ÌÈÍÈÑÒÅÐÑÒÂÎ ÎÁÐÀÇÎÂÀÍÈßÐÎÑÑÈÉÑÊÎÉ ÔÅÄÅÐÀÖÈÈ

ÂÎËÃÎÃÐÀÄÑÊÈÉ ÃÎÑÓÄÀÐÑÒÂÅÍÍÛÉ ÓÍÈÂÅÐÑÈÒÅÒ

Ã.È. Áàëèáàðäèíà

ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂÅÄÅÍÈÅÈ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÎÍÍÎÅ ÎÁÅÑÏÅ×ÅÍÈÅ

ÓÏÐÀÂËÅÍÈß

Ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîå ïîñîáèå

Âîëãîãðàä 2002

ÁÁÊ 73 + 65.050.9(2)286 Á20

Ðåöåíçåíòû:êàíä. ôèëîë. íàóê, äîöåíò, çàâ. ñåêöèåé äîêóìåíòîâåäåíèÿ

êàôåäðû ÒÏÐß ÂîëÃÓ Ñ.Ï. Êóøíåðóê;êàíä. ôèëîë. íàóê, äîöåíò Âîëãîãðàäñêîé àêàäåìèè

ãîñóäàðñòâåííîé ñëóæáû Å.Â. Êîâøèêîâà

Ïå÷àòàåòñÿ ïî ðåøåíèþ ðåäàêöèîííî-èçäàòåëüñêîãî ñîâåòàÂîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà

Áàëèáàðäèíà Ã.È.Äîêóìåíòîâåäåíèå è äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå

óïðàâëåíèÿ: Ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîå ïîñîáèå. — Âîëãîãðàä:Èçä-âî ÂîëÃÓ, 2002. — 77 ñ.

ISBN 5-85534-671-4

Ïðåäëàãàåìîå ïîñîáèå ñòàâèò ñâîåé öåëüþ äàòü ñòóäåíòàìêîìïëåêñíûå çíàíèÿ î äîêóìåíòå, ñèñòåìàõ äîêóìåíòàöèè, ñïî-ñîáàõ äîêóìåíòèðîâàíèÿ è îôîðìëåíèè îñíîâíûõ âèäîâ îðãà-íèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ ïðè ðåøåíèè ïðàê-òè÷åñêèõ ïðîáëåì ñîçäàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ó÷ðåæ-äåíèé ëþáîé îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâîé ôîðìû.

Ïðåäíàçíà÷åíî äëÿ ñòóäåíòîâ êàê ñïåöèàëüíîñòè «Äîêó-ìåíòîâåäåíèå è ÄÎÓ», òàê è èíûõ ñïåöèàëüíîñòåé, èçó÷àþùèõâîïðîñû äîêóìåíòîâåäåíèÿ.

ISBN 5-85534-671-4

© Ã.È. Áàëèáàðäèíà, 2002© Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî

ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà, 2002

Á20

3

ÑÎÄÅÐÆÀÍÈÅ

Òåìà 1. Çàêîíîäàòåëüíûå àêòûè íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèå ìàòåðèàëû,ðåãëàìåíòèðóþùèå ïðàâèëà äîêóìåíòèðîâàíèÿè îðãàíèçàöèþ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè ................. 5

Òåìà 2. Äîêóìåíò: Åãî ôóíêöèèè ñïîñîáû äîêóìåíòèðîâàíèÿ.Ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè.Ìàòåðèàëüíûå íîñèòåëè èíôîðìàöèè ................ 16

Òåìà 3. Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìàîðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîéäîêóìåíòàöèè (ÓÑÎÐÄ).Þðèäè÷åñêàÿ ñèëà äîêóìåíòîâ ........................... 22

Òåìà 4. Îðãàíèçàöèîííûå äîêóìåíòû ............................ 35

Òåìà 5. Ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû:ïîñòàíîâëåíèå, ðåøåíèå,ðàñïîðÿæåíèå, ïðèêàç ......................................... 38

Òåìà 6. Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû ........... 42

Òåìà 7. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà.Èíñòðóêöèÿ ïî ÄÎÓ ........................................... 49

Òåìà 8. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîââ äåëîïðîèçâîäñòâå .............................................. 57

Òåìà 9. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ.Ïîäãîòîâêà äîêóìåíòîâê àðõèâíîìó õðàíåíèþ.Îðãàíèçàöèÿ àðõèâíîãî õðàíåíèÿäîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè .................................. 62

Òåìà 10. Ðàáîòà ñ äîêóìåíòàìè ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó.Âèäû è íàçíà÷åíèå äîêóìåíòîâïî ëè÷íîìó ñîñòàâó.Ïðèêàç ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ................................ 66

Òåìà 11. Äåëîïðîèçâîäñòâîïî ïèñüìåííûì è óñòíûìîáðàùåíèÿì ãðàæäàí ........................................... 71

Ñïèñîê ñîêðàùåíèé ......................................................... 74

Ñïèñîê ðåêîìåíäóåìîé ëèòåðàòóðû ................................ 75

5

Òåìà 1. ÇÀÊÎÍÎÄÀÒÅËÜÍÛÅ ÀÊÒÛÈ ÍÎÐÌÀÒÈÂÍÎ-ÌÅÒÎÄÈ×ÅÑÊÈÅ ÌÀÒÅÐÈÀËÛ,

ÐÅÃËÀÌÅÍÒÈÐÓÞÙÈÅ ÏÐÀÂÈËÀ ÄÎÊÓÌÅÍÒÈÐÎÂÀÍÈßÈ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÞ ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ

Ïëàí:1. Ñèñòåìà ãîñóäàðñòâåííûõ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ äîêó-

ìåíòàöèåé â ñòðàíå.2. Ñîñòàâ íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêîé áàçû äåëîïðîèç-

âîäñòâà.3. Çàêîíîäàòåëüñòâî Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, ïðàâîâûå

àêòû Ïðåçèäåíòà, Ïðàâèòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè,ôåäåðàëüíûõ îðãàíîâ èñïîëíèòåëüíîé âëàñòè â îáëàñòèäîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ.

4. Ãîñóäàðñòâåííûå ñòàíäàðòû íà äîêóìåíòàöèþ.5. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè.6. Îáùåðîññèéñêèå êëàññèôèêàòîðû òåõíèêî-ýêîíî-

ìè÷åñêîé è ñîöèàëüíîé èíôîðìàöèè.7. Èñïîëüçîâàíèå êîäîâ ïðè îôîðìëåíèè îðãàíèçàöè-

îííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ.8. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñ-

ïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ (ÃÑÄÎÓ). Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿê äîêóìåíòàì.

9. Íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû ïî òðóäó è îõðàíå òðóäà.

1. Ñèñòåìà ãîñóäàðñòâåííûõ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿäîêóìåíòàöèåé â ñòðàíå

 Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, åñëè îöåíèâàòü ñëîæèâøóþñÿ çàïðîøåäøèé ïåðèîä ðîññèéñêóþ ãîñóäàðñòâåííóþ ïðàêòèêó äå-ëîïðîèçâîäñòâà, îòñóòñòâóåò åäèíûé îðãàí, íåñóùèé âñåñòîðîí-íþþ þðèäè÷åñêóþ îòâåòñòâåííîñòü çà ñîçäàâàåìóþ è èñïîëüçóå-ìóþ îáùåñòâîì äîêóìåíòàöèþ. Ñëåäîâàòåëüíî, íåò åäèíîãî ïîä-õîäà ê âîïðîñàì äåëîïðîèçâîäñòâà.

 íåêîòîðûõ ñëó÷àÿõ âîïðîñû ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè ðåãëà-ìåíòèðóþòñÿ âûñøèìè îðãàíàìè ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è óï-ðàâëåíèÿ. Íî ãëàâíîå âëèÿíèå íà ðåãëàìåíòàöèþ äåëîïðîèçâîä-ñòâà îêàçûâàþò ìèíèñòåðñòâà è âåäîìñòâà, â ÷àñòíîñòè, íàèáîëü-øàÿ ðîëü îòâîäèòñÿ Ãîñóäàðñòâåííîé àðõèâíîé ñëóæáå Ðîññèè.

6

Ãîñóäàðñòâåííàÿ àðõèâíàÿ ñëóæáà Ðîññèè (Ðîñàðõèâ) è ååîðãàíû çàíèìàþòñÿ ñáîðîì è õðàíåíèåì äîêóìåíòîâ, îòðàæàþ-ùèõ ìàòåðèàëüíóþ è äóõîâíóþ æèçíü åå íàðîäîâ, èìåþùèõ èñ-òîðè÷åñêîå, íàó÷íîå, ñîöèàëüíîå, ýêîíîìè÷åñêîå èëè êóëüòóð-íîå çíà÷åíèå. Îíè ñîçäàþò «ïàìÿòü» îáùåñòâà, õðàíÿò èíôîðìà-öèþ î æèçíè ñòðàíû.

Êðîìå òîãî, Ðîñàðõèâ êàê öåíòðàëüíûé îðãàí ôåäåðàëüíîéèñïîëíèòåëüíîé âëàñòè íåñåò îòâåòñòâåííîñòü çà îðãàíèçàöèþ èðàöèîíàëèçàöèþ äåëîïðîèçâîäñòâà â ñòðàíå. Îí ðàçðàáàòûâàåò íîð-ìàòèâû è ðåêîìåíäàöèè ïî îðãàíèçàöèè äåëîïðîèçâîäñòâà.

Íà Ðîñàðõèâ âîçëîæåíà îòâåòñòâåííîñòü çà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíóþ äîêóìåíòàöèþ (ÎÐÄ) â êà÷åñòâå âåäîìñòâà-ðàçðàáîò÷èêà, ÷òî ïðåäïîëàãàåò ðàçðàáîòêó îáùèõ òðåáîâàíèé êÎÐÄ, êîíêðåòíûõ ôîðì äîêóìåíòîâ, êîíòðîëü çà ïðèìåíåíèåìÎÐÄ â ðàçëè÷íûõ ñôåðàõ äåÿòåëüíîñòè, óíèôèêàöèþ ôîðì äîêó-ìåíòà ïóòåì ñîçäàíèÿ Óíèôèöèðîâàííîé ñèñòåìû îðãàíèçàöèîí-íî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè (ÓÑÎÐÄ).

Óêàçàíèÿ Ðîñàðõèâà ïî âîïðîñàì äåëîïðîèçâîäñòâà ðàñïðîñ-òðàíÿþòñÿ íà âñå îðãàíèçàöèè, íåçàâèñèìî îò ñèñòåìû õîçÿé-ñòâîâàíèÿ è ôîðìû ñîáñòâåííîñòè. Ìåñòíûå àðõèâíûå îðãàíû âû-ïîëíÿþò ñîîòâåòñòâóþùèå çàäà÷è â îáëàñòè óïðàâëåíèÿ äîêóìåí-òàöèåé.

Íà Êîìèòåò ÐÔ ïî ñòàíäàðòèçàöèè, ìåòðîëîãèè è ñåðòèôè-êàöèè (Ãîññòàíäàðò Ðîññèè) âîçëîæåíà îòâåòñòâåííîñòü çà íîð-ìàòèâíîå çàêðåïëåíèå êîíêðåòíûõ òðåáîâàíèé ê äîêóìåíòàì èóíèôèêàöèè ïóòåì ñîçäàíèÿ ÃÎÑÒîâ, à òàêæå ó÷àñòèå â ìåæäó-íàðîäíîé óíèôèêàöèè è ñòàíäàðòèçàöèè äîêóìåíòîâ.

Ìèíèñòåðñòâî òðóäà ðàçðàáàòûâàåò äîêóìåíòû ïî òðóäó èîõðàíå òðóäà.

Òàêèì îáðàçîì, åñëè îðãàíû âëàñòè ÿâëÿþòñÿ âûñøåé èí-ñòàíöèåé ïî íîðìàòèâíîìó ðåãóëèðîâàíèþ äåëîïðîèçâîäñòâà, òîÃîñóäàðñòâåííóþ àðõèâíóþ ñëóæáó, Êîìèòåò ïî ñòàíäàðòèçàöèèè Ìèíèñòåðñòâî òðóäà ìîæíî ðàññìàòðèâàòü êàê öåíòðàëüíîå çâå-íî óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàöèåé.

Ñëåäóþùåé ñòóïåíüþ ÿâëÿþòñÿ ôóíêöèîíàëüíûå ìèíèñòåð-ñòâà è âåäîìñòâà. Êîíå÷íîé ñòóïåíüþ — ðóêîâîäèòåëè êîíêðåòíûõîðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé, èñïîëíèòåëüíûõ ñòðóêòóð âëàñòè.

7

2. Ñîñòàâ íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêîé áàçû äåëîïðîèçâîäñòâà

Íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêàÿ áàçà äåëîïðîèçâîäñòâà — ýòîñîâîêóïíîñòü çàêîíîâ, íîðìàòèâíûõ ïðàâîâûõ àêòîâ è ìåòîäè-÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, ðåãëàìåíòèðóþùèõ òåõíîëîãèþ ñîçäàíèÿ,îáðàáîòêè, õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ â òåêóùåé äå-ÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèÿ, à òàêæå ðåãëàìåíòèðóþùèõ ðàáîòó ñëóæ-áû äåëîïðîèçâîäñòâà — åå ñòðóêòóðó, ôóíêöèè, øòàòû, òåõíè-÷åñêîå îáåñïå÷åíèå è íåêîòîðûå äðóãèå àñïåêòû.

Íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêàÿ áàçà äåëîïðîèçâîäñòâà âêëþ÷àåò â ñåáÿ:• çàêîíîäàòåëüíûå àêòû Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè â ñôåðå

èíôîðìàöèè è äîêóìåíòàöèè;• óêàçû è ðàñïîðÿæåíèÿ Ïðåçèäåíòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðà-

öèè, ïîñòàíîâëåíèÿ è ðàñïîðÿæåíèÿ Ïðàâèòåëüñòâà ÐîññèéñêîéÔåäåðàöèè, ðåãëàìåíòèðóþùèå âîïðîñû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñ-ïå÷åíèÿ íà ôåäåðàëüíîì óðîâíå;

• ïðàâîâûå àêòû ôåäåðàëüíûõ îðãàíîâ èñïîëíèòåëüíîé âëà-ñòè (ìèíèñòåðñòâ, êîìèòåòîâ, ñëóæá, àãåíòñòâ è äð.) êàê îáùå-îòðàñëåâîãî, òàê è âåäîìñòâåííîãî õàðàêòåðà;

• ïðàâîâûå àêòû îðãàíîâ ïðåäñòàâèòåëüíîé è èñïîëíèòåëü-íîé âëàñòè ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è èõ òåððèòîðèàëü-íûõ îáðàçîâàíèé, ðåãëàìåíòèðóþùèå âîïðîñû äåëîïðîèçâîäñòâà;

• ïðàâîâûå àêòû íîðìàòèâíîãî è èíñòðóêòèâíîãî õàðàêòåðà,ìåòîäè÷åñêèå äîêóìåíòû ïî äåëîïðîèçâîäñòâó ó÷ðåæäåíèé,îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé;

• ãîñóäàðñòâåííûå ñòàíäàðòû íà äîêóìåíòàöèþ;• óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè;• îáùåðîññèéñêèå êëàññèôèêàòîðû òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé

è ñîöèàëüíîé èíôîðìàöèè;• Ãîñóäàðñòâåííóþ ñèñòåìó äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ

óïðàâëåíèÿ. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæáàì äîêó-ìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ (ÃÑÄÎÓ);

• íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû ïî îðãàíèçàöèè óïðàâëåí÷åñêîãîòðóäà è îõðàíå òðóäà;

• íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû ïî îðãàíèçàöèè àðõèâíîãî õðàíå-íèÿ äîêóìåíòîâ.

8

3. Çàêîíîäàòåëüñòâî Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè,ïðàâîâûå àêòû Ïðåçèäåíòà,

Ïðàâèòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè,ôåäåðàëüíûõ îðãàíîâ èñïîëíèòåëüíîé âëàñòèâ îáëàñòè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ

Äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå — âàæíåéøàÿ ñòîðîíàäåÿòåëüíîñòè ëþáîãî ó÷ðåæäåíèÿ, îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ.Çàêîíîäàòåëüñòâî Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ðåãëàìåíòèðóåò îáùèåïðèíöèïû îðãàíèçàöèè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ äåÿòåëü-íîñòè ôèçè÷åñêèõ (ãðàæäàí) è þðèäè÷åñêèõ ëèö.

Îñíîâó ãðàæäàíñêîãî çàêîíîäàòåëüñòâà ñîñòàâëÿåò Ãðàæäàí-ñêèé êîäåêñ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè (ÃÊ ÐÔ). ÃÊ ÐÔ îïðåäåëÿåò ïðà-âîâîå ïîëîæåíèå ó÷àñòíèêîâ ãðàæäàíñêîãî îáîðîòà, ðåãóëèðóåòäîãîâîðíûå è èíûå îáÿçàòåëüñòâà, à òàêæå äðóãèå èìóùåñòâåííûåè ñâÿçàííûå ñ íèìè ëè÷íûå íåèìóùåñòâåííûå îòíîøåíèÿ.

Íàðÿäó ñ ÃÊ ÐÔ îòäåëüíûå ñòîðîíû ðàáîòû ñ èíôîðìàöèåéè äîêóìåíòàöèåé ðåãóëèðóþòñÿ ñïåöèàëüíûìè ôåäåðàëüíûìè çà-êîíàìè.

• Çàêîí Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè «Î ñòàíäàðòèçàöèè» ¹ 5154-1îò 10 èþíÿ 1993 ã. óñòàíàâëèâàåò ïðàâîâûå îñíîâû ñòàíäàðòèçà-öèè â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, îáÿçàòåëüíûå äëÿ âñåõ ãîñóäàð-ñòâåííûõ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ, ïðåäïðèÿòèé è ïðåäïðèíèìàòå-ëåé, îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèé, óñòàíàâëèâàåò ïîðÿäîê ïðîâå-äåíèÿ ðàáîò ïî ñòàíäàðòèçàöèè, âèäû äîêóìåíòîâ ïî ñòàíäàðòè-çàöèè, èõ ïðèìåíåíèå è ò. ä.

• Ôåäåðàëüíûé çàêîí Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè «Îá èíôîðìàöèè,èíôîðìàòèçàöèè è çàùèòå èíôîðìàöèè» ¹ 24-ÔÇ îò 20 ôåâðàëÿ1995 ã. îïðåäåëÿåò ïðàâîâîé ðåæèì äîêóìåíòèðîâàíèÿ èíôîðìà-öèè, ïðàâî ñîáñòâåííîñòè íà îòäåëüíûå äîêóìåíòû â èíôîðìà-öèîííûõ ñèñòåìàõ, êàòåãîðèè èíôîðìàöèè ïî óðîâíþ äîïóñêà êíåé, ïîðÿäîê ïðàâîâîé çàùèòû èíôîðìàöèè. Äîêóìåíòèðîâàíèåÿâëÿåòñÿ îáÿçàòåëüíûì óñëîâèåì âêëþ÷åíèÿ èíôîðìàöèè â èí-ôîðìàöèîííûå ðåñóðñû. Ïîðÿäîê äîêóìåíòèðîâàíèÿ óñòàíàâëè-âàåòñÿ îðãàíàìè ãîñâëàñòè, îòâåòñòâåííûìè çà îðãàíèçàöèþ äå-ëîïðîèçâîäñòâà.

• Ôåäåðàëüíûé çàêîí «Îá ó÷àñòèè â ìåæäóíàðîäíîìèíôîðìàöèîííîì îáìåíå» ¹ 85-ÔÇ îò 4 èþëÿ 1996 ã. íàïðàâëåííà ñîçäàíèå óñëîâèé äëÿ ýôôåêòèâíîãî ó÷àñòèÿ Ðîññèè â ìåæäó-

9

íàðîäíîì èíôîðìàöèîííîì îáìåíå â ðàìêàõ åäèíîãî ìèðîâîãîèíôîðìàöèîííîãî ïðîñòðàíñòâà.

• Çàêîí Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè «Î ãîñóäàðñòâåííîé òàéí廹 5485 îò 21 èþëÿ 1993 ã. ðåãóëèðóåò îòíîøåíèÿ, âîçíèêàþùèåâ ñâÿçè ñ îòíåñåíèåì ñâåäåíèé ê ãîñóäàðñòâåííîé òàéíå, èõ ðàñ-ñåêðå÷èâàíèåì è çàùèòîé â èíòåðåñàõ îáåñïå÷åíèÿ áåçîïàñíîñòèÐîññèéñêîé Ôåäåðàöèè

• Îñíîâû çàêîíîäàòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè îá Àðõè-âíîì ôîíäå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è àðõèâàõ, ïðèíÿòûå ÂåðõîâíûìÑîâåòîì Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè 7 èþëÿ 1993 ã.

Ýòî ïåðâûé çàêîí îá àðõèâàõ, íî ìíîãèå ïîçèöèè ðàñïðîñ-òðàíÿþòñÿ íà âñþ äîêóìåíòàöèþ. ×òî íîâîãî îí äàë?

1. Îïðåäåëèë ôîðìó ñîáñòâåííîñòè íà àðõèâíûå äîêóìåíòû,äàë ïîíÿòèÿ, êàêèå äîêóìåíòû ïðèíàäëåæàò ãîñóäàðñòâó, êàêèå— ÷àñòíûì ïðåäïðèÿòèÿì; â ñîñòàâå Àðõèâíîãî ôîíäà âûäåëåíîäâå ÷àñòè — ãîñóäàðñòâåííàÿ è íåãîñóäàðñòâåííàÿ.

2. Äîêóìåíò îïðåäåëÿåòñÿ êàê âåùü, êàê îáúåêò äâèæèìîãîèìóùåñòâà, è ìîæíî ïðèìåíÿòü ñîîòâåòñòâóþùèå ñòàòüè ÓÊ ÐÔ,â ÷àñòíîñòè íàêàçàíèå çà óòåðþ äîêóìåíòîâ è ò. ï.

• Óêàç Ïðåçèäèóìà Âåðõîâíîãî Ñîâåòà ÑÑÑÐ îò 4 ìàðòà1980 ã. «Î ïîðÿäêå ðàññìîòðåíèÿ ïðåäëîæåíèé, çàÿâëåíèé è æàëîáãðàæäàí».

È ðÿä äðóãèõ ïîñòàíîâëåíèé.

4. Ãîñóäàðñòâåííûå ñòàíäàðòû íà äîêóìåíòàöèþ

Ê íîðìàòèâíûì äîêóìåíòàì ïî ñòàíäàðòèçàöèè, äåéñòâóþ-ùèì íà òåððèòîðèè íàøåé ñòðàíû, îòíîñÿòñÿ:

• ãîñóäàðñòâåííûå ñòàíäàðòû Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè (ÃÎÑÒ);• ïðèìåíÿåìûå â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå ìåæäóíàðîäíûå

(ðåãèîíàëüíûå) ñòàíäàðòû;• ïðàâèëà, íîðìû è ðåêîìåíäàöèè ïî ñòàíäàðòèçàöèè;• îáùåðîññèéñêèå êëàññèôèêàòîðû òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé

è ñîöèàëüíîé èíôîðìàöèè;• ñòàíäàðòû îòðàñëåé;• ñòàíäàðòû ïðåäïðèÿòèé;• ñòàíäàðòû íàó÷íî-òåõíè÷åñêèõ, èíæåíåðíûõ îáùåñòâ è

äðóãèõ îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèé.Âñå ãîñóäàðñòâåííûå ñòàíäàðòû, äåéñòâóþùèå íà òåððèòîðèè

íàøåé ñòðàíû, îáúåäèíåíû â Åäèíóþ ãîñóäàðñòâåííóþ ñèñòåìó

10

ñòàíäàðòèçàöèè — èåðàðõè÷åñêè îðãàíèçîâàííóþ ñèñòåìóêëàññèôèêàöèè è êîäèðîâàíèÿ ñàìèõ ãîñóäàðñòâåííûõ ñòàíäàðòîâ.

Ñàìîñòîÿòåëüíûé êîìïëåêñ ñîñòàâëÿþò ñòàíäàðòû íàóíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè è Åäèíóþ ñèñòåìó êëàñ-ñèôèêàöèè è êîäèðîâàíèÿ òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé èíôîðìàöèè:

• ÏÐ 50-733-93. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ Åäèíîé ñèñòåìû êëàñ-ñèôèêàöèè è êîäèðîâàíèÿ òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé èíôîðìàöèè;

• ÃÎÑÒ ñ òðåáîâàíèÿìè ïî îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ. Óñòàíî-âèë ìàêñèìàëüíûé íàáîð ðåêâèçèòîâ, èñïîëüçóåìûõ äëÿ îôîðì-ëåíèÿ ëþáîãî óïðàâëåí÷åñêîãî äîêóìåíòà, îïðåäåëèë ïðàâèëà èõçàïèñè è ðàñïîëîæåíèå íà ëèñòå.

• ÃÎÑÒ 6.10.5-87. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè(ÓÑÄ). Òðåáîâàíèÿ ê ïîñòðîåíèþ ôîðìóëÿðà-îáðàçöà. Óñòàíîâëåíûôîðìàòû áóìàãè îò À3 äî À6 ñ àëüáîìíûì è êíèæíûì ðàñïîëî-æåíèåì òåêñòà, ñëóæåáíûå ïîëÿ — ëåâîå — íå ìåíåå 20 ìì,íèæíåå è ïðàâîå — íå ìåíåå 10 ìì. Ðàçìåðû áóêâ — íà ïèøóùåéìàøèíêå — ÷óòü ìåíüøå 14 ðàçìåðà øðèôòà Times New Roman.

• ÃÎÑÒ 6.10.4-84. ÓÑÄ. Ïðèäàíèå þðèäè÷åñêîé ñèëû äîêó-ìåíòàì íà ìàøèííîì íîñèòåëå è ìàøèíîãðàììå, ñîçäàâàåìûå ñðåä-ñòâàìè âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè.

• ÃÎÑÒ Ð 511141-98 (1). Äåëîïðîèçâîäñòâî è àðõèâíîå äåëî.Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ.

È åùå ðÿä ÃÎÑÒîâ, ïåðå÷åíü êîòîðûõ ñîäåðæèòñÿ â ÃÑÄÎÓ.

5. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè

 öåëÿõ ñîêðàùåíèÿ êîëè÷åñòâà ïðèìåíÿåìûõ â äåÿòåëüíîñ-òè ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé äîêóìåíòîâ, òèïè-çàöèè èõ ôîðìû, ñíèæåíèÿ òðóäîâûõ, âðåìåííûõ è ìàòåðèàëü-íûõ çàòðàò íà èõ ïîäãîòîâêó è îáðàáîòêó, äîñòèæåíèÿ èíôîðìà-öèîííîé ñîâìåñòèìîñòè àâòîìàòèçèðîâàííûõ áàç äàííûõ â íà-ðîäíîì õîçÿéñòâå ïðîâîäÿòñÿ ðàáîòû ïî óíèôèêàöèè äîêóìåíòîâè ñîçäàíèþ óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè (ÓÑÄ) —ñîâîêóïíîñòè âçàèìîóâÿçàííûõ óíèôèöèðîâàííûõ ôîðì äîêó-ìåíòîâ, îáåñïå÷èâàþùèõ äîêóìåíòèðîâàííîå ïðåäñòàâëåíèå äàí-íûõ â îïðåäåëåííûõ âèäàõ õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, ñðåäñòâèõ âåäåíèÿ, íîðìàòèâíûõ è ìåòîäè÷åñêèõ ìàòåðèàëîâ ïî èõ ðàç-ðàáîòêå è ïðèìåíåíèþ.  îñíîâå ñîçäàíèÿ ÓÑÄ ëåæèò ìåòîä óíè-ôèêàöèè — óñòàíîâëåíèå åäèíîîáðàçèÿ ñîñòàâà è ôîðì óïðàâ-ëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, ñîçäàâàåìûõ ïðè ðåøåíèè îäíîòèïíûõ

11

óïðàâëåí÷åñêèõ ôóíêöèé è çàäà÷. Îäíîâðåìåííî ðàçðàáàòûâàþòñÿêëàññèôèêàòîðû òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé è ñîöèàëüíîé èíôîð-ìàöèè, îáåñïå÷èâàþùèå èíòåãðèðîâàííóþ àâòîìàòèçèðîâàííóþîáðàáîòêó äàííûõ, ñîäåðæàùèõñÿ â ÓÑÄ.

 íàñòîÿùåå âðåìÿ äåéñòâóåò âîñåìü ÓÑÄ:• óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäè-

òåëüíîé äîêóìåíòàöèè;• óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà áàíêîâñêîé äîêóìåíòàöèè;• óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà ôèíàíñîâîé, ó÷åòíîé è îò-

÷åòíîé áóõãàëòåðñêîé äîêóìåíòàöèè áþäæåòíûõ ó÷ðåæäåíèé èîðãàíèçàöèé;

• óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îò÷åòíî-ñòàòèñòè÷åñêîéäîêóìåíòàöèè;

• óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà ó÷åòíîé è îò÷åòíîé áóõãàë-òåðñêîé äîêóìåíòàöèè ïðåäïðèÿòèé;

• óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèè ïî òðóäó;• óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèè Ïåíñèîííîãî

ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè;• óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà âíåøíåòîðãîâîé äîêóìåíòàöèè.

Ðàçðàáîòêà ÓÑÄ âåäåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùèìè ìèíèñòåðñòâàìè èâåäîìñòâàìè, êîòîðûì ïîðó÷åíà ýòà ðàáîòà. Äëÿ ïîääåðæàíèÿ ÓÑÄâ àêòóàëüíîì ñîñòîÿíèè îñóùåñòâëÿþòñÿ ìåðîïðèÿòèÿ, ïðåäóñìàò-ðèâàþùèå âíåñåíèå èçìåíåíèé è äîïîëíåíèé â êîíòðîëüíûé ìàñ-ñèâ óíèôèöèðîâàííûõ ôîðì äîêóìåíòîâ ïî ìåðå íåîáõîäèìîñòè.

6. Îáùåðîññèéñêèå êëàññèôèêàòîðûòåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé è ñîöèàëüíîé èíôîðìàöèè

Âàæíûìè ñðåäñòâàìè èíôîðìàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ (ïðåæ-äå âñåãî â òàêèõ îáëàñòÿõ, êàê ýêîíîìèêà, ñòàòèñòèêà, áàíêîâñ-êîå äåëî, òàìîæåííîå äåëî, âíåøíåýêîíîìè÷åñêàÿ äåÿòåëüíîñòü)ÿâëÿþòñÿ êëàññèôèêàòîðû òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé è ñîöèàëüíîéèíôîðìàöèè. Îíè îáåñïå÷èâàþò èíòåãðèðîâàííóþ îáðàáîòêó äàí-íûõ â àâòîìàòèçèðîâàííûõ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåìàõ.

Êëàññèôèêàòîðû òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé è ñîöèàëüíîéèíôîðìàöèè — íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû, ñîäåðæàùèåñèñòåìàòèçèðîâàííûé ñâîä íàèìåíîâàíèé îáúåêòîâ, ïðåäñòàâëåí-íûõ êàê êëàññèôèêàöèîííûå ãðóïïèðîâêè, è ïðèñâîåííûå èìêîäû. Êëàññèôèêàöèè è êîäèðîâàíèþ ïîäëåæàò ñîöèàëüíûå èýêîíîìè÷åñêèå îáúåêòû è èõ ñâîéñòâà, èíôîðìàöèÿ î êîòîðûõ

12

èñïîëüçóåòñÿ â äåÿòåëüíîñòè îðãàíîâ âëàñòè è óïðàâëåíèÿ è ñî-äåðæèòñÿ â óíèôèöèðîâàííûõ ôîðìàõ äîêóìåíòîâ.

 íàñòîÿùåå âðåìÿ ðàçðàáîòàíî è äåéñòâóåò 37 îáùåðîññèéñêèõè ïðîäîëæàþùèõ äåéñòâîâàòü «îáùåñîþçíûõ» êëàññèôèêàòîðîâ.

 çàâèñèìîñòè îò îáëàñòè ïðèìåíåíèÿ êëàññèôèêàòîðû ïîäðàç-äåëÿþòñÿ:

• íà îáùåðîññèéñêèå;• îòðàñëåâûå;• êëàññèôèêàòîðû ïðåäïðèÿòèé.

7. Èñïîëüçîâàíèå êîäîâ ïðè îôîðìëåíèèîðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ

• Êîä îðãàíèçàöèè ïî ÎÊÏÎ (Îáùåðîññèéñêèé êëàññèôèêà-òîð ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé). Êîä ïî ÎÊÏÎ ïðèñâàèâàåòñÿâñåì ïðåäïðèÿòèÿì, îðãàíèçàöèÿì, ó÷ðåæäåíèÿì è îáúåäèíåíè-ÿì, îáëàäàþùèì ïðàâàìè þðèäè÷åñêîãî ëèöà, íåçàâèñèìî îò îðãà-íèçàöèîííî-ïðàâîâîé ôîðìû è ôîðìû ñîáñòâåííîñòè, îñóùåñòâ-ëÿþùèì ñâîþ äåÿòåëüíîñòü â ñîîòâåòñòâèè ñ äåéñòâóþùèì çàêî-íîäàòåëüñòâîì Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ýòîò êîä ÿâëÿåòñÿ îáÿçà-òåëüíûì äëÿ ïðèìåíåíèÿ â óíèôèöèðîâàííûõ ôîðìàõ äîêóìåí-òîâ, òî åñòü îí îáÿçàòåëåí è äëÿ ôîðì ÎÐÄ.

 äåëîïðîèçâîäñòâåííîé ðàáîòå ïðè ïðîåêòèðîâàíèè áëàí-êîâ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ öåëåñîîáðàç-íî èñõîäèòü èç ðåàëüíûõ «èíôîðìàöèîííûõ óñëîâèé»; êîä ïðî-ñòàâëÿåòñÿ íà áëàíêàõ òîëüêî ïðè íàëè÷èè åãî ïðàêòè÷åñêîãî èñ-ïîëüçîâàíèÿ.

 äðóãèõ óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåìàõ äîêóìåíòàöèè, íàïðè-ìåð áàíêîâñêîé, ôèíàíñîâîé, îò÷åòíî-ñòàòèñòè÷åñêîé è äð., íå-âîçìîæíî ñåáå ïðåäñòàâèòü çàïîëíåííóþ ôîðìó áåç îáÿçàòåëüíî-ãî êîäà îðãàíèçàöèè.

Áëîê èäåíòèôèêàöèè — 7 öèôðîâûõ çíàêîâ ïëþñ êîíò-ðîëüíîå ÷èñëî; çàêðåïëÿåòñÿ çà îáúåêòîì íà âñå âðåìÿ åãî ôóíê-öèîíèðîâàíèÿ.

