Proje Oluşturma ve Yönetimi (planlama ve aşamalar vb.)

Proje, önceden belirlenmiş bir süre içerisinde değişim oluşturmayı hedefleyen, birbiriyle ilişkili amaç ve hedefleri olan, uygulanması sonucunda çeşitli ürünlerin elde edildiği bir çalışmadır. Bilimsel bir çalışma olan projede; gözlem yaparak bilgi toplama, elde edilen bilgilerin düzenlenmesi, bilgiler arasında neden-sonuç ilişkisinin olup olmadığının araştırılması, gelecek nesillere bilgilerin ve sonuçların aktarılması söz konusudur.

Proje süreci, proje fikrinin ortaya çıkışıyla başlayan ve bu fikrin kâğıda dökülmesi, geliştirilmesi, yürütülmesi, tamamlanması ve değerlendirilmesinin ardından yeni proje fikirlerinin üretilmesine kadarki süreçleri içerir.

Proje Nasıl

Hazırlanmalı?

Proje bilimsel bir çalışma olmalıdır. Bilimsel proje, bilimsel yöntem kullanarak bir deneyin, araştırmanın, koleksiyonun ya da bir buluşun sunuşudur. Bir kişinin, ilgilendiği bir konu hakkında araştırma yapmasını, araştırma sonuçlarını bir raporla düzenlemesini ve en sonunda tüm bulgularını bir toplantıda ya da bir yarışmada sunmasını içerir. Gerçekte tüm bilim adamları bu şekilde çalışırlar.

Bilimsel yöntemi kullanarak araştırma yaparlar, araştırmalarının sonucunu da makaleler yazarak bilimsel dergilere gönderirler ya da Sempozyumlarda sunarlar. Böylelikle fikirlerini paylaşırlar ve yeni bilimsel bilgiler yayılır.

Araştırmalar bilimsel projelerin ve bilimsel proje yarışmalarının yaratıcılığı uyandırdığı ve yaratıcı düşünmeye özendirdiği, kişiliği ve mantıksal düşünmeyi, problem çözme ve iletişim yeteneğini geliştirdiği, bilimsel yöntemle gerçek yaşamı ilişkilendirmeyi öğrettiği ve toplumdaki buluşçu ruhu ateşlediğini gösteriyor. Özellikle ülkemizin toplumumuzu yeni bin yıllara taşıyacak bilim adamlarına gereksinimi var.

Projenin her aşamasında bilimsel çalışmanın bütün özelliklerinin görülmesi gerekir. Proje çalışması merak ve gözlemle başlar. Çevrede yaşananları merak etmek ve bunun doğrultusunda merak edilen konulara ilişkin gözlem yapmak proje hazırlamada ilk adımı oluşturur.

Yapılan çalışmanın bilimsel olması için uygulanması gereken bazı aşamalar vardır. Bunlar:

1. Projenin konusunu seçmek: Proje konusu; ilgi çeken, üzerinde düşünülen, merak edilen konulardan seçilmelidir. Akla pek çok fikir gelebilir. Bunlar not edilmeli hemen karar verilmemelidir. Bunlar arasından yapılabilecek, merak duyulan ve ilgi uyandıran bir konu seçilmelidir.2. Bilgi toplamak: Projenin konusu belirlendikten sonra konuyla ilgili kitaplardan, dergilerden, internetten, kaynak kişilerden ve kurumlardan bilgi toplanmalıdır. Konuyla ilgili yazılı, sözlü, görsel her türlü materyal toplanmalıdır.

3. Projenin tanımlanması:Proje fikrinin ortaya çıkmasından sonra elde edilen bilgiler

ışığında projenin amacı, hedefleri, yöntemi, uygulama adımları, çalışma takvimi ve beklenen sonuçları tanımlanmalıdır. Amaç, elde edilmek istenen sonucun basit anlatımıdır. Projelerin genelde tek bir amacı vardır. Projenin amacı iyi tanımlanmadığında amaca yönelik hedefler ve faaliyetleri tanımlamada sorunlarla karşılaşılabilir. Hedefler, tanımlanan amaca hizmet etmelidir. Hedefler birden fazla olabilir. Hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını belirleyebilmek için ölçülebilir hedefler belirlenmelidir. Proje çalışmaları sırasında izlenecek yol, yapılacak deney ve gözlemler, veri toplama araçları, istatistiksel değerlendirmeler, grafik çizimleri ve hesaplamalar yöntemi belirleyen unsurlardır. Tüm bu aşamalar açık ve net bir biçimde açıklanmalıdır.

Proje çalışmaları sırasında gerçekleştirilecek faaliyetler adım adım tanımlanmalı ve her bir faaliyet için beklenen sonuçlar ortaya konulmalıdır.

4. Projenin yürütülmesi:Proje belirlenen amaç, hedefler, yöntemler,

uygulama adımları ve takvim doğrultusunda hazırlanır.

