Александр ГОРБАЧЕВ Дмитрий...

Александр ГОРБАЧЕВДмитрий КОТЛЕЕВ

Москва, 2007

УДК 004.2ББК 32.973.26-018.2

Г67

Горбачев А. Г., Котлеев Д. В.Г67 Microsoft word. Работайте с электронными документами

в 10 раз быстрее. М.: Издательский дом «ДМК-пресс»,2007. — 96 с.: ил.

ISBN 5-9706-0035-0

Данная серия практических книг предназначена для руководителейлюбого уровня. Поскольку каждый управленец применяет в своей работеэлектронную почту, Интернет, Word и Excel и, как правило, работает в сре-де Windows. В связи с этим парадокс: владеть программными пакетами тре-буется ежедневно, а времени на освоение нет. Выход — наша серия книг,позволяющая овладеть теми 10-15% ежедневных функций каждой из прог-рамм, при этом получить наиболее выгодные алгоритмы достижения жела-емого. Для профессионала не секрет, что одну задачу можно решить мно-жеством путей. Но только один из них — самый экономный по ресурсам:времени и «телодвижениям», именно такой путь вы можете самостоятель-но выбрать в данной книге.

ББК 32.973.26-018.2УДК 004.2

Все права защищены. Никакая часть этой книги не может бытьвоспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то нибыло средствами без письменного разрешения владельца автор-ских прав.

Материал, изложенный в данной книге, многократно проверен.Но поскольку вероятность технических ошибок все равно остается,издательство не может гарантировать абсолютную точность и пра-вильность приводимых сведений. В связи с этим издательство ненесет ответственности за возможный ущерб любого вида, связан-ный с применением содержащихся здесь сведений.

Все торговые знаки, упомянутые в настоящем издании, зареги-стрированы. Случайное неправильное использование или пропускторгового знака или названия его законного владельца не должнорассматриваться как нарушение прав собственности.

ISBN 5-9706-0035-0 © Горбачев А. Г., Котлеев Д. В., 2007© Издательский дом «ДМК-пресс», 2007

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ 3

СОДЕРЖАНИЕ


Культура работы с электронными документами .................5Вступительные рекомендации ..............................................8

Глава 1. Подготовка к эффективной работе .......................9

1.1 Стратегия хранения данных.....................................101.2 Создание папки-ярлыка для документов ...............121.3 Настройка параметров Word....................................141.4 Настройка интерфейса.............................................151.5 Оптимизация панелей инструментов ......................161.6 Практикум .................................................................18

Глава 2. Работа с документами...........................................19

2.1 Базовые операции над документами ......................202.2 Четыре способа создания документов ...................212.3 Основное правило работы

с документами ..........................................................232.4 Переключение между документами

и панелями................................................................252.5 Открытие и сохранение документов,

дополнительные возможности................................262.6 Быстрая печать документов.....................................282.7 Практикум .................................................................28

Глава 3. Навигация и редактирование................................31

3.1 Схема документа.......................................................323.2 Быстрое перемещение по документу,

быстрое и точное выделение фрагментов .............333.2.1 Выделение и перемещение

с помощью мыши..........................................333.2.2 Выделение и перемещение

с помощью клавиатуры ................................34

4 MICROSOFT WORD


3.3 Копирование, перемещение и удаление фрагментов ...........................................37

3.4 Отмена и повтор операций ......................................383.5 Практикум .................................................................39

Глава 4. Поиск, замена и переход.......................................43

4.1 Поиск и замена .........................................................444.1.1 Поиск в обратном направлении ...................454.1.2 Поиск и замена с использованием

регулярных выражений ................................454.1.3 Поиск и замена по форматированию.............50

4.2 Переход .....................................................................514.3 Практикум .................................................................51

Глава 5. Эффективное форматирование текста................53

5.1 Режимы отображения документов..........................555.2 Форматирование символов .....................................565.3 Форматирование абзацев ........................................585.4 Формат по образцу...................................................595.5 Режим Что это такое? ..............................................605.6 Использование служебных символов.....................60

Глава 6. Автотекст, автозамена, автоформат ....................63

6.1 Автотекст ...................................................................646.2 Автозамена................................................................666.3 Автоформат таблиц..................................................686.4 Практикум .................................................................69

Глава 7. Прочие приемы эффективной работы ................73

7.1 Вставка объектов ......................................................747.2 Проверка орфографии.............................................747.3 Изменение ширины ячеек таблицы.........................75

Глава 8 – заключительная ..................................................77

8.1 Назначение дополнительных «быстрых» клавиш....788.2 Создание шаблонов документов .............................80

Приложение A. Ответы к практикумам ..............................81Приложение B. Список «быстрых» клавиш.......................84


КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИДОКУМЕНТАМИ

Из чего складывается культура работы с компьютером? Пример первый. За компьютером сидит девушка и лениво

возит одной рукой мышку. Другая рука служит подставкой подголову, упираясь раскрытой ладонью в подбородок. Глаза мед-ленно бродят по монитору. Если наблюдать со стороны, ка-жется, что человек спит с открытыми глазами и его движения– это колебания тела во сне. Глядя на такую культуру работы заперсональным компьютером, можно твердо сказать – человекза день успевает выполнить едва ли что-нибудь.

Второй пример. Руки человека находятся в «боевой готов-ности» как у замершего перед броском тигра. Положение го-ловы в позе снайпера: глаза внимательно впиваются в проис-ходящее на мониторе, готовые в любой миг отдать командуправой руке поразить мышью цель, а левой нажать аккорд наклавиатуре. Видя таких людей за работой, понимаешь, слыш-но не храп засыпающего на рабочем месте мозга, а ритмичныйстук по клавиатуре. Шуршание мыши полирующей поверх-ность стола, подобно щетке, натирающей пол до блеска. Глядяна человека в таком процессе осознаешь, что отвлечь его невозможно. А если попробовать? Он резко одернет: «После! За-нят! Как закончу, обратись!».

Отвлекать такого «монстра летающих над клавиатурой рук»нет желания. Присутствуя рядом с ними, попадаешь под гипно-тическое действие его КУЛЬТУРЫ работы. Хочется подсмот-реть, спросить «Научи меня! Как ты так быстро это делаешь?Как? Вот так? Так просто? А я всю жизнь делал это…» и рас-сказываешь, какой длинной дорогой ты уже десяток лет прихо-дишь к тому же результату на мониторе. А вот мастер делаетэто за доли секунд тремя движениями. Обыватели иногда назы-вают таких людей Хакерами, я - Мастерами своего дела. Знаянескольких таких специалистов, могу сказать что все они любят

6 MICROSOFT WORD


свое дело. Умеют делать его лучше всего на свете. Выполняютсвою работу быстро и безошибочно.

Раньше я думал, если делать быстро – то качество обяза-тельно падает. И сегодня, обучая руководителей, слышу первоеих сопротивление: «если я буду делать быстро – я буду оши-баться». Войдя в мир профессионалов, открыл для себя другуюистину – скорость работы прямо пропорциональна качеству! Тоесть, делая быстрее – ты меньше допускаешь ошибок. Как ме-тафору можно привести полет самолета. Чтобы взлететь и неупасть на землю (допустить ошибку) ему нужно набрать опре-деленную скорость (выполнять работу быстро). Иначе плот-ность воздушного потока не сможет его удержать в полете.

За последние несколько лет консультационной деятельнос-ти я искал, что надо делать, чтобы добиться таких же показа-телей при работе с компьютером как у Мастеров? Нужно что-ли стать программистом? Или изучить толстые книги (800страниц!) по программному обеспечению? Или надо родитьсяс талантом? Можно ли этого достичь? «Юзер» я дрожащий,или право имеющий? Вопрос Достоевского как никогда актуа-лен. Ушли годы, чтобы понять тайны успеха быстрой работы скомпьютером.

Сегодня я готов сформулировать те принципы, которые яв-ляются фундаментом успеха быстрой работы за компьютером.Большую пользу в этом оказал тайм-менеджмент. Те правилаи привычки, которые культивирует практика управление вре-менем, применимы и для ускорения компьютерных навыков.Приглашаю вас познакомиться с ними.

Фундаментальные принципы Культуры работы за компью-тером:

• Правило «Семи», все следует группировать в блоки неболее 7+-2 по количеству в каждом.

• Чем меньше количество движений – тем быстрее идетработа.

• Чем меньше времени на каждое действие – тем быстрееобщее время выполнения работы.

Рассмотрим на примерах каждый из пунктов.Привило семи гласит: на рабочем столе монитора не долж-

но быть больше 7 ярлыков, папок либо файлов вместе взятых.Однако, в реальности у пользователя может быть и 50-60! По-



этому, чтобы эффективно работать даже с таким количествомследует размещать их на мониторе группирую, оставляя меж-ду группами свободное пространство. Таким образом, графи-чески разделяя ярлыки «на кучки». Как говорится, 7 штучек вкаждой кучке. А вот семь кучек на экране это уже соблюдениеправила семи, а значит шаг к более быстрой работе.

Следующий принцип, уменьшение количества операций.Предположим, распечатать электронный документ можно вы-полнив 7 действий, а можно и за 2 действия. Во втором случаескорость будет выше по определению.

И, наконец, если добиться того, чтобы каждое отдель-ное действие занимало все меньше и меньше времени, томы получим общее ускорение работы. Так как работа с кла-виатурой или мышью это двигательные навыки, то их сле-дует тренировать и добиваться перехода навыка на уровеньпривычки. Уровень привычки характеризуется тем, что выочень быстро и бессознательно выполняете операции. Эторефлексы на уровне спинного мозга. Вы даже не замечае-те, как это вы сделали, потому что это очень быстро, и соз-нание не успевает обратить внимание. Ощущение – магиякакая-то. Ух, шайтан!

Следует отметить, что некоторые из читателей найдут вэтой книге для себя «нуль» пользы. «Я это уже давно исполь-зую!» - скажут они – «Ничего нового». Хорошо, что вы може-те себя отнести к такой категории. Счастливчики! Прочитав на-шу книгу, вы получите подтверждение «верным путем идете».Для тех кто, как и я несколько лет назад, хочет улучшить своюкультуру работы предлагаю глубоко изучить материал всей на-шей серии, которую открывает первая книга «MS Word». Са-мостоятельно идти к этому – потребуются годы, уже провере-но! Решайте, стоит ли тратить часть драгоценной жизни на то,что можно получить в готовом виде. На блюдечке с золотой ка-емочкой.

Александр Горбачев, эксперт России по управлению временными

и коммуникативными ресурсами.Генеральный директор Consulting Group Time-M

www.time-m.com

8 MICROSOFT WORD


ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

В данной книге приведены приемы, позволяющиенаиболее эффективно выполнять работу в програм-ме Microsoft Word – самого известного текстовогоредактора, находящегося на текстовом вооруженииподавляющего числа пользователей.Для быстрейшего освоения мотериала, изложенногов книге, рекомендуем:

• Все приведенные в книге задания и рекомендациитут же пробовать.

• Встречающиеся сочетания клавиш выписывать (таклучше запоминается) и помещать на видное место.

• Выполнять практические упражнения, зачастую это –постоянное повторение определенных действий.

• Довести действия до автоматизма – так же, как приобучении слепому методу печатания или игре на му-зыкальных инструментах.

В приложениях приведены ответы к практикумам,и список «быстрых» клавиш, позволяющих значи-тельно ускорить работу в MS Word.

Описываемые действия могут незначительно отли-чаться для разных версий Word, но это не влияет насуть. Программа для ориентировки – Word 2000.

ПОДГОТОВКАК ЭФФЕКТИВНОЙРАБОТЕ

Г Л А В А 1

10 MICROSOFT WORD

Первое, что необходимо сделать для эффективной работы, –подготовить свое рабочее место, оптимизировать время вы-полнения часто повторяющихся действий. Небольшие уси-лия по подготовке, приложенные однократно, при дальней-шей работе будут многократно компенсированы.

Данный модуль, полностью посвященный подготовке кэффективной работе, состоит из следующих тем:

• 1.1. Стратегия хранения данных – здесь мы расска-жем, почему неэффективно хранить документы нарабочем столе или в папке Мои документы.

• 1.2. Создание папки-ярлыка для документов и 1.3.Настройка параметров Word – речь пойдет об опти-мизации действий по открытию документов.

• 1.4. Настройка интерфейса – некоторые рекоменда-ции по оптимизации доступа к пунктам меню.

• 1.5. Оптимизация панелей инструментов – принципыэкономии рабочего пространства.

В разделе 1.6. Практикум все действия, которые необхо-димо выполнить при подготовке к эффективной работе, пе-речислены еще раз.

1.1 Стратегия хранения данныхПо умолчанию многие Windows-программы, в том числе MSWord и MS Excel, предлагают сохранять файлы в папке Моидокументы. Однако данный подход на практике оказывает-ся вредным по нескольким причинам:

• Папки Мои документы и Рабочий стол доступнытолько текущему пользователю и системным адми-нистраторам. Если сотрудник отсутствует на работе,а кому-то из коллег срочно потребовалось найтиважный документ, над которым этот сотрудник ра-ботал и который был сохранен в папке Мои доку-

ПОДГОТОВКАК ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЕ


СТРАТЕГИЯ ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ

менты, то он не сможет получить доступ к докумен-ту без помощи системного администратора.

• Папка Мои документы, так же как и папка Рабочийстол, располагается на том же диске, что и операцион-ная система (обычно на диске C: в папке Documentsand Settings). Подобное соседство важных документови операционной системы в случае сбоев в работе сис-темы может привести к потере документов: например,системный администратор при переустановке систе-мы может «забыть» перенести ваши документы в бе-зопасное место на диске. Хранение документов на от-дельном от операционной системы диске позволяетизбежать этой опасности и упростит работу по переус-тановке системы в случае необходимости.

• Хранение документов на отдельном логическом дискевинчестера является хорошим решением, однако ещеболее эффективным решением является хранение до-кументов на сетевом диске (файловом сервере). Это,во-первых, позволит вам работать с документами не-зависимо от того, за каким рабочим местом вы распо-лагаетесь. Во-вторых, это обеспечит доступ к вашимдокументам для других сотрудников и избавит от ситу-ации, когда важный документ находится на компьюте-ре сотрудника, ушедшего в отпуск, и никто кроме это-го сотрудника не знает, где конкретно этот документрасполагается. В-третьих, хранение информации нафайловом сервере более надежно, чем хранение наобычном офисном компьютере в силу того, что фай-ловый сервер обычно оснащен средствами дублирова-ния и резервного копирования данных. Вероятностьпотери данных на файловом сервере достаточно низ-ка, в то время как с обычной рабочей станции данныемогут бесследно исчезнуть по многим причинам: вы-шел из строя жесткий диск, завелся вирус и т.д.

