UBNDTiNH PHUYENsoGIAa Dl)C vA DAa T~a

S6: 1(J{J8/QD-SGDDT

CaNG HOA XA Hal CHiJ NGHiA VIET NAM. . .Di}cl~p - T\}' do - H~nh phuc

Phil Yen, ngay l't thang 4 nam 2012

QUYETDJNHV~ vi~c: Ban hanh Quy ch~ cong tac van thu', lu'u trii'

GIAM DOC so GIAo Dl)C vA DAo T~O PHil YEN

Can cu Phap I~nh Luu tru gu6c gia s6 34/200I/PL-UBTVQHIO narn 2001; Nghidinh s6 111/2004/ND-CP ngay 08/4/2004 clla Chinh pM guy dinh chi tiet thi hanh rnC)ts6 diSu Clla Phap I~nh Luu tru Qu6c gia; Nghi dinh s6 09/20 IO/ND-CP ngay08/02/2010 clla Chinh phll sua d6i, b6 sung rnC)t s6 diSu clla Nghi dinh s6110/2004/ND-CP clla Chinh pM vS cong tac van thu;

Can cu ThOng tu lien tich s6 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngay 06/5/2002clla BC)Cong an va Ban T6 chuc - Can bC)Chinh phll (nay la BC)NC)iV\!)vS vi~c huangdfrn thlfc hi~n rnC)ts6 guy dinh t?i Nghi dinh s6 58/2001/ND-CP ngay 24/8/2001 cllaChinh phil vS guim Iy va su d\lng can d~u;

Can cu ThOng tu s6 01/20 I1/TT -BNV ngay 19/01/2011 clla BC)NC)iV\!vS huangdfrnth~ thuc va ky thu~t trinh bay van bim hanh chinh;

Can cu cong van s6 260NTL TNN-NVDP ngay 06/05/2005 clla C\!CVan thuLuu tru Nha nuac vS vi~c huang dfrn xay dlfng Quy che cong tac van thu, luu tru cO'guan;

Can cu Quyet dinh s6 463/QD-UBND ngay 15/3/2011 clla VBND tinh Phil Yen,V/v: Ban hanh Quy dinh chuc nang, nhi~rn V\!, guySn h?n va CO' du t6 chuc Clla S6'Giaa d\lCva Daa t?a Phil Yen;

Xet dS nghi CllaChanh Van phong S6'Giaa d\lCva Daa t?a Phil Yen,

QUYETDJNH:Di~u 1. Ban hanh kern thea Quyet dinh nay Quy che cong tac van thu, luu tru clla

cO'guan S6'Giaa d\lCva Daa t?a Phil Yen, thay the cha Quy che cong tac Van thu, Luutru ban hanh thea Quyet dinh s6 838/QD-SGDDT, ngayl1/6/2009;

Di~u 2. Quyet dinh nay co hi~u Ilfc k~ tir ngay ky;Di~u 3. Chanh Van phong S6',Tru6'ng cac phong ban, TM tru6'ng cac dan vi trlJC

thuC)cS6' va toan th~ can bC)cong chuc, vien chuc chiu trach nhi~rn thi hanh guyet dinhnay.!. ~

NO'iIlh~ll:- Nhu di~u 3;- Luu: VT, VP (cue).

QUYCHECong tac van thO', LO'u tru'

(Ban hanh kem theo Quyit ajnh s6AflJ~/QD-SGDDT ngay/l~thang 4 nam 2012cua Giam a6c SiJ Giao dl;iCva [Jao t(JoPhll Yen)

ChO'o'ng I

QUY DJNH CHUNG

Di~u 1. Ph~m vi va (fBi tU'Q'ngdi~u chinh.

1. Ph?m vi ap d\lllg:Quy ch6 mlY ap d\lllg cho cong tac qm'm Iy va ho?t dQng van thu, luu tm cua So'

Giao d\lC va Dao t?O tinh PM Yen.

2. D6i tUQ'ngdiSu chinh:

a) Cong tac van thu bao g6m cac cong vi~c vS so?n thao, ban hanh van ban; quimIy, xu Iy van ban d6n, van ban di va nhung tai li~u khac hinh thanh trong qua trinh ho?tdQng cua co quan, I~p h6 sa hi~n hanh va giao nQp h6 sa van luu tru hi~n hanh; quan Iyva su d\lllg con dfru.

b) Cong tac luu tm bao g6m cac cong vi~c vS thu th~p, bao quan, chinh Iy va t6chuc su d\lng tai li~u luu tru hinh thanh trong qua trinh ho?t dQng cua ca quan.

Di~u 2. Tr:ach nhi~m qu~n I~ va th •.•.c hi~n cong tac van thO', IO'u tru'.I, Giam doc So' thong nhat dieu hanh quan Iy chung cong tac van thu luu tru cua

So'; co tnlch nhi~m giai quy6t kip thai cac van ban d6n cua ca quan, ky nhung van banphat hanh theo quy dinh cua Nha nuac ho?c uy quySn cho cfrp pho ky thay ho?c giaocho Chanh Van phong ky thua I~nh nhung van ban co nQi dung khong quan tr9ng nhucong van hanh chinh dung d~ giao dich, gifry mai h9P thong thuang, gifry giai thi~u,gifry cong I~nh dp cho cong chuc di cong tac trong tinh, cac ban sao van ban.

2. Chanh Van phong la nguai giup Giam d6c So' tnJc ti6p quan Iy, ki~m tra vagiam sat vi~c thvc hi~n cong tac van thu, luu tru t?i co quan. D6ng thai t6 chuc huangd~n nghi~p Y\l vS cong tac van thu, luu tru cho cac phong ban chuyen man thuQc caquan So'; ky thua l~nh Giam d6c So' mQt s6 van ban duQ'c Giam d6c So' giao quySr1 kyva nhung van ban do Van phong trvc ti6p phM hanh; xem xet vS m?t thu t\lC, th~ thlrcd6i vai tfrt ca van ban truac khi trinh ky va phat hanh,

3. Truang cac phOng, ban trvc thuQc ca quan So' trong ph?m vi, quySn h?n duQ'cgiao phai quan tri~t tinh th~n nay va co trach nhi~m huang d~n CB,CC phong minh thvchi~n t6t Quy ch6.

4. Toan th~ can bQ, cong chuc ca quan So' Giao d\lC va Dao t?O tinh Phu Yen cotrach nhi~m tuan tM dung theo cac quy dinh t?i Quy ch6 nay,

Di~u 3. T6 chu'c, nhi~m VI.I cua van tim, lu'u tru' co' quan.

Can cu kh6i IUQ'ngcong vi~c, quy dinh vS ca du t6 chuc cua ca quan So' Giaod\!c va Dao t?O, b6 tri nhan vien chuyen tnich van thu, luu tru ya nhan vien ph\! trachkho luu tm tai li~u ca quan. T?i cac phong, ban chuyen man bO tri nhan sv lam kiem

2

nhi~m cac cong vi~c thuQc IInh vvc van thu, luu tm, thuQc phOng ban minh ph\! trach,C\!th~: Kiem nhi~m ph\! trach va theo doi vi~c ti6p nh~n, hoan tni h6 sa; kiem nhi~mtheo doi cong van d6n, cong van di; kiem nhi~m ph\! trach luu tru h6 sa, tai li~u lienquan d6n cong vi~c do phOng ban trt!Cti6p giai quy6t.