• Êîä îðãàíèçàöèè ïî ÎÊÎÃÓ (Îáùåðîññèéñêèé êëàññèôèêà-òîð îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è óïðàâëåíèÿ). Îáúåêòàìè êëàñ-ñèôèêàöèè â ÎÊÎÃÓ ÿâëÿþòñÿ:

- ôåäåðàëüíûå îðãàíû ïðåäñòàâèòåëüíîé è ñóäåáíîé âëàñòè;- îðãàíû ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé

Ôåäåðàöèè;

13

- îðãàíû ìåñòíîãî ñàìîóïðàâëåíèÿ; îáúåäèíåíèÿ ïðåäïðè-ÿòèé è îðãàíèçàöèé, âûïîëíÿþùèå âàæíûå ýêîíîìè-÷åñêèå ôóíêöèè â íàðîäíîì õîçÿéñòâå. Äëÿ êîäèðîâà-íèÿ ôåäåðàëüíûõ îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè èñ-ïîëüçóåòñÿ ïÿòèðàçðÿäíûé êîä.

• Îáùåðîññèéñêèé êëàññèôèêàòîð óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòà-öèè (ÎÊÓÄ). Êîä ôîðìû äîêóìåíòà äîëæåí óêàçûâàòü íà þðèäè-÷åñêîå ïðèçíàíèå ïðàâà íà ñóùåñòâîâàíèå äàííîé ôîðìû äîêó-ìåíòà. ÎÊÓÄ ñîäåðæèò èíôîðìàöèþ îá óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòå-ìàõ äîêóìåíòàöèè è ôîðìàõ äîêóìåíòîâ, ðàçðåøåííûõ ê ïðèìå-íåíèþ â íàðîäíîì õîçÿéñòâå.

8. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿóïðàâëåíèÿ (ÃÑÄÎÓ). Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì

Íàèáîëåå ïîëíûì ìåæîòðàñëåâûì äîêóìåíòîì ïî îðãàíèçà-öèè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ ÿâëÿåòñÿ èçäàí-íàÿ â 1990 ã. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå-÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ — ÃÑÄÎÓ.

ÃÑÄÎÓ — ýòî ñîâîêóïíîñòü ïðèíöèïîâ è ïðàâèë, óñòàíàâëèâàþ-ùèõ åäèíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòèðîâàíèþ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿ-òåëüíîñòè è îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè â îðãàíàõ ãîñó-äàðñòâåííîãî óïðàâëåíèÿ, íà ïðåäïðèÿòèÿõ (îáúåäèíåíèÿõ), âó÷ðåæäåíèÿõ è îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèÿõ.

Îñíîâíàÿ öåëü ÃÑÄÎÓ — óïîðÿäî÷åíèå äîêóìåíòîîáîðîòàîðãàíèçàöèé, ñîêðàùåíèå êîëè÷åñòâà è ïîâûøåíèå êà÷åñòâà äîêó-ìåíòîâ, ñîçäàíèå íàèáîëåå áëàãîïðèÿòíûõ óñëîâèé äëÿ ïðèìåíå-íèÿ òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ è ñîâðåìåííûõ òåõíîëîãèé ñáîðà, îáðà-áîòêè, àíàëèçà èíôîðìàöèè, ñîâåðøåíñòâîâàíèå ðàáîòû àïïàðàòàóïðàâëåíèÿ. ÃÑÄÎÓ ðàñïðîñòðàíÿåòñÿ íà âñå ñèñòåìû äîêóìåíòà-öèè îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîãî óïðàâëåíèÿ, ñóäà, ïðîêóðàòóðû,àðáèòðàæà, ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé, âêëþ÷àÿäîêóìåíòû, ñîçäàâàåìûå ñðåäñòâàìè âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè.

Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ ÃÑÄÎÓ îõâàòûâàþò âîïðîñû äîêóìåíòè-ðîâàíèÿ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè, îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ äîêó-ìåíòàìè, ìåõàíèçàöèè è àâòîìàòèçàöèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè,îðãàíèçàöèè ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ.

Ïîëîæåíèÿ ÃÑÄÎÓ âíåäðÿþòñÿ â ïðàêòèêó äîêóìåíòàöèîí-íîãî îáåñïå÷åíèÿ ïóòåì ðàçðàáîòêè è èçäàíèÿ ñòàíäàðòîâ, èíñò-ðóêöèé ïî äåëîïðîèçâîäñòâó (äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ óï-

14

ðàâëåíèÿ), ìåòîäèê, ïðàâèë, ðåêîìåíäàöèé ïî ðàçëè÷íûì àñïåê-òàì äåëîïðîèçâîäñòâà, ïðîâåäåíèÿ óíèôèêàöèè ñîñòàâà è ôîðìóïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ è äð.

Ïîëîæåíèÿ ÃÑÄÎÓ ïîëó÷èëè ðàçâèòèå ïðèìåíèòåëüíî ê ñî-îòâåòñòâóþùåìó óðîâíþ óïðàâëåíèÿ:

• â Òèïîâîé èíñòðóêöèè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó â ìèíèñòåðñòâàõè âåäîìñòâàõ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, ðàçðàáîòàííîé â 1993 ã.

• Îñíîâíûõ ïðàâèëàõ ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. (Îäîáðåíîêîëëåãèåé Ãëàâàðõèâà ÑÑÑÐ 28.08.85).

Ñîäåðæàòñÿ íîðìû, îïðåäåëÿþùèå òðåáîâàíèÿ ê ôîðìèðî-âàíèþ äåë, îðãàíèçàöèþ ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ â ó÷-ðåæäåíèè, ïðàâèëà ïîäãîòîâêè è ïåðåäà÷è äåë íà àðõèâíîå õðàíå-íèå. Ñðåäè ïðèëîæåíèé ñëåäóåò îòìåòèòü ôîðìû íîìåíêëàòóðûäåë îðãàíèçàöèè è ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ.

• Ïåðå÷íå òèïîâûõ óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ âäåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ. (Óòâ. Ôå-äåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáîé 06.10 2000 ã.).

Ïåðå÷åíü âêëþ÷àåò ñîâðåìåííûå òèïîâûå äîêóìåíòû, îá-ðàçóþùèåñÿ ïðè äîêóìåíòèðîâàíèè îáùèõ äëÿ âñåõ ó÷ðåæäåíèé,îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé èëè äëÿ áîëüøèíñòâà èç íèõ ôóíê-öèé óïðàâëåíèÿ, à òàêæå ôóíêöèé ïî îñóùåñòâëåíèþ íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé è ïðîèçâîäñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè.

È â ðÿäå äðóãèõ íîðìàòèâíûõ è ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòîâÐîñàðõèâà è Âñåðîññèéñêîãî íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîãî èíñòèòó-òà äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà (ÂÍÈÈÄÀÄ).

9. Íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû ïî òðóäó è îõðàíå òðóäà

Íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû ïî òðóäó è îõðàíå òðóäà ÿâëÿþòñÿîñíîâàíèåì äëÿ îïðåäåëåíèÿ çàòðàò âðåìåíè íà âûïîëíåíèå êîí-êðåòíûõ ðàáîò ïî äåëîïðîèçâîäñòâó, ðàñ÷åòà ÷èñëåííîñòè ðàáîò-íèêîâ, îáúåìîâ âûïîëíÿåìûõ èìè çàäàíèé, ñîçäàíèÿ áëàãîïðè-ÿòíûõ óñëîâèé òðóäà:

• Êîäåêñ çàêîíîâ î òðóäå ÐÔ (ÊÇîÒ ÐÔ).• Ìåæîòðàñëåâûå óêðóïíåííûå íîðìàòèâû âðåìåíè íà ðàáîòû

ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ óïðàâëåíèÿ (Ì.: ÖÁÍÒ Ìèíò-ðóäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, 1995).

• Íîðìàòèâû âðåìåíè íà ðàáîòû ïî ñîâåðøåíñòâîâàíèþ äî-êóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ,ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé (Ì.: ÂÍÈÈÄÀÄ, 1992).

• Íîðìû âðåìåíè íà ðàáîòû ïî àâòîìàòèçèðîâàííîé àðõèâíîéòåõíîëîãèè è äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ(Ì.: ÖÁÍÒ Ìèíòðóäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, 1993).

Âîïðîñû

1. Íàçîâèòå ãîñóäàðñòâåííûé îðãàí, íåñóùèé âñåñòîðîííþþþðèäè÷åñêóþ îòâåòñòâåííîñòü çà ñîçäàâàåìóþ â ñòðàíå äîêó-ìåíòàöèþ.

2. Êàêîâû ôóíêöèè Ðîñàðõèâà ïî óïðàâëåíèþ äîêóìåíòàöèåé?3. Êàêîâû ôóíêöèè Ãîññòàíäàðòà ïî äåëîïðîèçâîäñòâó?4. Êàêèå íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû ïî äåëîïðîèçâîäñòâó èçäàåò

Ìèíòðóäà?5. Ñîñòàâ íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ïî äåëîï-

ðîèçâîäñòâó.6. Íàçîâèòå ôåäåðàëüíûå çàêîíû, ðåãëàìåíòèðóþùèå âîïðîñû

äåëîïðîèçâîäñòâà.7. Íàçîâèòå îñíîâíûå ÃÎÑÒû äëÿ îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ äîêó-

ìåíòàìè.8. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Ñêîëüêî èõ? Êòî

èõ ðàçðàáàòûâàåò? Êàêèå ñèñòåìû ìû ðàññìàòðèâàåì?9. Îáùåðîññèéñêèå êëàññèôèêàòîðû òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé è

ñîöèàëüíîé èíôîðìàöèè. Ñêîëüêî èõ? Äëÿ ÷åãî ñîçäàíû?10. Ðàññêàæèòå îá ÎÊÓÄ, ÎÊÎÃÓ, ÎÊÏÎ.11. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óï-

ðàâëåíèÿ (ÃÑÄÎÓ). Öåëü ñîçäàíèÿ, ðàçðàáîò÷èê è ñîñòàâÃÑÄÎÓ.

12. Êàêèå âîïðîñû ðàññìîòðåíû â Îñíîâíûõ ïðàâèëàõ ðàáîòûâåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ?

13. Äëÿ ÷åãî ñëóæèò Ïåðå÷åíü òèïîâûõ óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåí-òîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèé, ñ óêàçàíè-åì ñðîêà õðàíåíèÿ?

14. Íà îñíîâå êàêèõ äîêóìåíòîâ íóæíî ñîçäàâàòü íîìåíêëàòóðóäåë îðãàíèçàöèè?

15. Êàêèå äîêóìåíòû äîëæíû áûòü ðàçðàáîòàíû â îðãàíèçàöèèïî ðåãëàìåíòàöèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè?

16

Òåìà 2. ÄÎÊÓÌÅÍÒ: ÅÃÎ ÔÓÍÊÖÈÈ È ÑÏÎÑÎÁÛÄÎÊÓÌÅÍÒÈÐÎÂÀÍÈß. ÑÈÑÒÅÌÛ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ.

ÌÀÒÅÐÈÀËÜÍÛÅ ÍÎÑÈÒÅËÈ ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÈ

Ïëàí:1. Îáùàÿ õàðàêòåðèñòèêà òåðìèíîñèñòåìû äîêóìåí-

òîâåäåíèÿ.2. Ìàòåðèàëüíûå íîñèòåëè èíôîðìàöèè.3. Ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè.

1. Îáùàÿ õàðàêòåðèñòèêà òåðìèíîñèñòåìû äîêóìåíòîâåäåíèÿ

Òåðìèí «äåëîïðîèçâîäñòâî» îïðåäåëÿåòñÿ ñëåäóþùèì îáðà-çîì: îòðàñëü äåÿòåëüíîñòè, îáåñïå÷èâàþùàÿ äîêóìåíòèðîâàíèå èîðãàíèçàöèþ ðàáîòû ñ îôèöèàëüíûìè äîêóìåíòàìè.

Íàðÿäó ñ òåðìèíîì «äåëîïðîèçâîäñòâî» â ïîñëåäíèå ãîäûóïîòðåáëÿåòñÿ è ñèíîíèìè÷íûé åìó òåðìèí «äîêóìåíòàöèîííîåîáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ». Âîçíèêíîâåíèå åãî ñâÿçàíî ñ èçìåíå-íèåì îðãàíèçàöèîííî-òåõíè÷åñêîé îñíîâû äåëîïðîèçâîäñòâà è ìå-òîäîëîãè÷åñêèõ ïîäõîäîâ ê åãî ñîâåðøåíñòâîâàíèþ, ñòàâøåå âîç-ìîæíûì áëàãîäàðÿ àêòèâíîìó âíåäðåíèþ â ñôåðó ðàáîòû ñ äîêó-ìåíòàìè ñðåäñòâ ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè (ÝÂÒ) èñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé ñîçäàíèÿ, ñáîðà, îá-ðàáîòêè, íàêîïëåíèÿ, õðàíåíèÿ, ïîèñêà è èñïîëüçîâàíèÿ èí-ôîðìàöèè â óïðàâëåíèè. Òàêèì îáðàçîì, òåðìèí «äîêóìåíòàöèîí-íîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ» êàê áû ïîä÷åðêèâàåò èíôîðìàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêóþ ñîñòàâëÿþùóþ â ñîâðåìåííîé îðãàíèçàöèè äå-ëîïðîèçâîäñòâà.

Ðåçóëüòàòîì äîêóìåíòèðîâàíèÿ ÿâëÿåòñÿ äîêóìåíò —çàôèêñèðîâàííàÿ íà ìàòåðèàëüíîì íîñèòåëå èíôîðìàöèÿ ñ ðåêâè-çèòàìè, ïîçâîëÿþùèìè åå èäåíòèôèöèðîâàòü.

Íîñèòåëü — ýòî ìàòåðèàëüíûé îáúåêò, èñïîëüçóåìûé äëÿ çàê-ðåïëåíèÿ è õðàíåíèÿ íà íåì ðå÷åâîé, çâóêîâîé èëè èçîáðàçèòåëüíîéèíôîðìàöèè, â òîì ÷èñëå â ïðåîáðàçîâàííîì âèäå.

Íîñèòåëü — ýòî âñåãäà ðåçóëüòàò òåõíè÷åñêèõ äîñòèæåíèéýïîõè.  äðåâíîñòè â êà÷åñòâå ìàòåðèàëüíîãî íîñèòåëÿ äëÿ ñîçäà-íèÿ äîêóìåíòîâ èñïîëüçîâàëè ðàçëè÷íûå ìàòåðèàëû. Íàïðèìåð, âÌåñîïîòàìèè èç ãëèíû äåëàëè òàáëè÷êè, íàíîñèëè îñòðîé ïàëî÷-

17

êîé çíàêè ïèñüìà è çàòåì îáæèãàëè, ÷òî ïîçâîëÿëî çàôèêñèðî-âàòü íàïèñàííîå è ñîõðàíÿòü â òå÷åíèå äëèòåëüíîãî âðåìåíè; âÅãèïòå ìàòåðèàëîì äëÿ ïèñüìà ñëóæèë ïàïèðóñ — áóìàãà, ïðè-ãîòîâëåííàÿ èç ìíîãîëåòíåãî òðàâÿíèñòîãî ðàñòåíèÿ ñ òåì æå íà-çâàíèåì: â ñòðàíàõ Ìàëîé Àçèè, à çàòåì â Åâðîïå, â òîì ÷èñëå èíà Ðóñè, äëÿ èçãîòîâëåíèÿ äîêóìåíòîâ èñïîëüçîâàëñÿ ïåðãàìåíò— îñîáûì îáðàçîì âûäåëàííàÿ êîæà æèâîòíûõ; â Äðåâíåì Íîâ-ãîðîäå, êàê èçâåñòíî, ïðèìåíÿëàñü áåðåñòà.

 òå÷åíèå ìíîãèõ âåêîâ è â íàñòîÿùåå âðåìÿ íàèáîëååðàñïðîñòðàíåííûì íîñèòåëåì äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ÿâëÿåòñÿáóìàãà. Íàðÿäó ñ áóìàãîé ñåé÷àñ øèðîêî èñïîëüçóþòñÿ è íîâûåíîñèòåëè — ìàãíèòíûå — ëåíòà, äèñêè, ïîçâîëÿþùèå èñïîëüçî-âàòü äëÿ äîêóìåíòèðîâàíèÿ òåõíè÷åñêèå, â òîì ÷èñëå àâòîìàòè-çèðîâàííûå, ñðåäñòâà.

Ïîíÿòèå «äåëîïðîèçâîäñòâî» áàçèðóåòñÿ íà ïîíÿòèè«äîêóìåíòèðîâàíèå».

Ïîä äîêóìåíòèðîâàíèåì ïîíèìàåòñÿ çàïèñü (ôèêñàöèÿ) èí-ôîðìàöèè íà ðàçëè÷íûõ íîñèòåëÿõ ïî óñòàíîâëåííûì ïðàâèëàì.

Äîêóìåíòèðîâàíèå — ðåãëàìåíòèðîâàííûé ïðîöåññ çàïèñèèíôîðìàöèè íà áóìàãå èëè èíîì íîñèòåëå, îáåñïå÷èâàþùåì ååþðèäè÷åñêóþ ñèëó. Äîêóìåíòèðîâàíèå âñåãäà îñóùåñòâëÿåòñÿ ïîîïðåäåëåííûì ïðàâèëàì, óñòàíîâëåííûì ïðàâîâûìè íîðìàòèâ-íûìè àêòàìè èëè âûðàáîòàííûì òðàäèöèåé.

Ñîçäàíèå äîêóìåíòîâ, èëè äîêóìåíòèðîâàíèå, ìîæåòîñóùåñòâëÿòüñÿ íà åñòåñòâåííîì ÿçûêå èëè íà èñêóññòâåííûõ ÿçû-êàõ ñ èñïîëüçîâàíèåì íîâûõ íîñèòåëåé èíôîðìàöèè. Ïðèäîêóìåíòèðîâàíèè íà åñòåñòâåííîì ÿçûêå ñîçäàþòñÿ òåêñòîâûåäîêóìåíòû — äîêóìåíòû, ñîäåðæàùèå ðå÷åâóþ èíôîðìàöèþ, çà-ôèêñèðîâàííóþ ëþáûì òèïîì ïèñüìà èëè ëþáîé ñèñòåìîé çâóêî-çàïèñè. Òåêñòîâûé äîêóìåíò, ñîçäàííûé ñ ïîìîùüþ ïèñüìà, —ýòî òðàäèöèîííûé äîêóìåíò íà áóìàæíîì íîñèòåëå èëè âèäåî-ãðàììà äîêóìåíòà — èçîáðàæåíèå äîêóìåíòà íà ýêðàíå ìîíèòî-ðà êîìïüþòåðà.

Ïðè äîêóìåíòèðîâàíèè íà èñêóññòâåííûõ ÿçûêàõ ñîçäàþòñÿäîêóìåíòû íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ — äîêóìåíòû, ñîçäàííûå ñèñïîëüçîâàíèåì íîñèòåëåé è ñïîñîáîâ çàïèñè, îáåñïå÷èâàþùèõîáðàáîòêó èíôîðìàöèè ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé ìàøèíîé.

18

2. Ìàòåðèàëüíûå íîñèòåëè èíôîðìàöèè. Ôóíêöèè äîêóìåíòà

Âàæíîå çíà÷åíèå ïðè äîêóìåíòèðîâàíèè èìåþò ñðåäñòâàäîêóìåíòèðîâàíèÿ — îðóäèÿ, èñïîëüçóåìûå ÷åëîâåêîì äëÿ ñîçäàíèÿäîêóìåíòîâ.

Ýòî ìîãóò áûòü:• ïðîñòûå îðóäèÿ (ðó÷êè, êàðàíäàøè è äð.);• ìåõàíè÷åñêèå è ýëåêòðîìåõàíè÷åñêèå (ïèøóùèå ìàøèíû, ìàã-

íèòîôîíû, äèêòîôîíû, ôîòî-, êèíî- è âèäåîòåõíèêà è äð.);• ñðåäñòâà àâòîìàòèçàöèè — êîìïüþòåðíàÿ òåõíèêà. çàâèñèìîñòè îò èñïîëüçóåìûõ ñðåäñòâ äîêóìåíòèðîâàíèÿ

ðàçëè÷àþòñÿ ñïîñîáû äîêóìåíòèðîâàíèÿ (òåêñòîâîå äîêóìåíòèðî-âàíèå, êèíî-, ôîòî-, ôîíîäîêóìåíòèðîâàíèå, ýëåêòðîííîåäîêóìåíòèðîâàíèå) è òèïû ñîçäàâàåìûõ ïðè ýòîì äîêóìåíòîâ.

Ïðè èñïîëüçîâàíèè ïðîñòûõ îðóäèé ñîçäàþòñÿ ðóêîïèñíûåïèñüìåííûå äîêóìåíòû (òåêñòîâûå äîêóìåíòû, èíôîðìàöèÿ êîòî-ðûõ çàôèêñèðîâàíà ëþáûì òèïîì ïèñüìà), èçîáðàçèòåëüíûå äîêó-ìåíòû (äîêóìåíòû, ñîäåðæàùèå èíôîðìàöèþ, âûðàæåííóþïîñðåäñòâîì èçîáðàæåíèÿ êàêîãî-ëèáî îáúåêòà) è ãðàôè÷åñêèåäîêóìåíòû (èçîáðàçèòåëüíûå äîêóìåíòû, â êîòîðûõ èçîáðàæå-íèå îáúåêòà ïîëó÷åíî ïîñðåäñòâîì ëèíèé, øòðèõîâ, ñâåòîòåíè).

Ïðè èñïîëüçîâàíèè ôîòîòåõíèêè ñîçäàþòñÿ ôîòîäîêóìåí-òû; çâóêîçàïèñûâàþùåé òåõíèêè — ôîíî- (èëè çâóêîâûå) äîêó-ìåíòû.

Ïðè ïðèìåíåíèè êèíî- èëè âèäåîòåõíèêè ñîçäàþòñÿ êèíîäî-êóìåíòû; ñ ïîìîùüþ êîìïüþòåðíîé òåõíèêè — ïèñüìåííûå äîêó-ìåíòû íà áóìàæíîì èëè ýëåêòðîííîì íîñèòåëå, à òàêæå äîêóìåí-òû íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ.

 îáùåñòâå äîêóìåíòû ÿâëÿþòñÿ îñíîâíûìè íîñèòåëÿìèóïðàâëåí÷åñêîé, íàó÷íîé, òåõíè÷åñêîé, ñòàòèñòè÷åñêîé èëè èíîéñîöèàëüíî çíà÷èìîé èíôîðìàöèè.

Äîêóìåíòû — íîñèòåëè ïåðâè÷íîé èíôîðìàöèè, èìåííî âäîêóìåíòàõ èíôîðìàöèÿ ôèêñèðóåòñÿ âïåðâûå.

Ýòî ñâîéñòâî è ïîçâîëÿåò îòëè÷àòü äîêóìåíòû îò äðóãèõèñòî÷íèêîâ èíôîðìàöèè — êíèã, æóðíàëîâ, ãàçåò è äð., ñîäåð-æàùèõ ïåðåðàáîòàííóþ, âòîðè÷íóþ èíôîðìàöèþ.

Ôèêñàöèÿ, îòîáðàæåíèå èíôîðìàöèè â äîêóìåíòå îáåñïå÷èâà-åò åå ñîõðàíåíèå è íàêîïëåíèå, âîçìîæíîñòü ïåðåäà÷è âî âðåìåíè èïðîñòðàíñòâå, åå ìíîãîêðàòíîå èñïîëüçîâàíèå, âîçìîæíîñòü îáðà-ùàòüñÿ ê èíôîðìàöèè ñïóñòÿ ìíîãî âðåìåíè ïîñëå åå ñîçäàíèÿ.

19

Âîçìîæíîñòü ñîõðàíÿòü èíôîðìàöèþ âî âðåìåíè ïîçâîëÿåòðàçëè÷àòü äîêóìåíòû — íîñèòåëè îïåðàòèâíîé èíôîðìàöèè èäîêóìåíòû — íîñèòåëè ðåòðîñïåêòèâíîé èíôîðìàöèè.

 ñîöèàëüíîì ïëàíå ëþáîé îôèöèàëüíûé äîêóìåíò ïîëè-ôóíêöèîíàëåí, òî åñòü îäíîâðåìåííî âûïîëíÿåò íåñêîëüêî ôóí-êöèé, ÷òî è ïîçâîëÿåò åìó óäîâëåòâîðÿòü ðàçëè÷íûå ÷åëîâå÷åñ-êèå ïîòðåáíîñòè.

Ñðåäè ôóíêöèé äîêóìåíòà âûäåëÿþòñÿ îáùèå è ñïåöèàëüíûå.Ê îáùèì ôóíêöèÿì äîêóìåíòà îòíîñÿòñÿ:

• èíôîðìàöèîííàÿ: ëþáîé äîêóìåíò ñîçäàåòñÿ äëÿ ñîõðàíå-íèÿ èíôîðìàöèè, èáî íåîáõîäèìîñòü çàôèêñèðîâàòü èíôîðìà-öèþ — ïðè÷èíà ïîÿâëåíèÿ ëþáîãî äîêóìåíòà;

• ñîöèàëüíàÿ: äîêóìåíò ÿâëÿåòñÿ ñîöèàëüíî çíà÷èìûì îáúåê-òîì, ïîñêîëüêó ëþáîé äîêóìåíò ïîðîæäåí òîé èëè èíîé ñîöè-àëüíîé ïîòðåáíîñòüþ;

• êîììóíèêàòèâíàÿ: äîêóìåíò âûñòóïàåò â êà÷åñòâå ñðåäñòâàñâÿçè ìåæäó îòäåëüíûìè ýëåìåíòàìè îáùåñòâåííîé ñòðóêòóðû, â÷àñòíîñòè ìåæäó ó÷ðåæäåíèÿìè;

• êóëüòóðíàÿ: äîêóìåíò — ñðåäñòâî çàêðåïëåíèÿ è ïåðåäà÷èêóëüòóðíûõ òðàäèöèé, ÷òî ëó÷øå âñåãî ïðîñëåæèâàåòñÿ íà áîëü-øèõ êîìïëåêñàõ äîêóìåíòîâ, íàïðèìåð, â íàó÷íî-òåõíè÷åñêîéäîêóìåíòàöèè íàõîäèò îòðàæåíèå óðîâåíü íàó÷íîãî è òåõíè÷åñ-êîãî ðàçâèòèÿ îáùåñòâà.

Ê ñïåöèàëüíûì ôóíêöèÿì äîêóìåíòà îòíîñÿòñÿ:• óïðàâëåí÷åñêàÿ: äîêóìåíò ÿâëÿåòñÿ èíñòðóìåíòîì óïðàâëå-

íèÿ; ýòîé ôóíêöèåé íàäåëåíû òàê íàçûâàåìûå óïðàâëåí÷åñêèåäîêóìåíòû (ïëàíîâûå äîêóìåíòû, îò÷åòíûå, îðãàíèçàöèîííî-ðàñ-ïîðÿäèòåëüíûå è äð.), ñïåöèàëüíî ñîçäàâàåìûå äëÿ ðåàëèçàöèèöåëåé óïðàâëåíèÿ;

• ïðàâîâàÿ: äîêóìåíò ÿâëÿåòñÿ ñðåäñòâîì çàêðåïëåíèÿ è èçìå-íåíèÿ ïðàâîâûõ íîðì è ïðàâîîòíîøåíèé â îáùåñòâå; ýòîé ôóíê-öèåé íàäåëåíû çàêîíîäàòåëüíûå è ïðàâîâûå íîðìàòèâíûå àêòû,èçíà÷àëüíî ñîçäàâàåìûå äëÿ ôèêñàöèè ïðàâîâûõ íîðì è ïðàâîîò-íîøåíèé, à òàêæå äîêóìåíòû, ïðèîáðåòàþùèå ïðàâîâóþ ôóíê-öèþ íà âðåìÿ (íàïðèìåð, äëÿ èñïîëüçîâàíèÿ â êà÷åñòâå ñóäåáíî-ãî äîêàçàòåëüñòâà ýòî ìîæåò áûòü ëþáîé äîêóìåíò);

• ôóíêöèÿ èñòîðè÷åñêîãî èñòî÷íèêà: äîêóìåíò âûñòóïàåò âêà÷åñòâå èñòî÷íèêà èñòîðè÷åñêèõ ñâåäåíèé î ðàçâèòèè îáùåñòâà;ýòó ôóíêöèþ ïðèîáðåòàåò òîëüêî ÷àñòü ñîçäàâàåìûõ â îáùåñòâå

20

äîêóìåíòîâ (ïðèìåðíî 12—14 %) è òîëüêî ïîñëå òîãî, êàê äîêó-ìåíòû âûïîëíÿò ñâîè îïåðàòèâíûå ôóíêöèè è ïîñòóïÿò íà õðà-íåíèå â àðõèâ.

3. Ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè

Ëþáîé äîêóìåíò, ñîçäàâàåìûé â îáùåñòâå, ÿâëÿåòñÿ ýëå-ìåíòîì ñèñòåìû áîëåå âûñîêîãî óðîâíÿ, îí âõîäèò â ñîîòâåò-ñòâóþùóþ ñèñòåìó äîêóìåíòàöèè â êà÷åñòâå åå ýëåìåíòà.

Ïîä ñèñòåìîé äîêóìåíòàöèè ïîíèìàåòñÿ ñîâîêóïíîñòü äîêó-ìåíòîâ, âçàèìîñâÿçàííûõ ïî ïðèçíàêàì ïðîèñõîæäåíèÿ, íàçíà÷åíèÿ,âèäà, ñôåðû äåÿòåëüíîñòè, åäèíûõ òðåáîâàíèé ê èõ îôîðìëåíèþ.

Êàê áóêâû îäíîãî ÿçûêà ñîñòàâëÿþò àëôàâèò, òàê è îòäåëü-íûå âèäû è ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòîâ ñîñòàâëÿþò ñèñòåìó äîêó-ìåíòàöèè. Äî íàñòîÿùåãî âðåìåíè â äîêóìåíòîâåäåíèè íå ñóùå-ñòâóåò íåïðîòèâîðå÷èâîé íàó÷íîé êëàññèôèêàöèè ñèñòåì äîêó-ìåíòàöèè, âèäîâ è ðàçíîâèäíîñòåé äîêóìåíòîâ. Ïðè íåîáõîäèìî-ñòè èñïîëüçóåòñÿ ýìïèðè÷åñêè ñëîæèâøååñÿ ðàçäåëåíèå äîêóìåíòîâíà ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè.

Îòíåñåíèå äîêóìåíòîâ ê òîé èëè èíîé ñèñòåìå íà÷èíàåòñÿ ñðàçäåëåíèÿ âñåõ äîêóìåíòîâ íà îôèöèàëüíûå è äîêóìåíòû ëè÷íîãîïðîèñõîæäåíèÿ.

Ê ïîñëåäíèì îòíîñÿòñÿ äîêóìåíòû, ñîçäàííûå ÷åëîâåêîì âíåñôåðû åãî ñëóæåáíîé äåÿòåëüíîñòè èëè âûïîëíåíèÿ îáùåñòâåííûõîáÿçàííîñòåé. Ýòî ñàìàÿ íåìíîãî÷èñëåííàÿ ñ òî÷êè çðåíèÿ âèäîâ èðàçíîâèäíîñòåé ñèñòåìà äîêóìåíòàöèè, îíà âêëþ÷àåò ëè÷íóþ ïå-ðåïèñêó, âîñïîìèíàíèÿ (ìåìóàðû), äíåâíèêè.

Îôèöèàëüíûå äîêóìåíòû â çàâèñèìîñòè îò îáñëóæèâàåìîéèìè ñôåðû ÷åëîâå÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè ïîäðàçäåëÿþòñÿ íàóïðàâëåí÷åñêèå, íàó÷íûå, òåõíè÷åñêèå (êîíñòðóêòîðñêèå), òåõíîëî-ãè÷åñêèå, ïðîèçâîäñòâåííûå è äð.

Óïðàâëåí÷åñêèå äîêóìåíòû ñîñòàâëÿþò ÿäðî ó÷ðåæäåí÷åñêîéäîêóìåíòàöèè. Èìåííî îíè îáåñïå÷èâàþò óïðàâëÿåìîñòü îáúåê-òîâ êàê â ðàìêàõ âñåãî ãîñóäàðñòâà, òàê è â îòäåëüíîé îðãàíèçà-öèè. Óïðàâëåí÷åñêèå äîêóìåíòû è ñîñòàâëÿþò ñîáñòâåííî îáúåêòäåëîïðîèçâîäñòâà.

Ýòè äîêóìåíòû ïðåäñòàâëåíû êîìïëåêñîì ñèñòåì, îñíîâ-íûìè èç êîòîðûõ ÿâëÿþòñÿ ñëåäóþùèå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè:îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâàÿ; ïëàíîâàÿ; ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ; èíôîðìà-öèîííî-ñïðàâî÷íàÿ è ñïðàâî÷íî-àíàëèòè÷åñêàÿ; îò÷åòíàÿ; äîêó-

ìåíòàöèÿ ïî îáåñïå÷åíèþ êàäðàìè (ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó); ôèíàíñî-âàÿ (áóõãàëòåðñêèé ó÷åò è îò÷åòíîñòü); äîêóìåíòàöèÿ ïî ìàòå-ðèàëüíî-òåõíè÷åñêîìó îáåñïå÷åíèþ; äîãîâîðíàÿ; äîêóìåíòàöèÿ ïîäîêóìåíòàöèîííîìó è èíôîðìàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ äåÿòåëüíîñ-òè ó÷ðåæäåíèÿ è äðóãèå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè, âêëþ÷àÿ è òå,êîòîðûå îòðàæàþò îñíîâíóþ äåÿòåëüíîñòü ó÷ðåæäåíèÿ, îðãàíè-çàöèè èëè ïðåäïðèÿòèÿ. Íàïðèìåð, íà ïðîèçâîäñòâåííîì ïðåä-ïðèÿòèè — ýòî ïðîèçâîäñòâåííàÿ äîêóìåíòàöèÿ, â ëå÷åáíîì ó÷-ðåæäåíèè — ñèñòåìà ìåäèöèíñêîé äîêóìåíòàöèè, â âóçå — ñèñ-òåìà äîêóìåíòàöèè ïî âûñøåìó îáðàçîâàíèþ è ò. ä.

Äîêóìåíòû, ñîñòàâëÿþùèå îäíó ñèñòåìó äîêóìåíòàöèè, ñâÿ-çàíû åäèíñòâîì öåëåâîãî íàçíà÷åíèÿ è â êîìïëåêñå îáåñïå÷èâà-þò äîêóìåíòèðîâàíèå òîé èëè èíîé óïðàâëåí÷åñêîé ôóíêöèèèëè âèäà äåÿòåëüíîñòè. Òàê, äîêóìåíòû, ñîñòàâëÿþùèå ñèñòåìóïëàíîâîé äîêóìåíòàöèè, îáåñïå÷èâàþò ïëàíèðîâàíèå äåÿòåëüíî-ñòè ó÷ðåæäåíèÿ è ïîäâåäîìñòâåííîé åìó ñèñòåìû. Äîêóìåíòû,ñîñòàâëÿþùèå ñèñòåìó ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè, îáåñïå-÷èâàþò ðåãóëèðîâàíèå äåÿòåëüíîñòè ó÷ðåæäåíèÿ è åå êîîðäèíà-öèþ ñ äåÿòåëüíîñòüþ âçàèìîñâÿçàííûõ ó÷ðåæäåíèé è ëèö â ïî-ñòîÿííî ìåíÿþùèõñÿ ñîöèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêèõ óñëîâèÿõ.

