ระบบจัดการเอกสาร ... ระบบ... · 2014. 9. 27. ·...

ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

กรณศกษา กลมปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2

องคการขนสงมวลชนกรงเทพ

Electronic Document Management System

Case Study: Bus Operation Division 1 Zone 2

จฑามาศ ศรครฑ

สารนพนธนเปนสวนหนงของการศกษา

หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑตสาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ

คณะวทยาการและเทคโนโลยสารสนเทศ

มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร

ปการศกษา 2556

I

หวขอ ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส กรณศกษา กลมปฏบตการเดนรถ 1เขตการเดนรถท 2

องคการขนสงมวลชนกรงเทพ

นกศกษา นางจฑามาศศรครฑ

รหสนกศกษา 5417670027

ปรญญา วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาเทคโนโลยสารสนเทศ

ปการศกษา 2556

อาจารยทปรกษา ผศ.ดร.พนมเพชรจตพร

บทคดยอ

ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสเปนระบบโปรแกรมประยกตทางานบนวนโดว ผาน

เครอขายอนทราเนตภายในองคกรพฒนาขนเพอเพมประสทธภาพในการจดเกบสบคนขอมลใน

รปเอกสารภายในองคกรรวมทงเพมขดความสามารถในการจดการงานดานเอกสารใหมความ

สะดวกรวดเรวมประสทธภาพมากขนและชวยลดปญหาดานการจดเกบการสญหายของเอกสาร

การสบคนขอมลเอกสารลดปรมาณการใชกระดาษและแฟ มจดเกบเอกสาร

ดงนน ในโครงงานนจงไดมแนวคดทจะพฒนาโปรแกรมคอมพวเตอรระบบจดการ

เอกสารอเลกทรอนกสมาชวยในการทางาน จากเดมททางานในรปแบบของกระดาษ ไปเปนการ

ทางานในรปแบบของไฟลอเลกทรอนกส เพอชวยใหการจดการงานทางดานเอกสารสามารถ

ทางานไดอยางมประสทธภาพ รวดเรวมากยงขน

II

กตตกรรมประกาศ

สารนพนธน สาเรจลลวงไดดวยดเพราะไดรบความกรณา ความชวยเหลอและกาลงใจ

จากหลายทาน ทาใหขาพเจาเกดความกระตอรอรนและมความมงมนในการทาสารนพนธนจน

ประสบความสาเรจ

ขอขอบพระคณ ผศ.ดร.พนมเพชรจตพรอาจารยทปรกษาโครงงาน ทกรณาให

แนวความคดและคาแนะนาตลอดจนการชวยแกปญหาตา ง ๆทเกดขนระหวางการดาเนน

โครงงาน รวมทงชวยตรวจทานและปรบปรงเนอหาอนเปนประโยชนตอการดาเนนโครงงานน

ขอขอบพระคณ อาจารยทก ๆ ทาน ทชวยประสทธประสาทวชาแกขาพเจา ตงแต

ขาพเจาเขามาศกษา ณ สถานศกษาแหงน

ขอขอบพระคณนายสรพนธ มงคลและนางสาวศรสดา สภาวรรณ ทเสยสละเวลามาให

คาแนะนา และคาปรกษาตลอดในการทาโครงงาน

จฑามาศศรครฑ

สงหาคม2557

III

สารบญ

หนา

บทคดยอ ................................................................................................................................ I

กตตกรรมประกาศ ................................................................................................................. II

สารบญ................................................................................................................................. III

สารบญรป ............................................................................................................................. V

สารบญตาราง ...................................................................................................................... VII

บทท 1บทนา ......................................................................................................................... 1

1.1 กลาวนา .................................................................................................................. 1

1.2 กรณศกษา .............................................................................................................. 1

1.3 ปญหาและแรงจงใจ .................................................................................................. 1

1.4 แนวทางการแกปญหา.............................................................................................. 2

1.5 วตถประสงคของโครงงาน ........................................................................................ 2

1.6 โครงสรางของระบบ ................................................................................................. 3

1.7 ขอบเขตของโครงงาน .............................................................................................. 3

1.8 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ ....................................................................................... 4

1.9 ขนตอนในการดาเนนโครงงาน ................................................................................. 5

1.10ระยะเวลาดาเนนโครงงาน ....................................................................................... 7

บทท 2ทฤษฏทเกยวของ ....................................................................................................... 8

2.1 กลาวนา .................................................................................................................. 8

2.2 การทบทวนบทความ หรอวรรณกรรม ...................................................................... 8

2.2 ทฤษฏทเกยวของกบโครงงาน ................................................................................ 12

บทท 3การวเคราะหและออกแบบระบบ ................................................................................ 22

3.1 กลาวนา ................................................................................................................ 22

3.2 ศกษาสภาพปญหาของระบบเดม และออกแบบโครงสรางระบบใหม ........................ 22

3.3 การออกแบบระบบ ................................................................................................ 35

บทท 4การดาเนนงาน .......................................................................................................... 53

4.1 กลาวนา ................................................................................................................ 53

4.2 ขนตอนในการดาเนนงาน ....................................................................................... 53

4.3 การนาระบบสารสนเทศมาใชในองคกร ................................................................... 53

4.4 การบารงรกษาระบบ .............................................................................................. 54

บทท 5การประเมนและผลการทดลอง .................................................................................. 55

5.1 กลาวนา ................................................................................................................ 55

IV

สารบญ (ตอ)

หนา

5.2 ผลการดาเนนงาน .................................................................................................. 55

5.3 การประเมนความพงพอใจทมตอระบบ ................................................................... 59

บทท 6สรปผลและวจารณ .................................................................................................... 61

6.1 กลาวนา ................................................................................................................ 61

6.2 สรปผลการดาเนนงาน ........................................................................................... 61

6.3 วจารณ .................................................................................................................. 61

6.4 ขอเสนอแนะ .......................................................................................................... 62

เอกสารอางอง...................................................................................................................... 63

ภาคผนวก ก

แบบสอบถามความพงพอใจ ....................................................................................... ก-1

ภาคผนวก ข

ประเมนผลแบบสอบถาม .............................................................................................ข-1

ภาคผนวก ค

การตดตงระบบ .......................................................................................................... ค-1

V

สารบญรป

หนา

รปท 1.1 โครงสรางทางฮารดแวรของระบบ ............................................................................ 3

รปท 1.2 แสดงขนตอนของระบบจดการเอกสาร ..................................................................... 5

รปท 3.1 ผงการไหลของการรบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอก ................................. 23

รปท 3.2 ผงการไหลของการสงหนงสอใหหนวยงานภายใน/ภายนอก .................................... 25

รปท 3.3 ผงการไหลของการจดเกบเอกสาร .......................................................................... 26

รปท 3.4 ผงกระบวนการทางานของระบบเดม ...................................................................... 27

รปท 3.5 ผงการไหลของการสบคนเอกสาร ........................................................................... 28

รปท 3.6 ผงการไหลของโครงสรางของระบบใหม ................................................................. 29

รปท 3.7 โครงสรางการจดเกบเอกสาร ................................................................................. 30

รปท 3.8 โครงสรางหมวดคาสง ............................................................................................ 31

รปท 3.9 โครงสรางหมวดบนทกขอความ ............................................................................. 32

รปท 3.10 โครงสรางหมวดประกาศ...................................................................................... 33

รปท 3.11 ผงการไหลของระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส ................................................ 34

รปท 3.12 Context Diagram Level 0 ของระบบ .................................................................. 36

รปท 3.13 Data Flow Diagram Level 0 ของระบบ .............................................................. 37

รปท 3.14 DFD Process 1 การ Login เขาสระบบ ............................................................... 38

รปท 3.15 DFD Process 2 การบนทกขอมลผใชงาน ........................................................... 38

รปท 3.16 DFD Process 3 การบนทกขอมลกลมเอกสาร ..................................................... 39

รปท 3.17 DFD Process 3.1 บนทกขอมลหมวดเอกสาร ..................................................... 40

รปท 3.18 DFD Process 3.2 บนทกขอมลเอกสารกลมยอย ................................................. 41

รปท 3.19 DFD Process 3.3 บนทกขอมลเอกสารฝาย ........................................................ 42

รปท 3.20 DFD Process 3.4 บนทกขอมลเอกสารกลมงาน .................................................. 43

รปท 3.21 DFD Process 4 บนทกขอมลกาหนดสทธการใชงาน ........................................... 44

รปท 3.22 DFD Process 5 บนทกขอมลเอกสาร/หนงสอเขา ................................................ 45

รปท 3.23 DFD Process 6 การคนหาเอกสารของระบบ ....................................................... 46

รปท 3.24 แผนภาพแสดงความสมพนธ (E-R Diagram)....................................................... 48

รปท 3.25 Functional Dependency .................................................................................... 49

รปท 3.26 Database Schema............................................................................................. 49

รปท 5.1 หนาจอการเขาสระบบ ........................................................................................... 55

รปท 5.2 หนาจอจดการผใช ................................................................................................. 56

รปท 5.3 หนาจอจดการกลมเอกสาร..................................................................................... 57

VI

สารบญรป (ตอ)

หนา

รปท 5.4 หนาจอจดการเอกสาร ........................................................................................... 57

รปท 5.5 หนาจอกาหนดสทธการใชงาน ............................................................................... 58

รปท 5.6 หนาจอการคนหาเอกสาร ....................................................................................... 58

รปท 5.7 กราฟแสดงผลการประเมนระดบความพงพอใจการใชงานระบบ .............................. 60

รปท ข.1 กราฟแสดงเพศของผตอบแบบสอบถาม ...............................................................ข-1

รปท ข.2 กราฟแสดงอายของผตอบแบบสอบถาม ...............................................................ข-2

รปท ข.3 กราฟแสดงระดบการศกษาของผตอบแบบสอบถาม ..............................................ข-3

รปท ข.4 กราฟแสดงตาแหนงของผตอบแบบสอบถาม.........................................................ข-4

รปท ข.5 กราฟแสดงผลการประเมนเรองระบบใชงานงายและไมซบซอน .............................ข-5

รปท ข.6 กราฟแสดงผลการประเมนเรองระบบสามารถทางานไดถกตองตรงตามความตองการ

ของผใชงาน........................................................................................................................ข-6

รปท ข.7 กราฟแสดงผลการประเมนเรองการแกไขปรบปรงทาไดงายและสะดวก ..................ข-7

รปท ข.8 กราฟแสดงผลการประเมนเรองการคนหาเอกสารมความรวดเรว งายและสะดวก ...ข-8

รปท ข.9 กราฟแสดงผลการประเมนเรองการกาหนดสทธในการเขาถงขอมลตามกลมผใชงาน ...

..........................................................................................................................................ข-9

รปท ข.10 กราฟแสดงผลการประเมนเรองชวยลดขนตอนในการปฏบตงานทเคยทาอยเปน

ประจา ..............................................................................................................................ข-10

รปท ข.11 กราฟแสดงผลการประเมนเรองประโยชนทไดรบจากระบบโดยรวม ...................ข-11

รปท ค.1 แสดงไฟลตดตงโปรแกรม .................................................................................... ค-1

รปท ค.2 แสดงหนาตอนรบการตดตงโปรแกรม .................................................................. ค-2

รปท ค.3 แสดงหนาตางเลอกโฟลเดอร ............................................................................... ค-3

รปท ค.4 แสดงหนาตางยนยนการตดตงโปรแกรม .............................................................. ค-4

รปท ค.5 แสดงความคบหนาในการตดตงโปรแกรม ............................................................ ค-4

รปท ค.6 แสดงหนาจอตดตงสาเรจ ..................................................................................... ค-5

รปท ค.7 แสดงไอคอนการเขาใชงานโปรแกรม ................................................................... ค-5

VII

สารบญตาราง

หนา

ตารางท 1.1 ระยะเวลาดาเนนโครงงาน .................................................................................. 7

ตารางท 3.1 สญลกษณทใชแสดง Data Flow Diagram ของ Gane and Sarson .................. 35

ตารางท 3.2 สญลกษณทใชใน E-R Diagram ....................................................................... 47

ตารางท 3.3 tblUser แฟ มขอมลผใชงาน .............................................................................. 50

ตารางท 3.4 tblUserAuthorize แฟ มขอมลกาหนดสทธการเหนเอกสารของผใชงาน .............. 50

ตารางท 3.5 tblCategory แฟ มขอมลหมวดเอกสาร .............................................................. 51

ตารางท 3.6 tblSection แฟ มขอมลเอกสารกลมยอย............................................................. 51

ตารางท 3.6 tblDepartment แฟ มขอมลเอกสารฝาย ............................................................. 51

ตารางท 3.8 tblDivision แฟ มขอมลเอกสารกลมงาน............................................................. 51

ตารางท 3.9 tblDocument แฟ มขอมลเอกสาร ...................................................................... 52

ตารางท 5.1 สรปผลการประเมนความพงพอใจทมตอระบบ .................................................. 59

ตารางท ข.1 เพศของผตอบแบบสอบถาม ...........................................................................ข-1

ตารางท ข.2 ชวงอายของผตอบแบบสอบถาม .....................................................................ข-2

ตารางท ข.3 ระดบการศกษาของผตอบแบบสอบถาม ..........................................................ข-3

ตารางท ข.4 ตาแหนงของผตอบแบบสอบถาม ....................................................................ข-4

ตารางท ข.5 ความพงพอใจของผตอบแบบสอบถาม ............................................................ข-5





ตารางท ข.10 ความพงพอใจของผตอบแบบสอบถาม ........................................................ข-10

ตารางท ข.11 ความพงพอใจของผตอบแบบสอบถาม ........................................................ข-11

1

บทท 1

บทนา

1.1 กลาวนา

ในปจจบน การจดเกบเอกสารทมอยเปนจานวนมาก โดยเฉพาะเอกสารทถกจดเกบอย

ในรปแบบของกระดาษ จะมความลาบากในการจดเกบดแลรกษาการจดหมวดหมของเอกสารให

งายตอการนาไปใชงาน และตองอยในสภาพทด คงเปนเรองไมดแน ถาหากเอกสารตางๆ ทม

ความสาคญตอการแขงขนทางธรกจ เกดการสญหาย เนองจากการจดเกบรกษาเอกสารทไมด

หรอไมสามารถนาเอกสารออกมาใชงานไดทนตอความตองการ กจะสงผลใหเกดความเสย

โอกาสในการแขงขนทางธรกจ ใหกบผทสามารถทาการจดการกบเอกสารทมประสทธภาพท

ดกวา

ดงนน ในโครงงานนจงไดมแนวความคดทจะนาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใช

จดการงานเอกสาร เพอชวยในการพฒนากระบวนการทางานจากเดมทจะตองเขยนดวยลายมอ

และจดเกบอยในรปแบบกระดาษ ไปเปนการทางานดวยระบบคอมพวเตอร จดเกบเอกสารใหอย

ในรปของไฟลอเลกทรอนกส เพอชวยสนบสนนในการทางานใหพนกงานสามารถทางานได

อยางมประสทธภาพและรวดเรวมากยงขน

1.2 กรณศกษา

โครงงานนเปนกรณศกษาการบรหารจดการเทคโนโลยสารสนเทศโดยการนาระบบ

จดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคการขนสงมวลชนกรงเทพ กลมปฏบตการเดนรถ 1

เขตการเดนรถท 2 ตงอยเลขท 10/1 หม 13 ซอยตลาดใหมมนบร ถนนสหบรานกจแขวงมนบร

เขตมนบร จงหวดกรงเทพมหานคร 10510 มหนาทในการจดบรการรถโดยสารประจาทางวงรบ-

สงประชาชนในเขตกรงเทพมหานครและปรมณฑล จดรถวงในเสนทางตาง ๆ รวม 8 เสนทาง ม

สวนงานธรการและระบบขอมล ทาหนาทเกยวกบงานธรการของกลมปฏบตการเดนรถ ควบคม

นามนเชอเพลง นามนหลอลน บญชคาโดยสาร บญชการเงน อตรากาลงของกลมปฏบตการเดน

รถ จดทาและสงขอมลเอกสารการรายงานขาวสารเพอการบรหาร วเคราะหและเสนอแนะแนว

ทางแกไขการดาเนนการเกยวกบการเดนรถ ทาใหมเอกสารตางๆ อยเปนจานวนมาก

1.3 ปญหาและแรงจงใจ

สวนงานธรการและระบบขอมล กลมงานปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2ม