1. Cong hic van thu co nhii'ng nhi~m V1.t cl.Jth~ sau:

a) Ti6p nh~n, dang ky van bim d6n.

b) Trinh, chuy~n giao van ban d6n cho cac dan vi, ca nhan sau khi co y ki6n cllanguai co th~m quy~n.

c) Giup Chanh van phOng, TruOng phong ban chuyen mon theo doi, don d6c vi~cgiai quy6t van ban d6n.

d) Ti6p nh~n cac dv thao van ban trinh Giam d6c So'xem xet, duy~t, ky ban hanh.d) Ki~m tra th~ thuc, hinh thuc va ky thu~t trinh bay; ghi s6 va ngay, thang, nam

dong dau muc dQkh~n, m~t.

e) Dang ky, lam tM t\!Cphat hanh, chuy~n phat va theo doi vi~c chuy~n phat vanban di.

g) S~p x6p, bao quan va phl,!cV\!vi~c tra cuu, su dl,!ngban luu tai li~u.

h) Quan Iy s6 sach va cac co So' du li~u dang ky, quan Iy van ban; lam thu tl,!Ccapgiay giai thi~u, giay di duang cho can bQ,cong chuc, vien chuc.

i) Bao quan, su d\!ng con dau clla ca quan va cac lo~licon dau khac.k) Ap d\!ng cac thanh tvu khoa hQc, cong ngh~ thOng tin vao cong tac van thu,

luu tru ca quan.

2. Cong tac luu trii' co nhii'ng nhi~m vl.Jcl.Jth~ sau:

a) Huang d~n can bQ, cong chuc trong ca quan I~p h6 sa va chu~n bi h6 sa, taili~u giao nQpvao luu tru hi~n hanh.

b) Thu th~p h6 sa, tai li~u d6n h?n nQpluu vao luu tru hi~n hanh.c) Phan lo?i, chinh ly, xac dinh gia trj, th6ng ke, bao quan, s~p x6p h6 sa, tai li~u.d) Bao dam bi m~t, an toan h6 sa, tai li~u.d) Ph\!c VI,!vi~c khai thac, Slr dl,!ngh6 sa, tai li~u luu tru.

e) Lva chQnh6 sa, tai li~u thuQcdi~n nQpluu d~ giao nQpvao luu tm lich su theoquy dinh va thvc hi~n cac tM tl,!Ctieu hUytai li~u h6t gia trio

Di~u 4. Van thu va lu'u trii' chuyen tnich.

Nguai dugc b6 tri, giao nhi~m V\!lam cong tac van thu, luu tru chuyen trach phaibao dam tieu chu~n nghi~p V\!clla ng?ch cong chuc, vien chuc nganh van thu, luu triitheo quy dinh clla phap lu~t; ho~c di'iqua lap b6i duong, t~p huan, dao t?O nghi~p VI,!van thu, luu trii.

Di~u 5. Kinh phi cho ho~t d(}ngvan thu', lu'u trii'.3

1. Hang nam, Chanh Van phong tham muu cho Ghim d6c S6 l~p d\! tru kinh phitrang bi cac thi~t bi chuyen dung va t6 chuc cac ho~t d9ng nghi~p V\Jtheo yeu Cl1ucllacong tac van thu, luu tm tir ngu6n kinh phi dugc dp thuOng xuyen ho?c tir phi khaithac, su d\lng tai li~u luu trfr.

2. Truang hgp Cl1nthi~t, Chanh Van phong tham muu cho Giam d6c S6 I~p d\!toan trinh CM tich Uy ban nhan dan Hnh duy~tdp kinh phi d6 th\!c hi~n t6t nhi~m V\lvan thu, luu trfr.

Di~u 6. Bao v~ bi m~t Nha nO'o'ctrong cong tac van thO', lO'utrii'.

1. MQi ho~t d9ng nghi~p V\lvS van thu, luu trfr clla S6 Giao d\JCva Bao t~o th\!chi~n theo quy dinh clla phap lu~t hi~n hanh vS biw v~ bi m~t clla Nha nuac va quy dinht~i Quy ch~ nay.

2. Tru6ng cac phong ban chuyen mon thu9C ca quan S6 co trach nhi~m quan lyvan ban d9 m~t: Tuy~t m~t, T6i m~t, M~t. Can b9, cong chuc lam cong tac van thu, luutrfr co nhi~m V\lpMi cam k~t bao v~ bi m~t co quan, bi m~t Nha nuac theo quy dinhclla phap lu~t.

Chu'o'ng IICONG TAc VAN THU

MllC 1. SO~N THAO, BAN HANH VAN BANDi~u 7. Hinh thu'c, th~ thu'c va ky thu~t trinh bay van ban.

Hinh thuc, th6 thuc va ky thu~t trinh bay cac lo~i van ban clla S6 Giao d\lc vaBao t~o va cac phOng ban chuyen mon ban Mnh dugc nl soat va th\!c hi~n dung theoquy dinh t~i ThOng tu s6 0l/2011/TT-BNV ngay 19 thang 01 nam 2011 cua B9 N9i V\JvS huang d&nth6 thuc va ky thu~t trinh bay van ban hanh chinh.

Di~u 8. So~n thao van ban.

Can b9 dugc giao th\J Iy, giai quy~t h6 sa trlJc tiep so~n thao van ban hanh chinhthOng thuOng thu9C ph~m vi chuc nang, nhi~m V\Jcua S6 Giao d\Jc va Bao t~o chiutrach nhi~m vS n9i dung, th6 thuc van ban. Tru6ng cac phOng ban chuyen mon sau khixem xet, diSu chinh, duy~t n9i dung va ky nhay ngay cu6i dong n9i dung clla van ban,d6i vai van ban quan trQng pMi kYnhay 6 cu6i m6i trang.

TruOng hgp cac phOng ban chuyen mon dugc giao tham muu xay d\!ng van banquy ph~m phap lu~t thi vi~c so~n tMo van ban quy ph~m phap lu~t dugc th\!c hi~n theoLu~t Ban hanh van ban quy ph~m phap lu~t hi~n hanh.

Di~u 9. Duy~t ban thao, SIi'achii'a, b&sung ban thao <la duy~t.1. Ban tMo van ban dugc phan cong duy~t theo quy trinh:

Can cu t6 chuc clla S6 Giao d\Jc va Bao t~o, quy trinh so~n tMo van ban dugcquy dinh C\Jth6 nhu sau:

4

- Phan cong can bQ s01,\nthao van ban, trinh lanh d1,\ophong, ban quan Iy tnJc tiSpduy~t nQi dung, c6 y kiSn sua chua, b6 sung, ky nhay VilOcu6i van ban sau khi da duqcchinh Iy.

- Truac khi trinh Giam d6c So' ho?c cac Ph6 Giam d6c So' phv trach ky theo th&mquy~n, dn phai chuyen cho van thu So' kiSm tra thS thuc, hinh thuc va ky thu~t trinhbay, nSu phat hi~n sai s6t, thi d~ nghi bQ ph~n s01,\nthao sua chua 11,\1.

Di~u 10. Danh may, nhan ban.1. Vi~c s01,\nthao van ban hanh chinh thong thuang do can bQ, chuyen vien duqc

giao giai quySt cong vi~c thlJc hi~n. Truang hqp van ban cua lanh d1,\oSo' duqc dlJ thaot6m t~t nQi dung va duqc giao cho phong ban chuyen mon phv tnlch danh may; vi~cdanh may van ban phai dung nguyen van ban thao, dung thS thuc va ky thu~t trinh bayvan ban. Truang hqp phat hi~n c6 sai s6t ho?c khong r5 rang trong bim thao thi nguaidanh may phai hoi 11,\inguai s01,\nthao ho?c nguai duy~t ban thao d6.