В силу всего вышесказанного настоятельно НЕ РЕКОМЕН-ДУЕТСЯ хранить документы в папке Мои документы и на Ра-бочем столе. Разместите документы в специальной папке наотдельном диске компьютера или на файловом сервере (см.раздел 1.6. Практикум). На Рабочем столе целесообразноразмещать только необходимые ярлыки программ и папок.

12 MICROSOFT WORD


1.2 Создание папки-ярлыка для документовОбычно на Рабочем столе офисных компьютеров распола-гается ярлык папки Мои документы для быстрого доступа кдокументам пользователя. Однако в силу сказанного ранееярлык Мои документы для эффективной работы больше непонадобится (его вообще можно удалить с Рабочего стола).Для быстрого доступа ко всем необходимым документамнеобходимо создать новую папку-ярлык.

Выполните следующие действия:1. Создайте на Рабочем столе ярлык папки, где распо-

ложены ваши документы.Ярлык можно создать несколькими способами, наи-более эффективный из них следующий. Откройтепроводник и выберите нужный файл или папку. Наж-мите клавишу � и левую кнопку мыши и, удержи-вая их, переместите файл/папку (в изображениифайла/папки появится стрелка) в свободное место.Отпустите нажатые кнопку и клавишу. Задайте дляполученного ярлыка подходящее имя.

2. Откройте свойства ярлыка (сочетание клавиш�+� или в контекстном меню ярлыка пунктСвойства (Properties)) – рис. 1.1.

Рис. 1.1 Свойства ярлыка


СОЗДАНИЕ ПАПКИ-ЯРЛЫКА ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ

3. Перейдите к полю Быстрый вызов. Нажмите на клавиа-туре сочетание клавиш, которое хотите использовать дляобращения к документам. Обычно используется сочета-ние с клавишами � и �, например �+�+�.

4. Нажмите кнопку ОК.

После выполнения указанных действий для обращения кпапке с документами достаточно будет просто нажать за-данную комбинацию клавиш!

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÂ çàâèñèìîñòè îò èñïîëüçóåìîé îïåðàöèîííîé ñèñòåìû ñî-÷åòàíèå êëàâèø, íàçíà÷åííîå ÿðëûêó, ìîæåò ðàáîòàòü äàæåïîñëå óäàëåíèÿ ÿðëûêà äî ïåðåçàãðóçêè êîìïüþòåðà. Åñëè âûñîçäàëè ÿðëûê íåïðàâèëüíî, à çàòåì óäàëèëè, ÷òîáû ñîçäàòüñíîâà, ïåðåçàãðóçèòå êîìïüþòåð ïîñëå óäàëåíèÿ ÿðëûêà.

ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀËÅñëè äîêóìåíòû, ñ êîòîðûìè âàì ïðèõîäèòñÿ ðàáîòàòü, ðàñïî-ëîæåíû íà ðàçíûõ ðåñóðñàõ (ïàïêàõ ôàéëîâîãî ñåðâåðà èëèïàïêàõ âàøåãî êîìïüþòåðà), öåëåñîîáðàçíî ñîáðàòü ÿðëûêè äëÿâñåõ ïàïîê ñ äîêóìåíòàìè â îäíîé ñòàðòîâîé ïàïêå è íàñòðî-èòü ïåðåõîä â äàííóþ ïàïêó ïî ñî÷åòàíèþ êëàâèø. Äëÿ ýòîãî:1. Ñîçäàéòå íà æåñòêîì äèñêå «ãëàâíóþ» ïàïêó (äîïóñòèì,ñ èìåíåì Äîêóìåíòû).2. Ïîìåñòèòå â ýòó ïàïêó ÿðëûêè âñåõ ïàïîê ñ äîêóìåíòàìè, êêîòîðûì âàì ÷àñòî ïðèõîäèòñÿ îáðàùàòüñÿ.3. Ñîçäàéòå äëÿ «ãëàâíîé» ïàïêè ÿðëûê íà ðàáî÷åì ñòîëå.4. Íàçíà÷üòå äëÿ ÿðëûêà ñî÷åòàíèå êëàâèø (íàïðèìåð,�+�+�).Åñëè âñå âûïîëíåíî ïðàâèëüíî, ïî íàæàòèþ çàäàííûõ êëà-âèø áóäåò îòîáðàæàòüñÿ ïàïêà ñ ÿðëûêàìè íà âñå ÷àñòî èñ-ïîëüçóåìûå ïàïêè (ðèñ. 1.2).

Рис. 1.2 «Главная» папка с ярлыками для наиболее важных папок

14 MICROSOFT WORD


Ïîäâîäÿ èòîã âñåìó âûøåñêàçàííîìó, ïîëó÷àåì äâà ñïîñîáàñîçäàíèÿ ÿðëûêà äëÿ áûñòðîãî äîñòóïà ê äîêóìåíòàì:• ÿðëûê íà ïàïêó ñ äîêóìåíòàìè;• ÿðëûê íà ïàïêó, â êîòîðîé ðàñïîëîæåíû ÿðëûêè íàïàïêè ñ äîêóìåíòàìè.Äëÿ óïðîùåíèÿ äàëüíåéøåãî èçëîæåíèÿ ïàïêó, íà êîòîðóþññûëàåòñÿ ÿðëûê, áóäåì äëÿ îáîèõ ñëó÷àåâ íàçûâàòü ïàïêîéñ äîêóìåíòàìè.

1.3 Настройка параметров WordИтак, мы разместили документы на отдельном диске илина файловом сервере, настроили механизм быстрого об-ращения ко всем необходимым документам, но Word по-прежнему каждый раз, когда мы хотим открыть документ,обращается к папке Мои документы, от использованиякоторой мы отказались. К счастью, Word можно настро-ить и указать, к какой папке обращаться при открытии до-кументов, для этого:

1. Выберите пункты меню Сервис �� Параметры. Про-изойдет переход в диалоговое окно Параметры(рис. 1.3):

Рис. 1.3 Диалоговое окно Параметры


НАСТРОЙКА ИНТЕРФЕЙСА

2. Перейдите к закладке Расположение (рис. 1.4).:

3. В блоке Типы файлов выберите параметр документыи нажмите кнопку Изменить. В появившемся диалого-вом окне открытия файла укажите путь к папке с ва-шими документами (или к папке с ярлыками, создан-ной ранее).

4. Нажмите кнопку ОК.

После выполнения указанных действий параметры Wordбудут сохранены, но для надежности сохранения парамет-ров закройте Word и откройте снова.

1.4 Настройка интерфейсаОдно из сомнительных улучшений Office – скрывающиесяпункты меню при их редком использовании. На практикеэто зачастую приводит к тому, что увеличивается время по-иска нужной функции в меню: если пункт меню скрыт, нуж-но предварительно отобразить его; при этом положениепунктов в меню постоянно меняется.

Наоборот, полезной является функция Включить в подс-казки сочетания клавиш, которая по умолчанию отключена.Эта функция позволяет быстрее запомнить сочетания кла-виш для часто повторяющихся действий.

Рис. 1.4 Закладка Расположение диалогового окна Параметры

16 MICROSOFT WORD


Для настройки интерфейса (на примере MS Word 2000)выполните следующий порядок действий:

1. Выберите пункты меню Сервис �� Настройка. Произой-дет переход в диалоговое окно Настройка (рис. 1.5).

2. Перейдите к закладке Параметры.3. Снимите галочку в поле В меню сначала отобража-

ются последние использованные команды.4. Поставьте галочку в поле Включить в подсказки со-

четания клавиш.5. Нажмите кнопку Закрыть.

После выполнения указанных действий в меню будетвсегда отображаться полный список пунктов.

Аналогичную настройку можно осуществлять и в другихприложениях Office.

1.5 Оптимизация панелей инструментовПри использовании «быстрых» клавиш отпадает необходи-мость в большей части кнопок на панелях инструментовWord. Рекомендуется скрыть все неиспользуемые кнопки иувеличить тем самым область экрана, используемую дляотображения документов. Грамотное размещение панелейинструментов и скрытие всех редко используемых элемен-тов интерфейса может существенно увеличить размер по-лезной области экрана, в то время как неэффективное раз-мещение элементов способно свести на нет дополнитель-ные дюймы дорогостоящих мониторов.

Так, можно скрыть большую часть кнопок панелей Станда-ртная и Форматирование и разместить панели в одной строке.

Рис. 1.5 Диалоговое окно Настройка


ОПТИМИЗАЦИЯ ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ

Скрытие кнопок осуществляется следующим образом:1. Нажмите кнопку справа от соответствующей пане-

ли инструментов.2. В появившемся выпадающем меню выберите пункт

Добавить или удалить кнопки.3. В списке кнопок, убирая и проставляя галочки, ука-

жите, какие кнопки должны отображаться на панели,а какие должны быть скрыты (рис. 1.6).

ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀËÄðóãèì ñòàíäàðòíûì ñïîñîáîì íàñòðîéêè ïàíåëåé ÿâëÿ-åòñÿ èñïîëüçîâàíèå ïóíêòîâ ìåíþ Ñåðâèñ �� Íàñòðîéêà.Ïðè âûáîðå äàííîãî ïóíêòà îòîáðàæàåòñÿ äèàëîãîâîå îê-íî Íàñòðîéêà, è Word ïåðåõîäèò â ðåæèì, â êîòîðîì âîç-ìîæíî ïåðåìåùåíèå, óäàëåíèå è äîáàâëåíèå êíîïîê íàïàíåëè èíñòðóìåíòîâ.Îäíàêî äëÿ ïåðåìåùåíèÿ êíîïîê íåîáÿçàòåëüíî îòêðûâàòüäèàëîãîâîå îêíî Íàñòðîéêà: íàæìèòå êëàâèøó � èìûøüþ ïåðåìåñòèòå êíîïêó. Ïðè íàæàòèè êëàâèø�+� ïðîèçîéäåò äóáëèðîâàíèå êíîïêè.

Рекомендуется убрать с экрана линейку, посколькубольшую часть времени линейка не используется, а еескрытие существенно увеличивает полезное пространствоWord. Скрытие/отображение линейки осуществляется с по-мощью пунктов меню Вид �� Линейка.

По мере освоения «быстрых» клавиш Word и выполне-ния практикумов мы будем одну за другой убирать кнопки спанелей инструментов, так что, в конце концов, экран Wordпримет вид, близкий к изображенному на рис. 1.7.

Рис. 1.6 Скрытие и отображение кнопок панелей инструментов

18 MICROSOFT WORD


1.6 Практикум1. Если ваша документация расположена на том же дис-

ке, что и операционная система (например, в папкеМои документы или на Рабочем столе), перенесите ее,если это возможно, на отдельный логический дискили на файловый сервер. По процедуре переноса про-консультируйтесь с системным администратором.

2. Создайте ярлык на папку с вашими документами*(см. раздел 1.2. Создание папки-ярлыка для доку-ментов). Насладитесь полученным эффектом: папкас документами всегда под рукой и доступна букваль-но на кончиках пальцев!

3. Укажите в параметрах Word расположение даннойпапки (см. раздел 1.3. Настройка параметров Word).Теперь и Word знает, где вы храните документы.

4. Настройте интерфейс Word для более эффективнойработы:• настройте параметры отображения меню и

всплывающих подсказок (см. раздел 1.4. Наст-ройка интерфейса);

• уберите линейку (см. раздел 1.5. Оптимизация па-нелей инструментов).

5. Не забудьте перезапустить Word, чтобы сохранитьзначения измененных параметров.

Поздравляем, вы сделали первый шаг к увеличениюсвоей эффективности! Следующий шаг – эффективная ра-бота с документами.

Рис. 1.7 Пример оптимизированного окна программы Word

*Или на папку с ярлыками на ресурсы, где хранится документация, с которойвам приходится работать.

РАБОТАС ДОКУМЕНТАМИ

Г Л А В А 2

20 MICROSOFT WORD

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

Второй модуль посвящен оптимизации выполнения основ-ных операций над документами: создания, открытия, сохра-нения, печати и закрытия документов. Также будут рассмот-рены способы переключения между документами.

Данный модуль содержит следующие разделы:

• 2.1. Базовые операции над документами;• 2.2. Четыре способа создания документов;• 2.3. Основное правило работы с документами;• 2.4. Переключение между документами и панелями;• 2.5. Открытие и сохранение документов, допол-

нительные возможности;• 2.6. Быстрая печать документов.

Раздел 2.7. Практикум позволит закрепить пройденныйматериал.

2.1 Базовые операции над документамиСочетания клавиш для выполнения базовых операций наддокументами – создания, открытия, сохранения, печати изакрытия – идентичны практически в любых приложенияхWindows:

Название Описание Быстрый вызов

Создание нового

документа

Создание нового документаили открытие нового окна

приложения(New Document)

�+�

Открытие документа

Открытие документа(Open Document) �+�

Сохранение до-кумента

Сохранение документа(Save Document) �+�

Печать документа

Печать документа (Print Document) �+


ЧЕТЫРЕ СПОСОБА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Запомнить быстрый вызов базовых операций легко: попервым буквам английских слов, обозначающих соответ-ствующие действия.

Сочетание клавиш �+ для закрытия документатакже подчинено логике: клавиша соответствует зак-рытию документа/приложения, клавиша � – работе сдокументами (в отличие от клавиши � – работе с прило-жениями).

Вот примеры сочетаний, подчиненных той же логике:

• �+ – закрытие приложения;• �+ – закрытие документа;• �+ – переключение между приложениями;• �+ – переключение между документами (для

Word, к сожалению, не работает, необходимо исполь-зовать сочетания клавиш �+ , �+�+ –см. далее).

Благодаря тому что базовым операциям над докумен-тами «назначены» «быстрые» клавиши, кнопки

можно убрать с панели инструментов (как этосделать, описано в разделе 1.5. Оптимизация панелейинструментов).

2.2 Четыре способа создания документовСуществует как минимум четыре способа создания доку-ментов Word:

• стандартный. Документ создается с помощью соче-тания клавиш �+�, а затем сохраняется в задан-ную папку;

• создание по шаблону. Документ создается с по-мощью пунктов меню Файл �� Создать. В открыв-шемся диалоговом окне Создание документа вы мо-жете выбрать наиболее подходящий шаблон доку-мента (рис. 2.1);

F6F6

F4

F4

F4

F4


Закрытие документа

Закрытие документа(до чернего окна) в много-документных приложениях

(Office и др.)

