra dairesi modelinde mevcut işlerin sınıflandırılması. Tüm çalışanlara atanan görevlerin ve yeterliliklerin kararlaştırılması (Müdürler,

müdür yardımcıları ve diğer icra personelleri). İcra daireleri yapısında organik ilişkilerin, profesyonel profillerin ve

sorumlulukların belirlenmesi. Sonuç olarak, farklı hizmetlerin ve birimlerin betimleyici fişleri hazırlanarak icra dairelerinde yöntemsel çalışma kriterleri belirlenmiştir. Fişler, icra dairelerinin işleyişinde yüksek düzeyde kalite ve verimlilik elde etmek amacıyla çalışma biçimini ve yönetimini mantıksal bir çerçeveye oturtmayı amaçlar. Fişler, vatandaşlara daha hızlı, etkili ve kaliteli hizmet sunabilmek için tüm icra dairelerine iş yöntemlerinin ve homojen yönetim kriterlerinin getirilmesini mümkün kılan faydalı birer araçlardır. Usul fişleri icra dairelerinde hizmet sunarken takip edilmesi gereken faaliyetleri ve görevleri tanımlayan belgelerdir. Usule bağlı olarak geliştirilen görevlerin yerine getirilmesinden ve denetiminden sorumlu kişiler ve o usulden kaynaklanan hizmet sağlayıcı tanımlanır. Teşkilat fişi aşağıdakileri mümkün kılar:

İcra dairelerinde tüm çalışanların işlevlerine ilişkin görevlerin ve sorumlulukların tanımlanması.

İş ilişkilerinde tanımlanan görevlerin kullanımı. Bilgisayar ve bilişim araçları kullanımını tamamlayan bir idari destek aracının

sunulması. Protokolün amacı icra dairelerinin çeşitli bürolarında teşkilat yapılanmasını, görevleri, sorumlulukları ve usulleri açıklayan kitapçıkların geliştirilmesidir.

5

1.2. YENİ İCRA DAİRELERİ MODELİNİN MİSYONU, VİZYONU VE İLKELERİ

İcra daireleri reformu, işlerin mantık çerçevesinde yürütülmesi ve insan kaynaklarının en iyi şekilde değerlendirilmesi yoluyla performans etkililiğinin ve verimliliğinin temin edilmesi amacıyla teşkilat yapısında derin bir dönüşüm içermektedir.

Misyon: Türk adalet sisteminin ihtiyaçlarına yanıt veren ve kaliteli kamu hizmeti sağlayan yeni bir teşkilat modeli oluşturmak.

Vizyon: İcra dairelerinin teşkilat yapısı etkili ve etkin olup, yeterli ve nitelikli personeller vasıtasıyla desteklenen kaynakların daha işlevsel kullanımını garanti eder; yeni bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunduğu çeşitli imkanlardan yararlanır ve kamu hizmetleri kalitesini vatandaşların beklentileri ölçüsünde arttırır.

İlkeler: Hiyerarşik yapı: İcra daireleri, İcra İşleri Dairesi Başkanlığı’na bağlıdır. Koordinasyon: Bu kurumsal model dahili ve harici olarak koordinasyon mekanizmalarının kurulmasını garanti edecektir. Etkililik ve hız: Yeni icra modeli icra dairelerinin kullanıcıların taleplerine hızlı yanıt vermek suretiyle beklenen performansa ulaşılmasını amaçlar. İşlerin yürütülmesi: İcra dairelerinin yapısı mevcut insan kaynaklarının görev gücünü en üst düzeye çıkarmak suretiyle görevlerin en uygun şekilde dağıtılmasına izin verir. Mükemmeliyet ve devamlı iyileşme: Kurumsal model icra sisteminin zayıf ve güçlü yönlerini tespit ederek devamlı iyileşmeyi amaçlar. Eğitim, yeniden yapılandırma, insan kaynakları ve maddi ihtiyaçlar gibi konularda geleceğe dönük planların öğrenilmiş bilgiler ve dersler dikkate alınarak hazırlanması gerekmektedir. Standartlaşma: Kurumsal model; protokollerde, iş pozisyonları kitapçıklarında ve usul kitapçıklarında belirlenen yeknesak kriterlere dayanmalıdır. Homojenleştirme: Kurumsal yeniden yapılandırma icra dairelerinin ülke çapında tutarlı işleyişine katkı sağlayacaktır. Sistemin yönetimi: Büyük mahallerde yer alan icra daireleri etkili idarenin sağlanması amacıyla İcra İşleri Dairesi Başkanlığınca desteklenecektir. Esneklik: Uygulama modeli pilot mahallerin farklı özelliklerine ve gereksinimlerine uygun hale getirilecektir. Uzmanlaşma: Büyük mahallerde icra dairelerinin uzmanlaşması, çalışma alanları, görevleri ve işlem aşamaları gibi farklı kriterlere dayanacaktır.

6

1.2.1. Yeni Teşkilat Modeli

Bu modelin belirgin özellikleri şunlardır:

a) Mevcut dairelerin yerini alacak 4 icra dairesinin kurulması. Bunlar uzmanlaşmış icra daireleridir. Projenin 1. Fazında uygulanan her bir mahalde bir icra dairesinin yer aldığı modelin aksine genel olarak mahallerin büyüklüğüne ve dosya sayısı ve iş çeşitlilikleri ile takip türlerine göre büyük mahaller seçilerek, bu mahallerde dört büyük icra dairesinin kurulmasına karar verilmiştir.

b) Her bir icra dairesinde görevlerin akla uygun biçimde yürütülmesi farklı bürolar ve farklı ekipler eliyle mümkün olacaktır. Bu bürolar ve ekipler farklı örgütsel kriterlere cevap vererek örgütlenme ve görevlerini yerine getirme konusunda esnek olacaklardır ve her anın ihtiyaçlarına uyum sağlayabileceklerdir. Yeni icra daireleri modelinin teşkilat şeması aşağıda verilmiştir:

7

1.2.2. İcra Dairesi Protokolünün Yapısı

Protokol statik bir belge olmamakla birlikte uygulama tecrübesine bağlı olarak veya gelecekte ortaya çıkabilecek ihtiyaçlara göre genişletilebilir veya düzeltilebilir. Her bir icra dairesinin bir protokolü vardır:

Her bir icra dairesinin protokolü aşağıdaki yapıyı takip edecektir:

İcra dairelerinin ortak özelliklerini anlamayı sağlayacak ortak kitapçık

İlgili icra dairelerinin bünyesinde yer alan her bir büroya özgü birer kitapçık

8

Bu şema Abonelik Sözleşmeleri (MTS) İcra Dairesi Protokolünü temsil eder:

Kitapçıklar aşağıda listelenen fişlerle temsil edilir:

Teşkilat fişleri: İcra dairelerini meydana getiren bürolarda geliştirilen işlerin kurumsal mekanizmalarını ve icra dairelerini meydana getiren farklı bürolarda görev dağılımı kriterlerini tanımlar.

İş Pozisyonu fişleri:Bu fişlerde icra dairelerindeki tüm iş pozisyonları yeni yapılanmaya göre açıklanır.

Usul fişleri: Usul fişlerinde icra dairelerinde yürütülen faaliyetler ile yeni modelin uygulanması için gereken işlemlerden ve kontrolden sorumlu bürolar ve pozisyonlar açıklanır.

