UNIVERSITATEA DIN BUCURETI

Barem:

Definirea coleciei de bibliotec

Structura coleciilor (specifice i nespecifice)

Principiile

ModalitileDEZVOLTAREA COLECIILOR

-ASPECTE GENERALE-TRADIIE I MODERNITATE N DEZVOLTAREA

COLECIILOR

Unul din cele mai importante sectoare de activitate dintr-o bibliotec este acela al dezvoltrii coleciilor. Fr a minimaliza importana celorlalte compartimente din bibliotec nu exagerm cnd spunem c de modul n care se realizeaz dezvoltarea coleciilor, n orice categorie de bibliotecii depinde: prestigiul bibliotecii, valoarea coleciilor, numrul i calitatea beneficiarilor acesteia.

1. Colecia de bibliotec

Potrivit Vocabularului de biblioteconomie i tiina informrii, colecia este o serie care cuprinde mai multe lucrri separate, fiecare cu titlul su propriu, grupate sub un titlu colectiv i aprnd pe o perioad de timp nelimitat sau colecia reprezint totalitatea volumelor unui serial.

nainte de a vorbi n detaliu despre activitatea de dezvoltare a coleciilor, trebuie definite cteva elemente componente ale acestei activiti. Colecia unei biblioteci potrivit dicionarului explicativ al limbii romne este definit: o serie de obiecte de acelai fel sau de aceeai categorie, care adun i dispune sistematic, reprezint o valoare artistic, tiinific, documentar.

Dac la aceast definiie se mai adaug cteva caracteristici proprii bibliotecilor putem numi colecia unei biblioteci un ansamblu de documente sau mijloace de informare constituite dinamic cu destinaii i funcii precise, structurate i sistematizate n vederea unui acces rapid i simplu, reprezentnd valoarea documentar. Aa cum reiese din definiie colecia unei biblioteci este alctuit din mai multe tipuri de documente care pot fi clasificate n mai multe moduri n funcie de mai multe criterii:I. Dup criteriile bibliografice documentele pot fi:

1.1 Documente primare - reprezint lucrri originale din prelucrarea crora rezult documente secundare.Documentele primare sunt de mai multe categorii :

a. cri,

b. periodice,

c. documente de tip special

a. Crile sunt produse n mai multe exemplare care conin peste 48 pagini i constituie o unitate bibliografic.

Din categoria acestora fac parte:

tratate, culegeri,

manuale i cursuri,

monografii,

publicaii ale unor reuniuni tiinifice (lucrri ale congreselor, consftuirilor, conferinelor, colocviilor),

publicaii oficiale (rapoarte, planuri).

b. Periodicele sunt publicaii din orice domeniu, de orice format, publicate n pri succesive, care au un numr cronologic i continu pe o perioad nedefinit de timp.Periodicele sunt primele documente care aduc noutate n orice domeniu. Din aceast categorie fac parte:

ziarul,

revista,

anuarul,

almanahul,calendarul.

c. Documentele de tip special:

standarde,

brevete,

cataloage,

prospecte, hri,

note muzicale,

ex-librisuri,

monede,

documente audio-video etc.

1.2. Documente secundare reprezint rezultatele finale ale prelucrrii analitice i sintetice a documentelor primare.

Documentele secundare pot fi:

a. enciclopedii,

b. dicionare,

c. ghiduri bibliografice,

d. reviste de titluri,

e. reviste de referate.

1.3. Documentele teriare se constituie n produsele finite ale prelucrrii globalizatoare a documentelor secundare (repertorii de enciclopedii i/sau dicionare, bibliografii, ghiduri etc.).

O alt clasificare posibil a coleciei unei biblioteci este pe subcolecii, n funcie de categoriile de documente, avnd n vedere diversitatea suporturilor sau a formelor n care se prezint documentele.

II. Din punctul de vedere al caracteristicilor generale ale documentelor, colecia este format din:

1. Documente specifice:

manuscrise,

incunabule,

documente tiprite cri, publicaii seriale, documente muzicale (partituri), materiale cartografice (hri, atlase, globuri pmnteti),

non-cri (foi volante, afie, anunuri, programe, etc.),

nregistrri multimedia (discuri, casete, microfilme, microfie, diapozitive), documente electronice (dischete, compact discuri, DVD-uri, programe de calculator),

documente multiplicate prin proceduri fizico-chimice (dactilograme, litografii, fotografii),

materiale purttoare de informaii pentru nevztori.2. Documente nespecifice constituie istoric sau donate:

piese numismatice (monede, medalii, decoraii),

piese filatelice,

opere de art plastic,

alte documente (coresponden, fotografii), dactilograme, etc.III. n funcie de tipul documentelor i modul de organizare al unei biblioteci, coleciile se mpart astfel:1. Colecii de baz sunt constituite din 1-2 exemplare din fiecare titlu de carte, publicaie serial, document grafic i/i audio-vizual, document electronic din producia editorial curent sau retrospectiv, intern sau extern.

Aceste colecii sunt destinate comunicrii pe loc, la sala de lectur. Ele asigur accesibilitatea asistat a utilizatorilor la informaii, n orice moment, dar i conservarea fizic a documentelor.

Avnd n vedere numrul i tipul documentelor cere le compun, coleciile de baz se organizeaz pe secii dup criterii formale i / sau de coninut n:- colecii speciale (constituie din documente ce fac parte din patrimoniul cultural naional, lucrri cu valoare bibliofil);- colecii de publicaii seriale (ziare, reviste, anuare, almanahuri);

- colecii de documente audiovizuale (discuri, casete audio-video, diafilme, diapozitive, microfilme);- colecii de referin (dicionare, enciclopedii, bibliografii, alte lucrri de informare bibliografic);

- colecii de documente electronice (dischete, CD-uri, DVD-uri, programe de calculator).

2. Colecii uzuale fac parte din categoria bunurilor culturale de consum, cu durat de funcionare limitat, sunt constituite din marea majoritate a documentelor, sunt destinate mprumutului, organizate pe secii, pe grupe tematice, dup vrst, pe filiale etc. n funcie de interesele de informare specifice fiecrei comuniti.Caracteristicile colecieiColecia unei biblioteci are anumite trsturi caracteristice, constante specifice pentru evoluia fireasc a oricrei structuri infodocumentare.- este dinamic, pentru c activitatea de dezvoltare a coleciilor este ntr-un continuu proces de nnoire, avnd n vedere att achiziionarea de noi documente, ct i de eliminarea treptat a documentelor care nu mai corespund din punctul de vedere al coninutului sau al gradului de uzur material;

- are o destinaie precis, deoarece fiecare colecie se constituie pentru anumite categorii de cititori (cercettori, cadre didactice, studeni, etc.);

- este structurat (dup coninut), fiind organizat pe domenii tematice, n cadrul unei biblioteci specializate, sau avnd o structur complex, diversificat, n cazul bibliotecilor enciclopedice;- sistematizat (dup criterii tematice, zecimale, formale), adic este organizat dup un anumit sistem de clasificare reflectat n cataloagele bibliotecii.

Ci de dezvoltare a coleciilorDezvoltarea coleciilor reprezint prima etap a circuitului pe care un document l parcurge ntr-o bibliotec, care poate fi un proces de cretere al coleciilor prin cumprare, donaie sau schimb. Aceast activitate are la baz cteva principii formulate, n urm cu peste 30 de ani, de bibliologul romn Corneliu Dima-Drgan n aceast form:

A. Completarea coleciilor (sintagm nlocuit n prezent cu dezvoltarea coleciilor) este determinat de profilul bibliotecii i de sarcinile acesteia n anumite condiii istorice.

B. Completarea este un proces de cretere i de actualizare a fondurilor.

C. Completarea este o activitate permanent i coordonat raportat la: fondul existent, dinamica produciei editoriale, infrastructura bibliologic, cerinele cititorilor, alocaiile bugetare.

D. n aciunea de completare a coleciilor, relaia ntre exhaustivitate i selectivitate este determinat de obligaia oricrei biblioteci de a satisface, n mod corespunztor cerinele tuturor categoriilor de cititori.

