1

ถอดบทเรยนจากการประชมวชาการ (Quality Conference) ครงท 4/2557 เรอง "Lean Logistic "

วนจนทรท 28 กรกฎาคม 2557 เวลา 12.45 – 15.00 น. ณ หองประชมอทตยาทรกตคณ ตกสยามนทร ชน 7

วทยากรรวมแลกเปลยนเรยนร ผศ. พญ.สายชล วองตระกล ภาควชาศลยศาสตรออรโธปดคสและกายภาพบาบด ดร.จฑาทพย นนทวนตย งานการพยาบาลผาตด นางสาวกตตกา สขวลย หวหนางานเวชภณฑปลอดเชอ ภญ.ศณชา ลมกอปรไพบลย ฝายเภสชกรรม ผดาเนนการอภปราย รศ. นพ.เชดชย นพมณจารสเลศ ผชวยคณบดฝายพฒนาคณภาพ

รศ. นพ.เชดชย นพมณจารสเลศ ผชวยคณบดฝายพฒนาคณภาพ กลาวสวสดคณบด รองคณบดฝายพฒนาคณภาพ และผเขารวมประชม และกลาววาการประชมวชาการ ครงท 4/2557 เรอง “Lean Logistic” มโครงการทดมาเลาใหผเขารวมประชมไดเรยนร ไดแก 1) โครงการเพมประสทธภาพการบรหารจดการเครองมอบรษท 2) โครงการจดสงยาทางไปรษณย ทางเลอกใหมในการรบยา ทงสองโครงการเปนตวอยางทดในการจดการโซอปทาน (Supply Chain Management) และการบรหารสนคาคงคลง (Inventory Management) จะไดเปนแนวทางใหกบผเขารวมประชมกลบไปประยกตใชในหนวยงาน โดยมวทยากรรวมแลกเปลยนเรยนร ดงน 1) ผศ. พญ.สายชล วองตระกล ภาควชาศลยศาสตรออรโธปดคสและกายภาพบาบด 2) ดร.จฑาทพย นนทวนตย งานการพยาบาลผาตด 3) นางสาวกตตกา สขวลย หวหนางานเวชภณฑปลอดเชอ 4) ภญ.ศณชา ลมกอปรไพบลย ฝายเภสชกรรม โดยจะเรมตนเรยนรในโครงการเพมประสทธภาพการบรหารจดการเครองมอบรษทกอน ซงเครองมอผาตดของแพทยภาควชาศลยศาสตรออรโธปดคสและกายภาพบาบดมราคาแพงจะมกระบวนการทาอยางไรใหไมมวสดคงคลงมากและมใชไมขาด

 

2

ผศ. พญ.สายชล วองตระกล ภาควชาศลยศาสตรออรโธปดคสและกายภาพบาบด อธบายวาเครองมอผาตดแบงออกเปน 2 กลม ไดแก 1. Implants เปนตวยดหรอเชอมกบกระดกทหก 2) Prosthesis เปนพวกขอเทยมตางๆ เชน Total HiP, Total Knee และ Total Elbow เปนตน ซงมรปแบบ และบรษททผลตหลากหลาย นอกจากนในการผาตดตองมอปกรณเครองมอชางตางๆ เชน คอน เลอย ฯลฯ เปนตน จงทาใหตองใชพนทในการจดเกบมาก ดงนนหนวยพสด ภาควชาศลยศาสตรออรโธปดคสและกายภาพบาบด จงจดหาวสดอปกรณโดยวธพเศษ คอ การทาสญญาซอขายแบบราคาคงทไมจากดปรมาณในแตละปโดยเปนลกษณะ Consignment จะสงของเมอแพทย set ผาตด แตจะมเครองมอผาตด stock ไวสวนหนงใชในยามฉกเฉน ในสวนของแพทยจะตองระบรายละเอยดของเครองมอและอปกรณตางๆทใชในวนผาตด ลงในตาราง set ผาตดและสอสารไปยงหนวยพสด ภาคฯ และหองผาตด จงไดมการพฒนาเนอหา สานวนภาษา และเพมรายละเอยดของเครองมอผาตดในตาราง set ผาตดทจะทาใหมความเขาใจตรงกนระหวางแพทย หนวยพสด ภาคฯ และหองผาตด ทาใหการผาตดแตละครงมเครองมอครบ ยหอถกตอง ทนเวลา ไมมงดหรอเลอนผาตด

