1

คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

กระบวนการจัดการเอกสารหนังสือภายนอก

มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์

โดย งานสารบรรณ ส านักอธิการบด ี

มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ งานสารบรรณ 20 มีนาคม 2561

2

สารบัญ

หน้า

1. วัตถุประสงค์ของการจัดท าคู่มือ .................................................................................................... 3

2. ขอบเขต ....................................................................................................................................... 3

3. ค าจ ากัดความ ............................................................................................................................... 3

4. หน้าที่ความรับผิดชอบ .................................................................................................................. 4

5. ผังกระบวนการปฏิบัติงาน (Work Flow) ..................................................................................... 5

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ................................................................................................................ 10

7. แนวทางในการปฏิบัติของบุคลากร ............................................................................................. 10

8. มาตรฐานคุณภาพงาน ................................................................................................................ 11

9. ระบบติดตามประเมินผล........................................................................................................... 11

10. เอกสารอ้างอิง........................................................................................................................... 12

11. แบบฟอร์มที่ใช้.......................................................................................................................... 12

12. ปัญหา/ความเสี่ยงส าคัญที่พบในการปฏิบัติงานและแนวทางการแก้ไขปัญหา............................ 12

13. บรรณานุกรม ............................................................................................................................ 13

ภาคผนวก ................................................................................................................................ 14 ภาคผนวก ก เล่มทะเบียนหนังสือรับ ................................................................................. 15 ภาคผนวก ข ตรายางประทับลงเลขทะเบียนหนังสือรับ ..................................................... 16 ภาคผนวก ค บันทึกติดตามงานและทวงถาม ..................................................................... 17 ภาคผนวก ง ประวัติผู้จัดท า ............................................................................................... 18

3

คู่มือการปฏิบัติงาน

กระบวนการจัดการเอกสารหนังสือภายนอก มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์

งานสารบรรณ ส านักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ จัดตั้งขึ้นพร้อมกับการเปิด

ด าเนินการจัดการเรียนการสอนของวิทยาลัยราชพฤกษ์ ในปีการศึกษา 2549 เป็นหน่วยงานหนึ่งของมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ที่อยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของฝ่ายบริหาร ส านักอธิการบดี เป็นหน่วยงานสนับสนุนในการติดต่อกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร ด าเนินการติดต่อกับหน่วยงานต่างๆ ในรูปแบบของจดหมายที่มหาวิทยาลัยส่งออกไปยังภายนอกและรับเอกสารจากภายหน่วยงานนอก อีกทั้งยังมีการด าเนินการในรูปแบบของค าสั่ง ประกาศ ข้อบังคับ ระเบียบของมหาวิทยาลัยกระจายไปสู่หน่วยงานภายในให้ทราบโดยทั่งถึง และรับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารของมหาวิทยาลัย ด้านการรับ - การส่งหนังสือราชการ การจัดเก็บหนังสือราชการ การค้นหาหนังสือราชการ

1. วัตถุประสงค์

1.1 เพ่ือแสดงวิธีการท างานที่สามารถถ่ายทอดให้กับผู้เข้ามาปฏิบัติงานใหม่ รวมทั้งแสดงหรือเผยแพร่ให้กับบุคลากรภายในมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์

1.2 เพ่ือเป็นแนวทางให้กับผู้ปฏิบัติงานในกระบวนการปฏิบัติงานสารบรรณ สามารถปฏิบัติงานสารบรรณ ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว 2. ขอบเขต

คู่มือการปฏิบัติงานนี้ ครอบคลุมขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่การรับ การส่ง การเก็บ การท าส าเนา การแจ้งเวียนหนังสือ 3. ค าจ ากัดความ

งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เก่ียวกับการบริหารเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดท าการรับ การส่งการเก็บรักษา การยืม จนถึงการท าลาย

การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง กระบวนการจัดระบบจ าแนกเอกสารและจัดเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้วให้เป็นระเบียบ หมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการค้นหา

4

การติดตามผล หมายถึง การด าเนินการติดตาม และทวงถามเอกสารไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อน าเสนออธิการบดีพิจารณาผลการด าเนินการ 4. หน้าที่ความรับผิดชอบ