2. Nhan ban dung s6 luqng quy dinh phat hanh:

a) S6 luqng van ban nhan ban dS phat hanh duqc xac dinh tren co So' s6 luqng t1,\inoi nh~n van ban; nSu gui dSn nhi~u noi rna trong van ban khong li~t ke du danh sachthi bQph~n s01,\nthao phai c6 phv Ivc noi nh?n kern theo dS luu a van thu.

b) Noi nh~n phai duqc xac dinh cv thS trong van ban tren nguyen t~c van ban chigui dSn co quan co chuc nang, th&m quy~n giai quySt, t6 chuc thlJc hi~n, ph6i hqp thlJchi~n, giam sat, kiSm tra lien quan dSn nQi dung van ban; khong gui vuqt dp, khong guinhi~u ban cho mQt d6i tuqng, khong gui dSn cac d6i tuqng khac khong thuQc ph1,\mvidi~u chinh va lien quan dSn nQi dung cua van ban.

3. Gilr gin bi m~t nQi dung van ban va thlJc hi~n danh may, nhan ban theo dungthai gian quy dinh.

4. Vi~c nhan ban van ban m~t do Giam d6c So' quySt dinh va duqc thlJc hi~n theocac quy dinh v~ bao v~ bi m~t Nha nuac.

Di~u 11. Ki~m tra van ban tmo'c khi ky ban hanh.1. Nguai s01,\nthao van ban phai kiSm tra va chiu trach nhi~m v~ dQ chinh xac

cua nQi dung van ban, d~ xu5.t muc dQ kh~n, d6i chiSu quy dinh cua phap lu~t v~ bao v~bi m~t Nha nuac xac dinh vi~c dong d5.u m~t, d6i tuqng nh~n van ban, trinh nguai kyvan ban quySt dinh.

2. Chanh Van phOng, Truang phong, ban chuyen man quan Iy cong tac van thu,co trach nhi~m kiSm tra va chiu trach nhi~m v~ hinh thuc, thS thuc, ky thu~t trinh bayva thu tvc ban hanh van ban thuQc ph1,\mvi, lInh VIJCphv trach.

Di~u 12. Ky van ban.Hinh thuc ky van ban duqc su dVng con d5.u cua So' Giao dvc va Uao t1,\O,g6m

co:

- Giam d6c So' Giao dvc va Uao t1,\o.

5

- Cac PhO Giam d6c Sa dugc Giam d6c Sa phan cong, uy quy~n C\l thS b~ng vanban rieng, khi do thfrm quy~n ky se ghi ky thay Giam d6c (KT.GIAM DOC).

- Chanh Van phOng Sa dugc Giam d6c Sa giao ky mQt s6 van bim C\l thS b~ngvan bim rieng, khi do thfrm quy~n ky se ghi thua I~nh Giam d6c (TL.GIAM DOC).

- C~p phO tnJc ti~p dugc Chanh Van phong Sa phan cong, uy quy~n C\l thS b~gvan ban rieng, khi do thfrm quy~n ky se ghi ky thay Chanh Van phOng ( KT.CHA.NHVANPHONG).

f)i~u 13. Ban sao van ban.

I. Cac hinh thuc ban sao dugc quy djnh tl;ti Quy ch~ nllY g6m bim sao y bimchfnh, ban trfch sao va ban sao l\lc.

2. ThS thuc ban sao dugc quy djnh nhu sau:

Hinh thuc sao: Sao y ban chinh ho?c trich sao, ho?c sao l\lc; ten co quan Sa; s6,ky hi~u ban sao; dja danh va ngay, thang, nam sao; chuc Vl;l,hQ ten va chu ky cua nguaico thfrm quy~n; d~u cua co quan Sa; noi nMn.

3. Ban sao y ban chinh, ban trich sao va ban sao l\lc dugc thlJc hi~n theo dungquy djnh tl;tiQuy chS nay co gia trj phap Iy nhu ban chinh.

4. Ban sao ch\lp (photocopy eli d~u va chu ky cua van ban chinh) nSu khong dugcthlJc hi~n theo dung thS thuc quy djnh tl;tikhoan 2 cua Di~u nay, thi chi co gia trj thongtin, tham khao.

5. Khong dugc sao, ch\lp, chuySn phat ra ngoai co quan nhung y kiSn ghi ben I~van ban. Truang hgp nhung y kiSn cua lanh dl;to ghi ben I~ van ban can thiSt cho vi~cgiao djch, trao d6i cong tac phai dugc thS chS hOa b~ng van ban hanh chfnh.

Ml,lc 2. QUAN LY VAN BAN

I>i~u 14. Trinh t\1' quan Iy van ban d~n.

T~t eli van ban, kS eli dan, thu do ca nhan gui dSn co quan (sau day gQi chung lavan ban dSn) phai dugc quan Iy theo trinh tlJ sau:

1. TiSp nh?n, dang ky van ban dSn.

2. Trinh, chuYSn giao van ban dSn.

3. Giai quySt va theo doi, don d6c vi~c giai quySt van ban dSn.

I>i~u 15. Ti~p nh~n, dang ky van ban d~n.

1. T~t eli van ban dSn d~u phai dugc quan 1y t?P trung, th6ng nh~t tl;tivan thu Sava tl;ti van thu cac phOng, ban chuyen mon (thuQc linh VIJCph\l trach). T~t eli cac lol;tivan ban (kS eli ban Fax, van ban dugc chuYSn qua ml;tng va van ban m?t), dan, thu guid~n Sa dugc gQi chung la van ban dSn.

Van ban dSn tu mQi ngu6n d~u pMi dugc t?P trung tl;tivan thu Sa dS lam thu t\lCti~p nh?n, dang ky vao chuang trinh quim Iy van ban va h6 so cua co quan.

6

2. Van ban d~n chuy~n phM qua may Fax ho~c qua m~ng, can bl) van thu cungphai ki~m tra v~ s6 Iugng van ban, s6 lugng trang cua m6i van ban, v.v.... Truang hgpphat hi~n co sai sot, phili kip thai thong bao cho nai gui ho~c bao cao nguai dugc giaotrach nhi~m xem xet, giai quy~t. Van ban d~n lo~i mlYcung thul)c di~n dang ky t~i vanthu So, d6i vai ban chuy~n phat qua may Fax (lo~i gifty nhi~t) thi dn ch\lp l~i truac khidong dftu d~n, van ban d~n chuy~n phat qua m~ng, trong truang hgp dn thi~t co th~ inra va lam thu t\lCdong dftu "D~n". D~n khi nh~n dugc ban chinh cua ban Fax ho~c vanban chuy~n qua m~ng, can bl) van thu So cling phai dong dftu "D~n", ghi s6 va ngayd~n (s6 d~n va ngay d~n Ia s6 thu tlJ va ngay, thang, nam dang ky ban Fax, van banchuy~n qua m~ng) va chuy~n cho phOng, ban chuyen mon ho~c ca nhan da nh~n banFax, van ban chuy~n qua m~ng.

3. Nhung van ban do can bl), cong chUc di hQpmang v~ ho~c nh~n trlJc ti~p philidugc dang ky t~i van thu So truac khi xu Iy theo quy dinh. Nhung van ban d~n khongdugc dang ky t~i van thu So, cac dan vi, ca nban kh&ngco trach nhi~m giai quy~t.

4. Van ban d~n thul)c ngay nao phili dugc dang ky, phat hanh ho~c chuy~n giaotrong ngay, ch~m nhftt Ia trong ngay lam vi~c ti~p theo.