�+ F4

22 MICROSOFT WORD


• создание документа в заданном каталоге. Необходи-мо с помощью проводника Windows перейти в ката-лог, где будет располагаться документ, нажать пра-вую кнопку мыши и в появившемся контекстном ме-ню выбрать пункты Создать �� Документ MicrosoftWord (New �� Документ Microsoft Word) – рис. 2.2;

• создание документа по шаблону из проводника. Еслиу вас имеется каталог с заранее заготовленнымишаблонами, вы можете создать документы по шаб-лону прямо из проводника. Для этого необходимо

Рис. 2.1 Выбор шаблона для документа

Рис. 2.2 Создание документа в заданном каталоге


ОСНОВНОЕ ПРАВИЛО РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

перейти в каталог с шаблонами и просто открытьнужный шаблон. Он автоматически преобразуется вдокумент Word, основанный на данном шаблоне.

В зависимости от ваших потребностей и предпочтений выможете использовать любой из перечисленных способов.

2.3 Основное правило работы с документамиОсновная ошибка, допускаемая пользователями, заклю-чается в том, что документы, над которыми ведется рабо-та, сохраняются только в тот момент, когда работа надними закончена. При таком подходе в случае перебоев сэлектричеством или в случаях зависания Word или всегокомпьютера многочасовая работа может быть безвозв-ратно потеряна. Часто с этим связана и другая ошибка:при сохранении документа не придается значения необ-ходимости дать осмысленное имя документу и четко за-дать его размещение на диске. Два типичных плачевныхсценария:

• Первый сценарий. Сотрудник создает новый доку-мент, в течение рабочего дня наполняет его, ни разуне сохранив. В конце рабочего дня компьютер сотруд-ника неожиданно зависает, и весь рабочий день сот-рудника оказывается потраченным впустую. Вопрос«Что мне делать, у меня завис Word? Сохранился лимой документ?» является одним из самых часто зада-ваемых вопросов, ответ на который дается ниже.

• Второй сценарий. Сотрудник аналогичным образомсоздает новый документ, в течение рабочего дня на-полняет его. Рабочий день подходит к концу, доку-мент еще не готов, а уже пора уходить. Сотрудник,недолго думая, сохраняет документ на Рабочем сто-ле с первым пришедшим на ум именем, например,«1.doc» и уходит домой. На следующий день сотруд-ник не появляется в офисе по причине болезни, аколлеги ломают голову, где же располагается этотважный файл и под каким именем.

Чтобы избежать подобных ситуаций, достаточно при-держиваться простой последовательности действий при ра-боте над новым документом (последовательность приведе-

24 MICROSOFT WORD


на для стандартного способа создания, см. раздел 2.2. Че-тыре способа создания документов, для остальных спосо-бов суть остается неизменной):

1. Продумайте идею будущего документа, определите,что будет в нем отражено.

2. Создайте документ (�+�).3. Придумайте осмысленное имя документу, определите,

где будет располагаться документ. Сохраните документпод заданным именем в нужном месте (�+�). Ни вкоем случае не сохраняйте документ на Рабочем столеили в папке Мои документы. Сохраните его в специаль-но подготовленной папке или на файловом сервере.

4. Только после этого приступайте к наполнению доку-мента.

5. В процессе работы над документом периодическисохраняйте документ (�+�). Крайне желательносохранять документ после каждого нового предло-жения и довести этот процесс до автоматизма.

Может возникнуть вопрос: зачем постоянно сохранятьдокумент, когда существует функция автосохранения? Наэто можно ответить следующее:

• Если вы работаете не за своим компьютером, всегда ливы проверяете, включена ли функция автосохранения?

• Автосохранение срабатывает раз в несколько минут.Уверены ли вы, что тот абзац, который только что за-кончили и над формулировкой которого вы размыш-ляли последние пять минут, уже сохранен функциейавтосохранения?

• Сравнимы ли усилия по периодическому нажатиюклавиш �+� с теми возможными издержками,которые могут возникнуть, если документ вдруг небудет сохранен?

В силу всего вышесказанного можно сделать вывод:функция автосохранения прививает дурной тон пользовате-лям Word и, как это ни парадоксально, увеличивает вероят-ность потери сделанных изменений. Гораздо более полез-ным является доведенный до автоматизма навык постоян-ного сохранения всех изменений.

Возьмите за правило нажимать сочетание клавиш �+�после каждого написанного или измененного предложения.


ПЕРЕКЛЮЧЕНИЕ МЕЖДУ ДОКУМЕНТАМИ И ПАНЕЛЯМИ

2.4 Переключение между документамии панелями

Многие используют для переключения между приложения-ми сочетания клавиш �+, �+�+ и другиекомбинации, но далеко не все используют сочетания дляпереключения между документами. Использование этих со-четаний гарантирует, что, переключаясь, вы случайно не«вылетите» в какое-нибудь открытое приложение, котороевам сейчас ни к чему, – вы будете переключаться толькомежду документами одного приложения, в данном случаеприложения MS Word.

Обычно в многодокументных приложениях для переклю-чения используются сочетания клавиш �+ и�+�+ (по аналогии с �+ и �+�+),например, эти сочетания могут использоваться в MS Excel.Однако в MS Word сочетание �+ используется длявставки символа табуляции в таблице, поэтому для переклю-чения между документами введены другие сочетания:�+ , �+�+ , общие для всех приложений Office(также можно использовать сочетания клавиш �+ ,�+�+ ).

Для понимания действия данных сочетаний откройтенесколько документов Word и еще несколько приложенийпо своему усмотрению. Сравните способы переключения спомощью сочетаний �+, �+�+ и �+ ,�+�+ .

ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀËÂî ìíîãèõ ïðèëîæåíèÿõ èñïîëüçóþòñÿ ïàíåëè – îñîáûåîáëàñòè ýêðàíà, êîòîðûå íå ñòîèò ïóòàòü ñ ïàíåëÿìèèíñòðóìåíòîâ.Â MS Word ñóùåñòâóåò íåñêîëüêî ïàíåëåé:• ñõåìà äîêóìåíòà (ñîäåðæàíèå) – ðàñïîëàãàåòñÿ âëåâîé ÷àñòè ýêðàíà ïðè íàæàòîé êíîïêå (ïîäðîá-íåå î ñõåìå äîêóìåíòà ðàññêàçàíî â ðàçäåëå 3.1. Ñõåìàäîêóìåíòà);• ïàíåëü ïðèìå÷àíèé* – ðàñïîëàãàåòñÿ â íèæíåé ÷àñ-òè ýêðàíà â ïðîöåññå ðåäàêòèðîâàíèÿ ïðèìå÷àíèÿ è äð.Äëÿ ïåðåêëþ÷åíèÿ ìåæäó äîêóìåíòîì è ïàíåëÿìè

F6

F6

F6

F6

F6F6

*Для MS Word 2000.

26 MICROSOFT WORD


Office èñïîëüçóåòñÿ êëàâèøà . Àíàëîãè÷íûì îáðà-çîì ýòà êëàâèøà èñïîëüçóåòñÿ è â äðóãèõ ïðèëîæåíè-ÿõ, íàïðèìåð â ïðîâîäíèêå Windows è áðàóçåðå InternetExplorer – äëÿ ïåðåêëþ÷åíèÿ ìåæäó ñîäåðæèìûì, ïà-íåëÿìè (ïàïêè, èçáðàííîå, ðåçóëüòàòû ïîèñêà) è àä-ðåñíîé ñòðîêîé.Â ïîñëåäíèõ âåðñèÿõ Office ïîÿâèëîñü íîâîââåäåíèå –ïàíåëü çàäà÷. Ýòî ïàíåëü, ïîÿâëÿþùàÿñÿ ïðè çàïóñêåïðèëîæåíèé Office, ïðè ñîçäàíèè è îòêðûòèè äîêóìåí-òîâ è ïðè âûïîëíåíèè äðóãèõ äåéñòâèé. Ýòà ïàíåëü âîìíîãîì ïîëåçíà, íî íåîáõîäèìîñòü åå ïîñòîÿííî çàê-ðûâàòü ñ öåëüþ ýêîíîìèè ðàáî÷åãî ïðîñòðàíñòâà çà-÷àñòóþ îòâëåêàåò íåïîñðåäñòâåííî îò ïðîöåññà ðàáîòûñ äîêóìåíòàìè. Ê ñ÷àñòüþ, ñóùåñòâóåò êîìáèíàöèÿêëàâèø äëÿ îòîáðàæåíèÿ è ñîêðûòèÿ ïàíåëè çàäà÷ –�+ .

2.5 Открытие и сохранение документов,дополнительные возможности

При открытии и сохранении документов производится вы-зов стандартных диалоговых окон, внешний вид которыхможет меняться в зависимости от версии операционнойсистемы, но принципы использования которых остаютсянеизменными (рис. 2.3).

F1

F6


Переключениемежду

документами

Переключение между до-кументами в рамках од-

ного приложения

�+

�+�+

�+

�+�+ F6

F6

F6

F6

Переключениемежду пане-ля-

ми Office

Переключение между па-нелями Office (схемой до-кумента, панелью задач и

т.д.)

F6

Панель задачOffice

Отображение/скрытиепанели задач Office 2003 �+ F1


ОТКРЫТИЕ И СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В процессе сохранения/открытия документов можно ис-пользовать стандартные сочетания клавиш, используемыев проводнике Windows и браузере Internet Explorer. Частьсочетаний приведена ниже:

Эти сочетания универсальны и работают в большинствепрограмм (проводник Windows, Internet Explorer, ACDSee и др.).

Отдельного внимания заслуживает дополнительныйбыстрый способ обращения к кнопкам окна открытия/сох-ранения файлов с помощью клавиши � и номера кнопкипо порядку их расположения в окне (рис.2.4).

Рис. 2.3 Диалоговое окно Открытие документа

Название Описание Быстрый вызовНазад/вверх Переход к предыдущей

странице в браузере IE(аналогично �+�) ик каталогу верхнего уровня

в проводнике Windows

Backspace

Список ресурсов

Отображение списка по-следних посещенных

ссылок в браузере IE исписка ресурсов компьюте-ра (дисков, сетевых ресур-

сов и т.д.) в проводникеWindows

F4

Рис. 2.4 Порядковые номера кнопок диалоговых окон открытия/сохра-нения файлов

28 MICROSOFT WORD


Эти сочетания работают только в стандартных диалого-вых окнах открытия и сохранения файлов.

2.6 Быстрая печать документовПриложения Office предоставляют средства для быстройпечати большого количества документов, расположенных водной папке. Если вам необходимо напечатать большое ко-личество различных документов, проделайте следующее:

1. В приложении Office (Word, Excel и т.д.) перейдите кдиалоговому окну открытия файла (�+�).

2. Удерживая клавишу �, выделите необходимыефайлы (стандартный способ выделения файлов вWindows).

3. В меню Сервис, расположенном в верхней части ок-на, выберите пункт Печать. Можно воспользоватьсякомбинацией клавиш �+ .

После выполнения указанных действий выделенные до-кументы будут отправлены на печать. Функциональностьочень похожа на быструю печать документов из проводни-ка Windows.

2.7 Практикум1. Выпишите и запомните сочетания клавиш для базо-

вых операций над документами: создания, откры-тия, сохранения, печати и закрытия. Уберите кнопки

с панели инструментов (как это сделать,описано в разделе 1.5. Оптимизация панелейинструментов). В последующем для выполнения ба-зовых операций над документами пользуйтесьтолько сочетаниями клавиш.

Название Описание Быстрый вызовРабота с окна-ми открытия и

сохраненияфайлов

Запуск кнопок в верхней час-ти стандартных окон откры-

тия и сохранения файлов(Вверх, Создать папку, Предс-

тавления и т.д.)

�+ цифра


ПРАКТИКУМ

2. Создайте и сохраните новый документ – попро-буйте различные способы создания документов(см. раздел 2.2. Четыре способа создания доку-ментов). Для навигации по файловой системе ис-пользуйте «быстрые» клавиши (см. раздел 2.5.Открытие и сохранение документов, дополнитель-ные возможности).

3. Наполните документ произвольным содержимым.

ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀËÄëÿ áûñòðîãî íàïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ òåêñòîì ìîæíî èñ-ïîëüçîâàòü ñëåäóþùèé ïðèåì. Ââåäèòå â äîêóìåíòå òåêñòâèäà «=rand(X,Y)», ãäå X – ÷èñëî íåîáõîäèìûõ àáçàöåâòåêñòà, Y – ÷èñëî íåîáõîäèìûõ ïðåäëîæåíèé â êàæäîìàáçàöå, è íàæìèòå êëàâèøó �. Íàïðèìåð, åñëè âàìíåîáõîäèìî íàïîëíèòü äîêóìåíò òåêñòîì èç äâóõ àáçàöåâïî òðè ïðåäëîæåíèÿ â êàæäîì, ââåäèòå «=rand(2,3)».Ïîñëå íàæàòèÿ êëàâèøè� äîêóìåíò íàïîëíèòñÿ ïðåä-ëîæåíèÿìè âèäà «Ñúåøü åùå ýòèõ ìÿãêèõ ôðàíöóçñêèõáóëîê äà âûïåé ÷àþ».Äàííàÿ âîçìîæíîñòü ìîæåò áûòü ïîëåçíîé, êîãäà íåîáõî-äèìî ïîäãîòîâèòü îôîðìëåíèå äëÿ äîêóìåíòà (øàáëîí äî-êóìåíòà) èëè, êàê â äàííîì ñëó÷àå, ïðè èçó÷åíèè ïðèí-öèïîâ ýôôåêòèâíîé ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè.

4. Сохраните документ (�+�) – сохраняйте доку-мент после внесения каждого изменения.

5. Аналогичным образом создайте, заполните содержи-мым и сохраните другой документ.

6. Попробуйте переключаться между документами с по-мощью сочетаний клавиш �+, �+�+ и�+ , �+�+ .

7. Закройте документы (�+ ).

Перейдите к стандартному диалоговому окну открытияфайлов (�+�) и из данного окна распечатайте оба до-кумента (см. раздел 2.6. Быстрая печать документов).

Доведите до автоматизма использование сочетанийклавиш для выполнения стандартных операций над доку-ментами и если вам часто приходится работать с доку-

F4

F6F6

30 MICROSOFT WORD


ментами, то заметите полезный эффект. Для того чтобыэффект стал еще более заметным, необходимо двигать-ся дальше. В следующем модуле мы расскажем, какбыстро перемещаться по документу и осуществлять егоредактирование.

НАВИГАЦИЯИ РЕДАКТИРОВАНИЕ

Г Л А В А 3

32 MICROSOFT WORD

НАВИГАЦИЯ И РЕДАКТИРОВАНИЕ

В третьем модуле мы расскажем о способах быстрого пере-мещения по документам, выделения фрагментов текста ивыполнения других, наиболее востребованных, операций,следуя тому принципу, что оптимизация часто выполняе-мых действий дает наибольший результат. В модуле рас-сматриваются следующие темы:

• 3.1. Схема документа;• 3.2. Быстрое перемещение по документу, быстрое и

точное выделение фрагментов;• 3.3. Копирование, перемещение и удаление фраг-

ментов;• 3.4. Отмена и повтор операций.