1. อธิการบดี / รองอธิการบดี มีหน้าที่ พิจารณา สั่งการมอบหมายเอกสารที่เกี่ยวข้องให้กับหน่วยงาน

2. เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ มีหน้าที่ จัดเตรียมท าส าเนาเอกสารไปยังหน่วงงานที่รับผิดชอบและด าเนินการติดตามทวงถามเอกสารให้อธิการบดี

5

ผังกระบวนการปฏิบัติงาน (Work Flow) ระบบกระบวนการจัดการเอกสารหนังสือภายนอก

มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์

( )

/

/

6

การออกแบบกระบวนการ คู่มือปฏิบัติงาน กระบวนการจัดการเอกสารหนังสือภายนอกมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์

ข้อก าหนดที่ส าคัญ เอกสารภายนอกที่ส่งมายังอธิการบดีมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ ได้รับการตอบกลับทันเวลา ตัวช้ีวัดที่ส าคัญของกระบวนการ เอกสารภายนอกที่ส่งมายังอธิการบดีมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ ได้มีการตอบกลับทันเวลาทุกฉบับครบถ้วน

ล าดับที ่

ผังกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบ

1.

ทุกวันท างานการของมหาวิทยาลยั

รับหนังสือจากหน่วยงานที่คัดแยกจดหมาย

สามารถตรวจรับเอกสารจากภายนอกมหาวิทยาลัยได้ทุกฉบับ/วัน

จดหมายจากหน่วยงานภายนอก

งานสารบรรณ

2.

1 – 5 วันท าการ ลงรับจดหมายเสนออธิการบดี/รองอธิการบด ี

1. เอกสารธรรมดาใช้ระยะในการคัดแยกเอกสารเพื่อเสนอ 1 วัน 2. อกสารประเภทด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สดุ ใช้ระยะในการคัดแยกหนังสือเพื่อเสนอ 3 ซม./

จดหมายจากหน่วยงานภายนอก

งานสารบรรณ

หน่วยงานภายนอกส่งส่งหนังสือมายัง อธิการบดีมหาวิทยาลยั

ราชพฤกษ ์

รับ/คัดแยกหนังสือ

7

ล าดับที ่

ผังกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบ

วัน และลงรับเอกสารโดยประทับตราวันท่ีเพื่อสะดวกต่อการใช้การหรือการค้นหาเอกสาร

3. B

1 – 5 วัน ขึ้นอยู่กับลักษณะของเอกสาร

จัดเอกสารตามล าดับความส าคญัลงในแฟ้มน าเสนอต่อ อธิการบดี/ รองอธิการบด ี

ในขั้นตอนการเสนอ อธิการบดี/รองอธิการบดี เพื่อให้เกิดความรวดเร็วตามระยะเวลาที่ก าหนด งานสารบรรณจะท าการช้ีแจงให้อธิการบดี/รองอธิการบดี ทราบถึงช้ันความเร่งด่วนในการลงนามเอกสาร

จดหมายจากหน่วยงานภายนอก

งานสารบรรณ

4. 1 – 5 วันท าการ จัดเอกสารที่อธิการบด/ีรองอธิการบดี รับทราบจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มหนังสือรับของงานสารบรรณ

ท าการจัดเก็บเอกสารที่ได้รับมาลงแฟ้มทุกวันท าการเพื่อป้องกันการสญูหายของเอกสาร

- จดหมายจากหน่วยงานภายนอก

งานสารบรรณ

เสนออธิการบดีพิจารณาสั่งการ/

ลงนาม

เสนออธิการบดีพิจารณาสั่งการ/ลงนาม

จัดเอกสารหนังสือภายนอกใส่แฟ้ม

เสนอเซ็น

8

ล าดับที ่

ผังกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบ

5. 1 – 2 วันท าการ จัดท าส าเนาเอกสาร และส่งต่อไปยังหน่วยงานท่ีเกี่ยวข้องหรือหน่วยงานท่ีได้รับการสั่งการ

เจ้าหน้าทีง่านสารบรรณจัดส่งเอกสารให้หน่วยงานท่ีเกี่ยวข้อง พร้อมให้ผู้รับผิดชอบลงนาม