5. Cac bi van ban d~n can bl) van thu khong boc: bao g6m cac bi van ban gui chot6 chuc Dang, cac doan th~, t6 chuc Hl)i trong So Giao d\lCva Dao t~o va cac bi vanban gui dich danh nguai nh~n, dugc chuy~n ti~p cho nai nh~n. D6i vai nhung bi vanbim gui dich danh nguai nh~n, n~u Ia van ban lien quan d~n cong vi~c chung cua So thica nhan nh~n van ban co trach nhi~m chuy~n cho van thu So d~ dang kyo

6. D6i vai nhung bi thu gui dich danh ten Giam d6c So, van thu So gui trlJc ti~pd~n Giam d6c So ho~c nguai dugc Giam d6c So phan cong boc go cac bi thu cua Giamd6c So; sau khi co y ki~n cua Giam d6c So thi van ban phai dugc chuy~n d~n van thuSo d~ dugc dang ky va xu ly ti~p.

7. D6i vai nhung bi thu co ky hi~u M~t, T6i m~t, Tuy~t m~t ho~c co ghi "chinguai co ten mai dugc boc bi", van thu So chi dang ky va chuy~n d~n nguai nh~n ho~cnguai co trach nhi~m xu Iy. Sau khi xu Iy xong, cac van ban tren phili chuy~n chonguai dugc giao trach nhi~m quan ly theo ch~ dl) bao quan tai Ii~um~t.

8. Van ban khfrn d~n ngoai gia lam vi~c, ngay l~, ngay nghi, bao v~ ca quan cotrach nhi~m ky nh~n va bao cao ngay vai lanh d~o Van phOng So d~ xu Iy.

9. Khi ti~p nh~n van ban d~n, van thu So phai ki~m tra v~ s6 lugng, tinh tr~ng bithu, nai nh~n, dftu niem phong (n~u co) d~c bi~t luu Y d6i vai nhung bi thu co dl) Khfrn,M~t. Van ban d~n bi thi~u, rach, bi boc, ho~c van ban ben trong khong dung vai s6 ghingoai bi, nai nh~n, van ban hOa t6c ht;:ngia rna chuy~n d~n mul)n han thai gian ghi angoai bi ho~c truang hgp phat hi~n sai sot, van thu So phai kip thai thOng bao cho naigui ho?c bao cao nguai dugc giao trach nhi~m xem xet giai quy~t, n~u dn thi~t phai I~pbien bim co chi! ky xac nh~n clla nguoi dua van ban d~n.

10. Van ban d~n dugc dang ky vao s6 dang ky van ban d~n ho~c ca so du li~uvan ban d~n tren may vi tinh.

Di~u 16. Trinh, chuy~n giao van ban d~n.

1. D6i vai lo~i van bim dSn co yeu du giai quySt cong vi~c kh~n, duQ'cchuy~nngay dSn cho Giam d6c ho~c nguai duQ'cGiam d6c uy quy6n d~ xu Iy, sau do chuy~nI?i van thu So' d~ duQ'cdang kyo

2. D6i vai lo?i van ban dSn binh thuang, van thu So' dang ky va chuy~n choGiam d6c ho~c nguai duQ'cGiam d6c uy quy6n IInh VIlCd~ xu Iy.

3. Can cu vao y kiSn chi d?o giai quySt, van thu So' vao s6 ho~c co So' dii li~u vanban dSn tren may vi tinh, chuy~n tiSp theo y kiSn chi d~o ho~c luu t~i van thu So'.

4. Vi~c chuy~n giao van ban phai dam bao cac yeu du v6 tinh chinh xac, giii ginbi m~t nQidung van ban va phai duQ'cghi nh~n vao chuang trinh quan Iy van ban va hE>so cong vi~c cua co quan (ho~c vao s6 chuy~n giao van ban).

Di~u 17. Giai quy~t va theo doi, don dBc vi~c giai quy~t van ban d~n.

1. Giam d6c So', cac PM Giam d6c So' trllc tiSp chi d?o Truang cac phOng, banchuyen mon co trach nhi~m giai quySt kip thai van ban dSn thuQc cac IInh VIlCduQ'cphan cong ph\! trach.

2. Can cu nQi dung van ban dSn, Giam d6c So' ho~c cac PM Giam d6c So' giaocho cac phong, ban chuyen mon ho~c ca nhiin giai quySt. Truang cac phOng, banchuyen mon phan cong cho chuyen vien cua dan vi nghien cuu, giai quyet van ban dSntheo thai h?n duQ'cphap lu~t quy dinh ho~c theo quy dinh cua Giam d6c So'.

3. Trang cong tac xu Iy van ban den Chanh Van phOng So', TruOng cac phongban chuyen mon chiu trach nhi~m thllChi~n nhiing cong vi~c sau:

a) Xem xet toan bQ van ban dSn va bao cao v6 nhiing van ban quan trQng, kh~ncap.

o b) TrllC tiSp giai quySt ho~c chuy~n van ban den cho chuyen vien ph\! trach giaiquyet.

c) Theo d5i, don d6c vi~c giai quySt van ban dSn.

4. Truang hQ'Pvan ban den khOng co yeu du v6 thai h?n tra lai thi thai h?n giaiquySt khong qua 15 ngay lam vi~c.

Di~u 18. Trinh t\1"quan Iy van ban di.

T&tca van ban di cua So' phat hanh phai duQ'cquan Iy t~p trung, th6ng nh&tt?ivan thu chuyen trach cua So' theo trinh til sau:

1. Ki~m tra th~ thuc, hinh thuc va ky thu~t trinh bay; ghi s6, ky hi~u va ngay,thang, nam cua van ban.

2. Dong d&uco quan va d&umuc dQkh~n, m~t (nSu co).3. Dang ky van bim di.4. Lam tM t\!C,chuy~n phat va theo doi vi~c chuySn phM van ban di.

8

5. Luu van bim di t?i van thu So va t?i van thu cac phong, ban chuyen mon ph1,1tnich.

Di~u 19. Chuy~n phat van ban di.

1. Van ban di phai dugc haan thanh thu t1,1Cvan thu va chuy~n phat ngay trangngay van ban do dugc ky, ch~m nh~t la trang ngay lam vi~c ti~p thea.

2. Van ban di co th~ dugc chuy~n cha nai nh~n b~ng Fax ha~c chuy~n qua m?ngd~ thOng tin nhanh.

Di~u 20. Luu van ban di.

1.M6i van ban di dugc luu hai ban: Ban g6c luu t?i van thu Van phOng So, dugcs~p x~p thea thu tv dang ky, mQt ban chinh luu trang hE>sa giai quy~t cong vi~c t?i vanthu cac phOng ban chuyen mon ph1,1trach va dugc chuy~n giaa cha bQ ph~ luu tru theathai h?n quy dinh.

2. Van ban di co ch~ dQ "M~t" dugc luu t?i van thu thea ch~ dQ baa v~ bi m~tNM nuoc, dugc s~p x~p thea s6 thu tv va baa qUiln trang c~p, hQp. Tuy~t d6i khongdugc mang ra kh6i co quan So, truang hgp can khai thac su dl,lOgphai dugc sv dE>ngycua liinh d?a So ph1,1trach.

3. Cac van ban lien nganh rna khOng l~y s6 t?i van thu thi sau khi dong d~u vanthu co trach nhi~m thea doi luu bim chinh.

4. Ban luu nhung van ban quan tr9ng cua ca quan pMi dugc in b~ng gi~y t6t codQpH trung tinh va dugc in b~ng mvc b~n mau.

M\lc 3. L~P HO SO HI~N HANH vA GIAO NQP HO SO, TAl LI~U VAoL1fU TRU CO QUAN

Di~u 21. NQi dung vi~c l~p hB SO' va yeu du dBi vo'i hB so' du'q'c l~p.