Âîïðîñû

1. Îïðåäåëåíèå òåðìèíîâ «äåëîïðîèçâîäñòâî», «äîêóìåíò», «íî-ñèòåëü èíôîðìàöèè», «äîêóìåíòèðîâàíèå».

2. Íàçîâèòå ìàòåðèàëüíûå íîñèòåëè èíôîðìàöèè.3. Ðàññêàæèòå î äîêóìåíòèðîâàíèè íà åñòåñòâåííîì è èñêóññò-

âåííîì ÿçûêàõ.4. Íàçîâèòå ñðåäñòâà è ñïîñîáû äîêóìåíòèðîâàíèÿ.5. Íàçîâèòå ñâîéñòâà äîêóìåíòîâ.6. Ôóíêöèè äîêóìåíòà (îáùèå è ñïåöèàëüíûå).7. Íàçîâèòå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè.8. Ðàññêàæèòå îá óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (îðãàíèçàöè-

îííî-ïðàâîâàÿ; ïëàíîâàÿ; ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ; èíôîðìàöèîí-íî-ñïðàâî÷íàÿ; îò÷åòíàÿ; äîêóìåíòàöèÿ ïî ëè÷íîìó ñîñòà-âó; ôèíàíñîâàÿ; ïî ìàòåðèàëüíî-òåõíè÷åñêîìó ñíàáæåíèþ,äîãîâîðíàÿ è äð.).

22

Òåìà 3. ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ

ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ (ÓÑÎÐÄ). ÞÐÈÄÈ×ÅÑÊÀß ÑÈËÀÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ

Ïëàí:1. Ôîðìóëÿð äîêóìåíòà.2. Ðåêâèçèòû ÎÐÄ.3. Ðåêâèçèòû ÎÐÄ, âëèÿþùèå íà þðèäè÷åñêóþ ñèëó

äîêóìåíòà (ðåêâèçèòû ñîñòàâà óäîñòîâåðåíèÿ; ñîãëàñîâàíèÿè îçíàêîìëåíèÿ; áëàíêà).

4. Áëàíêè äîêóìåíòîâ.

1. Ôîðìóëÿð äîêóìåíòà

Êàæäûé äîêóìåíò ñîñòîèò èç îòäåëüíûõ èíôîðìàöèîííûõýëåìåíòîâ, êîòîðûå íàçûâàþòñÿ ðåêâèçèòàìè.

Ðåêâèçèò ÿâëÿåòñÿ çàêîí÷åííûì èíôîðìàöèîííûì ýëåìåí-òîì, òî åñòü ñîäåðæèò ïîëíóþ èíôîðìàöèþ ïî ñâîåé ëîêàëüíîéòåìå: àâòîðñòâî, âîçìîæíîñòü äîñòóïà äëÿ ïðî÷òåíèÿ, ìåñòî õðà-íåíèÿ è ò. ä.

Ðåêâèçèòû ìîãóò áûòü ãðàôè÷åñêèìè: ãåðá, ýìáëåìà, ïå-÷àòü, íî â îñíîâíîì òåêñòîâûå.

×àñòü ðåêâèçèòîâ ìîæåò áûòü çàðàíåå âíåñåíà â øàáëîí(áëàíê) áóäóùèõ äîêóìåíòîâ, îíà íàçûâàåòñÿ ïîñòîÿííîé ÷àñ-òüþ. Äîïîëíÿþùàÿ, êîíêðåòèçèðóþùàÿ èíôîðìàöèÿ âíîñèòñÿïðè ýòîì òîëüêî ïðè îôîðìëåíèè äîêóìåíòà è íàçûâàåòñÿ ïåðå-ìåííîé ÷àñòüþ.

Ñîâîêóïíîñòü ðåêâèçèòîâ äëÿ êîíêðåòíîãî äîêóìåíòà ñ îï-ðåäåëåíèåì èõ âçàèìíîãî ðàñïîëîæåíèÿ ñîñòàâëÿåò åãî ôîðìóëÿð.

Óïðàâëåí÷åñêèå äîêóìåíòû ñîñòàâëÿþò ñîáñòâåííî îáúåêòäåëîïðîèçâîäñòâà. Èç êîìïëåêñà ñèñòåì óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåí-òàöèè, â êîòîðûé âõîäÿò ñèñòåìû îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâîé, ïëà-íîâîé, îò÷åòíîé, ðàñïîðÿäèòåëüíîé, êàäðîâîé, ôèíàíñîâîé èäðóãèõ, ìû ðàññìîòðèì òîëüêî ñèñòåìó îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿ-äèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Ýòà ñèñòåìà óíèôèöèðîâàíà, ðàáîòà ñäîêóìåíòàìè îïðåäåëåíà òðåáîâàíèÿìè ÃÎÑÒîâ 1987, 1997 è2000 ãã. ïî îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ.

23

Ïåðâûé óêàçàííûé ñòàíäàðò îïðåäåëèë òðåáîâàíèÿ ê ïîñò-ðîåíèþ ôîðìóëÿðà îáðàçöà: ôîðìàòû áóìàãè îò À3 äî À6; ñëó-æåáíûå ïîëÿ, ðàçìåðû øðèôòîâ (÷óòü ìåíüøå, ÷åì ðàçìåð øðèôòàTimes New Roman Cyr 14).

2. Ðåêâèçèòû ÎÐÄ

Òðåáîâàíèÿìè ÃÎÑÒà ïî îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ çàêðåïëåíî29 ðåêâèçèòîâ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè:

Наименование реквизита Код реквизитаГерб субъекта Российской Федерации 02Эмблема организации или товарный знак 03Код организации по ОКПО 04Код формы документа по ОКУД 05Наименование организации 06Справочные данные об организации 07Наименование вида документа 08Дата документа 09Регистрационный номер документа 10Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11Место составлениF или изданиF документа 12Гриф ограничениF доступа к документу 13Адресат 14Гриф утверждениF документа 15РезолюциF 16Заголовок к тексту 17Отметка о контроле 18Текст документа 19Отметка о наличии приложениF 20Подпись 21Гриф согласованиF документа 22Визы согласованиF документа 23Печать 24Отметка о заверении копии 25Отметка об исполнителе 26Отметка об исполнении документа и направлении его вдело

27

Отметка о поступлении документа в организацию 28Идентификатор электронной копии документа 29

Êîíå÷íî, êàæäûé îòäåëüíûé äîêóìåíò èìååò òîëüêî ÷àñòüðåêâèçèòîâ, à íå âñå ñðàçó.

24

3. Ðåêâèçèòû ÎÐÄ, âëèÿþùèå íà þðèäè÷åñêóþ ñèëó äîêóìåíòà

Ðàññìîòðèì ðåêâèçèòû, êîòîðûå âëèÿþò íà þðèäè÷åñêóþñèëó äîêóìåíòà.  ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì, þðèäè÷åñêàÿ ñèëà äî-êóìåíòà — ñâîéñòâî îôèöèàëüíîãî äîêóìåíòà, ñîîáùàåìîå åìó äåé-ñòâóþùèì çàêîíîäàòåëüñòâîì, êîìïåòåíöèåé èçäàâøåãî åãî îðãàíàè óñòàíîâëåííûì ïîðÿäêîì îôîðìëåíèÿ.

Ýòî:• ðåêâèçèòû áëàíêà;• ðåêâèçèòû ñîñòàâà óäîñòîâåðåíèÿ;• ðåêâèçèòû ñîãëàñîâàíèÿ è îçíàêîìëåíèÿ.

Ðåêâèçèòû óäîñòîâåðåíèÿ äîêóìåíòîâ: ãðèô óòâåðæäåíèÿ,ïîäïèñü, ïå÷àòü.

Ãðèô óòâåðæäåíèÿ.  èíñòðóêöèè ïî ÄÎÓ äîëæíû áûòü 2 ïå-ðå÷íÿ: ïåðå÷åíü äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ óòâåðæäåíèþ, è êðóãäîëæíîñòíûõ ëèö, èìåþùèõ ïðàâî óòâåðæäåíèÿ òîãî èëè èíîãîäîêóìåíòà. Îáÿçàòåëüíîìó óòâåðæäåíèþ ïîäëåæàò ñëåäóþùèå âèäûäîêóìåíòîâ: óñòàâû, ïîëîæåíèÿ î ïðåäñòàâèòåëüñòâàõ, ôèëèàëàõè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ îðãàíèçàöèè; ñòðóêòóðà, øòàòíàÿ÷èñëåííîñòü è øòàòíîå ðàñïèñàíèå; àêòû ïðîâåðîê, ðåâèçèé, ïðè-åìêè-ñäà÷è ìàòåðèàëüíûõ öåííîñòåé; äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè,ïðàâèëà âíóòðåííåãî ðàñïîðÿäêà, ñìåòû, ðàñöåíêè íà ïðîâåäåíèåðàáîò è îêàçàíèå óñëóã è äð.

Óòâåðæäåíèå äîêóìåíòîâ ìîæåò ïðîâîäèòüñÿ òðåìÿ ñïîñîáàìè.1. Ãðèôîì óòâåðæäåíèÿ.2. Èçäàíèåì ñîîòâåòñòâóþùåãî ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà.

(Îáà ýòèõ ñïîñîáà èìåþò ðàâíóþ þðèäè÷åñêóþ ñèëó).3. Áîëüøèíñòâîì ãîëîñîâ (íàïðèìåð, â ñîîòâåòñòâèè ñ Çàêî-

íîì î òðóäîâûõ êîëëåêòèâàõ, ïðàâèëà âíóòðåííåãî òðóäîâîãî ðàñ-ïîðÿäêà óòâåðæäàþòñÿ áîëüøèíñòâîì ãîëîñîâ ÷ëåíîâ òðóäîâîãîêîëëåêòèâà è îôîðìëÿþòñÿ ïðîòîêîëîì):

Ëè÷íàÿ ôîðìà

ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ(Äîëæíîñòü ñ íàèìåíîâàíèåì îðãàíèçàöèè,ëè÷íàÿ ïîäïèñü è ðàñøèôðîâêà ïîäïèñè)______________________(È.Î. Ôàìèëèÿ)«____»________________________1999 ã.(äàòó ñòàâèò ñàì óòâåðæäàþùèé)

25

Áåçëè÷íàÿ ôîðìà

ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎÏðèêàçîì ðåêòîðà îò «____» ¹_________(òâîðèòåëüíûé ïàäåæ)

(Ðàñïîëàãàþò â ïðàâîì âåðõíåì óãëó).

Ïîäïèñü. Ïîäïèñü ïîäòâåðæäàåò îòâåòñòâåííîñòü ïîñòàâèâ-øåãî åå ëèöà çà âñå èçëîæåííîå â äîêóìåíòå.

Ïðàâî ïîäïèñè íà äîêóìåíòàõ èìåþò óïîëíîìî÷åííûå äîë-æíîñòíûå ëèöà îðãàíèçàöèè. Òàêèå ïîëíîìî÷èÿ îïðåäåëÿþòñÿëîêàëüíûìè íîðìàòèâíûìè àêòàìè îðãàíèçàöèè (íàïðèìåð, óñ-òàâàìè, ïîëîæåíèÿìè, ïðèêàçàìè). Îò èìåíè îðãàíèçàöèè äîêó-ìåíòû, êàê ïðàâèëî, ïîäïèñûâàþò ðóêîâîäèòåëü è åãî çàìåñòè-òåëè (â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðèêàçàìè î ðàñïðåäåëåíèè îáÿçàííîñòåé).Äîêóìåíòû ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé ìîãóò ïîäïèñûâàòü èõðóêîâîäèòåëè. Ïî ðÿäó âîïðîñîâ ïðàâî ïîäïèñè èìåþò äðóãèåñîòðóäíèêè îðãàíèçàöèè. Èñ÷åðïûâàþùèé êðóã òàêèõ âîïðîñîâíåîáõîäèìî îòðàçèòü â èíñòðóêöèè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó èëè âèíûõ äîêóìåíòàõ. Íàïðèìåð, èñïîëíèòåëü ìîæåò ïîäïèñàòü äîê-ëàäíóþ çàïèñêó, äîêóìåíòû èíôîðìàöèîííîãî, ñïðàâî÷íîãî èëèàíàëèòè÷åñêîãî õàðàêòåðà, åñëè ðàçðåøàåìûå â íèõ âîïðîñû íåâûõîäÿò çà ðàìêè åãî êîìïåòåíöèè.

Íà ðàçëè÷íûõ âèäàõ äîêóìåíòîâ ñòàâèòñÿ ðàçíîå êîëè÷åñòâîïîäïèñåé.

Îäíà ïîäïèñü ñòàâèòñÿ íà äîêóìåíòàõ, èçäàâàåìûõ åäèíîíà-÷àëüíî. Òàê, ïîäïèñûâàþòñÿ îäíèì äîëæíîñòíûì ëèöîì ïðèêàçûïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè èëè ëè÷íîìó ñîñòàâó, ðàñïîðÿæåíèÿ,òåëåôîíîãðàììû, äîâåðåííîñòè (êðîìå äîâåðåííîñòåé íà ïîëó÷å-íèå ìàòåðèàëüíûõ öåííîñòåé).

Åñëè çà ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà íåñóò îòâåòñòâåííîñòü íå-ñêîëüêî äîëæíîñòíûõ ëèö èëè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, òî íàíåì ñòàâÿòñÿ äâå è áîëåå ïîäïèñåé (â çàâèñèìîñòè îò êîëè÷åñòâàîòâåòñòâåííûõ).

Òàê, ðóêîâîäèòåëü-ðàñïîðÿäèòåëü êðåäèòîâ îðãàíèçàöèè èãëàâíûé áóõãàëòåð ïîäïèñûâàþò ãàðàíòèéíûå ïèñüìà; òðóäîâûåäîãîâîðû (êîíòðàêòû) ïîäïèñûâàþòñÿ ðàáîòîäàòåëåì (â ëèöåóïîëíîìî÷åííîãî äîëæíîñòíîãî ëèöà — ÷àùå âñåãî ðóêîâîäèòå-ëÿ) è ðàáîòíèêîì; ïîäïèñè ãëàâíîãî áóõãàëòåðà è êàññèðà ñòà-âÿòñÿ íà ïðèõîäíûõ êàññîâûõ îðäåðàõ.

26

Ñîñòàâ êîìèññèè óòâåðæäàåòñÿ ïðèêàçîì ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíè-çàöèè è äîëæåí áûòü íå ìåíåå òðåõ ÷åëîâåê. Ïðîòîêîëû çàñåäàíèÿêîìèññèé ïîäïèñûâàþòñÿ ïðåäñåäàòåëüñòâóþùèì íà çàñåäàíèè è ñåê-ðåòàðåì. Ýòèõ äâóõ ïîäïèñåé âïîëíå äîñòàòî÷íî äëÿ ïðàâîìåðíîñòèäîêóìåíòà.

Ñîâñåì äðóãîå äåëî îáñòîèò ñ àêòàìè. Àêò ÿâëÿåòñÿ äîêóìåíòîì,ïîäòâåðæäàþùèì èëè îòðèöàþùèì êàêîå-ëèáî ñîáûòèå, äåéñòâèå,ôàêò. ×ëåíû êîìèññèè, ñîñòàâèâøèå àêò, íåñóò îòâåòñòâåííîñòü çàåãî ñîäåðæàíèå. Ïîýòîìó íåîáõîäèìî íàëè÷èå ïîäïèñåé âñåõ ÷ëåíîâ.Ïåðâîé ñòàâèòñÿ ïîäïèñü ïðåäñåäàòåëÿ êîìèññèè.

Ïðàâîìåðíî ïîäïèñàíèå äîêóìåíòà, ïðåäóñìàòðèâàþùåãî ïîä-ïèñü ðóêîâîäèòåëÿ (ïðè âðåìåííîì åãî îòñóòñòâèè), çàìåñòèòåëåìèëè ëèöîì, èñïîëíÿþùèì îáÿçàííîñòè ðóêîâîäèòåëÿ.  òàêèõ ñëó÷àÿõíåîáõîäèìî âíåñòè èñïðàâëåíèÿ: «ÇÀÌ.» èëè «È. Î.».

Íåäîïóñòèìî, êàê ÷àñòî ïðàêòèêóåòñÿ âî ìíîãèõ îðãàíèçàöè-ÿõ, ñòàâèòü ÷åðòó âïåðåäè äîëæíîñòè!

Óêàçàíèå ñëóæåáíîãî ïîëîæåíèÿ ëèöà, ïîäïèñàâøåãî äîêó-ìåíò, äàñò âîçìîæíîñòü ïðîêîíòðîëèðîâàòü ïðàâîìåðíîñòü ïîä-ïèñè äîëæíîñòíîãî ëèöà è èçáåæàòü òåì ñàìûì ïîÿâëåíèÿ íåçà-êîííûõ äîêóìåíòîâ.

Âî âñåõ ñëó÷àÿõ ïîäïèñü îáÿçàòåëüíî ñòàâèòñÿ íà ïåðâîì ýêçåìï-ëÿðå äîêóìåíòà. Ïî ìåðå íåîáõîäèìîñòè ìîãóò ïîäïèñûâàòüñÿ è äðó-ãèå ýêçåìïëÿðû (íàïðèìåð, ïðè çàêëþ÷åíèè äîãîâîðîâ, òðóäîâûõêîíòðàêòîâ ïîäïèñûâàþòñÿ ýêçåìïëÿðû ïî êîëè÷åñòâó ñòîðîí).

Äîêóìåíòû, îñòàþùèåñÿ â äåëàõ îðãàíèçàöèè, äîëæíû íå-ïðåìåííî ñîäåðæàòü ïîäëèííûå ïîäïèñè.

Äëÿ íåêîòîðûõ âèäîâ äîêóìåíòîâ òðåáóåòñÿ íîòàðèàëüíîåñâèäåòåëüñòâîâàíèå ïîäëèííîñòè ïîäïèñè. Òàê, íàèáîëåå èçâåñò-íûì ïðèìåðîì ÿâëÿåòñÿ ñâèäåòåëüñòâîâàíèå îáðàçöîâ ïîäïèñåéäîëæíîñòíûõ ëèö íà êàðòî÷êàõ, ïðåäñòàâëÿåìûõ îðãàíèçàöèÿìèâ áàíêîâñêèå ó÷ðåæäåíèÿ (áàíêîâñêèõ êàðòî÷êàõ).

Ñâèäåòåëüñòâîâàíèå ïîäëèííîñòè ïîäïèñè ñîâåðøàåòñÿ óëþáîãî íîòàðèóñà. Ýòî äåéñòâèå îáëàãàåòñÿ ãîñóäàðñòâåííîé ïî-øëèíîé â ðàçìåðå 5 % îò ìèíèìàëüíîãî ðàçìåðà îïëàòû òðóäà(äëÿ áàíêîâñêèõ êàðòî÷åê — îäíîêðàòíûé ðàçìåð ìèíèìàëüíîãîðàçìåðà îïëàòû òðóäà ñ êàæäîé ïîäïèñè íà êàæäîé êàðòî÷êå).

Ðàñïîëàãàþò ðåêâèçèò «Ïîäïèñü» òàê:

Ðåêòîð Âîëãîãðàäñêîãî (ëè÷íàÿ ïîäïèñü) (È.Î. Ôàìèëèÿ)ãîñóíèâåðñèòåòà

27

Åñëè ïîäïèñûâàþò äîêóìåíò äâà ðàâíûå ïî äîëæíîñòè ëèöà,òî íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòåé è ðàñøèôðîâêà ôàìèëèé äîëæíûðàñïîëàãàòüñÿ íà îäíîì óðîâíå.

Ôàêñèìèëüíûé øòàìï (ÔØ). Íè â îäíîì íîðìàòèâå î ÔØíå ãîâîðèòñÿ, íî íå ðåêîìåíäóåòñÿ (ïîääåëêè, íåâîçìîæíîñòüóñòàíîâèòü ïîäëèííîñòü ïîäïèñè).

Ïå÷àòü. Ðåêâèçèò «Ïå÷àòü» òàêæå ÿâëÿåòñÿ þðèäè÷åñêè çíà÷è-ìûì è ïðèìåíÿåòñÿ â öåëÿõ çàâåðåíèÿ ïîäïèñè äîëæíîñòíîãî ëèöàíà íåêîòîðûõ âèäàõ äîêóìåíòîâ. Îòòèñê ïå÷àòè ÿâëÿåòñÿ äîïîëíè-òåëüíûì ñâèäåòåëüñòâîì ïîäëèííîñòè äîêóìåíòà, åãî ïðèíàäëåæ-íîñòè ê óêàçàííîìó íà äîêóìåíòå íàèìåíîâàíèþ îðãàíèçàöèè.

Áîëüøèíñòâî äîêóìåíòîâ, ñîçäàþùèõñÿ â îðãàíèçàöèÿõ, íåòðåáóåò îáÿçàòåëüíîãî íàëè÷èÿ îòòèñêà ïå÷àòè. Îòòèñê ïðîñòàâëÿ-åòñÿ íà äîêóìåíòàõ, â êîòîðûõ îòðàæåíà èíôîðìàöèÿ:

• î ôàêòàõ, èìåþùèõ îñîáîå þðèäè÷åñêîå çíà÷åíèå (î ñî-çäàíèè, ðåîðãàíèçàöèè èëè ëèêâèäàöèè îðãàíèçàöèè è ò. ä.);

• óäîñòîâåðÿþùèõ ïðàâà îðãàíèçàöèè èëè îòäåëüíûõ ëèö (äî-âåðåííîñòè);

• ôèêñèðóþùèõ ôàêòû, ñâÿçàííûå ñ ôèíàíñîâûìè ñðåä-ñòâàìè è ìàòåðèàëüíûìè öåííîñòÿìè (àêòû ñïèñàíèÿ ìàòåðèàëü-íûõ öåííîñòåé, ïëàòåæíûå ïîðó÷åíèÿ, ãàðàíòèéíûå ïèñüìà).

Òàêèå äîêóìåíòû îáðåòàþò þðèäè÷åñêóþ ñèëó ëèøü ñ ìî-ìåíòà çàâåðåíèÿ ïå÷àòüþ.

Ãîñóäàðñòâåííûå îðãàíèçàöèè èìåþò ãåðáîâóþ ïå÷àòü (ñèçîáðàæåíèåì Ãîñóäàðñòâåííîãî ãåðáà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè). Âíåãîñóäàðñòâåííûõ ñòðóêòóðàõ ñóùåñòâóåò ïðèðàâíåííàÿ ê ãåðáî-âîé êðóãëàÿ ïå÷àòü. Êðóã îðãàíèçàöèé, èìåþùèõ ïðàâî èñïîëü-çîâàíèÿ ïå÷àòåé ñ ãîñóäàðñòâåííûì ãåðáîì, îïðåäåëåí ÓêàçîìÏðåçèäåíòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè îò 30 íîÿáðÿ 1993 ãîäà.

Ãåðáîâàÿ ïå÷àòü (èëè ïðèðàâíåííàÿ ê íåé êðóãëàÿ) ñòàâèò-ñÿ: íà äîãîâîðû; äîâåðåííîñòè; äîêóìåíòû, ñâÿçàííûå ñ ðàñõîäîâàíèåììàòåðèàëüíûõ öåííîñòåé (àêòû, ñìåòû); òðóäîâûå êíèæêè; øòàò-íûå ðàñïèñàíèÿ è äð. Ïåðå÷åíü äîêóìåíòîâ, òðåáóþùèõ îáÿçà-òåëüíîãî íàëè÷èÿ îòòèñêà ãåðáîâîé ïå÷àòè, ïðèâîäèòñÿ â êà÷å-ñòâå ïðèëîæåíèÿ ê Åäèíîé ãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìå äîêóìåíòà-öèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ (Ì., 1990).

Ïîìèìî ãåðáîâîé (èëè ïðèðàâíåííîé ê íåé) ïå÷àòè, îðãà-íèçàöèè ìîãóò èìåòü ðÿä ïðîñòûõ êðóãëûõ ïå÷àòåé, èñïîëüçó-

28

þùèõñÿ äëÿ ïîñòàíîâêè íà êîíêðåòíûå âèäû äîêóìåíòîâ. Íàïðè-ìåð, ïå÷àòè äëÿ ïóòåâûõ ëèñòîâ, âûäàâàåìûõ âîäèòåëÿì òðàíñ-ïîðòíûõ ñðåäñòâ îðãàíèçàöèè; äëÿ ïðîïóñêîâ è ñëóæåáíûõ óäîñ-òîâåðåíèé.

Êàæäîé îðãàíèçàöèè öåëåñîîáðàçíî â ñîîòâåòñòâèè ñ ãîñó-äàðñòâåííûìè íîðìàòèâíûìè àêòàìè ðàçðàáîòàòü è óòâåðäèòü ñîá-ñòâåííûé ïåðå÷åíü äîêóìåíòîâ, äëÿ ïðèäàíèÿ þðèäè÷åñêîé ñèëûêîòîðûì íåîáõîäèìî íàëè÷èå îòòèñêà ïå÷àòè.

Íóæíî òàêæå óäåëÿòü ïîâûøåííîå âíèìàíèå ïîðÿäêó èñ-ïîëüçîâàíèÿ è õðàíåíèÿ ïå÷àòè. Ïðèêàçîì íàçíà÷àåòñÿ ëèöî, îò-âåòñòâåííîå çà õðàíåíèå ïå÷àòè, à òàêæå îïðåäåëÿåòñÿ ìåñòî õðàíå-íèÿ. Îáû÷íî ïå÷àòü õðàíèòñÿ â ñåéôå, è ïðàâî åå èñïîëüçîâàíèÿèìååò îãðàíè÷åííîå ÷èñëî ñîòðóäíèêîâ. Ðóêîâîäèòåëü îðãàíèçà-öèè íåñåò ïåðñîíàëüíóþ îòâåòñòâåííîñòü çà íåíàäëåæàùååèñïîëüçîâàíèå, õðàíåíèå èëè óòðàòó ïå÷àòè.

Ñ 1991 ãîäà ðàñïîëàãàþò ïå÷àòü òàêèì îáðàçîì, ÷òîáû îíàçàõâàòûâàëà ÷àñòü íàçâàíèÿ äîëæíîñòè, íî íå ëè÷íóþ ïîäïèñü(åñëè ïå÷àòü çàêðûâàåò ëè÷íóþ ïîäïèñü, òî ïîäïèñü íåâîçìîæíîèäåíòèôèöèðîâàòü).

Ðåêâèçèòû ñîãëàñîâàíèÿ è îçíàêîìëåíèÿ

Ñîãëàñîâàíèå áûâàåò äâóõ âèäîâ: âíóòðåííåå è âíåøíåå:• âíóòðåííåå — âèçèðîâàíèå äîêóìåíòà;• âíåøíåå — ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ.

Ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ

ÑÎÃËÀÑÎÂÀÍÎÐåêòîð ÂîëÃÓ________(È.Î. Ôàìèëèÿ) 00.00.0000

èëè ñ êîëëåãèàëüíûìè îðãàíàìè:

ÑÎÃËÀÑÎÂÀÍÎÏðîòîêîë Ó÷åíîãî ñîâåòàîò 00 00 00 ¹ 00(èìåíèòåëüíûé ïàäåæ)

Âèçû ñîãëàñîâàíèÿ: ëè÷íàÿ ïîäïèñü è äàòà, ïðè íåîáõîäè-ìîñòè — íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè.

29

Íàïðèìåð:

Þðèñêîíñóëüò(ëè÷íàÿ ïîäïèñü) (È.Î. Ôàìèëèÿ)00.00.0000

Áûâàþò íåñîãëàñèÿ, òîãäà ïèøåòñÿ: «ÍÅ ÑÎÃËÀÑÅÍ», «ÂÎÇÐÀ-ÆÀÞ», «ÇÀÌÅ×ÀÍÈß ÏÐÈËÀÃÀÞÒÑß» è äð.

Âèçû ñîãëàñîâàíèÿ è îçíàêîìëåíèÿ ðàñïîëàãàþòñÿ íèæå ðåê-âèçèòà «Ïîäïèñü». Èñõîäÿùèå äîêóìåíòû âèçèðóþòñÿ íà äîêóìåí-òå, îñòàþùåìñÿ â äåëå, îñòàëüíûå — íà ïåðâîì ýêçåìïëÿðå. Äîïóñ-êàåòñÿ âèçèðîâàòü íà îáîðîòå äîêóìåíòà èëè íà îòäåëüíîì ëèñòå(íî îáÿçàòåëüíî óêàçûâàåòñÿ, ê êàêîìó äîêóìåíòó îòíîñèòñÿ).

Ðåêâèçèòû áëàíêà:

• Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, ÿâëÿþùåéñÿ àâòîðîì äîêóìåí-òà. Îíî äîëæíî ïîëíîñòüþ ñîîòâåòñòâîâàòü íàèìåíîâàíèþ, çàê-ðåïëåííîìó â ó÷ðåäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ (óñòàâå, ïîëîæåíèè, ñâè-äåòåëüñòâå î ðåãèñòðàöèè). Åñëè â ó÷ðåäèòåëüíîì äîêóìåíòå çàê-ðåïëåíî ñîêðàùåííîå íàèìåíîâàíèå, òî îíî ïèøåòñÿ â ñêîáêàõíèæå ïîëíîãî. Íà áëàíêå îðãàíèçàöèè âûøå íàèìåíîâàíèÿ âîç-ìîæíî ðàçìåùåíèå ýìáëåìû îðãàíèçàöèè, óòâåðæäåííîé â óñòà-íîâëåííîì ïîðÿäêå.

Ãîñóäàðñòâåííûé ãåðá Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè (ãåðá ñóáúåêòàÐîññèéñêîé Ôåäåðàöèè»). Ãåðá ìîãóò ñîäåðæàòü ëèøü äîêóìåíòûãîñóäàðñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé è îðãàíèçàöèé, êîòîðûì ïðå-äîñòàâëåíî òàêîå ïðàâî (íàïðèìåð, Ïðàâèòåëüñòâî ÐÔ, ìèíè-ñòåðñòâà, ñóäåáíûå è ïðîêóðîðñêèå îðãàíû è ò. ä.). Íåêîòîðûìîðãàíèçàöèÿì íàïðÿìóþ çàïðåùåíî çàêîíîì èñïîëüçîâàòü â ñâî-èõ äîêóìåíòàõ ãîñóäàðñòâåííóþ ñèìâîëèêó. Òàê, ñò. 24 Ôåäåðàëü-íîãî çàêîíà ÐÔ «Îá îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèÿõ» ãëàñèò: «Ñèì-âîëèêà îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèé íå äîëæíà ñîâïàäàòü ñ ãîñó-äàðñòâåííîé ñèìâîëèêîé Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è ñóáúåêòîâ Ðîñ-ñèéñêîé Ôåäåðàöèè».

• Âòîðûì ðåêâèçèòîì, îáåñïå÷èâàþùèì þðèäè÷åñêóþ ñèëóäîêóìåíòà, ÿâëÿåòñÿ äàòà åãî ïîäïèñàíèÿ, óòâåðæäåíèÿ èëè òîãîñîáûòèÿ, êîòîðîå çàôèêñèðîâàíî â äîêóìåíòå. Äàòà íåîáõîäèìàäëÿ ïðàâîâîé îöåíêè îòíîøåíèé, âîçíèêàþùèõ, ïðåêðàùàþùèõñÿèëè èçìåíÿþùèõñÿ â ñâÿçè ñ îòðàæåíèåì â äîêóìåíòå âîëèîðãàíèçàöèè, åå îðãàíà èëè äîëæíîñòíîãî ëèöà.

Îòñóòñòâèå äàòû íà íåêîòîðûõ âèäàõ äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿáåññïîðíûì ïðèçíàíèåì èõ íåäåéñòâèòåëüíûìè. Òàê, íå èìåþ-

30

ùåé þðèäè÷åñêîé ñèëû ÿâëÿåòñÿ äîâåðåííîñòü, âûäàííàÿ áåç óêà-çàíèÿ äàòû åå ñîâåðøåíèÿ (ñò. 186 Ãðàæäàíñêîãî êîäåêñà ÐÔ), íåáóäåò ïðèçíàí äåéñòâèòåëüíûì è ïðîòîêîë ó÷ðåäèòåëüíîãî ñîáðà-íèÿ ïðåäïðèÿòèÿ, åñëè íà íåì íå ñòîèò äàòà ïðîâåäåíèÿ ñîáðàíèÿ.

Þðèäè÷åñêè çíà÷èìûì ÿâëÿåòñÿ è ðåêâèçèò «Ðåãèñòðàöèîí-íûé íîìåð äîêóìåíòà». Ýòîò ðåêâèçèò — íå òîëüêî ãàðàíòèÿ òîãî,÷òî äîêóìåíò ïðîøåë âñå ïðåäóñìîòðåííûå â îðãàíèçàöèè ñòàäèèîáðàáîòêè, íî è ñâîåîáðàçíîå ïîäòâåðæäåíèå îôèöèàëüíîãî õà-ðàêòåðà äîêóìåíòà, åãî çàêîííîñòè, îòðàæåíèÿ äåéñòâèòåëüíîãîìíåíèÿ îðãàíèçàöèè ïî òîìó èëè èíîìó âîïðîñó.

Íîìåðà äîëæíû ïðèñâàèâàòüñÿ èñõîäÿùèì, âõîäÿùèì è âíóò-ðåííèì äîêóìåíòàì.

Íåîáõîäèìî òùàòåëüíî ñëåäèòü çà àêêóðàòíîñòüþ âåäåíèÿðåãèñòðàöèè èñõîäÿùåé äîêóìåíòàöèè âî èçáåæàíèå ïîÿâëåíèÿíåïðàâîìåðíûõ èëè íåöåëåñîîáðàçíûõ äîêóìåíòîâ. Íå ñëåäóåò òàê-æå óïðîùàòü íóìåðàöèþ, îãðàíè÷èâàÿñü, íàïðèìåð, ëèøü íîìå-ðîì ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, ãäå ýòîò äîêóìåíò ãîòîâèëñÿ.Òàêèå óïðîùåíèÿ ÷ðåâàòû íåâûÿâëåíèåì ïðîòèâîçàêîííûõ èëèæå ïîòåðåé íàèáîëåå âàæíûõ èëè öåííûõ äîêóìåíòîâ. Åñëè äîêó-ìåíò ñîäåðæèò âñå íàäëåæàùèì îáðàçîì îôîðìëåííûå þðèäè÷åñ-êè çíà÷èìûå ðåêâèçèòû, òî îí äîëæåí áûòü ïðèçíàí èìåþùèìþðèäè÷åñêóþ ñèëó.