5. Değerlendirme ve Rapor Yazımı:Bu aşamada, proje süresince belli aralıklarla ve

proje sona erdikten sonra proje sonuçlarının ve etkisinin değerlendirmesi yapılır.

Daha önce yapılan çalışmalarla karşılaştırılarak çalışmanın amacına ne ölçüde ulaşıldığı belirtilir. Raporda proje çalışmalarında elde edilen sonuçlar yazılır, Bu bölüm projenin en önemli kısmıdır. Bulgular, yazılı ve görsel araçlarla ifade edilir.

Proje Hazırlanırken Dikkat Edilecek

Hususlar:

· Projeler yaratıcı, bilimsel, uygulanabilir, yarar sağlamaya dönük, açık ve anlaşılır olmalıdır.· Projelerde, problemin tanımı, amacı, hedefleri ve faaliyetleri arasında anlamlı ilişki kurulmalıdır.· Projeler sürdürülebilir olmalıdır.· Projeler, proje hazırlayanların kendi özgün eseri olmalı ve daha önce herhangi bir yarışmaya katılmamış olmalıdır.· Projeler, alanına yeni, özgün ve estetik bir bakış açısı getirmelidir.· Proje sonucunda, proje amaç ve hedeflerine ulaşıldığı bilimsel olarak gösterilmelidir.· Proje çalışmaları toplumsal yarar sağlamaya dönük olmalıdır.

Hazırlanan projelerde başarılı olmada şu esaslar dikkate alınır:

Projeyi hazırlayan kişilerin sunumu, proje konusunun orijinalliği, proje metninin düzenli hazırlanması, uygulanabilirliği, ekonomik oluşu ve bilimsellik başarılı olma açısından çok önemlidir.

Yapılan proje hakkında bir proje raporu hazırlanır. Bu rapor proje hakkında bilgi vermeli ve benzer projelere ışık tutmalıdır. Rapor bilimsel bir kaynak olduğundan doğruluk temel esastır.

Bir proje raporu şu kısımlardan oluşur.

a) Projenin amacı: Projenin bir amacı olmalıdır. Kısaca projeyi niçin yaptığımız yazılır.b) Giriş: Bu kısımda çalıştığınız konuyla ilgili daha önce yapılmış çalışmalar araştırılır. Sonuçları çıkarılır ve incelenir. Metotları tespit edilir. Bir tür literatür özeti çıkarılıp proje konusu tanıtılır. İyi bir giriş projeye, bilimsellik ve ilgi kazandırır. Bu yüzden giriş için iyi araştırma yapmak ve sağlam kaynaklar kullanmak gerekir.c) Materyal ve Metot: Proje çalışmasının nasıl yapıldığı hangi tekniklerin kullanıldığı, hangi araç ve gereçlerin kullanıldığı bu kısımda belirtilmelidir. Çünkü projede materyal seçimi ve kullanılan teknik bilimselliğin bir ifadesidir.d) Sonuç ve tartışma: Çalışma sonunda elde edilen sonuçlar düzenli bir şekilde toplanmalıdır. Özellikle, grafikler, tablolar, şekiller ve resimler kullanmak verilerin açıkça ifade edilmesi için çok önemlidir. Sonuçların çıkma sebepleri ve bu sonuçların daha önce yapılan çalışmalarla karşılaştırılması yapılmalıdır. Bunun nedenleri açıkça ifade edilmelidir. Sonuç kısmında projenin yorumu da yapılmalı ve yeni projelere ışık tutması sağlanmalıdır.

e) Kaynakça: Projenin bilimsellik kazanmasında ve doğruluğunda kullanılan kaynakların belirtilmesi temel esaslardandır. Bunlar belirtilirken literatür verme kuralına uygun olarak yazılmalıdır.

f) Teşekkür: Bu kısımda çalışmalar esnasında yardımcı olan kişi, kurum veya kurumlara teşekkür edilmelidir.

g) Proje özeti: Proje bittikten sonra, yarışmalara göndermek amacı ile bir proje özeti hazırlanır. Bu, projeyi tanıtan kısa bir bilgidir. Bunda projenin adı, kısaca amacı ve hedefi belirtilmelidir. Proje özeti 120 kelimeyi geçmemelidir. Proje özeti gönderildikten sonra eğer kabul görürse, bu durumda projenin tam bir metni ile yarışmaya gidilir.

Proje yönetimi

Belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi disiplinidir.

Projeler belirli özgün hedef ve amaçlara ulaşmak amaçlı uygulanır. Genellikle faydalı bir değişim getirmek ya da değer katmak için uygulanır. Projelerin esneklik payı ile birlikte belirli başlangıç ve bitiş tarihi vardır. Projelerin geçici olması; onları kalıcı, sürekli tekrarlanan, üretim ve servis amaçlı her zamanki işletme operasyonlarından farklı yapar. Pratikte, bu iki tür sistemin yönetimi oldukça farklıdır ve farklı teknik beceriler gerektirmektedir.