Раздел 3.5. Практикум наряду с практическими инструкци-ями по изучению материала содержит ряд полезных советов.

3.1 Схема документаОдним из весьма эффективных способов перемещения подокументу, зачастую незаслуженно обделяемым вниманием,является использование схемы документа. Схема документарасполагается в виде специальной панели в левой части экра-на. Для ее отображения необходимо нажать кнопку напанели инструментов (рис. 3.1).

Рис. 3.1 Схема документа (выделена красной рамкой)


БЫСТРОЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ДОКУМЕНТУ

В схеме документа отображаются все присутствующие вдокументе заголовки. Для перехода к нужному разделу до-кумента достаточно щелкнуть мышью по заголовку разделав схеме документа. Данный инструмент очень удобен какдля навигации, так и для получения цельного виденияструктуры документа, поэтому мы рекомендуем держатьпанель схемы документа постоянно открытой.

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÏîä çàãîëîâêàìè ïîäðàçóìåâàþòñÿ òîëüêî àáçàöû, îôîðì-ëåííûå ñòèëÿìè «Çàãîëîâîê 1» – «Çàãîëîâîê 9». Äîêóìåí-òû, îôîðìëåííûå äðóãèìè ñòèëÿìè èëè îôîðìëåííûå áåçèñïîëüçîâàíèÿ ñòèëåé, ñ òî÷êè çðåíèÿ Word, âîîáùå ãîâîðÿ,çàãîëîâêàìè íå ÿâëÿþòñÿ è â ñõåìå äîêóìåíòà îáû÷íî íåîòîáðàæàþòñÿ (çà îòîáðàæåíèå â ñõåìå äîêóìåíòà îòâå÷àåòñâîéñòâî àáçàöà «Óðîâåíü»). Ïîýòîìó ïðè ñîçäàíèè äîêó-ìåíòà íåîáõîäèìî ñëåäèòü çà òåì, ÷òîáû çàãîëîâêè áûëèîôîðìëåíû ñîîòâåòñòâóþùèìè ñòèëÿìè. Âîïðîñû èñïîëü-çîâàíèÿ ñòèëåé çäåñü ïîäðîáíî íå ðàññìàòðèâàþòñÿ,ïîñêîëüêó âûõîäÿò çà ðàìêè äàííîé êíèãè.

3.2 Быстрое перемещение по документу,быстрое и точное выделение фрагментов

Зачастую для перемещения по тексту и для выделенияфрагментов используют только мышь. Но есть более быст-рые и эффективные способы выполнения этих операций.Поскольку перемещение и выделение – наиболее часто вы-полняемые операции, ускорение этих операций с помощью«быстрых» клавиш приводит к многократному ускорениюработы с Word в целом.

Сначала рассмотрим некоторые операции по навигациии выделению, выполняемые с помощью мыши, а затем –целый блок клавиатурных сокращений, подчиненных еди-ной логике.

3.2.1 Выделение и перемещениес помощью мыши

Масштабирование и скроллинг целесообразно производитьс помощью колесика мыши:

34 MICROSOFT WORD


Горизонтальный скроллинг (�+ колесо), к сожале-нию, работает не всегда (зависит от драйвера мыши), нопомнить о такой возможности полезно.

Выделение одного слова удобно производить двойнымщелчком мыши. Выделение предложения осуществляетсялевой кнопкой мыши при нажатой клавише �:

Существуют и другие способы выделения мышью,например, для выделения строк текста необходимо уста-новить курсор на левом поле страницы, чтобы курсор при-нял форму стрелки, и, при нажатой кнопке мыши, перемес-тить курсор вверх или вниз.

3.2.2 Выделение и перемещениес помощью клавиатуры

Перемещение с помощью клавиатуры зачастую проис-ходит быстрее, чем аналогичное перемещение с помощьюмыши, поскольку нет необходимости при печати текста пе-реключаться с клавиатуры на мышь и обратно, а выделениес помощью клавиатуры вдобавок происходит более точно,так как не захватываются лишние пробелы, выделение несоскакивает на соседние слова и т.д.

В большинстве редакторов Windows принята целая сис-тема клавиатурных сокращений для операций перемещенияи выделения, подчиненных единой логике, что существенноупрощает их запоминание. В основу положено несколькопринципов:

Название Описание Быстрый вызовМасштаб Изменение масштаба ра-

бочей области документа �+ колесо

Скроллинг Вертикальный и гори-зонтальный скроллинг

колесо,

�+ колесо


Выделениеслова

Выделение текущего слова двойной щелчокмыши

Выделениепредложения

Выделение текущегопредложения � +левая

кнопка мыши


БЫСТРОЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ДОКУМЕНТУ

• курсорные клавиши �, �, �, � служат для пере-мещения влево, вправо, вверх, вниз по символам исловам или абзацам;

• клавиши � и � служат для перемещения по стра-ницам (экранам);

• клавиши � и � служат для перемещения в начало иконец чего-либо (строки, таблицы, документа);

• клавиша � «усиливает» операцию перемещенияили выделения (вместо перемещения по символам –перемещение по словам, вместо перемещения в нача-ло строки – перемещение в начало документа и т.д.);

• использование клавиши � в сочетании с клавиа-турным сокращением для операции перемещенияприводит к соответствующей операции выделения.

Совместное использование этих пяти принципов дает мно-гообразие весьма полезных клавиатурных сокращений. В сле-дующей таблице попарно приведены сокращения для опера-ций перемещения и соответствующих им операций выделения:


Влево/вправо Перемещение влево/впра-во по отдельным симво-

лам, объектам и т.д.

� �

Выделение вле-во/вправо

Перемещение влево/впра-во по отдельным симво-

лам, объектам и т.д. с вы-делением

�+��+�

Вверх/вниз Перемещение вверх/внизпо отдельным строкам,

объектам и т.д.

� �

Выделениевверх/вниз

Перемещение вверх/внизпо отдельным строкам,

объектам и т.д.с выделением

�+��+�

Влево/вправопо словам

Перемещение влево/впра-во по словам �+�

�+�Выделение вле-

во/вправо пословам

Перемещение влево/впра-во по словамс выделением

�+�+��+�+�

36 MICROSOFT WORD


В дополнение к приведенным клавиатурным сокращени-ям имеются еще несколько полезных сочетаний:

Название Описание Быстрый вызовВверх/вниз по абзацам

Перемещение вверх/внизпо отдельным абзацам �+�

�+�Выделениевверх/вниз по абзацам

Перемещение вверх/внизпо отдельным абзацам

с выделением

�+�+��+�+�

Вверх/вниз на экран

Пролистывание текставверх/вниз с большим

шагом

� �

Выделение на экран

вверх/вниз

Пролистывание текставверх/вниз с большимшагом с выделением

�+��+�

В начало/в конец

Переход в начало/конецстроки (Word, Excel и

т.д.), страницы (провод-ник, IE) и т.д.

� �

Выделение кначалу/к концу

Выделение до начала/доконца строки (Word, Excelи т.д.), страницы (провод-

ник, IE) и т.д.

�+��+�

В начало доку-мента/в конец

документа

Переход в начало/в конецдокумента �+�

�+�Выделение к

началу/к концудокумента

Выделение от текущейпозиции до начала/конца

документа

�+�+��+�+�


Переход по страницам

Переход к следующей/пре-дыдущей странице Word,

листу Excel и т.д.

�+��+�

В начало/в ко-нец таблицы

Переход в начало/в конецтаблицы �+�

�+�


КОПИРОВАНИЕ, ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ФРАГМЕНТОВ

Кроме перечисленного, для быстрого поиска объектов иперехода между объектами существуют специальные опе-рации, которые будут рассмотрены далее (см. главу 4. По-иск, замена и переход).

3.3 Копирование, перемещение и удалениефрагментов

Помимо стандартного способа удаления выделенных фраг-ментов или символов справа от курсора с помощью клави-ши � в Word существует также специальная комбинацияклавиш для удаления слова слева от курсора:

Иногда сочетание клавиш �+ путают с отме-ной последней операции, однако это неверно.

В приложениях Windows используется единый способ ко-пирования и перемещения объектов, в частности фрагментовтекста в Word: перемещение осуществляется с помощью ме-ханизма Drag

,&

,Drop (перетащить и отпустить), а копиро-

вание – механизмом Drag,&

,Drop при нажатой клавише �:

Backspace

Название Описание Быстрый вызовУдаление Удаление выделенных

объектов (например, фай-лов, текста)

�

Удаление слова

Удаление слова слева откурсора �+ Backspace


Перемещениеобъектов

Перемещение объектов(например, файлов, текста)

D&D

Копированиеобъектов

Копирование объектов(например, файлов, текста) �+ D&D

Название Описание Быстрый вызовВозврат

к предыдущейпозиции

Возврат к предыдущейпозиции курсора (полезнопри переходе по ссылкам в

документе)

�+ F5

Выделить все Выделение всех объектов(всего текста, всех файлов,

всей страницы и т.д.)(Select All)

�+�

38 MICROSOFT WORD


ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÑîêðàùåíèåì DND îáîçíà÷åíî èñïîëüçîâàíèå ìåõàíèçìàDrag,&,Drop.

Однако существует более эффективный способ копиро-вания и перемещения текста: с помощью буфера обменаWindows. Работа с буфером осуществляется с помощьюстандартных сочетаний клавиш, поэтому, как и в случае пе-ремещения и выделения текста с помощью клавиатуры, ис-пользование буфера обмена дает выигрыш в скорости и ак-куратности. Стандартные сочетания для операций над бу-фером обмена перечислены ниже:

Существуют альтернативные сочетания клавиш для дан-ных операций, которые могут показаться более удобными:

Благодаря наличию данных сокращений, можно убратькнопки с панели инструментов, освободив местодля рабочей области документа.

3.4 Отмена и повтор операцийДля отмены последнего действия или повтора операции вWord существуют следующие комбинации клавиш:

Название Описание Быстрый вызовКопирование

в буферКопирование объекта(текста, файла и т.д.)

в буфер Windows

�+�

Вставка из буфера

Вставка содержимого бу-фера обмена Windows �+�

Перемещение вбуфер

Перемещение объекта(текста, файла и т.д.)


�+�

Название Описание Быстрый вызовКопирование

в буферКопирование объекта(текста, файла и т.д.)


�+�


Вставка содержимого буфера обмена Windows �+�

Перемещение вбуфер

Перемещение объекта(текста, файла и т.д.)


�+�


ПРАКТИКУМ

Комбинация клавиш �+� является универсальной иработает для большинства программ. Комбинация клавиш�+� работает только в Word и некоторых других прило-жениях.

Иногда отмену последней операции (функция Undo) поошибке совершают с помощью сочетания �+ ,однако данное сочетание используется только для удалениятолько что набранного слова, а для отмены других опера-ций данное сочетание не годится.

Повтор ранее отмененной операции (функция Redo) –стандартная возможность приложений Windows. Однако невсе знают, что в Word можно повторить не только отменен-ную, но и просто совершенную операцию (функция Repeat).Для этого также используется сочетание клавиш �+�.Всякий раз, когда вы будете использовать это сочетание,Word будет повторять последнее действие: добавляли ли выграницы, применяли ли полужирное начертание к выделен-ному слову или вставляли рисунок или файл, добавляли листроки или столбцы в таблице и т.д. В том случае, если вытолько отменили какое-либо действие, сочетание �+�совершит отмененное действие повторно (стандартнаяфункция Redo).

Благодаря наличию рассмотренных сокращений, можноубрать кнопки с панели инструментов, освободивместо для рабочей области документа.

3.5 Практикум1. Откройте один из документов, созданных при выпол-

нении предыдущего практикума.2. Отобразите схему документа с помощью кнопки

на панели инструментов.3. Расставьте по документу заголовки разного уровня

(стили «Заголовок 1» – «Заголовок 9»).

Backspace

Название Описание Быстрый вызовОтмена

операцииОтмена последней со-

вершенной операции (Undo) �+�Повтор

операцииПовтор последней отме-ненной или совершенной

операции (Redo)

�+�

40 MICROSOFT WORD


ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀËÇàáåãàÿ âïåðåä, ïðåäëîæèì äëÿ áîëåå áûñòðîãî âûïîëíå-íèÿ äàííîé çàäà÷è ïðèåì, îïèñàííûé â ðàçäåëå 8.1. Íàç-íà÷åíèå äîïîëíèòåëüíûõ áûñòðûõ êëàâèø – íàçíà÷åíèåñî÷åòàíèé êëàâèø äëÿ ñòèëåé. Âàì íåîáõîäèìî íàçíà-÷èòü ñî÷åòàíèå êëàâèø�+�+� äëÿ ñòèëÿ «Çàãî-ëîâîê 1», �+�+� – äëÿ ñòèëÿ «Çàãîëîâîê 2» èò.ä. äî ñòèëÿ «Çàãîëîâîê 9». Ïîïðîáóéòå îôîðìëÿòü çàãî-ëîâêè ñ ïîìîùüþ äàííûõ ñî÷åòàíèé êëàâèø, è âû óâèäè-òå, íàñêîëüêî ýòî óäîáíî è ïðîñòî.

4. Попробуйте перемещаться в разные разделы доку-мента с помощью схемы документа.

5. Выберите какую-либо строку текста и попробуйтеосуществить ее выделение следующими способами:

• Выделите строку мышью обычным образом – при-вычный, но не самый эффективный способ хотя быпотому, что вынуждает с клавиатуры переключатьсяна мышь.

• Установите курсор на левом поле страницы на уров-не строки, которую необходимо выделить, так что-бы курсор принял форму стрелки, и нажмите левуюкнопку мыши. Это более эффективный способ, таккак требует меньшего количества движениймышью.

• Допустим, курсор находится в середине строки. Cпомощью многократного нажатия курсорной клави-ши � переместите курсор в начало строки. Затемнажмите клавишу � и, удерживая ее, с помощьюкурсорной клавиши � переместите курсор в конецстроки. Получается довольно долго, к тому же не-обходимо многократно нажимать на клавиши – око-ло 100 раз. Это пример того, что необходимо об-думанно выбирать «быстрые» клавиши для выпол-нения операций, а неправильный выбор «быстрых»клавиш может привести не к увеличению, а к умень-шению производительности. Описанный способ(�+�, �+�) удобен, когда необходимо вы-делить отдельные буквы в слове.


ПРАКТИКУМ

• Допустим, курсор снова находится в середине стро-ки. С помощью многократного использования соче-тания клавиш �+� поместите курсор в началостроки. Затем нажмите клавишу � и, удерживаяее, с помощью сочетания клавиш �+� переме-щайте курсор вправо по словам, пока не дойдете доконца строки. Уже лучше, но все равно недостаточноэффективно – около 10 нажатий клавиш. Использо-ванные сочетания клавиш (�+�, �+�) удоб-ны, когда необходимо вернуться к предыдущей фра-зе или перейти к следующей и внести исправленияили выделить часть предложения.