E. Volumul i rata completrii trebuie coroborate n permanen i n perspectiv cu posibilitile de stocare, de prelucrare i de valorificare a documentelor.

Pe baza acestor principii, procesul de dezvoltare a coleciilor se realizeaz se realizeaz n mai multe moduri:

cumprarea (achiziia)

donaia

transferul

schimbul interbibliotecar

depozit legal

Dezvoltarea coleciilor, un ciclu constant, continuu, este procesul prin care se asigur c cerinele de informare ale utilizatorului, prin folosirea coleciilor, sunt satisfcute la timp i n mod economic.

Pe lng responsabilitile tradiionale: Dezvoltarea politicii coleciilor pe suport de hrtie, dezvoltarea programelor de selecie , dezvoltarea achiziiilor partajate, dezvoltarea programelor de selecie, criteriile de evaluare a dezvoltrii coleciilor au fost extinse i includ:

cum s integrezi resursele informaionale electronice n politica de dezvoltare a coleciilor;

cum s iei decizii dac s cumperi o versiune printat sau electronic a unui document;

cum s iei decizii asupra noilor metode de evaluare, altele dect cele cantitative.

Politica de constituire i dezvoltare a fondurilor (coleciilor)

Dezvoltarea coleciilor se realizeaz avnd n vedere o serie de criterii:

profilul bibliotecii (enciclopedic, pedagogic, tiinific, etc.);

fondurile alocate bibliotecii;

categoriile de utilizatori;

data publicrii: se achiziioneaz lucrri ct mai noi, cele vechi se achiziioneaz numai n scopul completrii unor lipsuri sau dac au valoare de patrimoniu;

autorul i instituia care public lucrarea: se prefer autorii cu nume cunoscute i instituiile de prestigiu.

n funcie de momentul n care se face procurarea fa de cel al apariiei documentelor, completarea este:

a. curent (obinerea noutilor editoriale necesare)b. retrospectiv (cnd se urmrete acoperirea unor lacune din colecii)a. Completarea curent are ca obiect procurarea documentelor pe msura apariiei lor i reprezint metoda prin care coleciile bibliotecii se menin n actualitatea produciei de tiprituri. Aceasta implic achiziia continu, permanent, de documente, monografii, periodice pe suport hrtie, microformate, CD-ROM selectate din noi apariii, n funcie de tipul, profilul, menirea bibliotecii, n scopul crerii i meninerii fondului documentar, astfel nct s rspund cerinelor de informare ale beneficiarilor si.

b. Completarea retrospectiv are ca obiect, pe de o parte, procurarea de documente din categoria coleciilor speciale, de mare valoare documentar (ex. lucrri ce fac parte din patrimoniul cultural naional, sau de documente moderne dar cu valoare bibliofil), pe de alt parte, procurarea de cri i periodice moderne sau contemporane care nu exist n fondurile bibliotecii (seria opere, opere complete, opere alese ale unui autor), precum i procurarea documentelor semnalate n cataloagele bibliotecii dar care lipsesc din fonduri pierdute sau deteriorate (semnalate n categoria de goluri).

Completarea retrospectiv implic achiziia prin toate cile utilizate de bibliotec a publicaiilor monografice i periodice, pe suport hrtie, microformate, CD-ROM, aprute ntr-o perioad anterioar, care nu au fost achiziionate la momentul apariiei lor, sau lucrri pentru profiluri sau discipline nou aprute n structura instituiei pentru care nu exist documentaie.Sursele de informare pentru completarea retrospectiva sunt urmtoarele :

bibliografii naionale de cri i periodice;

bibliografii specializate de cri i periodice;

repertorii de publicaii oficiale;

repertorii specializate: teze de doctorat, rapoarte de cercetare, etc.

cataloage de lucrri de stoc;

anticariate;

cataloage i fiiere ale unor autoriti.

n compunerea retrospectiv un rol important n regsirea publicaiilor revin donaiilor, schimbului de publicaii, precum i autorilor lucrrilor

c. Literatura griLiteratura gri sau cenuie este reprezentat de documente sub form de dactilogram sau chiar imprimate care sunt difuzate ntr-un numr restrns de exemplare (sub 1000 n definiia AFNOR) n afara oricrui circuit comercial obinuit. Aceste documente au deseori un caracter provizoriu.Literatura gri poate fi ntlnit sub form de: rapoarte de cercetare;

publicaii oficiale;

studii tehnice;

lucrri de conferine, simpozioane;

teze, dizertaii, lucrri de diplom;

publicaii suplimentare;

traduceri.

Caracteristici:

acest gen de literatur nu se supune legii depozitului legal, scap controlului bibliografic naional i internaional, ca i surselor comerciale;

datele bibliografice nu sunt uor identificabile;

are un pronunat caracter privat;

se adreseaz unui public extrem de restrns;

are un coninut extrem de specific i detaliat;

apare n numr mic de exemplare, avnd deci o circulaie limitat;

se produce la comanda unei anumite organizaii (rapoarte, patente, etc.);

nu se conformeaz standardelor de prezentare impuse literaturii convenionale: litografiate, nelegate, microfilmate, dischete, material audio-vizual.

Importana literaturii gri rezid n:

unicitatea sursei i a informaiei; noutatea informaiei ca i constituirea ei n:

publicaii preliminare (rezumatele tezelor de doctorat);

publicaii semnal sau test elaborate pentru a verifica reacia publicului ntr-un anumit domeniu.

publicaii cu scopuri clare i foarte bine definite;

o mare parte din aceste publicaii nu ajung n curentul de literatur publicat.

Politica de achiziii

Politica de achiziii reprezint decizia de a achiziiona documente cu titlu oneros sau gratuit, fie plecnd de la bibliografii, cataloage, planuri editoriale, liste de librrie, liste de schimb, fie de la documentele nsele, n vederea dezvoltrii i actualizrii coleciilor unui organism documentar, inndu-se seama de fondurile deja existente i de cerinele utilizatorilor.

Achiziia documentelor este definit ca operaia care permite dezvoltarea i actualizarea fondurilor unei biblioteci, ale unui centru sau serviciu de documentare, n funcie de natura i obiectivele acestora.

Achiziia oneroas reprezint achiziia unui document sau grup de documente prin cumprare sau schimb, iar prin achiziia gratuit se nelege achiziia unui document sau grup de documente, prin donaii de la autori, instituii sau de la persoane particulare i testamentare.Planul de achiziii n cooperare este definit ca un sistem privind organizarea i coordonarea achiziiilor n unul sau mai multe domenii ntre organisme documentare (biblioteci, centre documentare) pe plan local, regional, naional sau internaional, astfel nct o publicaie s figureze cel puin ntr-un exemplar n reeaua respectiv.Politica de achiziii prevede ca modalitate oneroas de achiziii i include n planul de achiziii i abonamentul, ce reprezint o convenie ncheiat cu un furnizor pentru livrarea cu regularitate a unei publicaii seriale pe o perioad de timp, n general, determinat, n schimbul unei sume de bani fixe n avans

Este indispensabil o adevrat politic de achiziie. Achiziia nu trebuie fcut la ntmplare, ci n funcie de anumite elemente:

sarcini, tipul i profilul bibliotecii (enciclopedic, de specialitate);

structura bibliotecii;

numrul i componena beneficiarilor;

interesele de studiu i lectur ale beneficiarilor;

mijlocele financiare destinate completrii;

furnizorii din ar i strintate;

producia de publicaii romneti i strine.

Etapele realizrii activitii de completareI. Informarea privind necesitile i depistarea surselor de achiziii

II. Selecia dezideratelor ofertelor

III. Achiziia propriu-zis

Informarea este etapa preliminar care se bazeaz pe dou aspecte:

a. Primul aspect se refer la posibilitatea de informare asupra cerinelor i necesitilor utilizatorilor. Cunoaterea cerinelor utilizatorilor dintro bibliotec de nvmnt superior se bazeaz pe analiza mai multor surse, cum ar fi:

planurile i temele de cercetare tiinific din cadrul facultilor;

bibliografiile facultative i obligatorii pentru fiecare disciplin;

caietele de sugestii aflate n slile de lectur;

sugestiile personale ale cadrelor didactice (deziderate).

b. Al doilea aspect este cunoaterea surselor de informare privind posibilitile de completare a coleciilor (cataloage editoriale, anchete, planuri editoriale).