9

1.2.3. Teşkilat Fişi

Teşkilat yapısının daha kolay anlaşılması için ilgili icra dairesinde bulunan her bir büroya ilişkin açıklayıcı fişler yardımıyla bilgi verilmektedir. Fişler, belirli bir yapıyı takip ederek icra dairelerini meydana getiren bürolarla ilgili bilgi verir. Teşkilat fişi, bir icra dairesinin yeni teşkilat yapısındaki konumuna atıfta bulunurken ayrıca teşkilat ve işleyiş hususunda kılavuzlara, tavsiyelere ve kriterlere değinir. Fişlerde bilgiler üç grupta toplanır:

Genel bilgiler Gerekli kaynaklar Ekipman seviyesinde teşkilata yönelik kriterler

Fişlerin içeriği aşağıdaki gibidir:

TEŞKİLAT YAPISI

AMAÇ İcra dairesi tarafından hizmetin sağlanmasında güdülen amaç TEŞKİLAT ŞEMASI İcra dairesinin teşkilat şemasında daire içerisinde kurumsal ilişkilerin

grafikle temsili EKİPLER Bu kısım icra dairesinin işlevsel ekipleri arasında işlerin nasıl

paylaştırılacağını açıklar

1.2.4. İş Pozisyonu Fişleri

İş Pozisyonu Fişleri yeni görevlere ve yeterliliklere uyum sürecini kolaylaştırmak amacıyla, kurumsal bir destek aracı olarak her bir yeni icra dairesini yönlendirme ve destekleme amacıyla tasarlanmış pratik kılavuzlardır. Bu bakımdan fişlerin icra dairelerindeki iş pozisyonları işlevlerinin ve gereksinimlerinin belirlenmesini ayrıca tanımlanmasını sağlayan, personel yönetimi konusunda pratik bir araç olması hedeflenmiştir. Bu kapsamda aşağıdakiler hedeflenir:

a) Yeni icra daireleri modelinin uygulanması için bir teknik destek aracı olarak dinamik bir referans çerçevesinin sunulması.

b) İcra daireleriyle ilgili farklı pozisyonlara ait görevlerin yerine getirilmesi için gerekli bilgilerin temin edilmesinin kolaylaştırılması.

10

c) İcra çalışanlarına işlerini nasıl yapacakları konusunda temel bilgiler vererek onları işlerini etkili ve etkin bir şekilde ifa etmeye yöneltmek.

d) Mevcut kaynakların etkinlik, etkililik kriterlerine uygun olarak kullanılması ile verimin artırılması

İş pozisyonları fişleri belirlenen kurumsal yapıya göre düzenli bir şekilde icra dairelerindeki pozisyonlara ilişkin ayrıntılar içeriyor olsa da kitapçığın güncelliğini koruması ve etkisini kaybetmemesi için belirli aralıklarla gözden geçirilmesi gerekmektedir. Yukarıda anlatılanlar ışığında bu belgede tanımlanan her bir iş pozisyonu için bir açıklayıcı dosya hazırlanmıştır:

FİŞ MODELİ

İŞ POZİSYONUNA AİT VERİNİN SAPTANMASI Bu model işin tanımlanmasını ve yapı içerisinde yerinin saptanmasını sağlayan temel karakteristik özellikleri içerir. Bu bilgiler aşağıdaki gibidir:

İşin adı

İşin ait olduğu hizmet

Sorumlu büro

Doğrudan üst pozisyon

İŞ POZİSYONUNUN MİSYONU

İşin var olma sebebi veya tanımı İşin temel işlevlerinin, temel amacının ve o işe neden ihtiyaç

duyulduğunun ve o işin nasıl faydalı olduğunun tanımlanması.

TEŞKİLAT ŞEMASI

Bu şema kurumsal hiyerarşi prensibine göre kurumsal iş ilişkilerini anlatan bir grafiktir.

POZİSYONUN ANA İŞLEVLERİ

Bir iş pozisyonuna atanan yetkiler çervesinde ilgili görev tamamlanır. "Ne yapılması gerektiği"

açıklanır.

DİĞER POZİSYONLARLA TEMEL İLİŞKİLER

Bu kısım ilgili pozisyonun diğer pozisyonlarla olan ilişkisini tanımlar. İş pozisyonları arasındaki

ilişkiler şu şekilde ayrılır:

Dahili ilişkiler: Aynı büroda veya bir üst pozisyonla dikey hiyerarşik ilişki ve iş akışı.

Harici İlişkiler: Bir öncekinden farklı olarak icra dairesindeki diğer pozisyonlarla temel

ilişkilerdir.

11

POZİSYONUN TEKNİK ARAÇLARI

İş yerinde görevlerin yerine getirilmesi için gereken bilişim araçları (UYAP) ve diğer uygulamalar

ve araçlar. Bu araçlara ayrıca ilgili göreve ilişkin referans usuller de dahildir.

1.2.5. Usul Fişleri

Usul fişleri icra dairelerinde hizmet sunulurken izlenecek görevleri ve faaliyetleri anlatan bir belgedir. Bu fişler söz konusu usulün ait olduğu hizmeti ve görevlerin tamamlanmasından ve denetiminden sorumlu kişileri açıklar. Usul fişleri icra işlerinin kolaylaşması amacıyla talimatlar, belgeler ve diğer destekleyici dökümanlar içerir. Ayrıca icra dairesinin faaliyetlerinin başarıyla gerçekleştirilmesini destekleyebilecek bilgi işlem araçlarından veya bilgi sistemlerinden de bahsedilmektedir. Bu fişler görev tanımı, gereksinimleri ve görevin yerine getirilmesinden sorumlu kişiler konusunda bilgi sağlar.

Usul fişlerinin kullanışlı olduğu alanların bazıları aşağıda verilmiştir:

a) İcra dairelerinin faaliyetleri konusunda ayrıntılı açıklamalara yer verdiği için icra personellerinin eğitilmesine yardımcı olur.

b) Fişler tüm personeller tarafından kullanıldığında devamlı güncellemeye, iyileştirmeye

ve düzeltmeye imkan verecek şekilde içerdikleri görevleri analiz etmek için kullanılır.

c) Fişler keyfi değişiklikten kaçınarak iş rutinlerinin standartlaştırılmasına, sorumluluk dağılımına ve görevlerin basitleştirilmesine izin verir.

d) Fişler iş denetimini, iç kontrolü ve değerlendirmeyi sağlayarak sorumlulukların daha

kolay bir biçimde dağıtılmasını sağlar.

e) Fişler neyin nasıl yapılacağını anlatarak icra daireleri tarafından sunulan hizmetlerde verimi arttırır.

f) Tekrardan kaçınarak faaliyetlerin koordinasyonuna yardımcı olur.

g) Kısacası, fişler karar vericilere sunulan hizmetlerin iyileştirilmesi için analiz ve eylem

konusunda bir temel sunar. Usuller; kullanıcının taleplerini karşılarken bir sonuç ve bir çıktı elde etme yolunda değer yaratmayı amaçlayan bir faaliyet dizisidir. Usullerin belirgin özellikleri şunlardır:

12

Girdiler ve çıktılar betimlenebilir. Yatay ve dikey olarak kurumsal yapıyı kesebilirler. İlgili görevlerin betimlenmesi yoluyla NASIL sorusuna yanıt verir. Kurumda çalışan herkes için anlaşılır olmalıdır. Usule atfedilen ad, içerdiği faaliyetler hakkında olmalıdır. Usul içerikleri:

Usulün adı Yetkili Faaliyetler Girdiler Çıktılar

Bir usulde belirtilen her bir faaliyet aşağıdaki kapsar: Faaliyet tanımı: görevler Araçlar Belgeler

13

2. KİTAPÇIKLAR

2.1. ORTAK KİTAPÇIK

2.1.1. Ortak Teşkilat

TEŞKİLAT

AMAÇ Abonelik sözleşmeleri icra dairesi MTS (Merkezi Takip Sistemi) ortamında sanal olarak başlatılıp sonuçlandırılmayan icra dosyalarının takibe konulduğu icra dairesidir. MTS ortamında açılan icra dosyaları haciz istenmesi, tebligat yapılamaması, borca itiraz edilmesi ve takibin açılmasından itibaren 2 yıl içinde abonelik sözleşmeleri icra dairesinde devam ettirilebilir. Bu sözleşmeler "abonelik sözleşmeleri" olarak anlaşılabilir.

