Особенности внедрения СЭД в компаниях госсектора

Docsvision 5 Система управления документами и бизнес-процессами Госсектор

www.docsvision.com Слайд: 2

О компании

«ДоксВижн»


О компании «ДоксВижн»

• Разработчик платформы управления документами и бизнес-процессами Docsvision

• На рынке с 2005 года (разработке более 10 лет)

• Продажи и внедрения – через сеть партнеров

• Сотрудники – признанные эксперты в области СЭД

• Курирование ключевых проектов разработчиком

• Более 80 партнеров в России и ближнем зарубежье

• Более 1000 внедрений

• Более 500 000 пользователей


Наши заказчики

• Используют Docsvision: 11 из 27 федеральных органов государственной власти

Более 50 региональных и муниципальных органов

Федеральное агентство по рыболовству

Аппарат Правительства Мурманской области

Федеральное агентство по физической культуре и спорту

Управление делами Администрации города Омска

Администрация Петропавловска-Камчатского городского образования

Администрация

города Екатеринбурга


Госсектор – важнейший для нас


Особенности требований госсектора к СЭД • Работа с документами и задачами – основная деятельность • Реализация ГОСТ и федеральных законов –

функциональность, интеграция, безопасность, процедура поставок

• Делопроизводство – «по максимуму» стандартов и методик организации делопроизводства (ISO 15489, Росархив, ВНИИДАД)

• Большое количество регламентов, специфичных для каждого заказчика

• Интеграция в СМЭВ и МЭДО • Безопасность • Надежность • Масштабируемость • Поставки по законодательству о госсзакупках


Docsvision и задачи

управления в

госсекторе


Назначение Docsvision

• Автоматизация задач управления документами и бизнес-процессами: Общая управленческая деятельность

Функциональные задачи подразделений

Операционные процессы деятельности

• Примеры задач: Делопроизводство (документационное обеспечения управления)

Договорной документооборот от подготовки до исполнения

Архив первичных документов по хозяйственной деятельности

Документооборот, сопровождающий разработку новой продукции

Процессы обслуживания запросов клиентов на продукцию и услуги

Внутренние вспомогательные процессы (командировки, заявки в службы, и пр.)

Управление поручениями в рамках текущей и проектной деятельности

• Для предприятий и организаций различных размеров и видов деятельности


Ключевое преимущество для госсектора

• Хорошо проработанная функциональность в решении канцелярских и управленческих задач Централизованный учет документов

Многоуровневые резолюции

Контроль исполнения и отчетность

Управление бумажным архивом документов

• Высокая гибкость без программирования Настройка регламентов работы «по фигуре» организации

Настройка форм карточек

Интеграция в информационную систему (1С, SharePoint) на уровне регламентов

• Это сочетание делает Docsvision уникальным решением для госсектора


Готовые решения для

государства


Готовые решения Docsvision

• «Управление документами»

• «Административное делопроизводство» (Digital Design)

• «Управление совещаниями»

• «Обращения граждан»

• «Архивное делопроизводство» (Digital Design)


«Управление

документами» – простая автоматизация

для МО и МУП


«Управление документами»

• Массовое приложение – для всех сотрудников, работающих с электронными документами

• Фокус – на удобство повседневной работы сотрудников

• Основа для специализированных решений

• Основные функции электронного документооборота: Ручной и автоматизированный ввод документов

Надежное хранение и удобная классификация

Гибкое разграничение прав доступа

Изменение документов, сохранение версий и комментариев

Поиск по штрих-коду, атрибутам и тексту документов

Согласование, подписание, утверждение, ознакомление

Наложение электронной подписи на документ, атрибуты и действия

Работа с заданиями: их создание, исполнение, контроль


Основные элементы приложения «Управление документами»

• Типовая структура папок хранения по видам документов и функциональным структурам предприятия Для папок настроены соответствующие табличные представления

Для поиска документов настроены поисковые запросы

• Настроены основные виды документов Корреспонденция внутренняя и внешняя

Организационно-распорядительные

Договорные

Произвольные

• Настроены жизненные циклы документов

• Типовое рабочее место пользователя Папки с заданиями сотрудника (как исполнитель, автор, контролер, заместитель)

Папки с документами сотрудника (с которыми он работает)


Виды документов

Настроены основные виды документов, формы карточек, и состояния жизненного цикла


Интерфейс приложения


Работа с заданиями

Создать задание


Работа с заданиями

Отправить задание исполнителю


Отчеты по выполнению заданий


Административное

делопроизводство – мощный инструмент для

ФОИВ, РОИВ и крупных МО


DocsVision «Административное делопроизводство»

• Решение для органов государственного управления и крупных компаний

• Обобщение опыта частных решений

Министерство Экономического Развития и Торговли

Министерство Промышленности и Энергетики

Министерство Регионального Развития

Верховный Арбитражный Суд

Агентство по Ипотечному Жилищному Кредитованию

……

• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», соответствует положениям стандарта ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами»


