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SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

[ FORUM ABILAB 2012 ]

EFFICIENZA DEI PROCESSI COLLABORATIVI

DI REDAZIONE DELLA NORMATIVA BANCARIA

UN’ESPERIENZA CONCRETA

[ PAOLO POTO ]


I PROCESSI NON SONO TUTTI UGUALI


[VISTI DA VICINO]

PROCESSI

RIPETITIVI E

MOLTO

STRUTTURATI

[VISTI DA LONTANO]

FLUSSI AD ALTO CONTENUTO

COLLABORATIVO E CREATIVO,

NON DEL TUTTO

PREDETERMINABILI


FORMALIZZARE, DISCUTERE, CONSOLIDARE E DISTRIBUIRE

REGOLAMENTI, CONTRATTI, DECISIONI, PIANI, OFFERTE, PROGETTI…

[ LA PRATICA DEL DEFINIRE ]


[+50%]

DEI PROCESSI DI BUSINESS È «HUMAN TO HUMAN»*

NEL MIGLIORE DEI CASI PILOTATO DA

E-MAIL & OFFICE

* MIKE BLECHAR - GARTNER


[ I K.W. LAVORANO CON QUELLO CHE HANNO ]


LA REDAZIONE DELLA NORMATIVA

CHE COINVOLGE PERIODICAMENTE

LE RISORSE DELLA

DIREZIONE DI UNA BANCA

È UN PROCESSO COLLABORATIVO


redazione in Word

(*) Tassonomia dei documenti tratta da “Linee guida per la

realizzazione di una normativa interna orientata all’utente”

ABILab - Osservatorio Processi Bancari Settembre 2011

in genere

redazione con

un tool di BPA


[ PROCESSO ]

ESIGENZA ATTIVAZIONE REDAZIONE APPROVAZIONE EMISSIONE

ABROGAZIONE CONSULTAZIONE


[ PROCESSO ]



“UN INSIEME DI ATTIVITÀ STRUTTURATE FINALIZZATE A

PRODURRE UNO SPECIFICO OUTPUT PER UNO

SPECIFICO CLIENTE O MERCATO” (DAVENPORT, 1993)

La qualità è misurabile dall’efficacia e dall’efficienza della fase di fruizione dei contenuti generati dal processo


[ PROCESSO ]



FASE COLLABORATIVA CHE COINVOLGE UTENTI CHE

NON LAVORANO TUTTI I GIORNI SUL SISTEMA

Resistenze all’adozione se la soluzione è rigida e impone un modo di lavorare differente


[ PROCESSO ]



CONTROLLO

Il processo prevede un livello di variabilità: ad esempio in fase di redazione nasce l’esigenza di coinvolgere uno specialista non previsto. Malgrado la variabilità deve essere possibile controllare il processo nella logica BPM


[ IL PROGETTO ]

LA SOLUZIONE È IN ROLL-OUT

IL TAGGING DEI DOCUMENTI SARÀ AGGIUNTO IN FASE

IMMEDIATAMENTE SUCCESSIVA

12 SOCIETÀ EMITTENTI

CIRCA 180 PERSONE TRA REDATTORI E APPROVATORI, COME

ESTENSORI POTENZIALMENTE TUTTO IL PERSONALE DI DIREZIONI E

UFFICI

CIRCA 7.000 NORME ATTIVE (ACQUISIZIONE DEL PREGRESSO DALLE

APPLICAZIONI PRECEDENTI)


[ INSERIMENTO PROPOSTA ]


[ GESTIONE ] Todo List = la lista delle pratiche sulle quali è richiesto l’intervento dell’utente Watch List = le pratiche delle quali l’utente può controllare lo stato avanzamento lavori


[ WORKFLOW ]

Le azioni possibili, in funzione dell’utente e della fase

Audit Trail: tutte le azioni sono tracciate dettagliatamente


[ DELEGHE & AUDIT TRAIL ]

Tutte le azioni sulla specifica pratica sono dettagliatamente tracciate con l’utente che ha eseguito l’azione, eventualmente delegato e delegante


[ TEMPLATE, DOCUMENTI E REDAZIONE ]

In-place editing, in altre parole Word lavora direttamente sul documento che risiede sul sistema documentale centralizzato


BPA OFFICE

RICERCA DELLE INFORMAZIONI GUIDATA

DOCUMENTI CORRELATI

IMPATTO DEI CAMBIAMENTI

INFORMAZIONI

ORGANIZZATE IN

OGGETTI CENSITI E

DESCRITTI

RIPRODURRE LE STESSE

LOGICHE (E LE MEDESIME

ANAGRAFICHE)

[ CONSULTAZIONE ]

RISULTATI:


Processo

Controllo

Rischio

Validità

Prodotto

[ ONTOLOGIA ]

Attività

Ruolo

PER IL PREGRESSO TEXT MINING


[ TAGGING ] Direttamente dentro Word, si possono associare alle diverse porzioni del documento informazioni che ne consentono il reperimento


[ DRILL DOWN ] Come si presenta la funzione di ricerca informazioni nella normativa


[ DRILL DOWN ] Le liste dei Tag (metadati associati a porzioni di testo) guidano verso l’informazione desiderata, elencando gli elementi realmente presenti ordinati per frequenza


[ DRILL DOWN ]

Scegliendo un elemento si selezionano tutti i documenti che lo contengono, le rimanenti liste di Tag adesso sono popolate esclusivamente dagli elementi presenti in questo insieme di documenti selezionato, anche la ricerca in testo libero opera solo sulla selezione


[ DRILL DOWN ] Le liste di Tag adesso sono popolate solo con gli elementi presenti nei documenti selezionati. Nei documenti in cui è trattato il macro-processo prescelto sono citati tre processi. Fra parentesi le relative frequenze.


[ DRILL DOWN ] Guidati dal sistema si può effettuare l’affinamento della selezione, riducendo il numero dei documenti selezionati: solo quelli che parlano del macro-processo e del processo. Le liste di Tag sono popolate con gli elementi presenti nei documenti selezionati.


[ DRILL DOWN ] Assistiti dal sistema dalle liste dei Tag è possibile restringere ulteriormente la selezione fino a isolare l’informazione desiderata.


TAGGING, TEMPLATE MANAGEMENT, TRASFORMAZIONE DI FORMATO

* FACILITARE LA CONSULTAZIONE DELLA NORMATIVA *

[ CONCLUSIONI ]

* USARE GLI STRUMENTI GIÀ ADOTTATI * COINVOLGIMENTO E SOLLECITI AUTOMATICI VIA EMAIL

INTEGRAZIONE (BPA, ORGANIGRAMMA, AUTENTICAZIONE, OFFICE)

IN-PLACE EDITING

APPROVAZIONI ANCHE VIA EMAIL SU CELLULARE

* AUTOMATIZZARE IL PROCESSO RISPETTANDONE LA NATURA

SEMI-STRUTTURATA E COLLABORATIVA * [BPMS / CASE MANAGEMENT]

AUDIT TRAIL

TO DO & WATCH, AZIONI GUIDATE IN FUNZIONE DI RUOLO E FASE


[ GRAZIE ] paolo.poto [at[ docflow.it

DOCFLOW ITALIA S.P.A.

www.docflow.com

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