ส าเนาเอกสารทีม่ีการลงนามสั่งการ

งานสารบรรณ

6. 1 – 5 วันท าการ ขึ้นอยู่กับช้ันความส าคัญของ

เอกสาร

- ติดตามและทวงถามไปยังหน่วยงานท่ีเกี่ยวข้องหรือหน่วยงานท่ีไดร้ับการสั่งการ

- หลังจากหน่วยงานเซ็นรับเอกสารแล้ว งานสารบรรณจะด าเนินการติดตามภายใน 5 วันท าการ เพื่อเสนอให้อธิการ/รองอธิการบดี ทราบต่อไป

เอกสารบันทึกการติดตามผลการด าเนินงาน

งานสารบรรณ

7.

ภายใน 5 วันท าการ หน่วยงานท่ีเกี่ยวข้องหรือหน่วยงานท่ีได้รับการสั่งการแจ้งผลการด าเนินการตามค าสั่งอธิการบด/ีรองอธิการบดี เพื่อทราบ

ด าเนินการเสนอผลการด าเนินการให้อธิการบด/ีรองอธิการบดี ทราบภายในวันน้ัน

หนังสือท่ีแจ้งผลการด าเนินการกลับมายังงานสารบรรณ ส านักอธิการบด ี

งานสารบรรณ

ส าเนาแจ้งหน่วยงานเพื่อด าเนินการตามที่อธิการบดสีั่งการ

ติดตามผลการปฏิบัติงานตามค าสัง่อธิการบด ี

หน่วยงานรายงานผล ให้อธิการบดีทราบ

9

ล าดับที ่

ผังกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบ

8.

1 วันท าการ 1. พิจารณาหนังสือท่ีหน่วยงานตอบกลับ 2. งานสารบรรณแจ้งกลับไปยังหน่วยงาน

แจ้งกลับทันทีเมื่ออธิการบดีรับทราบ

หนังสือท่ีแจ้งผลการด าเนินการกลับมายังงานสารบรรณ ส านักอธิการบด ี

งานสารบรรณ

9.

สิ้นสุดกระบวนการจัดการเอกสารหนังสือภายนอก

ของมหาวิทยาลยัราชพฤกษ ์

อธิการบดีรับทราบ

แจ้งกลับไปยังหน่วยงานและงานสารบรรณท าการจัดเก็บเอกสาร

10

6. ขัน้ตอนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการ กระบวนการจัดการเอกสารหนังสือภายนอกมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์

รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. หน่วยงานภายนอกส่งส่งหนังสือมายัง อธิการบดีมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์

ไปรับจากหน่วยงานที่คัดแยกจดหมาย

2. รับ/คัดแยกหนังสือ ลงรับจดหมายเสนออธิการบดี/รองอธิการบดี

3. เสนออธิการบดีพิจารณาสั่งการ/ลงนาม

จัดเอกสารตามล าดับความส าคัญลงในแฟ้มน าเสนอต่อ อธิการบดี / รองอธิการบดี

4. จัดเอกสารหนังสือภายนอกใส่แฟ้มเสนอเซ็น

จัดเอกสารตามล าดับความส าคัญลงในแฟ้มน าเสนอต่อ อธิการบดี / รองอธิการบดี

5. ส าเนาแจ้งหน่วยงานเพื่อด าเนินการตามที่อธิการบดีสั่งการ

จัดท าส าเนาเอกสาร และส่งต่อไปยังหน่วยงานที่เก่ียวข้องหรือหน่วยงานที่ได้รับการสั่งการ

6. ติดตามผลการปฏิบัติงานตามค าสั่งอธิการบดี

ติดตามและทวงถามไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหรือหน่วยงานที่ได้รับการสั่งการ

7. อธิการบดีรับทราบ พิจารณาหนังสือที่หน่วยงานตอบกลับ 8. แจ้งกลับไปยังหน่วยงานและงานสารบรรณท าการจัดเก็บเอกสาร

งานสารบรรณแจ้งกลับไปยังหน่วยงาน

7. แนวทางในการปฏิบัติของบุคลากร

7.1 ต้องไปรับหนังสือจากหน่วยงานที่คัดแยกจดหมายในเวลา 08.30 น. และ 14.00 น. ของทุกวันท าการ โดยวันท าการของมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ คือ วันอังคาร – วันอาทิตย์ เวลา 08.30 น. – 16.30 น.