Êîïèè äîêóìåíòîâ. Âî-ïåðâûõ, êîïèÿ äîëæíà ñîäåðæàòü òî÷-íûé òåêñò ïîäëèííèêà (âêëþ÷àÿ è áëàíê, íà êîòîðîì ïîäãîòîâ-ëåí äîêóìåíò), ðàñøèôðîâêó ïå÷àòåé, óêàçàíèå ïîäïèñåé äîë-æíîñòíûõ ëèö. Ñ ïðèõîäîì â íàøó æèçíü âñåâîçìîæíîé êîïèðî-âàëüíî-ìíîæèòåëüíîé òåõíèêè âîñïðîèçâåäåíèå äîêóìåíòîâ çíà-÷èòåëüíî îáëåã÷èëîñü. Äîñòàòî÷íî âîñïîëüçîâàòüñÿ ýëåìåíòàðíûìêîïèðîâàëüíûì àïïàðàòîì — è ãîòîâà êîïèÿ.

Âî-âòîðûõ, ñâèäåòåëüñòâîì âåðíîñòè êîïèè, ïðèäàþùèì åéþðèäè÷åñêóþ ñèëó, ÿâëÿåòñÿ îòìåòêà î åå çàâåðåíèè. Çàâåðåíèåêîïèé äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ ñàìîé îðãàíèçàöèåé èëè æå, ïðèíåîáõîäèìîñòè, íîòàðèóñîì. Íîòàðèàëüíîãî çàâåðåíèÿ îáû÷íî òðå-áóþò äëÿ êîïèé ó÷ðåäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ îðãàíèçàöèè, ïðåä-ñòàâëÿåìûõ â ðàçëè÷íûå ãîñóäàðñòâåííûå ñòðóêòóðû (ñóäåáíûå,íàëîãîâûå è ëèöåíçèîííûå îðãàíû, êîìèòåòû ïî óïðàâëåíèþèìóùåñòâîì è ò. ä.). Íî, â ïðèíöèïå, êîïèÿ ñ ëþáîãî äîêóìåí-òà, íå ïðîòèâîðå÷àùåãî çàêîíó è èìåþùåãî þðèäè÷åñêîå çíà÷å-íèå (òî åñòü ñâèäåòåëüñòâóþùåãî î íàëè÷èè â íàñòîÿùåì èëè

31

ïðîøëîì îïðåäåëåííûõ ïðàâîîòíîøåíèé), ìîæåò áûòü çàâåðåíàíîòàðèàëüíî. Ïðè îáðàùåíèè ê íîòàðèóñó íåîáõîäèìî â îáÿçà-òåëüíîì ïîðÿäêå ïðåäñòàâèòü ïîäëèííèê äîêóìåíòà äëÿ ñëè÷åíèÿåãî ñ êîïèåé. Çàïðåùàåòñÿ íîòàðèàëüíîå ñâèäåòåëüñòâîâàíèå âåð-íîñòè êîïèé ïàñïîðòîâ, âîåííûõ è ïðîôñîþçíûõ áèëåòîâ, ñëó-æåáíûõ óäîñòîâåðåíèé è ïðîïóñêîâ.

Ñàìè îðãàíèçàöèè, êàê ïðàâèëî, èìåþò ïðàâî çàâåðåíèÿäîêóìåíòîâ, ñîçäàþùèõñÿ â ýòèõ îðãàíèçàöèÿõ (èñêëþ÷åíèå ñî-ñòàâëÿþò àðõèâû, êîòîðûå çàâåðÿþò êîïèè äîêóìåíòîâ, õðàíÿ-ùèõñÿ â èõ ôîíäàõ).

Îðãàíèçàöèÿì ðàçðåøàåòñÿ çàâåðÿòü êîïèè äîêóìåíòîâ, ïðåä-ñòàâëÿåìûõ ãðàæäàíàìè ïðè ïðèåìå íà ðàáîòó, ó÷åáó, ïðè ðåøå-íèè èõ ñîöèàëüíûõ ïðîáëåì (äèïëîìîâ, àòòåñòàòîâ, óäîñòîâåðå-íèé, äàþùèõ ïðàâî íà îïðåäåëåííûå ëüãîòû). Êîïèè çàâåðÿþòñÿðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè èëè äîëæíîñòíûì ëèöîì (íàïðèìåð,íà÷àëüíèêîì îòäåëà êàäðîâ èëè çàâåäóþùåé êàíöåëÿðèåé). Çàâå-ðåííûå êîïèè, íàïðàâëÿåìûå â äðóãèå îðãàíèçàöèè èëè âûäàâà-åìûå íà ðóêè ãðàæäàíèíó, çàâåðÿþòñÿ ïå÷àòüþ.

Âòîðîé è ïîñëåäóþùèé ýêçåìïëÿðû äîêóìåíòà (äàæå êñåðî-êîïèðîâàííûå) îáÿçàòåëüíî çàâåðÿþòñÿ. Íèæå ðåêâèçèòà «Ïîä-ïèñü» — íàäïèñü:

Âåðíî

Ñåêðåòàðü (ëè÷íàÿ ïîäïèñü) (È.Î. Ôàìèëèÿ) (äàòà)

Ñâèäåòåëüñòâîâàíèå âåðíîñòè âûïèñêè èç äîêóìåíòà (íàïðè-ìåð, èç ïðîòîêîëà çàñåäàíèÿ) âîçìîæíî, åñëè â äîêóìåíòå ñîäåð-æàòñÿ ðåøåíèÿ íåñêîëüêèõ, íå ñâÿçàííûõ ìåæäó ñîáîé âîïðîñîâ.Âûïèñêà äîëæíà ñîäåðæàòü âîñïðîèçâåäåíèå ïîëíîãî òåêñòà ðåøå-íèÿ ïî îïðåäåëåííîìó âîïðîñó. Þðèäè÷åñêóþ ñèëó âûïèñêà ïðè-îáðåòàåò ïîñëå åå çàâåðåíèÿ äîëæíîñòíûì ëèöîì èëè íîòàðèóñîì.

 ïîñëåäíåå âðåìÿ ðàñïðîñòðàíåííûì ñðåäñòâîì ñâÿçè ñòàëèòåëåôàêñû. Èìè ïîëüçóþòñÿ áîëüøèíñòâî ãîñóäàðñòâåííûõ èêîììåð÷åñêèõ ñòðóêòóð. Íåîäíîçíà÷íî ðàññìàòðèâàåòñÿ âîïðîñ îïðèçíàíèè èëè íåïðèçíàíèè þðèäè÷åñêîé ñèëû äîêóìåíòà, ïå-ðåäàííîãî ñ ïîìîùüþ òåëåôàêñà. Íåêîòîðûå îòå÷åñòâåííûå è çà-ðóáåæíûå îðãàíèçàöèè ïðèçíàþò çàêîííîñòü òåëåôàêñíîé êîïèèè ïðèíèìàþò åå ê èñïîëíåíèþ. Íàïðèìåð, ðÿä çàðóáåæíûõ ïî-ñîëüñòâ ïðèíèìàåò îò ðîññèéñêèõ ãðàæäàí äëÿ îôîðìëåíèÿ âúåç-

32

äíûõ âèç ïðèãëàøåíèÿ, ïîëó÷åííûå ïî ôàêñó. Íåêîòîðûå íàøèôèðìû âûñòàâëÿþò ñ÷åòà çà îêàçûâàåìûå óñëóãè èëè âûïîëíÿå-ìûå ðàáîòû ÷åðåç òåëåôàêñ, à êîììåð÷åñêèå áàíêè, ãäå ïîòðåáè-òåëü íàõîäèòñÿ íà ðàñ÷åòíî-êàññîâîì îáñëóæèâàíèè, ïðè îñóùå-ñòâëåíèè áåçíàëè÷íûõ ðàñ÷åòîâ ïîðîé íå òðåáóþò ñ÷åò ñ ïîäëèí-íûìè ïîäïèñÿìè è ïå÷àòüþ, îãðàíè÷èâàÿñü òåëåôàêñíîé êîïèåé.

Íåöåëåñîîáðàçíî ïîëíîñòüþ äîâåðÿòü äîñòîâåðíîñòè äîêóìåí-òîâ, ïåðåäàâàåìûõ ïî ôàêñó. Èõ ïîäëèííîñòü íå ìîæåò áûòü ïîä-òâåðæäåíà äëÿ ïîëó÷àòåëÿ.  ïðèíöèïå, òåëåôàêñíîå ñîîáùåíèå —ýòî âñåãî ëèøü êîïèÿ äîêóìåíòà, ðàâíîöåííàÿ èçãîòîâëåííîé íàêñåðîêñå. È äëÿ ïðèäàíèÿ òàêîé êîïèè, êàê è ëþáîé äðóãîé,þðèäè÷åñêîé ñèëû òðåáóåòñÿ åå îáÿçàòåëüíîå çàâåðåíèå. Ïîýòîìóäîêóìåíò, ïåðåäàííûé ïî ôàêñó, íåëüçÿ ïðèçíàòü èìåþùèìþðèäè÷åñêóþ ñèëó áåç çàâåðåíèÿ.

Ôàêñ öåëåñîîáðàçíî èñïîëüçîâàòü ñ öåëüþ îòïðàâêè è ïî-ëó÷åíèÿ äîêóìåíòîâ, íå ñâÿçàííûõ ñ âîçíèêíîâåíèåì äëÿ îðãà-íèçàöèé èëè ãðàæäàí îïðåäåëåííûõ ïðàâîâûõ ïîñëåäñòâèé (èí-ôîðìàöèîííûõ, ðåêëàìíûõ è äðóãèõ ìàòåðèàëîâ).

4. Áëàíêè äîêóìåíòîâ

1. Ñëóæåáíûå äîêóìåíòû ïèøóòñÿ íà ñëóæåáíîì áëàíêå (èñ-êëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò — ëè÷íîå çàÿâëåíèå, äîêëàäíûå è îáúÿñ-íèòåëüíûå çàïèñêè, òåçèñû äîêëàäîâ, îòçûâû).

2. Óñòàíàâëèâàþòñÿ äâà îñíîâíûõ ôîðìàòà áëàíêîâ äîêóìåí-òîâ — À4 è À5, äîïóñêàåòñÿ À3 è À6. Ïîëÿ: íå ìåíåå 20 ìì —íèæíåå è ëåâîå, 10 ìì — ïðàâîå, 15 ìì — âåðõíåå.

3. Êàæäàÿ îðãàíèçàöèÿ äîëæíà èìåòü òðè âèäà áëàíêîâ:• îáùèé áëàíê;• áëàíê ïèñüìà;• áëàíê êîíêðåòíîãî âèäà äîêóìåíòà, êðîìå ïèñüìà.

Îáùèé áëàíê èñïîëüçóåòñÿ ïðè èçãîòîâëåíèè ëþáûõ äîêó-ìåíòîâ, êðîìå ïèñåì.  íåãî âêëþ÷àåòñÿ íàèìåíîâàíèå îðãàíèçà-öèè (ìîãóò áûòü äîáàâëåíû ðåêâèçèòû — ãåðá ÐÔ, ýìáëåìà, íàçâà-íèå âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè). Òàê æå èñïîëüçóåòñÿ äëÿ âíóòðåí-íèõ äîêóìåíòîâ (íàïðèìåð, âûïèñêà èç ïðîòîêîëà, àêò, ïðàâèëàâíóòðåííåãî òðóäîâîãî ðàñïîðÿäêà).

Áëàíê ïèñüìà âêëþ÷àåò â ñåáÿ ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû:• íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè;

33

• ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè, êîä îðãàíèçàöèè;• îáîçíà÷àþò ìåñòà äëÿ äðóãèõ ðåêâèçèòîâ;• äàòà äîêóìåíòà;• ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà;• ññûëêà íà ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà; à òàê-

æå ìîæåò ñîäåðæàòü ãåðá èëè ýìáëåìó è íàçâàíèå âûøåñòîÿùåéîðãàíèçàöèè.

Áëàíê êîíêðåòíîãî âèäà äîêóìåíòà âêëþ÷àåò ïîìèìî îáùåãîáëàíêà íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà è ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëèèçäàíèÿ (åñëè íàçâàíèå ãîðîäà âõîäèò â íàçâàíèå îðãàíèçàöèè, òîðåêâèçèò ìîæíî íå âêëþ÷àòü:

Âîëãîãðàäñêèé ãîñóíèâåðñèòåò,

íî:

ã. Êðàñíîäàð — Êóáàíñêèé ãîñóíèâåðñèòåò.

4. Îðãàíèçàöèè ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè èñïîëüçó-þò, êàê ïðàâèëî, äâóÿçû÷íûå áëàíêè. Íà äâóõ ÿçûêàõ ïå÷àòàþòðåêâèçèòû íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè, ñïðàâî÷íûå äàííûå è ìå-ñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà.

5. Åñëè â îðãàíèçàöèè ïðàâîì ïîäïèñè äîêóìåíòîâ îáëàäàþò èðóêîâîäèòåëè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé èëè îòäåëüíûå äîëæíîñ-òíûå ëèöà, òî ìîæíî ñîçäàâàòü áëàíêè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèéèëè äîëæíîñòíûõ ëèö (íî íà ýòî îáÿçàòåëüíî äîëæíà áûòü ññûëêà âÈíñòðóêöèè ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ óïðàâëåíèÿ).

6. Ðàñïîëîæåíèå ðåêâèçèòîâ áëàíêà ïðåäóñìîòðåíîÃÎÑÒîì.

7. Èçîáðàæåíèå ãåðáà ÐÔ îáÿçàòåëüíî íà áëàíêàõ òîëüêî îï-ðåäåëåííûõ îðãàíèçàöèé — ïðàâèòåëüñòâà, ñóäîâ, ïðîêóðàòóðû,äðóãèõ îðãàíèçàöèé ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè. Ãåðá ÐÔ ìîæåò ïðè-ñóòñòâîâàòü íà áëàíêàõ áþäæåòíûõ îðãàíèçàöèé, òàêèå áëàíêèïîäëåæàò ñòðîãîìó ó÷åòó â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè ÃÎÑÒà.

8. Ïðè èçãîòîâëåíèè âñåõ òðåõ ïåðå÷èñëåííûõ âèäîâ áëàí-êîâ äîïóñêàåòñÿ êàê óãëîâîå, òàê è ïðîäîëüíîå ðàñïîëîæåíèåðåêâèçèòîâ.

9. Ïðè èçãîòîâëåíèè äîêóìåíòîâ íà äâóõ èëè áîëåå ñòðàíè-öàõ âòîðàÿ è ïîñëåäóþùèå ñòðàíèöû äîëæíû áûòü ïðîíóìåðîâà-íû. Íîìåðà ñòðàíèö ïðîñòàâëÿþò ïîñåðåäèíå âåðõíåãî ïîëÿ ëèñòà.

10. Äîïóñêàåòñÿ ïå÷àòàíèå äîêóìåíòîâ ñ èñïîëüçîâàíèåì îáî-ðîòíîé ñòîðîíû ëèñòà.

Ïðàêòè÷åñêèå çàäàíèÿ

1. Ñîñòàâüòå âàðèàíòû áëàíêîâ ñ óãëîâûì è ïðîäîëüíûì ðàñ-ïîëîæåíèåì ðåêâèçèòîâ äëÿ ñëåäóþùèõ îðãàíèçàöèé:

• Äåïàðòàìåíò ðåãóëèðîâàíèÿ âíåøíåýêîíîìè÷åñêîé äåÿ-òåëüíîñòüþ Ìèíèñòåðñòâà âíåøíèõ ýêîíîìè÷åñêèõ ñâÿçåé ÐÔ;

• ÇÀÎ «Ýëåêòðîí»;• Êðàñíîîêòÿáðüñêèé ðàéîí ãîðîäà Âîëãîãðàäà. Óïðàâ-

ëåíèå ñîöèàëüíîé çàùèòû;• ìýð ãîðîäà Âîëãîãðàäà;• ÎÀÎ «Âîëãîãðàäãðàæäàíïðîåêò».

35

Òåìà 4. ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÛÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÛ

Ïëàí:1. Óñòàâ.2. Ïîëîæåíèå.3. Èíñòðóêöèÿ.

1. Óñòàâ

Îñíîâíàÿ óïðàâëåí÷åñêàÿ ôóíêöèÿ îðãàíèçàöèîííûõ äîêóìåí-òîâ — îðãàíèçàöèîííàÿ, òî åñòü ñîçäàíèå äîêóìåíòîâ, ñîäåðæàùèõïðàâèëà, íîðìû, ïîëîæåíèÿ, ñòàòóñ.

Ê íèì îòíîñÿòñÿ: óñòàâ, ïîëîæåíèå, øòàòíîå ðàñïèñàíèå, èí-ñòðóêöèÿ.

Îðãàíèçàöèîííûå äîêóìåíòû ñîäåðæàò ñòðîãî îáÿçàòåëüíûåäëÿ èñïîëíåíèÿ ïîëîæåíèÿ. Îáÿçàòåëüíî èõ óòâåðæäåíèå. Öåëüñîçäàíèÿ — íàèáîëåå ðàöèîíàëüíîå ðàçäåëåíèå òðóäà. Ñðîê äåé-ñòâèÿ — áåññðî÷íûå, äåéñòâóþò äî îòìåíû. Ïîðÿäîê âíåñåíèÿ èç-ìåíåíèé — ïî ìåðå íåîáõîäèìîñòè, ñ óòâåðæäåíèåì âûøåñòîÿùåéîðãàíèçàöèåé ñ èíôîðìèðîâàíèåì ðåãèñòðèðóþùåãî îðãàíà ïðèêàçà-ìè è ðàñïîðÿæåíèÿìè.

Äàòîé äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ äàòà óòâåðæäåíèÿ.Óñòàâ — ïðàâîâîé àêò, îïðåäåëÿþùèé ñòðóêòóðó, ôóíêöèè è

ïðàâà ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè, ó÷ðåæäåíèÿ.Óñòàâû óòâåðæäàþòñÿ:• îáùèå — âûñøèìè îðãàíàìè ãîñâëàñòè;• îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé — èõ ñúåçäàìè;• ãîñïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé — âûøåñòîÿùèìè îðãàíè-

çàöèÿìè;• ìóíèöèïàëüíûõ ïðåäïðèÿòèé — ðàéîííûìè (ãîð) àäìè-

íèñòðàöèÿìè;• ÷àñòíûå — èõ âëàäåëüöàìè èëè êîëëåêòèâàìè è ðåãèñòðè-

ðóþòñÿ â àäìèíèñòðàöèÿõ.Îôîðìëåíèå ðåêâèçèòîâ óñòàâà: Ìèíèñòåðñòâî, íàçâàíèå îðãà-

íèçàöèè, íàçâàíèå âèäà äîêóìåíòà, èíäåêñ, äàòà, ìåñòî èçäàíèÿ, ãðèôóòâåðæäåíèÿ èëè ðåãèñòðàöèè, òåêñò è ïîäïèñü.

Òåêñò óñòàâà ñîñòîèò èç ðàçäåëîâ: îáùèå ïîëîæåíèÿ, àêöèî-íåðíûé (óñòàâíûé) êàïèòàë, ïîðÿäîê äåÿòåëüíîñòè, óïðàâëåíèå, ó÷åòè îò÷åòíîñòü (ðàñïðåäåëåíèå ïðèáûëè), ïðî÷èå íàêîïëåíèÿ, ïðåêðà-ùåíèå äåÿòåëüíîñòè.

36

2. Ïîëîæåíèå

Ïîëîæåíèå — ïðàâîâîé àêò, óñòàíàâëèâàþùèé ïîðÿäîê îáðà-çîâàíèÿ, ïðàâîâîå ïîëîæåíèå, ïðàâà, îáÿçàííîñòè, îðãàíèçàöèþ ðàáî-òû ó÷ðåæäåíèÿ, ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ. Ïîëîæåíèÿ áûâàþòòèïîâûìè (äëÿ ñèñòåìû ó÷ðåæäåíèé) è èíäèâèäóàëüíûìè.

Îôîðìëåíèå ðåêâèçèòîâ ïîëîæåíèÿ: íàèìåíîâàíèå Ìèíèñòåð-ñòâà, îðãàíèçàöèè, ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, äàòà, èíäåêñ, íàèìå-íîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, ìåñòî èçäàíèÿ, ãðèô óòâåðæäåíèÿ, çàãîëî-âîê ê òåêñòó, òåêñò, ïîäïèñü, îòìåòêà î ñîãëàñîâàíèè.

Ñòðóêòóðà òåêñòà ïîëîæåíèÿ âêëþ÷àåò ñëåäóþùèå ðàçäåëû:îáùèå ïîëîæåíèÿ, îñíîâíûå çàäà÷è, ôóíêöèè, ïðàâà è îáÿçàííîñòè,îòâåòñòâåííîñòü, âçàèìîîòíîøåíèÿ.

Óñòàâû è ïîëîæåíèÿ — äîêóìåíòû ñëîæíûå.

3. Èíñòðóêöèÿ

Èíñòðóêöèÿ — ïðàâîâîé àêò, èçäàâàåìûé îðãàíîì ãîñóïðàâëå-íèÿ â öåëÿõ óñòàíîâëåíèÿ ïðàâèë, ðåãóëèðóþùèõ ðàçëè÷íûå ñòîðîíûäåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè. Èíñòðóêöèÿ óòâåðæäàåòñÿ ðàñïîðÿäè-òåëüíûì àêòîì è ÿâëÿåòñÿ ïðèëîæåíèåì ê ïðèêàçó, ðàñïîðÿæå-íèþ è ò. ä.

Äîëæíîñòíóþ èíñòðóêöèþ ñîñòàâëÿåò ðóêîâîäèòåëü ñòðóê-òóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ íà îñíîâàíèè Êâàëèôèêàöèîííîãî ñïðà-âî÷íèêà äîëæíîñòåé ñëóæàùèõ. Èíñòðóêöèÿ ïîäïèñûâàåòñÿ ðó-êîâîäèòåëåì ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, ðóêîâîäèòåëÿìè çàèí-òåðåñîâàííûõ ïîäðàçäåëåíèé è þðèñêîíñóëüòîì (ïðè íåîáõîäè-ìîñòè), óòâåðæäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè. Äîêóìåíò ðå-ãèñòðèðóåòñÿ. Äàòîé èíñòðóêöèè ÿâëÿåòñÿ äàòà óòâåðæäåíèÿ. Îáÿ-çàòåëüíî ïðèñóòñòâóåò ðåêâèçèò «Âèçà îçíàêîìëåíèÿ»: ñîòðóäíèêïðîñòàâëÿåò ñâîþ ïîäïèñü è äàòó îçíàêîìëåíèÿ ñ èíñòðóêöèåé(ýòà äàòà áóäåò ñàìîé ïîçäíåé â äîêóìåíòå).

Ôîðìà äîëæíîñòíîé èíñòðóêöèè(íà ïðèìåðå Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà)

Âîëãîãðàäñêèé ãîñóäàðñòâåííûé ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ

óíèâåðñèòåò Ðåêòîð ÂîëÃÓ

ÄÎËÆÍÎÑÒÍÀß ÈÍÑÒÐÓÊÖÈß _____________

Î.Â. Èíøàêîâ

________(äàòà)

00.00.2001 ¹ 00

Âîëãîãðàä

(íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè)

ÑÒÐÓÊÒÓÐÀ ÒÅÊÑÒÀ

1. Îáùèå ïîëîæåíèÿ:1.1. Íåïîñðåäñòâåííàÿ ïîä÷èíåííîñòü.1.2. Ïîðÿäîê íàçíà÷åíèÿ è îñâîáîæäåíèÿ

(ïðèêàçîì èëè äð.).1.3. Ïîðÿäîê çàìåùåíèÿ ïðè îòñóòñòâèè.1.4. ×åì ðóêîâîäñòâóåòñÿ ðàáîòíèê â ñâîåé

äåÿòåëüíîñòè (äåéñòâóþùåå çàêîíîäà-òåëüñòâî, íîðìàòèâíûå àêòû, ïðèêàçû,ïîëîæåíèÿ è íàñòîÿùàÿ èíñòðóêöèÿ).

1.5. Êâàëèôèêàöèîííûå òðåáîâàíèÿ.2. Ôóíêöèè (íàïðàâëåíèå äåÿòåëüíîñòè).3. Äîëæíîñòíûå îáÿçàííîñòè (êîíêðåòíûå âèäû ðà-

áîòû).4. Ïðàâà.5. Îòâåòñòâåííîñòü.6. Ñëóæåáíûå âçàèìîîòíîøåíèÿ.

Ðóêîâîäèòåëüñòðóêòóðíîãîïîäðàçäåëåíèÿ (ïîäïèñü) (ðàñøèôðîâêà ïîäïèñè)

Þðèñêîíñóëüò(ïðè íåîáõîäèìîñòè)

Ñ èíñòðóêöèåé îçíàêîìëåí: (ïîäïèñü) (ðàñøèôðîâêà ïîäïèñè)

00.00.2001

38

Òåìà 5. ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÛÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÛ:ÏÎÑÒÀÍÎÂËÅÍÈÅ, ÐÅØÅÍÈÅ, ÐÀÑÏÎÐßÆÅÍÈÅ, ÏÐÈÊÀÇ

Ïîñòàíîâëåíèå îïðåäåëåíî êàê «ïðàâîâîé àêò, ïðèíèìàåìûéâûñøèìè è íåêîòîðûìè öåíòðàëüíûìè îðãàíàìè êîëëåãèàëüíîãîóïðàâëåíèÿ â öåëÿõ ðàçðåøåíèÿ íàèáîëåå âàæíûõ è ïðèíöèïèàëüíûõçàäà÷, ñòîÿùèõ ïåðåä äàííûìè îðãàíàìè, è óñòàíîâëåíèÿ ñòàáèëü-íûõ íîðì, ïðàâèë ïîâåäåíèÿ».

Ðåøåíèå êàê ðàñïîðÿäèòåëüíûé äîêóìåíò ÿâëÿåòñÿ ïðàâîâûìàêòîì, ïðèíèìàåìûì ìåñòíûìè îðãàíàìè âëàñòè. Ðåøåíèÿìè îôîð-ìëÿþò òàêæå ðåçóëüòàòû äåÿòåëüíîñòè è äðóãèõ êîëëåãèàëüíûõ îð-ãàíîâ — êîëëåãèé ìèíèñòåðñòâ è âåäîìñòâ, íàó÷íûõ ñîâåòîâ è ò. ï.

Ðàñïîðÿæåíèå — àêò óïðàâëåíèÿ ãîñóäàðñòâåííîãî îðãàíà, èìå-þùåãî âëàñòíûé õàðàêòåð è èçäàííûé â ðàìêàõ ïðèñâîåííîé äîëæ-íîñòíîìó ëèöó, ãîñóäàðñòâåííîìó îðãàíó êîìïåòåíöèè, íîñèò äè-ðåêòèâíûé õàðàêòåð, èìååò îáÿçàòåëüíóþ ñèëó äëÿ ãðàæäàí è îðãà-íèçàöèé, êîòîðûì ðàñïîðÿæåíèå àäðåñîâàíî.

Ðàñïîðÿæåíèÿ ÿâëÿþòñÿ ïîäçàêîííûìè àêòàìè è äåëÿòñÿ íàäâå ãðóïïû:

• ðàñïîðÿæåíèÿ îáùåãî, äëèòåëüíîãî äåéñòâèÿ;• ðàñïîðÿæåíèÿ, êàñàþùèåñÿ êîíêðåòíîãî óçêîãî âîïðîñà,

ðàçîâîãî ñëó÷àÿ. Ïðèêàç — ïðàâîâîé àêò, èçäàâàåìûé ðóêîâîäèòåëÿìè ó÷ðåæ-

äåíèé, îáúåäèíåíèé, îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé, äåéñòâóþùèõ íà îñ-íîâå åäèíîíà÷àëèÿ. Ïðèêàç èçäàåòñÿ äëÿ ðåøåíèÿ îñíîâíûõ îïåðà-òèâíûõ çàäà÷, ñòîÿùèõ ïåðåä äàííûì îðãàíîì.

Ìîæíî âûäåëèòü ñëåäóþùèå ñòàäèè ïîäãîòîâêè ðàñïîðÿäè-òåëüíîãî äîêóìåíòà: èçó÷åíèå ñóùåñòâà âîïðîñà, ïîäãîòîâêà ïðî-åêòà äîêóìåíòà, ñîãëàñîâàíèå äîêóìåíòà, ïîäïèñàíèå.

Òåêñò ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé:êîíñòàòèðóþùåé è ðàñïîðÿäèòåëüíîé.

Êîíñòàòèðóþùàÿ ÷àñòü ÿâëÿåòñÿ ââåäåíèåì â ñóùåñòâî ðàñ-ñìàòðèâàåìîãî âîïðîñà, ïðèçâàíà îáúÿñíèòü, ÷åì âûçâàíû ðàñïî-ðÿæåíèÿ.

Îñíîâíóþ íàãðóçêó â ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ íåñåòðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü, êîòîðàÿ èçëàãàåòñÿ â ïîâåëèòåëüíîé ôîðìå. çàâèñèìîñòè îò âèäà äîêóìåíòà îíà íà÷èíàåòñÿ ñëîâàìè: «ÏÎ-ÑÒÀÍÎÂËßÅÒ» — â ïîñòàíîâëåíèè; «ÐÅØÀÅÒ» («ÐÅØÈË») —

39

â ðåøåíèè; «ÏÐÅÄËÀÃÀÞ» — â ðàñïîðÿæåíèè; «ÏÐÈÊÀÇÛ-ÂÀÞ» — â ïðèêàçå. Âèä ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà ïðåäîïðå-äåëÿåò è õàðàêòåð èçëîæåíèÿ åãî òåêñòà.

Ñëîâà «ÏÎÑÒÀÍÎÂËßÅÒ», «ÐÅØÀÅÒ» («ÐÅØÈË»),«ÏÐÅÄËÀÃÀÞ», «ÏÐÈÊÀÇÛÂÀÞ» ïå÷àòàþòñÿ ïðîïèñíûìè áóê-âàìè îò ïîëÿ îòäåëüíîé ñòðîêîé, îòäåëÿÿ êîíñòàòèðóþùóþ ÷àñòüäîêóìåíòà îò ðàñïîðÿäèòåëüíîé.

Çàòåì ñ íîâîé ñòðîêè ñ àáçàöà ñëåäóåò òåêñò ïîñòàíîâëÿþ-ùåé ÷àñòè. Ê ôîðìóëèðîâêàì ýòîé ÷àñòè äîêóìåíòà ïðåäúÿâëÿþò-ñÿ îñîáåííî æåñòêèå òðåáîâàíèÿ. Îíè äîëæíû áûòü êîíêðåòíû-ìè, íå ïðîòèâîðå÷èòü ïî ñìûñëó ðàíåå èçäàííûì ðàñïîðÿäèòåëü-íûì äîêóìåíòàì, ÷åòêèìè, ÿñíûìè, íå äîïóñêàþùèìè ðàçëè÷-íûõ òîëêîâàíèé.

Åñëè ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü ïðåäïîëàãàåò ðàçëè÷íûå ïî õà-ðàêòåðó äåéñòâèÿ è íåñêîëüêèõ èñïîëíèòåëåé, îíà äåëèòñÿ íàïóíêòû, êîòîðûå íóìåðóþòñÿ àðàáñêèìè öèôðàìè.  êàæäîì ïóí-êòå óêàçûâàþòñÿ èñïîëíèòåëü (îðãàíèçàöèÿ, ñòðóêòóðíîå ïîäðàç-äåëåíèå, êîíêðåòíîå äîëæíîñòíîå ëèöî, íàïðèìåð, â ïðèêàçàõ),ïðåäïèñûâàåìîå äåéñòâèå è ñðîê èñïîëíåíèÿ.

Òåêñò ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà äîëæåí èìåòü çàãîëî-âîê. Çàãîëîâîê íà÷èíàåòñÿ ñ ïðåäëîãà «Î» («Îá») è ôîðìóëèðóåò-ñÿ ïðè ïîìîùè îòãëàãîëüíûõ ñóùåñòâèòåëüíûõ, íàïðèìåð: «Îíàçíà÷åíèè...», «Îá óòâåðæäåíèè...», «Î ââåäåíèè...», «Î ñîçäà-íèè...» — èëè ñóùåñòâèòåëüíûõ, óêàçûâàþùèõ íà ïðåäìåò, íà-ïðèìåð: «Îá èòîãàõ...», «Î ìåðàõ...». Ïîäãîòîâèâ òåêñò ðàñïîðÿ-äèòåëüíîãî äîêóìåíòà, ïðèñòóïàþò ê åãî îôîðìëåíèþ. Ðàñïîðÿ-äèòåëüíûå äîêóìåíòû îôîðìëÿþòñÿ íà îáùåì áëàíêå, ôîðìàò À4. ñîñòàâ ðåêâèçèòîâ âõîäÿò: ãåðá, íàèìåíîâàíèå âåäîìñòâà, íàèìå-íîâàíèå ó÷ðåæäåíèÿ, íàçâàíèå âèäà äîêóìåíòà, äàòà, èíäåêñ (íîìåð),ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ, çàãîëîâîê, òåêñò, ïîäïèñü (ïîäïèñè), îòìåòêè îñîãëàñîâàíèè.

Çàâåðøàþùèì ýòàïîì ðàáîòû ñ ïðîåêòàìè ðàñïîðÿäèòåëü-íûõ äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ èõ ñîãëàñîâàíèå è ïîäïèñàíèå. Ïðîåêòäî ïîäïèñàíèÿ ïîäëåæèò ñîãëàñîâàíèþ ñ çàèíòåðåñîâàííûìè ó÷-ðåæäåíèÿìè, ñòðóêòóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè èëè äîëæíîñòíû-ìè ëèöàìè, êîòîðûõ îí êàñàåòñÿ. Ñîãëàñîâàíèå îñóùåñòâëÿåòñÿïóòåì âèçèðîâàíèÿ èëè ïðîñòàâëåíèÿ ãðèôà ñîãëàñîâàíèÿ.

Âèçà þðèñêîíñóëüòà ñâèäåòåëüñòâóåò î ñîîòâåòñòâèè äîêó-ìåíòà çàêîíîäàòåëüíûì è íîðìàòèâíûì àêòàì.

40

Ïðîåêòû ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ, ïðèíèìàåìûõ êîëëå-ãèàëüíûìè îðãàíàìè, — ïîñòàíîâëåíèé è ðåøåíèé — îáñóæäàþòñÿè ïðèíèìàþòñÿ íà çàñåäàíèÿõ. Â õîäå îáñóæäåíèÿ â íèõ ìîæíîâíîñèòü ïîïðàâêè è äîïîëíåíèÿ. Äîðàáîòàííûå ïðîåêòû âûíî-ñÿòñÿ íà óòâåðæäåíèå íà ñëåäóþùåå çàñåäàíèå.

