จุดมงหมายของการเรุ่ ยนรี...

13/06/61

1

รองศาสตราจารย ดร.ปกรณ ปรยากรคณะรฐประศาสนศาสตร สถาบนบณฑตพฒนบรหารศาสตร

จดโดย กองแผนงาน มหาวทยาลยสงขลานครนทร วทยาเขตปตตาน วนท ๒-๔ กรกฎาคม ๒๕๖๑

• วเคราะหความสาคญของโครงการในฐานะทเปนกลวธในการขบเคลอนยทธศาสตรและกลยทธขององคการ

• พจารณาและวเคราะหวงจรโครงการตงแตจดเรมตนจนถงจดสนสด

• ประยกตเครองมอทางความคดในการวางแผนและการจดทาเอกสารโครงการ

• พจารณาระบบการจดการโครงการและปจจยทมผลตอความสาเรจในการจดการโครงการ

• ระบแนวทางในการวางระบบการควบคมโครงการ

จดมงหมายของการเรยนร

13/06/61 การวางแผนและการบรหารโครงการ : รศ.ดร.ปกรณ ปรยากร 2

13/06/61

2

13/06/61 การวางแผนและการบรหารโครงการ : รศ.ดร.ปกรณ ปรยากร

สวนทหนง : ความรทวไปเกยวกบโครงการ

3

ขอคดเบองตนทนาสนใจ

“We can't solve problems by using the same kind of thinking we used, when we created them.”

Albert Einstein (1879-1950)

German born American physicist who developed the special and general theories of relativity.

Nobel Prize for Physics in 1921.


13/06/61

3

ความจาเปนทตองจดทาโครงการเพอการบรหารการพฒนา

สถานการณทางการบรหารโดยทวไป

กจการมปญหาทางการบรหารทสลบซบซอน ซงหนวยงานใด หนวยงานหนงเพยงหนวยงานเดยวในองคการนน มอาจทจะแกไขปญหาดงกลาวได


ก. สถานการณทางการบรหารโดยทวไป มการเปลยนแปลงดานความตองการของ

ผรบบรการทอาจจะเพมมากขน ลดตาลง หรอ เปลยนจากเดมโดยสนเชง อนเปนผลทาใหการบรการของหนวยงานประจาเดมไมอาจจะตอบสนองความตองการใหมได


การวางแผนและการบรหารโครงการ : รศ.ดร.ปกรณ ปรยากร13/06/61 6

13/06/61

4

ก. สถานการณทางการบรหารโดยทวไป

กจการมความจาเปนทจะตองเปลยนแปลงเทคนคของงานทใชเทคโนโลยเดมบางไมมาก กนอยหรออาจจะตองเลอกใช

เทคโนโลยใหมททนสมย มากยงขน



ก. สถานการณทางการบรหารโดยทวไป กจการมขอจากดหรอมความจาเปนในการใช

ทรพยากรดานตาง ๆทงในเรองของ ระบบทรพยากรบคคล ระบบทนหรอปจจยการดาเนนงาน รวมทงทนเทคโนโลยสารสนเทศอยเสมอ ในบางกรณเปนเรองทจาเปนตองระมดระวง

ในการปองกนผลกระทบทจะมตอทรพยากรธรรมชาตและสภาวะทางนเวศน (Natural resources and ecology)



13/06/61

5

ความจาเปนทตองจดทาโครงการ เพอการบรหารการพฒนา

ข.สถานการณดานการพฒนาและการแขงขนการเพมความรวดเรวในการผลตสนคาและบรการ ดวยความถกตอง ทงในเชงปรมาณและคณภาพ ตรงตามขอกาหนดของลกคาและผรบบรการ



ข.สถานการณดานการพฒนาและการแขงขน⃣ การพฒนาคณภาพของสนคาและบรการ

โดยคานงถงคานยมหลกของผรบบรการ เปนสาคญ

คานยมหลกสามดานของผรบบรการไดแกผลตภณฑดกวา (Better), ราคาถกกวา (Cheaper), และการบรการทรวดเรวกวา (Faster)


13/06/61

6


ข.สถานการณดานการพฒนาและการแขงขน การเสนอบรการใหม และการสรางโอกาสในการพฒนาเพอรองรบปญหา ความตองการ

และการเปลยนแปลงในอนาคต


ความจาเปนทตองจดทาโครงการเพอการบรหารการพฒนา ข.สถานการณดานการพฒนาและการแขงขน

5.การพฒนาศกยภาพในอนาคตของกจการ ดวยการวจยและพฒนา (Research and Development or R&D) การคนควาทดลอง (Experiment) การบกเบก (Pioneering) หรอการนารอง (Pilot)ทสาคญ


13/06/61

7

ประเภทของโครงการ

จากสถานการณทผานการวเคราะหและกาหนดเจตนารมณและทศทางเชงยทธศาสตรของกจการดงกลาว

นกบรหารและนกวางแผนสามารถคดและดาเนนโครงการไดสามประเภท ไดแก

1. โครงการเพอปรบปรงหรอแกปญหาในการดาเนนงาน (Improvement Project)

2. โครงการเสรมสรางและพฒนานวตกรรม (Innovative Project)3. โครงการวจยและพฒนา (Research and Development Project)