ดร.จฑาทพย นนทวนตย งานการพยาบาลผาตด เลาถงความเปนมาของโครงการเพมประสทธภาพการบรหารจดการเครองมอบรษท เรมจากทจานวนผปวยทมารบการผาตดใส Implant มมากกวา 4,000 ราย/ป และจากอบตการณหนวยผาตดออรโธปดคส ป 2553-2554 พบวา 1) การงดผาตดเนองจากจดเตรยมเครองมอ/implant ไมครบถวน ไมถกตอง 4 ครง 2) เครองมอบรษทไมพรอมใชงาน 7 ครง 3) เครองมอบรษทไมผานมาตรฐานการทาใหปราศจากเชอ 8 ครง สงผลกระทบตอผรบบรการทาใหรอผาตดนาน ระยะเวลาทใชในการผาตดเพมขน คาใชจายในการผาตดเพมสงขน อนตรายจากการไดรบยาระงบความรสก การเกดภาวะเสยงจากการตดเชอ สญเสยโลหต ระยะเวลาการนอนโรงพยาบาลนานขน ในสวนของรายละเอยดของโครงการมดงน 1. วตถประสงค 1.1 เพอใหผปวยไดรบการผาตดตามแผนทกาหนด 1.2 พฒนาประสทธภาพการบรหารจดการเครองมอบรษท 2. ตวชวด 2.1 อบตการณการงดผาตด เนองจากการเตรยมเครองมอ/อปกรณและimplant/prosthesis ไมพรอมใช งาน = 0 ครง 2.2 อบตการณความไมพรอมใชของเครองมอบรษทและ Implant = 0 ครง 2.3 อตราการระบชอเครองมอบรษทและ Implant ครบถวนถกตอง มากกวาหรอเทากบ 90%

 

3

2.4 อตราการใชเครองมอบรษทและ implant ตรงตามทกาหนดมากกวาหรอเทากบ 90% 3. กาหนดขอบเขตของโครงการ (SIPOC) Suppliers/Providers Inputs Process Output Customers - พยาบาลผาตด -เจาหนาทงานเวชภณฑปลอดเชอ - เจาหนาทพสด - ศลยแพทย - พนกงานทวไป - เจาหนาทบรษทเครองมอแพทย

- เอกสารระบความตองการการใชเครองมอบรษท - ตารางนดผาตด - โทรศพท - รถเขนเครองมอ - เครองลางเครองมอ - เครองนงไอนา - ผาหอเครองมอ - ตวบงชทางเคมภายนอกและภายใน -ตวบงชทางชวภาพ - ลฟทรบ-สง เครองมอสะอาด - ลฟทรบ-สงเครองมอสกปรก - เครองมอบรษท

- จดเรมตน : แพทยระบความตองการใชเครองมอบรษท - จดสนสด : เจาหนาทบรษทรบเครองมอบรษทกลบคน - เจาของ : นส.จฑาทพย นนทวนตย นส. วรวรรณ ศรสคนธรตน นส.กตตกา สขวลย นส.วภา ธนะนมต -ผสนบสนน หวหนาภาควชา ศลยศาสตรออรโธปดกสฯ

- ผปวยไดรบการผาตดถกตอง ตรงตามแผนทกาหนด - มเครองมอบรษทถกตองครบถวนพรอมใชงาน - เครองมอบรษทสะอาด ปราศจากเชอตามมาตรฐาน -ลดขนตอนกระบวนการจดการเครองมอบรษททมากเกนความจาเปน - ลดภาระงานในการยกเครองมอบรษท

ลกคาภายนอก -ผปวยทมารบการผาตดออรโธปดคสดวยวธการใส implant/prosthesis ลกคาภายใน - พยาบาลผาตด - เจาหนาทงานเวชภณฑปลอดเชอ - เจาหนาทพสด - ศลยแพทย - พนกงานทวไป - เจาหนาทบรษทเครองมอแพทย