• Снова предполагаем, что курсор находится в середи-не строки. С помощью клавиши � переместите кур-сор в начало строки. Далее используйте сочетание�+� для выделения текста до конца строки. Все-го два нажатия – это наиболее эффективный способиз всех перечисленных.

6. Выберите какой-либо абзац, состоящий из одногопредложения, и придумайте различные способы еговыделения. Существует как минимум шесть (!) спо-собов сделать это, пять из которых описаны выше.

7. Уберите с панели инструментов кнопки (какэто сделать, описано в разделе 1.5. Оптимизация па-нелей инструментов). В последующем для выполне-ния операций с буфером обмена Windows пользуй-тесь только сочетаниями клавиш.

8. Попробуйте копировать и перемещать фрагментытекста, используя для работы с буфером обмена набо-ры сочетаний клавиш: �+�, �+�, �+� и�+�, �+�, �+�. Определите, какой извариантов вам удобнее.

9. Уберите с панели инструментов кнопки .10. Потренируйтесь в использовании сочетаний клавиш�+� и �+� для отмены и повторного выпол-нения операций.

11. С помощью сочетаний клавиш для отмены и повтораопераций и сочетаний клавиш для копирования ивставки найдите быстрый способ многократного дуб-лирования абзаца текста.

42 MICROSOFT WORD


Попробуйте применить полученные знания в другихпрограммах, с которыми вам приходится работать. Вы уди-витесь, заметив, что полученные навыки работают где угод-но, начиная от текстовых полей ввода и заканчивая слож-нейшими пакетами программ.

Теперь, когда вы усвоили пройденный материал, самоевремя перейти к мощным инструментам поиска, замены иперехода.

ПОИСК, ЗАМЕНАИ ПЕРЕХОД

Г Л А В А 4

44 MICROSOFT WORD

ПОИСК, ЗАМЕНА И ПЕРЕХОД

В данном модуле мы рассмотрим три операции, близкие посмыслу и по способу их вызова: это поиск, замена и переход:

Сочетание клавиш �+� (функция поиска) образованоот англ. слова find (найти), сочетание клавиш �+ (функ-ция перехода) – от слова go (идти), третье сочетание образо-вано от клавиши !, расположенной рядом с предыдущими.

Ниже будут рассмотрены примеры применения этихопераций.

Разделы 4.1. Поиск и замена и 4.4. Практикум ориенти-рованы на читателей, заинтересованных в углубленном изу-чении возможностей Word. Разделы 4.2. Переход и 4.3. Пов-торный поиск будут полезны всем читателям.

4.1 Поиск и заменаПоиск (�+�) и замена (�+!) – операции, применя-емые каждым пользователем при частой работе с докумен-тами. Стандартное использование данных операций непредставляет трудностей. Однако Word предоставляет мощ-ные расширенные возможности поиска и замены: поиск изамена с использованием регулярных выражений и поиск изамена по форматированию. Мы вынесли описание данныхвозможностей как дополнительный материал, рекомендуе-мый при углубленном изучении.

Название Описание Быстрый вызовПоиск

в документеПоиск текста в документе

(Find) �+�

Переход Переход к определенномуместу документа (странице,

разделу, строке и т.д.)

�+

Поиск и заменав документе

Поиск и замена текста вдокументе �+!


ПОИСК И ЗАМЕНА

4.1.1 Поиск в обратном направлении

При поиске и замене очень часто возникает такая ситуация,когда из-за лишнего или случайного нажатия кнопки Найтидалее пропускается искомое место в документе. Если этопроизошло, вы можете осуществить поиск в обратном нап-равлении: нажмите и удерживайте клавишу � и нажимай-те кнопку Найти далее до тех пор, пока не вернетесь к иско-мому месту в документе.

4.1.2 Поиск и замена с использованиемрегулярных выражений

Одним из мощных средств Word является поиск и заменатекста с использованием регулярных выражений. Регуляр-ные выражения – это специальные шаблоны в виде строктекста, указывающие Word, что найти и на что заменить.Для использования регулярных выражений необходимо вдиалоговом окне Найти и заменить (�+� и �+!)нажать на кнопку Больше для отображения дополнитель-ных параметров поиска/замены (рис. 4.1).

Существует два режима поиска и замены:

• обычный режим;• режим с использованием подстановочных знаков.

В обычном режиме регулярное выражение может состоятьиз обычного текста и специальных символов. Список специаль-ных символов, доступных для использования в регулярном вы-ражении, отображается при нажатии на кнопку Специальный:

Рис. 4.1 Диалоговое окно Найти и заменить

46 MICROSOFT WORD


При выборе специального символа из списка в соответ-ствующем поле Найти или Заменить на отобразится соотве-тствующее текстовое обозначение специального символа.

Символ ОбозначениеЗнак абзаца ^p

Знак табуляции ^t

Знак примечания ^a

Любой знак ^?

Любая цифра ^#

Любая буква ^$

Знак крышки ^^

Разрыв колонки ^n

Длинное тире ^+

Короткое тире ^=

Знак концевой сноски ^e

Поле ^d

Знак сноски ^f

Графический объект ^g

Разрыв строки ^l



Символ ОбозначениеРазрыв страницы ^m

Неразрывный дефис ^~

Неразрывный пробел ^s

Мягкий перенос ^-

Разрыв раздела ^b

Пустое пространство ^w

Задача

Регулярноевыражение

поиска(поле Найти)

Регулярное выражение

замены(поле

Заменить на)

Комментарий

Необходимонайти все де-

нежные суммыв документе

^# Спецсимвол«любая цифра»

Найти все ри-сунки в доку-

менте

^g Спецсимвол«графический

объект»

Во всех фразах«физическоелицо-рези-

дент» дефисзаменить на

тире, чтобы по-лучилось «фи-зическое лицо– резидент»

физическоелицо-рези-

дент

физическое ли-цо^=резидент

Дефис заменя-ется на спец-символ «ко-роткое тире»

Заменить всевхождения

слова «лого»на логотипкомпании

лого ^c Слово «лого»заменяется наспецсимвол

«содержимоебуфера обме-на». Предвари-тельно необхо-

димо скопи-ровать логотипв буфер обмена

48 MICROSOFT WORD


Вам нет нужды запоминать обозначения специальныхсимволов – достаточно выбрать символ по его названию,нажав кнопку Специальный. Однако для того чтобы прощебыло разобраться с приведенными далее примерами, нижеприводится таблица обозначений специальных символов:

Некоторые примеры использования регулярных выра-жений в обычном режиме:

Дополнительные практические примеры применения ре-гулярных выражений вы можете найти в Практикуме к дан-ной главе.

Более богатые возможности поиска и замены дает ре-жим подстановочных знаков. В этом режиме регулярноевыражение может содержать не только обычный текст испециальные символы, но и дополнительные управляющиеконструкции, называемые подстановочными знаками. Этиконструкции определяют, в каких именно местах документаискать регулярное выражение (например, в начале слов),сколько вхождений тех или иных символов должно быть вискомой фразе и т.д. Для перехода в режим подстановоч-ных знаков необходимо заполнить поле Подстановочныезнаки (поставить галочку). В этом случае по нажатию кноп-ки Специальный будет доступен список с подстановочнымизнаками и специальными символами, отличающийся отприведенного выше списка:

Некоторые примеры использования режима подстано-вочных знаков:


ПОИСК И ЗАМЕНАКо

мм

ента

рий

Спец

сим

вол

«лю

бое

числ

о зн

аков

».Ес

ли в

док

умен

те м

ного

раз

отд

ельн

о вс

треч

аютс

ясл

ова

«соб

стве

нник

» и

«зем

ля»,

то

поис

к по

лю

бо-

му

из э

тих

слов

в о

тдел

ьнос

ти м

ожет

бы

ть н

еэф

-ф

екти

вны

м

[0-9

] – д

енеж

ная

сум

ма

начи

нает

ся н

а лю

бую

циф

ру;

[ ! ]

– да

лее

идут

сим

волы

(циф

ры),

отли

чны

е от

проб

ела;

@ –

дал

ее и

дет

один

или

нес

коль

ко п

робе

лов

и за

-те

м о

бозн

ачен

ие «

руб»

[0-9

] –

люба

я ци

фра

;[-

^=^+

] –

деф

ис (

-), к

орот

кое

тире

(^=

) ил

и дл

ин-

ное

тире

(^+

)

Три

посл

едов

ател

ьны

е за

мен

ы. С

лово

дол

жно

на-

чина

ться

на

«пла

н» и

мож

ет и

мет

ь ок

онча

ние

изод

ной

или

двух

бук

в (п

лана

, пла

нов

и т.

д.).

Зам

ена

боле

е дл

инны

х сл

ов, н

апри

мер

«пл

анов

ый»

, не

прои

сход

ит. <

– в

нач

але

слов

а; >

– в

кон

це с

лова

;?

– лю

бой

сим

вол;

^&

– и

ском

ый

текс

т

Регу

лярн

ое в

ыра

жен

ие

зам

ены

(пол

е За

мен

ить

на)

… р

уб

бизн

ес-^

&би

знес

-^&

бизн

ес-^

&

Регу

лярн

ое в

ы-

раж

ение

пои

ска

(пол

е На

йти)

собс

т*зе

м

[0-9

][!

]@ @

руб

[0-9

][-^

=^+]

[0-9

]

<пла

н><п

лан?

><п

лан?

?>

Зада

ча

Нео

бход

имо

найт

и вс

е ф

раг-

мен

ты д

окум

ента

, где

иде

тре

чь о

соб

стве

нник

ах з

емли

(сло

ва «

собс

твен

ник

зем

ли»

вра

злич

ных

паде

жах

и ч

исла

х)

Все

дене

жны

е су

мм

ы в

док

у-м

енте

зам

енит

ь м

ного

точи

ями

(доп

усти

м, п

осле

ден

ежно

йсу

мм

ы и

дет

обоз

наче

ние

ва-

люты

«ру

б»)

Най

ти в

се д

иапа

зоны

циф

ро-

вых

знач

ений

, где

уча

ству

етде

фис

или

тир

е

К ка

ждо

му

слов

у «п

лан»

до-

бави

ть п

рипи

ску

«биз

нес-

»,чт

обы

пол

учил

ось

«биз

нес-

план

»

50 MICROSOFT WORD


Как видно из перечисленных примеров, подбор регуляр-ного выражения для сложного поиска или замены – време-нами непростая задача. Однако, даже несмотря на это, приработе с большими объемами документов использованиеописанного способа может быть целесообразнее альтерна-тивных способов, в частности ручного поиска и замены.

Помните, что при массовой замене текста в документевсегда необходимо иметь возможность отменить сделан-ные изменения. Поэтому сохраняйте документ до замены ине сохраняйте сразу же после замены, пока не убедитесь,что все замены выполнены корректно.

4.1.3 Поиск и замена по форматированию

Word предоставляет возможность поиска фрагментов текс-та по его форматированию: шрифту, стилю, параметрам аб-заца и т.д. Возможен поиск всех фрагментов, выделенныхцветом. Также возможна замена текста на текст с заданнымформатированием.

Для задания форматирования при поиске или замененажмите кнопку Формат в диалоговом окне Найти и заме-нить (рис. 4.2).

Параметры форматирования можно задавать отдельно идля шаблона поиска, и для шаблона замены. Для удаленияпараметров форматирования из шаблонов поиска служиткнопка Снять форматирование.

Рис. 4.2 Диалоговое окно Найти и заменить, задание параметровформатирования



Примеры использования данной возможности Word:

• поиск всех выделенных цветом фрагментов (напри-мер, после рецензии документа);

• установка для всех фрагментов, имеющих размершрифта 10, размера 12 (минуя, например, все заго-ловки);

• установка для всех абзацев, имеющих двойноймежстрочный интервал, полуторного интервала.

Параметры форматирования в шаблонах поиска и заме-ны можно использовать совместно с регулярными выра-жениями.

4.2 ПереходВ Word существует удобная функция для перехода по объек-там, вызываемая сочетанием клавиш �+ (рис. 4.3).

С помощью данной функции можно быстро перейти к:

• заданной странице;• заданному рисунку или таблице по номеру;• заданной сноске по номеру;• следующему примечанию заданного рецензента и т.д.

Для этого достаточно вызвать функцию перехода(�+ ), выбрать объект перехода (страница, раздел ит.д.), ввести номер объекта и нажать кнопку Далее.

4.3 ПрактикумДанный практикум целиком посвящен расширенным воз-можностям Word по поиску и замене и предназначен дляпользователей, углубленно изучающих материал.

Рис. 4.3 Диалоговое окно Найти и заменить, объекты перехода

52 MICROSOFT WORD


1. Простой практический пример использования регу-лярных выражений. Допустим, вы хотите узнать,сколько страниц текста без рисунков содержит доку-мент. Для этого:• сохраните документ, если он не сохранен;• сделайте замену: в поле Найти введите ^g (гра-

фический объект), а поле Заменить на оставьтепустым – все графические изображения будутудалены;

• отобразите окно статистики документа (Сервис�� Статистика), в котором будет отображено ко-личество страниц документа;

• отмените последнюю операцию – удаление гра-фических изображений (�+�).

2. Часто в юридических документах, нормативной до-кументации требуется нумеровать пункты доку-мента: 1.1, 1.2, 1.2.1, 1.2.2 и т.д. В Word существу-ют достаточно сложные автоматизированныесредства расстановки номеров пунктов, однако вбольшинстве случаев нумерация производитсявручную. Разумеется, ручная расстановка нумера-ции обладает определенным недостатком: при из-менении нумерации заголовков (добавлен новыйзаголовок/пункт, удален старый) приходится вруч-ную изменять нумерацию пунктов в части докумен-та. Решите практическую задачу по замене всехномеров пунктов вида 1.1, 1.2, 1.2.1, 1.2.2 и т.д. наномера вида 2.1, 2.2, 2.2.1, 2.2.2 и т.д., используярегулярные выражения.

3. Вам повторно поступил документ на рецензию. Всеизменения с момента последней рецензии автор до-кумента пометил только цветом (смоделируйте этуситуацию и выделите произвольные фрагменты ка-кого-либо документа цветом). Найдите способ быст-рого перехода к измененным фрагментам, требую-щим рецензии.

ЭФФЕКТИВНОЕФОРМАТИРОВАНИЕТЕКСТА

Г Л А В А 5

54 MICROSOFT WORD

ЭФФЕКТИВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

В данном модуле мы затрагиваем вопросы форматирова-ния текста и смежные темы:

• 5.1. Режимы отображения документов;• 5.2. Форматирование символов;• 5.3. Форматирование абзацев;• 5.4. Формат по образцу;• 5.5. Режим Что это такое?• 5.6. Использование служебных символов.