Sursele de informare:

1. Pentru cartea romneasc curent:

cataloage de edituri, centre de multiplicare, oficii de documentare;

anchete ale editurilor;

liste de stoc;

librrii;

anunuri n pres, radio, tv.;

CD-ROM, baze de date cuprinznd producia editorial,

Reviste de informare bibliografic;

Bibliografii.

2. Pentru producia de carte strin:

cataloagele editurilor strine care prezint interes, pe baza solicitrilor proprii;

bibliografii naionale;

liste de nouti ale unor biblioteci strine;

liste de schimb internaional;

liste ale furnizorilor intermediari romni;

trguri de carte, lansri, expoziii.

3. Pentru periodice romneti:

cataloagele presei interne;

anunuri n pres, radio, TV;

cataloagele furnizorilor intermediari.

4. Pentru periodicele strine:

repertorii generale de periodice;

repertorii ale unor instituii intermediare de abonare n strintate;

cataloage de edituri care public periodice tiinifice;

Internet;

Cataloage pe CD-ROM.

5. Pentru carte veche de patrimoniu:

liste de disponibiliti de la biblioteci;

oferte de la persoane particulare i juridice;

vizite i liste de la anticariate;

oferte de la instituii.

6. Pentru alte categorii de documente:

cataloage;

furnizori de astfel de documente;

magazine;

cataloage pe CD-ROM;

accesri de baze de date interne i internaionale.

Selecia este a doua etap a completrii

Selecia este o operaie de mare rspundere, determinnd n final calitatea coninutului coleciilor i utilitatea acestora. Ea presupune opiuni competente i stabilirea unor prioriti.

A selecta = a alege, a amna, a respinge

Selecia este o activitate cu caracter permanent i nu poate fi lsat n seama unei singure persoane. Bibliotecarul implicat n selecie trebuie s-i actualizeze competena profesional periodic, s posede cunotine temeinice, att biblioteconomice, ct i cultur general. Personalul rspunztor de activitatea de selecie trebuie s se identifice cu interesele utilizatorilor i tot odat ale bibliotecii, s devin un filtru ntre imensa cantitate informaional ce-l asalteaz i obiectivele bibliotecii, fcnd abstracie de propriile pasiuni i interese.

Selecia se face sub raport calitativ i cantitativ.

a. Din punct de vedere calitativ, selecia bine seama de criterii generale i specifice:

criteriile generale stabilesc cadrul, orientrile, volumul seleciei

sunt determinate de profilul bibliotecii, de sarcinile acesteia, de fondurile bneti repartizate, de restriciile impuse de lectur, i depozitate de lectur i depozitare, de reglementrile legislative la nivel naional;

cerinele programelor sau planurilor de nvmnt i cercetare, avnd n vedere domeniile noi ce au cunoscut o evoluie rapid n tiin i cultur, de cadrul de informatizare a bibliotecii;

criteriile specifice se refer la calitatea informaiei, la valoarea de coninut a publicaiilor pentru stabilirea creia se folosesc ca repere: numele autorului, instituia editoare, noutatea, limba n care este scris lucrarea.

b. Raportul cantitativ numrul de exemplare achiziionate se stabilite avnd n vedere locul de apariie al publicaiei.

Bibliotecarul din activitatea de completare, care se ocup de selecie ar trebui s

dein urmtoarele caliti:

obiectivitate de critic sau de om de tiin n decernarea valorilor culturale;

abilitatea de bibliograf n gsirea de informaii prompte;

perspicacitate de comerciant n relaiile cu furnizorii.

Cele mai importante 11 criterii de selecie sunt:

renumele autorului;

scopul lucrrii;

tratarea i nivelul;

formatul publicaiei;

domeniul

coninutul intelectual

utilitate poteniala

relaia cu colecia

consideraiilor bibliografice

limba

Operaiile de selecia se desfoar astfel :Cartea romaneasca curenta : listele de prezentare, anchetele circul la toi cei

implicai in activitatea de selecie, care noteaz pe aceste materiale opiunile de titlu i cantitatea necesar. Toate dezideratele se centralizeaz n SERVICIUL DEZVOLTAREA COLECIILOR.

Titlurile definitive i cantitilor se nscriu n fiele de repartiie, care se introduc n baza local a serviciului; se alctuiesc cataloage de precomenzi.

Cartea strin: prospectele i cataloagele strine sunt difuzate n reeaua de bibliotecii (filiale), ele constituind baza alctuirii catalogului de deziderate. Exist o colaborare ntre bibliotecari, cadre didactice i cercettori. Se alctuiesc pe fie opiunile, n ordine prioritar, formnd catalogul de deziderate, de unde se vor alege titlurile ce vor constitui comenzi ferme. O fi de deziderate trebuie s cuprind: autor, titlu, editur, an, numr pagini, ISBN, ar, pre.

Periodice romneti i strine: fiele de precomand sunt centralizate n cadrul serviciului Dezvoltarea Coleciilor pentru ntreg complexul BCU.

Achiziia propriu- zis:

Procurarea propriu-zis a publicaiilor se face prin:

- cumprtur

- schimb de publicaii

- donaii

- transfer

- depozit legal

- ci complementare (mprumut, copiere, microfilmare)

- accesare de baze de date pe InternetModaliti de dezvoltare a coleciilor

Cumprarea este principala cale de completare a coleciilor. Pentru acest lucru este necesar s cunoatem bugetul alocat i repartizat lui pe categorii de documente i pe uniti. La distribuirea fondurilor bneti s in seama de structura i profitul bibliotecii raportat la instituia de nvmnt i numrul studenilor.

ntocmirea comenzilor se face centralizat la serviciul Dezvoltarea Coleciilor pentru toate filialele, fie pe formulare tipizate, fie pe adrese de comand. Comenzile poart semntura sefului de serviciu, a contabilului ef, a conducerii bibliotecii, a decanului sau prodecanului i tampila instituiei. Achiziia pltit sau cumprarea se poate efectua, n funcie de surs, pe dou ci:

direct de la productorul de publicaii

indirect, printr-un furnizor intermediar specializat

n vederea realizrii de achiziii prin cumprare trebuie respectate urmtoarele condiii:

cunoaterea pieei editoriale

alegerea celor mai competeni furnizori i intermediari specializai pe tipuri de documente romneti i strine.

stabilirea de relaii permanente cu acetia pentru obinerea de servicii performante (informaii privind noile apariii, promptitudine n livrare, reducere de pre, etc.)

Achiziionarea prin cumprarea se face difereniat pentru cri i periodice, pentru carte strin i romneasc.

Pentru carte romneasc curent:

a. furnizori intermediari

b. edituri

Pentru cursurile universitare, comenzile se efectueaz la centrele de multiplicare ale instituiilor.

Pentru carte strin:Comenzile se fac n funcie de bugetul n valut; comenzile se efectueaz prin intermediari specializai interni sau direct de la edituri strine, prin furnizori externi.

Pentru completarea retrospectiv a fondurilor se achiziioneaz publicaii vechi de la anticariate, sau de la persoane particulare pe baza ofertelor acestora prin intermediul CIE (Comisia Intern de Evaluare), creat la nivelul instituiilor.

Publicaiile periodice romneti se obin prin cumprare pe baza abonamentelor anuale/trimestriale/lunare efectuate la Rodipet sau ali intermediari, n urma centralizrii tuturor comenzilor.

Comenzile de publicaii periodice strine se efectueaz prin instituii intermediare romneti (Romdidac, Prior, Books Unlimited, Orion), pe baz de licitaie public deschis, n limita bugetului valutar. Abonamentele sunt primite centralizat la serviciul Dezvoltarea Coleciilor, care verific cu comanda i le repartizeaz pe baza fiei de eviden preliminar.