 

4

4. แผนภมสายธารแหงคณคา/Flow ของกระบวนการตงแตนาเขาและสงเครองมอกลบบรษท - จานวน 21 Process - เวลาทใชในกระบวนการ (Process Time : PT) = 730 นาท - ระยะเวลาการรอคอย (Delay time : DT) = 495 นาท - รอบระยะเวลาทงหมดใชในกระบวนการ (Total turn around time : TAT ) = 1225 นาท - Value Added = 27.16 % 5. การวเคราะหสาเหตรากเหงาของปญหา (Gap Analysis)

หวขอ สาเหตรากเหงาของปญหา Defect Rework - การบรรจหบหอผดพลาด ไดแก ผาหอเครองมอทะล ฉกขาด

- การไมมตวบงชทางเคมภายใน - ตวบงชทางเคมภายในและ/หรอผลการตรวจทางชวภาพไมผานมาตรฐาน การทาใหปราศจากเชอ

- เจาหนาทบรษทจดเตรยมนาเครองมอและ implant ไมครบถวน ไมถกตอง - เครองมอ/ กลองเครองมอสกปรก

Over Production - เครองมอบรษทสงมาเพอสารองสาหรบการผาตด (back up) - ศลยแพทยระบความตองการใชเครองมอบรษทไมครบถวน ถกตอง ชดเจน เจาหนาท บรษทจงนาเครองมอของบรษทมาทาใหปราศจากเชอหลายชนด หลายประเภท มาก เกนความตองการ

Waiting - เจาหนาทบรษทนาเครองมอมาสงลาชา สงผดสถานท - การระบชอเครองมอทหอเครองมอมขอมลไมครบถวน ไมถกตอง ไมชดเจน - ผาหอเครองมอ เครองลางเครองมอ เครองนงเครองมอ บคลากรงานเวชภณฑปลอด เชอ และลฟทรบ-สงเครองมอ มจากด ทาใหกระบวนการทาใหปราศจากเชอลาชา - เครองมอบรษทสาหรบการผาตดผปวยแตละรายมจานวนหลายหอ ตองรอใหผานการ ทาใหปราศจากเชอครบถวนทกหอ และครบตามจานวนในแตละ set - เจาหนาทเวชภณฑปลอดเชอ สงมอบเครองมอผดหนวยงาน

Not Using Staff - เครองมอผาตดออรโธปดคสและเครองมอบรษท เปนเครองมอพเศษทมความเฉพาะ

 

5

หวขอ สาเหตรากเหงาของปญหา Talent มความหลากหลาย จาเปนตองมบคลากรทมความรและประสบการณสงเปน

ผรบผดชอบ - ขาดการถายทอดความร สอนงานใหเจาหนาทงานเวชภณฑปลอดเชอ

Transportation - ขาดกระบวนการตรวจสอบประสทธภาพการทาใหปราศจากเชอตามมาตรฐาน - ลฟทรบ-สงเครองมอ สะอาด และเครองมอสกปรก ม 2 ตว ทาใหกระบวนการจดสง เครองมอลาชา

Inventory - เจาหนาทบรษทจดเตรยมนาเครองมอและ implant ไมครบถวน ถกตอง Motion - หอเครองมอบรษทมนาหนกมาก ประมาณ 8 กโลกรม/หอ

- หอเครองมอบรษทมจานวนมาก ประมาณ 8 หอ/การผาตด 1 ราย Excessive Processing

- เปนกจกรรมทมผเกยวของในกระบวนการหลายฝาย - เครองมอบรษททใชในการผาตดผปวย 1 ราย มจานวน 8 tray - Tray เครองมอบรษททใชในการผาตดผปวย 1 ราย มนาหนกประมาณ 6-8 kg./tray รวมนาหนกทงหมด 50 kgs.