เอกสารทยงเปนกระดาษจานวนมากและมปรมาณเพมมากขนในทกๆ วน ไดแกเอกสารภายใน

และเอกสารภายนอกองคการ ซงเอกสารตางๆ เหลานน ถกจดเกบในรปแบบแฟ มกระดาษ ม

ขนตอนการปฏบตงานเปนแบบทาดวยมอ มการลงทะเบยนรบ–สงเอกสารในสมด ปญหาทพบ

บอยๆ คอ

2

1. ความไมสะดวกในการจดเกบเอกสาร เนองจากปรมาณเอกสารเพมขน สงผลให

เปลองพนทในการจดเกบแฟ มเอกสาร ตเกบเอกสารมไมเพยงพอ

2. การสบคนเอกสารมความลาชาเพราะตองใชเวลาในการตรวจสอบและคนหา

3. สนเปลองกระดาษและงบประมาณ

4. ระบบการป องกนเอกสารไมมความปลอดภย

5. การแพรเอกสารใหแตละสวนงานตองทาสาเนาสงใหโดยใหเจาหนาทเดนไปสงและ

มสมดลงนามรบเอกสาร

ปจจบนสวนงานธรการและระบบขอมล กลมงานปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2

ยงไมมการพฒนาระบบสารสนเทศเพอมาใชในการจดการเอกสารใหเปนระบบ เพอใหเกดความ

เหมาะสมกบการปฏบตงาน จงไดมแนวคดทจะนาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชใน

การจดการเอกสารของสวนงานธรการและระบบขอมล

1.4 แนวทางการแกปญหา

จากปญหาและอปสรรคดงกลาวขางตนจาเปนตองหาแนวทางในการแกไขปญหาโดย

มงเนนและใหความสาคญเรองของการบรหารจดการเอกสาร ไดแก การจดเกบ การคนหา การ

ตรวจสอบ การยนยนความถกตอง การกาหนดสทธการใชงานเอกสาร การกาหนดสทธการ

นาเขาเอกสาร การควบคมความปลอดภยของเอกสาร โดยการเลอกใชระบบจดการเอกสาร

อเลกทรอนกส (Electronic Document Management System: EDMS) เขามาชวยในการแกไข

ปญหา โดยใชรปแบบการทางาน ผานการประยกตใชงานบนวนโดวสบนระบบอนทราเนตใน

องคกร

ทงน เพอการจดการเอกสารและการคนหาเอกสารใหเกดประสทธภาพสงสด โดยการนา

ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาประยกตใชในการปฏบตงานดานเอกสาร สามารถสรป

แนวทางการแกไขปญหา ดงน

1. สารวจปรมาณเอกสารทมในองคกรสาหรบเปนขอมลในการเตรยมอปกรณและ

บคลากร เพอรองรบความตองการในการเกบเอกสาร

2. จดลาดบความสาคญของเอกสารกอนการจดเกบ

3. ศกษาผลการเปรยบเทยบการนาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสกบการ

จดเกบดวยวธเดม

1.5 วตถประสงคของโครงงาน

วตถประสงคของโครงงานนคอการสรางโปรแกรมประยกตบนวนโดว เพอ

3

1. ชวยใหการบรหารจดการเอกสารตาง ๆไดแก คาสง บนทกขอความ และประกาศ

ถกจดเกบเอาไวในฐานขอมลสามารถนาไปใชงานไดอยางสะดวกรวดเรว

2. ชวยในการคนหาเอกสารใหงายสะดวกและรวดเรวขน

3. ชวยลดปรมาณการใชกระดาษและแฟ มจดเกบเอกสาร

4. ชวยลดพนทในการจดเกบเอกสาร

1.6 โครงสรางของระบบ

รปท 1.1 โครงสรางทางฮารดแวรของระบบ

จากรปท 1.1 โครงสรางทางฮารดแวรของระบบ มการใชงานผานระบบเครอขายภายใน

องคกรซงประกอบดวย

เครองคอมพวเตอรเซรฟเวอรทาหนาทใหบรการ การประยกตใชงานบนวนโดวสกบ

ผใชงาน และดาตาเบสเซรฟเวอร (Database Server) จดเกบฐานขอมลของ

ระบบงาน

เครองคอมพวเตอรลกขาย (Client) โดยผใชงานเมอไดรบสทธในการเขาใชงาน

ระบบจากผดแลระบบแลว หากตองการใชงานตองทาการลอกอน (Login) ผาน

โปรแกรมการประยกตใชงานบนวนโดวสจากเครองคอมพวเตอรลกขาย (Client) ท

อยภายในเครอขายเดยวกนเขาสระบบเพอใชงานและจดการเอกสารตามสทธท

ผดแลระบบกาหนดใหเชน สรางเอกสารจดเกบ คนหาเอกสารเปนตน

1.7 ขอบเขตของโครงงาน

4

เปนการศกษาและวเคราะหรายละเอยดการทางานของระบบงานปจจบน (ระบบการ

จดเกบเอกสาร) และรายละเอยดการทางานของระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส ดงน

1. ระบบสามารถจดเกบเอกสารใหอยในรปแบบของไฟล PDF ได

2. ระบบสามารถทาการคนหาและแสดงเอกสารทถกจดเกบในระบบไดงาย

3. ระบบสามารถจดการเอกสารโดยการ เพม ลบ แกไข ได

4. ควบคมการใชงานระบบ โดยแบงกลมผใชเปน 3 กลม ดงน

ผดแลระบบ – สามารถทางานไดทกอยางในระบบ

ผบนทกขอมล – สามารถดาเนนการเกยวกบเอกสารไดทงหมด แตไม

สามารถจดการผใชของระบบได

ผใชทวไป – สามารถคนหา และเรยกดเอกสารไดเทานน

5. ระบบสามารถกาหนดสทธในการเขาถงขอมลใหแตละ user ได

1.8 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

จากปญหาทเกดขนจงดาเนนการกาหนดขอบเขตการทางานรวมถงหาแนวทางแกไข

ปญหา ทงนเพอใชเปนแนวทางในการปรบปรงแกไขเพอเพมประสทธภาพการบรหารจดการ

เอกสาร ดงน

1. เพอสรางระบบขนมาชวยในการจดทาเอกสารตางๆ แทนการเขยนดวยลายมอ

2. เพอเปลยนระบบการจดเกบเอกสารใหอยในรปแบบไฟลอเลกทรอนกส

3. เพอชวยลดปรมาณการใชกระดาษ และแฟ มเอกสารใหนอยลง

4. เพอชวยเพมประสทธภาพในการจดเกบ และคนหาเอกสารใหเรวขน

5. เพอชวยลดพนทในการจดเกบเอกสาร

จากรายละเอยดในการจดการเอกสารอเลกทรอนกสดงกลาวขางตนจงนามาเปน

แนวทางในการดาเนนการแกปญหาและไดกาหนดขนตอนของระบบงาน ดงน

ผดแลระบบจะกาหนดสทธการเขาใชงานระบบใหกบผใชงานตามระดบการใชงาน

ในการบรหารจดการเอกสารอเลกทรอนกส เชน สามารถนาเขาหรอสรางเอกสาร

แกไขเอกสารจดเกบเอกสาร สบคนขอมลในระบบ เปนตน

ผใชงานเมอไดรบสทธเขาใชงานระบบโดยทาการลอกอน (Login) เขาสระบบผาน

โปรแกรมการประยกตใชงานบนวนโดวสในขณะเดยวกนระบบกจะทาการ

ตรวจสอบผใช

ผใชงานสามารถบรหารจดการกบเอกสารไดตามสทธทผดแลระบบกาหนดใหตาม

ระดบการใชงาน เชน พนกงานงานระดบปฏบตการสามารถนาเขาเอกสารหรอสราง

เอกสารจดเกบเอกสาร และสบคน

5

ระบบจดเกบเอกสารดวยวธการเขารหสเพอป องกนการใชงานจากผไมประสงคด

การเขาถงระบบฐานขอมลขององคกรเปนระบบเครอขายภายในองคกรทงนเพราะ

เปนเอกสารสาคญขององคกรลาดบขนตอนแสดงไวดงรปท 1.2

รปท 1.2แสดงขนตอนของระบบจดการเอกสาร

1.9 ขนตอนในการดาเนนโครงงาน

ขนตอนในการดาเนนงานเมอทาการวเคราะหปญหาและแนวทางแกไข สรปขนตอนได

ดงน

1. รวบรวมขอมลเพอศกษาและวเคราะหปญหาและแนวทางแกไขของระบบงาน

ปจจบน (Existing system)

2. ศกษาความเปนไปไดของระบบงานใหม(Feasibility study) เพอใชในการคนหา

แนวทางทจะนามาใชในการแกปญหาทเกดขน

3. วเคราะหระบบงาน เพอทจะนามาใชแกปญหาทเกดขน

4. วเคราะหกระบวนการของระบบงานเดมวามขอบกพรองอยางไร

5. วเคราะหระบบงานใหม โดยนาระบบสารสนเทศเขามาชวยในการดาเนนงาน เพอ

ทาใหการทางานมประสทธภาพมากยงขน

6. การนาระบบไปใช (Implementation) ประกอบดวยขนตอนการปรบเปลยนระบบ

การจดทาเอกสารประกอบการฝกอบรมผใช และการบารงรกษาระบบ

6

7. การแกไขปญหา (Maintenance) เปนการตดตามเพอทาการแกไขปญหาทอาจ

เกดขน หลงจากการเรมใชงานระบบ

8. การสรปผล(Result) เปนการรวบรวมขอมลในการทาโครงงาน และนามาทาเปน

รายงานสรปผลของการพฒนาโครงงานครงน

9. การนาเสนอโครงงาน(Present) เปนการนาเสนอโครงงาน

7

1.10 ระยะเวลาดาเนนโครงงาน

ตารางท1.1 ระยะเวลาดาเนนโครงงาน

ขนตอนการดาเนนโครงงาน ระยะเวลาดาเนนโครงงาน

ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค.

1.ศกษาและเกบรวบรวมขอมลระบบงานเดม

2.ศกษาระบบงานใหม

3.วเคราะหระบบงาน

3.1วเคราะหกระบวนการของระบบงานเดม

3.2 วเคราะหระบบงานใหม

4.การทดสอบระบบ

5.การแกปญหา

5.1 ทาการแกปญหาทอาจเกดขน

6.การสรปผล

6.1 ทาการสรปผลการดาเนนโครงงาน

6.2 จดทาเอกสารทเกยวของกบโครงงาน

7.การนาเสนอโครงงาน

8

บทท 2

ทฤษฏทเกยวของ


การจดการเอกสาร ใหมความพรอมตอการนาออกมาใชงาน งายตอการคนหา เปนสง

สาคญมาก เนองจากเอกสารนนเปนสงทใชในการจดเกบขอมลขาวสารตางๆ ดงนนจงจาเปนท

จะตองมระบบการจดการกบเอกสารทมอยเปนจานวนมาก การนาเทคโนโลยสารสนเทศมา

ประยกตใชในการบรหารจดการเอกสารจงเปนทนยมกนอยางแพรหลายเพราะมประโยชนหลาย

ดาน ไดแก ลดปญหาการใชกระดาษ ลดขนตอนการตดตอสอสารภายในองคกร และผใชงาน

สามารถคนหาเรยกดเอกสารไดอยางรวดเรว เพมประสทธภาพการทางาน สามารถบรหาร

จดการผานระบบเครอขายอนเทอรเนตและอนทราเนตไดงายในรปแบบของเอกสารขอความ

รปภาพ การจดเกบเอกสารสามารถจดการไดสะดวกรวดเรวขน โดยบนทกบนสออเลกทรอนกส

ตาง ๆ ทาใหลดการใชแฟ มใสเอกสารและตจดเกบเอกสาร ประหยดงบประมาณ และลดปรมาณ

การใชกระดาษ เปนตน

2.2 การทบทวนบทความ หรอวรรณกรรม

ทพวรรณวอทอง,นลน เลาหชยบณยและบศรนทร จตรอาพน [1] พฒนาระบบการ

จดการเอกสาร (Document Management System)โดยในปจจบนคอมพวเตอรไดเขามาม

บทบาทในการปฏบตงานขององคกรทงภาครฐและเอกชนเพราะคอมพวเตอรสามารถตอบสนอง

ความตองการในการปฏบตงานหลายๆดานเชนความรวดเรวความถกตองแมนยา ฯลฯอกทงยง

สามารถใชคอมพวเตอรเพอการแขงขนทางดานธรกจสาหรบปญหาสวนใหญทเกดขนและ

พยายามหาแนวทางแกไขคอการจดเกบเอกสารการสงเอกสารรวมทงการคนหาเอกสารทตองใช

เวลานานเกดความไมสะดวกในการทางานจงเกดแนวความคดการนาคอมพวเตอรเขามาชวย

แกปญหาในการจดเกบเอกสารซงสามารถแกไขปญหาดงกลาวไดในระดบหนงแตประสทธภาพ

ยงไมสมบรณเพราะพฒนาโดยใชซอฟตแวรทงหมดถาเปรยบเทยบกบผลตภณฑทมวางขาย

ตามทองตลาดมกจะเนนทประสทธภาพสงโดยการใชฮารดแวรเขามาประกอบดวย

ระบบจดการเอกสารยงมวธป องกนดานความปลอดภยเพอป องกนเอกสารสาคญทมการ

สงเอกสารตอไปยงบคคลหรอสวนทเกยวของอกทงยงสามารถคนหาเอกสารไดจากสวนตางๆท

ผใชกาหนดเพออานวยความสะดวกรวดเรวในการรบทราบขาวสารจากเอกสารทจดสงมา

ศกรพรตน แสงวนลอย [2] การจดเกบเอกสารทควรรระบบการจดการเอกสารทใชใน

องคการและสานกงานมความสาคญอยางยงสามารถดาเนนการครอบคลมกระบวนการตางๆ

นบตงแตการผลตการเผยแพรการใชการจดเกบการคนคนและการกาจดเพราะเอกสารถอเปน

เครองมอสาคญในการตดตอประสานงานสอสารภายในสานกงานและองคกรเอกสารเปนสอท

บรรจขอมลและสารสนเทศเพอชวยใหสานกงานดาเนนการไดตามภารกจทไดวางไวโดยแบง

9

ระบบการผลตเอกสารออกเปนระบบประมวลคาการพมพและระบบการจดทาสาเนาเอกสารไม

วาเอกสารจะอยในรปแบบใดหรอสอประเภทใดระบบจดเกบและคนคนเอกสารครอบคลมระบบท

ชวยในการจดเกบเอกสารทใชในสานกงานเพอเออประโยชนในการดาเนนการคนคนโดย

วเคราะหเนอหาและประเภทของเอกสารเพอใชในการจาแนกหมวดหมของเอกสารและกาหนด

วธการในการคนคนเอกสารทไดจดเกบไวเพอใหผใชสามารถเขาถงเอกสารไดอยางรวดเรว

สะดวกและทนตอเหตการณทาใหเกดประสทธภาพตอหนวยงาน

การจดเกบเอกสารทถกตองนบวามบทบาทสาคญและจาเปนตอการปฏบตงาน

สานกงานเปนอยางยงดงนนระบบการจดเกบเอกสารจงถอเปนสงสาคญระบบหนงของสานกงาน

ผปฏบตงานสานกงานจะตองดาเนนการทางดานเอกสารใหมประสทธภาพและมระบบการ

จดเกบเอกสารทดเพอทจะสามารถนาขอมลตางๆมาใชไดอยางรวดเรวการจดการเอกสารอาจจะ

เปนงานทยงยากและซบซอนในความคดของใครหลายๆคนแตถาเขาใจถงความหมาย

ความสาคญประโยชนหลกการวธการขนตอน กระบวนการจดเกบทดและถกตองแลวนนกจะ

สามารถดาเนนการจดเกบเอกสารไดอยางมประสทธภาพและรวดเรวอกทงยงลดปญหาเรอง

เอกสารสญหายไดอกดวย

นงลกษณศรศลป [3] ประมวลความรเกยวกบเอกสารอเลกทรอนกสการบรหารจดการ

เอกสารเรมมววฒนาการเมอยงไมมการใชตวอกษรโดยมผคดคนวาดภาพบนผนงถา ใช

สญลกษณแทนตวอกษรบนทกบนวสดตอมาประดษฐเปนกระดาษและระบบไมโครฟลมจนถง

ปจจบนจดเกบในเครองคอมพวเตอรจดสงเอกสารผานทางระบบอเลกทรอนกสและใชรหสผาน

รกษาความลบของเอกสารการพฒนาโดยนาเทคโนโลยสารสนเทศจะมาชวยบรหารจดการ

เอกสารใหเปนระบบอเลกทรอนกสมากขนซงแหลงทผลตเอกสารอเลกทรอนกสมทงทเปน

โปรแกรมสรางเอกสารอเลกทรอนกสตางๆเชนไมโครซอฟตเวรดเอกเซลโปรแกรมทผลตขน

อนๆและแหลงผลตทเปนเครองมออเลกทรอนกสเชนสแกนเนอรกลองถายภาพดจตอลและอนๆ

ซงรปแบบของเอกสารมทงรปแบบทเปนเอกสารขอความ (Text format) เชนไฟลเฉพาะ

ตวอกษร (Text) ไฟลจากโปรแกรมเวรดโปรเซสเซอรเชนไมโครซอฟตเวรด(Document format)