1. Nguyen t~c:

T~t ca can bQ, cong chuc khi lam vi~c co lien quan d~n cong van, gi~y to' d~uphai co trach nhi~m l~p hE>sa cong vi~c minh lam, d~n thai h?n quy dinh nQp vaa luutru hi~n hanh.

2. NQi dung vi~c l~p h6 sa hi~n hanh:

a) Mo h6 sa: Hang nam, can cu vaa danh m1,1chE>sa cua dan vi trvc thuQc vathvc t~ cong vi~c dugc giaa, m6i can bQ, cong chuc chu~n bi cac bia hE>sa, ghi tieu d~hE>sa len bia d~ quan ly van ban lien quan d~n cong vi~c giai quy~t, ngaai bia ghi rotieu d~ hE>sa. Trang qua trinh giai quy~t cong vi~c, se Ian luqt dua cac van ban hinhthanh co lien quan vaa bia hE>sa do.

b) Thu th~p van ban dua vaa hE>sa:

- Can bQ, cong chuc co trach nhi~m l~p hE>sa dn thu th~p day du cac van ban,gi:1y to' va cac tu li~u co lien quan d~n sv vi~c dugc ghi s~n ten vaa bia hE>sa.

9

- Cac van bim trong h6 sa pMi dugc s~p x~p theo mQt trinh til hgp Iy, tuy theod~c di~m khac nhau cua van bim d~ chQn cach s~p x~p cho thich hgp.

- K~t thUc va bien m\lc h6 sa: Khi cong vi~c giai quy~t xong thi h6 sa cling k~tthuc, can bQ, cong chuc co trach nhi~m I~p h6 sa phai ki~m tra xem xet, b6 sung nhungvan ban, gi~y to' can thi~u va lo~i ra van ban trung, thua, ban nMp, cac tu li~u, sach baokhOng cfrn thi~t d~ trong h6 sa.

3. Yeu cfru d6i vai m6i h6 sa dugc I~p:

- H6 sa dugc I~p pMi phan anh dung chuc nang, nhi~m V\l cua ca quan hinhtMnh h6 sa.

- Van ban, tai li~u dugc thu th~p vao h6 sa co Sll lien quan ch~t cM vai nhau vaphan anh dung trinh til diSn bi~n clla Sll vi~c hay trinh til giai quy~t cong vi~c.

- Van ban trong h6 sa co gia tri bao quan tuang d6i d6ng d~u.

- Sau khi giai quy~t xong cong vi~c, h6 sa giai quy~t cong vi~c, bQ ph~n van thuco trach nhi~m ki~m tra danh m\lc, tMnh ph5.n h6 sa va luu giu t~i van thu cha chuy~ngiao luu tru theo quy dinh. Truang hgp nhung h6 sa dang trong giai do~n gop y, I~y Yki~n ho~c trao d6i, ph6i hgp giai quy~t, thi chuyen vien xu Iy h6 sa cfrn th~ hi~n ph5.nghi chu trong phi~u trinh d~ van thu chuy~n giao h6 sa I~i cho dan vi, ca nhan ti~p t\lCtheo doi, xu Iy.

- Can bQ, cong chuc pMi thllc hi~n nghiem tuc cac quy dinh v~ cong tac quan Iytai li~u t~i ca quan; tai li~u luu tru ph\lc V\l cho yeu cfru cong tac Clla tung ca nhan phaidugc I~p danh m\lc, s~p x~p gQn gang, khoa hQc, ti~n cho cong tac tra cuu, khai tMc sud\lng theo quy dinh va co hi~u qua.

DiSu 22. Giao DQPh6 sO', tai Ii~u vao lu'u trii' cO' quaD.

1. Trach nhi~m clla cac dan vi va ca nhan trong ca quan:

a) Cac phOng, ban chuyen mon thuQc SO'va ca nhan phai giao nQp nhung h6 sa,tai li~u co gia tri luu tru vao luu tru hi~n hanh clla SO'theo thai h~n dugc quy dinh t~ikhoan 2 f)i~u nay.

b) Truang hgp cac phong, ban chuyen mon thuQc SO' ho~c ca nhan cfrn giu I~inhung h6 sa, tai li~u da d~n h~n nQp luu thi phai I~p danh m\lc gui cho luu tm hi~nhanh cua SO'nhung thai h~n giu I~i khong dugc qua hai nam.

c) Can bQ, cong chuc, khi chuy~n cong tac, thOi vi~c, nghi huang ch~ dQ baohi~m xa hQi phai ban giao I~i to an bQ h6 sa, tai li~u cho co quan ho~c nguai k~ nhi~m,khong dugc giu h6 sa, tai li~u clla SO'lam clla rieng ho~c mang sang dan vi khac.

2. Thai h~n nQp tai li~u vao luu tru hi~n hanh dugc quy dinh nhu sau:

a) Tai li~u hanh chinh, tai li~u chuyen mon nghi~p V\l: Sau mQt nam k~ tu namcong vi~c k~t thuc.

b) Tai li~u nghien cUu khoa hQc, ung d\mg khoa hQCva c6ng ngh~: Sau mQt namk~ tu nam cong trinh dugc nghi~m thu chinh thuc.

10

c) Tai li~u xay dlJllg co bim: Sau ba thang k~ ill khi cong trinh dugc quy~t toano

d) Co sa du li~u, tai li~u anh; phim di~n anh; m~-cro-phim; tai li~u ghi am, ghihinh va tai li~u khac: Sau ba thang ke tu khi cong vi~c ket thuc.

3. ThUtl)Cgiao nQP:Khi giao nQptai li~u pMi I~phai ban "Ml)c Il)ch6 so, tai li~u nQp luu" va hai bim

"Bien ban giao nh~n tai li~u". Cac don vi hoi,lcca nhan giao nQptai li~u VaGluu tm hienhanh Cllaco quan giu m6i lo~i mQtban. .

Di~u 23. Trach nhi~m dBi vo'i vi~c I~p ha SO' va giao nQp ha sO', tai Ii~u vaolU'u tru' CO' quan.

I. Chanh Van phong Sa, Truang phong, ban chiu trach nhi~m tham muu I~p k~ho~ch hang nam d~ bao dam tri~n khai thlfc hi~n t6t cong tac quan Iy va ho~t dQngvanthu, luu tm clla Sa.

2. Chanh Van phong Sa, Truang phong, ban co nhi~m VI)sau:a) Tham muu cho Giam d6c Sa trong vi~c chi d~o, ki~m tra, huang dfin vi~c I~p

h6 so va giao nQph6 so, tili li~u VaGluu tru hi~n hanh d6i vai cac co quan chuyen manthuQc Sa.

b) T6 chuc thlfc hi~n vi~c I~p h6 so va giao nQp h6 so, tai li~u VaGluu tru hi~nhanh t~i Sa.

3. Chanh Van phOng Sa, Truang phong, ban chiu trach nhi~m truac Giam d6c Sav~ vi~c I~p h6 so, bao quan va giao nQph6 so, tai li~u CllaphOng, ban minh VaGluu truhi~n hanh.

4. Tnich nhi~m clla can bQ,cong chuc: L~p h6 so cong vi~c dugc phan cong theodoi, giai quy~t.

5. Trach nhi~m clla can bQ luu tru: Can bQ chuyen trach luu tru CllaSa co trachnhi~m huang dfin cho cac phong, ban chuyen man thuQc Sa va can bQ, cong chuc I~ph6 so cong vi~c theo dung quy dinh.

Ml}c 4. QUA.N LY vA sIr Dl)NG CON DAu TRONG CONG TAc VAN THU

Di~u 24. Qmin Iy va SUo dl}ng con d~uI. Chanh Van phong Sa giup Giam d6c Sa quan Iy vi~c su d\)ng con dc1uCllaSa.