Организация исполнения по документам


Делопроизводство (канцелярия)

• Регистрация документов

• Сканирование и распознавание документов

• Поиск по реквизитам РК и тексту документа

• Шаблоны документов и РК

• Различные виды документов, включая обращения

граждан


Регистрационная карточка документа


Движение документов

• Подготовка, согласование и утверждение проектов документов

• Электронно-цифровая подпись проектов документов

• Шаблоны маршрутов согласования

• Доведение документов и резолюций до исполнителя

• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла

• Удобные отчёты по движению документов


Исполнение и контроль

• Расписание и исполнение резолюций

• Электронное согласование проектов резолюций

• Электронно-цифровая подпись резолюций

• Специализированные средства контроля по исполнению поручений и резолюций

• Контроль разного уровня

• Отчёты по контролю исполнения


Дерево резолюций


Управление

совещаниями


Назначение

• Автоматизация процессов подготовки совещаний, протоколирования, исполнения и контроля исполнения принятых решений.

• Повышение уровня исполнительской дисциплины - контроль исполнения поручений по решениям совещаний.

• Предоставление средств для оценки эффективности совещаний.


Ценности

• Готовый регламент организации совещаний

• Оптимизация всех процессов, связанных с подготовкой и проведением совещаний

• Контроль исполнения решений совещания

• Механизм оценки эффективности совещаний

• Приложение полностью реализовано на Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний

• Согласование результатов совещаний и доведение их до сведения участников и заинтересованных лиц

• АвтоФормирование заданий для исполнителей

• Контроль за исполнением решений

• Предоставление средств оценки эффективности совещаний и исполнения решений

• Формирование базы знаний по проведенным совещаниям

Подготовка Совещания


Повестка и докладчики

Прочие участники

Тема, время и место совещания


Разослать уведомления и

повестку

Карточка Обращение

Повестка совещания генерируется по шаблону


Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов:

Статистика по проведенным совещаниям

Отчеты по исполнительской дисциплинеОтчет о

посещаемости совещаний

Отчет по отклонению фактической длительности

совещаний от запланированной.


Обращения граждан


Назначение

• Основным назначением приложения является автоматизация регламента обработки обращений граждан, согласно действующему законодательству РФ. В в частности точное выполнение всех положений ФЗ-59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

• Дополнительно: повышение уровня исполнительской дисциплины за счет контроля исполнения поручений по обращениям граждан.


Идея приложения

• Оптимизация процесса регистрации и рассмотрения обращений граждан в государственные органы, органы местного самоуправления или к конкретному должностному лицу

• Простой, удобный и дружественный интерфейс и для Руководителей и для Исполнителей

• Обеспечение удобной формы хранения и поиска данных о заявителях и истории их обращений

• Возможность реализации на основе данного приложения других процессов рассмотрения обращений от физических лиц (например, претензий)


Ценности

• Готовые конфигурация и регламент обработки обращений граждан

• Контроль соблюдения всех положений ФЗ

• Снижение издержек на обработку обращений

• КИД

• Механизм интеграции с другими системами

• Приложение реализовано на Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Регистрация обращений граждан. В том числе при личном приеме и из внешних систем.

• Рассмотрение обращения, согласование резолюции и ответа, формирования поручений по обращениям.

• Автоматизация подготовки ответа и отправка ответа заявителю по электронной почте

• Ведение реестра обратившихся граждан.

• Разграничение прав доступа к данным обращений и информации о заявителях.

• Контроль исполнения поручений по обращениям.

• Просмотр статистики по обработке обращений.

Цикл обработки обращения

Регистрация письменного обращения

Регистрация обращения из

внешней системы

Рассмотрение личного

обращения

Письменное обращение

Обращение через портал

Личное обращение

Рассмотрение письменного обращения

Исполнение поручений по обращению

Ответ гражданину

Поиск по обращениям

Просмотр отчетов по

работе с обращениями и

поручениями

Формирование ответа

гражданину

Перенаправление обращения

Отказ в рассмотрении

обращения

Карточка Обращения


Карточка Гражданин Карточка Гражданина

Карточка Личного приема

Исполнение обращения


Возможности интеграции с порталом ГосУслуг (СМЭВ)

Обмен данными:

•Получение обращения и информации о заявителе

•Отправка текущего статуса обработки обращения и ответа

•При необходимости запрос у других сервисов дополнительной информации

Единый Портал ГосУслуг

СМЭВ

Docsvision Обращения граждан

Об

ращ

ени

е

Статус

Ответ За

пр

ос-

отв

ет

Сервис услуги

Взаимодействие

Сервис услуги Сервис

услуги


Архивное

делопроизводство


Задачи архивного делопроизводства

• Формирование и ведение номенклатуры дел

• Формирование дел

• Оформление дел

• Формирование сдаточных описей

• Выделение документов текущего хранения к уничтожению


Архитектура

Приложение «Архивное делопроизводство» • Номенклатура дел • Описи • Акты об уничтожении • Хранение информации о