ไฟลเอกสาร (PDF) เปดใชกบระบบอนไดเชนระบบวนโดวยนกซเปนตนการพฒนาเทคโนโลย

ใหมทใชสาหรบการเขยนเวบนคอ XML รวมทงรปแบบเอกสารภาพ (Image) เชนบบอดภาพส

และขอมลเชน JPEG บบอดภาพขอมลไมสญเสยคณภาพเชน PNG หรอ GIF และจดเกบภาพ

แบบเปนจดเชน Bitmapping เปนตน

การนาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการบรหารจดการเอกสารอเลกทรอนกสเปนทนยม

ใชกนอยางแพรหลายเพราะมประโยชนหลายอยางเชนลดปญหาการใชกระดาษประหยด

งบประมาณลดขนตอนการตดตอสอสารภายในองคกรและผใชงานสามารถคนหาเรยกดเอกสาร

ไดอยางรวดเรวเพมประสทธภาพการทางานสามารถรบ-สงหนงสอการประชมในระบบเครอขาย

อนเทอรเนตและอนทราเนตไดงายในรปแบบของเอกสารขอความรปภาพและการจดเกบเอกสาร

10

สะดวกขนเชนซดรอมและสออเลกทรอนกสเปนตนทาใหลดการใชตจดเกบเอกสารและสงเสรม

ใหลดปรมาณการใชกระดาษเปนตน

ศราวธชนาภาษและพฒนาศรชาล [4] การพฒนาระบบการจดเกบและสบคนภาคนพนธ

ของนกศกษามหาวทยาลยราชภฏอบลราชธานการวจยนเปนการวจยเชงทดลองมวตถประสงค

เพอพฒนาและหาประสทธภาพของระบบจดเกบและสบคนภาคนพนธของนกศกษา

มหาวทยาลยราชภฏอบลราชธานและหาความพงพอใจของผใชระบบจดเกบและสบคนเพอหา

สมมตฐานการวจยซงผลวจยพบวาประสทธภาพของระบบจดเกบและสบคนภาคนพนธของ

นกศกษามหาวทยาลยราชภฏอบลราชธานในสวนของผใชงานระบบคาความพงพอใจโดย

รวมอยในระดบสงผลจากการประเมนประสทธภาพของระบบผเชยวชาญจะเหนไดวาสามารถใช

งานไดมประสทธภาพกบหนวยงานผลการประเมนประสทธภาพอยในระดบสง

วฒนาเอกปมตศลป และนนทวฒนนนทวจารณ [5] ระบบการจดเกบเอกสาร

อเลกทรอนกสคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยสาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศมหาวทยาลย

ธนบรมภารกจในดานการเรยนการสอนในระดบปรญญาตรการบรหารในคณะวทยาศาสตรและ

เทคโนโลยมความจาเปนตองรบเอกสารและสงเอกสารเปนประจาทกวนลกษณะของเอกสารม

หลายประเภทไดแกประกาศบนทกขอความคาสงหนงสอออกถงหนวยงานภายในและภายนอก

หนงสอเขาจากหนวยงานภายในและภายนอกจากการปฏบตงานเปนประจาทกวนพบวามการ

รบ-สงเอกสารปรมาณมากและไมสามารถคนหาเอกสารไดตรงความตองการในระยะเวลาอนสน

คณะผวจยไดคดคนระบบซงนามาใชในการจดเกบเอกสารทตองรบ-สงเปนประจาทกวนในคณะ

วทยาศาสตรและเทคโนโลยระบบการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสใชในการจดเกบเอกสาร

ภายในคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยมหาวทยาลยธนบรโดยมวตถประสงคเพอเพมความ

สะดวกในการจดเกบขอมลการบนทกการรบหนงสอภายในและภายนอกเพมความสะดวกในการ

บนทกรายละเอยดหนงสอการบนทกวนเวลาพรอมทงวนทในการลงรบหนงสอการกาหนดหมวด

หนงสอใหเปนระเบยบระบบจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสมประโยชนในการดาเนนงานดาน

เอกสารของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยใหเปนไปอยางมระบบเกบรกษาขอมลไดอยาง

ถกตองรวมทงสามารถสบคนเอกสารทตองการไดอยางรวดเรว

ระบบการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสสามารถใชประโยชนไดจรงในคณะวทยาศาสตร

และเทคโนโลยสาขาเทคโนโลยสารสนเทศโดยทางานไดอยางถกตองสามารถทางานสบคนได

อยางรวดเรวและมการจดเกบเอกสารอยางเปนระบบมากยงขนงานวจยนสามารถพฒนาตอโดย

เชอมโยงระบบเขากบระบบการจดเกบขอมลอนๆของมหาวทยาลยไดเชนฐานขอมลกลาง

ฐานขอมลจานวนนกศกษาเพอใหสามารถเชอมโยงขอมลระหวางกนไดนอกจากนยงสามารถ

พฒนาใหระบบนาไปใชกบกจกรรมอนๆเชนระบบการจดเกบเอกสารการประกนคณภาพการ

จดเกบเอกสารแผนการสอนของอาจารยเปนตน

ร.อ. พลนทร สงขกร (2549) [6]กรณศกษาการบรการการจดเกบเอกสารของกอง

ระเบยบการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหมการศกษาเรอง“การบรการการจดเกบเอกสารของ

11

กองระเบยบการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหม” มวตถประสงคเพอศกษาถงการบรหารการ

จดการระบบการจดเกบเอกสารและเพอแนวทางในการแกไขปญหาในการบรหารกา รจดการ

ระบบการจดเกบเอกสารการศกษาครงนเปนการวจยเชงคณภาพโดยการสมภาษณผใหขอมล

หลกในการศกษาครงนคอเจาหนาททปฏบตงานเกยวกบดานเอกสารหรอกลมบคคลทเกยวของ

ของกรมระเบยบการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหมผลการวจยพบวาสภาพการจดเกบ

เอกสารของกรมระเบยบการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหมสวนใหญยงเปนแบบบนทกลง

สมดถงแมวาไดมการนาโปรแกรมการจดเกบเอกสารมาใชแลวแตกยงไมไดมการดาเนนการใช

ระบบสารสนเทศจดเกบเอกสารอยางเปนระบบดานปญหาการจดเกบเอกสารพบวายงไมไดม

การปรบเปลยนรปแบบการบรหารการจดการใหสอดคลองกบสภาวะการทางานและภารกจท

ไดรบมอบหมายปญหาการนาระบบสารสนเทศมาใชในการจดเกบเอกสารของกรมระเบยบการ

กรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหมพบวาปญหาดานบคลากร มอตรากาลงไมเพยงพอ บคลากร

ขาดความร ความสามารถและความเอาใจใสในการประสานงานภายในและภายนอกองคกร

ปญหาดานโครงสรางการทางานพบวามบทบาทหนาททบซอนกน

ศรรตน ตรงวฒนาวฒ (2550)[7] ไดศกษาเกยวกบการพฒนาระบบการจดการเอกสาร

อเลกทรอนกสของมหาวทยาลยเชยงใหม โดยการพฒนานนเพอเพมประสทธภาพในการจดการ

รบ-สง การจดเกบ และการสบคนขอมลเอกสารภายในหนวยงานมหาวทยาลยเชยงใหมพฒนา

ระบบดวยการใชเครองมอ Microsoft Visual Studio 2005 ในสวนทตดตอกบผใชงานและ

ประมวลผลขอมลโปรแกรม Microsoft excel 2003 เปนสวนแสดงรายงาน Microsoft SQL

Server 2005 เปนฐานขอมล ผลจากการทดลองใชงานระบบโดยการประเมนดวยแบบสอบถาม

พบวาผใชมระดบความพงพอใจอยในเกณฑมาก และลกษณะระบบมความพอใจมากทสด

พบวาสามารถชวยจดการเอกสาร สรางความพงพอใจใหแกผปฏบตงานได

พ.อ.สทธศกด สลกคา(2551) [8]ไดอธบายวาองคกรโดยเฉพาะหนวยงานราชการท

ตองการเปลยนแปลงจากการใชการจดการเอกสารดวยมอมาเปนการจดการเอกสาร

อเลกทรอนกสตองมการกาหนดแผนแมบทและการวางแผนกลยทธการนาระบบการจดการ

เอกสารอเลกทรอนกสมาใชงานในองคกรเพอใหเปนทยอมรบและสามารถเปลยนแปลงดวย

ความเรยบรอยหากไมมการวางแผนอยางเปนระบบแลวจะทาใหเกดปญหาโดยเฉพาะดาน

เจาหนาททจะตองใชงานและการสนบสนนจากผบรหารทงนการกาหนดแผนกลยทธควร

คานงถงสงตอไปน

1. การนาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชตองไดประโยชนอยางแทจรงจง

จะเปนแรงผลกดนใหเจาหนาทใชประโยชนจากระบบอยางจรงจงโดยตองพจารณา

ถงความเขากนไดกบระบบการทางานของหนวยงานระบบดงกลาวเหมาะสาหรบ

ขอมลในเอกสารทมการเปลยนแปลงอยตลอดเวลารวมทงหนวยงานมการ

เปลยนแปลงระบบเอกสารเพอเพมประสทธภาพการปฏบตงานอยเสมอรวมทง

กฎระเบยบทตองเปลยนแปลงไปตามการใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

12

2. เมอนาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชจะตองทาใหประสทธภาพการ

ทางานเพมขนเชนเพมประสทธภาพของกระบวนการผลตเอกสารเพมประสทธภาพ

ในการกระจายเอกสาร

3. ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสตองมความปลอดภยจากภยคกคามตาง ๆ

ระบบมการป องกนอยางเพยงพอมใหขอมลถกทาลายการสญเสยขอมลการฝ าฝน

ความลบและมการรกษาความปลอดภยของขอมล

2.2 ทฤษฏทเกยวของกบโครงงาน

2.2.1 ระบบการจดการเอกสาร (Document Management System, DMS)

ระบบการจดการเอกสาร (Document Management System, DMS)คอ ระบบ

คอมพวเตอร หรอโปรแกรมคอมพวเตอร ทนามาใชในการตดตามและจดเกบเอกสาร

อเลกทรอนกส หรอ ภาพของเอกสารทสรางขนมาจากเอกสารในรปแบบของกระดาษ การ

จดการเอกสารน จะมแนวคดทคลายคลง และบางสวนกจะเหมอนกนกบระบบการจดการเนอหา

(Content Management System)ทจะเปนสวนหนงของระบบการจดการเนอหาขององคกร

(Enterprise Content Management System)ทมความสมพนธกบการจดการทรพยสนดจตอล

(Digital Asset Management) การทารปเอกสาร (Document Imaging) ระบบการไหลของ

กระแสงาน (Workflow System)และระบบการจดการการบนทกขอมล (Record Management

System)ระบบการจดการเอกสารโดยทวไปแลว จะทาการสนบสนนทางดานการบนทกจดเกบ

ขอมล (Storage) การทาเวอรชนของขอมล (Version) รายละเอยดของขอมล (Metadata) ความ

ปลอดภยของขอมล (Security) ตลอดจนการทาสารบญ (Indexing) และการเรยกใชขอมล

(Retrieval) เปนตน ทงหมดทกลาวมาจะมความหมายดงตอไปน

2.2.1.1 รายละเอยดของขอมล(Metadata)

รายละเอยดของเอกสาร จะเปนขอมลทเกยวกบเอกสารนน ตวอยางเชน ขอมล

ทอยในการจดเกบเอกสาร และผททาการบนทกเอกสารในระบบการจดการเอกสาร จะทาการดง

ขอมลของรายละเอยดของเอกสารขนมา โดยอตโนมต หรอสามารถกาหนดไดเองโดยผใชงาน

ในบางระบบจะใชการรจาตวอกษรดวยแสง (Optical Character Recognition-OCR) จากการ

สแกนรป หรอเกดขนกอนการสกดขอมลออกจากเอกสารอเลกทรอนกส

2.2.1.2 การบรณาการ (Integration)

ระบบการจดการเอกสารหลายๆตว ไดมความพยายามทจะทาการรวบรวม

เอกสารตางๆเขากบโปรแกรมประยกต (Applications)อนๆ ดงนน ผใชงานจะสามารถทจะทา

การดงขอมลของเอกสารออกมาใชไดโดยตรงจากทเกบพกขอมลของระบบการจดการเอกสาร

(Document Management SystemRepository) ทาการเปลยนแปลง แกไขเอกสาร และทาการ

บนทกเอกสารทถกแกไขแลวกลบลงไปยงทเกบพกขอมลของระบบการจดการเอกสารเปน

เอกสารเวอรชนใหมขนมาโดยจะไมทงเอาไวในโปรแกรมประยกต ตวอยางของการรวบรวม

13

เอกสาร โดยทวไปกจะเปนพวกชดโปรแกรมสานกงาน (Office Suite)จดหมายอเลกทรอนกส

(e-mail)หรอโปรแกรมในกลมของการสนบสนนการทางานเปนกลม (Collaboration or

Groupware) การรวบรวมเอกสาร จะใชมาตรฐานในการเปดเอกสารแบบเดยวกน เชน ODMA,

LDAP, WebDAV และSOAPเพอใหเอกสารสามารถทางานเขากบโปรแกรมอนๆได

2.2.1.3 การจบภาพ (Capture)

การจบภาพของเอกสารทอยในกระดาษ ดวยเครองสแกน หรอเครองพมพ

หลายฟงกชน ทเครองสแกนสามารถทาการจบภาพเอกสารไดนน เปนเพราะความสามารถของ

ระบบ การรจาตวอกษรดวยแสงทถกนาไปรวมเขากบฮารดแวรของเครองมอตางๆ เพอทาการ

เปลยนรปภาพดจตอลใหกลายเปนตวหนงสอทอานได บางครงจะมการนาการรจารปแบบดวย

แสง (Optical Mask Recognition-OMR) เขามาชวยขยายความของตวเลอกตางๆ ทเปลยนได

2.3.1.4 การจดลาดบ (Indexing)

เปนการจดลาดบเอกสาร ดวยวธการอยางงาย เพอจะทาการระบและตดตาม

เอกสาร ใหเอกสารมความแตกตางกบเอกสารอนๆ แตในบางครง มการทาดวยวธการและ

รปแบบทยงยากและซบซอนเพอทาการแบงแยกลาดบชนของเอกสาร หรอตามลาดบของ

ตวอกษร การจดลาดบน จะชวยสนบสนนการคนหาเอกสาร การเขาถงเอกสาร ใหสามารถทาได

โดยรวดเรว

2.3.1.5 การจดเกบ (Storage)

การจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส เมอกลาวถงการจดเกบเอกสาร ยงจะรวมไป

ถงการจดการเอกสารในดานตางๆอกดวย ไดแก เอกสารนนถกจดเกบอยทใด จะเกบเอาไวนาน

เทาใด การโยกยายเอกสารจากทหนง ไปไวยงอกทหนง เอกสารจะตองมการแยกประเภทหรอ

จดเกบใหเปนหมวดตามแฟ มขอมล โดยการรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม มระเบยบ เพอ