Cumprarea de documente electronice reprezint pentru bibliotecile romneti cea mai recent i rapid modalitate de furnizare a informaiilor celor interesai. n ultimii ani, majoritatea furnizorilor strini dubleaz informaia pe suportul tradiional cu variante electronice: CD-ROM sau accesarea prin Internet a unor baze de date.

Ansamblul de procedee de achiziie poate fi simplificat prin informatizare. Pentru viitorul apropiat, se va avea n vedere posibilitatea efecturii completrii coleciilor prin comenzi electronice. Achiziia informatizat permite comunicarea direct cu furnizorul:

repartizarea achiziiilor pe fonduri

repartiia achiziiilor pe furnizori

Un procedeu de cumprare folosit n rile dezvoltate i care n viitor va ctiga teren i la noi n ar este achiziia partajat.

n prezent politica de dezvoltare a coleciilor reprezint o preocupare prioritar a managerilor de biblioteci. De rigoarea i coerena acestei politici depinde, n ultima instan, nsi funcionalitatea bibliotecii, impactul ei comunitar.

Dezvoltarea coleciilor un ciclu constant, continuu este procesul prin care te asiguri ca cerinele de informare ale utilizatorilor prin folosirea coleciilor sunt satisfcute la timp i in mod economic. Activitatea de dezvoltare a coleciilor ncearc s ias din zona centralizat i s treac n ceea de abordare coordonat, dar descentralizat. ,,Managementul dezvoltrii coleciilor digitale trebuie:

-s se bazeze pe identificarea cerinelor utilizatorilor;

-s rspund tuturor utilizatorilor (celor ce acceseaz la distan) pentru a fi

eficient;

-s se aplice pornind de la cunoaterea i participarea la programe de cooperare locale, regionale, naionale si internaionale.

n repartizarea responsabilitilor personalul din dezvoltarea coleciilor, o sarcin major este pregtirea unei alocaii bugetare, pentru reorientarea achiziiilor: obinerea de licene locale, decizii referitoare la instalarea bazelor de date , abonamente de publicaii electronice. CD-ROM-uri. Accesul online la bazele de date cu text integral implic de obicei o tax pentru fiecare utilizare. n rile din Vestul Europei i Statele Unite, editorii de publicaii tiprite, dar acei productorii de baze de date fac demersuri pentru o lege a dreptului de mprumut public (publicaii, date, informaii) ceea ce nseamn c, n viitor, puine documente vor fi consultate fr a plti taxe.

Preocuprile privind sfera informaional sunt, adresate, exprimate prin termeni cum ar fi: stocarea i regsirea informaiei, manipularea informaiei, centre de informare ca o necesitate legitim de a defini i a nelege mai bine modul n care cunotinele umane sunt organizate, conservate i comunicate.

n biblioteci, coleciile tradiionale sunt suplimentate cu resurse informaionale care pot fi accesate rapid folosind noile tehnologii. Informaia electronic nu va nlocui documentele tiprite, ci va susine i extinde explozia de informai care a cucerit universul. Chiar i bibliotecile care dein colecii importante nu pot oferi toate informaiile solicitate de utilizatori, motiv pentru care au creat programe de partajare a resurselor, apeleaz la sisteme sau infrastructuri, care s organizeze i s uneasc resurse informaionale, fie ele tradiionale sau moderne.

Motivul care determin partajarea resurselor este costul tot mai ridicat al documentelor, la care se adaug cheltuielile aferente tehnologiei, in timp ce bugetul consacrat achiziiilor scade, iar publicaiile sunt tot mai numeroase i diversificate. Astfel, proporia publicaiilor mondiale pe care le poate achiziiona biblioteca scade constant.

Responsabilitile specialitilor n managementul coleciilor vor fi mai multe i mai complexe: ei vor decide asupra seleciei materialelor nou aprute pe pia, n format electronic: CD-ROM-urile, serialele publicate online sau documentele disponibile numai pe benzi magnetice. Cunoaterea surselor furnizoare, stabilirea de relaii corecte i stabile cu acestea, aprecierea calitii acestui tip de materiale, longevitatea informaiei pe care o dein, disponibilitatea datelor tiinifice n format electronic, aprecierea costului n raport cu eficiena i utilizarea informaiilor vor fi ncercri majore pentru specialitii n completarea coleciilor i chiar pentru managerii de bibliotec.

Pentru bibliotecarul din achiziii, sistemele complexe conduc n viitorul apropiat la un alt scenariu n care documentele care urmeaz a fi cumprate sunt selectate din bazele de date online i comandate electronic printr-un vendor sau editor.

Planul de management al coleciilor trebuie formulat i n funcie de cunoaterea utilizatorilor, a necesitilor de lectur i informare a acestora dac se dorete ca s fie util i complet, s evidenieze noua structur a coleciilor i s asigure un acces deschis i rapid la o varietate de resurse informaionale.

n procesul de nvmnt i de cercetare, ca i n alte activiti de comunicare, toate entitile materiale cu o identitate specific pot deveni documente atunci cnd sunt recunoscute, studiate i folosite pentru zestrea de informai pe care o poart. Apariia documentelor electronice a rvit din nou cmpul naional. Natura fizic a documentului, reprezint n purttor i legat de resurse, tehnici, circuite specializate, modaliti de organizare i conservare, costuri, etc. a impus o gndire a documente n termeni materiali.

n cadrul bibliotecilor au aprut n modificri n politica de achiziie n urma reducerii severe a bugetului financiar. Are loc o reevaluare a coleciilor prin stabilirea unei mai directe relaii ntre cerine i resurse financiare.

Mitul exhaustivitii se clatin. Se nasc noi concepte ca cel de Diseminare Selectiv a Informaiei. Lanul comunicrii informaiei este caracterizat n mod esenial prin continuitate, legturi funcionale, obiective generale comune. Se impune un management echilibrat funcional.

Coleciile bibliotecilor academice se dezvolt masiv n strns relaie cu noile tehnologii i cu accesul electronic. Planificarea costurilor se face n raport cu dezvoltarea electronic. n orice bibliotec dezvoltarea coleciilor se efectueaz n funcie de: managementul coleciilor, relaia buget costuri, accesul la colecii, cerine, furnizori, utilizatori, spaiu de conservare i depozitare. Documentele electronice induc viziuni modificate, circuite condensate, alt tip de reprezentri i de relaii pentru care nici nvmntul i nici cercetarea nu sunt deocamdat pregtite. Noul tip de documente produce un oc evident n spectrul documentar. ntre documentele tradiionale, cu caracteristicile lor fizice bine determinate i documentele electronice cu gradul lor sporit de abstractizare, de identitate variabil i provizorie, nu sunt dect asemnri de finalitate intelectual.

Crile electronice (e-books) sunt fiiere executabile, bazate n principal pe fiierele HTML. Ele pot fi realizate dintr-un site web deja creat sau din alte fiiere HTML. La acestea se pot aduga i alte fiiere ca de exemplu fiiere grafice. Toate acestea vor fi prelucrate prin compilare ntr-un fiier de tip exe. Acestea poate fi apoi distribuit prin intermediul Internetului, prin ncrcare (download) de pe un site Web sau prin copiere pe supori magnetici (dischete, CD-uri). Crile electronice sunt complet interactive pe Internet i pot conine legturi, imagini, grafice, tabele, fiiere video. Ele pot fi protejate prin parol i/sau nume utilizator (user ID).

Datorit rspndirii masive din ultimii ani, ele reprezint una din cele mai eficace metode de promovare online, deoarece pot fi citite non-stop de mii sau zeci de mii de cititori. Aa cum pentru cartea tiprit suportul l reprezenta hrtia, cartea electronic are nevoie de un hardware pentru a fi citit. Iat cteva exemple de adrese www ce conin cri electronice:

http://www.cytale.comhttp://www.atfolio.nethttp://wwweBook.ad.comBazele de date

n mod sigur, ele nu constituie un suport material ce poate fi pstrat de ctre o bibliotec, dar exist numeroase aspecte ce le apropie de documentele materiale i, n particular, de periodice: ele sunt adesea accesibile sub form de abonament, cunosc o actualizare i determin cheltuieli documentare i, mai ales, ele nu pot fi gndite independent de restul coleciei, pe care o completeaz i cruia i se substituie, chiar n anumite domenii (mai ales juridice, tiinifice sau electronice). Cu toate c bazele de date nu au dimensiuni patrimoniale pentru biblioteca care le revendic utilizarea, interesul fa de ele se altur celui al documentelor materiale:

- bazele de date nu sunt depozit nedifereniate, fiecare bibliotec selecionnd doar cteva accese preferate;

- fiecare baz de date, n scopul unei utilizri eficiente, cere o mai bun cunoatere a coninutului i o urmrire a evoluiei sale.