состоянии документа в архиве

• Списание документов в дела

• Управление доступом к архиву на основе ролей

Приложение «Управление документами»

• Используется единое хранилище данных и справочники

• Взаимодействие с любыми приложениями, в том числе установленными позднее


Интерфейс


Попробуйте Docsvision в облаке

• Docsvision Online Demo http://live.docsvision.com Доступны приложения:

o Управление документами

o Управление совещаниями – с 12.12.12

o Обращения граждан – с 12.12.12

Коллективный ресурс

Группы виртуальных пользователей для тестирования приложений

Варианты работы:

o С установкой Навигатора на машину пользователя

o Терминальный режим

http://live.docsvision.com/


Docsvision OnLine Demo


Специальное предложение Docsvision

• Участие в первых внедрениях нового приложения

• Бесплатные доработки ГОТОВОГО приложения при первых его внедрениях

• Распространяется на «Управление документами»

• Имеет ограничения: Доработки – только общеполезные, которые мы сможем включить в следующую версию

приложения

Делается по соглашению в котором имеются и обязательства Заказчика

o Выполнять свою часть работ в запланированные сроки

o По окончании – согласовать описание внедрения для публикации

Внедрение должно начаться в течение месяца с этого дня

• Как раз сейчас еще есть места http://bit.ly/TqHCyf

• Подробности:

http://bit.ly/TqHCyf

http://bit.ly/TqHCyf


Адаптивность

Docsvision


Конструкторы

• Ключевая концепция Docsvision 5, обеспечение универсальности и адаптивности

• Ответ на требования заказчиков: быстрые, экономичные, и легко модифицируемые решения

• Конструктор: набор базовых объектов + средства настройки

• Изменение процесса создания решения: быстрое прототипирование

• Изменение команды: предметный специалист вместо программиста

• Сокращение времени и стоимости создания решения

• Базовые объекты: • Документы, Задания, Бизнес-процессы

• Папки, Представления, Поисковые запросы

• Справочники, Отчёты


Список конструкторов

• Конструктор папок

• Справочник ссылок

• Справочник категорий

• Конструктор представлений

• Конструктор поисковых запросов

• Средства конструирования карточек: Справочник видов карточек

Конструктор разметок

Конструктор состояний

Конструктор ролей

Конструктор скриптов

• Конструктор правил нумерации

• Конструктор справочников

• Конструктор бизнес-процессов


Конструктор бизнес-процессов

• Простая автоматизация часто выполняемых бизнес-процессов компании

• Реализация при помощи встроенных средств Docsvision: карточки бизнес-процесса

с набором основных функций


Интернет-доступ и

мобильные клиенты


Клиент для SharePoint


Клиент для Outlook


Встраивание папок Docsvision в окно просмотра папок Outlook


Клиент для Windows 8


Клиент для планшета


Клиент для смартфона (Informer)


Преимущества


Масштабирование

• Диапазон внедрений – от небольших локальных подразделений до крупных распределенных холдингов и федеральных структур

• Нагрузочные испытания подтвердили работоспособность при нагрузках: Пользователей – тысячи

Документов в день – десятки тысяч

Документов всего – сотни миллионов

Объем базы данных – десятки терабайт

• Масштабирование в пределах одного сервера: Использование многопроцессорных конфигураций и 64-битного режима

Кластеризация всех серверных компонент

• Распределенные решения, обе стратегии: Централизованная архитектура и удаленный доступ клиентов (веб, терминальный)

Межсерверное взаимодействие (синхронизация справочников, документов, обмен заданиями, распределенные бизнес-процессы)


Безопасность

• Интеграция с системой безопасности Windows

• Дискреционная безопасность Прямое назначение прав пользователям доступа к объекту (списки)

• Мандатная безопасность На основе уровней доступа объектов и уровней допуска пользователей

• Настраиваемый механизм контекстно-ролевой безопасности

• Электронная подпись по ФЗ-63 (простая, усиленная, квалифицированная) Использование внешних СКЗИ (в т.ч. сертифицированных) через Microsoft

CryptoAPI

• Соответствует требованиям ФСТЭК по защите от НСД по 5-му классу защищенности

• Может использоваться в АС до класса 1Г включительно и ИСПДн до класса К2 включительно


Наши заказчики

• Используют Docsvision: 11 из 27 федеральных органов государственной власти

Более 50 региональных и муниципальных органов

Федеральное агентство по рыболовству

Аппарат Правительства Мурманской области

Федеральное агентство по физической культуре и спорту

Управление делами Администрации города Омска

Администрация Петропавловска-Камчатского городского образования

Администрация

города Екатеринбурга


Пример внедрения

Docsvision в госсекторе

Особенности внедрения СЭД в компаниях госсектора

Documents