สะดวกในการเรยกใชขอมลภายหลง หรอการจดเกบแบบเปนลาดบชน หรอแมกระทงเรองการ

ทาลายเอกสาร เมอหมดความจาเปนทจะตองเกบรกษาไว หรอเกนระยะเวลาทกาหนดในการ

จดเกบเอกสารกควรทจะทาลายอยางถกวธ ไมปลอยทงไว แตการทาลายจะตองมหลกเกณฑ

ตองมการควบคมอยางเขมงวด ตงแตขนตอนการขนยายไปจนกระทงการทาลายเอกสารสนสด

2.3.1.6 การเรยกใชเอกสาร (Retrieval)

การเรยกใชเอกสารอเลกทรอนกส ทถกจดเกบอยในสถานทจดเกบขอมลการ

จดบนทก ถงแมจะเปนการเรยกใชเอกสารโดยเฉพาะอยางยงการเรยกใชเอกสารอยางงายๆ ใน

การเรยกใชงานเอกสารอเลกทรอนกสนนคอนขางจะซบซอนแตมประสทธภาพ การเรยกใช

เอกสารเฉพาะ จะถกสนบสนนโดยการใหผใชงานระบถงเอกสารทเรยกใชเฉพาะระบบจะมการ

ใชดชนอยางงาย

2.3.1.7 การกระจายเอกสาร (Distribution)

การกระจายเอกสารนนจะตองมรปแบบทแนนอน เพอไมใหสามารถ

เปลยนแปลงไดงาย ตวอยาง เอกสารทางดานกฎหมายควบคมอตสาหกรรม ทเอกสารตนฉบบ

14

จะไมถกนามาใชงานสาหรบการเผยแพร แตจะถกนาไปใชในการจดเกบเทานน ถาตวเอกสาร

ถกเผยแพรออกไปทางอเลกทรอนกส ในสภาพแวดลอมปกต เอกสารนนจะตองถกรบรองและ

ตรวจสอบความถกตอง

2.3.1.8 ความปลอดภย (Security)

ความปลอดภยนนเปนเรองสาคญสาหรบระบบการจดการเอกสาร การเรยกใช

งานจะตองแนใจวาไดรบความยนยอมเสยกอน โดยจะขนอยกบชนดของเอกสารกอนทจะ

นาไปใชงาน

2.3.1.9 การไหลของระบบงาน (Workflow)

การไหลของระบบงาน จะเปนสงทซบซอนและมปญหาอยางมากสาหรบระบบ

การจดการเอกสารทมสวนของการชวยสรางจดการระบบการไหลของระบบงาน เพราะจะเปน

การใชรปแบบของการไหลของระบบงานทยาก โดยจะขนกบระบบการจดการเอกสาร

อเลกทรอนกส การกาหนดการไหลของระบบงานจะถกทาดวยคนเพอทจะดวา เอกสารไหน

จะตองถกสงไปทใด สวนกฎของการไหล จะถกกาหนดโดยผดแลระบบ เพอทาการสรางและ

กาหนดทศทางการไหลของเอกสารและระบบงานของเอกสารภายในองคกร ตวอยางเชน ใบแจง

หน จะถกสงผานไปยงกระบวนการอนมตกอน จงจะถกสงไปยงแผนกบญช

2.3.1.10 การรวมมอ (Collaboration)

การรวมมอควรไดรบการสบทอดมาจากระบบการจดการเอกสารทอยในรปแบบ

อเลกทรอนกสในรปแบบพนฐาน การทางานรวมของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสนน

จะตองอนญาตใหเอกสารนนถกเรยกขนมาใชงานไดจากผใชงานทไดรบการกาหนดสทธในการ

ใชงาน และทาการป องกนการใชงานเอกสารจากผทไมไดรบสทธใหใชงาน ในรปแบบของการ

รวมมอกนทสงขน คอการอนญาตใหมผใชงานหลายๆคน สามารถเปดดเอกสารไดพรอมๆกนใน

เวลาเดยวกน

2.3.1.11 การทาลาดบชด (Versioning)

การทาลาดบชด จะเปนกระบวนการในการตรวจสอบเอกสารทมการเขาและ

ออกของระบบการจดการเอกสาร เพอทจะชวยใหผใชงาน สามารถดงเอกสารชดกอนหนาขนมา

และทางานจากจดทเลอกตอไปได ในการทาชดแบบนจะมประโยชนเปนอยางมาก สาหรบ

เอกสารทมการเปลยนแปลงไปแลว แตมความตองการทจะใชงาน หรออางองกบเอกสารชดกอน

หนา

2.3.1.12 การคนหา (Searching)

การคนหาเอกสารและแฟ มขอมลจะทาโดยการใชรปแบบของการคนหา หรอจะ

คนหาแบบละเอยดกสามารถทาได การคนหาเอกสารนนจะใชเพยงขอมลเพยงเลกนอย หรอจะ

ใชทหลากหลายผสมผสานกนกไดการสบคนหาขอมลจะทาไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา

ประหยดแรงงานในการสบคน มประสทธภาพและประสทธผล

15

2.3.1.13 การพมพ (Publishing)

การพมพเอกสารนน บางครงกเปนเรองทนาเบอ ในการทาเอกสาร การ

ตรวจสอบเอกสาร การทบทวนเอกสาร การพมพเอกสาร และการอนมตเอกสาร ขนตอนเหลาน

จะตองทาอยางรอบคอบ เพราะการตรวจสอบทไมระมดระวง อาจทาใหเกดความไมถกตองของ

เอกสารขนมาได และจะทาใหผอานรสกผดหวง

2.3.2 เอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document)

เอกสารอเลกทรอนกส จะมวฏจกรเหมอนกบเอกสารทวๆไป แตจะใชเปนรปแบบของ

ไฟลอเลกทรอนกสแทนเทานน

2.3.2.1 สถานะตามกฎหมายของเอกสารอเลกทรอนกส

ตามพระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส พ.ศ.2544 [9]สรปนยาม

ของ “ธรกรรมทางอเลกทรอนกส” ไดวา หมายถง “การกระทาใดๆทเกยวกบกจกรรมในทางแพง

และพาณชย คอการทานตกรรม สญญาหรอการดาเนนการใดๆทเกยวของดวยการใชวธการ

ทางอเลกทรอนกสทงหมดหรอแตบางสวน” และไดใหนยามของ “ขอมลอเลกทรอนกส”

หมายความวา “ขอความทไดสราง สง ร บ เกบรกษา หรอประมวลผลดวยวธการทาง

อเลกทรอนกส เชนวธการแลกเปลยนขอมลทางอเลกทรอนกส จดหมายอเลกทรอนกส โทรเลข

โทรพมพ หรอโทรสาร” ดงนนเอกสารอเลกทรอนกสจงถอไดวาเปนขอมลอเลกทรอนกสและม

ผลทาใหตองปฏบตตามหลกกฎหมายทสาคญ คอ

หามมใหปฏเสธความมผลผกพนและการบงคบใชทางกฎหมายตอ

ขอมลอเลกทรอนกสตอการลงลายมอชออเลกทรอนกสดวยวธการตามท

กฎหมายกาหนดขอมลอเลกทรอนกสทมการรบ-สงการเกบรกษาและการรกษา

สภาพเอกสารตนฉบบตามวธการทกฎหมายกาหนด

เอกสารอเลกทรอนกสตางๆทอยในรปแบบของ อเมล เวบเพจหรอ

สออเลกทรอนกสอยางอน สามารถเปนพยานหลกฐานในกระบวนการพจารณา

ตามกฎหมายได

นตกรรมบางอยางทกฎหมายระบใหตองทาเปนหนงสอสามารถทา

ผานสออเลกทรอนกสรวมถงการแสดงเจตนาในการทานตกรรมสญญาผานสอ

อเลกทรอนกสสามารถมผลใชบงคบตามกฎหมาย

2.3.2.2 ทมาของเอกสารอเลกทรอนกส

เอกสารอเลกทรอนกสสามารถเปดขนมาไดจากเครองมอตอไปน

เครองมอทางซอฟตแวรสวนใหญจะเปนโปรแกรมสาหรบสราง

เอกสารอเลกทรอนกสตาง ๆ ไดแกเวรดโปรเซสเซอร เชน ไมโครซอฟตเวรด

ปลาดาวออฟฟศ เวรดราชวถเวรดจฬา หรอโปรแกรมสเปรดชต เชน

16

ไมโครซอฟตเอกเซล ปลาดาวออฟฟศผลผลตทไดจะเปนไฟลขอมล

อเลกทรอนกสชนดตาง ๆตามแตโปรแกรมจะผลตขนมา

เครองมอทางฮารดแวรสวนใหญจะเปนเครองมอทางแสงโดยใช

หลกการถายจากภาพจรงหรอถายภาพจากเอกสารกระดาษแปลงไปเปน

ไฟลขอมลอเลกทรอนกสชนดรปภาพ เชน สแกนเนอร โทรสารกลองถายภาพ

ดจตอล

2.3.2.3 รปแบบของเอกสารอเลกทรอนกส

รปแบบทนยมใชกนจะมดงน

รปแบบเอกสารขอความ (Text Format) เปนไฟลทผลตจาก

เครองมอทเปนซอฟตแวรปกตเมอเปดไฟลจะสามารถเหนตวอกษรในไฟลและ

พอทจะอานขอความนนไดซงมรปแบบยอยอกหลายรปแบบ เชน

o TEXT Format เปนไฟลทเกบเฉพาะตวอกษร ไมเกบ

ลกษณะทใชเพอแสดงผลของเอกสาร

o Document Format เปนไฟลทผลตจากเวรดโปรเซสเซอร

เชนไมโครซอฟตเวรดปลาดาวออฟฟศซงไฟลประเภทนจะเกบ

คณลกษณะของการแสดงผลของเอกสารไวพรอมกบตวอกษร ซงแตละ

โปรแกรมเวรดโปรเซสเซอรจะเกบคณลกษณะไวแตกตางกน ทาให

บางครงไมสามารถใชโปรแกรมอน ๆเปดไฟลนได จงกอใหเกดปญหา

ในกรณทไฟลถกผลตไวเปนเวลานานเมอตองการนากลบมาใช จะไม

สามารถหาโปรแกรมเปดเอกสารมาใชงานได

o PDF Format (Portable Document Format) เปนไฟล

เอกสารทถกออกแบบใหสามารถเปดใชงานกบระบบคอมพวเตอรตาง

ระบบกนได เชน ระบบวนโดว ระบบยนกซ จงทาใหมความสะดวกใน

การใชงานสงเปนผลตภณฑของบรษท อโดเบ โดยตองใชโปรแกรม

อโครแบต รดเดอร (Acrobat Reader) ในการเปดและตองใชโปรแกรม

สรางเอกสารอโครแบตในการสรางเปนเอกสารรปแบบ PDF

o XML (Extensible Markup Language) เปนภาษาทใช

สาหรบการเขยนเอกสารมารคอฟ โดยทเอกสารมารคอฟนนมการใช

เมตาดาตา เพอบอกหนาท และประเภทของขอมลของสวนตางๆ ใน

เอกสารนนไดชดเจนการเพมเมตาดาตาเขาไปในเอกสารสามารถทาให

โครงสรางของเอกสารชดเจนขนและทาใหการประมวลผลเอกสาร

เปนไปโดยงาย เปนแนวโนมทสาคญของเทคโนโลยทจะนามาใชในการ

จดการเอกสารตอไปในอนาคต

17

รปแบบเอกสารภาพ (Image) เปนไฟลทผลตจากเครองมอทเปน

ซอฟตแวร มรปแบบทใชงาน เชน

o JPEG Format เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพได

หลายส มการบบอดขอมลไฟลชนดนมกจะใชกบภาพถายทนามาสแกน

และตองการนาไปใชบนอนเทอรเนตเพราะใหความคมชดและความ

ละเอยดของภาพสง แตไมสามารถทาเปนภาพโปรงแสงได

o PNG or GIF Formats เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบ

ภาพมการบบอดขอมลแบบไมมการสญเสยของคณภาพ (Lossless

compression) และสามารถใชไดดกบภาพส ภาพสเทา และขาวดา

สามารถทาพนภาพใหโปรงใสได แสดงภาพแบบสอดประสาน

เชนเดยวกบ GIF โดยมความคมชดทดกวา คณสมบตทเดนชดคอทา

ใหภาพสามารถปรบตวเองไดตามจอภาพ และปรบระดบความสวางท

แทจรง

o Bitmapping Formatsเปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบ

ภาพในรปแบบอน ๆ เปนจดของภาพ

o GIF Formats เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพทม

ขนาดไฟลตาจากการบบอดภาพ ทาใหสามารถรบสงไฟลภาพได

รวดเรว ใชไดดกบภาพส ภาพสเทา และขาวดา และยงสามารถทาพน

ของภาพใหเปนพนแบบโปรงใสได (Transparent) และยงสามารถ

นาเสนอภาพในรปแบบภาพเคลอนไหวได (GIF Animation)

2.3.3 ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management

System)

ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสคอการรวมเทคโนโลยตางๆเขาไวดวยกน ไดแก

การจดการเอกสารการเรยกดขอมลไมวาจะเปนภาพหรอสอผสมและกระแสงานเป าหมายของ

ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสคอการเพมพนและคงสภาพคณคาทรพยากรสารสนเทศของ

องคกรอกทงสรางประโยชนและปรบปรงหนาทการทางานทางธรกจใหมความรวดเรวผลกาไร

อยางหนงของระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสคอการเพมความคลองตวของการทางานกบ

สารสนเทศทมาจากหลายตนทางและสารสนเทศทมหลายแบบซงผใชและผพฒนาไมไดมการ

คาดหมายวาจะมสารสนเทศตางๆเหลานเกดขนในระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสเอกสารจะ

ถกจดเกบเคลอนยายเขาถงแบบออนไลนในระหวางทมการใชงานสอแมเหลกระบบจดการ

เอกสารอเลกทรอนกสสวนใหญมการใชประโยชนจากสอเชงแสงในการจดเกบเอกสาร

อเลกทรอนกสเชนซดรอมจานแสงทสามารถลบไดและแผนวดทศน

สวนประกอบพนฐานทางฮารดแวรสาหรบระบบควรจะมความสามารถในการจดการ

ขอความและภาพซงกคอเครองสแกนเนอรมความละเอยดตงแต 200 ถง 400 จดตอตารางนว

18

ขนไประบบจดเกบความจสงทอาจเปนไดทงแบบแมเหลกหรอแสงซอฟตแวรในการกเครองพมพ

เลเซอรทมความละเอยด 300 จดตอตารางนวขนไปและเครองปลายทางทมหนวยแสดงผลทม

ความละเอยดอยางนอย 640x480 จดภาพโดยทวไปควรมสถาปตยกรรมสามสงนรวมกนโดยม

พสยตงแตระบบสแตนดอโลนมกจะนามาใชแทนทหรอเพมสมรรถนะระบบเอกสารทใชกระดาษ

ในองคการถงระบบHost-Basedมกจะใชระบบทมอยหรอทาขอตกลงขององคการขนาดใหญไป

เปนระบบเอกสารอเลกทรอนกสระบบลกขายและแมขาย(Client Server)ซงมการเพมเปนอยาง

มากภายในระบบทมทางเลอกใหกบหลายองคการเนองจากความออนตวทพวกเคาใหโอกาส

สาหรบการแกปญหาเฉพาะบคคล (Individualized Solution) และการกระจายกระบวนการ

(Distributed Processing) โดยปกตระบบHost-Basedจะเปนตวแทนของระบบทตองใชทนสง

มากทสดระบบแบบนมความจดเตรยมความมนคงของเอกสารในระยะยาวรวมอยกบโปรแกรม

ประยกตอนๆบนระบบแมขาย

วธการของการจดการเอกสารระบบฐานขอมลแบบดงเดมกบการจดการหมายเลขและ

อกขระในเขตขอมลของการกาหนดความยาวระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสจดการเอกสาร

ทกชนดปฏภาค(Correspondence)คมอปกณกะทางกฎหมาย(Legal briefs)พรอมขอมลสวน

บคคลผลตพนธททนเหตการณและขอมลวจยการตลาดเปนตนและยงสามารถเขาถงเนอหาได

อยางรวดเรวอกดวยโดยทวไปแลวเอกสารจะถกสรางจากโปรแกรมประมวลคาหรอระบบการ

พมพอเลกทรอนกสหรอการแปลงรปเปนรปแบบอเลกทรอนกสโดยเครองสแกนเนอรและการ

รจาตวอกษรดวยแสง โดยเครองมอตางๆนอาจรวมเอาสารสนเทศจากระบบออนไลนไปรษณย

อเลกทรอนกสไปรษณยเสยงระบบการนดหมายและสมดบนทกสวนตวอกดวยวธการจดเกบ

เอกสารอเลกทรอนกสทใชงานอยในปจจบนไดแก

2.3.3.1 ภาพ(Imaging)

นาจะเปนเอกสารทอปมาไดวางายตอการทาความเขาใจไมวาอยางไรกตามดวย

เอกสารภาพเพยงอยางเดยวไมไดทาใหกระดาษลดนอยลงซงจะทาใหไมไดผลกาไรทนาดงดดใจ

ดงนนถาคดวาภาพคอกลไกในการจบและจดดาเนนการขอมลรปแบบหนงทจะประกอบเปน

เอกสารจะดกวาคดวาการมองดภาพเปนวธการแกไขการจดการเอกสาร

2.3.3.2 ระบบจดการฐานขอมล(Data Base Management System)

ระบบฐานขอมลสามารถทจะใชเพอเปนการเสรมภาพทาหนาทเปนระบบตวช

หรอดรรชนของภาพสามารถทจะเปนทเกบเอกสารผานทางโปรแกรมประยกตของเทคโนโลย

ออบเจกตฐานสองขนาดใหญ(BLOB: Binary Large Object) BLOBอธบายวาฐานขอมลสามารถ

จดเกบเอกสารไดทกชนดเชนภาพขอความวดทศนหรอเสยง

2.3.4 ความหมายของเอกสารและการจดเกบเอกสาร

เอกสารตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2542 เอกสารหมายถง“หนงสอท

เปนหลกฐานกระดาษหรอวตถอนใดซงไดทาใหปรากฏความหมายดวยตวอกษรตวเลขผงหรอ

แผนแบบอยางอนจะเปนโดยวธพมพถายภาพหรอวธอนอนเปนหลกฐานแหงความหมายนน”

19

เอกสารไดแกจดหมายโตตอบฟอรมตางๆหนงสอรายงานแผนภมตางๆ ใบรบรองคณวฒสญญา

ภาพถายแคตตาลอคคมอหรอเอกสารอนใดซงทาขนหรอใชโดยหนวยงานในการดาเนนงานและ

มคาทางกฎหมายทางสญญาทางการคลงการเงนหรอทางประวตศาสตรการเกบเอกสารคอ

กระบวนการจดและเกบเอกสารใหเปนระเบยบเพอใหงายตอการคนหาไดงายในทนททตองการ

สะดวกรวดเรวทนเวลากระบวนการจดเกบประกอบดวยการจาแนก จดเรยงรกษาคนหาและ

นามาใชประโยชนมระเบยบแบบแผนเปนระบบมแหลงเกบทงายและปลอดภยชวยใหการ

ปฏบตงานประจาวนของแตละหนวยงานเปนไปดวยความเรยบรอยประหยดเวลาและคาใชจาย

การเกบเอกสารเปนวธการแบงประเภทการจดและการเกบเพอรวบรวมใหเอกสารอยในแหลง

เดยวกนอยในแหลงทปลอดภยและสามารถคนหาเอกสารไดทนททตองการ

2.3.5 ระบบการจดเรยงเอกสาร

เอกสารมความสาคญตอสานกงานเปนอยางมากเมอสานกงานมขนาดใหญขนปรมาณ

เอกสารกจะเพมมากขนเพอทจะเกบเอกสารไวใชอางองหรอใชประโยชนรวมกนการจดเกบ

เอกสารจะตองสอดคลองกบลกษณะงานและจานวนเอกสารทจะจดเกบเจาหนาทจะตองเขาใจ

วธการจดเกบการใชเอกสารการคนหาการยมและสงคนหากปฏบตไดอยางถกตองการจดเกบ

เอกสารจะดาเนนไปอยางคลองตวทสดการจดเกบเอกสารจงมความสาคญตอสานกงานเปน

อยางมากดงนนจงควรมการออกแบบระบบการจดเกบเอกสารใหเหมาะสมกบสานกงานซงเปน

การกาหนดวาจะจาแนกเอกสารตามระบบใดและกาหนดกระบวนการจดเกบเอกสารในแตละ

ระบบนนๆ

การจาแนกเอกสารในระบบสากลจะแตกตางออกไปตามความนยมและความตองการใน

การใชงานของแตละประเทศการเลอกใชระบบใดนนขนอยกบความเหมาะสมและการพจารณา

ตดสนใจของผบรหารสาหรบในประเทศไทยมระบบการจดเกบเอกสารทนยมใชอย4 ประเภทคอ

2.3.5.1 การเกบเอกสารตามลาดบตวอกษร (Alphabetic Filling) วธนถอเปน

หลกในการเกบคนเอกสารทกระบบในการจดเกบเอกสารทวๆไปเปนวธการเกบเอกสารทนยม

มากทสดเปนการเกบเอกสารโดยเรยงตามตวอกษรในการเรยงลาดบนนจะตองคานงถงลาดบ

กอนหลงของพยญชนะซงในภาษาไทยเรมจากพยญชนะ ก –ฮสวนในภาษาองกฤษจะเรยงจาก

พยญชนะA – Z

2.3.5.2 การจดเกบตามชอภมศาสตร(Geographic Filling) คอการเกบ

เอกสารโดยใชชอสถานทตงประกอบกบชอบคคลโดยเกบเรยงเปนหมวดหมตามชอสถานทตง

กอนเชนประเทศจงหวดอาเภอตาบลหมบานเปนหลกในการจดเกบและเกบเรยงตามลาดบ

ตวอกษรในชอบคคล

2.3.5.3 การเกบตามหวขอเรองหรอชอเรอง (Subject Filling) คอการเกบ

เอกสารโดยใชชอเรองและจดเรยงตามลาดบตวอกษรของชอเรองนนหรอเรยงหมวดหมตาม

ประเภทเรองกอนแลวจงเรยงตามลาดบตวอกษรเพอสะดวกในการคนเรองราวทไมประสงคจะ

ทราบชอบคคล

20

2.3.5.4 การเกบตามตวเลข (Numeric Filling) คอการเกบเอกสารโดยใช

ตวเลขแทนชอบคคลหรอชอเรองโดยใชตวเลขนนเปนชอแฟ มหรอชอบตรนาและเรยงตามลาดบ

ตวเลขจากนอยไปหามากเหมาะสาหรบสานกงานทมเอกสารหรอรายชอจานวนมากทตองอาศย

ตวเลขเขาชวย

วธการเกบเอกสารทกลาวถงขางตนทกวธจะใชตวอกษรเปนหลกในการเรยงแมการเกบ

เอกสารตามตวเลขกตองอาศยการเกบตามตวอกษรเปนเครองชวยหลกการพจารณาวาควรจะ

เกบดวยวธใดนนจะตองพจารณาถงความเหมาะสมวาเอกสารชนดใดประเภทใดควรเกบไวโดย

วธใดจงจะสามารถคนหาไดสะดวกรวดเรวและเปนระเบยบ

2.3.6 ระบบลกขายและแมขาย

การพฒนาสถาปตยกรรมของระบบ ระบบลกขายและแมขายทาใหเกดการพฒนาระบบ

LANซงมาจากแนวความคดในเรองของการแบงปนทรพยากร เชน การใชเครองพมพรวมกน

เพอเปนการลดคาใชจายในการใชองคประกอบสวนอนๆ ของระบบคอมพวเตอร เทคโนโลยของ

ระบบระบบลกขายและแมขายใชมากใน เวบ, อนทราเนตและอนเทอรเนตโดยถกอธบายใน

ลกษณะของโปรแกรมโมดลารทเปนสวนขยายเพมเตมโดยทอธบายในแบบของการทางานใน

โปรแกรมทมขนาดใหญและซบซอน สวนของซอฟตแวรสามารถจะซอยยอยออกเปนโมดลเลกๆ

ซงแตละสวนจะถกออกแบบใหสามารถทางานไดดในขอบเขตทจากด ลกษณะการทางานแบบ

การเขยนโปรแกรมแยกเปนโมดลสวนนจะใหผลดในสภาพแวดลอมทมการพฒนาซอฟตแวร

และในสวนของรปแบบระบบลกขายและแมขายนน โมดลเหลานไมตองการทจะใหทางานใน

โปรแกรมเดยวกน และในแตละสวนของแอพพลเคชนกไมตองการการทางานบนเครองเดยวกน

ดงนนเมอแอพพลเคชนจะรองขอการทางาน ทเกดขนโดยขบวนการของโปรแกรมอนนนคอ

สภาพการทางานแบบระบบลกขายและแมขายนนเอง

การทางานของ ระบบลกขายและแมขายเปนขบวนการทางานแบบกระจายคอ

ขบวนการจะสามารถทางานไดในเครองทอยคนละแหงกน ซงในแตละเครองกจะม

ระบบปฏบตการ หรอซอฟตแวรคนละประเภทกน ในองคกรทงรฐและเอกชนใชระบบ ระบบลก

ขายและแมขายในการสรางเครอขายอนทราเนตและการเขาถงขอมลในระบบอนทราเนต

ขบวนการทางานชวยใหผใชสามารถเขาถงแหลงทรพยากรขอมลในระบบเครอขายทเปนระบบ

ทวโลกได แนวความคดของขบวนการทางานนแบงออกเปน 2 วธคอ การสรางระบบการ

ตดตอสอสาร และการตอบสนองตอการตดตอสอสารนน ในการสรางการตดตอสอสารแบบ

เพยรทเพยรจะทาในสวนของลกขายในสวนแมขายมหนาทตอบสนองตอความตองการตางๆ แม

ขายจะรอการรองขอจากลกขายจากนนทาการตอบสนองและสงผลกลบไปทลกขาย ในรปแบบ

การทางานแบบ FTP,Telnet, UseNet, Internet Relay Chat(IRC)นน ลกขายทตองการทา

FTPจะตดตอไปท FTP Server เพอทาการ log on สวนการทา Telnetลกขายตองตดตอไปยง

Telnet Server เชนกน IRC Client ตองทาการสง-รบกบ IRC Serverซงแตละแอพพลเคชน ตว

ลกขายเปนตวการสรางการตดตอกบแมขาย โดยใชโพรโตคอลทเฉพาะเจาะจงสงความตองการ

21

แลวรอการตอบสนองกลบมา ในบางครงทงลกขายและแมขายทางานบนแพลตฟอรม ทแตกตาง

กนได

เวบเบราเซอร และเซรฟเวอร เปนสถาปตยกรรมแบบระบบลกขายและแมขายทใช

โพรโตคอล HTTP ในการทางานทเปนขบวนการรองขอเอกสารไปยงแมขายและแมขายทาการ

สงกลบเอกสารเพอไปแสดงผลทเบราเซอร ซงทงหมดระบบลกขายและแมขายเปน

ผดาเนนการทรานแซคชนตางๆ โดยใชสถาปตยกรรมแบบอเวน–ไดรเวน การทางานของระบบ

ลกขายและแมขายสามารถมอสระตอแพลตฟอรม โดยใชมาตรฐานของการตดตอสอสารเปนตว

ควบคมแอพพลเคชนตางๆ ความสามารถของเทคโนโลยของเวบทาใหระบบปฏบตการทตาง

แพลตฟอรมกน สามารถตดตอสอสารถงกนได

2.3.7 ระบบฐานขอมล

ระบบฐานขอมลประกอบดวยสวนประกอบสองสวน คอ ระบบการจดการฐานขอมล

(Database Management System, DBMS) เปนโปรแกรมทใชเพอจดระเบยบและบารงรกษา

รายการของขอมล อกสวนหนงคอแอพพลเคชนระบบฐานขอมล (Database Application) เปน

โปรแกรมทชวยในการดง ด และแกไขขอมลทถกเกบอยในระบบการจดการฐานขอมลระบบ

ฐานขอมลแบบลกขายและแมขาย ไดเพมประสทธภาพในการจดการขอมลดวยการแยกสวนของ

ระบบการจดการฐานขอมลออกจากสวนของแอปพลเคชนฐานขอมล แอปพลเคชนทางานอยบน

เครองเวรกสเตชนของผใชหนงหรอหลายเครองมกจะเปนเครองคอมพวเตอรสวนบคคล และ

ตดตอถงกนโดยผานระบบโครงขายซงมระบบการจดการฐานขอมลหนงหรอหลายระบบทางาน

อยบนเครองคอมพวเตอรอกเครองหนง

22

บทท 3

การวเคราะหและออกแบบระบบ


การดาเนนโครงการระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสไดมการออกแบบโครงสรางและ

ระบบงานใหมลกษณะการทางานคลายกบการจดเกบเอกสารแบบเดมเพอใหผใชงานสามารถ

เรยนรและเขาใจระบบไดงายขนสวนการคนหาเอกสารในระบบใหมนนจะมวธการจดการคลายๆ

กบระบบเดมเพอใหผใชสามารถใชงานไดงายโดยทไมตองทาความเขาใจกบระบบใหมแตสงท

เปลยนแปลงคอรปแบบการดาเนนงานเปลยนจากการจดการดวยมอมาเปนการใชคอมพวเตอร

เขามาชวยในการปฏบตงานแทนซงขอมลทเคยจดเกบอยในรปแบบแฟ มเอกสารหรอขอมลบาง

รายการทไมเคยมการจดเกบอยางเปนระบบจะถกนามาจดเกบในรปแบบของฐานขอมลในระบบ

คอมพวเตอรเพอความถกตองของขอมลและการสบคนทงายขนเอกสารตางๆจะถกเกบไวในท

เดยวกนนอกจากนการทเอกสารถกควบคมทศนยกลางเพยงทเดยวทาใหลดภาระการจดการ

เอกสารในหนวยงานลงไดรวมไปถงสามารถลดปรมาณการใชกระดาษไดเนองจากขอมลอยใน

รปแบบเอกสารอเลกทรอนกส

3.2 ศกษาสภาพปญหาของระบบเดม และออกแบบโครงสรางระบบใหม

3.2.1 สภาพปญหาของระบบเดม

จากการศกษา พบสภาพปญหาของระบบเดม ดงน

ขาดระบบในการรวบรวมจดเกบเอกสาร ทาใหเอกสารเกดการสญหาย

การคนหาเอกสารมความลาชา ไมสะดวกในการสบคน การอางองเอกสาร

ปจจบนและยอนหลง

เสยเวลาในการรวบรวมเอกสาร เพอเสนอตอหวหนากลมงาน

ขนตอนการดาเนนงานของการจดการเอกสารในระบบการทางานแบบเดม กรณศกษา

สวนงานธรการและระบบขอมล กลมปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2 องคการขนสง

มวลชนกรงเทพ มขนตอนในการดาเนนงานดงตอไปน

23

3.2.1.1 ผงการไหลของระบบเดม (ExistingSystem Flow Chart)

การรบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอก

รปท 3.1ผงการไหลของการรบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอก

24

จากรปท 3.1ขนตอนการรบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอกเรมตนการทางาน

เมอหนวยงานภายใน/ภายนอกสงหนงสอมายงกลมงานปฏบตการเดนรถ พนกงานธรการจะคด

แยกหนงสอวามาจากหนวยงานภายในหรอภายนอกแลวทาการตรวจสอบความครบถวนของ

หนงสอวาหนงสอทมสงทแนบมาดวยครบตามทมในหนงสอหรอไม ถาเอกสารไมครบจะทาการ

ตดตอไปยงหนวยงานทสงหนงสอมาใหยงกลมงาน เมอเอกสารครบตามทระบในหนงสอแลว

พนกงานธรการจะออกเลขรบหนงสอในสมดทะเบยนรบหนงสอ จากนนนาเขาแฟ มเอกสารเสนอ

เซนตอหวหนากลมงานปฏบตการเดนรถ เมอหวหนากลมงานเกษยนหนงสอแลว พนกงาน

ธรการนาเอกสารไปสงใหผรบผดชอบตามทหวหนากลมงานเกษยนหนงสอให เมอเจาของเรอง

รบทราบและไดรบหนงสอ เจาของเรองเซนรบหนงสอในสมดทะเบยนรบ

25

การสงหนงสอใหหนวยงานภายใน/ภายนอก

รปท 3.2ผงการไหลของการสงหนงสอใหหนวยงานภายใน/ภายนอก

จากรปท 3.2ขนตอนการสงหนงสอใหหนวยงานภายใน/ภายนอกเรมตนการทางานเมอ

เจาของเรองทาการจดทาหนงสอพรอมกบการเซนอนมตของหวหนากลมงานตามคาสงของ

หนวยงานภายใน/ภายนอกทสงหนงสอมาให และเจาของเรองตองการทจะสงหนงสอกลบยง

หนวยงานทสงมา พนกงานธรการกจะรบหนงสอมาทาการตรวจสอบความครบถวนและถกตอง

ของหนงสอวาหนงสอทมสงทแนบมาดวยครบตามทมในหนงสอหรอไม ถาเอกสารไมครบจะ

ตดตอไปยงเจาของเรองทจะสงหนงสอ เมอเอกสารครบตามทระบในหนงสอ พนกงานธรการจะ

ทาการออกเลขสงหนงสอในสมดทะเบยนสงหนงสอ จากนนนาหนงสอสงตามหนวยงานท

ตองการสง

26

การจดเกบเอกสาร

เรมตนการทางาน

เกบเขาตเอกสาร

จบการทางาน

เอกสาร/หนงสอทตองการจดเกบ

จดเกบตามแฟมเอกสาร/หนงสอ

รปท 3.3ผงการไหลของการจดเกบเอกสาร

จากรปท 3.3ขนตอนการจดเกบเอกสารเรมตนการทางานเมอจะจดเกบเอกสารทสนสด

การใชงานแลว พนกงานธรการกจะนาเอกสาร/หนงสอจดเกบตามแฟ มตางๆ เมอจดเกบเขา

แฟ มแลวจงนาแฟ มเอกสารไปจดเกบเขาตเอกสาร

27

ผงกระบวนการทางานของระบบงานเดม

รปท 3.4ผงกระบวนการทางานของระบบเดม

28

การสบคนเอกสาร

รปท 3.5ผงการไหลของการสบคนเอกสาร

จากรปท 3.5ขนตอนการสบคนเอกสารเรมตนการทางานเมอมผรองขอเอกสารพนกงาน

ธรการจะทาการสบคนเอกสารทตองการสบคนจากสมดทะเบยนรบ–สง และทาการสบคนตาม

แฟ มขอมลทอยในตเอกสาร ตามรายละเอยดทตองการสบคน ทาการตรวจสอบเอกสาร เมอได

เอกสารตามทตองการจดทาสาเนาเอกสารใหกบผรองขอเอกสาร

29

3.2.2 การออกแบบโครงสรางระบบใหม

ขนตอนการลงทะเบยนรบเขาเอกสารและการจดเกบเอกสารในระบบการทางานแบบ

ใหมนนจะมรปแบบเปนดงรปท3.6

เอกสาร/หนงสอเขา

ลงทะเบยนรบ/สงหนงสอ

นาเสนอหวหนากลมงานเพอพจารณา

แสกนขอมลใหอยในรปแบบอเลกทรอนกส

ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

ผเกยวของคนหาเอกสาร

เรมตนการทางาน

จบการทางาน

* รายละเอยดแสดงในรปท 3.11

*

รปท3.6ผงการไหลของโครงสรางของระบบใหม

จากรปท 3.6ขนตอนการทางานของโครงสรางของระบบใหม เรมตนการทางาน เมอม

เอกสารเขามาในหนวยงาน พนกงานธรการลงทะเบยนรบ/สงหนงสอเพอเสนอหวหนากลมงาน

เมอหวหนากลมงานเกษยนหนงสอแลวจงแสกนขอมลใหอยในรปแบบอเลกทรอนกสเพอจดเกบ

เขาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส ผเกยวของคนหาเอกสารสงการในระบบจดการเอกสาร

อเลกทรอนกส ตามกรอบเสนปะในรปคอโครงงานทไดจดทา ตามเอกสารน

30

3.2.2.1 โครงสรางการจดเกบเอกสาร

สามารถแยกออกเปนกลมได 3 กลมดงน

1. หมวดคาสง

2. หมวดบนทกขอความ

3. หมวดประกาศ

แสดงเปนผงไดดงรป3.7

รปท3.7โครงสรางการจดเกบเอกสาร

31

1. หมวดคาสง มการแยกออกเปนกลมยอยดงน

กลมงานปฏบตการเดนรถ (กปด.)

เขตการเดนรถ (ขดร.)

องคการขนสงมวลชนกรงเทพ (ขสมก.)

สามารถแสดงเปนผงไดดงรป3.8

รปท 3.8โครงสรางหมวดคาสง

2. หมวดบนทกขอความ มการแยกออกเปนกลมยอยดงน

สานกงานใหญ

o ผอานวยการองคการขนสงมวลชนกรงเทพ

(ผอก.)

o สวนการเจาหนาท (สจท.)

o สวนบรหารงานเดนรถ (สบด.)

สวนงานตรวจสอบ(สตส.)

สวนงานกฎหมาย (สกม.)

สวนงานพฒนาบคลากร (สพบ.)

กองซอมบารง (กซบ.)

เขตการเดนรถ (ขดร.)

o กลมงานบรหารงานทวไป (กบท)

32

กลมงานบรการ (บก.)

กลมบรหารงานบคคล (บค.)

กลมแผนงานเขต (ผข.)

o กลมงานบญชและการเงน (กบง.)

กลมงานบญช (บม.)

กลมงานตรวจสอบ (ตส.)

o งานตรวจการ (ตก.)

o งานอบตเหต (อบ.)

กลมงานปฏบตการเดนรถ (กปด.)

สามารถแสดงเปนผงไดดงรป3.9

รปท 3.9โครงสรางหมวดบนทกขอความ

33

3. หมวดประกาศ มการแยกออกเปนกลมยอยดงน

ระเบยบขอบงคบ

นโยบาย

อน ๆ

สามารถแสดงเปนผงไดดงรป 3.10

รปท3.10โครงสรางหมวดประกาศ

3.2.3 การกาหนดเลขทเอกสาร

3.2.3.1 หมวดคาสงและหมวดประกาศ มการกาหนดรปแบบเลขทเอกสาร

เปนตวอกษรและตวเลขรวมกน8 หลก คอ XXX/YYYYโดยท

XXX หมายถง ลาดบเลขทเอกสาร

YYYY หมายถง ปพทธศกราช

เชน 001/2556 จะหมายถง เอกสารลาดบท 1 ป 2556 เปนตน

3.2.3.2 หมวดบนทกขอความ มการกาหนดรปแบบเลขทเอกสารเปน

ตวอกษรและตวเลขรวมกนไมเกน15 หลก คอ AAAAAA/XXX/YYYY โดยท

AAAAAAA หมายถง หนวยงานหรอสวนงานทเปนเจาของเอกสาร

XXX หมายถง ลาดบเลขทเอกสาร

YYYY หมายถง ปพทธศกราช

เชนกปด.12/001/2556 จะหมายถง กลมปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนท 2

เอกสารลาดบท 1 ป 2556 เปนตน

34

3.2.4 ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

รปท 3.11ผงการไหลของระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

35

จากรปท 3.11 ขนตอนการทางาน ของระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส เรมตนการ

ทางาน เมอผใชงาน ตองการใชงานของระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส จะตองเขาสระบบ

โดยการลอกอน ระบบจะทาการตรวจสอบชอผใช โดยจะเขาไปดงขอมลจากฐานขอมลและ

ตรวจสอบรหสผานทเกบในฐานขอมล วาตรงกนหรอไม หากไมถกตอง ระบบจะสนสดการเขาใช

งานของผใชงาน หากถกตอง ระบบจะตรวจสอบสถานะของผใชงาน ตามสทธทได ดงตอไปน

1. ผดแลระบบ สามารถกาหนดสทธการใชงาน จดการผใช จดการเอกสาร จดการกลม

เอกสาร และคนหาเอกสาร

2. พนกงาน สามารถจดการเอกสาร และคนหาเอกสาร

3. ผใชงาน สามารถคนหาเอกสารไดเทานน

3.3 การออกแบบระบบ

ขนตอนการทางานของระบบใหม สามารถแสดงเปนแผนภาพบรบท (Context

Diagram)และแผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow Diagram) เพอแสดงระบบงานใหม

แผนภาพกระแสขอมล แสดงใหเหนการเคลอนทของขอมลระหวางผทเกยวของกบ

ระบบ (External Agent) และขนตอนการทางาน (Process) ตลอดจนแหลงจดเกบขอมล (Data

Store) ภายในระบบ สญลกษณทใชในการศกษาครงน เปนชดสญลกษณทพฒนาโดย Gane

and Sarson ดงตารางท 3.1

ตารางท 3.1 สญลกษณทใชแสดง Data Flow Diagram ของ Gane and Sarson

36

3.3.1 แผนภาพบรบท (Context Diagram)

รปท 3.12Context Diagram Level 0 ของระบบ

จากรปท 3.12 แผนภาพการไหลของขอมลระบบ แสดงใหเหนภาพรวมของระบบและ

ขอบเขตของการวเคราะหระบบงานโดยแสดงความสมพนธของระบบกบผเกยวของ คอ

1. ผดแลระบบ มหนาทกาหนดสทธในการเขาถงขอมลตามเมนรายการ

2. พนกงาน/ผใชงาน (ผสรางเอกสาร/ผใชเอกสาร)

37

3.3.2 แผนภาพการไหลกระแสขอมลของระบบ(Data Flow Diagram : DFD)

เปนแผนภาพทแสดงความสมพนธระหวางกระบวนการทางานและขอมลทเขาและออก

จากกระบวนการทางานของระบบ

รปท 3.13Data Flow Diagram Level 0 ของระบบ

38

3.3.2.1 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 1การเขาสระบบ

รปท 3.14DFD Process 1 การLoginเขาสระบบ

จากรปท 3.14DFD ของกระบวนการเขาสระบบขนตอนนระบบจะทาการตรวจสอบการ

Login ของพนกงาน/ผใชงาน ทตองการเขามาใชงานของระบบ โดยจะเขาไปดงขอมลจาก

ฐานขอมลตาม User ทพนกงาน/ผใชงานป อนเขามาและตรวจสอบรหสผานทเกบในฐานขอมล

กบทพนกงาน/ผใชงานป อนเขามาวาตรงกนหรอไม หากตรงกนระบบกจะยอมรบใหพนกงาน/

ผใชงานเขาไปใชงาน แตหากไมตรงกนระบบกจะทาการระงบการใชงาน

3.3.2.2 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 1การบนทกขอมลผใชงาน

รปท 3.15DFDProcess2 การบนทกขอมลผใชงาน

39

จากรปท 3.15DFD ของกระบวนการบนทกขอมลผใชงาน ขนตอนนระบบจะทาการ

ปรบปรงฐานขอมลผใชงาน เชน เพม, แกไข, หรอลบรายละเอยดขอมลผใชงาน

3.3.2.3 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 1การบนทกขอมลกลมเอกสาร

รปท 3.16DFD Process3การบนทกขอมลกลมเอกสาร

จากรปท 3.16DFD ของกระบวนการบนทกขอมลกลมเอกสารขนตอนนระบบจะทาการ

บนทกขอมลกลมเอกสาร ดงน

ขอมลหมวดเอกสาร

ขอมลเอกสารกลมยอย

ขอมลเอกสารฝาย

ขอมลเอกสารกลมงาน

40

3.3.2.4 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 1การบนทกขอมลหมวดเอกสาร

รปท 3.17DFD Process3.1บนทกขอมลหมวดเอกสาร

จากรปท 3.17DFD ของกระบวนการบนทกขอมลหมวดเอกสารขนตอนนระบบจะทา

การปรบปรงการบนทกขอมลหมวดเอกสาร เชน เพม แกไข หรอลบขอมลหมวดเอกสาร

41

3.3.2.5 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 2การบนทกขอมลเอกสารกลม

ยอย

รปท 3.18DFD Process3.2บนทกขอมลเอกสารกลมยอย

จากรปท3.18DFD ของกระบวนการบนทกขอมลเอกสารกลมยอย ขนตอนนระบบจะทา

การปรบปรงขอมลเอกสารกลมยอย เชน เพม แกไข หรอลบรายละเอยดขอมลเอกสารกลมยอย

42

3.3.2.6 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 2การบนทกขอมลเอกสารฝาย

รปท 3.19DFD Process3.3บนทกขอมลเอกสารฝาย

จากรปท 3.19DFD ของกระบวนการบนทกขอมลเอกสารฝ ายขนตอนนระบบจะทาการ

ปรบปรงการบนทกขอมลเอกสารฝาย เชน เพม แกไข หรอลบขอมลเอกสารฝาย

43

3.3.2.7 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 2การบนทกขอมลเอกสารกลม

งาน

รปท 3.20DFD Process3.4บนทกขอมลเอกสารกลมงาน

จากรปท 3.20DFD ของกระบวนการบนทกขอมลเอกสารกลมงาน ขนตอนนระบบจะทา

การปรบปรงการบนทกขอมลเอกสารกลมงาน เชน เพม แกไขหรอลบรายละเอยดขอมลเอกสาร

กลมงาน

44

3.3.2.8 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 1การบนทกขอมลกาหนดสทธ

การใชงาน

รปท 3.21DFDProcess4บนทกขอมลกาหนดสทธการใชงาน

จากรปท 3.21DFD ของกระบวนการบนทกขอมลกาหนดสทธการใชงาน ขนตอนน

ระบบจะทาการปรบปรงการบนทกขอมลกาหนดสทธการใชงาน เชน เพม แกไข หรอลบขอมล

กาหนดสทธการใชงาน

45

3.3.2.9 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 1การบนทกขอมลเอกสาร/

หนงสอเขา

รปท 3.22DFDProcess5บนทกขอมลเอกสาร/หนงสอเขา

จากรปท 3.22DFD ของกระบวนการบนทกขอมลเอกสาร/หนงสอเขา ขนตอนนระบบจะ

ทาการปรบปรงการบนทกขอมลเอกสาร/หนงสอเขาเชน เพม แกไข หรอลบรายละเอยดขอมล

เอกสาร/หนงสอเขา

D2 tblCategoryขอมลหมวดเอกสาร

D7 tblDocument

ขอมลเอกสาร/หนงสอเขา

ขอมลกลมยอย

เพมขอมลเอกสารฯ

D3 tblSection

5.1

เพม

ขอมลเอกสาร/หนงสอเขาD4 tblDepartment

D5 tblDivision

ขอมลฝาย

ขอมลกลมงาน

รายการขอมลเอกสาร/หนงสอเขา D2 tblCategoryขอมลหมวดเอกสาร

D7 tblDocument


ขอมลเอกสารฯ

D3 tblSection

5.2

แกไข


D4 tblDepartment

D5 tblDivision



แกไขขอมลเอกสาร/หนงสอเขา

D2 tblCategoryขอมลหมวดเอกสาร

D7 tblDocument


ขอมลเอกสารฯ

D3 tblSection

5.3

ลบ


D4 tblDepartment

D5 tblDivision



ลบขอมลเอกสาร/หนงสอเขา

รายการแกไข


ผดแลระบบ/พนกงาน

รายการขอมลเอกสาร/หนงสอเขา

ลบขอมลเอกสาร/หนงสอเขา

46

3.3.2.10 แผนภาพการไหลของขอมลระดบท 1 การคนหาเอกสาร

รปท 3.23DFDProcess6การคนหาเอกสารของระบบ

จากรปท 3.23DFD ของกระบวนการคนหาเอกสารของระบบ ขนตอนน ระบบจะทาการ

คนหาเอกสาร ดงน

ขอมลหมวดเอกสาร

ขอมลเอกสารกลมยอย

ขอมลเอกสารฝาย

ขอมลเอกสารกลมงาน

47

3.3.3 แผนภาพแสดงความสมพนธระหวางขอมล (E-R Diagram)