Gaz

Elektrik

Sabit telefon

Cep telefonu

İnternet veya televizyon

Su

TEŞKİLAT ŞEMASI

EKİPLER

Büyük mahallere yönelik yeni icra daireleri modeline göre büroların kendi içlerinde ekiplere ayrılması düşünülmüştür. Fakat, uygulamada her büro başlı başına bir ekiptir. Gelecekte ortaya çıkacak ihtiyaçlara göre yukarıdaki tabloda öngörüldüğü gibi bürolar farklı işlemlerden sorumlu çeşitli ekiplere ayrılabilir. ortaklaşa yürütmekten sorumludur.

14

2.1.2. Ortak İş Pozisyonları

ABONELİK SÖZLEŞMELERİ İCRA DAİRESİ MÜDÜRÜ

İŞ POZİSYONUNA AİT VERİNİN SAPTANMASI

İşin adı ABONELİK SÖZLEŞMELERİ İCRA

DAİRESİ MÜDÜRÜ

Açıklamalar ABONELİK SÖZLEŞMELERİ İCRA

DAİRESİ


o Etkinlik ve etkililik parametrelerini dikkate alarak Genel İcra Dairesinin idari görevlerinin

yerine getirilmesi.

o İcra dairesinin tutarlı işleyişini tesis ederek icra müdür yardımcılarının ve diğer çalışanların

koordinasyonu.

o İhtiyaçlarla ilgili uygun planlama raporları hazırlayarak, gerekli talimatları ve emirleri vermek

suretiyle yetkileri dahilinde olan hizmetin doğru sağlanmasını temin etmek.

TEŞKİLAT ŞEMASI

İCRA MÜDÜRÜ

Takip Kayıt Bürosu Müdür Yardımcıları

Takip Kayıt Bürosu Katipleri

Haciz İşlemleri Bürosu Müdür Yardımcıları

Haciz İşlemleri Bürosu Katipleri

Mali İşlemler Bürosu Müdür Yardımcıları

Mali İşlemler Bürosu Katipleri

Dosya ve Arşiv Bürosu Müdür Yardımcıları

Dosya ve Arşiv Bürosu Katipleri

15

POZİSYONUN TEMEL GÖREVLERİ

İcra dairesinin yönetimi ve organizasyonu.

Kanunda belirtilen koşullara göre yaptırımların uygulatılmasına yönelik disiplin soruşturması.

İcra müdür yardımcılarının icra dosyası ile ilgili sorularına çözüm bulunması.

İcra dairesinin işleyişine yönelik gerekli talimatlar ve emirler verilmesi.

UYAP'ın ve diğer bilişim araçlarının doğru kullanımının teşvik edilmesi.

İcra dairesinin Adalet Bakanlığı’nca onaylanacak eylem protokolünün hazırlanması.

İcra dairesinin işleyişine yönelik iyi uygulama kurallarının tespit edilmesi ve uygulatılması.

Üst makamlardan alınan emirlerin doğru uygulandığının kontrol edilmesi.

Adalet Bakanlığı tarafından verilen görevlerin teftiş edilmesi.

Adalet Bakanlığı kılavuzlarına göre icra dairesinin finansal biriminin teftiş edilmesi.

İcra dairesinin daha verimli çalışmasına yönelik tedbirleri Adalet Bakanlığı’na teklif olarak

sunmak. Gerekli gördükleri eğitimleri Bakanlığa teklif olarak götürmek.

Mevzuatta ve iş bölümünde belirtilen ve üst makamlar tarafından yetkilendirilen emirlerin

verilmesi.


Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler

İcra Dairesi Müdür

Yardımcıları ve

Müdürleri

Hizmetlerin yeterli sunulmasına yönelik

uygun talimatların ve emirlerin iletilmesini

sağlayan icra dairesi ekiplerinin

koordinasyonu ve organizasyonu için

hiyerarşik ve işlevsel ilişkiler.

Harici ilişkiler

İcra İşleri Dairesi

Başkanlığı (AdB)

İcra dairesinin uygun işleyişini sağlamaya

yönelik işlevsel ve hiyerarşik bağlılık ilişkisi.

İcra Hakimi

Talimatlara uyumun sağlanması için organik

ve işlevsel nitelikte bir hiyerarşik bağlılık

ilişkisi.


Bilişim araçları UYAP

Pozisyon için gereken diğer destek araçları

Temel office suite programları (Excel, Word, Internet, ...)

Bilişim araçları (Video konferans)

E-satış sitesine erişim

16

2.1.3. Ortak Usuller

Bürolar arasında elektronik talimat usulü

Yetkili Tüm bürolar

Faaliyetler Talep

Talebin alınması ve işlenmesi

Girdiler Elektronik talepler

Çıktılar Talepte bulunan bürolar arasında iletişim sağlanması.

Talimat

Tanım İletinin/talebin elektronik yollarla gönderilmesi

Alıcı büronun gönderiyi alıp almadığının kontrol edilmesi

Araçlar UYAP, E-posta ve telefon

Sorumlular Denetleyici MÜDÜR YARDIMCISI

Uygulayıcı KATİP

Talimatın alınması ve işlenmesi

Tanım 1. UYAP aracılığıyla gönderilen taleplerin kontrol edilmesi ve bekleyen taleplere cevap verilmesi

2. İleti ve/veya talep konusunda yetkin bir ekibe veya memura dosyanın ve/veya işin yönlendirilmesi

3. Dosya veya belge talebi o hizmetten sorumlu kişiye ulaşınca ilgili birime haber verilir.

4. Bir talebin işleme alınamaması durumunda talepte bulunan birim bilgilendirilir.

5. Talep acilse dosyanın veya dokümanın teslimiyle ilgili anlık bilgi verilir.

6. Talebe ilişkin sonuçlar muhatap birime elektronik yolla (acil durumlarda telefonla) bildirilir.

Araçlar UYAP


Uygulayıcı KATİP

Dosyanın kapatılması usulü


Faaliyetler Kapatılan dosyalar

Girdiler Dosyanın kapatılmasına yol açan herhangi bir sebep

Çıktılar Tarafların bilgilendirilmesi

Dosyanın arşive gönderilmesi

KAPATILAN DOSYALAR

17

Tanım Dosyanın kapatılma bilgisi tüm kullanıcılar tarafından girilebilir.

