7 i̇letişim yonetimi

İletişim Yönetimi

Hazırlayan: Beka Cotur


Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol

KapanışBilgi Alanı

İletişimYönetimi

Bilgiyi İletmeİletişim Yönetimi Planlama


İletişim Kontrolü

• Proje ile ilgili bilginin zamanında ve uygun yaratılması, toplanması, dağıtımı, saklanması, geri getirilmesi ve atılması için takip edilir

• Proje yöneticileri, zamanlarının çoğu kısmını iletişime harcar

• İletişim aktivitesinin potansiyel boyutları:• İç – dış

• İdari – gayri resmi

• Yatay – dikey

• Resmi – samimi

• Yazılı – sözlü

• Sözlü - sözsüz



• Dahili (proje içi) ve harici (müşteriler, tedarikçiler, diğer projeler, organizasyonlar, halk)

• Resmi (raporlar, notlar, brifingler) ve gayrı resmi (e-postalar, notlar, hazırlıksız yapılan tartışmalar)

• Dikey (organizasyonun üst ve alt kademeleriyle) ve yatay (aynı kademedeki kişilerle)

• Kurumsal (haber bültenleri, yıllık rapor) ve kurumsal olmayan (kayda geçmeyen iletişimler)

• Yazıyla ve konuşmayla veya sözlü (ses tonlamalan) ya da sözsüz (vücut dili)




Kapanış

Girdiler Araçlar Çıktılar

• Paydaş listesi• Paydaş yönetim stratejisi• Çevresel İşletme faktörleri • Organizasyonel süreç

varlıkları

• İletişim gereksinimleri analizi

• İletişim teknolojisi• İletişim modelleri• İletişim metodları• Toplantılar

• İletişim yönetim planı• Proje dokümanı

güncellemeleri

İletişim Yönetimi Planlama


• İletişim Yönetimi Planlama: Paydaşların bilgi ihtiyaçlarını belirlemek ve iletişim yaklaşımı planlamaktır.


• Potansiyel iletişim kanalları göz önünde bulundurulmalıdır

• İletişim kanalı

Formül:

N=kişi sayısı

Araçlar

İletişim Yönetimi İletişim Yönetimi Planlama

İletişim Gereksinimleri Analizi

• Tüm yönlere iletişimi gerektirir

• Kimin kiminle iletişim kuracağı ve kimin hangi bilgiyi alacağının belirlenmesi ve kısıtlanması gereklidir.

Müşteri, sponsor, fonksiyonel müdürler ve takım üyeleri

Diğer proje

müdürleri

Diğer projeler

Diğer paydaşlar

Proje

2

)1( NN


İletişim Modeli

• Temel iletişim modeli• Gönderen, bilginin net ve tam olmasını sağlamaktan sorumludur, böylece alıcı doğru olarak

alır ve tam olarak anladığını teyid eder

• Etkin bir iletişim yapabilmek için gönderici/alıcı şu faktörleri dikkate almalıdır: • iletişimin %55’i sözsüzdür

• Dil ötesi: sesin tonu ve yüksekliği

• Etkin dinleme

İletişim YönetimiAraçlar

AlıcıGönderen

Kodlama

Deşifre

Deşifre

Kodlama

Parazit

Parazit

Aracı


Mesajılletme

Mesajın AlındığınıBildirme


İletişim Metodları

• İnteraktif iletişim (Ör: toplantı, telefon, video konferans)• Ortak bir anlayış sağlamak için en etkin yoldur

• İletme İletişimi (Ör: mektup, e-posta, basın yayımı, faks, ses postası)• İletişimin ulaştığını ya da anlaşıldığını garantilemez

• Alma iletişimi (Ör: intranet sitesi, e-öğrenme)

• Büyük bilgi hacimleri ve büyük izleyici kitlesi için kullanılır

• Proje yöneticisi tüm iletişimi kontrol edemez, fakat iletişimsizliği, net olmayan yönlendirmeleri ve kapsam kaymasını önlemeye çalışabilir




İletişim Planı

• Paydaş iletişimi gereksinimleri

• İletilecek bilgiler (dil, format, içerik ve ayrıntı düzeyi dahil);

• Bu bilgilerin dağıtılmasının nedenleri;