86i vai cac phong ban chuyen man n~u co con dc1urieng, Truang phOng ban co trachnhi~m quan Iy vi~c su d\)ng con d~u CllaphOngban minh theo dung quy dinh hi~n Mnh.

2. Can bQvan thu Sa dugc giao nhi~m V\)gift va SUd\)ng con dc1uclla Sa va caclo~i dc1ukhac (n~u co) theo dung quy dinh. Can bQkiem nhi~m van thu Cllacac phongban chuyen man thuQc Sa n~u co con d~u rieng dugc giao nhi~m V\)giu va SUd\)ng cond&ucua phOngban chuyen man theo dung quy dinh hi~n Mnh.

3. Can bQvan thu dugc phan cong dong dc1u,khong dugc mang dc1ura kh6i khuVlfCdong dc1ukhi khong co Slfchi d~o clla Ghim d6c Sa.

I I

4. Khong duqc til y giao con dau cho nguai khac sir dl,mgkhi khong co chi d~ocua Ghim d6c Sa b~ng van bim.

DiSu 25. Dong d~u

1. Tuy~t d6i khong duqc dong dau kh6ng chi.2. Khong dong dau d6i vai cac van bim ky vuqt tham quy~n, thiSu chu ky nhay

cua phOng, ban chuyen man so~n thao van ban, cac bim sao co chu ky khong ra rang,lem lu6c.

3. Dau duqc dong trum len 1/3 chu ky v~ ben trai.4. Dong dau len cac ph\) l\)c kern theo van bim chinh do nguai ky van ban quySt

dinh va dau duqc dong len trang dfiu, trum len mQtphfin ten co quan, t6 chuc ho?c tencua ph\)l\)c.

5. Dong dau giap lai, dong dau n6i len van bim, tai li~u chuyen nganh dugc thlJchi~n theo quy dinh cua BQ truang, Thu truang co quan quan ly nganh. Truang hqpdong dau len cac ban hqp dE>ng,bien bim, dlJ toan co nhi~u trang, dau duqc dong vaokh~ang giua mep phai cua van ban ho?c ph\) l\)c van ban, trum len mQt phfin cac to'giay.

6. D6i vai cac tai li~u bi m~t Nha nuac, tuy theo muc dQm~t phai dong dau dQm~t: Tuy~t m~t, T6i m~t, M~t.

Chtro'ng III

CONG TAC LUU TRU

M\IC 1. CONG TAC THU TH~P, BO SUNG TAl LI.E:U

DiSu 26. Thu th~p hB sO', tili Ii~u vilo luu trii- co' quan.

Hang nam, can bQph\) trach luu tru Sa co trach nhi~m:1. L~p kS ho~ch thu th~p hE>so, tai li~u.2. Ph6i hqp vai cac phong, ban chuyen man thuQc Sa, ca nhan xac dinh hE>so, tai

li~u dn thu th~p.

3. Huang dfrn cac phong, ban chuyen man thuQc Sa, ca nhan chuan bi hE>so, taili~u giao nQpva th6ng ke thanh "M\)c l\)c hE>so, tai li~u nQp luu".

4. Chuan bi kho, phong, tu va phuong ti~n d6 tiSp nh?n tai li~u luu tru.5. T6 chuc tiSp nh?n tai li~u va l~p "Bien bim giao nh?n tai li~u".Phong, ban chuyen man thuQc Sa co hE>so, tai li~u giao nQp luu tm co trach

nhi~m l?p "M\)c l\)c hE>so, tai li~u nQp luu" va "Bien bim giao nh?n tai li~u" theo mfrudo C\)Ctruang C\)CVan thu va Luu tru Nha nuac huang dfrn, m6i lo~i hai ban, dan viho?c ca nhan nQp luu va luu tru co quan Sa giG'm6i lo~i mQtban.

DiSu 27. Chinh Iy tili Ii~u.1. Nguyen t~c:

12

a) K~i phan la~i va I~p h6 sa phai ton tr9ng slJ hinh thanh cua tai li~u thea trinhtlJ giai quyet cong vi~c.

b) Tai li~u sau khi chinh Iy philn anh duqc ha~t dQng cua cO'quan.

c) Can bQ ph\l trach cong tac luu tru co trach nhi~m t6 chuc phan la~i, chinh Iytai Ii~u baa quan t~i kha luu tru CO'quan.

2. Tai li~u sau khi chinh Iy phili d~t yeu du:

a) Phan la~i va I~p h6 sa haan chinh.

b) Xac dinh thai h~n baa quan cha h6 sO',tai li~u dn baa quan vinh vi~n va bilOquan co thai h~n.

c) H~ th6ng hoa h6 sO',tai li~u.

d) L~p cong C\l tra cUu: M\lc l\lc h6 sO',cO'sa du li~u va cac cong C\l tra cuu khacph\lc vv cha vi~c quan Iy va tra cUu, su dVng tai Ii~u.

e) L~p danh m\lc xac dinh tai li~u h~t gia tri de lam tbU t\lC tieu huy.

f)j~u 28. Xae dinh gia tri tai Ii~u.

1. Vi~c xac dinh gia tri tai li~u phai d~t duqc cac yeu du sau:

a) Xac dinh tiii li~u dn baa quan vinh vi~n va tai li~u dn baa quan co thai h~ntfnh bAng s6 luqng nam.

b) Xac dinh tai li~u h~t gia tri dn la~i ra de tieu bUy.

2. Thai h~n baa quan tai li~u thlJc hi~n thea Quy dinh thai h~n baa quan tai Ii~uda Cvc truang C\lC Van thu va Luu tru Nha nuoc ban hanh.

f)j~u 29. Hi}i dang xae dinh gia tri tai Ii~u ella co' quan.

I. Khi ti~n hanh xac dinh gia tri tai li~u, cO' quan phai thanh I~p HQi d6ng xacdinh gia tri tai li~u. HQi d6ng co nhi~m V\ltu v&ncha Giam d6c Sa v~ vi~c quy~t dinh:

a) M\lc l\lc h6 sO',tai li~u giU I~i baa quan.

b) Danh m\lc tai li~u h~t gia trio

2. Thanh ph~n cua HQi d6ng xac dinh gia tri tai li~u thlJc hi~n thea Cong van s6879NTLTNN-NVDP ngay 19 thang 12 nam 2006 cua C\lC Van thu va Luu tru Nhanuoc v~ huang d&nt6 chuc tieu bUy tai li~u h~t gia trio

3. HQi d6ng lam vi~c thea phuO'ng thUc sau day:

a) Tung thanh vien HQi d6ng xem xet, d6i chi~u danh m\lc tai li~u h~t gia tri voim\lc l\lc h6 sO',tai li~u gift l~i. Kiem tra thlJc t~ tai li~u (n~u dn).

b) HQi d6ng thaa lu~n t~p the va bieu quy~t thea da s6 v~ tai li~u dlJ ki~n tieubUy. Bien ban cUQch9P co du chu ky cua cac thanh vien trong HQi d6ng va duqc I~pthanh hai ban, mQt ban luu t~i h6 sa bUy tai li~u, mQt ban dua vaa h6 sa trinh c&p coth~m quy~n th~m tra tai li~u hSt gia trio

13

c) ThOng qua bien bim, trinh Giam d&cSa quy~t dinh.Di~u 30. Tieu huy tai Ii~u h~t gia trio

1. Nghiem dm cac don vi, ca nhan tv tieu huy h6 so, tili li~u duai bfrt ky hinhthuc mia va ban tai li~u tieu bUyra thi truong tv da.