Büro tarafından kontrollerin yapılması

Dosyanın kapatılması

Tarafların bilgilendirilmesi

Dosyanın arşive gönderilmesi

Araçlar UYAP ve e-posta


Uygulayıcı KATİP

Bürolar arasında dosyaların ve/veya yazılı belgelerin kabul edilmesi usulü


Faaliyetler Dosyaların ve yazılı belgelerin kabul edilmesi

Girdiler Herhangi bir bürodan gelen talepler, yazılı belgeler ve dosyalar

Çıktılar Taleplerin, yazılı belgelerin veya dosyaların kabul edilmesi

Taleplerin, yazılı belgelerin veya dosyaların kabul edilmesi

Tanım Büroya ait dosyaların ve yazılı belgelerin kabul edilmesi

Alınan dosyalar, talepler ve yazılı dökümanlar listesinin UYAP sisteminde doğrulanması

Gönderen büro tarafından kaydedilen taleplerle ve yazılı dökümanlarla alınan dosyaların UYAP sisteminde doğrulanması

Hatalı ve onaylanmamış evrak ekrana düşmez.

Gerekli görüldüğü takdirde bilginin güncellenmesi

Gerekli görülürse bilginin UYAP sistemine entegre edilmesi

Araçlar [UYAP

Sorumlular Denetleyici Genel icra müdür yardımcısı

Uygulayıcı Genel icra katibi

İCRANIN DURUDULMASI VE ALACAKLIYA İTİRAZIN TEBLİĞ EDİLMESİ

Tanım İtiraz işleme alınır:

İcra durdurulur.

İtiraz bildirildikten sonra 5 gün sonunda alacaklıya itiraz tebliğ olunmuş sayılır. MTS üzerinden itiraz alacaklıya tebliğ edilir.

İtiraz icra dairesine yapılır.

Araçlar UYAP


Uygulayıcı KATİP

İTİRAZA ÇÖZÜM BULUNMASINA YÖNELİK TAKİP EDEN EYLEMLER

Tanım Taraflar icra dairesini mahkeme hükmü konusunda bilgilendirirken yapılması gerekenler:

18

İtiraz kabul edilmişse dosya kapatılır.

İtiraz mahkemece değerlendirilip itirazın kaldırılmasına hükmedildiği takdirde takibe devam edilir.

Araçlar UYAP


Uygulayıcı KATİP

Belgelerin tebliğ edilmesi usulü


Faaliyetler Gönderme ve teslim alma kararı

Belgelerin alıcı büroya gönderilmesi ve alındı onayı

Gönderen büroya alındı bilgisinin verilmesi

Girdiler Büronun talebi üzerine dahili

Çıktılar Belgelerin alıcı büroya teslimi

GÖNDERME VE TESLİM ALMA KARARI

Tanım Süreç aynı büro tarafından iç talep üzerine dökümanların başka bürolara gönderilmesi gerektiğinde başlatılır.

Gönderinin alıcının eline geçtiğinin kanıtlaması için gönderen büroya alındı bilgisi verilir.

Gönderilen birkaç belgeyse (örneğin, kayıtlı talepler veya yazılı belgeler) tek tek kayıt altına almak yerine bir liste yapılabilir.

Araçlar UYAP sistemi


Uygulayıcı KATİP

BELGELERİN ALICI BÜROYA GÖNDERİLMESİ VE ALINDI ONAYI

Tanım Büronun müdürü tarafından görevlendirilen katip belgeleri alıcı birimlere iletir.

Evrağın gönderilmesi ve teslim alınması süreci UYAP üzerinden takip edilir. Fiziki teslim olunan evraklar için alındı belgesi düzenlenir.

Araçlar UYAP


Uygulayıcı KATİP

Gönderen Büroya Alındı Bilgisinin Verilmesi

Tanım Gönderen büronun katibi gönderinin alındığını belgeleyen evrağı alır.

Araçlar Gerekmez

Sorumlular Denetleyici GENEL ICRA DAIRESI MÜDÜR YARDIMCISI

Uygulayıcı GENEL ICRA DAIRESI KATIBI

19

İcra daireleri arasında işbirliği prosedürü

Yetkili Takip Kayıt Bürosu, Haciz Bürosu, Satış Bürosu

Faaliyetler Talimat üstyazısının işleme alınması

Girdiler Talimat üstyazısı alındı.

Çıktılar Tamamlanan talimat üstyazısının iadesi

TALEBİN İŞLEME ALINMASI

Tanım Talimat üstyazısının alınması

İcra takibinde gerekli eylemlerin tamamlanması

Gönderen icra dairesine iadesi

UYAP'a devir kaydının yapılması



Uygulayıcı KATİP

Belgelerin tebliğ edilmesi usulü


Faaliyetler Teslim alma

Talimat üstyazısının hazırlanması

Talimat üstyazısının tamamlanması

Girdiler Tarafların talebi

Çıktılar Belgelerin tebliğ edilmesi

Teslim Alma

Tanım Taraflarca ibraz edilen talebin alınması

Talebin işleme alınmak üzere kaydedilmesi ve iletilmesi

İbraz olunan kaşeli tebligat listesine tarih ve kaşe eklemek



Uygulayıcı KATİP

TEBLİGAT USULÜ

Tanım Belgelerin tebliğ edilmesi

Tebligatların posta yoluyla gönderilmesi

Tebligatın onaylanması

20

Tebligatın alıcısı bulunamazsa geri gönderilir.



Uygulayıcı KATİP

HİZMETİN SONUÇLARI

Tanım UYAP'a sonuçların kaydedilmesi

İade olmayan evrak sisteme kaydedilir.



Uygulayıcı KATİP

21

2.2 . TAKİP KAYIT BÜROSU KİTAPÇIĞI

2.2.1. Takip Kayıt Bürosu Teşkilat Yapısı

TEŞKİLAT

AMAÇ İcra takibinin başlatılması için tüm talepler burada alınır ve kabul edilir, haciz aşamasına kadar işleme alınır.

TEŞKİLAT ŞEMASI

EKİPLER

Büyük mahallere yönelik yeni icra daireleri modeline göre büroların kendi içlerinde ekiplere ayrılması düşünülmüştür. Fakat, uygulamada her büro başlı başına bir ekiptir. Gelecekte ortaya çıkacak ihtiyaçlara göre yukarıdaki tabloda öngörüldüğü gibi bürolar farklı işlemlerden sorumlu çeşitli ekiplere ayrılabilir.

22

2.2.2 Takip Kayıt Bürosu: İş Pozisyonları

Müdür Yardımcısı


İşin adı Müdür Yardımcısı

Açıklamalar Takip Kayıt Bürosu

Bir üst makam İcra Dairesi Müdürü


-Abonelik sözleşmeleri icra dairesine sunulan tüm icra taleplerinin alınması, kaydedilmesi ve

dağıtımı.

-İcra takibine geçilmeden önce yapılması gereken işlemin yapılıp yapılmadığından emin olunması

ve takibin kanuni dayanaklarının (Abonelik sözleşmelerinin) mevcut olduğundan emin olunması.

-İcra usulü kapsamında ortaya çıkan muhalefetlerin ve kaynakların işleme alınması

-Borçlu ödemelerinin işleme alınması ve usulün böylece tamamlanması.