คณลกษณะและองคประกอบของโครงการ

มผลลพธทตองการ (Expected or desired outcomes) ชดเจน เปนประโยชนตอการแกปญหา หรอตอบสนองความตองการทแทจรง มผลผลต (Outputs) และกจกรรม (Activities) ทมความแตกตางไปจากการดาเนนงานตามปกตของหนวยงาน และสามารถแยกใหเปนเอกเทศหรอมลกษณะเฉพาะของงาน (Uniqueness)มกาหนดเวลาเรมตนและสนสดทแนนอน แสดงถงงานทมลกษณะชวคราว (Temporary nature)มองคกรทรบผดชอบโดยเฉพาะ (Specific project

organization) และสลายตวลงเมอเสรจโครงการ


13/06/61

8


มการกาหนดคาใชจายหรอตนทนทจาเปน (essential cost) กบสามารถวเคราะหคมทน(break-event point)และความคมคา (worthiness) ของผลประโยชนตอบแทนการลงทนทไดรบ (Project investment cost and benefit)คานงถงขอจากดในการบรหารและการจดการขอบขายงานโครงการ (Project Scope) สามดานคอ

(1) เวลา (time) (2) คาใชจาย (cost) และ (3) คณภาพของ (quality)


Project Management Triangle


13/06/61

9


กรณทเปนโครงการทจดการโดยผรบจาง (Contractor)จาเปนตองคานงถงความเชอมโยง

(Project integration) ระหวางขอกาหนดโครงการ(Terms of reference or TOR) ขององคกร เจาของโครงการกบความรบผดชอบขององคกร ในการจดการโครงการดงนน การบรหารและการจดการโครงการจงให ความสาคญอยางยงตอ การบรหารสญญา เปนอยางมาก (Contract management)



สวนทสอง : วงจรการบรหารโครงการ

18

13/06/61

10

วงจรการบรหารโครงการคออะไร• วงจรการบรหารโครงการ (Project Cycle Management) คอขนตอนทแสดงถงความสมพนธระหวางยทธศาสตร กลยทธ และกลวธในการวางแผนและการบรหารโครงการตงแตจดเรมตนจนถงจดทส นสดของการดาเนนงาน

• โดยทวไปวงจรโครงการจะประกอบดวย 1.การแปลงกลยทธเปนแนวคดโครงการในลกษณะของเงอนไขหรอขอกาหนดงานโครงการ (Terms of Reference or TOR)

2.การวางแผนและศกษาความเปนไปไดของโครงการ3.การพจารณาเพออนมตโครงการและงบประมาณ4.การบรหารและการจดการโครงการ5.การยตและถายโอนโครงการไปสภาระงานประจา


วางแผนศกษาความเปนไปได วเคราะหความ

เหมาะสม

การบรหารและการจดการ

โครงการตงแตเรมตนจนแลว

เสรจ

การถายโอนโครงการไปสภาระงานประจาของหนวยงานอน

คาใชจายสาหรบการศกษาความเปน ไปได

ก ค จ

อายโครงการ (Project Life Period)

ระยะเวลาการดาเนนงาน

การรเรม โครงการ

คาใชจายหรองบประมาณในการจดการโครงการ

คาใชจายในการดาเนนงาน& ผลประโยชนท

ไดรบ

ข

กลยทธTOR

การตดตามและประเมนผลโครงการ

การคดเลอกและอนมตโครงการ

คาใชจายสาหรบการคดเลอกโครงการ

การเตรยมการ

ง


13/06/61

11

องคประกอบของ TOR๑. ผลลพธหรอวตถประสงคทตองการ รวมทงตวชวดหลกดานเวลา ปรมาณ คณภาพ หรอคณลกษณะทเหมาะสมในการใชประโยชน

๒. ผลผลตหรอวธการ และกจกรรมทจะตองดาเนนการ๓. ขอบเขตในการลงทน หรอกรอบวงเงนทจะใชในการดาเนนการ๔. ผใชประโยชนของโครงการ รวมถงผมสวนไดสวนเสย๕. อายในการใชงานโครงการ และผลประโยชนทคาดวาจะไดรบ๖. องคประกอบดานอน ๆทสาคญ



สวนทสาม : เครองมอทางความคดในการวางแผนโครงการ

22

13/06/61

12

เครองมอทางความคดในการวางแผนโครงการ

• เพอใหการวางแผนโครงการมความสมบรณ ควรใชเครองมอทางความคดทสาคญประกอบดวย๑. กระบวนการแกปญหา (Problem solving process)๒. กระบวนการและเนอหาของวธการ (Process and substance of

means or methods)๓. ความคดสรางสรรค (Creative thinking)๔. กระบวนการตดสนใจ (Decision making process)


๑.กระบวนการแกปญหา

• พจารณาตอบคาถามทสาคญดงตอไปน๑. ปญหาหรอความตองการคออะไร?๒. สาเหตของปญหาหรอทมาของความตองการมอะไรบาง?๓. จดมงหมาย วตถประสงค และเปาหมายของการแกปญหาคออะไร?๔. วธการในการแกปญหามอะไรบาง?


13/06/61

13

ความสมพนธระหวางปญหากบวตถประสงค

ปญหา

สาเหต

วตถประสงค

วธการ

การวเคราะหชองวางของผลทเกดขนกบมาตรฐานทกาหนด

การวเคราะหแนวโนมของผลผลตทควรจะเปน

ดานลบ(ขอมลในอดต) ดานบวก(การคาดการณอนาคต)ปจจบน


ความหมายของปญหา

ตงรบ

เชงรก

แกไข

ปองกนพฒนา

ก. ความไมพงพอใจในผลงาน ข. ขอขดของ หรอ อปสรรค

ค. ขอเรยกรองตางๆ

ง.การเสนอความตองการใหมๆ จ.สรางโอกาสการพฒนา


13/06/61

14

การจราจรตดขดในชวโมงเรงดวน อตราการเคลอนตวของรถ= ๑๐ ก.ม./ ช.ม.

