Defining

the Project

CHAPTER FOUR

Copyright 2011 by The McGraw-Hill Companies, Inc. All

rights reserved.

McGraw-Hill/Irwin

42

Where We Are Now

43

Defining the Project

Step 1: Defining the Project Scope

Step 2: Establishing Project Priorities

Step 3: Creating the Work Breakdown Structure

Step 4: Integrating the WBS with the Organization

Step 5: Coding the WBS for the Information System

Deskripsi Proyek

07/10/2015

4

Menentukan Cakupan Proyek

07/10/2015

5

Menentukan cakupan proyek adalah langkah untuk mengembangkan sebuah rencana proyek

Definisi hasil akhir atau misi dari proyek (spesifikasi produk atau jasa untuk pelanggan sebagai yang bersifat tagible, dapat diukur, dsb)

Tujuan pernyataan ruang lingkup proyek

Untuk menjelaskan bentuk penyampaian kepada pengguna akhir

Untuk fokus kepada penyelesaian target dengan sukses

Sebagai alat perencanaan dan untuk mengukur kesuksesan proyek

Elemen dalam Menentukan cakupan proyek

07/10/2015

6

Sasaran proyek

Deliverable

Milestones

Kebutuhan teknis

Batasan dan pengecualian

Peninjauan ulang dengan pelanggan

Ruang lingkup Proyek

07/10/2015

7

Cakupan proyek pada umum sering disebut sebagai project charter atau statement of work (SOW)

Ruang lingkup proyek berisi terkait:

Dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek.

Hak kepada manajer proyek untuk memulai dan memimpin proyek

Dokumen ini biasanya digunakan sebagai acuan untuk pengembangan proyek di masa mendatang.

Scope creep

Pekerjaan yang perlu dilakukan untuk memberikan produk, layanan, atau hasil dengan fitur-fitur tertentu dan fungsi

Scope creep adalah istilah yang mengacu pada perluasan tambahan dari lingkup proyek, yang dapat mencakup dan memperkenalkan persyaratan yang lebih yang tidak mungkin telah menjadi bagian dari perencanaan awal proyek

Menetapkan Prioritas proyek

07/10/2015

8

Kesuksesan proyek umumnya ditentukan jika proyek

memenuhi dan atau melebih harapan pelanggan

atau manajemen puncak dalam hal:

Anggaran dan biaya

Jadwal dan waktu

Kinerja proyek

Teknik yang bermanfaat untuk melakukan

pembatasan kriteria dalam proyek adalah

menggunakan matriks prioritas proyek

Matriks Prioritas Proyek

07/10/2015

9

Contoh Pernyataan Cakupan

07/10/2015

10

Sasaran

Membangun rumah yang sesuai keinginan yang berkualitas tinggi dalam lima bulan dengan biaya tidak lebih dari $ 150.000

Deliverable

Rumah dengan Lb 670 m2, kamar mandi 2 dan kamar tidur 3

Garasi dengan rolling door

Peralatan dapur dengan tungku, oven, mikrowave

Milestone

Izin bangunan 5 maret 2014

Fondasi 14 maret 2014

Drywall 25 mei 2014

Inspeksi akhir 7 Juni 2014

Persyaratan teknis

Rumah memenuhi kode bangunan lokal

Semua pintu dan jendela lolos rating energi 40 kelas NFRC

RTH 30%

Batasan dan perkecualian

Rumah berdasarkan cetak biru

Pemilik bertanggung jawab atas lanskap

Lokasi pekerjaan dibatasai senin sampai jumat jam 8.00 -18.00

Tinjauan ulang

John dan Joan Smith

Membuat Work

Breakdown Structure

07/10/2015

11

Work Breakdown Structure (WBS)

WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi sebuah kerangka hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.