7.2 จัดล าดับความส าคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ เพ่ือด าเนินการก่อนหลังละตรวจความถูกต้องของเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ส่งออกหนังสือ เพ่ือด าเนินการให้ถูกต้อง

7.3 การประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 7.3.1 เลขรับ ให้ลงเลขท่ีรับตามล าดับทะเบียนหนังสือรับ

11

7.3.2 วันที่ ให้ลงวันที่ เดือน ปี ที่รับหนังสือ

7.3.3 เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ

7.4 ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ 7.4.1 ทะเบียนหนังสือรับ วัน เดือน พ.ศ. ให้ลง วัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน

7.4.2 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขล าดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงล าดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทินเลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขท่ีในตรารับหนังสือ

7.4.3 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามายังมหาวิทยาลัย

7.4.4 ลงวันที่ ให้ลงวันที่ เดือน ปี ของหนังสือที่รับเข้ามามายังมหาวิทยาลัย

7.4.5 จาก ให้ลงต าแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีต าแหน่ง

7.4.6 ถึง ให้ลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีต าแหน่ง

7.4.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ

7.4.8 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น

7.4.9 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอ่ืนใด (ถ้ามี) 7.5 จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้ว เสนอให้ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพ่ือรับทราบ

เบื้องต้น และหรือสั่งการหากมีเรื่องส าคัญ

7.6 จัดท าส าเนาและส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องด าเนินการ โดยให้ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่องการปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคลหรือต าแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ลงชื่อต าแหน่งไว้ด้วย

การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนไปให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องด าเนินการตามขั้นตอน โดยใช้สมุดส่งหนังสือหรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อละวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานในทะเบียนหนังสือรับ

7.7 งานสารบรรณเก็บเอกสารฉบับจริงไว้ในแฟ้มหนังสือรับ ปี พ.ศ. .... (ใส่ปี พ.ศ. ตามปีปฏิทิน) 8. มาตรฐานคุณภาพงาน

8.1 สามารถตรวจรับเอกสารจากภายนอกมหาวิทยาลัยได้ทุกฉบับ/วัน 8.2 เอกสารธรรมดาใช้ระยะในการคัดแยกเอกสารเพื่อเสนอ 1 วัน 8.3 เอกสารประเภทด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ใช้ระยะในการคัดแยกหนังสือเพ่ือเสนอ 3 ชม./วัน

และลงรับเอกสารโดยประทับตราวันที่เพ่ือสะดวกต่อการใช้การหรือการค้นหาเอกสาร 8.4 ในขั้นตอนการเสนอ อธิการบดี/รองอธิการบดี เพ่ือให้เกิดความรวดเร็วตามระยะเวลาที่

ก าหนดงานสารบรรณจะท าการชี้แจงให้อธิการบดี/รองอธิการบดี ทราบถึงชั้นความเร่งด่วนในการลงนามเอกสารท าการจัดเก็บเอกสารที่ได้รับมาลงแฟ้มทุกวันท าการเพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสาร

12

8.5 เจ้าหน้าที่งานสารบรรณเดินเอกสารจัดส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมให้ผู้รับผิดชอบ ลงนาม

8.6 หลังจากหน่วยงานเซ็นรับเอกสารแล้ว งานสารบรรณจะด าเนินการติดตามภายใน 5 วัน ท าการ เพ่ือเสนอให้อธิการ/รองอธิการบดี ทราบต่อไป

8.7 เสนอผลการด าเนินการให้อธิการบดี/รองอธิการบดี ทราบภายในวันนั้น

9. ระบบติดตามประเมินผล - 10. เอกสารที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงาน

10.1 เล่มทะเบียนหนังสือรับ 10.2 ตรายางประทับลงเลขทะเบียนหนังสือรับ 10.3 บันทึกติดตามงานและทวงถาม

11. แบบฟอร์มที่ใช้ - 12. ปัญหาส าคัญในการปฏิบัติงานและวิธีการแก้ไขปัญหาส าคัญในการปฏิบัติงานและวิธีการแก้ไข