ขาดระบบขนสงมวลชน

ขาดการวางผงเมองทด

รถทกชนดวงไดในเวลาเดยวกน

ขาดการจดระบบวศวกรรมจราจรทด

ขาดความรและขาดวนยการจราจร

แผนภมปญหา(problem tree)


การจราจรคลองตวในชวโมงเรงดวน อตราการเคลอนตวของรถ= ๖๐ ก.ม./ ช.ม.

กอสรางระบบขนสงมวลชนทเพยงพอ

วางมาตรการดานผงเมองและการจดระเบยบชมชน

กาหนดประเภทรถและควบคมจานวนรถ

การจดระบบวศวกรรมจราจรและอานวยการจราจร

ใหการศกษาและรณรงคดานวนยการจราจร

แผนภมวตถประสงค(Objective tree)


13/06/61

15

ปญหา

คนเครองมอ

วธการกฎเกณฑ

สาเหต

สาเหต

สาเหตยอย

สาเหตยอย

แผนภมกางปลา (cause effect or fishbone diagram)

อน ๆ

อน ๆ13/06/61 การวางแผนและการบรหารโครงการ : รศ.ดร.ปกรณ ปรยากร 29

ขอพจารณาเกยวกบวธการทกาหนด

ในกรณทวธการใด มหนวยงานประจาสามารถทจะดาเนนการไดอยแลวใหมอบหมายงานแกหนวยงานทเกยวของ รบไปดาเนนการทนทในกรณทวธการทกาหนดขน หนวยงานประจาเดมทมอยไมสามารถดาเนนการได ใหคดโครงการ (project) รองรบ


13/06/61

16

๒. กระบวนการและเนอหาของวธการ

ก. ทาทาไม (WHY) ข. ทาอะไร (WHAT)ค. ทาทไหน (WHERE) ง. ทาเมอไร (WHEN) จ. ทาโดยใคร (WHO) ฉ. ทาเพอใคร (WHOM)ช. ทาอยางไร (HOW) ซ. จายเทาไร (HOW MUCH)


ทาทาไม (Why) :หมายถงหลกการและเหตผลทจะตองดาเนนการเรองนน โดยคานงถงความสมพนธกบปญหาและสาเหต ทาอะไร (What): หมายถงการคดวธการและกจกรรมทจะตองปฏบต โดยคานงถงเทคนคทถกตองและเหมาะสมทาทไหน (Where): หมายถงสถานทในการดาเนนงานทเหมาะสมสอดคลองกบการสรางคณคาหรอคณประโยชนตอกลมเปาหมายทาเมอไร (When): หมายถงเวลา ทใชในการดาเนนงานหรอ กจกรรมตาง ๆ รวมถงเวลาทจะใชในการดาเนนงานทงหมด

ขอพจารณาเกยวกบการกาหนดวธการ


13/06/61

17

ทาโดยใคร (Who): หมายถงหนวยงานหรอผทรบผดชอบในการดาเนนงานทาเพอใคร (Whom): หมายถงกลมคน ในพนทเปาหมาย ทตองการใหไดรบประโยชนจากโครงการทาอยางไร (How): หมายถงรปแบบและ กรรมวธ ในการดาเนนกจกรรม รวมทงการใช Know how ตาง ๆ




ใชจายเทาไร (How much): หมายถงการคดคานวณคาใชจายตาง ๆในการดาเนนกจกรรมตามกลไกราคามาตรฐานของตนทนตอหนวยและคาใชจายผนแปรทกาหนดอนงในเรองนจะตองคานงถงเงอนไขดานการจดทางบประมาณทหนวยงานกาหนด


13/06/61

18


ดานลบ(ขอมลในอดต) ดานบวก(การคาดการณอนาคต)

ปญหา

สาเหต


วธการ

ปจจบน

6W + 2H13/06/61 การวางแผนและการบรหารโครงการ : รศ.ดร.ปกรณ ปรยากร

การวเคราะหชองวางของผลทเกดขนกบมาตรฐานทกาหนด


35

ความคดสรางสรรค

เปนการใช “ความรและภมปญญา (Knowledge and Wisdom)” อนไดมาจาก

• การเรยนรจากประสบการณ (Intuition)• การเรยนรในองคการ (Learning organization)• การเรยนรจากผอน (Learning from others) หรอ การเปรยบเทยบกบกจการชนนา (Benchmarks)

• การวเคราะหสถานการณ (situation analysis)


13/06/61

19



ปญหา

สาเหต


วธการ

6W + 2H

ดานลบ(ขอมลในอดต) ดานบวก(การคาดการณอนาคต)ปจจบน

การวเคราะหชองวางของผลทเกดขนกบมาตรฐานทกาหนดโดยใชความคดสรางสรรค


โดยใชความคดสรางสรรค

37


สรปภาพรวมของกระบวนการวางแผน และการตดสนใจ

• ตอไปนเปนแผนภมทแสดงถงขนตอนหรอเสนทางเดนของงาน(Work flow) ในกระบวนการวางแผนและการตดสนใจจากจดเรมตนจนถงจดสนสด

• จะเหนไดวาแผนภมนเปนการเชอมโยงหรอบรณาการเครองมอทางความคดทกลาวมาแลวทงหมด ไวในแผนภมเดยวกน

38

13/06/61

20

ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค


ปรบ

กาหนดวตถประสงค

รวบรวมขอมล/ขอเทจจรง๑รปญหา

วเคราะหปญหา

รสาเหต

รผลลพธ

พจารณา

๒

๓

๔ไม

อนมต39

ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค ความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรคความคดสรางสรรค

ปรบ

คดคนทางเลอก

วเคราะหเปรยบเทยบ

รวธการ (6W + 2H)

รลาดบ

พจารณา

จดทาเอกสารแผน

อนมต

๘

๗

๖

๕

ไม


13/06/61

21


การวางแผนโครงการเบองตน:คดจากขวาไปซาย

กาหนดผลลพธ(Outcomes)

หรอวตถประสงค(Objectives)

ตวชวด เวลาปรมาณและ คณภาพ

กาหนดผลผลต(Outputs) หรอผลงาน

(Works)

ตวชวด เวลาปรมาณและ คณภาพ

กระบวนการ(Process)

หรอ

วธการ

(Means)

ขนตอนของกจกรรม เวลา คาใชจาย

ระบทรพยากร(Resources)

หรอ

ปจจย

(Inputs)ระบบคน ระบบทนหรอปจจยการดาเนนงาน

ผลลพธสดทาย(Results)หรอ

จดมงหมาย(Goals)

ตวชวดดานเวลา ปรมาณ คณภาพ พนท กลมคน หรอผใชประโยชน

๑๒๓๔๕ภายนอก

41


โครงการ (Project)

วตถประสงค (Objective)

ปจจยนาเขา (Inputs)

กระบวนการ (Processes)

ผลผลต(Outputs)

ผลลพธ(Outcomes)

ประสทธภาพ(Efficiency

โครงสรางการบรหารแบบมงผลลพธ (Result Based Management : RBM)

ความประหยด(Economies)

ประสทธผล(Effectiveness)

ผลลพธสดทาย(Results)

สมฤทธผล(Achievement)

กลยทธ (Strategy)

42

13/06/61

22

สวนทส:การจดทาเอกสารโครงการ


การจดทาเอกสารโครงการโดยใชแนวคด Logical Framework

• ในการจดทาเอกสารโครงการตามหลกนยมทวไป แนวคดทใชเรองหนงคอ นกวางแผนวเคราะหขอมล ดวยการจดทากรอบความคดในเชงเหตผลสมพนธ (Logical framework or Log - Frame)

• Log Frame เปนการคดเชงระบบทเร มตนจากการจดทาแผนภมปญหา (Problem tree diagram)ทแสดงถงความสมพนธเชงตรรกะระหวางปญหากบสาเหต โดยมขอมลยนยนทชดเจน

• จากนนจงดาเนนการจดทาแผนภมวตถประสงคทแสดงถงความสมพนธเชงตรรกะระหวางวตถประสงคกบวธการ (Objective tree diagram)


13/06/61

23

การจดทาเอกสารโครงการโดยใชแนวคดLogical Framework

• การจดทารายละเอยดของวธการในแผนภมวตถประสงค จะเปนการแสดงถงการแตกยอยวตถประสงคเปนสอง ระดบคอระดบวตถประสงคโดยรวม เรยกวาจดมงหมาย (Goal) กบวตถประสงคเฉพาะ (Objectives) โดยนกวางแผนตองคดตวชวดทงในดานของเวลา ปรมาณ คณภาพ หรอเทคนคเฉพาะทสาคญ

• ในสวนของวธการจะแตกยอยออกเปน ผลผลต กบกจกรรมในการดาเนนงานในแตละผลผลต

• โดยตวชวดระดบผลตคอ เวลา ปรมาณ และคณภาพ • สาหรบตวชวดระดบกจกรรม คอ เวลากบคาใชจาย• กาหนดแนวทางในการตดตามและประเมนผล โดยระบขอมลทจะใชในการตรวจสอบผลงานกบตวชวด

• พจารณาและวเคราะหเงอนไขภายนอก เพอประเมนความเสยงทอาจจะตองเผชญดวยการคาดหมายลวงหนา


การจดทาตาราง Log Frameสรปสาระสาคญโครงการ

ตวชวด รายงานในการตดตาม/ประเมนผล

เงอนไขภายนอก ทพงระวง

จดมงหมายหรอสมฤทธผล

(Goal)

เวลา ปรมาณ คณภาพ หรอ

คณลกษณะเฉพาะ

รายงานระดบสมฤทธผลหรอระดบผลประโยชน

เงอนไขทจะมผลให ผลประโยชนทไดรบตากวาตวชวด

วตถประสงคหรอผลลพธ

(Objectives)

เวลา ปรมาณ คณภาพ

รายงานระดบประสทธผลของโครงการ

เงอนไขทอาจจะมผลใหวตถประสงคไมเปนไปตามตวชวด

ผลผลตหรอผลงาน(Outputs)

เวลา ปรมาณ คณภาพ

รายงานผลการดาเนนงาน/หรอการตรวจรบ

เงอนไขทอาจจะมผลใหผลผลตไมเปนไป

ตามตวชวด

กจกรรม/ทรพยากร(Activities or

Inputs)

เวลา คาใชจาย รายงานการเบกจายรายกจกรรม

เงอนไขดานราคา วสดอปกรณ คาจางคาตอบแทนทเพมข นจากประมาณการ


13/06/61

24

สรปสาระสาคญของโครงการ(Narrative Summary or NS)

จดมงหมายระดบกลยทธหรอแผนงาน(Strategic or Program Goal)

วตถประสงคของโครงการ(Project Objective)

ผลผลตของโครงการ(Project Outputs)

กจกรรมโครงการ(Project Activities)

6/13/2018 Project Management Pakorn Priyakorn 2018 47

คอลมน #1

ทาอยางไร (How)

ทาทาไม (Why)