2. Tham quy~n quy~t dinh tieu bUy tai li~u h~t gia tri: Giam d&cSa quy~t dinhtieu huy tai 1i~uh~t gia tri baa quim t~i luu tru co quan sau khi co y kiSn tham dinh d~xufrt b~ng van bim cua HQi d6ng xac dinh gia tri tai li~u va y kiSn b~ng van ban cua coquan co tham quy~n. Khi tieu huy phai bUyhSt thong tin tren tai 1i~u.

3. H6 so tieu huy tai li~u hSt gia tri, baa g6m:a) Ta trinh v~ vi~c tieu huy tai li~u hSt gia trio

b) Danh ml)c tai 1i~uh~t gia tri kern thea ban thuySt minh.c) QuySt dinh thanh l~p HQi d6ng xac dinh gia tri tai li~u.d) Bien bim hQpHQi d6ng xac dinh gia trio

d) Van bim cua dp co tham quy~n v~ vi~c tham tra tai li~u hSt gia trioe) QuySt dinh cua nguai co tham quy~n cha phep tieu huy tai li~u hSt gia triog) Bien ban v~ vi~c tieu bUy tai li~u hSt gia tri va cac tai li~u lien quan khac.4. Vi~c tieu bUy tai li~u hSt gia tri dugc thvc hi~n thea huang dfin cua Cl)Ctruang

Cl)CVan thu va Luu tru Nha nuac va cac quy dinh phap lu~t hi~n hanh co lien quan.Di~u 31. Nqp lU'u hi> so., tai Ii~u vao Lu'u tru' lich su. (tmimg h<;rpco' quan

thuqc di~n nqp lu'u vao lu'u tru' lich su.).

1. Trach nhi~m cua co quan nQptai li~u vaa Luu tru lich su:a) Giaa nQp tai li~u vaa Luu tm lich su thea dung thai h~n quy dinh.

TruOng hgp mu&n giu l~i h6 so, tai li~u dii dSn thai h~n giaa nQp phai dugc svd6ng y b~ng van ban cua Giam d&cSa ha~c pho Giam d&cSa phl) trach.

b) Giaa nQp tai li~u tren co sa h6 so ha~c dan vi baa quan dugc th&ngke thanh"Ml)c ll)c h6 so, tai li~u nQp luu".

c) Giaa nQpd~y du Mp, e~p va eong Cl)tra Clrukern thea.d) V~n chuy~n tai li~u dSn noi giaa nQp.2. Trach nhi~m cua Luu tru lich su:a) L~p kS ha~ch thu th~p tai li~u.b) Ph&ihgp vai luu tru hi~n hanh Iva ehQntai li~u dn thu th~p,c) Huang dfin luu tru hi~n hanh chuan bi tai li~u giaa nQp.d) Chuan bi kha tang va cac phuong ti~n d~ tiSp nh~n tai li~u.d) T6 chuc tiSp nh~n tai 1i~uva 1~p"Bien ban giaa nh~n tai 1i~u".

14

"M\!c l\!c h6 so, tai li~u nQpluu" va "Bien ban giao nh?n tai li~u" duQ'cl?p thanhhai ban theo m~u th6ng nhftt do C\!Ctruang C\!CVan thu va Luu tm Nha nuac huangd~n. Luu tru clla co quan va Luu tru lich su giu m6i lo~i mi)t ban.

3. Thanh ph:ln va thai h~n giao ni)p tai li~u vao Luu tru lich su thlJc hi~n theohuang d~n clla C\!Ctruang C\!CVan thu va Luu tru Nha nuac.

Ml}C 2. THONG KE, BAa QUAN TAl LI~U LUU TRU

f)i~u 32. ThBng ke tili li~u hru trii'.1. u6i tUQ'ngth6ng ke luu tru bao g6m: Th6ng ke tai li~u luu tm, kho 1uu tm,

phuong ti~n bao quan tai li~u luu tm va can bi), cong chuc, vien chuc lam cong tac luutru.

2. Th6ng ke luu tru duQ'cthlJc hi~n theo ch~ dQdinh kyo s6 li~u th6ng ke luu trudinh ky hang nam duQ'Ctinh tu 0 gia ngay 01 thang 01 d~n 24 gia ngay 31 thang 12.

3. Bao cao th6ng ke duQ'CthlJc hi~n theo quy dinh cila Sa Ni)i V\!v~ ch~ di) baocao th6ng ke t6ng hQ'Pcong tac van thu, luu tru.

f)i~u 33. Bao quan tili li~u lU'u trfr.

1. Nguyen t~c:a) H6 so, tai li~u chua d~n h~n nQp luu ho?c khong thui)c di~n ni)p luu tru hi~n

hanh do can bQ,cong chuc cac dan vi bao quan va phai dam bao an toan cho cac h6 so,tai li~u do.

b) H6 so, tai li~u luu tru t?P trung bao quan trong kho lUll tru cila co quan Sa.Kho luu tru duQ'ctrang bi d:ly dll cac trang thi~t bi, phuong ti~n dn thi~t theo quy dinhdam bao an toan cho tai li~u.

2. Chanh Van phong Sa va Truang phong ban co trach nhi~m tham muu choGiam d6c Sa chi d~o va t6 chuc thlJc hi~n cac quy trinh v~ bao quan tai li~u luu tru:

a) Xay dlJng ho?c b6 tri kho, phong luu tru theo dung tieu chufu1quy dinh.b) ThlJc hi~n cac bi~n phap phong, ch6ng chay, n6; phong, ch6ng thien tai; phong

gian, bao m?t d6i vai kho luu tru va tai li~u luu tru.c) Trang bi d:ly dil cac thi~t bi ky thu?t, phuong ti~n bao quan tai li~u luu tru.d) Duy tri nhi~t di), di) ~m, anh sang phu hQ'pvai tai li~u luu tru.d) ThlJc hi~n cac bi~n phap phong, ch6ng con trung, nftm m6c, khu a-xit va cac

tac nhan khac gay hu hOng tai li~u; thuang xuyen t6 chuc v~ sinh kho tang theo dinh kyo

e) Tu b6, ph\!c ch~ tai li~u luu tru bi hu hong ho?c co nguy co bi hu hong.g) ThlJc hi~n ch~ dQbao hi~m tai li~u luu tru d6i vai tai li~u lUlltm d?c bi~t quy,

hi~m.3. Can bi), cong chu'c ph\! trach cong tac luu tru chuyen trach co trach nhi~m:

15

a) ThlJc hi~n dung cac quy dinh cua Nha nuac va cua ca quan v~ bao v~, baoquan an toan tai li~u va kho luu tru.

b) B6 trf, s~p x~p khoa hQc tai li~u luu tru; h6 sa, tai li~u trong kho dS trong hQp(c~p), dan nhan ghi d~y du thOng tin theo quy dinh dS ti~n th6ng ke, kiSm tra va tra clm.

c) Thuemg xuyen kiSm tra tinh hinh tai li~u co trong kho dS n~m duQ'c s6 lUQ'ng,ch~t lUQ'llgtai li~u, tren ca So' do co k~ ho?ch bao quan va tu b6 ph\lc ch~.

4. Can bQ, cong chuc ph\l trach cong tac luu tru kiem nhi~m co trach nhi~m:

a) ThlJc hi~n dung cac quy dinh v~ bao v~, bao quan an toan tai li~u luu tm.

b) B6 tri, s~p x~p ngan n~p h6 sa, tai li~u luu tru; dan nhan ghi d~y du thong tintren cac c~p h6 sa theo quy dinh dS ti~n th6ng ke va tra cuu.