Wbs dimulai dari deliverabel akhir, kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci yang kemudian disebut subdeliverablel akhir dan menjadi paket kerja

Hierarchical Breakdown of the WBS

07/10/2015

12

Bagaimana WBS Membantu Manajer

Proyek

07/10/2015

13

Memfasilitasi evaluasi kinerja biaya, waktu, dan teknis

dari organisasi pada sebuah proyek

Menyediakan manajemen dengan informasi yang tepat

untuk masing-masing tingkat organisasi

Membantu dalam pengembangan struktur rincian

organisasi (OBS), yang memberikan tanggung jawab

proyek untuk unit-unit organisasi dan individu

Membantu mengelola rencana, jadwal, dan anggaran

Mendefinisikan aliran komunikasi dan membantu dalam

mengkoordinasikan berbagai elemen proyek

Pengembangan WBS

07/10/2015

14

Tingkat paling rendah dalam WBS adalah paket kerja

Paket kerja adalah tugas-tugas dengan durasi pendek yang memiliki titik mulai dan titik berhenti dengan mengkonsumsi sumber daya.

Paket kerja memberikan hasil sebagai berikut: Mendefinisikan kerja (what)

Identifikasi waktu untuk menyelesaikan paket kerja (how long)

Identifikasi anggaran untuk menyelesaikan paket kerja (cost)

Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan paket kerja (how much)

Identifikasi kesesuaian pekerja dengan tanggung jawab pada unit kerja

Work Breakdown Structure

07/10/2015

15

Integrasi WBS dengan Organisasi

07/10/2015

16

Organizational Breakdown Structure (OBS)

Menggambarkan bagaimana perusahaan diatur untuk

memberikan tanggung jawab pekerjaan pada proyek

Menyediakan kerangka kerja untuk meringkas kinerja

organisasi pada unit kerja

Mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab

untuk paket pekerjaan

Mengontrol unit organisasi untuk pengendalian biaya

Integrasi of WBS dan OBS

07/10/2015

17

Pengkodean WBS

Untuk Sistem Informasi

07/10/2015

18

Pengkodean WBS digunakan untuk:

Tingkat dan elemen WBS

Elemen organisasi

Paket kerja

Informasi anggaran dan biaya

Contoh pengkodean WBS

07/10/2015

19

Struktur Uraian Proses

07/10/2015

20

Proyek Berorientasi Proses

Proyek proses yang dikendalikan oleh persyaratan kinerja di mana hasil akhir adalah produk dari serangkaian langkah-langkah dari fase di mana satu fase mempengaruhi fase berikutnya

Process Breakdown Structure (PBS) Mendefinisikan hasil kerja sebagai output yang dibutuhkan

untuk proses berikutnya

Checklist untuk mengelola PBS: Deliverable yang dibutuhkan pada proses berikutnya

Titik pemeriksaan kualitas untuk hasil yang lengkap dan akurat

Persetujuan dari para pemangku kepentingan yang bertanggung jawab untuk memantau kemajuan

PBS Untuk Pengembangan Software

Proyek

07/10/2015

21

Matrks Tanggung Jawab

07/10/2015

22

Responsibility Matrix (RM)

Umumnya disebut sebagai Grafik Tanggung Jawab linier

Merangkum tugas yang harus diselesaikan dan siapa yang

bertanggung jawab pada proyek terkait:

Daftar kegiatan dan peserta proyek

Klarifikasi koordinasi yang bersifat penting antara unit dan

individu

Menyediakan sarana bagi semua peserta untuk melihat tanggung

jawab mereka dan menyepakati tugas mereka

Menjelaskan tingkat dan tipe otoritas yang dapat dilakukan oleh

setiap peserta

Matriks tanggung Jawab untuk Proyek

Riset Pasar

07/10/2015

23

Matriks Tanggung Jawab untuk Proyek

Conveyor Belt

07/10/2015

24

Tugas

07/10/2015

25

Bagi setiap kelompok, kerjakan:

Berdasarkan proyek yang telah dibuat maka tentukan struktur organisasi yang mengelola proyek tersebut dan beri alasan!

Tentukan lingkup proyek yang meliputi:

Project objective (pernyataan tujuan proyek)

Deliverables

Milestones

Technical requirements (kebutuhan teknis)

Limits and exclusions (batasan dan pengecualian)

Reviews with customer

Tentukan dan jelaskan matriks prioritas proyek

Tentukan struktur organisasi proyek yang digunakan

Tentukan work breakdown structure dari proyek

Gambarkan integrasi antara WBS dengan OBS

Tentukan matriks tanggung jawab untuk proyek tersebut