ตวชวด(Objectively Verifiable Indicators

or OVI)ตวชวดระดบกลยทธหรอแผนงานทแสดง เวลา ปรมาณ คณภาพ

ตวชวดระดบวตถประสงคของโครงการทแสดง เวลา ปรมาณ คณภาพ

ตวชวดระดบผลผลตของโครงการทแสดง เวลา ปรมาณ คณภาพ

ตวชวดระดบกจกรรมโครงการทแสดง เวลา คาใชจาย

คอลมน #2




13/06/61

25

แนวทางการตรวจสอบ(Means of Verification or MOV)

ขอมลทแสดงระดบความสาเรจในระดบกลยทธ

ขอมลทแสดงระดบความสาเรจในระดบวตถประสงค

รายงานแสดงระดบความสาเรจของผลผลตโครงการหรอดของจรง

รายงานการเบกจาย

คอลมน #3




เงอนไขทสาคญภายนอก(Important Assumptions)

เงอนไขดานการเชอมโยงกบ กลยทธดานอนๆ

โครงการอนในกลยทธเดยวกนตอง เสรจและสาเรจ

เงอนไขภายนอกทมผลกระทบตอ การสรางผลผลต

เงอนไขภายนอกทมผลตอการผนแปรในการใชจายงบประมาณ

คอลมน #4




13/06/61

26

องคประกอบของแผนโครงการ๑. ชอโครงการ (ระบความเชอมโยงกบยทธศาสตร/กลยทธ)๒. หลกการและเหตผล๓. วตถประสงค๔. ผลผลตและกจกรรม๕. ระยะเวลา๖. งบประมาณ๗. แนวทางการจดการความเสยง๘. ผรบผดชอบ๙. แนวทางการประเมนผล๑๐.ผลประโยชนทคาดวาจะไดรบ



ยทธศาสตร กลยทธ ชอโครงการ หลกการและเหตผล วตถประสงค (ระบผลลพธของโครงการ)

ตวชวด (ระบเวลา ปรมาณ คณภาพ หรอ คณลกษณะของผลลพธ)

ผลผลต (ระบผลผลตและ

ตวชวดเรยง ตามลาดบ)

กจกรรมทจะปฏบต (ตามลาดบ)

เวลา คาใชจาย ๑ ๒ ๓ ๔ ๕ ๖ ๗ ๘ ๙ ๑๐ ๑๑ ๑๒

งบประมาณ ความเสยงทตอง

ระมดระวง ระดบผลผลต

ระดบกจกรรม/คาใชจาย ผรบผดชอบหลก ผรบผดชอบรวม หนวยงานทตดตามผล

วธการและ รปแบบการประเมนผล

ดานผลลพธ ดานผลผลต ดานกจกรรม/

คาใชจาย ประโยชนทคาดวา

จะไดรบ

52

13/06/61

27

การจดทาเอกสารโครงการหวขอ สาระสาคญทระบในเอกสาร

ยทธศาสตรและกลยทธ • ระบความเชอมโยงทชดเจนของโครงการกบยทธศาสตรและกลยทธ

ชอโครงการ • ระบชอทสะทอนและมความสอดคลองกบวตถประสงคหรอผลลพธทพงประสงค

• ในกรณใชชอรหสตองมนใจวาผทมสวนเกยวของรบรเรองของผลลพธตรงกน

หลกการและเหตผล • ระบความเปนมาของโครงการ • ระบปญหาและสาเหต• ระบความเสยหายถาไมดาเนนโครงการ• ระบผลดในการดาเนนโครงการ• ระบผลประโยชนในการขบเคลอนกลยทธ


การจดทาเอกสารโครงการ

หวขอ สาระสาคญทระบในเอกสารวตถประสงค • ระบสภาพหรอระดบของผลลพธทจะเกดขนหลงจาก

โครงการแลวเสรจ • ระบตวชวดทแสดงถงคาเปาหมายดานเวลา ปรมาณ คณภาพ หรอคณลกษณะเฉพาะเชงเทคนคทสาคญ

• ผลลพธจะเปนประโยชนตอการแกปญหาหรอตอบสนองความตองการของผรบบรการเปาหมาย

ผลผลตหรอผลงาน • ระบผลงานหรอวธการทจะตองดาเนนการ• ระบตวชวดผลงาน ดานเวลา ปรมาณ คณภาพ ทชดเจนกบสามารถวดได


13/06/61

28

การจดทาเอกสารโครงการหวขอ สาระสาคญทระบในเอกสาร

ผรบผดชอบโครงการ • ระบหนวยงานหรอบคคลทเปนผรบผดชอบหลก• ระบหนวยงานหรอบคคลทเปนผรบผดชอบรวม

หนวยงานประเมนผล • ระบหนวยงานหรอบคคลทเปนผรบผดชอบในการประเมนผล

แนวทางการประเมนผล

• ระบแนวทางการประเมนผลระดบผลลพธ ผลผลต กจกรรม

ผลประโยชนทไดรบ • ระบผลทเกดขนหลงจากโครงการบรรลผลลพธหรอวตถประสงคแลวทงในเชงปรมาณและคณภาพ

• ระบผลกระทบทจะเปนประโยชนตอการแกปญหาและตอบสนองความตองการ



สวนทหา:การวางระบการจดการโครงการและ

ปจจยสาคญทมผลตอความสาเรจสาเรจ

56

13/06/61

29

การวางระบบการจดการโครงการ (Project Management System)

หลงจากไดรบอนมตจากผบรหารใหดาเนนงานโครงการ ผจดการโครงการจะมบทบาทสาคญในการจดวางระบบการจดการโครงการ ใหสอดคลองกบแผนโครงการระบบการจดการโครงการจะเปนประโยชนตอการจดเตรยมความพรอมดานตาง ๆ คอ แผนงานหรอรายการกจกรรมและเวลาทจะใช โดยจดแบงเปนงวดงานแผนเงนหรอรายการงบประมาณในแตละงวดงาน หรออาจจะเรยกวางวดเงนแผนกาลงคนทตองการในแตตละงวดงาน