В модуле отсутствует раздел Практикум: для закрепле-ния материала рекомендуется применять описываемые ме-тодики сразу по ходу чтения материала.

Под форматированием подразумевается применение ктексту параметров разметки: жирности, шрифта, отступов,стилей и т.д. Различают форматирование символов и фор-матирование абзацев:

• форматирование абзаца – задание параметров раз-метки абзаца, таких как отступы абзаца, способ вы-равнивания, параметры красной строки, межстроч-ный интервал и т.д.;

• форматирование символов – задание таких парамет-ров разметки, как жирность, курсив, подчеркивание,размер, название, цвет шрифта и т.д.

Также различают форматирование стилевое и ручное:

• стилевое форматирование – форматирование с по-мощью заранее определенных стилей (например,стилей заголовков, маркированных и нумерованныхсписков и т.д.). Существуют стили абзацев и стилисимволов. Любой фрагмент текста форматируетсякаким-либо стилем, например все абзацы по умолча-нию форматируются стилем «Обычный», а все сим-волы не имеют форматирования, что эквивалентноприменению к ним стиля «Основной шрифт абзаца»;


РЕЖИМЫ ОТОБРАЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

• ручное форматирование – это форматирование текс-та с помощью панели инструментов Форматированиеили соответствующих «быстрых» клавиш (рис. 5.1).

Стилевое форматирование является более предпочти-тельным, чем ручное, так как в этом случае внешний виддокументов может очень гибко настраиваться с помощьюшаблонов документов. Однако стилевое форматирование иработа с шаблонами выходят за рамки данного курса. Далеебудет рассмотрено в основном ручное форматирование.

Форматирование любого фрагмента текста определяет-ся одновременно и форматированием абзаца данногофрагмента, и символьным форматированием, применен-ным к фрагменту. Более того, в общем случае форматиро-вание текста определяется одновременным сочетанием че-тырех факторов:

• стилем абзаца;• ручным форматированием абзаца (накладывается

поверх стиля абзаца);• стилем символов;• ручным форматированием символов (накладывается

поверх стиля символов).

5.1 Режимы отображения документовВ Word существует несколько режимов отображения доку-ментов:

Рис. 5.1 Панель Форматирование

Название Описание Быстрый вызовРежим

разметки стра-ницы

Переключение в режимразметки страницы

(Print Layout)

�+�+

Режим Обычный

Переключение в режимдокумента Обычный

(Normal Layout)

�+�+�

Режимструктуры

Переключение в режим структуры

(Outline Layout)

�+�+�

Предваритель-ный просмотр

Предварительный прос-мотр документа Word �+ F2

56 MICROSOFT WORD


Сочетания клавиш для режима разметки, обычного ре-жима и режима структуры запоминаются по первым буквамсоответствующих английских наименований.

Рекомендуется при работе с документами использоватьнормальный режим, так как в этом режиме Word работаетнаиболее быстро. Особенно это критично для документовбольшого размера (несколько сотен страниц). Режим раз-метки рекомендуется использовать на финальном этапе ра-боты с документом: при расстановке колонтитулов и общейпроверке документа.

Итак:

• составляем и редактируем документ в нормальномрежиме (�+�+�);

• расставляем колонтитулы и проверяем документ врежиме разметки (�+�+).

Режим структуры удобно использовать для составленияструктуры документа, работы с заголовками.

Благодаря тому что предварительный просмотр вызыва-ется с помощью сочетания клавиш, кнопку можно уб-рать с панели инструментов.

5.2 Форматирование символовСочетания клавиш для быстрого форматирования символов:

Название Описание Быстрый вызовПолужирный Добавление полужирного

начертания к тексту (Bold) �+"Курсив Добавление курсивного

начертания к тексту (Italic) �+#Подчеркнутый Добавление подчеркивания

к тексту (Underline) �+$Подчеркиваниебез пробелов

Добавление подчеркиванияк тексту без пробелов �+%

Изменение регистра

Изменение регистра букввыделенного фрагмента �+ F3

Выбор шрифта

Переход к полю Шрифтдля выбора шрифта �+�+�

Выбор размерашрифта

Переход к полю Размердля выбора размера

шрифта

�+�+


ФОРМАТИРОВАНИЕ СИМВОЛОВ

Наиболее часто используемые сочетания клавиш дляпридания жирности (Bold), курсивного начертания (Italic) иподчеркивания (Underline) легко запомнить по первым бук-вам соответствующих английских слов.

Сочетания �+�+, �+�+� и �+�+�позволяют перейти к полям Шрифт, Размер и Стиль. Для тогочтобы раскрыть соответствующие полям выпадающие списки,используется стандартное сочетание клавиш �+�.


Выбор стиля Переход к полюСтиль для выбора

стиля

�+�+�

Увеличе-ние/уменьше-ние размерашрифта (для

Word 97)

Увеличе-ние/уменьшениеразмера шрифта

�+�+&�+�+'

(�+(�+))Увеличение раз-мера символов

Увеличениеразмера

символов

�+�+�+"

Увеличение раз-мера символовна один пункт

Увеличение раз-мера символов на

один пункт

�+�+�+*

Уменьшение раз-мера символов

Уменьшение раз-мера символов �+�+�+*

Уменьшениеразмера симво-

лов на одинпункт

Уменьшение раз-мера символовна один пункт

�+�+�+�

Изменениеформатирова-ния символов

Переход к окнуШрифт для выбо-

ра параметровформатирования

символов

�+�

Удаление ручно-го форматиро-вания символов

Удаление ручногоформатирования

символоввыделенногофрагмента

�+ Space

58 MICROSOFT WORD


Отдельного внимания заслуживает сочетание �+ .Это сочетание убирает форматирование символов (стилевое иручное) и оставляет только форматирование абзаца. Действиеаналогично применению к фрагменту стиля «Основной шрифтабзаца»*. Когда оно может быть полезно? Например, вы выде-лили в протоколе совещания текст красным шрифтом, а черезкакое-то время вам нужно убрать это выделение цветом. Дляэтого нет необходимости тянуться к кнопке , достаточно ис-пользовать сочетание �+ .

5.3 Форматирование абзацевСочетания клавиш для быстрого форматирования абзацев:

Space

Space

Название Описание Быстрый вызовВыравнивание

по центруВыравнивание абзаца по

центру �++Выравнивание

по ширинеВыравнивание абзаца по

ширине (Justify) �+,Выравнивание

по левому краюВыравнивание абзаца по

левому краю (Left) �+-Выравнивание

по правомукраю

Выравнивание абзаца поправому краю (Right) �+*

Увеличе-ние/уменьше-ние отступа

Увеличение/уменьшениеотступа абзаца (Margin) �+.

�+�+.Одинарный

межстрочныйинтервал

Установка одинарногомежстрочного интервала �+�+/

Полуторныймежстрочный

интервал

Установка полуторногомежстрочного интервала �+�+0

Двойноймежстрочный

интервал

Установка двойного меж-строчного интервала �+�+.

Заголовок Применение стилей заголовков к тексту �+�+�

�+�+�*На самом деле данный стиль не является стилем как таковым, а всего лишьреализует функцию удаления форматирования символов.


ФОРМАТ ПО ОБРАЗЦУ

Удаление ручного форматирования абзацев (�+0)выполняется аналогично удалению ручного форматиро-вания символов (�+ ), только применительно кабзацам.

5.4 Формат по образцуВ Word существует специальная функция Формат по об-разцу (кнопка ), позволяющая перенести форматиро-вание с одного фрагмента документа на другой. Для вызо-ва данной операции предусмотрены специальные сочета-ния клавиш:

Порядок использования функции следующий:1. Выделите фрагмент, используемый в качестве об-

разца.2. Нажмите сочетание клавиш �+�+�.3. Выделите фрагмент, на который необходимо пере-

местить форматирование.4. Нажмите сочетание клавиш �+�+�.Запомнить данные сочетания легко, так как они очень

близки сочетаниям, используемым при работе с буферомобмена Windows.

Благодаря наличию данных сокращений, можно убратькнопку с панели инструментов, освободив место для ра-бочей области документа.

Space


Удаление ручно-го форматиро-вания абзацев

Удаление ручного фор-матирования абзацев

выделенного фрагмента

�+0


Копированиеформата

Копирование форматавыделенного фрагмента

текста – функция Форматпо образцу (Format Painter)

�+�+�

Применениеформата

Применение скопирован-ного формата к выделен-ному фрагменту текста –функция Формат по об-разцу (Format Painter)

�+�+�

60 MICROSOFT WORD


5.5 Режим Что это такое?Чтобы выяснить, какое форматирование применено к раз-делу в Word (шрифт, стиль, отступ и т.д.), выполните следу-ющие действия:

1. В меню Справка выберите пункт Что это такое? иливоспользуйтесь сочетанием клавиш �+ . Рядомс курсором мыши появится вопросительный знак.

2. Щелкните по тексту или символу, форматированиекоторого вы хотите выяснить. Откроется окно, кото-рое покажет стиль, шрифт, отступ абзаца и т.д.

3. Если вы работаете в Word 2000, то для закрытия ок-на после завершения работы нажмите клавишу 1.

Кроме того, если вам известна комбинация клавиш, новы не знаете, как называется команда, соответствующаяданной комбинации, в режиме Что это такое? нажмите этукомбинацию, и программа выведет по ней справку.

Режим Что это такое? работает и в других приложенияхOffice, например MS Excel.

5.6 Использование служебных символовДля часто используемых служебных символов назначены«быстрые» сочетания клавиш, приведенные ниже:

F1

Рис. 5.2 Режим Что это такое? (Word 2000)


Что это такое? Переход в режим получениясведений об объектах

(элементах интерфейса,фрагментах документа,форматировании и т.д.)

�+ F1


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ СИМВОЛОВ

Эти и другие символы можно вставить также с помощьюпунктов меню Вставка �� Символ (закладка Специальныесимволы) – рис. 5.3.

Часть данных символов относится к непечатаемым зна-кам, то есть они не выводятся на печать и на экран в обыч-ном режиме. Чтобы увидеть на экране непечатаемые знаки,необходимо нажать кнопку или воспользоваться специ-альным сочетанием клавиш:

Название Описание Быстрый вызовНеразрывный

пробелВставка неразрывного про-бела (позволяет избежать

разрыва строки послепробела, например, между

именем и фамилией)

�+�+Space

Неразрывныйдефис

Вставка неразрывногодефиса (позволяет избе-

жать разрыва строки последефиса, например в имени

Анна-Мария)

�+�+2

Мягкий перенос Вставка мягкого переноса(при необходимости словобудет разрываться в ука-

занном месте)

�+2

Табуляцияв таблице

Вставка символа табуляциив ячейке таблицы �+

Разрывстраницы

Вставка символа разрывастраницы �+�

Разрыв строки Вставка символа разрыва строки �+�

Рис. 5.3 Диалоговое окно Символ

62 MICROSOFT WORD


Благодаря наличию данного сокращения, можно убратькнопку с панели инструментов, освободив место для ра-бочей области документа.


Непечатаемыезнаки

Отображение/скрытиенепечатаемых знаков �+�+3

(�+4)

АВТОТЕКСТ,АВТОЗАМЕНА,АВТОФОРМАТ

Г Л А В А 6

64 MICROSOFT WORD

АВТОТЕКСТ, АВТОЗАМЕНА, АВТОФОРМАТ

Здесь мы рассмотрим три мощные «автофункции» Word:

• 6.1. Автотекст;• 6.2. Автозамена;• 6.3. Автоформат таблиц.

Как и ранее, в разделе 6.4. Практикум приводятсяинструкции для закрепления материала и используемые напрактике примеры.

6.1 АвтотекстАвтотекст служит одним из инструментов хранения и быст-рой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, закладок идругих часто используемых элементов. Для вставки эле-мента автотекста необходимо ввести первые несколькобукв названия элемента автотекста, а затем нажать клавишу�. Также можно вставлять элементы автотекста с по-мощью пунктов подменю Вставка �� Автотекст.

Вы можете добавлять собственные элементы автотекста(в шаблоны документов). Работа с автотекстом производит-ся с помощью пунктов меню Вставка �� Автотекст или Сер-вис �� Автозамена (закладка Автотекст).

Пример использования: создание собственного факси-миле. Допустим, имеется изображение подписи:

Для того чтобы быстро вставлять факсимиле в документ:

1. Выделите изображение (для тренировки можно вы-делить обычный фрагмент текста).

2. Выберите пункты меню Вставка �� Автотекст �� Ав-тотекст. Произойдет переход в диалоговое окно Ав-тозамена на закладку Автотекст (рис. 6.1).


АВТОТЕКСТ

3. Введите произвольное название элемента автотекстадля факсимиле, например «_факсимиле» (без кавы-чек) в поле Имя элемента. Когда вы будете набиратьданное имя в документе, по нажатию клавиши �будет производиться вставка запоминаемого фраг-мента, в данном случае изображения подписи.

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÐåêîìåíäóåòñÿ ïåðåä èìåíåì ýëåìåíòà àâòîòåêñòà âñòàâ-ëÿòü êàêîé-ëèáî ñïåöèàëüíûé ñèìâîë, íàïðèìåð ïîä÷åð-êèâàíèå, êàê â äàííîì ïðèìåðå. Ýòî ïîçâîëèò èçáåæàòüàâòîìàòè÷åñêîé âñòàâêè ôðàãìåíòà, åñëè âàì íåîáõîäè-ìî íàïèñàòü ïðîñòî òåêñò («ôàêñèìèëå»).

4. Нажмите кнопку Добавить. Элемент автотекста будет до-бавлен в шаблон, указанный в поле Шаблоны (по умол-чанию элемент автотекста добавляется во все шаблоны).

5. Нажмите кнопку ОК (если пользуетесь Word 2000).

После выполнения указанных действий вы сможетебыстро вставлять изображение подписи, набирая началь-ные символы слова «_факсимиле» (без кавычек, нужнонабрать 4 или более символа) с последующим нажатиемклавиши �. Вместо клавиши � можно использоватьтакже сочетание клавиш �+�+�.

Рис. 6.1 Диалоговое окно Автозамена, закладка Автотекст

66 MICROSOFT WORD


Попробуйте теперь набрать просто текст «факсимиле»(без кавычек). Вы заметите, что ничего не происходит.Именно для этого впереди имени элемента автотекста мыпоставили знак подчеркивания.

Другие примеры использования автотекста:

• автотекст для своих ФИО;• автотекст для названия и/или логотипа компании;• автотекст для часто используемых фраз;• заготовки таблиц, рисунков и т.д.

Некоторые практические полезные примеры приведеныв Практикуме к данной главе.

Стандартные заготовки элементов автотекста для раз-ных случаев можно найти в шаблоне Normal.dot.