Ïîëíîñòüþ ïîäãîòîâëåííûå ïðîåêòû äîêóìåíòîâ ïðåäñòàâ-ëÿþòñÿ íà ïîäïèñü. Ïðèêàçû è ðàñïîðÿæåíèÿ ïîäïèñûâàþòñÿ ðó-êîâîäèòåëåì èëè åãî çàìåñòèòåëåì. Ïîñòàíîâëåíèå è ðåøåíèå èìå-þò äâå ïîäïèñè — ïðåäñåäàòåëÿ è ñåêðåòàðÿ (óïðàâëÿþùåãî äåëà-ìè) êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà. Ïîäïèñûâàåòñÿ ïåðâûé ýêçåìïëÿðäîêóìåíòà, èçãîòîâëåííûé íà áëàíêå. Ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêó-ìåíòû âñòóïàþò â ñèëó ñ ìîìåíòà èõ ïîäïèñàíèÿ èëè äîâåäåíèÿäî ñâåäåíèÿ èñïîëíèòåëÿ.  ðÿäå ñëó÷àåâ ñðîê âñòóïëåíèÿ â ñèëó èñðîê äåéñòâèÿ àêòà óïðàâëåíèÿ óêàçûâàþòñÿ â ñàìîì äîêóìåíòå.

Îñîáîå çíà÷åíèå ïðèäàåòñÿ äîâåäåíèþ ðàñïîðÿäèòåëüíîãîäîêóìåíòà äî èñïîëíèòåëÿ. Ïîñòàíîâëåíèÿ, ðåøåíèÿ, ðàñïîðÿ-æåíèÿ, ïðèêàçû òèðàæèðóþòñÿ è ðàññûëàþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñîñïèñêîì, ïîäãîòîâëåííûì ñîñòàâèòåëÿìè ïðîåêòà äîêóìåíòà.

Ïðàêòè÷åñêèå çàäàíèÿ

1. Ñîñòàâèòü èíèöèàòèâíûé ïðèêàç ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíî-ñòè Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà ïî ñëå-äóþùåìó çàäàíèþ:

 ñîîòâåòñòâèè ñ ðåøåíèåì Ó÷åíîãî ñîâåòà Âîëãîã-ðàäñêîãî ãîñóíèâåðñèòåòà îò 28.08 2000 ã. â öåëÿõ óëó÷øåíèÿñàíèòàðíîãî è áûòîâîãî ñîñòîÿíèÿ â Âîëãîãðàäñêîì ãîñó-íèâåðñèòåòå íóæíî óòâåðäèòü Ïîëîæåíèå «Î äåæóðñòâå âÂîëÃÓ», â ñîîòâåòñòâèè ñ êîòîðûì óñòàíîâèòü ãðàôèê äå-æóðñòâà ôàêóëüòåòîâ ñ 04.09 2000 ã. ïî 31.05 2000 ã. (îäèí ìå-ñÿö — îäèí ôàêóëüòåò). Çàìåñòèòåëÿì äåêàíîâ ïî ñîöèàëü-íîé ðàáîòå íåîáõîäèìî ñîñòàâèòü äî 04.09 2000 ã. ãðàôèê äå-æóðñòâà ãðóïï ôàêóëüòåòà. Äåêàíàòàì îáåñïå÷èòü äåæóðíûõáåéäæèêàìè ñ íàäïèñüþ «Äåæóðíûé». Çàïðåòèòü êóðåíèå âîâñåõ ïîìåùåíèÿõ óíèâåðñèòåòà.

Êîíòðîëü âîçëîæåí íà ïðîðåêòîðà ïî ÀÕÐ, ïðåäñå-äàòåëÿ ïðîôêîìà è äåêàíîâ ôàêóëüòåòîâ. Ïðèêàç ñîãëàñî-âàí ñ ïðîôêîìîì, äåêàíàòàìè, ó÷åíûì ñåêðåòàðåì. Ïîä-ïèñàí ðåêòîðîì.

2. Ñîñòàâèòü ïðèêàç «âî èñïîëíåíèå» ïî ÀÎ «Âèòÿçü».

Ôåäåðàëüíûé çàêîí ¹ 170 ÔÇ îò 21.11 2000 ã. «Îá èñ-ïîëüçîâàíèè àòîìíîé ýíåðãèè» è Ïîñòàíîâëåíèå Ïðàâè-òåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ¹ 1295 îò 11 îêòÿáðÿ1997 ãîäà «Îá óòâåðæäåíèè Ïðàâèë îðãàíèçàöèè ñèñòåìûãîñóäàðñòâåííîé ó÷åáû è êîíòðîëÿ ðàäèîàêòèâíûõ âåùåñòâè ðàäèîàêòèâíûõ îòõîäîâ» ïðåäïèñûâàþò åæåãîäíîå ïðîâå-äåíèå èíâåíòàðèçàöèè ðàäèîàêòèâíûõ âåùåñòâ è ðàäèîàê-òèâíûõ îòõîäîâ. Íåîáõîäèìî ïðîâåñòè èíâåíòàðèçàöèþ, íà-çíà÷èòü êîìèññèþ â ñîñòàâå 4 ÷åëîâåê, îäèí èç êîòîðûõ —ïðåäñòàâèòåëü áóõãàëòåðèè. Óñòàíîâèòü ñðîêè ïðîâåäåíèÿ èí-âåíòàðèçàöèè è ïðåäñòàâëåíèÿ àêòà. Íåîáõîäèìî ñîãëàñîâà-íèå ñ çàìäèðåêòîðà ïî íàóêå. Êîíòðîëü âîçëîæåí íà íà-÷àëüíèêà îòäåëà. Ïîäïèñàí ïðèêàç äèðåêòîðîì ÀÎ «Âèòÿçü».

42

ÒÅÌÀ 6. ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÎÍÍÎ-ÑÏÐÀÂÎ×ÍÛÅÄÎÊÓÌÅÍÒÛ

Ïëàí:1. Âèäû èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûõ äîêóìåíòîâ: ïðî-

òîêîë, ñïðàâêà, äîêëàäíàÿ è îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà, àêò,òåëåãðàììà, ïèñüìî.

2. Ñîâðåìåííîå äåëîâîå ïèñüìî.3. Ñöåíàðèé ñîñòàâëåíèÿ äåëîâîãî ïèñüìà.

1. Âèäû èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûõ äîêóìåíòîâ:ïðîòîêîë, ñïðàâêà, äîêëàäíàÿ è îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà, àêò,

òåëåãðàììà, ïèñüìî

Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû âûïîëíÿþò ñëó-æåáíóþ ðîëü ïî îòíîøåíèþ ê îðãàíèçàöèîííûì è ðàñïîðÿäè-òåëüíûì äîêóìåíòàì, íå ñîäåðæàò ïîðó÷åíèÿ, à ñîîáùàþò ñâå-äåíèÿ, ïîáóæäàþùèå ïðèíèìàòü óïðàâëåí÷åñêèå ðåøåíèÿ. Ýòèäîêóìåíòû èäóò ñíèçó ââåðõ ïî ñèñòåìå óïðàâëåíèÿ — îò èñïîë-íèòåëÿ ê ðóêîâîäèòåëþ.

Ïðîòîêîë — îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûé äîêóìåíò,ôèêñèðóþùèé õîä îáñóæäåíèÿ âîïðîñîâ è ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé íàçàñåäàíèÿõ.

Ïîäãîòîâèòåëüíàÿ ðàáîòà ê ïðîâåäåíèþ ñîâåùàíèÿ: ñîñòàâ-ëåíèå ïîâåñòêè äíÿ, ñïèñêîâ ó÷àñòíèêîâ è ïðèãëàøåííûõ, íàëè÷èåäîêëàäîâ è òåçèñîâ âûñòóïëåíèé, ñïðàâêè ïî õîäó îáñóæäåíèÿ, ïðî-åêòû ðåøåíèé ïî êàæäîìó âîïðîñó.

Ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå âåäîìñòâà, ó÷ðåæäåíèÿ èëè ñòðóê-òóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, óêàçàíèå âèäà äîêóìåíòà, äàòà çàñåäàíèÿ, íîìåð,ìåñòî çàñåäàíèÿ, ãðèô óòâåðæäåíèÿ, çàãîëîâîê, òåêñò, ïîäïèñè.

Äàòîé ïðîòîêîëà ÿâëÿåòñÿ äàòà çàñåäàíèÿ, íîìåð — ïîðÿä-êîâûé.

Òåêñò ïðîòîêîëà ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé:• ââîäíàÿ (ÔÈÎ ïðåäñåäàòåëüñòâóþùåãî, ñåêðåòàðÿ, ïðè-

ñóòñòâóþùèõ, ïîâåñòêà äíÿ);• îñíîâíàÿ — ôèêñèðóþùàÿ õîä çàñåäàíèÿ.Îñíîâíàÿ ÷àñòü ñòðîèòñÿ ïî ðàçäåëàì ïîâåñòêè äíÿ, êàæäûé

ðàçäåë âêëþ÷àåò ïóíêòû: «ÑËÓØÀËÈ», «ÂÛÑÒÓÏÈËÈ», «ÐÅØÈËÈ».Ïðè âûáîðàõ äîëæíîñòíûõ ëèö óêàçûâàþòñÿ ðåçóëüòàòû ãî-

ëîñîâàíèÿ.

43

Ïðîòîêîëû áûâàþò ïîëíûå è êðàòêèå.Ðåøåíèÿ äîâîäÿòñÿ äî èñïîëíèòåëåé â âèäå ïîñòàíîâëåíèé è

ïðèêàçîâ, âûïèñîê èç ïðîòîêîëà.Ïðîòîêîëû ôîðìèðóþòñÿ â äåëà âìåñòå ñ äîêóìåíòàìè, ñî-

çäàííûìè â ïðîöåññå ïîäãîòîâêè ê çàñåäàíèþ.Ñïðàâêà — ýòî äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé îïèñàíèå è ïîäòâåðæ-

äåíèå òåõ èëè èíûõ ôàêòîâ è ñîáûòèé.Áûâàåò äâóõ âèäîâ: ñ èíôîðìàöèåé î ôàêòàõ è âûäàâàåìûå

ãðàæäàíàì äëÿ óäîñòîâåðåíèÿ êàêîãî-ëèáî ôàêòà. Âàì, ñòóäåíòàì,íàâåðíÿêà ïðèõîäèëîñòü ïîëó÷àòü òàêèå ñïðàâêè: ñ ìåñòà ó÷åáû— î ïîëó÷åííîé ñòèïåíäèè è äð.

Äîêëàäíàÿ çàïèñêà ìîæåò îôîðìëÿòüñÿ â ðóêîïèñíîì âèäå,ñîäåðæèò èçëîæåíèå âîïðîñà, îòðàæàþùåãî ïðîèçâîäñòâåííóþ äå-ÿòåëüíîñòü.

Ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, âèäàäîêóìåíòà, äàòà, íîìåð, çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, ïîäïèñü, ðåçîëþ-öèþ, îòìåòêó îá èñïîëíåíèè.

Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà — ýòî äîêóìåíò, â êîòîðîì ðàáîò-íèê îáúÿñíÿåò ïðè÷èíû íåâûïîëíåíèÿ êàêîãî-ëèáî çàäàíèÿ, ñâîå ëè÷íîåâèäåíèå ïðîøåäøåãî ñîáûòèÿ.

Àêò. Ñîñòàâëÿåòñÿ ïî ðåçóëüòàòàì ðåâèçèé, ïîäãîòîâêå äîêó-ìåíòîâ ê óíè÷òîæåíèþ, ïðèåìå-ïåðåäà÷å äåë è äð. Ïîäïèñûâàåòñÿëèöàìè, ïðèíèìàâøèìè ó÷àñòèå â åãî ñîñòàâëåíèè, ïðè ýòîì óêà-çûâàåòñÿ íå äîëæíîñòü, à ðàñïðåäåëåíèå îáÿçàííîñòåé ÷ëåíîâ êî-ìèññèè (ïðåäñåäàòåëü — ÷ëåíû).

Òåêñò ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: ââîäíîé è êîíñòàòèðóþùåé.Ââîäíàÿ (óêàçûâàåòñÿ äîêóìåíò, íà îñíîâàíèè êîòîðîãî ïðîâî-äèòñÿ ðåâèçèÿ; ñîñòàâ êîìèññèè).  êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè — öåëèè çàäà÷è, õàðàêòåð ïðîâåäåííîé ðàáîòû, âûâîäû î ïîëó÷åííûõðåçóëüòàòàõ è ïðåäëîæåíèÿ.

2. Ñîâðåìåííîå äåëîâîå ïèñüìî

Ïèñüìà îôîðìëÿþòñÿ íà áëàíêàõ äëÿ ïèñåì è ñîäåðæàò ñëå-äóþùèå ðåêâèçèòû: àäðåñàò, çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, îòìåòêóî íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ, ïîäïèñü, îòìåòêó îá èñïîëíèòåëå. Íàçâàíèåâèäà äîêóìåíòà (ïèñüìî) íå óêàçûâàåòñÿ. Àäðåñàò óêàçûâàåòñÿ âäàòåëüíîì èëè èìåíèòåëüíîì ïàäåæå:

44

Âîëãîãðàäñêèé ãîñóäàðñòâåííûéóíèâåðñèòåòÐåêòîðó (È.Î. Ôàìèëèÿ)

èëè

Ðåêòîðó Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóíèâåðñèòåòà(È.Î. Ôàìèëèÿ)

(Èíèöèàëû äî ôàìèëèè).

Åñëè â ïèñüìå áîëüøå 4 àäðåñàòîâ — ñîñòàâëÿåòñÿ ñïèñîêðàññûëêè. Âòîðîé ýêçåìïëÿð ïèñüìà îôîðìëÿåòñÿ íå íà áëàíêå,îí îñòàåòñÿ â äåëàõ, íà íåì äîëæíû áûòü âèçû èñïîëíèòåëÿ.

Äåëîâîå ïèñüìî äîëæíî áûòü ïîñâÿùåíî îäíîìó âîïðîñó,áûòü îäíîïðåäìåòíûì. Îíî äîëæíî áûòü êðàòêèì — íå áîëåå îä-íîé ñòðàíèöû òåêñòà (â èñêëþ÷èòåëüíûõ ñëó÷àÿõ — äî 5 ñòðàíèö).

Íåîáõîäèìî ñîáëþäàòü êîìïîçèöèþ òåêñòà — ïîñëåäîâàòåëü-íîñòü ðàñïîëîæåíèÿ îòäåëüíûõ ñìûñëîâûõ ÷àñòåé (îáðàùåíèå,âñòóïëåíèå, àðãóìåíòàöèÿ, çàêëþ÷åíèå è äð.), êîòîðûå âûðàæà-þòñÿ àáçàöàìè.

Ñ òî÷êè çðåíèÿ êîìïîçèöèè áûâàþò ïðîñòûå è ñëîæíûåïèñüìà. Ïðîñòûå — îäíà-äâå ñìûñëîâûå ÷àñòè: îáîñíîâàíèå è çàê-ëþ÷åíèå.  êà÷åñòâå îáîñíîâàíèÿ ìîæåò âûñòóïàòü ëèáî ññûëêà íàäîêóìåíò, ëèáî êîíñòàòàöèÿ ôàêòà. Èç äâóõ ÷àñòåé ñîñòîÿò ïèñü-ìà-îòêàçû (æåëàòåëüíî ñîîáùèòü, ÷åì ìîæíî êîìïåíñèðîâàòüîòêàç). Íåéòðàëüíûé òîí èçëîæåíèÿ.  íà÷àëå ïèñüìà èíôîðìà-öèÿ, óæå èçâåñòíàÿ àäðåñàòó, ïîòîì — íîâàÿ.

Ñëîæíûå ïèñüìà — òðè è áîëåå ñìûñëîâûå ÷àñòè. Âñòóïëå-íèå — ôîðìóëèðîâêà òåìû; îñíîâíàÿ ÷àñòü — ðàñêðûòèå òåìû èåå àíàëèç; çàêëþ÷åíèå — èòîã, âûâîäû; îïðîâåðæåíèå — äîêàçà-òåëüñòâî «îò ïðîòèâíîãî».

 ïåðåïèñêå èñïîëüçóþòñÿ ñëåäóþùèå ôîðìû èçëîæåíèÿòåêñòà:

• îò ïåðâîãî ëèöà åä. ÷. («ÏÐÎØÓ...»);• îò ïåðâîãî ëèöà ìí. ÷. («ÏÐÎÑÈÌ...»);• îò òðåòüåãî ëèöà ìí. ÷. («ÐÓÊÎÂÎÄÑÒÂÎ ÏÐÅÄÏÐÈßÒÈß È ÒÐÓÄÎ-

ÂÎÉ ÊÎËËÅÊÒÈ ÏÐÎÑßÒ...»). ñîâðåìåííîé ïåðåïèñêå ïðèíÿòî èñïîëüçîâàòü «ôîðìóëû»

âåæëèâîãî îáðàùåíèÿ è âåæëèâîãî çàêëþ÷åíèÿ äî è ïîñëå òåêñòàïèñüìà, íàïðèìåð:

Îáðàùåíèå: Óâàæàåìûé ãîñïîäèí À.È. Èâàíîâ.

45

Çàêëþ÷åíèå:

Ñ óâàæåíèåì...; Ñ áëàãîäàðíîñòüþ...; Ñ íàäåæäîé íàñîòðóäíè÷åñòâî...

Ïîäïèñü âêëþ÷àåò íàçâàíèå äîëæíîñòè (îò ëåâîãî ïîëÿ), ëè÷íóþïîäïèñü, ðàñøèôðîâêó ïîäïèñè. Åñëè â ïèñüìå ðàññìàòðèâàþòñÿ ôè-íàíñîâûå âîïðîñû, íåîáõîäèìû ïîäïèñü áóõãàëòåðà è ïå÷àòü.

Ñëóæåáíàÿ ïåðåïèñêà âêëþ÷àåò ìíîæåñòâî âèäîâ è ðàçíî-âèäíîñòåé ïèñåì: çàïðîñû, ïðåäëîæåíèÿ, èçâåùåíèÿ, íàïîìèíàíèÿ,óâåäîìëåíèÿ, ñîïðîâîäèòåëüíûå è ãàðàíòèéíûå ïèñüìà, ïðèãëàøåíèÿ,çàêàçû, çàÿâêè, ïðåòåíçèè è äð.

Ïðè ïîäãîòîâêå ëþáîãî ïèñüìà íåîáõîäèìî ñîáëþäàòü ýòè-êó ñëóæåáíîé ïåðåïèñêè, ó÷èòûâàòü îñîáåííîñòè ÿçûêà è ñòèëÿñëóæåáíûõ äîêóìåíòîâ, çíàòü îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ ïèñåì,îòïðàâëÿåìûõ çà ðóáåæ. Äëÿ èñêëþ÷åíèÿ îøèáîê ïðè ðàáîòå íàäòåêñòàìè ñëóæåáíûõ ïèñåì íåîáõîäèìî èñïîëüçîâàòü ñïåöèàëü-íûå ñïðàâî÷íûå ïîñîáèÿ, ïîñâÿùåííûå äåëîâîé ïåðåïèñêå, âêîòîðûõ, êàê ïðàâèëî, ñîäåðæèòñÿ áîëüøîå êîëè÷åñòâî îáðàçöîâñëóæåáíûõ ïèñåì, îòðàæàþùèõ ìíîãî÷èñëåííûå ñèòóàöèè, âîç-íèêàþùèå ïðè îáùåíèè ñ îòå÷åñòâåííûìè è çàðóáåæíûìèïàðòíåðàìè.

3. Ñöåíàðèé ñîñòàâëåíèÿ äåëîâîãî ïèñüìà

1. Óòî÷íèòü öåëåñîîáðàçíîñòü (äëÿ íåáîëüøèõ ñîîáùåíèé —òåëåôîíîãðàììû).

2. Ñôîðìóëèðîâàòü öåëü ïèñüìà.Öåëü — ïîáóäèòü àäðåñàòà ê îïðåäåëåííûì äåéñòâèÿì: ê çàê-

ëþ÷åíèþ êîíòðàêòà, ê ó÷àñòèþ â äåëîâîé âñòðå÷å, ê îòêàçó îòïðåòåíçèè è äð. Ãëàâíàÿ çàäà÷à àâòîðà ïèñüìà — óáåäèòü àäðåñàòà,÷òî îí õî÷åò è ìîæåò ðåøèòü åãî ïðîáëåìû. Äàæå â òîì ñëó÷àå,åñëè ðå÷ü èäåò î ïèñüìå ñ òðåáîâàíèåì óïëàòû ïî ñ÷åòó, áîëüøèéóñïåõ áóäåò äîñòèãíóò, åñëè àâòîð â äåëîâîé, íî äðóæåñêîé ôîð-ìå îáîñíóåò àäðåñàòó ìûñëü, ÷òî çàïëàòèòü ïî ñ÷åòó â åãî æåèíòåðåñàõ.

3. Ñîñòàâèòü ÷åòêîå ïðåäñòàâëåíèå îá àäðåñàòå:• âûáèðàåòñÿ ÿçûê ïîñëàíèÿ. Ïðîÿâëåíèåì óâàæåíèÿ ê àä-

ðåñàòó áóäåò ïåðåâîä ïèñüìà íà íàöèîíàëüíûé ÿçûê;• âàæíî âñå çíàòü î ôèðìå-ïàðòíåðå: ïîëíîå è ñîêðàùåí-

íîå íàèìåíîâàíèå, çíàíèå ïðîôèëÿ äåÿòåëüíîñòè, ôè-íàíñîâûå âîçìîæíîñòè àäðåñàòà («äîñüå» ôèðìû);

46

• óòî÷íÿåòñÿ, ê êîìó èç äîëæíîñòíûõ ëèö íóæíî îáðà-ùàòüñÿ ïî îïðåäåëåííîìó âîïðîñó (ÔÈÎ, äîëæíîñòü,òèòóë).

4. Ñîñòàâèòü ïëàí ïèñüìà (îòâå÷àåì íà âîïðîñû: êòî?, ÷òî?,êîãäà?, ãäå?).

5. Îáåñïå÷èòü äåëîâîé ñòèëü. Èíôîðìàöèÿ äåëîâîãî ïèñüìàäîëæíà áûòü îôèöèàëüíîé ïî ñâîåìó õàðàêòåðó. Ëè÷íûé ìîìåíòñâîäèòñÿ ê ìèíèìóìó.

6. Îáåñïå÷èòü îäíîçíà÷íîñòü ïîíèìàíèÿ àäðåñàòîì ïîñëàíèÿ.Âàæíî, ÷òîáû òåêñò îôèöèàëüíîãî ïèñüìà íå äîïóñêàë íåñêîëü-êèõ òîëêîâàíèé. Ââèäó ïðàâîâîé çàâèñèìîñòè îôèöèàëüíûõ ïè-ñåì èõ ÿçûê è ñòèëü äîëæíû óäîâëåòâîðÿòü òåì æå òðåáîâàíèÿì,÷òî è ÿçûê çàêîíîâ. Èíà÷å äîêóìåíò òåðÿåò þðèäè÷åñêóþ ñèëó.

7. Ðåêîìåíäóåòñÿ ïîñòàâèòü ñåáÿ íà ìåñòî àäðåñàòà è îòâåòèòüíà âîïðîñ, ïîíÿòíî ëè ïèñüìî?

8. Íåäîïóñòèìî çàñòàâëÿòü æäàòü îòâåòà (ïðè íåîáõîäèìîñòè— ïðîìåæóòî÷íûé îòâåò ñ îáúÿñíåíèåì ïðè÷èí è ñðîêîì îêîí-÷àòåëüíîãî îòâåòà).

9. Ïèñüìî íóæíî íàïðàâëÿòü íà èìÿ òîãî ðóêîâîäèòåëÿ, îòêîãî Âû ýòî ïèñüìî ïîëó÷èëè. Åñëè Âû íàïðàâëÿåòå èíèöèàòèâ-íîå ïèñüìî, òî îíî àäðåñóåòñÿ ðóêîâîäèòåëþ, ñîîòâåòñòâóþùåìóðàíãó ðóêîâîäèòåëÿ, ïîäïèñàâøåãî ïèñüìî.

10. Åñëè Âû æäàëè îòâåòà è îí âàæåí äëÿ âàñ, íå çàáóäüòåïîáëàãîäàðèòü çà ñâîåâðåìåííûé îòâåò â âàø àäðåñ.

Ïðàêòè÷åñêèå çàäàíèÿ

1. Ñîñòàâüòå ïðîòîêîëû ïî ñëåäóþùèì çàäàíèÿì.

Ñèòóàöèÿ 1

12 ñåíòÿáðÿ òåêóùåãî ãîäà íà ýêîíîìè÷åñêîì ôàêóëüòå-òå ñîñòîÿëàñü íàó÷íàÿ ñòóäåí÷åñêàÿ êîíôåðåíöèÿ, íà êîòî-ðîé ïðèñóòñòâîâàëè è àñïèðàíòû ôàêóëüòåòà (âñåãî 78 ÷åëîâåê).Ïðîòîêîë âåëà èíñïåêòîð ó÷åáíîãî îòäåëà Ë.Î. Ïîïîâà.

Êîíôåðåíöèÿ áûëà ïîñâÿùåíà ïðîáëåìàì èçó÷åíèÿðàçâèòèÿ áàíêîâñêîé ñèñòåìû â Ðîññèè. Äîêëàä íà ýòó òåìóñäåëàëà ñòóäåíòêà III êóðñà Ð.À. Ñàâåëüåâà. Åé çàäàâàëèñüâîïðîñû î âðåìåíè ïîÿâëåíèÿ ïåðâûõ áàíêîâ â Ðîññèè, ïîòîðãîâûì è íåòîðãîâûì îïåðàöèÿì.  âûñòóïëåíèè ñòóäåíòàIV êóðñà À.Á. Àëèìîâà ïîä÷åðêèâàëàñü âàæíîñòü èçó÷åíèÿèñòîðè÷åñêîãî îïûòà è åãî èñïîëüçîâàíèÿ â ñîâðåìåííûõðûíî÷íûõ óñëîâèÿõ.

47

Íà êîíôåðåíöèè áûëî ñäåëàíî òàêæå ñîîáùåíèå àñïè-ðàíòà êàôåäðû ìåíåäæìåíòà Â.Í. Àìóðñêîãî ïî òåìå, áëèç-êîé ê ñîäåðæàíèþ äîêëàäà åãî êàíäèäàòñêîé äèññåðòàöèè.

Èòîãè äèñêóññèè áûëè ïîäâåäåíû ïðåäñåäàòåëüñòâóþ-ùèì — äîêòîðîì ýêîíîìè÷åñêèõ íàóê Â.Í. Òèòîâûì, êîòî-ðûé, âûñîêî îöåíèâ íàó÷íûé óðîâåíü äîêëàäà è ïîíèìàíèåáîëüøèíñòâîì ïðèñóòñòâóþùèõ ñóùíîñòè ïðîáëåìû, îñòà-íîâèëñÿ íà çíà÷åíèè èññëåäîâàíèÿ áàíêîâñêîé ñèñòåìû âÐîññèè, äàþùèé èìïóëüñ ñîâðåìåííûì ðàáîòàì òàêîãî õà-ðàêòåðà. Îí òàêæå ïîä÷åðêíóë íåîáõîäèìîñòü áîëåå øèðî-êîãî ó÷àñòèÿ â ðàáîòå ïîäîáíûõ êîíôåðåíöèé ñòóäåíòîâ èïðåïîäàâàòåëüñêîãî ñîñòàâà äðóãèõ êàôåäð óíèâåðñèòåòà.

Áûëî ðåøåíî îäîáðèòü íàó÷íûé äîêëàä è îòìåòèòüåãî âûñîêèé ïðîôåññèîíàëüíûé óðîâåíü, óìåíèå àâòîðàðàáîòàòü ñ èñòî÷íèêàìè è ëèòåðàòóðîé ïî òåìå èññëåäîâà-íèÿ. Áûëî òàêæå ïðåäëîæåíî âêëþ÷èòü òåêñò äîêëàäà â ñáîð-íèê íàó÷íûõ òðóäîâ ôàêóëüòåòà è ïîðó÷èòü ïðåäñåäàòåëþêîíôåðåíöèè ñîçäàòü ïîñòîÿííûé îðãêîìèòåò ïî ïðîâåäå-íèþ íàó÷íûõ ñòóäåí÷åñêèõ êîíôåðåíöèé ê 1 îêòÿáðÿ òåêó-ùåãî ãîäà.

Ñèòóàöèÿ 2

25 àïðåëÿ òåêóùåãî ãîäà ñîñòîÿëîñü çàñåäàíèå ðåê-òîðàòà Àêàäåìèè ñôåðû áûòà è óñëóã, íà êîòîðîì ñòàâèëñÿâîïðîñ î ñîçäàíèè íîâîãî ôàêóëüòåòà.

Íà çàñåäàíèè ðåêòîðàòà ïðèñóòñòâîâàëè ðåêòîð, äåêà-íû ôàêóëüòåòîâ, íà÷àëüíèêè îòäåëà êàäðîâ è ó÷åáíî-ìåòî-äè÷åñêîãî îòäåëà, çàâåäóþùèå êàôåäðàìè, ïðèãëàøåííûå.

 ðàáîòå ðåêòîðàòà ïðèíÿë ó÷àñòèå ìîäåëüåð-êîíñò-ðóêòîð Äîìà ìîäû Ñëàâû Çàéöåâà Î.Î. Ðåøåòíèêîâà. Ñ îáî-ñíîâàíèåì íåîáõîäèìîñòè ïîäãîòîâêè ñòóäåíòîâ, ñïåöèàëè-çèðóþùèõñÿ â îáëàñòè îáðàáîòêè òêàíåé, ïðîåêòèðîâàíèÿèíäèâèäóàëüíûõ è ìàññîâûõ ìîäåëåé îäåæäû è îáóâè, âûñ-òóïèë äåêàí òåõíîëîãè÷åñêîãî ôàêóëüòåòà À.À. Èâàíîâà.

C ïîëíîé ïîääåðæêîé ðàçâèòèÿ ýòîé èäåè âûñòóïèëàäîöåíò êàôåäðû õóäîæåñòâåííîãî îôîðìëåíèÿ îäåæäûË.È. Æóðîâà. Îíà îáðàòèëà âíèìàíèå íà âîçðîñøèå ïîòðåá-íîñòè â ñïåöèàëèñòàõ ýòîãî ïðîôèëÿ íà îòå÷åñòâåííîìðûíêå òðóäà è âíåñëà ïðåäëîæåíèÿ äîãîâîðèòüñÿ ñ ïðåä-ñòàâèòåëåì Äîìà ìîäû î ïðîõîæäåíèè ñòóäåíòàìè ó íèõïðîèçâîäñòâåííîé ïðàêòèêè.

Ðåêòîðàò åäèíîãëàñíî ïîääåðæàë âûñòóïàþùèõ è â ñâî-åì ðåøåíèè çàôèêñèðîâàë íåîáõîäèìîñòü íà÷àëà ïîäãîòîâ-

êè äîêóìåíòîâ ïî ýòîé ñïåöèàëèçàöèè, ïîðó÷èâ äåêàíàòó âòðåõìåñÿ÷íûé ñðîê ïðåäñòàâèòü ó÷åáíûå ïëàíû è ïðîãðàì-ìû ïî ñïåöèàëèçàöèè. Îòâåòñòâåííîñòü çà ïðîðàáîòêó âñåãîêîìïëåêñà âîïðîñîâ âîçëîæåíà íà äåêàíà òåõíîëîãè÷åñêî-ãî ôàêóëüòåòà À.À. Èâàíîâó.

Âòîðûì â ïîâåñòêå äíÿ áûë âîïðîñ î íà÷àëå âåñåí-íåé ýêçàìåíàöèîííîé ñåññèè. Äåêàíû òåõíè÷åñêîãî, ãóìà-íèòàðíîãî è òåõíîëîãè÷åñêîãî ôàêóëüòåòîâ äîëîæèëè î ãî-òîâíîñòè ïðåïîäàâàòåëüñêîãî ñîñòàâà ê ïðîâåäåíèþ ñåññèè.Íà÷àëüíèê ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîãî îòäåëà ñäåëàë ñîîáùå-íèå î ïðîáëåìàõ ðàçìíîæåíèÿ ó÷åáíûõ ïðîãðàìì â ðåäàê-öèîííî-èçäàòåëüñêîì îòäåëå.

Ïðåäñåäàòåëüñòâîâàë ðåêòîð ïðîôåññîð À.À. Ñâèñòó-íîâ. Âåëà çàñåäàíèå ñåêðåòàðü À.À. Ñîêîëîâà.

2. Ñîñòàâèòü äâà ïèñüìà: çàïðîñ è îòâåò.

Íà÷àëüíèê îòäåëà ìàðêåòèíãà Àêöèîíåðíîãî îáùå-ñòâà «Âèòÿçü»� À.Ï. Îðëîâ 16 ìàÿ òåêóùåãî ãîäà íàïðàâèëïðèãëàøåíèå àêöèîíåðíîìó îáùåñòâó «Æèëîé äîì» ñïðîñüáîé îá îðãàíèçàöèè ðåêëàìíûõ óñëóã äëÿ ïðîäâèæå-íèÿ ñïðîñà íà ñòðîÿùèåñÿ æèëûå äîìà â àäìèíèñòðàòèâ-íîì îêðóãå «Çåëåíûé áîð» ãîðîäà Ñìîëåíñêà. Ïðåäâàðè-òåëüíàÿ äîãîâîðåííîñòü ñ ãåíåðàëüíûì äèðåêòîðîì ÀÎ Ì.Ñ.Ñåëüâèíñêèì áûëà äîñòèãíóòà â ðåçóëüòàòå ïåðåãîâîðîâ,ïðîõîäèâøèõ â àïðåëå òåêóùåãî ãîäà. Ôèðìà «Âèòÿçü» íà-ñòàèâàëà íà íåîáõîäèìîñòè ðàçâîðà÷èâàíèÿ ðåêëàìíîé êàì-ïàíèè, äëÿ ÷åãî ïðîñèëà âûñëàòü èì òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñ-êîå îáîñíîâàíèå ñòðîÿùèõñÿ äîìîâ è òåõíè÷åñêèå óñëîâèÿñ äîïîëíèòåëüíûì îïèñàíèåì âîçìîæíîñòè ïîâûøåíèÿêîìôîðòíîñòè æèëüÿ è óäåøåâëåíèÿ åãî ñòîèìîñòè çà ñ÷åòèñïîëüçîâàíèÿ íåäîðîãèõ ñòðîèòåëüíûõ ìàòåðèàëîâ, ÷òîäîëæíî ëå÷ü â îñíîâó ðåêëàìíîé êàìïàíèè äëÿ ïðèâëå÷å-íèÿ ïîòåíöèàëüíûõ ïîêóïàòåëåé».