องคประกอบของระบบการจดการโครงการ

รจดมงหมายในระดบแผนงาน (Program goal) ชดเจน รวตถประสงคของโครงการ(Project objective) ชดเจน รขอบขายโครงการ (Project Scope) หรอ ผลผลตและกจกรรม โครงการ (Project outputs and activities)ชดเจน รรปแบบทเหมาะสมขององคกรโครงการ รระบบการควบคมโครงการ รความพงพอใจของผรบบรการ


13/06/61

30

ปรกษาหารอ

จดมงหมายของแผนงาน ตวชวด

วตถประสงคโครงการ ตวชวด

ขอบขายโครงการ WBS

องคกรโครงการ โครงสรางทมงาน หนาท

ระบบการควบคม

เวลา คาใชจาย คณภาพ

SCHEDULE

CSPEC or CSCSC

TQM

ความพงพอใจของผรบบรการยอมรบ ใชประโยชน


คาอธบายเทคนคเกยวกบการควบคม

• Project Schedule = การจดทากาหนดการในรปของตารางทแสดงความสมพนธระหวางกจกรรม เวลา ทรพยากร และความรบผดชอบของบคลากร

• การควบคมคาใชจายใช CSPEC: C = Cost, SPEC=SpecificationCSCSC: C= Cost, SC = Schedule, S=Space, C=Contingency

• การควบคมคณภาพ TQM = Total quality management


13/06/61

31

ความรเกยวกบการจดองคกรโครงการ

• โดยทวไปการจดองคกรโครงการ ทาไดสามรปแบบคอ๑. การจดตามภาระหนาท (Functional organization)๒. การจดในรปของคณะทางาน (Task force) หรอองคกรทดาเนนงานโครงการโดยเฉพาะ (Projectized organization)

๓. การจดองคกรเชงผสมผสาน (Matrix organization)

13/06/61 การวางแผนและบรหารโครงการ: รศ.ดร.ปกรณ ปรยากร 61

Functional Organization

ผบรหารระดบสง

ผจดการฝายประจา ผจดการฝายประจา ผจดการฝายประจา

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

การประสานงาน


13/06/61

32

Projectized Organization


ผจดการโครงการ ผจดการโครงการ ผจดการโครงการ

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

การประสานงาน


Matrix Organization


ผจดการฝายประจา ผจดการฝายประจา ผจดการฝายโครงการ

ผจดการโครงการ



บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร

บคลากร


13/06/61

33

สรประบบการจดการโครงการ

1. ระบจดมงหมายของแผนงาน : ตวชวดตาง ๆ ตามแผน

2. ระบวตถประสงค : ตวชวดตาง ๆตามแผน3. กาหนดขอบขายโครงการ : โครงสรางการ

จาแนกงาน (Work Breakdown Structure (WBS)) ระดบผลผลตและกจกรรม

4. กาหนดรปแบบองคกรโครงการ5. วางระบบการควบคม : เวลา คาใชจาย และ

คณภาพ6. ปรกษาหารอเพอสรางความพงพอใจ :

การยอมรบและใชประโยชน


การวดความสาเรจในการจดการโครงการ

๑. บรรทดฐานดานความพงพอใจ: การยอมรบและใชประโยชน

๒. บรรทดฐานดานเวลา๓. บรรทดฐานดานการเงน๔. บรรทดฐานดานประสทธผล


13/06/61

34

Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope Project scope

ClientSatisfaction

Quality

TimeCost

ความสมพนธระหวางตวชวดทสาคญของโครงการ

คณภาพของผลงานและผลลพธของโครงการ

การยอมรบและการใชประโยชนของผลลพธจากโครงการ

ขอกาหนดเวลาตาม Project Scheduleคาใชจายในการ

ดาเนนกจกรรมโครงการ



ความสาเรจ เวลา คาใชจาย คณภาพ พงพอใจ

ตวแบบสบสองปจจยทมผลตอการสรางความสาเรจ

สบสองปจจย ทมผลตอ

กระบวนการบรหาร และ

การจดการโครงการ

ผรบบรการ

การยอมรบ

การใชประโยชน

ผลลพธสดทายผลผลต+ผลลพธปจจย+กระบวนการ

68

13/06/61

35

ปจจยทมผลตอความสาเรจปจจยทหนง:ผจดการโครงการและทมงานเขาใจภารกจรวมกนชดเจน

(1) รจดมงหมาย(2) รวตถประสงคและเปาหมาย(3) รแนวทางการดาเนนงาน(4) รลกษณะเฉพาะของโครงการ


ปจจยทสองการสนบสนนของนกบรหารระดบสงดานทรพยากรดานอานาจหนาทและความรบผดชอบดานอนๆ ทจาเปน เชน การตรวจเยยม การบารงขวญ การใหคาแนะนาฯลฯ


ปจจยทมผลตอความสาเรจ

70

13/06/61

36

ปจจยทมผลตอความสาเรจปจจยทสาม: การจดทากาหนดการ (Schedule)(1) จาแนกงานโดยใช WBS(2) จดลาดบกจกรรม(3) กาหนดเวลา(4) จดสรรทรพยากร(5) กาหนดความรบผดชอบของผปฏบตงาน