TEŞKİLAT ŞEMASI

İCRA MÜDÜRÜ









23

POZİSYONUN TEMEL GÖREVLERİ

Müdür ile birlikte büronun planlanması, organizasyonu, denetlenmesi konusunda işbirliği

yapılması ve verilen talimatlara uyulması

Belgelerin alınması, analizi, bilgisayara kaydedilmesi ve dağıtımı faaliyetlerinin hız, etkinlik,

etkililik,mantık ve idari sorumluluk uyarınca gerçekleştirilmesinin teşvik edilmesi

Usulün kabul edilmesi veya reddedilmesi konusunda bir karar verilmesi

İcra dairesi müdürünü büronun organizasyonu ve idaresinde ve ayrıca kurulan yönetim

sistemlerinin uygulanmasında ve sürdürülmesinde desteklemek

Dairenin farklı üyeleri tarafından yerine getirilecek görevlerin icrasına ilişkin kuşkuların

giderilmesi ve yol gösterilmesi

İcra dosyalarının durdurulması ve itirazların işleme alınması konusunda katiplerin büroda

uymaları gereken kriterlerin belirlenmesi

UYAP'ta dosyaların yeterli bir biçimde izlenmesi için gereken bilginin doğruluğunun ve

tamlığının kontrol edilmesi

İcra dosyalarının her aşamada işleme doğru bir biçimde alınmaları için gereken görevlerin

doğrulanmasında şefle işbirliği yapılması

Bilirkişi görevlendirilmesi ve ücretlerinin belirlenmesi

Alacaklının yeni ödeme tebligatı taleplerinin değerlendirilmesi

Mevzuatta ve iş bölümünde belirtilen görevlerin ve icra müdürünün atadığı görevlerin

yerine getirilmesi.


Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler

İcra Dairesi Müdürü

Aynı kişi tarafından verilen emirlere uygun olarak organik ve işlevsel nitelikte bir hiyerarşik bağlılık ilişkisi.

Takip Kayıt Bürosu Müdür Yardımcısı ve Katipleri

Yeterli hizmet sunumu için alınan emirlere uyulması ve koordinasyonun sağlanması amacıyla irtibat halinde olunması.

Harici ilişkiler Diğer büroların katipleri

Takip kayıt bürosuyla ilgili farklı bürolar arasında iletişim sağlar.

24


Bilişim araçları UYAP-MTS

Pozisyon için gereken diğer destek

araçları

Temel office suite programları (Excel, Word, Internet, ...)

TAKİP KAYIT BÜROSU KATİBİ


İşin adı TAKİP KAYIT BÜROSU KATİBİ

Açıklamalar Takip Kayıt Bürosu

Bir üst makam Müdür Yardımcısı


Müdürü veya müdür yardımcısı tarafından kendisine verilen görevleri yerine getirerek icra

dairesinde icra dosyalarının doğru işleme alınması ve yönetimi için gereken işlerin yapılması.

TEŞKİLAT ŞEMASI

İCRA MÜDÜRÜ









25

POZİSYONUN ANA İŞLEVLERİ

Büronun sorumluluğu çerçevesinde icra dosyalarının doğru işleme alınmasına ilişkin tüm

gerekli görevlerin yerine getirilmesi

Dosyaların işleme alınması için gereken tüm verilerin UYAP sistemine girilmesi ve

kaydedilmesi

İtirazların işleme alınması ve mahkemeye tebliğ edilmesi gereken dosya bilgisinin

dosyalama ve tarama bürosuna iletilmesi

İlgili müdür yardımcısı tarafından karar verilmesi halinde sorumlu katibin dosyanın

durdurulması sürecini başlatması.

Evrakların dosya ve arşiv bürosuna ibraz edilmesine yönelik gerekli tüm işlerin yapılması

Dairede ihtiyaç duyulan dosyaların dosyalama ve tarama bürosundan talep edilmesi

İşleme alınan dosyalara tebligatların girilmesi

Mevzuatta ve iş bölümünde belirtilen ve üst makamlar tarafından verilen görevlerin yerine

getirilmesi.


Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler








Bilişim araçları UYAP-MTS


araçları

Temel office suite programları (Excel, Word,

Internet, ...)

26

2.2.3 Takip Kayıt Usulleri

İcra talebine itiraz edilmesi durumunda izlenen usul


Faaliyetler 1. İtirazın MTS üzerinden tebliğ edilmesi.

2. İcra sürecinin askıya alınması ve alacaklıya itirazın tebliğ edilmesi

3. İtiraza çözüm bulunmasına yönelik takip eden eylemler

Girdiler Talebe itiraz bildirimi

Çıktılar Fiziki dosya ile işlem yapılmaz. MTS’de bildirimler UYAP üzerinden ilgili kişilerin ekranında görüntülenebilir.

1. İtiraz dilekçesinin alınması

Tanım 1. İcra takibine itiraz dilekçesinin iadeli taahhütlü alınması

2. Yasal gerekliliklerin doğrulanması

3. Yasal gereklilikler karşılanmıyorsa dilekçe olduğu gibi değerlendirilir ve düzeltme talep edilmez.

4. Eksiklikler tamamlanmamış veya ve hukuki yönden eksikse itirazın reddedilmesi ve takibe devam edilmesi

5. İtiraz yeterli şartları taşıyorsa takibin durdurulmasına ilişkin işlemler yapılır.


Sorumlular Denetleyici Takip Kayıt Bürosu Müdür Yardımcısı

Uygulayıcı Takip Kayıt Büro Katibi

2. TAKİBİN DURUDULMASI VE ALACAKLIYA İTİRAZIN TEBLİĞ EDİLMESİ

Tanım 1. İtiraz işleme alınır: 2. Takip durdurulur.

3. İcra Mahkemesine başvurması için itiraz alacaklıya tebliğ edilir.MTS üzerinden tebliğ edilir.

4. İtiraz icra dairesine yapılır.




3. İTİRAZA ÇÖZÜM BULUNMASINA YÖNELİK TAKİP EDEN EYLEMLER


1. Yetkiye itiraz edilmiş ise alacaklının yetki itirazını kabul etmesi ile birlikte icra dosyası yetkisizlikle kapatılır, yetkili icra dairesine gönderilir.

2. Mahkemenin devam kararı veya itirazdan vazgeçilmesi halinde takibe devam edilir.




27

2.3 HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU KİTAPÇIĞI

2.3.1 Haciz İşlemleri Bürosu: Teşkilat Yapısı

TEŞKİLAT

AMAÇ Borçlunun mallarını haczetmek için gereken görevlerin ve faaliyetlerin yerine getirilmesi

TEŞKİLAT ŞEMASI

EKİPLER


28

2.3.2 Haciz İşlemleri Bürosu İş Pozisyonları

HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU MÜDÜR YARDIMCISI

1. İŞ POZİSYONUNA AİT VERİNİN SAPTANMASI

İşin adı HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU

MÜDÜR YARDIMCISI

Açıklamalar HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU

Bir üst makam İCRA DAİRESİ MÜDÜRÜ

2. İŞ POZİSYONUNUN MİSYONU

Müdürle işbirliği yaparak haciz işlemini azami verimlilikle gerçekleştirmek.

Büronun planlama ve kontrol görevlerinin verilmesi.

Personellerin yerine getirdikleri işlerden doğrudan sorumlu olmak.