ที ่ ผังกระบวนการ ปัญหา/ความเสี่ยงส าคัญที่พบในการปฏิบัติงาน

วิธีการแก้ไขปัญหา/ ลดความเสี่ยง

1. หน่วยงานภายนอกส่งส่งหนังสือมายัง อธิการบดีมหาวิทยาลัยราชพฤกษ์

เอกสารล่าช้ากว่าวันที่ที่ก าหนดในจดหมาย

โทรติดต่อไปยังหน่วยงานต้นทาง เพื่อแจ้งให้ทราบว่าจดหมายที่ได้รับล่าช้ากว่าก าหนด

2. รับ/คัดแยกหนังสือ เอกสารจ่าหน้าไม่ชัดเจน ท าให้ต้องใช้เวลาในการค้นหาต้นตอของเอกสาร

แยกเอกสารไว้ก่อน และตีกลับเอกสารบางส่วนที่ไม่สามารถหา

13

ที ่ ผังกระบวนการ ปัญหา/ความเสี่ยงส าคัญที่พบในการปฏิบัติงาน

วิธีการแก้ไขปัญหา/ ลดความเสี่ยง

ต้นตอได้

3. เสนออธิการบดีพิจารณาสั่งการ/ลงนาม

เนื่องจากผู้บริหารมีภาระงานจ านวนมาก ท าให้การพิจารณาลงนาม/สั่งการ อาจเกิดความล่าช้า

จัดท าส าเนาเพ่ือให้ผู้เกี่ยวข้องด าเนินการก่อน แล้วจึงค่อยส่งเอกสารที่ผ่านการพิจารณาสั่งการจากอธิการบดีให้กับหน่วยงานอีกครั้ง

4. ส าเนาแจ้งหน่วยงานเพื่อด าเนินการตามท่ีอธิการบดีสั่งการ

ในบางกรณีที่จัดส่งเอกสารไปยังหน่วยงาน ผู้รับผิดชอบโดยตรงไม่ได้เป็นผู้รับข้อมูลเอง ท าให้การด าเนินงานเกิดความล่าช้ากว่าปกติ

ติดตามกลับไปยังหน่วยงาน เพ่ือสอบถามผู้รับผิดชอบโดยตรง หรือแจ้งให้ผู้รับผิดชอบโดยตรงทราบอีกครั้ง เพ่ือป้องกันการด าเนินงานที่ล่าช้ากว่าปกติ

5. ติดตามผลการปฏิบัติงานตามค าสั่งอธิการบดี

ในบางกรณีผู้รับผิดชอบไม่สามารถด าเนินงานตามค าสั่งได้ เนื่องจากจดหมายล่าช้ากว่าก าหนด หรือติดภารกิจอ่ืน ๆ ไม่สามารถท าตามค าสั่งการได ้

ให้หน่วยงานผู้รับผิดชอบเป็นผู้ติดต่อไปยังหน่วยงานภายนอก เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเอง

6. หน่วยงานรายงานผลให้อธิการบดีทราบ

-

-

13. บรรณานุกรม -

14

ภาคผนวก

15

16

17

18

ประวัติผู้จัดท า

ชื่อ-สกุล (ภาษาไทย) นางสาวสุธิดา รวงผึ้ง ชื่อ-สกุล (ภาษาอังกฤษ) Miss.Suthida Ruangphueng คุณวุฒิการศึกษา บัญชีบัณฑิต สาขาวิชาการบัญชี มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ ต าแหน่ง เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ สถานที่ท างาน ส านักอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ E-mail suruan@rpu.ac.th

19

ประวัติผู้จัดท า

ชื่อ-สกุล (ภาษาไทย) นางสาวณัชชา ฟักป้อม ชื่อ-สกุล (ภาษาอังกฤษ) Miss.Natcha Fakpom คุณวุฒิการศึกษา นิเทศศาสตรบัณฑิต สาขาวิชาการโฆษณาและการประชาสัมพันธ์

มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ ต าแหน่ง เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ สถานที่ท างาน ส านักอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชพฤกษ์ E-mail nafakp@rpu.ac.th