Îòâåòíîå ïèñüìî Ãåíåðàëüíîãî äèðåêòîðà ÀÎ «Æè-ëîé äîì» áûëî àäðåñîâàíî íà÷àëüíèêó îòäåëà ìàðêåòèíãàÀÎ «Âèòÿçü». Ïîáëàãîäàðèâ çà âíèìàíèå ôèðìû ê ïðîáëå-ìàì Àêöèîíåðíîãî îáùåñòâà, îí ïðîñèë âåðíóòüñÿ ê îá-ñóæäåíèþ ýòîãî âîïðîñà ÷åðåç 3—4 ìåñÿöà ââèäó çàòÿãèâà-íèÿ ââîäà â ýêñïëóàòàöèþ æèëûõ êîìïëåêñîâ è îòñóòñòâèÿíà íèõ ñïðîñà â ãîðîäå.

Òåêñò îòâåòíîãî ïèñüìà ìîæíî äîïîëíèòü êàêîé-ëèáîíîâîé èíôîðìàöèåé ïî âàøåìó óñìîòðåíèþ ñîãëàñíî ëî-ãèêå ïåðåïèñêè ïî äàííîìó âîïðîñó.

49

Òåìà 7. ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈß ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒÀ.ÈÍÑÒÐÓÊÖÈß ÏÎ ÄÎÓ

Ïëàí:1. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà.2. Ýòàïû äîêóìåíòîîáîðîòà:

2.1. Ïðèåì âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ. Ïðåäâàðèòåëüíîåðàññìîòðåíèå (ðàçìåòêà) ñåêðåòàðåì.

2.2. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ.2.3. Ïåðåäà÷à äîêóìåíòîâ íà ðàññìîòðåíèå ðóêî-

âîäèòåëÿ. Ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì.2.4. Íàïðàâëåíèå äîêóìåíòîâ íà èñïîëíåíèå.2.5. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ.2.6. Èñïîëíåíèå äîêóìåíòîâ.

1. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà

Íîðìàëüíàÿ ðàáîòà îðãàíèçàöèè âîçìîæíà òîëüêî òîãäà,êîãäà íåîáõîäèìàÿ èíôîðìàöèÿ, ëþáîé äîêóìåíò ìîãóò áûòüáûñòðî íàéäåíû. Íè îäèí òðåáóþùèé îòâåòà äîêóìåíò íå äîëæåíîñòàòüñÿ áåç èñïîëíåíèÿ, íè îäíî ïîðó÷åíèå ðóêîâîäèòåëÿ íåäîëæíî áûòü çàáûòî. Ýòî ìîæåò áûòü äîñòèãíóòî òîëüêî ïóòåìó÷åòà âñåõ äîêóìåíòîâ è êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ.

Äî íà÷àëà 70-õ ãîäîâ â ó÷ðåæäåíèÿõ ðåãèñòðàöèÿ îñóùåñòâëÿ-ëàñü ïóòåì çàïèñè ñâåäåíèé î äîêóìåíòå â ñïåöèàëüíûé æóðíàë.Òàêàÿ ñèñòåìà ïðèâîäèëà ê ìíîãîêðàòíîé ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòàâ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ è çàòðóäíÿëà ïîèñê èíôîðìàöèè îäîêóìåíòå. Íà ñìåíó æóðíàëüíîé ïðèøëà êàðòî÷íàÿ ñèñòåìà ðåãèñ-òðàöèè. Íà êàæäûé äîêóìåíò (ïîä êîïèðêó) çàïîëíÿåòñÿ îò 2 äî5 ýêçåìïëÿðîâ ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè. Òàêàÿ ñèñòåìà ëó÷øåîáåñïå÷èâàåò ïîèñê äîêóìåíòîâ è êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ. Åå íåäî-ñòàòêîì ÿâëÿåòñÿ âåäåíèå íåñêîëüêèõ êàðòîòåê è ñîñòàâëåíèå êàð-òî÷åê â íåîáõîäèìîì êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ. Ðó÷íûå êàðòîòåêèèìåþò è îãðàíè÷åííûå âîçìîæíîñòè ïîèñêà äîêóìåíòîâ.

Ñåãîäíÿ ïîâñåìåñòíîå ðàñïðîñòðàíåíèå êîìïüþòåðîâ ïîçâî-ëÿåò èñïîëüçîâàòü ýëåêòðîííûé âàðèàíò êàðòîòåê — áàçû äàííûõ. ïðîñòåéøåì âàðèàíòå áàçà äàííûõ — ýòî òà æå êàðòîòåêà, òîëü-êî íàõîäÿùàÿñÿ â ïàìÿòè êîìïüþòåðà è ïîçâîëÿþùàÿ èñêàòü äî-êóìåíò ïî ëþáîìó ïîèñêîâîìó ïðèçíàêó, çàëîæåííîìó ïðè ðå-ãèñòðàöèè: àâòîðó äîêóìåíòà, èñïîëíèòåëþ, äàòå, íîìåðó è ò. ä.

50

Áàçà äàííûõ î äîêóìåíòå ïðè ïîëüçîâàíèè àâòîìàòèçèðî-âàííîé ñèñòåìîé áóäåò áîëåå ïîëíîé: êðîìå ðåãèñòðàöèîííûõ äàí-íûõ â ïàìÿòü êîìïüþòåðà áóäåò ââåäåí òåêñò âñåãî äîêóìåíòà,ðàñøèðÿòñÿ âîçìîæíîñòè ïîèñêà è êîíòðîëÿ, äîïîëíèòåëüíî èñ-ïîëüçóþòñÿ ñèñòåìû ðåäàêòèðîâàíèÿ îäíîãî äîêóìåíòà ðàçíûìèèñïîëíèòåëÿìè ïðè ïîìîùè ëîêàëüíîé ñåòè, ñèñòåìà ïåðåäà÷è èèñïîëüçîâàíèÿ èíôîðìàöèè â ïîäðàçäåëåíèÿõ, ñèñòåìà ýëåêòðîí-íîé ïî÷òû è äðóãèå âîçìîæíîñòè.

Íî, âûáèðàÿ ïðèåìëåìûé äëÿ âàñ âàðèàíò ðåãèñòðàöèè äî-êóìåíòîâ, âû íå äîëæíû çàáûâàòü, ÷òî ôîðìû ðåãèñòðàöèè èïðèíöèïû ïðîõîæäåíèÿ äîêóìåíòîâ îñòàþòñÿ îäíè è òå æå.

2. Ýòàïû äîêóìåíòîîáîðîòà

Äîêóìåíòîîáîðîò — ýòî äâèæåíèå äîêóìåíòîâ ñ ìîìåíòàèõ ïîëó÷åíèÿ èëè ñîçäàíèÿ äî çàâåðøåíèÿ èñïîëíåíèÿ, îòïðàâêè èëèñäà÷è â àðõèâ.

Ðàçëè÷àþò òðè îñíîâíûõ ïîòîêà äîêóìåíòàöèè:• äîêóìåíòû, ïîñòóïàþùèå èç äðóãèõ îðãàíèçàöèé (âõîäÿùèå);• äîêóìåíòû, îòïðàâëÿåìûå â äðóãèõ îðãàíèçàöèè (èñõîäÿùèå);• äîêóìåíòû, ñîçäàâàåìûå â îðãàíèçàöèè è èñïîëüçóåìûå ðà-

áîòíèêàìè îðãàíèçàöèè â óïðàâëåí÷åñêîì ïðîöåññå (âíóòðåííèå).Ðàáîòà ñ äîêóìåíòàìè ïðåäïðèÿòèÿ ìîæåò áûòü ïðåäñòàâëå-

íà â âèäå òåõíîëîãè÷åñêîé öåïî÷êè îïåðàöèé, ïðåäñòàâëåííîé íàðèñóíêå.

ПринFтиерешениF

руководителем

Использованиедокументовв справочно-

информационнойработе

Направлениедокументовна исполнение

КонтрольисполнениFдокументов

Исполнениедокументов

Формированиедокументовв дела

Определениесроков хранениFдокументов

Передача документов в архив

Дальнейшее использование

Уничтожение документов

ПриемвходFщихдокументов

Предварительное рассмотрениесекретарем

РегистрациFдокументов

Доклад руководителюо полученныхдокументах

Ñõåìà ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè â îðãàíèçàöèè

51

Ñëóæáà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, êîòîðàÿ ìîæåò áûòüïðåäñòàâëåíà â îðãàíèçàöèè êàê ñàìîñòîÿòåëüíûì ïîäðàçäåëåíè-åì (êàíöåëÿðèÿ, îáùèé îòäåë, ñåêðåòàðèàò), òàê è îòäåëüíûìñîòðóäíèêîì (ñåêðåòàðü), âåäåò ýòó ðàáîòó.

2.1. Ïðèåì âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ.Ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå (ðàçìåòêà) ñåêðåòàðåì

Ê îáðàáîòêå ïðèíèìàþòñÿ òîëüêî ïðàâèëüíî îôîðìëåííûåäîêóìåíòû, èìåþùèå þðèäè÷åñêóþ ñèëó è ïðèñëàííûå â ïîë-íîì êîìïëåêòå.  ïðîòèâíîì ñëó÷àå ïðèñëàííûå äîêóìåíòû âîç-âðàùàþòñÿ àâòîðó ñ ñîîòâåòñòâóþùèì ñîïðîâîäèòåëüíûì ïèñü-ìîì, ãäå óêàçûâàþòñÿ ïðè÷èíû âîçâðàòà. Íå âñêðûâàþòñÿ è ïå-ðåäàþòñÿ ïî íàçíà÷åíèþ êîíâåðòû ñ ïîìåòêîé «ËÈ×Íλ è â àäðåñîáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé.

Ïðåäâàðèòåëüíî ðàáîòíèê ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñ-ïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ (ÄÎÓ) ðàññìàòðèâàåò äîêóìåíòû è îïðåäå-ëÿåò, êàêèå äîêóìåíòû íåîáõîäèìî ïåðåäàòü ðóêîâîäèòåëþ, àêàêèå ìîæíî ñðàçó ïåðåäàòü äëÿ èñïîëíåíèÿ â îòäåëû. Ðóêîâîäè-òåëþ ïåðåäàþòñÿ íà ðàññìîòðåíèå íàèáîëåå âàæíûå è ñðî÷íûåäîêóìåíòû. Ïðè ñîâðåìåííîé îðãàíèçàöèè òðóäà è ðîñòå êâàëè-ôèêàöèè ñîòðóäíèêîâ êîëè÷åñòâî äîêóìåíòîâ, ïåðåäàâàåìûõ íå-ïîñðåäñòâåííî èñïîëíèòåëÿì, áóäåò óâåëè÷èâàòüñÿ. Äëÿ ñðàâíå-íèÿ ìîæíî ïðèâåñòè äâå ñõåìû.  Ðîññèè ïðèáëèçèòåëüíî 85—90 % âõîäÿùåé èíôîðìàöèè ðàññìàòðèâàåò ðóêîâîäèòåëü, à â àí-ãëèéñêîé ôèðìå «Áàôðîñ» ðóêîâîäèòåëü çíàêîìèòñÿ òîëüêî ñ 30 %äîêóìåíòîâ, îñòàëüíûå 70 % äîêóìåíòîâ ïåðåäàþòñÿ ñðàçó èñ-ïîëíèòåëÿì.

2.2. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ

Âñå ïîäëåæàùèå èñïîëíåíèþ äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ èçàòåì ïåðåäàþòñÿ ëèáî ðóêîâîäèòåëþ, ëèáî â ñòðóêòóðíûå ïîä-ðàçäåëåíèÿ.

Ðåãèñòðàöèÿ íåîáõîäèìà:• äëÿ ó÷åòà êîëè÷åñòâà äîêóìåíòîâ;• îáåñïå÷åíèÿ ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ, óñòðàíåíèÿ âîçìîæ-

íîñòè ïîòåðü äîêóìåíòîâ;• îáåñïå÷åíèÿ âîçìîæíîñòè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ;• îáåñïå÷åíèÿ ïîèñêà äîêóìåíòîâ â èíôîðìàöèîííî-ñïðà-

âî÷íûõ öåëÿõ.

52

Ðåãèñòðèðóþòñÿ âñå äîêóìåíòû:• îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå — ñëóæáîé ÄÎÓ;• îñòàëüíûå (ïëàíîâûå, áóõãàëòåðñêèå, ôèíàíñîâûå, íàó÷-

íûå è äð.) — â ñîîòâåòñòâóþùèõ ïîäðàçäåëåíèÿõ.Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ äîëæíà áûòü îäíîêðàòíîé. Ïîñòó-

ïàþùèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ â äåíü ïîñòóïëåíèÿ, îòïðàâ-ëÿåìûå è âíóòðåííèå — â äåíü ïîäïèñàíèÿ èëè óòâåðæäåíèÿ.

Âõîäÿùèå, èñõîäÿùèå è âíóòðåííèå äîêóìåíòû ðåãèñòðè-ðóþòñÿ îòäåëüíî.

Ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð âõîäÿùèõ è èñõîäÿùèõ äîêóìåí-òîâ âêëþ÷àåò â ñåáÿ ïîðÿäêîâûé íîìåð â ïðåäåëàõ ãîäà è èíäåêñïî íîìåíêëàòóðå äåë. Íàïðèìåð, íîìåð 218/08-17 îçíà÷àåò: 218 —ïîðÿäêîâûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð, 08-17 — íîìåð äåëà, â êî-òîðîì áóäåò ïîäøèò äîêóìåíò.

Âíóòðåííèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþò îòäåëüíî ïî êàæäîìóâèäó äîêóìåíòîâ, íàïðèìåð: ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè,ïðèêàçû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, ïðîòîêîëû çàñåäàíèé, äîêëàäíûå çà-ïèñêè è äð.

Êàê â æóðíàëàõ, òàê è íà êàðòî÷êàõ, â òîì ÷èñëå â ýëåêò-ðîííîì âèäå, óñòàíîâëåí ñëåäóþùèé îáÿçàòåëüíûé íàáîð ðåêâè-çèòîâ ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ:

• àâòîð (êîððåñïîíäåíò);• íàçâàíèå äîêóìåíòà;• äàòà äîêóìåíòà;• èíäåêñ äîêóìåíòà;�• äàòà ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòà (äëÿ âõîäÿùèõ);• èíäåêñ ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòà (äëÿ âõîäÿùèõ);• êðàòêîå ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà;• ðåçîëþöèÿ;• ñðîê èñïîëíåíèÿ;• îòìåòêà îá èñïîëíåíèè;• íîìåð äåëà, ãäå áóäåò õðàíèòüñÿ äîêóìåíò.Ôîðìà æóðíàëà èëè êàðòî÷êè íå ðåãëàìåíòèðîâàíà, òî åñòü ïî-

ðÿäîê ðàñïîëîæåíèÿ ýòèõ ðåêâèçèòîâ îïðåäåëÿåòñÿ ñëóæáîé ÄÎÓ. Ðà-áîòíèê ñëóæáû ÄÎÓ çàïîëíÿåò ôîðìó äî ðåêâèçèòà «ÐÅÇÎËÞÖÈß».

53

2.3. Ïåðåäà÷à äîêóìåíòîâ íà ðàññìîòðåíèå ðóêîâîäèòåëÿ.Ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì

Ðóêîâîäèòåëþ íà ðàññìîòðåíèå ïîäàþòñÿ ñàìûå âàæíûå èñðî÷íûå äîêóìåíòû, à òàêæå äîêóìåíòû, ïðèñëàííûå íà åãî èìÿñ ïîìåòêîé «ËÈ×Íλ. Ðóêîâîäèòåëü äîëæåí ðàññìîòðåòü äîêóìåí-òû â òîò æå èëè íà ñëåäóþùèé äåíü è ñ ðåçîëþöèåé (â êîòîðîéóêàçûâàåòñÿ èñïîëíèòåëü, ñîäåðæàíèå ïîðó÷åíèÿ, àâòîð è äàòà)ïåðåäàåò ñëóæáå ÄÎÓ, êîòîðàÿ çàïîëíÿåò ðåãèñòðàöèîííóþ ôîð-ìó äî êîíöà. Åñëè â ðåçîëþöèè óêàçàíû íåñêîëüêî èñïîëíèòå-ëåé, òî ïåðâûé èç íèõ ÿâëÿåòñÿ îòâåòñòâåííûì.

2.4. Íàïðàâëåíèå äîêóìåíòîâ íà èñïîëíåíèå

Ðàáîòíèê ñëóæáû ÄÎÓ ïîñëå çàïîëíåíèÿ êàðòî÷êè ðàç-ìíîæàåò äîêóìåíò ïî êîëè÷åñòâó èñïîëíèòåëåé è ïåðåäàåò åãî íàèñïîëíåíèå.  êàæäîé îðãàíèçàöèè ñâîÿ ñèñòåìà ïåðåäà÷è äîêó-ìåíòîâ: èëè ýòî äåëàåò êóðüåð, èëè ñåêðåòàðè ñòðóêòóðíûõ ïîä-ðàçäåëåíèé åæåäíåâíî çàáèðàþò ñâîè äîêóìåíòû â ñëóæáå ÄÎÓ,èëè æå ïðè ïîìîùè ëîêàëüíîé êîìïüþòåðíîé ñåòè äîêóìåíòìîæåò áûòü ïåðåäàí â ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå.

Èòàê, íà äîêóìåíòå ñòîÿò: âõîäÿùèå íîìåð è äàòà, íîìåðñàìîãî äîêóìåíòà è äàòà, ðåçîëþöèÿ ðóêîâîäèòåëÿ è ïðåäïîëàãàå-ìûé ñðîê îòâåòà.

2.5. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ

Êîíòðîëþ ïîäëåæèò èñïîëíåíèå âñåõ çàðåãèñòðèðîâàííûõäîêóìåíòîâ. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ âêëþ÷àåò:

• ïîñòàíîâêó äîêóìåíòà íà êîíòðîëü;• ïðîâåðêó ñâîåâðåìåííîãî äîâåäåíèÿ äîêóìåíòà äî èñïîë-

íèòåëÿ;• ïðîâåðêó è ðåãóëèðîâàíèå õîäà èñïîëíåíèÿ;• ó÷åò è îáîáùåíèå ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêó-

ìåíòîâ, èíôîðìèðîâàíèå ðóêîâîäèòåëÿ.Îñíîâíàÿ öåëü îðãàíèçàöèè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ — îáåñïå÷å-

íèå ñâîåâðåìåííîãî è êà÷åñòâåííîãî èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ.Êîíòðîëü îñóùåñòâëÿþò ðóêîâîäèòåëè, ñëóæáà ÄÎÓ è îòâåò-

ñòâåííûå èñïîëíèòåëè. Ñëóæáà ÄÎÓ êîíòðîëèðóåò îðãàíèçàöèîí-íî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû, îñòàëüíûå êîíòðîëèðóþòñÿ ðó-êîâîäèòåëÿìè ñîîòâåòñòâóþùèõ ïîäðàçäåëåíèé.

54

Ñðîêè èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ óñòàíàâëèâàþòñÿ àêòàìè âûñ-øèõ îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è óïðàâëåíèÿ è îòðàæåíûêàê ïðèëîæåíèå â Èíñòðóêöèè ïî ÄÎÓ îðãàíèçàöèè. Èíäèâèäó-àëüíûå ñðîêè óñòàíàâëèâàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì, êîíå÷íàÿ äàòà èñ-ïîëíåíèÿ óêàçûâàåòñÿ èëè â òåêñòå äîêóìåíòà, èëè â ðåçîëþöèè.Èçìåíèòü èëè ïåðåíåñòè ñðîê èñïîëíåíèÿ ñàìîâîëüíî íåëüçÿ,ýòî ìîæåò ñäåëàòü òîëüêî ðóêîâîäèòåëü ïîñëå äîêëàäíîé çàïèñêèèñïîëíèòåëÿ.

Ïðè îðãàíèçàöèè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ èñïîëüçóþòñÿ ýê-çåìïëÿðû ÐÊÊ, çàïîëíÿåìûå ïðè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Êîí-òðîëüíàÿ êàðòîòåêà ñèñòåìàòèçèðóåòñÿ: ïî ñðîêàì èñïîëíåíèÿ äî-êóìåíòîâ, ïî èñïîëíèòåëÿì, ãðóïïàì äîêóìåíòîâ.

Ñëóæáà êîíòðîëÿ îñóùåñòâëÿåò ñëåäóþùèå îïåðàöèè:• ôîðìèðîâàíèå êàðòîòåêè êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ;• íàïðàâëåíèå êàðòî÷êè â ïîäðàçäåëåíèå-èñïîëíèòåëü;• âûÿñíåíèå â ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè ÔÈÎ è òåëåôîíà

èñïîëíèòåëÿ;• íàïîìèíàíèå ïîäðàçäåëåíèþ-èñïîëíèòåëþ î ñðîêå èñïîë-

íåíèÿ;�• ïîëó÷åíèå èíôîðìàöèè î õîäå è ðåçóëüòàòàõ èñïîëíåíèÿ;• çàïèñü õîäà è ðåçóëüòàòîâ èñïîëíåíèÿ â êàðòî÷êå êîíòðî-

ëèðóåìîãî äîêóìåíòà;• ðåãóëÿðíîå èíôîðìèðîâàíèå ðóêîâîäèòåëÿ î ñîñòîÿíèè è

ðåçóëüòàòàõ èñïîëíåíèÿ;• ñíÿòèå äîêóìåíòîâ ñ êîíòðîëÿ;• ôîðìèðîâàíèå êàðòîòåêè èñïîëíåííûõ äîêóìåíòîâ.Ïðîâåðêà õîäà èñïîëíåíèÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ íà âñåõ ýòàïàõ äî

èñòå÷åíèÿ ñðîêà â ñëåäóþùåì ïîðÿäêå:• çàäàíèé ïîñëåäóþùèõ ëåò — íå ðåæå îäíîãî ðàçà â ãîä;• çàäàíèé ïîñëåäóþùèõ ìåñÿöåâ òåêóùåãî ãîäà — íå ðåæå îä-

íîãî ðàçà â ìåñÿö;• çàäàíèé, ïîðó÷åíèé òåêóùåãî ìåñÿöà — êàæäûå äåñÿòü äíåé,

è çà ïÿòü äíåé äî èñòå÷åíèÿ ñðîêà.Ñëóæáà ÄÎÓ äîëæíà âåñòè íå òîëüêî ôîðìàëüíî-ñðîêîâûé,

íî è ïðåäóïðåäèòåëüíûé êîíòðîëü, òî åñòü íå òîëüêî íàïîìèíàòüèñïîëíèòåëþ î ïðèáëèæåíèè ñðîêà èñïîëíåíèÿ, íî è ïî âîç-ìîæíîñòè ïîìîãàòü óñòðàíèòü ïðè÷èíû íåâûïîëíåíèÿ.

Äîêóìåíò ñ÷èòàåòñÿ èñïîëíåííûì è ñíèìàåòñÿ ñ êîíòðîëÿïîñëå èñïîëíåíèÿ çàäàíèÿ. Ðåçóëüòàòû èñïîëíåíèÿ îòìå÷àþòñÿ â

55

êîíòðîëüíîé êàðòî÷êå è íà ñàìîì èñïîëíåííîì äîêóìåíòå. Ðå-çóëüòàòû ðàáîòû èñïîëíèòåëåé ñ êîíòðîëèðóåìûìè äîêóìåíòàìèäîëæíû ïåðèîäè÷åñêè îáîáùàòüñÿ è àíàëèçèðîâàòüñÿ ñëóæáîé ÄÎÓè äîâîäèòüñÿ äî ñâåäåíèÿ ðóêîâîäèòåëÿ â öåëÿõ ïîâûøåíèÿ èñ-ïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû.

2.6. Èñïîëíåíèå äîêóìåíòîâ

Îòâåòñòâåííûå èñïîëíèòåëè ãîòîâÿò ïðîåêò äîêóìåíòà (ïðè-êàçà, ïèñüìà…), êîòîðûé çàòåì ñîãëàñîâûâàåòñÿ ñ çàèíòåðåñîâàí-íûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè è äîðàáàòûâàåòñÿ ïî èõ çàìå÷àíèÿì.Îêîí÷àòåëüíûé âàðèàíò äîêóìåíòà ïîñëå ðàñïå÷àòêè ïîäïèñûâà-åòñÿ ðóêîâîäèòåëåì, ðåãèñòðèðóåòñÿ è îòïðàâëÿåòñÿ àäðåñàòó. Çà-âåðåííàÿ êîïèÿ îòâåòà ïîäøèâàåòñÿ â äåëî âìåñòå ñ çàïðîñîì.

Äîêóìåíòû, ïîäëåæàùèå îòïðàâêå â äðóãóþ îðãàíèçàöèþ,óïàêîâûâàþò, îôîðìëÿþò êàê ïî÷òîâîå îòïðàâëåíèå è ñäàþò âîòäåëåíèå ñâÿçè. Èñõîäÿùèå äîêóìåíòû äîëæíû áûòü îòïðàâëåíûâ äåíü ðåãèñòðàöèè.

Âíóòðåííèå äîêóìåíòû ñîçäàþòñÿ ïî òîé æå ñõåìå, ÷òî èèñõîäÿùèå:

• ñîñòàâëÿåòñÿ ïðîåêò òåêñòà äîêóìåíòà, ïðîâîäèòñÿ åãî ñî-ãëàñîâàíèå ñ çàèíòåðåñîâàííûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè è äîðà-áîòêà ïî èõ çàìå÷àíèÿì;

• ðàñïå÷àòûâàåòñÿ îêîí÷àòåëüíûé âàðèàíò äîêóìåíòà è ïîä-ïèñûâàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì.

Ïîñëå ðåãèñòðàöèè äîêóìåíò ðàçìíîæàåòñÿ â íóæíîì êîëè-÷åñòâå ïî ÷èñëó èñïîëíèòåëåé, êîïèè çàâåðÿþòñÿ è ïåðåäàþòñÿíà èñïîëíåíèå. Îðèãèíàë äîêóìåíòà ïîäøèâàåòñÿ â äåëî.

Âîïðîñû

1. Êàêèì âíóòðåííèì äîêóìåíòîì ðåãëàìåíòèðóåòñÿ òåõíîëî-ãèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè â îðãàíèçàöèè?

2. Êàêèå ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ âû ìîæåòå íàçâàòü?3. Êàêóþ ñèñòåìó ðåãèñòðàöèè âû áû âûáðàëè äëÿ ñâîåé îðãà-

íèçàöèè? Ïî÷åìó?4. Êàêîâû âîçìîæíîñòè êîìïüþòåðíûõ ïðîãðàìì ïî îðãàíèçà-

öèè äîêóìåíòîîáîðîòà?5. Êàêîå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå îñóùåñòâëÿåò îðãàíèçàöèþ

äîêóìåíòîîáîðîòà â îðãàíèçàöèè?6. Äëÿ ÷åãî íåîáõîäèìà ðåãèñòðàöèÿ êîððåñïîíäåíöèè?

7. Êàêèå òðåáîâàíèÿ íåîáõîäèìî ñîáëþñòè ïðè ðåãèñòðàöèèðàçíûõ ïîòîêîâ äîêóìåíòîâ?

8. Êàêîâ îáÿçàòåëüíûé íàáîð ðåêâèçèòîâ ðåãèñòðàöèîííîé êàð-òî÷êè?

9. Èç êàêèõ íîìåðîâ ñîñòàâëÿåòñÿ âõîäÿùèé ðåãèñòðàöèîííûéíîìåð?

10. Êàêîé ïðîöåíò âõîäÿùåé êîððåñïîíäåíöèè ïåðåäàåòñÿ íå-ïîñðåäñòâåííî ðóêîâîäèòåëþ? Ïðè ñîâðåìåííîé îðãàíèçà-öèè òðóäà è ðîñòå êâàëèôèêàöèè ñîòðóäíèêîâ áóäåò ëè óâåëè-÷èâàòüñÿ ïðîöåíò äîêóìåíòîâ, ïåðåäàííûé íåïîñðåäñòâåí-íî èñïîëíèòåëÿì?

11. Â êàêîé ñðîê ðóêîâîäèòåëü äîëæåí ðàññìîòðåòü âõîäÿùóþ êîð-ðåñïîíäåíöèþ? ×òî âõîäèò â ðåêâèçèò «ðåçîëþöèÿ»?

12. Åñëè â ðåçîëþöèè óêàçàíî íåñêîëüêî èñïîëíèòåëåé, êòî ÿâ-ëÿåòñÿ îòâåòñòâåííûì?

13. Ñèñòåìà ïåðåäà÷è äîêóìåíòîâ íà ðàññìîòðåíèå.14. Êàêèå äåëîïðîèçâîäñòâåííûå îïåðàöèè âêëþ÷àåò â ñåáÿ êîí-

òðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ?15. Êàêîâà öåëü îðãàíèçàöèè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ?16. ×åì èëè êåì óñòàíàâëèâàþòñÿ ñðîêè èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ?17. Êîãäà äîêóìåíò ñíèìàåòñÿ ñ êîíòðîëÿ?18. Êàêèå ýòàïû ïðîõîäèò ïðîåêò äîêóìåíòà â ïðîöåññå ïîäãî-

òîâêè?19. Êòî ïîäïèñûâàåò îêîí÷àòåëüíûé âàðèàíò äîêóìåíòà?20. Êàêîé ýêçåìïëÿð èñõîäÿùåãî äîêóìåíòà ïîäøèâàåòñÿ â äåëî?

Ãäå õðàíèòñÿ ïèñüìî-çàïðîñ?21. Ãäå õðàíèòñÿ ïîäëèííèê ïðèêàçà? Êàê ïðîèñõîäèò äîâåäåíèå

ïðèêàçà äî èñïîëíèòåëÿ?

57

Òåìà 8. ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂÂ ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÅ

Ïëàí:1. Íîìåíêëàòóðà äåë, ïîðÿäîê åå ñîñòàâëåíèÿ è îôîð-

ìëåíèÿ. Âèäû íîìåíêëàòóð.2. Ïîðÿäîê ôîðìèðîâàíèÿ äîêóìåíòîâ â äåëà.

1. Íîìåíêëàòóðà äåë, ïîðÿäîê åå ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ.Âèäû íîìåíêëàòóð

Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ â òå÷åíèå êàëåíäàðíîãî ãîäà èîðãàíèçàöèÿ àðõèâíîãî õðàíåíèÿ, â îòëè÷èå îò òåõíîëîãèè ðàáî-òû ñ äîêóìåíòàìè, ñòðîãî ðåãëàìåíòèðîâàíà, âñå ôóíêöèè ðàñ-ïèñàíû â ñîîòâåòñòâóþùèõ äîêóìåíòàõ — íîìåíêëàòóðå äåë îðãà-íèçàöèè è ïåðå÷íå äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ ñäà÷å íà ãîñóäàðñòâåí-íîå õðàíåíèå.

Äëÿ îáåñïå÷åíèÿ ïðàâèëüíîãî ôîðìèðîâàíèÿ äîêóìåíòîâ âäåëà è ó÷åòà äåë â îðãàíèçàöèè äîëæíà ñîñòàâëÿòüñÿ íîìåíêëà-òóðà äåë.

Íîìåíêëàòóðà äåë — ýòî ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü çà-ãîëîâêîâ äåë ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ èõ õðàíåíèÿ, îôîðìëåííûé â óñòà-íîâëåííîì ïîðÿäêå.

 íîìåíêëàòóðó äåë âêëþ÷àþòñÿ âñå äîêóìåíòû, îáðàçóþùè-åñÿ â äåÿòåëüíîñòè ïðåäïðèÿòèÿ, êðîìå òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòà-öèè è ïå÷àòíûõ èçäàíèé. Ïðè ñîñòàâëåíèè íîìåíêëàòóðû äåë ó÷è-òûâàþòñÿ òðåáîâàíèÿ, ñîäåðæàùèåñÿ â Ãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìåäîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ (ÃÑÄÎÓ), Îñíîâíûõïðàâèëàõ ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ, Ïåðå÷íÿõ òèïîâûõ äîêó-ìåíòîâ ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ.

Ðàçëè÷àþò òðè âèäà íîìåíêëàòóðû: òèïîâóþ, ïðèìåðíóþ èíîìåíêëàòóðó äåë îðãàíèçàöèè.

Òèïîâàÿ — ñîñòàâëÿåòñÿ äëÿ îäíîðîäíûõ ïî õàðàêòåðó äåÿ-òåëüíîñòè è ñòðóêòóðå îðãàíèçàöèé. Îíà óñòàíàâëèâàåò òèïîâîéñîñòàâ äåë ñ åäèíîé ñèñòåìîé èíäåêñàöèè â îòðàñëè è ÿâëÿåòñÿíîðìàòèâíûì äîêóìåíòîì.

Ïðèìåðíàÿ íîìåíêëàòóðà óñòàíàâëèâàåò ïðèìåðíûé ñîñòàâäåë äëÿ îäíîðîäíûõ ïî õàðàêòåðó äåÿòåëüíîñòè, íî ðàçíûõ ïîñòðóêòóðå îðãàíèçàöèé ñ óêàçàíèåì èõ èíäåêñà è íîñèò ðåêîìåí-äàòåëüíûé õàðàêòåð.

58

Íîìåíêëàòóðà äåë îðãàíèçàöèè ðàçðàáàòûâàåòñÿ ñïåöèàëèñ-òîì, îòâåòñòâåííûì çà îðãàíèçàöèþ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè, ñî-ãëàñîâûâàåòñÿ ñ ÝÏÊ (ýêñïåðòíî-ïðîâåðî÷íîé êîìèññèåé) ãîñó-äàðñòâåííîãî àðõèâà, êóäà äîêóìåíòû ïîñòóïàþò íà ãîñóäàðñòâåí-íîå õðàíåíèå, è óòâåðæäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì.

Ïðè ñîñòàâëåíèè íîìåíêëàòóðû äåë îðãàíèçàöèè ñëåäóåòðóêîâîäñòâîâàòüñÿ òèïîâîé èëè ïðèìåðíîé íîìåíêëàòóðîé. Íà-ïðèìåð, äëÿ âóçîâ Ìèíèñòåðñòâî îáðàçîâàíèÿ Ðîññèéñêîé Ôåäå-ðàöèè â 2000 ãîäó ðàçðàáîòàëî òèïîâóþ íîìåíêëàòóðó, êîòîðàÿïîìîãëà ëåãêî ñîñòàâèòü ñîáñòâåííóþ íîìåíêëàòóðó äëÿ íàøåãîâóçà. Åñëè â îòðàñëè íåò òèïîâîé íîìåíêëàòóðû, òî ïðè ñîñòàâëå-íèè íîìåíêëàòóðû äåë îðãàíèçàöèè ñëåäóåò ó÷èòûâàòü ïîëîæå-íèÿ ÃÑÄÎÓ è Ïåðå÷íÿ òèïîâûõ äîêóìåíòîâ ñ óêàçàíèåì ñðîêîâèõ õðàíåíèÿ.