3. TEŞKİLAT ŞEMASI

İCRA MÜDÜRÜ









29

4. POZİSYONUN TEMEL GÖREVLERİ

1. İcra dairesi müdürünü büronun organizasyonu ve idaresinde ve ayrıca

kurulan yönetim sistemlerinin uygulanmasında ve sürdürülmesinde

desteklemek

2. Belirlenen kriterlere göre uygun kararlar vererek haciz talebinin alınması.

3. Haczedilmesi gereken mallarla ilgili bir karar verilmesi.

4. Büroda tahakkuk eden masrafların ve vergilerin hesaplanmasına ilişkin görevlerin

yerine getirilmesi.

5. Büronun işlemleri sırasında ortaya çıkabilecek tutarsızlıklar veya noksanlıklar

konusunda icra dairesi müdürünün bilgilendirilmesi.

6. Mevzuatta ve iş bölümünde belirtilen ve üst makamlar tarafından verilen görevlerin

yerine getirilmesi.

5. DİĞER POZİSYONLARLA TEMEL İLİŞKİLER

Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler



Haciz İşlemleri Bürosu Müdür Yardımcısı ve Katipleri


Harici ilişkiler Diğer büroların katipleri Takip kayıt bürosuyla ilgili farklı bürolar arasında iletişim sağlar.

6. POZİSYONUN TEKNİK ARAÇLARI



araçları


Internet, ...)

30

HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU KATİBİ


İşin adı HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU KATİBİ

Açıklamalar HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU

Bir üst makam HACİZ İŞLEMLERİ BÜROSU MÜDÜR YARDIMCISI


Büro müdürü veya müdür yardımcısı tarafından kendisine verilen görevleri yerine getirerek icra

dairesinin icra dosyalarının doğru işleme alınması ve yönetimi için gereken işlerin yapılması.


4. POZİSYONA AİT TEMEL GÖREVLER

1. Bu büroda ipotek takibi açılmaz.

2. Müdür yardımcısı tarafından verilen ve haciz taleplerinden kaynaklanan tüm görevlerin

yerine getirilmesi.

3. Borçlunun haczedilmesi gereken mallarına ilişkin araştırmaların yapılması.

4. Tüm dilekçelerin ve haciz verisinin UYAP'a kaydedilmesi ve ilgili tutanakların taranması.

5. Gerekli hallerde mahcuz malların fotoğraf çekerek belgelenmesi.

6. İtiraz edilmesi halinde üçüncü taraflara tebligat yapılması ve mahkemeye gönderilecek

İCRA MÜDÜRÜ









31

dökümanların hazırlanması.

7. Mahcuz malların koruma altına alınmasına ve teslimine ilişkin gerekli görevlerin yerine

getirilmesi.

8. Abonelik sözleşmeleri dairesinde tahliye işlemleri yapılmaz.

9. Büroda tahakkuk eden masrafların ve ödemelerin UYAP yoluyla tahsil edilmesi için büro

yöneticisiyle işbirliği yapılması.

10. Evrakların arşiv ve tarama bürosuna ibraz edilmesine yönelik gerekli tüm işlerin yapılması.

11. Dairede ihtiyaç duyulan evrakların arşiv ve tarama bürosundan talep edilmesi.


yerine getirilmesi.


Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler








Bilişim araçları UYAP, MTS


araçları


Internet, ...)

32

2.3.4 Haciz İşlemleri Bürosu: Usuller

Malların haczi usulü

Yetkili Haciz İşlemleri Bürosu

Faaliyetler Haciz kararı ve takip eden eylemler

Girdiler Şikayet eden tarafın talebi

Çıktılar Mahcuz mallar

Haciz sonlandırıldı.

1. HACİZ KARARI VE TAKİP EDEN EYLEMLER

Tanım 1. Haciz talebinin alınması

2. Talebin analiz edilmesi ve gerekli görülen hallerde haczin kabul edilmesi veya diğer hallerde haciz talebinin reddedilmesi

3. Malların haczinin taraflara iletilmesi

4. Gerekli görülen hallerde malların fotoğraflarının çekilmesi

5. Gerekli görülen hallerde mevcut kamu veri tabanlarına giriş yapılması

6. Hacze ilişkin belgelerin UYAP’a kaydedilmesi

7. Malların haczedilmesi

Araçlar UYAP, kamu veri tabanları, posta.

Sorumlular Denetleyici Haciz İşlemleri Bürosu Müdür Yardımcıları

Uygulayıcı Haciz İşlemleri Bürosu Katipleri

33

2.4 MALİ İŞLEMLER BÜROSU KİTAPÇIĞI

2.4.1 Mali işlemler Bürosu Teşkilatı

TEŞKİLAT

AMAÇ Abonelik sözleşmeleri icra dairesinin finansal işlemleriyle ilgili faaliyetlerin birlikte yerine getirilmesi.

TEŞKİLAT ŞEMASI

EKİPLER


2.4.2 Mali İşlemler Bürosu İş Pozisyonları

MALİ İŞLEMLER BÜROSU MÜDÜR YARDIMCISI


İşin adı MALİ İŞLEMLER BÜROSU

MÜDÜR YARDIMCISI

Açıklamalar MALİ İŞLEMLER BÜROSU

34



İcra dairesinin finansal işlemlerinin zamanında, etkili ve etkin yerine

getirilmesini temin etmeye yönelik görevlerin tamamlanması



1. İcra dairesi müdürünü büronun organizasyonu ve idaresinde ve ayrıca kurulan

yönetim sistemlerinin uygulanmasında ve sürdürülmesinde desteklemek

2. Girdilerin ve çıktıların kontrol edilmesi

3. Büronun banka hesabının kontrol edilmesi

4. Borçların, harçların, vergilerin ve teminatların ödenmesi ve hesaplanması işlemlerine

ilişkin görevlerin yerine getirilmesi

5. Nihai tutarların hesaplanması ve alıcıya ödenmesi

6. İcra usulü talebinden doğan masrafların ve harçların UYAP yoluyla edinilmesi için

takip kayıt bürosuyla işbirliği yapılması

7. Dairenin diğer bürolarıyla koordinasyon sırasında ortaya çıkabilecek noksanlıklar

konusunda icra dairesi müdürünün bilgilendirilmesi

8. Diğer bürolara ödenen harçların ve masrafların kontrol edilmesi


İCRA MÜDÜRÜ









35

yerine getirilmesi.


Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler



Mali işlemler bürosu müdür yardımcıları ve katipleri



Mali işlemler bürosuyla ilgili farklı bürolar arasında iletişim sağlar.



Pozisyon için gereken diğer

destek araçları

Temel office suite programları (Excel, Word, Internet,

...)

MALİ İŞLEMLER BÜROSU KATİBİ


İşin adı MALİ İŞLEMLER BÜROSU KATİBİ

Açıklamalar MALİ İŞLEMLER BÜROSU

Bir üst makam MALİ İŞLEMLER BÜROSU MÜDÜR

YARDIMCISI

36


Mali işlemler bürosunun etkin çalışabilmesi için gerekli işlerin, idari işlemlerin ve işbirliğinin temin

edilmesine yönelik görevlerin yerine getirilmesi.



1. Borçların, ödemelerin, vergilerin ve teminatların tahsilatına ve ödenmesine ilişkin

görevlerin yerine getirilmesinde müdür yardımcısı ile işbirliği yapılması.

2. Büroda yapılan tüm işlemlerle ilgili gerekli bilginin UYAP sistemine girilmesi

3. Büroda dosyaların işleme alınmasından kaynaklanan banka havalelerinin alınması ve

kaydedilmesi.