Bertrand Calenge propune opt indicatori pentru procesul de selecie:

- limitarea lingvistic;

limitarea geografic;

noutatea informaiei;

instantaneitatea accesului;

accesul rapid la documentul primar;

natura documentului primar;

prezena fielor de ndrumare a cercetrii;

prezena altor baze interesate pe server-ul avut n vedere.

Factorii care trebuie luai n considerare pentru a decide interesul fa de lansarea unei ntrebri:

1. subiectul ntrebrii;2. natura ntrebrii;3. nivelul la care utilizatorul are nevoie de informaie;4. timpul necesar pentru formularea unui rspuns;5. preferinele utilizatorului;6. abundena informaiilor susceptibile de a fi obinute sau n ce msur acestea sunt complete;7. disponibilitatea i competena personalului.

Trebuie subliniat faptul c accesul la bazele de date reprezint un cost, care este identificat n cadrul bugetului de achiziii. Lista precis a interogaiilor este foarte interesant pentru a evalua pertinena coleciilor intr-un domeniu sau altul. Putem, de exemplu, s decidem, reducerea nivelului de complexitate al documentelor intr-un domeniu dac chestionarea bazelor de date aduce un plus de nenlocuit.

e-Commerce

Comerul electronic (e-commerce, pe scurt EC) este acea manier de a conduce activitile de comer care folosete echipamente electronice pentru a mri aria de acoperire (locul n care se poate afla poteniali clieni) i viteza cu care este livrat informaia.

Pentru a constitui un sistem de e-commerce, din punct de vedere arhitectural este nevoie de colaborarea a patru componente corespunztoare urmtoarelor roluri :

a. clientul care este conectat la Internet pentru a naviga i a face cumprturi;

b. comerciant (editur, librrie etc). Sistem informatic (hard + soft) situat de regul la sediul editurii, care gzduiete i actualizeaz catalogul electronic.

c. sistemul tradiional. Sistemul informatic (hard + soft) responsabil cu procesarea comenzilor, iniierea plilor, evidena nregistrrilor i a altor aspecte de business implicate n procesul de tranzacionare;

d. dispecer pli (payment Gateway). Sistem informatic responsabil cu rutarea instruciunilor de plat n interiorul reelelor financiar-bancare, cu verificarea crilor de credit i autorizarea plilor; acest sistem joac rolul unei pori care face legtura dintre reeaua global Internet i subreeaua financiar-bancar.

Pli electronice.

n prezent plile cu ajutorul crilor de credit (credit card), banilor electronici (e-cash), cecurilor electronice sau al cardurilor inteligente (smart card) sunt principalele metode de plat folosite n comerul electronic. Tranzaciile dintre site-ul Web al furnizorului i cumprtor (biblioteca) sunt criptate folosind tehnologia SSL (Secure Socket Layer).

De ndat ce furnizorul (editur, librrie) i-a deschis contul bancar i-a finalizat implementarea sistemului informatic care-l conecteaz la instituiile financiare, el i poate ncepe activitatea. Bibliotecarul care navigheaz pe site-ul Web al editurii alege crile dorite i depune n coul virtual de cumprturi, apoi el este pus n legtur online cu furnizorul de servicii de plat (PSP) care-i va cere informaiile necesare pentru procesarea plii : tipul cardului, numele proprietarului i data expirrii cardului.

n Romnia exist deja mai multe edituri ai librrii virtuale, dar doar una din ele implementeaz i mecanismul de plat bazat pe carduri, celelalte folosesc sistemul de plat prin ramburs.

Schimbul interbibliotecar intern i internaional

Schimbul interbibliotecar s-a practicat i n trecut, avnd un caracter ntmpltor sau de conjunctur. Sunt cunoscute legturile de schimb dintre Biblioteca Naional de la Sf. Sava din Bucureti i Biblioteca Academiei Mihilene din Iai, precum i activitatea de schimb inaugurat, n anul 1870, de Biblioteca Academiei Romne, activitate regsit n Regulamentul General pentru Lucrrile Academiei Romne (1879).

Dezvoltarea modern a bibliotecilor i a biblioteconomiei precum i creterea vertiginoas a valului informaional promoveaz schimbul interbibliotecar ca form extrem de important n circulaia valorilor culturale de la ar la ar. Att schimbul intern de publicaii ct i cel internaional se practic azi de ctre toate tipurile de biblioteci, ca form eficace de completare a coleciilor i de valorificare a surplusului de exemplare (dublete).

Schimbul este o tranzacie bilateral, care aduce beneficii morale i materiale fiecrei pri, situndu-se conceptual undeva ntre vnzare i donaie, avnd caracteristici ale ambelor forme de completare.

Schimbul interbibliotecar de publicaii reprezint o important cale de dezvoltare a coleciilor; se realizeaz prin trimiterea i primirea unor publicaii ale bibliotecilor i instituiilor de care aparine biblioteca, fie lucrri ale membrilor acestora (anale, cursuri i tratate universitare etc.) sau alte lucrri achiziionate special pentru partenerii de schimb, ori alte documente disponibile din coleciile proprii.

Schimbul funcioneaz pe baza unor legi nescrise, acceptate de partenerii de schimb. n toate nelegerile de schimb, partenerii trebuie s precizeze dac este vorba de schimb cu indicarea preului sau schimb de exemplar contra exemplar.

Indiferent de tipul de schimb adoptat, trebuie s se in evidene corecte, pentru a menine balana ntre trimiteri i primiri.

Schimbul se poate face cu instituii din ar (schimb intern) i cu instituii din strintate (schimb internaional).

n cazul schimbului internaional este de preferat ca publicaiile s fie tiprite n limbi strine de circulaie mondial sau s aib cel puin rezumate n aceste limbi.

a) Schimbul intern este practicat mai ales de bibliotecile universitare care efectueaz schimbul de :

lucrri proprii ale instituiei (publicaii universitare) ;

lucrri didactice ;

cursuri universitare editate pe plan local (publicaii din producia editorial intern) ;

Schimbul intern se realizeaz n trei etape :

1. selecia pe listele de ofert

2. primirea coletelor de schimb

3. expedierea materialelor de schimb

b) Schimbul internaional de publicaii este o form special i larg utilizat pentru procurarea publicaiilor strine. Este un contract sau o ntelegere prin care prile implicate, aparinnd diverselor naiuni, i furnizeaz reciproc publicaii tiprite sau reproduse ntr-un fel sau altul. Acest contract se bazeaz doar pe consimmntul reciproc al celor dou pri, stabilit printr-o scrisoare.

Schimbul nu are numai o semnificaie economic, el este n primul rnd, o expresie a unitii internaionale a tiinei, o form de manifestare a principiilor de coexisten.

Schimbul este guvernat de urmtoarele norme generale :

este o form a dialogului tiinific ntre parteneri ;

se aleg partenerii de schimb corespunztori profilului ;

se realizeaz n primul rnd, n valori de coninut, nu n valori financiare ;

fiecare partener de schimb este considerat un caz individual i se acord o atenie individual acestuia.

Comisia de schimburi internaionale IFLA, a fcut cteva recomandri de principiu care ar trebui respectate n organizarea activitii de schimb.

Aceste recomandri sunt urmtoarele :

serviciul de schimb trebuie s fie o structur autonom n cadrul bibliotecii i s lucreze n strns cooperare cu serviciul de achiziii schimbul fiind tot o form de achiziie ;

personalul de schimb trebuie s fie altul dect cel care se ocup n mod curent cu achiziiile pe cale comercial pentru a nu pierde din vedere interesele partenerului strin ;

bibliotecarii din serviciile de schimb trebuie s fie buni cunosctori de limbi strine.