Ñíà÷àëà ñîñòàâëÿþò ñòðóêòóðó îðãàíèçàöèè è êàæäîìó ñòðóê-òóðíîìó ïîäðàçäåëåíèþ ïðèñâàèâàþò äåëîïðîèçâîäñòâåííûé èí-äåêñ, íàïðèìåð: îáùèé îòäåë — 01, ó÷åáíàÿ ÷àñòü — 02, ôàêóëü-òåò — 06. Âñå äîêóìåíòû îáùåãî îòäåëà áóäóò èìåòü íîìåð, íà÷è-íàþùèéñÿ ñ öèôðû 01. Íàïðèìåð, ïðèêàçû ïî îáùèì âîïðîñàì,êîòîðûå ôîðìèðóþòñÿ â îáùåì îòäåëå, èìåþò íóìåðàöèþ 01-07ïëþñ ïîðÿäêîâûé íîìåð (01 — îáùèé îòäåë, 07 — íîìåð äåëà ïîíîìåíêëàòóðå). Ïðèêàçû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ôîðìèðóþòñÿ â óï-ðàâëåíèè êàäðîâ, èìåþùåì äåëîïðîèçâîäñòâåííûé èíäåêñ 18,èìåþò íîìåð, íà÷èíàþùèéñÿ ñ öèôðû 18, íàïðèìåð: 18-03 —ïðèêàç ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ñòóäåíòîâ, 18-04 — ñîòðóäíèêîâ èïðåïîäàâàòåëåé, 05 — àñïèðàíòîâ è ò. ä. Ïðè îòñóòñòâèè â îðãà-íèçàöèè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé (ýòî êàñàåòñÿ êîììåð÷åñêèõôèðì) ìîæåò áûòü èñïîëüçîâàíà äðóãàÿ äåëîïðîèçâîäñòâåííàÿñòðóêòóðà, íàïðèìåð äîëæíîñòè ðóêîâîäèòåëåé: 1 — ãåíåðàëüíûéäèðåêòîð, 2 — êîììåð÷åñêèé äèðåêòîð, 3 — çàìäèðåêòîðà è ïðî÷.

Âíóòðè êàæäîãî ðàçäåëà (ïîäðàçäåëåíèÿ) ïåðå÷èñëÿþòñÿ íà-çâàíèÿ êîíêðåòíûõ äåë ñ ïðèñâîåíèåì èì èíäåêñà. Îíè ðàñïîëî-æåíû â ëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ïî ñòåïåíè âàæíîñòè äî-êóìåíòîâ è âîïðîñîâ.

 çàãîëîâîê âõîäèò:• íàçâàíèå äîêóìåíòà (ïðèêàçû, êîíòðàêòû…);• êðàòêîå ñîäåðæàíèå (ïåðåïèñêà ñ Ìèíèñòåðñòâîì îáðàçî-

âàíèÿ ïî âîïðîñàì ñòðîèòåëüñòâà óíèâåðñèòåòà);

59

• äàòà (ïåðèîä), ê êîòîðîìó îòíîñÿòñÿ äîêóìåíòû (ïðèêàçû ïîîñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè çà 1999 ãîä);

• ñëîâî «êîïèè», åñëè äåëî ñôîðìèðîâàíî èç êîïèé äîêó-ìåíòîâ («ÏÐÈÊÀÇÛ ÏÎ ÎÑÍÎÂÍÎÉ ÄÅßÒÅËÜÍÎÑÒÈ. ÊÎÏÈÈ»).

 íàèìåíîâàíèè äåëà, ñîäåðæàùåì ïåðåïèñêó, óêàçûâàåòñÿ,ñ êåì è ïî êàêîìó âîïðîñó îíà âåäåòñÿ. Ñîñòàâëåíèå çàãîëîâêîâòèïà «Ðàçíàÿ ïåðåïèñêà» èëè «Äîêóìåíòû ïî îáùèì âîïðîñàì»íå äîïóñêàåòñÿ.

Ïåðå÷åíü äåë (íîìåíêëàòóðó äåë ïîäðàçäåëåíèÿ) ðàçðàáàòû-âàåò ðóêîâîäèòåëü ïîäðàçäåëåíèÿ, òàê êàê òîëüêî îí çíàåò, êà-êèå âîïðîñû ðåøàåò îòäåë, ñîãëàñóåò åãî ñ àðõèâîì îðãàíèçàöèèè óòâåðæäàåòñÿ íà÷àëüíèêîì ñëóæáû ÄÎÓ.

Ñîäåðæàòåëüíàÿ ÷àñòü íîìåíêëàòóðû ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé òàá-ëèöó èç ïÿòè ãðàô:

• èíäåêñû äåë;• çàãîëîâêè äåë;• êîëè÷åñòâî òîìîâ;• ñðîê õðàíåíèÿ è ¹ ñòàòåé ïî Ïåðå÷íþ;• ïðèìå÷àíèÿ.Íîìåíêëàòóðà äåë îðãàíèçàöèè, èëè ñâîäíàÿ íîìåíêëàòóðà

äåë, ñîñòàâëÿåòñÿ èç íîìåíêëàòóðû ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé,ñîãëàñîâûâàåòñÿ ñ Ãîñóäàðñòâåííûì àðõèâîì, ïðèíèìàþùèì äåëàíà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå èç àðõèâà îðãàíèçàöèè, è óòâåðæäà-åòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè.

Ýòà ÷àñòü äåëîïðîèçâîäñòâà ñòðîãî ðåãëàìåíòèðîâàíà. ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé äåë îðãàíèçóåòñÿ õðàíå-

íèå è ðàáîòà ñ äîêóìåíòàìè, áûñòðûé ïîèñê èíôîðìàöèè. Âêîíöå ãîäà âñå äåëà ïîäâåðãàþòñÿ ýêñïåðòèçå öåííîñòè, â ðå-çóëüòàòå êîòîðîé äåëà ñ ïîñòîÿííûì è äîëãîâðåìåííûì ñðîêà-ìè õðàíåíèÿ ïåðåäàþòñÿ â âåäîìñòâåííûé àðõèâ, à äåëà ñîñðîêàìè õðàíåíèÿ äî 5 ëåò îñòàþòñÿ â ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëå-íèè. Ïî èñòå÷åíèè óñòàíîâëåííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ äîêóìåíòûâûäåëÿþòñÿ è óíè÷òîæàþòñÿ.

2. Ïîðÿäîê ôîðìèðîâàíèÿ äîêóìåíòîâ â äåëà

Âåðíåìñÿ ê ñòðóêòóðå ïðîõîæäåíèÿ äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè. ïîäðàçäåëåíèè èñïîëíèòåëü èìååò íà ðóêàõ èñïîëíåííûé

äîêóìåíò, èìååòñÿ íîìåíêëàòóðà äåë ïîäðàçäåëåíèÿ, â ñîîòâåò-

60

ñòâèè ñ êîòîðîé ñôîðìèðîâàíû äåëà.  äåëî ïîìåùàþò äîêóìåíò,êîòîðûé ñâîåé ñîäåðæàòåëüíîé ÷àñòüþ ñîîòâåòñòâóåò çàãîëîâêó äåëà.

Ôîðìèðîâàíèåì äåë íàçûâàþò ãðóïïèðîâêó èñïîëíåííûõ äî-êóìåíòîâ â äåëà.

Äåëîì ÿâëÿåòñÿ ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòîâ, ñôîðìèðîâàííûõïî êàêîìó-ëèáî ïðèçíàêó, ïîìåùåííûõ â òâåðäóþ îáëîæêó, îôîðì-ëåííóþ ïî îïðåäåëåííûì ïðàâèëàì.

Ïðàâèëüíîå ôîðìèðîâàíèå äåë ñïîñîáñòâóåò îïåðàòèâíîìóïîèñêó íåîáõîäèìûõ äîêóìåíòîâ â ïîñòîÿííî ðàñòóùåì äîêó-ìåíòíîì ìàññèâå îðãàíèçàöèè, îáåñïå÷èâàåò èõ ñîõðàííîñòü, óñ-òàíàâëèâàåò ïîðÿäîê â îðãàíèçàöèè äåëîïðîèçâîäñòâà.

Ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë íåîáõîäèìî ñîáëþäàòü ñëåäóþùèåòðåáîâàíèÿ:

• â äåëî ïîìåùàþòñÿ òîëüêî èñïîëíåííûå äîêóìåíòû;• äîêóìåíòû, ïîäøèòûå â äåëî, ÿâëÿþòñÿ ïîäëèííèêàìè

èëè çàâåðåííûìè êîïèÿìè;• äîêóìåíòû ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ íå-

îáõîäèìî ãðóïïèðîâàòü â äåëà ðàçäåëüíî;• äîêóìåíòû, êàñàþùèåñÿ îäíîãî âîïðîñà, ïîìåùàþòñÿ â

îäíî äåëî (çàïðîñ — îòâåò);• êàæäûé äîêóìåíò, ïîìåùåííûé â äåëî, äîëæåí áûòü ïðà-

âèëüíî îôîðìëåí (èìåòü äàòó, ïîäïèñü, îòìåòêó îá èñïîëíåíèèè ò. ä.);

• âêëþ÷àòü â äåëî ïî îäíîìó ýêçåìïëÿðó êàæäîãî äîêóìåíòà;• â äåëà ãðóïïèðóþòñÿ, êàê ïðàâèëî, äîêóìåíòû îäíîãî äå-

ëîïðîèçâîäñòâåííîãî ãîäà, çà èñêëþ÷åíèåì ëè÷íûõ äåë;• â äåëî íå äîëæíû ïîìåùàòüñÿ äîêóìåíòû, ïîäëåæàùèå

âîçâðàòó, è ÷åðíîâèêè;• âíóòðè äåëà äîêóìåíòû ïîìåùàþò èëè â õðîíîëîãè÷åñêîì,

èëè â íóìåðàöèîííîì ïîðÿäêå. çàâèñèìîñòè îò ñðîêîâ õðàíåíèÿ ïðîâîäèòñÿ ïîëíîå èëè

÷àñòè÷íîå îôîðìëåíèå äåë.Äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïîä-

ëåæàò ïîëíîìó îôîðìëåíèþ, âðåìåííîãî — óïðîùåííîìó, â ñêî-ðîñøèâàòåëÿõ.

Îáëîæêà äåëà îôîðìëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì: íà-çâàíèå îðãàíèçàöèè, ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, èíäåêñ äåëà, çàãî-ëîâîê äåëà â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé, ñðîêè õðàíåíèÿ è äàòûíà÷àëà è îêîí÷àíèÿ äåëà.

Âîïðîñû

1. Â ñîîòâåòñòâèè ñ êàêèì äîêóìåíòîì ïðîèñõîäèò ñèñòåìàòèçà-öèÿ äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè? Ìîæíî ëè ýòî äåëàòü ïðîèç-âîëüíî?

2. Äëÿ ÷åãî ñîçäàåòñÿ íîìåíêëàòóðà äåë? Äàéòå îïðåäåëåíèå íî-ìåíêëàòóðû äåë.

3. Íàçîâèòå òðè âèäà íîìåíêëàòóð äåë.4. Ïî êàêîìó ïðèíöèïó ìîæíî ñèñòåìàòèçèðîâàòü äîêóìåíòû â

îðãàíèçàöèè?5. Êòî ðàçðàáàòûâàåò íîìåíêëàòóðó äåë?6. ×òî ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé íîìåíêëàòóðà äåë; ñâîäíàÿ íîìåíê-

ëàòóðà äåë?7. ×òî òàêîå «äåëî»?8. Íàçîâèòå íåîáõîäèìûå òðåáîâàíèÿ ïðè ôîðìèðîâàíèè äîêó-

ìåíòîâ â äåëà.9. Êàê îôîðìëÿåòñÿ îáëîæêà äåëà?

62

Òåìà 9. ÝÊÑÏÅÐÒÈÇÀ ÖÅÍÍÎÑÒÈ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ.ÏÎÄÃÎÒÎÂÊÀ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ Ê ÀÐÕÈÂÍÎÌÓ

ÕÐÀÍÅÍÈÞ. ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈß ÀÐÕÈÂÍÎÃÎ ÕÐÀÍÅÍÈßÄÎÊÓÌÅÍÒΠ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÈ

Çíà÷åíèå è ïðàêòè÷åñêàÿ öåííîñòü äîêóìåíòîâ îðãàíèçà-öèè ðàçëè÷íà. Îäíè äîêóìåíòû èñïîëüçóþòñÿ äëèòåëüíîå âðåìÿäëÿ ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé ðàáîòû, äðóãèå — î÷åíü áûñòðîóòðà÷èâàþò ñâîþ çíà÷èìîñòü.

Äëÿ äîëãîâðåìåííîãî õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ ñîçäàåòñÿ àðõèâîðãàíèçàöèè.

Ðàáîòó ïî îðãàíèçàöèè è ïðîâåäåíèþ ýêñïåðòèçû öåííîñ-òè äîêóìåíòîâ äîëæíà ïðîâîäèòü ïîñòîÿííî äåéñòâóþùàÿ ýêñ-ïåðòíàÿ êîìèññèÿ (ÝÊ), êîòîðàÿ íàçíà÷àåòñÿ ïðèêàçîì ðóêîâî-äèòåëÿ è ñîñòîèò èç 3—5 ÷åëîâåê.

Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïîñòîÿííîãî è âðåìåííî-ãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîëæíà ïðîâîäèòüñÿ åæåãîäíî. Îòáîð äîêó-ìåíòîâ ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ ïðîâîäèòñÿ íà îñíîâàíèè Íî-ìåíêëàòóðû äåë îðãàíèçàöèè ñ îáÿçàòåëüíûì ïîëèñòíûì ïðîñìîò-ðîì äåë. Ïðè ïîëèñòíîì ïðîñìîòðå äåë ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíå-íèÿ ïîäëåæàò èçúÿòèþ äóáëèðóþùèå ýêçåìïëÿðû äîêóìåíòîâ,÷åðíîâèêè, íåîôîðìëåííûå êîïèè äîêóìåíòîâ è äîêóìåíòû ñâðåìåííûì ñðîêîì õðàíåíèÿ. Îäíîâðåìåííî ïðîâîäèòñÿ è îòáîðäîêóìåíòîâ è äåë äîëãîâðåìåííîãî (äî 10 ëåò) õðàíåíèÿ ñ èñòåê-øèìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ.

Ïî ðåçóëüòàòàì ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ ñîñòàâëÿ-þòñÿ îïèñè äåë ïîñòîÿííîãî, äîëãîâðåìåííîãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ èäîêóìåíòîâ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó (îòäåëüíî ïî êàæäîìó âèäó), àòàêæå àêòû î âûäåëåíèè äåë ê óíè÷òîæåíèþ. Ôîðìû îïèñåé èàêòà óíèôèöèðîâàíû.

Äåëà âêëþ÷àþòñÿ â àêò îá óíè÷òîæåíèè, åñëè ïðåäóñìîò-ðåííûé äëÿ íèõ ñðîê õðàíåíèÿ èñòåê ê 1 ÿíâàðÿ òîãî ãîäà, âêîòîðîì ñîñòàâëåí àêò. Íàïðèìåð, äåëà ñ òðåõëåòíèì ñðîêîì õðà-íåíèÿ, çàêîí÷åííûå äåëîïðîèçâîäñòâîì â 1994 ãîäó, ìîãóò áûòüâêëþ÷åíû â àêò, êîòîðûé áóäåò ñîñòàâëåí íå ðàíåå 1 ÿíâàðÿ1998 ãîäà.

63

Äåëà ìîãóò áûòü óíè÷òîæåíû òîëüêî ïîñëå òîãî, êàê îïèñèíà äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ çà ñîîòâåòñòâóþùèé ïåðèîäóòâåðæäåíû è ïåðåäàíû â âåäîìñòâåííûé àðõèâ îðãàíèçàöèè.

Îïèñè äåë ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêàõðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, à òàêæå àêòû î âûäåëåíèè äåë êóíè÷òîæåíèþ ðàññìàòðèâàþòñÿ íà çàñåäàíèè ÝÊ ïðåäïðèÿòèÿ èñîãëàñîâûâàþòñÿ ñ âåäîìñòâåííûì àðõèâîì.

Çàêîí÷åííûå äåëîïðîèçâîäñòâîì äåëà ïîñòîÿííîãî, âðåìåí-íîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêà õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïîñëåîêîí÷àíèÿ êàëåíäàðíîãî ãîäà, â êîòîðîì îíè çàâåäåíû, äîëæíûáûòü ïîäãîòîâëåíû ê ïåðåäà÷å â âåäîìñòâåííûé àðõèâ.

Ïðåäàðõèâíàÿ ïîäãîòîâêà äåë âêëþ÷àåò äâå ïðîöåäóðû: îôîð-ìëåíèå è îïèñàíèå äåë.

Îôîðìëåíèå äåë ïðîèçâîäèòñÿ ëèöîì, îòâåòñòâåííûì çàðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè. Ïîëíîå èëè ÷àñòè÷íîå îôîðìëåíèå äåëïðîèçâîäèòñÿ â çàâèñèìîñòè îò ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Äåëàïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ ïîäëåæàò ïîëíîìó îôîðìëåíèþ, âðåìåí-íîãî — ÷àñòè÷íîìó.

Ïîëíîå îôîðìëåíèå ïðåäóñìàòðèâàåò:• ïåðåãðóïïèðîâêó äîêóìåíòîâ äåëà â ïðÿìîé õðîíîëîãè÷åñ-

êîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ñ ÿíâàðÿ ïî äåêàáðü (âçàìåí îáðàòíîéõðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè — ñ äåêàáðÿ ïî ÿíâàðü, âîç-íèêàþùåé ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë â òå÷åíèå ãîäà);

• íóìåðàöèþ ëèñòîâ â äåëå ÷åðíûì ãðàôèòíûì êàðàíäàøîìâ âåðõíåì ïðàâîì óãëó àðàáñêèìè öèôðàìè;

• ñîñòàâëåíèå äëÿ íàèáîëåå öåííûõ äåë âíóòðåííåé îïèñèäîêóìåíòîâ äåëà (ëè÷íûå äåëà è äð.);

• ñîñòàâëåíèå çàâåðèòåëüíîé íàäïèñè äåëà;• ïîäøèâêó äåëà â òâåðäóþ òåìíóþ îáëîæêó èç êàðòîíà íà

4 ïðîêîëà áåç ìåòàëëè÷åñêèõ çàæèìîâ èëè ïåðåïëåò äîêóìåíòîâ äåëà;• âíåñåíèå íåîáõîäèìûõ óòî÷íåíèé â ðåêâèçèòû îáëîæêè äåëà:

óòî÷íåíèå íàçâàíèÿ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, åñëè îíî ìåíÿ-ëîñü, äåëîïðîèçâîäñòâåííîãî èíäåêñà, çàãîëîâêà äåëà, äàòû è äð.

Íà îáëîæêå äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ óêàçûâàþòñÿ:íàèìåíîâàíèå ïðåäïðèÿòèÿ, íàèìåíîâàíèå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäå-ëåíèÿ, èíäåêñ äåëà, íîìåð äåëà, íîìåð òîìà, ÷àñòè, çàãîëîâîê äåëà,àííîòàöèÿ ê äîêóìåíòàì äåëà (äëÿ îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ), äàòà,êîëè÷åñòâî ëèñòîâ, ñðîê õðàíåíèÿ äåëà.

Ñ öåëüþ ñèñòåìàòèçàöèè è çàêðåïëåíèÿ ïåðå÷íÿ çàãîëîâêîâäåë âíóòðè ôîíäà ñîñòàâëÿåòñÿ îïèñü äåë. Îïèñü ÿâëÿåòñÿ ó÷åòíûì

64

äîêóìåíòîì è îñíîâíîé ÷àñòüþ íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àð-õèâà, îáåñïå÷èâàþùåé îïåðàòèâíûé ïîèñê äîêóìåíòîâ. Îïèñüñîñòàâëÿåòñÿ â òðåõ ýêçåìïëÿðàõ: îäèí — ïåðåäàåòñÿ âìåñòå ñ äå-ëàìè â âåäîìñòâåííûé àðõèâ, âòîðîé — ïðèëàãàåòñÿ â êà÷åñòâåîñíîâàíèÿ ê ïðîòîêîëó çàñåäàíèÿ ýêñïåðòíîé êîìèññèè, òðåòèé— îñòàåòñÿ â êà÷åñòâå êîíòðîëüíîãî ýêçåìïëÿðà â àïïàðàòå ïðåä-ïðèÿòèÿ.

Íà äåëà ïîñòîÿííîãî, äîëãîâðåìåííîãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ èïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ñîñòàâëÿþòñÿ îòäåëüíûå îïèñè.

Ïîìíèòå, ÷òî àðõèâíàÿ îïèñü — «ìàòü âñåõ àðõèâíûõ ñïðà-âî÷íèêîâ», îñíîâà íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àðõèâà. Àðõèâíàÿîïèñü — ïîèñòèíå óíèâåðñàëüíûé ñïðàâî÷íèê, âûïîëíÿþùèé ôóí-êöèè ðàñêðûòèÿ ñîñòàâà è ñîäåðæàíèÿ äåë, çàêðåïëåíèÿ ñèñòåìà-òèçàöèè äåë â ôîíäå è ó÷åòà äåë. Àðõèâíàÿ îïèñü ÿâëÿåòñÿ «êëþ-÷îì» ê ïîèñêó äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, ïîýòîìó ñëåäóåò êàêìîæíî áîëåå ÷åòêî, òî÷íî è ïîäðîáíî ðàñêðûâàòü ñîäåðæàíèå äåë,ñîáëþäàòü ñîñòàâ è ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ýëåìåíòîâ îïèñàíèÿ, ïðà-âèëà ñîñòàâëåíèÿ çàãîëîâêîâ äåëà. Àðõèâíàÿ îïèñü íàâåðíÿêà ïåðå-æèâåò ñâîåãî ñîçäàòåëÿ, è åñëè çàãîëîâêè òÿãîòåþò ê òèïîâîìóôîðìóëÿðó «ðàçíûå áóìàæêè ïî ðàçíûì âîïðîñàì» — ìíîãèå ïî-êîëåíèÿ àðõèâèñòîâ è èññëåäîâàòåëåé áóäóò ïîìèíàòü âàøå èìÿíåäîáðûì ñëîâîì. Ñ äðóãîé ñòîðîíû, îïèñè, ñîñòàâëåííûå À.Õ. Âî-ñòîêîâûì, Ï.Ì. Ñòðîåâûì, Í.Â. Êàëà÷îâûì, Ä.ß. Ñàìîêâàñîâûì,äî ñèõ ïîð ÿâëÿþòñÿ ýòàëîíîì àðõèâèñòîâ.

Äåëà ïîñòîÿííîãî è äîëãîâðåìåííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ íàõî-äÿòñÿ â àðõèâå îðãàíèçàöèè 10 ëåò, ïîñëå ÷åãî ïåðåäàþòñÿ íàãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå; äåëà ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó õðàíÿòñÿ âàðõèâå îðãàíèçàöèè 75 ëåò.

Èòàê, íàèáîëåå âàæíûå äîêóìåíòû â äåëàõ ñäàíû íà õðàíå-íèå â àðõèâ îðãàíèçàöèè ïî îïèñè (ýêçåìïëÿð îïèñè ïîäøèâàåò-ñÿ ê íîìåíêëàòóðå è àêòó îá óíè÷òîæåíèè); óòðàòèâøèå ñâîþçíà÷èìîñòü äîêóìåíòû óíè÷òîæåíû ïî àêòó, à äîêóìåíòû, íåîá-õîäèìûå äëÿ ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé ðàáîòû, îñòàþòñÿ äëÿðàáîòû â ïîäðàçäåëåíèè. Äåëà ðàñïîëîæåíû ïî ãîäàì, äîïóñêàåò-ñÿ â îäíîì äåëå ïîäøèâàòü äîêóìåíòû íåñêîëüêèõ ëåò, íî äîêó-ìåíòû îäíîãî ãîäà äîëæíû áûòü îòäåëåíû ðàçäåëèòåëåì îò äîêó-ìåíòîâ ñëåäóþùåãî ãîäà. Îíè õðàíÿòñÿ ïåðèîä â ñîîòâåòñòâèè ñíîìåíêëàòóðîé è ïðîèçâîäñòâåííîé íåîáõîäèìîñòüþ.

Âîïðîñû

1. Êàêîå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå îñóùåñòâëÿåò äîëãîâðåìåí-íîå õðàíåíèå äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè?

2. Êàê îïðåäåëÿåòñÿ ñðîê èñïîëüçîâàíèÿ è äàëüíåéøåãî õðàíå-íèÿ äîêóìåíòîâ?

3. Êàê ÷àñòî ïðîâîäèòñÿ ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ?4. Êàêèå äîêóìåíòû ñîñòàâëÿþòñÿ ïî ðåçóëüòàòàì ýêñïåðòèçû

öåííîñòè äîêóìåíòîâ?5. Ìîãóò ëè ïðèìåíÿòüñÿ ïðîèçâîëüíûå ôîðìû îïèñè äåë è àêòîâ

îá óíè÷òîæåíèè äîêóìåíòîâ?6. Ïðè ñîáëþäåíèè êàêèõ óñëîâèé ìîãóò áûòü óíè÷òîæåíû óò-

ðàòèâøèå çíà÷åíèå äîêóìåíòû?7. Äîêóìåíòû êàêîãî ñðîêà õðàíåíèÿ ïåðåäàþòñÿ â àðõèâ îðãà-

íèçàöèè?8. Ðàññêàæèòå îá îôîðìëåíèè äåë ïîñòîÿííîãî è äîëãîâðåìåí-

íîãî ñðîêà õðàíåíèÿ ïðè ïåðåäà÷å â àðõèâ.9. Ïî êàêîìó äîêóìåíòó ïðîèñõîäèò ïåðåäà÷à äåë â àðõèâ îðãà-

íèçàöèè?10. Êàêîé äîêóìåíò ÿâëÿåòñÿ ó÷åòíûì è îñíîâíîé ÷àñòüþ íàó÷-

íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àðõèâà?11. Íà äåëà ïîñòîÿííîãî, äîëãîâðåìåííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ è ïî

ëè÷íîìó ñîñòàâó ñîñòàâëÿåòñÿ îäíà îïèñü?12. Ñêîëüêî ëåò õðàíÿòñÿ äîêóìåíòû â àðõèâå îðãàíèçàöèè äî

ïåðåäà÷è èõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå èëè óíè÷òîæåíèå?

66

Òåìà 10. ÐÀÁÎÒÀ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈÏÎ ËÈ×ÍÎÌÓ ÑÎÑÒÀÂÓ. ÂÈÄÛ È ÍÀÇÍÀ×ÅÍÈÅ

ÄÎÊÓÌÅÍÒΠÏÎ ËÈ×ÍÎÌÓ ÑÎÑÒÀÂÓ.ÏÐÈÊÀÇ ÏÎ ËÈ×ÍÎÌÓ ÑÎÑÒÀÂÓ

Ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äåÿòåëüíîñòü îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ âêëþ-÷àåò òàêæå ðåøåíèå âîïðîñîâ ïîäáîðà è ðàññòàíîâêè êàäðîâ, ïðè-åìà ãðàæäàí íà ðàáîòó, ïåðåâîäà íà äðóãóþ ðàáîòó è óâîëüíåíèÿ,çà÷èñëåíèÿ è îò÷èñëåíèÿ èç âóçà. Äîêóìåíòû, ñîçäàâàåìûå ïðèîôîðìëåíèè ïðèåìà, óâîëüíåíèÿ è ïåðåìåùåíèÿ ñîòðóäíèêîâ,ïðåäîñòàâëåíèè îòïóñêà, ïîîùðåíèÿ, ñîñòàâëÿþò ãðóïïó äîêó-ìåíòîâ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó. Ýòî — ïðèêàçû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó,çàÿâëåíèÿ, õàðàêòåðèñòèêè, òðóäîâûå êíèæêè, ëè÷íûå êàðòî÷-êè, à òàêæå âñå äîêóìåíòû, âõîäÿùèå â ëè÷íîå äåëî.

Çíà÷åíèå êàäðîâûõ äîêóìåíòîâ îïðåäåëÿåòñÿ òåì, ÷òî â íèõôèêñèðóþòñÿ ñâåäåíèÿ, íåîáõîäèìûå äëÿ îñóùåñòâëåíèÿ ãðàæäà-íàìè ïðàâà íà òðóä, îáðàçîâàíèå, ïåíñèîííîå îáåñïå÷åíèå è ò. ä.

 êðóïíûõ ó÷ðåæäåíèÿõ ðàáîòó ñ êàäðîâûìè äîêóìåíòàìèâåäóò îòäåëû êàäðîâ.  íåáîëüøèõ ôèðìàõ ýòó ðàáîòó âåäåò ñåêðå-òàðü.  åãî çàäà÷è íå âõîäèò ïîäáîð êàäðîâ, ïðîâåðêà êîìïåòåíò-íîñòè è ñòåïåíè ïðîôåññèîíàëèçìà ïîñòóïàþùåãî íà ðàáîòó. Ýòîäåëàåò ðóêîâîäñòâî èëè ñïåöèàëüíî âûäåëåííûå ñîòðóäíèêè. Íîîôîðìëåíèå ïðèåìà íà ðàáîòó, ïåðåâîäîâ, óâîëüíåíèé, îòïóñ-êîâ, êîìàíäèðîâîê, ïðè îòñóòñòâèè îòäåëà êàäðîâ, âûïîëíÿåòñåêðåòàðü.

Äëÿ ïðàâèëüíîãî âåäåíèÿ êàäðîâîé äîêóìåíòàöèè íåîáõî-äèìî, ïîìèìî íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ ïî äåëîï-ðîèçâîäñòâó, èìåòü:

• Êîììåíòàðèé ê Êîäåêñó çàêîíîâ î òðóäå ÐÔ (ñ èçìåíåíè-ÿìè è äîïîëíåíèÿìè);

• Èíñòðóêöèþ î ïîðÿäêå âåäåíèÿ òðóäîâûõ êíèæåê íà ïðåä-ïðèÿòèÿõ, â ó÷ðåæäåíèÿõ è îðãàíèçàöèÿõ.

Çàÿâëåíèå îáû÷íî ïèøåòñÿ îò ðóêè.  íåì óêàçûâàåòñÿ äîëæ-íîñòü, ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå, êóäà ïðîñèò ïðèíÿòü íà ðàáîòóçàÿâèòåëü, è óñëîâèÿ ïðèåìà.

Îêëàä è äàòà ïðèåìà íà ðàáîòó áóäóò óêàçàíû â âèçàõ èëèðåçîëþöèè ðóêîâîäèòåëÿ.

Çàÿâëåíèå ïîäïèñûâàåòñÿ è äàòèðóåòñÿ.

67

Îäíîâðåìåííî ñ çàÿâëåíèåì ïîñòóïàþùèé ïðåäúÿâëÿåò ïàñ-ïîðò, âîåííûé áèëåò è òðóäîâóþ êíèæêó. Ïðè ïðèåìå íà ðàáîòó,òðåáóþùóþ ñïåöèàëüíûõ çíàíèé, ïîñòóïàþùèé ïðåäúÿâëÿåò äèï-ëîì èëè èíûå äîêóìåíòû îá îáðàçîâàíèè.

Çàïîëíÿåòñÿ àíêåòà. Àíêåòà ÿâëÿåòñÿ íàèáîëåå óäîáíûì îáîá-ùàþùèì äîêóìåíòîì, äàþùèì íåîáõîäèìûå ñâåäåíèÿ î ðàáîò-íèêå. Îíà çàïîëíÿåòñÿ îò ðóêè ïîñòóïàþùèì íà ðàáîòó è çàâåðÿ-åòñÿ ñîòðóäíèêîì îòäåëà êàäðîâ.

Ïðè ïîëîæèòåëüíîì ðåøåíèè âîïðîñà ñ ïîñòóïàþùèì íàðàáîòó çàêëþ÷àåòñÿ òðóäîâîé äîãîâîð, èçäàåòñÿ ïðèêàç î ïðèåìå íàðàáîòó.

 ñò. 18 ÊÇîÒ ÐÔ óêàçûâàåòñÿ: «Òðóäîâîé äîãîâîð çàêëþ÷à-åòñÿ â ïèñüìåííîé ôîðìå. Ïðèåì íà ðàáîòó îôîðìëÿåòñÿ ïðèêà-çîì (ðàñïîðÿæåíèåì) àäìèíèñòðàöèè ïðåäïðèÿòèÿ, ó÷ðåæäåíèÿ,îðãàíèçàöèè. Ïðèêàç (ðàñïîðÿæåíèå) îáúÿâëÿåòñÿ ðàáîòíèêó ïîäðàñïèñêó».

Òàêèì îáðàçîì, çàêëþ÷åíèå äîãîâîðà íå èñêëþ÷àåò íåîáõî-äèìîñòè ñîçäàíèÿ ïðèêàçà.

Òðóäîâîé äîãîâîð èìååò òèïîâóþ ôîðìó, â êîòîðóþ âíî-ñÿòñÿ èíäèâèäóàëüíûå óñëîâèÿ ðàáîòû ñîòðóäíèêà, äîëæíîñòü,äîëæíîñòíûå îáÿçàííîñòè.

Îïðåäåëåíèå òðóäîâîãî äîãîâîðà äàåò ñò. 15 ÊÇîÒ:«Òðóäîâîé äîãîâîð åñòü ñîãëàøåíèå ìåæäó òðóäÿùèìñÿ è

ïðåäïðèÿòèåì, ó÷ðåæäåíèåì, îðãàíèçàöèåé, ïî êîòîðîìó òðóäÿ-ùèéñÿ îáÿçóåòñÿ âûïîëíÿòü ðàáîòó ïî îïðåäåëåííîé ñïåöèàëüíî-ñòè, êâàëèôèêàöèè èëè äîëæíîñòè ñ ïîä÷èíåíèåì âíóòðåííåìóòðóäîâîìó ðàñïîðÿäêó, à ïðåäïðèÿòèå, ó÷ðåæäåíèå, îðãàíèçàöèÿîáÿçóåòñÿ âûïëà÷èâàòü òðóäÿùåìóñÿ çàðàáîòíóþ ïëàòó è îáåñïå-÷èâàòü óñëîâèÿ òðóäà, ïðåäóñìîòðåííûå çàêîíîäàòåëüñòâîì î òðóäå,êîëëåêòèâíûì äîãîâîðîì è ñîãëàøåíèåì ñòîðîí».

 êîììåíòàðèÿõ ê ñò. 15 ÊÇîÒ ðàçúÿñíÿåòñÿ ñîäåðæàíèå òðó-äîâîãî äîãîâîðà: âçàèìíûå ïðàâà, îáÿçàííîñòè è îòâåòñòâåííîñòüñòîðîí.