• Gerekli bilgilerin dağıtılması için zaman çerçevesi

• Bilgileri iletmekten sorumlu kişi;

• Gizli bilgilerin açıklanması için yetki vermekten sorumlu kişi;

• Bilgileri iletmekte kullanılacak metotlar ya da teknolojiler

• Genellikle belirli yasa ya da düzenlemelerden, teknolojilerden, organizasyon politikalarından vb. kaynaklanan iletişim kısıtları,

İletişim Yönetimi İletişim Yönetimi Planlama

Çıktılar



• İletişim yönetim planı• Performans raporları• Çevresel işletme faktörleri• Organizasyonel süreç

varlıkları

• iletişim teknolojisi• İletişim metodları• Bilgi dağıtım araçları• Performans raporlama

• Proje iletişimleri• Proje yönetimi planı

güncellemeleri• Proje dokümanı

güncellemeleri• Organizasyonel süreç

varlıkları güncellemeleri


Kapanış

Bilgiyi İletmeİletişim Yönetimi

• Bilgiyi iletme: proje bilgilerinin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve erişilebilir kılma sürecidir



Durum İletişim Türü

Proje planını güncelleme

Yönetime sunum

Karmaşık bir problemi çözmeye çalışma

Bir telefon görüşmesi ile ilgili notlar alma

Kontrata değişiklikler yapma

Bir takım üyesini zayıf performansı için bilgilendirme (ilk uyarı)

Bir takım üyesini zayıf performansı için bilgilendirme (ikinci uyarı)

Toplantı organize etme

Bir iş paketini netleştirme

Ek kaynak talep etme

Bir problemin temel nedenini belirleme

Bir sorunun netleştirilmesi için e-posta gönderme

Kilometretaşı kutlaması düzenleme

İhale konferansı düzenleme

Resmi Yazılı

Resmi Sözel

Resmi Yazılı

Gayrı Resmi Yazılı

Resmi Yazılı

Gayrı Resmi Sözel

Resmi Yazılı


Resmi Yazılı

Gayrı Resmi Sözel

Gayrı Resmi Sözel


Gayrı Resmi Sözel

Resmi Sözel

Bilgiyi İletme



• Kişisel beceriler

• Yönetim becerileri• Sunum becerileri

• Uzlaşma

• Yazma becerisi

• Hitabet

• Vs..

• Liderlik

• Takım kurma

• Motivasyon

• İletişim

• Etkileme

• Karar verme

• Politik ve kültürel farkındalık

• Uzlaşma

• Vs..

Bilgiyi İletme



Etkin Toplantı Yönetimi• Toplantıyı planlama veya hazırlama

• Tarih/saat ve katılımcıların belirlenmesi

• Her toplantı için net bir amaç olmalı ve davet sırasında iletilmeli

• Ajanda yaratılmalı ve önceden dağıtılmalı

• Plana bağlı kalma (Disiplin)

• Zamanında başlayıp zamanında bitirmeli

• Toplantı başkanı tanıtılmalı ve kimin toplantı tutanağını tutacağı belirlenmeli

• Ajanda maddelerini özetlemeli ve katılımcıların mutabakatıyla bitirilmeli

• İyi takip

• Tutanakları yapılacaklar listesi ve sonucuyla birlikte göndermeli

• Katılımcılardan geri dönüş almalı

• Tüm aksiyon maddelerinin durumu izlenmeliHazırlayan: Beka Cotur

Bilgiyi İletme


Kapanış


• Proje yönetim planı• Proje iletişimleri• Sorun kaydı• Çalışma performansı verileri• Organizasyonel süreç varlıkları

• Bilgi yönetimi sistemleri• Uzman görüşü• Toplantılar

• Çalışma performansı bilgileri• Değişiklik talepleri• Proje yönetimi planı

güncellemeleri• Proje belgeleri güncellemeleri• Organizasyonel süreç varlıklarıgüncellemeleri

İletişim Kontrolü

• İletişim Kontrolü: Proje paydaşlarının bilgi gereksinimlerinin karşılanmasını sağlamak amacıyla proje yaşam döngüsü boyunca iletişimi izleme ve kontrol etme sürecidir.



7 i̇letişim yonetimi

Services