Desfurarea procesului de schimb presupune, conform recomandrilor IFLA, parcurgerea mai multor etape:

a) Scrisoarea de ofertScrisoarea de ofert este adresat unui centru naional de schimb sau unei biblioteci cu care nu avem nici o relaie de schimb. Aceasta va conine, n mod obligatoriu, urmtoarele elemente:

publicaii solicitate;

publicaii oferite;

apreciere proprie a balanului de schimb.

Dac n cadrul schimbului de scrisori dintre cei doi parteneri se va ajunge la un consens asupra acestor puncte, acesta reprezint acordul de schimb pe baza cruia se va desfura schimbul de publicaii.

b) Oferta de publicaiiOferta de publicaii poate fi trimis n acelai timp cu scrisoarea prin care ncercm s stabilim relaii de schimb cu un partener. Ofertele se pot prezenta sub una din urmtoarele forme:

liste alfabetice sau sistematice;

fie;

cataloage de publicaii de stoc i prospecte;

meniuni n scrisori.

Primele dou tipuri sunt cele recomandate. n momentul n care se transmit ofertele, monografiile trebuie separate de celelalte tipuri de documente (seriale, documente audio-vizuale, microformate etc.); este indicat ca listele s fie realizate pe domenii (literatur, tiine medicale, tiine juridice etc.).

Publicaiile trebuie s fie expediate la intervale regulate, legate sau nu de balana schimbului.

c) Prezentarea cereriiListele sau fiele de publicaii primite pentru schimb sunt restituite ofertantului imediat ce opiunea a fost fcut.

IFLA recomand folosirea unui formular standardizat (12,5x7,5 cm) n operaiile de schimb, formular redactat n trei exemplare A, B, C cu acelai coninut pe recto.

Formularele A i B sunt trimise ofertantului; formularul A este restituit mpreun cu publicaia solicitat, formularul B este pstrat de ofertant care noteaz pe versoul acestuia rspunsul dat solicitantului; formularul C este pstrat de solicitant.

Formularele trebuie redactate ntr-o limb de larg circulaie pentru a nu crea dificulti n nelegerea cererii.

d) Rspunsul la cerere

n majoritatea cazurilor, simpla expediere a lucrrii constituie rspunsul la cererea naintat. n activitatea de schimb pot fi constatate uneori insatisfaciile unor parteneri din cauza neprimirii publicaiilor solicitate, atunci cnd numrul de exemplare disponibile este inferior numrului de cereri. Pentru ca aceste insatisfacii s fie ct mai mici, bibliotecile ofertante acord prioritate unuia dintre criteriile :

ordinea sosirii cererii ; specializarea bibliotecii ; balana schimbului cu fiecare solicitante) ExpediiileExpediiile presupun o organizare material corespunztoare volumului schimbului. Ele pot fi efectuate de tipografie, editur, librrie sau bibliotec. Timpul de rspuns din momentul primirii cererii nu trebuie s depeasc niciodat patru sptmni.

IFLA recomand utilizarea borderoului de expediie pentru evidena schimbului. Acest document contabil este specific pentru activitatea de schimb i se realizeaz n trei exemplare: un exemplar este pstrat la expeditor, iar celelalte dou sunt trimise destinatarului (unul n plic separat, anunnd sosirea coletului, iar cellalt n colet, nsoind publicaiile). Unul din aceste dou borderouri primite de destinatar trebuie restituit expeditorului cu semntur i tampil de primire.

Borderourile datate i numerotate nregistreaz lucrrile expediate i valoarea lor n funcie de balana stabilit.

Principiul care reglementeaz schimbul interbibliotecar prevede ca nici o tax legat de expediie s nu fie aplicat.

f) Balana schimbuluiBalana schimbului se realizeaz anual, pentru fiecare partener n parte. Aceasta cuprinde numrul publicaiilor trimise i valoarea lor n paralel cu numrul primit i valoarea lor.

Balana este important n politica de schimb a unei biblioteci pentru a aprecia oportunitatea pstrrii unor parteneri sau necesitatea cutrii de noi parteneri.

g) Transport i vam

Vama poate fi i ea un obstacol n calea desfurrii schimburilor dac nu se aplic convenia UNESCO de scutire a taxelor vamale pentru materialele cu caracter educativ, tiinific i cultural. Este vorba de Acordul pentru Importarea Obiectelor cu caracter Educativ, tiinific i Cultural (Acordul de la Florena), intrat n vigoare n anul 1954.

Organizarea unui serviciu de schimb

Orice instituie care practic schimbul de publicaii are nevoie de o anumit organizare intern din care nu trebuie s lipseasc urmtoarele:

( fiier de eviden al partenerilor, actualizat;

( fiier de coresponden cu parteneri, organizat pe ri, orae sau instituii;

( formulare tipizate (eventual cele propuse de IFLA);

( fiier cu lucrrile expediate;

( fiier cu lucrrile solicitate, dar neonorate din diferite motive;

( fiier cu lucrrile disponibile;

( fiier (sau fie de colecie) pentru numerele de periodice trimise;

( fiier (sau fie de colecie) pentru numerele de periodice primite.

Schimbul interbibliotecar de publicaii prezint urmtoarele avantaje:

( este cea mai economic metod dintre achiziii, deoarece nu antreneaz suma valutar, ci fonduri de publicaii naionale, procurate din producia editorial intern; ( se pot procura i publicaii necomercializate; ( nu este legat de relaii comerciale ntre state, ele fcndu-se numai pe cale tiinific.Schimbul internaional de publicaii este o activitate mereu nou, interesant n care elementul surpriz apare n orice moment, presupunnd pasiune, iniiativ, spirit deschis.

Schimbul este determinat de situaia concret a achiziiilor la un moment dat i de solicitrile utilizatorilor.

Donaiile

n conformitate cu Vocabularul de biblioteconomie i tiina informrii, donaia reprezint retrimiterea, cu titlu gratuit, ctre o instituie, a unui document sau a unui grup de documente i donaia de editor ca donaie de publicaii fcut de editor unei instituii sau persoane particulare.

Donaia a fost n trecut, principala cale de constituire i completare a coleciilor de publicaii din biblioteci. Prin donaii, vechile biblioteci publice sau tiinifice au adunat, n timp, valoroase colecii ale celor mai de seam personaliti culturale ale epocii i ale bibliofililor. Este de remarcat n acest sens, gestul marelui poet i umanist Francesco Petrarca, ctitorul bibliofiliei moderne, care a cedat Republicii Veneiene, n anul 1362, ntreaga sa colecie de manuscrise antice pentru alctuirea unei mari biblioteci publice.

i n ara noastr, donaia a fost elementul dinamic al constituirii fondurilor bibliotecilor colare, publice sau mnstireti. n trecut, toi ctitorii de mnstiri (domnitori, boieri sau fee religioase) nzestrau aezmntul nu numai cu averi, ci i cu importante colecii de cri tiprite i manuscrise.

Sunt renumite n istoria bibliotecilor noastre marile donaii ale domnitorului Constantin Brncoveanu, pentru mnstirea Hurezu; ale domnitorului Nicolae Mavrocordat, pentru mnstirea Vcreti; ale voievodului Mihail Sturdza, pentru Academia Mihilean din Iai; ale episcopului Dionisie Romano, pentru nceputurile Bibliotecii Academiei Romne.

Donaia este calea prin care se dezvolt curent i retrospectiv coleciile cu documente romneti i strine oferite cu titlu de gratuitate bibliotecii de ctre persoane fizice (autori, descendeni ai autorilor, persoane particulare etc.) sau juridice (edituri, asociaii culturale, organizaii guvernamentale i neguvernamentale, ambasade etc.).