Proje yönetiminde gösterilen temel çaba, proje hedef ve amaçlarına ulaşmaya çalışırken önceden belirlenmiş proje kısıtlarının da dışına çıkmamaktadır. Tipik proje kısıtları kapsam, zaman ve bütçedir.

Proje yönetimi beş aşamadan oluşur: Proje fikrinin belirlenmesi ve analiz edilmesi, projenin tasarlanması, projenin finansmanı, projenin uygulanması, projenin izleme ve değerlendirilmesi. Her aşama kendi içinde farklılık gösterse de tüm aşamaların üç ortak noktası vardır.

Her aşamada karar alma mekanizmaları ve süreçler tanımlanmaktadır.

► Her aşama kendi içinde sürdürülebilir ve ileriyedönüktür, yani, bir sonraki aşamaya geçilmesi içinöncekiaşamada öngörülen sonuçların sağlanmış

olması gerekmektedir.► Her aşamadaprojenin tamamlanmasıyla elde edilen

sonuç ve deneyimlerin yeni proje ve programlarınoluşmasına katkı sağlaması için sürdürülebilir olmasıgerekmektedir.

1- Proje Fikrinin Belirlenmesi ve Analiz EdilmesiBu aşamada proje fikrinin belirlenmesi için temel problemin ne

olduğu, sonuç olarak neyin amaçlandığı ve genel olarak hangi faaliyetlerle sonuca ulaşılacağı ifade edilmelidir. Bu nedenle, temel sonuçlara ulaşmak için ulusal ve sektörel analizler yapılır, problemler tanımlanır, fırsatlar ve kısıtlar belirlenir.

Örneğin, kalkınmanın sağlanmasına yönelik projelerde sosyal ve ekonomik veriler toplanırken, ekonomik alanda gelişmenin amaçlandığı projelerde sektörel öncelikler, pazarın yapısı ve kuruluşun ihtiyaçları analiz edilir, böylelikle genel amaç belirlenir.Bu safhada yine projenin hedef kitlesine, paydaşlara ve yararlanıcılara yönelik analizler yapılır ve paydaşların karşılaştığı sorunlar tanımlanır.

Ayrıca bir proje veya eylemin tanımlanması için daha fazla neye ihtiyaç duyulduğuna, özel fikirlerin araştırılmasına, seçilmesine ve tanımlamasına yönelik sektörel ve tematik ön fizibilite çalışmaları da yapılabilir.

2-Projenin TasarlanmasıProje fikirleri operasyonel planlar ya da programlar için

geliştirilebilir duruma getirilir. Faydalanıcılar ve paydaşlar proje fikrinin temel özelliklerini ve önceliklerini detaylandırır, projenin uygulanabilirliği ve sürdürülebilirliği değerlendirilir. Bu değerlendirmenin temelinde, projenin tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirilmesi ile proje teklifinin hazırlanması ve bütçenin planlaması vardır.

3-Projenin FinansmanıProje sahibi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve projenin istenilen

amaca ulaşması için maddi kaynağa ihtiyaç duyar. Proje teklifini hazırlayan başvuru sahibi fon sağlayıcı kuruluşlara başvurur. Proje teklifi ilgili fon sağlayıcı kuruluş tarafından değerlendirilir, finans desteği sağlanıp sağlanmayacağına karar verilir. Fon sağlayıcı kuruluş projenin finansmanı için gerekli yasal belgeleri de başvuru esnasında başvuru sahibinden talep eder.

4-Projenin UygulanmasıProjenin uygulanmaya başlandığı ve uygulama süreçlerinin

yönetildiği aşamadır. Uygulama sürecinde projenin amacına ulaşmasını sağlayacak bir takım değişiklikler yapılabilir fakat bu değişiklikler projeyi genel amacından saptıracak önemli değişiklikler içeremez. Uygulama sürecinde her aşama izlenir ve tekrar tekrar gözden geçirilir.

5-Projenin İzleme ve DeğerlendirilmesiProje uygulanırken ve sonrasında elde edilen sonuçlar fon sağlayan

kuruluş tarafından izlenir, proje sonuçlarına yönelik tüm veriler toplanır, etki değerlendirmesi yapılır. Projenin etkililiği, etkinliği ve sürdürülebilirliği bu aşamada belirlenir. Ayrıca, bu aşamada projenin yeni program ve projeler için altyapı oluşturması, onlara katkı sağlaması beklenir.

Proje döngüsü formülasyonu projenin içeriğine ve başvuru sahibine göre farklılık gösterebilir. Bu farklılık genel itibari ile döngü başlıklarının farklı adlandırılmasından kaynaklanmaktadır.