6.2 АвтозаменаАвтозамена – это средство автоматического обнаружения иисправления опечаток, неправильных слов, грамматическихошибок и неправильного регистра букв. Кроме того, как иавтотекст, автозамена позволяет быстро вставлять фраг-менты текста, рисунки и символы.

Для иллюстрации действия автозамены наберите в Wordсимволы «(tm)» или слово «конечно» с буквой «ш» вместобуквы «ч», а затем пробел. В первом случае возникнет зна-чок ™, а во втором – будет исправлена орфографическаяошибка. Именно так действует автозамена – на лету изме-няет сочетания вводимых символов.

Отличие автозамены от автотекста состоит в следующем:автозамена заменяет вводимые символы без подтвержденияпользователя, в то время как для вставки элемента автотекстанужно нажать клавиши � или �+�+�. В остальномданные функции схожи.

Вы можете добавлять собственные параметры автоза-мены. Настройка параметров автозамены производится спомощью пунктов меню Сервис �� Автозамена.


Вставка автотекста

Вставка автотекста �+�+�


АВТОЗАМЕНА

Существует два варианта автозамены:

• автозамена обычным текстом;• автозамена форматированным текстом.

Для демонстрации первого варианта создадим элементавтозамены текста «!!!» на «Внимание!»:

1. Выберите пункт меню Сервис �� Автозамена. Прои-зойдет переход в диалоговое окно Автозамена назакладку Автозамена (рис.6.2).

2. В полях Заменить и На укажите, какой текст на какойнеобходимо заменять при автозамене, в данном слу-чае «!!!» заменяется на «Внимание!».

3. Нажмите кнопку Добавить.4. Нажмите кнопку ОК.

После выполнения указанных действий, если вы будетенабирать символы «!!!», Word автоматически заменит их на«Внимание!».

Пойдем дальше и для демонстрации второго варианта (за-мена на форматированный текст) создадим элемент автозаме-ны текста «!!!» на текст «Внимание!» с курсивом и жирностью:

1. Напишите в тексте документа слово «Внимание!» иотформатируйте его курсивом (�+#) и жир-ностью (�+").

Рис. 6.2 Диалоговое окно Автозамена, закладка Автозамена

68 MICROSOFT WORD


2. Выделите слово.3. Выберите пункты меню Сервис �� Автозамена. Про-

изойдет переход в диалоговое окно Автозамена назакладку Автозамена (рис. 6.3).

4. Заполните поле Форматированный текст. В поле на:будет отображен выделенный фрагмент документа.

5. В поле заменить: укажите, какой текст необходимозаменять, в данном случае «!!!».

6. Нажмите кнопку Добавить (если элемент автозаме-ны уже существует – кнопку Заменить, а затем подт-вердите замену элемента).

7. Нажмите кнопку ОК.После выполнения указанных действий, если вы будете

набирать символы «!!!», Word автоматически заменит их на«Внимание!».

К сожалению, параметры автозамены не сохраняются вшаблонах документов, а значит, при переустановке Wordили при замене компьютера параметры автозамены необхо-димо настраивать заново.

6.3 Автоформат таблицАвтоформат таблиц – быстрое средство форматированиятаблиц. Для иллюстрации действия автоформата:

1. Создайте произвольную таблицу.

Рис. 6.3 Диалоговое окно Автозамена, закладка Автозамена


ПРАКТИКУМ

2. Выделите таблицу (Таблица �� Выделить �� Таблица).3. Выберите пункты меню Таблица �� Автоформат.

Произойдет переход в диалоговое окно Автоформаттаблицы (рис. 6.4).

4. Выберите в списке Форматы наиболее подходящееформатирование для таблицы.

5. Нажмите кнопку ОК.После выполнения указанных действий к таблице будет

применено требуемое форматирование.

6.4 Практикум1. В первой части практикума мы отработаем использо-

вание функциональности «автоформат таблиц», этонеобходимо для выполнения следующих заданий:• создать документ;• вставить несколько пустых таблиц в документ

(воспользуйтесь кнопкой или пунктами менюТаблица �� Добавить �� Таблица, также вы мо-жете нарисовать таблицы с помощью пунктов ме-ню Таблица �� Нарисовать таблицу);

• отформатировать каждую таблицу с помощьюфункции «автоформат таблицы» – выберите наи-более подходящее форматирование таблиц (см.раздел 6.3. Автоформат таблиц).

2. Только что мы опробовали способ, когда таблица снача-ла создается, а затем форматируется. Однако есть и дру-гой способ: можно сразу создавать нужным образом от-

Рис. 6.4 Диалоговое окно Автоформат таблицы

70 MICROSOFT WORD


форматированные таблицы. К тому же способ, опи-санный выше, задает только общие параметры форма-тирования: толщину линий, заливку и т.д., но не задаетдругих важных свойств, определяющих поведение таб-лицы. Сейчас мы попробуем создать эталонную таблицу,раз и навсегда задать для нее все необходимые свойства,а затем создавать новые таблицы уже на ее основе.

Для создания эталонной таблицы:1. Вставьте пустую таблицу в документ с небольшим

числом строк и столбцов (рис. 6.5).

2. Отформатируйте таблицу с помощью функции «ав-тоформат таблицы». Вы можете также более тонкоотформатировать таблицу вручную (рис.6.6).

3. Задайте свойства таблицы:• выделите таблицу (Таблица �� Выделить �� Таблица);• выберите пункты меню Таблица �� Свойства таблицы;• в появившемся диалоговом окне Свойства таблицы

перейдите на закладку Строка (рис. 6.7);

Рис. 6.5 Исходная таблица

Рис. 6.6 Таблица после применения функции «автоформат таблицы»

Рис. 6.7 Задание свойств таблицы


ПРАКТИКУМ

• снимите галочку разрешить перенос строк на следу-ющую страницу. В результате этого действия ячейкитаблицы не будут разрываться между страницами;

• нажмите кнопку ОК для сохранения изменений.Первая строка не должна отрываться от следующих. Для

задания данного поведения:1. Выделите первую строку.2. Выберите пункты Формат �� Абзац. В появившемся ок-

не Абзац перейдите к закладке Положение на странице(рис. 6.8).

3. Убедитесь, что проставлена галочка не отрывать отследующего.

4. Нажмите кнопку ОК для сохранения изменений.Заголовок таблицы (первая строка) должен повторяться

на каждой странице, на которой таблица отображается. Длязадания данного поведения:

1. Выделите первую строку.2. Выберите пункты меню Таблица �� Свойства таблицы.3. В появившемся диалоговом окне Свойства таблицы

перейдите на закладку Строка.4. Поставьте галочку повторять как заголовок на каж-

дой странице.5. Нажмите кнопку ОК для сохранения изменений.

Рис. 6.8 Закладка Положение на странице диалогового окна Абзац

72 MICROSOFT WORD


Можно сказать, что эталонная таблица создана, хотя длянее можно задать еще множество параметров: стили текстав ячейках таблицы, выравнивание по центру заголовковстолбцов, отмена автоподбора размеров по содержимому ит.д. – в зависимости от ваших потребностей.

Теперь, чтобы не производить подобное задание пара-метров для каждой таблицы (это было бы накладно), соз-дайте из эталонной таблицы элемент автотекста, напримерс именем «_таблица» (см. раздел 6.1. Автотекст).

После того как все вышеперечисленное будет продела-но, попробуйте вставлять таблицы в документ, вводя пер-вые символы слова «_таблица» (без кавычек) и нажимаяклавишу �. Раз – и готовая таблица! Здорово?

ПРОЧИЕ ПРИЕМЫЭФФЕКТИВНОЙРАБОТЫ

Г Л А В А 7

74 MICROSOFT WORD

ПРОЧИЕ ПРИЕМЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

7.1 Вставка объектовСуществует несколько комбинаций клавиш для вставкиобъектов:

Вставка даты и времени заслуживает отдельного вни-мания. Дело в том, что время и дата в данном случаевставляются не в виде простого текста, а в виде специаль-ных полей. Эти поля могут обновлять свое содержимое;например, если вы вставили дату в документ вчера, а отк-рыли сегодня, то в документе может отображаться сегод-няшняя дата. Для преобразования полей в обычный текстслужит комбинация клавиш �+�+ . Поэтому, нап-ример, чтобы вставить текущую дату в документ, выпол-ните следующие шаги:

1. Нажмите клавиши �+�+�.2. Выделите вставленную дату.3. Нажмите клавиши �+�+ .

После выполнения указанных действий дата не будет об-новляться.

7.2 Проверка орфографииДля проверки орфографии удобно пользоваться следую-щими сочетаниями клавиш:

F9

F9

Название Описание Быстрый вызовДобавлениепримечания

Добавление примечания(Add Annotation) �+�+�

Вставка даты Вставка текущей даты(Date) �+�+�

Вставка времени

Вставка текущего времени(Time) �+�+5


ИЗМЕНЕНИЕ ШИРИНЫ ЯЧЕЕК ТАБЛИЦЫ

Первое сочетание ( ) вызывает диалоговое окно Пра-вописание для поиска и обработки орфографических играмматических ошибок (рис.7.1).

Второе сочетание – �+ – может показаться болееудобным, поскольку с помощью него просто осуществляет-ся переход между ошибками и отображение соответствую-щих контекстных меню (рис. 7.2).

7.3 Изменение ширины ячеек таблицыВ том случае, когда таблица содержит объединения ячеекпо горизонтали, возникает проблема синхронного измене-ния ширины ячеек, принадлежащих одному столбцу, вышеи ниже объединения, как, например, для ячеек A и B в при-веденной ниже таблице:

F7

F7

Рис. 7.1 Диалоговое окно Правописание

Рис. 7.2 Контекстное меню ошибочной фразы

A

B


Орфография Переход в режим проверкиорфографии

F7

Поиск следую-щей ошибки

Поиск следующей орфо-графической ошибки �+ F7

76 MICROSOFT WORD

ПРОЧИЕ ПРИЕМЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

Решение этой проблемы очень простое. Для синхронногоизменения ширины ячеек, принадлежащих одному столбцу:

1. Выделите те строки таблицы, ширину ячеек которыхнеобходимо изменить.

2. Изменяйте с помощью мыши ширину одной из ячеек.Ширина других ячеек, находящихся в выделенных стро-

ках и принадлежащих тому же столбцу, будет меняться со-ответствующим образом.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯГЛАВА

Г Л А В А 8

78 MICROSOFT WORD

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ГЛАВА

Выше были представлены базовые возможности Word поувеличению эффективности работы. Дальнейшее изучениевозможностей Word принесет новые положительные ре-зультаты. Для начала можно порекомендовать движение вследующих направлениях:

• 8.1. Назначение дополнительных «быстрых» клавиш.• 8.2. Создание шаблонов документов.

8.1 Назначение дополнительных«быстрых» клавиш

Помимо использования стандартных клавиш Word предос-тавляет возможность назначения дополнительных «быстрых»клавиш. Назначить «быструю» клавишу можно на:

• команду Word (часто используемые команды предс-тавлены кнопками на панелях инструментов);

• макросы;• шрифты;• стили;• элементы автотекста;• специальные символы.

Для назначения дополнительной клавиши:

1. Выберите пункты меню Сервис �� Настройка. Произой-дет переход в диалоговое окно Настройка (рис. 8.1).

Рис. 8.1 Диалоговое окно Настройка


НАЗНАЧЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ

2. Нажмите кнопку Клавиатура…. Произойдет переходв диалоговое окно Настройка клавитуры (рис. 8.2).

3. Выберите в блоке Категории категорию объекта, ко-торому вы хотите назначить «быструю» клавишу(разделы меню, макросы, стили и т. д.).

4. В следующем блоке выберите название объекта. Наз-вания команд Word могут быть приведены на анг-лийском языке, но в блоке Описание для каждой ко-манды отображается пояснение на русском языке.

5. Если объекту не назначена клавиша, перейдите в по-ле Новое сочетание клавиш и нажмите желаемое со-четание клавиш, после чего нажмите кнопку Назна-чить. Текущее назначенное объекту сочетание отоб-ражается в блоке Текущие сочетания клавиш.

6. По завершении для закрытия окна нажмите кнопкуЗакрыть.

После выполнения указанных действий назначенные со-четания клавиш можно использовать для вызова функций,макросов и т.д.

Допустим, вам часто приходится работать одновремен-но с Word и Excel и часто переключаться между этими дву-мя приложениями. С помощью описанного выше метода выможете здорово облегчить себе жизнь. Назначьте сочетаниеклавиш на команду MicrosoftExcel из категории Вставка, ипри нажатии данных клавиш вы будете быстро переклю-чаться на Excel.

Рис. 8.2 Диалоговое окно Настройка клавиатуры

80 MICROSOFT WORD

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ГЛАВА

Другой пример. Допустим, вам часто приходится встав-лять изображения и/или формулы в документ. Назначьте со-четание клавиш на команду InsertPicture для вставки изобра-жений и/или на команду InsertEquation для вставки формулиз категории Вставка и избавьте себя от необходимости ис-пользовать меню или кнопки на панели инструментов.

Если вы часто используете какой-либо стиль, напримерстили заголовков, имеет смысл назначить для данных сти-лей «быстрые» клавиши, например (�+�+�) –(�+�+6), выбрав стили «Заголовок 1» – «Заголовок 9»из категории «Стили».

Вы можете сами придумать множество способов повы-шения эффективности работы с помощью описанного вы-ше приема.

8.2 Создание шаблонов документовСоздание шаблона или шаблонов документов – непремен-ное условие эффективной и профессиональной работы сWord. Шаблон определяет основную структуру документа исодержит настройки документа, такие как:

• стили;• элементы автотекста;• макросы;• панели инструментов;• пользовательские меню;• сочетания клавиш.

Файлы шаблонов имеют расширение .dot (documenttemplate). По умолчанию документы создаются на основестандартного шаблона Normal.dot. Однако для наиболее эф-фективной работы с документами необходимо использо-вать специально разработанные шаблоны.

Использование качественных шаблонов позволяет уско-рять работу с документами в десятки раз, придерживатьсяединого (корпоративного) стиля, быстро изменять внешнийвид большого количества документов. Однако создание ииспользование шаблонов документов – серьезная и обшир-ная тема, требующая отдельного рассмотрения.