Donaiile difer ca tip de documente: cri, periodice, albume, manuscrise, fotografii etc. i ajung la bibliotec fie fr a fi curente, fie dup ndelungi negocieri; biblioteca nu este obligat s nregistreze donaia n totalitate. Ea trebuie s-i rezerve dreptul de a selecta din publicaiile donate pe cele de care are nevoie i s le redistribuie pe celelalte, acolo unde crede c sunt necesare.

Obiectul donaiilor l pot constitui categorii diverse de documente. n funcie de acestea, pot exista:

donaii de carte;

donaii de periodice;

donaii de colecii speciale (manuscrise, hrisoave, hri, materiale audio-vizuale etc.)

Din punctul de vedere al locului de provenien a donatorului, donaiile pot fi :

interne (donatorul se afl pe teritoriul aceleai ri cu biblioteca primitoare);

externe (donatorul provine din alt ar).

O categorie important o constituie donaiile testamentare, care se fac pe cale juridic, prin legate testamentare. Acestea sunt donaii post mortem. Cei care las asemenea testamente sunt n general personaliti tiinifice, universitare, personaliti locale, scriitori etc.

Donaiile testamentare pot fi uneori nsoite de clauze restrictive, cum ar fi: meninerea coleciilor n acelai loc, conservarea n locuri speciale, anumite condiii privind comunicarea coleciilor.

De aceea, este de preferat ca naintea acceptrii unei donaii testamentare, s se verifice dac publicaiile oferite sunt interesante i se ncadreaz profilului bibliotecii primitoare, dac toate condiiile de amenajare i conservare a coleciilor corespund clauzelor impuse de donator i, nu n ultimul rnd, s se studieze problema din punct de vedere juridic.

Donaiile testamentare fcute de personaliti remarcabile n cultura unei ri trebuie acceptate fr restricii i conservate cu atenie; acestea sporesc valoarea i prestigiul coleciilor unei biblioteci.

Surs important pentru dezvoltarea coleciilor unei biblioteci, donaia ridic o serie de probleme a cror rezolvare depinde de discernmntul, tactul i experiena bibliotecarului.

Elementul principal care decide acceptarea unei donaii l constituie valoarea acesteia. Pe baza unei liste pe care o furnizeaz donatorul, se poate aprecia importana titlurilor pentru biblioteca primitoare, n funcie de profilul i structura coleciilor.

Starea donaiilor, condiiile impuse uneori de donatori, actualitatea coleciilor fa de interesul cititorilor i nu n ultimul rnd, spaiul necesar pentru depozitare, sunt alte criterii care trebuie avute n vedere atunci cnd se decide acceptarea unei donaii.

Exist i cazuri de respingere a unei donaii; bibliotecarul trebuie s dea dovad de mult tact i profesionalism. Acesta apreciaz donatorul pentru generozitatea lui i l reorienteaz ctre o alt bibliotec potenial interesat.

Indiferent de unitile biblioteconomice donate (cri sau reviste tiprite, manuscrise, hrisoave, materiale audio-vizuale etc.), acestea se integreaz n fondurile diverselor departamente specializate, devenind bunuri n proprietatea statului. O dat intrate n biblioteci, documentele respective fac obiectul unei proceduri de inventariere, fiecare exemplar fiind inscripionat cu ajutorul unei tampile, cu meniunea Donaie (numele donatorului) sau Biblioteca (numele donatorului).

De regul, donatorul trebuie s realizeze o scrisoare de donaie, la care anexeaz lista publicaiilor care fac obiectul donaiei.

Dup nscrierea n evidene (registrul inventar i registrul de micarea fondurilor) i ntocmirea actelor contabile, publicaiile devin bunuri ale bibliotecii primitoare.

Un document donat este evaluat din urmtoarele puncte de vedere: importan, noutate, unicitate, valoarea informaiei, calitatea deosebit a hrtiei, prestigiul editurii, autografe. Aceste criterii contribuie la stabilirea preului, innd cont i de urmtoarele:

tipul documentelor;

descrierea bibliografic (autor, prefaator, dedicaii, numr de pagini);

valoare bibliofil;

datele editoriale;

valoarea informaiei;

noutate a informaiei i a tipului de suport material pe care sunt editate;

interesul pentru domeniile acoperite;

existentul n coleciile bibliotecii.

Preurile date donaiilor trebuie revizuite permanent, datorit inflaiei, a schimbului valutar, a preurilor impuse de edituri i furnizori.

Aadar, se poate constata faptul c donaia este o form de achiziie gratuit, care permite bibliotecilor s fie deintoarele unor bogate i preioase colecii particulare donate prin testament sau n urma organizrii unor expoziii de carte strin de ctre unele ambasade sau centre culturale care i desfoar activitatea pe teritoriul naional, aciuni gen promotion, lansri de carte, periodice, multimedia. Aceste documente se obin direct, prin contact personal. Bibliotecile care au n organizarea lor i servicii specializate de fond vechi pot intra n posesia unor documente deosebit de importante ca valoare cognitiv a unei epoci, personaliti, urbe etc.

Transferul de publicaiiTransferul este definit n Vocabularul de biblioteconomie i tiina informrii ca: mijlocul de mbogire a coleciilor unei uniti documentare prin transfer gratuit de publicaii de la o unitate la alta; potrivit legislaiei romneti n vigoare, transferul se face prin acordul celor dou pri i cu aprobarea Ministerului sau a Organului ierarhic superior n subordinea cruia se afl biblioteca care transfer.

Transferul de publicaii se realizeaz de regul ntre dou uniti aparinnd aceluiai sistem, pe baza urmtoarelor documente:

cerere de transfer semnat de conductorul instituiei care solicit transferul de publicaii;

borderourile documentelor ce vor fi transferate;

referatul bibliotecii de la care se efectueaz transferul, aprobat de Consiliul de Administaie sau de rectoratul instituiei de nvmnt superior;

cerere de transfer la Ministerul Educaiei Naionale pentru aprobare, n cazul bibliotecilor de nvmnt.

Depozitul legal

Depozitul legal reprezint o form special de achiziii, este acel fond de publicaii constituit datorit prevederilor instituionalizate n anumite biblioteci prin trimiterea gratuit i periodic de la tipografii i ali ageni productori a unui numr de exemplare de tiprituri, materiale grafice i audio-vizuale n scopul conservrii fondului naional de tiprituri, realizarea bibliografiei naionale i statisticii produciei naionale de tiprituri.

Fondul de documente intrate n biblioteci n baza Legii Depozitului legal este un fond intangibil care oglindete patrimoniul cultural al unei ri.

Conceptul de depozit legal a aprut n Frana i este consemnat n ordonana de la Montpellier din 28 decembrie 1537, prin care Francisc I hotrte ca toi editorii s cedeze un exemplar Bibliotecii Regale. Prin ordonan se interzicea tipografiilor sau librriilor s tipreasc, expun sau s vnd, n ar sau n afara ei, lucrri, nainte de a depune un exemplar la Biblioteca Regal.

n prezent, n lume, depozitul legal funcioneaz n peste 140 de ri n care principalul deintor al acestei funcii este Biblioteca Naional.

n ara noastr, depozitul legal a aprut n secolul al XVIII-lea (n timpul domniei lui Constantin Brncoveanu, n 1708) fiind dezvoltat apoi prin contribuii importante n timpul Regulamentului Organic (1831-1832), al domniei lui Alexandra Ioan Cuza i al aportului lui Ioan Bianu privind legea din 1885 (prima lege care asigura intrarea n depozitul legal a tuturor tipriturilor romneti), completat prin legea din 1904. Mai sunt de menionat : Decretul lege din 1941, H.C.M. 1542 din 1951 sau H.C.M. din octombrie 1956.

De-a lungul timpului, depozitul legal a fost reglemantat prin prevederi i ordonane care s-au constituit apoi n legi ce au cunoscut numeroase modificri i mbuntiri rspunznd necesitilor perioadei istorice.

Dup 1989, producia editorial a dus la o veritabil explozie de carte, favoriznd nerespectarea de ctre editori a reglementrilor depozitului legal.