ปจจยทส: การปรกษาหารอและสรางการยอมรบของผรบบรการ

(1) เสนอหรอขายความคดเกยวกบ สาระสาคญของโครงการ

(2) รบฟงความคดหรอประชาพจารณ(3) การมสวนรวมอยางกวางขวาง(4) สรางความรบผดชอบรวมกน



13/06/61

37

ปจจยทมผลตอความสาเรจปจจยทหา :รพนฐาน/สภาพแวดลอมของชมชน(1) รการเมอง(2) รเศรษฐกจ(3) รสงคม/ วฒนธรรม(4) รความเขมแขงขององคกรชมชน



ปจจยทหก:การจดการทรพยากรมนษย(1) ภาระหนาทของผจดการโครงการ และทมงาน

(2) สรรหา คดเลอก อบรมบคลากร(3) กาหนดอตราคาตอบแทน(4) สรางทมและแนวทางการทางานรวมกน


13/06/61

38

ปจจยทมผลตอความสาเรจปจจยทเจด: การจดการดานเทคนค งบประมาณ และการบรหารสญญา

(1) รสาระสาคญเชงเทคนคโดยละเอยด(2) รกรอบวงเงนงบประมาณ(3) การจดทานตกรรมสญญา

โดยเฉพาะอยางยง การประมล การจดซอ การจดจาง การเบกจาย


ปจจยทแปด: การจดวางระบบการควบคม(1) กาหนดมาตรฐาน(2) กาหนดกระบวนการของงาน(3) กาหนดเกณฑการวดและวธการวดผลงาน(4) กาหนดอานาจหนาทในการปรบปรงแกไข



13/06/61

39


ปจจยทเกา : กาหนดระบบการ สอสาร และรายงาน(1) กาหนดรปแบบของการรายงาน(2) กาหนดชองทาง เวลา และวธการสอสาร


รายงานความกาวหนานโยบาย

รายงาน แนวปฏบต

รายงานความกาวหนา



บคลากรโครงการ

ผรบบรการฝายประจาโครงการ อน ๆ

ทศทาง

ทศทาง

รายงาน


13/06/61

40

ปจจยทมผลตอความสาเรจปจจยทสบ : การแกไขปญหาทอยนอกเหนอความ คาดหมาย การปรกษาหารอ ผมประสบการณ ผเชยวชาญ รวมทงสารองเวลา สารองงบประมาณปจจยทสบเอด :การแกไขความขดแยง• ดานความคด ดวยการแสวงจดรวม สงวนจดตาง• ดานผลประโยชน ดวยการเจรจาตอรอง


ปจจยทสบสอง :

การอานวยความสะดวกในการถายโอน โครงการสภาระงานประจา๑. จดทาคมอการปฏบตงาน๒. จดประชมชแจงทาความเขาใจ๓. จดการฝกอบรมบคลากรหลกทจาเปน



13/06/61

41

รภารกจโครงการ

รบการสนบสนน

วางกาหนดการ

สอสาร/รายงาน ถายโอนโครงการ

ทรพยากรมนษย

เทคนค/เงน/สญญา

ระบบควบคม

ปรกษาและสรางการยอมรบของลกคา

แกปญหาอยเหนอ คาดหมาย

เขาใจสภาพ แวดลอมชมชน

จดการความ ขดแยง


สวนทหก : การจดวางระบบการควบคมโครงการ


13/06/61

42

ความสาคญของการตดตามและการควบคม

การควบคม (controlling) เปนภารกจของ นกบรหารทกระดบ ทจาเปนตองใชจตวทยาทางการจดการเพอปองกนผลในเชงลบ

เพอผลในเชงบวก ในการดาเนนภารกจน นกบรหารควรทจะแบงงานเปนสองลกษณะ

ก. การตดตามงาน (monitoring)ข. การแกไขปรบปรงงาน(correcting)


การตดตามงานทาใหผบรหารทราบและรบร ขอมลในการจดการผลการปฏบตงาน

การใชทรพยากร(inputs)เปนไปตามแผนหรอไมการดาเนนงานเปนไปตามกระบวนการ (processes)ทกาหนดหรอไมผลงาน (outputs) เปนไปตามเปาหมายทกาหนดหรอไมผลลพธ (outcomes) สาเรจหรอไม


13/06/61

43

การปรบปรงแกไขเปนการพจารณา

ขอมลการดาเนนงาน เปรยบเทยบกบ แผนงานทกาหนด โดย

ดาเนนการวดผลงานกบมาตรฐาน

วนจฉยสงการเพอปรบปรงแกไขในกรณทงานไมผานตามเกณฑมาตรฐานทกาหนด

สรปและประเมนผล


พจารณากฎทางการบรหารทนาสนใจ

Murphy’s Law:

“If anything can go wrong, it will.”ความผดพลาดยอมจะเกดขนเสมอ (แมจะวางแผนไวดเพยงใดกตาม)

Anderson’s Law:

“If you have effective controls,it will not.” ถาทานมการควบคมดานตาง ๆทไดผล ความผดพลาด

ยอมจะไมเกดขน


13/06/61

44

องคประกอบสาคญของ การควบคม

กาหนดมาตรฐานตาง ๆ (standards) ดวยการแจกแจงตวชวดดาน เวลา คาใชจาย ปรมาณ คณภาพ หรอ คณลกษณะเฉพาะ (Specification) รวบรวมขอมลผลปฏบตงาน (Performance

information) เพอจดทารายงานผลงาน (Reports)การวดผลปฏบตงานงาน (Performance

measurement) กบตวชวดทกาหนดในกรณทผลการปฏบตงานไมสอดคลองกบตวชวด ผจดการโครงการจะใชดลยพนจในการสงการเพอปรบปรงแกไข (take corrective actions)