ОТВЕТЫК ПРАКТИКУМАМ

ПРИЛОЖЕНИЕ A

82 MICROSOFT WORD

ПРИЛОЖЕНИЕ A

Глава 3. Навигация и редактирование

Способы выделения абзаца из одного предложенияСуществует, как минимум, шесть способов выделить аб-

зац из одного предложения (во всех случаях предполагаем,что курсор изначально находится в середине абзаца):

• выделите абзац мышью обычным образом (переме-щением курсора при нажатой левой кнопке мыши);

• поместите курсор мыши над абзацем, нажмите кноп-ку � и, удерживая ее, нажмите левую кнопку мы-ши (этот специальный способ выделения предложе-ния, нам он подходит, так как считаем, что абзац сос-тоит из одного предложения);

• поместите курсор мыши над абзацем и, не двигаямышь, трижды нажмите левую кнопку мыши. Послевторого нажатия будет выделено слово под курсо-ром, после третьего – весь абзац (описание этогоспецифического способа не встречается выше);

• переместите курсор в начало абзаца с помощью мно-гократного нажатия клавиши �. Нажмите клавишу� и, удерживая ее, с помощью клавиши � пере-местите курсор в конец абзаца;

• переместите курсор в начало абзаца с помощью со-четания �+�. Выделите текст до конца абзаца спомощью сочетания �+�+�.

Способы многократного дублирования абзацаПредполагаем, что в документе имеется абзац и после

абзаца расположены пустые строки. Для многократногодублирования абзаца:

1. Целиком выделите абзац (см. выше).2. Скопируйте его в буфер обмена (� +� или�+�).


ОТВЕТЫ К ПРАКТИКУМАМ

3. Перейдите к пустой строке за абзацем (курсорнаяклавиша �).

4. Вставьте содержимое буфера обмена (�+� или�+�).

5. Повторите операцию вставки (�+�).

После выполнения указанных действий вы можете мно-гократно дублировать абзац, повторяя операцию вставки спомощью сочетания клавиш �+�.

Глава 4. Поиск, замена и переход

Решение задачи о замене нумерации пунктовНеобходимо заменить все номера пунктов вида 1.1, 1.2,

1.2.1, 1.2.2 и т.д. на номера вида 2.1, 2.2, 2.2.1, 2.2.2 и т.д.,используя регулярные выражения.

Первое, что приходит в голову: необходимо заменитьвсе вхождения цифры 1 на цифру 2. Однако цифра 1 можетвстречаться не только в номерах пунктов, но и в других час-тях документа. Поэтому необходимо составить такое регу-лярное выражение, которое предусматривало бы заменуцифр 1 только в начале абзацев. К сожалению, в Word нетспециального символа, обозначающего начало или конецабзаца в регулярных выражениях, однако есть обозначениескрытого символа «знак абзаца» (^p), проставляемого вконце каждого абзаца и отображаемого в режиме непечата-емых знаков (см. раздел 5.6. Использование служебныхсимволов). Таким образом, регулярное выражение ^p1обозначает знак абзаца и следующую за ним (в начале сле-дующего абзаца) цифру 1. Данное выражение необходимозаменить на ^p2 – символ абзаца и следующую за ним циф-ру 2 (символ абзаца опустить нельзя, так как символы абза-цев будут просто удалены).

Итак, решением задачи является замена регулярноговыражения ^p1 на ^p2. Выделите необходимый фрагментдокумента, вызовите функцию замены (�+!), введитеданные выражения и нажмите кнопку Заменить все.

СПИСОК «БЫСТРЫХ»КЛАВИШ

ПРИЛОЖЕНИЕ B


СПИСОК «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ

Название Описание Быстрый вызовБазовые операции над документами

Создание ново-го документа

Создание нового доку-мента или открытие но-вого окна приложения

(New Document)

�+�

Открытие доку-мента

Открытие документа(Open Document) �+�

Сохранение до-кумента

Сохранение документа(Save Document) �+�

Печать доку-мента

Печать документа (Print Document) �+

Закрытие доку-мента

Закрытие документа (до-чернего окна) в многодо-кументных приложениях

(Office и др.)

�+ F4

Переключение между документами и панелями

Переключениемежду доку-

ментами

Переключение между до-кументами в рамках од-

ного приложения

�+�+�+

�+

�+�+ F6

F6

F6

F6

Переключениемежду панеля-

ми Office

Переключение между па-нелями Office (схемой

документа, панелью за-дач и т.д.)

F6

Панель задачOffice

Отображение/скрытиепанели задач Office 2003 �+ F1

Работа с документами

86 MICROSOFT WORD



Режим размет-ки страницы

Переключение в режимразметки страницы

(Print Layout)

�+�+

Режим Обычный

Переключение в режим до-кумента Обычный (Normal

Layout)

�+�+�

Режим структуры

Переключение в режимструктуры

(Outline Layout)

�+�+7

Предваритель-ный просмотр

Предварительный про-смотр документа Word �+ F2

Название Описание Быстрый вызовВыделение и перемещение

Влево/вправо Перемещение влево/впра-во по отдельным симво-

лам, объектам и т.д.

� �

Выделение вле-во/вправо

Перемещение влево/впра-во по отдельным симво-

лам, объектам и т.д. с вы-делением

�+��+�

Вверх/вниз Перемещение вверх/внизпо отдельным строкам,

объектам и т.д.

� �

Выделениевверх/вниз

Перемещение вверх/внизпо отдельным строкам,

объектам и т.д. с выделе-нием

�+��+�

Влево/вправопо словам

Перемещение влево/впра-во по словам �+�

�+�Выделение вле-

во/вправо пословам

Перемещение влево/впра-во по словамс выделением

�+�+��+�+�

Режимы отображения документов

Навигация



Название Описание Быстрый вызовВверх/вниз по

абзацамПеремещение вверх/вниз

по отдельным абзацам �+��+�

Выделениевверх/вниз по

абзацам

Перемещение вверх/внизпо отдельным абзацам с

выделением

�+�+��+�+�

Вверх/вниз наэкран

Пролистывание текставверх/вниз с большим

шагом

� �

Выделение наэкран

вверх/вниз

Пролистывание текставверх/вниз с большимшагом с выделением

�+��+�

В начало/в ко-нец

Переход в начало/в конецстроки (Word, Excel и

т.д.), страницы (провод-ник, IE) и т.д.

� �

Выделение кначалу/к концу

Выделение до начала/доконца строки (Word, Excel

и т.д.), страницы (про-водник, IE) и т.д.

�+��+�

В начало доку-мента/в конец

документа

Переход в начало/в конецдокумента �+�

�+�Выделение к

началу/к концудокумента

Выделение от текущейпозиции до начала/до

конца документа

�+�+��+�+�

Переход постраницам

Переход к следущей/кпредыдущей страницеWord, листу Excel и т.д.

�+��+�

В начало/в ко-нец таблицы

Переход в начало/в конецтаблицы �+�

�+�Возврат к пре-дыдущей пози-

ции

Возврат к предыдущейпозиции курсора (полез-но при переходе по ссыл-

кам в документе)

�+ F5

88 MICROSOFT WORD


Название Описание Быстрый вызовВыделить все Выделение всех объектов

(всего текста, всех файлов,всей страницы и т.д.)

(Select All)

�+�

Название Описание Быстрый вызовУдаление

Удаление Удаление выделенныхобъектов (например,

файлов, текста)

�

Удаление слова

Удаление слова слеваот курсора �+ Backspace

Буфер обмена

Копированиев буфер

Копирование объекта(текста, файла и т.д.)


�+��+�


Вставка содержимогобуфера обмена Windows �+�

�+�Перемещение

в буферПеремещение объекта(текста, файла и т.д.)


�+��+�

Отмена и повтор операций

Отменаоперации

Отмена последней совер-шенной операции (Undo) �+�

Повтороперации

Повтор последней отме-ненной или совершенной

операции (Redo)

�+�

Прочее

Добавлениепримечания

Добавление примечания(Add Annotation) �+�+�

Вставка даты Вставка текущей даты(Date) �+�+�

Вставка времени

Вставка текущего времени(Time) �+�+5

Редактирование



Название Описание Быстрый вызовПоиск в доку-

ментеПоиск текста в документе

(Find) �+�Переход Переход к определенному

месту документа (страни-це, разделу, строке и т.д.)

�+

Поиск и заменав документе

Поиск и замена текста вдокументе �+!

Повторный по-иск

Повторное выполнениекоманды Перейти или Най-ти для поиска следующего

вхождения

�+�+�+�

F4

Название Описание Быстрый вызовФорматирование символов

Полужирный Добавление по-лужирного на-

чертания к текс-ту (Bold)

�+"

Курсив Добавлениекурсивного

начертания ктексту (Italic)

�+#

Подчеркнутый Добавлениеподчеркивания

к тексту(Underline)

�+$

Подчеркиваниебез пробелов

Добавлениеподчеркивания

к тексту безпробелов

�+%

Изменение ре-гистра

Изменение ре-гистра букв вы-

деленногофрагмента

�+ F3

Выбор шрифта Переход к полюШрифт для вы-бора шрифта

�+�+�

Поиск, замена и переход

Форматирование текста

90 MICROSOFT WORD


Название Описание Быстрый вызовВыбор размера

шрифтаПереход к полюРазмер для вы-бора размера

шрифта

�+�+

Выбор стиля Переход к полюСтиль для вы-

бора стиля

�+�+�

Увеличе-ние/уменьше-ние размерашрифта (для

Word 97)

Увеличе-ние/уменьше-ние размера

шрифта

�+�+&�+�+'(также �+(�+))

Увеличение раз-мера символов

Увеличение раз-мера символов �+�+�+"



�+�+�+*


лов


лов

�+�+�+�





�+�+�+�

Изменениеформатирова-ния символов

Переход к окнуШрифт для вы-бора парамет-

ров форматиро-вания символов

�+�

Удаление руч-ного формати-рования симво-

лов

Удаление ручно-го форматиро-вания символов

выделенногофрагмента

�+ Space

Форматирование абзацев

Выравниваниепо центру

Выравниваниеабзаца по центру �++




Выравниваниепо ширине

Выравнивание абзаца поширине (Justify) �+,

Выравниваниепо левому краю

Выравнивание абзаца полевому краю (Left) �+-

Выравниваниепо правому

краю

Выравнивание абзаца поправому краю (Right) �+*

Увеличе-ние/уменьше-ние отступа

Увеличение/уменьшениеотступа абзаца (Margin) �+.

�+�+.Одинарный

межстрочныйинтервал

Установка одинарногомежстрочного интервала �+�+/

Полуторныймежстрочный

интервал

Установка полуторногомежстрочного интервала �+�+0

Двойноймежстрочный

интервал

Установка двойногомежстрочного интервала �+�+.

Заголовок Применение стилей за-головков к тексту �+�+�

�+�+�Удаление ручно-го форматиро-вания абзацев

Удаление ручного фор-матирования абзацев вы-

деленного фрагмента

�+0

Форматирование по образцу

Копированиеформата

Копирование форматавыделенного фрагмента

текста – функция Форматпо образцу (Format Painter)

�+�+�

Применениеформата

Применение скопирован-ного формата к выделен-ному фрагменту текста –

функция Формат по образ-цу (Format Painter)

�+�+�

92 MICROSOFT WORD


Название Описание Быстрый вызовЧто это такое?

Что это такое? Переход в режим получе-ния сведений об объектах(элементах интерфейса,фрагментах документа,

о форматировании и т.д.)

�+ F1

Служебные символы

Неразрывныйпробел

Вставка неразрывного про-бела (позволяет избежать

разрыва строки послепробела, например между

именем и фамилией)

�+�+Space

Неразрывныйдефис

Вставка неразрывногодефиса (позволяет избе-жать разрыва строки пос-

ле дефиса, например,в имени Анна-Мария)

�+�+2

Мягкий перенос Вставка мягкого переноса(при необходимости словобудет разрываться в ука-

занном месте)

�+2

Табуляция втаблице

Вставка символа табуля-ции в ячейке таблицы �+

Разрыв страницы

Вставка символа разрывастраницы �+�

Разрыв строки Вставка символа разрывастроки �+�

Непечатаемые знаки

Непечатаемыезнаки

Отображение/скрытиенепечатаемых знаков �+�+3

(�+4)

Название Описание Быстрый вызовОрфография Переход в режим проверки

орфографииF7

Поиск следую-щей ошибки

Поиск следующей орфо-графической ошибки �+ F7

Орфография

ГРАФИК БЛИЖАЙШИХ МЕРОПРИЯТИЙСМОТРИТЕ НА САЙТЕ WWW.TIME-M.COM

В РАЗДЕЛЕ «КАЛЕНДАРЬ»

Consulting Group Time�M это:• Более 500 компаний России, использую�

щих полученные технологии успеха• Более 1500 руководителей прошедших

программы нашей компании• 27 городов России, где регулярно прово�

дятся обучающие программы по тайм�ме�неджменту

• Разработка мультимедиа курсов длякорпоративных университетов компа�ний по обучению офисным приложени�ям: MS Word, Excel, Outlook, InternetExplorer, Windows Xp (ГК НорильскийНикель)

Н А Ш И К О О Р Д И Н А Т Ы105120 г. Москва

ул. Н-Сыромятническая д. 5/7(495) 916-7852

e-mail: [email protected]

МЫ ПОМОЖЕМ!

WWW.ABOOK.RU •• [email protected]

ЭТИ КНИГИ ВЫ МОЖЕТЕ ЗАКАЗАТЬ В INTERNET�МАГАЗИНЕ:

(495) 258�91�94, 258�91�95

BOOKS@DMK�PRESS.RU •• WWW.DMK�PRESS.RU НОВАЯ СЕРИЯ КНИГ ОТ ИЗДАТЕЛЬСКОГО ДОМА «ДМК�ПРЕСС»

Книги Издательского дома «ДМК�пресс» можно заказать в Торгово�издательском холдинге «АЛЬЯНС�КНИГА» наложенным платежом, выславоткрытку или письмо по почтовому адресу: 123242, Москва, а/я 20 или поэлектронному адресу: [email protected].

При оформлении заказа следует указать адрес (полностью), по которомудолжны быть высланы книги; фамилию, имя и отчество получателя. Желательнотакже указать свой телефон и электронный адрес.

Эти книги вы можете заказать и в Internet�магазине: www.alians�kniga.ru. Оптовые покупки: тел. (495) 258�91�94, 258�91�95; электронный адрес:

books@alians�kniga.ru.

Александр ГорбачевДмитрий Котлеев

MICROSOFT WORDРАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ

ДОКУМЕНТАМИ В 10�РАЗ БЫСТРЕЕ

Главный редактор Мовчан Д. А.dm@dmk�press.ru

Дизайн Селеменив М. М.Верстка Селеменив В. М.

Художник Аратовский Ю. М.Корректор Кикава Л. В.

Издательский дом «ДМК�пресс», г. Москва(495) 505�10�80

www.dmk�press.rue�mail: books@dmk�press.ru

Подписано в печать 21.02.2006. Печать офсетная.

Усл. печ. л. 6. Тираж 3000 экз.

Дизайн и верстка издания: ИПЦ «ДМК�Пресс»

e�mail: ipc@dmk�press.ruhttp://ipc.dmk�press.ru