_DYS MEMUR ROLÜ KULLANIMI_

YENİ BİR AKIŞ BAŞLATIP YAZI YAZMAK

1. ADIM

Öncelikle Giden Evrak İşlemleri menüsünden Giden Evrak Oluşturma ve Akış Başlatma bölümüne tıklıyoruz.

Karşımıza böyle bir ekran çıkıyor.

2.ADIM

Normal yazışıma yapmak için Yazışmayı

Kaymakamlık ve Müdürlük Onay(Olur) yazıları için Oluru seçiyoruz ve Kelime İşlemciyi Aç’a tıklıyoruz.

Karşımıza Word benzeri bir program açılıyor. Yazımızı hazırlayıp imzalıyoruz daha sonra yazıyı kapatıyoruz

3.ADIM

Yazdığımız yazı ne ile ilgiliyse o konu için bir kod vermemiz gerekiyor. Bunun için Dosya Ara kısmına tıklıyoruz. Uygun kodu sorgulatıp Tamam diyoruz

3.ADIM

Bu adımda yazımızın eki varsa onu ekliyoruz. Ek Listesi kısmına girin. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacak.

Bilgisayarda kayıtlı bir belgeyi ek yapacaksanız Diskten Ekle ‘ye tıklayıp yazınızı bilgisayarınızda bulun.

Eğer DYS’de kayıtlı bir yazıyı ek yapacaksanız Ekle butonuna tıklayın. Aşağıdaki gibi bir pencere açılacak.

Ek yapacağınız yazının sayısını biliyorsanız Resmi Sayı kısmından kolayca bulabilirsiniz. Sayısını bilmiyorsanız tarih yer gibi bilgileri girip yazınızı bulabilirsiniz. Bulduktan sonra yazıyı seçip ek yapıyoruz.

4.ADIM

Bu adımda yazımızın konusu ve açıklamasını yazacağız. Bu bölüm önemli eğer burayı doldurmazsanız işleminiz tamamlanmayacaktır. Detaylar bölümüne tıklayıp aşağıdaki pencereyi açın

Konu ve açıklama kısmını doldurun. Diğer bölümler zorunlu alanlar değil. Doldurmayabilirsiniz. Tamam deyip çıkın.

5.ADIM

Yazımızın ilgisi varsa (gelen bir yazıya cevap veriyorsak) bu bölümden o yazıyı eklememiz gerekiyor. İlgi ekleme temel olarak DYS’den yazıya ek yapmakla aynı mantığa sahiptir. İlgi tutmak için 3.ADIM’dan yardım alabilirsiniz.

6.ADIM

Bu adımda yazımızı göndereceğimiz birim yada kurumu seçiyoruz. Burada dikkat edilecek husus Kaymakamlık veya Müdürlük olurları aldığınızda bu kısmı boş bırakmanız gerekiyor. Bu adımı yapmadan 7.ADIM’a geçmeniz gerekiyor.

Olur dışındaki yazılar için doldurmanız gerekiyor bunun için bu bölüme tıklayın. Aşağıdaki pencere açılacaktır.

Burada 3 bölüm karşımıza çıkıyor.

Birim/Dış Kurum: İl veya İlçe Mem’lere yazı yazacağını zaman kullanacaksınız.

Dağıtım Planı: Şimdilik İl ve Bakanlık kullanıyor. Şu an bizi ilgilendirmiyor.

Diğer Kişi/Kurum: İl ve İlçe Mem’ler dışındaki tüm kurumlara(Okullar dahil) yazı yazarken bu bölümü seçmelisiniz.

BİRİM/DIŞ KURUM

Bu bölümde MEM’lere yazı yazıyoruz. Tüm ilçeler listede var. Eğer İL’e yazı gönderecekseniz ilçelerin en üstündeki (---) bölümü seçiyoruz. Burada dikkat edilmesi gereken husus kendi ilçemizdeki bir birime yazı yazarken şube seçebiliriz ama diğer ilçelere ve il’e yazarken şube seçmiyoruz sadece müdürlüğü seçiyoruz ve Ekle diyoruz. Tamam deyip çıkıyoruz.

DİĞER KİŞİ/KURUM

Bu kısımda Mem’ler dışındaki kurumlara (Okul,Mal Müdürlüğü,RAM vb.) yazı yazıyoruz. Buradaki tüm bölümleri dolduruyoruz.

7.ADIM

Bu adımda yazımıza imza atacak kişileri belirleyip işlemimizi bitireceğiz.

Onay listesi Düzenle butonuna basıyoruz.

Karşımıza şubemizin bir listesi çıkıyor. Bu kısımdan imza sırasına göre küçükten büyüğe doğru imzalarımızı sağ tıklayıp ekliyoruz. İşlem bitince Kapat diyoruz.

Sol alttaki Evrakı Kaydet düğmesine tıklayıp evrakımızı kaydediyoruz. Daha sonra Evrakı Onaya Sun diyoruz. Böylece yazımız sistemde sıradaki imzacıya gidiyor.

GELEN EVRAK BÜRO KAYDI YAPMAK

İş listemize düşen yazılardan bazılarının altında Büro Kayıt diye yazar

Yukarıdan gelen bu yazıları sistemimize kaydetmemiz gerekiyor. Bunun için önce bu yazıya iki kere tıklıyoruz.

Böyle bir pencere açılacak. Burada Cevap Yazısı Yazılacak mı? Sorusuna evet yada hayır diyorsunuz.

Daha sonra Dosya Bilgileri kısmına giriyoruz.

Burada ise yazıya bir konu kodu verip o kodun dosyasına kaydedilmesini sağlıyoruz. En son sağ alt köşede Kaydet deyince büro kaydımız bitmiş oluyor.

EVRAK ONAY İŞLEMLERİ

BU bölümde daha önce yazdığımız ama göndermediğimiz yazıları gönderebilir. Yada onaya gönderdiğimiz yazıların durumunu görebiliriz.

Ekranımız açıldığında Evrak Listesini Getir dediğimizde bu resimdeki gibi onaya sunulmuş yada bekleyen yazıları görebiliriz. Alttaki Onay Durumu butonundan yazının kimde olduğunu görebiliriz

SORGULAR MENÜSÜ

Sorgular menüsü altında sistemimizde kayıtlı yazıları aratıp bulabiliriz.

BİRİM EVRAK SORGUSU: Mensubu olduğumuz birime gelen giden tüm evrakları görebiliriz. Evrak arama mantığı 3.ADIM’da anlatılan ek yapma mantığıyla aynıdır.

KİŞİ EVRAK SORGUSU: bu bölümde bütün birim yerine bize ait olan yazıların sorgulanması yapılır. Evrak arama mantığı 3.ADIM’da anlatılan ek yapma mantığıyla aynıdır.

DOSYALAR: Tüm evraklarımızı belli numaralar vererek kaydediyorduk. Bu bölümde dosyalara göre evrak arayabiliyoruz

BİRİM GELEN-GİDEN EVRAK TAKİBİ: Bu bölümde gelen giden evrakların kaydedilip kaydedilmediğini cevap yazılıp yazılmadığını görebiliriz. Bunun için belli kriterleri girip sorgulatma yapmamız lazım. Bu sorgulamada ki evraklar sadece bize ait olanlar değil, tüm birimin evraklarıdır.

ONAY EVRAK TAKİBİ: Belirli tarihler arasında yazılan (en fazla 30 gün) evrakların onay durumunu buradan görebiliriz.