5. Ap d\lllg theo tieu chulin cac lo?i kho luu tru do BQ truang BQ NQi V\l quydinh.

6. Ky thu{it bao quan tai li~u luu tru duQ'c thlJc hi~n theo huang dfin cua C\lCtruang C\lC Van thu va Luu tm NM nuac.

M\IC 3. TO cnuc sir Dl}NG TAl LI~U LUU TRU CllA co QUANf)i~u 34. f)8i tU"{;mgva thu t\lc khai thac suod\lng tai li~u luu trii'.

1. B6i tUQ'ngduQ'c phep khai thac su d\lllg tai li~u luu tru hi~n hanh:

_ Can bQ, cong chuc trong co quan va nguoi ngoai co quan d~n nghien cuu va sud\lng tai li~u luu tru dS thlJc hi~n nhi~m V\lduQ'c giao.

- Ca nhan d~n 5Ud\lng tai li~u ph\lc V\l cho nhu du Clla minh.

2. Thu t\lC khai tMc, 5Ud\lng tai li~u luu tru hi~n Mnh:

_ Cac d6i tUQ'ng la nguoi thuQc ca quan phai co y ki~n cua Giam d6c So' cho phepduQ'c nghien cuu, su d\lng nhung tai li~u co lien quan.

_ Cac d6i tUQ'ngkhong phai la nguoi thuQc ca quan So' khi d~n nghien Clm tai li~uluu tru phai co gi~y giai thi~u cua ca quan quan Iy. N~u la cong dan Vi~t Nam thi phaico chung minh nhan dan, dan xin trich I\lc ban chfnh ghi ra m\lc dfch khai thac d6ngthoi neu ly do m~t va nguoi yeu du trich l\lc phai la nguoi co ten trong van ban c~ntrich l\lc ho~c gi~y uy quy~n cua nguoi co lien quan. Ban xin trich I\lCva gi~y uy quy~nd~u pMi duQ'c chung thlJc theo dung quy dinh cua phap lu{it. Phai co y ki~n d6ng y cuaGiam d6c So'.

_T~t cit cac d6i tUQ'ngd~n nghien cuu tai li~u phai ghi vao phi~u yeu du su d\lngtai li~u.

f)i~u 35. Cac hinh thu'c t8 chu'c sU'd\lDg tai li~u luu trii'.

1. Can bQ ph\l trach cong tac luu tru phai l{ip cac s6 nh{ip, xu~t tai li~u, s6 dangky m\lc l\lc h6 sa va 56 dang ky dQc gia theo dung quy dinh cua C\lC Van thu va Luu truNM nuac dS quan ly tai li~u luu tru va ph\lC V\l khai thac tai li~u,

16

2. Mugn tili li~u nghien clm t~i ch6: Sau khi nghien clm van bim xong, nguoikhai thac phai tra d~y du tiii li~u mugn vii ky tra h6 sa, tiii li~u viio s6 theo d5i mugn tiiili~u. Can be>ph\! trach cong tac luu tru phai giam sat trong qua trinh mugn vii ki~m tratiii li~u sau khi hoiin trii.

3. Mugn tiii li~u v~ nai liim vi~c: Truong hgp d~c bi~t do nhu c~u cong tac canb(>,cong chuc thue>c ca quan c~n su d\!ng h6 sa, tiii li~u a ngoiii kho phiii dugc ChanhVan phOng Sa, Truang phOng ban ho~c nguoi co trach nhi~m d6ng y. Nguoi mugn tiiili~u phai chiu trach nhi~m bao quan an toiin tiii li~u vii tra dung h~n.

4. Sao, ch\!p tiii li~u luu tm: nguoi d~n khai tMc cfrn sao chVP tiii li~u phai thvchi~n d~y du thu tvc khai tMc vii co giAy xin sao chVP tiii li~u, d6ng thai phai dugc svd6ng y cua nguoi co th~m quy~n m6i dugc phep sao chVp. Vi~c sao ch\!p tiii li~u luu truphai do can be>luu tru thvc hi~n. D6i v6i tiii li~u m~t dugc thvc hi~n theo quy ch~ baov~ bi m~t Nhii nu6c.

5. Dan vi, ca nhan khi su dVng tiii li~u luu tru phiii chAp hiinh nghiem chinh cacquy dinh v~ bao m~t thOng tin vii phai giu gin bao dam an toiin tiii li~u.

f)i~u 36. Thfim quy~n cho phep khai thac SU" d\lng tai li~u IU'u trii".

I. Chi co Giam d6c Sa ho~c nguoi dugc Giam d6c Sa uy quy~n m6i dugc chophep khai thac, su dVng tiii li~u luu tru.

2. Can be>ph\! trach luu tru ca quan chi cho phep su d\!ng tiii li~u khi dugc svd6ng y cua nguoi co th~m quy~n.

3. Vi~c sao chVP tiii li~u luu tm phai dugc y ki~n phe duy~t cua Giam d6c Sa.f)i~u 37. Quan Iy vi~c SUo d\lng tai li~u IU'u trii'.

Vi~c khai thac su dVng tiii li~u luu tru dugc quan Iy b~ng cac cong C\!sau:

1. Chuang trinh ph~n m~m quan Iy h6 sa luu tm.

2. S6 giao nh~n tiii li~u,

ChU'O'ng IV

TO CHUC THVC HI~N

f)i~u 38. Khen thU'(mg va xu'ly vi ph~m.I. Vi~c thvc hi~n cac ne>idung cua Quy ch~ niiy Iii me>ttrong nhung tieu chi d~

binh xet thi dua, khen thuang d6i v6i t~p th~ vii ca nhan; Iii co sa danh gia, nh~n xet,phan lo~i can be>,cong chuc.

2. Can be>,cong chuc vi ph~m cac quy dinh t~i Quy ch~ niiy thi tily theo tinh chAt,muc de>vi ph~m phiii chiu cac hinh thuc ky lu~t ap d\!ng theo quy dinh cua phap lu~t v~xu Iy ky lu~t d6i v6i can be>,cong chuc ho~c truy cuu trach nhi~m hinh sv theo quy dinhCllaphap lu~t.

17

3. Truang hgp can bl), cong chuc vi ph~m cac guy djnh t~i Quy chS nay rna gaythi~t h~i v~t ch~t cho co guan phili b6i thuang thi~t h~i theo guy djnh cua phap lu~t hi~nhanh vS trach nhi~m v~t ch~t d6i vai can bl), cong chuc.

Di~u 39. Khi~u n~i, ta eno.

1. Cac co guan chuyen mon, can bl), cong chuc co guySn khiSu n~i, t6 cao d6i vaicac hanh vi vi ph~m philp lu~t vS cong tac van thu, luu tru d6i vai co guan minh.

2. Vi~c giai guySt khiSu n~i, t6 cao trong cong tac van thu, luu tru dugc thlJc hi~ntheo guy djnh cua phap lu~t vS khiSu n~i, t6 cao.

J)i~u 40. T6 chu'c th•.•.c hi~n.1. Chanh Van phOng So', Truang cac phOng ban chuyen mon co trach nhi~m ph6

biSn, triSn khai thlJc hi~n Quy chS nay dSn toan thS can bl), cong chuc trong ph~m viguan Iy.

2. Chanh Van phOng So', Truang phong, ban co trach nhi~m don d6c, theo doivi~c thlJc hi~n Quy chS nay.

3. Trang gua trinh thlJc hi~n, nSu phat sinh vuang m~c thi dS nghj Giam d6c So'xem xet sua d6i, diSu chinh, b6 sung Quy chS nay cho pM hgp tinh hinh thlJc tS.!.

18