Ê îñíîâíûì óñëîâèÿì äîãîâîðà îòíîñÿòñÿ ñîãëàøåíèÿ:• î ðàáîòå ïî îäíîé èëè íåñêîëüêèì ñïåöèàëüíîñòÿì (äîëæ-

íîñòÿì);• ìåñòå ðàáîòû (ïðåäïðèÿòèå, åãî ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëå-

íèå, èõ ìåñòîíàõîæäåíèå);

68

• ñðîêå äåéñòâèÿ â âèäå òðóäîâîãî äîãîâîðà; îá óñëîâèÿõîïëàòû òðóäà.

Ê äîïîëíèòåëüíûì — óñëîâèÿ, êîòîðûå ìîãóò êàñàòüñÿ ëþ-áûõ èíûõ âîïðîñîâ òðóäà, à òàêæå ñîöèàëüíî-áûòîâîãî îáñëóæè-âàíèÿ ðàáîòíèêîâ.

Îäíîâðåìåííî ñ ïîäãîòîâêîé òðóäîâîãî äîãîâîðà ãîòîâèò-ñÿ ïðîåêò ïðèêàçà î ïðèåìå íà ðàáîòó. Ïðèêàç îôîðìëÿåòñÿ íàáëàíêå ïðèêàçà.  òåêñòå ïðèêàçà, êàê ïðàâèëî, îòñóòñòâóåò êîí-ñòàòèðóþùàÿ ÷àñòü, ïðèêàç íà÷èíàåòñÿ ñ ãëàãîëà, îáîçíà÷àþùåãîäåéñòâèå: «ÏÐÈÍßÒÜ», «ÏÅÐÅÂÅÑÒÈ», «ÓÂÎËÈÒÜ» è ò. ä.  òåêñòå íå-îáõîäèìî óêàçàòü ÔÈÎ ðàáîòíèêà, íà êàêóþ äîëæíîñòü, ñ êàêî-ãî ÷èñëà, ñ êàêèì îêëàäîì îí ïðèíèìàåòñÿ íà ðàáîòó. Óêàçûâàåò-ñÿ îñíîâàíèå (íàïðèìåð, ëè÷íîå çàÿâëåíèå, ïðåäñòàâëåíèå íà-÷àëüíèêà). Ïðèêàç âèçèðóåòñÿ, ïîäïèñûâàåòñÿ è ðåãèñòðèðóåòñÿ,ïåðâûé ýêçåìïëÿð ïîäøèâàåòñÿ â äåëî â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíê-ëàòóðîé äåë îòäåëà êàäðîâ. Ïîñòóïèâøèé íà ðàáîòó äîëæåí áûòüîçíàêîìëåí ñ ïðèêàçîì (ïîñëå êàæäîãî ïóíêòà ïðèêàçà â îòíî-øåíèè îòäåëüíîãî ñîòðóäíèêà ñòàâèòñÿ âèçà «ñ ïðèêàçîì îçíà-êîìëåí» — ëè÷íàÿ ïîäïèñü — äàòà). Êîïèè ïðèêàçà ïîäøèâàþòñÿâ ëè÷íîå äåëî è ïåðåäàþòñÿ â áóõãàëòåðèþ. Äåëî ñ ïîäëèííèêàìèïðèêàçîâ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó (ïðèåì, óâîëüíåíèå, ïåðåâîä) âêîíöå ãîäà ñäàåòñÿ â àðõèâ îðãàíèçàöèè, ãäå õðàíèòñÿ 75 ëåò.Ðåêîìåíäóåòñÿ ôîðìèðîâàòü ïðèêàçû î ïðåäîñòàâëåíèè îòïóñ-êîâ, íàïðàâëåíèè â êîìàíäèðîâêè, òî åñòü èíôîðìàöèþ, èìå-þùóþ âðåìåííîå çíà÷åíèå, îòäåëüíî îò îñíîâíûõ ïðèêàçîâ ïîëè÷íîìó ñîñòàâó. Ñðîê õðàíåíèÿ òàêèõ ïðèêàçîâ — 5 ëåò.

Íà âñåõ ñîòðóäíèêîâ, ïðèíÿòûõ íà ðàáîòó, çàâîäèòñÿ ëè÷íàÿêàðòî÷êà (ôîðìà Ò-2), ÿâëÿþùàÿñÿ îñíîâíûì ó÷åòíûì äîêóìåí-òîì. Âñå ïîñëåäóþùèå èçìåíåíèÿ â ó÷åòíûõ äàííûõ äîëæíû ñâî-åâðåìåííî îòðàæàòüñÿ â ëè÷íîé êàðòî÷êå. Êàðòî÷êà ñòàâèòñÿ âàëôàâèòíóþ êàðòîòåêó ðàáîòàþùèõ. Êàðòî÷êà âåäåòñÿ íà ïðîòÿ-æåíèè âñåãî âðåìåíè ðàáîòû ñîòðóäíèêà è ïåðåäàåòñÿ â àðõèââìåñòå ñ ëè÷íûì äåëîì ïðè óâîëüíåíèè ñîòðóäíèêà.

Ïîñëå èçäàíèÿ ïðèêàçà îôîðìëÿåòñÿ ëè÷íîå äåëî.Ëè÷íîå äåëî — ýòî ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòîâ, ñîäåðæàùèõ

íåîáõîäèìûå ñâåäåíèÿ î ðàáîòíèêå è åãî òðóäîâîì ñòàæå.Êàæäîå ëè÷íîå äåëî ôîðìèðóåòñÿ â îòäåëüíîé ïàïêå. Îôîð-

ìëåíèå îáëîæêè âêëþ÷àåò: ¹ äåëà, ôàìèëèþ, èìÿ, îò÷åñòâî ñî-òðóäíèêà, äàòó ïîñòóïëåíèÿ íà ðàáîòó. Íà äîêóìåíòû ëè÷íîãî

69

äåëà ñîñòàâëÿåòñÿ âíóòðåííÿÿ îïèñü. Íà÷àëüíîé äàòîé ëè÷íîãîäåëà ÿâëÿåòñÿ äàòà çàÿâëåíèÿ î ïðèåìå íà ðàáîòó, êîíå÷íîé —äàòà óâîëüíåíèÿ. Çà ïðàâèëüíîå îôîðìëåíèå ëè÷íûõ äåë íåñóòîòâåòñòâåííîñòü ðàáîòíèêè îòäåëà êàäðîâ. Âíåñåíèå â äîêóìåíòûëè÷íîãî äåëà èçìåíåíèé è äîïîëíåíèé ñî ñëîâ ñîòðóäíèêà íåäîïóñêàåòñÿ, íåîáõîäèìî ïðåäúÿâëåíèå ñîîòâåòñòâóþùèõ äîêó-ìåíòîâ.

Õðàíÿòñÿ ëè÷íûå äåëà â çàêðûâàåìûõ øêàôàõ ïî ïîðÿäêóíîìåðîâ, äåëî ìîæåò áûòü âûäàíî âî âðåìåííîå ïîëüçîâàíèå ïîçàïðîñó ãîñóäàðñòâåííûõ îðãàíîâ òîëüêî ñ ðàçðåøåíèÿ ðóêîâîä-ñòâà îðãàíèçàöèè.  îòäåëå êàäðîâ õðàíÿòñÿ ëè÷íûå äåëà òîëüêîðàáîòàþùèõ ñîòðóäíèêîâ. Ëè÷íûå äåëà óâîëåííûõ ñîòðóäíèêîâ âêîíöå ãîäà ñäàþòñÿ ïî îïèñè íà õðàíåíèå â àðõèâ îðãàíèçàöèè,ãäå õðàíÿòñÿ 75 ëåò.

Ëèöà, ïðèíÿòûå íà ðàáîòó, ñäàþò ñâîþ òðóäîâóþ êíèæêó âîòäåë êàäðîâ.  íåå âíîñÿòñÿ âñå çàïèñè î ïðèåìå, ïåðåâîäå íàäðóãóþ ðàáîòó, óâîëüíåíèè, íàãðàæäåíèè è ïîîùðåíèè. Çàïèñèâíîñÿòñÿ ïîñëå èçäàíèÿ ïðèêàçà è äîëæíû òî÷íî ñîîòâåòñòâîâàòüòåêñòó ïðèêàçà.

Ïîðÿäîê âåäåíèÿ òðóäîâûõ êíèæåê èçëîæåí â Èíñòðóêöèèî ïîðÿäêå âåäåíèÿ òðóäîâûõ êíèæåê íà ïðåäïðèÿòèè. Òðóäîâûåêíèæêè õðàíÿòñÿ êàê äîêóìåíòû ñòðîãîé îò÷åòíîñòè â îòäåëüíûõêàðòîòåêàõ, â ñåéôàõ, âåäóòñÿ òîëüêî ïî ìåñòó îñíîâíîé ðàáîòû.Îðãàíèçàöèÿ îáÿçàíà âûäàòü ðàáîòíèêó åãî òðóäîâóþ êíèæêó âäåíü óâîëüíåíèÿ ñ âíåñåííîé â íåå çàïèñüþ îá óâîëüíåíèè. Êíè-ãà ó÷åòà òðóäîâûõ êíèæåê äîëæíà áûòü ïðîíóìåðîâàíà, ïðîøíó-ðîâàíà è ñêðåïëåíà ïîäïèñüþ è ïå÷àòüþ.

Èòàê, êàêèå æå äîêóìåíòû âåäóòñÿ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó?Çàÿâëåíèå, àíêåòà, òðóäîâîé äîãîâîð, ïðèêàç ïî ëè÷íîìó ñîñòà-

âó, ëè÷íàÿ êàðòî÷êà ô. Ò-2, ëè÷íîå äåëî, æóðíàëû ó÷åòà ïðèêàçîâ ïîëè÷íîìó ñîñòàâó, ëè÷íûõ äåë è òðóäîâûõ êíèæåê.

Ê äîêóìåíòàì ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó îòíîñÿò òàêæå äîêóìåí-òû, êîòîðûå îôîðìëÿþòñÿ â äðóãèõ ïîäðàçäåëåíèÿõ (áóõãàëòå-ðèÿ, ïëàíîâûé îòäåë), — øòàòíîå ðàñïèñàíèå îðãàíèçàöèè; ëèöå-âûå ñ÷åòà âñåõ ñîòðóäíèêîâ; ëè÷íûå äîêóìåíòû (òðóäîâûå êíèæêè,äèïëîìû, àòòåñòàòû è ïðî÷.).

Âîïðîñû

1. Íàçîâèòå âèäû äîêóìåíòîâ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó.2. Êàêîå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå îñóùåñòâëÿåò ðàáîòó ñ äî-

êóìåíòàìè ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó?3. Êàêèå íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû, ïîìèìî äåëîïðîèçâîäñòâåí-

íûõ, ðåãëàìåíòèðóþò ðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè ïî ëè÷íîìó ñî-ñòàâó?

4. Ðàññêàæèòå, êàêèå äîêóìåíòû íåîáõîäèìî ñîñòàâèòü è ïðåä-ñòàâèòü ïðè ïðèåìå íà ðàáîòó?

5. Îïðåäåëèòå ñîäåðæàíèå òðóäîâîãî äîãîâîðà.6. Êàêèå óñëîâèÿ îãîâàðèâàþòñÿ â òðóäîâîì äîãîâîðå?7. Èñêëþ÷àåò ëè çàêëþ÷åíèå òðóäîâîãî äîãîâîðà íåîáõîäèìîñòü

èçäàíèÿ ïðèêàçà î ïðèåìå íà ðàáîòó?8. Ïðèêàç î ïðèåìå íà ðàáîòó. Êàêèå äàííûå äîëæíû â íåì ïðè-

ñóòñòâîâàòü?9. Äîëæåí ëè ñîòðóäíèê îçíàêîìèòüñÿ ñ èçäàííûì â îòíîøå-

íèè íåãî ïðèêàçîì ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó?10. Ïðèêàçû î ïðèåìå, óâîëüíåíèè, èçìåíåíèè ôàìèëèè è ò. ï.

ôîðìèðóþòñÿ îòäåëüíî îò ïðèêàçîâ î ïðåäîñòàâëåíèè îòïóñ-êîâ èëè êîìàíäèðîâêàõ?

11.  òå÷åíèå êàêîãî âðåìåíè âåäåòñÿ ëè÷íàÿ êàðòî÷êà ïî ôîð-ìå Ò-2?

12. ×òî òàêîå «ëè÷íîå äåëî»?13.  òå÷åíèå êàêîãî ñðîêà âåäåòñÿ ëè÷íîå äåëî íà êàæäîãî ñî-

òðóäíèêà?14. Ìîæíî ëè âíîñèòü äîïîëíåíèÿ â ëè÷íîå äåëî «ñî ñëîâ» ñî-

òðóäíèêà, áåç ïðåäúÿâëåíèÿ äîêóìåíòîâ?15. Èìåþò ëè äîñòóï ê ëè÷íûì äåëàì ñîòðóäíèêîâ âñå æåëàþ-

ùèå? Ïî÷åìó?16. Êòî âíîñèò çàïèñè â òðóäîâóþ êíèæêó? Íà îñíîâàíèè ÷åãî?17.  òå÷åíèå êàêîãî âðåìåíè îòäåë êàäðîâ îáÿçàí âûäàòü òðóäî-

âóþ êíèæêó ñîòðóäíèêó ïðè óâîëüíåíèè?18. Êàêèå äîêóìåíòû, êîòîðûå îôîðìëÿþòñÿ áóõãàëòåðèåé, ïëà-

íîâûì îòäåëîì è äð., îòíîñÿòñÿ ê äîêóìåíòàì ïî ëè÷íîìóñîñòàâó?

19. Êîãäà äîêóìåíòû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïåðåäàþòñÿ íà õðàíå-íèå â àðõèâ îðãàíèçàöèè?

20. Êàêîé ñðîê õðàíåíèÿ îïðåäåëåí äëÿ äîêóìåíòîâ ïî ëè÷íîìóñîñòàâó?

21 Ïåðåäàþòñÿ ëè äîêóìåíòû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó íà ãîñóäàð-ñòâåííîå õðàíåíèå?

71

Òåìà 11. ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎÏÎ ÏÈÑÜÌÅÍÍÛÌ È ÓÑÒÍÛÌ ÎÁÐÀÙÅÍÈßÌ

ÃÐÀÆÄÀÍ

Ïðè ïîñòðîåíèè äåìîêðàòè÷åñêîãî ãîñóäàðñòâà îñîáåííîâàæíî ÷åòêî îðãàíèçîâàòü ðàáîòó ïî ðàññìîòðåíèþ îáðàùåíèéãðàæäàí, ðàçîáðàòüñÿ â èõ ñèãíàëàõ î ïîìîùè, äåëîâûõ ñîâåòàõ èïðåäëîæåíèÿõ.

Îñíîâîïîëàãàþùèìè ïðèíöèïàìè ðàáîòû ñ ýòèìè äîêó-ìåíòàìè ÿâëÿþòñÿ ïðàâî êàæäîãî ãðàæäàíèíà îáæàëîâàòü íåçà-êîííûå äåéñòâèÿ ëþáîãî äîëæíîñòíîãî ëèöà èëè ó÷ðåæäåíèÿ;âñåìåðíîå ðàñøèðåíèå è óïðî÷åíèå ñâÿçåé ñ øèðîêèìè ìàññàìè;ãëàñíîñòü ðàáîòû ïî ðàññìîòðåíèþ îáðàùåíèé ãðàæäàí. Îáðàùå-íèå ñëåäóåò ðàññìàòðèâàòü è êàê âàæíîå ñðåäñòâî îñóùåñòâëåíèÿè îõðàíû ïðàâ ëè÷íîñòè.

Ïðàâèëà ïðèåìà ïðåäëîæåíèé, çàÿâëåíèé è æàëîá ãðàæäàí,èõ ðåãèñòðàöèÿ, íàïðàâëåíèå íà ðàññìîòðåíèå è êîíòðîëü çà èõïðîõîæäåíèåì áûëè îïðåäåëåíû ñïåöèàëüíûìè èíñòðóêöèÿìè:

• 12 àïðåëÿ 1968 ãîäà Ïðåçèäèóì Âåðõîâíîãî Ñîâåòà ÑÑÑÐèçäàë Óêàç «Î ïîðÿäêå ðàññìîòðåíèÿ ïðåäëîæåíèé, çàÿâëåíèé èæàëîá ãðàæäàí»;

• â 1980 ãîäó áûëà óòâåðæäåíà íîâàÿ ðåäàêöèÿ äàííîãî Óêàçà;• 12 äåêàáðÿ 1993 ãîäà áûëà ïðèíÿòà Êîíñòèòóöèÿ Ðîññèéñ-

êîé Ôåäåðàöèè, â êîòîðîé â ñïåöèàëüíûõ ñòàòüÿõ íàøëè îòðàæå-íèå âîïðîñû ðàáîòû ñ ïðåäëîæåíèÿìè è çàÿâëåíèÿìè ãðàæäàí.

Îáðàùåíèÿ ãðàæäàí äåëÿòñÿ íà ñëåäóþùèå âèäû: ïðåäëîæå-íèÿ, çàÿâëåíèÿ è æàëîáû.

Ïîä ïðåäëîæåíèÿìè îáû÷íî ïîíèìàþòñÿ îáðàùåíèÿ â ñîîò-âåòñòâóþùèå ó÷ðåæäåíèÿ èëè ê äîëæíîñòíûì ëèöàì, ñîäåðæàùèåèäåè ïî ñîâåðøåíñòâîâàíèþ ïîëèòè÷åñêèõ, ñîöèàëüíî-êóëüòóðíûõñôåð äåÿòåëüíîñòè, íå ñâÿçàííûõ ñ íàðóøåíèåì ïðàâ ñàìîãî ãðàæ-äàíèíà. Ýòî æåëàíèå àâòîðà âêëþ÷èòüñÿ â îáùåñòâåííóþ æèçíü.

Ïîä çàÿâëåíèåì ïîäðàçóìåâàåòñÿ îáðàùåíèå ãðàæäàí ïî ïî-âîäó ðåàëèçàöèè ëè÷íûõ ïðàâ èëè çàêîííûõ èíòåðåñîâ, íå ñâÿçàííûõñ íàðóøåíèåì ýòèõ ïðàâ è èíòåðåñîâ.

Ïîä æàëîáîé ïîíèìàåòñÿ îáðàùåíèå î íàðóøåíèè ïðàâ, ñâî-áîä è çàêîííûõ èíòåðåñîâ ãðàæäàí.

72

Îáðàùåíèÿ ãðàæäàí âûðàæàþòñÿ êàê â ïèñüìåííîé, òàê è âóñòíîé ôîðìå. Äîëæíîñòíûå ëèöà ãîñóäàðñòâåííûõ è îáùåñòâåí-íûõ îðãàíîâ îáÿçàíû ïðîâîäèòü ëè÷íûé ïðèåì ãðàæäàí. Îáÿçà-òåëüíî âåäåòñÿ äîêóìåíòèðîâàíèå ïðèåìà ãðàæäàí ïî ëè÷íûì âîï-ðîñàì: çàïîëíÿåòñÿ êàðòî÷êà ïðèåìà, â êîòîðîé îòðàæàåòñÿ ðåøå-íèå ïî äàííîìó âîïðîñó. Ðóêîâîäèòåëè ó÷ðåæäåíèé äîëæíû ñî-îáùàòü ãðàæäàíàì â ïèñüìåííîé èëè óñòíîé ôîðìå î ðåøåíèÿõ,ïðèíÿòûõ ïî èõ îáðàùåíèÿì.

Îáðàùåíèÿ ðàçðåøàþòñÿ â ñðîê äî îäíîãî ìåñÿöà ñî äíÿðåãèñòðàöèè, à íå òðåáóþùèå çàêîíîäàòåëüíîãî èçó÷åíèÿ — áå-çîòëàãàòåëüíî, íî íå ïîçäíåå 15 äíåé. Ñðîêè ðàññìîòðåíèÿ æàëîáîïðåäåëåíû â çàêîíîäàòåëüíûõ àêòàõ, îíè ìîãóò ïðîäëåâàòüñÿ,åñëè æàëîáà òðåáóåò ñïåöèàëüíîãî èçó÷åíèÿ è äîïîëíèòåëüíûõïðîâåðîê.

Äåëîïðîèçâîäñòâî ïî ïðåäëîæåíèÿì, çàÿâëåíèÿì è æàëî-áàì ãðàæäàí âåäåòñÿ îòäåëüíî îò îáùåãî äåëîïðîèçâîäñòâà, ðåã-ëàìåíòèðóåòñÿ Èíñòðóêöèåé ïî äåëîïðîèçâîäñòâó ïî ïðåäëîæåíè-ÿì, çàÿâëåíèÿì è æàëîáàì ãðàæäàí â îðãàíèçàöèè, ðàçðàáîòàííîéíà îñíîâàíèè Òèïîâîãî ïîëîæåíèÿ î âåäåíèè äåëîïðîèçâîäñòâà ïîïðåäëîæåíèÿì, çàÿâëåíèÿì è æàëîáàì.

Óñòàíàâëèâàåòñÿ ñëåäóþùèé ïîðÿäîê ðàññìîòðåíèÿ îáðàùå-íèé ãðàæäàí. Âñå îáðàùåíèÿ ðåãèñòðèðóþòñÿ â äåíü ïîñòóïëåíèÿè ó÷èòûâàþòñÿ íà ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êå (èìååòñÿ óíèôèöè-ðîâàííàÿ ôîðìà). Èíäåêñ ñîñòîèò èç íà÷àëüíîé áóêâû ôàìèëèèàâòîðà ïèñüìà è ïîðÿäêîâîãî íîìåðà ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà,íàïðèìåð, Ê-12 îò 12.06 2000 ã. Êàðòîòåêè èç ÐÊÊ ìîãóò ôîðìè-ðîâàòüñÿ ïî àëôàâèòíîìó, ãåîãðàôè÷åñêîìó è òåìàòè÷åñêîìó ïðè-çíàêàì.

Êîíòðîëü çà ðàçðåøåíèåì îáðàùåíèé ãðàæäàí â ãîñóäàðñòâåí-íûõ îðãàíàõ âîçëàãàåòñÿ íà äîëæíîñòíûõ ëèö, êîòîðûå îáÿçàíûîáåñïå÷èòü ñâîåâðåìåííîå è ïîëíîå ðàññìîòðåíèå ïèñåì è èñïîë-íåíèå ïðèíÿòûõ ïî íèì ðåøåíèé. Îáðàùåíèÿ, íà êîòîðûå äàåòñÿïðîìåæóòî÷íûé îòâåò, ñ êîíòðîëÿ íå ñíèìàþòñÿ. Êîíòðîëü çà-âåðøàåòñÿ òîëüêî ïîñëå ïðèíÿòèÿ èñ÷åðïûâàþùèõ ìåð ïî ðàçðå-øåíèþ âîïðîñà.

Ïðåäëîæåíèÿ, çàÿâëåíèÿ è æàëîáû ãðàæäàí âîçâðàùàþòñÿïîñëå èõ ðàçðåøåíèÿ äîëæíîñòíûì ëèöàì, âåäóùèì èõ äåëîïðî-èçâîäñòâî â îðãàíèçàöèè, ñî âñåìè ñîïóòñòâóþùèìè ìàòåðèàëà-ìè è êàðòî÷êàìè äëÿ öåíòðàëèçîâàííîãî îôîðìëåíèÿ äåë. Õðàíå-íèå äåë ó èñïîëíèòåëåé çàïðåùàåòñÿ. Äîêóìåíòû â äåëàõ ðàñïîëà-ãàþòñÿ â õðîíîëîãè÷åñêîì èëè àëôàâèòíîì ïîðÿäêå, ïðè ýòîì

êàæäîå çàÿâëåíèå ñî âñåìè îòíîñÿùèìèñÿ ê íèì ìàòåðèàëàìèñîñòàâëÿþò åäèíóþ ãðóïïó, êóäà ïîäøèâàþòñÿ òàêæå ïîâòîðíûåïèñüìà è âíîâü ïîñòóïèâøèå ìàòåðèàëû. Îòâåòñòâåííîñòü çà ñî-õðàííîñòü äîêóìåíòîâ ýòîãî âèäà íåñóò ðóêîâîäèòåëü ó÷ðåæäåíèÿè ëèöî, îòâåòñòâåííîå çà âåäåíèå äåëîïðîèçâîäñòâà ïî ïðåäëîæå-íèÿì, çàÿâëåíèÿì è æàëîáàì ãðàæäàí.

Óñòàíîâëåí ïÿòèëåòíèé ñðîê õðàíåíèÿ îáðàùåíèé ãðàæäàí èäîêóìåíòîâ ïî èõ ðàçðåøåíèþ.

Ðóêîâîäèòåëè îðãàíèçàöèé äîëæíû ñèñòåìàòè÷åñêè àíàëè-çèðîâàòü è îáîáùàòü ïðåäëîæåíèÿ, çàÿâëåíèÿ è æàëîáû ãðàæäàí,ñîäåðæàùèåñÿ â íèõ çàìå÷àíèÿ, ñ öåëüþ ñâîåâðåìåííîãî óñòðà-íåíèÿ ïîðîæäàþùèõ èõ ïðè÷èí. Òàêèå ìàòåðèàëû ãîòîâÿòñÿ äîë-æíîñòíûìè ëèöàìè, âåäóùèìè äàííóþ ðàáîòó, îôîðìëÿþòñÿ ââèäå àíàëèòè÷åñêèõ ñïðàâîê è ïðåäñòàâëÿþòñÿ ðóêîâîäèòåëÿìîðãàíèçàöèé.

Âîïðîñû

1. Êàêîâû îñíîâîïîëàãàþùèå ïðèíöèïû ðàáîòû ñ îáðàùåíèÿ-ìè ãðàæäàí?

2. Êàêèìè çàêîíîäàòåëüíûìè è íîðìàòèâíûìè àêòàìè ðåãëà-ìåíòèðóåòñÿ ðàáîòà ñ îáðàùåíèÿìè ãðàæäàí?

3. Íàçîâèòå òðè îñíîâíûå âèäà îáðàùåíèÿ ãðàæäàí.4. Ìîãóò ëè áûòü îáðàùåíèÿ ãðàæäàí â óñòíîé ôîðìå? Îáÿçàí

ëè ðóêîâîäèòåëü âåñòè ïðèåì ãðàæäàí ïî ëè÷íûì âîïðîñàì?Íóæíî ëè äîêóìåíòàëüíî îôîðìëÿòü ðåçóëüòàòû ëè÷íîãîïðèåìà ãðàæäàí?

5. Íàçîâèòå ñðîêè ðàññìîòðåíèÿ îáðàùåíèÿ ãðàæäàí.6. Äåëîïðîèçâîäñòâî ïî îáðàùåíèÿì ãðàæäàí â îðãàíèçàöèè

âåäåòñÿ îòäåëüíî îò îáðàáîòêè äðóãèõ âèäîâ äîêóìåíòîâ. Êà-êèì äîêóìåíòîì ðåãëàìåíòèðóåòñÿ ýòà ðàáîòà â îðãàíèçàöèè?

7. Êàêîâ ïîðÿäîê ïðîõîæäåíèÿ îáðàùåíèé ãðàæäàí â îðãàíèçà-öèè? Êàê îñóùåñòâëÿåòñÿ ó÷åò è êîíòðîëü?

8. Êàêèì îáðàçîì ôîðìèðóþòñÿ äåëà ïî îáðàùåíèÿì ãðàæäàí?Ñêîëüêî ëåò õðàíÿòñÿ òàêèå äåëà?

9. Êàêèì îáðàçîì îôîðìëÿåòñÿ äåÿòåëüíîñòü ïî àíàëèçó ðàáî-òû ñ îáðàùåíèÿìè ãðàæäàí?

ÑÏÈÑÎÊ ÑÎÊÐÀÙÅÍÈÉ

ÓÑÄ Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèè

ÃÎÑÒ Ãîñóäàðñòâåííûé ñòàíäàðò Ðîñèéñêîé Ôå-äåðàöèè

ÎÊÒÝèÑÈ Îáùåðîññèéñêèé êëàññèôèêàòîð òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé è ñîöèàëüíîé èíôîðìàöèè

ÎÊÓÄ Îáùåðîññèéñêèé êëàññèôèêàòîð óïðàâëåí-÷åñêîé äîêóìåíòàöèè

ÎÊÎÃÓ Îáùåðîññèéñêèé êëàññèôèêàòîð îðãàíîâ ãî-ñóäàðñòâåííîé âëàñòè è óïðàâëåíèÿ

ÎÊÏÎ Îáùåðîññèéñêèé êëàññèôèêàòîð ïðåäïðè-ÿòèé è îðãàíèçàöèé

ÃÑÄÎÓ Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííî-ãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ

ÎÐÄ Îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äîêó-ìåíòàöèÿ

ÓÑÎÐÄ Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè

ÄÎÓ Äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ

Ðîñàðõèâ ÐÔ Ãîñóäàðñòâåííàÿ àðõèâíàÿ ñëóæáà Ðîññèéñ-êîé Ôåäåðàöèè

Ìèíòðóäà ÐÔ Ìèíèñòåðñòâî òðóäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè

ÂÍÈÈÄÀÄ Âñåðîññèéñêèé íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèéèíñòèòóò äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãîäåëà

ÓÊ ÐÔ Óãîëîâíûé êîäåêñ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè

ÊÇîÒ ÐÔ Êîäåêñ çàêîíîâ î òðóäå Ðîññèéñêîé Ôåäå-ðàöèè

ÝÊ Ýêñïåðòíàÿ êîìèññèÿ

ÝÏÊ Ýêñïåðòíî-ïðîâåðî÷íàÿ êîìèññèÿ

Åä. ÷. Åäèíñòâåííîå ÷èñëî

Ìí. ÷. Ìíîæåñòâåííîå ÷èñëî

75

ÑÏÈÑÎÊ ÐÅÊÎÌÅÍÄÓÅÌÎÉ ËÈÒÅÐÀÒÓÐÛ

Àíäðååâà Â.È. Äåëîïðîèçâîäñòâî: Ïðàêòè÷åñêîå ïîñîáèå. Ì., 1998.Àíäðååâà Â.È. Äåëîïðîèçâîäñòâî â êàäðîâîé ñëóæáå: Ïðàêòè-

÷åñêîå ïîñîáèå ñ îáðàçöàìè äîêóìåíòîâ. Ì., 2000.Àíäðååâà Â.È., Áàòþê Ñ.Í. Èíñòðóêöèÿ ïî äîêóìåíòàöèîííîìó

îáåñïå÷åíèþ äåÿòåëüíîñòè ôèðìû: Ïðàêòè÷åñêîå ïîñîáèå äëÿ êîì-ìåð÷åñêèõ ñòðóêòóð. Ì., 1996.

Áàñàêîâ Ì.È. Îñíîâû äåëîïðîèçâîäñòâà. Ðîñòîâ í/Ä., 1997.Áûêîâà Ò.À., Êóçíåöîâà Ò.Â. Ïîäãîòîâêà ñîâåùàíèé è ñîáðàíèé.

Ì., 2000.Âîðîáüåâ Ã.Ã. Äîêóìåíò: èíôîðìàöèîííûé àíàëèç. Ì., 1976.Êèðñàíîâà Ì.Â., Àêñåíîâ Þ.Ì. Êóðñ äåëîïðîèçâîäñòâà: Ó÷åá. ïî-

ñîáèå. Ì.; Íîâîñèáèðñê, 1997.Êèðñàíîâà Ì.Â. Êóðñ äåëîïðîèçâîäñòâà. Äîêóìåíòàöèîííîå

îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ: Ó÷åá. ïîñîáèå. Ì., 1999.Êîëòóíîâà Ì.Â. Äåëîâîå ïèñüìî: ÷òî íóæíî çíàòü ñîñòàâèòå-

ëþ. Ì.: Äåëî, 1999.Êóäðÿåâ Â.À. è äð. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè: Ó÷åá-

íèê. Ì., 1999.Êóçíåöîâà Ò.Â. Ñîñòàâëåíèå è îôîðìëåíèå ñëóæåáíûõ äîêóìåí-

òîâ. Ì., 1999.Êóçíåöîâà Ò.Â. Äåëîïðîèçâîäñòâî (äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå-

÷åíèå óïðàâëåíèÿ). Ì., 2000.Ñòåíþêîâ Ì.Â. Äîêóìåíòû. Äåëîïðîèçâîäñòâî: Ïðàêòè÷åñêîå

ïîñîáèå ïî äîêóìåíòàöèîííîé äåÿòåëüíîñòè ïðåäïðèÿòèÿ. Ì., 1999.Ñòåíþêîâ Ì.Â. Ñïðàâî÷íèê ïî äåëîïðîèçâîäñòâó. Ì., 1998.×óêîâåíêîâ À.Þ. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ: Êîììåíòàðèé ê

ÃÎÑÒ Ð 6.30-97 «Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Òðåáîâà-íèÿ ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ». Ì.: Äåëî, 1999.

***

Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿóïðàâëåíèÿ (ÃÑÄÎÓ). Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äî-êóìåíòàì è ñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì., 1991.

Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1988.

Îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ: Ìåòîäè÷åñêèå ðåêîìåíäàöèè íàîñíîâå ÃÎÑÒ Ð 6.30-97. Ì., 1998.

Ïåðå÷åíü òèïîâûõ óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõ-ñÿ â äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Ì., 2000.

Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîéäîêóìåíòàöèè. Òðåáîâàíèÿ ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ. ÃÎÑÒ Ð 6.30-97. Ì.

Ó÷åáíîå èçäàíèå

Áàëèáàðäèíà Ãàëèíà Èâàíîâíà

ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂÅÄÅÍÈÅÈ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÎÍÍÎÅ ÎÁÅÑÏÅ×ÅÍÈÅ ÓÏÐÀÂËÅÍÈß

Ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîå ïîñîáèå

Ãëàâíûé ðåäàêòîð À.Â. ØåñòàêîâàÐåäàêòîðû: Ñ.À. Àñòàõîâà, Î.Ñ. Êàøóê

Òåõíè÷åñêèå ðåäàêòîðû: Í.Í. Çàõàðîâà, Î.Ñ. ÊàøóêÕóäîæíèê Í.Í. Çàõàðîâà

Ïîäïèñàíî â ïå÷àòü 17.12 2002 ã. Ôîðìàò 60½84/16.Áóìàãà îôñåòíàÿ. Ãàðíèòóðà Òàéìñ. Óñë. ïå÷. ë. 4,8.

Ó÷.-èçä. ë. 4,5. Òèðàæ 100 ýêç. (1-é çàâîä 50 ýêç). Çàêàç . «Ñ» 135.

Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà.400062, Âîëãîãðàä, óë. 2-ÿ Ïðîäîëüíàÿ, 30.