6. แนวทางการแกไข ความสญเปลา (Waste) แนวทางแกไข

Defect Rework 1. Standard work - จดทาระเบยบปฏบตการจดการเครองมอบรษท 2. Error Proofing - จดทาแบบตรวจสอบความถกตองของ implant/prosthesis - การทา Time out และบนทกใน Siriraj Surgical Safety Checklist 3. Training - โครงการจดถกตอง ของสะอาด ผาตดปลอดภย

Over Production 1. Pull systems

 

6

ความสญเปลา (Waste) แนวทางแกไข - จดทาเอกสารระบความตองการใช implant/prosthesis และเครองมอบรษท 2. 5 ส - จดพนทและโตะสาหรบจดวางเครองมอบรษท

Waiting 1. Quick set up - Case cart จดวางเครองมอบรษท 2. Visual control - จดทาปายระบรายละเอยดของเครองมอบรษท 3. Batching & Workload Leveling - นาเครองมอทก tray ของชดเครองมอเดยวกนเขากระบวนการทาใหปราศจาก เชอ ใน lot control เดยวกน โดยพจารณาตามลาดบการผาตด

Not Using Staff Talent Training - โครงการจดถกตอง ของสะอาด ผาตดปลอดภย - จดทาคมอการจดเตรยมเครองมอ

Transportation 5 ส - การจดสถานทสาหรบ Case cart จดวางเครองมอบรษท

Inventory 1. Standard work - จดทาระเบยบปฏบตการจดการเครองมอบรษท 2. Pull systems - จดทาเอกสารระบความตองการใช implant/prosthesis และเครองมอบรษท

Motion Quick set up - Case cart จดวางเครองมอบรษท

Excessive Processing 1. Standard work - จดทาระเบยบปฏบตการจดการเครองมอบรษท 2. Quick set up

 

7

ความสญเปลา (Waste) แนวทางแกไข - case cart จดวางเครองมอบรษทลดขนตอนการจดการเครองมอบรษท จาก 21 เหลอ20 ขนตอน

7. หลงจากปรบปรงแผนภมสายธารแหงคณคา/Flow ของกระบวนการตงแตนาเขาและสงเครองมอกลบ บรษท - จานวน 20 Process - เวลาทใชในกระบวนการ (Process Time : PT) = 615 นาท - ระยะเวลาการรอคอย (Delay time : DT) = 455 นาท - รอบระยะเวลาทงหมดใชในกระบวนการ (Total turn around time : TAT ) = 1070 นาท - Value Added = 49.86 % 8. ผลลพธ 8.1 ดานความปลอดภย

รายการ กอนปรบปรง หลงปรบปรงอบตการณการงดผาตด เนองจากการจดเตรยมเครองมอ/อปกรณ และimplant/prosthesisไมพรอมใชงาน

4 ครง 0 ครง

เครองมอบรษท และimplant/prosthesis ไมผานมาตรฐานการทาใหปราศจากเชอ

8 ครง 0 ครง

8.2 ดานคณภาพ

รายการ กอนปรบปรง หลงปรบปรงอบตการณความไมพรอมใชงานของเครองมอบรษท และimplant/prosthesis

7 ครง 0 ครง

อตราการระบ ชอ ชนด เครองมอบรษทไดอยางถกตอง ครบถวน 64.28 % 94.98%

 

8

8.3 ดานการลดระยะเวลา รายการ กอนปรบปรง หลงปรบปรง

ขนตอน Processes 21 ขนตอน 20 ขนตอน เวลาทใชในกระบวนการ Process time (PT) 730 นาท 615 นาท ระยะเวลาการรอคอย Delay time (DT) 495 นาท 455 นาท รอบเวลาทงหมดใชในกระบวนการ Total turn around time (TAT) = (PT+DT)

1225 นาท 1070 นาท

Value Added 27.17% 49.86%

8.4 ดานการใชทรพยากร รายการ กอนปรบปรง หลงปรบปรง

อตราการใชเครองมอบรษทและ implant ตรงตามทกาหนด 83.8% 93.84% จานวนคาใชจายในการทาใหเครองมอบรษทปราศจากเชอและเครองมอดงกลาวไมไดนามาใชงาน