การจดวางระบบการควบคม

1. การควบคมภายใน:

เปนงานโดยตรงของผจดการโครงการในการกาหนดมาตรฐานและแนวทางในการ ควบคมปจจยการทางาน

(inputs control) ควบคมกระบวนการ

(processes control) ควบคมผลผลต

(outputs control)


13/06/61

45

การจดวางระบบการควบคม

2. การควบคมภายนอก:

เปนงานทผจดการโครงการตองรวมมอกบผอนในการกาหนดมาตรฐานและแนวทางการ ควบคมผลลพธ

(outcomes control) ควบคมผลกระทบ

(impacts control) ควบคมสภาพแวดลอม

(environmental control)


ส ภ า พ แ ว ด ล อ ม


ทรพยากร กระบวนการ ผลผลต ผลลพธ

บคลากรปจจยการผลตเงนทนเทคโนโลยเครองมออปกรณขอมลขาวสาร

มาตรฐาน

ขนตอนเวลาคาใชจายปรมาณคณภาพกฎเกณฑพฤตกรรม


ผลผลตตามเงอนไขหรอขอกาหนดของลกคาหรอผรบบรการการตรวจสอบความถกตอง


การสงมอบการตรวจสอบความถกตองตามสญญาการรบมอบการยอมรบ/ ใชประโยชน


ระบบการควบคมโครงการทเปนไปตามขอบขายงานโครงการ (TOR)

อธบายสญลกษณ:1. =ระบตวชวด 2. =การตรวจสอบ 3. = การปรบปรงแกไข

13/06/61

46


ทรพยากร กระบวนการ ผลผลต ผลลพธ

บคลากรปจจยการผลตเงนทนเทคโนโลยเครองมออปกรณขอมลขาวสาร


ขนตอนเวลาคาใชจายปรมาณคณภาพกฎเกณฑพฤตกรรม


ผลผลตตามเงอนไขหรอขอกาหนดของลกคาหรอผรบบรการการตรวจสอบความถกตอง


การสงมอบการตรวจสอบความถกตองตามสญญาการรบมอบการยอมรบ/ ใชประโยชน


ความสมพนธระหวางระบบการควบคมโครงการกบสภาพแวดลอมภายนอก

สภาพแวดลอมทางการเมอง เศรษฐกจ สงคม วฒนธรรม เทคโนโลย โลกาภวตน คานยมของผรบบรการ การคมครองผบรโภค

บทบาทและพฤตกรรมของบคคลในระบบการควบคม


A Project Manager

X INPUTS Y PROCESSES Z OUTPUTS B OUTCOMES

13/06/61

47

หวใจสาคญของการควบคม:ทรพยากร (Inputs) กระบวนการ (Processes) และผลผลต (Outputs)

การควบคมพฤตกรรมของผปฏบตงาน การควบคมเวลา การควบคมคาใชจาย การควบคมกฎเกณฑ การควบคมปรมาณและคณภาพ


ขอสงเกตทนาสนใจบางประการ

ทกหนวยงานและทกโครงการตองมมาตรฐานในการปฏบตงาน ทงในเชง เวลา ปรมาณ คณภาพและหรอ คณลกษณะเฉพาะอน ๆ (Specifications)มาตรฐานจงกาหนดจาก ลกษณะเฉพาะทางเทคนคของงาน ความจาเปนในการดาเนนงาน ความตองการของผรบบรการ หรอ ขอกาหนดทางกฎหมาย หรอขอตกลงตาง ๆ กได นอกจากนนจาเปนตองคานงถงเงอนไขดานสทธของผรบบรการหรอผบรโภค ทไดรบการคมครองตามรฐธรรมนญ และกฎหมายดานตาง ๆ ทเกยวของ


13/06/61

48

กาหนดระบบและรปแบบการรายงานโครงการ

• รายงานสรปสาหรบผบรหาร (Executive summary) • รายงานความกาวหนา (Progress report)• รายงานการประชม (Meeting minute)• รายงานผลการดาเนนงาน (Performance report)• รายงานผลการตรวจงาน (Inspection report) • รายงานสาหรบเผยแพร (Disseminate report)• รายงานขนสดทาย (Final report)


กาหนดระบบการสอสาร

กาหนด “ชองทางและวธการ” สอสาร เพอความชดเจนของการรายงาน(clear) ตามความตองการ (exact) สนและกระชบ (brief) จงใจ (convincing)


13/06/61

49

กาหนดระบบอานาจหนาทและความรบผดชอบ

อานาจหนาท (formal authority) อานาจการใหรางวล (reward power) อานาจการลงโทษ (punishment

power) อานาจชานาญการ (expert power) อานาจทาการแทน (referent power)


สรปขนตอนการควบคมโครงการ

1. รองคประกอบของระบบการจดการโครงการ2. จาแนกกจกรรมโครงการและวางกาหนดการ3. กาหนดมาตรฐานของงานลงตามระบบการควบคม4. จดทาและแจกแจงแผนดาเนนงาน ในรปของ Project Schedule 5. กาหนดระบบและเวลาการรายงาน6. กาหนดชองทางและวธการสอสารระหวางผทเกยวของ7. มอบหมายอานาจหนาทและความรบผดชอบ8. ประชมชแจงบคคลทเกยวของ9. รวบรวมและวเคราะหผลการดาเนนงานตามตวชวดทกาหนด10.วดผลการดาเนนงานกบมาตรฐานทกาหนด11.ปรบปรงแกไขในกรณทผลการดาเนนงานตากวามาตรฐาน12.ตรวจงานและสรปผลงาน


จุดมงหมายของการเรุ่ ยนรี...

Documents