4. Faturaların saklanması

5. Nihai ödemelerin hesaplanmasında müdür yardımcısı ile işbirliği yapılması

6. Dosyalar fiziksel değil elektronik ortamda tutulur.

7. Dairede ihtiyaç duyulan evrakların dosya ve arşiv bürosundan talep edilmesi

8. Mevzuatta, iş bölümünde belirtilen ve üst makamlar tarafından verilen görevlerin

yerine getirilmesi.


Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler Mali işlemler bürosu müdür

Aynı kişi tarafından verilen emirlere uygun olarak organik ve işlevsel

İCRA MÜDÜRÜ









37

yardımcıları nitelikte bir hiyerarşik bağlılık ilişkisi.

Mali işlemler bürosu katipleri





Bilgi işlem araçları UYAP

Pozisyona yardımcı diğer bilgi işlem araçları Temel office suite programları

(Excel, Word, Internet, ...)

38

2.4.3 Mali İşlemler Bürosu Usulleri

İcra dairesi çalışanları arasında ödeme ve talep dağıtımı usulü

Yetkili Mali işlemler bürosu

Faaliyetler 1. Ödenecek tutarın ve masrafın vatandaşlara iletilmesi

2. Dairede taleplerin paylaştırılması

3. İtiraza çözüm bulunmasına yönelik takip eden eylemler

Girdiler Kaydedilen talepler

Çıktılar Teslim edilen belgeler

1. ÖDENECEK TUTARIN VE MASRAFIN VATANDAŞLARA İLETİLMESİ

Tanım 1. Ödenmesi gereken tutar hakkında vatandaşların bilgilendirilmesi

2. Ödemelerin kontrol edilmesi


Sorumlular Denetleyici Mali işlemler bürosu müdür yardımcıları

Uygulayıcı Mali işlemler bürosu katipleri

2. TALEPLERİN DAĞITILMASI

Tanım 1. Taleplerin doğru alıcıya iletilmesi için sınıflandırılmaları

2. Teslimat listesinin hazırlanması




3. İTİRAZA ÇÖZÜM BULUNMASINA YÖNELİK TAKİP EDEN EYLEMLER


1. İtiraz yasal şartları taşıyor ise takip durdurulur.

2. İtiraz reddedildiyse takip devam eder.




39

Ödeme işlemleri usulü


Faaliyetler 1. Hizmet talebi ve para yatırma

2. Ödeme konusunda yazışmaların yapılması

Girdiler Taraflardan birinin veya üçüncü bir şahsın talebi

Çıktılar Ödenecek tutarın belirlenmesi usulü

1. HİZMET TALEBİ VE PARA YATIRMA

Tanım 1. Gelir talebinde bulundurulması gerekenler:

2. Parasal tutarı gösteren belge

3. Uygun tutarın gönderileceği adresin gösterilmesi

4. Alıcı kimlik bilgisinin ve talep sebebinin doğrulanması

5. Talebin UYAP'a kaydedilmesi

6. UYAP'a gelirin kaydedilmesi

7. Ödemeyi kanıtlayan makbuzun teslimi




2. İCRA SÜRECİNİN ASKIYA ALINMASI VE ALACAKLIYA İTİRAZIN TEBLİĞ EDİLMESİ

Tanım 1. Ödeme sadece masrafların ödenmesine yetecek miktarda ise:

-Yetkili birimler tarafından meblağın tahsil edilmesi süreci başlatılır.

2. Borçlu veya üçüncü bir şahıs tarafından borç kısmen veya tamamen ödenmişse:

-Adli kayıtları işleme alan birimi bilgilendirmek amacıyla UYAP'a kaydedilir.

3. Gerekli görülmesi halinde borcun kapatılması için talep edilen tüm alacaklar konusunda UYAP'a başvurulur.




40

Ödenecek tutarın belirlenmesi usulü


Faaliyetler 1. Alacak tutarının belirlenmesi

2.Borcun ödenmesi için girilen tutarların belirlenmesi

Girdiler Gelir işlemleri usulü

Çıktılar

3. Borç Miktarinin Belirlenmesi

Tanım Hesaplanan tutarların karşılığı var ise ödeme usulü başlatılır.

1. Ücret borçlu tarafından ödenir.

2. Tamamen veya kısmi olarak davalı borcunu öder.


Sorumlular Denetleyici MALİ İŞLEMLER BÜROSU MÜDÜR YARDIMCISI


4. Alacak Tutarının Belirlenmesi

Tanım 1. Tutarın ödenmesine yönelik gelir beyanı yapılıp yapılmadığının belirlenmesi

2. Yetkili bir idari makam tarafından tutarın belirlenmesi

Araçlar UYAP; banka hesaplarına erişim



5. Borcun Ödenmesi İçin Girilen Tutarların Belirlenmesi

Tanım Borcun tamamen veya kısmi ödenmesi için bir kayıt açılmışsa borçlu olunan tutarların bilgisi taraflara bildirilmişse aşağıdaki ödemeler çözüme kavuşturulur:

1. Vergiler

2. Avukatlar ve bilirkişi şahitler için ücretler

3. Alacak tutarının alacaklıya ödenmesi

Araçlar UYAP; banka hesaplarına erişim



41

2.5 DOSYA VE ARŞİV BÜROSU KİTAPÇIĞI

2.5.1 Dosya ve Arşiv Bürosu: Teşkilat

TEŞKİLAT

AMAÇ İcra evraklarının etkili ve etkin yönetimi.

İcra dairesine ulaşan tüm belgelerin taranmasının ve usule dahil edilmesinin sağlanması.

TEŞKİLAT ŞEMASI

EKİPLER


42

2.5.2 Dosya ve Arşiv Bürosu: İş Pozisyonları

DOSYA VE ARŞİV BÜROSU MÜDÜR YARDIMCILARI


İşin adı DOSYA VE ARŞİV BÜROSU

MÜDÜR YARDIMCILARI

Açıklamalar DOSYA VE ARŞİV BÜROSU



İcra dosyalarının yeterli yönetimi için gereken tüm işlerin yapılması ve erişim sağlanan tüm

belgelerin taranması.


4. POZİSYONUN ANA İŞLEVLERİ

1. İcra müdürünün yönlendirmesine göre dosya listeleri dahil olmak üzere arşivdeki

belgelerin yönetilmesi.

2. İcra evraklarının arşivlenmesiyle ilgili yönetmeliklere ve talimatlara uyumun

doğrulanması.

3. Arşivlenecek evraklardaki listelerin, ilişkilerin, standart formların

İCRA MÜDÜRÜ









43

doğruluğunun kontrol edilmesi ve onaylanması.

4. Muhafaza edilen evrakların mahkemeler, savcılar veya diğer icra dairesi büroları

tarafından talep edilmesi halinde sevk işleminin izlenmesi.

5. Tüm icra evrakların alınan talimatlara uygun kaydedildiğinin, sınıflandırıldığının ve

adlandırıldığının teyit edilmesi.

6. İcra dairesi müdürüne dairenin işleyişindeki aksaklıkların, sıkıntıların ve gelişime

açık alanların zamanında iletilmesi.

7. İcra dairesine kabul edilen belgelerin tarandığından emin olunması.

8. İcra dairesi tarafından hazırlanan tüm bildirimlerin tarandığının ve tüm ilgili

dosyalarla beraber UYAP sistemine girildiğinin kontrol edilmesi.