37,665 บาท/เดอน

14,315 บาท/เดอน

8.5 ดานความพงพอใจ

ประเมนโดยการสอบถามผมสวนเกยวของ 25 คน ไดแก จากแพทย 5 คน พยาบาลผาตด 10 คน พนกงานทวไป 5 คน เจาหนาทเวชภณฑปลอดเชอ 5 คน และคาถามเปนลกษณะ Rating Scale 4 ระดบ คอ 1 = แกไข, 2 = พอใช, 3 = ด, 4 = ดมาก

คาถาม Mean S.D. 1. ทานไดรบเครองมอบรษทถกตอง 3.30 0.57 2. ทานไดรบเครองมอบรษทครบถวน 3.05 0.60 3. ทานไดรบเครองมอบรษททนเวลาผาตด 3.20 0.41 4. โครงการฯ ทาใหการบรการผาตดสะดวก รวดเรวขน 3.30 0.47 5. ทานพงพอใจตอโครงการฯ 3.35 0.59

 

9

นางสาวกตตกา สขวลย หวหนางานเวชภณฑปลอดเชอ อธบายกระบวนการทางานของงานเวชภณฑปลอดเชอมรายละเอยดดงน

1. Cleaning งานเวชภณฑปลอดเชอจะเรมจากการตรวจสอบใบสงซอกบจานวนเครองมอทไดรบ ซงบรษทจะตองมาสงเครองมอลวงหนากอนวนผาตด 1 วน และไมวาเครองมอจะลางทาความสะอาดมาจากทใดงานเวชภณฑปลอดเชอจะลางทาความสะอาดเครองมอทกชนอกครง ดงรปท 1

รปท 1 Cleaning

 

10

2. Packing เมอลางทาความสะอาดจะตรวจนบและสภาพความพรอมใชงานแลวบรรจหบหอ โดย Packing จะมนาหนกไมเกน 11.5 Kg และจดเรยงเขาสกระบวนการปราศจากเชอ ดงรปท 2

รปท 2 Packing 3. Sterilization การทาปราศจากเชอดวยไอนา (Steam) ใชเวลา 1 ชวโมง ฟอรมาลดไฮด (Formaldehyde) ใชเวลา 4 ชวโมง ไฮโดรเจนเพอรออกไซด (Hydrogen Peroxide) ใชเวลา 24 นาท - 1 ชวโมง, เอทธลน ออกไซด(Ethylene Oxide) ใชเวลา 12 ชวโมง และมการตรวจสอบทางเคม และทางชวภาพ ดงตารางท 1

ตารางท 1 Sterility & Assurance

 

11

4. Storage & Distribute - มการแจกจายใหกบหองผาตดหรอหอผปวยในระบบ First in First Out (FIFO System) - ตรวจสอบความถกตองตามรายการเบก - ตรวจสอบสภาพกอนจาย - บนทกขอมลการจาย

ภญ .ศณชา ลมกอปรไพบลย ฝายเภสชกรรม อธบายถงความเปนมา วตถประสงค กระบวนการทางาน ผลการดาเนนงานของโครงการจดสงยาทางไปรษณย มรายละเอยดดงน 1. ความเปนมา ในปจจบนผปวยมารบบรการ 8,000-10,000 รายตอวนทาใหเกดการรอคอยและความลาชาในการสงมอบยา จงเกดโครงการจดสงยาทางไปรษณย ซงเปนโครงการทสอดคลองกบยทธศาสตรของมหาวทยาลยมหดล ในดาน Healthcare and Services Excellence และไดรบความรวมมอกบทางโรงพยาบาลศรราช และบรษทไปรณยไทย จากด โดยใชบรการในระบบ EMS ในการสงยา 2. วตถประสงค 1) ลดระยะเวลาในการรอรบบรการทโรงพยาบาล 2) ลดภาระงานของเภสชกรและเจาหนาทในชวงเวลาเรงดวน 3) เพมความพงพอใจในการรบบรการของผปวย 3. โครงการจดสงยาทางไปรษณย ทาใหกระบวนการจายยาผปวยลดลง 2 ขนตอนใหญในหองยาซงใชเวลา มาก คอ การจดยา และตรวจสอบยา สงผลให Total process time ลดลงจากเดม 74 นาท เปน 8 นาท และ % Value Added เพมขนจากเดม 2.7% เปน 25% ดงรปท 3