Se impunea deci o nou lege a depozitului legal care s fac fa diversificrii actuale a categoriilor de mijloace de informare pe suport grafic i audio-vizual, dar i rspndirii acestora n teritoriu. Noua lege a depozitului legal a aprut n Monitorul Oficial nr. 280 din 30 noiembrie 1995, fiind republicat n Monitorul Oficial nr. 119 din 7 februarie 2005, apoi n Monitorul Oficial, Partea I nr. 755 din 07/11/2007.

n art. 2 se reglementeaz publicaiile care fac obiectul depozitului legal, indiferent dac sunt destinate unei difuzri comerciale sau gratuite:

a) cri, brouri, fascicole separate;

b) ziare, reviste, almanahuri, calendare, agende i alte publicaii periodice sau seriale;

c) extrase din periodice;

d) partituri muzicale;

e) reproduceri artistice n serie ale albumelor, stampelor, tablourilor, portretelor, gravurilor, ilustratelor, crilor potale, fotografii;

f) atlase, hri plane i globulare, planuri tiprite;

g) materiale de comunicare propagandist, avnd caracter politic, administativ, cultural-artistic, tiinific, sportiv, comercial : programe, anunuri, afie, proclamaii, plane, diverse materiale intuitive;

h) teze de doctorat i rezumate ale acestora, precum i cursuri universitare;

i) document n format electronic : discuri, casete, videocasete, CD-uri, DVD-uri, diafilme, diapozitive, microfilme, microfie i altele asemenea;

j) publicaii avnd caracter oficial, ale autoritilor publice centrale i locale, precum i culegeri de acte normative;

k) standarde, descrieri de invenii i inovaii, norme tehnice i de funcionare, materiale de publicaii i de reclam;

l) programe informatice i baze de date;

m) orice alte documente tiprite sau multiplicate prin proceduri grafice sau fizico-chimice, cum sunt: litografierea, fotografierea, fono i vedeografierea etc., cu excepia celor prevzute la art. 5.

Aceste obligaii revin tuturor persoanelor fizice i juridice care editeaz sau produc materialele amintite mai sus, pe teritoriul Romniei,

sau, dup caz, produse n strintate, obligaia de trimitere revenind persoanelor fizice sau juridice romne.

n articolul 3 sunt menionate bibliotecile beneficiare de legea depozitului legal : Depozitul legal se organizeaz la nivel central, n cadrul Bibliotecii Naionale a Romniei, Biblioteca Academiei Romne, Biblioteca Central Universitar din Cluj-Napoca, Biblioteca Central Universitar din Timioara i Biblioteca Central Universitar din Iai, i la nivel local, n cadrul bibliotecii judeene, respectiv n cadrul Bibliotecii Metropolitane Bucureti.

n varianta anterioar a legii se meniona c Biblioteca Naional a Romniei exercit funcia de agenie naional pentru depozitul legal, primind 9 exemplare din categoriile de materiale supuse legii, reinnd 2 exemplare, restul, redistribuindu-le n teritoriu urmtorilor beneficiari: Biblioteca Academiei Romne, Biblioteca Central Universitar Cluj-Napoca, Biblioteca Central Universitar Iai, Biblioteca Universitar Craiova, Biblioteca Central Universitar Timioara. Se stipuleaz, de asemenea, faptul c bibliotecile judeene primesc un exemplar din lucrrile de interes pentru aria geografic respectiv, n vederea constituirii depozitului legal.

Sunt precizate atribuiile i obligaiile ce revin bibliotecilor deintoare de depozit legal, competenelor celor abilitai s controleze operativ modul de aplicare a prevederilor legii, precum i modalitile de sancionare a eventualelor contravenii.

Bibliotecile beneficiare ale exemplarelor de depozit legal ( n prezent 5 cu drept de depozit legal naional (Biblioteca Naional a Romniei, Biblioteca Academiei Romne, Biblioteca Central Universitar Cluj-Napoca, Biblioteca Central Universitar Iai, Biblioteca Central Universitar Timioara) ( din care Biblioteca Naional a Romniei primete 3 exemplare din cele 7 obligatorii, au obligaia s prelucreze materialele primite potrivit normelor biblioteconomice n vigoare, s asigure depozitarea i conservarea corect a acestora.

Biblioteca Naional prin personalul de specialitate exercit un control operativ al modului de aplicare a prevederilor legii, nerespectarea obligaiilor legale de ctre productorii de publicaii fiind considerate contravenie care se sancioneaz cu amend. Conf. dr. Cristina Popescu REGNEAL, Mircea. Vocabular de biblioteconomie i tiina informrii: Vol. I: A-L. Bucureti: Asociaia Bibliotecarilor din nvmnt Romnia, 1995, p. 50.

IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare. Constana: Ex Ponto, 2001, 2001, p. 12.

Ibidem.

Ibidem, p. 15-16

IONESCU, Sanda. Dezvoltarea coleciilor de bibliotec: nete de curs. Bucureti: Editura Centrului de Pregtire Profesional n Cultur, 2006, p. 17-18.

IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Op. Cit., p. 14-15.

REGNEAL, Mircea. Vocabular de biblioteconomie i tiina informrii. Vol. 1. Bucureti: BCU, 1995, p. 91. Apud: ENACHE, Ionel. Biblioteconomie: suport de curs. Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 2002, p. 79.

DIMA-DRGAN, C. Bibliologie general. Bucureti: Tipografia Universitii, 1976, p. 31. Apud: ENACHE, Ionel. Biblioteconomie: suport de curs. Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 2002, p. 80.

Ibidem, p. 98-99.

RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucureti: Edituar Grafoart, 1995, p.314.

IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Op. Cit. , p. 100.

IEPUREANU, Viorica; Enescu, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare. Constana: ExPonto, 2001, p. 45.

Ibidem, p. 45.

Ibidem, p. 46.

Ibidem, p. 46.

Ibidem, p. 46.

IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare. Constana: Ex Ponto, 2001, p. 141.

STOICA, Ion. Spre necesare reconceptualizri n domeniul informrii documentare. n: Studii de bibliologie i tiina informrii. Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 1996, nr. 2, p. 13.

SANDU, Irina. Dezvoltarea coleciilor n bibliotecile universitare romneti contemporane. Cea de a XII-a Conferin Naional ABIR. 2001, p.2.

CIOAT, Mircea. Pli electronice. Net Raport nr. 101/februarie 2001.

DIMA-DRGAN, Corneliu. Bibliologie general : fascicula I : organizarea i prelucrarea coleciilor. Bucureti, 1976, p. 39.

IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare. Constana : Ex Ponto , 2001 , p. 78-80.

REGNEAL, Mircea. Studii de biblioteconomie. Constana : Ex Ponto , 2001, p. 284.

Ibidem, p. 285 ( 293.

Ibidem, p. 293.

IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Op. cit. , p. 81.

REGNEAL, Mircea. Vocabular de biblioteconomie i tiina informrii : Vol. I : A-L. Bucureti : Asociaia Bibliotecarilor din nvmnt Romnia, 1995, p. 102.

DIMA-DRGAN , Corneliu. Bibliologie general : fascicula I : organizarea i prelucrarea coleciilor. Bucureti , 1976 , p. 37-38.

IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare. Constana : Ex Ponto, 2001, p. 81-82.

Ibidem, p. 83.

Ibidem, p. 84-86.

Biblioteca de la tradiie la modernitate. Bucureti : Astel Design, 1999, p. 42.

REGNEAL , Mircea. Vocabular de biblioteconomie i tiina informrii : Vol. I : M-Z. Bucureti : Asociaia Bibliotecarilor din nvmnt Romnia, 1995, p. 201.

IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Op. cit. , p. 86.

BANCIU, Doina ; BULU, Gheorghe ; PETRESCU, Victor. Biblioteca i societatea. Bucureti : Ager , 2001, p. 87.

IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare. Constana : Ex Ponto, 2001, p. 86-88.

BANCIU, Doina ; BULU, Gheorghe ; PETRESCU, Victor. Op. cit., p. 88.

Monitorul Oficial Nr. 119 din 7 februarie 2005.

Biblioteca de la tradiie la modernitate. Iai : Astel Design, 1999, p. 45.

1PAGE 21