สญลกษณทใชใน E-R Diagram ในการศกษาครงน เลอกใชรปแบบของ Chen’s Model

ตารางท 3.2 สญลกษณทใชใน E-R Diagram

48

รปท 3.24แผนภาพแสดงความสมพนธ (E-R Diagram)

49

3.3.4 แผนภาพแสดงFunctional Dependency

รปท 3.25Functional Dependency

3.3.5 แผนภาพแสดงDatabase Schema

รปท 3.26Database Schema

50

3.3.6 พจนานกรมขอมล

จากแผนภาพแสดงความสมพนธระหวางขอมล (E-R Diagram) ของระบบ นามา

ออกแบบพจนานกรมขอมลได 7 ตาราง ดงน

ตารางท 3.3tblUserแฟ มขอมลผใชงาน

ชอฟลด ความหมาย ชนดขอมล ขอบ

เขต คย

ตารางท

อางอง

UserId รหสผใชงาน Varchar 15 PK

Name ชอผใชงาน Varchar 20

Username ชอใช Login Varchar 20

Password รหสผาน Varchar 20

ContactNo หมายเลขโทรศพท Varchar 50

Email อเมล Varchar 30

Status สถานะของผใชงาน

(Admin, Staff, User) Varchar 10

ตารางท 3.4tblUserAuthorize แฟ มขอมลกาหนดสทธการเหนเอกสารของผใชงาน


เขต คย

ตารางท

อางอง

UserId รหสผใชงาน Varchar 15 PK

AuthorizeId รหสประเภทเอกสาร Varchar 10 PK,FK

tblCategory,

tblSection,

tblDepartment

, tblDivision

Type

ประเภทของเอกสาร

(Category, Section,

Department,

Division)

Varchar 15

51

ตารางท 3.5 tblCategory แฟ มขอมลหมวดเอกสาร


เขต คย

ตารางท

อางอง

CategoryId รหสหมวดเอกสาร Varchar 10 PK

CategoryName ชอหมวดเอกสาร Varchar 20

ตารางท 3.6 tblSection แฟ มขอมลเอกสารกลมยอย


เขต คย

ตารางท

อางอง

SectionId รหสกลมยอยเอกสาร Varchar 10 PK

SectionName ชอกลมยอยเอกสาร Varchar 20

CategoryId รหสหมวดเอกสาร Varchar 10 FK tblCategory

ตารางท 3.6 tblDepartment แฟ มขอมลเอกสารฝาย


เขต คย

ตารางท

อางอง

DepartmentId รหสเอกสารฝาย Varchar 10 PK

DepartmentName ชอเอกสารฝาย Varchar 20

SectionId รหสกลมยอยเอกสาร Varchar 10 FK tblSection

ตารางท 3.8 tblDivision แฟ มขอมลเอกสารกลมงาน


เขต คย

ตารางท

อางอง

DivisionId รหสเอกสารกลมงาน Varchar 10 PK

DivisionName ชอเอกสารกลมงาน Varchar 20

DepartmentId รหสเอกสารฝาย Varchar 10 FK tblDepartment

52

ตารางท 3.9 tblDocument แฟ มขอมลเอกสาร


เขต คย

ตารางท

อางอง

DocId รหสเอกสาร Varchar 15 PK

Date วนทลงในเอกสาร Date

Reference อางถงเอกสาร Varchar 50

Title เรอง Varchar 50

Importance คาสาคญ Varchar 50

ReceiveNo เลขทรบ Varchar 50

ReceiveDate วนทรบ Varchar 50

OriginalStorage ทเกบเอกสาร Varchar 50

DocFile ไฟลเอกสารแนบ Varbinary max

DocTypeId รหสประเภทเอกสาร Varchar 10 PK,FK

tblCategory,

tblSection,

tblDepartment

, tblDivision

Type

ประเภทของเอกสาร

(Category, Section,

Department,

Division)

Varchar 15

53

บทท 4

การดาเนนงาน


ในบทน จะกลาวถงขนตอนในการดาเนนโครงการ รวมถงการทดลองของโครงงาน เพอ

วเคราะหวา ระบบตรงตามความตองการหรอไม กอนนาไปใชงานจรง

4.2 ขนตอนในการดาเนนงาน

การดาเนนโครงงานระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส โดยมสวนงานธรการและระบบ

ขอมล กลมปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2 องคการขนสงมวลชนกรงเทพเปน

กรณศกษา มวตถประสงคเพอนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศ มาประยกตใชในการปฏบตงาน

เพอชวยใหการบรหารจดการเอกสารดานการจดเกบเอกสาร และการสบคนเอกสารม

ประสทธภาพมากยงขน สรปขนตอนในการดาเนนงานได ดงตอไปน

4.2.1 การตดตงระบบเปนการทดสอบระบบในการจดเกบเอกสาร และการสบคน

เอกสาร ทงในสวนของผดแลระบบ (Administrator) พนกงาน (Staff) และผใชงานทวไป (User)

ประกอบดวยอปกรณดานฮารดแวรและซอฟตแวรทใชในการทาโครงงาน ดงตอไปน

ตวประมวลผล Intel® Core™ i5-2450M CPU @ 2.50 GHz 2.50 GHz

RAM 4.00 GB (3.07 GB ทสามารถใชได)

ฮารดดสก 160GB เปนอยางตา

ระบบปฏบตการ Window 7 Ultimate

ระบบจดการฐานขอมล Microsoft SQL Server 2008

ใชภาษา C# ในการพฒนา

เครองมอพฒนา Visual Studio 2010

4.2.2 การทดลองระบบไดเลอกวธการทดลองระบบ แบบการเปลยนแปลงคขนาน

(parallel conversion) เปนการใชงานระบบใหมไปพรอมกบระบบงานเดมทเปนระบบการบนทก

เอกสารตาง ๆ ดวยการเขยนดวยมอควบคกนไป เนองจากสามารถนาผลจากรายงานทไดจาก

ระบบใหมมาทาการเปรยบเทยบกบระบบเดมทมอยวาถกตองตรงกนหรอไม ซงในระยะแรกของ

การปรบเปลยนระบบ ผใชอาจจะตองทางานซาซอนบาง แตเมอระบบใหมสามารถพสจนไดวา

ขอมลทไดมความถกตอง อานวยความสะดวกใหผใชระบบสามารถทางานไดรวดเรวขนและม

ประสทธภาพ ผใชกสามารถยกเลกระบบงานเดมทเปนการบนทกการเขยนดวยมอได

4.3 การนาระบบสารสนเทศมาใชในองคกร

54

ในการนาระบบสารสนเทศเพอการจดเกบเอกสารในรปแบบอเลกทรอนกสมาใชใน

องคกร ประกอบดวยการดาเนนการดงนคอ

4.3.1 การปรบเปลยนระบบ (system conversion) หมายถง กระบวนการ

เปลยนแปลงจากระบบงานเกามาใชระบบงานใหม ในโครงงานนเลอกใชการเปลยนแปลง

คขนาน เพอใหแนใจวาระบบใหมทางานไดถกตองจงยกเลกระบบเกา

4.3.2 การจดทาเอกสารประกอบระบบ (systems documentation) เปนการจดทา

เอกสารประกอบการใชงานและอางองขนตอนการปฏบตงาน ประกอบดวย

4.3.2.1 คมอผใชงาน (user documentation) เปนเอกสารการใชงานของ

ระบบสาหรบผใชงานประเภทตาง ๆ เพอความเขาใจและสามารถปฏบตได

4.3.2.2 คมอระบบ (system documentation) เปนเอกสารสาหรบผดแลระบบ

ตงแตการตดตงระบบและการแกไขปญหาระบบ

4.3.2.3 การฝกอบรมผใช (user training) จดการฝกอบรมใหผใชเขาใจ

วธการใชระบบใหไดรบประโยชนและมประสทธภาพ สามารถแกปญหาตาง ๆ ไดดวยตวเอง

4.4 การบารงรกษาระบบ

การบารงรกษาระบบ เปนโครงงาน เพอทาการบารงรกษาอปกรณ และระบบเทคโนโลย

ตาง ๆ ใหสามารถและใชงานไดอยางถกตอง เพราะการทระบบเทคโนโลยสารสนเทศไมไดรบ

การพฒนาและบารงร กษาทด อาจสงผลใหระบบไมสามารถทางานไดอยางมเสถยรภาพ

(ฮารดแวร และระบบเครอขาย) ขอมลสารสนเทศไมมความนาเชอถอ และระบบไมสอดคลองกบ

ความตองการของผใชงาน ซงจะมผลทาใหองคกรไมสามารถดาเนนงานไดอยางมประสทธภาพ

รวมทงผบรหารไมสามารถกาหนดนโยบายและการตดสนใจไดอยางถกตอง การบารงรกษา

ระบบสารเทศมรายละเอยดดงตอไปน

4.4.1.1 การบารงรกษาอปกรณของฮารดแวรไดแก เครองคอมพวเตอรแม

ขาย และอปกรณสแกนเนอรอยางนอยเดอนละ 1 ครง เพอใหการใชงานดาเนนไปอยางตอเนอง

และสามารถใชงานไดอยางมประสทธภาพ

4.4.1.2 การบารงรกษาระบบเปนการวางแผนดาเนนการใชระบบใหสามารถ

ใชงานไดอยางมประสทธภาพและอยางตอเนอง โดยการสารวจปญหาการใชงานจากผใชระบบ

และดาเนนการแกไขปรบปรง เพอใหระบบสามารถใชงานได

55

บทท 5

การประเมนและผลการทดลอง


จากการประเมนและดาเนนการทดลองใชงานระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสนน

ภายในโปรแกรมจะประกอบดวยเมนหลก คอ การเขาสระบบ การจดการเอกสาร การคนหา

เอกสาร และสวนสาหรบผดแลระบบ ซงแตละเมนหลกกจะมเมนยอยทตางกนออกไป ทงน

เพอใหระบบทางานไดอยางมประสทธภาพตรงตามความตองการของผใชงาน

5.2 ผลการดาเนนงาน

การออกแบบหนาจอมวตถประสงคเพอใหงายตอการใชงาน และตรงตามความตองการ

ของผใชงาน รวมถงความรวดเรวในการคนหาขอมลตาง ๆ ซงเปนผลใหเกดความพงพอใจใน

การใชงานระบบ โดยแบงรายละเอยดการแสดงผลตามสวนการทางานของระบบสารสนเทศ

ดงน

5.2.1 การเขาใชงานระบบ กรอก Username และ Password เพอทาการ Login เขาส

ระบบ (ตามสทธการใชงาน) ทผดแลระบบกาหนดให

รปท 5.1หนาจอการเขาสระบบ

56

5.2.2 หนาแสดงสวนจดการผใชเปนหนาจอทใชในการจดการขอมลของผใชทงหมด

โดยสามารถ เพม แกไข ลบขอมลผใชทผดแลระบบสามารถจดการได โดยกรอกขอมลผใชใหม

เมอตองการเพมผใช หรอเลอกรายการทตองการแกไข ในกรณทตองการแกไขขอมลผใช

รปท5.2หนาจอจดการผใช

5.2.3 หนาแสดงสวนจดการกลมเอกสาร เปนหนาจอทใชสาหรบการเพม แกไข ลบ

ขอมลกลมเอกสาร ในสวนตาง ๆ ดงน

1. หมวดเอกสาร หมายถง คาสง บนทกขอความ และประกาศ

2. เอกสารกลมยอย หมายถง เอกสารของกลมงานหลก ไดแก กลมปฏบตการ

เดนรถ (กปด.)เขตการเดนรถ (ขดร.) และองคการขนสงมวลชนกรงเทพ (ขสมก.)

3. เอกสารฝาย หมายถง เอกสารของกลมงานทอยภายในกลมงานหลก ไดแก

ผอานวยการ (ผอก.) สานกการเจาหนาท (สจท.) สวนบรหารการเดนรถ (สบด.) กลมงาน

บรหารงานทวไป (กบท.) กลมงานบญชและการเงน (กบง.) งานบรหารความเสยง (บส.) งาน

อบตเหต (อบ.) และงานตรวจการ (ตก.)

4. เอกสารกลมงาน หมายถง เอกสารของกลมงานดงตอไปน กลมงานบรการ

(บก.) กลมงานบรหารงานบคคล (บค.) กลมงานแผนงานเขต (ผข.) กลมงานบญช (บม.)และ

กลมงานตรวจสอบ (ตส.)

57

รปท5.3หนาจอจดการกลมเอกสาร

5.2.4 หนาแสดงสวนจดการเอกสารเปนหนาจอทใชสาหรบจดการขอมลเอกสาร

ไดแก การเพม แกไข ลบขอมลเอกสาร เพอการจดเกบเอกสารเขาในระบบอเลกทรอนกสโดย

การกรอกขอมลตามหมวดเอกสาร เอกสารกลมยอย เอกสารฝาย เอกสารกลมงาน เลขทเอกสาร

วนทลงในเอกสารเรอง คาสาคญ เลขทรบ และวนทรบ

รปท5.4หนาจอจดการเอกสาร

58

5.2.5 หนาแสดงสวนกาหนดสทธการใชงานเปนหนาจอทใชในการกาหนดสทธการ

เขาถงเอกสารตามสทธทผดแลระบบกาหนด

รปท5.5หนาจอกาหนดสทธการใชงาน

5.2.6 หนาแสดงสวนการคนหาเอกสารเปนหนาจอทใชในการคนหาเอกสาร โดย

สามารถคนหาเอกสารไดจาก เลขทเอกสาร เรองทตองการคนหา คาสาคญ หรอชวงวนท ท

ตองการคนหาเอกสาร

รปท5.6หนาจอการคนหาเอกสาร

59

5.3 การประเมนความพงพอใจทมตอระบบ

จากการทดสอบโดยใหพนกงานทดลองใชงานระบบ และกรอกแบบสารวจความพง

พอใจการใชงานระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส จานวน 30 คน ผลการสารวจความพงพอใจ

ทมตอการใชงานระบบคดเปนรอยละ (%) สรปไดดงน

ตารางท 5.1สรปผลการประเมนความพงพอใจทมตอระบบ

ลาดบ

รายการ

ระดบความพงพอใจ (%)

รวม มาก

ทสด

(5)

มาก

(4)

ปาน

กลาง

(3)

นอย

(2)

นอย

ทสด

(1)

1 ระบบใชงานงายและไมซบซอน 3.3 73.3 23.3 0.0 0.0 100.0

2 ระบบสามารถทางานไดถกตองตรง

ตามความตองการของผใชงาน

10.0 60.0 30.0 0.0 0.0 100.0

3 การแกไขปรบปรงทาไดงายและ

สะดวก

6.7 60.0 33.3 0.0 0.0 100.0

4 การคนหาเอกสารมความรวดเรว งาย

และสะดวก

36.7 56.7 6.7 0.0 0.0 100.0

5 การกาหนดสทธในการเขาถงขอมล

ตามกลมผใชงาน

13.3 56.7 30.0 0.0 0.0 100.0

6 ชวยลดขนตอนในการปฏบตงานท

เคยทาอยเปนประจา

20.0 63.3 16.7 0.0 0.0 100.0

7 ประโยชนทไดรบจากระบบโดยรวม 36.7 33.3 30.0 0.0 0.0 100.0

60

รปท5.7กราฟแสดงผลการประเมนระดบความพงพอใจการใชงานระบบ

3.3% 10.0%

6.7%

36.7%

13.3%

20.0%

36.7%

แสดงระดบความพงพอใจทมตอระบบ มากทสด

ระบบใชงานงายและไมซบซอน

ระบบสามารถทางานไดถกตองตรง

ตามความตองการของผใชงานการแกไขปรบปรงทาไดงายและ

สะดวกการคนหาเอกสารมความรวดเรว งาย

และสะดวกการกาหนดสทธในการเขาถงขอมล

ตามกลมผใชงานชวยลดขนตอนในการปฏบตงานทเคย

ทาอยเปนประจาประโยชนทไดรบจากระบบโดยรวม

61

บทท 6

สรปผลและวจารณ


จากการศกษา การจดทาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส เพอใชในการจดการงาน

ดานเอกสารของสวนงานธรการและระบบขอมล กลมงานปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2