 

12

รปท 3 กระบวนการทางาน 4. เกณฑการคดเลอกผปวยเขารวมโครงการ 1) ผปวยทเตมใจและสมครใจเขารวมโครงการนาสงยาทางไปรษณย 2) ไดรบการประเมนจากเภสชกรในเรองของการใชยาวาผปวยสามารใชยาไดอยางถกตองและปลอดภย 3) เปนผปวยทสามารถควบคมอาการไดคงทแลว 5. ยาทไมจดสงใหทางไปรษณย 1) ยาทตองควบคมอณหภม 2-8 องศา 2) ยาเสพตดหรอวตถออกฤทธทตองใชใบ ย.ส. และ ย.ว. 3) ผปวยทไดรบยานาทอาจแตก (ใหเภสชกรพจาณาตวามเหมาะสมอกครง) 4) ผปวยทไดรบยาทมวธใชยาซบซอนและเภสชกรประเมนแลววาอาจทาใหผปวยเกดความสบสนได 6. โครงการจดสงยาทางไปรษณยไดอานวยความสะดวก และบรการทรวดเรว โดยจดทาเปน One stop service คอ 1) ผปวยตดตอขอใชบรการ 2) เภสชกรแนะนาการใชยา 3) รบใบนดแพทยครงตอไป 4) ชาระ คายาและคาบรการ ผปวยจะไดรบบรการในขนตอนเดยวหลงออกจากหองตรวจ

 

13

7. ขนตอนการขอเขารวมรบยาในโครงการการจดสงยาทางไปรษณย 1) ผปวยตดตอทเคานเตอรใหบรการจดสงยาทางไปรษณย ซงอยบรเวณจดใหบรการวดความดนโลหต หนวยตรวจโรคอายรศาสตรชน 2 หอง 210 2) ผปวยเซนใบยนยอมเขารวมโครงการและเขยนชอทอยทตองการใหจดสง 3) เภสชกรประเมนการใชยาผปวย อธบายยาทผปวยไดรบ และใหตารางการรบประทานยาทางไปรษณยท มหมายเลขพสด 13 หลก 4) ผปวยชาระเงนคายาและคาจดสงทางไปรษณย 5) รอรบยาตามทอยทระบ โดยไปรษณยจะจดสงประเภทดวนพเศษ (EMS) ใหภายใน 2-3 วน 8. ผลการดาเนนงาน

 

14

 

15

รศ. นพ.เชดชย นพมณจารสเลศ ผชวยคณบดฝายพฒนาคณภาพ อธบายเพมในโครงการการ

จดสงยาทางไปรษณยวาในอนาคตอาจจะมชองทางใหบรการท OPD ทกชน และอาจจะตองรบบคลากรมาทางานในโครงการเพมขนซงตอนนอยในกระบวนการประเมนความคมคา และตอนนคณะฯไดรวมมอกบคณะวศวกรรมศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย ในหลายๆโครงการทใชองคความรเรอง Logistic และ Operation Research ซงในอนาคตหวงวาจะไดวศวกรมาชวยทาใหงานของเรามประสทธภาพเพมขน และกลาวปดประชม ผบนทก และถอดบทเรยน นายเมธา ศรสชนธารา ผตรวจสอบบทเรยน นางสาวสมใจ เนยมหอม

 

16

วทยากรรวมแลกเปลยนเรยนร

ผศ. พญ.สายชล วองตระกล ภาควชาศลยศาสตรออรโธปดคสแลกายภาพบาบด 

นางสาวกตตกา สขวลย หวหนางานเวชภณฑปลอดเชอ

ดร.จฑาทพย นนทวนตย งานการพยาบาลผาตด

ภญ.ศณชา ลมกอปรไพบลย ฝายเภสชกรรม