9. Mevzuatta, iş bölümünde belirtilen ve üst makamlar tarafından verilen görevlerin

yerine getirilmesi.


Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler



Dosya ve arşiv bürosunun müdür yardımcıları ve katipleri


Harici ilişkiler Dosya ve arşiv bürosunun diğer icra dairesi bürolarıyla ilişkisi

Takip kayıt bürosuyla ilgili farklı bürolar arasında iletişim sağlar.



Pozisyon için gereken diğer

destek araçları


Internet, ...)

44

DOSYA VE ARŞİV BÜROSU KATİBİ


İşin adı DOSYA VE ARŞİV BÜROSU KATİBİ

Açıklamalar DOSYA VE ARŞİV BÜROSU

Bir üst makam DOSYA VE ARŞİV BÜROSU MÜDÜR

YARDIMCILARI


İcra evraklarının yeterli yönetimi için gereken tüm işlerin yapılması ve erişim sağlanan tüm belgelerin

taranması.


4. POZİSYONUN ANA İŞLEVLERİ

1. Müdür yardımcısının talimatlarına uygun olarak liste hazırlamak

2. İcra evraklarının arşivlenmesine ilişkin yönetmeliklere, talimatlara ve emirlere

uymak.

3. Dosyaların arşivlenmesi emrini müteakip ayrıntılı listeler ve standart tablolar

hazırlamak.

4. Yasal süre dolduktan sonra müdür yardımcısına icra evraklarının arşiv bürosuna

gönderilmesi ve kontrol sürecinde yardım etmek.

İCRA MÜDÜRÜ









45

5. Mahkemeler, savcılar veya diğer icra dairesi büroları tarafından istenen

dosyaların yerini bimek ve bu dosyaları mübaşirlere teslim etmek.

6. İcra dosyalarına ait tüm kayıtların kaydedilmesi, kataloglanması ve

adlandırılması.

7. Dosyaların ve klasörlerin usulüne uygun muhafaza edilmesi.

8. Göz atmak üzere talep edilen dosyaların taraflarca geri getirildiğinden emin

olmak.

9. Dosyaların mahkemeye iletilmesi için gerekli görevlerin yerine getirilmesi,

sonuçların ve iadelerin takip edilmesi.

10. UYAP yeni modele uyumlaştırılana dek büro şefiyle icra dairesine yazılı olarak

iletilen tüm taleplerin ve yazışmaların ilgili bürolara iletilmesi ve sisteme

girilmesi konusunda işbirliği yapmak.

11. İcra dairesinin tüm yazışmalarının ve belgelerinin taranması ve ilgili bürolar

arasında paylaştırılmak üzere sınıflandırılması.

12. Vatandaşlar ve avukatlar tarafından ibraz edilen belgelerin kaydedilmesi ve ilgili

icra dairelerine gönderilmesi.

13. İcra dairesi tarafından yapılan tüm tebligatların taranması ve ilgili tüm

dosyalarla birlikte UYAP sistemine kaydedilmesi.

14. Mevzuatta, iş bölümünde belirtilen ve üst makamlar tarafından verilen

görevlerin yerine getirilmesi.


Pozisyon Amaç

Dahili ilişkiler

Dosya ve arşiv bürosunun müdür yardımcıları ve katipleri


Dosya ve arşiv bürosunun katipleri




6. YARDIMCI BİLGİ İŞLEM ARAÇLARI


Pozisyon için gereken diğer destek araçları Temel office suite programları

(Excel, Word, Internet, ...)

46

2.5.3 Dosya ve Arşiv Bürosu Usulleri

Tarama usulü

Yetkili Dosya ve Arşiv Bürosu

Faaliyetler Belgelerin ve yazışmaların taranması

Girdiler Yazışmalar ve kağıt belgeler

Çıktılar Taranmış belgeler

1. Belgelerin ve yazışmaların taranması

Tanım 1. Verilerin sınıflandırılması

2. Tarama

3. Belgelerin kalite kontrolünün yapılması

4. Kağıt belgelerin birleştirilmesi ve dosyalanması

Araçlar UYAP sistemi, tarama

Sorumlular Denetleyici Dosya ve arşiv bürosunun müdür yardımcıları

Uygulayıcı Dosya ve arşiv bürosunun katipleri

İcra dosyasının arşivlenmesi usulü


Faaliyetler 1. Hizmet talebinin alınması

2. Yönetim

3. İcra dairesi arşiv deposu

4. Dosyaların nihai arşive gönderilmek üzere depolanması

Girdiler Arşiv talebi

Çıktılar İcra dairesi arşivi

Nihai arşiv (İcra evraklarının nakledilmesi sistemi veya hizmeti vasıtasıyla)

1. Hizmet talebinin alınması

Tanım 1. Taleplerin kağıt formatında alınması

2. İcra dosyalarının bir eşleşme listesi yardımıyla kontrol edilmesi.

3. Her bir dosyanın arşive alındığının kontrol edilmesi.

Araçlar Formlar



47

2. Yönetim

Tanım 1. Verilerin UYAP'a kaydedilmesi

2. Gerekli görülen hallerde icra dosyalarının muhafaza altına alınmasına yönelik tedbirler uygulanır.

3. Talebin hangi arşive yönelik olduğu tespit edilir:

4. İcra dairesi arşivi (kapalı olmayan icra dosyaları)

5. Kapalı icra dosyaları.




3. İcra dairesi arşiv deposu

Tanım 1. Kaydı kapatılan takipsiz dosyalar

2. İcra dosyaları listesi tutulur ve arşivde sırasına gönderilir.

3. Arşive sevk edilecek icra dosyaları her ay kontrol edilir..

Araçlar İcra dosyaları için hazırlanan kutular ve etiketler, UYAP



4.Dosyaların arşive gönderilmek üzere depolanması

Tanım 1. Kapalı icra dosyalarının depolanması (Nihai arşive gönderilmek üzere)

a) İcra dosyasının kabul edilmesi

b) İcra dosyalarının listesinin yapılması

c) İcra dosyaları arşive götürülmek üzere hazırlanması

2. İcra dairesinde işlemi biten icra dosyalarının kapalı dosya arşivinde muhafaza edilmesi

a) İcra dosyalarının arşive sevk edilmek üzere hazırlanması.

Araçlar İcra dosyaları için hazırlanan kutular ve etiketler, UYAP



48

İşlemden Kaldırılan Dosyanın İstenmesi Usulü


Faaliyetler Hizmet talebi ve hazırlık eylemleri

Girdiler Arşivlenen icra dosyalarının ilgilisi tarafından işlem yapılmak üzere istenilmesi

Çıktılar İstenilen dosyanın arşivden çıkarılması

Hizmet talebinin alınması

Tanım 1. Arşivlenen icra dosyalarının çıkarılması talebinin alınması

2. İcra dairesi arşivinde icra dosyalarının yerinin doğrulanması

İcra dosyaları arşivdeyse şu adımlar izlenir:

a. Dosyaların sevk edilmeleri için arşivle iletişime geçilir. b. İcra dosyasının beklenen teslim tarihini bildiren bilgi sahibine

iletilir. c. Bu işlem UYAP'a kaydedilir. d. İcra dosyalarının yerlerinin değiştirilmesi talep edilir.




abonelİk sÖzleŞmelerİ İcra daİresİ...

Documents