ผศกษาไดพฒนาระบบเพอการใชงานดานการจดเกบเอกสารและการคนหาเอกสาร ใหตรงตาม

ความตองการของผใชงาน โดยคานงถงความสะดวก และความสามารถของผใชงาน ใหสามารถ

เรยนรและใชงานงายทสด

6.2 สรปผลการดาเนนงาน

จากการทไดนาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส เขามาทดลองใชงานเพอใชในการ

จดการงานดานเอกสารของสวนงานธรการและระบบขอมล กลมงานปฏบตการเดนรถ 1 เขต

การเดนรถท 2ผลการทดลองใชงานระบบพบวา ระบบมสวนชวยลดปญหาทเกดขนจากการ

ทางานในระบบเดม ดงน

1. การบรหารจดการเอกสารมประสทธภาพมากยงขนเอกสารตาง ๆ ถกจดเกบไวใน

ฐานขอมล สามารถนาไปใชงานไดอยางสะดวกรวดเรว

2. การสบคนเอกสารเปนไปดวยความรวดเรวโดยสามารถคนหาเอกสารไดจาก เลขท

เอกสาร เรองทตองการคนหา คาสาคญ หรอชวงวนท ทตองการคนหา

3. ลดการใชทรพยากรกระดาษ และแฟ มจดเกบเอกสาร

4. ลดพนทในการจดเกบเอกสาร

6.3 วจารณ

ในการใชงานระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสภายในองคกร ตองไดรบการสนบสนน

จากผบรหารทมอานาจในการตดสนใจ รวมถงการใหความรวมมอของผเกยวของในการใหขอมล

เพอนามาพฒนาระบบ ปญหาทผศกษาพบในโครงงาน มดงตอไปน

1. ผใชงานระบบ ขาดทกษะ ความร ความสามารถและไมคนเคย ในการใชงานระบบ

จดการเอกสารอเลกทรอนกส ตองใชเวลาในการเรยนรโปรแกรม จงทาใหเกดความลาชา ในการ

ทางาน

2. ขอมลบางสวนไมไดจดเกบอยในสออเลกทรอนกส ทาใหเสยเวลาในการป อนขอมล

เขาสระบบใหม

62

6.4 ขอเสนอแนะ

ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสน เปนเพยงระบบตนแบบเพอใชในการทดลอง

จดการงานเอกสารดานการจดเกบและการคนหาเอกสาร ของสวนงานธรการและระบบขอมล

กลมงานปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2 หากมการใชงานจรงตองมการพฒนาและ

ปรบปรงเพมเพอใหระบบทางานไดอยางมประสทธภาพ สอดคลองกบความตองการและ

สามารถใชงานผานระบบอนเทอรเนตได

63

เอกสารอางอง

[1] ทพวรรณ วอทอง, นลน เลาหชยบณย และบศรนทร จตรอาพน, พฒนาระบบการจดการ

เอกสาร (Document Management System)สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ

,2539.

[2]ศกรพรตน แสงวนลอย, การจดเกบเอกสารทควรร[Online]. Available:

http://www.edu.tsu.ac.th/edu2011/article_analysis/file/supalak1_51.pdf

[3] นงลกษณศรศลป, ประมวลความรเกยวกบเอกสารอเลกทรอนกสการบรหารจดการเอกสาร

[4] ศราวธชนาภาษและพฒนาศรชาล, 2547 : ระบบการจดเกบและสบคนภาคนพนธของ

นกศกษา, มหาวทยาลยราชภฎอบลราชธาน

[5] วฒนา เอกปมตศลป และนนทวฒน นนทวจารณ, ระบบการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส

[Online].Available :

http://www.thonburi-u.ac.th/Web_Research/Document/pdf/G205/3-Research.pdf

[6]พลนทรสงขกร, การบรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยบการ กรมเสมยนตรา

กระทรวงกลาโหม, 2549.

[7]ศรร ตนตรงว ฒนาวฒ, การพฒนาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสของ

มหาวทยาลยเชยงใหม, การคนควาแบบอสระวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเทคโนโลย

สารสนเทศและการจดการ มหาวทยาลยเชยงใหม, 2550.

[8] สทธศกดสลกคา, Electronic Document Management [Online]. Available :

http://suttisak.rtarf.mi.th/html/dm.html

[9] ราชกจจานเบกษา. 2544. พระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส พ.ศ. 2544.

กรงเทพฯ : กองการพมพ

ภาคผนวก ก

ตวอยางแบบสอบถาม

ก-1

แบบสอบถามความพงพอใจ

การใชงานระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

กลมงานปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2 องคการขนสงมวลชนกรงเทพ

คาชแจง

1. แบบสอบถามนมวตถประสงค เพอตองการทราบความพงพอใจตอการใชงาน ระบบ

จดการเอกสารเอกสารอเลกทรอนกส ของกลมปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2

องคการขนสงมวลชนกรงเทพ เพอเปนการปรบปรงและพฒนาระบบใหมประสทธภาพ

ในโอกาสตอไป

2. ความคดเหนททานตอบนจะมคณคาเปนอยางยง และคาตอบนจะไมสงผลกระทบตอ

ผตอบแบบสอบถามใด ๆ ทงสน

แบบสอบถามมทงหมด 3 ตอน คอ

ตอนท 1 ขอมลทวไปของผตอบแบบสอบถาม

ตอนท 2 ขอมลความพงพอใจตอการใชงานระบบ

ตอนท 3 ขอเสนอแนะและแนวทางในการปรบปรงพฒนาระบบ

ตอนท 1ขอมลทวไปของผตอบแบบสอบถาม

คาชแจงโปรดทาเครองหมาย ในชอง ทตรงกบความเปนจรงมากทสด

1. เพศ

ชาย หญง

2. อาย

21–30 ป 31–40 ป

41–50 ป 51 ปขนไป

3. ระดบการศกษา

ตากวาปรญญาตร ปรญญาตร

ปรญญาโท ปรญญาเอก

4. ตาแหนงของทาน

พนกงานธรการ ผจดการสาย/ผชวยผจดการสาย

พนกงานขบรถ พนกงานเกบคาโดยสาร

นายทาอ/นายทาปลอยรถ

ก-2

ตอนท 2 ขอมลสารวจความพงพอใจในการใชงานระบบ

ระดบความพงพอใจและความหมาย

5 หมายถง มความพงพอใจมากทสด

4 หมายถง มความพงพอใจมาก

3 หมายถง มความพงพอใจปานกลาง

2 หมายถง มความพงพอใจนอย

1 หมายถง มความพงพอใจนอยทสด

คาชแจงโปรดทาเครองหมาย ในชองทตรงกบความเปนจรงมากทสด

ลาดบ

ประเดน

ระดบความพงพอใจ

มาก

ทสด

(5)

มาก

(4)

ปาน

กลาง

(3)

นอย

(2)

นอย

ทสด

(1)

5. ระบบใชงานงายและไมซบซอน

6. ระบบสามารถทางานไดถกตองตรงตาม

ความตองการของผใชงาน

7. การแกไขปรบปรงทาไดงายและสะดวก

8. การคนหาเอกสารมความรวดเรว งายและ

สะดวก

9. การกาหนดสทธในการเขาถงขอมลตามกลม

ผใชงาน

10. ชวยลดขนตอนในการปฏบตงานทเคยทาอย

เปนประจา

11. ประโยชนทไดรบจากระบบโดยรวม

ตอนท 3 ขอเสนอแนะในการปรบปรงและพฒนาระบบ

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

ขอขอบคณทใหความรวมมอในการตอบแบบสอบถาม

ภาคผนวก ข

ประเมนผลแบบสอบถาม

ข-1

ประเมนผลแบบสอบถาม

ผลสารวจความพงพอใจของผใชงานระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส กรณศกษา

กลมปฏบตการเดนรถ 1 เขตการเดนรถท 2 องคการขนสงมวลชนกรงเทพ ผศกษาได

ดาเนนการเกบรวบรวมขอมล โดยการใชแบบสอบถามจากกลมตวอยางจานวน 30 ชด และนา

ขอมลมาทาการวเคราะหดวยโปรแกรมคอมพวเตอรสาเรจรปดานสถต ผลการวเคราะหแสดง

ตามลาดบ ดงตอไปน

ตอนท 1ขอมลทวไปของผตอบแบบสอบถาม

1. เพศ

ตารางท ข.1เพศของผตอบแบบสอบถาม

เพศ จานวนผตอบ คดเปนรอยละ(เปอรเซนต)

ชาย 18 60.0

หญง 12 40.0

รวม 30 100.0

รปทข.1กราฟแสดงเพศของผตอบแบบสอบถาม

60.0%

40.0%

แสดงเพศของผตอบแบบสอบถาม

ชาย

หญง

ข-2

2. อาย

ตารางท ข.2ชวงอายของผตอบแบบสอบถาม

อาย จานวนผตอบ คดเปนรอยละ (เปอรเซนต)

21–30 ป 0 0.0

31–40 ป 2 6.7

41–50 ป 17 56.7

51 ปขนไป 11 36.7

รวม 30 100.0

รปทข.2กราฟแสดงอายของผตอบแบบสอบถาม

0.0% 6.7%

56.7%

36.7%

แสดงชวงอายของผตอบแบบสอบถาม

21 - 30 ป

31 - 40 ป

41 - 50 ป

51ปขนไป

ข-3

3. ระดบการศกษา

ตารางท ข.3ระดบการศกษาของผตอบแบบสอบถาม

ระดบการศกษา จานวนผตอบ คดเปนรอยละ (เปอรเซนต)

ตากวาปรญญาตร 19 63.3

ปรญญาตร 10 33.3

ปรญญาโท 1 3.3

ปรญญาเอก 0 0.0

รวม 30 100.0

รปทข.3กราฟแสดงระดบการศกษาของผตอบแบบสอบถาม

63.3%

33.3%

3.3% 0.0%

แสดงระดบการศกษาของผตอบแบบสอบถาม

ตากวาปรญญาตร

ปรญญาตร

ปรญญาโท

ปรญญาเอก

ข-4

4. ตาแหนงของทาน

ตารางท ข.4ตาแหนงของผตอบแบบสอบถาม

ตาแหนง จานวนผตอบ คดเปนรอยละ (เปอรเซนต)

พนกงานธรการ 11 36.7

ผจดการสาย/ผชวยผจดการสาย 4 13.3

พนกงานขบรถ 3 10.0

พนกงานเกบคาโดยสาร 5 16.7

นายทาอ/นายทาปลอยรถ 7 23.3

รวม 30 100.0

รปทข.4กราฟแสดงตาแหนงของผตอบแบบสอบถาม

36.7%

13.3%10.0%

16.7%

23.3%

แสดงตาแหนงของผตอบแบบสอบถาม

พนกงานธรการ

ผจดการสาย/ผชวย

ผจดการสายพนกงานขบรถ

พนกงานเกบคาโดยสาร

นายทาอ/นายทาปลอยรถ

ข-5

ตอนท 2ขอมลความพงพอใจตอการใชงานระบบ

5. ระบบใชงานงายและไมซบซอน

ตารางท ข.5ความพงพอใจของผตอบแบบสอบถาม

ระดบความพงพอใจ จานวนผตอบ คดเปนรอยละ (เปอรเซนต)

มความพงพอใจมากทสด 1 3.3

มความพงพอใจมาก 22 73.33

มความพงพอใจปานกลาง 7 23.3

มความพงพอใจนอย 0 0.0

มความพงพอใจนอยทสด 0 0.0

รวม 30 100.0

รปทข.5กราฟแสดงผลการประเมนเรองระบบใชงานงายและไมซบซอน

3.3%

73.3%

23.3%

0.0%0.0%

ผลการประเมนเรองระบบใชงานงายและไมซบซอน

มความพงพอใจมากทสด

มความพงพอใจมาก

มความพงพอใจปานกลาง

มความพงพอใจนอย

มความพงพอใจนอยทสด

ข-6

6. ระบบสามารถทางานไดถกตองตรงตามความตองการของผใชงาน








รวม 30 100.0

รปทข.6กราฟแสดงผลการประเมนเรองระบบสามารถทางานไดถกตองตรงตามความตองการ

ของผใชงาน

10.0%

60.0%

30.0%

0.0%0.0%

ผลการประเมนเรองระบบสามารถทางานไดถกตองตรงตามความ

ตองการของผใชงาน






ข-7

7. การแกไขปรบปรงทาไดงายและสะดวก








รวม 30 100.0

รปทข.7กราฟแสดงผลการประเมนเรองการแกไขปรบปรงทาไดงายและสะดวก

6.7%

60.0%

33.3%

0.0% 0.0%

ผลการประเมนเรองการแกไขปรบปรงทาไดงายและสะดวก






ข-8

8. การคนหาเอกสารมความรวดเรว งายและสะดวก








รวม 30 100.0

รปทข.8กราฟแสดงผลการประเมนเรองการคนหาเอกสารมความรวดเรว งายและสะดวก

36.7%

56.7%

6.7% 0.0% 0.0%

ผลการประเมนเรองการคนหาเอกสารมความรวดเรว งายและ

สะดวก






ข-9

9. การกาหนดสทธในการเขาถงขอมลตามกลมผใชงาน








รวม 30 100.0

รปทข.9กราฟแสดงผลการประเมนเรองการกาหนดสทธในการเขาถงขอมลตามกลมผใชงาน

13.3%

56.7%

30.0%

0.0%0.0%

ผลการประเมนเรองการกาหนดสทธในการเขาถงขอมลตามกลม

ผใชงาน






ข-10

10. ชวยลดขนตอนในการปฏบตงานทเคยทาอยเปนประจา








รวม 30 100.0

รปทข.10กราฟแสดงผลการประเมนเรองชวยลดขนตอนในการปฏบตงานทเคยทาอยเปน

ประจา

20.0%

63.3%

16.7%

0.0% 0.0%

ผลการประเมนเรองชวยลดขนตอนในการปฏบตงานทเคยทาอยเปน

ประจา






ข-11

11. ประโยชนทไดรบจากระบบโดยรวม








รวม 30 100.0

รปทข.11กราฟแสดงผลการประเมนเรองประโยชนทไดรบจากระบบโดยรวม

ตอนท 3ขอเสนอแนะและแนวทางในการปรบปรงพฒนาระบบ

- ระบบทางานเปนขนตอนดแลว

- สามารถคนหาขอมลไดงาย สะดวกและรวดเรวขน

36.7%

33.3%

30.0%

0.0% 0.0%

ผลการประเมนเรองประโยชนทไดรบจากระบบโดยรวม






ภาคผนวก ค

การตดตงระบบ

ค-1

การตดตงระบบ

1. ตดตง Microsoft SQL Server 2008

สราง Database “EdMs” โดยการรนไฟล Script (EdMs.sql)

2. ตดตง .Net Framework 4.0

3. ตดตงโปรแกรมระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

แสดงการ Install โปรแกรมโดยการรนไฟล “setup.exe” หรอ “SetupEdMs.msi”

ดงรป ก.1

รปท ค.1แสดงไฟลตดตงโปรแกรม

หลงจากรนโปรแกรมตดตง จะแสดงหนาจอดงรปค.2ใหคลกปม “Next”

ค-2

รปท ค.2แสดงหนาตอนรบการตดตงโปรแกรม

โปรแกรมตดตงจะแสดงหนาใหผตดตงเลอกสรางโฟลเดอร หรอใชตามทโปรแกรม

กาหนดไวแลวใหคลกปม “Next” ดงรปค.3

ค-3

รปท ค.3แสดงหนาตางเลอกโฟลเดอร

โปรแกรมตดตงจะแสดงหนายนยนการตดตง ใหคลกปม “Next” ดงรปค.4

ค-4

รปท ค.4แสดงหนาตางยนยนการตดตงโปรแกรม

รปท ค.5แสดงความคบหนาในการตดตงโปรแกรม

ค-5

รปท ค.6แสดงหนาจอตดตงสาเรจ

หลงจากคลกปม “Close” ทหนาเดสกทอป ผใชสามารถใชงานโปรแกรมไดโดยดบเบล

คลกทไอคอนดงรปค.7

รปท ค.7แสดงไอคอนการเขาใชงานโปรแกรม

ระบบจัดการเอกสาร ... ระบบ... · 2014. 9. 27. ·...

Documents